智能档案论文（共8篇）
智能档案论文 篇1
近年来,国内有关智能档案馆与数字档案馆的理论研究与实践建设持续升温,但对二者核心内涵及其相互间关系的认识,不同学者与单位提出了不同的观点。从二者的核心内涵来看,智能档案馆与数字档案馆间的区别较为显著,但二者也有一定的交集,因此需从比对“智能档案馆”与“数字档案馆”的核心内涵入手,探讨二者间的共同点与差异,从而明确智能档案馆与数字档案馆的建设思路。
一、智能档案馆的核心内涵
当前,国内对于智能档案馆内涵的研究,主要有以下三种观点:第一种是档案建筑智能说,认为智能档案馆是建筑智能化系统与档案馆建筑、场所的有机结合[1],其范围主要包括与档案馆楼宇和场所相关的控制自动化、灭火自动化、保安自动化、办公自动化以及通讯自动化等五个方面;第二种是档案资源智能说,认为智能档案馆是数字档案馆的提升,主张通过对各类数字资源(如档案馆网站、档案馆管理系统、档案馆数字化馆藏等)的建设与组织来实现档案馆信息资源的智能化[2];第三种是档案服务智能说,认为智能档案馆的本质是对档案服务的优化,各类自动化、智能化技术仅是智能档案馆的工作手段[3,4]。
在实际工作中,各类具有鲜明特色的智能档案馆建设在近几年逐渐增多,折射出实践领域对“智能档案馆的几种理解。1、认为智能档案馆就是智能化的档案管理系统。持有这一观点的主要是从事档案信息系统开发的商业机构,他们以计算机软件工程中的人工智能概念统领“智能档案馆”的基本内涵;2、认为智能档案馆是以档案馆硬件设备的自动化与智能化为主,实现档案馆全息化管理。例如,浙江省绍兴档案馆将RFID(Radio Frequency Identification射频识别)技术与智能管理平台相结合,取得了良好的效果[5]。广东省城建档案馆利用物联网技术实现档案馆全方位的智能管理[6]等;3、认为智能档案馆是一种囊括档案信息资源管理在内的大概念。在强调管理自动化的同时,提出同信息资源相结合的智能化管理策略。这一方面的代表例如苏州工业园区档案管理中心,他们将二维码、射频技术以及智能化库房、智能化管理系统相结合,对实体档案信息资源进行智能化管理,同时又利用自行开发的档案管理信息平台,对基于馆藏资源的档案信息开展更高层次的信息服务。
从前文的介绍可以总结出当前国内对于智能档案馆理解的几点核心认识:(1)认为建设智能档案馆的主要目的在于方便、快捷的档案利用,以用户体验提升为核心诉求;(2)将营造安全、高科技的档案保管环境视为智能档案馆建设的重点,将信息组织与描述以及基于传感器的各类自动化手段视为智能档案馆的技术核心;(3)认为档案馆的实体是智能档案馆的基本边界,而虚拟形态或称电子形态的智能化内容则是智能档案馆在网络时代的有效体现。笔者认为,智能档案馆的核心内涵是“面向用户体验最优需要,以档案馆信息资源有序化与档案馆装备自动化为基础,实现档案馆实体形态为主要表现形式的档案信息组织和服务。”
二、数字档案馆的核心内涵
同样作为数字时代技术发展与理念革新的产物,国内关于数字档案馆概念与内涵的讨论已经较为成熟。根据学者王芳的总结,目前国内对于数字档案馆的讨论已经形成了“偏技术论”、“偏管理论”和“偏资源论”三类主流观点[7]。这些观点尽管存在差异,但还是在以下几个方面达成了基本共识:(1)普遍认为数字档案馆的根本目的在于应对由电子文件快速增长而带来的管理挑战;(2)倾向于认为先进、高效的信息技术,尤其是先进的信息存储和数字化手段是数字档案馆成功的基础;(3)倾向于认为数字档案馆应当是一个网络化存取的、便于使用的信息系统或信息空间[8]。因此,可以认为国内对于数字档案馆核心内涵的基本理解为“面向数字资源长期保存需要,以馆藏信息资源编码化与数字信息资源网络化为基础,实现虚拟形态为主要表现形式的档案信息存储与利用。”
三、智能档案馆与数字档案馆的关系
1、智能档案馆与数字档案馆的共同点
(1)共同的基本使命——保存人类的社会记忆
作为保存人类社会记忆的机构,保障各类馆藏档案信息安全、最大限度地延长档案寿命,以满足社会各界对档案信息的利用需求是档案馆的基本使命。这一使命不会因为时代的变迁而发生改变,也不会因为软硬件技术的革新而弱化。无论智能档案馆与数字档案馆的发展方向与侧重点如何表达,二者仍然是保存人类社会记忆的重要基地,科学保管与用户服务仍然是智能档案馆与数字档案馆最主要的职能,二者今后的发展也将仍然符合我国档案馆社会化服务的趋势,并且将随着社会的不断进步而更为突出。
(2)共同的实现基础———数字化的馆藏信息资源
对于数字档案馆来说,只有经过数字化的馆藏信息资源才能进行数字环境下的信息组织,才能为档案信息网络化服务提供有效保障。而对于智能档案馆来说,数字化的馆藏信息资源同样是其建设的基础。单纯建筑智能化以及技术装备智能化意义上的智能档案馆,展现出的只是建筑行业及自动化工程的科技成果,没有体现出档案馆的信息资源优势。只有将智能化建设的焦点置于馆藏信息资源的开发与利用,智能档案馆的优势才能得以发挥。数字化的馆藏信息资源由此成为智能档案馆与数字档案馆共同的实现基础。
2、智能档案馆与数字档案馆的差异
(1)建设需求与目标的差异
智能档案馆与数字档案馆的提出来源于数字时代下人们对档案馆职能角色的期许。智能档案馆体现出的是人们对“便于档案管理与利用”的需要。数字档案馆主要关注数字档案和电子文件的保管与利用。需求的差异直接决定了建设目标的区别,面向用户的需求决定了智能档案馆的建设目标势必从用户的角度出发,注重用户体验最优。这些用户不仅包括社会各界对于档案信息资源的需求者,也同时包括档案馆内从事实际管理工作的工作人员。通过各种技术手段实现档案管理的科学与可靠,并将减轻工作人员工作压力与便于外来用户使用成为智能档案馆的主要目标[9]。相比较而言,数字档案馆应对电子文件等管理风险的需求,决定了其最为主要的目的势必为保障数字信息资源的长期有效与可靠,而基于网络存取、虚拟化服务的数字档案利用,则是在上述基础之上的提升。
(2)核心技术的差异
智能档案馆与数字档案馆在核心技术方面的区别也比较显著。支撑数字档案馆的核心技术基本以各类软件技术为主,以硬件技术为辅,并围绕着数字信息资源的管理展开。主要包括信息采集、信息保管与信息利用三个环节中涉及到的馆藏档案信息数字化、档案信息组织自动化、档案信息传递网络化、生成空间虚拟化[10]等内容。而智能档案馆则以硬件技术为主、以软件技术为辅,以档案馆信息资源的前期组织与档案馆装备的自动化为核心技术。在馆藏信息资源的组织方面,针对不同载体的信息资源进行标准化的信息表示和分类。在装备自动化方面,智能档案馆依托各类传感器实现保管环境自动监测、馆藏定位与跟踪以及信息远程利用技术等[11]。
(3)实现形式的差异
目前国内数字档案馆的实现方式主要以虚拟形态、数字形态为主,当前数字档案馆所依托档案馆(局)后台数据库、办公OA系统、内外网站服务以及各类网络化的存取接口,基本都以虚拟形式呈现,而智能档案馆的实现形式则更多的表现于实体档案馆上,档案信息资源前期的信息描述与组织,为后期档案信息资源对应实体的物理定位做准备,智能档案馆的保管装具、库房及建筑智能化,以及服务过程中的实体档案自动化传递与呈交等,都基本是以硬件形态实现。
四、智能档案馆与数字档案馆的融合促进
从近年来智能档案馆与数字档案馆的概念互用可以看出,智能档案馆同数字档案馆间的关系正随着技术的交叉和融合而愈发紧密。而随着技术的持续进步,智能档案馆同数字档案馆的融合必将进一步加强。数字档案馆与智能档案馆相互融合,并结合本馆实际发展思路的模式,将成为今后各级档案馆升级建设的主流。
从未来的发展趋势来看,系统的复杂性与用户需求的多样性势必还会显著提升未来档案信息资源利用的深度,我们必须将档案资源进一步数字化、智能化以满足日益增长的利用需要。对此,智能档案馆应当同数字档案馆充分融合,建设全方位实现自动化和信息化的新型档案馆,不仅包括档案信息资源的稳妥保管和存储,还包括数字化和网络化的高效集成与利用,并同时实现档案馆信息资源智能化和档案馆设施装备智能化。在信息资源智能化方面,利用数字档案馆现有信息资源,积极应用智能档案馆各类先进信息组织手段,如信息自组织技术、二维码技术与RFID技术等,完善信息资源建设;而在装备智能化方面,利用数字档案馆的IT技术,将信息系统与新一代物联网技术等相结合,便于档案信息利用。
参考文献
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[2]朱治军.人工智能在智能数字档案馆建设中的应用[J].档案时空,2010(2):13-15.
[3]高东方.浅谈智能化档案馆建设[J].档案时空,2003(10):28-29.
[4]王茹熠.网络环境下高校档案馆提供智能服务的思考[J].兰台世界,2008(12).14-15.
[5]严青云,.RFID技术:档案实体安全管理的探索与实践——绍兴市档案馆应用实例[J].浙江档案,2011(11).
[6]作者不详.我馆开展智能档案馆建设专题调研[EB/OL].(2012-05-23)[2012-08-07]http://www.gzuda.gov.cn/news/view.asp?id=XW201205231441102205&fdID=CL200302191411286645.
[7]王芳.数字档案馆学[M].北京:中国人民大学出版社,2010:5.
[8]肖秋会,杨青.数字档案馆、电子文件档案馆和电子文件中心辨析[J].档案学研究,2009(2):61-64.
[9]Hong J.C.,Hwang M.Y.,Hsu H.F.,Wong W.T.,Chen M.Y.Applying the technology acceptance model in a studyof the factors affecting usage of the Taiwan digital archives system[J].Computers&Education,2011,(57):2086-2094.
[10]傅荣校.档案管理现代化——档案管理中技术革命进程的动态审视[M].杭州:浙江大学出版社,2002:330—334.
[11]NASA.Optimizing Performanc In Intelligent Archives[EB/OL].(2003-02-23)[2012-08-07]http://disc.sci.gsfc.nasa.gov/intelligent_archive/presentations/OptimizingPerformance.pdf.
智能档案论文 篇2
关键词：客户档案；电子档案系统；项目管理；房地产销售
一、电子档案系统开发项目研究意义
随着现代人们生活水平的提高，对住房的要求也越来越高，如在房屋户型、房屋采光性、周围环境等方面的认知己经在深刻的影响着整个房地产行业的建筑与销售。顾客的数量不断激增，但在客户数据的管理中，大部分房地产企业仍然习惯于传统的管理工具和方法 ，一些说得上的变化可以说是凤毛麟角，如传统的数据柜取代密集的档案也只是表面上的一些变化 。导致这种情况的原因是由于房地产客户信息不同于普通文件，存在很大的差异。首先，它动态性较强，更新非常快，而且没有规律可言，存在变动频繁等因素；其次，对客户资料以户为单位进行整理的传统思路决定了很难以档案的管理方法进行管理。但是，客户资料形式和种类的发展以及经营方式的转变又要求我们必须革新现有的资料管理方法。从现在客户资料的形式和种类上来说，已经由原来的单一介质发展到纸质、电子档案、图片、影音资料等多种形式并存的状况，从经营方式上来说，随着房地产体制改革的到位和深化，以服务主体和服务延伸的分散型管理方式和以集中核算为要求的现代资金管理方式无疑对现有的客户档案管理模式提出了挑战。
二、国内研究现状
企业档案管理自动化程度随着企业的发展，大多经历了以下几个阶段 ：一是手工操作阶段：案卷装订，文件目录、案卷目录手工抄写，检索极为不便；二是半自动化阶段：计算机辅助立卷，实现了单机目录检索；三是自动化阶段：文件、档案一体化管理，实现了企业局域网档案全文存储与检索；四是信息化阶段：实现了局域网、互联网档案信息查询。目前，绝大多数中国房地产企业仍处于第二阶段，档案管理工作严重滞后于其他管理 。业务部门与档案部门各自为政、重复劳动的现象极为严重，档案人员大部分精力只能集中在档案整理及档案目录输入上，不利于档案信息资源的开发，无法满足企业生产经营、开发建设的需要，不适应现代企业的快速发展。虽然国内房地产公司管理客户档案，近年来已经开始探索，但仍然使用传统的管理方法，在保存的数据依赖于物理媒体，没有进一步的数据集成和数字处理。客户档案没有成型的管理系统，没有形成档案信息和营销信息的有机互动，缺乏电子信息支持。在客户档案专业管理上，还基本采用人工管理模式，容易造成客户档案丢失问题、死档问题、存放差错问题和档案磨损问题，客户档案处于静态存储状态，档案之间彼此是孤立的，没有建立起联系，不能更好的为营销工作服务。对于存放物理档案的密集架系统，几乎所有的房地产企业都采用简单的手动或电动控制密集架的管理操作，尚未实现计算机对密集架的有效控制，密集架仅仅作为一种节约空间的设备使用，对于存储其中的庞大的客户档案信息无法实现计算机化的高效管理。实现文件管理系统在客户档案信息分析与管理中的应用，对营销业务信息集成的标准化、新技术应用来说是一些新技术。
三、系统设计思路
（一）以现有数据资源为基础
某房地产公司客户档案管理经过多年的积累，形成了大约13.3万户的纸质客户资料，拥有大量可用的系统资源和经验。同时，近年来，对营销系统不断改进和升级，积累了一定的硬件设备，己有的网路环境、硬件设备、信息资料都可以集成到系统中，本次建设将充分利用现有系统的优势，整合相关信息资源，新营销系统上线后，原营销管理系统将作废，其使用的两台服务器在该房地产项目的建设中可以充分利用。在系统设计中最大限度地利用现有的营销系统的先进、实用的优点，并结合新系统的设计上。同时，完整的客户档案数据需要和调度运营、营销等相关部门的系统进行数据接口，实现数据的交换和共享，信息的实时交换。
（二）统一性原则
为了保证顾客档案数据规划中的先进性、实用性和可持续发展，需要发挥整个系统的集中管理优势以及在体系结构上能够持续不断的扩展和完善，该体系包括：统一的施工技术体系和技术规范；统一的建筑功能模块结构；统一的信息模型及其管理；统一的个体公司系统软件、硬件及网络支撑平台；统一的软件体系结构、接口标准及通信机制；统一标准的业务流程与业务功能的管理机制；统一的信息系统安全执行体系和管理监督平台；统一的房屋系统运行维护体系。
（三）以数据梳理为核心
通过构建智能客户档案管理系统，建立统一的公司客户数据中心和数据中心的统一规划决策分析。构建统一、规范、标准的客户资料，业务资源、服务资源、经营信息等静态和动态的客户档案业务数据中心，在此基础上提供统一、共享的功能与服务。从水平上分离核心数据、业务逻辑组件和业务流程。用基本稳定的信息模型支撑相对稳定但需不断扩展加强的业务逻辑构件。以核心数据和业务逻辑构件为基础，支撑面向整个房地产市场需求的、且是灵活可变的业务流程需求。对业务数据中心进行抽取、清洗、加工、转换，构建营销决策分析数据仓库，利用联机分析和数据挖掘技术，支撑营销决策，做好客户分析、经营环境诊断、市场预测。建立关系管理平台，为营销辅助决策分析提供强大支持。
（四）以业务为依托
建立基于工作流技术的业务流程体系，实现对客户档案的数字化、存储、维护、管理以及工作人员工作绩效的全面管理。
（五）以流程监督为手段
实施对客户档案工作质量的监督，通过对过程的闭环管理，实现关键过程的全过程监督管理。
四、系统必要性分析
在目前，销售点—属地销售额结算中心—公司营销部三层组织架构中，具体业务的下放与集约化管理之间形成了客户档案管理的真空。即，销售点在办理完业务后将客户的一系列资料报送至总销售中心存档，自己并不留存资料，在查询时要到中心。而受制于距离等的限制，查询的效率非常低，不利于进一步提升工作水平。随着管理的变化，工作中的低质量和低效率的现象需要加以改进。
五、系统的创新点
智能型客户档案管理系统借助现代客户关系管理思想和物流技术，建立集客户档案数据的存放、自动同步、自动定位、电子成像、查询统计集档案服务于一体的档案管理系统，构建一个集物理介质与电子介质与一体的管理平台。实现“按储位码放”。销售部门客户档案存放时通常采用“一户一个档案袋，按册存储”的传统管理模式，而新系统在设计上借助现代仓储理念，以时间和业务类型为归档标准，达到客户档案在物理上分散存放，在逻辑上信息完整统一的效果。通过这一创新既解决了档案盒的标准统一问题，又为档案的定位创造了条件，同时又解决了房地产公司长期以来客户档案丢失、死档、存放差错和档案磨损问题。
六、结束语
本文以房地产行业为例对电子档案的科研成果进行了深入的研究，并对电子档案系统的现状进行了研究；对科研成果电子档案系统的功能需求进行了分析；对科研成果电子档案过程中所涉及的各类角色进行了总结和研究，确定他们的任务以及在系统中对应的功能作用；对科研成果电子档案工作的业务流程进行了描述和分析，规范并优化了管理流程。
参考文献：
[1]白相谦，袁莉华.国有企业档案特点新探[[J].中国档案，2011 （3）：8-10.
[2]施赞.基于VFP的高校科研科技成果电子档案管理系统开发[[J].科技资讯2009（15）：17.
档案馆智能化建设研究 篇3
一、档案馆智能化建设要实现库房安全管理的智能化
(一) 火灾自动报警和消防联动控制系统。防火灾、水灾是档案馆智能建设的首要工作, 一旦出现火灾和水灾等险情, 智能化消防系统应做到准确判断, 然后进行系统性联动, 将火灾和水灾及时处理, 确保档案馆中的档案和工作人员的安全。档案馆都是各地的重点防火部门, 在进行智能化设计与建设时一定要严格遵守国家安全消防标准。档案馆的每个空间都应设置自动烟感温感报警探头以及水喷洒灭火装置或气体灭火装置, 这些装置产生的全部信息应能及时反馈至总控室。在火警发生后应及时确认, 然后对相关区域进行报警, 系统应指挥人员进行疏散, 室内的水喷洒或气体灭火装置将自动运行 (按照管理规范档案库区应安装气体灭火系统, 以保护纸张及其他载体的档案, 在档案阅览区及办公区应安装水喷洒灭火系统) , 系统同时控制防火卷帘门、消防泵以及排烟系统、送风系统、供电系统、空调系统、电梯、电视监控系统和门禁等装置有效联运, 将险情在第1时间控制住。
(二) 监控系统。在档案的库房、检索室、阅览室、进出通道等场所应设置必要的摄像设备, 对重点区域实施实时监控, 以确保档案的安全。应了解所有进入到档案库房内的人员相关信息, 掌握阅览者阅览情况, 设置闭路电视等设施, 主控中心的闭路电视可调整各角度与方位, 以便做到清晰、准确和全面地观察所有监控点, 监控信息需要录像存档。
(三) 电子门禁系统。为确保档案库房的绝对安全, 除安装钢制防盗门锁外, 还应设置非接触式磁卡电子门禁系统, 实现档案库房的双重保险。档案管理人员在使用库房磁卡时需要专门授权, 在读卡器对持卡人的身份进行自动识别以后才可开锁, 同时磁卡身份与进入库房的时间要求自动记录。消防系统在发出报警信号并经过确认后, 电子门禁将会自动解除, 以保证人员能安全疏散。
(四) 保安巡更系统。在下班之后, 档案馆的各类安全设施要保证正常运行, 同时加强门卫的管理, 夜间要对重点部位展开巡视。智能化系统可通过在线形式进行巡察, 并对保安人员巡视重点部位的路线与时间进行自动记录, 整个管理过程全部由计算机进行控制。
二、构建一个实用、高效、先进的智能化管理系统
(一) 应用BA控制技术。BA系统的含义是楼宇自动化系统, 该系统运用自动控制技术、计算机技术、现代通信技术以及传感器技术等手段, 对设备进行自动控制和管理, 使得建筑物内的设施能够安全和高效率地运行, 并实现节能目的。BA系统主要集成的对象是楼宇或建筑群之内设置的空调系统、排风系统、供配电系统、照明系统、给排水系统、热源与热交换系统、冷冻系统、冷却水系统和电梯系统等, 以实现对目标的监视、控制与管理。
(二) 应用环境监测技术。为实现适宜的热环境、光环境与声环境, 要把冷热感觉、视觉和听觉等的舒适度作为参数, 利用智能传感器技术进行相关数据的采集、存储与分析, 进而实现对照明、遮阳等相关系统的统筹控制。利用智能化技术对空调系统和通风系统进行控制, 实现室内温度和湿度、空气的质量与流速、及其他冷热舒适参数的自动调节。利用智能化技术对照明系统、遮阳系统和采光系统进行控制, 实现室内自然光采集和灯光亮度与照度的自动调控。利用声压传感器对噪声源的相关数据进行采集, 实现相关系统的联动, 达到控制噪声传播的目的。
(三) 应用智能化信息集成系统。档案馆的智能化系统建设, 目的是构建起一套有效的信息集成系统, 系统采用集中采集、分析、综合协调和自动控制等方式进行有效管理。智能化系统集成了自动控制、消防安全、自动报警、磁卡识别、门禁管理、停车场、多媒体监视、网络、地热、水源热泵、综合联动、背景音乐等功能。由于各子系统实现有效集成, 可对档案馆内的所有设施进行实时监控, 在出现险情时有效地实施系统联动管理。
总之, 档案馆智能化系统建设是信息化社会发展的必然要求, 为档案馆的档案信息得到有效利用开辟了新途径。在信息和数字技术广泛应用的今天, 建筑设计师们已经开始将数字技术和信息技术融入到建筑设计之中。档案馆的智能化系统设计中的综合布线系统为进行信息处理与通信 (语音通信、数据、图形和图像处理、多媒体信息处理) 等功能提供保证。档案馆实现智能化, 也不可忽视日常管理, 应将日常管理与智能化系统有机结合起来, 提升档案馆的管理水准。档案馆的智能化系统建设将为档案的安全保存和高效利用创造有利条件, 档案馆的智能化系统建设也是档案馆为适应现代社会的必然发展趋势。
参考文献
[1] .张虹.改革档案馆工作模式.适应社会发展需要——初探信息时代我国档案馆工作产业化[J].档案时空, 1994.04
智能客户档案管理模式研究与运用 篇4
关键词：智能客户,档案管理,管理模式,分析应用
一、智能客户档案建立过程
1统一纸质档案归档模式
按照一户一档的方式建立电子档案;业务资料在产生后48个小时内完成电子化处理, 在一个星期内移交档案室存档。打破传统模式下, 业务全流程完毕后才对各环节纸质资料进行整理归档的做法。后续环节通过在线查阅实现资料共享, 既提升信息共享的效率与广度, 也显著压缩原始档案在外流转时间, 有效控制档案产生环节潜在的质量风险。
2实现档案处理“三个自动”
一是档案任务自动生成。通过接口程序, 使档案处理任务与营销业务流程联动。在营销系统业务环节完成后, 档案管理系统会自动产生相应的档案录入任务, 给业务经办人员建立相应的档案处理任务流, 以及每个任务需要添加的纸质档案列表。
二是档案任务自动提醒。岗位人员一旦登陆档案管理系统, 就会收到当前需要处理的工作任务信息提醒, 确保业务工作完成后及时处理、归档档案资料。提示信息分六大类:
(1) 待添加信息 (业务工作已完成, 需要将纸质档案电子化) ;
(2) 待发送信息 (电子资料已形成, 需要发给班组档案收集人员审核) ;
(3) 待移交信息 (班组审核已完毕, 需要移交档案室收存) ;
(4) 待移交卷宗 (档案室已整理形成卷宗, 需要上架保存) ;
(5) 合同预警信息 (签订的纸质合同即将到期) ;
(6) 业扩时限预警信息 (在办业务即将超过环节允许时限) 。
三是档案处理自动催办。档案流程跟随营销系统业务流程同步流转。在营销业务系统相应环节完毕后48小时内, 须将该节点中产生的纸质档案可视化并发送至档案收集员。否则, 系统将自动进行催办, 直至业务人员完成此项工作为止。
3实现业务过程延伸管控
一是跟踪档案质量。通过限定必备档案的完整性来管控档案节点的流转, 进而实现对业扩流程的管控。同时, 建立质量审核“三道关”, 进一步保证档案质量的可控在控。
二是跟踪流程时限。通过实时跟踪在办业务进程, 判断当前业务是否处于时限考核环节, 将流程状态划分为正常、预警和超期三种状态, 对进入预警或超期催办的流程, 自动提醒、催促岗位人员注意。
二、智能客户档案建立制度保障
1建立完善客户档案管理的责任体系
明确部门、车间、班组和人员在客户档案管理工作中的职责界面和工作方式, 是建设智能客户档案管理模式、推进档案管理精益化的基础和前提。
结合市级供电公司实际, 管理部门有营销部和办公室;专业车间主要指市 (县) 客户服务中心;工作班组包括营业班、大客户经理班、用电检查班、装表接电班等;档案管理人员是客户服务中心专 (兼) 职技术人员。其职责分别为:
(1) 管理部门
营销部是业务主管部门, 归口管理客户档案工作;负责根据省公司相关管理要求, 制定客户档案管理细则;指导、检查、监督和考核地 (县) 客户服务中心客户档案管理工作。
办公室作为档案管理归口部门, 负责指导客户档案管理工作。
(2) 专业车间
客户服务中心是业务实施单位, 负责根据管理规定的要求, 建立、收集、整理、归档所辖客户报装、变更用电、用电检查及其他档案资料;建立、维护、管理客户档案室, 并对所辖客户档案进行统一管理。
(3) 工作班组
业务实施班组是档案产生、收集的责任主体, 负责在业扩报装、用电检查与安全服务、日常营业管理等日常营销业务中, 建立、收集客户档案。
(4) 档案管理人员
档案管理人员是档案室与归档资料的日常管理主体, 负责对客户档案进行归档和日常管理, 负责档案室的日常管理。
2组织制订客户档案管理规定
结合实际, 组织制订客户档案管理办法, 具体指导客户档案的收集、整理、归档等相关工作。
3梳理细化客户档案内容清单
对照客户档案范围, 对不同类别的客户档案梳理形成典型资料清单, 指导具体业务工作开展。
4完善档案室硬件设施
按照《企业档案工作规范》建设标准化档案室, 配置密集架。统一使用牛皮纸档案盒存放纸质档案, 盒面粘贴档案管理系统打印的条码标签。
三、智能客户档案管理运用实施
1作为普通供电民事主体和公共服务提供商, 无论是供用双方签章确认的契约协议, 还是企业内部层层审批的文档记录, 都是维护自身权利的重要武器。由于档案资料从产生开始就已纳入严格管控的范畴, 遗失、破损、替换的几率显著除低, 完整性、原始性、真实性得到有效保证, 潜在的服务风险、经营风险和法律风险都得到了有效的防控, 由此减少的损失非常可观。
2新增业务环节之间不再传递纸质资料, 真正实现“无纸化、高效率”。历史档案的查询更加开放、便捷, 为后续业务办理、矛盾纠纷处理等供电服务工作提供了有效的信息支撑, 避免了因信息短缺或查询困难造成的被动。信息化的管理方式也为更好地应用原始资料、挖掘档案价值提供了条件, 促进基础业务逐步摆脱“低层次反复”状态, 推动实现新的突破。
3通过细化客户档案管理的各项措施, 尤其是智能客户档案管理系统的应用和客户档案管理办法的制订, 堵住了在档案管理方面的薄弱环节, 促进了营销管理体系的丰富和完善。同时, 更进一步加深了档案与业务之间的联系, 增强了在办业务的透明性, 降低了业务管控与质量监督的技术门槛, 使业扩绩效考核实现精益化, 有力推进了业务工作的系统化、标准化开展。
参考文献
[1]周慧.电力客户档案实现仓储管理策略研究及应用[J].广东电力, 2011 (07) .
智能档案论文 篇5
一、高校传统档案系统管理模式与现状发展分析
1. 传统档案系统管理劣势分析。
高校传统档案系统管理主要以人工服务为主, 由专业人员进行档案信息管理。档案信息以及校领导、教师与学生信息等等无论哪一部分内容对学校来管理对于高校教育单位来说是至关重要的, 无论是学校教学管理、科研发展、基础设施建设说都是至关重要的信息内容, 不可缺少。高校的发展首先需要学校可以快速、容易的进行校园信息的收集、发放, 让用户通过互联网技术可以方便的了解学校, 需要学校提供充足的信息以及快捷的查询手段。采用传统档案系统管理在一定程度上达不到用户的要求, 勉强做到则需要投入大量的人力、财力与物力, 耗时、耗钱、耗精力, 因此可以说存在很多不足之处, 具体为以下几个方面。
(1) 传统档案系统管理观念落后。以往高校都只注重教学与科研工作的管理, 通常都忽视或者忽略学校档案信息工作管理, 不愿投资人力、物力、财力在档案信息管理上, 认为是没有必要在这方面进行投入, 没有任何回报价值与意义, 导致学校档案信息管理工作不到位, 随着信息技术与网络技术的不断改革与发展, 传统的档案系统管理方式弊端逐渐暴露, 甚至给学校建设发展与改革带来了一定的阻碍与留置问题, 极大的影响了学校的信息化与多媒体技术利用与发展速度。并且极大部分高校教师对待档案系统管理也采取相当不注重态度, 只是一味的在教学与科研工作岗位上服务, 认为档案系统管理工作属于校领导以及行政管理部门的事情, 造成档案系统管理岗位人员缺失, 档案管理工作建设发展缓慢, 致使高校档案信息资料积压无人整理, 信息归档效率较低, 档案信息缺失严重, 严重影响学校档案信息的真实性以及客观性。与此同时, 传统档案系统管理工作还存在责任职责不清与管理杂乱现象。
(2) 高校传统档案系统管理模式陈规守旧。如今档案信息已经成为高校基础设施建设与发展以及战略资源合作的重要信息系统, 大多数高校档案系统管理模式守旧, 管理观念落后, 仍是采取传统的人工服务为主要管理方式, 档案信息的收集与整理、立卷与归档都是通过手工完成, 工作内容繁重, 工作效率相对较低, 不能进行完善的高校档案系统信息资料库建设与完备。很多校领导采取“重管理、轻服务”的档案系统管理模式, 形成单一呆板的封闭管理模式, 使档案信息的查找、借阅等极大的不方便, 致使档案信息的查全率以及查准率大大降低, 使工作人员轻视了档案系统信息资源的管理地位, 影响了档案系统信息管理在高校的价值与意义。
(3) 高校传统档案信息管理水平较低。传统的档案管理模式决定了其相对较低的工作效率, 人工管理由于工作内容较大, 任务繁重致使工作人员对档案信息的准确性检索程序较为复杂, 极大影响工作人员档案管理工作完成效率。并且, 档案信息手工管理很大程度上降低了档案信息的保密性。传统档案信息管理易使更多的主体接触档案原始信息, 增加了档案信息保密难度。还有就是档案信息查找、更新以及维护相对困难。传统档案系统管理模式下, 档案信息资料积压时间越长, 导致大量信息以及数据挤压, 甚至混乱, 给档案信息的查找、更新以及维护工作带来了一定程度的困难。
2. 档案系统信息管理现状发展分析。
随着信息技术与网络技术的不断更新, 高校在档案系统管理工作中加大了相应的投资, 使得档案信息管理工作上取得了一定的成绩, 主要体现在以下方面。
(1) 大多数高校进行档案室以及档案馆建设, 并且普遍建设档案管理网络系统。多数高校已经基本落实了档案信息系统统一管理模式, 并针对学校实际情况进行了一定程度的档案信息室搭建与发展。实现了档案管理室工作人员的专、兼职网络系统人员管理系统, 同时强化了领导班子对档案系统管理工作的重视态度与领导班底。
(2) 高校档案系统管理体制逐渐完善, 档案系统业务管理逐渐步入正轨, 大多数校领导开始对档案系统信息管理工作重视, 并且还有很多高校进行了档案系统信息资料手册汇编, 制定了负荷自身学校特点的档案系统信息管理制度, 实现了信息系统的集中管理模式。
(3) 完善基础设施建设, 改善工作环境, 适应档案现代化信息管理体制。很多高校开始加大财力支持档案系统信息管理工作, 配套硬件管理设施, 统一系统进行档案系统信息软件管理, 目前很多高校出现了校园复印室、打字社以及档案管理室等等, 开始进行档案信息系统的微机检索管理。
二、高校现代化档案管理系统智能化发展优势
1. 现代化高校档案管理系统的特点。
进入新世纪后, 科学技术得到了翻天覆地的变化。随着电子计算机的普及, 信息化网络在各行各业呈现出其便捷、高效、精确的优势, 逐步涉及到高校档案管理工作的领域。高校现代化档案管理系统智能化应具备以下特点。
(1) 信息处理速度较快、存储量较大、查找与借阅方式简单是现代高校档案系统信息管理的主要特点。借用电脑技术进行文字软件快速输入、排版、储存, 灵敏运用表格、图形对档案种类分档, 组成统一的学校档案系统管理形式, 方便资料查找、借阅、整理、归档。
(2) 从事档案系统的管理人员应该具有相应的领域知识与技术。从事档案系统管理人员首先要热爱自己的工作岗位才能够将工作做好, 提高工作效率。目前, 档案系统管理人员仍然普遍存在知识结构老化、知识更新不及时等现象, 而如今是一个信息技术化时代, 科学技术在档案系统管理中的运用必不可少, 因此必须进行相应工作人员素质提高, 不断加强与更新调整档案系统信息知识面以及知识结构, 从而进一步加强档案系统信息智能化发展。
2. 现代化高校档案管理系统的意义。
(1) 高校校园面积较大, 师生人员众多, 运用现代高校档案系统信息管理可以节省人力物力。以往都是采取手工进行档案信息输入、整理、立卷、归档等繁重的工作任务, 技术性系统信息管理主要体现在智能管理, 网络管理以及即时管理上, 数据一经录入即可循环利用, 大大减轻了工作人员的工作量, 提高了工作效率, 省时省力。
(2) 现代化高校档案系统智能化管理只需要少量的工作人员即可轻松进行档案系统管理。不但可以减少工作任务, 省时省力, 还大大为学校节省了一笔不小的开销。相较于现代化智能型档案系统信息管理方法传统的管理模式弊端层出不穷, 且费时费力, 劳心劳力。另外, 智能型档案系统管理还可以提供多种方式进行信息查询, 用户可以选择自己最佳的查询方式, 选择性相对多样化, 相当方便。
(3) 用户可以根据自己的寻求随时随地进行网上登录进行档案信息查询, 有效的增强了高校档案系统智能化管理效率以及专业工作水平。智能化系统管理让工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来, 可以有更多时间进行档案信息收集与汇编工作, 提高自身工作能力与知识构架。
三、实现高校档案系统智能化管理的对策和途径
实现高校档案系统智能化管理, 走档案管理信息化之路, 就需要大胆革新, 积极主动迎接知识经济的挑战。具体体现在以下方面。
1. 解放思想, 大胆创新, 培养档案智能管理意识。
竞争是解放思想的最佳途径。档案系统智能化管理工作中实施竞争制度, 给予档案管理工作人员一定的压力, 通过竞争提高工作效率与积极性。竞争有利于科研意识的增强, 档案管理人员能将现代科学技术主动运用于档案管理实践管理之中, 进行大胆的实践和创新。高校的科技和人才优势要加以有效利用, 可以从自己的工作着手进行创新, 发现存在的弊端并加以改进, 提高工作效率。
2. 推进高校档案的现代化管理。
目前, 很多高校施行了档案信息自动化管理系统, 但在档案标准化、规范化方面还存在诸如应用软件多乱等问题, 这都不利于系统整体水平的提升。所以档案管理人员需要加强计算机技术的运用, 不断进行智能化档案系统的更新与维护, 将智能化档案系统各个环节逐一掌握并不断熟练技术操作, 推进档案系统发展的现代化步伐。
综上所述, 档案系统智能化管理工作是目前21世纪高校档案系统管理的主要发展方向, 优越于传统档案系统管理模式, 具有专业水平, 利用最少的人力进行系统统一集中管理, 省时省力省钱, 代替了过去手工纸质媒介记录方式, 利用科学技术更简洁方便的方式进行自动化系统管理, 在当今高校档案系统管理中具有较高的社会价值以及经济价值, 在档案系统管理领域意义重大。
摘要：构建智能化的高校档案管理系统是本文的研究主旨, 不但可以实现高校高素质教育的资源方便利用, 也可以全面提高档案管理系统在高校发展中的价值与意义。
关键词：高校,档案系统,智能化管理
参考文献
[1]黄晓红.学校档案管理网络化初探[J].乌鲁木齐成教学院学报, 2007 (2) .
[2]赖丽丽.信息技术在高校档案中的应用[J].佳木斯教育学院学报, 2010 (4) .
[3]刘健美.谈信息技术在高校档案管理工作中的应用[J].市场论坛, 2012 (7) .
电子商务档案管理的智能化趋势 篇6
随着“第三次工业革命”的开始, 人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及, 中国作为十六亿的人口大国, 智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起, 无疑又带动了一场新的变革, 那么作为企业“命脉”的档案, 不仅影响企业的整体运行, 也是一些重要环节的基础, 所以档案的管理也应朝着智能化发展, 不断突破传统, 为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制, 也没有得到真正意义上的广泛使用, 所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进, 各方都要积极探索, 共同努力。
1 电子商务档案管理智能化的现状及解决措施
1.1 认识存在偏差, 应注重档案管理智能化优点的宣传
档案管理智能化是未来发展的主流方式, 但由于近几年才开始转变, 档案管理人员的认识还不够全面, 或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机, 有时候会出现系统错误, 让人不能信服, 所以对于档案管理人员来说, 各企业应加强信息化、智能化优点的宣传, 为早日实现档案管理智能化做好准备。
1.2 系统不完善, 应完善档案管理系统, 实现专业化
上段已经提到, 电子商务信息化需要全部依靠计算机, 目前的计算机版本不统一, 新的版本或测试版系统不稳定, 容易发生死机、还原系统等问题, 进而保存的资料容易丢失, 难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况, 要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求, 创造完善相应的电子档案管理系统, 保证其准确性, 为档案管理做贡献。
1.3 操作人员专业技术水平不过关, 可以进行培训, 规范操作
对于传统档案管理人员来说, 全部依靠计算机来操作, 往往在技术方面不过关, 这主要体现在两个方面。一方面, 在建立档案的过程中, 操作有困难, 不能建立完善的档案;另一方面, 在管理档案的过程中, 除了基本操作外, 如查找、归类等技能, 会加重自身工作量, 影响整体工作效率。
针对这个问题, 各企业应对档案管理人员进行集中培训, 让专业人士讲解计算机的基础应用, 提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平, 规范操作方式, 使电子商务档案管理智能化系统更加完善。
2 电子商务档案管理智能化发展的方向
2.1 档案管理信息虚拟化
电子商务档案管理所有信息存在计算机中, 运用虚拟化的手段, 将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档, 最大程度实现虚拟化, 节约了时间和空间。除了管理各类信息外, 还可以运用云端等互联网技术, 备份储存资料, 突破地域和时间实时传送, 还可以更直观对比分析, 制定更符合实际情况的发展策略, 为企业运作提供直观数据, 方便上级做决策。
2.2 档案管理信息多样化
传统的档案管理全部依靠人工, 在纸质资料上填写, 或者运用半智能方式, 在电脑上填写各种信息, 然后打印出来再归档, 这就只能保存可以转换成文字的资料, 大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化, 除了可以保存基本的文字资料外, 视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存, 不仅增加了信息的多样性, 还容易引起共鸣, 及时了解客户需求, 以做一些变动, 跟上消费新潮流。
2.3 档案管理信息便捷化
运用计算机技术管理档案, 其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一, 档案管理智能化操作简单, 可以减少录入时间;第二, 档案管理智能化可以及时找到所需资料, 不用在档案柜里按顺序查找, 节省查询时间;第三, 档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析, 运用视频通话和语音通话等方式及时沟通, 打破了地域性和时间阻碍, 这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。
3 实现电子商务档案管理智能化的现实性意义
3.1 突破传统, 节约资源
上文也提到了, 传统的档案管理依靠纸质文件, 也需要保存大量纸质文件的空间, 同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化, 突破传统模式, 节约人力资源和纸质资源费用, 本质上为保护环境做了贡献。除此之外, 也节省了保存档案的空间, 便于结构精简, 最大程度节约开支。
3.2 便于管理
通过互联网信息技术, 实现档案管理智能化, 更加便于管理所有资料, 也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下, 可以运用储存卡增加安全性, 把所需资料存在储存卡等设备上, 更突破了网络的界限。
3.3 提高工作效率
精简人员, 操作便捷, 最大程度上节约了资源, 减少录入信息、管理信息和查询信息的时间, 大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步, 电商的发展更加顺利, 也增进了经济的活力, 为普通百姓创造更好的经济消费环境。
4 结论
电子商务近年受到国家重视, 其未来前景一片光明, 电子商务档案管理的智能化也是必然的, 但在目前还不完善的情况下, 存在一些恶意操作, 各方应该趋利避害, 杜绝不良竞争, 防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点, 但形式是虚拟存在的, 相关人员要做好应对意外的准备, 为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。
摘要：随着互联网信息技术的迅速发展, 电子商务也在各个领域得到广泛使用。电子商务是以信息网络技术为主的商务活动, 它突破传统的商业活动模式, 其便捷性、准确性和储存容量大等特点如果运用到档案管理方面, 对档案管理来说应该是一个很好的契机。电子商务档案管理的网络信息智能化, 不仅可以突破传统档案管理模式, 减少纸质使用, 从而为科学可持续发展做贡献, 也可以提高工作效率, 精简人员。所以, 电子商务档案管理从传统模式过渡到智能化是必然的, 智能化将是未来商务工作的主要形式。
关键词：电子商务,档案管理,智能化
参考文献
[1]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志, 2014, 20:102.
[2]郑宇.谈电子商务档案管理的智能化[J].黑龙江档案, 2015, 01:82.
智能档案论文 篇7
随着现代信息技术的发展和应用,数字档案馆的研究与建设逐渐成为档案界关注的热点。近年来物联网技术的诞生,特别在实物档案管理方面,更是推进了现行档案馆转型的步伐。本文结合实体档案管理工作,对物联网技术在档案馆的应用进行了有益探索,讨论了基于物联网的实物档案智能管理平台架构的设计思路。
1 国内档案馆实物档案管理现状
目前国内档案馆馆藏已改变了以纸质文书档案为主的格局,实物档案逐渐成为馆藏档案的延伸和主要补充形式,但是在档案管理方面,大部分档案馆并未给予与文书档案同样的重视力度,主要表现在:归档范围不明确,档案收集随意性大;归档分类不规范,著录标准不一致;保管手段单一,损坏或丢失严重;重“藏”轻“用”,档案查询利用率低。
2 物联网的定义及关键技术
2.1 物联网的定义
从信息技术角度看,物联网是指具有感知和智能处理能力的可标识的物体,基于标准的可互操作的通信协议,在宽带移动通信、下一代网络和云计算平台等技术的支撑下,获取和处理物体自身或周围环境的状态信息,对事件及其发展及时做出判断,提供对物体进行管理和控制的决策依据,从而形成信息获取、物体管理和控制的全球性信息系统[1]。物联网体系架构包括感知层、传输层、处理层和应用层四个层次,其技术架构由信息物品技术、自主网络技术和智能应用技术构成。它用途广泛,遍及智能交通、环境保护、政府工作、公共安全等多个领域。
2.2 关键技术
2.2.1 RFID技术
RFID是Radio Frequency Identification的缩写,即射频识别技术,是自动识别技术的一个重要分支,属于物品标识技术范畴。它通过无线射频方式进行双向数据通信,对目标加以识别并获取相关数据[2]。RFID系统主要由读写器,电子标签(TAG)和应用软件系统三部分组成,其工作原理为:读写器发送特定频率的无线电波能量给电子标签,电子标签收到后,如是无源标签,则凭借感应电流所获得的能量将芯片中储存的信息发送至读写器,如是有源标签,则主动将芯片信息以某一特定频率的信号发送至读写器,读写器接收到反馈信号后送至应用软件进行处理。RFID技术具有识别无须人工干预、可识别多个标签以及操作快捷方便等优点。
2.2.2 Zig Bee技术
Zig Bee是IEEE 802.15.4协议的代名词,在国内又被译为“紫蜂”,与蓝牙技术类似,是一种新兴的短距离无线技术,属于物品感知技术范畴。Zig Bee协议栈由高层应用规范、应用汇聚层、网络层、数据链路层和物理层组成,网络层以上的协议由Zig Bee联盟负责,物理层和媒体访问控制(MAC)层采用IEEE802.15.4标准。Zig Bee技术具有数据传输速率低、功耗低以及成本低等特点,较之其它短距离无线技术,通信距离远,单点覆盖距离为50米-300米。以Zig Bee协议为纽带,结合WSN与RFID技术形成WSID网络,突破RFID技术通信距离的局限性,将具有较为广阔的应用前景。
2.2.3 基于ARM嵌入式系统技术
嵌入式系统是以应用为中心,以计算机技术为基础,并且软硬件可裁剪,适用于应用系统对功能、可靠性、成本、体积、功耗等有严格要求的专用计算机系统[3]。嵌入式系统技术属于物品控制技术范畴。ARM9处理器是低功耗的32位微处理器,最适合于对价位和功耗要求较低的消费类应用,被广泛用于工业控制、网络设备、数据通信等领域。
3 实物档案智能管理平台总体架构
实物档案智能管理平台基于物联网体系架构模型,主要包括档案信息管理系统、标签管理系统和安全监控系统三部分,如图1所示。
3.1 档案信息管理系统
该部分由著录管理、图文管理、储位管理、查阅管理、销毁管理五个子系统组成。各系统功能如下:
(1)著录管理。实现档案分类编目、档号生成等功能。实物档案号由年度号+类目号+实物流水号组成,其模式如2012-SW11-1~n。根据实物档案不同属性,灵活设置实物档案类著录项目,如字画类实物著录项目包括实物名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人等项目,而印章类实物则包括印章名称、使用单位等项目。
(2)图文管理。实现档案拍照、存储、档案号联接等数字化管理功能。为了便于利用和查找,入馆时对实物档案及时拍照,并以特定图像格式存储,如珍贵文献类实物以TIFF格式存储,而荣誉类实物则选择JPEG格式,并保存至对应的实物档案号文件夹内。
(3)储位管理。实现档案所储存的档案盒(柜)编号和储位所储存的储位编号自动匹配,解决档案出入库时储位的定位问题。除外,还实现储位分配、撤销等功能。
(4)查阅管理。实现档案查询、借阅、定位功能。查阅时提供精确或模糊查询,需借阅时发出查询指令,基于WSN网络传输查询指令至档案架等储位,以指示灯的方式提示档案管理员做出库作业。
(5)销毁管理。实现档案保管期限设定、失效档案汇总功能。档案管理员可查看即将或已到销毁期限的档案信息,及时进行汇总,并做出进一步销毁处理。
3.2 标签管理系统
该部分由电子标签(TAG)、读写器与应用软件系统组成,实现标签封印、转印、定位与销毁等功能。电子标签分为档案管理员身份识别卡和档案信息标签。读写器包括固定式读写器与手持式阅读器,是电子标签与应用软件系统的中介,负责将应用软件系统的信息写入标签或将标签中的信息导入应用软件系统,为查询管理、储位管理和身份识别提供数据支撑。
3.3 安全监控系统
该部分由身份识别、温湿度与烟雾监控两个子系统组成,其中身份识别实现档案管理员级别划分、权限设定等功能,杜绝越权出入库、查阅等问题发生。温温度、烟雾监控实现库区温湿度、烟雾等环境监控,实时显示监控日志,如出现异常,及时报警提示。
4 平台硬件系统设计
该平台主要包括电子标签与安全监控两部分硬件系统。
电子标签硬件系统由电子标签、读写器、PC终端与系统平台基础网络组成,如图2所示,其中读写器设计是电子标签硬件系统的核心部分。读写器为手持式,主控模块采用基于ARM9嵌入式系统的友善之臂Mini2440开发板,Zig Bee模块采用TI公司的CC2430无线模块,RFID读写模块采用Mifare读写模块。
安全监控硬件系统由温湿度、烟雾等传感器、数据采集器、PC终端和基础网络组成,如图3所示,其中数据采集器是电子标签硬件系统的核心部分。数据采集器主控模块采用C51嵌入式系统,Zig Bee模块采用TI公司的CC2430无线模块,温湿度传感器采用SHT11[4],烟雾传感器采用KGS-20型可燃气传感器。
5 平台软件系统设计
该平台软件设计主要包括读写器、数据采集器与智能管理平台应用系统三部分。前二者涉及ARM9与C51嵌入式系统开发,ARM9嵌入式系统开发以Win AVR、AVR Studio 5为开发平台,C51开发以Keil u Vision 4为开发平台,均采用C语言编写。智能管理平台应用系统基于B/S软件模式,采用Java Web2.0 SSH架构技术开发。Zig Bee模块与智能管理平台应用系统串口通信部分采用Visual C++6.0 MFC编程。
6 结语
本文设计思路基于物联网体系架构,有效发挥了RFID与Zig Bee等技术优势,较好地解决了国内档案馆实物档案管理中存在的突出问题,下一步计划作为数字化档案馆档案管理信息系统的有益补充,应用于军队档案馆档案管理工作业务。本文为政府、军队、院校等实物档案管理提供了设计参考。
参考文献
[1]沈苏彬.物联网技术架构[J].中兴通讯技术,2011,(1).
[2]周晓光,王晓华.射频识别(RFID)技术原理与应用实例[M].人民邮电出版社,2006.
[3]李红娟,吴雪莉.基于ARM和RFID技术的嵌入式系统研究[J].吉林化工学院学报,2008,(2).
智能档案论文 篇8
关键词：电子商务,档案管理,趋势
电子商务是当前我国商务流通领域发展的新趋势, 尤其是伴随着信息化技术的不断进步, 电子商务交流必将越加频繁。在传统的商务交流过程中, 商务信息的记录大多以手工的方式进行记载和保存, 形成企业的档案, 企业的档案包含人事信息、会议记录以及相关科研实验数据等, 其本身具有一定的封闭性和保密性, 想要查看档案需进入档案室进行查阅。然而, 电子商务档案却完全不同于传统的档案, 它不仅包含各种商务交流信息和数据, 还包括储存客户信息以及市场相关信息, 已进行实时查阅对比, 便于企业管理者做出商务决策。但是, 随着企业电子商务交流的频繁, 其产生的数据也逐步增多, 其所积累的客户数量、行业信息量也变的庞大起来, 这是再依靠人工分析和管理, 其效率必将大大折扣, 并且分析的结果也将出现较大的误差。这时就必须改变原有的电子档案管理模式, 以电脑“管”电脑, 将电子档案完整、真实、工整地归集起来, 使之系统化、科学化、条理化。因此, 这种智能化的档案管理模式也必将成为未来电子商务档案管理的新趋势。
一、电子商务档案管理的特点
电子商务档案是指在电子商务交流活动中各种经济主体经济主体直接形成的具有重大保存价值的原始文档、会议记录、邮件、账单、交易信息、客户信息等文件, 它们一般以虚拟数据的形式储存于电子设备中, 以便于档案查阅。而电子商务档案也完全不同于他类型的档案, 它具有一下特征:
(一) 电子商务档案具有虚拟性
电子商务档案形成与电子商务交流过程之中, 其主要包括电子文档、邮件、图案、声像以及其他电子签名、材料数据交易信息等等, 他们本身就不具备实物档案的现实特征, 仅仅是以数据、比特的方式存在于电子设备和网络之中。因此, 电子商务档案具有明显的虚拟性。其具体表现在如下几个方面:1.电子商务档案的形式具有虚拟性, 电子商务是在电子交流的平台上使用专门的电子交流工具完成, 有时候客户与商家之间根本不用见面就能够完成商务交易, 并且双方之间的交流是通过虚拟的网络进行传输的, 其交流信息档案都通过虚拟网络进行上传下载, 因而电子商务档案的形式具有虚拟性;2.电子商务档案内容具有虚拟性。电子商务档案一般由比特构成, 无论是文字、图像、声音还是软件产品、交易信息、记录等等属于虚拟内容, 并不存在实体;3.电子商务支付方式具有虚拟性。电子商务在交易过程中所使用的支付方式一般以电子银行或者其他专业的金融服务来执行, 其本身不存在现金交易或者其他实物抵扣的方式。而在电子银行交易过程中所产生的电子文档、电子账单、电子签名等都是通过虚拟的手段来实现的, 其支付的方式具有虚拟性。
(二) 电子商务档案具有集成性特点
电子商务档案与传统的档案信息具有十分大的差异, 除了其本身的虚拟性以外, 还具有集成性特点。电子商务档案不仅包含了文字信息、数字信息、图案信息等等, 还包括具有整体统一性的立体档案, 其集成了文字、数字、图像、声音、视频等等各种信息, 电子档案将多种多媒体信息集中在一起, 可以完整、真实地记录商务交流活动。
(三) 电子商务档案具有复杂性和累加性
电子商务档案本身由数据来构成的, 其安全性受到了一定的限制, 因此, 一般的档案信息都会添加密码, 其只能经过解码才能供人眼识别。另外由于电子商务信息量十分繁杂, 且随着商务活动的增加, 其信息量也将不断增多。
(四) 电子商务档案具有储存、携带便捷性以及危险性
电子商务档案并没有实体, 因此, 其储存和携带都十分便捷, 但是, 由于其本身的虚拟性, 它十分容易受到电脑病毒、黑客攻击、木马、存储介质损耗的引起的安全性问题, 它本身具有一种易被破坏的危险性。
二、电子商务档案管理智能化发展趋势
电子商务档案管理智能化是一种以电脑来“管”电脑的档案管理模式, 由于电子商务档案信息量的逐渐增多, 仅靠人工管理与分析已很难提高管理效率以及准确性、完整性, 因此, 电子商务档案管理必将走向智能化发展方向。电子商务档案智能化是指开发利用专门的软件程序或者技术来对档案信息、客户数据等进行系统的储存和管理, 并且智能化的电子商务档案管理方式还可以通过各种数据统计分析工具对商务交流的信息以及纷繁复杂的客户、行业进行评价和分析, 筛选符合企业商业行为的适用主体, 以此来展开营销和服务。随着电子信息技术的不断更新换代, 新的、智能化的档案管理技术也必将出现, 而电子商务档案管理智能化的发展方向也主要体现在如下几点:
(一) 电子商务信息处理与搜索的智能化趋势
电子商务档案数量并非纸质档案可以比拟的, 由于网上信息流量较大, 并且信息多且杂, 文档的相似性将会极大地干扰管理人员对信息的辨别。另外, 电子商务档案的编号、格式、制作标准、存放位置等都较为杂乱, 纵向文件夹和横向文件夹十分繁杂, 管理人员要想准确地寻找信息并进行处理, 其难度十分巨大。而智能化的档案管理模式, 可以将管理员所需的各种信息快速地搜集并集中, 对数据信息进行深层次的解读, 其信息处理速度远超人脑, 并且其准确率也十分高。在搜索所需信息时, 智能化管理模式可以优化搜索条件, 自动匹配相关的信息资源, 除文字信息匹配以外, 还将包括对于音像、图案、多媒体、软件、签名等等的检索, 极大地提高信息搜集的准确性和速度。这种以电脑“管”电脑的模式将能够提高企业的档案管理效率, 并为企业的决策提高准确、详实、有针对性地数据依据。在信息处理方面的绝对优势以及高效率、高质量, 将会成为未来电子商务档案智能化管理的重要发展方向。
(二) 电子商务档案信息储存的智能化趋势
目前, 企业电子商务档案信息一般保存在企业自有硬盘之中, 包括企业电脑、服务器以及相关移动存储设备之中, 对这些文件的访问必须要有支持硬件设备启动的条件方可成功访问。而电子商务的发展必然要求对于信息的提取即时化、便捷化, 要摆脱时间、地点的限制, 做到实时获取商务档案信息。这是未来智能化存储设备的基本要求, 而对于电子档案存放后的提取方式转变与支持也是电子档案管理智能化的一大特征。智能化信息存储在输出时, 可以支持各种智能化设备, 并且还将支持具有权限的智能化设备对所储存的电子档案信息进行编辑、控制、备份、安全管理以及其他特殊操作, 并且对于另外一些不安全的潜在输出请求进行预设处理、分级保护、安全管理, 以达到保护档案信息的目的。智能化存储管理为未来的信息储存指明了方向, 将存储与管理相结合, 将能够使企业计算机系统、连接方式、工作模式等发生颠覆性的改变, 减少大量冗余行为, 并且能够确保电子商务档案信息的安全与实时访问, 为企业电子商务提供强大的支撑。
(三) 电子商务档案应用的智能化趋势
电子商务档案的潜在价值是巨大的, 企业的基本决策以及发展目标、方向、预算等都必须以商务信息为基本依据。而对于电子商务档案的智能化应用包括从纷繁复杂的客户和行业中匹配最符合企业产品或者服务定位的合作对象, 并分析最适合群体的营销手段, 根据电子信息, 建立风险预测机制, 为未来企业的商业行为进行风险评估和预测。因此, 充分利用电子档案信息, 为企业的商业预测以及客户管理提供强大的信息支撑将成为未来电子商务发展的重要环节。
参考文献
[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究, 2011 (6) .