档案用户利用需求分析（共5篇）
档案用户利用需求分析 篇1
档案利用工作是档案工作的目的和宗旨。要想更好地开展利用工作, 就必须深入了解档案用户利用需求, 做到有的放矢地制定对策。笔者通过对不同档案用户利用需求的分析, 探寻档案用户利用需求的规律, 进而提出有效满足档案用户利用需求的对策。
一、档案用户不同利用需求分析
1. 个体档案用户利用需求
不同的档案用户利用档案的目的不同, 其需求也呈现出个体差异性。档案部门要重视个体档案用户的利用需求, 提供优质的服务。
(1) 个体档案用户利用心理。一是求实心理。个体利用用户希望通过查阅档案有效解决问题。这是档案用户最基本的心理, 也是将利用需求付诸行动的根本原因。二是求快心理。利用者需求欲望越强烈, 求快心理也越强。三是求准心理。只有提供全面准确的资料, 利用者的需求才可能得到满足。四是求尊心理。利用者希望在查阅档案过程中获得尊重。档案工作人员要随时观察、研究不同档案利用者维护自我形象的心理特点, 有针对性地采取适宜的服务方式。
(2) 个体档案用户利用需求特点。一是个体档案用户利用需求具有局限性。个体档案用户需求的产生是为了解决其自身的生产或是生活中的问题, 如婚姻、财产、学历等。二是个体档案用户利用需求具有迫切性。由于其利用需求与自身密切相关, 因而这类用户希望档案部门可以快速地满足其需求, 尽快获得档案信息。三是个体档案用户利用需求具有盲目性。多数个体档案用户在表述档案需求时不够清楚, 档案部门的工作人员应给予必要的引导和帮助, 协助其查询。
2. 群体档案用户利用需求
档案用户的需求虽各不相同, 但分析其利用行为的趋同性, 又很有关联。因此, 可以将档案用户大致分为三个群体, 即一般用户利用群体、实际工作利用群体和学术利用群体。
(1) 一般用户利用群体利用需求。一般用户利用群体主要是指普通群众, 其利用需求大多因为日常生活中信息的匮乏。这类用户群体是所有用户中所占比例最大的, 但利用需求相对较少, 只有在遇到与自身利益密切相关的问题时才查阅档案, 且查阅档案大多为会计档案、婚姻档案和文书档案, 查阅内容比较单一。此外, 一般用户利用群体的利用需求还呈现突发性, 其需求的产生很急迫, 且由于档案利用意识和相关知识的欠缺, 希望档案部门给予协助。
(2) 实际工作利用群体利用需求。实际工作利用群体包括政府机关的工作人员及企事业单位的管理人员和决策人员, 他们多因为工作开展需要, 查询近年间政策文件, 其所需档案具有明显的针对性。同时, 这类群体需要的档案不要求很专业、很系统, 而是简洁明了的实用档案信息, 因而档案部门编纂的二次文献基本上能满足其利用需求。
(3) 学术利用群体利用需求。学术研究利用群体主要包括从事社会科学以及自然科学研究的人员, 他们的利用需求一般都很专业, 且要求档案内容的全面和完整。只有这样, 研究人员才可全面、系统地了解不同时代、不同形式的内容, 为学术研究提供一个完整的环境。
二、档案用户利用需求规律分析
1. 档案用户需求的普遍性。
虽然档案用户利用需求的目的性有所不同, 但是他们都有利用需求已经成为一种共识。随着社会的发展和进步, 各个阶层、各个行业的档案意识逐步增强, 利用需求日益增加, 而且这种需求的普遍性将继续延续下去, 会随着文明的进步而进一步扩大。
2. 档案用户需求的层次性。
不同档案用户需求内容不同, 层次也不同。按照档案利用行为可将档案需求分为学术利用需求、实际利用需求和普通利用需求, 其中普通利用需求是最普遍的, 而学术利用需求是层级较高的。
3. 档案用户需求的地域性。
不同地区政治、经济、文化、科技等情况的不同, 必然影响到该地区档案需求。以经济因素的影响为例, 因经济发展的不平衡导致了不同地区对档案事业的投入不平衡, 如我国东部地区的用户需求明显多于西部。针对这种地区差异, 经济欠发达地区的档案部门要尽量加大宣传, 加大投入, 努力改善档案利用服务的条件。
三、提升档案用户利用需求的对策
1. 有的放矢, 了解档案用户的利用需求。
深入了解档案用户的需求是提升需求的第一步, 也是最重要的一步。档案部门可通过问卷调查或调研的方式, 了解不同人群、不同层次的用户需求, 从而总结出需求的一般形式, 提供最佳的服务。这种需求了解, 不仅要了解群体需求, 还要重视个体需求, 尤其是有特殊需求的个人的需要, 从而完善需求的种类。
2. 加大宣传, 引导用户利用需求的实现。
为了避免用户有需求却难于实现的局面, 提高用户的档案利用意识, 满足用户潜意识里的利用需求, 档案部门要加大宣传力度, 举办知识讲座或咨询会, 提高人们的档案利用意识, 积极引导用户的需求, 能有效满足其利用需求。
3. 优化馆藏, 为用户利用需求实现奠定资源基础。
满足用户的利用需求不仅需要档案部门提供一个舒适的场地, 更重要的是档案部门的馆藏可以满足需求。档案部门要加强档案的接收和征集工作, 适当扩大档案的接收范围和征集门类, 力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系, 为用户利用需求的实现奠定资源基础。
4. 提升服务质量, 最优化地满足用户利用需求。
档案工作人员作为满足用户需求的直接参与者, 责任重大。档案部门应强化服务意识, 提升工作人员的综合素质, 使其服务质量、服务水平都上一个台阶。档案工作人员还要树立良好的职业道德, 拥有丰富的专业知识, 为用户提供优质服务。
参考文献
[1].马仁杰.邵华.论档案利用者利用行为过程中的利用心理[J].兰台世界, 2007.1
[2].王娟.黄存勋.浅谈档案馆普通用户需求的特点及满足的需求的途径[J].湖北档案, 2010.8
档案用户利用需求分析 篇2
(一) 有助于数字档案馆的建设和发展。
我国数字档案馆的建设尚处于初级阶段, 不仅需要我们的档案从业人员在实践中摸索前行, 更需要进行广泛而深入的理论研究, 而用户需求方面的研究是其中重要的组成部分。研究用户需求, 究其原因是因为其在很大程度上决定着数字档案馆未来建设的定位, 同时也影响和制约着相关的配套设施的建设。
(二) 有助于加速形成一种外部激励机制。
数字档案馆的建设要依赖强大的网络, 为增加受众群体, 强化服务功能, 就必须打破传统档案馆神秘封闭的状态, 让更多的受众参与进来。由于这种广泛而有效参与的逐步增加, 可以直接体现数字档案馆的建设水平和服务质量的优劣。总之, 用户对数字档案馆的评价, 将形成一个强大的外部激励机制, 使数字档案馆在与用户的良性互动中实现整体发展。
(三) 有助于促进数字档案馆向着规范化和特色化发展。
未来数字档案馆建设的重要目标和方向是规范化和特色化。目前, 较为成熟的数字档案馆都是在形成自己独有特色之后有目的有针对性地进行馆藏文献资源的扩充, 其根本目的也是更好地提供服务。
(四) 有助于档案从业人员整体素质的提升。
在以用户需求为基础的评估中, 对从业人员的综合考评应该纳入其中。通过这种专业的考评, 一方面重新查找目前存在的问题以及潜在的问题, 另一方面也可以重新审视档案从业人员的专业技能和服务水平, 从而达到优化档案从业人员队伍整体素养提高的目标。
二、基于用户需求的数字档案馆服务策略
(一) 提升数字档案馆信息服务能力
首先, 统筹规划, 有序丰富数字档案馆馆藏。对所有传统档案馆馆藏进行彻底的数字化是一项巨大的工程, 由于这是一项需要付出大量劳动及时间的艰苦工作, 为了更好地提高效率, 加快数字化建设进程, 非常有必要划分主次, 依据重要程度或利用多寡来进行数字化。因此, 相关的档案部门应该制定统一的规划, 立足于数字档案馆功能实现, 统一管理, 有序进行, 这样可以避免重复劳动, 保证馆藏档案数字化进程健康有序发展的同时可以较好地为社会公众服务。
其次, 确保数字档案馆中档案信息的质量。在保证数量的基础上也要确保档案信息的质量, 为提高用户的检索效率, 在进行数字化过程中就要主动去除那些重复、繁琐、冗余的档案信息。网络环境下, 由于用户缺乏信息检索语言的基础知识, 和熟练使用网络检索工具的技能。于是便出现信息检索语言无法得到合理利用、个人信息诉求无法得到满足、检索策略无法得到切实可行地编制、档案信息资源无法准确无误地进行匹配获取的局面, 上述种种都将对用户在信息获取方面形成强大的障碍。
最后, 加快数字档案馆信息基础设施建设。基础设施建设无外乎是网络环境建设、信息通讯系统建设及数据库服务器的相关建设。其中计算机网络是基础中的基础, 因为档案资源数字化若想实现必须依托于计算机网络技术。在建设数字档案馆的过程中要不断引进先进的计算机设备, 以及先进的管理软件和服务软件, 并定期对各种软件进行测试, 只有这样数字档案馆才能为更多的用户服务, 才能真正发挥其社会服务的功能。
(二) 向用户提供友好的检索界面
首先, 统一文件著录标准, 规范数据格式。如果各个数字档案馆之间实行统一的文件著录标准, 那么用户可以通过一个检索界面在全国范围内的数字档案馆中搜寻自己所需的相关信息。那么, 档案文件题名分析及标引标准化则成为首要解决的问题。“要想真正做好档案数据共享, 不可能绕开技术问题, 可借鉴目前国际档案界采用的EAD标准。另外必须要通力合作构建标准目录格式, 实现不同数据库之间数据的转换, 为全国联合目录中心建设打下基础”。
其次, 在数字档案馆网站中进行档案信息分类, 使用户的潜在的隐性档案信息意识化为显性的信息资源。在数字档案馆网站的首页设置这样的分类模块, 这样用户就可以在不同的模块下寻找自己所需的档案信息, 这样可以使用户的潜在的隐性档案信息意识化为系统所提供的显性的档案信息, 在不同的模块下检索信息还可以提升信息的检索速度。
再次, 拓宽检索途径, 规范检索语言。我国在档案检索上主要应用如下三个字段:档号、正题名、第一责任者。如此设置对于档案工作的管理是有益处的, 但对于广大用户而言却带来了一定的困难。因此, 导航检索、模糊检索、智能检索、布尔逻辑检索等各种检索方式的综合运用在数字档案馆的建设中具有重要的意义。我们更应该意识到“导航”在整个检索过程的意义以及综合运用以上的检索技术和方法的重要性。
最后, 友好的用户界面具有良好的视觉感受, 强大的导航功能, 可记忆的系统操作, 可大大提高系统的利用频率及效率。检索界面是连接用户档案信息需求和数字档案馆信息资源的桥梁, 检索界面是为用户提供相应的提示和帮助, 检索界面是否友好直接关系到用户对相关功能性名词理解的准确度和对检索策略的认知。优化检索界面, 是重视用户体验, 是数字档案馆功能实现的桥梁。
(三) 向用户输出统一格式的档案信息
当对选定的档案文件内容进行显示时, 由于档案文件的类型多种多样, 各种文本文件 (如word, pdf, htm文件等) 、音频文件、视频文件, 不同的文件格式有不同的浏览和播放, 因此如何统一不同格式文件的显示, 以实现对外统一的接口成为档案文件显示模块需要考虑的问题。框架嵌套可以很好地解决这一问题。“框架iframe中可以嵌套另一个.aspx页面, 这样可以统一文件的显示格式。根据文件的类型, 在需要显示文件的地方使用iframe转向不同的.aspx页面显示。”档案文件的显示模块的设计上使用了两层框架嵌套。第一层嵌套使用iframe把不同形式的文件显示界面添加到总的文件显示页面中;第二层嵌套使用了.net的literal控件, 可以在web页上保留显示文本的位置, 实现不同格式文件的显示。再则, 由于ASP.NET的表现层是各个.aspx页面的链接, 并向下一个页面传递需要的参数。由于在文件的显示过程中需要传递档案的档号、档案馆代码等唯一标识档案文件的信息, 传递参数的屏蔽可以防止用户通过URL访问档案文件服务器提高了文件访问的安全性。
(四) 建立健全公众的反馈机制
公众反馈是指人民群众受档案工作“刺激”后, 以集体或个人名义, 通过投诉、信访、举报、舆论等形式, “回送”给档案机关的关于档案工作的“意见”性信息, 一般是愿望、需求、态度、意见、批评、建议等等。检验和证实档案工作成败得失的唯一标准是社会实践, 而社会实践的主体是社会公众, 所以公众的意见对档案工作至关重要。公众的反馈既然是一种无法回避的客观存在, 而且肯定要对档案工作产生一定的影响, 那么我们就不能对它视而不见, 而应该正确地对待、利用。公众反馈的方式方法有很多, 但最便捷的就是网络, 档案馆应该利用网络来收集公众的反馈意见。利用周磊的《一种随时收集公众反馈信息的方法》的专利, 该专利的主要步骤:一是公布信息媒介的反馈信息收集统一接收入口;二是公众随时以各地自然语言习惯提交反馈信息给信息媒介的统一接收入口;三是根据提交反馈信息的媒介、提交场景和其他可自动智能确定或人工确定的补充信息来收集反馈信息的附加限定信息;四是把公众反馈信息与信息订阅者订阅规则进行精确或模糊匹配, 让订阅者用实时或非实时方式获取匹配的反馈信息。
参考文献
[1].张宁.基于国外最佳实践对我国数字档案馆建设的几点思考[J].档案学通讯, 2010.4
档案用户需求与档案信息资源建设 篇3
1 高职院校档案馆 (室) 用户定位及信息需求特点
1.1 高职院校档案馆 (室) 功能定位
高职院校档案馆 (室) 是收集、整理、保管本校各类档案、并为本校师生员工提供档案信息服务的专门机构。档案馆 (室) 工作应与高职教育教学工作紧密结合, 成为高职教育改革与发展的信息库 , 并将馆 (室) 藏资源中国内外同类院校的教育经验 , 社会需求信息等 , 通过挖掘 , 筛选和整理 , 形成具有指导性的网络信息 , 为学院领导科学决策及教学、科研、管理等管理部门提供参考。因此 , 高职院校档案馆 (室) 应与时俱进 , 更新观念 , 建立起覆盖面宽的信息资源保障体系 , 为学院持续、长久发展提供信息保障。
1.2 高职院校档案馆 (室) 用户定位
对高职院校档案馆 (室) 信息用户包括 :学校各级领导和职能处室的管理人员 ;教学管理人员、专任教师、科研人员和学生。因此 , 在现代大数据背景下 , 信息用户及其知识信息需求结构的变化将最终决定着档案馆 (室) 的信息资源、服务内容、服务模式及管理机制。用户是档案馆 (室) 工作服务的主体。没有用户 , 档案馆 (室) 就失去了立足之本。高职档案馆 (室) 对用户信息服务水平在一定程度上影响着教学管理水平。基于此 , 高职院校档案馆室应该在对服务对象明确定位的基础上积极开展针对性强、覆盖面宽的信息服务。
1.3 高职院校档案用户信息需求特点
1.3.1 用户对档案信息需求的内容具有层次
1) 管理人员是学校教学、管理工作的决策者和执行者 , 涉及的知识信息领域较宽泛 , 因而所需要的是全局的、综合性的信息 , 尤其需要经过深加工的、浓缩的档案信息精品 ;而职能处室管理人员主要需要业务指导性的档案信息 , 如各类文件 , 而且要求有针对性和时效性。
2) 教学工作人员肩负着教书育人的重任 , 他们的信息需求及满足程度, 直接关系到学校的教学科研水平, 只有大量获取专业理论、技能知识以及高职教育方针政策、人才培养方案、课程建设要求、教学经验学生的学籍成绩等多方面的档案材料 , 才能综合运用所掌握的知识信息 , 完成高质量的教学科研任务 , 才能创造性地将科学的理论、扎实的知识、前沿的知识、专业技能传授给学生 , 因此 , 其信息需求有如下的特征 :专业性、个性化 ;全面性、系统性 ;新颖性、前沿性 ;知识性、权威性。
3) 科研人员主要进行教学研究和科研课题研究 , 他们需要的主要是理论性、专业性比较强的全面、系统、完整的档案信息材料。
4) 学生 (包括在校生和毕业生) 主要是为参加专业技能大赛、专升本、参军、补办毕业证、出国以及毕业实习和写毕业论文等提供服务 , 主要需求不同年度不同省市的招生录取名单、学生学籍、成绩册、实习报告及相关调研材料等。
1.3.2 用户对档案信息需求和利用形式具有多样性
1) 数字化与网络化 , 即需要将档案实体信息数字化处理 , 通过校园网络方便快捷地快获取所需的档案信息。
2) 集成化 , 即需要在网络中将各类信息获取方式融为一体 , 使信息交流、查询、数据获取、全文阅读和信息发布集成多功能、多渠道、多方式的信息需求与服务利用行为。
2 高职院校档案馆 (室) 信息资源建设存在的问题
2.1 重视不够 , 资金投入不足
高职院校档案 (馆) 室是高职院校辅助部门 , 长期以来得不到相应的重视 , 更谈不上重视档案信息资源建设。甚至对档案 (馆藏) 室的服务功能 , 对信息的收集、整理、加工、存储、传输等工作 , 对档案信息可促进学校的发展的作用认识不足。信息意识淡薄 , 集中体现在本来就不足的档案管理人员身兼数职 , 资金投入少 , 档案信息管理系统仍滞留在单机版状态 , 在功能需求、系统架构、信息安全等方面 , 都迫切需要改进和完善 , 但由于资金不到位 , 影响了档案信息资源建设的进程。
2.2 脱离实际 , 档案资源建设缺乏针对性
个别高职院校档案馆 (室) 在信息资源建设时盲目建设 , 并没有对本校的教学工作及其它各职部门工作进行详细分析 , 也没有进行各类用户信息需求调查 , 包括不同时期用户信息需求特点的把握 , 更没有请本校的不同岗位工作人员提供相关的参考建议 , 这样导致的后果就是所建设的档案信息与用户信息需求的背离 , 不能很好地满足档案馆 (室) 用户的信息需求, 应用程度不高, 造成信息浪费。
2.3 馆藏档案内容不充实 , 资源结构不合理
目前 , 档案信息建设主要是依靠传统馆藏资源的数字化 , 但是由于一些高职院校档案馆 (室) 缺乏科学的管理体制和健全的管理机制 , 档案信息分散管理较重 , 存在一些有价值的文件材料不能及时收集归档的困境 , 尤其是一些教学文件材料 , 重点建设项目材料、科研档案材料以及具体业务性材料等等 , 致使馆藏资源内容不充实 , 结构不合理 , 出现红头文件多 , 具体业务性档案少 , 原始文件多 , 编研成分少 , 传统档案多 , 特殊载体少等等 , 使档案信息资源建设质量受到很大影响。
2.4 信息资源偏少 , 资源保障效率较低
档案信息资源建设是为了利用网络的快速传输 , 方便各级用户的利用 , 充分实现档案信息资源的利用效益。经过对部分国家骨干高职院校信息资源建设网络调查 , 大多数高职院校档案馆 (室) 档案信息只限于目录数据库的建设 , 对于全文数据库存、多媒体数据库、专题档案信息数据库建设、网络信息资源整合以及网站建设各项工作还没有实质性进展 , 网络信息资源偏少 , 无法满足用户集成化等方面的信息求。
3 高职院校档案馆 (室) 信息资源建设策略
3.1 深入开展宣传 , 保证资金投入到位
要得到领导的重视与支持 , 最重要的方法就是要深入开展宣传 , 向其证明档案馆 (室) 对本校建设与发展的重要意义。首先 , 高职院校档案馆 (室) 可以通过网络问卷调查和实地调查相结合的形式 , 全面了解本校师生员工对档案馆 (室) 作用的认识、对档案资料需求的程度、需求的类型等 , 在此基础上 , 形成本校用户对档案信息需求的报告 ;第二 , 采取横向比较方式 , 高职院校档案馆 (室) 对其他档案信息资源建设好的院校进行调查 , 形成差距调研报告 ;第三 , 在上述两个报告基础上 , 形成档案馆 (室) 档案信息资源建设需求报告 , 要详细阐明档案信息资源建设的重要意义 , 师生员工的信息需求 , 在高职教育发展中的作用、其他院校档案馆 (室) 建设状况 , 本校档案馆 (室) 信息资源建设所需设备设施、经费等 , 在这样两份翔实的报告面前 , 学校领导一定会重视档案工作 , 尽可能满足档案馆 (室) 的信息化建设经费 , 确保档案信息化建设与数字化校园同步实施。
3.2 引进和培养专业馆员 , 提高资源建设的针对性
档案馆 (室) 是学校重要信息服务机构 , 应注重引进和培养专业馆员 , 该专业馆员除要具备丰富的档案专业知识外 , 还要具备教育教学管理、计算机技术、网络技术等方面的知识结构。专业馆员是高职院校与档案馆 (室) 之间的桥梁和纽带。专业馆员要根据本校教学科研各项工作实际 , 分析研究学校的整体工作规划、部门工作计划 , 一定时期的工作任务以及各职能部门的各种相关信息 , 对用户将来近期出现的需求作客观的有效的预测 , 并进行信息需求调研、信息利用反馈 , 及时开发出有针对性的、用户急需的有价值的本校及高职教育前沿性的专题信息资料。具体引进和培养方式一是采取社会招聘方式 , 对专业馆员提出素质要求 , 二是定期引导档案人员参加业务和相关领域的知识培训 , 强化档案人员的责任意识、竞争意识、服务意识、创新意识 ;三是由各教学部门、行政部门等相关部门抽调一名人员组建档案信息专业开发团队。通过以上三种渠道 , 全面提高高职院校档案信息资源的开发质量 , 提高使用效益。
3.3 健全管理体制机制 , 确保资源收集齐全完整
档案馆 (室) 资源数字化是当前档案信息资源建设的主要渠道 , 馆 (室) 藏资源质量的高低直接影响信息资源建设的质量。针对大多数高职院校室藏内容不充实、结构不合理问题 , 首先应建立以档案馆 (室) 为中心的全校档案管理网络 , 形成以学院领导、档案室专职人员、部门领导、部门兼职档案员组成的四级管理体制 ;第二 , 健全文件材料归档机制, 如要根据各职部门任务的拓展, 尤其是教学工作内容的增加 , 要重新修订《部门文件材料归档范围及保管期限》, 建立“三纳入、四同步”管理制度、文件材料收集归档制度、各级领导及专兼职档案人员的岗位责任以及激励奖惩制度等。使归档工作从“让我归”变为“我要归”。
3.4 开发网络信息资源 , 完备信息资源保障体系
高职院校档案馆 (室) 应建立档案信息服务网站 , 以网站为阵地 , 为网络加载各种有价值的档案信息。一是利用扫描技术建立馆 (室) 藏档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题档案信息数据库 ;二是利用现代信息技术将分散在本院校园网、高职高专信息网、中国教育统计网等不同地域、不同载体上的信息集中收集、加工、编排形成高职特色档案数据库 ;三是与本校图书馆联盟 , 建立档案图书档案信息一体化服务模式 , 在查询档案信息的同时 , 可通过档案馆 (室) 对图书信息系统链接直接进入图书信息的查询。通过建设完备的信息资源保障体系 , 可在一定程度上满足教师及各类用户的知识信息需求。
3.5 强化全员服务意识 , 开展多渠道、全方位服务
档案馆 (室) 人员在完善高职档案信息化建设的同时 , 要不断创新服务意识 , 对于非涉密文件 , 要采用多种技术 , 将档案信息资源加工成多种格式的电子文件 , 包括可供网络使用的PDF文件、微信、二维码扫描文件等 , 开展多渠道、全方位的服务 , 使用户无论在哪里 , 或者无论电脑网络、i Pad、移动手机 , 都可以查阅和下载 , 方便用户使用 , 提高使用效率。
参考文献
[1]毕建新, 郑建明.基于用户需求的档案信息资源建设机制研究[J].档案与建设, 2013 (2) :8-10.
[2]秦雪平.基于用户需求的高职院校图书馆信息资源建设研究[J].河南图书馆学刊, 2012 (32.6) :71-73.
档案用户利用需求分析 篇4
一、网络环境下档案用户信息需求的变化与特点
1. 档案用户群体范围的广泛化与社会化。
网络环境完善了以往因地域、时间和空间限制而造成的服务用户单一性的不足, 呈现出用户群体向社会化、多元化、开放化和广泛化发展的特点。这种变化使档案馆信息需求用户的范围不再局限于本地区、本系统较稳定的用户群体, 通过网络访问的任何一位用户都可成为网络环境下信息服务的对象。
2. 档案用户信息需求的个性化与精品化。
网络环境下, 档案用户不仅希望通过网络轻松地搜索到大量的信息, 还希望能快速、准确地获得决策所需的关键性信息。他们更愿意选择经过加工的、有针对性的档案信息产品, 逐渐从需要大量的一般信息转变到对特定档案信息的需求上来, 档案信息精品意识逐渐增强。
3. 档案用户信息需求的高效化与集成化。
网络信息组织、交流、传递方式的变革, 促使知识活动呈现高速度、大范围、高效率的特征, 越来越多的用户希望实现网络信息资源的无缝链接, 如只需要通过一个节点进入系统, 就能在统一的界面中方便快捷地检索到所需的相关信息, 足不出户即可完成信息获取、加工整合、分析研究等多项工作, 享受一站式集成服务。
4. 档案用户信息需求的多样化和全方位化。
(1) 档案用户信息需求类型的多样化。随着网络技术的发展, 人们对档案信息的利用不再受空间和时间的限制, 逐步关注与自己切身利益相关的信息, 如自身的房产档案、婚姻档案和医疗改革档案等, 涉及民生档案信息的自用需求大幅度增长, 用户需求的档案信息类型趋于多样化。 (2) 档案用户需求内容的多样化。目前, 应用网络获取信息的用户不再局限于少数的专业人员, 许多原本的潜在档案用户转化为现实用户, 如一般从业人员、离退休人员和青少年等。他们上网的目的主要在于获取大众消息、熟悉民风民情和提高文化素养等, 以休闲利用为目的的档案信息需求表现得较为突出。另外, 越来越多的多媒体电子文献、声像文献和实物信息资源由于其直观生动、易被理解的特点, 得到网络用户的青睐。 (3) 档案用户信息需求的自助化。网络环境激发了用户的信息意识和信息需求, 用户信息需求由依赖档案馆信息服务人员提供服务的方式逐步向用户自我服务的自助化方向转移, 用户开始独立上网检索, 以获取更多、更及时的信息。
二、网络环境下基于用户需求的档案信息服务
网络环境下, 档案用户信息需求决定档案信息服务的方向。档案信息服务应突破传统档案信息服务的限制, 树立“用户至上”的服务理念, 以用户为中心, 把档案工作的重心由“以藏为主”转移到“以用为主”, 为用户提供有效的信息服务和知识服务。
1. 以传统档案信息服务为基础, 继续完善实体档案信息服务工作。目前, 我们所处的是纸质档案和数字化档案并存的时代, 在今后相当长一段时间内, 纸质档案仍旧是归档的主体。传统文本型档案信息服务更多地表现出所提供档案信息的原始性、可靠性、真实性和保密性。它是提供电子档案数字化服务的基础, 离开传统型档案信息, 网络环境下的电子档案信息服务便成为无源之水、无本之木。因此, 档案馆应进一步加强基础业务建设, 完善传统档案馆的各项功能, 继续做好传统形式的档案信息服务。
2. 建立网上档案馆, 通过档案馆主页开展服务。档案馆主页服务是指档案馆利用网络环境作为技术条件, 将信息产品通过在网上建立主页, 把自己的服务快速地传递给利用者。网站上除了介绍档案馆概况、馆藏资源、服务项目等基本信息外, 还要提供各种资源的使用方法和网络导航等服务, 将国内外网络档案馆和热门站点进行链接, 并针对档案馆的重点专业系统建立学科导航, 帮助利用者方便地利用网上丰富的信息资源。
3. 构建以用户为中心的档案信息检索系统, 提供多种检索途径。完善的数字化检索系统是使档案信息得以充分发挥其利用价值的前提。档案信息检索系统应把检索扩展为可进行光盘、联机检索, 利用Internet上的各种查询工具检索;检索方式应从过去单一检索点的线性检索发展到可进行多元、多检索点的布尔逻辑组配检索, 从文本检索发展到超文本检索;提供的信息不仅应包括目录、索引、全文等文字信息, 还应包括声音、图像等多媒体信息, 以满足网络环境下用户多元化和全方位化的信息需求。
档案用户利用需求分析 篇5
一、用户需求多样化提出了教学档案网络服务的要求
网络信息服务是以网络作为媒介为用户提供服务, 用户凭借系统平台获取信息、利用信息。用户的信息需求是信息服务的发展动力, 信息用户的基本情况和信息需求决定了信息服务的内容、服务的方向, 也决定了信息的服务方式。网络环境下, 用户的信息需求在不断变化, 他们对档案的载体、信息服务的内容、信息服务的形式以及服务手段都提出了更高的要求。因此, 档案信息数据库的建设、档案信息产品的组织、档案信息服务平台的构建等都需要以用户为中心。
在高校档案工作实践中, 教学档案的利用率相当频繁, 在档案工作中具有重要的位置。从高校教学档案的利用现状看, 高考录取名册、学生成绩单、学位授予材料、毕业生就业情况登记表等教学档案利用率越来越高, 几乎占据利用率的70%以上, 鉴于学历认证部门、招聘单位、学生个人及社会各界对教学档案的利用需求情况[1]25, 特别是在校园网络环境下, 高校自身和社会各界对高校教学档案信息服务的需求呈现多样化的发展趋势, 高校档案部门应该着力思考如何充分利用网络优势推进教学信息服务, 满足用户的信息需求。
二、网络环境为高校教学档案信息服务提供了条件
1.网络环境提供了档案信息服务平台。信息技术、网络技术的发展, 为档案网络服务提供了平台。高校档案馆创建了档案信息网站, 对外发布教学信息、进行教学业务交流及业务知识培训, 为教学档案信息服务提供了便利的技术平台, 提高了教学档案信息工作的实效性。引进先进的档案管理系统, 运用此系统软件按档案的类别、编号输入条目, 实现馆藏纸质档案及电子档案的数字化, 将可以公开的档案资料全文或部分不定期地随时增添, 并与 (OA) 系统链接, 实行文档一体化管理。建立一整套科学的档案信息检索体系, 按照相应的条件检索查阅, 方便快捷[2]229。实现网络适时归档、网络快速整理、网络自动查询和自动检索, 实现档案信息利用的自动化、现代化、网络化。
2.网络环境能够满足用户多样化需求。网络激发了用户的信息意识和潜在需求, 能够满足用户的信息需求。网络环境也给档案工作带来巨大变化:从纸质环境到网络平台, 从文档一体化到档案信息化建设, 从实体库房到数字化档案馆, 从进馆借阅到网络实时传输[3]29, 这些变化给档案用户提供了极大的便利。同时, 网络环境充分挖掘了信息资源的累积性、综合性和数据性等优势, 拓展了档案信息资源的接收领域, 丰富了档案信息资源的服务形式, 通过浏览网站、联网检索、在线查阅、下载拷贝、远程咨询, 满足用户的多样化、个性化需求。
三、积极推进高校教学档案网络化管理
1.教学档案网络化管理的优势。网络管理技术以其多媒体展示了大容量存储的丰富性、高速传输的便捷性、人机交互的操作性、超时空交流的共享性及信息服务方式的统一性, 为提高教学档案管理质量和服务质量提供了强大的技术支撑[4]38。教学档案网络化管理改变了信息用户获取信息的方式, 用户直接、快速、直观地查询到需要的信息;管理者可以利用档案管理系统权限, 随时充实数据库, 提高信息资源的时效性;使电子文件管理、信息检索得到重视, 通过网络借阅、检索、传递信息, 满足学科建设等需求的多样性。在此基础上, 立足以用户为中心的原则, 强化信息共建及“大信息”理念, 充分发挥高校教学与科研优势, 构建成统一的、安全的及开放式的教学档案信息资源网络, 通过网络实现高校之间及社会各界教学档案信息集成与服务, 形成“大存档、共服务”局面, 提高共享率。
2.加强教学档案网络化管理实现资源共享。计算机、网络技术的普遍应用, 办公自动化的不断发展使教学档案的开发利用工作走向了现代化。档案馆与教务处、学生处及各学院等相关部门建立教学档案信息网, 通过此平台把分散的信息系统联结起来, 实施网上归档、网上组卷, 使静态的教学文件信息通过科学整理成为动态的信息;各相关部门在网站上推出自己的教学档案信息, 相互交流、资源共享, 扩大利用范围;凭借此平台激活现有信息资源, 优化组合相关信息资源, 丰富供求结构和信息产品内容;凭借网络媒介加快教学档案信息的处理和传递速度, 拓宽教学档案信息的利用空间, 用户可以通过网络超越时空查询相关的档案信息, 信息充分共享。
四、以用户需求为目标实现教学档案信息网络服务
1.整合教学档案资源, 为网络服务奠定物质基础。满足用户需求, 必须做好教学档案资源的整合工作。整合教学档案资源能够促进教学档案管理规范化, 促进教学档案资源结构系统化, 促进教学档案资源利用的高效化。教学档案整合是对馆藏档案、设备资源、管理体系等内容的整合。按照一定的标准收集、整理、鉴定、著录及保管, 实现整合后的教学档案资源的规范性、科学性、一致性和可用性。加强对兼职档案员的培训, 提高他们的工作积极性和工作能力, 确保教学档案管理人员的连续性和稳定性。采用先进的设备, 充分利用网络技术, 有效促进各部门的顺畅沟通, 提高档案工作效率和现代化程度。协调好教学管理及信息用户的关系, 信息用户通过相关条件检索, 就能直接在网上查阅档案信息, 满足需求。
2.建立教学档案数据库, 实现教学档案数字化。建立教学档案网络化数据库管理系统, 按照统一、常用的文件格式对教学档案实施数字化;针对各类档案的不同情况, 采用计算机输入、机器扫描方法进行操作;针对目前教学档案利用率较高的情况, 建立高质量、有特色的专题数据库。实现档案管理系统与招生办系统、教务处学籍管理系统的有效链接, 建立数据库。 (1) 将新生电子注册数据转入档案管理系统, 建立新生录取大表数据库; (2) 将学生的姓名、性别、所学专业等信息输入计算机, 建立学籍数据库; (3) 把学生在校期间的学习成绩、毕业论文情况输入档案管理系统, 建立学生成绩数据库[5]54。数字化的教学档案数据库, 为学生毕业求职投送简历, 学校进行就业派遣, 用人单位核实学生身份、鉴别学历真假等提供可靠依据, 为网络服务提供了便利条件。
3.做好教学档案网络服务, 满足用户的多层次需求。 (1) 做好教学档案认证服务。向用户提供认证服务的主要内容有新生录取名册、学习成绩表、毕业证、学位证获得情况等。要做好认证服务, 在做好教学档案的资源建设及建立各种特色教学档案数据库的基础上, 将学生常用的录取名册、成绩单、学籍变动等信息数字化, 提高查准率, 抵制造假行为, 维护个人和单位的权益。建立招生管理、颁发学历证书、就业一体化信息管理系统, 并与档案管理信息系统做好无缝衔接, 构建教学档案的一体化管理和应用服务平台[6]42。在提供服务, 满足需求的同时加强档案利用过程中的监督工作, 严格查阅制度, 保证档案资料的原始性、真实性。 (2) 做好就业服务, 满足毕业生需求。针对毕业生为主体的用户需求, 高校本着“以学生为本”的理念建立就业信息网络平台, 利用网络对毕业生提供职业规划与就业指导教育服务;在严格遵照档案利用的基本原则的前提下, 借助网络提供就业政策、公开招聘人员、用人单位岗位需求等信息, 提供应届毕业生的个人自然情况、专业特长、毕业生的求职信息, 提供历届毕业生就业岗位情况、用人单位对毕业生的评价与反馈等信息, 并做到及时更新。把网络平台作为就业工作的一个主阵地, 方便求职个人、用人单位网上查询所需信息, 双方信息网上对接, 逐步实现毕业生生源信息和岗位需求信息的深度共享, 使网上就业服务得到跨越式发展[7]42, 满足毕业生的就业需求, 提高教学档案信息网络服务质量。 (3) 做好编研工作, 满足深层次需求。基于高校档案网站这一平台进行档案编研, 有利于编研成果的发布、推广和利用, 有利于满足用户系统的、深层次的信息需求。档案编研人员依据用户的信息需求, 将分散的教学档案材料整合, 获取更多的有价值的资料;与校内各部门、其他档案部门及各种编研单位互通信息, 获得更多的编研力量, 实现资源、人力共享;利用现代信息技术加工成系统的专题编研成果, 直接、快捷地满足利用者的需求, 更好地为教学服务。同时, 要加大教学档案信息的开发力度, 加强对教学档案的研究, 深度挖掘教学档案的内在价值, 增强综合开发信息资源的能力, 调整教学档案网络服务项目, 为用户提供更多的优势信息产品, 提高教学档案管理信息资源共享率[8]21, 更好地满足用户需求。
网络环境提供了档案信息服务平台, 实现了教学档案资源管理网络化, 实现了教学档案资源被共同开发、利用。随着社会的发展, 网络环境的深入, 档案信息用户的需求更加复杂化、多元化。高校档案馆积极创新教学档案网络服务模式, 增强档案信息资源的综合开发能力, 提供更多、更优的信息产品, 最大限度地提高信息资源的共享率, 最大限度地实现信息资源的利用价值。提高教学档案在教学管理、教学改革中的作用, 推动学校档案事业及整个教育事业的发展。
参考文献
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[7]董丽娟.对高校就业信息档案网络平台建设的思考[J].兰台世界, 2009 (2) .