档案干部教育培训工作

2024-06-10

档案干部教育培训工作(共12篇)

档案干部教育培训工作 篇1

摘要:干部档案整理在整个干部档案管理工作中占有重要地位, 是干部档案形成过程的关键环节, 在干部档案的立卷、归档、保管、使用中具有重要作用。

关键词:干部档案,整理,重要性

干部人事档案是在人事管理活动中形成的, 是记述和反映个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力及奖罚等方面的原始记录, 是各级组织和人事部门进行考核、选拔和聘用人才的主要依据。干部人事档案管理主要包括干部人事档案的收集、审核、整理、鉴定、转递、保管、统计和提供利用等方面工作。

一、干部档案整理工作中经常遇到的问题

1.档案材料缺少现象。如:干部履历表、学历学位材料、奖惩材料、考察材料、入党团材料等。2档案材料的手续不齐全。如:考察材料无落款、放入档案中的复印件无印章。3.档案材料内容不规范, 不符合归档要求。如:干部任免审批表填写不全, 信息不完整, 干部履历表无本人签字、无日期等。4.纸张不标准。各部门形成材料的纸张大小不一, 如高校学生登记表, 有的是A4或A3规格的纸。5.裁剪问题。为使档案外观整齐, 在整理中要进行剪切, 切掉字迹事故屡屡发生, 造成无法弥补的损失。6.装订问题。由于材料不标准, 易出现压字。

二、正确整理干部档案的方法及步骤

干部人事档案整理工作要认真执行《干部档案整理工作细则》。整理也是对档案材料的审核过程, 包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:

(一) 分类。

第一类, 履历材料。包括:干部履历表及各类登记表。整理中可以按照参加工作时间审核, 发现履历表缺少本人签字或日期的要进行补充。第二类, 自传材料。以自传为主的履历或简历表归到本类。第三类, 考察、考核、鉴定材料;审计工作形成的材料。形成的材料要有部门盖章或签字。第四类, 学历学位材料、职业 (任职) 资格考试材料、评 (聘) 专业技术职务 (职称) 材料、反映个人科研学术水平的材料、培训材料。 (1) 对于高中以上学历人员, 材料从高中开始归档;对于低于高中学历的按照实际情况归档。毕业证书、学位证书复印件要加盖组织部门印章。 (2) 在缺失《职业资格考试合格人员登记表》时, 能够确认此职业资格证书真实性的条件下, 可以将“职业资格证书复印件”替代归入本人档案。 (3) 培训材料存两个月以上的学员培训、考核材料。第五类, 政审材料。更改 (认定) 姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间、计算连续工龄审批等材料。第六类, 党、团组织建设工作中形成的材料。如加入中国共产党材料, 要有志愿书、申请书、转正申请书, 发现缺少马上补充。第七类, 表彰奖励及材料, 撤销奖励的有关材料。在归入审批表时, 要将先进事迹附在审批表后, 作为一份材料归档。第八类, 涉纪涉法材料。包括各级部门的处理决定等材料。第九类, 工资、任免、出国 (境) 、会议代表材料。 (1) 工资、待遇材料包括新增人员转正定级审批表, 工资变动表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表, 享受政府特殊津贴的材料, 解决待遇问题的审批材料。 (2) 任免材料包括录 (聘) 用、解聘、干部任免、调动、退 (离) 休审批表等材料。自愿辞职的个人申请、同意辞职决定等材料。提职人员“考察材料”与干部任免审批表作为一份材料归档。 (3) 出国、出境材料归档首次因公出国 (境) 人员审查表, 在国 (境) 外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。第十类, 有保存价值的材料。主要包括毕业生就业通知书、劳动合、健康检查和处理工伤事故材料、“死亡证明”材料、“干部人事档案报送、审核工作材料。

(二) 排序。

每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。档案材料排序的基本方式:按材料形成时间排序的:适用于干部人事档案材料第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。按材料内容以及材料之间的内在联系排序的:适用于第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复、结论或处分决定, 本人对结论或处分决定的意见, 调查报告, 证明材料, 本人检讨或交待材料等, 其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料, 入团志愿书应排在入团的其他材料之前, 入党志愿书应排在入党的其他材料之前, 党员登记表等可按先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后, 要用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号, 并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为, 凡有图文的页面, 每面作为一页, 有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料, 统一编写页数。

(三) 编目。

每卷干部人事档案, 必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引, 要认真进行编写。具体要求: (1) 档案材料应按照排列顺序, 逐份逐项地进行编目, 做到目录清楚, 填写准确, 要电子版打印形成。 (2) 每类目录之前要注明材料类号和类别全称。 (3) “材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的, 应另拟标题, 并在备注栏中简要说明。第五类政审材料要标注与本人的关系, 如:父亲政审材料、弟弟政审材料等。 (4) “材料形成时间”, 一般采用材料落款时间。复制的档案材料, 采用原材料形成时间。“页数”填写材料页数。 (5) “备注”填写需要说明的情况, 包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。 (6) 每类目录之后应留出适量的空格, 供补充档案材料时使用。

(四) 技术加工。

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应进行技术加工。 (1) 对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后, 与原件作为一件, 决不能有了复制件而弃原件。 (2) 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏, 便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容, 不要对档案进行过度裁剪。 (3) 对破损、卷角、折皱和幅面过小的材料应进行托裱, 裱糊用的衬纸, 必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干, 不得在阳光下晒和高温烫烤。装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。打眼装订档案材料, 不得压字和损伤材料内容。对表格和横向文字的归档材料, 装订时一律表头或文头朝上, 以便于展开阅读。 (4) 必须拆除归档材料上的金属装订物。每份档案材料在整理时必须保证各自独立, 严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

(五) 装订。

每个干部档案材料, 必须装订成卷。档案目录置于卷首, 卷内材料排列顺序与目录相符。将档案的全册材料按编排顺序理齐, 以装订线一边和下边为基准, 按规定尺寸切齐, 达到四面齐, 条件差的应以左边、下边、右边三面齐。做到结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件、方便阅读。档案卷夹材质应符合档案保护要求, 卷夹背脊应附边签, 用于书写干部的姓名、档案编号等。

参考文献

[1]邓绍兴.人事档案学[M], 中国青年出版社, 1990.

档案干部教育培训工作 篇2

在全省干部人事档案工作培训班上,中组部中管干部信息、档案处副处长陈宇同志强调了当前和今后一段时期,干部人事档案工作要在档案内容建设上下功夫。

干部人事档案材料的真实、准确,将直接影响干部的成长。我们选任干部时要进行考察,干部考察所形成的材料存入干部档案,这就要求考察材

料能客观真实地反映干部的德、能、勤、绩、廉,而现在看到的干部考察材料是千篇一律,都一个样,反映不出干部的真实情况。还有的干部学历材料,现在造假的很多,网络造假的都有,很难分辨真伪。还有的干部任免材料,这一类材料在干部材料中表现为前后填写不一,这一现象普遍存在,造成这一现象的(来源:好范文 http:///)原因有多种。总体上,干部档案材料的真实性,正反映出干部人事工作者的工作态度问题。工作态度决定工作好坏,好的工作态度决定工作成绩。要使干部人事档案材料的真实、准确,就要做好下面两点。

一、坚持原则。有的领导干部对政工人事科长说我是研究生毕业,要他们报学历时报研究生学历。政工人事科长即不向领导要学历材料,也未强调学历要更改后才能填写,而是领导说什么,他就填什么,结果就造成档案材料填写不一。经组织部门认定核实的信息要求今后都填写已认定了的信息,而报送过来的材料上却还是填写原来错误的未认定的信息,造成信息不准,问他怎么还填这个信息,他说领导让填的,没办法。更有胜者还有涂改干部信息的,说领导让办的。如果讲原则就会得罪领导,但讲原则正是对领导干部本人负责任的表现。有的档案信息被涂改了,这表现了这个干部喜欢玩“掩耳盗铃”的把戏,也反映出他对党不忠诚,为人不诚恳,像这样的干部还能用吗?所以说,坚持原则是对干部本人负责。

二、认真负责。干部人事工作者是干部材料最终形成者,一份干部人事档案材料,要经过多个人的手,这就要求每一个环节都不能马虎。比方说一份培训材料上有干部本人填写的学习小结,有小组鉴定,有班委会意见,还有培训学院的审核意见,这里的每一项鉴定、意见,都要求认真填写,给予综合评价,结论意见要准确,培训材料上的手续完备也反映出对干部的评比准确度。再比方说填写干部任免审批表,要查核档案,“三龄一历”要准确一致,不能前后不一,干部的信息要及时,任免表的反面有干部家庭成员和主要社会关系信息,这就要求填表人还应及时掌握干部家庭信息。要做好这些,都必须要有认真负责的态度,全面地了解掌握干部信息。

干部人事档案收集归档工作初探 篇3

摘要:本文从目前干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手,通过分析其内在原因,提出关注接收档案的入口审核、做好档案的日常收集以及严把归档审核鉴别关等做好干部人事档案收集归档工作的有效方法。

关键词:人事档案材料收集鉴别归档

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记录干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料,是全面考察和了解干部的重要依据。[1]材料收集与鉴别归档是干部人事档案工作的基础,只有及时收集材料、准确鉴别归档,才能确保干部人事档案的完整、真实、可靠。鉴于此,本文从干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手,通过分析其原因,提出相应的建议。

一、存在的主要问题

(一)干部人事档案归档材料不齐全、内容不完整

1.对照归档范围要求,部分材料缺失。按照《干部人事档案材料收集归档规定》,有关干部个人履历,自传,鉴定、考核、考察材料,学历和评聘专业技术职务材料,政治历史情况的审查材料,参加中国共产党、共青团及民主党派的材料,奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国(境)、退(离)休材料,各种代表会代表登记表及其他可供组织参考的材料都应当归入干部人事档案。[2]但是目前存在部分单位人事档案管理部门对应归档的材料没有收集归档的情况,特别是一些社会人才机构保管的流动人员档案、高等院校保管的学生档案。个别干部人事档案中甚至缺少派遣证(或招工表)、学历学位材料、入党志愿书等证明干部参加工作时间、学历信息、政治面貌等重要材料。

2.对照收集归档要求,归档材料的内容不完整。按照《干部人事档案材料收集归档规定》,归档材料应填写规范、内容完整。但是实际工作中收集的归档材料,部分原件缺少责任领导签字、材料形成时间、单位印章等必备信息;部分复印件没有注明复制时间、加盖材料形成部门公章等。

(二)干部人事档案材料移交、收集不及时

按照《干部人事档案材料收集归档规定》,对于应归档的材料,需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。然而目前,单位内部相关部门形成的应归档材料,如政工部门形成的入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员材料,突出贡献工作者、突出贡献党员等综合奖励材料;技术部门形成的专利发明证书、技术改进奖励等材料;工会部门形成的五一劳动奖章、全国劳模评选材料等都没有及时移交或收集归档。同时,还存在材料长期留存在部门的管理人员或干部个人手中而不能及时移交或收集归档的情况。例如:通过在职学历教育取得的学历学位材料,通过全国统一考试取得会计、审计、经济等职业资格证书等,仍留存在个人手中,未及时移交或收集归档。

(三)干部人事档案材料的收集归档不准确

1.超范围归档:《干部档案工作条例》明确规定:“不属于归档范围的材料不得擅自归档”。但是在实际工作中,部分档案管理人员并没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集归档范围进行鉴别归档,而是将部分不属于归档范围的材料盲目归档,使得干部人事档案不能客观、准确地反映干部情况,直接影响档案的利用效果。

2.假材料归档:受社会不良风气的影响,个别干部为了谋取私利,将部分涉及个人学历、学位、参加工作时间、年龄、党龄等虚假证明材料或所谓的“原始材料”提交给组织人事部门,这些材料未经鉴别就被档案管理人员归入干部档案,直接影响了干部人事档案的真实性,甚至导致组织人事部门对干部做出错误的考察结论。

二、原因分析

(一)干部人事档案管理人员配备不足

受减员增效的影响,多数单位未按规定职数配备专职干部人事档案管理人员。企事业用人单位的档案管理人员多为兼职,对材料收集不细致,造成干部人事档案材料不齐全或内容不完整。特别是一些高等院校和社会人才机构,他们虽然管理着大量的学生档案和流动人员档案,但是受机构设置和人员编制所限,配备的管理人员相对较少,使得归档材料不齐全、内容不完整。

(二)干部人事档案材料收集责任制落实不到位

《干部人事档案材料收集归档规定》明确要求对于应归档的材料,需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。虽然部分单位制定了相应的规章制度,但是由于相关移交归档要求与材料形成部门的工作业绩考核挂钩不紧密,缺少有效的奖惩措施,使得干部人事档案收集归档的责任制落实不到位,进而造成应归档材料不能及时移交归档。

(三)管理人员对干部人事档案管理业务不熟悉

由于部分单位干部人事档案管理岗位人员流动较为频繁,加上缺乏必要的岗前业务培训,使得部分干部人事档案管理人员对档案管理业务不精通,对收集归档规定等政策掌握得不够清晰,误认为只要是对组织人事部门有参考价值的材料就要归入干部档案,而没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的归档范围进行鉴别归档。此外,面对来源广泛的档案材料,档案管理人员缺乏相关专业知识和鉴别手段,难以识别真伪,使得假材料有机可乘。

三、建议

(一)关注接收档案的入口审核,保证归档材料的齐全、内容的完整

档案接收单位在收到档案后,一般需要给档案转出单位寄出档案回执,证明档案已收到。档案管理人员应认真审核所接收的档案,若审核发现档案中缺少有关材料,应联系转档单位,确认材料补充完整,审核无误后再寄出回执。需要注意的是,根据档案的不同来源,审核的重点也不同:

1.接收高等院校转来的应届毕业生档案,应根据被审核人的政治面貌、学历层次、有无工作经历等情况,重点审核其入党、入团材料,学历、学位材料,派遣证是否齐全,如有工作经历的还应审核其工作期间的相关印证材料在档案中是否齐全。

2.接收社会存档机构或其他用人单位转来的人才档案,应根据被审核人的政治面貌、学历层次、工作经历、职称、职务等情况,重点审核其入党、入团材料,学历、学位材料,派遣证或招工表,转正定级表、工资变动(套改)表,年度考核表,职称评聘材料,干部履历表等材料是否齐全。如果是领导干部的,还应重点审核相关任免审批表、任免考察材料是否齐全。

(二)做好档案材料的日常收集工作,保证档案材料的及时收集归档

1.建立收集网络和档案材料的移交转递制度。根据本单位部门分布和形成应归档材料的实际情况,通过制度保证档案材料形成部门及时移交应归档材料。其中要明确各类应归档材料对应的形成部门以及材料形成后移交归档的时间要求、归档的职责和归档工作的考核办法等,督促档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档。

2.根据档案材料的来源和形成的时间规律进行主动收集,是做好日常收集工作的重要措施之一。干部人事档案管理人员应对收集归档的材料来源(形成材料的部门)和形成的时间规律(很多材料有其形成的时间规律,如工资材料、奖励材料、考核材料等)做到心中有数,按照材料形成的时间规律主动联系材料形成部门,必要时进行“上门”收集。

3.积极宣传,做好个人形成材料的收集。人事档案产生的来源,既有单位形成的,又有个人形成的。对于个人形成材料的收集主要依靠干部本人主动移交。为防止干部由于不了解相关政策而未能将应归档材料及时移交,干部人事档案管理部门应加强宣传,让干部知晓哪些个人形成的材料属于归档范围且应及时移交干部档案管理部门,以确保及时收集个人形成的应归档材料。

(三)严把归档审核鉴别关,确保材料真实且符合归档要求

1.加强培训、吃透政策。对收集的人事档案材料进行鉴别和审核是一项政策性、专业性较强的工作,应定期组织培训与业务研讨,对于新上岗的档案管理人员,还应建立“老带新”的培养机制,帮助干部人事档案管理人员学习并准确掌握相关政策。

2.区分来源、分类审核。个人形成和移交的材料应重点研判其真伪,单位形成和移交的材料应重点关注其材料内容是否完整、手续是否完备,是否存在干部出生日期、工作时间、入党时间、工作经历、任职经历、学历等与干部人事档案记录不一致的问题。

3.难以鉴别、组织认定。在实际工作中,经常会遇到难以鉴别的材料,干部档案管理人员切忌凭个人理解和想象进行推断,应详细记录有关情况,定期以书面形式报告上级主管机关或有关领导,由组织人事部门负责组织认定,并依据认定结果决定材料的去留。[3]

注释及参考文献:

[1][2]中共中央组织部办公厅编.干部人事档案工作文件选编[M].北京:党建读物出版社,2014:1-154.

档案干部教育培训工作 篇4

关键词:档案审核,档案收集,档案鉴别,人事档案

一、高校干部人事档案存在的突出问题

此次全国范围的档案专项审核以干部“三龄、二历、一身份”为重点,逐页逐项对干部档案进行登记,在审核中发现干部人事档案存在重要档案材料缺失、档案材料归档不规范、档案信息前后记载不一致等问题[1]113。

1. 高校干部人事档案中重要档案材料缺失。

(1)学籍档案材料缺失。完整的学籍档案一般包括考生报考登记表、成绩单、学位授予材料、毕业生登记表。在档案专项审核中缺少最多的是本科学位授予材料,有的高校早期毕业生学籍档案中都缺少学士学位授予材料,是此次档案专项审核补充材料重点,其他如考生报考登记表、毕业生登记表也有少数缺少的[2]162-163。(2)参加工作佐证材料缺失。参加工作作证材料包括下乡登记表、招收固定工人录取通知书、入伍登记表、大中专院校毕业生报到证等。这些材料在人事档案中都有不同程度的缺失。(3)入党材料缺失。完整的入党材料包括入党志愿书、入党申请书、转正申请及考察写实材料、政审材料等。有的干部入党多年或是民主党派,但档案中没有任何可以证明的材料,而且本人多数情况不了解档案中缺少党派材料,入党材料缺失也成为此次档案专项审核的重点。(4)调转材料缺失。调转材料一般包括干部介绍信、工资关系介绍信、档案转递通知单等,它记载了干部从一个单位调往另一个单位的工作变动情况及调转时间。调转材料清晰记载了干部的工作经历变动情况,承载着干部的成长过程。调转材料缺失,使干部履历情况模糊,不利于组织培养和选拔干部。

2. 高校干部人事档案归档档案材料不规范。

(1)档案材料书写不规范。在审核档案时发现有些档案材料书写不规范,使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水填写档案材料,字迹潦草、档案涂改勾抹严重。(2)档案材料缺少签字、审批程序。早期的人事档案材料中该有本人签字的未签,该有组织审批盖章的未盖,干部任免文号该填的未填等,这些缺少的签字、审批程序后天已无法补办[3]122-123。(3)档案用纸规格不统一。一卷人事档案的形成要经历中学、大学、工作到退休,时间跨度大,由于干部所处历史时期不同,档案纸张明显不一,纸张的大小、薄厚、颜色不一,给档案整理工作带来难度,现办公用纸统一采用A4纸,为档案材料标准化创造了有利条件[4]37-38。

3. 高校干部人事档案信息前后记载不一致。

在档案专项审核时发现很多干部档案信息前后记载不一致,主要表现在年龄、党龄、工龄、姓名、籍贯、学习经历、工作经历等重要信息不一致,通过档案专项审核认定工作,使干部档案信息一致,便于干部人事档案的规范化管理,更好地为组织人事部门在选人用人上提供优质的信息服务[2]162。

二、高校干部人事档案存在问题原因剖析

1. 个人因素。

档案意识淡薄,认为档案对自己本人今后发展无多大用处,在组织人事部门要求填写各种归档材料时,书写不认真,应付了事,随意涂改,档案信息填写前后不一致,档案书写用笔不标准等。

2. 组织因素。

(1)高校学籍管理部门。学籍档案材料缺失的一个重要内容是在档案专项审核时发现缺少最多的是本科学位授予材料。这主要是有的高校学籍管理部门未把学位授予材料作为学籍档案的一项必须材料放入学籍档案中,造成个别高校一段时期内所有毕业生均缺少学位授予材料,给档案专项审核登记、补办工作带来非常大的工作量。(2)高校人事管理部门。参加工作佐证材料一般包括早期的下乡材料、招收固定工人通知书、入伍登记表等,现在的大多为大中专院校毕业报到证。档案中参加工作佐证材料的缺失有历史原因,由于当时社会档案意识普遍淡薄,不重视档案材料积累,也有人事部门档案管理不善造成部分人员报到证缺失,这些材料一旦缺失补办相当困难,而且补办的也将不是原件。早期调转材料包括干部介绍信、工资关系介绍信、档案转递通知单等,现在又新出现了干部调动呈报表、干部调动通知书等。调转材料缺少与人事部门日常工作不细致,主观随意性大等因素有关,因人事部门落编、办理医疗、公积金等的需要未及时将调转材料放入个人档案中,久而久之造成这些重要材料缺失,而且一旦缺失补办起来难度很大,有的已无法补办,形成永久性缺失。(3)高校组织部门。入党材料的缺失主要是组织部门在发展党员时由于归档不及时,或人员调转时转档不彻底造成的,入党材料一旦缺失补办手续繁琐。

三、档案专项审核反映出的问题对高校干部人事档案工作的启示

1. 加强干部人事档案材料的收集工作。

(1)明确归档范围。依据中共中央组织部制定的《干部人事档案材料收集归档规定》,人事档案归档范围包括:履历、自传,考核考察、鉴定材料,学历、职称材料,政审、党团材料,奖励与处分材料,工资待遇、任免、出国境、调配材料,其他可供参考的材料等。(2)了解归档要求。归档材料必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确,写明承办单位及时间。手续完备。凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章;凡须经本人见面或签字的,必须经过见面或签字。书写规范。档案材料须统一使用A4规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写[5]430。(3)加强重点收集。根据新时期人事档案工作的要求和新的用人观点,针对人事档案不能全面反映员工的现实状况,当前应着重收集近期业绩材料,廉政材料,诚信材料及反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心里素质、身体状况等方面的材料。

2. 加强干部人事档案材料的鉴别工作。

(1)判断材料是否属于人事档案。通过各种渠道收集来的材料,由于种种原因,有些属人事档案,有些属文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等,有的材料应该归档,有的应由本人收存,有的需转递有关部门。鉴别工作的任务之一,就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。(2)判断是否本人的档案材料。人事档案是以员工姓名为特征整理保存的,确定档案材料是否归档,首先应弄清楚是谁的档案,不能因同名同姓而张冠李戴,因一人多名而将材料分散。(3)判断材料是否处理完毕和手续齐全。只有处理完毕和手续完备的材料,才能归入人事档案。凡是悬而未决需要继续办理的“敞口”材料,不得归入人事档案。(4)判断材料是否真实、准确、完整。人事档案材料的内容必须真实、准确,不能有虚假和模棱两可,相互矛盾。鉴别中发现内容不实、词义含混、观点不明确、互相矛盾的材料,均应及时退回原形成单位重新撰写、核实。鉴别中应仔细检查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺页、无时间、作者或签名盖章的要素,一经发现应及时收集补充、补办手续。(5)查对材料是否重复。人事档案要保持精炼,拣出重份和内容重复的材料。不管什么材料,正、副本只各存一份。鉴别时,只需选取一至两份内容全、手续完备、字迹清楚的归入本人档案,其余的剔除。鉴别工作中,还应同时检查材料有无破损、霉烂变质、字迹模糊、伪造或涂改等现象,有问题及时处理[5]434-436。

3. 加强档案宣传,提高师生档案意识。

加强档案宣传可从以下几方面入手:(1)定期开展档案专题讲座。针对入学新生开展档案专题讲座,使其了解人事档案与每个人息息相关,注重培养个人档案意识,重视个人档案资料的积累。通过专题讲座大力宣传人事档案的重要性,人事档案将伴随每个人一生,是一生的财富。(2)定期举办档案专题展览。档案部门每年定期举办档案专题展览,通过形象生动的档案案例,让大家知道档案是每个人学习、工作的重要组成部分,与个人利益密不可分,档案的参考、凭证、法律等作用是其他任何事物均无法替代的[6]。(3)在校园网站内发布人事档案信息动态。在校园网内建立人事档案信息动态专栏,每位师生可以通过账号登录系统,了解本人档案信息,时时掌握本人学历、职称、晋升、奖励等档案信息状态,及时将本人取得的成果资料补充到人事档案中,避免档案部门因不掌握具体情况而漏收人事档案资料。

参考文献

[1]张婷.人事档案审核在档案管理中起到重要作用[J].办公室业务,2013(10).

[2]郑新莺.高校干部档案“三龄一历”存在问题及对策研究[J]四川职业技术学院学报,2013(2).

[3]刁美文.强化档案审核工作提升干部人事档案管理水平[J].人力资源开放,2015(8).

[4]曲绍燕,贾文丽,房元红.对高校干部人事档案规范化建设的思考[J].山东档案,2014(6).

[5]陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学(第三版)[M].中国人民大学出版社2014.

干部档案工作条例 篇5

(二)收集、鉴别和整理干部档案材料;

(三)办理干部档案的查阅、借用和转递;

(四)登记干部职务的变动情况;

(五)通过档案熟悉干部,为干部工作提供情况;

(六)调查研究档案工作情况,逐步实现干部档案管理工作的科学化和现代化。

(七)搞好干部档案的备战工作;

(八)办理其他有关事项。

第二章 档案内容及正、副本的划分

第六条 各级党组织管理的干部,都应由组织、人事部门建立能够历史地全面地反映一个干部情况的档案。根据工作和备战的需要,中央管理的干部,每人都应建立正本和副本。省、市、自治区以下各级党委管理的干部和中央各部委管理的干部,是否需要分建正本和副本,由各省、市、自治区和中央各部委自定。

第七条 干部档案正本,由全面地反映一个干部的历史和现实情况的材料所构成,包括下列内容:

(一)履历表;

(二)自转;

(三)鉴定;

(四)考核材料;

(五)政治历史问题的审查材料及甄别、复查材料;

(六)参加中国共产党或共青团的材料;

(七)奖励(包括科学技术和业务奖励)及英雄模范先进事迹材料;

(八)处分、取消处分和甄别、复查材料;

(九)任免呈报表,晋升技术职称、学位、学衔审批表,出国人员审查表,调整工资审批表,工资级别登记表,离休、退休、退职审批表等;

(十)其他可供组织上参考的材料,如干部个人写的思想、工作、学习总结、检查等。

第八条 干部档案副本,是概括的反映一个干部的历史和现实情况。由正本中的部分材料所构成,包括下列内容:

(一)近期填写的干部履历表;

(二)各个阶段的主要鉴定;

(三)考核材料;

(四)政治历史问题的审查、甄别、复查、平反结论;

(五)奖励材料;

(六)处分、取消处分及甄别、复查、平反的决定;

(七)晋升技术职称、学位、学衔审批表,出国人员审查表,工资级别登记表等。

第三章 管理范围

第九条 在职干部档案的管理范围应和干部管理范围相一致,其档案按下列分工保管:

(一)干部档案正本,由主管这一干部的党委(党组)组织、人事部门保管;

(二)干部档案副本,由主管和主要协管这一干部的党委(党组)组织、人事部门保管;

(三)非主要协管和监管的单位,不保管干部档案副本,根据工作需要可建立干部卡片;

(四)军队和地方互兼职务的干部,其主要职务在军队的,档案由军队保管;主要职务在地方的,档案由地方保管;

(五)民主党派和无党派爱国人士的档案,按中央统战部的规定管理。

第十条 干部离休、退休、退职以后,其档案按下列分工保管:

(一)中央管理的中央、国家机关副部长以上职务,省、市、自治区党委、副省长、人大会副主任、政协副主席以上职务(包括顾问)的干部档案,党员干部的由中央组织部保管,民主党派和无党派爱国人士的由中央统战部保管。中央管理的其他干部的档案分别由中央、国家机关各部委,省、市、自治区党委组织、人事部门保管;

(二)中央管理范围以外的干部的档案,就地安置的,由原管理单位或工作单位保管易地安置的,转至负责管理该干部的组织、人事部门保管。

第十一条 干部死亡以后,其档案按下列办法分工保管:

(一)中央管理的中央、国家机关副部长以上职务,省、市、自治区党委、副省长、人大会副主任、政协副主席(包括顾问)以上职务的干部档案,全国着名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士的档案,由原管理单位保管五年后,移交中央档案馆永久保存;中央管理的其他干部的档案,由中央、国家机关各部委,省、市、自治区党委组织、人事部门保管五年后,分别移交中央或省、市、自治区档案馆长期保存;

(二)中央、国家机关各部委、各省、市、自治区未列入中央管理的相当司局级职务的干部档案,由原工作单位保管五年后,分别移交中央或省、市、自治区档案馆长期保存;

(三)其他干部的档案,由原管理单位保存。

第十二条 干部被开除公职以后,其档案转至所在县(区)或相当于县级人事部门保管。

第十三条 干部在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由原单位保管。刑满释放和解除劳教以后,重新安置的,其档案应转至主管单位保管。

第十四条 干部出国不归、失踪、逃亡以后,其档案由原主管单位保管。

第四章 材料的收集与补充

第十五条 为了使干部档案能够反映干部的全貌,要经常地有计划地收集和补充干部档案材料。

(一)通过有关部门收集干部的任免、审查、考核、考绩、晋升技术职称、学位、学衔、调整工资级别等材料;

(二)通过党团组织和政府机关收集入党入团材料和对干部的奖励材料;

(三)通过党的纪律检查和有关部门收集干部违纪违法处理情况的材料;

(四)各有关部门应主动将平时形成的应该归档的干部材料,及时送交各级主管干部的部门归档。

第十六条 各地区各部门可根据工作需要和档案中缺材料的情况,布置填写干部履历表,做鉴定,写自传等,并及时将这些材料补充进干部档案。

第五章 材料的鉴别和归档

第十七条 凡归档的材料,均应经过认真的鉴别,属于干部档案内容,材料完整无缺,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入干部档案。

第十八条 凡归入干部档案的材料,均应按照《干部档案整理办法》(见附件一)进行整理。不符合归档要求的材料,不得归入档案。不应归入档案的材料,可分别情况予以处理,销毁的材料,要详细登记,报请主管部门负责同志批准后处理。

第六章 档案的保管

第十九条 根据安全保密、便于查找的要求,对干部档案应严密地进行保管。

(一)档案库房必须坚固适用,库房内应保持清洁。要经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀的设施和安全措施;

(二)对保管的干部档案都应在登记册或卡片上逐个进行登记;

(三)每半年要核对一次档案顺序号,发现编错号或放错位置的要及时纠正;每年要按登记册或卡片全面检查一次档案,发现缺少,及时查找;

(四)严禁任何人私自保存任何人的档案材料,对私自保存他人档案材料拒不交出或利用私自保存的档案材料整人的,应视情节轻重,予以严肃处理;

(五)要不断地研究和改进档案的管理方法和技术,逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

第二十条 干部档案封皮、目录和档案袋应做到规格统一、样式一致。凡新制印的,一律按统一规格、样式制作(见附件二)。

第七章 查阅和借用

第二十一条 查阅和借用干部档案,应遵守下列原则和规定:

(一)查阅单位应按照查阅干部档案的办法和规定,办理审批手续;

(二)档案主管单位,应根据查阅用途,确定是否提供和提供什么材料;

(三)干部档案只限于查阅单位党组织派党员干部到保管单位查阅;

(四)档案一般不外借。在特殊情况下,经过批准,可以借用,借出时必须严格履行登记手续,并应按期归还;

(五)干部不得查阅或借用本人及其亲属的档案;

(六)各级组织、人事部门、应设立干部档案查阅室,并制定查阅注意事项,切实保障档案材料不受损坏;

(七)查阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、撤换档案材料,不得向无关人员泄露或向外公布档案内容,违犯者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。

第二十二条 各级组织、人事部门,应根据上述原则结合具体情况,对本单位管理的干部档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。

第八章 转 递

第二十三条 干部因工作调动改变了主管、协管单位时,应及时将档案转至新的主管、协管单位。转递档案应遵守下列规定:

(一)干部档案应通过机要交通转递,不准公开邮寄或交干部本人自带;

(二)县及相当以于县上的各级党委组织、人事部门,可以直接转递干部档案;

(三)转递档案必须按抠刹康蛋缸萃ㄖ(见附件三)的项目详细登记,严密包封,以机密件发出;

(四)收到档案的单位,经核对无误后,应在回执上签名盖章及时退回。逾期一个月未退还者,转出单位应写信催问,以防丢失;

(五)为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递,干部调配、任免工作与干部档案工作要密切配合,建立必要的联系制度。

第二十四条 对撑尥返蛋笖,应采取各种办法予以处理。并采取有效措施,避免再产生撑尥返蛋笖。

第九章 组织领导

第二十五条 各级党委组织、人事部门,应加强对干部档案工作的领导,注意对档案工作人员的教育和培养,关心他们的工作和生活,充分发挥他们的积极性与创造性。对那些为档案工作做出贡献的同志,应给予表扬和奖励;对于危及档案安全,造成严重失密、泄密或损失的,应视情节轻重,给予批评教育直至纪律处分。

第二十六条 各级党委组织、人事部门,对下级干部档案工作,在业务上负有检查和指导责任。具体任务是:

(一)了解干部档案工作情况;

(二)研究解决档案工作中的问题,对一些带有普遍性的问题提出建议或制定统一的办法;

(三)介绍和推广干部档案工作先进经验;

(四)召开干部档案工作专业会议。

浅谈整理干部人事档案工作经验 篇6

关键词:整理干部档案经验

中图分类号:G275文献标识码:A文章编号:1674-098X(2011)05(a)-0205-01

干部档案是组织人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记载干部个人经历、政治思想品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史的、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。干部人事档案又是干部个人经历、活动、表现等的记载,是历史、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础,是做好干部工作必备条件之一,直接影响到干部工作的效率和质量。干部人事档案设计到个人利益,作为干部人事档案的管理者,应该担负起责任,认真履行好岗位职责。

1 整理干部人事档案的主要措施和效果

为切实搞好人事档案审核整理工作,适应新形势下组织工作和人事人才工作对干部档案的更高需求,全面提升干部人事檔案工作水平,干部人事管理部门应强化各项落实措施,确保各项审核整理工作任务的完成。

1.1 强化组织领导,落实工作措施

单位领导高度重视,成立人事档案审核整理工作领导小组和办公室,从人、财、物等各个方面,全力支持做好人事档案审核整理工作,对档案审核整理工作的人员组成、工作场所、工作职责、工作分工、审核范围、工作进度、工作方法、工作步骤、质量要求、组织领导等进行明确规定,及时配备整理档案所需要的各项材料工具等。

1.2 加强培训指导,责任落实到人

按照人事档案整理审核工作方案安排,要求各单位确定档案工作联络员,该同志不仅作为本次档案审核工作办公室的工作成员,负责本单位的档案工作事宜,还要在今后负责本单位人事档案材料的收集工作。

1.3 抓住审核重点,保证工作质量

人事档案审核整理工作,任务重、涉及问题复杂,对人事档案工作存在的具体问题进行认真梳理,找出审核整理工作重点,根据工作人员特点及其所擅长的方面,进行明确分工,对不同的工作重点提出不同的工作方法和要求,通过采取一系列不同措施,确保了工作质量。

2 干部人事档案整理过程中存在的主要问题

通过干部档案审核整理工作,能够较好地解决干部档案材料不齐、信息不准、整理不规范等问题,有效地提高了干部档案质量,为了进一步提高今后干部档案管理工作水平,我们对以前干部档案管理工作中出现的一些问题进行了总结归纳,主要表现在以下几个方面:

(1)部分归档材料收集、整理不及时,个别材料不完善。如近几年函授学习材料、党团组织材料等收集不及时。

(2)个别历史遗留问题难以完善、解决,主要体现在文革期间高中学历材料缺少,系统外调入人员在调入之前材料短缺等。

(3)由于各高校归档材料要求不一致,无法完全按照中组部下发的“获得各类学历学位人员档案中应有学历学位材料一览表”中的要求完善学历材料。

(4)“三龄一历”确认时难度较大,干部的实际工作时间或出生日期与档案材料中出现的日期不一致,证明材料少,对个别人员的“三龄一历”确认把握不准。

3 做好干部人事档案整理工作采取的措施

3.1 落实人员责任,加强培训指导

在确定人事档案工作联络员的基础上,依据干部档案管理工作的新要求、新规定,加强对档案管理联络人员的培训和指导,不断提高档案管理员和联络员的业务能力。为更快、更好地将新精神、新要求贯彻到实际工作中去,除采取常规培训、指导外,可充分发挥网络作用,以单位内外网站为平台,在网站上刊登档案审核整理工作的有关要求、注意事项、档案管理的经验和做法等,促进有关单位相互交流,为推进人事干部档案管理上台阶、上水平打下良好的基础。

3.2 加大材料收集力度

人事干部档案材料的收集一直是干部档案工作的重点和难点问题。档案材料是否完整标志着档案质量的好坏。采取做好常规工作和创新工作方式相结合的方法,努力做好人事干部档案材料收集工作。一是采取与有关工作同步进行的方法,统一布置、统一收集,做好阶段性材料的收集;二是采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合的方法,做好常规材料的收集;三是通过定期、不定期地与各单位的档案管理员联系,做好缺漏材料的收集,如年度考核表、职称评聘材料、党团材料、奖惩材料、工资审批表、任免考察材料等。

3.3 严把干部档案进出关

一是档案管理工作人员坚持工作标准,严格工作纪律,严格按制度办事。对档案传(借)阅、转出等严格把关,履行好一系列手续。二是严把材料归档入口关。对档案材料收集、鉴别归档、检查核对、保管保密等工作严格把关,对材料项目不齐的退回重新补办。三是严把档案接收关,并将责任落实到人,确保档案交接无失误。

3.4 建立电子档案,实现数字化管理

建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

3.5 健全规章制度,做到有章可循

进一步建立健全干部人事档案管理工作制度,规范人事档案工作程序,完善审批手续,严格按规章制度办事,实现干部档案规范化管理。

4 结语

干部档案工作是干部管理工作的重要组成部分,管好干部档案是直接关系到管好干部的重要环节。只要按照科学的依据为指导,坚持科学的、先进的方法,加之过硬的物质条件作后盾,利用现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,相信在数字化时代,加强和改进干部档案管理工作,干部人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为干部管理工作和经济建设服务,促进经济和社会的发展。[1]

参考文献

干部人事档案管理工作探析 篇7

关键词:干部人事档案,标准化管理,管理科学化

一、解放思想, 积极探索干部人事档案理论

要做好干部人事档案工作, 必须随着改革进一步深入, 不断解放思想, 发展干部人事档案工作理论, 理顺各种关系, 将多年的实践经验、感性认识以及零散的理性认识系统化, 不断进行分析、研究和总结, 从而建立健全干部人事档案工作理论。

档案学研究宏观理论较多, 而对其分支干部人事档案工作方面的理论探讨很少。如果没有干部人事档案工作理论来指导工作, 档案管理人员就很难做好干部人事档案工作。干部人事档案工作具有双重性, 既是干部工作的组成部分, 又是档案工作的组成部分。进一步明确干部人事档案工作的理论归属及其各种理论关系, 档案工作就能自觉有所遵循, 解决问题就有了理论基础, 也可进一步明确档案工作方向。

二、实行标准化管理, 推进档案管理工作

现代化办公设备应用于档案管理工作, 改善了干部人事档案管理工作条件, 极大地提高了工作效率和管理水平, 为开发干部信息、搞好干部管理创造了有利条件。当前, 为了适应干部人事档案现代化管理的需要, 必须全面应用干部人事档案标准化规则。

1.标准化是实现干部人事档案工作现代化的前提。

干部人事档案工作现代化是建立在先进技术和严密分工、广泛协作的基础上, 要求干部人事档案管理部门内部、各业务工作环节间既有严密分工又有密切协作。标准化是通过制定和贯彻各种标准, 从技术上把各业务环节有机联系起来, 形成一个统一的整体, 保证各项工作有条不紊地进行。

2.标准化是实现干部人事档案工作科学管理的重要基础。

所谓科学管理, 就是根据档案的形成特点和规律, 运用先进技术和方法, 依据各种科学的管理制度对干部人事档案进行管理。这就要求建立一系列符合档案工作特点的管理制度和标准, 使各项业务工作有据可依。

3.标准化是提高干部人事档案工作质量和效率, 节约人力物力的有效措施。

通过标准化, 可以把干部档案工作协调和统一起来, 取得最佳的效益和良好的工作秩序。

4.标准化是干部人事档案工作理论化研究的重要内容。

随着标准化工作的开展, 将会极大地推动干部人事档案工作理论的研究。制定任何标准, 都要以理论为指导, 使标准具有先进性、合理性、科学性, 把研究成果、新技术纳入标准, 以贯彻执行标准的方式给予推广。所以, 干部档案工作标准化的发展, 将会充实干部人事档案工作理论, 促进理论研究工作。

三、适应干部人事制度改革, 改进档案管理

近年来, 干部竞争择优和正常流动机制正在形成。人事档案工作也必须与之配套。

1.理顺档案管理体制。

现行干部人事档案主要按管理权限和隶属关系管理。由于目前人员流动加速, 隶属关系不断变化, 干部档案工作出现了新情况新问题:一是关系较乱。企、事业单位部分人员的档案或在人事部门, 或在人才交流中心, 或在劳动部门, 管理主体不清。二是人档脱节。在人员流动中, 少数职能单位档案意识淡漠, 造成人档分离, 弃档、死档和无档现象时有发生。三是管理盲区。部分单位招聘时, 擅自保存所聘人员档案, 少数流动人员及尚未落实工作的毕业生和退伍军人, 私自截留档案, 成为新的管理盲区。要解决这些问题, 首先必须理顺管理体制。根据《干部档案工作条例》有关规定, 在强调按隶属关系管理的基础上, 突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总, 负责档案工作的管理督查和业务指导, 同时, 具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案;人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理;人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理;劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。

2.健全档案管理制度。

对现行的档案查借阅、材料收集、鉴别归档、检查核对、保管保密等制度等进行完善, 同时, 针对体制改革、人员流动等制定一些新的制度。

3.完善档案管理内容。

要提高干部档案的利用价值, 在收集基本情况的基础上, 一是建立干部工作业绩档案, 及时将干部的工作、业绩和重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案, 为选拔、任用干部提供依据。二是建立干部能力档案, 重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况及各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案, 本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则, 分别建立考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案。

四、夯实基础, 实现档案收集工作的“四化”

1.网络化。

经常广泛地与各单位建立联系网络, 疏通工作渠道, 掌握信息, 把各有关单位和收集部门紧密联系起来。如果缺少与形成档案材料单位的经常联系, 也就失去了材料的来源, 信息的反馈和渠道的畅通。

2.规范化。

掌握好材料形成规律, 加强对材料形成的指导, 使材料达到规范程度。对收集上来的档案材料要逐件、逐页严格审查, 不合格的当时退回, 整理合格后再及时归入。

3.组织化。

建立由各级组织部门和人事部门工作人员组成的兼职档案员队伍, 强化组织领导, 加强训练, 提高素质, 让他们能及时把信息反馈上来, 搞好材料的收集、整理, 使材料按要求时间及时归档。同时在任务紧急情况下, 协助档案部门搞好一定时期内的突击工作。这样, 就能有力地促进档案材料收集工作的开展。

4.制度化。

根据工作要求, 建立必要的规章和管理制度。如每年对干部档案进行清理, 发现材料不全的, 立即要求有关单位按时补上;坚持通过信函、电话按时向有关单位索要材料, 保证材料形成十日之内归入档案的“定期索要制度”。

五、强化服务效能, 发挥干部人事档案作用

档案工作者必须增强服务意识, 拓宽服务领域, 及时主动参与, 超前服务。

1.发挥干部人事档案的历史作用。

干部人事档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映, 是做好干部工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等棘手问题, 要坚持以档案为基准, 以历史材料为依据, 对照政策, 认真核对, 及时准确地为相关职能部门提供正确解决问题的第一手资料。

2.发挥干部人事档案在选用干部上的基础作用。

选拔使用干部, 关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据, 档案管理部门应及时维护更改干部信息, 保证信息的真实可靠, 并主动提供所需干部的个人情况, 为领导准确选人用人提供重要的依据。同时, 可以利用计算机技术, 做好档案信息的综合分析, 为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料, 当好领导的参谋。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才, 把资料库变成人才信息库, 把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。

3.发挥干部档案在管理工作上的作用。

在日常工作中, 干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证, 可以为干部工作出具历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等, 为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。

总之, 干部人事档案事业是一项崇高的事业, 是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案, 能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。干部人事档案工作是组织工作重要组成部分, 是全面历史地了解干部、客观公正地评价干部、科学合理地使用干部的重要依据。因此要从讲政治的高度, 以对事业、对组织、对干部本人负责的态度, 切实增强做好新形势下干部人事档案工作的责任感。

参考文献

[1]谭琤培.对我国档案事业发展战略研究的研究[J].档案与建设, 1997, (1) .

[2]张丽群.浅谈如何做好新时期干部人事档案工作[DB/OL].中国期刊库, 2011-04-08.

档案干部教育培训工作 篇8

一、学干档案的价值

任何档案都有其独特的价值, 有的是正价值, 有的则是负价值。探析高校学生档案对学生及学校、对国家及社会的重要价值, 对进一步做好高校学生档案工作, 加强高校档案资源建设, 推动高校档案工作的全面发展有着重要的现实意义。对于高等学校而言, 教书育人是其天职, 由于教材和教育对象的不同, 教书的方式方法可千变万化, 相应地, 育人方式方法也可灵活多样, 既能依托显性德育资源, 也可利用隐性德育资源。学干档案就属于隐性德育资源, 虽其静态地“躺”在档案袋里, 但它的价值若被合理挖掘利用, 一定会显示出独特的意义。

1.激励荣誉和责任的价值。学干档案记录的内容承载着曾经的荣誉, 头顶着耀眼光环, 并不断激发该学生干部继往开来的责任和使命感。按照通常情况, 在校大学生的年龄一般在18—22 岁之间, 根据这一年龄段青年人的心智成熟度、心理发展规律和生理行为特征的表现来看, 上大学期间的青年人都有较高的公共事务参与热情、争强好胜的心态和表现欲较强的倾向。由于上述特征促使很多风华正茂、书生意气的青年人一入学就积极参加竞选学生干部, 并且他们普遍希望竞选程序公开、公正, 期待公平竞争。通过完整的报名—竞选—面试—复试—公示程序正式当选学生干部之后, 该学生的成就感和荣誉感得到了极大满足和认可。笔者认为, 这个过程正是对大学生进行民主意识教育、纪律规则教育、荣辱观教育的最佳阶段, 更是贯彻中发〔2004〕16 号文件要求各高校“全员育人、全过程育人”的生动体现, 必定会给参加竞选的学生们以潜移默化地积极影响。因此, 笔者建议, 学干档案中应完整记录这个过程, 使这个过程成为其人生历练的宝贵精神财富积累, 永久鞭策自己不断进步。关于该学生当选学生干部之后思想行为表现的记录也同等重要, 亦应完整记录。唯有如此, 才能更全面地发挥学干档案的教育价值, 实现激励该学生干部荣誉感和责任感之目的。

2.激发觉悟和反思的价值。学干档案的价值不仅是对本人荣誉和责任感的激励上, 更体现在对他人, 尤其是同龄人 (同学、学弟、学妹等) 的觉悟自省和反思进取上。一般而言, 对本人来说, 除非特殊情况, 本人的档案是不对己开放的, 通常由相关部门或者负责人保管存放, 其他人查阅档案资料需履行相关手续和做好保密工作, 防止涉密档案资料信息泄露。但笔者认为, 学干档案资料是基于大家都明知的既定事实而形成的, 没有过于严格保密的必要。比如谁当过学生干部, 当过什么类别的学生干部, 在担任学生干部期间的综合表现如何, 是否尽责为同学们服务, 都组织了哪些活动, 受到过哪些表彰或惩罚等等。将这些材料的原件保存好是必须的, 其复印件或者扫描图片、音像资料副本等完全可以在校园网、校园BBS、校园橱窗等处适时展示。展示后会吸引更多的学生围观欣赏, 极易激发其他同学的广泛共鸣, 激励他们见贤思齐、见不贤而自省, 促使更加自觉地向榜样学习, 引导鼓舞他们爱国爱校、发愤图强, 努力学好专业知识, 锻炼好业务技能, 走上工作岗位后积极参加公益活动, 广泛参与社会实践, 促进自身全面协调发展。实践证明, 这样的宣传教育形式所产生的效果往往比在课堂上老师刻意说教更深刻长久。

3.创新全方位育人思路的价值。在日常的学生活动中, 学生干部都要处处做表率当榜样, 严于律己, 宽以待人, 不谋私利, 时刻反思自己还有哪些工作做得不够完美, 还有哪些事情同学们不满意、老师不满意, 怎样更好地处理好组织社团活动和学习的关系等, 自觉成为学生与学校无障碍沟通的桥梁。将这方面的工作都浓墨重彩地记录在案, 必定会激发该学生干部学习、生活、工作的巨大热情和动力, 投身社会实践后, 一般都会做出不菲的工作业绩。其次从育他人的角度看, 全方位育人指的是高校教育管理的各个环节、各个步骤都有育人的价值, 学干档案的精心管理和适时适度公开对他人 (尤其是同学、学弟、学妹) 来说是很好的教育素材, 而且这个素材真实、客观、可亲、可近、可学, 只要通过自身努力就可以像学干档案材料中记录的学生干部一样优秀。通过观看档案展示, 从中感悟到荣誉的可贵和奉献的可敬, 使命感油然而生。学干档案虽属隐性德育资源, 但其教育价值却极其丰富, 在教书育人过程中, 高校教育管理者应充分利用好这一资源, 使这一资源的价值最大化, 更好地贯彻全方位育人的工作要求, 以实际行动为进一步加强和改进大学生思想政治教育而努力。

4.认知考察和评价的价值。认知考察和评价是学干档案的另一重要价值。通过对该学生干部档案的查阅核实, 就会形成客观全面真实的认知基础, 由此作出正确的评价, 这在选拔培养考察党团后备干部工作中应用极为广泛。据《中国青年报》调查问卷显示, 在大学期间担任过学生干部的毕业生较之无学生干部经历的毕业生而言, 适应新工作岗位的时间更短, 更能顾全大局, 行动力、执行力更强, 办事更灵活, 更容易做他人的思想工作, 更愿意与同事们沟通接触, 更愿意接受挑战, 生活更积极乐观, 更喜欢帮助别人, 更愿意参加公益活动。基于如上所述, 笔者更加强调保存好学干档案的重要性和必要性, 切实发挥好档案承载历史、服务现实、激励教育、参考评估的基本价值。

二、学干档案管理的要求

1.健全学干档案管理机构。根据《高等学校档案管理办法》第七条规定, 高校档案机构 (如档案馆、档案室) 是保存和提供利用学校档案的专门机构, 应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案, 可以根据实际需要设立分室单独保管。笔者认为, 学干档案符合独立性特征, 应当设置学干档案分室单独保管, 该保管机构的职责在于组织学干档案的开放和利用工作, 并且可以利用该学干档案开展多种形式的宣传教育活动, 以充分发挥学干档案的教育功能。该机构应当配备热爱和熟悉大学生思想政治教育工作的人员, 也可以探索吸收学校学生工作部 (学生处) 、辅导员代表、学生代表等相关人员参加。

2.坚持纸质和电子档案材料同步归档。学干档案大多以纸质版体现, 但随着科学技术的不断发展进步和广泛应用, 为了备份重要材料, 通常将纸质版材料用扫描仪、照相机或者录音录像机等设备将其复制保存, 形成电子档案材料。电子档案材料的好处在于体积小、易移动、易保管, 具有可复制性, 节约管理成本。纸质档案材料按编号顺序装订成册入卷, 电子档案材料与其一一对应, 分装在单独案卷中, 在封面注明存储内容, 备注形成时间及注意事项。如此一来, 某些将要和该学生干部学籍档案、人事档案合并成卷的重要材料就有了双保险。

3.明确归档时间和归档内容。在现实中, 很多高校不太重视学干档案的管理, 所以没有明确规定相应的归档时间和归档内容。笔者认为, 明确规定归档时间和归档内容对于保存第一手资料 (重要资料) 意义重大, 因为有的资料时过境迁, 永不会恢复原貌, 造成不必要的损失。有的档案内容不完整, 记载的事件零零碎碎, 形成不了逻辑线索, 该档案的价值就会大打折扣, 甚至无任何价值可言。一般来说, 在形成既定事实之日起30 日内记录保存是最佳归档时间, 归档内容不应局限记载该学生是否担任过学生干部, 担任过什么类别的学生干部, 还应包括其担任学生干部期间组织了哪些学生活动, 同学们、教师、学校领导的评价和社会效益、社会效果如何。如果条件允许, 归档内容尽可能图、声、文并茂, 形式更丰富生动些。

4.对所存档案资料的保管情况定期检查。为了保证所存档案和资料的安全, 相关部门应对其进行定期检查或者不定期抽查, 杜绝火灾、水渍、虫害、霉变等情形发生。在检查中发现管理漏洞或者存在安全隐患应要求立即纠正, 也可责令相关责任人员限期整改, 拒不整改或者整改后仍不符合档案管理规定的, 视情节轻重, 追究相关责任人员的相应责任。

学干档案的价值不言而喻, 其教育意义多元而广泛。重视对其保护与合理开发利用既符合一般档案管理的普遍规律, 又能体现高校教书育人工作的特殊诉求, 更是依法治校、办人民满意教育的题中之义。可以预言, 随着高校教育教学管理水平不断提升和社会对人才质量的要求越来越高, 高校学生干部档案管理工作也必将会受到更多的关注与支持。

摘要:高校学生干部档案是包括学籍档案、人事档案在内高校学生档案的重要组成部分, 具有激励荣誉和责任、激发觉悟和反思、创新全方位育人思路与认知考察和评价的多重独特价值。

关键词:高校学生干部,档案,价值,思想政治教育,管理要求

参考文献

[1]侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界, 2008 (4) .

浅谈干部人事档案的整理工作 篇9

一、干部人事档案整理工作原则

干部档案管理部门在档案工作中应始终坚持以下几个工作原则:一是真实性原则。“真实性”原则应贯穿于干部人事档案工作的始终, 是干部人事档案工作最基本的原则。为了保证档案材料的真实性、可靠性, 管档人员必须细致分析档案中已有的以及要新归入干部档案的各类材料, 做到逐份审核, 细致鉴别, 杜绝虚假、不实的材料归入档案, 提高干部人事档案材料的质量和参考价值。二是规范性原则。由于干部人事档案对于干部的考察、任用具有重要作用, 因此在干部人事档案整理中必须严格按照一定的工作原则开展工作, 做到工作程序、档案内容以及工作要求的规范性, 规范档案材料的鉴别、分类、加工制作、装订等一系列工作。三是完整性和精炼性相结合的原则。干部人事档案材料的收集工作必须坚持全面、完整的原则, 细致准确地对干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等, 但是在保证干部人事档案材料完整性的基础上还必须做到精炼的要求, 对于参考价值较小、不应归档的材料应严格按照相关工作流程予以剔除, 保证干部档案的精炼、实用。

二、干部人事档案整理工作要求

一是干部人事档案整理必须做到“鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、加工规范、装订整齐”。通过整理工作力求使每卷干部档案均达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。

二是干部人事档案的整理人员, 必须切实理解党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识, 并不断加强自身学习, 提高自我的工作素养, 熟悉干部人事档案整理的相关规定, 熟练掌握档案整理的基本方法、技能, 细致、认真、负责地做好档案整理工作。

三、干部人事档案整理注意事项

首先, 干部人事档案涉及干部生活、学习、工作等各方面的详细信息, 在整理工作中, 只有做好保密工作, 才能保证在档案整理工作中干部信息的安全。因此, 参加整理档案的人员, 必须细致学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》, 并掌握干部人事档案工作的相关规定, 切实履行好安全保密制度, 确保干部档案信息的安全。

其次, 除工作需要外, 工作人员不得擅自涂改、抽取、撤换或者伪造干部档案材料, 对于干部档案材料变动应按规定工作流程进行, 并进行详细登记。

第三, 不得私自处理或销毁档案材料。对整理中按规定应予以剔除的档案材料, 必须予以登记, 经主管领导审查批准后处理。

第四, 在整理过程中, 必须加强对档案材料的管理, 防止档案材料的丢失和干部人事档案信息的泄露。

四、当前干部人事档案整理中存在的主要问题

(一) 纸张尺寸问题。

档案用纸规格标准不统一, 虽然根据中组部、国家档案局《关于印发<干部档案工作条例>的通知》 (组通字[1991]13号) 以及《干部档案整理工作细则》等相关文件的规定, 档案材料要统一使用16K办公用纸, 但是现行的公文材料用纸尺寸基本为29.7×21CM, 国际标准A4纸型。纸张大小、规格的不同, 导致了在干部档案整理工作中的诸多不便, 不仅增加了档案整理人员的工作量, 也严重影响干部档案的质量和利用。

按照《干部档案整理工作细则》的要求, 在干部档案整理过程中, 为方便干部档案的保存、使用, 常常为了达到外观整齐、美观的要求而对超出16K办公用纸尺寸的档案材料进行裁剪或折叠等加工, 而对尺寸较小的档案材料则要进行托裱、裱糊等技术加工, 正是由于技术加工过程的繁琐增加了干部档案损坏、脱落甚至遗失的风险, 难免对干部档案管理工作造成影响。

(二) 打孔装订的问题。

虽然《干部档案工作条例》等文件对于干部档案材料的打孔装订有严格的要求, 但由于各个干部档案管理单位的档案管理人员以及同一单位不同时期档案管理人员业务素质、档案材料加工硬件设施以及其他实际情况的不同而导致了同一单位不同时期、不同单位干部档案整理的水平参差不齐, 不仅为日后的干部档案材料归档、整理工作带来了诸多不便, 影响了档案整理人员的工作效率和工作质量, 而且也逐步导致了干部档案管理工作中问题的频出。

(三) 装具问题。

为了达到对干部档案的标准化要求, 中共中央组织部建议干部人事档案应使用统一标准的装具。装具尺寸为28×20.5×35CM, 卷盒设有3个金属弹簧装订立柱。有丰富的干部档案材料整理、归档工作经验的人员不难发现:档案装具因为生产厂家、生产批次的不同, 装具质量也不尽相同, 在长期频繁使用过程中, 不仅装具外表会损坏, 而且其中的不锈钢档案夹以及金属弹簧立柱也会生锈, 从而导致档案材料的破损、脱落、腐蚀, 严重影响了干部档案的阅读和利用, 而更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。

(四) 反复拆装的问题。

在干部人事档案整理过程中, 归档材料必须经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等过程, 直至装订完成的干部人事档案应做到外形整齐美观, 但是对干部档案的保管、利用以及日后的零散材料的归档、档案材料的复制等工作造成了一定的不便, 极易在以后的干部档案材料归档、复制等利用过程中损伤档案材料。而且随着时间的推移, 干部档案的内容需要不断进行充实, 每一份干部档案都将定期归入新增的档案材料, 从干部档案的建立至干部的退休甚至过世, 干部档案将面临无数次的反复拆装、装订, 部分档案材料纸张强度会严重降低甚至被损坏, 严重缩短了干部人事档案的使用寿命。

五、干部人事档案整理的几点建议

(一) 提高档案整理人员的业务素质。

档案整理人员的专业素质水平直接关系到干部人事档案整理的质量, 对于干部人事档案整理工作的科学、有序进行具有重要的影响。因此, 整档人员必须增强自我的学习意识, 加强学习, 努力提升自身的政治思想水平的同时, 不断提高业务水平和工作技能水平, 做到干部档案整理的规范化、标准化, 保证干部人事档案整理工作的有序开展。

(二) 规范用纸标准。

首先, 相关的干部档案主管部门应加大宣传力度, 制定相关的用纸标准, 尤其是对干部人事档案材料的形成部门, 应对干部档案材料的用纸作出统一的要求, 或者可以采取直接提供档案材料的标准用纸的方法, 做到各干部档案材料形成部门所形成的档案材料具有统一的标准, 以便于干部人事档案管理部门的材料归档、整理工作, 同时对于干部档案的保存也具有一定的积极意义。

(三) 简化干部人事档案的整理。

由于各级干部档案管理部门实际情况和管档人员素质的差别, 干部档案的规范问题任重而道远, 为了使干部人事档案工作尽量做到统一化、规范化, 就很有必要减少人为因素对干部档案的影响, 因此对现行的干部档案整理工作进行一定的精简就具有了十分重要的意义。

(四) 加快干部人事档案工作的信息化建设。

干部人事档案管理部门应积极建立干部人事档案信息数据库, 以减少干部人事纸质档案的人为因素影响, 进而减少对干部人事档案的损坏, 提升干部人事档案利用的质量和速度, 同时应及时对干部人事档案数据库进行更新和备份, 保证信息安全, 进一步提高干部人事档案数字资料的利用率, 扩大其利用范围, 利用现代科学技术为干部人事档案工作服务, 进一步改进工作方法、提高工作效率。

(五) 加强各级、各系统干部人事档案管理部门之间的沟通和交流, 建立长效沟通机制。

及时分享先进的管理理念和管理办法, 全面提升各级、各系统干部人事档案管理工作的水平。

参考文献

[1]董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息, 2008 (04) .

档案干部教育培训工作 篇10

一、充分认识机关部门干部职工档案及文书档案资料管理工作的内容和任务。

(一) 干部职工档案工作。

干部职工档案工作是党的干部职工工作的组成部分, 是一项政治性、机密性很强的服务性工作, 在整个干部职工工作中占有重要的地位。干部职工档案工作的全部内容, 就是用科学的原则和方法管理干部职工档案, 最大限度地利用干部职工档案为干部职工工作和其他各项工作服务。干部职工档案工作的任务是:保管干部职工档案;收集、鉴别和整理干部职工档案材料;办理干部职工档案的查阅、借用和转递;登记干部职工职务的变动情况;通过档案熟悉干部职工, 为干部职工工作提供利用服务;逐步实现干部职工档案管理工作的科学化和现代化等。

(二) 文书档案资料管理工作。

文书档案资料管理工作就是用科学的原则和方法管理档案, 为本部门各项工作服务的工作。它的工作内容从广义上说, 是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究、档案的宣传及出版等工作。从狭义上说, 是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作, 通常称为八个环节。机关部门的文书档案资料管理工作的基本任务包括五个方面的内容:第一, 档案工作要坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导, 以贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》为基础;第二, 坚持集中统一管理档案的原则;第三, 建立本部门档案工作制度;第四, 以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标, 逐步实现档案管理的现代化;第五, 切实加强机关部门档案管理, 大力开发档案信息资源, 积极主动地为部门建设提供优质服务。

二、规范管理, 建立和完善档案资料管理工作组织体系, 建立健全档案资料管理工作的各项规章制度。

为使档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化, 更好地为本部门各项工作服务, 还必须规范管理, 建立和完善干部职工档案及文书档案资料管理工作的组织体系, 并根据档案资料管理工作集中统一管理的原则, 相应设立档案资料管理工作机构, 负责本部门干部职工档案、文书档案资料管理和开展干部职工档案、文书档案资料管理工作, 从而构成严密的、完整的组织体系, 这是做好本部门档案资料管理工作的前提条件和组织基础。同时, 要建立健全干部职工档案及文书档案资料管理工作的档案资料管理规定、档案立卷归档程序、档案员职责、保密管理制度、利用制度、收集、鉴别与归档制度、档案转递制度、库房管理制度等多项制度, 并建立各种检索体系, 编制好总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录等, 为档案工作进入科学规范管理创造有利条件。

三、加强学习, 不断提高机关部门档案资料管理人员素质。

如何切实提高机关部门档案资料管理人员的素质?采取以下措施是非常必要的。

(一) 加强培训。

机关部门要加强对档案资料管理人员的领导, 注重对档案资料管理人员的教育和培养, 建立激励机制, 定期考核, 为他们提供学习和进修的机会, 使其掌握各种业务技能, 学会科学管理, 逐步实现本部门档案资料管理的正规化、科学化和现代化。

(二) 解放思想, 更新观念。

解放思想, 更新观念, 是提高机关部门档案资料管理人员素质的前提和重要方面。因为在现代知识信息社会, 机关部门档案资料管理人员的工作方式、方法不应仅仅表现在传统方面, 而应主要体现为开拓创新, 进行创造性工作, 变被动服务为主动服务, 为部门工作和干部职工实行热情、周到的服务。要实现这样的工作目标, 就必须解放思想, 转变观念, 努力提高机关部门档案资料管理人员的素质。只有树立实效观念和未来观念, 才能充分发挥机关部门档案资料管理人员的职能, 迅速传递信息。

(三) 注重提升思想政治, 业务知识与工作能力等方面的素质。

(1) 不断提高思想政治素质与加强职业道德修养。 (2) 努力改善知识结构与丰富知识内涵。掌握档案资料管理工作的基础理论知识及干部职工档案的基本原则, 如:必须以党的方针政策作为处理干部职工档案中各种问题的标准和依据, 并使之贯穿于干部职工档案管理工作的全过程。这不仅体现了干部职工档案管理工作的性质和政治方向, 还体现了干部职工档案管理工作自身的特点。党的方针政策是一切工作的出发点和行动准则, 它所制约的范围遍及人们社会实践的各个领域, 干部职工档案资料归根到底是干部职工贯彻执行党的方针政策情况的真实记录。只有以党的方针政策为准绳, 才能使干部职工档案工作符合干部职工档案自身运动的客观规律, 才能正确认识和解释干部职工档案工作中许多错综复杂的现象, 才能有统一的政治标准和正确的工作依据, 才能始终坚持正确的前进方向。通过学习, 努力使自己成为一名精通业务的专家。此外, 还应结合工作实际开展必要的科学研究与探讨。 (3) 熟练掌握工作服务程序与增强电脑操作技术。图书管理人员必须掌握工作服务程序, 利用现代化的手段不断提高服务质量。

(四) 引入竞争机制。

竞争与激励是现代行为科学的核心理论, 有竞争才能优胜劣汰, 才能鞭策落伍者不断奋进。机关部门应建立档案资料管理工作人员的竞争与激励机制, 实行检查评比制度, 这对档案资料管理工作人员的成长尤为重要。 (1) 公平竞争机制。包括规范岗位、任务、要求及科学具体的考核标准和各岗位的上岗条件等, 以求组合编制合理, 员工聘任, 即指各岗位员工采用聘任制, 竞争上岗。绩效考核, 即指根据各岗位的工作特点和要求, 制定出不同的考核内容和标准, 并定期对任务完成情况进行考核、记录, 建立业务档案, 年终进行评比。 (2) 科学激励机制。可采用物质激励, 也可进行精神鼓励, 通常采用的激励方式, 如给予一次性奖励、提高福利待遇、晋升职称与职务、脱产进修学习等。科学的激励能促使档案资料管理工作人员努力提高自身素质, 其能动性、创造性也可得以最大限度的发挥。

档案干部教育培训工作 篇11

【关键词】干部人事档案;管理工作;困境;对策

干部人事档案是对干部相关人事信息的真实记录,通过干部人事档案能够有效的反映出干部成长的历程,体现出干部的精神风貌和工作作风,而且能够为各级党组织及上级领导客观评价及聘用干部过程提供重要的依据。有利于选拔和任用干部的科学性因此在干部人事档案管理工作中,需要做好档案材料的收集归档工作,不断充实人事档案材料的内容,提高干部人事档案的完整性,从而为干部科学选聘及规范干部作风起到重要的意义。

一、新时期干部人事档案管理工作的困境

(一)对干部人事档案管理工作缺乏有效的重视。长期以来在干部人事档案管理工作中,部分单位领导往往觉得人事档案就是简单收集干部的人事材料,对于单位的工作没有什么实质性的帮助,因此对干部人事档案管理工作缺乏重视。在干部选拔时也多凭借个人主观意志,不参照具体的干部人事档案来进行客观评价。同时干部人事档案管理工作默默无闻,部分档案管理人员觉得做多做少都一样,因此对于工作缺乏责任感,具有较强的应付心理。部分单位干部人事档案管理人员多兼多职,导致没有更多的时间和精力用在干部人事档案管理工作中。

(二)干部人事档案管理手段落后。相较于单位内部的基础工作来讲,干部人事档案管理工作发展相对滞后,再加之经费投入不足,从而导致干部人事档案管理基础设施不完善,管理方式落后,部分单位还采用传统的手工管理模式,没有实现档案无纸化管理。由于管理手段落后,为干部人事档案信息的查阅带来了许多不便,而且档案管理人员工作量较大,存在着人力、物力的严重浪费。

(三)缺乏完善的干部人事档案管理机制。据了解,目前还有许多单位没有设置专用的干部人事档案管理部门,有的单位直接就把档案堆放在办公室的柜子里或某一个闲置办公室的角落,更是有的档案与别的档案一起混合堆放在一个档案室里,没有形成科学统一的档案管理体制,这直接导致干部人事档案归属不明,查找无根源。虽然各单位都按规定制定了相关的干部人事档案管理工作制度,但在实际操作中力度不大,相关的制度落实不到实处。同时由于基层單位对干部人事档案管理工作的不重视,更是导致干部人事档案管理制度相对滞后,不够完善。

(四)干部人事档案管理人员业务素质不高。基于各单位对干部人事档案管理工作的不重视,间接影响了干部人事档案管理工作人员的综合素质和专业水平。大多数基层单位的干部人事档案管理工作人员都没有经过系统的档案管理知识学习,在上岗前也没有经过专业的人事档案管理培训,从而缺乏一定干部人事档案管理的专业知识和技能,业务水平不强。由于不熟悉专业及制度,其管理人员的综合素质专业水平有待提高。并且大多数人事档案管理人员是兼任的,本身还要完成其岗位的工作,使得档案工作更无法及时开展,更难以按规范管理的要求做好工作。

二、完善新时期干部人事档案管理工作体系的对策

(一)增强意识,提高认识。各单位领导需要提高对干部人事档案工作重要性的认识,树立良好的档案意识,加强对干部人事档案档案的领导,对干部人事档案的各项基础性工作给予充分重视。同时还要制定完善的工作方案和合理的工作责任制度,将具体责任落实到每一个人。增加对干部人事档案管理工作的投入力度,为干部人事档案管理工作的开展提供重要的资金保障。

(二)加快推进干部人事档案管理信息化和电子化的实现 。当前计算机技术和网络技术开始普及,在信息化时代干部人事档案管理工作需要加快信息化建设的进程,使其能够更好的与时代发展的需求相适应。因此需要加快推进干部队伍人事档案信息化和电子化的建设,利用信息化、电子化和网络化手段来有效的提高干部人事档案管理的水平,从而为广大干部职工及各级党组织提供更优质的服务。各单位需要针对自身的实际情况及特点,针对干部人事档案管理工作的实际需要,加快对信息技术的有效应用,从而推进干部人事档案信息化管理的实现。

(三)建立统一的管理机制,完善干部人事档案管理工作体系。建立统一的管理机制及各项规章制度,建立统一标准,更好地完善干部人事档案管理工作体系。随着干部人事制度改革的不断推进,干部信息形态、档案的整理、保管和利用手段以及业务范围等也随着发生了相对应的变化,需要进一步完善干部人事档案管理体系,建立了统一的管理机制,才能使人事档案管理工作做到与时俱进。

(四)加强干部人事档案管理队伍建设。干部人事档案管理水平的高低直接取决于干部人事档案管理工作人员自身的素质。在市场经济环境下,人员流动性较大,干部人事档案管理工作越来越受到大家的重视,这就需要各单位负责需要努力提高干部人事档案管理人员的整体水平,选择责任心强及工作认真、政治理论素养高的人员担任干部人事档案管理工作。对于干部人事档案管理人员还需要定期组织业务培训,努力提高档案管理人员的专业技能。同时还要组织优秀人员去外地参观学习,拓宽档案管理人员的视野,增强实际工作能力。干部人事档案管理人员还要在日常工作中严格要求,不断强化自身的知识积累,熟悉相关的档案管理制度及各项方针政策,通过政治理论学习提高自身的思想政治素质,有效的提高干部人事档案管理人员的整体水平。

三、结束语

干部人事档案材料是反映干部人事情况的基本凭证,是干部工作、人才工作的重要信息,更是上级单位选任干部的重要依据。为了能更进一步及时、准确、真实地掌握干部人事档案资料,各单位要从根本上完善干部人事档案工作体系,重视并加强干部人事档案管理工作,从而能更好地为干部管理工作和社会服务。

参考文献

[1]邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊,2011-06-08.

[2]方德生.干部人事档案工作改革与创新若干问题的思考[J].档案,2014-10-16.

档案干部教育培训工作 篇12

一、干部档案的内涵

干部档案是严格按照党的干部政策由组织人事部门对干部进行选拔、培养以及任用, 并且在工作中将干部的成长经历、道德品质、政治思想、文化修养、工作能力以及工作业绩等内容认真记录下来, 然后经过认真地整理转变成个人卷宗。干部档案具有内容、数量巨大的特点, 干部的生平事迹、成长历程以及社会活动中的政治思想、价值观念以及工作成就等概况都包含在档案当中, 涉及到各个领域的内容, 如政治、军事、文化以及经济等, 具有非常重要的意义。干部档案是国家档案的重要组成部分, 能够将其作为全面考察和了解干部的信息依据, 为国家选拔优秀干部创造有利的条件。

二、干部档案管理工作中存在的问题

(一) 对干部档案工作没有给予高度的重视。

关于干部档案管理工作, 部分单位领导未能从思想观念上对其给予高度的重视, 而是将更多的工作精力投入到了核心工作中, 他们往往凭借自己的主观意志、个人印象进行选拔干部工作, 不能全面客观地看待干部的德、勤、能以及绩等方面的素质和能力;档案管理人员缺乏高度的责任感, 工作态度不够端正, 也缺乏较高的职业道德和乐观主义精神, 不能对干部档案管理工作给予高度的重视。有些单位还没有管理档案的专业人员, 而是由兼职档案管理人员负责这项工作, 其还要忙于其他工作, 并没有足够的时间和精力做好档案管理工作, 而且也没有丰富的专业知识, 更不会积极主动地学习相关的工作业务, 不能严格按照相应的工作程序完成档案的查阅工作, 档案管理情况不能及时主动地向领导请示和汇报, 缺乏积极向上的工作精神。

(二) 缺乏完善的档案管理制度。

规范的干部档案管理台账尚未建立, 缺乏完善的档案收集、保管、传递、查借阅以及保密等规章制度;虽然部分单位拥有一些完善的管理制度, 然而并没有严格地遵守规章制度的内容, 使其流于形式。如收集的档案资料不完整, 并且出现较多的档案丢失情况。有些档案收集之后得不到及时地整理, 堆积现象时有发生。在查借阅档案时, 缺乏有效的监督, 私自涂改的问题依然存在。在移交档案时, 在手续不齐全、档案不加密的情况下允许本人提走自己的档案, 使少数人有了钻空子的机会, 出于谋求个人利益的目的对个人档案资料进行涂改、销毁以及伪造新的档案, 使档案的真实性和利用价值受到了严重影响。此外, 当出现违反规章制度的问题时, 部分单位并没有采取及时有效的措施使问题得到有效的解决, 对干部档案管理工作水平的提高也产生了不良影响。

(三) 没有规范的干部档案立卷, 案卷质量较低。

档案材料收集不完整, 尤其是入党材料、干部任免材料以及考察材料等重要程度比较高的材料, 并且还有一些丢失比较严重的档案材料, 如处分材料、表彰材料;档案的纸张不一致, 表格不规范。16开办公用纸是档案材料要求使用的规范纸张, 然而目前很多公文材料使用的都是A4纸, 造成部分表格印制超过装订线。在档案材料形成的过程中, 即使用16开的办公用纸, 也与先前的档案纸张大小存在一定的差异, 如果纸张过大需要进行剪切, 过小则需要糊, 严重影响立卷归档工作效率的提高;存在材料归类不准确问题。各种证书原件和复印件等不应该列入归档范围的却归了档, 而应该归档的档案材料却没有如期归档, 特别是一些比较零散的材料, 由于不能将部分材料及时归档, 也造成了不少材料丢失的问题。档案中年龄变得越来越小, 文化程度也逐渐增高以及参加工作时间越来越早, 涂改档案内容的现象时有发生。

三、做好干部档案管理工作的对策

(一) 重视干部档案管理工作及人员队伍的建设。

人事、组织部门在督促和指导干部档案管理工作时应切实履行自己的责任, 并加大培训档案管理人员的力度, 使其在特定的时间段有机会学习专业性的知识, 使其能够熟练地掌握与档案管理有密切联系的方法和技术。单位领导应在实际的工作计划与考核目标中列入档案管理工作的内容, 还需要选择事业心强、政治思想好以及具有专业知识技能的人才担任档案管理工作, 尽量使档案管理人员能够在工作岗位上长期地工作。档案人员在工作期间, 需要使自己的知识结构得到不断优化, 丰富自己的专业知识, 开阔自己的视野, 还要对工作领域及其相关领域的发展现状及动态有一个充分的认识和了解, 使自己拥有较高的素质, 并在档案学科新理论和新技术的帮助下更出色地完成自己的本职工作, 逐渐成长为高素质、高水平以及高能力的档案管理工作者。

(二) 建立完善的档案管理制度。

档案工作实施规划化管理有赖于建立完善的档案管理制度。各部门应对自己的职责有一个明确的认识和了解, 使档案管理过程中的各项工作, 如归档、借阅、保密以及开发等都能够有标准的规定, 避免出现档案遗失或被其他人任意篡改的问题。应采取切实可行的措施不断完善现有的档案管理制度, 如材料收集、保管保密以及档案归档等, 在此基础上可以建立起其他相关的制度, 如借阅档案登记簿、转出材料登记簿以及查阅档案审批表等。在对档案材料的真实性认真核实外, 还应对档案材料的收集、档案的转移等作出严格的规定, 使虚假材料归档得到有效的阻止, 以便在考察、任用干部时有准确、真实的信息作为参考依据。

参考文献

[1] .郑宇.推进军队干部档案工作信息化转型[J].政工学刊, 2012.2

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