档案与实物的关系（精选9篇）
档案与实物的关系 篇1
实物档案是指以物质实体为载体, 能够反映单位历史真实面貌的特定物品, 是档案全宗的重要组成部分, 具有形体直观, 形状多样, 有较高保存价值的特点。但从实践看, 不少基层单位文书档案归档及时, 整理规范, 管理有序, 而实物档案严重缺失, 存放无序, 管理混乱, 与实物档案管理要求相去甚远。因此, 加强基层单位实物档案管理工作, 是档案管理工作中的当务之急。
一、实物档案管理中存在的问题
1. 档案意识薄弱。
实物档案的形成、完善涉及单位许多部门和个人, 但由于大家对实物档案意识的欠缺, 致使一些不按要求处理实物档案的现象时有发生, 造成实物档案的缺漏、不完善、不规范等问题。
2. 归档范围不明确。
目前, 国家还没有实物档案归档范围的统一的、规范性文件, 按照某些市档案局的归档要求, 荣誉性实物、印章、字画是必须归档的材料, 其他材料没有统一硬性规定, 这样就造成一些个性化的材料是否归档尚不明确, 如营业执照、执业许可证、组织机构代码证、事业法人证书、各种合格证等均未归档。目前许多单位的这些材料长期以来没有统一收集和保管, 而是散藏于各个部门, 甚至个人手中, 如营业执照、执业许可证挂放在主要的营业场所, 事业法人证书存放在人事科等。
3. 归档时间不及时。
实物档案绝非一人一时所形成, 而是在不同时间经不同部门、不同渠道汇集到档案管理部门的, 因而档案归档不及时的现象经常发生。
4. 档案分类不规范。
目前, 国家还没有实物档案分类整理的规范性文件, 有的单位将实物档案按性质分为荣誉性或纪念性实物、印章、字画类, 可设二级类目;有的将实物档案分为奖品类、印章类、字画类, 不设置二级类目等等。
5. 实物档案利用率低。
实物档案的种类很多, 形成的实物档案种类不尽相同, 载体形态各异, 难以排列。小到奖章, 大到锦旗、奖杯, 不同规格、不同形状、不同质地的奖品, “无矩”使得它们“无规”。由于没有统一的装具, 长期以来一直处于“混乱”保管状态。有的单位将其放在档案柜里, 有的任意摆放在桌子上, 不仅排列不整齐, 而且年代久了即使编了档号也极易混乱, 很难做到快速、准确地提供利用。所以档案部门提供查询、利用率低, 不能真正发挥应有的作用。
二、实物档案管理工作的对策
1. 提高对实物档案重要性的认识。
实物档案可从一个侧面直接反映本单位成长和发展轨迹, 不但具有较高的查考利用价值, 而且具有良好的社会教育功能, 是本单位文书档案的重要补充, 具有较高的保存价值、研究价值和典型意义, 是不可再生的第一手资料。档案人员要高度重视实物档案的管理工作, 增强工作的主动性和责任心, 切实将实物档案与文书档案同等管理。实物档案管理工作需要单位各个部门大力支持配合, 为此我们可利用发布文件、召开会议、培训兼职档案员等办法使单位各个部门、各类干部增强实物档案意识, 了解相关知识, 从源头上避免因人们意识欠缺而引发的问题。
2. 认真做好实物档案收集和归档。
收集、整理实物档案是档案管理部门的职责, 必须明确专人抓紧抓好。由于实物档案多分散于各部门和个人, 需要档案人员进行全面收集和各方面的积极配合, 确保及时完整地收集归档, 实行统一收集、集中保管的制度。为杜绝实物档案材料缺漏现象发生, 档案管理部门要与实物档案材料形成的各部门保持密切联系和有效沟通, 共同制定出实物档案管理办法。对收集的实物档案应按管理要求, 分门别类逐一进行登记造册, 及时整理归档, 妥善保管, 防止丢失损坏, 发霉变质。
3. 积极探索实物档案的整理方法。
笔者认为, 实物档案的整理可采用“统一着装”和拍照存档的方法。所谓“统一着装”就是凡能入袋的都入袋, 装具用A4大小的档案袋, 一件一袋, 使其外观标准一致。所谓“拍照存档”是对那些不能装入档案袋的实物, 必须要拍照存档, 将照片放入档案袋, 照片与实物编号相一致。然后打印封面粘贴在档案袋上, 封面内容包括:档号、获奖题名、获奖级别、颁奖单位、颁奖时间、归档部门、载体, 以及档案实体存放位置等。
4. 加强实物档案管理工作的检查、指导。
档案主管部门要适时开展实物档案管理知识业务培训, 明确实物档案归档范围、归档时间和归档要求, 提高基层单位档案人员的业务水平。同时建立和完善《实物档案管理制度》, 加大实物档案管理的检查督导力度, 真正使实物档案管理工作步入正常化、规范化和标准化的轨道。
5. 加强实物档案的开发利用。
实物档案是本单位的宝贵财富, 实物档案管理的最终目的是为了提供利用, 档案管理人员对收集上来的实物档案要整理及时, 存放有序, 管理科学, 有效提供利用。有条件的单位可以运用实物档案建成展现单位发展轨迹的单位历史展览馆, 制作宣传画册, 采取固定展厅展出或流动展出等形式, 面向员工开放实物档案, 充分发挥其激励和教育作用, 增强单位凝聚力, 真正体现出实物档案管理的价值。 (责编:张铁md)
档案与实物的关系 篇2
紧紧国围绕市委市政府中心工作，以“五个林业”为中心，以服务“两区一市”建设为重点，立足实际，放眼全市，不断深化生态兴市战略，大力实施生态提升工程，服务经济社会发展。培植精品名牌，提升“鄂州制造”综合实力；五个及时俱进，领导挂点，服务全市100个重点项目；主动招商引资，促成两个国家级中心落户鄂州，开展“生态林业”，服务城乡一体化建设；建设金刚石工具质量检测中心，为特色产业发展提供引擎，加强节能监测为心建设，为“两型”发展改革提供技术支撑。照片
2、廉政建设篇
廉能生威，无欲则刚，全面贯彻落实中央、省、市善于加强廉政建设有的有关精神，终始把党风廉政建设落实到各个环节，各个岗位，各项工作中，认真推行“十个全覆盖”，坚持抓班子，为干部职工当好示范；抓制度，形成公平、公正、公开的管理机制；抓教育，构筑牢固的思想道德防线；抓创新，形成服务为先、服务至上的工作理念；抓风险，建立有效防范的预警机制，增强工作效能。照片
3、鄂州市林业局荣誉室结束语
回首往昔，一路艰辛勇开拓；言言今朝，与时俱进谱新篇；展望未来，志存高远创辉煌，记录荣誉是为了传承和发展，勇于进取、甘于拼搏永远是鄂州林业人新的起跑线。
我们将沿着中国特色社会主义建设方向，在党和政府的领导
下，与时俱进，全面贯彻落实科学发展观，以对党、对人民、对林业事业高度负责的精神，以抓质量、保安全、强质监、促发展为根本方针，全面履行神圣职责，向着更高、更远的目标迈进，用实际行动树立林业人“科学、公正、廉洁、高效”的良好形象，努力谱写林业事业不断发展的新篇章。
4、党和国家领导人这档案工作题词
档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面是一项崇高的事业。胡锦涛
5、鄂州市林业局荣誉篇前沿
以史为鉴，可以知兴衰。
翻开鄂州林业发展史，呈现的是一个艰苦奋斗折创业史记，是一首开拓创新的壮丽诗篇，是一幅团结奋进的宏伟画卷。发展史上，有全体林业人用青春和热血描绘的高尚荣誉，有跌宕起伏又百折不挠的可贵精神，有艰难跋涉又昂扬奋进的崇高品质，所有的一切，都升华为两个字--荣誉。
在荣誉室里，所有的血液在这里流淌，所以有汗水在这里凝结，所有的奋斗在这里列队，所有的变迁在这里呈现；一幅幅壮丽的图画，一句句言简意赅的文字，记录着鄂州林业人奋斗的光辉历程，一个又一个荣誉，一代又一代的典范，一批又一批的先进，让良好形象在这里得到充分体现，时刻启迪、教育、激励着全体林业人不断奋进、勇力潮头。
回顾历史长河，是为为学习回睹前辈风采；重温昨日荣誉，是为了开创明天的辉煌。在党和政府的领导下，鄂州林业人必将以扎实的作风、先进的理念、创新的意识、饱满的热情，传承林业光荣传统，开创新纪元，走向新征程。
6、机构沿革篇
单位成立时间现任领导照片、历任领导照片
7、领导关怀篇
近年以来，省林业厅、市委市政府对全市林业工作十分重视，有关领导多次来鄂州市林业局调研活动，对鄂州林业工作提出了宝贵意见和建议，同时给予大力支持，在各级领导的关怀和正确领导下，鄂州林业事业不断发展进步。照片
领导调研照片
8、机关和文化建设篇
不断加强机关建设，以“六型机关”建设为载体，切实发挥机关在计划、协调、监督等方面作用，着力规范机构设臵、人员编制、岗位职责和工作流程，完善财务、后勤、会务、综治等制度办法，促进机关工作规范化和高效化，着力加强基层督促和指导，认真落实领导颁布基层联系点制度，严格实行基层工作季度和目标考核，推动工作部署在基层的不折不扣落实，着力强化检查和监督抽查，推进依法行政、廉洁从政。
大力实施质监文化建设，提炼质监文化建设核心理念----以质为道、积量致远，为质监事业发展提供强大的精神动力和智力支持。全面开展形式多样、内涵丰富的文化活动，增强凝聚力
和战斗力。照片
9、队伍建设篇--照片
档案与实物的关系 篇3
关键词：实物档案；收集；整理；利用
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）12-0019-02
实物档案是高等农业院校档案建设与管理的重要组成部分，在建设一个与高校发展相适应，符合档案本身发展规律的门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效的高校档案体系过程中，不能忽视实物档案的建设。实物作为一种特殊载体档案，具有真实性、原始性、直观性和生动形象等特点，它们真实地记载了学校各项活动，反映了学校的发展历史，是对文字、声像档案的有益补充，是学校档案不可分割的重要组成部分，应建立科学高效的实物档案管理和开发利用体系。
一、实物档案支撑高等农业院校发展的重要作用
1.真实记载和反映高校发展历史。真实性、原始性、直观性和生动性是高校实物档案独特的本质特征。高校产生和接受的实物是学校在自身的职能活动中形成的，就其内容来说，它们原始地记录了学校有关教学、科研、管理及社会活动的客观过程；就其形式看，它们是形成者即时、即事使用的原始物品直接转化物，原样地保留着本来的面貌，可以成为后人查考历史事实确凿可靠的原始凭证。实物档案承载着丰富的时代气息和知识内涵，真实记录了一定历史时期该高校的办学水平和社会声誉，生动直观地反映了学校的发展和变迁。我校前身是1906年创办于济南的山东高等农业学堂。后几经变迁，1952年经全国院系调整，成立山东农学院。1958年由济南迁至泰安，1983年更名为山东农业大学。1999年7月，经山东省人民政府批准，将山东农业大学、山东水利专科学校合并，同时将山东省林业学校并入，组建新的山东农业大学。目前，学校已经发展成为一所以农业科学为优势，生命科学为特色，融农、理、工、管、经、文、法、医、教育学等于一体的多科性大学。学校教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成了大量的实物档案。正是这些实物档案有序地承载了学校百年发展历程，沉淀了学校“登高必自”的校训，为广大教职员工和莘莘学子提供了丰富的精神食粮。
2.有效服务教学、科研和管理，提高高校办学水平。改革开放以来，山东农业大学获得包括国家技术发明一等奖在内的国家级科技成果奖20项，省部级以上科技成果奖励347项。“九五”以来，获得国家级教学成果奖7项，其中国家级教学成果特等奖1项、一等奖2项，省级以上教学成果奖励60多项。这些奖励的奖状、证书都是学校办学水平有利的证明和补充，也是以后学校申报国家级、省级重点学科，重点实验室，工程技术中心，申报奖励、课题等等所需支撑材料重要组成部分。
3.丰富校园文化内涵，提高学校知名度和竞争力。高校作为知识密集、人才密集的地方，许多人类最先进的文化、思想、科技成果和最优秀的人才集中在学校，高校的校风、学风以及校园文化是在长期的办学过程中逐步形成的，打上了时代与历史变迁的烙印，也是中国文化的重要组成部分。由于实物具有形状、颜色、质感等性状，给人以空间视觉的感觉，能表达出文字中难以充分表现的细微之处，容易被人感受和理解，从而激起人们的丰富情感和广泛的联想。在实物档案展览的过程中，使全校师生更加了解一所高校的文化底蕴，能激发爱校敬业的热情，能更加干事创业，尽心尽力地为学校的发展献言进策、拼搏工作。
二、高校实物档案的收集与归类
高校要重点收集对本校发展有重大意义，有利于校园文化建设，有利于提高学校社会地位，具有查考价值的实物。应该合理的进行实物档案的收集，并进行科学的归类。
1.奖励类实物。包括学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动中获得的奖状、奖励证书、奖牌、奖章、奖杯、奖旗（省部级以上）。我校档案馆已收集奖励469件。
2.作废公章类实物。包括学校及各下属部门、院系已经停止使用的公章，重要领导行使某种职权并已经停止使用的个人公章。我校档案馆已收集作废公章616枚。
3.字画类实物。包括中央、省、市各级领导及社会名人、中外校友为学校的题词和赠送的字画。我校档案馆已收集题词、字画310幅。
4.礼品类实物。中外校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接受的各种符合条件的纪念品等）。我校档案馆已收集105件。
5.展品类实物。学校在不同的历史时期教学、科研活动中使用过的仪器、设备等，包括老式照相机、显微镜等。我校档案馆已收集65件。
三、高校实物档案的整理与利用
1.实物档案的整理。2010年上半年我们对所有实物馆藏按以上五类及形成时间和进馆先后顺序进行了重新编号整理，新进40个展橱、设实物库房170平方米重新摆放上架，重新编写了检索工具并实现了数字化。2010年6月份全省档案评估中，我校实物档案作为一个亮点，受到省档案局领导及评估组专家的好评。我校档案管理工作得到了98.5分的好成绩，晋升为特级省档案馆。字画、奖状、奖旗、证书不装订，采取平放或卷放，每张粘贴口取纸，在口取纸上编号。奖杯、奖牌、奖章，礼品类、展品类，每件粘贴口取纸，在口取纸上编号，按分类及编号顺序摆放上架，避免叠压挤碰。作废公章，每枚在顶部粘贴口取纸，在口取纸上按作废时间编号，按编号摆放到预先做好的格子纸上。参照《普通高等学校档案实体分类法》的模式，实物档案的档号可以用“年度号+分类号+件号”来表示，奖励分类号为SW11、作废公章分类号为SW12、字画分类号为SW13、礼品分类号为SW14、展品分类号为SW15。如2009年接受的第一件奖状的档号为：2009-SW11-1。
2.实物档案的利用。无论是档案还是实物，收集整理的目的是为了利用。开发利用馆藏实物，才能更好地发挥实物的作用。尤其是奖励类利用率非常高，重点学科、重点实验室、国家级省级工程中心、创新团队、奖励、课题等申报验收，都需要借阅利用。仅2009年就借阅利用35件次。作废公章类利用率也比较高，固定资产注销、公务员政审等都需要加盖作废公章。在计算机、网络时代，我们不仅要做好实物的基础管理，还要借助先进的技术管理并开发实物信息，建立一个方便、高效的实物管理与查询、利用体系。我校档案馆的案卷级检索已实现数字化。以后要进一步利用摄影、摄像技术将实物档案转化为图片、音像的形式，通过计算机、网络技术，实现资源共享，从而提高实物的利用率。
我们要有计划、有目的、有选择地收集一些历史代表性强的实物，并在收藏品的种类和形式上做些拓展和研究，使实物档案真正达到记载过去、服务现在、启示未来的目的。
参考文献：
[1]周彩英.数字网络环境下档案馆（室）实物收藏探究[J].兰台世界，2010，（9）.
[2]霍红梅.也谈高校实物档案的收集[J].山西档案，2009，（9）.
档案与实物的关系 篇4
一、高校声像实物档案的内涵与功能
高校声像档案作为一种特殊档案, 不同于一般的数字化档案、纸质档案, 是一种关于声音、图像的档案, 具有很强的真实性、原生态性和生动形象性, 可以说是一种活的档案。
从功能视角来思考, 高校声像实物档案具有诸多的价值与作用, 一方面高校声像实物档案能够生动灵活地记录学校的发展历史, 让人真实地感受到学校的发展过程。另一方面, 高校声像实物档案能够为教师的教学与学生的学习提供形象的档案资料, 能够极大提升高校教学的生动性与形象性, 提升高校教学的吸引力。再者, 高校声像实物档案能够极大丰富档案信息资料, 极大推进档案工作的发展。
二、目前高校声像实物档案保护与开发利用存在的问题
放眼当下高校声像实物档案工作的现实场景, 其保护与开发利用重视不够, 存在一些不足的地方, 在一定程度上影响了高校的教学、科研、建设与档案工作本身的发展。
(一) 档案保护与开发利用理念层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的健康发展。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 没有很好分析把握好声像实物档案工作的规律, 致使科学性的档案管理理念不足;没有很好地协调好声像实物档案工作的各个环节、各个层面、各个要素的关系, 凸显系统性的档案管理理念坚持不足;没有很好地及时更新声像实物档案资料与信息, 凸显创新性的档案管理理念坚持不足;没有从制度上规范好声像实物档案资料的管理与整理, 凸显制度化的档案管理理念坚持不足。
(二) 档案保护与开发利用内容层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的覆盖面。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 声像实物档案的信息不完整、信息不清楚清晰, 没有很好地提供好高校历史发展、教学发展、科研发展与学生学习需要的各类声像实物档案;同时这些声像实物档案的数字化处理做得不够好, 导致声像实物档案与其数字化档案的整合创新不够。
(三) 档案保护与开发利用方式层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的有效性。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 往往是采用物理的办法较多, 网络式的保护与开发利用手段不够;同时没有很好地利用将传统的保护与开发利用方式和现代化的保护开发利用方式整合创新好。
(四) 档案保护与开发利用主体素质层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的主体力量增强。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 对档案工作人员的思想素质、业务素质、现代化办公能力、心理学、人际交往等方面培训提升不够, 致使声像实物档案工作的保护与开发利用的专业性不够强;档案工作人员的数量有限, 在很大程度上影响了高校声像实物档案保护与开发利用的档案工作人员配置。
(五) 档案保护与开发利用保障与考核机制层面的问题, 影响了高校声像实物档案保护与开发利用工作的有效驱动。这方面主要表现在高校开展声像实物档案保护与开发利用工作时, 经费投入不足, 致使声像实物档案保护与开发利用的场所、设备设施、环境等供给不足;针对声像实物档案的管理制度、保护与开发利用制度制定没有很好地跟上, 致使声像实物档案的保护与开发利用工作制度化运行显得不足。
三、加强高校声像实物档案的保护与开发利用的对策
针对我国高校声像实物档案的保护与开发利用工作存在的问题, 高校应该引起高度重视, 以高等教育信息化与档案工作数字化为契机, 从理念层面、内容层面、方式层面、主体素质层面、保障与考核机制层面等做好声像实物档案的保护工作与开发利用工作。
(一) 做好声像实物档案工作的理念构建, 推动高校声像实物档案的保护与开发利用健康发展。档案工作的理念是高校声像实物档案保护与开发利用的先导, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用理念层面的要求, 坚持科学化的档案管理理念, 严格遵循声像实物档案工作和档案信息使用人的需求规律;坚持系统化的档案管理理念, 强力协调处理好声像实物档案工作的各个环节、各个要素;坚持创新性的档案管理理念, 强力推动声像实物档案工作的各个方面不断创新发展;坚持制度化的档案管理理念, 强力健全声像实物档案工作的各项制度规定, 推动声像实物档案工作的有序运行。
(二) 做好声像实物档案工作的内容拓展与整合, 不断扩大高校声像实物档案的保护与开发利用的视阈。档案工作的内容是高校声像实物档案保护与开发利用的内涵基础, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用内容层面的要求, 确保声像实物档案的信息完整、信息清晰, 全力满足高校发展、教学发展、科研发展与学生学习对各类声像实物档案的需求;充分利用信息化的技术, 加大声像实物档案的数字化处理。
(三) 做好声像实物档案工作的方式与平台的创新, 增强高校声像实物档案的保护与开发利用的有效性。档案工作的方式是高校声像实物档案保护与开发利用的手段, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用方式层面的要求, 在注重采用物理的办法的基础上, 积极采用网络式的保护与开发利用手段。
(四) 做好声像实物档案工作主体素质的提升, 不断夯实高校声像实物档案的保护与开发利用的主体力量。档案工作的主体素质是高校声像实物档案保护与开发利用的主体力量, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用主体力量层面的要求, 加大对档案工作人员的思想素质、业务素质、现代化办公能力、心理学、人际交往等方面培训提升;同时保证档案工作人员的配置,
(五) 做好声像实物档案工作保障机制与考核机制的构建与执行, 有效驱动高校声像实物档案的保护与开发利用。档案工作的保障与考核机制是高校声像实物档案保护与开发利用的有效保障与督导, 因此高校推动声像实物档案保护与开发利用工作时, 务必分析广大师生、社会、地方对声像实物档案保护与开发利用保障与督导检查层面的要求, 加大经费投入, 不断提升声像实物档案保护与开发利用的场所、设备设施、环境的水平;加大档案制度建设, 建构好声像实物档案的管理制度、保护与开发利用的各种制度与规定。
总之, 高校声像实物档案的保护与开发利用是一项重要复杂的系统工程, 需要高校、高校档案部门以及广大师生的共同努力, 更需要不同视角的探索与尝试。高等教育的国际化、信息化以及档案工作的自动化、网络化、数字化等都为高校声像实物档案工作带来新的契机与挑战。目前重要的是, 高校应该把握好这些契机, 从技术、档案信息、管理制度等方面做好声像实物档案的保护与开发利用, 拓展声像实物档案与纸质档案、数字档案等驱动创新发展, 不断拓展声像实物档案的生存与发展空间。
参考文献
[1]连颖.试论声像档案价值鉴定.档案学通讯.2012 (1) .
[2]张晏如.高校声像档案管理存在的问题及对策.南阳师范学院学报, 2010 (11) .
[3]李新.高校声像档案资源的开发与利用.农业图书情报学刊, 2008 (12) .
档案与实物的关系 篇5
虽然相当一部分档案馆(室)已开始借助数据库与互联网辅助人工管理实物档案,然而,由于归档意识淡薄、规章制度欠缺、保管条件受限,以及实物档案本身具有形成时间不确定、载体多样性等特性,现有的实物档案管理方式仍然存在诸多弊端,主要表现在以下3个方面:一是实物档案收集。由于实物档案形成时间不确定、形成规律不一致,具有一定的不可预见性,加之实物档案形成部门归档意识薄弱、相关规章制度不健全,往往导致实物档案归档延时、归档疏漏,收集过程中的齐全与完整难以保障;二是实物档案保管。由于实物档案载体包括纸、铜、木、石等各种材质,形式上有牌匾、奖杯、证书等多种规格尺寸,保管方式具有多样性特点,因此,有可能存在跨库房、跨区域现象,即使在同一库房,也可能分散在各处,日常维护不便;三是实物档案利用。实物档案本身的特性决定了其备份困难、数字化存储不易,而跨库房、跨区域的保管性又直接导致实物档案检索不便,因此实物档案利用工作开展缓慢、利用面狭窄。
物联网的概念最早在1999年提出,它是指通过RFID(射频识别)、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备,按约定的协议,把任何物品与互联网连接起来,进行信息交换和通信,以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络。物联网环境下,没有生命的物体植入各种微型感应芯片后,借助网络就能实现互相通信,人与物体可以“对话”,物体与物体之间也能“交流”,从而构成一个比互联网更加智能的“物联网”。尽管物联网的研究刚刚起步,但这一课题已成为国内外热门研究领域之一。在一些欧美发达国家,这一研究甚至已提升至国家战略高度。美国奥巴马政府提出“智慧地球”战略认为, IT(信息技术)产业下一阶段的任务是把新一代IT充分运用到各行各业中。 日本、韩国等国家也分别提出“U-Japan”、“U-Korea”战略。在物联网这个全新领域中,我国的技术研发水平属于世界前列,具有重大的影响力。
美国权威咨询机构Forrester Research公司预测,到2020年,世界上物与物互联的业务相比于人与人通信的业务,将达到30∶1,因此,物联网被称为下一个万亿级的通信业务。有专家据此认为今后10年中,物联网就有可能大规模普及,虽然这样的预言可能还为时过早,然而物联网技术更新的脚步正逐步迈近,基于物联网的档案智能管理已成为档案界应当提前思考的问题。
因此将物联网引入实物档案管理,从而构建基于物联网实物档案智能管理系统,有助于弥补现有实物档案管理方式的不足。
1 基于物联网的实物档案智能管理系统的功能
基于以上分析,综合应用RFID、WSN(无线传感网)等物联网关键技术,以及现有的数据库技术,构建完整的实物档案智能管理系统。
其主要功能如图1所示。
a) 保管环境自动感知、智能调节功能。在库房或实物档案陈列室等保管环境中布置各种感知芯片,并在芯片中存储设定信息,使其能“感知”实物档案生存环境,及时自我调控,及时预警。感知内容包括温湿度、化学气体或液体浓度、异常进入等。保管环境自动感知系统使实物档案的实体保护摆脱人力因素影响,更加科学、智能。
b) 实物或实物档案摘要信息智能存储功能。RFID标签不仅能识别所附着的实物档案,也能存储该实物档案的从形式到内容,甚至延伸至背景等相关信息,这是实现实物档案“通信”、定位跟踪、远程利用的前提。
c) 实物或实物档案定位与跟踪功能。在每个实物档案形成之初便植入RFID标签,并在标签中存储该实物档案的存放地点、理化性状、来源、内容等摘要信息,档案馆(室)工作人员可以对实物档案提前控制,预知实物档案的数量、形质、完整程度等信息,保证接收实物档案的齐全与完整,也有利于征集实物档案工作的开展。实物档案进库后,在库房中布置若干个读写设备,档案馆(室)工作人员可轻易获知该实物档案目前的位置、存放地点,确认实物的移动和保存状况。RFID标签还可实时跟踪该实物档案的入库、出库,记录利用者使用相关情况,提示档案馆(室)工作人员及时干预或催还。定位与跟踪系统不仅是实物档案实体保护的基础,更是实物档案实体秩序维护的保障。
d) 档案“通信”功能。包括同库房实物档案间通信功能与跨库房、跨区域实物或实物档案通信功能。利用者在查询某一个实物档案时,该实物档案可以与同类或者相似实物档案“对话”,向利用者提供足够的关联信息以供甄别、选择,且这种拓展并不局限于同一库房,可以是同一单位相邻的库房,当然也可以是跨机构、跨单位的库房,只要是在权限许可范围之内,这种“档案域”的利用方式是极有可能的。
e) 实物档案信息远程利用功能。基于信息存储功能、定位跟踪功能、档案通信功能,实物档案信息远程利用将不再是研究的难点,它将借助现有互联网的优势,将利用效果最大化。
f) 可扩展的综合功能。基于可持续发展的考虑,预留系统模块,以实现其他所需功能,诸如进出实物档案库房人员的身份认证与定位追踪等。
2 基于物联网的实物档案智能管理系统的工作原理
物联网的关键技术是RFID与WSN。RFID技术利用它通过无线射频方式进行非接触式的全双工数据通信, 以识别实物目标,简单而言,即能够在一定的距离内,通过识读器读取物品电子标签上的数据并进行相应的处理。该技术可工作于各种恶劣环境,可识别高速运动物体并可同时识别多个标签,操作快捷方便。WSN是由部署在监测区域内大量的廉价微型传感器节点组成,通过无线通信方式形成的一个多跳的自组织的网络系统,其目的是协作地感知、采集和处理网络覆盖区域中被感知对象的信息,并发送给观察者。传感器、感知对象和观察者构成了WSN的3个要素。
每一个实物档案上都有一个RFID电子标签,一个库房或展厅有很多个传感器节点,同时,还有专门感应库房的保存条件如温度、湿度、化学气体或液体浓度等节点,这些节点相互组成一个WSN。这些RFID电子标签每隔一定的时间把采集到的数据如温度、湿度、气味等,通过无线通信技术发送到RFID识读器;然后,RFID识读器对数据进行相关处理,接着采用无线通信技术与实物档案管理中心通信,把数据发给实物档案管理中心;最后,包括RFID识读器的相关信息比如时间、标识号等,中心服务器再将数据存储到数据库中。数据库为一个在线数据库,用户可以通过Internet对相关的数据进行查询。如图2所示。
3 WSN的组成
WSN由大量的具有无线通信和计算能力的RFID电子标签和识读器组成,各RFID电子标签通过无线通信以多跳的传输方式将数据传送到相关的RFID识读器,再由RFID识读器向通信服务器发送采集到的信息。WSN网络节点由数据采集、数据处理、数据传输和电源4个模块组成,如图3所示。
4 结束语
物联网及其相关技术将给实物档案管理带来前所未有的机遇,它在人与档案的单向“通话”基础上扩展为人与档案、档案与档案之间的“对话”,甚至让库房、档案“开口说话”,它赋予实物档案高级智能,改变实物档案从收集、整理、保管到利用整个过程。
统一标准是物联网形成的前提,目前许多国家都在积极探讨并制订物联网及其相关技术标准,我国也不例外。对于基于物联网的实物档案管理而言,采用何种协议、标准将是我们关注的重点之一。
物联网的实现是一把双刃剑,它给实物档案管理带来便捷、高效、经济等种种好处的同时,也使实物档案的内容信息有机会暴露在开放的网络之中,带来泄密等诸多危险可能,这也将是我们研究的内容之一。
摘要：现有的实物档案管理方式存在收集不全、保管不善、利用不便等弊病。本文提出基于物联网的实物档案智能管理系统,将电子标签(RFID)附着于每件实物档案,通过电子标签、阅读器、服务器之间的通信以及WSN组网技术,实现保管环境自动感知、智能调节功能,实物或实物档案摘要信息智能存储功能,实物或实物档案定位与跟踪功能,档案“通信”功能,实物档案信息远程利用功能及其他可扩展的综合功能,以弥补现有实物档案管理方式的不足,提高管理效率、节约管理成本、提升利用服务水平。文中介绍了基于物联网的实物档案智能管理系统的功能和原理,以及无线传感网络的组成。
关键词：物联网,档案管理,RFID,WSN
参考文献
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档案与实物的关系 篇6
关键词：财务,资产管理,展示盒,研究与应用
0 引言
实物资产是指有物质形态的资产。它包括存货和固定资产等。而本文所指实物资产是实物资产中有关企业管理使用的固定资产(动产)及低值易耗品具有实物形态的部分。
1 管理档案资料展示盒的研究背景
实物资产是完善企业基础建设的重要组成部分,是企业进行生产经营活动的重要经济资源,是企业健康持续发展的基石。管理好实物资产能够提高企业资产的使用效率,节约企业的成本;能够改善企业的经营成果,提高资产贡献率;能够确保国有资产的保值增值,提高企业的管理水平。
2014年,我们潍坊烟草系统提出实物资产管理规范提升年活动以来,为实时了解实物资产动态状况,确保资料完整,方便实物资产历史资料的查阅,进一步强化资产管理责任意识。我们设计制作实物资产管理档案资料展示盒,明确标示着当前资产管理单位(或部门)负责人、资产使用人、资产管理责任人,并建立了同步电子档案,定置在室内,档案盒存取方便安全快捷,保障资产管理、手续资料的实时动态性。管理档案盒内不仅存放当前实物资产明细表,而且还能存放近几年来该处实物资产增减、转移、报废、交接手续等资料详细的记录,清晰记录着某项资产的来龙去脉。
2 管理档案资料展示盒的研究过程
2.1 研究内容
管理档案资料展示盒包括亚克力材料的基板,基板上固定连接有两个平行设置的挡板,两个挡板的下端部之间固定连接有托板,两个挡板之间通过转轴转动连接有压板,转轴设置在靠近托板的位置,所述压板上远离转轴的一端的板面上固定连接有磁铁,所述基板上设有与磁铁配合的磁铁或铁块。采用上述技术方案的展示盒,结构简单,档案资料存取方便、快捷,保障资产管理、手续资料的实时动态性;展平构件可将档案资料展平,防止档案材料起褶皱。
2.2 技术改进
2.2.1 技术改进一
所述挡板的横截面为L型。
2.2.2 技术改进二
所述转轴的两端分别套装有可带动压板自动回位的扭转弹簧,扭转弹簧的一端与转轴固定连接,另一端与挡板固定连接。
2.2.3 技术改进三
所述基板与压板之间设有可防止档案材料褶皱的展平构件。
2.2.4 技术改进四
所述展平构件包括设置在在两个挡板之间的连接轴,连接轴上套装有若干个采用橡胶材质的压辊,所述连接轴的靠近其两端部的位置分别转动连接有连杆,连杆一端与连接轴转动连接,另一端与压板转动连接。
2.2.5 技术改进五
所述压板上靠近转轴的板面上固定连接有至少一个采用橡胶材料制成的压块。
2.3 附图说明
图中:1-基板;2-挡板;3-滑槽;4-压板;5-连接轴;6-连杆;7-转轴;8-压块;9-扭转弹簧;10-压辊;11-托板;12-磁铁;13-展平构件;M-档案资料。
2.4 具体实施方式
如图1、图2、图3所示,展示盒包括矩形的基板1,基板1上固定连接有两个平行设置的挡板2,两个挡板2的下端部之间固定连接有托板11,两个挡板2之间通过转轴7转动连接有压板4,转轴7设置在靠近托板11的位置,所述压板4上远离转轴7的一端的板面上固定连接有磁铁12,所述基板1上设有与磁铁12配合的磁铁或铁块。使用时将档案资料M放置在两个挡板2之间,档案资料M的下部由托板11支撑,压板4闭合后磁铁12与基板1上的磁铁或铁块吸合,使档案资料M压紧在压板4与基板1之间。
附图1为展示盒的结构示意图。
附图2为展示盒展开时的结构示意图。
附图3为附图2中A向视图。
所述挡板2的横截面为L型。
所述转轴7的两端分别套装有可带动压板4自动回位的扭转弹簧9,扭转弹簧9的一端与转轴7固定连接,另一端与挡板2固定连接。
所述基板1与压板4之间设有可防止档案材料褶皱的展平构件13。
所述展平构件13包括设置在在两个挡板2之间的连接轴5,连接轴5上套装有若干个采用橡胶材质的压辊10,所述连接轴5的靠近其两端部的位置分别转动连接有连杆6,连杆6的其中一端与连接轴5转动连接,连杆6的另一端与压板4转动连接。
所述两个挡板2上分别开设有长条形滑槽3,连接轴5设置在滑槽3内并可沿滑槽3滑动。
所述压板4上靠近转轴7的板面上固定连接有至少一个采用橡胶材料制成的压块8。
使用时,打开压板4将档案资料M放置在两个挡板2之间,合上压板4,在合上压板4的过程中,压块8首先将档案资料M的下端压紧在基板1上,连杆6带动连接轴5在滑槽3内滑动,压辊10在档案资料M上滚过,将档案资料M展平,防止档案资料M起皱。
3 管理档案资料展示盒的应用成效
通过研究与应用管理档案资料展示盒,提升了实物资产精益化管理水平,达到动态、实时、规范的管理效果。
3.1 动态管理,责任到人
展示盒内存放当前实物资产明细表及近期该处实物资产增减、转移、报废、交接手续等资料的动态记录,清晰记录着资产管理的历史资料,明确每项实物资产管理单位(部门)负责人、资产使用人、资产管理责任人。
3.2 数据联动,实时记录
根据实物资产信息变化内容,在展示盒内随时累加记录资产信息变化资料,并调整同步电子档案信息,实现数据联动,确保资产管理的时效性,实现资产管理“人、地、时、物”实时同步。
3.3 查存方便,提高效率
有效利用强力磁点的相互作用力设计展示盒,实现资料存取、查阅开关闭合方便,操作简易快捷,同时展示盒资料、实物资产、电子档案、三级账簿的动态同步,使资产数据核查、对比、分析清晰简单,极大地提高了工作效率。
3.4 科学定置,精益规范
按照资产流程要求、使用方法定置在科学的合理位置上,使人、物、现场三者处于最佳结合状态,达到资产管理布局合理、摆放有序,实现了资产规范化使用,提高资产管理的责任意识。
参考文献
[1]井艳霞.对县级烟草公司实物资产管理体系的监督与管控[J].管理观察,2015(21).
谈高校实物档案的管理 篇7
一、实物档案的特点
实物档案是一种专门档案, 是档案体系中的一个门类。实物档案是由实物材料和文字说明两部分组成的, 是按一定的方式经过系统整理、分类、编号、集中保管起来的各类实物材料的总和。实物档案具有真实性、凭证性、历史性、形象性的特征, 它能以直观的姿态展现在人们的面前, 具有一定的感染力和说服力。其特点表现在以下几个方面。
1.原始记录性。实物档案的原始记录性从其形态和内容特征上都能表现出来。实物记录了学校发展的历史足迹, 记载着上级部门或评检机构对学校各项活动的评价, 也反映了不同时期学校教育教学工作的重点和发展情况。
2.载体多样性。载体的多样性充分表现在各种实物在用料和造型上的千姿百态, 同时也反映了学校获奖的质量及其档次。这些实物档案都是代表着时代风格的艺术品, 不仅具有档案的原始性, 也具有信息、知识和价值的属性, 更充分显现了实物的艺术性、形象性和珍贵性, 反映了不同时期的创意和科技发展水平。
3.形意联想性。实物档案给人们以充分的回忆和联想, 使广大师生员工能回忆过去的辉煌, 展望未来的美好, 形和意结合, 互相依存、互相补充、互相印证。
4.生动直观性。实物档案因其载体为实物, 区别于纸质、音像等其他主要档案而得名。因此, 实物档案具有与其他档案相同的作用与特点, 且比文字档案更加生动、形象、鲜明, 更真实, 能让人们一目了然, 会给人们留下深刻的印象。
二、实物档案的管理
实物档案管理工作中的主要内容就是按照一定的原则和方法, 对实物档案进行科学分类、排列编号、文字说明, 为今后充分利用实物档案打好基础。我们在实物档案的整理工作中有以下几个步骤。
1.实物档案的收集。我们都是采取定期收集与随时收集相结合的办法。学校各部门在教育教学的实践中形成的这些丰富的、能够反映学校历史发展及工作成绩的实物档案材料, 其中大部分收集保存在学校档案馆, 还有相当一部分分布在学校的荣誉陈列室及学校各个部门的相关场所。各有关部门在工作中形成的实物材料, 档案部门规定他们与文书档案同步归档, 这也给各部门一定的宣传、展示时间, 以便扩大实物档案的影响。
2.实物档案的分类。通常学校收集到的实物主要包括:牌匾、锦旗、奖杯、奖状、证书和印章以及其他具有政治意义、历史意义、纪念意义的材料。其分类方式一般是与本单位档案馆管理的其他档案的分类相一致。所不同的是需要根据不同的实物档案采取不同的方法, 作好分类编号标记。因此, 采用年度-形式进行分类, 依具体单位实物档案的实际情况, 可分为锦旗类、奖杯类、牌匾类、奖状类、证书类及其他等六个方面。实物档案按照一件实物作为一个保管单位, 这种分类操作简单, 易于掌握, 便于在档案管理中查找。
3.实物档案的编号。根据我们学校实物档案的收集数量, 采用一个类别编一个大流水号, 按实物档案形成的时间先后次序进行登记编号。
4.实物档案的文字说明。文字说明是实物档案必不可少的重要内容。虽然实物档案感染力强, 但其价值和内容实质都需要一定的文字来表达和进行补充说明。文字说明对实物档案的研究和利用是十分重要的。通常情况下, 都是以标签的形式来表现文字说明的, 在标签上写明编号、实物名称、特征、来源、时间及表明实质内容的文字材料。标签都粘贴在实物上。特别注意的是文字说明材料还需注明与实物档案本身有联系的其他档案的档案号, 为文档对照及档案内容相互印证提供方便。
三、实物档案的保管和利用
正因为实物档案具有历史价值、现实价值及文化价值, 因此收藏和展出这些实物将有助于人们对本单位历史的了解, 同时也可利用这些实物作为宣传教育的生动教材。对档案工作人员来说, 在收集保管好文书档案的同时, 更应该珍惜这些实物档案。
1.配套的规章制度。制订配套的规章制度, 明确规定实物档案的归档范围、归档要求和管理办法, 使实物档案的管理工作有章可循、按章办事, 把实物档案工作纳入正规的档案管理工作范围。
2.适宜的保管条件。实物档案的收藏和保管雷同于声像档案, 在保管条件上有一定的要求。一般实物档案所用的材料多样, 形状各异, 不便于整齐统一的排列和收藏, 因此应根据需要分别管理。对于不受光作用影响保管寿命的实物档案, 一般采用加锁的框式、架式玻璃柜保管比较好, 并放置在档案库房的主视位置, 以展示其形象、生动的特点, 引起人们的注意, 提高利用效果。对于保密性强, 十分珍贵或可以折叠的实物档案, 可以装盒、装柜以便于维护其安全和完好。在保存方式上, 要注意档案材料的防潮、防尘、防光、防损坏的要求。对于价值较高的实物档案, 我们还进行拍照, 归入照片档案, 以利于宣传和利用。
3.实物档案的利用。我校利用实物档案编写校史、举办校史展等, 以真实、生动的档案史料激励学生、陶冶学生情操。校史展览馆是学校实物档案的永久展示基地, 凡新生入学、新教师入校都必须参观校史馆, 了解学校的发展史, 了解校风、校貌及学校取得的成就, 从而增强了师生爱校荣校之心;凡重大活动或来宾访问也都会参观校史展览馆, 从而提高了学校的知名度。通过校史展览馆的宣传与教育作用, 将学校的教学水平、科技成果、人文思想、校园文化等, 展示给社会和广大师生, 使之成为面向社会、传播科学文化知识、传播文明校园和爱国主义教育的基地。事实证明, 做好实物档案的利用工作对提高学校的知名度, 对促进学校的发展具有十分重要的意义。
摘要：实物档案是以实物的自然方式构成的最真实、最原始的历史记录。做好实物档案的管理工作对提高学校的知名度, 促进学校的发展具有十分重要的意义。
关键词：高校,实物档案,管理
参考文献
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高校合并后实物档案的管理 篇8
一、实物档案的概念及特点
实物档案从狭义上说是指除纸质载体档案、电子载体档案以外, 以实物形式保存的档案。在高等学校办学过程中, 常常产生或接收到一些物品, 如上级颁发的各种铜牌, 在各类比赛中获得的锦旗、奖杯、证书等, 各级机构停用的印章, 对外交往中受赠的礼品, 教学、科研中产生的作品 (如雕塑、绘画、小型样机、样品) 等, [1]都属于实物档案的范畴。这些实物是过去或现在各种社会职能机构、组织、团体和个人在特定活动中形成的有保存、备查价值的原始记录, 它形象生动地反映了高校的办学历史和一定时期的教学科研水平, 是不可多得的实物史料, 应该得到科学的管理和有效的利用。
人们对实物档案的认识有个过程, 原国家教委的《高等学校档案工作规范》中没有将实物档案纳入管理的范围, 《档案管理学基础》则把这类实物归入文物的范畴, [2]而《新编档案管理学》认为, 印章、锦旗、锦标、证物、标本、样品等实物材料虽然不是档案, 但档案部门可以接收和保管与档案有关的实物作为档案的补充。[3]目前, 一些档案部门已经把某些实物纳入档案管理的范围, 全国高校教学学会档案工作分会也将实物作为档案的一类列入全国高校档案馆 (室) 的工作范围。这说明, 实物作为档案已经得到相当一部分档案工作者的认可, 并已付诸他们的档案管理实践。归纳起来实物档案大致有以下特点: (1) 品种多。和纸质档案、电子档案相比, 实物档案的实物是由不同材质、不同形状、不同颜色且大小不同的物体构成。 (2) 载体丰富多样, 信息记录形式不一。 (3) 生动、直观。由于实物具有形状、颜色、质感等性状, 给人以空间视觉的感觉, 能表达出文字中难以充分表现的细微之处, 容易被人感受和理解, 从而激起人们的丰富的情感和广泛的联想。
二、实物档案的收集和整理
我校是在两所专科学校基础上合并而成的本科院校, 且合并时间不长, 实物档案所要收集的实物比较分散, 有的集中存放在综合档案室的库房里, 有的分散在原来的各职能部门, 有的还在获得者个人手中, 尤其是那些“奖品类”实物, 各部门认为是自己工作成果的标志, 不愿交给学校档案室, 从而得不到更好的保管和利用, 这给实物档案的收集整理和管理工作带来很大不便。致使现有实物档案无法全面如实地反映学校的历史面貌。为此, 我们主要做了以下工作:
1.明确了实物档案的收集范围。实物档案的收集范围不能过大、过滥, 要注意数量与质量的统一。实物档案应是那些在高校办学过程中重大的、有历史影响的、有深远意义的、有典型代表性或特殊个性特征等有价值的实物。根据广西财经学院2007年7月2日下发的文件精神, 我们将实物档案的归档范围归纳为五大类: (1) 奖品实物档案。 (2) 印信实物档案。 (3) 名人字画实物档案。 (4) 学校发展中有纪念意义的物品, 如学校成立以来使用过的校牌、匾等物品。 (5) 本校与国内外校际交往中收受的重要礼品等。[4]我们在收集实物档案的过程中, 根据学院的要求及标准, 对实物档案的保存价值、珍贵程度、保管期限进行了一一鉴定, 严格把关。同时, 在实物档案的收集方面, 体现了本校的特色, 突出个性、注重典型, 使我们收集起来的实物能够反映出本校办学过程中各方面的成就。
2.加强对《档案法》的宣传和实物档案的收集力度。通过对实物档案的整理, 使我们感到要管理好实物档案, 首先必须加强对《档案法》的宣传, 使大家充分认识到实物档案与文字、声像档案同等重要, 它是高校历史记录中不可缺少的一部分, 让学校各系 (部门) 自上而下树立起收集实物档案的意识, 齐心协力支持档案建设工作, 保证档案的完整性。其次要充分利用《档案法》来规范实物档案归档标准, 制订合理的规章制度, 从实物档案归档制度总则, 到各类实物档案具体的归档内容、归档范围、移交方法等都应该详细列出, 而且要落实到各系 (部门) 具体责任人, 严格按规章制度执行, 确保实物档案收集完整、及时归档。
3.将收集上来的实物档案整理汇编。由于实物档案载体多样、形状各异, 原有的实物档案又分属于合并前各个学校, 这给实物档案的整理汇编带来一定的困难。我们从方便管理且便于查询的角度出发, 首先将实物档案室划分为三部分:即合并前的两所专科学校和合并后的学院。其次根据它的用途制定了实物档案的分类体系:一级类目SW, “SW”即“shi wu” (实物) 的简称;二级类目采用双位制, 根据实物档案的载体形态进行划分, 大体可以分为:印章类 (SW11) 、荣誉类 (SW12) 、礼品类 (SW13) 和作品类 (SW14) 。参照《普通高等学校档案实体分类法》的模式, 实物档案的档号可以用“年度号+分类号+件号”来表示:如2004-SW11-001, 代表2004年度印章类实物档案第1卷 (件) 。如有必要, 还可扩展出三级类目, 也采用双位制。实物档案分类编号后, 至少要分别为每类实物档案编制一套案卷目录, 其内容设置要全面、客观, 也可参照文书案卷目录适当加减有关内容。定期鉴定, 去粗取精, 优化馆 (室) 藏, 提高实物档案的保存价值。
三、实物档案的保管、陈列与开发利用
1.实物档案的保管。由于实物档案本身的特殊性, 所以要求必须妥善保管。首先, 要求有设施齐全、温度适宜的库房条件和容纳大小、形态各异的实物档案装具。实物档案因其载体、形态、体积等不同的特点, 存放占地面积较大, 这就需要有适合的存放地点, 并具备长久保存的条件。其次, 对于珍贵、易损档案应拍摄照片, 以防不测。对于特别珍贵的实物, 如金质奖杯、名人字画等, 应复制或拍照, 而将原件妥善保管, 以防破损或失窃。最后, 由于实物档案形态各异、规格不一、长短不齐, 故在实际保存中不可能完全按件号顺序上柜排列, 可采取按其存在的形式分别保管。此外, 因为实物档案中的许多实物都具有较强的代表性、可参考性, 所以它的保存以考虑采取相对开放式的保管方式。如:将其按类别、按性质等分别整齐地陈列于荣誉柜中, 使各阶段、各项工作中取得的成绩和荣誉得到展示, 充分发挥其实物档案的激励作用。
2.实物档案陈列。由于实物档案的特殊性和应用价值, 因此, 采取陈列室的办法是保管实物档案的最佳形式。实物档案反映了学校的历史和荣誉, 是学校扩大知名度和影响力的有效手段。但它却是由不同材质、不同大小、形态各异的实物组成, 因此, 建立实物档案陈列室很有必要。陈列柜架要求直观易见, 便于取放, 又要能防尘、防潮、防光、防火、防鼠、防虫。这种直观的存贮保管柜架, 既便于对外参观展览, 又便于查找利用。
3.实物档案的开发和利用。收集、保管实物档案的目的在于利用。作为档案工作者要充分利用各种方法途径, 积极主动地提供利用服务, 改变被动式服务和“重藏轻用”的观念, 充分发挥实物档案的潜在价值。在高校, 实物档案的利用频率比较高。如举办展览、申报重点学科、校庆、教学评估等都需要大量实物档案。由于实物档案直观性强, 具有无可辩驳的凭证作用, 因此, 高校档案工作人员要充分发挥实物档案的这种特色和优势, 多形式、多层次、多方位、多渠道地开展利用和服务工作。
参考文献
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档案与实物的关系 篇9
根据档案载体类型, 档案可以划分为纸质档案和非纸质档案。非纸质档案又分为两种, 一种是传统载体档案, 如甲骨、金石、竹简、缣帛等为书写载体的档案, 另一种是新型载体档案, 如以照片、录音、录像、软盘、光盘等感光、磁性材料为书写载体的档案。在日常工作中, 人们把新型载体档案归为声像档案 (如分为照片档案、录音录像档案等) , 把传统载体档案归为实物档案。同时, 人们所说的实物档案还包含了一些奖状、证书、证件类型纸质档案和书、画作品类型纸质档案。对于奖状证书类型的纸质档案, 不一定归属于实物档案, 可归文书档案, 也可归科技档案等等, 但是为了发挥其原始凭证作用, 不损害档案的原始真实面貌, 最好采取不装订归档。而实物档案基本属于不装订的按件归档, 因此, 奖状证书类型的纸质档案归入实物档案比较好归档管理。综上所述, 本文所说的实物档案包含了甲骨、金石、竹简、缣帛等为书写载体的档案和上述部分纸质载体档案。
二、实物档案当前的现状及原因分析
当前, 社会各单位的实物档案种类多, 数量少, 多分散于部门中保管, 普遍未能得到统一归档管理。本文认为实物档案出现这种状况的原因主要有以下几点:
1. 认识不清, 归档意识簿弱。
由于实物档案与其他文书档案、科技档案和专门档案相比较, 载体种类多, 数量少, 部门以外的人利用也不多。长期以来, 人们只知道文书、科技、会计、人事、基建等与本单位事务有关的、数量较多的档案要归档, 普遍没有把上文所说的实物档案当作某种档案看待。人们对实物档案的价值作用和包含的具体内容了解不够清楚, 归档意识淡薄, 实物档案常常被忽视归档。
2. 错误的部门属性意识。
实物档案经常来源于某个部门或某个活动, 经常被某个部门当作部门所属物看待, 被部门当作一种荣誉、重要物件或纪念品, 部门人员普遍不知道也不愿意将这些实物移交归档。比如部门代表单位到某个地方领回的奖状、奖牌, 在某个重大活动中部门有关人员接受外单位或人员赠予的实物, 单位其他部门并不一定了解该实物的获得情况, 部门经常会把这些实物当作部门所属物, 有的当作观赏品, 有的当作荣誉对外展示, 有的当作个人物品。如果这些实物一直分散到各部门中, 随着各种实物逐年增多, 经过几代人员变迁, 这些实物就可能被遗弃或收藏到某个角落, 不被当代人知道, 也可能被部门人员认为已经没有用了被清理掉。
3. 种类多, 形式各异, 归档和管理难度大。
由于实物档案的制成载体各异, 形状、大小不一, 使其归档和管理均存在相当大的难度。目前也没有针对实物档案出台具体的规范性归档指导文件。不同载体的实物档案, 其归档、存放方法和保管条件也不同。例如, 缣帛制品档案轻、不怕摔, 可折叠, 占用空间小, 因此可装进档案盒 (或纸盒) 存放于高处, 保管存放时不能使用高温消毒法;纸质制品档案有的可装盒集中存放保管, 有的要卷起成长筒状, 需要有较长距离的空间存放;金石制品档案重、有的还怕摔, 应做好防摔措施, 并尽可能存放底层。
三、实物档案的价值作用
随着社会发展的日新月异, 每个时代都有每个时代的发展特点, 每个时代都有其代表性的实物被生产或创造出来, 以后又被社会所淘汰, 最能够把每个时代的发展特点最显而易见地展现出来的就是实物档案。实物档案是一个时代的物质发展成果和精神活动状态, 是人类文化记忆的传承, 实物档案对当世和后世都具有较大的利用价值。
实物档案的价值作用主要体现在其自身的凭证或证据作用。例如, 甲骨、化石载体档案, 它为人们研究古代社会发展状况或某一社会事件提供了有力的说服依据。人们还经常把奖状、证书对外展示, 证明自身在某方面的工作做得好, 取得了某种资格。奖状、证书越多就越有成就感, 越能让人信服, 逐渐成为单位的一种信誉名片。
四、完善实物档案归档管理的措施建议
为了改善实物档案长期得不到归档的现状, 提高人们对实物档案的利用和归档意识, 本文认为应加强以下几方面措施:
1. 加强宣传, 多办展览, 提高实物档案的利用和归档意识。
各级档案管理部门应加强实物档案的利用和价值作用宣传, 使人们对实物档案的价值作用有深层次的认识, 使人们认识到什么实物应移交归档, 什么实物档案能发挥什么价值作用, 什么实物档案对社会外界有利用价值, 什么实物档案对本单位有利用价值。例如, 通过实物档案的具体社会利用事例宣传, 或通过某个专题的古董、文物级实物档案展出活动, 使人们切实了解实物档案的价值和功能作用, 明白以前年代的实物是如何成为古董、文物的:一代又一代的人们把珍贵的实物保存 (或归档) 下来, 经过几百、几千年后就成为了古董、文物。被各级档案馆或机关单位收纳保存的古董、文物就成了国家古董、文物级实物档案。
2. 转变观念, 把实物档案列入检查监管范围。
各级档案管理部门应转变思想观念, 充分认识实物档案的价值作用, 不要把数量较少、平时利用不多的实物档案边缘化。应加强对实物档案的监管, 把实物档案也列入档案质量整理的检查范围中, 提高人们对实物档案的关注和重视。只有上级档案管理部门重视实物档案的归档管理, 社会各单位才会关注和重视实物档案, 提高实物档案的归档意识, 并付诸工作实践。
3. 归存分离, 允许某些实物档案先登记归档后移交。
由于许多实物档案具有荣誉性和观赏性, 部门人员希望把它们存放于办公室中, 写工作总结时方便, 迎接上级工作检查时也方便利用, 因此不愿移交档案室。对此情况, 本文认为实物档案也不一定要及时移交档案室归档。本文认为, 实物档案应根据实际情况, 灵活工作做法:采取先登记归档几年后再移交的做法。即, 档案人员到部门中登记该部门获得的所有奖状、证书、奖牌、奖杯、奖旗、字画、纪念品及其它实物, 保留近几年的实物档案 (个别实物档案也可十几年) 于部门中, 其它的就可移交档案室了。档案人员对已登记的实物档案编号、归档, 制作实物档案目录, 并注意填写实物档案所在的保管位置或保管人, 对移交到档案室的实物档案应逐件粘贴归档号, 未移交来的先不粘贴。这样的归档做法可以使档案室掌握单位所有的实物档案情况, 既丰富了实物档案资源, 也为实物档案的开发利用创造了可能条件。
4. 档案人员勤宣传, 常检查。
各单位档案人员应向部门人员多宣传实物档案价值作用和收集内容范围, 强化部门人员对实物档案的移交归档意识。同时, 由于许多实物档案 (如奖牌体积比较大, 具有荣誉性质, 赠送实物具有观赏性) 经常摆放于办公室显著位置 (办公桌上、玻璃柜中或橱柜顶上) , 档案人员应经常到部门办公室检查是否有新增实物档案未登记归档。
5. 提高收藏意识, 扩展实物档案收集范围。
机关档案人员应增强实物档案价值利用认识, 提高收藏意识, 除在本单位注意收集实物档案外, 到社会上看到具有一定收藏意义的实物也应注意收集。比如一些已被社会淘汰但曾经在某一时期非常盛行使用的产品或用具, 这些产品或用具曾在某一时期是如此盛行, 已成为某一时期的时代特征。它既是那个时期的人们的美好回忆, 也可以增强后世人们的文化厚重感, 提高人们的爱国热忱。特别是企业或民间自创的产品, 一旦被社会淘汰后, 绝大部分是得不到留存的, 只有极少量会被社会某些收藏人士看中收藏。作为国家机关的档案人员不是更有责任去收集这些实物吗?国家机关有条件收藏这些实物, 也应负起这方面的社会收藏责任。
6. 推进数字化建设, 促进实物档案服务利用。