高校实物档案的管理

高校实物档案的管理（精选9篇）

高校实物档案的管理 篇1

辽宁石油化工大学是一所有着60年光辉历史、以石油石化为特色的综合性大学。随着教育事业的不断发展, 学校在国内外的知名度也不断提高, 学校的广大师生员工在各类教学活动中取得了辉煌的成绩, 学校团体、师生个人获得了上级有关部门的各种嘉奖, 因而学校的档案馆内保存着大量的实物档案。如何管理好这些来之不易的奖状、奖杯、锦旗、证书、牌匾等各类实物, 挖掘其利用价值, 使其产生社会效益, 是摆在我们档案工作者面前的一项重要任务。众所周知, “实物档案是机关、团体、社会组织和个人在社会活动中直接形成的, 对国家和社会有保存价值和利用价值的实物材料。”实物档案的载体不是《档案法》中对档案定义所述的各种文字、图表、声像材料, 它是一种特定的形式, 其本身含有大量的信息, 以实物的自然方式构成了最真实、最原始的历史记录。随着科学技术的进步和档案事业的发展, 实物可以转化成档案这种理论已被人们所接受, 实物档案也逐步形成体系, 并成为档案的一种类型。从近年来我校档案工作的实践来看, 我们所保存的实物档案包含有锦旗、奖杯、奖状、证书、牌匾和一些馈赠品, 这虽然只是档案的一部分代表, 但其作用是不可低估的。因此, 对于学校的档案部门来说, 有必要认真、及时地对有关实物进行收集、整理, 妥善保管, 让实物档案更好地为学校的各项工作服务。

一、实物档案的特点

实物档案是一种专门档案, 是档案体系中的一个门类。实物档案是由实物材料和文字说明两部分组成的, 是按一定的方式经过系统整理、分类、编号、集中保管起来的各类实物材料的总和。实物档案具有真实性、凭证性、历史性、形象性的特征, 它能以直观的姿态展现在人们的面前, 具有一定的感染力和说服力。其特点表现在以下几个方面。

1.原始记录性。实物档案的原始记录性从其形态和内容特征上都能表现出来。实物记录了学校发展的历史足迹, 记载着上级部门或评检机构对学校各项活动的评价, 也反映了不同时期学校教育教学工作的重点和发展情况。

2.载体多样性。载体的多样性充分表现在各种实物在用料和造型上的千姿百态, 同时也反映了学校获奖的质量及其档次。这些实物档案都是代表着时代风格的艺术品, 不仅具有档案的原始性, 也具有信息、知识和价值的属性, 更充分显现了实物的艺术性、形象性和珍贵性, 反映了不同时期的创意和科技发展水平。

3.形意联想性。实物档案给人们以充分的回忆和联想, 使广大师生员工能回忆过去的辉煌, 展望未来的美好, 形和意结合, 互相依存、互相补充、互相印证。

4.生动直观性。实物档案因其载体为实物, 区别于纸质、音像等其他主要档案而得名。因此, 实物档案具有与其他档案相同的作用与特点, 且比文字档案更加生动、形象、鲜明, 更真实, 能让人们一目了然, 会给人们留下深刻的印象。

二、实物档案的管理

实物档案管理工作中的主要内容就是按照一定的原则和方法, 对实物档案进行科学分类、排列编号、文字说明, 为今后充分利用实物档案打好基础。我们在实物档案的整理工作中有以下几个步骤。

1.实物档案的收集。我们都是采取定期收集与随时收集相结合的办法。学校各部门在教育教学的实践中形成的这些丰富的、能够反映学校历史发展及工作成绩的实物档案材料, 其中大部分收集保存在学校档案馆, 还有相当一部分分布在学校的荣誉陈列室及学校各个部门的相关场所。各有关部门在工作中形成的实物材料, 档案部门规定他们与文书档案同步归档, 这也给各部门一定的宣传、展示时间, 以便扩大实物档案的影响。

2.实物档案的分类。通常学校收集到的实物主要包括:牌匾、锦旗、奖杯、奖状、证书和印章以及其他具有政治意义、历史意义、纪念意义的材料。其分类方式一般是与本单位档案馆管理的其他档案的分类相一致。所不同的是需要根据不同的实物档案采取不同的方法, 作好分类编号标记。因此, 采用年度-形式进行分类, 依具体单位实物档案的实际情况, 可分为锦旗类、奖杯类、牌匾类、奖状类、证书类及其他等六个方面。实物档案按照一件实物作为一个保管单位, 这种分类操作简单, 易于掌握, 便于在档案管理中查找。

3.实物档案的编号。根据我们学校实物档案的收集数量, 采用一个类别编一个大流水号, 按实物档案形成的时间先后次序进行登记编号。

4.实物档案的文字说明。文字说明是实物档案必不可少的重要内容。虽然实物档案感染力强, 但其价值和内容实质都需要一定的文字来表达和进行补充说明。文字说明对实物档案的研究和利用是十分重要的。通常情况下, 都是以标签的形式来表现文字说明的, 在标签上写明编号、实物名称、特征、来源、时间及表明实质内容的文字材料。标签都粘贴在实物上。特别注意的是文字说明材料还需注明与实物档案本身有联系的其他档案的档案号, 为文档对照及档案内容相互印证提供方便。

三、实物档案的保管和利用

正因为实物档案具有历史价值、现实价值及文化价值, 因此收藏和展出这些实物将有助于人们对本单位历史的了解, 同时也可利用这些实物作为宣传教育的生动教材。对档案工作人员来说, 在收集保管好文书档案的同时, 更应该珍惜这些实物档案。

1.配套的规章制度。制订配套的规章制度, 明确规定实物档案的归档范围、归档要求和管理办法, 使实物档案的管理工作有章可循、按章办事, 把实物档案工作纳入正规的档案管理工作范围。

2.适宜的保管条件。实物档案的收藏和保管雷同于声像档案, 在保管条件上有一定的要求。一般实物档案所用的材料多样, 形状各异, 不便于整齐统一的排列和收藏, 因此应根据需要分别管理。对于不受光作用影响保管寿命的实物档案, 一般采用加锁的框式、架式玻璃柜保管比较好, 并放置在档案库房的主视位置, 以展示其形象、生动的特点, 引起人们的注意, 提高利用效果。对于保密性强, 十分珍贵或可以折叠的实物档案, 可以装盒、装柜以便于维护其安全和完好。在保存方式上, 要注意档案材料的防潮、防尘、防光、防损坏的要求。对于价值较高的实物档案, 我们还进行拍照, 归入照片档案, 以利于宣传和利用。

3.实物档案的利用。我校利用实物档案编写校史、举办校史展等, 以真实、生动的档案史料激励学生、陶冶学生情操。校史展览馆是学校实物档案的永久展示基地, 凡新生入学、新教师入校都必须参观校史馆, 了解学校的发展史, 了解校风、校貌及学校取得的成就, 从而增强了师生爱校荣校之心;凡重大活动或来宾访问也都会参观校史展览馆, 从而提高了学校的知名度。通过校史展览馆的宣传与教育作用, 将学校的教学水平、科技成果、人文思想、校园文化等, 展示给社会和广大师生, 使之成为面向社会、传播科学文化知识、传播文明校园和爱国主义教育的基地。事实证明, 做好实物档案的利用工作对提高学校的知名度, 对促进学校的发展具有十分重要的意义。

摘要：实物档案是以实物的自然方式构成的最真实、最原始的历史记录。做好实物档案的管理工作对提高学校的知名度, 促进学校的发展具有十分重要的意义。

关键词：高校,实物档案,管理

参考文献

[1]中国大百科全书.图书馆学情报学档案学卷[M].大百科全书出版社, 1989.

[2]吴宝康.档案学理论与历史初探[M].重庆:四川科学技术出版社, 1999.

[3]邓绍兴.档案分类[M].北京:首都师范大学出版社, 2002.

[4]霍红梅.也谈高校实物档案的收集[J].山西档案, 2009 (6) .

高校实物资产管理 篇2

公办高校的主要的资金来源是财政拨款以及学费收入，对高校的固定资产进行有效管理是主要是为了保证国家财产安全，充分发挥其在高校发展中的作用。本文主要探討高校的固定资产存在的问题，并对高校资产管理提出了一些改进措施，有助于提高高校固定资产的使用效率并且健全固定资产管理。由于高校自行构建的固定资产主要是工程项目而工程项目核算比较特殊，需要聘请第三方机构完成工程完工鉴定、验收等相关工作，所以本文主要是针对一般性实物资产，如外购物料用品、低值易耗品或外购的设备。

一、简述目前高校的实物资产管理现状

由于公办学校资产与其他企业国有资产一样存在所有者缺位问题，也就是说学校管理者只是资产管理人，而不是实际拥有人，所有权和管理权的分离，必然会有一些弊端，并且高校会计制度不要求固定资产进行折旧，也就不作为支出，无法反映管理资产的效率。学校领导只是国有资产的代管人，而且学校的考评不以资产的管理效率为依据，必然会造成资产的浪费。学校的普通教职工，会认为资产管理好坏与个人的关系不大，只要上好课即可，购买的设备仪器是否有长远的收益，是否真的适用，几乎不会去做认真的调研、评估，只要现在对自己有益就申请购买，甚至不喜欢也重新购买。对于领导来说，由于无法获取充分的信息，只要教学部门有需要并且提出的理由充分就会同意购买。教职工对资产不爱惜，管理资产也缺乏责任感，形成资源浪费。

虽然大多数高校的资产采购经过招标采购，但也只是减少了采购过程中的舞弊，只是完善了购买的表面形式，资产是否值得购买没有作充分的调研，后续的管理很难跟进，所以，仅仅从购买的形式上进行控制并不能从根本上改变资产的管理及利用效率。即使购买的资产经过了认真调研，财务部门也根据相关的票据入账，以货币形式反映固定资产的规模。但是如果没有完善的验收监督机制，也许就真的只是凭票入库，实物管理部门并没有真正的看到实物，所以尽管从账面上看实物与账务是对应的，但是实际上实物是否与真实价值相符。

高校的固定资产一般都是财政资金形成，并且不提取折旧费分摊到各系部，加上没有详细的资产管理考核体系，使得资产的管理无法与绩效考核相结合，造成资产使用效率不高，资源浪费现象严重。

二、高校实物资产管理存在的问题及原因

（一）高校资产购置未与单位存量资产相结合

一方面学校没有明确资产配置比例和相关的标准，另一方面学校一般没有对现有的资产进行定期有效的清查，并且没有对多余、闲置资产进行统一调配使用，从而可能导致资产的重复购置，造成国家资源的浪费。比如有些部门为了完成项目购置大量设备，等到相关项目完成，就形成了闲置资产，而学校没有进行存量控制，统一调配，必然会导致资产的使用效率。

（二）高校资产缺少对所购资产结构的判断和项目投资回报的预测机制

高等学校购置实物资产，特别是设备相关固定资产，应该能够为教学带来相应收益，同时可以为社会带来社会效益，但是我国的高校普遍的实物资产的购置严重脱离实际需求结构。购置资产前的研究并不是很充分，盲目购置，从而造成资金的缺乏，然后举债完成项目，最后项目并不能产生实际效益，最终导致国有资产的流失。

（三）高等学校实物资产管理权责不明确

虽然许多高校在实物资产、尤其是固定资产购置方面有一套明确的流程，但可能会因各种原因，最后并没有结合实际需要在预算的基础上审批购置申请。即使采购阶段没有问题，但是开始使用后，相关的管理问题也就逐渐显现出来。虽然是系部提出的购置需求，最后也落实到位，但资产管理的有效性及资产是否真的使用，没有人进行监督，也没有针对负责人的相应的考核，缺乏奖惩机制。这样即使财务的账面再清楚，还是无法扼制各系部盲目购置、重复购买的行为。

因为如果没有相应的奖惩机制，也就无法对资产管理责任人形成约束，会造成其在责任岗位滥用权限、不作为，甚至进行舞弊。

（四）高等学校中的固定资产未进行有效盘点

高校的固定资产管理办法中要求各单位进行定期盘点，但是由于高等学校缺乏有效的管理，缺乏主人翁意识，很少对固定资产定期盘点，即使有定期盘点，也只是走马看花，资产使用过程中遇到的问题难以被发现，降低资产的管理效率。这样就无法真实了解学校的资产状况，影响资源的优化配置。如果没有及时有效的盘点，各系部可能不按规定程序向上级主管部门进行审批，办理报批手续进行固定资产的处置。

（五）高等学校财务处理

虽然高校会计制度规定高校可以结合内部成本费用管理的需要计提折旧，但是由于高校固定资产不会直接产生效益，另外固定资产的支出也在购买时根据收付实现制作事业支出处理，所以即使计提折旧也只是冲抵净资产，而不是分期摊入各期成本支出，这样也就无法反映固定资产的管理效率。

三、改进高等学校实物资产资产管理的措施

对于实物资产的申请购置可以根据图1流程进行处理：

图1资产购置流程图

1、各系部根据实际需要提出申请并填写申请表，使用部门资产负责人签署意见。

2、资产管理部门判断申购的物品的类型，如果过是更换已有的物品、设备，由专业人员鉴定是否可以继续使用，如果可以使用退回申请，如果不能够继续使用，必须以旧换新，如果是新添置的实物资产，请各申请人说明添置的原因和效益。

3、经过以上判断，资产管理部门在资产管理平台查询有无库存或其他闲置的设备，如果有直接调配，如果没有需根据申购的金额大小分别处理。

4、如果小于规定的金额，经过审批领导同意，请各系部自行购买，并进行入库、领用。如果大于某个金额，必须与预算相结合，并经过相应层级审批后，经过招标办进行统一采购，如果没有预算，还要按照学校的规定进行特别审批。入库后，再进行领用。

由于高校固定资产在购入时已经作为事业支出计入，后续处理只是作累计折旧冲抵非流动资产基金，不作为成本支出分摊到各期、各系部，这样对购入物品的成本控制就显得尤为重要，必须认真调研，并经过严格的审批，购入的实物资产尤其是固定资产要与各系部预算相结合，超预算的购置最好在申请部门、资产管理及财务部门合作的基础上经过领导层开会审议通过，以优化资源配置，保证国家资源的有效使用。

除了以上主要针对购置流程的控制，固定资产购置过程中的管理，在后续使用固定资产管理与盘点相结合，财务、审计、资产管理部门、使用部门的相关人员的配合下，每年实施盘点根据具体情况将定期盘点与不定期盘点相结合。根据检查情况，向领导书面报告资产盘盈、盘亏情况，落实负责人，并根据权限呈报上级审批，作相应账务处理，以保证账实相符。即使没有收入，为了让各部门有成本控制的理念，节约资源，可以将固定资产按照使用系部，按期折旧，累计折旧科目下设二级科目到每个系部。在此基础上突破各部门资产流动的壁垒，统一调配，充分利用闲置资产，建立各系部调剂制度，避免重复购置。

总之，除了从财务监督的角度来监督固定资产的购置和后续刮泥，全员还要增强资产意识，健全自我约束机制和奖惩机制，同时建立高校经济责任制度，提高管理队伍和人员的，制约浪费。

（作者单位：马鞍山师范高等专科学校）

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高校合并后实物档案的管理 篇3

一、实物档案的概念及特点

实物档案从狭义上说是指除纸质载体档案、电子载体档案以外, 以实物形式保存的档案。在高等学校办学过程中, 常常产生或接收到一些物品, 如上级颁发的各种铜牌, 在各类比赛中获得的锦旗、奖杯、证书等, 各级机构停用的印章, 对外交往中受赠的礼品, 教学、科研中产生的作品 (如雕塑、绘画、小型样机、样品) 等, [1]都属于实物档案的范畴。这些实物是过去或现在各种社会职能机构、组织、团体和个人在特定活动中形成的有保存、备查价值的原始记录, 它形象生动地反映了高校的办学历史和一定时期的教学科研水平, 是不可多得的实物史料, 应该得到科学的管理和有效的利用。

人们对实物档案的认识有个过程, 原国家教委的《高等学校档案工作规范》中没有将实物档案纳入管理的范围, 《档案管理学基础》则把这类实物归入文物的范畴, [2]而《新编档案管理学》认为, 印章、锦旗、锦标、证物、标本、样品等实物材料虽然不是档案, 但档案部门可以接收和保管与档案有关的实物作为档案的补充。[3]目前, 一些档案部门已经把某些实物纳入档案管理的范围, 全国高校教学学会档案工作分会也将实物作为档案的一类列入全国高校档案馆 (室) 的工作范围。这说明, 实物作为档案已经得到相当一部分档案工作者的认可, 并已付诸他们的档案管理实践。归纳起来实物档案大致有以下特点: (1) 品种多。和纸质档案、电子档案相比, 实物档案的实物是由不同材质、不同形状、不同颜色且大小不同的物体构成。 (2) 载体丰富多样, 信息记录形式不一。 (3) 生动、直观。由于实物具有形状、颜色、质感等性状, 给人以空间视觉的感觉, 能表达出文字中难以充分表现的细微之处, 容易被人感受和理解, 从而激起人们的丰富的情感和广泛的联想。

二、实物档案的收集和整理

我校是在两所专科学校基础上合并而成的本科院校, 且合并时间不长, 实物档案所要收集的实物比较分散, 有的集中存放在综合档案室的库房里, 有的分散在原来的各职能部门, 有的还在获得者个人手中, 尤其是那些“奖品类”实物, 各部门认为是自己工作成果的标志, 不愿交给学校档案室, 从而得不到更好的保管和利用, 这给实物档案的收集整理和管理工作带来很大不便。致使现有实物档案无法全面如实地反映学校的历史面貌。为此, 我们主要做了以下工作:

1.明确了实物档案的收集范围。实物档案的收集范围不能过大、过滥, 要注意数量与质量的统一。实物档案应是那些在高校办学过程中重大的、有历史影响的、有深远意义的、有典型代表性或特殊个性特征等有价值的实物。根据广西财经学院2007年7月2日下发的文件精神, 我们将实物档案的归档范围归纳为五大类: (1) 奖品实物档案。 (2) 印信实物档案。 (3) 名人字画实物档案。 (4) 学校发展中有纪念意义的物品, 如学校成立以来使用过的校牌、匾等物品。 (5) 本校与国内外校际交往中收受的重要礼品等。[4]我们在收集实物档案的过程中, 根据学院的要求及标准, 对实物档案的保存价值、珍贵程度、保管期限进行了一一鉴定, 严格把关。同时, 在实物档案的收集方面, 体现了本校的特色, 突出个性、注重典型, 使我们收集起来的实物能够反映出本校办学过程中各方面的成就。

2.加强对《档案法》的宣传和实物档案的收集力度。通过对实物档案的整理, 使我们感到要管理好实物档案, 首先必须加强对《档案法》的宣传, 使大家充分认识到实物档案与文字、声像档案同等重要, 它是高校历史记录中不可缺少的一部分, 让学校各系 (部门) 自上而下树立起收集实物档案的意识, 齐心协力支持档案建设工作, 保证档案的完整性。其次要充分利用《档案法》来规范实物档案归档标准, 制订合理的规章制度, 从实物档案归档制度总则, 到各类实物档案具体的归档内容、归档范围、移交方法等都应该详细列出, 而且要落实到各系 (部门) 具体责任人, 严格按规章制度执行, 确保实物档案收集完整、及时归档。

3.将收集上来的实物档案整理汇编。由于实物档案载体多样、形状各异, 原有的实物档案又分属于合并前各个学校, 这给实物档案的整理汇编带来一定的困难。我们从方便管理且便于查询的角度出发, 首先将实物档案室划分为三部分:即合并前的两所专科学校和合并后的学院。其次根据它的用途制定了实物档案的分类体系:一级类目SW, “SW”即“shi wu” (实物) 的简称;二级类目采用双位制, 根据实物档案的载体形态进行划分, 大体可以分为:印章类 (SW11) 、荣誉类 (SW12) 、礼品类 (SW13) 和作品类 (SW14) 。参照《普通高等学校档案实体分类法》的模式, 实物档案的档号可以用“年度号+分类号+件号”来表示:如2004-SW11-001, 代表2004年度印章类实物档案第1卷 (件) 。如有必要, 还可扩展出三级类目, 也采用双位制。实物档案分类编号后, 至少要分别为每类实物档案编制一套案卷目录, 其内容设置要全面、客观, 也可参照文书案卷目录适当加减有关内容。定期鉴定, 去粗取精, 优化馆 (室) 藏, 提高实物档案的保存价值。

三、实物档案的保管、陈列与开发利用

1.实物档案的保管。由于实物档案本身的特殊性, 所以要求必须妥善保管。首先, 要求有设施齐全、温度适宜的库房条件和容纳大小、形态各异的实物档案装具。实物档案因其载体、形态、体积等不同的特点, 存放占地面积较大, 这就需要有适合的存放地点, 并具备长久保存的条件。其次, 对于珍贵、易损档案应拍摄照片, 以防不测。对于特别珍贵的实物, 如金质奖杯、名人字画等, 应复制或拍照, 而将原件妥善保管, 以防破损或失窃。最后, 由于实物档案形态各异、规格不一、长短不齐, 故在实际保存中不可能完全按件号顺序上柜排列, 可采取按其存在的形式分别保管。此外, 因为实物档案中的许多实物都具有较强的代表性、可参考性, 所以它的保存以考虑采取相对开放式的保管方式。如:将其按类别、按性质等分别整齐地陈列于荣誉柜中, 使各阶段、各项工作中取得的成绩和荣誉得到展示, 充分发挥其实物档案的激励作用。

2.实物档案陈列。由于实物档案的特殊性和应用价值, 因此, 采取陈列室的办法是保管实物档案的最佳形式。实物档案反映了学校的历史和荣誉, 是学校扩大知名度和影响力的有效手段。但它却是由不同材质、不同大小、形态各异的实物组成, 因此, 建立实物档案陈列室很有必要。陈列柜架要求直观易见, 便于取放, 又要能防尘、防潮、防光、防火、防鼠、防虫。这种直观的存贮保管柜架, 既便于对外参观展览, 又便于查找利用。

3.实物档案的开发和利用。收集、保管实物档案的目的在于利用。作为档案工作者要充分利用各种方法途径, 积极主动地提供利用服务, 改变被动式服务和“重藏轻用”的观念, 充分发挥实物档案的潜在价值。在高校, 实物档案的利用频率比较高。如举办展览、申报重点学科、校庆、教学评估等都需要大量实物档案。由于实物档案直观性强, 具有无可辩驳的凭证作用, 因此, 高校档案工作人员要充分发挥实物档案的这种特色和优势, 多形式、多层次、多方位、多渠道地开展利用和服务工作。

参考文献

[1]吴桂敏.高校实物档案的管理研究[J].成才之路, 2007.

[2]和宝荣, 王英玮.档案管理学基础:第三版[M].北京:中国人民大学出版社, 2005.

[3]邓绍兴.新编档案管理学[M]北京:中国档案出版社, 1999.

论档案与实物的关系 篇4

一、由争论引起的思考

实物是否属于档案，一直都存在极大的争议。就目前而言，争论的重点主要集中在专业知识和学术研究上，但对这一争论本身的评价并未引起人们足够的重视，明显有着不足。从事业发展的角度来看，我们可以得知，这种争论具有特别的积极意义。所谓积极意义，其主要表现为，随着现在社会的不断发展，大家都在思考，如何在新形势下更好地完成档案工作，让档案工作能够持续性的发展，使其迈上新的台阶。实物档案的提出，无疑是一个新的视角，是一个新的切入点，是一种新的探索，不管研究结果如何，它都会使档案工作进一步走向深入，为档案工作提供了新的拓展空间。

实物是否属于档案这一争论并不是凭空出现的，它是社会不断发展，是对档案重要性认识不断提高，是全民档案意识不断增强的产物。争论或迟或早都会发生，现在这个节点正是恰到好处。首先，我们正面临着档案工作的又一个发展机遇期，档案工作越来越受到人们的关注，大家也越来越意识到档案对个人工作、生活等方面都具有重要作用。其次，随着档案管理的不断深入，档案工作的重要性和紧迫性已经摆在每个档案人面前，档案的征集工作也正在如火如荼的进行。最后，从客观上来看，很多地方工作情况都表明，某些实物是否要归于档案是一个急待解决的问题，如果解决不好，很多工作都难于有序的发展。因此，在这种背景下，争论顺理成章的产生。

争论的产生，犹如“一石激起千层浪”，造成了比较强烈的反响。按照传统的做法，一般来说，那些没有文字记载的实物大都是要排除在档案收藏门槛之外的，如果将这部分实物视为档案，则有可能意味着固有的档案定义将会扩展和延伸，带来观念上的一次突破。紧随而来是的，我们的管理理念要发生转变，我们的研究内容必然会增加，总的来说，就是我们的档案工作将会更复杂。这种争论，对档案工作的推进无疑是一件好事，最后能否达成共识需待讨论，但无论结果如何，它都必然会加深我们对档案的认识，推动学科的建设，对促进学科的发展起着巨大作用。

二、档案与实物的关系

档案与实物关系是一个复杂的问题，要想讲清楚这个问题是存在一定的困难，激烈的争论正好说明了这一情况。

首先，我们必须了解争论的焦点所在。持实物档案者强调这类档案具有“社会性”、“历史性”、“信息的清楚明确性”，通过这些特性，进而对这类档案做出界定，“呈现出实物的性质”，“某个有机联系的群体”，“具备明确的记忆和凭证作用”。而不同意实物档案者认为，其定名本身在表达上逻辑不严密，管理人员更加看重档案的“原始记录性”，并强调文字记载功能的体现。如果仔细分析、对比一下两种不同的意见，在不考虑定名的准确性与有无出现文字等情况下，通过进行深入的分析，我们可以得知，两种意见具有一定的趋同性，更甚者可以说是重复一致性，即蕴藏着相同的涵义。“社会性”也好，“历史性”也好，“原始记录性”也好，在通常理解的档案和新提出的实物档案上都得到直接或间接的反映，只是说其表现方式不尽相同而已。因此，我们可以得知，实物和档案既有联系又有所区别。

无论哪个时期创造的实物，背后一定有深刻的社会背景，历史背景，文化背景，民风民俗背景等，而且许多实物都与重大的历史事件交织在一起，从某种意义上说，这些都属于一种较特殊的原始档案，只不过由于实物本身没有明确的文字记录，对它们需要有一个加以解读的过程，如果把握不准，则较容易出现偏差，尤其是对思想性方面的解读，困难似乎更大一些。

档案与实物一样，也具有鲜明的时代特征，它与政治、经济、文化等各个方面息息相关，这些都能借助文字从不同角度给予深刻阐释。通过文字的表述，一些人物、事件及与之相关的内容等，便可以得到较清楚的答案。也正是这种记录的明确性，使其能够与实物区分开来。

综上所述，档案与实物的异同之处跃然纸上。正因为如此，我们在讨论档案与实物的关系时，必须充分地考虑到二者之间的联系，这种联系即为二者的互补性。互补性主要表现为，当档案与实物所反映的内容一致时，则应将实物视为对文字记载的有力佐证。但又由于文字记载不一定完全可靠，当档案与实物所反映的内容有冲突时，则需要认真加以甄别，去伪存真，还原真实的历史。这也就是说，作为档案工作者，一定不能轻视对实物的关注与研究，至于是否硬要给一个名称叫做实物档案，还在其次。

三、现状与思考

目前，实物是否属于档案虽然仍然存在争议，尚未达成一致的共识。但我们可以看到，许多档案馆已经在主动或有意识的将一部分工作的重点转移到实物的搜集与整理上来。现在，很多档案馆的征集启事上都已将实物征集纳入其中，有些地方还具体写明了征集对象包括实物字样，这是必须承认的现状。面对这种现状，如果我们一味采取排斥与抵触的态度，并不是最佳的选择。我们常说，挑战与机遇并存，这种现状便是一个鲜活的例子。如何把挑战变为机遇，需要档案工作者进行深入的思考，怎样去适应新的变化，怎样采用更好的方法去改进我们的工作，怎样才能开创新的局面。当然，最重要的还是正确处理好档案与实物之间的关系，为了更好的完成该项工作，我们必须对以下几点引起足够的重视：

（一）注意主与次的关系

档案馆自身的性质决定的了档案必然处于主要地位。无论从哪个角度分析，作为档案馆，都必须将传统意义上的档案放在第一位，以文字档案为主，重点围绕文字档案做文章，即主旨要鲜明，主题要突出，这应该是其最基本的定位。就实物而言，可以征集，可以研究，但只能摆在次要地位，只能作为辅助性的收藏，即使实物档案能够成立，在总体把握上，亦应有一个度。除极其特殊的情况外，实物贵精而不贵多，始终只是一个补充，只是一个分支。打个不恰当的比方，在档案馆，档案是本，实物是末，二者不能颠倒过来。如果为了丰富馆藏，追求数量，一味地把主意打到实物上。那即使馆藏数量上来了，也是舍本逐末，馆藏的质量必然会受影响。当然，在档案馆的收藏中，实物也是应该占有一席之地的，但（下转第55页）（上接第38页）收藏多少，选择什么样的实物去收藏，应根据具体情况，从实际出发，因地而宜，因馆而定，有目的、有计划、有针对性的去统筹安排。

（二）注意协调与管理的关系

在有条件的情况下，档案馆拿出一些精力转向实物的收藏，无可厚非。但有些关系需要协调，首先要考虑的便是文物部门的关系。众所周知，博物馆的收藏对象主要是实物，包括发掘出土的实物和社会上流散的实物等，出土的实物不必说，流散的实物有可能都被博物馆和档案馆列入征集对象。为防止互不割爱现象发生，似应建立沟通交流机制，各自突出重点，按实物最能体现出价值和闪光点的原则，分别予以收藏。

（三）注意实物整理与归档的关系

档案馆根据需要，有选择性的收藏小部分实物，还存在一个整理与归档的问题。必须要以档案为中心，突出档案的特点，整理要过细，研究要加强，关键是要尊重档案全宗的完整性，按照档案的来源原则，将这些实物纳入档案的体系里，视其为全宗档案的一个组成部分，和其他相应的文件材料一起归档，从而组成完整的全宗。不能同文物部门一样，按照实物材质的区别来分类保管。这样容易割裂实物和其他文件材料的内在联系。也可以这样理解，在档案馆，实物一定不能脱离档案，更不能替代档案。作为一个档案馆，档案必须是放在首位的，实物则起到了锦上添花的作用。

总之，档案与实物的关系，既简单又复杂，虽然争论一直都在，但随着社会的不断进步和档案管理工作的不断深入，我们必须更加认真的对待这项工作，要在思想上有清晰的认识，在工作中注意抓住矛盾的主要方面，只有这样才能将我们的工作做得更加全面、更加深入、更加完善。

高校实物档案的管理 篇5

一、高校声像实物档案的内涵与功能

高校声像档案作为一种特殊档案, 不同于一般的数字化档案、纸质档案, 是一种关于声音、图像的档案, 具有很强的真实性、原生态性和生动形象性, 可以说是一种活的档案。

从功能视角来思考, 高校声像实物档案具有诸多的价值与作用, 一方面高校声像实物档案能够生动灵活地记录学校的发展历史, 让人真实地感受到学校的发展过程。另一方面, 高校声像实物档案能够为教师的教学与学生的学习提供形象的档案资料, 能够极大提升高校教学的生动性与形象性, 提升高校教学的吸引力。再者, 高校声像实物档案能够极大丰富档案信息资料, 极大推进档案工作的发展。

二、目前高校声像实物档案保护与开发利用存在的问题

放眼当下高校声像实物档案工作的现实场景, 其保护与开发利用重视不够, 存在一些不足的地方, 在一定程度上影响了高校的教学、科研、建设与档案工作本身的发展。

(一) 档案保护与开发利用理念层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的健康发展。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 没有很好分析把握好声像实物档案工作的规律, 致使科学性的档案管理理念不足;没有很好地协调好声像实物档案工作的各个环节、各个层面、各个要素的关系, 凸显系统性的档案管理理念坚持不足;没有很好地及时更新声像实物档案资料与信息, 凸显创新性的档案管理理念坚持不足;没有从制度上规范好声像实物档案资料的管理与整理, 凸显制度化的档案管理理念坚持不足。

(二) 档案保护与开发利用内容层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的覆盖面。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 声像实物档案的信息不完整、信息不清楚清晰, 没有很好地提供好高校历史发展、教学发展、科研发展与学生学习需要的各类声像实物档案;同时这些声像实物档案的数字化处理做得不够好, 导致声像实物档案与其数字化档案的整合创新不够。

(三) 档案保护与开发利用方式层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的有效性。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 往往是采用物理的办法较多, 网络式的保护与开发利用手段不够;同时没有很好地利用将传统的保护与开发利用方式和现代化的保护开发利用方式整合创新好。

(四) 档案保护与开发利用主体素质层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的主体力量增强。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 对档案工作人员的思想素质、业务素质、现代化办公能力、心理学、人际交往等方面培训提升不够, 致使声像实物档案工作的保护与开发利用的专业性不够强;档案工作人员的数量有限, 在很大程度上影响了高校声像实物档案保护与开发利用的档案工作人员配置。

(五) 档案保护与开发利用保障与考核机制层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的有效驱动。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 经费投入不足, 致使声像实物档案保护与开发利用的场所、设备设施、环境等供给不足;针对声像实物档案的管理制度、保护与开发利用制度制定没有很好地跟上, 致使声像实物档案的保护与开发利用工作制度化运行显得不足。

三、加强高校声像实物档案的保护与开发利用的对策

针对我国高校声像实物档案的保护与开发利用工作存在的问题, 高校应该引起高度重视, 以高等教育信息化与档案工作数字化为契机, 从理念层面、内容层面、方式层面、主体素质层面、保障与考核机制层面等做好声像实物档案的保护工作与开发利用工作。

(一) 做好声像实物档案工作的理念构建, 推动高校声像实物档案的保护与开发利用健康发展。档案工作的理念是高校声像实物档案保护与开发利用的先导, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用理念层面的要求, 坚持科学化的档案管理理念, 严格遵循声像实物档案工作和档案信息使用人的需求规律;坚持系统化的档案管理理念, 强力协调处理好声像实物档案工作的各个环节、各个要素;坚持创新性的档案管理理念, 强力推动声像实物档案工作的各个方面不断创新发展;坚持制度化的档案管理理念, 强力健全声像实物档案工作的各项制度规定, 推动声像实物档案工作的有序运行。

(二) 做好声像实物档案工作的内容拓展与整合, 不断扩大高校声像实物档案的保护与开发利用的视阈。档案工作的内容是高校声像实物档案保护与开发利用的内涵基础, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用内容层面的要求, 确保声像实物档案的信息完整、信息清晰, 全力满足高校发展、教学发展、科研发展与学生学习对各类声像实物档案的需求;充分利用信息化的技术, 加大声像实物档案的数字化处理。

(三) 做好声像实物档案工作的方式与平台的创新, 增强高校声像实物档案的保护与开发利用的有效性。档案工作的方式是高校声像实物档案保护与开发利用的手段, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用方式层面的要求, 在注重采用物理的办法的基础上, 积极采用网络式的保护与开发利用手段。

(四) 做好声像实物档案工作主体素质的提升, 不断夯实高校声像实物档案的保护与开发利用的主体力量。档案工作的主体素质是高校声像实物档案保护与开发利用的主体力量, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用主体力量层面的要求, 加大对档案工作人员的思想素质、业务素质、现代化办公能力、心理学、人际交往等方面培训提升;同时保证档案工作人员的配置,

(五) 做好声像实物档案工作保障机制与考核机制的构建与执行, 有效驱动高校声像实物档案的保护与开发利用。档案工作的保障与考核机制是高校声像实物档案保护与开发利用的有效保障与督导, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用保障与督导检查层面的要求, 加大经费投入, 不断提升声像实物档案保护与开发利用的场所、设备设施、环境的水平;加大档案制度建设, 建构好声像实物档案的管理制度、保护与开发利用的各种制度与规定。

总之, 高校声像实物档案的保护与开发利用是一项重要复杂的系统工程, 需要高校、高校档案部门以及广大师生的共同努力, 更需要不同视角的探索与尝试。高等教育的国际化、信息化以及档案工作的自动化、网络化、数字化等都为高校声像实物档案工作带来新的契机与挑战。目前重要的是, 高校应该把握好这些契机, 从技术、档案信息、管理制度等方面做好声像实物档案的保护与开发利用, 拓展声像实物档案与纸质档案、数字档案等驱动创新发展, 不断拓展声像实物档案的生存与发展空间。

参考文献

[1]连颖.试论声像档案价值鉴定.档案学通讯.2012 (1) .

[2]张晏如.高校声像档案管理存在的问题及对策.南阳师范学院学报, 2010 (11) .

[3]李新.高校声像档案资源的开发与利用.农业图书情报学刊, 2008 (12) .

浅谈医院相片实物档案的管理 篇6

一、医院相片实物档案管理的基本现状

我院作为拥有百年以上历史的三级甲等基础医疗机构, 在漫长的发展过程中, 通过不断的改革和完善, 建立了独立的档案室, 通过对医院内部相片实物档案的有效管理, 为医院当前的发展产生了积极的影响。我院现在是省二级档案室, 其内部的相片实物保存齐全, 包括从1908开始, 截止到目前的大部分相片。

随着科学技术手段的不断提升, 与现代化社会的快速发展, 我院当前的相片实物档案管理模式也日益完善, 通过对现代化科学技术手段的应用, 不仅实现了档案管理模式的科学化改革, 同时也利用了先进的管理理念, 进一步加强了对相片实物档案的有效管理, 并为医院的综合发展产生了十分积极的影响。

二、加强医院相片实物档案管理的措施

(一) 提高对医院内部相片实物档案的保护意识。随着医院的不断发展, 内部的相片实物档案也日益增多, 对于其的有效管理也逐渐成为一项复杂性的工作。目前, 我院虽然具备完好的档案室, 对内部相片实物档案的管理也相对关注, 但其依然有待提高, 需要进一步实现对档案的保护意识提升。由于医院的相片实物资料大部分存在时间较长、不便于保存等特点, 而相片与其他资料不同, 需要对其进行科学化的保存方式管理, 这使得医院档案室在对相片实物进行保存的过程中, 逐渐出现保护意识薄弱的问题, 这不仅不利于档案管理工作的有效开展, 同时也不利于医院日后的健康发展。因此, 医院内部应当提升员工对相片实物档案的保护意识, 通过对我院发展历史的了解, 以及相片珍贵价值的呈现, 使其逐渐意识到相片实物的重要性, 才能确保档案管理工作的顺利开展, 并最终实现相片实物档案的科学化管理。

(二) 对当前的相片实物档案管理制度进行完善。目前, 医院内部已将建立了相片实物档案管理制度, 但随着相片的不断增多, 以及对管理方式以及理念要求的快速提升, 使当前的管理制度已经不适应医院的综合发展, 甚至产生了阻碍。因此, 医院应当对当前的相片实物档案管理制度进行完善, 一方面, 应当明确对相片实物档案的收集范围以及方式进行学习, 包括相片的价值性特点、对医院日后发展的重要性特点等, 都应当进行考虑, 同时也必须确保所保存的相片具有一定的考察价值。另一方面, 应当建立健全的档案管理制度, 通过对现有的管理理念进行改革, 使其适应现代化的社会发展。加强对相片实物的规范化管理, 通过制度的提出对管理人员进行合理的规范和岗位分配, 确保管理工作的有效实施。

(三) 建立医院内部的一体化档案管理模式。在建立一体化档案管理模式的过程中, 应当从以下几个主要方面进行考虑。首先, 建立数字化的档案管理模式, 利用当前的电子计算机技术, 实现对相片实物的备份, 并根据其种类和内容进行合理的整理, 充分体现出数字化的特点;其次, 建立系统化的档案管理模式, 可以在档案室内设置新型的档案管理系统, 利用科学技术手段实现对综合档案的科学化管理;最后, 建立一体化的档案管理模式, 即实现医院内部综合档案的一体化管理, 通过系统实现对医院的档案进行全面控制, 以实现医院相片实物档案的综合化管理。

三、结束语

随着医疗机构内部档案管理途径的多元化发展, 越来越多的医疗机构无法适应当前社会的发展需求, 必须通过对档案管理方式的有效完善和改革, 才能有效实现对医院内部相关档案的系统化管理。医院相片实物档案, 是医院以往进行活动的、具有一定保存价值的基础资料, 同时也是医院在日后发展中不可缺少的核心资料。由此可见, 实现对医院相片实物档案的现代化管理, 已经逐渐成为当前发展中的必然趋势, 并逐渐成为提升医院综合管理水平的主要环节之一。

摘要：医疗机构, 作为我国当前发展过程中必不可少的基础产业之一, 为人们的生活产生了十分积极的影响。其不仅可以帮助人们治疗疾病、恢复健康, 同时也将提升我国的综合发展水平, 实现综合国力的有效提升。随着我国医疗机构的不断建立与发展, 医院内部的档案资料也逐渐增多, 对其的管理也成了当前医院在发展过程中需要重点管理的内容。医院相片实物资料, 作为其档案管理过程中的关键内容, 不仅可以将医院的发展历程进行呈现和还原, 同时也将彰显出医院发展中的核心文化以及发展理念, 是医疗机构发展过程中的价值体现。

关键词：医院,相片实物,档案管理

参考文献

[1]吴蔚, 廖忠.系统科学方法下的医院音像、影像档案管理系统的构建[J].中国医院, 2015 (11) .

[2]冼茂娟.浅议医院档案资料的交接工作[J].兰台世界, 2015, 07 (S4) :74-75.

实物档案管理存在的问题与对策 篇7

一、实物档案管理中存在的问题

1. 档案意识薄弱。

实物档案的形成、完善涉及单位许多部门和个人, 但由于大家对实物档案意识的欠缺, 致使一些不按要求处理实物档案的现象时有发生, 造成实物档案的缺漏、不完善、不规范等问题。

2. 归档范围不明确。

目前, 国家还没有实物档案归档范围的统一的、规范性文件, 按照某些市档案局的归档要求, 荣誉性实物、印章、字画是必须归档的材料, 其他材料没有统一硬性规定, 这样就造成一些个性化的材料是否归档尚不明确, 如营业执照、执业许可证、组织机构代码证、事业法人证书、各种合格证等均未归档。目前许多单位的这些材料长期以来没有统一收集和保管, 而是散藏于各个部门, 甚至个人手中, 如营业执照、执业许可证挂放在主要的营业场所, 事业法人证书存放在人事科等。

3. 归档时间不及时。

实物档案绝非一人一时所形成, 而是在不同时间经不同部门、不同渠道汇集到档案管理部门的, 因而档案归档不及时的现象经常发生。

4. 档案分类不规范。

目前, 国家还没有实物档案分类整理的规范性文件, 有的单位将实物档案按性质分为荣誉性或纪念性实物、印章、字画类, 可设二级类目;有的将实物档案分为奖品类、印章类、字画类, 不设置二级类目等等。

5. 实物档案利用率低。

实物档案的种类很多, 形成的实物档案种类不尽相同, 载体形态各异, 难以排列。小到奖章, 大到锦旗、奖杯, 不同规格、不同形状、不同质地的奖品, “无矩”使得它们“无规”。由于没有统一的装具, 长期以来一直处于“混乱”保管状态。有的单位将其放在档案柜里, 有的任意摆放在桌子上, 不仅排列不整齐, 而且年代久了即使编了档号也极易混乱, 很难做到快速、准确地提供利用。所以档案部门提供查询、利用率低, 不能真正发挥应有的作用。

二、实物档案管理工作的对策

1. 提高对实物档案重要性的认识。

实物档案可从一个侧面直接反映本单位成长和发展轨迹, 不但具有较高的查考利用价值, 而且具有良好的社会教育功能, 是本单位文书档案的重要补充, 具有较高的保存价值、研究价值和典型意义, 是不可再生的第一手资料。档案人员要高度重视实物档案的管理工作, 增强工作的主动性和责任心, 切实将实物档案与文书档案同等管理。实物档案管理工作需要单位各个部门大力支持配合, 为此我们可利用发布文件、召开会议、培训兼职档案员等办法使单位各个部门、各类干部增强实物档案意识, 了解相关知识, 从源头上避免因人们意识欠缺而引发的问题。

2. 认真做好实物档案收集和归档。

收集、整理实物档案是档案管理部门的职责, 必须明确专人抓紧抓好。由于实物档案多分散于各部门和个人, 需要档案人员进行全面收集和各方面的积极配合, 确保及时完整地收集归档, 实行统一收集、集中保管的制度。为杜绝实物档案材料缺漏现象发生, 档案管理部门要与实物档案材料形成的各部门保持密切联系和有效沟通, 共同制定出实物档案管理办法。对收集的实物档案应按管理要求, 分门别类逐一进行登记造册, 及时整理归档, 妥善保管, 防止丢失损坏, 发霉变质。

3. 积极探索实物档案的整理方法。

笔者认为, 实物档案的整理可采用“统一着装”和拍照存档的方法。所谓“统一着装”就是凡能入袋的都入袋, 装具用A4大小的档案袋, 一件一袋, 使其外观标准一致。所谓“拍照存档”是对那些不能装入档案袋的实物, 必须要拍照存档, 将照片放入档案袋, 照片与实物编号相一致。然后打印封面粘贴在档案袋上, 封面内容包括:档号、获奖题名、获奖级别、颁奖单位、颁奖时间、归档部门、载体, 以及档案实体存放位置等。

4. 加强实物档案管理工作的检查、指导。

档案主管部门要适时开展实物档案管理知识业务培训, 明确实物档案归档范围、归档时间和归档要求, 提高基层单位档案人员的业务水平。同时建立和完善《实物档案管理制度》, 加大实物档案管理的检查督导力度, 真正使实物档案管理工作步入正常化、规范化和标准化的轨道。

5. 加强实物档案的开发利用。

高校实物档案的管理 篇8

一、加强档案宣传工作, 建立实物档案集中统一的管理体制

建立并切实履行实物档案集中管理体制, 使实物档案的收集、整理、归档、保管、提供利用等工作都有章可循。同时, 加强对《档案法》的宣传力度和实物档案的收集力度。让企业员工充分认识到实物档案与文字、图纸、声像档案同样重要, 集中统一保管的必要性, 必须及时主动移交相关实物档案。如有特殊原因, 应存档的实物确实需要在有关部门暂时保留的, 应先将存档实物移交档案管理部门拍照登记后, 再办理借用手续。任何单位和个人不得以任何借口和手段私自保存、出卖实物档案。档案工作人员要有高度的责任心, 对有保存价值的实物档案及时跟踪收集, 避免实物档案的流失。

二、认真做好实物档案的归档工作, 便于查考利用

1.实物档案归档时, 移交人对实物的信息要有一定的了解, 并认真办理移交手续。档案人员要及时将收集到的实物档案进行拍照归档, 将所拍照片纳入本单位照片档案的管理, 两者间要建立互见关系。

2.对归档的实物档案要进行科学的分类整理, 便于今后的开发和利用。归档实物可按物品种类分类, 如奖状类、奖杯类、证书类。实物档案的整理, 要以“件”为单位, 如一张奖状为一件, 一面锦旗为一件, 成套的实物档案计为一件。归档实物可按类型排列, 同一类中再按归档时间排列。要在不影响实物外观的合适位置上贴上标签, 注明编号、形成时间、保管期限。并且要注意保持相关实物档案之间的有机联系。

3.档案人员在每件实物档案归档时, 都要充分了解其产生的环境和所反映的历史背景, 在编目编写题名时, 纪念品、宣传品要注明实物名称、公务活动名称;奖杯、奖状等荣誉性实物要注明获奖单位、荣誉称号、获奖级别;题词、字画等应具体到个人、职务、单位;印章要注明使用起止时间。

4.归档实物要按分类方案和编号顺序编制目录。实物档案目录应设置:编号、责任者、题名、年度 (形成时间) 、来源、载体属性、外观特点、数量、保管期限、存储位置、互见号等项。要分门别类装订成册, 并编制封面, 封面设置全宗名称、实物类别等项。

5.在编制检索工具时, 要从不同角度和方法满足利用者的多方面需求, 保证为利用者提供优质、高效的服务。

三、加强实物档案的保管工作, 确保实物档案的安全

由于实物档案载体形态各异, 材料多样, 大小不一, 如奖杯、牌匾类档案, 是经过雕刻、铸造等工艺制成, 并且载体上的信息多有镀金、油漆等表现形式, 若有损坏, 难以还原。因此, 档案部门应注重对其日常保管和修复技术的研究。设置专用库, 将实物档案存放至专用柜中, 并保持库房和档案柜的整洁, 做好防锈蚀、防虫蛀等措施, 确保档案的安全。对于利用频繁, 有些还需要定期更换的实物档案, 如法人证书、资质证书等重要证件, 在归档的同时, 复印一份, 在使用中尽量提供复印件。对其保管方法是一件一袋, 并按顺序保存在专用的档案柜抽屉内。档案袋上注明档号、题名、归档部门等信息, 从档案袋上就可一目了然地了解袋内档案的信息, 便于查找利用。

四、多形式、多渠道、多方位地开展实物档案利用工作, 释放档案价值

1.档案部门应积极开展形式多样的档案实物展览档案馆积极发挥企业文化建设根据地的作用, 利用各类实物档案举办各种专题的展览。如举办企业从成立到发展壮大的展览, 通过无声的实物档案再现历史, 传承企业精神, 让员工主动地接受企业独特的文化理念。

2.设立企业实物档案荣誉室。利用实物档案设立企业荣誉室, 通过实物、图片、文字介绍本单位的发展史, 以对社会的贡献为主题, 把企业获奖项目的各类奖杯、奖状、模型等展示出来, 对员工开放, 并接受各级领导和客户的参观, 会收到良好的效果。员工通过参观, 激发了创新、争优、多做贡献的积极性, 进一步提高企业的凝聚力, 促进了公司内部各项工作的开展。同时, 实物档案作为客户了解本公司的信息链, 让客户通过物、图、字的综合介绍, 对公司有所认知。拉近了公司与客户间的距离, 提高了企业的竞争力, 使实物档案成为企业增值的要素之一。

参考文献

[1] .李现红.杨雅茹.刘晓萌.如何做实物档案管理.现代企业教育, 2007.5

高校实物档案的管理 篇9

随着现代信息技术的发展和应用,数字档案馆的研究与建设逐渐成为档案界关注的热点。近年来物联网技术的诞生,特别在实物档案管理方面,更是推进了现行档案馆转型的步伐。本文结合实体档案管理工作,对物联网技术在档案馆的应用进行了有益探索,讨论了基于物联网的实物档案智能管理平台架构的设计思路。

1 国内档案馆实物档案管理现状

目前国内档案馆馆藏已改变了以纸质文书档案为主的格局,实物档案逐渐成为馆藏档案的延伸和主要补充形式,但是在档案管理方面,大部分档案馆并未给予与文书档案同样的重视力度,主要表现在:归档范围不明确,档案收集随意性大;归档分类不规范,著录标准不一致;保管手段单一,损坏或丢失严重;重“藏”轻“用”,档案查询利用率低。

2 物联网的定义及关键技术

2.1 物联网的定义

从信息技术角度看,物联网是指具有感知和智能处理能力的可标识的物体,基于标准的可互操作的通信协议,在宽带移动通信、下一代网络和云计算平台等技术的支撑下,获取和处理物体自身或周围环境的状态信息,对事件及其发展及时做出判断,提供对物体进行管理和控制的决策依据,从而形成信息获取、物体管理和控制的全球性信息系统[1]。物联网体系架构包括感知层、传输层、处理层和应用层四个层次,其技术架构由信息物品技术、自主网络技术和智能应用技术构成。它用途广泛,遍及智能交通、环境保护、政府工作、公共安全等多个领域。

2.2 关键技术

2.2.1 RFID技术

RFID是Radio Frequency Identification的缩写,即射频识别技术,是自动识别技术的一个重要分支,属于物品标识技术范畴。它通过无线射频方式进行双向数据通信,对目标加以识别并获取相关数据[2]。RFID系统主要由读写器,电子标签(TAG)和应用软件系统三部分组成,其工作原理为:读写器发送特定频率的无线电波能量给电子标签,电子标签收到后,如是无源标签,则凭借感应电流所获得的能量将芯片中储存的信息发送至读写器,如是有源标签,则主动将芯片信息以某一特定频率的信号发送至读写器,读写器接收到反馈信号后送至应用软件进行处理。RFID技术具有识别无须人工干预、可识别多个标签以及操作快捷方便等优点。

2.2.2 Zig Bee技术

Zig Bee是IEEE 802.15.4协议的代名词,在国内又被译为“紫蜂”,与蓝牙技术类似,是一种新兴的短距离无线技术,属于物品感知技术范畴。Zig Bee协议栈由高层应用规范、应用汇聚层、网络层、数据链路层和物理层组成,网络层以上的协议由Zig Bee联盟负责,物理层和媒体访问控制(MAC)层采用IEEE802.15.4标准。Zig Bee技术具有数据传输速率低、功耗低以及成本低等特点,较之其它短距离无线技术,通信距离远,单点覆盖距离为50米-300米。以Zig Bee协议为纽带,结合WSN与RFID技术形成WSID网络,突破RFID技术通信距离的局限性,将具有较为广阔的应用前景。

2.2.3 基于ARM嵌入式系统技术

嵌入式系统是以应用为中心,以计算机技术为基础,并且软硬件可裁剪,适用于应用系统对功能、可靠性、成本、体积、功耗等有严格要求的专用计算机系统[3]。嵌入式系统技术属于物品控制技术范畴。ARM9处理器是低功耗的32位微处理器,最适合于对价位和功耗要求较低的消费类应用,被广泛用于工业控制、网络设备、数据通信等领域。

3 实物档案智能管理平台总体架构

实物档案智能管理平台基于物联网体系架构模型,主要包括档案信息管理系统、标签管理系统和安全监控系统三部分,如图1所示。

3.1 档案信息管理系统

该部分由著录管理、图文管理、储位管理、查阅管理、销毁管理五个子系统组成。各系统功能如下:

(1)著录管理。实现档案分类编目、档号生成等功能。实物档案号由年度号+类目号+实物流水号组成,其模式如2012-SW11-1~n。根据实物档案不同属性,灵活设置实物档案类著录项目,如字画类实物著录项目包括实物名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人等项目,而印章类实物则包括印章名称、使用单位等项目。

(2)图文管理。实现档案拍照、存储、档案号联接等数字化管理功能。为了便于利用和查找,入馆时对实物档案及时拍照,并以特定图像格式存储,如珍贵文献类实物以TIFF格式存储,而荣誉类实物则选择JPEG格式,并保存至对应的实物档案号文件夹内。

(3)储位管理。实现档案所储存的档案盒(柜)编号和储位所储存的储位编号自动匹配,解决档案出入库时储位的定位问题。除外,还实现储位分配、撤销等功能。

(4)查阅管理。实现档案查询、借阅、定位功能。查阅时提供精确或模糊查询,需借阅时发出查询指令,基于WSN网络传输查询指令至档案架等储位,以指示灯的方式提示档案管理员做出库作业。

(5)销毁管理。实现档案保管期限设定、失效档案汇总功能。档案管理员可查看即将或已到销毁期限的档案信息,及时进行汇总,并做出进一步销毁处理。

3.2 标签管理系统

该部分由电子标签(TAG)、读写器与应用软件系统组成,实现标签封印、转印、定位与销毁等功能。电子标签分为档案管理员身份识别卡和档案信息标签。读写器包括固定式读写器与手持式阅读器,是电子标签与应用软件系统的中介,负责将应用软件系统的信息写入标签或将标签中的信息导入应用软件系统,为查询管理、储位管理和身份识别提供数据支撑。

3.3 安全监控系统

该部分由身份识别、温湿度与烟雾监控两个子系统组成,其中身份识别实现档案管理员级别划分、权限设定等功能,杜绝越权出入库、查阅等问题发生。温温度、烟雾监控实现库区温湿度、烟雾等环境监控,实时显示监控日志,如出现异常,及时报警提示。

4 平台硬件系统设计

该平台主要包括电子标签与安全监控两部分硬件系统。

电子标签硬件系统由电子标签、读写器、PC终端与系统平台基础网络组成,如图2所示,其中读写器设计是电子标签硬件系统的核心部分。读写器为手持式,主控模块采用基于ARM9嵌入式系统的友善之臂Mini2440开发板,Zig Bee模块采用TI公司的CC2430无线模块,RFID读写模块采用Mifare读写模块。

安全监控硬件系统由温湿度、烟雾等传感器、数据采集器、PC终端和基础网络组成,如图3所示,其中数据采集器是电子标签硬件系统的核心部分。数据采集器主控模块采用C51嵌入式系统,Zig Bee模块采用TI公司的CC2430无线模块,温湿度传感器采用SHT11[4],烟雾传感器采用KGS-20型可燃气传感器。

5 平台软件系统设计

该平台软件设计主要包括读写器、数据采集器与智能管理平台应用系统三部分。前二者涉及ARM9与C51嵌入式系统开发,ARM9嵌入式系统开发以Win AVR、AVR Studio 5为开发平台,C51开发以Keil u Vision 4为开发平台,均采用C语言编写。智能管理平台应用系统基于B/S软件模式,采用Java Web2.0 SSH架构技术开发。Zig Bee模块与智能管理平台应用系统串口通信部分采用Visual C++6.0 MFC编程。

6 结语

本文设计思路基于物联网体系架构,有效发挥了RFID与Zig Bee等技术优势,较好地解决了国内档案馆实物档案管理中存在的突出问题,下一步计划作为数字化档案馆档案管理信息系统的有益补充,应用于军队档案馆档案管理工作业务。本文为政府、军队、院校等实物档案管理提供了设计参考。

参考文献

[1]沈苏彬.物联网技术架构[J].中兴通讯技术,2011,(1).

[2]周晓光,王晓华.射频识别(RFID)技术原理与应用实例[M].人民邮电出版社,2006.

[3]李红娟,吴雪莉.基于ARM和RFID技术的嵌入式系统研究[J].吉林化工学院学报,2008,(2).