高校图书馆业务外包（精选12篇）
高校图书馆业务外包 篇1
1 高校图书馆编目业务外包产生的原因
近年来, 随着出版市场的繁荣和出版物的增加, 高校合并、招生规模的扩大, 在校生数量的成倍增长以及教育评估的要求, 高校图书馆加大对图书经费的投入, 图书采购量的增多, 图书编目人员的工作量增大, 为减轻图书馆编目工作的负担, 降低成本, 节约开支, 高校图书馆编目业务外包发展迅速。
1.1 高校扩招使得图书馆编目业务外包的快速发展
随着我国高等教育事业的发展, 高校合并、招生规模的扩大以及教育评估的要求, 为满足师生对图书借阅的需求, 高校图书馆加大对图书经费的投入, 图书购置量迅速增长。根据2004年国家教育行政部门下发的《普通高等学校基本办学条件指标 (实行) 》, 提出的生均图书达到100册和生均年进书量4册的标准, 高校图书馆面临着编目工作量剧增, 现有的编目人员少, 技术短缺, 没有能力快速分编大量新书的巨大工作压力。在这样的环境下, 高校图书馆编目工作量的剧增促进了图书编目外包业务进入高校图书馆。
1.2 图书市场的变化为编目业务外包创造了条件
随着市场经济的快速发展, 图书市场竞争日益激烈, 书商为在竞争中取胜, 大多数图书商转化观念, 根据图书馆的实际需要, 拓展新业务, 除了提供传统的销售业务外, 还借助现代化技术手段, 为图书馆提供的编目外包业务顺势而生, 满足自身发展需求的同时也解决了图书馆的工作压力。
1.3 计算机网络技术的发展及应用, 为编目业务外包提供技术支持
科技在进步, 信息融入到生活中的各个领域, 图书馆的管理及服务由传统的手工操作转变为计算机程序操作, 正是由于计算机技术的发展和广泛应用, 文献处理加工标准化及联机编目等的实施, 为书商提供满足图书馆文献建设和各个层次业务提供了技术支持。
2 高校图书馆图书编目业务外包现状及利弊
2.1 高校图书馆图书编目业务外包现状
图书编目业务外包最早起源于20世纪七八十年代的美国、日本等图书馆, 是图书馆业务外包的重要组成部分。目前编目业务外包在国内已有一定实践, 人们普遍认为编目业务外包对图书馆的业务发展具有一定的成效。现高校图书编目业务外包主要分为: (1) 完全外包。图书馆将选书、数据加工、图书上架整个工作流程全部委托给书商。 (2) 部分外包。是指把图书编目、加工环节中的一部分工作交给书商完成, 图书馆只完成其中的关键工作。
2.2 编目业务外包优点
2.2.1 提高工作效率
采用图书编目外包业务, 极大地缩短了图书与读者见面的时间, 既满足了读者对文献资源时效性的需求, 又提高了新书利用率。
2.2.2 降低成本
据统计, 图书馆单独编目, 从CALIS编目中心套录每种图书需0.3元, 计算上人工费、校对修改数据费等费用, 分编每种图书合计需要15-20元, 而委托给书商编目则是免费的。
2.2.3 节省人力资源
图书馆的采购量逐年增加, 可是采编人员由于种种原因不可能相应增多。人力资源不足的问题就出现了, 利用编目业务外包的形式, 书商可以负责采购到图书上架的全过程。既解决了图书馆专业技术人员缺乏的难题, 同时节约的人力, 可以为读者提供更好的服务。
2.3 编目业务外包的弊端
2.3.1 外包编目业务数据质量存在问题
图书编目的数据质量是整个外包业务工作中的重中之重, 由于图书馆与外包书商的联系是外包合同, 不同时期联系的外包书商的不稳定性, 造成外包编目数据的在不同的时期表现的质量不同;另外, 不同的图书馆对编目数据的工作流程细节要求有差异, 外包书商不了解这些差异, 编目标准不统一, 不规范, 使得编目数据质量良莠不齐。
2.3.2 图书馆员的工作积极性降低
图书编目工作时一项专业性很强的繁杂的工作, 需要有一定业务能力的专业人员负责。胜任这一岗位不仅仅需要具备良好的专业知识, 还需要经过本岗位长期的实践经验的积累。目前图书编目外包业务发展迅速, 图书馆对外包商的依赖程度也逐渐增大, 采编部门的一次次精简, 采编专业人员的分流使得编目员不能在岗位实践和学习, 削弱和打击了编目人员的学习和工作积极性。长此以往, 将会导致图书馆工作人员对该项技术的生疏, 出现技术空白。
3 高校编目业务外包质量存在问题及原因
3.1 编目业务外包存在的问题
3.1.1 物理加工质量不过关
编目业务外包的物理加工包括:盖章、贴磁条、贴条码、贴书标等。这些业务的技术含量不高, 但是做好这些工作, 需要有高度的责任心。外包的工作人员由于过于追求速度, 经常出现物理加工不规范的问题。常见的加工问题有:磁条漏缺、扭结、外漏、给图书的安全留下隐患;条码没贴在规定的位置、歪斜、模糊、同一本书的两个条码号不一致;馆藏章加盖位置不规范;书标张冠李戴、不平整。
3.1.2 编目数据不规范, 编目质量得不到保证
编目业务外包业务也是近些年才发展起来的一个业务, 尽管外包商也成立了专门的编目加工部门, 但是普遍缺少高层次的专业技术人员, 因此, 编目数据质量难以保证。目前编目业务外包过程中出现的编目问题主要体现在以下几个方面: (1) 分类号不准确; (2) 主题标引不准确; (3) 著者号不正确; (4) 一些细节不著或著录错误。
3.2 编目业务外包问题产生的原因
通过调查研究, 编目业务外包问题产生的原因主要有以下几个方面: (1) 外包书商对书目数据的质量意识重视度不够。外包商为了追求利益, 往往会不遵守合同承诺, 降低服务质量, 如提供盗版书、劣质书、滞销书等。 (2) 书商雇员素质偏低, 编目人员队伍不稳定。书商雇员大多不是专业的编目人员, 往往是通过简单的培训就开始上岗, 边干边学, 并且他们的量化管理, 使得编目人员的薪金与每天所编图书数量直接挂钩, 难免出现只求数量不顾质量的问题。 (3) 图书管理系统的安全问题。图书编目业务外包需要把书目数据库对外开放, 书商的雇员误操作或不良操作都将对书目数据造成损害。这种损坏具有隐蔽性, 而且不易发现。 (4) 书目数据后续维护问题。图书馆的书目数据库需要持续性的建设与维护。现在的外包情况是图书馆面对多家书商, 只在加工期内行使监督权力, 只是对数据进行抽查而不是逐条审核, 对合同结束后, 发现的数据问题外包商不承担责任。 (5) 图书馆对外包商的沟通与监督不足。签订合同后, 良好的沟通反馈机制是保证编目业务外包质量的关键, 但是图书馆有时会因为种种原因不能及时与书商保持经常性的沟通交流, 没有及时跟进抽查与监督书目数据, 双方未能将差错情况及时沟通反馈, 导致书目数据质量降低。
4 高校编目业务外包质量控制对策
4.1 慎重选择外包商、细化合同条款、建立有效的赔偿机制, 加大对外包商的约束力
对于书商的选择要慎重, 应该综合书商的各方面能力, 对书商的数据编目队伍进行严格的考察, 同时与书商签订和同时, 应明确规定, 细化合同条款, 把问题落到实处, 严格要求。如明确数据包含字段, 出现问题后的赔偿等等, 出现问题时有据可依。此外, 对于信誉好、实力强、服务质量高的书商应该建立长期的合作关系。
4.2 制定详尽的编目细则
编目工作是图书馆文献资料建设的基础工作, 加强编目数据的质量控制, 首先要制定图书馆文献的编目规则, 使书商能够根据本馆的编目规则开展数据录入工作。
4.3 严把数据审核关, 加强监督力度
图书馆的编目人员应该认真做好编目数据的审校、图书验收入库的工作, 为图书入馆把好至关重要的一关。在外包过程中, 图书馆的编目人员对外包人员完成的每一批数据进行逐一校对, 实时检查书目数据质量, 发现问题及时沟通解决。对在编目业务外包过程中出现的问题进行记录整理, 采取必要的措施, 调整制定的相关要求及检查标准等。
4.4 加强编目人员业务学习
编目业务外包后, 图书馆的编目人员所担任的责任比以前更重了, 他们在完成本职工作的同时, 还要担任起书商的业务指导员、工作协调员和质检员, 因此, 图书馆领导应该重视在编目业务外包后对编目人员有计划、有组织、有针对性的学习和交流, 提高图书馆编目人员的素质, 只有这样, 图书馆编目业务外包才会健康的发展。
5 结语
高校图书馆实行编目业务外包, 提高工作效率的同时也出现很多问题, 这就要求各图书馆要从实际情况出发选择外包商, 外包的方式, 对编目质量严格审核, 制定奖惩措施, 控制好外包工作的各个环节, 从而使图书馆的编目业务外包更快更好的发展。
参考文献
[1]林小红.论高校图书馆的编目业务外包[J].长春理工大学学报, 2011, 6 (2) :144.
[2]张丽君.论图书编目外包工作的特点及质量控制对策[J].长春理工大学学报, 2011, 6 (4) :108.
[3]张淑梅.高校图书编目业务外包利弊及对策[J].晋图学刊, 2011, 124 (3) :41.
[4]陈楚青.高校图书馆编目业务外包的发展趋势[J].四川图书馆学报, 2011, 180 (2) :87.
高校图书馆业务外包 篇2
刍议高校图书馆纸质文献数字化加工业务外包
业务外包即“资源外取”.简述了高校图书馆纸质文献数字化加工业务外包的`必要性,论述了高校图书馆纸质文献数字化加工业务外包的优势,列举了福建师范大学图书馆纸质文献数字化加工外包中存在的问题.
作 者：张毅 宋萍 ZHANG Yi SONG Ping 作者单位：福建师范大学图书馆,福建省福州市,350007刊 名：河北科技图苑英文刊名：HEBEI SCI-TECH LIBRARY JOURNAL年，卷(期)：22(4)分类号：G251.5关键词：图书馆 院校图书馆 纸质文献数字化 文献数字化加工 加工业务外包
高校图书馆业务与一卡通的集成 篇3
关键词：校园一卡通；图书馆自动化建设
中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：1671-0568（2012）11-0153-03
一、引言
校园一卡通系统是指基于校园网，采用成熟、先进的非接触式CPU卡技术实现数据采集而建成的校园个人数据管理应用平台，它综合应用了计算机应用、网络通信、数据库、自动控制及CPU卡等技术。[1]
图书馆作为高校信息资源利用率最高的单位，业务流程复杂，同时涉及的用户众多，是高校公共服务体系中重要的组成部门之一。实现基于校园一卡通的图书馆业务管理，有助于提高图书馆的管理水平和工作效率，极大地方便读者。可以说，作为数字化校园的重要组成部分，校园一卡通在图书馆的应用，是图书馆向信息化、现代化、自动化发展的必然趋势，是实现科学化、规范化管理和为读者提供高效、方便、快捷服务的必然要求。
二、校园一卡通在我校图书馆的具体应用
我校图书馆于2011年9月正式完成了校园一卡通与图书馆相关业务系统的集成，实现了多证合一。其中包括图书馆门禁系统、图书借阅与流通系统、RFID自助借还系统、电子存包柜系统、电子阅览室收费系统、自助打印复印系统、电子门锁系统等多方面的应用，有力地促进了图书馆实现计算机信息先进管理，[2]为全校师生使用图书馆带来极大便利。
校园一卡通在我校图书馆的应用结构如图l所示。
1.门禁控制和职工考勤系统
（1）门禁控制。校园一卡通的门禁管理功能主要在图书馆入口处安装有读卡器的通道机，对出入人员进行身份验证，自动识别读者是否有权进入并加以统计和记录，从而优化资源的利用，对读者进行有效的身份鉴别，并将读者的进馆记录录入数据库，对图书馆资源的有效利用率及读者数量进行综合统计。
（2）职工考勤。将职工考勤系统与校园一卡通系统对接后，图书馆可以通过职工进出刷一卡通的方式实现身份验证和时间记录，从而完成对职工考勤登记，使考勤程序简化，减少人为因素的影响，使考勤更加公正客观。
在校园一卡通的实际应用中，门禁管理功能一方面使馆藏及读者物品的丢失现象大为减少，保护了图书馆资源的安全及读者的权益不受侵害，提升了图书馆安全管理的层次；另一方面，获得了读者流量以及人员分布等重要准确的信息，为图书馆优化管理，提升服务质量提供了依据。
2.图书馆借阅管理系统
将校园一卡通接口程序与图书馆管理系统、汇文系统对接，在原有图书馆系统的基础上，通过校园一卡通身份验证的功能加强图书流通管理。图书流通管理包括记录书刊借还状态、读者借阅情况、统计流量，等等。在处理借阅服务时，读者先持校园一卡通在读卡器上刷卡，读出本人身份信息。图书馆管理员扫描图书条码，即可完成借阅过程。当读者还书超过期限或损坏、丢失图书需要赔偿时，所需的费用可直接从校园一卡通的存储金额中扣除、自动结账。通过这一系列规范的操作，可以减少人为失误，提高业务管理水平。此外，能够对读者借阅的读物进行统计，以便掌握不同读者群众的兴趣取向。[3]
3.RFID自助借还系统
我校图书馆在每层楼可以借阅的书库，都安装了两台RFID自助借还设备。需要借阅时，读者将一卡通放在读卡器上，系统就会读取读者的个人信息，然后把需要借阅的书籍放在机器上，多本书的数据信息会快速地对应到该读者的账户中。利用RFID技术摆脱了以磁条借阅需将书脊紧贴机器的限制，使用简单快速。[4]同时，一楼总服务台还有24小时自助还书设备。设备读取RFID信息实时操作，根据归还图书对应的芯片信息进行采集，系统比对后通过传送带进入分拣系统，分拣系统根据规则进行依次分类，解决了图书馆闭馆时读者无法还书的问题，使图书馆真正达到了每个星期都实现24小时全天侯不间断服务。
4.电子阅览室管理系统
电子阅览室管理系统类似于机房管理系统，设置一台或多台验卡管理工作站，完成管理的各项日常工作。包括：自动上下机验卡、每日结算、挂失、解挂、查询、报表等操作。在总服务台有工作人员为读者提供转账服务，将一卡通的金额转入读者在电子阅览室管理系统的账户，他们就可以自助上机。
5.电子存包柜系统
为了解决图书馆存包困难、存包柜管理麻烦的问题。我校采用电子存包柜系统，彻底地实现读者“自助存包、自主存包”，这也将是高校图书馆存包的必然发展趋势。[5]我们在每个存包柜上装上CPU卡读头，通过专网将数据发送到存包柜系统，存包柜系统和一卡通系统进行实时数据库对接，完成读者身份认证以及记录柜子的日志的功能。
6.自助打印复印系统
自助打印复印自助服务系统构建在学校已有的校园网平台上，在学校里登陆校园网的任何电脑都可随时随地提交打印文档，实现网络打印功能。师生可凭借校园一卡通自助进行复印和打印，不再有时间和地点的限制，完全实现自助式无人化管理。[6]此外，打印复印的使用者，使用时间、费用、内容都可控(是谁，在什么时间，哪台打印机上，打印了什么资料，共多少页，费用是多少，等等，都有精确记录，可以在后台服务器上直接察看。)
7.电子门锁系统
电子门锁管理系统式将人力管理与技术管理有机结合起来，对实验实训场所、公共学习场所等各功能教室进行电子化管理，以达到提高管理效率的目的。电子门锁管理系统为连网门锁系统，主要分为三部分：一是电子门锁，利用电子门锁读取校园卡内信息，并做出开关门反应及进行信息记录；二是专用网络部分，将所有电子门锁连网并将信息传输到管理工作站；三是管理工作站，管理计算机对所接收的信息进行处理，再利用校园网传输到中央机房“校园一卡通”管理服务器。[7]需要注意的是，电子门锁的电源要接UPS，采用的是通电吸合断电打开的方式，这样当出现火灾停电等紧急情况时，所有门自动开启，便于人员疏散。
三、校园一卡通系统在我校图书馆的应用成效
1.校园一卡通系统在使用中凸显的优势
（1）方便读者，提升服务品质。校园一卡通系统给大量自助化服务，如自助打印、自助复印、自助借还图书、自助小商城等提供了良好的基础。
（2）简化借还流程、提高工作效率。读者持校园“一卡通”可以自由出入任何阅览室和图书库，借书时只需要把卡放置在自助借还的读卡器上，持卡人的各项信息将会在计算机中详细显示．按照提示完成借阅服务即可。还书时，如有超期、丢失书籍或污损书籍等情况，“一卡通”还可以显示读者应缴罚款的金额。
（3）规范图书馆管理。读者在图书馆的所有收费包括书超期罚款、打印复印付费、出售冷饮快餐的消费等，都可以直接从校园一卡通中自动扣除，免除了人工收取现金以及找零的过程，减少工作中的疏漏，并自动将记录保存在图书馆的专用商户账户中。月底清算时，财务部门直接根据该账号进行财务结算及账目核对，不仅方便快捷，而且账目清晰、有据可查。
（4）细化统计数据。读者持卡通过门禁系统进入各阅览室时，只需在门控读卡器可读范围内轻轻一刷就可瞬间完成读卡工作，实现了读者出入情况的数据采集、数据统计和信息查询的自动化，方便管理部门查询读者出入各个阅览室的情况，从而有效地掌握读者的分类统计数据。
（5）减少重复劳动。校园“一卡通”由学校网络中心在新生人校时发放，它代替了图书馆借阅证的功能，免除了办理借阅证的手续，只需按照要求将读者数据录入到图书馆自动化管理系统中就可以正常使用。由于校园“一卡通”管理系统与图书馆自动化管理系统建立了对应关系，学生丢失“一卡通”后可以直接到网络中心办理挂失或补证手续，减少了重复劳动，同时也避免了因为冒用而造成的图书馆财产的丢失和学生的经济损失。毕业生离校也能更加地方便快捷。
2.校园一卡通系统在使用中出现的問题
（1）对网络、设备的过分依赖。图书馆是高校信息化系统中的一部分．读者数据均来源于校园“一卡通”中心，一旦“一卡通”系统的主服务器、网络或者设备出现问题，就会出现连锁反应，影响到读者在图书馆的各项活动。[8]例如，学校图书馆在借还书处、电子阅览室等地放置了校园卡读卡机，一旦其发生故障又未能及时得到修理，图书馆管理系统就无法正常核对读者身份，进行借还书、扣款及上机活动，直接影响到广大读者。
（2）数据库不够同步。出于数据库安全性考虑，校园一卡通中心数据库会导出个中间数据库，图书馆的各个业务数据库通过中间件实时连接，来完成数据更新与同步。在校园一卡通中心更新过信息的读者数据，必须及时地通知图书馆，同时更新图书馆的读者数据库。这样才能安全、有效地管理全体用户的数据信息，避免出现“时差”，影响校园一卡通的正常使用。
（3）挂失模块未能对接。读者使用校园一卡通丢失后，读者一般会想到去校园一卡通中心去挂失，并且误认为图书馆管理系统中该卡就已经处于挂失状态。由于校园一卡通在图书馆管理系统中处于相对独立的状态．大多情况在校园一卡通中心挂失后并不代表图书馆管理系统中已经挂失，这样就要求图书馆管理员耐心对读者解释，并告知一定还要到图书馆挂失，以免拾到一卡通的学生冒名借阅图书从而给本人带来不必要的损失。
（4）无法满足不同层次读者的需求。目前，我校办学层次多样化，进修、短期培训、走读等各类学生很多。以前图书馆针对这部分读者是根据研究生处、学生处等部门提供的资料发放不同使用期限的借阅证，以满足这些读者对图书馆的需求。使用校园卡后，图书馆要与相关部门特别是校园卡管理中心进行协调，为这些读者办理校园卡。但是，这些读者有其各自特殊的情况和需求。这些，都是校园卡在今后进一步推广过程中需要解决的问题。
四、结束语
通过图书馆管理系统与校园“一卡通”系统的结合，实现了高校图书馆业务的数字化管理，摆脱了传统图书馆旧的管理模式带来的很多不便之处，提高了图书馆的管理水平和工作效率，极大程度地方便了读者用户，提高了读者对于图书馆的满意率，提升了图书馆的服务质量与水平，满足了读者更多的个性化需求，应用“一卡通”管理系统已经成为高校图书馆现代化管理发展的必然趋势。
参考文献：
[1]黄胜国.校园一卡通系统在高校图书馆的应用研究[J].情报探索,2011,(7).
[2]王泽贤.广州大学图书馆与广州大学城一卡通系统应用集成的实现[J].现代图书情报技术,2007,(8).
[3]刘光宇.校园“一卡通”在高校图书馆中的应用浅析[J].高校图书馆工作,2008,(1).
[4]黄志平.RFID技术在图书馆中的应用及发展规划[J].北京电力高等专科学校学报,2011,(8).
[5]王泽贤.浅论大学图书馆存包问题[J].山东图书馆学刊,2009,(6).
[6]董朝峰.高校图书馆—卡通模式下读者自助服务系统构建[J].河南图书馆学刊,2010,(1).
[7]陈洪斌,祝颖.电子门锁的设计与推广使用价值的研究[J].高校图书馆工作,2010,(109).
浅论高校图书馆业务外包 篇4
1. 业务外包的产生及范围
1.1 业务外包的产生及发展。
业务外包(Outsourcing)，也称资源外包、资源外置，20世纪90年代，业务外包的方法被西方图书馆界吸收并采用，并被引入我国图书馆界。在20世纪80年代初，日本京都市立图书馆率先实行委托管理(Contracting-out)，目前业务外包在欧美等发达国家的图书馆已普遍存在，且外包的业务十分广泛。图书馆业务外包是指图书馆将图书加工、分类、编目等业务交给图书供应商或专门的服务机构来完成。
业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被西方图书馆界吸收和采用，受到普遍的欢迎。图书馆将非核心功能通过合同外包给社会机构来完成，以便集中自身的力量搞好改变基础结构，提高核心功能的工作效率。业务外包这一经营管理方法日益受到图书馆界的重视，是正在形成的一个趋势。[2]
1.2 业务外包的范围。
目前高校图书馆在人力、物力及技术力量有限的情况下，外包工作的重点应该以事务性服务和反应性服务为主。具体说来，下列业务比较适合于外包。
1.2.1 图书采购
高校图书馆采访业务的外包主要是“纲目订书”和“现场采购”。
“纲目订书”即图书馆根据本院的办学方向、专业特色、馆藏特点等制定文献采集范围，并拟定成纲目委托书商根据纲目配书。同时，要求书商(即外包商)把相关书目数据通过E-mail发送到采编部门，供查重和建立馆藏数据库用。
“现场采购”即图书馆根据图书市场变化及本学院专业变化和读者的阅读需求，要求书商协助进行现场采购图书，并通过采集器进行查重。
1.2.2 图书分编
图书分编包括文献分类、标引、主题分析、文献著录、馆藏分配等。业务外包的方式主要是书商随书配送的分编数据。国外最有名的编目数据源是OCLC，国内较知名的有国家图书馆、CALIS和JALIS等编目数据源。如书商自编数据，也必须严格遵照文献著录标准化原则进行。
1.2.3 图书加工
这是目前高校图书馆实施最广的一种外包业务。图书馆将加盖馆藏章、贴条形码、加装磁条、贴书标及书标保护膜等技术含量较低的工作全部交由书商完成。图书馆只需对新书进行查重、验收即可。
1.2.4 数据库建设外包
将馆藏资源制成电子出版物，使它们在更大范围内传播，吸引更多读者，是提高信息利用率的一种手段。数据库建设一方面质量要求较高，除了数据的正确性外，还要保证元数据的标准化和接口的规范。另一方面数据库建设需要投入大量的人力、物力、财力。许多数据库本身的技术力量和其他资源都不足以满足这些要求，通过业务外包就能解决这两方面的问题。
1.2.5 信息服务外包
图书馆之所以无法满足本馆读者的所有信息需求，是因为图书馆在人、财、物力即信息资源方面存在着欠缺。因此，必须将有关信息服务外包出去，由其他图书馆或公司代为进行。最常见的信息服务方式有合作咨询、查新、定题和跟踪服务等。委托图书馆外的组织撰写专题研究报告、动态分析、综述评论等也是常用的外包服务内容。图书馆还可以委托馆外组织代为进行读者需求调查，以节省人力、财力，并提高调查结果的科学性、准确性、可行性。
1.2.6 自动化业务外包
自动化业务外包是指在共同签署的外包协议或合同的基础上，采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。由于大多数图书馆缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用，通过服务外包，不仅可以节约时间和费用支出，而且可以直接享受服务提供商提供强径的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。
1.2.7 基础业务与行政事务外包
报刊装订是图书馆的一项基础的常规性业务，但是大多数图书馆并没有专门的装订设备和从事装订工作的人员。而通过成立图书馆装订中心，把若干家图书馆的装订业务统揽下来，不仅形成规模效应，而且有利于提高装订质量。图书馆工作往往需要大量的人力，可以通过对临时工和学生读者的知识技能培训，使他们胜任这项工作。
2. 高校图书馆业务外包的原因
2.1 国家宏观教育环境因素。
我国政府为了实施“科教兴国”战略，不断加大科教经费的投入力度，高校图书馆经费也相应得到增加。过去重点高校图书馆的年经费一般为几百万元，而现在高校图书馆购置经费排在前十位的有半数以上经费超过千万元。[3]经费的不断增加为图书馆带来了更大的发展机遇，同时也使图书馆的各项工作日益繁重，为图书馆员带来了很大的工作压力。为了缓解工作压力，许多高校图书馆尝试将一些业务外包给其他社会组织承担。可见，国家宏观教育环境因素的变化是高校图书馆业务外包的主要原因之一。
2.2 图书市场竞争因素。
随着我国市场经济的发展，图书市场空前活跃与繁荣，图书发行已打破了新华书店一家垄断的局面，出现了国有新华书店、出版社、民营书店、民营书商、作者竞相发行的状况，使得图书发行市场竞争非常激烈。高校图书馆是图书团体采购大户，当然成为众多图书发行商争夺的目标。许多图书发行商为了强化与高校图书馆的关系，纷纷采取直供方式与图书馆合作，并为图书馆提供大量的优质售后服务，如为图书馆提供采访数据、编目数据、装防盗磁条、盖馆藏章、贴条形码和书标等服务。图书发行商采取这种经营策略正好有利于减轻当前高校图书馆的工作压力，促进了图书馆业务外包的开展。
2.3 技术发展因素。
由于高新技术在图书馆领域的广泛应用，图书馆利用现代技术手段与外部服务机构的联系合作成为可能，为图书馆业务外包提供了技术支持。以图书编目业务为例，由于网络技术的应用，目前图书馆编目业务已进入联机编目阶段，联机编目中心相继建立。如中国高等教育文献保证系统(CALIS)开发的全国性联机合作编目中心，设立了文理、工程、农学和医学四个学科中心，建立了中外文书刊联合目录数据库。截至2002年4月，已完成中、英、德、日等多个语种的书目纪录130多万条，馆藏纪录300多万条，现在平均每天上载5000多条新数据和馆藏数据。[4]该编目中心的服务对象除进入“211工程”的高校图书馆外，还面向全国其他高校图书馆，其他系统图书馆和有关机构。[4]该编目中心以强大的技术优势可以为高校图书馆提供编目服务或承担编目业务，使得高校图书馆的编目业务逐步走向外包之路。可见，高新技术的发展与应用为图书馆业务外包提供了良好的技术支持。
3. 图书馆业务外包的优点
3.1 降低图书馆运作成本，提高质量。
专业机构(团体)往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。
3.2 节约人力资源，克服缺乏专业技术人员的不足的困难。
图书馆实施业务外包，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自已的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，又可以提高图书馆的服务水平。
3.3 可以专注于自已的核心业务，提高竟争优势，塑造品牌服务。
图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程、人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。把更多的专业人员充实到关键岗位，确保核心业务发展，打造自己的服务品牌，形成特色服务，扩大图书馆的社会影响，这是图书馆立馆之本。
4. 实施业务外包的策略
业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包的服务质量，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题。
4.1 决定业务外包考虑因素。
实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自已的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自已完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。
4.2 选择合适的外包商，签定合作协议。
外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、赔偿问题等。
4.3 加强对外包商的控制和管理。
图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时还应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。
4.4 建立良好的沟通机制，无论是与本馆职工还是外包商。
图书馆与外包商的关系是互相依靠、互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务，因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。
5. 结语
总之，业务外包这种经营管理方式体现了图书馆从传统的经营管理模式向现代化、专业化管理模式转变的趋势。从目前来看，这种方式还不很完善，存在着许多不足，还不是国内图书馆经营管理方式的主流。如何使业务外包的经营方式扬长避短，这是我们应该认真研究的问题。
摘要：业务外包这一现代工业企业经营管理方法在最近十年已被图书馆界吸收和采用, 将非核心功能工作通过合约外包给社会机构来完成, 从而达到降低成本、节约人力资源, 提高工作效率, 提升竟争优势的目的。本文概述了随着信息时代的到来, 图书馆服务功能的变化, 业务外包在图书馆的应用将日益扩展, 有着更大的发展空间。
关键词：高校图书馆,业务外包,优点,策略
参考文献
[1]安慧芹, 王立荣.图书馆业务外包策略刍议[J].图书馆, 2003, (5) :74-75, 78.
[2]陈光华.关于高校图书馆的业务外包[J].安徽工业大学学报:社科版, 2005, (5) :130-131.
[3]刘立强, 刘波.浅谈高校图书馆编目业务外包[J].现代情报, 2007, (6) :184-185.
高校图书馆业务外包 篇5
一、图书馆编目业务外包质量控制的重要性 1．编目业务外包的主要质量问题 虽然图书馆编目业务外包打破了其传统的运作模式、提高了工作效率，但编目质量却不尽如人意。例如，编目图书不符、图书加工粗糙等问题屡见不鲜，而书目数据的质量问题更令人堪忧，往往出现书目数据查重不仔细导致基本信息著录不够严谨、文献分类和主题标引不规范、分散著录与集中著录处理不到位、索书号确立不正确、与馆藏已有文献不匹配等诸多问题。2．编目外包质量控制的重要性，编目业务作为图书馆的基础业务之一，其加工质量和分编质量的高低直接影响文献资源的共享效果以及有效利用率。书目数据的质量是书目数据库建设的重要条件，也是图书馆各项业务工作有效完成的基础保障，它的质量直接关系馆藏的收集、整序、组织管理以及为用户提供服务的效果。现代图书馆，无论是图书外借还是检索、咨询等业务，都是以书目数据库作为基础的。没有高质量的书目数据库作为保障，就无法有效地实现图书馆采访编目、流通管理以及检索咨询自动化。编目业务外包以后，并不意味着图书馆可以退出编目工作；恰恰相反，仅仅依赖协议和质量要求还不能完全保障书目的质量。因此，图书馆必须承担起书目质量控制的责任，指定专人负责监控外包的整个工作流程，始终如一地跟踪工作的质量和进度，并且针对不同的外包方式，采取不同的质量控制模式。对于来馆承担外包业务的公司，本馆的编目人员可以直接利用图书实体进行书目质量的审定和修正。审校的内容包括：文献著录是否标准和规范、复本是否漏查、不同出版社出版的同种图书所取的分类号是否前后一致、同类图书出现重号所加的区分号是否正确、是否符合规定的标准等。对审校后发现的错误如实做好统计和分析，把审校结果的分析报告发给外包商，敦促其改正。此外，还应该对外包的各个业务环节实现质量控制，以确保书目的质量。
二、编目外包的质量控制措施 1.签订外包责任契约和质量规范 签订明确的契约和编目质量文件，能保证外包商承包制作的书目数据和加工质量完全符合图书馆的要求。同时，对外包商的行为具有严格的制约作用，外包商由于惧怕违约受罚而必然会不断地提升书目制作和服务的质量。签订的责任契约和质量文件包括：数据制作的要求和流程、marc常用字段、种次号取号细则、特种图书处理细则、编目工作的流程、质量验收要求、处罚与后续服务内容等。2．编目过程中的有效控制 制定详细的加工技术标准。图书馆文献的编目都是以标准的数据作为基础的，但在分类、编目、加工等方面还有自己的要求。因此，为了让外包商在处理编目业务时能有计划地进行，图书馆应向外包商提供详细的文献分类细则、编目细则。图书馆要从编目业务开始之时就要加强对外包商的监督和管理，要建立相应的评价制度，采取定期或不定期的检查，对图书的质量、编目的质量、图书加工的质量、差错率、服务水平进行全面的评价，发现问题及时提出，督促其改正。如果评价很差，应当及时终止合同。3．数据审校过程中的有效控制 严格的审核制度不仅是编目数据质量控制中的重要环节，而且是质量控制的表现形式。数据校验应首先制定严密的审核制度和适当的质量指标，建立和健全数据质量控制制度，设立校对岗，对各成员提供的数据进行严格把关。把计算机校验程序与负有高度责任感的人工校对相结合，通过人工或计算机对数据库中每条记录逐一进行校对。书目数据库的维护工作应做到经常化和制度化，对书目数据进行定期检查。同时，对所发现的错误记录分门别类地逐一及时修正，并规定以后工作中对类似问题的预防办法，将书目数据的差错率降到最低限度。只有严格控制，才能确保数据的规范化、标准化，才有高质量的标准数据源。4．建立长期稳定的外包合作关系 外包商的业务能力是制约书目质量的重要环节之一。由于各外包商在配备编目人员的素质和力量方面存在很大的差异，因此，在决策编目业务外包之前，必须对各外包商编目的力量、质量和资质作充分的调研。在调研的基础上，选定若干诚信度高、编目质量好、实力强的公司进行投标。在招标时，图书馆要从书商的企业规模、从业经验、企业信誉、员工素质、技术能力、服务质量、社会影响等多个方面进行全面的考察，从中选择最优秀的、考核合格的外包商承担编目业务工作，从源头上把好书目制作的质量关。为了保证书目制作的质量，可以选择两家以上外包商以投标的方式竞标外包业务。这样，一方面，通过竞标可以增强外包商的质量意识和服务意识，提供高素质的编目人才；另一方面，也可降低书目制作和加工的费用，实现高质量和低成本。
高校图书馆业务外包 篇6
关键词 高校图书馆 组织结构 图书馆业务 图书馆管理 学科服务
分类号 G258.6
DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2016.04.020
Comparisons of University Libraries’ Businesses at Home and Abroad Based on the Libraries’ Organizational Structures
Zhou Li
Abstract This paper lists the libraries’organizational structures of the top ten American universities and Chinese universities according to the “Times Higher Education 2014-2015”， besides the libraries in Hong Kong and Taiwan. Then it compares the libraries’ businesses at home and abroad. The results are that the libraries in the USA， Hong Kong and Taiwan not only have the traditional services， but also the new services such as subject service， assessment， meta data， academic exchanges and preservation. The domestic libraries can use the experience of foreign libraries for reference and change the organizational structures， develop more services as well as that already had， then transform to new-type libraries.
Keywords University library. Organizational structure. Library business. Library management. Subject service.
科技日新月异的发展不断改变着学术研究与交流模式及用户信息需求和行为方式。作为提供学术信息服务的机构，高校图书馆早已不局限于“藏书”功能，而更多地着眼于研究如何高效利用各类型资源，挖掘图书馆的潜在价值。在此过程中，图书馆的业务范围得以不断深化与拓展，从而带来了图书馆组织结构的调整与变化。基于此，本文选取2014-2015年《泰晤士高等教育》（Times Higher Education，简称THE）[1]高校排名前十的美国综合性高校图书馆、排名前十的中国内地综合性高校图书馆及香港大学图书馆、香港中文大学图书馆、台湾大学图书馆为对象进行图书馆组织结构调研，通过对高校图书馆组织结构的梳理、比较与分析，探究高校图书馆业务发展现状，以期为我国高校图书馆界提供参考。
1 美国高校图书馆业务开展情况
总体而言，根据职能性质的不同，高校图书馆的组织结构可分为行政管理和业务运作两大部分。行政管理与服务的主要职责是为图书馆的业务运作提供指导、支持、协调与保障，在组织结构中体现为行政管理、财务管理、人力资源管理等（具体内容见表1）。本文重点调研高校图书馆组织结构中的业务运作，有关行政管理与服务内容暂不探讨。
从表1可见，美国高校图书馆的业务结构并非按文献的收集选择、加工整理、传递利用这一传统的图书馆业务流程进行规划，而是基于目前多元化的业务视角。各高校图书馆的结构设置虽不尽相同，差异较大，但所开展的业务类型可大致归纳如下。
（1）技术服务（Technical Services）。美国高校图书馆组织结构中的技术服务一般是指采购、编目、流通、电子资源管理与维护等，与国内通常意义上的技术服务不是一个范畴。随着传统编目业务外包，很多高校图书馆延伸出更深层次的服务，如哈佛大学、普林斯顿大学、布朗大学、耶鲁大学、斯坦福大学、宾夕法尼亚大学等都开展了元数据的制作与管理服务（Metadata Services），即对电子图书、数字图像、音频等数字资源进行编目[11]。
（2）馆藏发展与建设（Collection Development）。一般高校图书馆采用学科分组的方式进行馆藏建设。如斯坦福大学图书馆专门开展了有关人文社科的馆藏发展研究；普林斯顿大学图书馆通过学科分类进行文献采选、经费预算、院系沟通、利用、反馈的方式建设馆藏。此外，作为高水平的研究型大学，部分高校图书馆也开展了国际或区域性资源建设服务，如耶鲁大学图书馆的国际化馆藏支持服务，普林斯顿大学图书馆的东亚技术研究等。
（3）特藏服务（Special Collections）。特藏服务是美国高校图书馆开展的业务重点之一，内容包括珍本（rare books）、名人手稿（manuscripts）及其他特藏资源的建设与管理。此外，大学档案也归属于图书馆体系，于是有些高校图书馆将特藏与档案归为一类，设立特藏部，共同开展业务，如哈佛大学图书馆、普林斯顿大学图书馆、布朗大学图书馆等；也有高校专门设立机构用于开展与特藏相关的工作，如耶鲁大学的稀有书籍和手迹藏书馆（Beinecke Rare Book and Manuscript Library）、芝加哥大学图书馆的特藏研究中心。
nlc202309091409
（4）资源保存（Preservation）。传统的资源保存业务指文献的修复、装订、维护等服务，如康奈尔大学图书馆设有专门的文献保存与维护服务，负责文献的物理修补、格式转换、远程存储等业务[12]。数字化的发展给高校图书馆带来了文献资源的数字化及数字资源长期保存等相关拓展业务，康奈尔大学、哥伦比亚大学、斯坦福大学、芝加哥大学等众多高校加入了美国HathiTrust数字资源长期保存联盟，哈佛大学图书馆也专门开展了网络资源保存项目[13]。
（5）图书馆评估（Assessment）。为了解图书馆的各项业务是否及时响应和满足用户多样化的行为与需求，多个图书馆开展了评估活动，用以评价用户行为与需求、图书馆运行绩效、服务成效、项目成果等相关工作，为图书馆进行决策支持提供一定的价值依据。宾夕法尼亚大学图书馆设立了评估办公室，康奈尔大学图书馆设立了研究与评估部门，专门从事此项业务。此外芝加哥大学的用户服务部、耶鲁大学图书馆的项目运营与研究部门、哈佛大学图书馆的保存保护与数字化评估部均开展了相关的评估工作。
（6）用户教育与指导。耶鲁大学图书馆为了解用户的信息需求开展了用户体验业务，负责用户需求与行为的调查、预测和评估，以提高图书馆的服务质量；宾夕法尼亚大学图书馆通过信息共享空间、知识空间、图书馆学习服务等方式提供用户学习指导；斯坦福大学图书馆设有“学术计算机服务”（Academic Computer Services， ACS）[14]，给师生、科研人员提供计算机和多媒体资源、学习空间、在线学习环境以及信息素养教育，以促进他们的学习、教学和科研。杜克大学图书馆开展了数字化及在线教育，其中技术教育中心为教师提供在线学习工具与策略服务，为其教学提供辅助。
（7）数字化研究与学术交流。作为研究型大学图书馆普遍重视数字化相关研究以及学术交流的开展，如机构库、资源发现、数据可视化、开放获取等研究。在学术交流的过程中，也有高校图书馆关注其中的知识产权问题，如康奈尔大学图书馆的数字化学术与知识产权、杜克大学图书馆的版权与学术交流、斯坦福大学图书馆的知识产权研究等。
2 我国高校图书馆业务开展情况
2.1 内地高校图书馆
大部分高校图书馆的组织结构相似，基于文献收集、加工、流通、利用的业务链而设置，业务类型可分为以下几大类：采访、编目（大多数高校将采访与编目合并）、流通阅览（或读者服务）、信息咨询（或参考咨询、信息服务、信息参考）、信息技术（或系统与数字化管理、数字图书馆建设）、古籍与特藏等。在此基础上，也有高校图书馆另设新部门，专门开展某一业务或研究，如北京大学图书馆的文献计量研究室，其主要职责为“把握国内外文献计量学研究和应用的最新趋势，开展文献计量学理论和方法的研究”，业务内容包括“开展有关核心期刊和核心图书等方面的文献计量评价研究工作，为科学建设馆藏文献资源、合理优化馆藏文献结构、有效提高馆藏文献信息服务的质量和效率提供科学、客观的参考依据。”[15]。武汉大学和上海交通大学图书馆打破我国高校图书馆传统的组织结构模型，对组织结构与管理模式进行开拓，其中上海交大图书馆尤为典型。2008年上海交大图书馆在新馆建成后，大刀阔斧的进行了机构重组，形成了以学科服务为基准的业务体系[16]，其读者服务按学科分类的视角分为工学部、文学部、理学部，除流通功能单列外，参考咨询、阅览、资源建设等均按学科提供服务。技术服务包括采访编目、系统发展、技术加工，与美国高校图书馆的业务运行机制较为类似。此外，浙江大学也设立了工学、理学、人文、社科、农业、医学、基础等学科分馆（非实体），分别对接学校工学部、理学部、人文学部等7个学部的资源建设与学科服务需求，开展一系列专业服务[17]。这种以学科服务为导向规划组织结构的方式将资源的采选、订购、管理与维护以及用户培训与服务进行了“个人承包”，在提高馆员工作效率的同时也提高了用户服务的质量，实现了专业上纵深方向的服务与发展。
2.2 港台地区高校图书馆
以香港大学、香港中文大学、台湾大学图书馆为代表的港台地区高校图书馆中，香港大学图书馆和香港中文大学图书馆的组织结构和业务运行更多地借鉴了国外高校图书馆的模式，而台湾大学图书馆则与内地高校图书馆的结构分布较为类似。这三所高校图书馆除开展传统业务外，也在大力推动学科服务、教学和科研支撑、数字化研究、古籍与特藏建设等内容。此外港台高校图书馆也重视对外联络，加强图书馆的推广与宣传。如香港大学图书馆专门设立了公共关系与发展部门，用于对外联络、图书馆活动宣传推广、资助与捐款等事宜；台湾大学图书馆设立了推广服务组，负责活动规划与推广、影展、纪念品规划与制作、美工设计、图书馆导览等活动。内地高校图书馆每年也都会开展图书馆宣传与推广、各类展览等活动，但这类业务一般由参考咨询部或业务部（流通阅览部）承担，并没有单独组建部门专职处理。有关纪念品的制作一般也是为了配合图书馆的宣传推广活动，并非特意为之，而台湾大学图书馆却将此业务发展成了本馆的亮点，一方面强化了图书馆的宣传效果，另一方面也成为图书馆创收的有效途径。由于所处的文化环境和管理体制的差异，内地高校图书馆极少有社会捐款与资助，故对外联络并营销图书馆以争取社会资助等这类业务也不涉及。
3 思考与启示
组织机构的变化蕴含了图书馆理念的转变，在“以用户为中心”的服务理念深入人心的大背景下，美国一流高校图书馆的组织结构设置经验告诉我们，高校图书馆应大胆探索机构调整和业务重组之路，实现业务重心从“文献收藏”转到“用户服务”上来。从机构设置和业务职能来看，美国高校图书馆传统的以图书馆业务流程设置部门的痕迹已经淡化，围绕高校教、学、研和数字资源为基础的新型业务如教学科研的指导、学术资源的保存、元数据管理与开发、机构库建设等与时代发展紧密结合的内容受到了重视，并得以广泛开展。国内高校图书馆尤其是教学与研究型图书馆也都根据各馆面临的情况进行了不同程度的业务重组与拓展，但如上海交通大学图书馆打破固有模式，建立以学科化服务为核心的组织机构与运行机制，从管理层面实行改革举措的高校图书馆较为少见。笔者所在的复旦大学图书馆近年来开始进行业务重组：撤期刊部与流通部合并为读者服务部；深化学科服务工作，组建数学、社科、人文、理科、医科等规模化的学科团队，将学科服务端口前移，形成资源采选、订购、宣传、培训、咨询等“一条龙”式的学科服务模式；搭建图书情报分析中心，将教学与科研支撑以及校内其他单位的横向决策支持等业务逐步发展成工作重点。目前，图书馆的业务重组和拓展工作正在积极推进中，成效值得期待。
nlc202309091409
图书馆的学科服务不仅在国外高校图书馆中引起重视并产生了较为成熟的实践应用体系，在港台地区高校图书馆及内地一流的高校图书馆中也发展成为近年来的业务重点。此外，国外及我国港台地区高校图书馆开展的一些新型业务在内地高校还鲜少涉及，或虽有涉及但未引起足够的重视，如设立专门的研究与评估部门，负责对用户的行为需求、图书馆的业务绩效、项目实施绩效等相关工作的评价；设立知识产权馆员开展知识产权咨询服务；开展数字化学术与交流；元数据的开发与管理；探索数字化发展与学术交流新模式如长期保存、开放获取等。这些业务的开展经验值得我们国内图书馆同行借鉴学习，也是图书馆未来多元化发展的方向。
参考文献：
[ 1 ] 泰晤士高等教育[EB/OL].[2015-03-11].http：//www.ti-
meshighereducation.co.uk/world-university-rankings/2014-15/world-ranking，2015-02-15.
[ 2 ] 王亚林，张耀蕾.哈佛大学图书馆：重组失败后的再重组[J].大学图书馆学报，2014（6）：5-9.
[ 3 ] 斯坦福大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-20].
http：//web.stanford.edu/dept/SUL/library/prod//about_
sulair/deps_units_progs/org_charts.html.
[ 4 ] 普林斯顿大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-20].http：//library.princeton.edu/about/orgchart.
[ 5 ] 哥伦比亚大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-20].http：//library.columbia.edu/content/dam/libraryweb
/about/Org_Charts_CULIS.pdf.
[ 6 ] 宾夕法尼亚州立大学图书馆组织机构图[EB/OL].[2015-03-21].http：//www.libraries.psu.edu/content/dam/psul/up/admin/documents/orgchart.pdf.
[ 7 ] 布朗大学图书馆组织机构图[EB/OL].[2015-03-21].http：//library.brown.edu/about/BUL_Organization_Cha-
rt_2013-Jan_Functions.pdf.
[ 8 ] 芝加哥大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-21].
http：//www.lib.uchicago.edu/e/about/orgchart_2015-01
-30.pdf.
[ 9 ] 康奈尔大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-21].
https：//www.library.cornell.edu/sites/default/files/CUL-
OrgChart-January2015.pdf.
[10] 杜克大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-21].http：//library.duke.edu/sites/default/files/dul/about/or-
gchart.pdf.
[11] 贾东琴.国内外高校图书馆组织结构现状分析[J].图书馆建设，2015（3）：37-42.
[12] 朱强.变化中的服务与管理：美国大学图书馆访问印象[J].图书情报研究，2011（4）：1-8.
[13] 张耀蕾.哈佛大学图书馆网络资源保存服务项目的研究和启示[J].图书馆建设，2015（1）：88-93.
[14] 斯坦福大学ACS介绍[EB/OL].[2015-03-21].http：//
acomp.stanford.edu/about，2015-06-10.
[15] 北京大学图书馆文献计量学研究室[EB/OL].[2015-03-21].http：//www.lib.pku.edu.cn/portal/bggk/zuzhijigou.
[16] 郭晶，陈进.大服务视角下的图书馆业务布局重组实践[J].图书馆理论与实践，2014（2）：11-14.
[17] 浙江大学图书馆介绍[EB/OL].[2015-03-21].http：//
libweb.zju.edu.cn/libweb/redir.php？catalog_id=42441.
[18] 香港中文大学图书馆组织结构图[EB/OL].[2015-03-
23].http：//www.lib.cuhk.edu.hk/information/org_chart（march2015）_simchi.pdf.
周 丽 复旦大学图书馆馆员。上海，200433。
（收稿日期：2015-09-17 编校：刘 明）
浅议高校图书馆流通业务外包 篇7
关键词：流通服务,业务外包,质量控制
一、引言
业务流程外包是一种企业运营管理模式, 是指为取得更大的竞争优势, 仅保留其最具竞争优势的业务, 而将其他业务委托给比自己更具成本优势的第三方代为加工经营 (1) 。近年来, 随着高校图书馆人员结构老化、工作人员不足等情况加剧, 流通服务外包被越来越多的高校图书馆提及。美国、英国、日本等国外高校图书馆及公共图书馆自1997年就开始在实践工作中探索流通服务外包 (2) , 国内也有多所图书馆采取了流通服务外包的管理模式。
二、流通服务外包产生的原因
高校图书馆流通服务外包, 既有来自图书馆自身流通服务人员不足的内部需求, 也有来自外部降低用人成本、提高图书馆核心竞争力的压力。
(一) 内部影响因素
1. 馆舍面积扩大, 读者数量增加。
近年来由于高校招生规模不断扩大, 读者数量持续增加, 全国高校图书馆兴起了建设新图书馆的新浪潮, 不少高校在新校区建立新图书馆, 采取一馆多址的办馆模式。馆舍空间的扩容、扩招后读者的持续增加, 以及多个校区图书馆之间的相互协作与流通增加了服务的工作量, 使得原本数量不足的流通服务工作人员变得更加紧缺。
2. 开馆时间增长, 工作模式转变。
为了更好的满足高校教职工和学生的阅读与学习需求, 高校图书馆开放时间不断延长, 开放程度逐步提高。部分高校图书馆甚至提供“7×14开馆服务”, 每周开放7天, 每天开放14个小时。同时, 图书馆为了方便读者利用图书资源, 阅览室均由原来的闭架管理改为开架管理, 工作人员整架工作量大幅提高。开馆时间延长以及工作模式改变带来了图书馆工作人员需求的增加, 但绝大多数图书馆人员编制并未增加, 甚至有所减少。
3.人员结构不合理, 缺乏新鲜血液。
由于历史原因, 高校图书馆流通服务工作人员普遍存在学历低、平均年龄大等现状, 流通服务部门近年来正值员工退休高峰, 人员锐减;同时, 高校对教职工的学历要求越来越高, 图书馆新进人员均为硕士以上学历, 多被安排在相对专业要求较高的工作岗位, 流通服务岗位无法发挥其专业优势。流通服务部门招收新人困难, 用人指标难以获得, 这也造成了流通服务部门人员结构不合理, 青黄不接, 后继无人。
(二) 外部影响因素
1.提高工作效率, 降低用人成本。
流通服务外包能够降低图书馆用工成本与管理成本, 提高效率, 改善馆员队伍构, 提升读者服务水平 (3) 。由于图书馆流通服务工作主要为借还图书、图书上架和整架简单劳动, 对工作人员专业素养要求较低, 学校招聘正式职工从事此类工作多需成本远高于外包公司, 同时外包公司对质量要求更高, 工作效率大幅提高。
2.优化人员配置, 构建图书馆核心竞争力。
图书馆的核心价值可简要地概括为:通过信息的收集、整理、存储和传递实现服务读者的目标 (4) 。随着数字化学习环境的不断发展, 图书馆业务不断整合, 有限的人力资源被更多的投向核心业务, 高学历、专业化的人才被充实到个性化知识服务工作中去, 进而提高高校图书馆的服务水平。流通服务外包使得图书馆能够更好地发挥优势资源, 集中力量拓展核心业务。
越来越多的高校图书馆开始认识到流通服务外包的重要性与必要性, 流通服务外包也成为高校图书馆新型服务模式的发展趋势之一。
三、北航图书馆流通服务外包工作实践
2010年以来, 北航图书馆部分阅览室流通服务业务外包, 在实践中不断探索更为规范的管理模式, 对图书馆流通服务外包中的关键问题总结如下。
(一) 外包业务评估要素
1.发展战略要素。
在考虑是否需要进行业务外包的过程中, 对图书馆整体业务开展具有关键或决定性影响的业务不能外包, 一些简单的、重复性的非核心业务外包可以给第三方供应商 (5) 。北航图书馆在确定流通服务外包范围时, 充分考虑读者咨询服务的重要性, 保留了流通服务中与读者直接接触最多的借还服务, 仅将借阅室的图书上架和整架业务外包, 直接体现服务态度与服务质量的读者接待工作仍由本馆工作人员完成。
2.经济要素。
是否具有成本优势是图书馆对外包业务进行经济要素评估的重要方面。图书馆流通服务多是较为简单的重复性工作, 外包公司能够用更少的工作人员完成更多的工作任务, 效率更高。北航图书馆原本需要10名工作人员的借阅室外包后仅需7人即可完成相应工作, 且工作质量更高, 外包公司所需经费也较招聘同样数量正式工大幅减少, 用人成本降低。
3.技术要素。
从技术角度考虑, 执行外包业务所需要的技术应是成熟的方法技能以及通用的知识。如果该项业务是成熟业务, 是对图书馆运营起辅助作用非核心业务, 且外包具有成本优势, 则此类业务最适宜外包 (6) 。图书馆流通服务在技术上简单成熟, 工作人员只需熟悉中图分类法和本馆馆藏布局等基础知识即可完成相关工作。
综合考虑外包业务对图书馆未来发展的影响、资金成本和技术成熟度后, 北航图书馆充分考虑本馆实际情况, 收集读者和工作人员的意见和建议, 最终决定将部分借阅室的流通服务工作外包。
(二) 外包服务商的选择
选择外包公司时需要对公司信誉、经济实力和人员状况进行客观评价和分析, 选择最符合本馆目标和要求的合作伙伴。签订合同要详细、严谨, 并明确规定外包商的责任范围、图书馆对外包服务质量的要求、未达到预定要求的处罚措施、业务增加或减少的调整方法以及终止合同的具体条件。北航图书馆根据本馆实际情况选择了外包公司, 签订的合同中详细的列举了双方权利与义务, 在实际工作中, 图书馆针对日常管理中发现的问题及时与外包公司相关人员沟通与协调, 相互协作, 建立良好的长期合作关系, 最终取得双赢的效果。
(三) 外包工作人员培训与激励
图书馆工作人员需要对外包商工作人员进行理论和实际操作方面的岗前培训, 务必使上岗人员了解、掌握本馆规章制度、图书流通流程、图书上架要求、馆藏分布情况等知识。北航图书馆针对外包人员流动性大的特性, 建立了不定期培训机制, 并将本馆基本情况编写成册, 帮助外包人员尽快融入图书馆环境。同时, 北航图书馆尤为重视对外包人员的人文关怀, 积极鼓励外包人员参与馆内各项活动, 并在年终总结中对其优秀工作者进行表彰和鼓励, 增强其工作归属感, 提高工作积极性, 努力形成较为稳定服务队伍。
(四) 外包服务质量监控
图书馆需要建立一套适合本馆的有效的外包管理机制, 密切关注外包工作人员的日常工作完成情况, 发现服务质量问题及时联系相关负责人, 对计划的执行进度、出现的问题要随时关注, 根据合同要求对其工作情况进行考核和验收, 加强质量管理 (7) 。北航图书馆在对服务质量进行检查过程中, 要求外包公司制定详细的工作流程及管理制度, 定期向图书馆汇报业务情况。图书馆结合日常工作检查, 对其工作效果进行评价, 评价结果与外包公司承包费用、续聘等挂钩。
四、流通服务外包中存在的问题
流通服务外包是近年来出现一项新型外包业务, 尚未有成熟的工作方法可以借鉴, 只有在实践工作中不断发现问题并引以为鉴。
(一) 市场竞争不充分
流通服务外包业务开展时间短, 国内提供此项服务的外包商数量较少, 市场竞争不充分, 图书馆在选择外包公司时可选范围较窄, 图书馆对外包公司服务质量不满意时, 短时间内很难找到合适的外包公司提供更好的服务。同时, 使用外包公司提供服务会使图书馆对外包公司产生依赖性, 自身相应能力逐渐削弱, 图书馆将会处于被动地位, 一旦与外包公司停止合作, 或外包公司不能按照协议正常完成任务, 将会给图书馆正常运行带来风险。
(二) 工作人员不稳定
外包公司为图书馆服务过程中会按照合同约定保证工作人员数量, 但是由于外包公司是以盈利为目的, 聘用工作人员薪资水平较低, 人员流动性大, 队伍不稳定。当有工作人员离开时, 外包公司虽然能够及时补充新人进来, 但是, 新人熟悉工作内容与工作环境均需要时间, 在对图书馆整体情况和业务不熟悉的情况下, 服务质量会有所波动。
(三) 服务意识不足
图书馆工作人员除需要具备一定的专业知识外, 还应具有良好的服务意识、服务态度和相应的职业道德。外包公司为了降低用人成本, 普遍对工作人员学历以及业务能力要求不高, 外包人员知识水平有限, 工作归属感不强, 缺乏主人翁精神, 很难发挥创造性和能动性, 无法做到像本馆职工那样认真负责、耐心细致的去解决读者问题, 读者服务质量打了折扣。
综上所述, 图书馆在对流通服务外包的同时, 也应充分做好外包风险评估, 制定紧急情况预警方案, 提高外包人员工作积极性和主动性, 不断提高服务质量。
五、小结
高校图书馆将部分非核心工作外包能够缓解传统服务部门人员不足的压力, 节约开支, 提高工作效率。北航图书馆借阅室服务外包后, 可以明显发现图书归架更为及时、架位整齐度提高, 错架率有所降低。同时, 图书馆自身工作人员进行了业务整合, 集中优势力量发展图书馆重点业务, 更好的满足数字时代读者对图书馆的新需求, 提高了图书馆核心竞争力。
注释
1徐春, 杨守芳.高校图书馆发展环境的思考[J].图书馆建设, 2009 (11) .
2陈俊翘, 诸葛列炜.新公共管理影响下的国外公共个图书馆总体外包研究——以美英日为例[J].图书馆论坛, 2013 (1) .
3魏育辉, 万云芳, 范蔚蔚.高校图书馆流通外包的实践与思考[J].图书馆杂志, 2009 (9) .
4张洁.从图书馆的核心价值探讨图书馆流通业务外包之利弊[J].江西图书馆学刊, 2012 (6) .
5张影.关于图书馆业务外包后采编工作的思考.办公室业务, 2012 (17) .
6伍亚萍.选择性图书馆业务外包决策分析[J].情报杂志, 2007 (7) .
高校图书馆业务外包的理性分析 篇8
业务外包源于现代企业的创新经营管理方法,是指一个机构向外采购或委托外间厂商前来代为处理自身业务的管理方法。实施业务外包可使企业有效地把社会的有关资源充分调动起来,促进企业将有限资源和能力集中于自身核心业务中,利于创建和保持长期竞争优势,达到降低成本、提高效率、保证质量的目的。在市场经济日趋激烈的竞争中,业务外包日益受到国内外各行各业的重视。20世纪90年代,业务外包的方法被西方图书馆界吸收并采用,后逐渐被引入我国图书馆界。在20世纪80年代初,日本京都市立图书馆率先实行委托管理,目前业务外包在欧美等发达国家的图书馆已普遍存在,且外包的业务十分广泛。而我国在这方面的尝试范围有限,近几年才在我国出现项目明朗、内容规范的图书馆业务外包。
二、高校图书馆业务外包的利与弊
1. 高校图书馆业务外包的优势
(1)充分利用社会优质资源,提高办馆效益
业务外包是图书馆的一种经营战略和管理的一种新理念。具体而言,它整合利用图书馆外部最优秀的专业化资源,能够降低运营成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强图书馆对环境的迅速应变能力,是一项共生进化的举措。业务外包能利用社会优质的智力和物力资源来提高图书馆整体的服务能力,克服缺乏专业技术人员、文献资源、资金等的困难,大大地提高办馆效益。业务外包有助于节省文献采集、加工、流通的转换时间,不但可以提高劳动效率,保证作业质量,而且可以大大节约图书加工的成本,使图书馆有限的经费实现最大的效益。
(2)开拓和深化图书馆业务职能
业务外包催生图书馆自身承揽外部业务能力的提高及服务功能延伸。同时,业务外包使得不少图书馆将一些事务性、技术性工作逐渐外包给专业化的公司或部门来承担,促使图书馆改进原来的业务工作流程,把目光和精力更多地转向信息增值服务和信息研究服务领域,不断开拓和深化图书馆业务职能。
(3)提升图书馆服务质量和水平
提高图书馆服务质量和水平的关键在于采用先进的技术和使用高素质的专业人才。业务外包使得图书馆可以利用外部的优质资源,包括技术设备、文献信息和人才,极大增强图书馆服务的能力。
2. 高校图书馆业务外包存在的弊端
(1)业务外包使得图书馆失去学习机会和核心能力培养机会
目前,图书馆在业务外包上确实获得了一定的效益,降低了一定的成本,但同时也失去了获得关键技能和构建未来核心能力的机会。如图书馆将数字化开发和网络建设承包给一些专业性的电脑公司,弥补了人员技术的弱势。但同时也助长了图书馆工作人员不求上进,不钻研业务的惰性。业务外包可以利用馆外的资源,但这不是业务外包的最终目的,提高图书馆的活力和创新能力,最终提高图书馆的核心能力,才是最终目的。
(2)潜在的成本增长和新的竞争对手形成问题
降低作业成本是诱使图书馆选择业务外包的一个主要因素,但是随着业务外包的公司或商家的市场越来越集中,就有可能形成新的垄断性力量,这样会使被承包方处于不利的竞争地位。因此,业务外包既孕育成本节约的优势,同时也隐藏着成本增长潜在的风险。
(3)业务外包的质量问题
由于业务外包往往都属于短期行为,这样就会引起由于外包合同的短期性或松散性,使得外包的业务在质量上受到一定的影响。如将流通上架、倒架的业务承包给学生或临时工,作为一个新手难免会出一些差错,况且勤工俭学的学生最长的承包期限为4年,责任心以及工作的主动性都会因短期行为而打折扣。这些外包出去的岗位还会面临着承包人的频繁更换,对更换的人员要重新培训等问题,影响业务的连续性和工作的衔接性。
3. 完善高校图书馆业务外包的对策
(1)正确确定业务外包的范围
高校图书馆在实施业务外包时,要考虑的是哪些业务必须由自己完成,哪些业务可以外包给其他单位来完成,这一决策的关键是把握住图书馆的核心能力,因此,仔细分析并确定图书馆的核心能力尤为重要。图书馆利用现有的资源为读者提供信息服务,这就是图书馆的核心业务,围绕着核心业务所形成的有区别于其他行业的专有的服务能力就是图书馆的核心竞争力。
(2)注重把好业务外包的质量关
高校图书馆对外包的业务要把好质量关,首先要正确选择业务外包商。业务外包,很重要一点是将业务外包给谁的问题。必须对承包商有一个正确的评价,对其经营的成本状态以及产品质量、信誉度、资金实力状况等方面做一客观的分析评价,一般要从公司内部管理状况、公司整体形象、技术与经验、服务质量、信誉等因素来考量。
(3)注意把握业务外包的策略
高校图书馆要实施业务外包,需要经过以下几个阶段。一是分析阶段。确定需要业务外包的项目并制定实施策略。二是评估和确立方案阶段。高校图书馆的主管领导和部门领导必须认真听取专家和读者的意见,在综合各方面的意见后,写出一份详尽的可行性报告。
(4)及时掌握业务外包的进程
高校图书馆进行业务外包时,应采取渐进的方式,先从影响最小的业务出发,避免因短期利益牺牲长期利益,也可以给馆员一个适应改变的缓冲期。图书馆业务外包不是孤立的,业务外包策略的制定应与图书馆的发展战略相一致,并随着图书馆事业的发展及图书馆工作重点的变化及时修正外包策略,这样图书馆才能获得持续发展的优势。随着服务对象、信息需求的变化,图书馆重新组合工作流程时,外包策略要随时调节,并与图书馆内部管理相配套。在业务外包的开展过程中,在某些方面图书馆的自身能力发生变化时,一部分外包业务可以转由自身进行。
摘要：高校图书馆业务外包是时代发展的必然趋势,本文对我国高校图书馆业务外包的产生及现状进行了简要的介绍;重点对我国高校图书馆业务外包的利与弊进行了较深入的理性分析;并提出了完善高校图书馆业务外包的对策。高校图书馆在实施业务外包时,要考虑的是哪些业务必须由自己完成,哪些业务可以外包给其他单位来完成,这一决策的关键是把握住图书馆的核心能力。
关键词：高校图书馆,业务外包,理性分析
参考文献
[1]余秋英.高校图书馆业务外包探析[J].科技情报开发与经济,2006,3:69-70.
[2]张靖.试析图书馆业务外包[J].图书情报工作,2004,7:110-113.
高校图书馆业务外包 篇9
目前, 图书馆引入“业务外包”工作的“领域”, 究其涉及的层面和部门来说, 各馆引入的程度不尽相同, 主要应用在采访部门的拆包、验收管理环节;编目部门的查重、套录数据、数据修改等分编工作环节当中;也有的图书馆应用于送库、上架工作当中。
2 业务外包工作的客观需要
高校图书馆引入“业务外包”介入图书馆业务工作, 有“主观”方面的原因, 也有“客观”方面的因素。主观原因是:近年来, 由于单位退休减员和人事部门的原因, 学校对图书馆的“补员”难以持平;而图书馆为了业务工作的正常开展, 就只好就地“挖潜革新”, 引入“图书委托加工”的办法以解燃眉之急。客观因素就是:由于市场竞争的原因, 各书商使出浑身解数为了增加竞争附加值就提出了图书的优惠加工条件, 诸如, 包括提供购进新书的采访数据、编目数据、来馆进行“物理加工”和“深加工”等条件。
3 业务外包工作选取的范围及内容
一般来说, 业务外包选取的范围及内容包括“物理加工”和“深加工”所辖置的如下方面及内容:
1) 涉及图书馆采访部门的“物理加工”, 或“粗加工”, 就是根据各馆的要求及规范要求书商人员承担:盖章、贴磁条、贴书型条码、贴书标、贴保护膜、贴色标等工作。
2) 涉及图书馆编目部门的“深加工”, 或称“精加工”, 图书馆要求书商对本馆购置的新书进行查重、套录数据、修改数据、打印书标等工作。
3) 有的图书馆, 在协议之初或招标之前还要求书商承承担流通或借阅部门所担负的新书的送库、上架等工作。
4 业务外包工作涉及的—计划问题
我们知道, 管理 (Manage) 是为了实现某种目的而进行的决策、计划、组织、指导、实施、控制的过程。
管理的目的是效率和效益。为了提高图书馆的采编业务工作效率, 实施“图书业务外包”这个复杂的过程, 这里同样涉及到一个科学管理的过程。在这个管理过程或谋事之初, 首先是要制定一个符合本部门工作实际和工作量的切实可行的业务外包“计划”→ (Practicable plan) 。
5 先期制定“标准”的问题
子曰:“工欲善其事, 必先利其器。”说明准备工作弥足重要。“善其先”, 在“业务外包”之前, 我们首先还要确定相关的业务工作流程和科学配套的业务规范, 也即:“标准”→ (Standard) 。
6 工作中的“协调”的问题
我们知道, 管理是聚合团队的各类资源, 充分运用管理的功能, 以最优的投入获得最佳的回报, 以实现既定的目标。
要想实施科学有效的管理, 实现既定的管理的目标和效率, 管理者首先要认知:管理的核心是人, 管理的本质是“协调” (Soordinate) , 协调的中心是人。所以说领导者及班组长要深刻体会“管理是一门艺术”, 才能轻松并自如的管理。人的前提解决了, 一切其它方面的协调就迎刃而解, 诸如什么“业务外包”工作中涉及到的馆内, 馆外协调的;本地书商与外地书商的工作协调;机器的安置及调度等等问题。
7 外包人员的“培训”问题
“业务外包”是一种馆置图书的委托加工办法, 提高了图书加工的速度, 相对减轻了编目人员的工作强度, 出书量和出书周期提高和加快了, 就图书馆的管理者来说自不待言, 可是, 这里前期就遇到一个非常具体的“培训” (Train) 工作问题。因为, 各个图书馆通过年度招标, 一年当中要接纳多个图书服务供应商来馆加工服务, 而且服务批次不尽相同, 培训了这拨, 其后又来另一拨, 而且周而复始, “铁打的营盘流水的兵”, 这就涉及到一个非常繁琐复杂的重复“培训”的问题。“培训”的任务也是十分繁重的。
8 维护本馆数据安全的问题
一般的来说, 实行“业务外包”服务的图书馆在购书的同时会要求中标方提供相应的采访和编目数据, 也有些图书馆从数据安全的角度出发, 会要求书商的加工人员直接从“CALIS<中国高等教育文献保障系统 (China Academic Library&Information System, 简称CALIS) >”上下载;另外数据查重和加工的方式也不尽相同, 有的馆要求派人来馆加工, 有的则将自己的书目书目数据库转发给书商, 由书商自行在公司查重、加工后返转给图书馆。笔者认为后者对本馆的数据安全极为不利, 不易采用。
9 审核、典藏的问题
图书馆的采访、编目部门作为传统基础技术的业务部门, 其承担的工作是图书馆基础业务的出发点, 担负的是图书馆馆藏图书的基础性业务工作。不管图书馆业务工作如何开展, 服务方式如何转变, “藏”与“借”, “藏”基于先, 有“藏”才能“借”, 这是亘古不变的历史和行业法则。笔者认为:典藏 (Book reservation) 和审核 (Bxamine and verify) 业务工作岗位不宜实行“业务外包”。
典藏工作是涉及和实施馆藏文献科学布局的重要岗位环节。
审核工作在图书馆采编部门本身就是一个业务把关的环节, 它能起到规范业务标准, 规控业务质量的目的所在。
于此, 在“业务外包”的环境下, 面对良莠不齐的各类书商编目加工, 自行的管理, 尤其是业务质量的关键管控——“典藏审核”的工作环节格外显得更加不同一般, 因为这两个关键性工作环节是一个图书馆业务工作高下的“度量衡”。
1 0 送库、上架的问题
图书馆的送库 (Send bibliotheca) 、上架 (Putaway) 工作, 笔者认为也是不宜实行“业务外包”的业务工作环节。究其原委, 主、客体原因有之:其一, 客体原因, 从事过图书馆借阅工作或者直接说从事过上架工作的馆员都知道, 图书上架首先是要基本熟悉分类法, 基本了解馆藏排架程序的走向规律才能很好地承担这个工作。然而良莠不齐的书商放置在这部分的人员多半是低素质的粗加工人员, 文化素质和责任心的承担可想而知, 必然导致排架工作难于管理;其二, 主体原因, 从守土有责的角度讲, 守一方“山水之人”却不知自己的家当几何, 又何来面对读者搞好借阅室的“导读工作”, 这样, 岂不贻笑大方!
1 1 其它存在的问题
对于“业务外包”, 笔者个人的思想是:有利有弊。总之要扬其长, 避其短, 逐步摸索和积累经验, 探索出一条各馆“业务外包”的创新之路。但是在“业务外包”的环境下图书馆馆员和管理者更要做到勤管理, 多协调。做到:计划、实施、检查、总结、完善并举。
以上是笔者对“业务外包”的“一家之言”, 仅供参考!
摘要：该文从高校图书馆采编部门的“业务外包”工作中涉及到的“管理”入手, 从“业务外包”涉及的领域、客观需要、范围及内容等环节进行分析探讨, 以其共同探讨出一条各馆“业务外包”的创新之路。图书馆“业务外包” (Business outsourcing) 工作是近十年间发展起来的业务延伸型产品, 属“舶来品”——“拿来主义”。最早见于日、美图书馆的业务工作当中。
高校图书馆业务外包 篇10
关键词：图书馆,编目业务,外包,质量管理
引言:目前, 我国高校图书馆中实现图书编号业务外包形式已经具有更大进步与创新。它不仅实现了在网上的数据传输方式, 完成在异地对图书的分类、管理等形式, 也保证了图书在应用期间的质量。所以说, 图书馆编目业务外包管理在发展中具有重要意义。
一、高校图书馆图书编目业务外包存在的压力
随着网络技术在高校中的不断应用和普及, 图书馆在实际工作中也体现了新的发展形势。高校图书馆在实际工作中, 不仅要为教师提供相关的教学资料、更新网络数字资源, 还要对数字资源进行接收、传递, 从而使学生能利用有效资源挺高学习效率。但由于社会不断进步, 图书馆的工作内容也不断增多, 但高校图书馆中并没有充足的工作人员, 而且各个人员在工作中实现的业务水平都不高, 特别是一些技术性编目工作无法保证质量问题, 从而导致高校图书馆在运行期间的不稳定性[1]。而且在另一方面, 图书馆自身在业务能力上存在较大压力, 由于高校图书馆的数目量比较大, 国家每年都要对各个高校的教学工作进行评估、统计, 所以藏书数量成为主要的发展形势。国家在藏书形势上也制定了相关标准, 特别是图书馆在编目业务外包工作中对质量的有效控制也具有明确规定, 但在多种条件发展下, 高校为了实现良好的经济效益, 不断进行扩招形式。但长期发展下去, 高校为了完成自己的经济目标, 就会不断投入大量资金对图书进行购买, 所产生的图书数量在一定程度上虽然丰富了图书馆的藏书数量, 但在某些程度上, 大量的图书数量给编目业务外包工作也带来较大困难。
二、高校图书馆图书编目业务外包的质量管理
(一) 在服务商选择上
服务商的选择是质量问题在保证期间的基础形式, 首先要确保外包商在发展期间的规模和诚信度, 掌握该企业的文化特色。在企业管理中, 是否具有良好的综合素质和创新能力。由于质量是保证问题, 所以还要对外包商的发展水平进行评估, 保证相关技能与准确率的提升[2]。最后在价格方面, 为了节约图书馆在运行成本, 就要选择价格比较低的。所以说, 对外包商进行选择之前, 就要做好相关的市场调研, 了解各个行业的不同发展条件, 并根据图书馆的实际情况进行选择, 从而实现高质量、稳定性的图书编目业务外包形式。
(二) 在外包方式选择上
对于全部外包方式, 主要将图书馆中的新书数量进行加工、上架的整个过程, 最后图书馆进行验收方式。这种方式虽然增加了图书馆的藏书数量, 但在验收期间, 不仅会影响图书质量, 也会浪费大量人力、物力, 对外包商的依赖性较强, 不利于图书馆的稳定发展。而部分外包形式主要将图书馆中编目业务的一部分交给外包商来处理, 不仅将出现的问题进行反馈、改正等方式, 也提高了图书编目工作的质量。编目业务工作还可以实现异地形式, 但不能实现有效的监控行为, 所以外包人员与图书馆人员就要积极合作, 不仅节省大量的应用时间, 实现良好的监控与管理方式, 还加大两方的沟通与协作。
(三) 编目细则制定上
为了保证图书馆编目业务的质量, 还要根据实际的发展情况制定出相关工作标准。如:建立图书馆分类准则、图书馆录用准则等。在这些准则建设下, 它能将相关的编目过程落实到各个环节上去, 不仅能保证外包商在编目过程中实现规范性, 减少质量问题的发生, 也保证双方在职责上的明确性[3]。
(四) 岗位培训方式上
在岗位培训方式上主要对外包商来实施的, 由于编目工作在实行期间, 不仅要保证较强的连续性, 还要保证各个工作环节中的细节发展。所以编目人员在实际工作期间, 就要在技能、经验、素质等因素上进行提升。在岗位培训方式上, 编目人员不仅要了解图书馆在发展期间的基本情况, 还要对藏书数量、编目规则以及相关信息情况进行分析、总结, 特别是一些规章制度, 所要体现在培训内容中。
(五) 编目过程中的沟通协调
加强与外包商之间的沟通与合作, 因为外包商在实际工作中是利用软件等形式来实现的, 所以高校就要对外包商实际的工作情况进行监督, 在双方不发生利益冲突形式上实现协调发展[4]。图书馆编目人员还要对外包商人员在要求与规定上相互沟通, 如果在编目过程中出现问题, 就要及时进行反馈并解决, 从而保证整个编目工作的正常运行。
(六) 考评制度的建立
在编目工作中, 建立的考评制度主要在业务外包、不外包形式上对成本因素进行对比, 从而保证利益的实施。质量考评制度是根据质量进行管理、建立的, 如业务在完成期间的具体时间、业务执行期间的质量标准以及人员在工作中的实际表现等。在考评期间, 必须依照相关标准进行处理, 如果出现工作问题, 就应针对问题类型进行讨论、分析, 并以公平、公正的态度进行工作的细化方式。
结论:我国图书馆发展编目业务外包形式还处于发展的初级阶段, 给高校图书馆带来重要发展方向。但由于各种问题的出现和社会的不断需要, 在确立方式中, 就要根据图书馆在编目形式上的相关经验进行分析、整理, 在实践发展中不断改善、提升, 从而实现新时期创造的图书馆模式。
参考文献
[1]孟昭瑛.高职院校图书馆图书编目业务外包的质量监管与评价分析[J].三门峡职业技术学院学报, 2014, 03:103-105.
[2]梁银英, 王崇皓.试述高校图书馆图书编目业务外包的利弊[J].内蒙古科技与经济, 2015, 01:111-112.
[3]徐淑琴.高校图书馆纸质图书编目业务外包探微[J].黑河学刊, 2012, 11:170-171.
论业务外包对图书馆的影响 篇11
关键词:图书馆 业务外包 影响
一、业务外包和图书馆核心业务的含义
业务外包(Out sourcing,也译资源外包、资源外置),英文一词直译是“外部采办”, 指企业整合利用其外部最优势的专业化资源,从而达到降低成本、提高效率,充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。而运用到图书馆中,则是指图书馆将主要精力集中于核心业务(图书馆学研究、图书馆管理研究、深层次的读者服务研究、采访决策控制、联机合作编目的发展和网络资源编目的研究、数字图书馆研究等方面)上,充分发挥其优势和专长,而将其非核心业务转交给外包服务商与相关企业完成。
二、中美业务外包的比较
1.美国图书馆业务外包服务组织的形成和管理
美国图书馆业务外包主要包括三个方面:编目外包服务、采访外包服务、自动化技术外包服务。
1959年,美国出现商业性编目及图书加工服务外包服务商,他们通过契约签订等方式获得处理图书馆技术服务业务的授权;1967年OCLC成立并提供各种编目服务,可协助图书馆完成批量或回溯性编目任务,也可直接向图书馆提供编目业务,为世界上84个国家和地区的45000家图书馆提供编目外包服务,掀起了编目业务外包的风潮。
随着信息化和网络化的发展,图书馆数字化管理日臻成熟,使图书馆采访的业务工作方式发生巨大变化,在线采购和无纸化交易成为现实,促进了采访业务外包的发展。
在20世纪70年代和80年代,美国图书馆将自动化业务招标承包出去,由IT供应商提供专业服务。
美国图书馆专业书刊服务商积极挖掘图书馆的需求,推动业务外包的产生和发展,为图书馆业务外包提供了较为丰富的资源。
还有一些非图书机构也加入了竞争队伍,出现了专门从事图书编目的专业公司、从事电子资讯的服务商、从事电子期刊MARC编目记录的服务商、从事网络资源编目的服务商等,都拓展了编目外包的内容,加快了编目外包的发展速度。如专为图书馆电子资源管理服务的外包电子资讯服务商,除了提供电子期刊名单及内涵卷期年限,还供应机读书目编目记录服务、馆藏期刊资源查重分析、电子资源使用统计联合检索、连接分析程序软件直接访问期刊内含文献等。众多不断创新的可供图书馆选择的外包服务商,为图书馆编目业务外包的快速发展提供了较为丰富的资源。
在实行图书馆业务外包的同时,美国图书馆界非常重视图书馆业务外包的管理,制定了详细的编目外包技术管理方案。美国合作编目委员会下属的工作小组生产出来的核心书目记录为外包商提供关键性、最基本、不可或缺的书目纪录项目。美国图书馆商业技术服务委员会于1993年提出了编目对外承包的技术检查表。美国图书馆界还实行严格有效的质量控制,将外包质量控制贯穿于整个外包过程中。绝大多数图书馆在实施外包程序开始之前,就向外包供应商提供详细的编目、加工说明,把质量控制程序作为业务外包不可分割的一部分。在大多数情况下,图书编目员和资深图书馆助理或者技术人员都参与到质量控制程序中,图书馆要求外包商提供核心级标准兼容的记录,严格有效的质量控制是编目外包工作成功的关键。他们实行统一的外包管理机制。美国图书馆馆藏发展协会在开展图书馆业务工作评估时,同时对外包服务商进行技术管理。美国高校图书馆将外包质量控制和绩效评估贯穿于整个外包过程中。对业务外包相关课题、相关问题的研究,可以使外包对图书馆的负面影响尽可能最小化,为业务外包的健康发展提供了科学指导和规范管理的依据。
2.我国图书馆业务外包服务组织的形成和管理
改革开放以来,我国综合国力的逐渐强盛、文化与教育的大发展、高校的扩招、本科教学水平评估以及公共图书馆文献购置费的逐年增加,导致图书馆文献采购量的迅速增长。诸多的新矛盾摆到管理者的面前,首当其冲的问题就是人力资源的匮乏——人员的素质与高质量服务要求之间存在着很大的距离。大量的人力要投向为读者服务的一线岗位,原来重点投放人力的采编部门不可能因不断增加的新书加工任务而无限扩充编制。借助于外部的力量和专业公司合作实行图书采编加工业务外包,成为解决图书馆人力资源紧张问题的重要途径。
20世纪90年代以来,几乎各省都出现了提供业务外包服务的书商,比如江西的弘苑,辽宁的北方,北京的天时、人天,四川的世云,安徽的儒林,湖北的三新,湖南的弘道,广东的大音、学苑、世奥。图书馆业务外包服务伊始,服务项目主要集中在个别技术性工作(如编目)和一些事务性工作。随着我国图书馆事业迅速发展,图书馆业务外包也越来越受到重视,各地相继增加了资金投入。众多书商为了占领大专院校图书采购市场,提供了图书采配、数据加工、图书上架等多元化服务。网络的发展、数据的共享直接或间接地促进了图书馆业务外包的发展。
与美国大规模的外包供应市场相比,目前我国业务外包市场还处在发展的初级阶段,服务商数量虽然很多,但整体服务素质不高。普遍缺少高层次的专业技术人员,书目质量较难保证,并且外包服务的品种较少,书商的加工服务处于由加盖馆藏章、埋磁条、贴书标等基本加工向书目数据深层次加工发展的起步阶段,还很少有对外文图书、特殊资料等进行分类编目,这些都不利于编目业务外包的发展。因此,国内的书商应借鉴美国同行先进的服务理念和服务模式,积极吸纳相应的经营管理人才,提升外包服务商素质,增强市场的竞争能力,进一步促进业务外包向专业化和产业化方向发展。加强对业务外包的质量控制和绩效评估虽然在很多图书馆都不同程度地开展,但还存在着质量不高、尚未落实绩效评估等问题。如对有过外包经验的图书馆进行的调查显示,85.33%的图书馆员对书商提供的编目数据质量较为担忧,而且绝大多数图书馆未进行绩效评估。图书馆应在质量管理的基础上,从业务外包的目的、是否达到降低运作成本、节约人力资源、提高工作效率、可以专注于自己的核心业务、提高服务质量等几方面进行绩效评估。
三、业务外包对图书馆的影响
1.对图书馆人力资源的影响
从江西财经大学图书馆业务外包的实践情况来看,图书馆人力资源因素是该馆要长期实行业务外包的因素,因为该馆实行“大流通”。“大流通”是指馆藏文献资源完全对读者开放,在藏书布局上打破了藏书区与阅览区分离的现状,打破了“借阅分离”的服务模式,实行“流阅一体化”,也就是流中有阅、阅中有流的一种新型服务模式。该馆延长了借阅时间,实行从周一到周日,从08:00～22:00连续开放,每周开放时间达到98小时。实行“大流通”后,每3天要倒一次班,原有流通阅览人员不够,馆领导从编目部抽走了一半人员,由6人减少至3人,采访4人减至3人,抽走的人员被调到“大流通”的值班中。而扩招、本科教学评估等大量购书造成的人员不足因素是该馆要短期实行业务外包的原因。
虽然业务外包减轻了编目员的编目负担,但同时也增加了对书商的培训、对编目质量的校对等诸多工序。在参与图书加工的书商变动不大、书商的编目力量较强、人员流动性较小的情况下,这部分的工作量还相对小一些,但事实上,现阶段这方面的状况令人很不满意。政府采购招标使采编部要面对多个不同中标的书商,每年变动一次。其编目人员能力高低悬殊,即使是同一家书商,其人员流动性也很大,而且每个人对本馆编目细则和典藏规定都需要有一个较长的熟悉过程,加工初期出错率较高,这使得培训、指导与审校的工作又要投入大量的人力。另外,对于非书资料与需用USMARC编目的原版书,目前大多数外包服务商还无法提供相关服务。在这个过程中,图书馆采访编目人员必然要面对这种混乱无序的状况,承受人力成本的损失。
我国图书馆的管理体制与美国图书馆有很大不同。在美国,图书馆人员是根据一定的职责要求应聘而来,严格按照成本、效益核算,所以每个馆的人员编制合理,没有冗余。在这样的人事管理背景下,一些没有技术含量的业务招聘学生或临时工代为处理是情理中的事。而我国图书馆由于劳动力资源极为丰富,这样的人事背景制约了业务外包。
2.对图书馆管理模式的影响
有学者认为,图书馆的管理将因实施业务外包而变得简单、直接、高效,在编目、采访工作中应当尤其明显。而实际情况并非如此。业务外包的管理并不轻松,外包并不表示某项工作的管理结束了,而是意味着另一种更艰难的管理开始了。业务外包使图书馆的采编工作职能发生了变化,主要是由过去承担全部的采编工作转变为以对外包服务商采编工作的监督、验收、检查、考核为主。在这一新的管理模式下,你不是在要求本馆的人员而是要让外单位的人按质按量地完成工作。既要让他们高质量完成工作,还不能动用招聘、解聘、升职、奖励等行政手段。这就要求从图书馆领导层到基层的管理人员必须具备新的思维方式,即业务外包并不意味着某项工作不重要,也不是放弃责任,而是从事新型的外包业务的管理。图书馆在这一阶段要保持对外包业务性能的随时监测和评估,避免失控,并及时与外包服务商交换意见,促使其改进。
3.对图书馆管理思想的影响
业务外包管理思想为图书馆引进馆外资源提供了理论指导,其开放性内涵打破了图书馆传统的经营管理观念的限制和自给自足的自我封闭局面,加强了图书馆与其他相关组织的合作和联系,促进图书馆与馆外机构进行信息、资源的交换,引进馆外组织的优质资源以补充自身的不足。这就使图书馆的发展资源延伸到馆外,带来了图书馆内部资源与馆外机构优质资源的整合机会,从而极大地丰富了图书馆的资源体系和提高图书馆发展的资源保障能力。
四、结束语
图书馆应该始终是业务外包的主导者。业务外包供应市场最终都将受制于图书馆需求强弱和专业化发展水平的影响。因此,图书馆要变业务外包的被动参与者为积极主导者,以充分实现自己的行业诉求。
参考文献:
[1]莫振轩.试论业务外包对图书馆发展的深刻影响[J].图书馆工作与研究,2008(6).
[2]曹秋霞,陈如好.美国图书馆编目业务外包的经验及启示[J].图书馆学研究,2009(5).
[3]曹秋霞.广东省高校图书馆编目业务外包现状的调查与分析[J].图书情报工作,2009(7).
[4]尚庄.馆配市场的发展与图书馆之应对[J].情报资料工作,2008(3).
[5]饶思军.业务外包:图书馆业务核心化战略的必然趋势[J].图书馆建设,2004(4).
高校图书馆业务外包 篇12
图书馆业务档案来源于图书馆工作实践活动, 是在图书馆业务工作中产生和直接形成的文件资料, 如实记载了图书馆开展各项服务工作的思路、措施和方法, 是各项工作的历史记录。业务档案既为检查和总结以往的工作提供了有力依据, 又为制定未来的图书馆工作计划和发展规划提供了可靠信息。图书馆业务档案建设是图书馆各项业务工作走向科学化、正规化管理的有效手段, 是图书馆业务建设的一项重要内容。
一、高校图书馆业务档案管理与研究现状
利用中国知网学术期刊全文数据库, 对2000年到2009年之间文献, 以“高校图书馆”为关键词进行检索, 检索结果篇数为39925篇, 以“档案”为关键词进行二次检索, 检索结果篇数为71篇, 浏览这部分文献, 发现在这71篇中从不同角度以业务档案为研究对象的不足三十篇。文献分析表明, 目前对高校图书馆业务档案工作的研究还非常有限, 同时也说明高校图书馆业务档案工作还没有引起足够的重视。据了解很多高校图书馆甚至还没有建立自己专门的业务档案, 可以说, 业务档案与图书馆工作脱离已成为目前高校图书馆业务管理的一个重要缺陷。
二、高校图书馆业务档案的分类和内容
根据高校图书馆工作实际, 高校图书馆业务档案又可以分为四大类, 即:业务基础建设档案、文献资源建设档案、读者信息档案和服务工作档案。
1. 业务基础建设档案
高校图书馆事业发展和基础业务建设情况, 包括网络设施情况、本馆文献著录细则、业务工作发展规划等。此外, 还包括学术交流、馆际协作以及及图书馆学会交流活动等各种文件资料。
2. 文献资源建设档案
包括文献购置费的分配、使用情况、招标材料合同、电子资源与纸质资源数量统计、购置计划及方案、财务报表等。
3. 读者信息档案
读者信息档案主要包括读者信用档案和读者成果档案。
读者信用档案, 是指为更加有效地规范读者行为, 对读者在图书馆的不良表现进行登记入档, 并确定读者的信用等级, 对读者实行信用管理。目前, 在高校图书馆建立大学生读者信用档案的条件已基本成熟。高校图书馆大都建立了相当规模的读者档案, 对教师和学生读者的基本信息进行了注册, 而且内容比较全面, 同时, 对读者的借阅历史、违章情况、预约情况等也已进行登记入档, 而且都可以通过读者信息管理系统查询。也就是说, 图书馆已储备了大量的读者信用资源, 只要把这些信用资源进行科学、合理的信用评估, 确定读者的信用等级, 并制定出相应的信用管理规则, 就可以得到充分的利用。
读者成果档案指高校中的教师、科研人员以及研究生, 通过利用图书文献资料, 个人所取得的科研成果, 包括论著、论文、专利、科技创新等, 这些成果应作为一种资源来看待。读者成果档案的内容除包括读者的基本信息外, 应把读者所学专业、研究方向、研究项目以及进展情况、研究成果等作为重点。高校中特别是专家、教授、学科带头人等, 应作为建立读者成果档案的重点对象。
4. 服务工作档案
服务工作档案按照不同的业务内容可以分为三大类:借阅服务类, 包括图书流通人次、册次、阅览室到馆人次等材料;参考咨询类, 包括跟踪或定题服务的结果纪录, 光盘检索、计算机检索等服务情况;资源开发类, 包括编制或建立的各种书目、索引、刊物以及网页档案、学科资源档案等。
网页档案和学科资源档案是高校图书馆业务档案建设和发展的重点。网页档案指对网络内容的保存和管理。当今网络已经成为第一位的信息来源, 网络的增长速度非常之快, 每天增加700多万个页面, 但由于各种原因, 这些页面也在不断消失。据统计, 一个页面在因特网上的平均寿命只有53天。网页中有很多有价值的信息, 如果不保护和保存, 很快就消失了。实现网络的档案化管理对高校图书馆是一个新的挑战和研究课题。学科资源档案是指高校图书馆以现有的实体馆藏和虚拟馆藏为基础, 从研究学科尤其是重点学科的资源分布和信息特征入手, 对其进行全面的整理、分类、标引, 总结出具有一定特征和代表性、权威性的高质量的特征信息, 建立资源导航, 从而形成相关学科的学科资源档案。
三、建设和管理高校图书馆业务档案的意义和作用
1. 促进图书馆各项业务的改进和发展。
图书馆各项业务档案数据的建立, 并不是一些数字简单的累加汇总, 而是一种科学的方法, 通过对一些数字的计算与以往的工作记录进行比较、分析, 找出工作上的优势与差距, 分析原因并加以改善和解决。从中还可以提出图书馆业务建设的新观点、新思路, 引导图书馆服务工作重点的转移, 使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。
2. 有利于图书馆管理水平的提高。
业务档案对高校图书馆的服务方针、战略目标和计划的制定与执行有重要的参考价值。高校图书馆领导实施决策、组织协调、控制等诸项职能时通过对业务档案的对比、分析、研究, 可以总结经验, 提出改进工作的措施, 对提高图书馆管理水平有极大的帮助。
3. 加强图书馆信息服务工作的拓展和深化。
业务档案的建立和开发可以使图书馆更好地把握各类读者对信息的需求范围和专深程度, 进而确立针对性的重点服务策略, 从根本上加大图书馆信息服务的深度和力度。如读者成果档案可以使图书馆根据专家学者的研究课题, 对信息资源进行二次开发与利用, 一方面积极、主动、最大限度地满足了读者的信息需求, 另一方面又使图书馆资源在内容、载体及信息开发上达到特色化、新颖化和多样化。
4. 促进图书馆专业技术人员业务能力的提高。
图书馆改善服务的关键是要提高各类专业技术人员的服务能力。图书馆可以通过对业务档案的分析研究, 找出专业技术人员在工作中存在的问题和不足, 并制定出有针对性的培训计划, 为其自身发展提供建设性意见, 提高他们的综合能力, 以此来推动图书馆服务工作的深入和发展。
四、建设和管理高校图书馆业务档案的思路和措施
当前, 以现代化的管理模式建设和管理高校图书馆业务档案, 是提高高校图书馆为教学、科研服务水平的重要手段。要解决高校图书馆业务档案工作中存在的问题, 充分发挥业务档案的优势和潜能, 当务之急是增强管理意识、改进管理模式, 使业务档案建设和管理走上标准化、规范化、信息化的轨道。具体措施如下:
(1) 树立和增强业务档案意识。要通过大力宣传业务档案工作的重要性, 提高图书馆人员对业务档案工作的重视, 增强对业务档案工作的认识, 提高对业务档案的关注, 树立起业务档案的存档意识和习惯。
(2) 建立健全业务档案管理制度。业务档案是靠平时日积月累收集而形成的。高校图书馆应根据实际情况, 建立适合本馆业务档案管理的制度, 严格按照制定的制度进行档案管理, 为业务档案的收集和管理提供有效保证。
(3) 完善业务档案管理工作体系。由于高校图书馆各部门有其相对独立的业务范围, 为了能使各部门的材料收集齐全, 应在有办公室人员专门负责全馆业务档案的收集、整理、归档工作的同时, 在每个部门设一名兼职业务档案员, 负责本部门业务档案的收集、整理、归档工作, 完善图书馆业务档案管理机制。同时还要加强业务培训和业务学习, 提高业务档案管理人员素质, 以适应档案管理工作不断发展的需要。
(4) 实现业务档案规范化和标准化管理。高校图书馆业务档案管理工作应按照档案工作的基本标准和要求来进行, 根据业务档案管理工作中存在的问题, 制定出业务档案管理工作的标准, 统一业务档案的组织建设, 以便建立图书馆档案管理工作的最佳秩序。其中最为关键的一项工作就是对业务档案所收集的文件进行规范化处理, 主要包括以下内容:鉴别和判定业务档案的价值, 挑选出来有价值的, 剔除那些无保存价值的文件;对业务档案的文件内容进行界定和划分;对所收集的业务档案文件, 在项目设定、标准衡量等方面进行统一规范, 保证业务档案的内涵质量。
(5) 实现业务档案文档一体化管理模式。在高校图书馆, 随着数字化程度的极大提高, 纸质文件与数字化文件同时大量并存, 使文档一体化的管理模式成为可能。业务档案信息化首先应将档案管理与文件处理两个过程结合起来, 纳入到一个统一的管理系统中, 实现文档一体化的操作模式。针对业务档案管理工作的特点, 以先进的办公软件为平台开发出各部门业务档案管理系统, 进行档案数据处理工作。
结语
在知识经济、网络经济和教育全球化的新形势下, 高校图书馆的业务档案凭借其丰富的现实资料和数据, 不仅能为促进高校图书馆工作发挥积极的参考、凭证作用, 而且可以为高校图书情报事业的发展研究提供可靠的信息资源保障。搞好高校图书馆业务档案的建设与管理工作, 对高校图书馆的现实发展和长期建设都有着重要意义。
参考文献
[1]陆铭.高校图书馆档案建设实践[J].图书馆建设, 2007 (2) :94.
[2]梁转琴.对高校图书馆档案管理模式的思考[J].图书情报, 2005 (7) :115-116.
[3]唐小梅.大学数字图书馆的网页档案化管理[J].中国信息界, 2010 (4) :56-58.
[4]杜晶.建立读者成果档案服务图书馆建设[J].现代情报, 2007 (6) :171-172.