高校档案鉴定工作

高校档案鉴定工作（精选11篇）

高校档案鉴定工作 篇1

摘要：目前, 我国部分高校档案数量巨大且质量不高, 对档案鉴定工作的开展已经是高校迫在眉睫的实质性的工作。高校档案管理人员不但要做好档案的收集工作, 而且还要具备档案鉴定的能力, 要对高校的馆 (室) 藏档案进行定期的鉴定, 切实保证高校档案的质量。

关键词：高校,档案,鉴定

目前, 大多数高校没有正常开展档案鉴定工作, 只是把日常工作中形成的文件材料不加任何甄别就统统归档, 形成了“有文必档”的现象。由于一些无保存价值的文件被收集归档, 使得馆 (室) 藏档案数量越来越庞大, 档案管理的工作量成倍增加, 档案管理员的负担日益加重, 严重浪费了档案管理资源, 阻碍了高校档案工作的正常发展。加强高校的档案鉴定, 去其糟粕, 取其精华已经是高校档案管理部门迫在眉睫的工作。

一、高校档案鉴定工作没有正常开展的原因

(一) 对档案鉴定工作缺乏认识。不少档案管理员认为, 只要档案室资料齐全, 学校检查档案收集工作的时候有据可查, 鉴不鉴定都无关紧要。很多学校在进行档案评估时, 对档案是否经过鉴定不作要求, 只要需要检查的材料都有就行。许多高校的档案管理人员配备不足, 也没有正规的经过培训的鉴定人员进行档案鉴定工作, 使得档案鉴定工作迟迟不能开展。

(二) 归档的档案质量低, 数量庞大。部分高校档案管理员没有受过正规的档案学教育, 业务生疏, 档案鉴定知识缺乏, 对收藏的档案藏而不鉴、只进不出, 使归档的档案质量偏低。档案鉴定的程序复杂, 要剔除没有价值的档案, 重新编排文件目录, 重新填写案卷目录和专题目录, 工作量很大。若进行一次全面的档案鉴定, 需要耗费很多的人力、物力和财力。

(三) 档案价值鉴定难度大, 无固定的标准。鉴定是档案管理中最具决定性意愿 (决定档案存毁) 且难度最大的工作, 要

求档案鉴定人员具有档案鉴定方面的知识和能力, 还牵涉到鉴定人员应负的责任。学校、社会及学生对档案材料的利用需求成了高校档案鉴定的重要依据, 而这种依据随着时间的推移会发生变化, 它具有短期性和局限性, 导致认定的档案价值等级变得不稳定, 所以判定者在做鉴定时存在较大的难度, 承担较大的风险。这个原因是困扰高校档案鉴定的一个至关重要的因素。

(四) 高校盲目追求馆藏数量。不少高校受到本科评估标准的影响, 盲目认为馆室) 藏档案越大越好, 单纯追求档案的数量而忽视了档案的质量。

二、高校开展档案鉴定工作的好处

(一) 有利于提高档案的质量。原来的档案由于保存期限、保存价值划分不清, 经常会出现档案重复和有些档案无人问津的现象, 既增加了查找的难度, 也使得馆 (室) 藏档案得不到有效利用。经过鉴定后的档案, 由于经过了档案价值的判定, 去除了失去保存价值的部分, 大大提高了档案的质量, 同时优化了室藏结构, 提高了档案箱柜的使用效率。

(二) 有利于提升档案管理工作的整体水平。通过对档案的鉴定, 可以发现档案收集、整理、编目等工作环节中的不足, 从而采取有效的措施, 大大提高档案管理工作的整体水平。

(三) 有利于决定档案保存的方法。价值大的档案比价值相对小的档案利用的机会要大得多, 这些重要档案的破损率也相对较高。通过档案鉴定, 把档案按照其利用价值的大小区分开来, 然后将价值大的、利用率高的档案材料进行复制, 把复制的材料作为平时利用的档案, 既不影响利用效果, 又有效保护了重要档案的安全与完整。

三、高校开展档案鉴定的措施

(一) 加强组织领导, 把档案鉴定工作纳入工作计划。首先, 档案馆 (室) 要成立档案鉴定领导小组, 其成员应是部门领导和档案管理员代表, 定期对馆室档案进行统计, 并制定切实可行的制度和鉴定计划, 对已到期或未到期但已无利用价值的档案进行分析, 各自提出鉴定意见, 保证档案鉴定的准确性和实用性。其次, 把档案鉴定工作纳入本部门的工作计划, 归档材料要从“入口”抓起, 选择本部门形成的材料作为归档重点, 尽量不重复归档, 保证所藏档案的质量。

(二) 制定档案鉴定标准。对馆室档案保管期限的鉴定, 应依据国家有关保管期限的规定, 并且以档案存在的价值为鉴定依据。在档案的鉴定工作中, 要注重考虑档案的价值, 要在特定的历史背景和社会背景下考量档案的价值, 要考虑鉴定的档案对学校和社会各个领域的研究和参考价值, 要明确鉴定工作的依据、程序和步骤, 从而使鉴定工作能有条不紊地开展。

(三) 提高档案管理人员的综合素质。要做好高校档案的鉴定工作, 档案管理人员素质的高低十分重要。首先, 档案管理人员要有较强的责任心和事业心, 要有为学校、为社会全心全意服务的精神。在学习档案学知识和档案管理基本技能的同时, 也要加强学习档案鉴定的知识和方法, 在日常的档案收集工作中对归档的档案进行初步鉴定, 把具有收藏价值的材料和只有适时利用价值而无收藏价值的材料区分开来, 从“入口”对档案的质量把好关。其次, 领导要对提高档案管理人员的档案鉴定水平予以重视。高校领导要对档案管理人员进行多层次、多形式的培训, 提高档案员的政治、业务和文化等综合素质。还可以有针对性地请档案鉴定专家到学校来对档案管理人员进行专业的档案鉴定培训, 对本校的档案管理员进行手把手的指导, 提高他们的档案鉴定能力, 重点培养一批档案鉴定技术骨干。

高校档案鉴定工作 篇2

科学发展观的本质和核心是以人为本，只有坚持以人为本，努力培养和造就一批高素质的档案工作人员，才能有效推动档案事业的科学发展。

[关键词] 档案; 鉴定; 管理; 对策

1 当前档案鉴定工作中存在的问题

档案鉴定，是档案工作的一项重要内容，长期以来人们对档案的价值鉴定存在一定误区，具体表现在如下几方面：

(1) 缺乏对档案材料的完整性鉴定。

归档材料不完整，是长期存在的普遍问题，主要表现在：① 归档材料门类不全除文书档案外，大多数的业务档案没有进行收集归档，分散在部门人员手中，如声像、电子文件材料等，这就使档案不能全面反映本单位的职能活动和基本情况，不便于今后各项工作的利用。

② 归档部门不全。

一个单位内各部门的职能不同，产生的文件材料数量也不尽相同，平时不注重文件的收集，业务材料分散在部门人员手中，还有些单位只注重红头文件、上级文件的归档，忽略对账外文件、各类统计年报、业务报表等进行归档。

③ 归档的文件材料不完整。

编号文件本身连接不上，缺少附件、底稿等，尤其是科技档案在这方面特别突出，如有的缺少合同书、协议书、开竣工报告等。

这就使档案的凭证作用大打折扣。

(2) 档案的规则不细。

颁布的文书档案保管期限表，条目条款 13 条，与我国文书档案文件类型、内容、数量繁多极不相称，量少的条目与众多的档案内容必然发生矛盾，给实际操作带来困难。

条目过少，必然造成条目内容过于抽象、概括性过大的问题，而概括性大、过于抽象的词汇增多，如“重要”、“一般”的词汇过多，在鉴定过程中，立卷人往往根据自己的理解，按照《归档文件整理规则》对文件进行鉴定，但因每个人的理解不同，对一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后利用工作带来不便。

(3) 缺乏对档案鉴定的意义与地位的认识。

在一些基层单位，档案人员只注重收集工作，缺乏对档案鉴定的意义与地位的认识，没有把鉴定工作当成档案的核心工作加以对待。

在档案鉴定工作中不能去其糟粕，取其精华，剔除无价值的档案，把有价值的档案保管好，而是“有文必归“现象比较普遍。

利用时，不能按照利用者的需求及时查找出来，不能把档案的作用发挥出来 。

(4) 缺少专门的档案人才。

档案鉴定是一项科学性很强、难度性较大的工作，是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项业务活动。

实施开放档案鉴定工作细节研究 篇3

一、规章制度建设

开放档案工作依据的现行法规主要有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》(以下简称《暂行规定》)等法规。

开放档案鉴定工作规章制度是档案馆进行开放档案鉴定工作的准则和行为规范，是对档案开放法规的细化和在实际工作中贯彻落实的准则。为杜绝工作的随意性，规范和细化档案馆的开放档案行为，依据有关法规，档案馆应制订程序类、职责类、标准类等制度规定。

1、《档案馆开放档案实施细则》。以工作程序为主、兼有工作职责上的要求。其具体内容有：规定实施开放档案鉴定初审工作的责任科室和具体职责；开放档案鉴定复审工作的组成人员及其职责：开放档案鉴定终审的会议形式和职责；开放档案履行批准、备案程序的有关要求；开放档案整理、编目、标识的内容；开放档案对外公布的要求等等(开放档案利用工作的有关要求，在利用规章制度中作出规定)。

2、《开放档案工作程序》。工作程序类规定。它对开放档案工作从工作目的、范围、职责、程序内容、依据的相关文件和形成的记录表格等方面对开放鉴定工作的各个程序进行细化说明，对开放档案鉴定工作的步骤进行规范。

3、《开放档案鉴定初审人员工作职责》和《开放档案鉴定复审小组工作职责》。工作职责类规定。它对实施开放档案鉴定工作的初审人员、复审人员和复审小组的职责、工作要求、工作标准做出具体规定。

4、《开放档案鉴定控制使用档案的标准》。标准类规定。依据《暂行规定》第七条中规定的控制使用档案的二十条内容，根据馆藏档案的情况，制订适合本馆馆藏档案内容的、作为控制使用档案的细化标准，便于开放档案鉴定人员的依照，实施鉴定工作的操作。此标准应根据档案内容的变化、遇到的新情况及时修订，以便开放鉴定人员参照。

二、决策形式和人员组织

为慎重决策，确保质量，在进行开放档案鉴定工作过程中，应组织开放鉴定人员和科室初审、复审小组对开放鉴定的档案逐件讨论复审，对难以把握的档案内容，提交局务会终审、做出最后的决策的形式。避免了因个人不同判断而造成不同的开放鉴定结果。

从事开放档案鉴定工作人员的能力和水平决定着开放档案的质量。从朝阳区档案馆几年来的实践来看，可以由一至两名具有馆员及其以上职称、熟知档案法规、具有较丰富机关、社会等知识的人员作为开放档案鉴定初审人员，将开放鉴定工作作为年度常规工作列入工作计划予以安排。成立由具有副研究馆员职称、熟知档案法规、具有丰富知识的人员。以及主管科长、副局馆长五人以上组成开放档案鉴定复审小组，发挥集体智慧、在初审后、终审前，对拟开放档案逐件进行详细复审，可以确保开放档案的质量。

三、实施的具体步骤、程序

1、制订工作计划。包括确定开放鉴定档案(形成满30年、或拟提前开放的)的全宗、所属年度、数量，开放鉴定工作完成的时间、人员分工等内容。

2、建立初审数据库。内容包括开放档案的序号、档号、全宗名称、案卷题名和卷内文件题名、形成时间、件数、保管期限、开放与否、不开放的原因和依据、涉密档案的密级。由初审人员边初审，边录入。

3、初审。在科长的组织下，初审人员通过阅读档案原文，逐卷逐件对拟开放档案进行初审。进行此步骤需要注意的是，由于八十年代以前的文件形成不规范。有的文件的标题不能完全反映文件的内容，初审人员绝对不能仅通过卷内文件目录就确定档案文件是否开放。同时。对保密期满的原涉密档案，履行解密手续。

4、初审总结。初审完毕后，工作人员要总结说明开放档案鉴定初审的情况，拟开放、不开放档案的内容、数量和所占比例等内容。

5、复审。初审完毕后，交复审小组成员对初审结果进行逐件复审。通过召开复审小组会讨论、形成复审意见。

6、局务会终审。开放鉴定人员向局务会汇报初审情况、复审小组的意见。经过局务会讨论，形成终审意见。

7、开放鉴定结果修订。根据局务会终审决定，对开放档案鉴定的结果进行修改。

8、形成终审报告、填写终审表。说明开放档案鉴定的情况，拟开放、不开放档案的内容、数量和所占比例等内容，鉴定审查的详细情况。初审、复审人员和局(馆)长在终审表格上履行签字手续。

9、报区政府批准。形成《关于馆藏××××年度部分档案向社会开放的请示》，内容包括开放档案鉴定的情况，拟开放、不开放档案的主要内容和意见、数量和所占比例等。

10、向市档案局备案。说明拟开放、不开放档案的主要内容、数量和所占比例等内容。将控制使用档案文件级目录附后，以便审查。

11、开放标识。根据上级批复情况，进行开放档案标识，在已经获准开放的档案上加盖“已开放”标识。在相应全宗的全宗卷中加入开放鉴定情况说明材料：在相应案卷的备考表内填写说明开放档案情况。

12、履行解密手续，标注解密标识。在已解密的原涉密档案上原标注的密级上加盖双杠(表示原标注密级作废)标识，在下面加盖“已解密”标识。同时，依据《暂行规定》第五条“提前开放馆藏经济、科学、技术、文化类涉密档案。应当向原档案形成机关、单位发出要求提前解密的通知”的规定。履行确认该部分档案予以解密的手续。

13、编制开放档案目录。编制电子、纸质开放档案目录。方便利用者在阅览室和网络的利用。

14、发布开放公告。在报刊、网络等媒体上，向社会发布开放档案的内容、所属年代、数量等信息。在政务网、档案信息网上发布开放档案的目录及其档案原文。

15、年度开放档案工作总结。总结中要反应开放鉴定工作的全部过程，如参与的人员，鉴定的数量，开放档案的内容、数量、时间。开放鉴定工作的经验教训等内容。

四、需要注意的几个问题

1、关于涉密档案履行解密手续问题。1988年《保密法》颁布前，我国各级机关普遍存在着文件材料标密过高、定密随意的问题，许多区县级及其下属机关的内部文件也被确定为机密、甚至绝密文件，因此档案馆在进行开放档案鉴定(包括提前开放档案鉴定)过程中，肯定涉及涉密档案。档案馆必须按照《保密法》和《暂行规定》的规定，对已经解密的涉密档案进行相应的标识工作，标识“已解密”，履行解密手续。

2、关于对控制使用档案“二十条”的理解和应用问题。《暂行规定》中第七条规定的控制使用的二十条的内容，总体来说内容较全面，但对涉及个人隐私类档案的种类，可操作性差、较难以把握。根据几年来开放档案鉴定工作的实践，主要对以下几类档案予以控制使用：涉及个人问题的调查、处理、定性、结论方面的材料；各机关、组织形成的涉及个人基本情况的表格和文件材料；招工、职工转正定级审批表；个人建房审批表及相关材料等。

3、处理好“件”与“卷”开放的问题。区县档案馆是普遍按照一卷档案中的一件档案不能开放，则整卷档案就不开放的原则进行开放鉴定工作的。笔者认为，对无需要控制使用内容的档案不予开放，是违法违规行为、不作为的行为。必须逐件地对档案进行开放鉴定工作，而不是因为因一件档案不能开放而对整卷档案不开放。设想，如果我们采取物理隔离(人为遮盖)的方法封闭控制使用的档案，只让利用者阅读开放的内容，岂不就达到了对不开放档案控制利用的目的了吗?也就可能只有极少量的档案不能开放，就可以大大提高开放率。西方国家，如美国对复制的涉密内容的文件、档案采取涂抹墨迹遮盖涉密内容(开天窗)的方法对公众开放，应该值得我们借鉴。

高校档案鉴定工作 篇4

一、当前我国高校档案鉴定销毁工作现状

高校档案的鉴定销毁工作, 即对于相关档案资料价值进行判断与甄别。经过科学合理挑选, 将具有一定价值的部分加以妥善保存, 并将不具有保存意义的部分予以适当处理甚至废弃。从内容上讲, 可分为归档前、后的鉴定及销毁。通常, 由于高校日常事务繁多, 学生数量庞大, 科研信息量繁杂, 因此相关档案的鉴定和销毁工作表现出很多问题。从宏观上来看 (以会计档案管理为例) , 学校财务实行统一管理, 会计档案管理任务重、时间紧。一方面, 很多档案仅仅交由档案馆并做了数目清点和核对, 而缺乏必要的后续鉴定和销毁工作。另一方面, 很多高校是由多家合并建立, 而会计档案的合并工作并没有跟上步伐。再以科研档案为例, 很多高校建校历史悠久, 现存的科研档案资料数额庞大, 不乏很多有期限保管变成了无期限保管, 然而保存空间有限, 造成了档案库房面积紧张的现状。

二、我国高校档案鉴定销毁工作的若干问题

(一) 未对档案材料进行准确性鉴定。尽管档案理应作为高校日常工作的详尽记录, 然而由于档案资料的形成容易受到客观条件及主观意愿的影响, 因此在实际运行当中其内容并不一定真实、原始。很多情况下, 档案资料会对于当下情形夸大、缩小及扭曲, 且因不同存在时期和工作模块而情况各异。例如, 会计档案资料中统计数字的虚报、科研工作成绩的夸大及学校基建档案资料与实际不符等。这些主观错误及客观过失, 都会造成档案材料有失准确性, 档案鉴定工作者有义务和责任降低甚至杜绝此类现象的出现。

(二) 亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大。通常, 这类问题是由以下两点引起的:其一, 鉴于很多高校档案室都错误地将馆藏量作为工作质量的衡量标准之一, 因此为了实现一定的规模要求, 将一些不具备实际价值的档案引入档案室, 片面追求档案数额的升级。其二, 很多档案在入管时缺乏及时地鉴定, 导致工作长期累积, 负担日渐增重。在上述情况下, 很多档案室需要完成的鉴定和销毁工作需要涵盖如约到期档案, 且还要涵盖很多被辅以永久保存之名, 而实则毫无价值的部分。

(三) 未进行完整性鉴定。在如今的高校档案室工作中能够发现, 很多归档资料文件拥有一定的价值, 但却缺乏必要的完整性。一方面, 归档部门缺乏必要的健全性。学校日常事务繁杂, 各个部门拥有的职能各异, 所产生的档案数量、内容不具有一致性, 很多仅仅是综合部门形成一定红头文件, 而其他部门档案材料形成较少甚至没有, 从而缺乏成体系的档案归整。另一方面, 档案材料门类不全。很多学校除了财务、科研、学生信息等档案之外, 其他方面信息缺失。同时, 档案资料自身不完整。很多档案资料缺页、缺补充附件等, 甚至很多核心部分漏失。

(四) 缺乏鉴定档案的条理性。很多档案室管理仅将档案资料保管期限作为鉴定依据, 缺少了一定的鉴定条理性, 如忽视了档案文件本身的价值高低。然而, 档案资料最为关键的并非为其馆藏是永久性还是暂时性, 真正重要的是其在高校发展过程中实际蕴含的价值和作用的发挥。因此, 在档案管理工作中, 要分次重地进行档案保护、抢救, 突出关键性档案的地位。

三、如何应对存在于档案鉴定销毁工作的相关问题

(一) 提升进馆档案的质量, 强化档案价值鉴定。在档案进馆之前, 筛选工作就已经属于档案鉴定工作的一部分, 若能工作到位, 将会为后期档案鉴定和销毁工作省却很多麻烦。在筛选和鉴定档案价值、立卷及确定档案报关期限的过程中, 工作人员需做到详细缜密, 坚持有价值的档案入馆, 无实际用处的档案不盲目接收。相关指导部门工作人员要定期、保质进行案卷质量抽查检验, 档案室需要在检查案卷之后入档。凭借全面合理的档案鉴定与销毁, 档案才可以立卷。在此过程中, 相关工作人员要以认真负责的态度, 对待每一步档案管理环节。

(二) 提升监督与指导力度, 完善档案鉴定销毁制度。作为档案管理工作的指导力量, 领导层面要加强对于档案管理工作的监督, 严格按照《档案法》的相关规定安排工作, 次重点分明, 依法依章办事, 有部署、有安排、有检查, 形成上行下效的完善档案管理体制。因此, 要成立高效负责的领导班子, 通过划定出鉴定委员会、领导小组, 分工落实成员责任。同时, 要制定周密的工作计划, 按照一定时间、重要性等有序完善鉴定与销毁工作。对于不存在保存意义的档案资料, 要在建立完善的书面记录且经上级领导审核后进行销毁。

(三) 加强档案管理从业人员的整体素质。作为一项对于高校事业发展意义深重的工作, 档案管理从业人员需要具备良好的职业素养和综合能力。很多高校档案室的管理人员身兼数职, 甚至由其他部门人员监管相关工作, 这样做有失档案管理工作的完善性。高校在重视档案管理工作的同时, 要首先重视起从业人员的选拔和任职环节, 以必要的标准挑选专业档案管理人员。在日常工作当中, 定期安排相关培训与讲座, 为工作人员充电, 为其介绍和普及最新、高效的档案鉴定和销毁知识。经过专业化培训, 帮助工作人员形成科学的工作流程。

(四) 健全档案鉴定和销毁体系。完善的档案鉴定和销毁体系是保障高校档案管理高效、高质量完成的前提, 很多档案室工作人员仍旧沿用传统标准, 且忽视了对于电子档案管理工具的使用。如今, 高校的档案管理工作不应再沿用过去的期限管理模式, 应将档案价值视为首要, 例如, 一些会计档案资料, 如会议出差发票等, 那样的话不必要进行永久保存, 不仅占用库存, 而且缺乏必要的价值。通过综合权衡各档案资料价值, 形成明确的管理规定。

档案鉴定销毁工作质量的高低关系到高校生存及长远质量, 在本文中, 笔者针对当前我国高校档案鉴定销毁工作现状、存在的若干问题 (未对于档案材料进行准确性鉴定、亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、未进行完整性鉴定、缺乏鉴定档案的条理性) 及有效的应对措施展开相关探讨, 提出了提升进馆档案的质量、强化档案价值鉴定、提升监督指导力度及完善档案鉴定销毁制度、加强档案管理从业人员的整体素质及健全档案鉴定和销毁体系等相关策略, 以期为行业提供一定借鉴。

参考文献

[1]杨齐蕴.档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J].办公室业务, 2012 (21) .

[2]刘琳.档案鉴定标准与档案法规及档案标准化关系探析[J].办公室业务, 2013 (01) .

[3]杨艳, 董玉节.高校档案鉴定工作的现状、成因及对策分析[J].科技信息, 2011 (31) .

文秘文书档案鉴定工作 篇5

1、需鉴定数量浩大。

1进馆档案质量不高。由于种种原因，档案界一直对馆藏量津津乐道，衡量档案馆的规模以及达标升级，馆藏量均为主要条件之一，丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏之际，一些不具进馆价值的档案也悄然入馆。因此，档案馆需要鉴定的已不仅仅是到期档案，还有大部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。

2档案馆未做到有计划、经常性地开展鉴定工作，导致需要鉴定的档案与日俱增。在库房不紧张的情况下，鉴定工作并不十分迫切，况且鉴定工作费时费力，又难见成效，因此档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定负担越来越重。

2、鉴定程序复杂。

目前，档案采取的是案卷装订的.方法，分厚卷皮及子母卷小卷皮 两种。具体鉴定时，卷中若有不符合保管期限的文件，处理手续十分繁琐：

1拆卷。将不需要继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上注明;如剔除文件较多，则需要重新抄写卷内文件目录，然后再重新组卷。

2调整档号。保管期限的调整、案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。

3调整检索工具。案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这种牵一发而动全身的操作，令工作人员望而却步。

3、鉴定标准难以掌握。

文书档案的鉴定，不同于专业档案，如会计档案保管期限划分为5、15、25、永久等几个级别，期限划分得较明确，鉴定时便于操作。文书档案内容庞杂，涉及面广，价值不易确定，在鉴定时困难较大。目前，鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽在多年的文书档案立卷、接收、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，在保管期限的划分方面还存在不足之处，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。

解决的对策有：

1、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定;二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定;三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确;在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题;在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

2、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

3、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。

论档案鉴定工作存在的问题及对策 篇6

【关键词】档案鉴定；问题 ；对策

一、档案鉴定工作的内容和意义

（一）档案的含义及内容

档案的鉴定是指对档案真伪和档案价值的鉴定，也就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，提出对无需保存的档案予以销毁，解决的是档案资料存与毁的问题。档案鉴定工作贯穿于档案管理的四个阶段（搜集、整理、保管、统计登记），在档案管理工作中起到举足轻重的作用，直接决定着档案的数量和质量，对档案事业的发展意义重大。档案鉴定工作的内容包括三个方面：一是制定鉴定档案价值的有关标准；二是根据有关标准，判定具体档案的价值，确定其保管年限；二是将失去保存价值的档案，进行销毁或作出相应的处理。

（二）档案鉴定工作的意义

随着当前社会的快速发展，档案的数量日益增多，库房内变的越来越拥挤，这就需要档案工作人员对档案价值进行鉴定。通过档案价值鉴定有利于缓解库房压力，提高档案管理质量。同时，有利于把有价值的档案提供给利用者，提高档案服务水平，在发生意外时，有利于迅速抢救和转移重要档案。

二、档案鉴定工作目前存在的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不够，人员配备不足。目前，许多单位领导对档案管理工作认识不足，认为档案工作只是将搜集的资料进行整理归档，只要不丢失资料，不泄密，查阅使用时能找到就行，不需要专职人员或专业技术人员进行管理，直接导致了档案管理人员配备不足，档案管理质量下降，致使档案管理工作只是停留在收集、整理、保管和初级鉴定的阶段。

（二）档案管理人员综合素质不强，专业技术不强。有些单位档案管理人员缺乏应有的职业道德和专业知识，特别是鉴定能力，在工作中不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，只是简单的收集、装订、保管资料，未对档案进行深层次的鉴定，致使档案存储量大，存储资料较杂，导致库房内拥挤，造成人、财、物等资源浪费。

（三）档案鉴定标准不严不细，缺少可操作性。一是档案鉴定的标准一般都根据本单位实际情况进行，没有统一相对的标准，所以造成鉴定的结果不统一，这就造成了许多档案工作人员害怕鉴定失誤，承担责任，就对模棱两可的档案不进行鉴定或保存。二是许多档案鉴定后，为备日后查找需要，超期保存，不销毁，形成了鉴而不毁的现象。三是档案鉴定工作缺乏监管，无制度约束。在我国现行档案管理法律规章中，没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文，致使档案鉴定工作一直无法纳入到档案管理的计划之中。

三、解决问题的对策

（一）加强档案管理工作的宣传力度，提高人们对档案管理工作的认识。一是各级管理部门定期组织各单位主要负责人和档案工作人员进行档案业务知识培训，让各单位主要领导了解档案管理工作，认识到档案工作的重要性，提高单位领导对档案工作的重视，增加档案管理专业技术人员和资金的投入，提高档案管理质量。二是大力宣传档案开发和利用的成果，特别是产生的经济效益方面的成果，让人们了解档案的价值，转变对档案管理工作的认识，提高对档案管理工作的重视。

（二）加大档案工作人员的学习，提高档案鉴定工作的质量。一是加大档案工作人员的职业道德教育，提高档案工作人员的责任心，要坚持原则，按照标准，对档案进行加工、鉴定，提高档案存储保管的质量。二是加强档案工作人员的业务技能学习，确保档案工作人员熟练掌握档案鉴定标准和专业知识。同时，全面了解被鉴定档案产生的时代背景，并用历史的、发展的、全面的观点来鉴别档案的价值，提高档案质量。定期开展学术研讨活动，总结鉴定经验，探讨新的鉴定理论，拓展档案工作人员的知识范围，提高档案鉴定质量。三是建立档案鉴定激励制度，对档案鉴定质量较高的档案人员在物质上和精神上给予奖励，进一步增强档案工作人员开展档案鉴定工作的积极性和主动性。

（三）加大档案信息鉴定力度，优化档案质量。一是在文件材料的收集整理时，就要将无保存价值的文件从源头上给予清除，使档案优化问题解决于萌芽之中。二是对到期或已过保管期限的档案进行重新鉴定，并对保管期限无价值的档案进行销毁。三是在移交档案馆进行保管以前，档案工作人员对档案资料进行最后一次价值鉴定，严把档案保管的最后关口。

（四）建立专职档案鉴定机构，提高档案鉴定的质量。各单位应成立由主管领导、专业人员、档案工作者组成的鉴定小组，定期对档案资料进行鉴定。鉴定工作应从明确具体鉴定内容、程序入手，制定价值鉴定的程序，把鉴定程序纳入到单位的管理制度，确保鉴定工作有序、科学地进行。根据单位档案工作实际情况，制定具体的定期鉴定工作计划，以“到期档案”优先鉴定为原则，分期分批完成。对档案鉴定范围过宽的，错定或误定的重新进行鉴定，提高馆藏档案质量和开发档案信息资源的效率。

高校档案鉴定工作 篇7

司法鉴定是一种科学客观的鉴定, 司法鉴定档案上记载的应该是司法鉴定业务活动真实面貌的反映, 是司法鉴定机构的宝贵财富, 更是促进司法鉴定工作健康有序发展的重要环节之一。目前高校司法鉴定档案管理面临众多问题。第一, 对司法鉴定档案管理工作的重视程度不足。在对档案管理工作的认识上, 很多人存在一个误区, 即档案管理工作可有可无, 对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。司法鉴定档案是指在司法鉴定业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录, 如司法鉴定委托书、案件受理登记表、鉴定笔录、司法鉴定文书、送检材料等。这些都是司法鉴定业务活动最真实面貌的直接反映。随着高校司法鉴定业务量的迅猛增加, 高校司法鉴定档案为研究高校司法鉴定业绩和业务发展提供了第一手资料, 是进行相关科学分析, 扬长避短, 制定学校发展方向的最好教材。第二, 档案管理队伍整体素质有待提高。由于种种原因, 许多高校司法鉴定的档案管理人员没有经历过专业学习和系统培训, 许多鉴定机构的档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训, 缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。第三, 受制于诸多因素, 许多高校司法鉴定机构比较于本校其他教育教学科研机构基础设施较薄弱, 经费也不充裕, 投入到档案管理的基础设施建设及其档案资源信息的开发利用建设的资金更加有限。第四, 司法鉴定档案资源信息利用率低。司法鉴定档案目前还是以传统的纸质载体居多, 纸质档案存在易损耗, 频繁使用会导致丢失、破损等问题, 加之司法鉴定档案的保密性要求也至关重要。许多高校司法鉴定机构更多的是重视把档案“保存好”, 忽略了对档案资源信息的开发利用, 造成很大的资源浪费。第五, 对档案资源信息的发掘和利用意识薄弱, 措施匮乏。由于司法鉴定档案的特殊性, 档案管理者对档案的保存管理意识较强。上述管理工作理念的保守导致高校司法鉴定档案普遍存着档案资源信息利用率低、开发与利用能力不足的问题。

2 科学管理司法鉴定档案资源

加强高校司法鉴定档案管理工作, 作者认为要做好以下几个方面的工作:第一, 要取得学校领导的高度重视, 把档案工作列入司法鉴定业务工作的议事日程, 组织好《中华人民共和国档案法》的学习与贯彻活动。第二, 要健全制度、规范管理。司法鉴定档案种类和载体的复杂多样化、管理设备的现代化、档案的保密性要求等特点决定了要建立完善的档案管理工作制度, 实现档案管理制度化是司法鉴定档案工作逐步实现科学化、规范化管理的有力措施和可靠保证。只有实现档案管理的制度化, 才能做到立卷有范围、组卷归档有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标。这样, 司法鉴定档案资源才能发挥应有的作用。第三, 加强档案人员自身业务建设。要积极参加档案业务培训, 学习档案专业知识理论, 完善创新目前按年度编号、一事一卷、一人一卷的高校司法鉴定档案管理方法, 建设高校司法鉴定档案资源工作网络。运用现代化管理知识和先进技术设备, 提高管理水平。如把门类各异的司法鉴定档案资料扫描、制作成电子信息, 然后对其进行不同属性的分类, 制作档案的检索工具并链接至相关司法鉴定电子信息档案。然后通过设置查询密码权限限制不同类型的使用, 保证司法鉴定档案的保密性原则。这样的司法鉴定档案资源工作网络既避免了反复查阅、检索纸质档案带来的不便, 又使档案工作跟上办公自动化、网络化步伐, 有利于档案资源信息的开发利用, 从而更好地为高校司法鉴定、教育教学、科研和其他相关工作服务。

3 深入发掘司法鉴定档案资源信息, 搞好档案资源的开发利用

为了适应高校司法鉴定业务迅猛增加的发展趋势, 除树立利用现代化科学手段来管理司法鉴定档案的意识外, 还应该积极创造条件深入发掘司法鉴定档案资源信息, 完备档案资源的开发和利用。司法鉴定档案的收集、整理和保管, 其最终目的是为了利用, 通过利用体现司法鉴定档案的价值, 也体现档案管理工作的意义所在。高校应该努力挖掘司法鉴定档案资源信息, 使司法鉴定档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。首先, 高校司法鉴定机构的鉴定人多数是由专业教师担任兼职工作, 教师通过参与司法鉴定工作促进了教学方法的改进, 同时, 高校司法鉴定案源的丰富性更能激发学生学习的主动性和学习的兴趣, 更好地配合教学。相信典型的司法鉴定案例及完整的鉴定分析更利于培养学生全方位思考问题、分析问题、解决问题的能力。为此我们应该健全高校司法鉴定档案资源信息的检索工具, 汇编各种能反映本校司法鉴定业务特色的有较高利用价值的编研材料等, 为高校的教育教学体系提供丰富的实践教学平台。此外, 从实践中产生科研选题, 产生理论思考, 产生科研成果, 这是各高校学科建设发展中的共识。鲜活的案例、丰富完备的第一手资料等高校司法鉴定档案为高校开展科研提供得天独厚的资源。许多典型的案例是教师教学科研的优秀素材, 不仅激发学生、老师的科研兴趣, 更能促进科研的深入思考, 更好地促进科研成果的产生。高校司法鉴定档案面向学校教学科研, 促进了教育教学、科研的进步。搞好司法鉴定档案资源的开发和利用, 也为社会司法鉴定人转岗培训提供专家资源, 进行专题讲座, 介绍鉴定新技术、新进展, 让鉴定执业人员及时更新知识, 开阔视野。我们应该充分认识到科学管理司法鉴定档案资源的重要性, 通过建立高校司法鉴定档案资源工作网络, 深入发掘、开发和利用高校司法鉴定档案资源信息。实现高校司法鉴定档案工作的自身价值, 更好地为高校司法鉴定、教育教学、科研和社会进步作出应有的贡献。

总之, 面对日益增多的高校司法鉴定档案资源, 我们应该转变观念, 在保密性原则的基础上, 从以藏为主转化为以开发利用为主。充分相信, 高校司法鉴定档案资源既是平台, 也是窗口。在高校司法鉴定、教育教学、科研工作等方面将发挥越来越重要的作用。

参考文献

[1]闵银龙.论我国高校司法鉴定机构的完善与发展[J].中国司法鉴定, 2008 (3) :11-15.

浅谈县级档案馆档案鉴定工作 篇8

档案鉴定工作是档案部门以正确的观点、方法充分认识档案的价值, 区别并确定档案的保管期限的一项工作。它是档案管理过程中的一个重要环节, 及时正确地对馆藏档案进行甄别鉴定, 有利于发挥档案信息资源的作用, 更好地为国家经济建设和各项事业服务, 减少人力、物力、财力的浪费。

1. 提高认识。

我们要进一步提高对档案鉴定工作重要性的认识, 采用典型调查、发展预测相结合的方式进行正面宣传教育。典型调查即选一些鉴定工作做得好的和存在问题比较多的单位, 就其鉴定工作对档案的收集、管理、提供利用所产生的影响进行实例宣传。发展预测即通过对档案未来形成的数量、载体种类、管理及用户需求变化之间可能产生矛盾的分析, 展望档案价值鉴定对档案事业发展的影响。县级档案馆要从鉴定工作是档案收集、整理、保管、利用、编研等工作的前提和基础这一高度出发, 充分认识搞好档案鉴定工作的重要性, 切实把鉴定工作作为一项经常化、规范化的工作, 抓紧抓好, 抓出实效。

2. 摆正位置。

应把鉴定工作作为提高档案管理质量的核心环节来抓。档案鉴定的过程可以说是调查馆藏档案状况的过程, 是摸清家底的一种好方式、好途径。通过档案鉴定可以全面了解馆藏档案的情况, 发现问题, 并及时对虫蛀、霉变、破损、字迹褪变、扩散模糊等受损档案采取修复、抢救等措施;对丢失的档案积极地进行查找、追回。通过鉴定能知道馆藏门类缺什么, 我们应该补充什么, 从而使馆藏结构更趋完善合理。因此, 县级档案馆要切实把档案鉴定工作作为档案管理的核心环节, 尽快列入议事日程和工作计划, 建立健全鉴定工作制度, 并明确每一阶段的具体任务, 使档案鉴定工作能够稳定、持续、长久地开展。同时, 鉴定工作可以和档案开放审查、文件录入、文件扫描同步进行, 这样可以在录入和扫描前将没有价值的档案剔除, 既鉴定了档案, 又节约了录入扫描阶段所耗费的人力和财力, 大大提高鉴定工作的质量, 促进档案管理质量的全面提升。

3. 设立机构。

由专门机构或专人负责鉴定工作, 既有利于提高档案工作的地位, 又有利于提高档案馆对外服务的质量。由于档案鉴定工作处于停滞或半停滞状态, 使得县级档案馆保存的档案数量剧增, 增加了耗费和无效劳动, 制约了档案效益的产出, 成为一种低效益的工作。鉴定机构设立后, 主要是对馆藏到期档案进行统计、制定鉴定计划;对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析, 并提出鉴定意见, 保证县级档案馆鉴定工作有条不紊地进行。同时, 在保证档案安全的情况下使得可查档案范围扩大, 既满足了百姓的需要, 也提高了服务质量, 使低效益工作局面得到改善。

4. 建章立制。

要做好档案鉴定工作的规范化、标准化建设。档案种类繁多, 形式各异, 有文书档案、科技档案、业务档案、声像档案或纸质档案、电子档案等。档案鉴定标准的制定, 涉及许多方面的知识, 县级档案馆单独研究的难度非常之大, 国家与省级档案行政管理部门应组织人力, 深入调查研究, 树立典型, 总结经验, 制定适应档案鉴定工作的条例和实施细则。档案馆要结合鉴定工作实际, 制定详细的可操作性强、符合法规规定的工作制度和工作标准, 使鉴定工作从组织领导到销毁档案都有明确的规定, 以增强鉴定工作的科学性。

5. 严把入口。

馆藏档案质量的高低, 关键取决于“入口”的问题。为了解决和缓解档案数量的增长同收集、管理和利用之间的矛盾, 确保进馆档案的质量, 应对不同价值的档案进馆量进行控制, 明确规定收藏比例。随着档案事业的快速发展、档案资源建设步伐的加快, 档案馆馆藏量大幅度提高。在这种情况下, 建议在有关法律法规中要明确档案进馆和不应该进馆的界限。同时, 档案管理人员在档案接收前的检查环节上, 更应当注重档案的内在质量。并坚持做到四不接收, 即不属于接收范围的档案坚决不接收, 没有经过鉴定的档案坚决不接收, 缺少检索工具的档案坚决不接收, 质量不符合要求的档案坚决不接收, 把“糟粕”拒之“馆”外, 使馆藏档案“货真价实”, 切实提高进馆档案的含金量。

6. 疏通出口。

鉴定档案的最终目的是更好地保存有价值的档案, 如果对没有任何价值的档案仍然不敢销毁、不作销毁, 其结果必定是浪费大量人力、物力和财力, 最终还是解决不了问题, 也就失去了档案鉴定的意义。因此, 档案部门首先要转变观念, 打破禁锢, 坚持标准, 从严要求, 要全面、正确、合理认识并处理好档案“质”与“量”、“存”与“毁”之间的辩证关系, 明确鉴定“销毁与不应该销毁的档案”、“进馆与不应该进馆的档案”。通过鉴定, 不应该继续保存的档案, 应该及时进行销毁, 领导要敢于在决定档案命运的工作中胆大心细, 认真负责, 积极组织专家仔细审查销毁清册, 在审查中该留的一定要留, 不该留的坚决不留, 做到有进有出, 形成良性循环, 使鉴定工作善始善终, 不留后遗症。档案销毁要建立清册, 健全审查批准制度, 切实做到不误销一份档案。只有及时按规定销毁不应该继续保存的档案, 才能避免重复鉴定, 巩固鉴定工作成果, 使有限的管理资源合理地用以保护最重要的档案。

7. 强化队伍。

档案鉴定工作之我见 篇9

档案鉴定, 是档案工作的一项重要内容, 长期以来人们对档案的价值鉴定存在一定误区, 具体表现在如下几方面:

(1) 缺乏对档案材料的完整性鉴定。归档材料不完整, 是长期存在的普遍问题, 主要表现在: (1) 归档材料门类不全除文书档案外, 大多数的业务档案没有进行收集归档, 分散在部门人员手中, 如声像、电子文件材料等, 这就使档案不能全面反映本单位的职能活动和基本情况, 不便于今后各项工作的利用。 (2) 归档部门不全。一个单位内各部门的职能不同, 产生的文件材料数量也不尽相同, 平时不注重文件的收集, 业务材料分散在部门人员手中, 还有些单位只注重红头文件、上级文件的归档, 忽略对账外文件、各类统计年报、业务报表等进行归档。 (3) 归档的文件材料不完整。编号文件本身连接不上, 缺少附件、底稿等, 尤其是科技档案在这方面特别突出, 如有的缺少合同书、协议书、开竣工报告等。这就使档案的凭证作用大打折扣。

(2) 档案的规则不细。2006年颁布的文书档案保管期限表, 条目条款13条, 与我国文书档案文件类型、内容、数量繁多极不相称, 量少的条目与众多的档案内容必然发生矛盾, 给实际操作带来困难。条目过少, 必然造成条目内容过于抽象、概括性过大的问题, 而概括性大、过于抽象的词汇增多, 如“重要”、“一般”的词汇过多, 在鉴定过程中, 立卷人往往根据自己的理解, 按照《归档文件整理规则》对文件进行鉴定, 但因每个人的理解不同, 对一个文件的分类不尽相同, 就不可避免地产生分类不准确的现象, 影响案卷的质量, 给今后利用工作带来不便。

(3) 缺乏对档案鉴定的意义与地位的认识。在一些基层单位, 档案人员只注重收集工作, 缺乏对档案鉴定的意义与地位的认识, 没有把鉴定工作当成档案的核心工作加以对待。在档案鉴定工作中不能去其糟粕, 取其精华, 剔除无价值的档案, 把有价值的档案保管好, 而是“有文必归“现象比较普遍。利用时, 不能按照利用者的需求及时查找出来, 不能把档案的作用发挥出来。

(4) 缺少专门的档案人才。档案鉴定是一项科学性很强、难度性较大的工作, 是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项业务活动。目前, 大部分企业档案管理队伍文化层次比较低, 大部分档案工作人员不是档案专业毕业的, 这种情况不利于档案鉴定工作水平的提高。

2 提高档案鉴定工作水平的对策

(1) 加强对档案价值准确性的鉴定。 (1) 保存价值鉴定。指对文件材料有没有保存价值、保存价值大小的鉴别, 并以此作为确定文件材料是否归档的重要依据。 (2) 准确性鉴定。要求档案人员逐件逐张去审查档案材料, 从内容、作者、名称、可靠程度等方面, 全面考查分析确定其价值。如:正文与底稿是否相符, 正本副本是否相符、竣工章等是否遗漏丢失或者弄错等, 在文件材料归档时, 由档案人员进一步鉴别, 并在备考表中检查人栏签字或以其他形式确认归档文件的准确性。

(2) 加强档案鉴定工作制度化、程序化建设。档案部门应根据室存档案定期或不定期进行鉴定, 逐卷、逐件进行清点造册, 分批、分期进行鉴定。对需要延长保管期限的案卷, 在有关目录及案卷备考表中予以注明, 继续保存;对应当销毁的档案, 编制“销毁清册”一式两份, 按有关程序予以销毁。通过鉴定, 有利于提高室存档案的质量。

(3) 成立档案鉴定机构及鉴定工作领导小组加强组织领导。企业应该成立档案鉴定领导小组, 小组成员由主管档案工作的领导、有关职能部门负责人及档案机构或专职人员组成。领导小组负责本单位档案鉴定及销毁的最终审定, 具体工作由档案部门 (或专职档案人员) 和与档案内容有关的职能部门共同承担。档案鉴定机构的成立, 有效避免了档案鉴定工作的主观性、随意性, 确保了档案鉴定工作的准确、无误。

(4) 完善各种档案保管期限表。在档案鉴定工作中档案保管期限表具有举足轻重的作用, 它是档案鉴定的一个重要标准, 决定文件保管的类型以及时间的期限, 影响档案鉴定工作的质量和效率。档案人员应根据国家档案局发布的《DA/T22-2000归档文件整理规则》制定适合本单位的文件材料归档范围和保管期限表, 使鉴定人员在操作时有明确的标准可以参照, 从而提高档案鉴定的效率与质量。

对档案鉴定工作的若干思考 篇10

关键词：档案鉴定,对象,本位原则,问题,对策

档案鉴定工作就是甄别和判定档案的价值, 决定档案存与毁的选择和对留存档案保管期限的确定。按照一定的原则、标准和方法做好档案鉴定工作, 是档案工作中相当重要的一项工作, 必须引起我们的高度重视。

1 档案鉴定的对象

从理论上讲, 档案馆中档案鉴定的对象是保管期满的原定为长期或短期保存的档案, 永久保存的档案是不需要鉴定的。但在档案工作的实践中, 按馆藏档案原定的保管期限来划分档案鉴定的对象是行不通的。因为, 受不同时期、不同环境影响和档案学理论与实践发展水平的制约, 馆藏中年代久远的档案文件保管期限的划分是比较混乱的, 体现不出档案的真正价值。在以往的档案鉴定工作中, 由于我们没有考虑案卷的质量标准问题, 因而忽视了对某些鱼目混珠的永久卷的鉴定, 致使永久卷玉石不分的现象遗存至今, 造成馆藏的庞杂臃肿。

2 档案鉴定的本位原则

本位原则是在实践中整理出来的, 反过来必须运用于指导实践中的档案鉴定工作, 档案鉴定的实践, 须寄希望于档案鉴定理论的建立。本位原则的意义在于以鉴定标准的形式来规范档案鉴定工作。

2.1 体现“为我”性, 以我为主。

就是说, 从一个单位的形成来看出, 应该确定永久保存的主要是本机关的档案, 是本机关形成的重要文件, 对于外来文件, 则应在分析来文机关的与本机关的关系的以及来文内容与本机关的职能关系后, 再作决定。上级来文, 主要看出是否有专指性, 专门针对本单位的文件, 永久保存。下级机关来文, 主要是本单位予以答复的文件为永久保存。

2.2 体现“兼顾”性, 以我为主并非“上下砍光”, 上级和下级的文件也要适当的留存一点。

对于上级机关的指导性文件、批示性文件, 尽管是普发的, 非专指的, 也要适当的留存一点。对于下级机关的来文, 凡是反映重大事件、重要典型者要保存。

3 在鉴定工作中存在的问题

3.1 盲目接收没有保存价值的档案

前些年, 由于时间苍促, 放松馆藏质量, 盲目地接收了一些没有保存价值和不应接收进馆的档案, 不管档案的价值大小一律接收, 将一些不需永久保存的档案也接收进了档案馆, 无形之中使馆藏质量下降, 给档案利用工作带来极大的不便。

3.2 玉石不分的现象比较严重

由于档案室鉴定保管期限不太准确, 划分保管期限的标准过宽, 进馆前的把关不严格, 使馆藏档案比较混乱。在清查清理档案时发现, 几乎每个全宗都有不少毫无保存价值的档案。如单位的发文薄、个人申请生活困难补助费的报告, 无头无尾的文件等等, 这些东西占有一定比例。馆藏档案存在的上述现象给档案的整理、编目、利用等工作带来了许多不必要的负担。

3.3 重份文件比例过大

馆藏档案中重份文件不可能没有, 但数量不宜过多, 数量过多也会影响档案馆藏的质量。

馆藏档案“玉石不分”、“鱼龙混杂”的现象, 已严重的影响了档案事业发展, 满足不了两个文明建设, 特别是社会主义精神文明建设的需要。因此, 积极有效地开展档案价值鉴定工作, 显得越来越重要和迫切。

4 档案鉴定工作的具体解决对策

4.1 注重进馆质量, 少一些无价值档案进馆。

从某种义上讲, 档案在进馆之前, 已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定;二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定;三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中, 立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键, 档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量, 应提高立卷人员业务素质, 在立卷环节就使保管期限划分准确;在指导检查环节, 应将案卷质量作为重点之一, 及时监督立卷人员改正问题;在档案馆接收前的检查环节, 更应当注重档案内在质量, 特别是保管期限划分正确与否, 将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

4.2 领导重视是搞好鉴定工作的首要前提。

领导重视是指档案管理部门要在抓档案开放等工作的同时, 突出抓档案的鉴定工作, 要把此项工作作为贯彻《档案法》的一个实际行动, 要依法实施, 并有部署、有检查, 一抓到底, 使鉴定工作有一个较大的改观。

4.3 健全鉴定组织, 培养专业鉴定人员。

鉴定组织是代表性的临时性组织, 为鉴定委员会或鉴定小组, 它可以吸收各方面专家或专业人员的意见, 有助于正确地鉴定档案的保存价值, 这种组织有存在的必要, 可以提高档案人员的水平。这是确保鉴定工作顺利开展的有力保障, 要通过各种途径举办鉴定培训班, 培训专业鉴定人员, 要使鉴定人员从思想上重视档案的鉴定工作, 使鉴定人员不仅真正掌握鉴定标准, 还要提高他们的政治、经济、历史等各方面的知识水平, 并了解社会各方面的需求, 使鉴定人员面对各种各样的档案判断自如, 不能主观臆断, 只有这样才能使鉴定工作顺利开展。

4.4 改进立卷方式, 提高现代化管理水平。

传统的立卷方式存在一些不足之处, 不利于档案的鉴定, 上文已有所涉及。改革立卷方式, 便于文书档案的立卷、接收、鉴定, 已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法, 虽处于尝试阶段, 仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时, 如剔除某份文件, 可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外, 利用计算机辅助管理档案, 在档案的保管期限进行调整时, 可利用计算机进行检索工具的调整、删改, 大大提高了工作效率。

4.5 改革现行文书档案保管期限表, 便于鉴定操作。

当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处, 应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限, 如原保管期限表中, 组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件, 保管期限划分偏高, 进馆后多数无人问津, 占据了库房, 又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限, 必然会导致档案馆各全宗档案的重复, 影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等, 涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决, 进馆后依靠档案馆鉴定剔除, 难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限, 在鉴定时不易掌握。

4.6 在档案馆设立鉴定机构, 由专门机构或专人负责鉴定工作。

主要是对馆藏到期档案进行统计, 制定鉴定计划;对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析, 提出鉴定意见, 保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。

总之, 做好档案鉴定工作是做好档案管理全盘工作中重要的一个环节, 各级档案管理部门都要重视这一工作, 并把它做好。这样, 才能使档案在社会主义建设事业中充分发挥作用。

浅淡对企业档案鉴定工作的认识 篇11

一、当前我国档案鉴定工作存在的问题

(一) 忽视档案鉴定的重要性。档案存而不鉴, 鉴而不毁。鉴定标准滞后导致的鉴定存疑的档案数量增加并不能引发更为严重的问题, 更为严重的问题是档案的存而不鉴, 由于档案增长的无限性与档案保管空间的有限性, 存而不鉴必然会导致馆库的爆满与溢出。与存而不鉴的问题同样严重的就是鉴而不毁, 经过鉴定的档案一旦确定毫无存在价值就应该及时加以销毁, 国家对于各类档案都有着较为明确的规定。鉴而不毁, 这种无谓地延长保管期限、无限期地保管无谓档案和存而不鉴叠加起来, 就会加剧企业档案的馆库存放压力。

(二) 鉴定标准的制定和档案业务的发展不协调。众所周知, 档案的鉴定需按照既定原则与标准参照执行, 然而, 由于档案的存在时间等因素的影响, 导致鉴定标准往往会发生时过境迁的情况, 而待鉴定的档案又往往与现有的衡量尺度不一致, 这种尴尬的局面通常都是由于档案业务发展与鉴定标准制定的不协调造成的。档案业务的发展在近年来随着社会分工的不断细化以及社会进程的不断加快而得到了迅猛的增长, 海量的新增档案与有限的馆藏空间必然会产生取舍的矛盾, 与此同时, 鉴定标准的制定却相对较缓, 而既有鉴定标准又无法与新时期的档案完全吻合。这种现象在企业中的表现尤为严重, 与企业数量的不断增长成正比的是档案数量的近乎无限增长, 鉴定标准的滞后更给档案鉴定工作带来了较大的难题。

(三) 鉴别工作范围不全面。企业的档案鉴别不同于机关事业单位, 企业的业务数据虽然较为重要。但是, 其中不乏中间过程数据与不具备法律效力的并非报销凭证等数据, 这些数据不仅数量庞大繁杂, 而且没有太大的保存价值与参考价值;但是, 由于我国的档案鉴别工作范围普遍存在着“宁宽勿严”的思路, 这就直接致使企业中的绝大多数中间数据与其他重要数据混杂在一起全部进入馆库, 不仅给档案管理工作带来了极大的不便, 而且也为日后的查询等管理工作埋下了极大的隐患, 同时还占据了许多的馆库空间。企业的档案鉴别工作范围应相对机关事业单位略严一些, 企业的鉴别工作范围不宜过宽, 企业的非凭证类数据的保管期限亦不应过长, 国内的许多企业一味地人为忽略档案的鉴定工作, 这就使得档案的鉴定工作出现不应有的瓶颈, 这也是对于企业档案鉴定工作认识不足的一种体现。

二、解决企业档案鉴定工作存在问题的对策

(一) 强化档案鉴定意识。档案鉴定工作作为一门实务的同时, 亦是一门学科, 档案鉴定工作重在学术品质, 但是实践对于档案鉴定工作更为重要, 档案鉴定作为科学理论的高度抽象与概括尚需在实践中加以强化, 强化档案的鉴定意识对于全面提高档案管理的效益意识举足轻重, 强化档案的鉴定意识对于保障档案的资源体系建设更加重要。近年来, 我国的档案界以科学的发展观作为研究档案鉴定的出发点, 强调档案鉴定要建立“两个体系”, “两个转变”, 本着科学发展观, 强化档案鉴定意识势在必行, 强化档案意识是更好地提高档案收集质量的大前提, 强化档案意识是对负责任地精确实现档案存毁取舍的大前提, 强化档案鉴定意识更是使档案管理工作摆脱传统束缚, 轻装上阵, 提升效率的大前提。

(二) 逐步完善档案鉴定工作标准和法规。档案鉴定本身需要一系列的管理档案的原则、法律、法规、标准的参照, 完善的标准与法规是档案鉴定工作的着力点, 失去完善的标准与法规, 档案的鉴定工作将会陷入到一种无所适从的极其尴尬的两难境地。档案鉴定的标准不仅是衡量档案存毁的准则, 而且更是由实践抽象出来的科学的档案管理准则与规范。档案的鉴定应重视实践原则, 应该更加清醒地认识到鉴定档案并不是单纯地为了损毁档案或片面地压缩馆库存储空间, 必须意识到鉴定工作其实是为了更好地实现既有档案结构的最优化, 寻求档案优化与馆库空间优化的最大的效益结合点, 以更加充分地实现档案的管理与利用价值。

(三) 分阶段进行档案鉴定工作。科学而规范的档案鉴定工作通常需要遵循科学的阶段进行, 分阶段的档案鉴定原则不仅体现了尊重历史的高度负责的态度, 而且更符合科学的严谨态度。档案鉴定工作的入库前鉴定锁定了那些需要入库的精华档案, 同时舍弃掉了那些没有归档必要的档案, 对档案进行了较为科学的先期扬弃。入库后的档案鉴定管理针对档案的去留进行了价值判定, 进一步筛选可以实现档案管理的去粗取精、去芜存真, 进而使得馆库中的档案质量得到进一步的提高与升华。档案的存毁鉴定是对档案的“终审裁决”, 对于那些已经预判必将湮灭于历史垃圾堆的档案还是尽早销毁的好, 而对于那些传世档案则必须永久加以珍藏。

参考文献

[1] .李鹏.档案意识内涵谈[J].山西档案, 1996.05

[2] .陈作明.论文书档案的价值鉴定[J].档案学通讯, 1996.06