高校档案网络化建设（精选12篇）
高校档案网络化建设 篇1
档案工作是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。现代信息技术的飞速发展, 把档案工作带入了信息化与网络化的新阶段, 同时, 给高校档案网络化建设带来了难得的机遇。高校档案是高等学校从事教学、科研、党政、管理以及其他各项活动直接形成的, 对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案网络化建设是在高校校园网迅速发展和高校档案信息资源深层次开发利用的基础上开展的。高校档案网络化建设实现了高校档案信息资源共享, 提高了高校档案服务工作的效率。但由于起步晚, 经验不足, 管理水平不高, 高校档案网络化建设中还有许多问题有待解决。笔者就如何促进高校档案网络化建设健康稳步地发展, 谈一些粗浅的认识。
一、高校档案网络化建设的可行性
20世纪90年代以来, 我国先后建成了中国互联网、中国教育和科研计算机网、中国科学技术网, 并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看, 还有一个中国高速互联研究试验网, 是中国科学院、北京大学、清华大学等单位在北京中关村地区建造的为研究因特网新技术的高速网络。1994年以来, 由于“211工程”和中国科学技术网工程的促进, 很多高校纷纷着手建设校园网, 至1996年底, 已有220所高校建成校园网并连入中国科学技术网, 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起, 为高校档案网络化建设提供了前所未有的条件。
目前, 各高校建设的网络系统已日趋完善, 在普遍开通教育科研网的同时, 还与不同的网络系统实现了互联, 真正实现了各类网上信息的共享和利用, 为高校档案网络化建设提供了一个强有力的支持平台。此外, 现有的信息网络及其系统, 无论技术、设备或功能上都完全能支撑高校档案信息实现网络化的管理要求。如今, 无论任何地域的用户, 只要联入因特网, 便可随时随地在网上浏览全球各类信息, 包括文本型文献信息以及声音、图像等, 因特网提供的各种强大、灵活、实用的功能完全可以实现并满足档案用户之间、档案馆 (室) 之间、档案用户与档案馆 (室) 之间的档案信息交流与共享利用。同时, 由于高校的部、处、系、所、中心等计算机终端机均与校园信息网络系统相联, 完全可以实现档案信息数据库与各部、处、系、所、中心数据的资源共享。
二、高校档案网络化建设的必要性
1. 是适应新时期高校档案工作的需要。
当今, 信息技术的发展突飞猛进, 成熟的信息电子技术已普及到各行各业。用现代化、科学化的手段做好新时期高校档案馆工作, 更好地为以经济建设为中心的社会主义建设服务, 这既是新时期高校档案工作的迫切需要, 也是国家信息化工作的需要。
2. 是适应经济社会和科技发展的需要。
我国教育和科研网的建立, 使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料, 现在都是用电子文件的形式在网上发布, 并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文件资料。这一发展趋势, 使得高校档案管理工作必须与时俱进, 同步发展, 才能适应经济社会和科技发展的需要。
三、推进高校档案网络化建设的措施
1. 加强高校档案信息化基础设施的建设。
一是加大硬件投入力度。为了提高计算机和网络技术的应用程度, 高校要配备计算机、打印机、扫描仪、数码摄像机、编辑机、监视器、服务器、传真机、放像机、复印机、记录机、防磁柜等设备, 并尽可能地解决档案工作的办公用房及档案库房, 以满足高校档案信息网络化建设的需要。二是加大软件投入力度。高校要研发或购进符合高校档案管理要求的档案管理软件, 加快高校档案目录数据库、高校档案全文数据库和多媒体数据库建设, 进一步提高档案管理软件的应用水平。在收集高校档案时要逐步做到同时接收机读目录。有条件的高校档案馆应通过接收电子档案对各种类型档案进行数字化管理, 不断提高其服务效率和质量。
2. 完善网站建设。
为保证高校档案信息的交流, 实现档案信息资源共享, 高校在建立档案网站的同时还要不断加以完善, 丰富网站内容, 有计划地上载开放档案目录, 发布已公开的档案全文信息, 提供网上查询和利用服务, 进一步发挥档案信息资源服务学校和社会的作用。
3. 建立健全高校档案信息安全管理体制。
虽然高校档案信息网络在信息安全保密方面有许多成熟的技术, 但在恶意的“黑客”面前还是显得捉襟见肘。在世界领域的计算机网络系统内, 都面临着“黑客”入侵、计算机病毒以及来自计算机网络内部的攻击等。为确保档案信息数据的准确性、规范性、及时性、安全性, 高校档案部门应尽快出台一系列关于档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等方面的技术措施和标准, 并以此为依据建立符合高校网络环境下的档案信息管理制度。
4. 培养高校档案信息人才队伍。
当今社会, 科学技术突飞猛进、日新月异, 各类新知识、新信息、新技术层出不穷, 特别是随着市场经济和信息化的发展, 竞争日趋激烈。高校档案管理人员要适应新的形势, 必须解放思想, 转变观念, 与时俱进, 迎接挑战。为了适应高校档案信息管理工作的要求, 档案人员除了掌握本专业知识外, 还要掌握计算机操作、数据库、网络等方面的知识, 并具备一定的档案信息管理能力。因此, 必须加强对高校档案工作人员的业务培训, 更新知识结构, 提高业务水平, 使其尽快掌握计算机网络及相关技术, 从而满足网络信息时代对高校档案工作人员的更高要求。
高校档案网络化建设 篇2
谈高校兼职档案员素质建设
高校档案事业是国家档案事业的重要组成部分.高校兼职档案员是档案员队伍中不可忽视的`力量.兼职档案员素质建设如何,直接关系到高校的教育教学改革和高校的发展.加强和提高兼职档案员思想意识和业务素质是高校档案工作的一项艰巨的任务.
作 者：车蕾 作者单位：唐山师范学院,教务处,河北,唐山,063000刊 名：大众文艺英文刊名：ART AND LITERATURE FOR THE MASSES年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：高校 兼职档案员 素质建设
基于网络环境的高校档案工作探讨 篇3
一、高校档案在高校中的作用
1.高校档案在学校的教学管理和科研开发方面发挥着重要的作用
高校档案与其它机关、团体、企事业单位的档案一样，凝聚着高校师生员工的劳动结晶，记载着高校党政管理、科学研究、教学计划、教师任课表、教学进度、教学改革和师资培训中形成的计划、方案、大纲、调查报告、典型教案及听课讲评、考试统计报表、各种质量综合分析、电化教学中形成的录像带等方方面面的纸质及电子档案材料，在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考、史料和认识作用；在学校的教学管理和科研开发方面发挥着极为重要的作用。
2.高校档案为学校教学工作作参考作用
高校是知识、人才、科学技术密集的单位,高校档案贮存着内容丰富的科技、文化、经济等多方面的信息。随着改革开放和社会主义市场经济的发展,广大教职工的档案意识在逐步增强,档案的利用数量在逐年增加,利用率在不断提高，档案已由原来的封闭管理型逐步转向开放提供利用型。高校档案通过各种渠道， 了解学校工作需要利用什么样的档案，分析档案部门能够为学校工作提供哪些相关服务，预测学校领导和各部门工作所需，可以使得我们未雨绸缪、有的放矢做好档案提供利用工作，将对高校各项工作起催化、促进作用，特别是学校领导在制订发展规划、年度计划、规定政策等重大事宜时更需要大量的档案信息,作参考作用。
二、网络环境下加强高校档案工作的措施
1.加强档案的宣传力度，变被动服务为主动服务
档案宣传是档案工作的重要环节。为了促进高校的档案开放和利用工作，高校档案工作者首先要继续解放思想，更新观念，走出档案部门的小范围，从整个学校的全局来考虑档案提供利用问题，树立主动服务的意识，强化档案部门参与学校发展的意识；其次，通过宣传使师生知道自己与档案工作有着密切的联系，使师生随时了解档案信息，增强师生的档案意识，树立师生对档案部门的良好形象；第三，熟悉馆（ 室） 藏档案的数量、成分、内容和存址，熟悉全宗的形成和整理状况及其利用价值，做好利用工作的预测，了解不同时期、不同方面对档案的不同需要，有的放矢地开展利用工作。只有这样档案工作才能变被动服务为主动服务，积极采取各种方式主动开展档案工作，编发档案信息、利用校报、校园网等手段主动为师生服务。
2.优化馆（室）藏,实行档案馆（室）藏数字化
由于计算机技术、网络技术在档案领域的普及与应用,档案的记录、传播、利用方式发生了极大的变化。所以说，数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的发展趋势，因此，必须加快档案信息化建设步伐， 把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去，建立档案全文数据库和目录数据库，将数字化的全文文本、全文图像档案以及案卷目录、卷内文件目录输入数据库并有效地组织起来，改变传统的手工操作管理模式，实现现代化管理。档案信息资源的建设开发必须实行现代化管理，依靠现代信息技术实现档案信息的利用，从而实现档案信息资源为学校的发展提供决策依据，为教学工作提供参考资料的功能。
3.利用现代化的管理手段，提高档案利用率
传统的手工档案管理已不能适应以计算机管理为核心的档案管理趋势，虽然从20世纪90年代以来，几乎所有的高校都引进了计算机管理，但实际情况是，大部分高校的档案工作还停留在半手工半计算机阶段，并未真正地实现计算机管理，这在很大程度上影响了档案的利用率。所以，为了有效地利用高校档案资源， 提高档案利用率，高校档案部门应充分利用计算机技术和网络通讯技术，建立高校档案管理网络系统，随时将档案信息（不需保密的）上网，提供网络化的档案利用方式，这样不仅可以为本校师生提供全天的服务，还可以打破空间和地域的限制，为社会人士提供立体式服务，实现真正意义上的档案资源共享，大大地提高档案的利用率和档案的开放程度。
三、网络环境下档案工作模式
1.高素质档案人员是开展档案工作的基础
大力开发档案信息资源,满足社会对信息的需要，这是档案工作者一切活动的出发点和根本目的。档案信息资源的有效开发与利用可以更好的为学校服务，极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源利用效益。只有高素质的人才才能提供高效率的服务。这就要求档案工作人员必须提高业务素质，加强学习，更新知识、刻苦钻研档案业务，不断提高自身的业务水平和工作能力，掌握开发档案信息的技能和现代化技术,做好档案信息的开发与利用工作。
2.加强档案编研工作，提升档案利用层次
档案编研是一项主动提供的服务,它标志着档案部门对社会需求预测水平,表现了档案服务水平的高低，档案编研工作是以馆（ 室）藏档案为主要对象，在研究档案内容的基础上，对档案进行的再加工。要适应高校发展的新形势，高校档案工作应该由简单例行的收集整理提高到对档案材料的深层研究利用上，由单一地提供档案原件提高到提供高质量的编研成果上。首先要在编研选题上下功夫， 从实际出发，了解学校教学、科研和管理工作的最新利用需求，有针对性地确立编研主题；其次，档案部门可以和其他业务部门进行联合编研，深入挖掘档案资源所含信息的内在联系，进行系统地提炼和加工，方便师生利用。这样可以使利用者不必翻阅大批分散的档案就能满足一定的需要，也避免了大量翻阅档案遭到的人为的损坏和散失，有效地保护了档案原件。
3.建立完备的档案检索体系
完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的档案馆（室）指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等等，而且包括覆盖率高的计算机目录检索系统和全文检索系统，以及建立在因特网基础上的远程检索服务以计算机检索系统为主，以其他各种相关检索工具为辅。信息技术的发展使得建立完备的档案检索体系已经具有现实可行性，而它正是满足利用者服务需求的最有效途径。建立档案检索体系，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求，通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得远程利用者不受时间和地域的限制，及时获取自己所需要的档案信息；另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解档案馆（室）的服务性、方式和范围，实现了档案目录的自动化管理。
4.提供档案参考咨询服务
传统档案馆（室）咨询服务的对象主要是亲自到档案馆（室）的利用者，而网络参考咨询的利用者范围已突破档案馆（室）限制而遍布全球各地。传统档案馆（室）的参考咨询服务只是满足利用者需求的一种经常性的、重要的服务方式；而档案资源数字化后，这种服务方式的实现途径由传统的面对面交谈或信函、电话式发展到不见面、直接在网上进行的参考咨询。利用者不需亲自到场，就可以利用E-mail!表单、实时交互、聊天的方式获取自己所需的服务。网络环境下的参考咨询服务，服务的层次更高，服务的课题更深，更能满足利用者的要求。
高校档案网络化建设 篇4
关键词：“互联网+”,高校,档案网络化管理
档案管理对高校建设起着重要的作用,是高校各项工作与活动的记录与承载。高校档案管理是档案工作的关键部分,科学合理的管理与建设使得档案工作更加有效地发挥作用。随着互联网时代的到来,高校档案管理也跟随网络化时代的要求,逐步展开了网络化、信息化的发展进程。但国内高校档案信息化、网络化的管理体系尚不完善,档案管理人员缺乏一定的互联网素养等问题,使得高校档案管理网络化出现了一些困难。2015年,在第十二届全国人民代表大会第三次会议上,李克强总理正式提出了“互联网+”计划。“互联网+”计划加速了高校档案管理信息化与网络化的进程,为高校档案管理网络化带来了更加有力支持,可以有效解决高校档案管理网络化进程中的一些困难。同时,“互联网+”背景下的大数据管理也为高校档案管理创造了新的发展前景。基于此,“互联网+”背景下的高校档案网络化管理的建设研究更具有价值与意义。
一、高校档案管理建设的诉求
高校档案是载有学校教学、管理、各项工作以及学生学习和活动等相关重要信息的材料。有学者称档案是“没有掺过水的史料”[1]329。档案是工作与活动的原始凭证,是历史的真实记录与呈现,因此档案极具真实性与重要性。高校档案不仅记录了学校的日常工作,还承载着学校的历史,既有现实意义又具有历史意义。高校档案的价值在高校建设发展中发挥着重要的作用。首先,高校档案是伴随高校发展的各类活动和工作资料内容的载体,具有历史借鉴意义;高校档案产生于高校建立、改革与发展的每一环节,同时又涉及教学、科研、活动等多个方面。高校档案真实记录了学校管理与变化的轨迹,是高校发展的重要资源,为高校未来发展提供了丰富的历史经验,并且研究与整理高校档案,能够总结与发现学校发展的规律与特点,有助于学校管理与发展。其次,在高校评估与考核方面,高校档案提供了重要的参考价值;自普通高校实行“五年一轮”的评估机制以后,高校的档案更是凸显重要地位。高校档案是高校教学、科研、行政等活动的重要记录。由于评估机制,高校需要将近五年的各类活动与成果等信息形成档案进行保存,高校档案则成为高校评估与考核的窗口,为评估与考核提供了有效的信息与参考。最后,高校档案对学校历史文化建设具有重要意义,可以说高校档案是高校文化的一部分。高校档案中蕴含着教师们在教学和科研过程中取得的经验与成果,是所有教师与学生的智慧结晶。高校档案不仅可以为后人提供有效的指导,还可以在学校历史文化建设上提供信息。高校档案是校园历史文化的载体,记录了高校的理念与态度,具有传承文化与科研精神的功能,对于高校的历史与文化建设是宝贵的资源与财富[2]147。
基于档案对高校发展的重要意义,档案的管理则成为高校档案中最主要与关键的工作。并由于档案伴随着高校发展而逐步形成与扩大,这使得档案十分复杂繁琐与多样,档案管理就变得更加困难。与此同时,这样的困难也使得档案管理变得更加重要与关键。2008年,国家教育部与档案局出台了《高等学校档案管理办法》,更是加强了高校档案管理的实施与规定。高校档案管理是对档案最有效的保护措施,是档案发挥效益的必要保障。科学的档案管理可以使档案有效利用,并促进高校档案工作的健康发展。因此,高校发展应该注重档案工作,注重对高校档案管理的建设。
二、“互联网+”对高校档案管理建设的影响
随着国内高校档案的迅速发展,高校档案管理也在不断地发展与完善。20世纪90年代以来,信息技术的崛起更为高校档案管理带来了信息化、网络化管理的新前景。高校档案管理网络化是发展的必然趋势,国内高校档案管理也在逐步走向网络化。但是由于国内高校档案网络化发展仍不成熟与完善,高校档案管理网络化进程中仍存在一些问题。
1. 高校档案管理网络化并没有完善的运行模式与体系。
档案管理网络化的基础设施建设已经基本完备,例如:计算机、扫描仪、打印机、档案信息管理数据库等,但是高校档案管理网络化却没有完善的运行模式与体系。许多高校虽为档案管理配备了电子化设备,却没有档案管理网络化具体的操作模式与管理体系。这导致工作人员将档案信息进行电子版的录入后,后续的操作不再利用档案信息数据库完成,而依旧按照传统的方式操作。并且,大部分高校的档案信息收集依然是停留在纸质层面,教职工或学生依旧需要手写表格等形式完成信息的填写,档案管理的工作人员再将信息录入计算机。
2. 高校档案管理并没有严格统一的标准,导致档案信息无法实现单位间的共享。
目前并没有统一的高校档案管理标准与规范,各高校也是根据学校自身发展需要与设想在构建网络化的管理模式和操作平台。高校档案管理网络化的目的不仅要实现档案信息的电子化,还要实现档案资源的互联与共享。由于没有统一的管理系统、信息储存标准等规定,导致高校内档案管理封闭,档案信息共享性差,并没有实现档案管理网络化的初衷。
3. 高校档案管理的工作人员缺乏档案管理网络化意识与信息技术素养。
高校档案工作人员过少,档案管理专业出身的工作人员更是少之又少。许多高校的档案管理工作人员并没有接受过严格、专业的培训,档案管理工作人员的素质不高。尤其在档案管理网络化的进程中,由于工作人员年龄或经验等问题,档案管理网络化的观念并不完全被工作人员所接受。此外,高校档案工作人员由于缺乏信息技术的基本技能,导致无法灵活使用高科技设备与电子版管理系统[3]225。
高校档案管理虽然在信息技术发展初期就开始转向管理网络化,但是由于国内互联网技术发展不成熟与传统观念的根深蒂固,高校档案管理网络化也出现了种种问题。而“互联网+”计划的提出,不仅意味着信息技术的发展成熟,更是代表着传统行业网络化的政策支持。“互联网+”是指将传统行业与互联网有效地结合起来,形成行业发展的新模式。在信息技术蓬勃发展的时代,“互联网+”打破了传统高校档案管理理念的束缚,为公共服务做出了重要改革与贡献。首先,对于高校档案管理事业而言,“互联网+”带来的是颠覆性的改革。传统的高校档案管理是纸质的、人工管理,而“互联网+”推动下的高校档案管理将成为电子的智能管理。电子的文档资料可以节省空间、节约维护费用,并且避免了档案资料的损坏与侵蚀,真正实现档案保护的功能。其次,计算机的管理模式与软件将代替工作人员手工管理档案。传统的档案管理多依靠工作人员的手工归档、分类、存放和查找等操作,工作手续繁杂、效率低下。“互联网+”可以为档案管理的操作方式带来新的模式,基于互联网的智能档案管理数据库可以实现各类档案的基本操作,并且还可以实现资源的共享。不仅提高了档案管理的效率,更是实现了档案管理的系统性。此外,高校档案管理在“互联网+”的推动下,可以增强工作人员队伍的专业素质。“互联网+”推动下的高校档案管理网络化对工作人员的素质要求除了常规专业素质外,还增加了信息技术素养,并且对工作人员的常规专业素质也有更高的要求。高校档案网络化管理是专业的档案管理模式,除了要求工作人员熟悉计算机操作外,更是对专业档案管理知识有更高的需求。工作人员专业素质的提高有利于高校档案网络化管理更专业、快速地发展[4]110。因此,“互联网+”计划加速了高校档案网络化管理的进程,促进了高校档案事业的发展,为高校档案管理事业做出了重要贡献。
三、“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设策略
完善高校档案网络化管理是高校加强现代化进程的关键步骤。“互联网+”计划的提出为高校档案网络化管理的发展提供了便利条件与支撑。在“互联网+”背景下,建设并完善高校档案网络化管理的具体策略如下。
1. 加强高校档案管理模式网络化。
互联网+”的推动下,高校需要加强档案管理模式的网络化。目前高校档案管理虽然已经配备了科技设备,档案逐步变为电子形式,但是在档案的管理与利用上并没有完全实现网络化,违背了网络化管理的初衷。高校需要增加档案网络化管理的新观念,加大设备的更新与建设,建立完善的档案信息管理数据库。高校档案信息管理模式网络化并不体现在信息数字化,而是体现在档案信息的深度挖掘、管理与利用。利用档案信息管理数据库实现档案信息的查找与利用方面,摆脱传统的人工查找等管理方式。并且,高校应在建设档案信息数据库的同时,优化档案管理的操作手续与步骤,减少冗杂手续。利用网络资源的优势,高校档案馆或档案管理部门也应该积极建设与开发档案信息的数据库接口,实现档案信息的分类呈现,为需要者提供能够公开的档案信息。此外,档案管理工作人员要充分挖掘电子档案信息的数据,寻找档案信息间的内在逻辑关系,完成档案信息的不同主题查找,为用户提供多角度的档案信息服务。
2. 工作人员的专业技能与信息技术素养。
高校档案网络化的关键在于专业技能和信息技术素养强的人才。高校档案网络化管理迫切需要专业技能与信息技术素养强的人才,他们的水平与发展决定了档案网络化管理的发展。因此,高校要重视管理团队的建立,加大档案管理工作人员的专业技能,增强档案管理的专业知识,并在提供专业技能的基础上加大信息技术与办公软件的培训。高校档案管理工作人员要成为复合型人才,也更加有利于档案信息的数据挖掘与利用。与此同时,更要重视档案管理专业毕业的学生,让他们带动非专业的工作人员,整体提高工作队伍的综合素质。高校也应根据实际情况对工作人员进行专业技能培训,学习最新的档案网络化管理理念,掌握最新的管理技术。这些要求不仅是档案网络化管理自身的需要,也是“互联网+”时代对高校档案管理的特殊要求[5]63。
3. 档案管理标准,充分利用互联网资源与平台实现资源共享。
档案网络化管理的核心是档案管理标准,要实现高校档案网络化管理就需要加紧管理标准的建立。首先是要建立管理工作部门的标准,规定各部门的具体业务范畴,使档案管理的每一个环节都有统一的标准制约,规范行业行为。其次,高校要建立档案信息标准,规范档案资料,提高档案管理的效率,方便工作人员做进一步的整理与归类。最后,也是最关键的是要建立档案共享间的标准。目前大部分高校的档案信息数据只能实现校内的部分信息共享,高校间的档案信息数据库都是独立的,不能实现高校间或高校企业间的档案共享。“互联网+”背景下,高校要更好地利用互联网资源,开发档案管理的具体标准,真正实现资源的共享,改变传统档案管理服务的被动情况,将档案服务变得更为主动[6]244。
4. 公开的信息平台并加强高校档案管理的网络安全。
高校档案管理中,查看个人档案或科研档案等都需要严格并复杂的步骤,档案信息操作并不十分公开。“互联网+”的推动下,高校在建立档案信息数据库的同时,也应积极建设公开的档案信息平台,将能够公开的信息在平台呈现。用户可以根据用户名与密码随时查看相关的档案信息。除此之外,高校也可以通过档案信息的平台宣传高校发展历史与人文精神。“互联网+”使得高校档案馆变为基于互联网的线上档案馆。但是,在基于互联网的公开档案信息平台建设的同时,要加强对信息平台网络安全的管理。档案信息相对于个人是隐私的信息,对于高校更是宝贵的资产与财富,在档案信息平台方便人们生活与工作的同时,高校档案管理工作人员一定要重点关注网络安全问题,加强档案信息的保护。
高校档案网络化管理是一项复杂的任务,是高校现代化进程的关键步骤。“互联网+”背景下,完善高校档案网络化管理更是高校档案事业亟需解决的问题。高校档案管理工作者要秉承网络化管理的观念,不断完善档案网络化管理模式,加强自身专业素质和网络管理安全,以适应“互联网+”时代的新需求。
参考文献
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[5]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报,2007(6).
高校数字档案馆建设探讨论文 篇5
论文关键词：数字档案馆 信息安全 档案人才 档案意识
在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利.}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。
目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。
1 数字化档案馆的概念
“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体;狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。
数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。
2 数字档案馆在高校的发展现状
目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了著成效。上海交通大学存初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在数字档案馆建设和应.}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。
上海交通大学数字档案馆系统运.多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台.通过档案站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。
目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6.0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在推行办公自动化,开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。
综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法;二是介各个学校的基本状况;三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。
3 高校建设数字档案馆的必要性
(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。
(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足.很多有价值的档案不能及时归档，在个人手巾积压、滞留。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。同有的陋习只有通过一些现代化手段才有可能彻底革除，通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之巾，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
(3)人们利用信息资源的数量增加、内容广泛，需要利朋数字档案馆来满足要求。当前.存互联网被广泛利刚的情况下，人们利川档案资源需要突破时间和空间的限制，按照己的需要寻求同类信息的组合。档案现代化管理的最终目的是实现档案信息收集、整理和开发利川的数字化，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求。
4 高校数字档案馆建设面临的主要问题
数字档案馆尚属于新兴事物，存其建设过程巾面临着许多问题。目前，高校数字档案馆建设巾面临的问题可分为两大类，即非技术层面的问题和技术层面的问题。
4.1非技术层面的问题
4.1.1基础理论薄弱
现阶段高校对于新型档案的存档意识还比较溥弱，数字档案馆的理论体系还没有形成。国内学者对高校数字档案馆的研究理论空洞，大多数文章在内容上交叉重复，没有新意，具体实施方案和有实践价值的文章很少。 4.1.2专业人才缺乏
高校数字档案馆提供的是一个全新的丁作环境，要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。此，高校数字档案馆的作人员需要进行擘门的培训，他们必须能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必须掌握基本的计箅机知识和网络技能。目前，高校巾这种拿业人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设巾面临的重大问题。
4.1.3高校档案信息化中的法律问题
对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作巾还存存诸多的法律问题。
4.2技术层面的问题
4.2.1多媒体问题
高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
4.2.2网络问题
通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利川不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，朋户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。
4.2.3标准问题
标准的制定在数字梢案馆的建设过程巾至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的`著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
4.2.4安全问题
高校学籍档案建设探讨 篇6
关键词：学籍档案；管理；要求；建设
一、高校学籍档案建设中存在的主要问题
1.高校对数字化档案馆建设意识不够
多数高校制定了各种档案规章制度，也有专门的档案机构，可执行力不足。部分领导缺乏对档案工作的重要性的认识，疏于管理本部门档案。且档案部门工作人员对依法治档认识淡薄，档案立卷归档的业务督办、监察不力，指导不够。建设数字档案馆，一是可提高文件领导者、形成者的档案质量认识；二是融档案管理制度于规范管理系统中，使高校档案管理质量得以提高。
2.学生学籍档案管理重视不够，制度不健全
高校学生学籍档案是学校档案的一个分支，但是各高校往往对教学档案工作比较重视，但对学生档案工作的重要性却没有足够的认识。存在着“只要不出错就算管好了”或者“只要学生档案送走了就算管好了”这样落后的管理理念，很少将学生档案管理工作、论文联盟整理提到学校议事日程，更不用说将学生档案管理开展得好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善，更有甚者没有专职的学籍档案管理人员。
3.学生学籍档案传递方式原始，管理落后
随着高校毕业生就业制度改革，毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内整理由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。给学生的就业带来了不良的影响。
二、如何提高学籍管理现代化水平
1.规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
2.开发学籍档案信息资源，提高服务利用价值
学生学籍档案信息资源的开发与利用，我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、论文联盟整理保管等方面下工夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。
3.提高对档案材料重要性的认识
一是加大宣传力度，提高对档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道宣传有关档案的管理知识，使其认识到，档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
4.正确处理好档案保密与利用的关系
日常工作中，档案管理工作人员，不仅要做好档案的利用与开发，还要做好档案的保密工作，转化档案由过去的以藏为主为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，标准化档案工作、科学化管理方法、高效化管理机构，使档案室的综合服务功能不断增强，更好地让档案信息资源为教育教学服务。但受传统的保密观念影响，普遍档案工作存在着利用不足、重保轻用现象。由此产生一些弊端：大批档案不能充分利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，造成档案浪费，变成不值一文的废纸；领导不能有效地利用档案，全面及时地了解情况；也难以使档案管理人员的管理价值在利用档案的效果中体现出来。档案部门需改变传统的观念，切实完善工作职能，严格做好保密工作，为领导决策服务。
参考文献：
1.彭鹏，《高校学籍档案管理存在的问题及解决办法》
2.马跃，《更新档案管理理念实现档案管理科学化》
3.修芹梅，《试论高校教学档案数字化建设中存在的问题及对策》
4.《浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨》
5.《高校档案管理的探讨与研究》
6.张晗，《对数字化档案馆的初步研究》
7.《档案数字化方案研究》
8.张华，《关于档案数字化的实践与思考》
高校档案网络化建设 篇7
一、高校人事档案信息化建设的必要性
1.高校人事档案信息化建设是知识经济社会发展的必然要求。近些年来, 我国高等教育事业快速发展的同时, 也在不断推动高校人事制度的改革与创新。随着高校教职工人数的不断增加, 高校人事信息呈现出多样性、复杂化的特征, 人事信息量的激增要求高校人事档案管理工作不断变革, 符合信息社会发展的新形势要求[3]。当今我国高等教育的发展质量不能仅仅着眼于学校的硬件建设、办学层次、教学科研等项目, 也要将学校的管理水平、服务质量等纳入评价体系。人事档案信息化建设可以提升学校的决策水准, 可以更好地服务于广大教职员工, 对学校的管理、服务有积极的推动作用。高校人事档案信息化建设符合当今信息化社会的发展趋势, 是知识经济社会发展的内在必然要求。
2.传统的人事档案管理模式制约了档案的价值。档案的价值不仅在于保存, 更在于被广泛地有效利用。传统的人事档案管理主要以手工处理为主, 以纸质为主要保存载体的[4]。这种管理模式加工、处理耗费的人力物力巨大不说, 日后人事档案的查阅、传送、数据的统计等工作开展起来也很耗时耗力, 这将极大地影响人事档案的使用效率, 使档案的价值不能充分体现。推行人事档案信息化管理, 打破传统管理模式的弊端, 可以极大提升档案自身价值。
3.人事档案信息化建设是“数字化校园”的重要组成部分[5]。目前许多高校都积极推进“数字化校园”建设工程, 这符合社会的发展趋势和国家的相关政策, 在教务、科研、学生管理、后勤服务等方面许多高校已经实现了数字化管理。人事档案信息化建设可以极大提升工作效率, 实现信息资源有机共享, 对实现校园无纸化、自动化办公将起到积极的推动作用。人事档案信息化建设是“数字校园”重要的一环, 是“数字校园”网络不可或缺的节点。
二、高校人事档案信息化建设的方式及特征
许多高校在人事档案信息化建设工作中, 经过不断地探索改进, 逐渐找到了适应自身情况的工作模式。
1.Microsoft Office办公软件数据管理模式。Microsoft Office中的Excel及Word办公软件可以对数据进行编辑、统计、检索及存
储, 并且由于Microsoft Office办公软件操作简单、易于掌握, 并且软件的普及程度较高, 因此相当多的人事档案工作者还在使用该办公软件进行日常工作。尽管使用Microsoft Office办公软件进行人事数据管理相对于传统的手工管理模式可以提高工作效率, 有利于人事档案数据的整理、统计与应用, 但Microsoft Office办公软件由于是开放式的, 数据资料容易遭人为后期篡改, 并且数据资料的传播范围不易控制, 因此其安全性是其一大缺陷。由于受人事档案管理者的经验和习惯不同的影响, 人事档案数据资料的格式、内容等可能存在着很大的差异, 这将会导致人事档案信息的科学性、规范性较差, 会直接影响档案的日后正常使用。同时, 由于MicrosoftOffice办公软件的功能限制, 人事档案数据不能同用户实现人机交互, 这将会影响用户的使用兴趣。
2.数据库管理模式。目前部分高校人事档案管理采用了界面直观易懂、操作简便的DBF格式数据库, 该数据库是以计算机为信息加工处理、统计分析、存储传输介质的。相对于Microsoft Office办公软件数据管理模式, 由于事先设定了数据的存储类型, 日后人为篡改数据资料的风险极大降低, 因此该管理模式的安全性相对于前者有较大提高。但运用数据库技术进行信息管理, 往往需要将操作人员进行专门的培训才能上岗, 因此该模式对人事档案工作者的计算机技能要求较高。数据库管理模式相对于Microsoft Office办公软件数据管理模式由于受人为因素的影响较小, 因此该模式下的数据格式比较规范、科学, 数据的安全性也极大提高。但同MicrosoftOffice办公软件数据管理模式一样缺乏同用户间的人机交互。
3.信息化管理模式。信息化管理模式是指以现代信息技术为依托, 结合人事档案自身特点, 借助计算机和互联网两大载体, 将高校人事档案信息进行收集整理、统计分析、存储传输的现代化信息化管理。这种模式由于采用了先进的信息管理系统, 通过信息管理系统可以实现数据的传递与存储, 从而达到了人机交互的目的。人事档案信息化管理可以推动人事制度的改革与深化, 可以保障数据的实时更新, 可以动态监测学校的人事资源信息, 从而达到了提高学校人事管理的效率和决策水平的目的。较前面两种人事档案管理模式, 信息化管理模式最大的优点在于数据的动态性及管理者与用户间的交互, 这将有利于提高人事工作的办事效率, 规范人事工作的办事流程, 将会推动高校人事制度的改革。但由于大量的人事数据的收集、整理、统计、应用需要经过人事信息管理系统, 并且各个高校的实际情况差异较大, 这就要求学校要投入相当的人力物力财力对人事信息管理系统进行研发、使用及维护。
三、推动高校人事档案信息化建设的建议及措施
1.选用符合高校人事档案特点的信息管理系统。高校人事档案与其他行业人事档案相比, 既有履历材料、鉴定考核材料等十个基
本方面相同外, 还有教师资格认证、职称评定、学术科研成果等自身独有的档案信息。在选择或者开发档案信息管理系统时, 要考虑这些高校独有的信息模块。信息管理系统要符合结构合理、功能完备、操作简便、安全可靠、技术先进的总体要求。人事档案信息管理系统应具备代码管理、格式管理、信息查询、输出与维护等功能;实现系统的通用性、专用性及适用性的协调统一;做到系统安全、技术安全与使用管理安全的有机统一。
2.增加对人事档案信息化建设的投入。高校各级领导及相关职能部门应清楚地看到人事档案信息化建设的重要性和必要性, 要在人员配备、经费支持、技术保障等诸多方面加大投入力度。要配备专门的责任心强、技术过硬人员具体负责人事档案信息化工作;要配备高性能的计算机、服务器、扫描仪、数据存储设备等, 要将人事档案信息管理系统接入校园网, 方便有关部门及教职工的查询使用。
3.努力提升人事档案信息管理人员的业务水平。许多高校人事档案管理人员既不是档案学专业科班出身, 计算机技术方面也不具备太深的研究。那么这些管理人员想要胜任档案信息化管理工作, 就必须加强档案学、计算机技术、网络技术与安全方面的培训学习。培训学习的方式可以采用“走出去”与“请进来”相结合的形式:即可以选派相关人员前往国内外著名学府或科研院所进修学习, 也可以定期或者不定期邀请专家学者到校讲学授业。只有不断提高人事档案信息管理人员的业务水平, 才可能保证人事档案信息化建设始终处于先进水平。
4.注重人事档案信息管理系统的维护与更新。人事档案信息化建设是一个动态的过程, 每年每月甚至每天都有大量人事档案信息会发生变化, 这些数据的变化要反映到信息管理系统中, 就要求管理人员注重系统的维护与更新。对于系统中录入的基础数据要尽可能的完整、准确, 也只有这样后期数据的维护与更新才能顺利进行。及时地对人事档案信息管理系统维护与更新, 可以使档案更好地服务用户, 提升人事信息管理水平。
5.确保人事档案信息的安全。由于人事档案涉及许多个人私密信息不能公开, 就要求管理人员坚持现代化信息处理技术与档案工作管理原则相结合, 树立风险防范意识, 做好安全防范措施及响应预案。确保人事档案信息在收集整理、存储传输、查询使用等环节的安全性, 防范网络黑客和电脑病毒的非法侵入。
尽管高校人事档案信息化建设有诸多方式, 并且目前还存在不少问题, 但只要我们清醒地意识到人事档案信息化建设的必要性, 结合高校自身特点, 因地制宜, 必将能找到适合自己需要的信息化建设道路, 从而不断努力推进人事档案信息化建设工作的进程。
摘要：本文从剖析高校人事档案信息化建设的必要性入手, 对比研究了当今高校人事档案信息化建设的主要方式及特征, 最后结合实际情况, 提出了推动高校人事档案信息化建设的建议及措施。
关键词：高校,人事档案,信息化,信息管理系统
参考文献
[1]谭丽珍.高校人事档案信息化管理探讨[J].湖南科技学院学报, 2006 (3) .
[2]巩建红.对人事档案管理工作的设想[J].兰台世界, 2008 (1) .
[3]张翀.高校人事档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界, 2013 (17) .
[4]刘伟.高校人事信息管理方式探讨[J].教育教学论坛, 2013 (23) .
高校档案网络化建设 篇8
关键词：高校人事,档案,信息化
1 高校人事档案信息化建设的必要性
高校人事档案信息化建设是指各高校的领导及有关部门的高度重视下, 统一规划和组织采取一切有效措施和途经, 充分应用计算机通信及网络等信息技术, 对潜在于高校人事档案中的信息资源 (非保密性的人事档案信息) 进行整理、开发、管理并提供利用服务, 实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化。
高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录, 但我国档案法明确规定:人事档案属于国家, 是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的, 在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此, 可以看出人事档案的使用频率非常高, 传统的高校人事档案工作无法适应新时期的发展要求, 迫切需要网络环境下地方高校人事档案信息化建设, 从而为人事部门的工作提供系统、有序、及时的人事信息, 有利于优化地方高校整体的人力资源结构, 实现资源共享, 进一步提升地方高校人事档案整体管理水平很有必要。
2 地方高校人事档案管理的现状分析
2.1 人事档案意识薄弱
一直以来, 地方高校教师和部分中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够, 认为与教学、科研工作没有直接联系, 不能为高校创造经济效益, 只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这种认识直接导致了地方高校上至管理部门, 下至教师, 对人事档案的管理漠不关心, 使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。
2.2 人事档案管理制度不完善
大多数地方高校在人事档案的建设与管理方而没有形成符合本学校的人事管理的相关制度和规定, 仅仅把国家、省市的文件进行一番改头换面, 这样形成的制度既缺乏可操作性, 又没有明确的针对性, 对地方高校的人事档案管理起不到明显的促进作。有的高校虽然制定了相应的制度, 但由于管理不规范, 在工作中无法加以落实, 也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
2.3 地方高校人事档案管理工作没有很好地实现信息化支撑, 难以实现网络环境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于网络的人事档案管理平台, 所采用的技术大多很落后, 有的甚至是被淘汰技术, 先进的技术和理念都没有得到很好的应用。主要原因就是, 重视硬件建设轻视软件、系统管理平台建设的现象比较严重。管理平台的欠缺或低水平建设导致了地方高校内部、高校与高校之间的信息共享率极低, 甚至是“零”。
2.4 人事档案管理队伍建设落后, 无法达到科学管理要求
由于部分地方高校人事档案管理人员都以兼职为主, 档案管理专业毕业的极少。专兼职档案人员接受档案管理专业知识培训的不多, 缺乏系统的档案理论知识和基本技能。甚至有的不会使用扫描仪和档案管理专业软件等, 无法开展信息咨询、网络检索等服务, 难以制作数字档案。在高校人事档案管理队伍建设方面, 十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才, 这样直接导致在网络环境下数字化档案的接收、传递、存储、利用一体化等的应用, 阻碍地方高校人事档案信息化建设, 严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化进程。
3 地方高校人事档案管理信息化实施途径探索
3.1 地方高校各级领导的重视, 是做好人事档案管理工作的前提
首先领导要定期了解人事档案工作情况, 研究解决遇到的问题, 加强督促、检查与指导, 确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。其次充分利用网络信息平台, 依托校园网, 建立自己的档案网站和网页, 占领网络这个宣传阵地, 开展档案信息服务的窗口, 这是新世纪档案宣传工作的新形式, 也是未来档案宣传工作的主要阵地。三是地方高校应不定期联合举办档案专业知识讲座、宣传栏等, 广泛开展档案宣传, 让更多的师生员工了解专业知识, 关心并积极参与到单位和个人的档案管理中来。通过以上形式, 可增强地方高校领导、教职工档案意识, 扩大档案工作社会影响力, 推动高校人事档案事业发展的重要途经。
3.2 建章立制规范管理, 是地方高校人事档案管理工作制度化、规范化的关键
在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件, 同时根据国家组织、人事、教育部门与国家档案部门的人才需要, 以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的地方高校人事档案政策法规, 建立健全科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度, 此外, 统一地方高校人事档案信息化建设标准, 如:制订统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准, 是实现地方高校人事档案制度化、标准化、规范化的必然要求。
3.3 以信息技术做支撑, 努力实现地方高校人事档案原有、现有资源数字化, 实现资源共享
地方高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为实现此目标, 必须要有先进的技术做支撑和地方高校之间的相互支持配合, 并在实践中及时引入前沿的信息技术加以改进。目前, 此方法的支撑技术已经非常成熟。档案管理部门应对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化处理, 并形成多媒体数据库。同时加紧系统平台建设、标准建设, 在坚持安全保密的原则下, 建立访问查询权限, 发挥档案信息资源服务作用, 先实现高校内部信息查询等共用共享、再实现地方高校之间的互联互通。软、硬件平台要立足自主共同研发, 保证立卷、归档、保管、借阅、编研、移交等过程逐步全程实现数字化、网络化、数据库化, 形成数据库群, 进而提高地方高校人事档案资料的使用效率。
3.4 加强地方高校档案管理工作信息化人员队伍建设, 是档案管理信息化建设的保障
首先, 要有高度的责任感, 良好的职业道德, 乐于奉献的精神, 扎实的档案管理知识和科学知识。二是, 熟练掌握现代化科学技术和先进的档案管理专业技能。三是, 加强地方高校人事档案信息化队伍建设, 培养能掌握数据库、信息管理等技术的复合性人才。这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程, 而且还能不断更新升级软件, 变被动运用为主动开发, 实现人事档案工作从简单管理型服务转变研究开发型服务, 为地方高校人事档案管理迈向现代化、高层次打好坚实的基础。
总之, 逐步推进网络环境下地方高校人事档案信息建设各项工作, 实现高校人事档案管理科学化、网络化、规范化使档案管理人员所追求的目标。与时俱进, 勇于创新, 使档案管理专业人员努力的方向。
参考文献
[1]林华叶.高校人事档案信息化建设的原则及关键问题[J].科技情报开发与经济, 2008 (21) :181-183.
高校档案网络化建设 篇9
2003年4月, 教育部下发了《教育部关于启动高等学校教学质量与教学改革工程精品课程建设工作的通知》 (教高[2003]1号) (以下简称为《通知》) , 高校精品课程建设工作正式启动。
在全国高校掀起建设精品课程热潮的同时, 期刊杂志上也涌现出大批与此相关的论文, 其研究内容囊括了精品课程建设与应用的各个方面。为了对近9年精品课程的发展与研究现状有一个整体的把握与分析, 笔者在中国知网 (CNKI) 《中国期刊全文数据库》核心期刊检索与精品课程有关的论文, 目的是对高校精品课程建设的研究重点、研究趋势进行整体分析, 并对精品课程建设现状进行评述, 以期对日后的课程建设和学习资源建设有一定的帮助与启示。
2 CNKI核心期刊检索与归类
笔者在CNKI核心期刊数据库以“精品课程”为篇名对2003-2011年的文献进行检索, 以2011年12月20日为检索结点, 共检索出相关文献585篇。文献按照年份分布情况如图1所示。
从图1可以看出, 与“精品课程”相关的文献在2003年建设初期数量较少, 2003-2009年, 每年的论文数量呈上升趋势, 到2009年达到最大值129, 其后逐年下降。由此发现, 精品课程的研究与国家政策有很大的相关性。自2003年国家出台启动精品课程建设项目的通知后, 研究数量逐年增多, 但是增加幅度相对平缓。2007年, 教育部启动了国家网络教育精品课程建设与申报工作, 研究精品课程的文章再次攀升, 而且数量急剧增加。由此可见, 国家政策的变动是影响精品课程研究的重要因素。
以年份为研究节点, 笔者从下载的文章中剔除“通知公告”、“产品介绍”、“企业信息”等一些无研究意义的文章后, 对剩下的文章进行归类分析, 统计后的结果如表1所示。
观察表1中的数据, 可以发现, 近9年的研究热点均集中在学科建设、经验与总结、理论研究和资源、平台与技术这4个方面。研究学科建设的文章比重是最大的, 为40.15%;其次为经验与总结, 比重为19.70%;理论研究占第三位, 比重为16.51%;资源、技术与平台方面的研究比例为14.26%, 居于第四位。其它方面的研究比例相对较小, 均在10%以下。对表1中的数据进行整体分析与总结, 可以将精品课程的研究现状与特点归纳为以下几个方面:
(1) 2007-2008年是精品课程建设工作的发展转型期。从表1中可以看出, “资源、技术与平台”、“理论研究”、“经验与总结”、“学科建设”4个方面数量在2008年都有很大的飞跃, 产生这一现象的原因与国家政策的出台是分不开的。2007年, 《教育部财政部关于实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的意见》明确指出:“继续推进国家精品课程建设, 遴选3 000门左右课程, 进行重点改革和建设, 力争在教学内容、教学方法和手段、教学梯队、教材建设、教学效果等方面有较大改善, 全面带动我国高等学校的课程建设水平和教学质量”。该文件还指出, “积极推进网络教育资源开发和共享平台建设, 建设面向全国高校的精品课程和立体化教材的数字化资源中心, 建成一批具有示范作用和服务功能的数字化学习中心”。《意见》的印发, 标志着精品课程二期建设工程的正式启动。因此, 在2008年, 有关技术与网络平台和资源建设的研究论文数量急剧增加。
(2) 对于精品课程的研究绝大部分集中在“学科建设”方面。在近9年的研究之中, “学科建设”的论文数量是最多的, 比重高于40%, 远远超出其它几个方面。以年份为结点横向分析, 除2003和2004年外, 每年论文研究内容居于首位的仍然是“学科建设”。究其原因, 可以理解为, 从2003年政策出台开始, 每年都会评选出几百门国家精品课程, 伴随着某一门精品课程的建设, 一般都会有相应的研究文章出现。
(3) “经验与总结”方面的研究数量整体呈递增趋势。在精品课程建设初期, 介绍建设经验的文章很少甚至为零, 但是每年的研究数量整体呈上升趋势, 尤其是到2008年, 较之2007年有着很大的增长。这说明, 我国的精品课程建设工作在经历了最初的探索阶段之后, 逐渐步入正轨, 专家学者在精品课程的建设过程中积累了大量的经验。
(4) 对师资队伍建设、教学新模式方面的关注度较低。尽管精品课程要求由一流的教师队伍建设, 但是在相关研究中, 对师资队伍培训的关注却很少, 关注教师发展方面的文章也是微乎其微。精品课程建设后产生了一些教学新模式, 但是在此方面的应用却不是很多, 应用精品课程进行教与学的方式没有太大的改变, 传统的教学模式并没有在根本上得到变革。
(5) 需要加大力度推广精品课程, 有效利用课程资源。之所以把“推广研究”单独分为一个类目, 是因为在初次浏览文献时, 很多研究精品课程发展现状的文章中都提到了“精品课程推广力度不够”这一现象。在2007年, 出现了关于精品课程推广的文章, 但并不是每年都会有相关研究, 而且论文数量极少, 平均每年达不到1篇。这说明, 尽管研究人员都意识到推广工作是影响精品课程应用的一个重要因素, 但是却没有在此方面进行深入探索。
3 精品课程研究的板块结构
3.1 理论研究
从表1我们可以看出, 在“理论研究”这一板块, 自精品课程建设项目启动以来就有相关研究。该板块的研究数量没有一定的变化规律, 但是在2010和2011年数量明显减少。
在《通知》正式下发后, 此板块的研究主要围绕精品课程的内涵解读进行, 包括“什么是精品课程”、“精品课程建设的必要性”、“如何建设”、“精品课程建设与教学改革”、“以建设精品课程为契机全面提高教学质量”等。该研究从共性的角度出发, 探讨适合精品课程的建设方式、建设理念与建设策略等。另外, 探讨的课程包括本科课程、研究生课程和高职院校课程建设, 关注的角度也比较宽广。在2010年, 该板块的文献骤然减小, 说明其内涵解读已经相对成熟, 部分学者也将研究焦点转移到更深层次的研究。
3.2 学科建设
“学科建设”这一板块比重在所有研究类目中居于首位, 该内容的比重在每年的总研究中集中在28%～50%之间 (2003除外) , 但是每年所占比重并没有明显的变化规律。
“学科建设”的研究分为两个方面:一是建设某一门精品课程之后的经验之谈;二是对某一门课程建设成为精品课程的探索及建议。但是无论是从哪个方面研究, 其出发点都是精品课程的定义, 即从建设目标、教学内容、师资队伍、教学方法、教材建设、教学管理、教学评价、网站建设等几个方面进行阐述。
在学科类别上, 涉及到的范围较广, 涵盖自然科学、农业科学、医药科学、工学、人文科学5个大类。但是, 尽管学科建设的研究数量很大, 却存在对于某一门课程的案例重复过多研究的情况。以《会计学基础》为例, 9年期间共有13篇文献进行相关研究。其中, 有5篇文章内容极为相似, 都是从教学方法、实践教学、师资培训、教材建设以及课程特色几个方面研究该门学科建设与实践的整体情况。这说明, 高校对于相同课程的建设缺乏必要的合作与交流。
3.3 资源、技术与平台
本板块将资源、技术与平台归为一类研究内容。资源通常包括教材、课件、基础设施等, 技术是指精品课程建设过程中所使用的关键技术, 平台一般是指精品课程的网络展示平台。该板块包括资源利用现状、资源共享问题研究、精品课程录播技术、网站制作关键技术、网站整体架构等等。
建设初期该板块的内容主要定位在教材建设上, 随后出现了资源共享问题研究、网络资源可利用率、精品课程平台类型等等。对该板块细化分析, 可以将研究现状总结为以下内容。
3.3.1 资源建设
资源建设研究包括教材建设与网络资源建设。其中教材建设一般阐述教材建设对精品课程建设的重要性以及编写教材的经验之谈, 该方面的研究比重并不是很大。课程网站资源建设是该板块研究的焦点, 网站资源一般分为课程开发模块、交流模块和教学管理模块。其中, 课程开发模块主要包括课程介绍、教师简介、课程大纲、教案、多媒体课件、试题库、教学录像以及链接资源等教学素材;交流模块一般指讨论区、公告栏、论坛等等, 为师生之间的交流提供良好的平台;教学管理模块实现教师对课程的管理功能, 教师可以实现对学生的管理, 更新教学内容、为学生答疑、跟踪学生学习情况等等。
3.3.2 技术与平台
2006年才出现与技术和平台有关的论文, 其中有基于.NET的精品课程编辑工具的介绍, 也有实施录播系统技术的研究, 而后出现了很多网站建设的文章, 从一门具体网络课程的设计与开发到模块的建设与应用、网站色彩分析、功能栏目调查、用户满意度测评、流媒体技术应用再到云计算技术在精品课程建设中的应用, 研究领域逐渐细化深入。
通过研究文献发现, 目前使用较多的网络教学支撑平台有Moodle、Blackboard、天空教室软件平台、清华网络学堂、方正奥思等等, 这些工具开发课程方便, 能够实现网络精品课程设计模块的基本需求。自主开发的网站系统大部分采用浏览器/服务器 (B/S) 三层架构模式, 以ASP为开发工具, 以SQL Sever为后台数据库;也有一些采用PHP、MySQL和Apache技术来构建网络教学平台。
3.4 经验与总结
该板块根据研究内容的不同分为两个层次, 一是微观层次, 包括建设一门精品课程后的经验谈、一所学校或一个地区建设精品课程的经验总结、一门课程或者一个专业精品课程建设现状的分析与总结;二是宏观层次, 主要是近几年来精品课程建设与应用现状的研究, 包括建设工作中取得的成果、存在问题以及建议对策等等。
在建设初期, 伴随着精品课程建设工作的发展, 出现了一些课程建设成功后的经验谈。比如2005年申永胜在《关于精品课程中的几个问题》一文中, 结合清华大学机械原理课程建设与改革的历程, 论述了精品课程建设中的若干问题。该文章属于微观分析层面, 它通过精品课程的建设实践总结出师资队伍建设是精品课程建设的重点, 课程内涵建设是精品课程建设的核心, 教材和教学资源建设是精品课程建设的基础。同样在2005年, 精品课程建设工作启动的第3年, 俞允海在《精品课程建设的几点思考》中首次以宏观的视角分析了近3年精品课程建设中存在的问题为师资力量薄弱、申报的课程不符合要求、重网络课件轻教学质量、精品课程与传统的教学方法不相适应。这是第1篇从宏观角度总结精品课程建设工作的文章, 研究者开始审视建设工作中出现的问题, 研究焦点由大力建设精品课程转向了更加深入的领域。
随后的几年, 每年都会有相应的经验总结性研究产生, 其研究角度也是多种多样, 有“大学物理”这样的微观视角, 有“工科专业”、“高职院校”这样的中观视角, 也有我国精品课程建设与国外开放课件项目对比研究的宏观视角。经验总结也不仅仅局限于整体分析, 还包括网络课程应用、资源利用情况、教学方法等多方面的探析。大量总结性文章的出现, 说明精品课程建设工作已经由探索时期慢慢走向成熟, 研究焦点已然不再局限于表面, 关注热点已经由“怎样建设精品课程”逐步转化为“怎样才能建设好精品课程”。
3.5 其它
从表1中我们看出, “师资队伍”、“教学模式”、“管理与评价”、“课程推广”这4方面的研究量很少, 所占比重之和为9.38%, 不足总研究的1/10。尽管文件一再强调, 精品课程要保证一流的教师队伍, 但是对教师或者培训进行的探讨并不是很多。究其原因, 与评估指标中“教师队伍”有一定的关系。精品课程要求教授上讲台, 教学与科研相结合, 主持课程建设, 所以在评价一门课程是不是精品时, 在师资队伍方面难免会出现“择优录取”, 即认为职称、教课次数等硬性条件达到要求即有可能被评为“精品”。因此, 忽略了精品课程建设过程中“师资队伍”这一要点。
随着研究的深入, 教学中出现了一些新模式, 像混合式学习、“学习策略+自主学习”任务型网络教学模式、基于实践的教学模式、协同教学模式、立体教学模式等等。但是, 学习模式尽管达到了数十种, 在实际的教与学中传统教学模式仍然占主要地位, 教学模式并未得到变革与更新。
我们可以认为, 在精品课程建设过程中一味追求课程建设, 教师队伍建设没有得到足够的重视, 管理工作没有到位, 传统的教学模式实际上没有得到更新, 这些综合因素导致了精品课程没有达到预期的效果。近年来, 一些人开始从资源共享的角度力求解决课程资源的有效利用问题, 例如2011年曾文雄在《变精品为日用品:云计算在精品课程建设中的应用》中提到把云计算应用到精品课程建设工作中, 将现有的精品课程资源共同加入到一个“云”中, 提高精品课程的示范和共建共享, 为精品课程的有效利用提供了一些新思路。
4 研究趋势预测
首先, 高校精品课程建设将会告一段落, 如何有效地利用好已经建设的资源, 将会是研究重点。
其次, 经验总结性的研究将会增多。“国家精品课程”项目建设长达9年之久, 建设工作从原来的摸索阶段到成熟, 在建设和应用方面都积累了丰富的经验。对这些经验的研究与总结, 无论是对微观的学科建设还是宏观的资源建设都有一定的指导作用。
另外, 精品视频公开课的研究将是一个热点与重点问题。2011年11月9日, 教育部推出20门“中国大学视频公开课”在网上发布, 得到了众多网友的热议与追捧。根据教育部规划, “十二五”期间, 教育部将建设1 000门精品视频公开课, 其中2011年建设首批100门, 2012年至2015年建设900门。因此, 如何把从国家精品课程建设中得到启示应用于国内视频公开课, 也将是众多专家研究的重点。
摘要：自2003年精品课程建设项目启动以来, 很多专家学者对精品课程进行了相关研究。基于CNKI中文核心期刊数据库, 以“精品课程”为篇名进行检索, 通过聚类分析方法对文献进行了内容分析, 总结出精品课程建设与应用的研究现状, 并对未来的研究趋势进行了预测。
关键词：精品课程,课程建设,聚类分析
参考文献
[1]教高[2003]1号文件.教育部关于启动高等学校教学质量与教学改革工程精品课程建设工作的通知[Z].2003.
[2]教高[2007]1号文件.教育部财政部关于实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的意见[Z].2007.
[3]蔡艳.倡导联盟框架下“国家精品课程建设”的政策分析[J].清华大学教育研究, 2010 (6) .
[4]王佑镁.高校精品课程网络资源教学有效性的调查研究[J].开放教育研究, 2010 (5) .
[5]申永胜.关于精品课程建设中的几个问题[J].清华大学教育研究, 2005 (1) .
[6]俞允海.精品课程建设的几点思考[J].辽宁教育研究, 2005 (8) .
高校档案网络化建设 篇10
一、学生诚信档案网络系统建设的可能性
1. 互联网的普及
互联网的普及极大地改变了人类的生产和生活方式。目前, 网络已经成为人类日常生活的重要组成部分, 网络也日益成为人类离不开的工具。据中国互联网络信息中心的《第32次中国互联网络发展状况统计报告》显示, 截至2013年6月底, 我国手机网民达4.64亿人, 较2012年底增加约4379万人, 网民中使用手机上网人群占比由74.5%提升至78.5%。目前, 智能手机和平板电脑的快速发展大大降低了移动智能终端的使用门槛, 使得越来越多的用户开始通过移动互联网来获取信息和通信交流, 移动设备成为我国网民上网的第一大终端, 使中国网民接入互联网的方式呈现新的格局。越来越多的网民开始随时随地使用移动设备上网, 并逐渐取代电脑上网行为。
2. 高校数字化校园平台建设的实现
随着互联网的发展, 绝大多数高校都建有数字化校园平台, 该平台将校内分散的应用资源和信息资源进行整合, 形成一个统一的访问入口, 完成了教务、学生管理、后勤服务、图书管理等应用系统的无缝接入和单点登录, 实现了师生员工个性化业务数据高度共享, 信息统一展示。数字化校园平台在方便学生、教师和学校的同时, 也将学生的基本信息与日常行为信息高度集成、整合, 信息收集极为方便。有学者指出, 数字校园建设从根本上消除了“信息孤岛”现象, 它通过构建逻辑上的集合体, 很好地实现了各个独立、自治业务系统彼此间的无缝连接和相互协作, 有力地保障了多类资源的有机结合与广泛共享, 这为档案信息集成服务搭建了畅通的网络平台, 营造了良好的信息集成环境。
3. 大学生网络使用率高
笔者在河南省6所省属本科高校进行调查的结果显示, 在校大学生“触网率”达100%, 其中周上网时间在10小时以上的达92.6%。另外, 大学生使用手机上网的规模和频度远远高于全国网民的平均水平, 调查结果显示, 超过95%以上的大学生使用手机上网, 且有87.3%选择“经常使用手机上网”。由此可见, 网络在大学生中普及率高且绝大部分大学生使用手机等移动终端上网, 大学生使用网络对自身和他人的行为进行评价和关注成为可能。
二、学生诚信档案网络系统建设的必要性
1. 大学生诚信意识缺失
大学生的诚信意识缺失现象日益显现, 并在个别领域内出现了诚信危机。伴随诚信意识缺失而来的就是诚信行为失当, 考试作弊、论文抄袭、恶意拖欠助学贷款、就业过分自我包装等现象在高校里时有发生。笔者在样本高校的调查结果显示:有将近50%的学生表示有过考试作弊的经历, 其中有42.8%的学生选择“一次或偶尔作弊”, 3.3%的学生选择“经常作弊”;61.4%的大学生认为学术行为不端“可以原谅和能够理解”。
2. 大学生诚信教育与诚信约束机制缺位
首先, 在目前的教育体系中仍然存在重智育轻德育的倾向, 无论是家长还是学校, 往往忽视学生的诚信教育。其次, 学校开展的诚信教育渠道单一, 内容抽象, 脱离实际, 使许多学生对诚信的理解仅仅停留在知性的层面上, 而行为往往自觉不自觉地背离诚信要求, 出现知行脱节的现象。再次, 在现实生活中教师和家长往往也出现诚信行为失范现象, 对学生产生了不良影响。最后, 社会和学校诚信约束制度不完善, 缺乏常规性的检查和监督, 诚信记录与诚信行为不符, 这些致使失信者预期失信成本小于守信成本, 而失信收益高于守信收益, 影响着大学生的诚信行为。
3. 大学生诚信档案系统建设滞后
目前, 我国对个人信用系统的建设与使用还不成熟, 高校的学生诚信系统建设相对滞后。总结样本学校的诚信档案系统建设情况, 主要问题有以下两个方面:一是信息化程度不高, 诚信档案大多停留在纸质层面, 即使建有电子诚信档案系统, 也存在与学校的相关网络管理系统信息不能共享、协作性不强等问题;二是管理不规范, 学生诚信档案的信息采集往往是集中进行, 甚至由学生本人突击填报, 档案信息不能客观反映实际。
三、学生诚信档案网络系统建设要素与实现路径
1. 基本要素
依据大学生在校期间的学习生活情况, 笔者将大学生的诚信网络系统设计为学业与学术道德诚信系统、日常行为诚信系统、经济行为诚信系统、师生评价系统等四个子系统, 每个子系统相互独立又互相联系, 每个子系统下均设有不同的衡量指标。学业与学术道德诚信系统主要指标有考试作弊、违背学术规范等;日常行为诚信系统主要指标有图书不能按期规还、不按规定进出宿舍教室、违规使用网络、迟到旷课等;经济行为诚信系统主要指标有银行信用记录不良、校内消费信用记录不良、助学贷款超期归还等;师生评价主要是教师和同学对其进行评价, 并通过该系统反映出来。
2. 技术支持与实现路径
该系统在具体运行中, 系统采用ASP.NET、SQL Server技术, 实现系统的B/S架构, 用户通过浏览器以交互式的Web网页的方式进行浏览或评价操作。同时, 按照实用、安全、便捷、便于维护等理念, 利用SQL Server依据各诚信指标设计数据库。学生入校后建立个人诚信档案数据库, 数据库以学生的学号为关键字段, 作为唯一识别标志, 从数字化校园平台集成的教务管理、学生管理、后勤管理、图书管理、科研管理、财务管理等系统中, 采集学生在校期间的不良诚信行为信息, 最后根据不良诚信行为出现的频度并参照师生对其评价, 对该生的诚信进行综合评价 (其基本结构如图1所示) 。
3. 系统特色
一是网络化运行。该系统在新生入学时建立基本的数据库, 将学生的学号、姓名、专业等基本信息录入数据库, 数据库将子系统所设定的主要指标作为关键词自动检索数字化校园平台上的信息记录。另外, 系统的B/S架构便于用户 (管理员和普通用户) 浏览、操作且可以对需要保密的内容设置访问权限。二是评价客观标准。自动信息检索克服了纸质诚信档案记录不及时、不全面等问题;系统与学校的各个信息管理共享, 确保了信息来源的广泛与全面;引入师生评价, 克服了评价的片面化倾向。三是协作性强。大学生日常行为多样化, 其诚信信息来源广, 诚信信息管理涉及部门多, 该系统通过数字化校园平台将学校的各个信息管理系统连接, 实现信息的协调、高效运转。四是管理服务高效。该系统实现数据共享, 浏览、操作方便, 为大学生诚信档案管理、建立科学的大学生诚信评价机制提供了现代化手段, 在高校实现办公自动化、网络化的大背景下, 提高了学校管理、服务水平。
摘要：大学生诚信是社会各界一直高度关注的社会问题之一, 如何提高大学生的诚信意识, 如何建立良好的诚信约束机制和评价系统, 学校、家庭和社会都在探讨和思考。当前高校普遍使用的数字化校园平台与大学生诚信评价系统构建之间存在着密切联系, 我们可以利用数字化校园平台高度整合校园信息资源的优势, 建设大学生诚信档案网络系统, 从而促进高校开展诚信教育, 建立诚信约束、评价机制。
关键词：数字化校园平台,诚信档案,网络系统
参考文献
浅谈高校名人档案的建设 篇11
关键词:高校名人档案建设
中图分类号:G647.24文献标识码:A文章编号:1674-098X(2011)05(c)-0242-01
1 高校名人档案的重要作用与意义
(1)高等学校是各学科领域精英汇集的地方,是人类知识和科学创新的主要场所,高校中知名人士在教学、科研、行政管理和社会活动中产生的材料,对于了解高校的历史沿革、组织架构、学科建设、学术思想、科研水平的发展有着重要的参考查证作用。高校档案馆把这些材料收集整理,建立系统、完整的名人档案数据库,是对传统档案工作的一个突破,有利于优化馆藏结构、丰富馆藏内容、传承文化,从而保护国家的历史文化财富。
(2)高校专家学者是学校的代表,是学校教学、科研工作的先锋。高校名人的学术著作显示出较高的学术水平,科研成果体现了学术的创新和突破,获奖证书表明了高校名人在学术界的地位。建立名人档案是展示学校教学科研水平的一个窗口,有利于全方位、多层次地反映学校的办学成就和对社会的贡献,从而促使学校知名度和学校综合竞争力的提高。
(3)高校建立名人档案,是给高校名人的一种荣誉,是尊重知识、尊重人才、尊重历史的具体表现,很好地维护了专家学者的学术地位。名人档案的收集和整理是高校档案管理工作的重要内容。名人档案的建立,有助于激励名人更好地发挥教学、科研的带头作用,使得他们有更高的责任感和认同感,从而为社会创造更多的科研价值和经济价值,扩大学校的社会效应。
(4)高校名人档案不仅有“存史”之意,更有“育人”的功能。高校名人档案记载了他们丰富的人生经历、辛勤耕耘的成果,严谨治学的业绩。他们为国家科教事业的发展而努力拼搏、艰苦创业、无私奉献的精神,既是展现名人形象、再现历史风貌的史料,也是师生学习的榜样,是鼓励年青一代培养爱国主义精神不可多得的教材。通过建立名人档案,借以讴歌先驱,激励当代,推动学校精神文明建设的不断发展。
2 高校建立名人档案的途径与方法
2.1 确定名人档案的收集对象
各个高等学校从自身实际出发制定名人标准,有助于档案资料的收集。各个高校的实际情况不同,名人档案收集对象的界定划分也就不应当一刀切,应当从各自实际出发实事求是,结合查考利用的需求,加以分析,确定建档对象,确定建档对象的层次:一是学校在编人员中,在教学科研方面有突出成就并在学科领域内有影响的知名教授、专家和对学校建设与发展有突出贡献的校级领导;二是曾在学校学习、工作过,在国内外有影响的著名专家学者、担任国家重要职务的党政领导、以及为社会发展产生了积极影响的知名人士。
2.2 确定名人档案的归档范围
名人档案的归档内容应以能全面、客观地反映该名人在学科领域里的贡献为基本要求。因此归档范围要尽可能宽泛。一般情况下,应包含以下几方面内容:(1)生平简历及证明材料。主要有身份证、学生证、毕业证书、日记、书信手札、回忆录等。(2)工作成就或成果的材料。如论文、报告、专著、发明专利等。(3)各种荣誉及证明材料。如荣誉证书、奖状奖章、代表证等。(4)参与社会活动的记录材料。主要有讲话稿、题词、新闻报道等。(5)珍贵的声像材料。主要有照片、录音录象以及网络媒体的传播资料等。(6)其它有价值的相关材料。
2.3 高校名人档案的征集方法
要做好《中华人民共和国档案法》的宣传工作,提高名人的档案意识,鼓励名人把有价值的档案材料捐赠档案馆;另一方面要向“名人”说明他的档案材料一方面诚然属于他本人所有,是他本人的宝贵财富,而更重要的是属于国家的宝贵财富。做通思想工作后,还要根据实际情况,灵活运用方式方法,确保名人档案材料进馆。
2.4 收集时可采用移交、捐赠和寄存或代保管的方式
名人档案的收集力求以原件为主,当然也会有部分名人本人不愿意移交档案至档案馆,可采用复制的方法,复制一套放在馆内。在接收名人档案材料进馆时,可依据《普通高等学校档案管理办法》第二十六条:“高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,高校部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,学校应予以奖励。”
总之,收集高校名人档案是一项繁重、艰巨和常规性的工作,不是突击性的短期行为,我们要有长期打算。做好这项工作,档案工作人员就需要多一点耐性,多想一点办法,多尽一点努力,尽量多的收集有价值的名人档案,为建立高校名人档案创造条件。
参考文献
[1]胡丽清,陈燕珍.武汉大学名人档案的建立与发展前景.湖北档案.2010(5).
[2]贾雪萍.高校建立名人档案问题探微.兰台世界.2005(8).
[3]申细秀,等.高校名人档案的建设.湖南医科大学学报.2009,1(1)11.
高校档案网络化管理之浅见 篇12
一、高校档案网络化管理的必要性
1. 顺应时代发展的要求。
在信息时代, 信息技术的发展以及在各个领域的广泛应用, 不仅使传统档案的数量与日俱增, 同时也产生了大量的电子文件, 对于电子文件的收集, 传统的管理方式显然不符合时代发展的要求, 因此, 高校档案的网络化管理也是社会信息化发展的必然要求。
2. 提高工作效率的需要。
随着高校各项事业的蓬勃发展, 档案资料形式多样、数量庞大, 利用传统的档案收集方式, 就要花费大力气去各部门收集这些档案资料, 常常出现档案资料收集不齐全、不及时的现象。高校档案的网络化管理, 可以有效地解决档案信息的处理和传输, 使档案文件一次录入、多次使用, 档案利用者可随时查阅本部门有权查看的文件信息, 而不必花费时间去档案馆翻阅纸质文件, 既节约了工作时间, 又减少了纸质文件的磨损程度。
二、高校档案网络化管理的实施方案
1. 加强各部门电子文件的收集。
随着办公自动化的普及, 高校各部门在办公过程中产生了大量电子文件, 由于各部门工作人员对计算机存储的文件未能做到及时打印和异地备份, 一旦计算机发生故障, 就会造成档案文件的丢失。档案管理人员为了避免这种情况发生, 应定期督促各部门做好电子档案的移交工作, 电子档案在移交档案馆之后, 有专门的备份设备, 并定期更新。
2. 使用档案信息发布系统。
档案信息发布系统是指通过建立专门的档案信息网站, 把馆藏档案信息通过互联网发布出来, 供档案利用者进行信息查询和资源共享。当前, 网络资源是人们获取信息的一个重要途径, 如果把有关档案的法律法规、移交借阅规则、服务范围等都发布到专门的档案网站上, 档案信息网站就会成为有力的查阅工具之一, 从而提高人们的档案意识。
3. 加强馆藏档案的数字化进程。
目前, 高校馆藏档案多数是以纸质为主, 纸质档案在存档及查阅过程中难免发生磨损, 久而久之, 部分档案文字可能会不清晰。为保证高校网络化档案的内容更加丰富, 必须加大纸质档案数字化的进程, 纸质档案数字化即利用计算机扫描、照相等技术将馆藏纸质档案信息转换成电子信息, 并利用档案管理系统进行规范化管理。
4. 有效利用档案管理软件。档案管理软件是档案网
信息化建设中发挥着巨大的作用。目前, 多数高校的档案信息化只是停留在目录信息化的阶段, 即只在系统中录入档案的目录信息, 在实际使用过程中, 虽然加快了档案的查询速度, 方便了信息统计, 但是当需要查阅档案内容时, 还是需要提取纸质档案信息, 未达到真正意义上的网络化, 档案管理软件的功能也未能充分地发挥出来。针对此问题, 档案管理部门可要求各单位在录入目录信息的同时, 上传相应的电子文件, 这样, 各部门在需要利用档案时, 直接打开本地的电子文件即可, 而不必再去档案馆复印纸质文件。
三、高校档案网络化管理中应解决的安全问题
1. 物理设备安全。
即支撑系统运行的物理设备的安全, 包括系统运行的计算机、网络连接、存储设备、库房环境等。高校在实现档案网络化管理的过程中应加强硬件设施的建设, 如在服务器端采用双机热备份、磁盘阵列等设备来保证如果服务器出现故障, 不会造成整个系统的瘫痪以及服务器上数据的丢失;采用不间断电源UPS来防止电压不稳对服务器的损坏, 以及突然断电造成的内存中数据来不及存入硬盘;采用消磁柜来存储如磁盘、磁带、录音录像带、移动硬盘等磁介质档案资料, 以防止档案资料消磁和质变。
2. 网络安全。
网络的普遍应用在带来方便便捷的同时, 也存在着安全隐患。针对网络安全问题, 可以考虑使用防火墙技术、防病毒技术等措施来解决。防火墙是多个网络之间的安全隔离网, 具有很强的抗攻击能力, 各高校可根据本单位需要安装软件防火墙或在防火墙专用机器上安装硬件防火墙, 并对防火墙进行如屏蔽可疑IP地址、过滤信息包、自动升级等项安全设置, 防火墙对网络之间传输的数据按照一定的规则进行检查, 决定网络之间的通讯是否被允许, 有效防止对本机构信息资源的非法侵入。
3. 系统安全。