干部档案整理工作

干部档案整理工作（精选12篇）

干部档案整理工作 篇1

摘要：干部档案整理在整个干部档案管理工作中占有重要地位, 是干部档案形成过程的关键环节, 在干部档案的立卷、归档、保管、使用中具有重要作用。

关键词：干部档案,整理,重要性

干部人事档案是在人事管理活动中形成的, 是记述和反映个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力及奖罚等方面的原始记录, 是各级组织和人事部门进行考核、选拔和聘用人才的主要依据。干部人事档案管理主要包括干部人事档案的收集、审核、整理、鉴定、转递、保管、统计和提供利用等方面工作。

一、干部档案整理工作中经常遇到的问题

1.档案材料缺少现象。如:干部履历表、学历学位材料、奖惩材料、考察材料、入党团材料等。2档案材料的手续不齐全。如:考察材料无落款、放入档案中的复印件无印章。3.档案材料内容不规范, 不符合归档要求。如:干部任免审批表填写不全, 信息不完整, 干部履历表无本人签字、无日期等。4.纸张不标准。各部门形成材料的纸张大小不一, 如高校学生登记表, 有的是A4或A3规格的纸。5.裁剪问题。为使档案外观整齐, 在整理中要进行剪切, 切掉字迹事故屡屡发生, 造成无法弥补的损失。6.装订问题。由于材料不标准, 易出现压字。

二、正确整理干部档案的方法及步骤

干部人事档案整理工作要认真执行《干部档案整理工作细则》。整理也是对档案材料的审核过程, 包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:

(一) 分类。

第一类, 履历材料。包括:干部履历表及各类登记表。整理中可以按照参加工作时间审核, 发现履历表缺少本人签字或日期的要进行补充。第二类, 自传材料。以自传为主的履历或简历表归到本类。第三类, 考察、考核、鉴定材料;审计工作形成的材料。形成的材料要有部门盖章或签字。第四类, 学历学位材料、职业 (任职) 资格考试材料、评 (聘) 专业技术职务 (职称) 材料、反映个人科研学术水平的材料、培训材料。 (1) 对于高中以上学历人员, 材料从高中开始归档;对于低于高中学历的按照实际情况归档。毕业证书、学位证书复印件要加盖组织部门印章。 (2) 在缺失《职业资格考试合格人员登记表》时, 能够确认此职业资格证书真实性的条件下, 可以将“职业资格证书复印件”替代归入本人档案。 (3) 培训材料存两个月以上的学员培训、考核材料。第五类, 政审材料。更改 (认定) 姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间、计算连续工龄审批等材料。第六类, 党、团组织建设工作中形成的材料。如加入中国共产党材料, 要有志愿书、申请书、转正申请书, 发现缺少马上补充。第七类, 表彰奖励及材料, 撤销奖励的有关材料。在归入审批表时, 要将先进事迹附在审批表后, 作为一份材料归档。第八类, 涉纪涉法材料。包括各级部门的处理决定等材料。第九类, 工资、任免、出国 (境) 、会议代表材料。 (1) 工资、待遇材料包括新增人员转正定级审批表, 工资变动表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表, 享受政府特殊津贴的材料, 解决待遇问题的审批材料。 (2) 任免材料包括录 (聘) 用、解聘、干部任免、调动、退 (离) 休审批表等材料。自愿辞职的个人申请、同意辞职决定等材料。提职人员“考察材料”与干部任免审批表作为一份材料归档。 (3) 出国、出境材料归档首次因公出国 (境) 人员审查表, 在国 (境) 外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。第十类, 有保存价值的材料。主要包括毕业生就业通知书、劳动合、健康检查和处理工伤事故材料、“死亡证明”材料、“干部人事档案报送、审核工作材料。

(二) 排序。

每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。档案材料排序的基本方式:按材料形成时间排序的:适用于干部人事档案材料第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。按材料内容以及材料之间的内在联系排序的:适用于第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复、结论或处分决定, 本人对结论或处分决定的意见, 调查报告, 证明材料, 本人检讨或交待材料等, 其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料, 入团志愿书应排在入团的其他材料之前, 入党志愿书应排在入党的其他材料之前, 党员登记表等可按先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后, 要用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号, 并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为, 凡有图文的页面, 每面作为一页, 有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料, 统一编写页数。

(三) 编目。

每卷干部人事档案, 必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引, 要认真进行编写。具体要求: (1) 档案材料应按照排列顺序, 逐份逐项地进行编目, 做到目录清楚, 填写准确, 要电子版打印形成。 (2) 每类目录之前要注明材料类号和类别全称。 (3) “材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的, 应另拟标题, 并在备注栏中简要说明。第五类政审材料要标注与本人的关系, 如:父亲政审材料、弟弟政审材料等。 (4) “材料形成时间”, 一般采用材料落款时间。复制的档案材料, 采用原材料形成时间。“页数”填写材料页数。 (5) “备注”填写需要说明的情况, 包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。 (6) 每类目录之后应留出适量的空格, 供补充档案材料时使用。

(四) 技术加工。

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应进行技术加工。 (1) 对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后, 与原件作为一件, 决不能有了复制件而弃原件。 (2) 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏, 便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容, 不要对档案进行过度裁剪。 (3) 对破损、卷角、折皱和幅面过小的材料应进行托裱, 裱糊用的衬纸, 必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干, 不得在阳光下晒和高温烫烤。装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。打眼装订档案材料, 不得压字和损伤材料内容。对表格和横向文字的归档材料, 装订时一律表头或文头朝上, 以便于展开阅读。 (4) 必须拆除归档材料上的金属装订物。每份档案材料在整理时必须保证各自独立, 严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

(五) 装订。

每个干部档案材料, 必须装订成卷。档案目录置于卷首, 卷内材料排列顺序与目录相符。将档案的全册材料按编排顺序理齐, 以装订线一边和下边为基准, 按规定尺寸切齐, 达到四面齐, 条件差的应以左边、下边、右边三面齐。做到结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件、方便阅读。档案卷夹材质应符合档案保护要求, 卷夹背脊应附边签, 用于书写干部的姓名、档案编号等。

参考文献

[1]邓绍兴.人事档案学[M], 中国青年出版社, 1990.

干部档案整理工作 篇2

根据中共中央组织部办公厅关于干部人事档案审核整理工作的安排部署，在市局党组和市局相关科室领导的精心指导下，强化措施，扎实工作，现将有关情况汇报如下。

一、基本情况

我局共有干部人事档案审核人数52人，其中，正科级干部6人，副科级干部21人，一般干部25人。

二、做法和特点

我局领导高度重视，大力支持，协调解决干部档案室2间，实现了库房面积达标和“三室”分开的要求，配备了防盗门窗、灭火器、温湿度表、空调等，为圆满完成干部档案审核整理工作奠定了坚实的基础。

在干部人事档案审核整理过程中，我们本着对组织负责、对个人负责的原则，严格按照各个工作阶段的具体要求，认真检查、核对、装订每一本档案，自始至终做到精益求精、慎之又慎。在干部身份认定上突出“准”字，对收集上来的归档材料都要严格审查、核对，经过审查凡有疑点的全部退回，并深入审核对象的相关单位实地调查核实。截至目前为止，审核登记人数52人，无问题的8人，需要调查核实的干部人数44人，已经核实完毕的干部人数44人。

三、存在问题和今后打算 尽管我们在干部人事档案审核整理方面做了不少工作，取得了一些成效，但仍然存在一些问题。一是档案资料还存在不齐全问题。尽管我们在干部档案资料收集方面花费了大量心血，付出了艰苦努力，但是由于时间久远，一些不准确的材料又不能入档，致使部分干部档案中资料仍不完整。二是部分单位、个人对干部人事档案工作仍不够重视。

干部档案整理工作 篇3

【关键词】企业；干部人事档案；收集；整理

一、前言

人事档案是个人经历、学历情况、专业技术资格情况、思想政治情况、家庭社会关系、工作能力、工作业绩情况、奖惩情况等方面的记录，真实反映了个人自然情况及个人参与社会活动的情况。人事档案既是掌握企业员工信息的非常重要载体，又是企业选人、用人、育人、留人的重要依据。企业干部人事档案的收集就是根据人事档案管理权限，将分散在企业各有关部门的在收集归档范围内的人事档案材料集中起来，统一管理的过程。企业干部人事档案的整理就是将每个人的全部档案材料，按照档案管理相关规定，进行鉴别、分门别类、顺序编排、编制目录、技术加工、装订成卷，并不断将新收集的材料按照要求及时补充到人事档案中。干部人事档案的收集和整理工作是一项非常重要的工作，收集和整理过程中任何一个环节的疏忽大意和差错都会给今后的工作带来影响。因此，干部人事档案材料收集是否真实、完整、准确、及时，干部人事档案整理是否达到标准，直接关系到干部人事档案本身的价值，决定着干部人事档案能否为企业人力资源部门提供高质量服务。笔者长期从事人事档案管理工作，深知人事档案整理工作专业技术要求很高，必须及时解决人事档案收集和整理过程中出现的诸多问题，才能保证人事档案的有效性和可靠性，提高人事档案的利用价值。

二、干部人事档案管理工作中存在的主要问题

1.企业人员干部人事档案意识薄弱。人事档案管理的保密性要求是长期以来形成的，由于员工个人接触不到本人档案，往往就认为干部人事档案就是企业的事情，或者说是企业人事档案管理部门的事情，跟员工个人没有关系。因此，员工个人也就不关注人事档案，不熟悉人事档案的归档范围和相关要求，不重视配合有关部门补充相关人事档案资料，将工作中形成的学历材料、奖惩材料、考察材料、培训学习材料、薪酬福利材料、专业技术业绩材料等长期个人保存，最终导致员工个人人事档案材料不全。一份残缺不全的人事档案材料无法全面反映员工个人德、能、勤、绩等方面的综合情况，影响企业对人才进行正确地评价和使用。

2.干部人事档案材料收集困难。现如今干部人事档案材料来源非常广泛，企业内部各个部门都有可能产生与人事档案有关的材料。例如，企业人力资源部门提供的薪资福利材料、职称材料、干部任免材料、学历材料等；企业党群部门提供各种奖惩材料、党员材料、团员材料、个人鉴定材料等；企业技术研发部门提供的科研成果、发明专利等。由于企业员工参与的社会活动较以往相比更加丰富，越来越多的人事档案材料从不同渠道源源不断汇总到人事档案管理部门，人事档案材料的分散性和多样性的特点，也使得企业干部人事档案材料收集的难度也与日俱增。

3.干部人事档案材料失真严重。在人事档案收集过程中，我们时常会发现，部分员工恶意篡改个人人事档案登记信息，在不同时期填写的干部履历表等材料时，前后不一致，往往是出生日期越填越晚，参加工作时间越填越早，学历层次越填越高。很多企业在员工鉴定考核材料中大多采用官话套语，导致人事档案中鉴定材料千篇一律，看不出员工的有什么个性特点，企业人力资源部门无法依赖档案记载来准确选拔人才、使用人才。以上一些现象都在一定程度上影响了人事档案的真实性，严重影响人事档案的管理和使用。

4.干部人事档案材料缺失严重，部分材料手续不全。在人事档案整理过程中，我们时常会发现部分员工的党员材料残缺不全，有的缺少入党申请书，有的缺少入党志愿书，有的缺少个人自传等。有些本人填写的资料如干部履历表，专业技术考核表等，缺少本人签字和审核单位的公章。甚至部分员工的人事档案材料成套缺失，比如：学历学位材料、奖惩材料、考察材料、审计材料、学习培训资料等，或者只将一套材料中的部分材料归档，缺少完整性。究其原因，人事档案管理工作人员由于工作的繁忙，对人事档案材料不催、不收；员工个人由于不熟悉人事档案有关规定和要求，从而对人事档案材料不报、不交。最终，导致一些干部人事档案材料始终不能汇总到人事档案的卷宗中来。

5.干部人事档案整理不规范。由于企业人事档案管理人员的队伍变动比较频繁，工作交接不到位，部分档案管理人员业务不熟练等诸多原因，在干部人事档案整理过程中，容易出现档案材料分类错误、纸张大小不一，装订不整齐等问题。甚至出现部分员工的人事档案材料张冠李戴，人事档案材料部分内容在裁剪过程中丢失等现象。

三、加强干部人事档案收集与整理工作的措施

1.加大宣传力度，增强企业员工和领导的档案意识。加大对干部档案工作的宣传力度，增强企业员工个人的档案意识。首先，我们要通过板报、内部刊物、座谈会、网络等多种方式，广泛宣传人事档案有关政策法规。主动把与员工个人切身利益相关的人事档案知识告知员工个人，增强其自身的档案意识，让每一位员工能够自觉参与到人事档案材料的收集和整理工作中来，协助企业人事档案管理部做好人事档案材料的收集和整理。其次，要提高企业各级领导的人事档案管理工作的认识，把人事档案当成企业一项重要的工作。只有这样，领导们才会关注人事档案管理工作，才能在档案管理软件、硬件、人员方面给予适当的照顾，提升人事档案管理工作水平。

2.健全干部档案管理制度，变被动为主动，保证档案材料收集的数量和质量。首先，企业要重视人事档案资料收集网络的建设，将企业各部门紧密联系起来，从制度层面约束大家积极参与到人事档案的收集工作中来。企业干部人事档案管理部门要对个别员工缺少的人事档案材料跟踪索要，保证人事档案材料的完整性、及时性。其次，企业要建立和完善档案材料接收登记制度。对企业各部门及员工个人提交的人事档案材料，要详细登记才材料的来源、材料的名称、材料的数量、提交时间等。第三，企业要建立和完善档案材料鉴定制度，从源头上对人事档案管理进行鉴别，尽可能杜绝假、错资料混进档案中。最后，企业人事档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对于定期形成的如薪酬福利资料、专业技术考核资料、奖励材料等，要制定相应的管理制度，保证企业各有关部门能够按时递交人事档案材料。对于部分部门和个人因工作或其他原因不能及时提交人事档案材料的，作为人事档案管理部门应当充分发挥主动性，督促相关部门和人员提交有价值的人事档案材料。

3.提升档案管理人员队伍素质，加强业务培训，提高档案整理水平。由于人事档案工作的重要性和特殊性，企业应当挑选政治素质过硬，责任心强，工作态度端正的同志来从事干部人事档案管理工作。人事档案管理工作比较繁杂、琐碎，耐心、细致是做好档案管理工作的基本要求，同时还要具备一定专业技能。除此之外，在尽可能的情况下，应当保持档案管理人员队伍相对稳定，从而保证档案管理工作的延续性。同时，企业要重视档案管理人员的继续教育和培训，提高他们的专业技术业务水平和实操能力。要定期组织他们参加人事档案管理培训，不断更新档案管理知识，提升人事档案收集和整理水平，熟练掌握档案的收集、整理、鉴别的各项技能。

综上所述，企业干部人事档案的收集和整理工作是一项繁琐、复杂、政策性强的工作。每一位企业人事档案管理工作人员都必须树立高度的工作责任感和历史使命感，保持严谨的工作态度，不断地总结实践经验。把企业干部人事档案管理水平提高到一个新的高度，为企业人力资源部门考察使用人才服务，也为个人维护、保障自身利益提供重要依据。

参 考 文 献

[1]刘莉莉.人事档案整理心得浅谈[J].中小企业管理与科技.2011（19）

浅谈干部人事档案的整理工作 篇4

一、干部人事档案整理工作原则

干部档案管理部门在档案工作中应始终坚持以下几个工作原则:一是真实性原则。“真实性”原则应贯穿于干部人事档案工作的始终, 是干部人事档案工作最基本的原则。为了保证档案材料的真实性、可靠性, 管档人员必须细致分析档案中已有的以及要新归入干部档案的各类材料, 做到逐份审核, 细致鉴别, 杜绝虚假、不实的材料归入档案, 提高干部人事档案材料的质量和参考价值。二是规范性原则。由于干部人事档案对于干部的考察、任用具有重要作用, 因此在干部人事档案整理中必须严格按照一定的工作原则开展工作, 做到工作程序、档案内容以及工作要求的规范性, 规范档案材料的鉴别、分类、加工制作、装订等一系列工作。三是完整性和精炼性相结合的原则。干部人事档案材料的收集工作必须坚持全面、完整的原则, 细致准确地对干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等, 但是在保证干部人事档案材料完整性的基础上还必须做到精炼的要求, 对于参考价值较小、不应归档的材料应严格按照相关工作流程予以剔除, 保证干部档案的精炼、实用。

二、干部人事档案整理工作要求

一是干部人事档案整理必须做到“鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、加工规范、装订整齐”。通过整理工作力求使每卷干部档案均达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。

二是干部人事档案的整理人员, 必须切实理解党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识, 并不断加强自身学习, 提高自我的工作素养, 熟悉干部人事档案整理的相关规定, 熟练掌握档案整理的基本方法、技能, 细致、认真、负责地做好档案整理工作。

三、干部人事档案整理注意事项

首先, 干部人事档案涉及干部生活、学习、工作等各方面的详细信息, 在整理工作中, 只有做好保密工作, 才能保证在档案整理工作中干部信息的安全。因此, 参加整理档案的人员, 必须细致学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》, 并掌握干部人事档案工作的相关规定, 切实履行好安全保密制度, 确保干部档案信息的安全。

其次, 除工作需要外, 工作人员不得擅自涂改、抽取、撤换或者伪造干部档案材料, 对于干部档案材料变动应按规定工作流程进行, 并进行详细登记。

第三, 不得私自处理或销毁档案材料。对整理中按规定应予以剔除的档案材料, 必须予以登记, 经主管领导审查批准后处理。

第四, 在整理过程中, 必须加强对档案材料的管理, 防止档案材料的丢失和干部人事档案信息的泄露。

四、当前干部人事档案整理中存在的主要问题

(一) 纸张尺寸问题。

档案用纸规格标准不统一, 虽然根据中组部、国家档案局《关于印发<干部档案工作条例>的通知》 (组通字[1991]13号) 以及《干部档案整理工作细则》等相关文件的规定, 档案材料要统一使用16K办公用纸, 但是现行的公文材料用纸尺寸基本为29.7×21CM, 国际标准A4纸型。纸张大小、规格的不同, 导致了在干部档案整理工作中的诸多不便, 不仅增加了档案整理人员的工作量, 也严重影响干部档案的质量和利用。

按照《干部档案整理工作细则》的要求, 在干部档案整理过程中, 为方便干部档案的保存、使用, 常常为了达到外观整齐、美观的要求而对超出16K办公用纸尺寸的档案材料进行裁剪或折叠等加工, 而对尺寸较小的档案材料则要进行托裱、裱糊等技术加工, 正是由于技术加工过程的繁琐增加了干部档案损坏、脱落甚至遗失的风险, 难免对干部档案管理工作造成影响。

(二) 打孔装订的问题。

虽然《干部档案工作条例》等文件对于干部档案材料的打孔装订有严格的要求, 但由于各个干部档案管理单位的档案管理人员以及同一单位不同时期档案管理人员业务素质、档案材料加工硬件设施以及其他实际情况的不同而导致了同一单位不同时期、不同单位干部档案整理的水平参差不齐, 不仅为日后的干部档案材料归档、整理工作带来了诸多不便, 影响了档案整理人员的工作效率和工作质量, 而且也逐步导致了干部档案管理工作中问题的频出。

(三) 装具问题。

为了达到对干部档案的标准化要求, 中共中央组织部建议干部人事档案应使用统一标准的装具。装具尺寸为28×20.5×35CM, 卷盒设有3个金属弹簧装订立柱。有丰富的干部档案材料整理、归档工作经验的人员不难发现:档案装具因为生产厂家、生产批次的不同, 装具质量也不尽相同, 在长期频繁使用过程中, 不仅装具外表会损坏, 而且其中的不锈钢档案夹以及金属弹簧立柱也会生锈, 从而导致档案材料的破损、脱落、腐蚀, 严重影响了干部档案的阅读和利用, 而更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。

(四) 反复拆装的问题。

在干部人事档案整理过程中, 归档材料必须经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等过程, 直至装订完成的干部人事档案应做到外形整齐美观, 但是对干部档案的保管、利用以及日后的零散材料的归档、档案材料的复制等工作造成了一定的不便, 极易在以后的干部档案材料归档、复制等利用过程中损伤档案材料。而且随着时间的推移, 干部档案的内容需要不断进行充实, 每一份干部档案都将定期归入新增的档案材料, 从干部档案的建立至干部的退休甚至过世, 干部档案将面临无数次的反复拆装、装订, 部分档案材料纸张强度会严重降低甚至被损坏, 严重缩短了干部人事档案的使用寿命。

五、干部人事档案整理的几点建议

(一) 提高档案整理人员的业务素质。

档案整理人员的专业素质水平直接关系到干部人事档案整理的质量, 对于干部人事档案整理工作的科学、有序进行具有重要的影响。因此, 整档人员必须增强自我的学习意识, 加强学习, 努力提升自身的政治思想水平的同时, 不断提高业务水平和工作技能水平, 做到干部档案整理的规范化、标准化, 保证干部人事档案整理工作的有序开展。

(二) 规范用纸标准。

首先, 相关的干部档案主管部门应加大宣传力度, 制定相关的用纸标准, 尤其是对干部人事档案材料的形成部门, 应对干部档案材料的用纸作出统一的要求, 或者可以采取直接提供档案材料的标准用纸的方法, 做到各干部档案材料形成部门所形成的档案材料具有统一的标准, 以便于干部人事档案管理部门的材料归档、整理工作, 同时对于干部档案的保存也具有一定的积极意义。

(三) 简化干部人事档案的整理。

由于各级干部档案管理部门实际情况和管档人员素质的差别, 干部档案的规范问题任重而道远, 为了使干部人事档案工作尽量做到统一化、规范化, 就很有必要减少人为因素对干部档案的影响, 因此对现行的干部档案整理工作进行一定的精简就具有了十分重要的意义。

(四) 加快干部人事档案工作的信息化建设。

干部人事档案管理部门应积极建立干部人事档案信息数据库, 以减少干部人事纸质档案的人为因素影响, 进而减少对干部人事档案的损坏, 提升干部人事档案利用的质量和速度, 同时应及时对干部人事档案数据库进行更新和备份, 保证信息安全, 进一步提高干部人事档案数字资料的利用率, 扩大其利用范围, 利用现代科学技术为干部人事档案工作服务, 进一步改进工作方法、提高工作效率。

(五) 加强各级、各系统干部人事档案管理部门之间的沟通和交流, 建立长效沟通机制。

及时分享先进的管理理念和管理办法, 全面提升各级、各系统干部人事档案管理工作的水平。

参考文献

[1]董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息, 2008 (04) .

干部整理档案中存在的问题 篇5

有关具体问题归类的补充说明

一、档案材料分类需注意的几个问题

第一类履历材料（本类排序是：按材料形成时间的先后顺序排列）。

1、个人档案中必须具备1997填写的《干部履历表》。《干部履历表》必须填写完善（即填表人签章、审查机关意见及盖章、填表日期俱全）；2002年履历表须有相片，1997年和2002年的履历表凡有空白栏的，经组织核实后，有的由组织补填，组织不能填补的，找本人填补，没有内容的空白栏则写“无”。直系亲属中有任副省级以上职务的必须填写反映出来，其父母有死亡的要填写，并注明已故。

2、《待业人员登记表》（结论有劳动部门签章并有“同意录用”等字样的系招工材料）归入九类（9-2-）；若无结论且该档案又无《干部履历表》或《职工登记表》的可归为一类，若有《干部履历表》或《职工登记表》的，则《待业人员登记表》可不归档。

3、履历表中有奖励、培训记载，但无支持材料的，按文件规定厅级以上奖励须有相关支撑材料，厅级以下的可不管；一个月以上受过地厅级以上培训的，必须要填写，其培训材料应收尽收，没有的也不用写说明了；一个月以上的培训须有相关支撑材料，一个月以下的可不管。

4、《干部履历表》中，本人未填写受处分的，由组织核实后填写，不必要找本人补填了。

5、《上山下乡知识青年简历表》没有知青办同意上山下乡意见、又没有盖章的放在一类。

第二类自传及属于自传性质的材料和报告个人有关事项的材料（本类排序是：按材料形成时间的先后顺序排列）

1、凡由本人撰写的叙述本人经历、思想变化过程以及交待家庭情况，社会关系等内容的材料，均属自传或自传性质的材料。

2、具有自传内容的申请书，本人档案中又没有自传的，可将此材料归入二类。

3、科技人员的业务自传、技术自传应归入第四类。

4、党员领导干部个人有关事项报告表归入二类。

5、按有关文件规定报告个人有关事项的材料。

6、带自传性质的履历表或简历表、具有自传内容的历史反省材料。

第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料（本类排序

是：按材料形成时间的先后顺序排列）

1、凡属在职的党员、团员、干部、职工、学员、军人等各种鉴定材料归入三类（3-）。

2、《学校学生品行评等审批表》（结论评为优、良），属于学校对学生思想方面的鉴定考察材料，归入三类（3-）。

3、从1994年以来的《考核登记表》必须齐全，每栏的内容（包括单位的考核意见、本人签字、时间、盖章等），必须填写完善。

4、《路政人员鉴定表》以鉴定内容为主的归三类（3-），其结论是聘用的归九类（9-2-），但须重拟相应的标题，即：《路政人员聘用表》。

5、干部离任审计报告或者定期经济责任审计报告归三类（3-）。

6、挂职锻炼的鉴定或者考核意见的材料归三类（3-）。

7、因公出国处境和在国外境外表现情况的鉴定材料归三类（3-）。

8、考核表中没有本人签字、主管部门意见、人事部门盖章的必须完善，如果无人事厅时间的可以不补。

9、如果当年只有《专业技术人员考核登记表》而没有《机关事业单位考核表》的，将《专业技术人员考核登记表》放在当年相应的位置归入第三类（或者说缺少某考核表的，如果当年有《专业技术人员考核表》的可以代替）。

10、《贵州省企业领导干部民主评议登记表》和《机关事业单位考核表》一律归三类。

11、参加党校短期培训学习的考察材料（鉴定），归三类。

12、后备干部的材料，本人未提拔使用的材料放入三类, 已提拔使用的放在相应的《干部任免表》之后归九类（即9-2-）。

13、以鉴定为主要内容的各类人员登记表。

14、新兵训练鉴定表、表现鉴定、登记表（含训练成绩），有小结、有鉴定、有成绩的和军人在部队训练的鉴定成绩表都归入三类。

鉴定和培训的区别：鉴定是对本人在一定时间内的表现的认定，鉴定对提拔很关键；培训是对一个人在一定时间内在理论、专业、技能学习与进修的经历的佐证。

15、如果是其他方面的涂改（如笔误等原因），就不用管它，但是对出生年月、参工时间、民族成分、不合格改为合格、合格改为优秀、工资金额的涂改，一定要核实清楚后由组织写出说明，放在五类或者放在相应的位置。

16、平级调动任职的，可以不需要考察材料和现实表现；如果有考察材料和现实表现更好，没有考察材料和现实表现的，也就不补了。

第四类学历、学位、学习成绩、职业资格考试、评（聘）专业技术职务（职称）、反映个人科研学术水平、有关培训等方面的材料。本类材料的排序是：按时间先后顺序和档案材料性质相对集中排序：

①4-1-学历、学位材料；

②4-2-职业资格、职称材料；

③4-3-科研学术水平材料；

④4-4-培训材料。

1、凡属未参加工作之前的学生、初高中的《毕业生鉴定表》、中学生《体育合格证》、《社会实践表》、《学生实习鉴定》和大学生的《毕业生鉴定表》、《社会实践活动登记表》均归入四类（4-1-）；在职工作人员参加（学员）培训学习、进修登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表、培训实习鉴定表等材料系培训方面的材料归入四类（4-4-）。

2、学生的休学、复学等材料归入四类（4-1-）。

3、全日制大、中专毕业生的毕业证、本科学历及学位证书要复印件归入四类（4-1-）；在职成人大、中专和“五大”毕业生的学籍材料和毕业证复印件应归入四类（4-1-）。凡毕业证书复印件如果时间早于《毕业生登记表》的，应将毕业证书复印件放在《毕业生登记表》或者《毕业生鉴定表》之后。

4、《战士技术等级审批表》属于专业技术类，归四类（4-2-）。

5、本科学历及学位材料必须齐备才能认可学历和学位；《毕业证书》和《 XX学位证书》复印件归入四类（4-1-）。若在毕业登记表中明确说明授予学士学位，或者在毕业证书上同时表明授予学士学位的，则学士学位证书可以不归档。

6、专业技术人员1993年（含1993年）以前的《专业技术考核表》需归入人事档案的四类（4-2-）；1994年（含1994年）以后的《专业技术考核表》归入专业技术档案；若是企业人员，因没有行政事业单位考核表的，可将逐年的《专业技术考核表》需归入人事档案的四类（4-2-）。

7、《专业技术职务申报表》必须归入人事档案的四类（4-2-）。若是专业技术考核与行政事务考核同时进行的，只归行政事务考核表，专业技术考核表归专业技术档案。

8、《专业技术职务任职资格评审表》归入四类（4-2-）；任职资格通知一律换成评审表，专业人员的解聘通知归入四类（4-2-）；专业技术任职资格聘任书复印件要归入档案（4-2-），这样才能体现评聘使用情况。档案中无《评审表》的，资格证书与聘任证书复印件则都要归档。

9、如四类无任何内容，且最高学历是高中或是初中（无学籍档案）的，则高中或初中的《毕业证书》要归入四类（4-1-）。

10、大、中专毕业学生有《毕业生登记表》的，其学历证明可不归档；如果没有《毕业生登记表》的，其学历证明则归入（4-1-）。

11、凡大学生的鉴定与学历有关的材料、在校军训鉴定表和在校期间的各种培训登记表都随学历按照时间先后顺序一并归入四类（4-1-）。

12、《高考录取通知书》和高考《政审表》中的结论有“同意录取”字样都归入四类（4-1-）。

13、反映科研学术水平的材料归入四类（4-3-）。

14、培训材料，是指在职干部职工在理论、专业、技能等方面的培训。包括一个月以上的结业证书（含研究生课程班登记、鉴定表和没有学位的毕业证书）（4-4-）。

说明：研究生班和研究生课程班两者是不同的，前者是有毕业证书和学位证书的；后者只有结业证书，不可能有毕业证书。北京社会函授大学毕业证不能算学历，只能算培训。

15、成人高考、自考、党校学历只有《毕业生登记表》，没有《学员登记表》和《XXX报考登记表》的，不需要再补；没有学籍材料的，由原学校出具学籍证明。

16、专业技术职称的评聘分开时间是从2002年开始的，从2002年以后的必须要有评审表，已聘的要有聘书复印件，归（4-2-）。

17、毕业生资格审查表无“同意录取”等字样归（4-1-）。

18、有入学录取通知书归（4-1-），没有的不管。

19、《干部学历、学位检查清理登记表》归（4-1-）。

20、若无学生登记表学历证明材料归（4-1-）。

21、党校研究生班算学历的材料归（4-1-）；只有研究生课程进修班不算学历，此类材料归培训（4-4-）。

22、党校大专班学习2年，毕业证书上为“大专班”字样，作为学历材料与其学籍材料归（4-1-）。

23、八十年代的专业技术职务，只有资格证、聘任文件就可以了，两样都要归档；凡与工资有关系的，应该要有首聘的（或者最近取得任职资格的）聘任证书复印件。

24、科技人员的业务自传技术自传材料归（4-3-）。

25、在党校培训的材料实在无法找到的，由现有单位写出说明，到所在党校加盖公章，并复印其花名册，放在单位说明后面作附件。

第五类政审材料（本类排序是按材料内容的主次关系进行排序，顺序是：上级批复、结论、本人对结论的意见、调查报告、证明材料<根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列>、本人检讨或交待材料等。有甄别、复查、平反结论的应分别排在原结论的前面）。

1、《应征入伍政审表》和《入伍时间的批注》均归入五类（5-）。

2、《民族成分证明书》、《民族成分认定书》和本人户口簿与身份证复印件以及户籍机关的户籍证明等材料归五类（5-）。

3、干部的民族、出生年月、参工时间认定材料必需按干部管理权限由组织予以认定，其认定的审查意见及其依据材料归五类（5-）。

4、民族成分的认定可根据《民族成分证明书》、《民族成分认定书》直接认可；如果没有《民族成分证明书》、《民族成分认定书》的，由其本人持户口和身份证到当地民宗局出具《民族成分证明》。

5、高校招生政治思想考核表归5类。

6、《上山下乡知识青年简历表》（经知青办批准下乡的，系参工时间的认定）需放在五类（5-），缺少知青材料的，要补相关材料，如知青证复印件、名册复印件或有关单位证明。知青证复印件或知青下乡证明应归五类；知青证复印件或知青名册复印件，作为认定参加工作时间说明的附件，合并记页，均归入五类。

7、入党、入团、参军、高考、聘用干部等方面的政审材料归五类（5-）。

8、干部爱人情况登记表归五类（5-）。

9、出生年月的认定：在档案材料中，最初的出生年月均系本人提供，如果本人填写第一份材料的出生年月小，以后的材料本人填写的出生年月填写大了，则在尊重本人意见的基础上，可以认定其后来填写大的出生年月，这就叫“认大不认小”；如果第一份材料记载的出生年月比以后的材料都要大的，则按照第一份材料认定其出生年月；如果第一份材料记载的出生年月比以后的材料都要小的，要综合所有的材料进行分析认定；如果按照以后的材料认定其出生年月（或大或小）关键是要认真审查本人从更改年龄中是否获得利益而定。获得利益的可不予更改，没有获得利益的可以重新认定。

10、出生日期与参加工作时间认定都只认定到月份，即相差一个月的需要认定，不用认定到日期。

第六类加入党团的材料（本类排序是：按材料内容的主次关系进行排序，顺序是：将入团、入党、入民主党派材料分别排列，志愿书放在各自材料的前面，其他材料均按形成的时间先后顺序排列。即按①入团志愿书、入团申请书、退团材料；②入党志愿书、入党申请书、转正申请书；③中共党员登记表；④入民主党派的材料顺序排列）。

1、1996年以后入党的，必须具备入党时的政审材料。

2、是中共正式党员但又没有入党材料的，首先在原入党单位查找原入党材料，找不到入党材料的，可由党组织写出说明；是团员（已超龄退团）而没有入团材料的可以不补，没有超龄退团的要尽量找到原入团材料。

3、《入团志愿书》，只有入团证明材料的其证明材料仍放在六类（6-）； 2000年以后入团的要补材料。

4、《民主评议党员登记表》结论为“合格”的归入六类（6-）；结论为“优秀”的归入七类（7-）。根据中组部答复，《民主评议党员登记表》今后不作为干部档案材料收集内容，不再收集归档。

5、党员填写的《1985年党员登记表》必需要有，没有的要补，归入六类；《1990年党员登记表》只是要求省会城市和教育、科研等机构填写，其他地（市）县单位未作明确要求，因此可以不补。

6、入党积极分子在入党前参加培训班学习的材料和思想汇报材料均不归入人事档案。

7、加入民主党派的有关材料归入六类（6-）。

8、没有预备期的党员是指在1969年4月1日至1977年8月11日入党的党员，不需要入党转正申请书，入党时间和党龄从上级党委批准之日算起。

9、凡属有预备期的党员，必须有入党申请和入党转正申请。

第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料，各种先进人物登记表、先进事迹、嘉奖、通报、表彰及荣誉称号等材料（本类排序是：一般应按时间先后顺序排列，但每次的奖励应将组织的审批材料放在前面，先进事迹材料放在后面，作为一份材料）。

1、《民主评议党员登记表》结论为“优秀”的但又有《优秀党员登记表》的（均是同一时间产生的），一律归在七类，但不作一份材料，需分别编序归在七类（7-）。

2、受县（处）级以上表彰奖励的材料必须收集归档，主要收集《表彰奖励审批表》、个人先进事迹材料、表彰奖励证书复印件等材料要求应收尽收，归在七类（7-）。

3、授予各种荣誉称号的审批表和事迹材料、授予各系统三十年人员荣誉证书登记表归在七类（7-）。

4、奖励（包括培训）材料各单位已提供来的，无论履历表中是否有记载，都归入档案，如果本人档案中有记载，但无相应的支持材料的地厅级奖励就要写说明，地厅级以下的不用写。

第八类干部违反党纪、政纪、国法等材料（本类排序是：按档案材料内容的主次关系进行排序，顺序是：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料<根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列>、本人检讨或交待材料等。有甄别、复查、平反结论的应分别排在原结论的前面）。

1、处分材料没有上级批复意见，但事实存在的应归在十类。有上级批复意见的归八类（8-）。

2、法院审判的判决书归八类（8-）。

3、虽不作处分，但经组织查实，确属错误（如道德品质、生活作风、经济问题等）的材料归八类（8-），未经组织查实的不归干部档案。

4、撤销处分的决定应单独编号作为另一份材料。

第九类干部 工资、劳动合同、任免、录用、聘用、续聘、解聘、调动、参军、退伍、复员、转业、待遇、出国出境、离（退）休、参加各种代表会的呈报表、审批表、登记表等其它材料。本类材料的排序是：按时间先后顺序和档案材料性质相对集中排序：

①9-1-工资情况材料；

②9-2-调动任免材料；

③9-3-出国出境材料；

④9-4-出席会议登记表材料。

1、《新招职工政工政审表》中有劳动部门“同意录用”字样的和《招工登记表》都放在九类（9-2-）。

2、《转正定级表》结论仅有“同意转正”字样的放在九类（9-2-），有“同意转正定为X级”有工资的放在九类（9-1-）。

3、《干部调动审批表》和《借调函》放在九类（9-2-），凡属借调个人申请、借调证明、批准意见等材料应作为一份材料，按批准意见、个人申请、证明材料顺序放置，页数合并计算，放在九类（9-2-）。

4、2002年7月以前的《干部任免呈报表》、或《任免呈报表》表中有“现实表现”栏，可以不要考察材料；《干部任免审批表》、《干部任免呈报表》或《任免呈报表》都应按规定逐项填写，要有任有免，写明任和免的职务；1997年以前任免的可以不补考察材料，1997年以后任免的必需附有考察材料。

5、《干部任免审批表》的审批要按干部管理权限任免，审批意见后面要注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章。

6、干部任职考察材料作附件放在《干部任免审批表》后面一并归入九类（9-2-），目录上按审批表的时间填写，页数合并计算。

注意：1997年以后提拨任免的领导干部《干部任免审批表》后面没有考察材料的，将“单项否决”，该单位的档案不能达标。

7、《吸收录用审批表》，如是吸收录用审批表、或者是吸收录用新工人的，均放在九类（9-2-）；聘用干部审批表、聘用干部合同书、续聘、解聘、辞退审批材料，均放在九类（9-2-）。

8、单位对学生分配工作的通知有工资的，放九类（9-1-），无工资的，放九类（9-2-）。

9、《路政人员鉴定表》以鉴定内容为主的归三类（3-），其结论是聘用的归九类（9-2-），但须重拟相应的标题：即《路政人员聘用表》。

10、《新任路政人员审批表》均归九类（9-2-），《专（兼）职路政员聘书》有职务或无职务的一律归入九类（9-2-）。

11、《公务员登记表》和《军队干部提升、定级报告表》归九类（9-2-）。

12、《应征公民政治审查登记表》结论是“同意应征入伍”字样的和《应征入伍登记表》、《退伍军人审批表》、《军衔审批表》、《军队转业干部审批表》均归入九类（9-2-）。

13、工会主席的任职通知须换成《干部任免审批表》归入（9-2-），确系无法补表的，可将任职通知归档。但是，任职通知一般情况下不归档。

14、历年的《劳动合同书》归入九类（9-2-）。

15、若无《调动审批表》只有调动通知的，调动通知须归入九类（9-2-）；无调动材料的必须补材料，确实无法补材料的，由组织写出说明。1997年以前的可以不用补。

注意：干部在1997年以后调动到上级机关工作时没有《调动审批表》的必须由组织写出说明归入九类（9-2-）。

16、评定授予《军官军衔报告表》和《公安警衔晋升的审批表》，归九类（9-2-）。

17、因从外系统调入而差的工资表，是事业单位的要通知原单位补齐，是企业的尽量要求补齐。

18、工资中凡差1993年工改以来和2006年工改以来的工资审批表必须补齐（说明：1997年7月调整工资标准的工资审批表可以不补；2006年工改以来的工资审批表，应当按每年考核晋升（薪级）工资时打印工资表审批后归档。

注意：工资表不齐的，将“单项否决”。

19、职工工资介绍信不归档。

20、工资表栏目有空白，手填与打印的可以不用完善。

21、干部任免表中考核、个人基本信息缺少的都要补齐,查实后填写并加盖审核章。

22、报考登记表必须归档,无录取意见及公章的不管。

23、出国、出境人员审批表归入（9-3-）。

24、干部任免审批表缺相片的不管。但今后形成的要有。

25、有本人名字的调动文件的可以归档（9-2-）。

26、每年晋升薪级个人审批表必须归档，不能按照人事厅的说法不归档。

27、干部任免中，任科级实职的干部，无考察材料的不用补，但必须有任免审批表。

28、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会登记表表归入（9-4-）。

29、挂职的职务是自然免除，不需要有任免表，其挂职期间的考察意见、或鉴定等材料归入三类。

30、《干部任免审批表》中免职职务的审批（按照干部管理权限）不是同一机关的，必须重新制作《干部任免审批表》予以免职审批。

31、同一职务的副职提拔为正职，原单位不用制作免职表（即使正职和副职的干部管理权限分别属于不同单位的也不用另外制作免职表）；不同职务的副职提拔为正职，原单位必须制作免职表。

注意：《干部任免审批表》中必须有任有免，不完善的则是“单项否决”。管档单位应当务必引起重视！

32、任股长的不用填写《干部任免审批表》。

33、部队转业军人在部队的任职及其工资不用登记，可以从转业时的最后一个职务开始登记。

第十类其他可供组织参考的有保存价值的材料（本类排序是：按材料形成时间的先后顺序排列）。

1、见习期转正总结可归十类（10-）。1994年以前形成的参加某活动的单项工作总结、专业技术工作总结和工作自述一般情况下可以不归档；1994年以后的工作总结已包含在《考核登记表》内，不再单独列出。

2、学生参加高考时的《健康体检表》、职工参工时和应征入伍时的《体检表》、有伤残的体检表、残疾等级材料归入十类（10-）。

注意：一般正常情况下的体检表不归档。

3、有学生《报到证》的，《毕业生就业协议书》可不归档。

4、职工调配介绍信和工资介绍信不归档。

5、新兵登记表归入十类（10-）。

6、《申请家属随军报告表》归入十类（10-）。

7、缺报到证而又找不到的可以不管。

8、工会入会志愿书、工会会员登记表归入十类（10-）。

9、本人在特殊情况、特殊期间写的思想小结、专项工作总结等具有参考价值的材料可以归入十类（10-）。

10、民事判决书如离婚或者各种纠纷判决书、调解书归入十类（10-）。

11、人事争议总裁裁决书（调解书），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料归入十类（10-）。

二、整理档案材料中尚需注意的几个问题：

1、档案的每份材料尺寸为长26cm，宽19cm材料左边的尺寸为2-2.5 cm装边线，左边设三个装订眼，眼与眼的中心距为8.3 cm眼的中心距离左侧边沿为1.5cm上、下两个眼中心距离上、下边沿均为5.4cm，字迹材料应当符合档案保护要求，做到档案材料以装订线（即左边）、下边和右边三面整齐，尽可能四边整齐；对影响装订的材料要进行单面裱糊，对过窄或者破损未空出装订线的档案材料，需要进行加边处理。

2、档案材料不整齐的要另用纸粘贴并裁剪整齐，有缺边、缺角、有洞眼的需修补完好，材料应保持干净整洁，对不必要的字迹须擦掉，凡用圆珠笔、复写纸、铅笔填写的材料须用钢笔填描清楚。用复写纸复写的材料可直接归档，但材料的下面应衬托一张16开纸予以加固，可不需要复印件归档了。

3、对于过窄的材料一般本着封面用较宽的白纸条，封底用较宽的熟宣纸条（裱糊时均不能压材料内容）的方法裱糊。

4、过于薄的纸张材料，须用长26cm，宽19cm的白纸作衬页，使材料起到匀称整齐的保护作用。

5、每份材料成形后，均应是装订左侧，从右至左翻阅。

6、对填描篇幅较多的材料，可将其复印后，将复印件放在原件后作一份材料，页数合并计算，可按一式两份计算。

材料页数的计算采用图书编页法，每页为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写，没有印页码也没有填写内容的材料，或衬纸一律不计算页数，本身有页码的按原页码计算。

7、复制的档案材料，采用原材料形成的时间。归档的复印材料，必须注明材料出处，由组织人事部门加盖“复印自原件”、“组织人事部门的公章”和“复印日期”的印鉴。

8、无标题的材料，应拟定与材料的主要内容相符的标题。

9、拆除档案材料内的大头针、回形针、钉书钉等金属装订物。

10、严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

11、在整理档案过程中要做到分类准确按照材料的主要内容获用途确定类别：排列有序，材料层次分明、条目清晰、体系完整；目录清楚（其内容有类号、序号、页码、材料名称、材料制成时间、份数、页数、备注等项目）、逐份逐项准确填写、无粘贴、无涂改；编号正确，材料类别序号和页码如实填写；装订整齐，无乱孔（材料中有三个孔，每一个孔相邻有两个孔的可以不补，相邻有三个孔以上的要修补，可以用<熟宣纸块>填孔的方式修补）、无脱页、无损坏文字。

12、材料填写是否规范、手续是否完备主要是审核以下材料：

（1）凡规定由组织盖章的材料，应有组织盖章；凡个人撰写的材料，应有形成时间及本人签字；

（2）《干部履历表》应有照片、本人签名、填表日期和组织盖章；

（3）《考核登记表》应有组织评价意见、组织盖章及本人签名；

（4）学历、学位材料培训材料及专业技术职务评聘材料应有评价意见及组织盖章；

（5）《入党志愿书》应填写完整，有支部大会通过为预备党员意见，有上级党委批准转正意见；

（6）《党员登记表》应该有本人签字及组织盖章；

（7）《干部任免审批（呈报）表》要注明任免职务的批准机关、批准时间及文号；相关信息应逐栏填写，不能出现空白栏；

（8）考察材料要注明考察人及考察时间，并加盖考察,单位公章。

13、干部任免表分为三个时间段，即：

（1）1997年以前，用的是《干部任免呈报表》；

（2）1997年1月至2002月 7月，用的是《干部任免审批,表》，表中有工资栏，没有贴相片栏；

（3）2002月 7月以后，仍然用的是《干部任免审批表》，但是有试用期，有考察材料，表中没有工资栏，有贴相片栏，还要求填写任免文件号。

14、“单项否决”的四种情况：

一是涂改造假：是指用不正当的方式涂改档案内容，或者将虚假材料装入个人档案，具有明确的目的性和针对性；

二是装错材料：是指档案中错装入其他人的档案材料（即在档案归档过程中张冠李戴）；

三是档案中缺少1997年以后任职的《干部任免审批表》；

四是档案中缺少《公务员登记表》或《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》。

15、《干部职务变动登记表》在录入时，行政职务从副科级登记录入，专业技术职务从助理级登记录入。

16、《干部工资情况登记表》在录入时，重点从1993年以来登记录入；部队转业人员的职务变动、工资变动，重点对转业到地方的变动情况进行登记录入；“执行何类工资标准”栏（详见《制作目录时应注意完善以下材料名称》）可按公务员、事业、企业的工资录入，企业的工资尽量登记录入，无法登记的就不录入了。

17、干部人事档案目录、干部职务变动登记表和干部工资情况登记表可以单面打印。

18、干部人事档案的整理程序大致可分为装近期新材料、技术加工（修补、粘贴、裁剪等）、分类鉴别、排序编页、第一次审核、补充完善所差材料（主要是2002年的干部履历表、1994年以来的考核表、毕业证书复印件、培训证书复印件、姓名说明、民族成分认定、出生年月认定、参工时间认定、获县级或者地厅级以上奖励证书复印件、1993年工改以来的工资表、1997年以来的干部任免及其考察材料等等）、编写目录、第二次审核（重点是“三龄一历”）、打印目录、校正目录（排版）、打眼装订、终审复核等程序。

浅谈事业单位档案装订整理工作 篇6

关键词：事业单位 档案 归档整理装订

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（c）-0-01

装订工作是档案整理过程中的一个必要环节，装订的目的主要是便于管理和保护档案。装订之后，既固定了文件页的顺序位置，又使档案整齐美观、利于保管。档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。

1 事业单位档案装订前准备工作

在档案装订前，需要拆除文件材料上原有的容易发生锈蚀的大头针、订书针等金属性物质；对文件材料逐页复查核对，避免漏页、倒置、文字不清晰等现象。对纸张破损或大小不一的文件材料采取必要的补救措施；按照文件右边、下方整齐的要求将需要装订的一组文件洗整齐，用铁夹在右边将文件暂时固定。

2 事业单位档案装订方法

实际工作中往往会采用多种方式装订档案，以“件”为单位装订时，文件的排列按以下顺序：正文在前，定稿在后或正文在前，复印稿在后，针对某一问题韵上级批复在前，原文在后，不论采用何种装订法都要避免在装订时压字的现象，在装订后要进行检查，以“三点一线”装订时，线要紧固，以防止在利用者翻阅档案时发生掉页的现象。目前常用的归档文件装订方法有以下几种：（1）盒装法：主要用于无法进行装订或不宜进行装订的档案材料，如锦旗、印章、证书等，对这类档案采取直接装入档案盒中收藏。（2）机械法：即使用专门的装订机具在文件材料左边1厘米内将文件固定在一起。这是一种通用的装订法，主要用于单份归档文件的装订，对装订5～10页厚度的归档文件效果较好。由于通常所使用的订书钉存在生锈的问题，而且过去是采用案卷级归档，单份文件不采用订书机装订。随着不锈钢文件夹、不锈钢订书针的出现，装订法使用起来方便、省力，且不影响文件的复印、扫描，所以，现在档案装订均已普遍采用此方法。（3）粘贴法：即采用传统的胶水或粘和剂将每页归档文件粘贴起来。凡单件在5页之内比较薄的文件材料，宜采用粘贴法。粘贴时沿文件的装订边刷1～2 mm的胶水粘贴固定。（4）线装法：即将归档的档案固定后在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这种方法主要用于10页以上成卷的，不能采用普通装订机装订的档案。（5）缝纫法：对厚度在5页以上的文件，采用缝纫机沿装订线进行缝纫。使用这种方法装订时要注意先把缝纫针脚调至最大，因为密集的针脚很容易导致将纸张扎断。（6）塑钉法：是采用先在归档文件上打孔，然后穿上塑料螺钉进行紧固。用这种方法时还可以采用三种颜色的螺钉分别标识永久、长期、短期的档案。不过，采用这种方法装订也将相应地增加档案的体积和重量，而且塑料钉也存在老化的问题。

3 事业单位档案归档编排装订方法

（1）归档排列：在同一年度内，将归档文件材料区分类别后按不同的保管期限排列。这里，归档文件的排列是指在最低一级类目内，对归档文件的先后次序进行定位排列，每年都按顺序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按时间先后顺序排列。不同事由，则以事情办理完结时间先后排，将主要职能活动或重要的文件排在前面，对有共同属性的文件，例如所属各部门报送的工作总结等，可按照部门的顺序排。对相互有联系的文件要尽量放在同一个档案盒内排列，对归档过程中需要说明的事项填写在备考表中，主要包括：归档文件的完整性、质量情况、材料调整补充情况、档案检查情况，归档人、检查人、时间以及其他需要说明的问题。（2）编号和标识：档案的分类编号是用汉语拼音字母和阿拉伯数字来指代表示不同类型档案的自然形成规律和相互间的有机联系的工作。（3）选择编目方法：编目采取分号制。党政类文件材料，包括党群类、行政类两大类别的文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三级，保管期限应为最低一级类目。在编号时，对不同保管期限的归档文件分别编制流水件号。要求按“年度、类别、保管期限”分类编号。在实际工作中常用的档号编制模式有：①全宗号十年度号十分类号十件号；②全宗号十年度号十分类号十案卷号十件号；③全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号；普遍采用的档号结构、模式为：年度号—分类号—案卷号。在以上这三种模式中，可以看出，“全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号”的档号模式既能反映出单份文件的形成时间、所属类别、保管期限等因素，有利于将档案管理工作实行有效的衔接。”符合文件形成的自然规律。（4）编页号及编盒号：对归档的文件按照其原有的页数注出页数。不过，也有的省级标准规定既要编件号，也要编页号。以卷为保管单位装订后，在有文字的卷内文件页面右下角从1开始顺序编写页号。以件为保管单位装订的歸档文件材料，则编写在每份文件的右上角所盖的归档章相应的栏目内；盒号是档案包装入库排列上架的顺序号。编号时按照永久、30年、10年的保管期限顺序排列，也可以采用不同的颜色的标签分别标识保管期限，加以区别。永久、30年、10年保管期限的归档文件是要分别编衬流水件号的，30年、10年保管期的归档文件不允许混编一个流水号。（5）计算机存储：对归档文件分类编号后，将每份归档文件标题等特征信息输入计算机，在输入计算机的同时由计算机自动编排产生“件号”。根据“淡化整理、深化检索”的要求，尽可能按照文件级管理办法进行归档整理工作。将文件题名、、文号、责任者、文件形成日期、主题词等档案内容要素充分反映出来，以扩大检索途径，优花检索方式。在输入数据的同时在文件上编写件号。（6）装盒：用统一制作的案卷皮把排列好的文件材料装订起来后，填写卷面，包括：全宗号、目录号、分类号、文书处理号、单位名称、主题名、卷内文件形成起止时间、本卷张数、保管期限及卷号等项目。然后，在备考表中注出：卷内需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，最后打卷内张页号码。根据归档的文件选择好适宜的档案盒，将整理完毕不同类别和保管期限的文件按顺序排列好分别装入相应的档案盒内。

4 结语

档案管理工作能否贯彻落实到位能否被各行文单位所认可，关键在于我们档案工作者自己对档案工作的重视程度和宣传力度。档案工作虽然无法与嫦娥工程相比，却也是一项功在当代，利在千秋的事业，只要人们稍加重视，就可以收到事半功倍的效果[1]。档案事业就一定能取得飞跃的发展，我们的各项工作就一定能够得到贯彻与落实！

参考文献

干部档案整理工作 篇7

关键词：干部档案,管理,问题,对策

干部人事档案是在干部的培养、选拔和聘用过程中形成的用于记载个人政治思想道德、工作经历、业务技能、工作业绩等内容的文字材料, 是组织部门用来考察和选拔人才干部的重要依据和理论基础。干部人事档案工作的好坏, 对干部工作的效率和积极性有直接影响。本文以南京市点将台社会福利院的干部档案管理工作为例, 针对该院2014年上半年进行的干部档案整理过程中发现的新情况、新问题进行剖析, 引发对今后干部档案整理工作的思考以及提出对策。

一、干部人事档案整理过程概述

该院目前共有干部人事档案234份, 其中在职136份, 离退98份。此次该院档案整理工作做到领导重视、分工细致、责任明确。所有参与人员坚持原则、遵制守纪, 最终达到了上级的档案管理标准。回顾整个档案整理过程分为三个阶段, 分别为前期准备、审查归档、查漏总结阶段。

(一) 前期准备阶段

对待此次档案整理工作, 该院成立了专项工作领导小组, 同时做到人、财、物落实到位。整个档案整理工作由人事科牵头负责落实, 辅以办公室、综合保障科等同志参与配合, 拨付了专项工作经费, 完善了专用库房、计算机等硬件设施。人事科长多次牵头组织召开了专题会议布置工作, 会上对档案整理工作提出了明确了工作责任要求和整理要求, 制定了详细的工作计划和流程。

(二) 审查归档阶段

首先, 对单位234份人事档案逐一进行全面而细致的审查, 明确收集归档范围。其中包括履历自传材料、考察、考核鉴定材料、学历学位继续教育材料、专业技术资格和评聘职称材料、政审、党团、表彰、招录、调动等材料, 仔细核对后再填写《档案审核材料登记表》。

其次, 对照归档范围中缺失的档案材料, 通知相关人员按照规格要求补充材料, 并限定送达时间, 强调材料收集归档中的时效性、完整性、真实性、规范性。

(三) 查漏总结阶段

对所有干部人事档案进行分组装订。再每份档案整理完以后附一张《档案整理清单》, 严格遵守《干部档案材料收集归档规定》进行装订。对有破损的、卷脚的、有折皱的和大于16开的材料进行裁剪、裱糊压平, 取出档案材料上的订书钉, 清洁表面, 核实内容与目录一致, 材料份数与页码计算吻合, 材料形成时间填写准确, 杜绝漏装情况。

二、干部档案管理工作发现的问题

(一) 干部人事档案管理技术落后

当前科学技术、知识经济迅猛发展, 计算机信息化水平日新月异, 如何利用现代科学信息化管理手段进行干部档案管理成了必然需求。目前的干部人事档案管理主要还是停留在传统的手工加工整理的模式上, 往往是一批零散材料还未归档完, 新的需要归档整理的零散材料又进来了, 管理人员大量时间和精力都花费在了审核、裁剪、黏贴等方面, 管理方式艰辛琐碎、耗时费力、效率低。同时, 档案的检索和调阅等方面也是人工操作, 尚未形成无纸电子化的现代档案管理模式。

(二) 对干部档案管理工作思想认识不到位

干部档案管理工作在一般领导心中都是一个次要工作, 该院干部档案管理人员基本都是兼职, 一般都有其他工作, 身兼数职必会挤占档案管理的工作时间, 造成干部档案的收集、整理不及时。此外, 有些档案员未经过系统的档案知识培训, 档案管理工作不能纳入到议事议程, 人事档案管理制度的不完善等, 导致该院干部档案管理不规范。

三、干部档案整理工作改进措施

(一) 加强干部档案管理的信息化

传统的档案管理方式导致了一直以来档案的“重保管、轻利用”现象, 要围绕福利院中心建设工作, 运用信息技术构建人事档案管理信息库。尽可能地用扫描仪、计算机等现代电子设备, 将档案转变成图文、声像等资料, 逐步推进干部档案管理的科学化、现代化, 有效的为单位发展提供支撑。

(二) 加强高素质的档案管理队伍建设

首先, 单位领导要重视人事档案工作, 配备“三高”档案员, 即文化高、素质高、专业水平高, 强化岗位责任制, 并投入必要的经费来改善档案室的基础设施。其次, 加强对档案员专业技能、档案安全、职业道德等业务知识培训, 培养发散性思维, 强化责任意识、创新意识。再次, 要注重对档案人才队伍的培养, 对有突出能力的要大胆提拔任用, 让档案工作者看到前途。

总而言之, 干部人事制度的改革, 给档案工作创造了新的机遇。只有抓住时机, 不断提升人事档案管理水平, 促进档案管理科学化, 积极探索档案现代管理模式, 建立干部人事管理工作的长效机制, 才能使人事档案管理工作迈上更高台阶。

参考文献

干部人事档案的整理与利用 篇8

关键词：人事档案,整理,利用

干部人事档案是干部成长轨迹的真实记录, 它记载了干部成长、进步的过程, 能展现其家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容, 是个人信息的储存库, 具有考察了解、选拔任用干部和历史凭证的作用。

一、干部人事档案整理过程中存在的问题及建议

1. 档案用纸规格不统一

档案用纸规格很不统一, 虽然规定档案材料要统一使用1 6 K办公用纸 (长为26CM, 宽为19CM) , 但现行的公文材料大多是A4纸, 高等院校的学历材料、干部考察材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸, 年度考核表多数也是干部本人自行打印的, 纸张大小不同, 致使有的表格 (文字) 超过装订线, 给立卷归档工作带来诸多不便, 也增加了档案管理人员的工作量。在人事档案整理过程中按《干部档案整理工作细则》的要求, 对不符合纸型规范的材料, 出于装订一致和外观整齐的需要, 常常要对其做进一步的纸型处理工作, 如对大于1 6K纸型的材料进行裁剪或折叠, 小于16K纸型的材料则要裱糊、加边。利用过程中由于翻动频繁, 难免会造成折叠处文字磨损和粘贴部分的脱落现象。裁剪、折叠、裱糊、加边后的档案也不能显示档案材料的原始性、真实性, 影响了档案的利用。

2. 裁剪时易损坏档案的完整性

档案材料在装订前要保持周边整齐, 实际的做法是先对材料的左边粘贴, 对齐右边, 用切纸机将档案的左、上、下三边切齐, 由于是人工操作, 如果操作失误或未检查文字的位置, 一不小心就会出现裁去字节的可能, 损坏了档案的完整性, 造成无法弥补的损失, 翻开一看, 里边的文字“顶天立地”, 影响档案材料的美观。有些自行打印的材料, 正面、反面不对称, 裁剪之后, 纸张是符合要求了, 但是不能保证正反面左侧都留有2CM装订线, 装订打孔时肯定会打穿文字, 损坏原始档案。

3. 反复地拆装降低了档案材料的寿命

干部人事档案立卷, 需要经历一个收集、鉴别、分类、编号、整理 (包括折叠、裁剪、修补、裱糊) 到打孔装订的过程。装订成卷的干部人事档案, 外观整齐、美观, 且利于保管, 但不利于插卷和补充新材料, 不利于复制, 不利于保密等诸多不便之处。如要复制某部分内容取证, 就不得不将整卷档案拆开复印后重新装订, 极易损伤档案材料。由于档案内容需要不断充实, 每个人每年都会有新的材料形成, 按《干部人事档案工作目标管理》规定, 要求对新收集的档案材料在半月内归入档案盒, 每年装卷归档一次, 一个人从读书毕业参加工作, 到退休, 三四十年, 其人事档案要反复装订、拆开几十次, 部分档案材料纸张强度降低, 发黄变脆, 经不起反反复复地拆装, 缩短了人事档案的寿命。

针对以上这些问题, 为保证档案整理工作的规范性, 杜绝在干部档案整理工作中盲目操作, 损坏档案的现象, 我建议从以下两个方面予以改进。

1.规范用纸

加大宣传, 尤其是档案材料形成部门, 要求其使用标准档案用纸, 或者是由档案管理部门统一提供空白的档案用纸, 年度考核表等个人填写的材料, 尽量不打印, 打印时要正、反面对称, 左边保留2~2.5CM, 以便于打孔装订。档案材料形成部门及上级主管部门制作相关干部人事存档表格时, 应当按照规定纸型制作。

2.简化人事档案的整理

实际工作中, 由于提供档案材料的个体对档案规范性理解和认识上的偏差, 档案材料不规范的现象将长期存在。为达到规范的要求, 现行的档案整理工作程序繁琐, 工作量大且重复性工作多, 效率低下, 耗费大量人力、物力, 不符合提倡节约高效的现代化管理理念。为了体现干部档案材料具有原始性、真实性的特点, 我们可以改革现行的档案装订办法, 既不再裁剪、折叠、裱糊人事档案材料, 借鉴文书档案的管理办法, 把分好类的干部档案材料按顺序将每类用一小活动夹夹住, 然后将一个人的档案材料装入一档案盒内。简化整理的人事档案便于档案管理人员的日常工作, 也有利于档案的利用。档案管理人员只提供给利用者需要的那份材料, 不会因为利用档案而担心泄密, 也不会因为保密而影响档案的利用。

二、制约干部人事档案开发利用的主要因素及提高档案利用的有效措施

1. 在传统的保密观念影响下, 档

案工作普遍存在着“重保存、保密, 轻服务、轻利用”, 自我封闭状态较为严重。大多数时间里, 人事档案都被束之高阁, 没有充分发挥人事档案资源本该发挥的作用, 也就失去了档案的价值。

2. 人事档案管理大部分仍沿用传

统的管理方法, 档案材料的检索基本靠手工完成, 提供利用的速度和效率不高。多数单位人事档案信息数据库建设才刚刚起步, 其信息集只涵盖了人员的基本情况, 利用范围很小, 不如实体档案翔实, 也不如实体档案准确, 更不具有原件的凭证作用。因此现阶段人事档案的提供利用还是以翻阅实体档案为主, 人事档案信息数据库为辅。实体档案利用效率低, 工作量大, 而且自然磨损大, 不利于原件的保管、保密。

3. 干部人事档案工作宣传力度不

够, 使不少人并未真正了解干部人事档案工作, 不知道干部人事档案的利用和如何利用干部人事档案解决工作、生活中的实际问题。

近几年, 随着高校办学规模的扩大, 人事档案提供利用频率大幅度提高, 这就要求我们找出干部人事档案管理工作中存在的不足, 及时改进工作, 以加强干部人事档案信息资源开发利用的有效性, 提高干部人事档案信息资源开发利用的水平。

1.转变服务观念, 摒弃“重管轻用”的思想。人事档案工作者不能停留在“看门守摊、取取放放、装装订订”等简单的事务性工作上, 要更新服务观念, 明确工作的意义与目的, 树立新的服务观, 为教职工提供热情、周到的服务。

2.加快人事档案管理信息化建设, 建立人事档案信息数据库, 提升人事档案利用的质量和速度, 平时对数据库要及时进行更新备份, 严把人事档案利用审查关, 进一步健全和完善人事档案《安全保密制度》, 确保人事档案信息的安全。

3.加强宣传力度, 增强教职工的档案意识, 对人事档案信息数据库中不属于保密范围的信息, 由教职工个人提出申请, 履行审批手续后, 部分内容可以向个人开放。如参加工作时间、出生年月、入党时间、学历、职称、年度考核情况、本科 (硕士) 学习成绩等信息。人事档案信息部分向个人开放, 不仅大大方便了教职工, 而且可以增强教职工的档案意识, 加强对人事档案管理工作的监督, 使高校人事档案工作更好地为广大教职工服务。

参考文献

[1]池红.高校人事档案利用工作的思考.扬州大学学报.2004.10

[2]贺未英.新时期高校干部人事档案利用探析.韶关学院学报.2007.9

[3]董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息

[4]田道敏.人事档案散装更适宜保管与利用.兰台世界.2008.8

[5]吴青霞.强化地方高校人事档案利用与服务的思考.科技情报开发与经济.2010.26

干部档案整理工作 篇9

关键词：干部档案,审核整理,促进作用

医院干部人事档案是组织、人事等有关部门按照党的干部政策,在培养、选拔、任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、业务能力、工作实绩等内容,以个人为单位由医院干部人事档案管理部门集中保存的文件材料集,是医院及上级机关全面、历史地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据。干部档案质量的好坏,管理水平的高低,直接影响医院各项工作的开展。针对医院干部档案存在的问题,为了从源头上和整体上提高干部档案质量,把干部档案管理提高到一个新水平,从2006年开始,积极开展干部档案审核整理工作,通过3年的实践,提高了肇庆市第一人民医院的干部档案管理工作水平,对医院的发展起到积极的促进作用。

1 干部档案存在的问题

1.1 档案材料缺漏

由于档案管理人员缺乏与档案形成部门和个人的有效沟通联系,材料形成过程持续时间长,管理人员对材料收集的重视程度不够,不按时要求完成材料等原因则易导致人事档案材料丢失、遗漏。比较突出的档案材料缺漏有:(1)缺漏学生时期档案材料;(2)缺漏入党、入团材料;(3)缺漏干部考察材料及干部任免审批手续材料;(4)缺漏工资晋升或调整审批表。

1.2 档案材料不规范

医院干部人事档案材料并非一人一时所形成,而是在不同时期经不同渠道汇集到档案管理部门的,因此材料不规范现象多有发生。(1)先后形成的材料所反映该干部姓名的汉字音同字不同;(2)先后形成的材料所反映该干部参加工作时间、入党时间、出生年月等数据前后不一致;(3)材料中应完善的各级组织审签盖章等手续未完善;(4)材料要求必须经本人见面后确认签名的而未完善;(5)材料书写内容为不按档案书写要求,使用圆珠笔或铅笔等书写。

2 积极开展干部档案审核整理工作

2.1 干部档案审核整理的意义

干部档案的审核整理工作,是档案建设的一项重要工作之一,它是将现有每个干部档案的材料,进行全面系统的鉴别、审理、分类、排序、录入、编目,技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充完善,便于保管、利用,对实现干部档案的规范化管理和建设,具有非常重要的意义。

2.2 针对干部档案存在的问题,并按照《干部档案整理工作细则》的有

关规定,对肇庆市第一人民医院1000多份档案进行认真的审核整理工作。(1)制定干部档案审核整理实施方案,明确审核整理的范围和审核整理的内容、要求,并成立了干部档案审核整理领导小组,负责工作的监督和指导;(2)以人事部门人员为主组成了工作小组,负责日常工作。

2.3 干部档案审核整理的具体步骤和做法

(1)组织有关人员进行档案管理知识的学习和培训,认真学习《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》及《干部人事档案材料的分查、排序、编目》等有关文件的规定,深刻领会精神,统一认识,掌握重点,提高审核整理水平。(2)添置电脑等管理设备,提高工作的自动化、科学化管理程度。(3)印制《在职干部档案审核登记表》、《在职干部档案“三龄一历”审核登记表》、《干部档案欠缺材料登记表》表格,便于审核登记核对和收集追补材料。(4)对干部档案逐页逐项地核对内容和有关信息,保证材料完整、齐全、真实,保证信息准确无误;对审核中出现的问题,及时分析,并研究提出解决的措施和意见;对档案中缺少的主要材料逐一登记,并补充收集归档;对档案中涉及的干部出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息前后不一致的,按照有关政策规定予以确认,确保档案中的信息真实可靠。(5)对所有干部档案全面进行一次审核整理的同时,并对干部档案进行从新装订工作,严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的规定,新装订档案,做到四面整齐,统一规范,长26cm,宽19cm,左边装订位置预留2cm,档案表糊纸采用60或70g的白纸。

3 干部档案质量及管理水平的提高对医院发展起到促进作用

3.1 通过干部档案审核整理,促进医院正确合理解决职工个人权益争议问题。

由于干部人事档案收存的材料形成于不同的时间,材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志,干部人事档案升级后,人事档案的法律效力更为显著,促进了医院职工个人权益争议问题的合理解决。因此,干部人事档案能为落实干部政策、调整工资级别、解决生活待遇、更改参加工作时间等有关问题提供重要凭证作用。如在医院干部的职称、工资以及待遇等问题的评定上,时常会出现一些争议,而这些问题将涉及到干部的个人合法的权益,处理不好,就会影响他们工作、科研的主动性和积极性,因此需谨慎处理,而人事干部档案中那些具有法律效力的标志,就起到了客观、科学查证核实及鉴别的作用,可以消除争议,使得有关人员能正确地对待职称、工资以及待遇等问题的评定,对稳定单位的工作秩序和管理也有积极的作用。针对目前干部的年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高等问题,也需要通过以前的干部人事档案来查证核实[1]。

3.2 通过干部档案审核整理,保障了在人才流动中干部人事档案的连续性和完整性。

使干部人事档案的保管更规范,从而保障了人才流动中干部人事档案的连续性和完整性。医院是人才集中、知识技术密集的地方,随着改革开放深入发展,人才流动频率加快,流动人员人事档案管理工作日显重要,维护流动人员档案的真实性和严肃性,保护流动人员的一切合法权益是新时期流动人员人事档案管理工作的重中之重。如应届大中专毕业生一般与单位签订几年聘用合同,但由于种种原因辞职,由于在办理手续过程及与单位有关协议产生矛盾时,于是弃档而去。还有些单位在招聘人员时不调档案,而应聘者认为既然是打工,最重要的就是施展自己的才华,获取一份较高的收入,档案成为无关紧要的东西,把象征身份、记录着履历的干部人事档案变成死档。通过干部档案审核整理,规范了干部人事档案的转递交接手续,有效防止了干部人事档案在人才流动中遗失或死档,维护了干部人事档案的完整性,使医院无需费力处理人才流动中许多不必要的纷争,更好地致力于医院的发展[2]。3.3通过干部档案审核整理,促进医院宣传工作的顺利开展,利于医院特色形象与品牌的树立。肇庆市第一人民医院要在激烈的市场竞争中立于不败之地,必须树立良好医院形象,创建自己独具特色的企事业文化,确立医院自己的品牌。对医疗卫生事业作出贡献的专家、优秀的中青年科技工作者大力宣传报道,有利于促进医院职业道德建设,树立医院形象,有利于提高社会大众对医院的信任度。干部人事档案达标升级后,肇庆市第一人民医院的干部人事档案在收集、整理、保管将更加全面、规范和科学.这些档案资料对于医院专家专科宣传起到了辅助指导作用。它可根据档案资料对医院各类技术人员进行详细的分类,再把专科技术人员的特长及医院的专科特色按对医院的影响程度分项罗列,使医院的宣传部门在开展宣传工作时既明确目标又有理有序有效。

参考文献

[1]陈存标.医疗卫生单位人事档案管理存在的问题与对策[J].海峡预防医学,2007,13.(2):88-89.

干部档案整理工作 篇10

一、应把史料价值鉴定作为档案整理的重要内容, 使其在整理过程中得到优化

档案价值鉴定是档案整理工作的基本内容, 它在很大程度上决定了档案整理的质量以及馆藏的优化。我馆所藏民国时期军队档案, 是向中国第二历史档案馆移交后的剩余部分, 主要包括1920年到1949年国民党军队、汪伪政府军队形成的文书电报、人员名册、死亡证书、后勤账册、会议记录、资料汇编、假条、借据等, 涉及70余个单位, 约2.2万余卷, 记录了不少鲜为人知的历史事实, 具有重要的史料价值。由于民国时期通信不够发达, 上下级、平行单位之间的日常联系多靠书函沟通, 从而产生了数量繁多、内容庞杂的档案资料。因历史原因, 这些档案资料一直没有进行有效的甄别、整理, 高价值的重要档案与大量无长期保存价值的一般档案混杂在一起, 玉石不分, 案卷质量不高的情况较为突出。加上制成材料和保管条件有限, 纸张老化、字迹褪色、虫蛀霉烂等情况比较严重, 部分档案仅剩片言只语, 无法修复、还原和辨别, 已经丧失了研究利用的价值。因此, 在整理工作中对档案进行价值鉴别并适当地筛选优化, 具有重要的现实意义。

“高龄案卷应当受到尊重”无疑是档案整理的重要原则, 但是, 我们在对待这一原则时, 决不能背离科学求实这一普遍准则。民国时期军队档案的这种状况, 在其他特定历史档案中也会不可避免地存在。在对特定历史档案的整理中, 既要慎之又慎地善待史料, 也应当实事求是地筛选区分。如果对所有材料都不加区分机械地修复、立卷、编号、装订, 不仅造成不必要的人力、物力和财力浪费, 更会影响重要档案的整理和利用。

档案价值鉴定, 通常应在档案实体整理之前进行。但在对特定历史档案的集中整理中, 前期价值鉴定多是针对档案整体或某一类别的档案材料, 很难做到对档案个体逐份鉴定。把个体档案鉴定与整理工作结合进行, 是实际工作中不得不采用的做法。为此, 在整理过程中, 应根据事先确定的原则, 对档案材料进行必要的筛选和区分, 对确实没有利用价值的材料, 应按照规定程序呈报有关部门, 进行妥善处理。只有这样, 才能真正达到优化馆藏、方便利用的目的, 也才真正体现对档案事业高度负责的精神。

二、应把档案整理与档案编研结合起来, 使整理过程成为研究利用过程

档案是描绘历史的重要“原料”, 但如果得不到研究与利用, 最好的“原料”也等于“废料”。从历史上看, 大凡对各种档案文件的收藏、整理和编录都是对历史的编研, 史书的编撰则是档案整理、编录的继续与深化, 整理与编研很难分割。

民国时期军队档案等特定历史档案的数量都比较庞大, 整理和研究任务十分繁重。如果把档案全部整理完毕后再进行研究利用, 既浪费大量时间和人力, 也会对档案造成二次损耗。因此, 很有必要在整理过程中同步开展编研工作, 把档案整理与档案研究结合起来。

1.档案整理人员可带着编研课题去整理。整理人员每天接触各种档案材料, 掌握着丰富的第一手资料, 对档案内容了解最全, 感受最深。尤其是一些档案的“隐性”信息, 如档案材质上的“痕迹”、印记, 从档案目录中很难检索出来, 而整理人员在整理过程中却能很真切感受到。因此, 在浩瀚的档案材料中发掘有价值的信息, 整理人员有着得天独厚的优势和条件。

档案整理人员带着研究课题去整理, 可以随时随地搜集素材, 整理归纳观点, 及时形成成果。因此, 可在整理之初或过程中, 通过对档案的认识和初步分析, 给整理人员确定和分配一些编研课题, 整理人员在工作中发现与课题相关的资料, 及时抄下或记下卷号、份号供日后查找, 这样可有效提高档案查考和编研效率。如民国时期, 中美军事测绘合作档案, 包括国防部测量局的任务、测量范围、测量成果等, 资料较为翔实, 有比较高的研究利用价值, 在整理过程中可以有意识地汇集相关材料, 边整理边研究, 即使暂不能形成成果, 也可为今后深入研究打下基础。此外, 整理人员带着课题去整理, 边整理、边积累、边研究, 可以使整理工作不再机械、乏味, 有利于提高整理工作的效率和质量。

2.档案研究人员应尽可能地参与整理。自汉唐以来, 中国伟大的史学家无不躬身致力于史料的搜集、整理、鉴别、考订。历史证明, 史学研究只有深入到史料之中去, 才能对“第一手资料”产生最直接、最真切的感受, 才能拿出离真实最近、最具感染力的研究成果。在这一点上, 档案研究与史学研究有着相同的规律要求。

档案研究人员可定期参加档案整理工作, 这样既可以深入了解档案素材, 发现有价值的信息, 做好选题, 又可以全面熟悉档案的归类、编目, 便于查找资料, 提高研究效率。同时, 研究工作前移到整理阶段, 从研究利用的角度指导档案整理, 可使整理工作更具针对性, 更有利于日后的服务。

3.应加强整理与研究人员之间的交流合作。档案整理人员与研究人员加强合作, 可充分发挥整理人员熟悉史料信息、研究人员熟悉课题需求等综合优势。在实际工作中, 可定期组织交流活动, 有些重要课题还可以吸纳整理人员参加。据了解, 中国第二历史档案馆在整理民国档案时, 边整理边编研, 编纂出《中华民国职官年表》, 对理清中华民国这一历史时期各个政权从中央到地方的各种机构设置、沿革、官员配备和更迭等提供了翔实的第一手史料, 是研究近现代史不可多得的工具书。这种经验做法, 值得广泛借鉴。

三、用多维视角进行档案整理, 使档案价值得到全面体现与利用

档案是历史的原始记录, 也是文化的重要载体。在信息化社会, 档案管理职能将逐步由注重“实体”管理转向注重对档案内容即知识的管理, 信息分析和知识服务将成为未来档案工作的重点。基于知识管理的档案管理, 要求在整理和研究工作中, 不仅要注重还原历史真实, 还应当全面发掘实体档案所蕴藏的综合信息 (包括人文信息) , 归纳整理成有价值的知识信息向社会提供利用。比如, 在民国时期军队档案中, 有关于军事指挥的“樊主任密电蒋委员长告执行督战任务事”, 关于中美合作的“军令部徐部长致函蒋委员长关于中美合作航测事”, 关于政治经济的“汉奸在香港境内财产的处理办法”, 关于社会治安的“为据报地痞流氓散兵游勇广聚灵宝专营不法行为请严加防范取缔由”, 关于军民生活状态的有官兵薪金账册、雇用民工的价钱收据、人员的家庭经济状况调查、荣誉军人回籍办法, 等等, 还有不少图纸、照片。这些档案文献, 蕴涵着丰富的信息资源, 值得从多个领域、多个角度进行挖掘、整理和研究利用。

干部档案整理工作 篇11

一、医院科技档案整理工作中存在的问题

（一）制度不健全

科技文献材料产生于科技活动的整个过程，贯穿于每项科技活动的始终，任何一项科研活动的每一个工作程序都会产生反映和记录其过程或成果的科技文献材料，经过收集、积累和整理，到该项科技活动结束，全部科技文献应齐全无缺，经过审查后及时整理归档。但由于制度不健全，在某些科研活动中所产生的许多宝贵资料从项目计划、项目报告、原始记录、实验数据等等缺乏跟踪性纪实的材料积累，将会对医院的医疗技术创新和研究工作造成一定损失。

（二）档案意识不足

部分医务人员缺乏档案意识，不愿将科技文献材料归档。科技文献材料的形成记载着医务科技人员的劳动成果，有一定的史料价值和使用价值，立卷归档后有利于开发和利用。但是仍有部分科技人员思想保守，认为留在自己手里用起来方便，而且比较安全，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性，致使绝大多数科技文献材料在现实工作中外流，甚至丢失、损坏，结果影响档案整理收集。

（三）收集档案资料机制不完善

部分医院对零散科技文献材料的收集工作不完善，责任不清，相互推诿现象时有发生，部分零散材料遗失，给以后的整理利用工作形成一定难度。不能及时归档，立卷机制不灵活，有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高。只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。

二、医院科技档案管理的对策

（一）建立完整的监管制度并有效实施

每一项科技活动从提出任务到最终完成，尽管经历着不同的阶段，有许多专业工序，但各阶段、各工序之间都是相互联系，缺一不可的。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，要从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求，建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性。

（二）发挥各业务部门的协同作用

档案工作人员应该走出去，和各业务部门相结合，了解和掌握科技活动的计划、程序和进展，协助和指导他们搞好科技文献材料的形成、积累、整理和归档工作。在对每一项科技活动成果进行鉴定验收时，档案人员也应参加验收帮助把关，这样对保证科技文献材料完整、准确、系统的归档保存以及归档后的进一步整理和有效利用都有重要意义。

（三）强化对零散科技材料的收集整理工作

为使零散的科技文献材料真正起到凭证和查考的作用，不论是归档前的形成积累和整理，还是归档后的整理编目，都要按照科技活动本身的内在联系和固有的秩序，来决定科技文献材料的取舍、分类和排列。既不能把属于同一整体的档案分散打乱，也不能把一堆互无关联的档案任意拼凑在一起，而要按照其本身属性来进行归纳整理工作。

（四）培养档案管理人员的良好素质

档案人员应该热爱自己的本职工作，业务要精、责任心要强，在选配档案管理人员时要考虑德才兼备的原则，要懂档案工作是在为后人、为国家积累财富，要有甘为人梯的精神。在业务上应具备相应的文化、技术和业务素质，不断总结探索医院科技档案管理工作业务发展，推动医院科技档案管理水平的提高。

科技档案的管理和应用是一项系统工程，牵涉面广且深。从某种意义上说，能否充分挖掘科技档案的研究和应用价值，能体现出一个医院是否具有深厚的发展后劲及远见卓识的战略眼光。

浅析现代林业档案整理工作 篇12

档案是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。真实纪录具有资源作用、凭证作用和查考作用。遵循文件的形成规律, 保持文件之间有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用。在实际操作中就是归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则, 准确把握文件立卷归档的时效性, 明确立卷归档重点, 分清主次。

2 加强学习, 提高水平, 做好整理

档案工作的最终目的是为了利用, 这就要求档案整理工作规范化、制度化、信息化。档案整理工作是将归档文件以件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

2.1 装订

一般以每份文件为1件, 正文与文件处理单为1件;文件正本与定稿 (发文稿纸) 为1件;正文与附件为1件;原件与复制件作为1件;转发文与被转发文为1件;重要文件的正文与历次修改稿可各为1件;来文与复文 (指请示与批复, 报告与批示, 函与复函) 为1件;报表, 名册, 图册等按其原来的装订方式, 1册 (本) 为1件;会议纪要以1次会议为1件;介绍信存根可以1本为1件;调资表以1次为1件。

对于文件的修整必须去掉金属物, 并对破损的文件加以托裱。

确定装订顺序, 即件内排列:正文在前, 文件处理单在后;正文在前, 定稿在后;正文在前, 发文稿件在后;正文在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发文在后;来文与复文为一件时, 复文在前, 来文在后。

装订方式和要求:以件为单位装订, 按三孔子一线装订。

2.2 分类

保管期限———年度———机构 (问题) 分类 (三级分类) 。

2.3 排列

遵循“事由原则”, 同一事由的相关文件应集中排列, 不同事由间的归档文件排列, 按事由具有的共同属性分别集中排列。

2.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号包括:

全宗号:档案馆给各立档单位的代号。

年度:填写文件归档年度, 用4位阿拉伯数字表示。

保管期限:永久、30年、10年。

室编件号:按归档文件的排列顺序进行编号。一般都按三级分类方法进行分类的, 所以同一年度, 同一保管期限, 不同机构 (问题) 需要编写从1……开始的流水号。

页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。

盒号:按同一年度同一保管期限编写从1……开始的流水号。

馆编件号:不用填写。

2.5 编目

归档文件的编目应该依据归档文件的分类方案和室编件号顺序编制文件目录, 归档文件应当逐件进行编目, 来文和复文为一件时, 只对复文进行遍目。

2.6 装盒

装盒的具体要求:不同形成年度的归档文件不放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不放入同一档案盒;分机构的情况下, 不同机构形成的归档文件不放入同一档案盒。

3 加强档案信息化建设, 增强档案开发利用

档案实行集中管理后, 木兰围场按照局要求统一装具, 统一培训, 统一方法, 统一标准, 有力地保证了案卷质量。同时对文件借阅、复印等环节都分别进行了登记造册进行控制, 切实做到了规范化管理, 并且为满足档案管理现代化需要, 配备了微机、打印、复印、扫描仪, 购置了科怡档案管理软件, 形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时, 用科学的检索方式, 强化了管理效果。现在林场的档案存储信息大大满足本单位和外单位查找和利用的需要。尤其利用计算机检索工具后, 大大提高了查阅准确率及查阅速度, 并做到借阅有登记, 利用效果有记录, 归还有手续。