电子文献的管理与利用

电子文献的管理与利用（精选10篇）

电子文献的管理与利用 篇1

1 电子文件管理的原则

(1) 全程管理原则, 其是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。电子文件的全程管理是通过过程控制实现结果控制。全程管理原则要求电子文件在其整个生命周期都应受到严密的控制, 为此, 应注意以下两个方面;首先, 应对产生于社会组织内部各个部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记, 对文件进行分类、鉴定, 同时监控和记录针对文件的一切操作;其次, 电子文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程。

(2) 前端控制原则, 其是以文件生命周期理沦为基础, 它把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段当作一个完整的过程。前端控制是将整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合, 把需要和可能在文件形成这一阶段实现。

(3) 真实性原则, 其是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变, 与形成时的原始状态一致。电子文件真实性的维护是档案界面临的难题, 这主要表现在两个方面;电子文件信息的易更改性, 这使得电子文件在形成、使用和管理过程中, 如果不采取控制措施, 信息极易被修改或删除;电子文件对计算机软硬件系统依赖性, 由于软硬件平台的不断升级, 需对电子文件进行不断迁移, 以适应新的软硬件环境, 而在迁移过程中可能会使得文件的内容、背景和结构等要素信息发生改变, 从而影响电子文件的真实性。

(4) 完整性原则, 其是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损, 它是电子文件管理的重要任务。为了确保相关电子文件的齐全完整, 必须掌握电子文件的形成规律和分布状况, 提前列出属于归档范围的相关电子文件的清单, 通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全。为维护电子文件的完整性, 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和无数据。

(5) 有效性原则, 有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性, 包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2 电子文件的保管

电子文件保管的难度:数字形态的电子文件加大了日常保管和维护的技术难度。电子文件是以数字代码形式存在的, 要保证以数字代码形式存储的信息能被识别和理解, 必须依靠具有相应的存取、处理和输出等功能的软硬件系统, 从而增加了电子文件保管的难度;电子文件对计算机软硬件系统有很强的依赖性, 从而增加了电子文件管理成本;电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性, 将直接影响电子文件的真实性、完整性、系统性和有效性;电子文件的共享性在给用户利用电子文件便利的同时, 也使得文件信息的安全受到严重威胁。如:计算机病毒和网络黑客等;由于电子文件存储介质的可重写性, 电子文件管理系统在生成、处理、保管和提供服务时, 电子文件信息可以被便捷地进行增删修改等操作。

电子文件保管的要求, 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应符合下列条件:归档载体应作防写处理。避免挟、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压;存放时应远高强磁场、强热源, 并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17摄氏度-20摄氏度;相对湿度选定范围:35%-45%。

归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容, 应进行归档电子文件的载休转换工作, 原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用, 不可清除内答的载体应按保密要求进行处置;对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验, 抽样率个低于10%, 如发现问题应及时采取恢复措施;对磁件载体上的归档电子文件, 应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年;档案保管部门应定期将检验结果填人《归档电子文件管理登记表》。

3 电子文件的利用

电子文件的提供利用是指采用多种有效的方式、方法, 直接提供电子文件及其信息加工成果, 及时、准确地满足用户的利用需求。电子文件提供利用的方式和方法较多, 常见的有以下几种:馆室阅览, 是指设置专门的阅览场所, 供利用者直接查阅利用电子文件。采取馆室阅览的优点:用户直接利用档案原件, 保证利用的质量;可随时进行咨询, 便于提高利用的效率;出借, 是指按照一定的制度, 将有关电子文件借给用户利用的服务方式。在电子环境中, 由于文件信息极易复制, 它对提供利用的档案信息内容和服务对象有很大的限制;复制供应, 是指以电子文件公其信息加工产品的各种载体形式的复制件向用户提供利用的一种方式;咨询, 是指档案人员以电子文件信息为依据, 以口头或书面形式, 为用户解答有关电子文件及其管理状况的一种服务方式;网站服务, 是指档案部门建立网站, 提供多种信息服务, 包括网络检索、网上展览、在线咨询、档案网站导航等。

当今世界已步人信息时代, 信息的社会需求量急剧增加和信息社会功能的巨大变化, 使大规模开发利用档案信息资源成为时代的必然。

参考文献

[1]于英香.电子文件研究方法论转向[J].档案学通讯, 2008, (4) .

电子文献的管理与利用 篇2

关键词：跨平台；Documents；集成；安全

一、问题的提出

随着office办公室自动化及网络化管理进程的不断发展，利用计算机建立生产与管理各类电子文档，已成为人们重要的工作内容。但随着工作量的增加及时问的累积，各类文档不仅级数型增长，而且经常会为某一事件建立不同类型的文件，包括doc、pdf、JPg、bmp、lxl等格式的文件，不能集成到同一软件内集中调用。经常出现“我的文件在哪了，怎么找不到了”或忘记了文件名，不得不在大量的磁盘文件中费时费力查找的现象。甚至有时人们会因故不得不与别人共用一台电脑，而文件夹又无有效的保密功能，致使电子文档的管理更加混乱无序，应用不便。总之，在实际工作中，电子文档的管理和利用存在着诸多问题。

如何将大量繁杂的文档和在不同的平台下建立的分立文档集中在一个操作平台下，使这些分散的只具有输入、输出功能的文件，具有分类管理、智能查询检索功能；如何减少计算机磁盘文件紊乱。增强有效实用的安全保护措施、使其具有更高的使用效率是实际工作中急需解决的一项重要课题。为此，本文针对《电子文件的跨平台集成管理与网络化综合利用》的管理平台《以下简称《集成管理平台》)设计要点进行分析与阐述。

二、集成管理平台设计

1关键技术集成应用

运用数据库技术、高密存储技术、智能搜索技术及跨平台文件转换与利用、远程通讯等先进技术，对用户在其他操作平台下建立的各类文件，如：doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件，进行整理、存储，搭建一个具有检索、分送、存储、安全保护、综合利用，普通计算机用户自己能够驾驭与维护自己文件系统的计算机管理平台。

2主要功能要求

1)安全性

要以增强安全性为重点，采用数据库加密技术，运用加密算法，存储各类文件的关键信息与代码，网络传输采用加密校验和传输协议，确保文件内容的安全以及网络传输的安全，并使不被授权使用《集成管理平台》的用户无法打开已被录入到该平台的文件。此功能对于多人使用同一台电脑更具实际意义。

2)实用性

要力求具有广泛的适用性，体现功能的简洁、使用的方便。因此在设计上，文件存储、查询、传输的程序要充分参考数字档案管理规则，关键字段能够涵盖广大用户的需求，以方便用户查找、利用。程序设计还要具有灵活设计功能，留有用户按需求自我改进设计的灵活空间，界面子栏目Title可由用户更改，尽量让用户感到该系统专为我设计。

3)跨平台管理

将用户在多种工具软件或管理软件下建立的文件，集中到同一个操作管理平台下，并可在此平台引导下完成不同类型文件的编辑、利用。如用户通过其他工具建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avi等格式的文件。可收录在本平台下，并可建立其关键信息。此后，用户再查找、利用该文件时只要在该平台下，输入关键信息，瞬间即可查到。并可在该平台下予以编辑、输出等。

4)跨平台文件的传输、转换与集成

采用java编程，通过HTML符号的描述和JAVA语言、JAVASCRIPT脚本语言。以Hyper Text和Hyper Medla技术结合将各种信息组织在一起，实现文件信息的访问与查询，以Hyper link的链接功能，实现文字、表格、声音、影像、照片、图像、动画等多媒体文件信息的访问与检索。

5)远程音视频文件利用流媒体形式播放

基于流式Slream的广播技术，自编码技术使多媒体文件在Internet／Intranet中使用流式传输技术进行连续性时基媒体传输，把连续的音、视频等多媒体数据经过编码、压缩处理后，通过流媒体服务器，多级缓冲、发送速率自适应调整机制，消除馬赛克，保证数据畅通无阻地在网上传输。

6)文本文件分类检索与全文检索

查询、检索、利用是本项目的根本，在界面设计上要涵盖用户所关注的重点字段。而且在数据库结构上要涵盖查询检索、类型转换、权限设置、系统维护、文件存储等字段，以便满足用户安全、便捷、全方位组合或单项检索查询。对于文本文件实现全文查询检索，影视文件关键点查询检索。因此。本项目具有将多种文本转换为本系统能够识别的全文检索功能。

7)集成化及网络化

从项目管理的角度出发。实现按项目及类别集成化管理，使用户分散的文件，能够按照事件分块管理。条理清晰；从网络化管理发展方向进行整体设计，实现网络化文档采集、传递、审阅、编辑、利用。

3主要操作程序设计

1)文件录入

对收入到本系统的文件，输入与文件相关的著录信息，以便分类管理与快速检索，同时设立阅读者、使用者、审阅者的权限只读或可修改。像文件标题、文件编号、作者、日期、密级、学科种类、文件种类、分送部门等字段等，对于有特殊要求的用户可在系统维护中，修改这些字段的Title，以方便管理。

2)原有文件采集、新文件建立及编辑

《集成管理平台》不仅能够在本平台的支持下建立、编辑新的文件，而且可以收录、编辑已在其他环境下建立的doc、pdf、JPg、bmp、txt、avl等格式的文件，使其具有本平台支持的各种功能。

3)文件分送

本平台提供网络传递审阅功能，可根据需要将文件分送到其他单位或个人。按“文件分送”就会出现您刚刚录入的文件，并分送到相关人员。鼠标双击“分送单位”，“收文者签字”，“处理结果”反馈等可查询反馈结果。当您想取消分送时则按“分送取消”按钮。

4)权限设置

具有强大的权限管理及安全机制。选择人员权限一栏，可设置哪些人员可以对该文件只读、修改或删除。用户在必要时可通过授权操作，方便地将当前办理的任务授权给其它人员进行办理。

5)按事件管理项目文件

“保存”按钮将您收录的文件及著录信息以加密方式存储到文件中。点“继续”按钮可继续录入与该事件相关的下一个文件，以便在同一归档内容中集成多个同一事件的全部文件(可是多种类型文件)。

6)文件查询与编辑

“选择查询方式”：可在任一字段内输入您要查询的文件的信息或同时在多个字段内输入相关信息，实现单项或多项组合查询，例如可以按文件编号、学科种类、文件标题、日期、分送人员、审阅人员及审阅情况、关键字等单项查询或任意组合查询，同时可对文本文档实现全文查询，及其他文档分段查询等

等。对于查到的文档可直接支持编辑、传送、输出等功能，以减少用户切换操作的麻烦。

7)分项与组合显示

有两种显示方式供选择：“显示主要字段”或“显示所有字段”。选择后按“查询”按钮。以最简洁方式、快速准确表征用户所需的信息，尽最大可能减少用户的工作负担。“分送一览”：显示该文件分送的情况。

8)系统维护

系统维护对整个系统的正常、高效运行起着重要的作用。主要功能是进行数据库及系统所需内容的分类管理、建立及刷新。这一功能的应用水平，决定了本系统分类管理、检索利用的简洁、快速、高效的效果。根据需要，用户亦可在本平台支持下建立修改相关字段。如设置主类别明细、分类别明细、用户权限及数据结构维护、数据导入、导出、历史数据处理等等。

三、结束语

本项目的设计与产生，源自于我们多年亲自进行计算机编程，或作为普通用户使用各种工具建立自己的文件的过程。及大多数计算机使用者的实际感受。使用该系统不再担心自己放在某个文件夹的文件。不被授权的情况下被别人阅读或利用；不必担心笔记本电脑遗失，硬盘文件被拷贝；不必担心自己建立了许多文件，许多文件夹，费时多处查找；不必担心同一事件建立的多种类型、多个文档不易管理的问题。总之，使用该系统后。可以按时间、事件、相关内容、关键信息等等，瞬间查找到多少年前存储的文档，该项目可广泛适用于个人、企事业单位、政府机关及网络化办公系统，在多人同时使用同一台计算机时，更体现本项目的重要意义。征稿启事

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电子文献的管理与利用 篇3

电子文献是信息社会文献的载体形式, 信息体积小、贮存量大, 时效强、成本低, 信获取方便快捷, 便于推广应用资源共享, 使得信息的处理速度和服务水平得到大大提高。电子文献在存储、使用与传输等方面已经显现出超前的趋势和独特的优势, 各高校图书馆目前引进的电子期刊、电子图书以及自建的数据库越来越多。

数据库的利用率已成为各高校图书馆所关注的焦点, 我馆从1998年开始购买光盘数据库, 通过多年对学生、教师利用电子资源情况的访问调研、数据统计等工作, 发现很多学生、尤其是刚刚走进大学校门的学生对专业数据库这个概念比较陌生, 只有那些经过图书馆电子文献培训的学生, 才会有意识地去利用图书馆提供的电子文献资源, 大部分教师因教学和科研需要, 对数据库使用已很熟练, 但新入职的教师和辅导员在使用过程中还存在比较多的问题。

鉴于上述存在的问题, 图书馆应在调整馆藏结构体系, 优化数字阅读环境的基础上, 加强对电子文献信息的引进、自建、宣传、培训、推广、利用, 不断帮助读者提高自身的信息素养, 改变电子文献信息利用率低的局面。

2 做好宣传和培训工作, 提高电子文献利用率

2.1 宣传工作

网络的普及使人们普遍感受到信息的获取更加容易便捷, 但要全面、系统、准确地获取专业的电子文献却有很大的困难。电子文献利用率不高, 很大因素在于图书馆宣传力度不够, 为了让读者及时了解使用电子文献的各项功能, 图书馆应该经常在公共屏幕、公告栏等醒目位置里宣传介绍电子文献的基本情况, 还可通过图书馆网站加强电子文献的宣传教育, 提供各种数据库的使用帮助, 可以直接让学院领导、教师和学生及时了解图书馆电子文献的各种信息, 还应该充分利用学生的力量进行活动宣传, 如通过学生社团等组织协助推广电子文献的宣传。

图书馆的电子阅览室、总还书台、各个书库等都是宣传的场所, 学科馆员也应该负责定期将数据库的培训计划以电子邮件的形式发送到各个院系, 让读者充分了解数据库是什么、有什么内容、对他们有何帮助等等, 进一步拓宽对图书馆馆藏资源的认知范围, 帮助他们对电子信息资源的了解, 提升读者对数据库培训重要性的认识, 增加对电子文献资源的利用。

2.2 充分了解读者的需求

现在的大学生对网络已经运用自如了, 但是, 由于自身以及需要类型不同, 家庭背景、受教育程度、所学专业、知识结构都会有很大的差异, 因此, 他们对电子文献信息的认知和利用需求明显的不同。

高校的教师、学者的需求主要集中在其研究领域或相关领域以及与教学、科研有关的文献上, 因为教学内容和科研方向的不同, 需求差异也会很大, 对信息的需求具有明显的针对性。

图书馆在提供信息服务时应该变被动为主动, 与时俱进, 根据学院办学方向、学科建设以及广大师生的个性化需求, 提供相关的文献资源的服务。

2.3 培训

首先, 要分清参加培训对象的学科专业、等级层次, 在培训的内容上应该有所安排和侧重。介绍馆藏电子文献资源及网络数据库的检索方法与技巧, 不仅仅停留在对数据库资源的单纯推介上, 因为每个数据库的检索方式既有共性的地方, 也有各自的特性和优势, 加强高级读者对文献资源的获取和利用能力, 最终达到提高电子文献资源利用效果的目的。

其次, 在培训的方式上应该灵活多样、主次分明、条理清楚, 可以采用了逐班授课、集中培训、在线培训等多种方式进行。可以在课堂上普及数据库的基本知识, 使学生全面了解图书馆的电子资源;也可以在电子阅览室一人一机实际操作, 面对面交流互动, 提高读者利用数据库的兴趣和积极性;还可以深入院系按不同的需求进行专题讲座, 如“电子文献查找与毕业论文写作案例讲解”, “开题与立项前的文献查找”等, 及时解决读者在使用数据库过程中出现的问题。

3 以人为本———“读者第一服务至上”

图书馆“以人为本”制度化管理, 就是以读者为中心, 以馆员为主体, 强化馆员的服务意识、服务情感, 充分发挥馆员的积极性和创造性、主观能动性及其潜能, 只有这样才能保证读者对文献信息的需求, 才能在图书馆服务体系中发挥馆员的积极作用。

3.1 网络环境下文献信息以及服务的特点

网络环境下, 现代科技的发展又使得各个学科交叉渗透, 出现了很多新兴学科、交叉学科、边缘学科;信息的存储和数据库技术的发展, 使文献信息形式趋于多元化发展态势, 产生了各类电子信息产品。高校广大师生也因其在学习、教学方面、以及研究领域的前瞻性和创新性要求, 对信息的需求呈现出时效性和个性化的特点。

3.2 不断提高馆员的服务质量

由于信息技术的飞速发展, 电子信息、网络资源与数据库资源不断丰富, 读者的信息素养普遍有所提高, 信息需求呈现多元化和深入化的趋势, 个性化服务、一站式服务受到了读者的欢迎。这就给图书馆馆员提出了更高的要求, 提倡馆员一专多能, 实现一条龙服务方式, 一个馆员就能解决读者的全部问题, 即节约读者时间, 又能在解决问题当中逐步提高馆员的服务水平。

要求馆员既要有良好的服务意识, 又要熟悉自身业务, 具有一定的图书馆学、计算机知识以及文献信息检索技能;既要成为图书馆方面的专家, 又是成为指导读者使用图书馆的通才。这就要求图书馆员在自己的职业生涯中, 不断接受继续教育, 主动学习, 更新知识, 完善知识结构, 深入学习和掌握馆藏电子资源的相关内容、特色、功能以及使用技巧等知识, 及时收集读者对图书馆电子文献建设发展建议和各种需求, 解答读者关于电子资源利用中的各种问题, 不断提高电子文献的利用率。

3.3 授人以渔, 帮助读者自主学习

网络的普及, 越来越多的人使用随身携带的无线终端上网, 网页浏览、娱乐和游戏等互联网所提供的一切服务更加方便自由, 因而, 高校的电子阅览室的功能也已发生了变化, 上网学习、学术研究氛围越来越浓。电子阅览室是图书馆电子资源试用、购买的第一站, 是收集、解决使用计算机、数据库中遇到问题的最好的窗口, 可以开展电子文献的实际上机操作培训, 给读者提供一对一的辅导答疑解惑。

数据库培训是高校图书馆加强读者信息素质教育的重要手段, 是为读者提高学习研究能力的一项重要工作。图书馆可以将计算机的基础知识、各种数据库的检索技巧和网上电子信息获取的途径和技能网络培训课件、以及FAQ常规问题解答, 发布在图书馆网站上, 以便读者自主学习。

参考文献

[1]王晶春.对充分利用高校图书馆电子文献资源的探讨[J].长春理工大学学报:社会科学版, 2010, 5, 23 (3) .

[2]刘偲偲.高校图书馆数据库培训实践的现状与反思[J].图书馆学刊, 2013, 1.

[3]胡爱民.数字化阅读时代高校图书馆电子文献信息的阅读推广[J].农业图书情报学刊, 2013, 7.

[4]王代礼.高校图书馆数字资源培训模式的探讨[J].内蒙古科技与经济, 2002, 11 (21) .

电子文献的管理与利用 篇4

【关键词】民族地区;白族文献;拯救策略

桑植白族创造了辉煌灿烂而又独具特色的白族文化,由于地处西部边缘,桑植白族文化研究一直被忽视、遗忘,作为民族高校图书馆地方特色文献信息研究者,挖掘白族民俗文献,保护白族祠堂等古迹建筑,宏扬白族民族文化,丰富张家界世界名胜风景区的“本土民族文化特色”,“着力提升文化软势力”,“打造具有张家界特色的独特文化品牌”,提升其文化自信、文化自觉和文化认同。繁荣民族文化,服务张家界旅游、经济,更好地促进社会主义新农村文化建设,价值珍贵。

1.桑植县白族的来源

湖南桑植白族,并非土著民族,原本是居住在我国西南边陲云南省大理地区的一部。白族自称“白子”、“白尼”,汉语意为“白人”。从文献记载,约公元前2世纪,云南大理一带居住着许多分散的民族部落,三国两晋称“叟”;唐宋时称“白蛮”、“河蛮”、“下方夷”;明清以后称“民家”。解放后1956年11月,根据广大白族人民的意愿,正式确定以“白族”作为本民族的统一族称。湖南桑植境内的白族是南宋末期从云南大理一带的居住区迁来,据详细历史记载,是随兀良合台组建的“寸白军”攻取南宋大后方潭洲(今湖南长沙),后因蒙哥大汗战死,寸白军被就地遣散,大部分返回云南,而以王朋凯、钟千一、谷均万为首的一部分,“溯长江,渡洞庭,漫津澧,落慈邑”,来到了桑植芙蓉桥、麦地坪、马合口一带,“乐其风土,解甲归田”。他们“插草为标,指手为界”,迄今已有700多年的历史。[2]现在桑植白族约10.42万人,以谷姓、王姓、钟姓为主。1984年以前,该地区的白族居民其民族身份不明,自称“民家”,被本地居民笑称“民家佬”,经反复核实,桑植“民家人”被国家民委、省民委正式认定为“白族”。1984年10月桑植正式成立了7个白族乡。[6]

2.古代家谱、祠堂的价值与渊源

2.1 古代祠堂的价值与物质依托

祠堂,又称祠庙、祠室,也有称作家庙、宗祠的,主要价值体现为血脉的圣殿,是旧时祭祀祖宗、乞求丰收的所在,它广泛地分布于全国各地,可称为血脉崇拜的圣殿。在汉代,祠堂多建于墓所,后世无所限制,一般建于宗族聚居地附近,岁时由族中人共致祭。据张载《张子全书》卷四《宗法》条称:“且如公卿一旦崛起于贫贱之中,以至公相……既死,遂放散……止能为三、四十年之计。造宅一区,及其所有,既死则众子分裂,未几荡尽,则家遂不存;如此则家且不保,又安能保国家?”所以,他主张“立宗子法”,“以管摄天下人心,收宗族,厚风俗”。古代祠堂分天子宗庙、民间祠堂、民间祠堂、孔庙等。古代祠堂的修建和维持其物质依托是祭田,祭田是全家族的公共财产,其收入主要用于支付祠堂祭祖的各种费用以及抚恤族众等。除祭田外,族人的捐资也是维持祠堂活动的经济保障之一,较著名者便是范仲淹的“收族”。仁宗庆历年间(1041—1048)至皇佑二年(1050),范仲淹在苏州、长州、吴县买常稔田千亩,号曰“义田”,“族之人,日有食,岁有衣,婚取凶葬皆有瞻。择族之长而贤者一人主其计而时其出纳焉”(《金石萃编》卷一五六《义田记》)。

2.2 古代家谱文献的功用

清代学者章学诚在《文史通用》中说:“且有天下之史,有一国之史,有一家之史。传状志述,一人之史也;家乘谱牒,一家之史也;郡府县志,一国之史也;综纪一朝,天下之史也”。

所谓“家乘谱牒”,就是一个家族或宗教的世系表谱,通常叫通家谱、族谱,又称宗谱、支谱、世谱、世系录、通谱、总谱、会谱等等。在中国传统社会中,家谱是血族习俗中的一个重要角色。它在宗族制度体系中,占有重要的地位,发挥着多方面的社会功用。第一,家谱是维持宗族组织的要件之一,没有家谱对于血脉的明确描述,宗族即使聚族而居,也会世系稍远就相视如路人,甚至还会世系紊乱,宗族关系完全被破坏的局面。第二,家谱是进行伦理道德教育的教材,起着睦族治乡和维护社会秩序的作用。第三,家谱是实施家长权的依据和保障。俗话说:国有国法,家有家规。可见家谱功用主要体现在维系血脉,保持家风。

3.白族祠堂毁坏、民俗文献流失的现状

湘西以土家族、苗族居多,1957年9月成立了湘西土家族、苗族自治洲,多年来,民族工作者多研究该民族的民俗文化、历史渊源、文物保护等,而桑植白族文献研究稀缺,其文化、文物、民俗保护没有具体的措施,致使大量的文物古迹、民俗文化遭到严重破坏与遗忘,其损失不可估量。

3.1 白族祠堂严重毁坏

王氏海龙祠,白族祠堂又叫“本主祠”。为王海龙之后裔修建,位于桑植洪家关海龙坪中央,四周全为火砖勘砌,内为木瓦青房,分前后两厅,每厅三间。前厅分上下两层,下层中间是走廊,两侧是厢房和厨房,上层三间楼台,供私塾、议事之用。后厅筑有三座神台,系本主大、二、三公塑像神位,神龛上有神帐、香炉、海螺等物,堂内画有麒麟。两厅之间为一四方丹墀,丹墀两端为砖墙,高出檐脊数尺,随水面起伏成凹形,前塑龙头,后塑龙尾,以瓦为鳞,状如双龙出海。祠门为牌坊式建筑,边框或塑或画山水鱼龙、人物花鸟,中间塑画匾,内嵌“王氏祠堂”和“俎豆千秋”八字,祠门呈八字形,内外均有长条楹联,外书:“溯祖德于点苍,欣喜孝子贤孙宏开甲地;衍宗支于桑邑,尤其万代后世蔚起人文”。内书:“白虎青龙骏奔在庙;春露秋霜燕私其宗”。整座祠堂雄伟壮观,飞檐斗拱,画栋雕梁,龙头高昂,风铃叮当,惜经世纪风雨飘摇,现外貌全存,而祠堂内设施多有损坏。墙上的麒麟图依稀斑驳,屋宇损坏严重;谷氏廖坪祠堂建于清道光年初年,谷氏祠堂是廖坪大将军谷永和袭用的“回音壁”、“仙鹤井”老祠堂。根据当地老人回忆该祠堂较为雄伟,前面有高大的牌楼,门前伫立着两头狮子,祠堂内有木雕菩萨12个,高七尺,祠堂分里外三层,中间是谷氏源流碑,两边是厢房,采用“三房一照壁”格式建造,如今只剩下高高的门牌,和残垣断壁,祠堂内现已住了三户白族人家,狮子、菩萨、照壁等,在文革时损毁,其文物古迹遭到了严重的破坏。目前保存较完整的仅麦地坪钟氏祠堂。

3.2 白族民俗文化被汉化失去传人

民族语言逐渐消失,根据笔者调查,1982年原中央社科院民族语言专家赵衍逊(白族),对桑植“白族”的语言648个单词进行考证,结果发现与大理白族语言基本相同,因白族没有单独文字通用汉语,属汉藏语系藏缅语族白语支,大理白语与汉语比,只占8%,而桑植只占3%,远离故土700多年,还能保持本民族的部分语言实在难得。仅仅20多年,桑植除部分老人讲白族语言外,年轻一代,已不再讲白语,不久的将来其语系只是一个传说。[6]

民俗逐渐被汉化,首先居住建筑逐渐汉化,以前的土木结构的瓦房,四合天井,最具特色的是三滴水门楼,以木刻、石雕相结合,突出其气魄和艺术风格,现在逐渐被高楼替代,少了几分恬静幽雅的田园氛围。

其次,饮食文化也逐渐汉化,白族爱食酸辣冷口味,有“叶儿粑”、“油炸粑”、“雪枣粑”、“仙鹤井”等特色小吃,家家火炉前一壶烤茶,凡客人来访,首先必须烤茶相待,一般斟三道,即头道苦、二甜、三回味,一道为烤茶,二道加核桃片、乳扇和红塘,三道加蜂蜜和几颗花椒,白族办喜事都用一碗“三蛋茶”款待客人,现在这些饮食文化也逐渐失去了。

白族服饰过去男子服饰上身着白色对襟衣,外穿黑领褂,下穿白色或蓝色宽裤衩,头缠白色包头,肩挂绣花挂包。妇女着衬衫、领褂和围裙,式样多为紧身和束腰,发式为辫子盘在头顶,缠以鲜红头绳,然后用绣花或彩色毛巾包裹,一侧垂下雪白的缨穗,这些装束现在只有在舞台或传统节日上才能出现了。

婚俗文化也发生了巨大变化。著名的白族对歌定情已成过去,如媒人说合、发八字、填庚书、道喜、报日、接媒、下书、朝拜等过程,在青年白族男女婚姻中已很少出现。

其中最具白族特色的歌舞“杖鼓舞”、“九子鞭”、“花灯”、“白族调”、“对口山歌”、“小调”、“本子曲”等民族艺术逐渐失去传人。

宗教信仰逐渐淡漠,如游神、还三元、穿青脱白等祭祀活动仅剩八十多岁的几位老人主持,没有年轻的传人。

4.抢救白族民俗文化、文献、祠堂古迹的具体策略

早在1986年,日本东京大学文化人类学研究室、国立民族学博物馆共同研究员,云南民族学院访问学者,“横山广子”就来到湖南桑植县洪家关、芙蓉桥、马合口、麦地坪等几个白族乡进行白族文化考察,她对桑植丰富的白族民歌赞不绝口,特别是具有“活化石”的傩原戏,如还三元、游神、穿青脱白等她作了详细的记录。对白族舞蹈“仗鼓舞”、“九子鞭”、“霸王鞭”等白族舞蹈,每个动作进行拍照,她把在云南大理没有解决的问题在该县得到了解决。[6]

4.1 民族高校图书馆特色文献信息部开展收集、整合白族文献工作

作为湘西北唯一的综合性民族大学——吉首大学,其图书馆地方文献信息部挖掘该县的白族文献,进行收集、整理、整合,建立白族民族文献特色资源库,保存并宏扬白族文化功在千秋。

首先,必须领导重视,组织一支高素质的专业人才队伍,与当地白族乡镇领导取得联系,深入到该县的七个白族乡实地考察、指导、整理、收集民俗文献,对白族的语言、歌舞、服饰、建筑古迹等,进行音像制作、图片摄制,对已经形成的图书文献进行收买或接受赠送,对赠送者颁发证书,予以奖励。同时,积极编写《桑植白族文献信息资料汇编》,从桑植白族的历史渊源、民俗文化、歌舞艺术、古迹建筑、宗教信仰等方面进行资料收集汇编,使该书成为白族文献大全。

4.2 维修白族祠堂建立白族家史馆

县民委鼓励白族离退休老同志发挥余热,组织一批有威望的白族老人,积极编写本族的家谱,组织人力维修祠堂。资金来源可在家族中在外工作的族人、白族民营企业中进行募捐,对于较大贡献的白族企业、个人,建祠堂功德碑,予以昭示功绩,同时,每年向市县民委、文物管理局申请划拨一定的维修资金,力求节约原则,共同来承担保护文献、文物建筑等工作。对于祠堂的修复,力求保持原貌,祠堂内增设本族家史馆,收集家族各历史时期积极向上的历史文献、家谱文献、名人传记、影像资料等进行保存,如开国将士谷壮猷、红军师长王炳南等,向后人进行革命传统教育,起到模范与榜样的作用,以增进社会的大融合。

4.3 增派民族高校白族毕业生担任乡镇领导

确实落实中央2009年政府再就业发展规划,选拔一批民族高校的毕业生,深入民族地区基层,担任乡村领导职务,发挥专业优势,发展白族绣染、编织、雕刻、打造等民族工艺,服务乡村民俗文化旅游,实现民族地区经济、文化、科技等共同繁荣。

4.4 政府鼓励白族乡修建特色村寨

政府对白族乡特色建筑进行统一规划,明确设计模式,同时实行奖励机制,对白族民居建筑的审批、办证等费用实行减免,对于公路、临街面已修房屋,政府整体实施穿衣戴帽工程,花少量的钱,实现最大的观赏、实用价值。既解决了部分返乡农民工再就业问题,又彰显了白族建筑文化特色,使社会主义新农村建设更加具体化。

4.5 发扬民族文化,积极申报非物质民族文化遗产

对白族歌舞、宗教、民族艺术等一批优秀的民俗文化积极申报国家、省级非物质文化遗产。目前,白族民歌是入选第一批国家级非物质文化遗产名录《桑植民歌》的重要组成部分。桑植的“白族游神”、“仗鼓舞”等,已申报第二批湖南省非物质文化遗传获得成功,其起源于白族迁始祖来桑艰苦创业的祭祀活动。同时,定期举办白族文化节活动,如白族“三月街”、“火把节”、“尝新节”、“过四齐年”、“赶会”等节日活动,鼓励白族乡中小学学生校服着白族装,从小了解本民族的服饰文化,加深民族感情。

5.白族文献、文物的利用

5.1 宏扬白族文化发展区域合作

2009年3月,桑植芙蓉桥白族乡政府成功的举办了首届“三月街”白族文化节。邀请了在外地工作的白族籍同志、云南大理姊妹县的白族代表、云南民族学院的领导、湖南电视台领导以及吉首大学图书馆的同志等,来桑植县芙蓉桥白族乡参加以白族祠堂为中心的“三月街”白族文化节庆典活动。盛装白族服饰,以白族舞蹈、民歌、游神等为重点,大力宣传桑植白族民俗文化,互相学习,联络加深兄弟间的感情,提升白族人民的文化素养。

多年来,与云南大理发展区域合作寻求文化和经济支持。与云南大理的祥云县、洱源县建立了“姊妹县”,云南大理为桑植县芙蓉桥乡修建了一条“大理白族街”,投资116万元用于洪家关白族乡科技楼的建设和芙蓉桥白族乡卫生院的改扩项目,为改善芙蓉桥中心小学办学条件赞助100万等。从1993年至今,云南民族学院每年为桑植县白族乡定向招生委培生10名,为桑植县培养了一大批民族实用性人才。

5.2 利用民俗文化发展地方特色旅游促进社会主义新农村建设

以白族特色村寨为依托,以民俗文化、民族工艺为主导,以当地民族高校为理念支持,联合张家界“土家风情园”、“德夯苗寨”、“凤凰古城”、张家界世界自然风景名胜区、贺龙元帅故里等,发展自然、人文、红色系列旅游,扩大本地就业渠道,以促进民族地区社会主义新农村文化建设和谐发展。

参考文献

[1]王积超.人口流动与白族家族文化变迁[M].民族出版社,2006.93-136.

[2]游俊,李汉林.湖南少数民族史[M].民族出版社,2001.339-343.

[3]陈自文.张家界自然人文研究文集[M]. 云南人民出版,1999.58-63.

[4]高元发,彭多意.人神之间[M].云南大学出版社,2003.

[5]吕名中.南方民族古史书录[M].四川民族出版社,1989.25-38.

[6]王珍翠.大庸文史[M].大庸民族侨务局,1993.124-141.

[7]葛兆光.禅宗与中国文化[M].上海人民出版社,1986.1-35.

[8]赵寅松.白族文化研究[M].民族出版社,2004.129-145.

[9]向延宏.大庸市革命文化史料汇编[C].1995.55-67.

浅谈加强电子档案的管理与利用 篇5

关键词：电子档案,管理,利用

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储、管理、利用与传统的纸质档案所用技术方法不同, 档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理与利用工作。

1 加强电子档案管理的重要意义

作为档案管理工作者, 做好电子档案的管理, 从理念上说, 要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1.1 加强电子档案管理, 有利于节省人力物力

在传统档案管理中, 由于档案工作的特殊性, 特别是一些易破碎的档案资料, 一般需要大量的人财物力才能够更好地保管, 而且还不可避免地存在损坏的风险。然而, 档案管理工作实现电子化以后, 就可把按“卷”立卷归档, 改为按“件”整理归档, 大大提高了档案管理的工作效率;而且提供了信息利用的快速途径, 提高了归档质量和检索速度, 减轻了工作人员的劳动强度, 有利于节省大量的人力物力。

1.2 加强电子档案管理, 有利于提高服务质量

电子档案的特点是实物资料的信息化, 大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中, 通过互联网进行传播, 这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选, 使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益, 有利于提高档案管理的服务质量。

1.3 加强电子档案管理, 有利于满足多样化需求

随着社会的进步, 越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求, 他们不但要看原始的文字资料, 更要看原始的图像、视频等资料, 而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性, 逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。

2 电子档案利用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点, 与传统的纸质档案相比, 其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而, 电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上, 而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。

2.1 提供拷贝

拷贝是电子档案使用的第一途径, 目的是向使用者提供档案的原始状态, 确保其使用过程中的权威性。作为档案部门, 当向利用者提供载体拷贝时, 应将文件转换成通用标准文档存储格式, 由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时, 也可向用户提供打印件或缩微品。

2.2 通信传输

通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题, 而且可以节省时间和财力, 是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输, 即用网络传输电子档案, 在不同的馆际之间, 可以实现档案资源互相交流, 以及向相对固定的查档单位提供档案资料, 可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

2.3 直接利用

直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑, 在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持, 也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性, 取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

3 做好电子档案管理与利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化, 导致利用工作的复杂性。因此, 加强电子档案的利用管理是十分重要的工作, 需要多方面的密切配合, 并从多个角度展开工作。

3.1 建立档案利用制度, 整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批。还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好地满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式。

3.2 规范档案利用方式, 避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.3 建立“双套制”模式, 确保重要信息完整

所谓“双套制”, 指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战, 要求档案人员要紧跟时代步伐, 掌握现代信息技术, 熟练运用电脑及现代通讯技术, 否则就无法介入文档的形成和保管。另外, “双套制”所面临的问题, 主要是哪些档案应该实行“双套制”, 哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法, 才不会造成人、财、物力的浪费, 并且实现对重要信息的完整保存。

3.4 加强档案人员管理, 提高档案保护意识

电子文献的管理与利用 篇6

一、电子档案工作现状

从档案工作的发展历史来看, 纸质档案的存档数量是巨大的, 所占历史时期也是最长的, 保护技术相对成熟。但是, 随着社会的进步与发展, 电子档案信息量几何级数的增长, 对电子档案的归档管理、保存技术以及有效利用方面就尤为显示出不足。便不能发挥出电子档案信息储存的高密度性、多种信息媒体集成性所带来的档案利用便利, 再加之电子档案信息极易更改、易复制、数据易丢失、存储介质材料易破坏、保存时间短、对计算机软硬件环境依赖性强等特点, 使档案管理人员仍然依赖纸质档案归档, 虽然费工费时, 但是纸质的相对稳定, 可长久保存, 使档案的内容也更加真实可靠。当然, 档案主管部门也认识到, 电子档案的优势是传统纸质档案不可取代的。随着档案数量的激增, 存储空间的开始显得相对不足, 档案库房的日常维护管理投入的精力越来越大, 因保存不善需要修复的档案越来越多。这些问题的最好的解决办法就是对已归档档案数字化, 从而从根本上突破困扰档案管理的瓶颈。

虽然我国档案工作已经走过了半个多世纪的发展历程, 然而电子档案发展迅速的同时, 也伴随着一些问题的产生, 具体表现如下:

(一) 归档范围不清晰

现在归档的电子档案大多分为三类:分别是由办公自动化系统生成的电子文件、已经完成数字化处理的已归档文件和影音图像视频资料。对于这三类电子档案, 对已归档文件的数字化处理无需鉴定文件的归档价值, 文件数字化处理后, 可按相同保管期限作为同卷的拷贝备份。目前, 归档范围不清晰的是由办公自动化系统生成的电子文件, 这一类文件数量巨大, 一些不具有长期保管价值的文件, 未作鉴定, 统一按长期保存, 占据了大量存储空间。最后一类是影音图像视频资料, 由于图像和视频采集设备的普及, 文件数量“井喷”式的增长, 又未有明确的归档要求, 致使大量不具保存价值的资料长期未被清理, 而不少需要保存的资料又未能在第一时间归档, 这样的现象亟待解决。

(二) 利用效果不明显

主要表现为:属于室藏档案范围但又查不到有关电子档案, 缺藏现象严重;有些档案工作人员对电子档案管理要求不熟悉, 对立档单位的历史沿革、机构变更情况也不够熟悉;电子档案的利用被限制, 无法按用户需求提供全部档案等等。

(三) 电子档案管理技术手段更新速度慢

由于种种原因, 目前电子档案管理工作还存在着许多缺陷。在各级各类档案业务部门, 不同程度地存在着归档文件不全, 缺乏系统性 (例如, 同一事件的不同类型档案之间缺乏关联) 。并且存在服务设施不完善、阅览条件差等一系列问题, 无论是硬件设备的配备, 还是软件开发、数据库建设, 还远不能满足档案利用者的现实要求。利用者自己查询仍然比较困难, 这样必然会影响电子档案的利用率和效果。

二、影响电子档案利用效果的原因

影响电子档案利用效果的因素很多, 在这里笔者着重对影响档案利用效果的主客观原因做一些简单的分析。

(一) 客观原因

1.部分电子档案具有一定密级, 开放程度低。目前还没有档案文件降密、解密的明确标准, 档案开放问题也没有具体规定和实施细则, 在实际工作中比较难操作, 客观上限制了电子档案利用的广度和深度, 不同程度地影响电子档案利用的效果。

2.室藏档案在立档单位和业务部门归档、整理阶段没有收集齐全, 各业务部门的档案最早也要等三年后才能移交到保密档案室, 档案不齐全的问题一旦发现已很难补救, 尤其是照片、视频档案, 近年来多数是数码相机、数码摄像机拍摄, 收集不及时就可能造成遗漏, 而且在以后的编辑整理中很难把活动内容、时间、地点、人物和作者等情况考证清楚。从而造成室藏档案无法完全满足档案用户利用需求。

(二) 主观原因

1. 档案管理人员思想观念保守、陈旧。

档案利用服务中, 档案管理人员还不能完全跳出传统的框框, 比较偏重于强调传统档案的特殊性和重要性, 对电子档案的收集整理较为忽视, 对电子档案的认识仅停留在作为传统纸质档案拷贝备份的层面上, 致使电子档案实际利用效果不明显。这种倾向, 从某种程度上弱化了电子档案的价值。

2. 参与电子档案工作人员自身素质偏低。

档案服务人员新手比较多, 很多参与人员只是对电子技术较为熟悉, 对档案管理却十分陌生, 并且有的人员流动性较大, 对室藏档案还缺乏深入的了解和研究, 在档案与用户之间, 主观能动作用发挥的也不够, 直接影响了电子档案利用的效率。

三、如何提高电子档案利用效果

为有效解决电子档案利用工作中存在的问题, 进一步提高电子档案的服务效果, 针对上面提出的问题, 应该做好以下几点:

(一) 正确认识电子档案利用率和利用质量之间的关系

档案的利用数量即档案利用率, 是衡量档案室工作质量的一项重要指标, 电子档案利用率高, 则说明电子档案需求量大, 档案室的工作做得比较好, 但电子档案的利用率与利用服务的质量即利用效果、效益, 又是不能完全划等号的。电子档案的利用效果才是衡量档案室开展电子档案工作做得如何的最终标准。

(二) 建立对电子档案管理的专项制度

针对电子档案管理中出现的不足, 各级档案管理部门要制定相应的管理制度, 对电子档案的收集整理要区别于传统纸质档案, 对电子档案的收集整理要强调及时性、完整性, 做好和其他类型档案之间的关联。并且要针对电子档案的易更改、易复制、数据易丢失、存储介质材料易破坏等特点, 做好数据备份, 并定期对一件档案的多个备份之间进行数据异样筛查, 要第一时间发现数据的损坏或是更改, 及时解决或重新备份。

(三) 加强电子档案室建设

将档案室建设分为基础建设和人员建设。基础建设方面, 加强硬件设施的投入, 对档案室的计算机硬件、网络设备的配置既要满足电子档案数量增长的需要, 也要满足未来电子档案使用率增长的需要。人员建设方面, 要引进和培养交叉学科人才, 在计算机技术和档案管理方面都称得上是专家。对现有档案管理人员, 要建立轮岗培训制度, 防止出现实际工作中对个别技术人员的工作依赖。

(四) 加大宣传力度, 强化人们对电子档案的使用意识

加大对电子档案管理的宣传力度, 首先, 使经常和档案部门有业务关系的单位认识到电子档案工作所带来的效益, 让这些单位成为档案部门的宣传员。其次, 加强对档案形成单位的宣传力度, 改变以往的工作方式, 依托网络建设, 变档案部门催收档案为档案形成单位主动上交档案。最后, 要加强电子档案工作在全民中的宣传力度, 使全民都认识到电子档案工作的重要性。

摘要：随着电子档案的普及和发展, 档案管理数字化已经成为档案管理发展的必然趋势。然而电子档案的管理现状不容乐观, 文章对其发展现状及影响因素做了简要的分析, 并对如何提高电子档案的利用率以及提高人们对其重视程度提出了几点看法。

关键词：电子档案,现状,影响因素,利用

参考文献

[1]冯惠玲.档案管理学[M].中国人民大学出版社, 1999:193-213.

浅谈电子阅览室的利用与管理 篇7

一、电子阅览室的利用

电子阅览室的规模可大可小,一般计算机可配置儿十台或上百台,还应配有服务器、光盘塔、集线器等。每一台计算机既可通过网络共享光盘塔中的文献内容,又可用本机的光驱阅读单机版电子读物,还可借助网络查询本馆的书目,以及通过Internet获取世界其他服务机构的信息资源。

电子阅览室的主要功能应包括:检索光盘数据库、网络数据库、上国际互联网、文件下载、收发电子邮件、网上聊天、网上寻呼、网上购物、多媒体教学、多媒体视听、计算机辅助设计、电子游戏等。

1.1电子读物的利用

目前的电子读物主要有软磁盘和光盘两种。光盘主要有CD-ROM、VCD、DVD、TCVD、photo-CD、CD-R、CD-RW等。

电子阅览室收藏CD-ROM光盘文献的类型主要有:学术期刊、图书、报纸、文献检索工具、计算机应用软件、工具软件、教学软件、游戏软件等。

1.2网上资源的利用

电子阅览室读者以查找资料、上网游览、休闲娱乐者居多,而上网又占绝大多数。电子阅览室担负着收集、整理信息等多重职能,可以通过特色服务使工作变得有声有色。其一电子阅览室可利用自己的优势对繁杂、无序的网上信息,以及网站作出分类和评分,供读者选用;其二为读者推荐网站;其三为读者提供对外交流的平台;其四为读者提供收发电子邮件、下载和打印,甚至个人主页发布等服务。

1.3开展电子阅览室的参考咨询和辅导

这是深受读者欢迎的服务形式,包括提供各种说明、参考资料、配备工具书、开设辅导讲座和面对面的个别辅导与答疑。这种服务要求配备包括“系统管理员”、“硬件维修员”、“馆员”等几类人员在内的综合管理群体。

此外,电子阅览室的利用还包括馆藏书目文献的检索、信息检索及汇编、打印、应用计算机软件翻译等,还可以利用其他现代化设备,如扫描仪、刻录机、传真机等进行扫描、转录VCD、代发传真等服务。

二、电子阅览室的管理

2.1电子读物的管理

目前电子阅览室购置的光盘主要包括以学术期刊光盘、文献检索光盘、计算机软件、游戏软件。电子读物应分类保存在干燥、卫生、整洁的地方,而且要求读者精心使用,保持其整洁和不被损伤。

电子阅览室内的读物宜采取室内借阅、随借随还的服务方式。这样做,一方面便于对其使用情况进行监控,一方面可提高所购电子读物的利用率。

2.2计算机及网络维护

硬件设备的正常运行和软件系统的维护升级是搞好电子阅览室管理的大前提。不少读者对计算机设备的操作和原理不甚熟悉,在使用中常常会因误操作而造成设备故障,这就需要管理人员加强维修和检测,及时发现读者可能造成的问题,尽快找出排除故障的办法。此外,诸如安装各类浏览器,电脑病毒监控等软件的维护和升级,都是管理人员的日常工作。

2.3读者管理

读者管理主要应包括:其一上机前办理登记手续:,其二使用前检查电脑,发现问题及时声明;使用后按正常操作退出,不得随便关机;其三在操作中做好监督工作,坚决遵守网络安全规定,严禁有在网络上从事反动、淫秽、危害国家安全和对他人进行人身攻击等违法活动,严禁在网上传播和阅览不健康信息:其四严禁对C盘进行格式化、修改引导记录、删除系统文件等操作;其五指导读者正确操作,杜绝破坏网络环境和文献信息资源:其六不得私自携带软盘、光盘上机。

2.4工作人员素质要求

电子阅览室工作人员的职责包括:①宣传介绍本室工作,解答读者咨询;②辅导读者上机操作,安装、调试软件,避免由于操作失误而引起系统故障;③维护室内设备,确保完好、清洁、网络数据传输畅通,保证开放时间内正常运行;④负责借还光盘,对用后的光盘进行验收检查;⑤负责对本室的电子读物进行整序和保管;⑥对计算机软件定期维护、杀毒;⑦坚持本室制度,维持本室秩序,保证本室的卫生和安全。

因此,对电子阅览室工作人员要求比普通图书馆员更高。一般应具备以下条件:①具备计算机网络操作及管理的基本知识;②具备计算机安装、调试知识;③具备比较系统的图书馆学基础知识:④具有事业心,责任感和积极向上的工作热情。

摘要：本文从实际工作体会出发，探讨了电子阅览室的利用和管理问题。

关键词：电子阅览室,利用,管理

参考文献

(1)秦建宁．试论电子阅览室的建立与管理．高校图书馆工作，1998，(1)

电子文献的管理与利用 篇8

(一) 共享性

电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输, 使异地利用成为可能。它不仅消除了书籍、文件数量对利用者人数的限制, 而且消除了利用者与信息的距离, 让信息的传播和使用变得更为方便和普及。同时使用者可以对电子文件进行分类、统计、汇总、打印或复制, 将这些信息转换成自己需要的形式, 以满足使用者的各种需要。

(二) 开放性

随着电子技术的飞速发展, 电子文件存储所需要的空间越来越小, 让携带和存储都变得更加方便和快捷。这给用户留有极大的自主空间, 可以轻松地自行修改数据库, 可以用界面设计器自行设计界面等等。这使得电子文件相对于纸质文件来说变得更加难以保密, 具有更大的开放性。

(三) 依赖性

就像纸质文件需要依赖纸张才能得以成立一样, 电子文件同样需要依附于一定的媒介才能存在, 而电子文件的媒介就是人们在社会活动中经常会使用到的计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料, 是一种以数字代码形式存在的观念型非直读型信息, 它必须完全依靠存储介质和相关的计算机软硬件系统才具有生命力。 (1)

(四) 多样性

电子文件的种类多种多样, 就目前而言大致可以分为文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件、数据文件等等一些类型, 极大地丰富了文件保存的方式。运用多媒体技术可以把包括图片、文字、声音等加以有机的立体组合, 增加了文件保存内容的信息含量, 能真是地再现现实生活中的场景实现了文件功能的革命性变化。

二、电子文件管理与利用的原则

针对电子文件管理的特点, 在电子文件管理的过程中主要需要注意的原则是广泛原则、便利原则、安全原则、经济原则等等。

三、电子文件管理与利用中存在问题

(一) 难以长期保存

由于电子文件对媒介的依赖性, 使得电子文件的长期储存成为一件比较困难的事情。电子文件的存储媒介多数为计算机、磁盘、光盘等, 对环境的温度、湿度和防磁性等等条件的要求很高。保存电子文件的环境要求与纸质文件不同, 纸质文件即使损伤部分还可以保存大部分, 而电子文件如果达不到特定的存储要求, 很容易造成载体损伤而导致文件的完全丢失。另外, 由于技术的更新换代也可能导致电子文件出现无法读出的问题, 这使得很多老旧的珍贵资料本身保存的很完整, 却因为失去了转换载体而失去了使用价值。这种时候, 技术更新所带来的问题往往比媒介损伤的危害来得更加严重。 (2)

(二) 存在安全隐患

电子文件存储所需要的空间越来越小, 让携带和存储都变得更加方便和快捷, 这让电子文件的安全问题存在很大的隐患。个人作品在网络上的随意复制和转载、影音图像文件的恶意上传和转发、机密文件的内容被公开等等。这使得电子文件的在利用过程中常常涉及到很多权益方面的问题, 比如私密文件内容中涉及的隐私权、引发使用者的信息权纠纷、侵犯档案文件的公布权等等, 而其中最突出的问题就是电子文件利用中所涉及的隐私权。 (3) 这类问题小的会引发民事纠纷, 动摇人际关系中的信任, 使得人与人之间相处变得敏感和困难;大的会导致管理失控, 危害企业对信息资源的控制能力, 或者证据效力无法保障, 损害各项工作的合法性。更为严重的, 会诱发国际问题, 使得民族财产流失严重, 危及国家历史和民族记忆的延续, 甚而威胁党和国家的安全与利益, 削弱政府的服务能力。

(三) 原始记录数据容易遭到破坏

文件的本质属性是原始记录性, 这种原始记录性一方面表现在文件的内容上, 另一方面表现在文件的形式上, 如, 当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是文件的原始记录性, 才使得文件具有法律凭证的作用。但是在电子文件的原始性却很难得到体现。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定已经成为文件界的新课题。

(四) 相关法律不够完善

目前, 越来越多电子文件引发的纠纷问题已经成为一个亟待解决的课题, 引起了国家的高度重视。虽然已经有相关的一些法律和政策出台, 但是电子技术的飞速发展也还是近几十年的问题, 很多方面都不够健全和完善。这一点必然导致电子文件安全保障问题方面相关经验的极度匮乏, 因此现有制定的一些法律和法规还极不成熟, 使得其中必然出现许多漏洞, 被不法分子钻空子。

(五) 电子文件管理专业人才匮乏

虽然电脑已经走进了平民百姓家, 现在家家户户都在享受着高科技所带来的便捷, 但是电子文件管理专业对于绝大多数人来说还是一个很新鲜的名词, 或许字面意思很好理解, 但是对于其中具体涉及的东西确实概念模糊。因此选择这个专业的学生是少之又少。没有量的累积就没有质的飞跃, 拥有过硬专业知识和丰富管理经验的电子文件管理专业人才必然就更加少。以此同时, 新兴专业本身底子薄弱, 之前的专业知识都是一片空白, 根本没有前人留下的经验可供借鉴和参考, 所有的知识都得靠现有人员的总结和创新, 学科的发展就会走得很辛苦, 也就制约了电子文件管理专业人才的发展。

四、针对电子文件管理与利用问题的对策

(一) 安全存储电子文件

安全地存储文件主要有两种方法, 一种是光盘保存, 一种是采用“双套制”, 保存电子文件的同时备份内容相同的纸质文件。众所周知, 对于重要的需要长期保存的文件, 一般禁用软磁盘作为电子文件存储的载体, 在条件允许时, 都会及时将软磁盘更换为光盘进行长期保存。光盘与磁盘相比, 光盘表面覆盖有保护层, 使用的是非接触式记录和信息读取方式, 不存在读取磨损, 所以盘片不易损坏, 因此使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善, 但随着技术的发展, 相信在不久的将来, 光盘的技术会发展得更加完善。纸质文件便于长期永久保存, 而利用较不方便;电子文件便于利用, 但难于永久保存。鉴于这种局面, 两种载体文件会在一定时期内长期并存。普遍做法是, 即在保存电子文件的同时, 把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体文件并存特别要注意两种文件的一致性, 在电子文件著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子文件与纸质文件对应相符。

(二) 研发更好更有效的保密技术

从1970年开始, 先后有20多个国家作出了控制使用署名信息数据的规定, 要求对于行政文件中的署名数据在文件的目的达到后将数据销毁或除去姓名。但是这与保存社会记忆的要求背道而驰, 于是, 一些国家允许移交给档案馆的电子文件免于销毁或隐去姓名, 在档案法规定的年限中不向公民开放。 (4) 由此可见, 只是简单地对文件进行加密是得不偿失的做法。在这样的环境下, 当务之急就是研发更加好用更加有效的保密技术, 让知识可以最大化地共享以造福全人类的同时, 又能使文件权益所有者的权益不受到侵犯。

(三) 加强对原始记录数据的保存管理

在对原始记录数据的保存管理方面, 目前普遍的做法是使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件, 确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责, 归档后的原始性由文件室负责, 为了分清责任, 最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字, 而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次, 这就是“只写一次式光盘加背书”。也可以只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。

(四) 完善相关的法律和机制

对电子文件管理相关法律和机制的制定, 中国人民大学档案学院的安小米、张宁、叶晗、杜雅楠等人在《国外电子文件管理机制及借鉴研究》一文中给出了很好的意见和建议 (具体参照 (二) 相关法律、法规、政策和标准中电子文件管理机制的特点一节) (5) 。将文件利用纳入国家法律体系以成立一个电子文件使用时可以参照的标准和体系, 同时成立相关的部门对其进行监督和监管, 是保护电子文件所有者隐私和权益以及尊严的主要办法。

(五) 加大对电子文件管理专业人才的培养力度

要做好电子文件管理专业人才的培养, 首先要从源头上抓起。在各个高校开设相关专业, 并加大招生力度, 吸引更多的人来报考电子文件管理专业是一个值得尝试的办法。其次, 加大现有培训力度, 采取走出去和引进来的双向方式, 开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训, 尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。同时多从国外引进先进的管理办法和经验也是刻不容缓的事情, 只有各个国家之间相互交流经验相互学习, 才能使电子文件管理得到质的飞跃。

注释

1檀民.电子文件的特点[J].科技档案 (探索与实践版) , 2008, 2.

2李盛红.试论电子文件管理存在的问题及对策[J].水利规划与设计 (科研与管理版) , 2004, 4.

3冯惠玲.电子文件利用的障碍与对策[J].档案学通讯, 1998, 5.

4冯惠玲.电子文件利用的障碍与对策[J].档案学通讯, 1998, 5.

文献信息检索与利用之我见 篇9

关键词：高等教育；信息检索；改革建议；利用性

中图分类号：TP393文献标识码：A文章编号：1671-864X（2015）05-0156-01

全球Internet的应用席卷五大洋，风靡全世界。现代信息网络作为信息时代、信息社会的重要基础设施正构筑起一个崭新的信息网络环境。社会信息化及信息全球化的结果下诞生的文献检索课，文献检索课涉及面广，与其他许多专业有紧密联系和交叉。高校文献检索课的诞生也是社会信息化及信息全球化的结果。

21世纪知识信息成为第一生产力，作为维系人类生存和发展的三大要素之一，正在成为继物质和能源之后最重要的要素和战略资源。人们越来越明确地意识到，信息资源是人类进行学习、研究、知识创新、科学发现、技术发明、事业发展的基础。当今时代被喻为“知识爆炸”、“信息爆炸”的时代，为了适应社会信息的发展，就必须掌握和利用检索工具，才能与时俱进，走在时代发展的前沿。那么大学生如何在网络信息源中寻找、检索、获取、判断和利用有价值的网络信息呢？为此针对这些问题对“文献检索与利用”课程的进一步探索和发展。

一、文献检索课的发展背景

從20世纪80年代开始，我国教育部在国际上率先确立了高等院校“文献检索”课程，该课程如同外语、数学课程一样，是各学科大学生的公共课程。此举曾引起美国同行的羡慕和赞同。

文献检索课教学的初期，仅有部分高校在即将毕业撰写毕业论文的学生中，根据其需要开设了一些文献检索讲座，介绍如何查找相关的文献资料，所用教材为各校教师自编讲义，对文献检索课性质的理解仅仅停留在检索工具书的使用方法上。随着科学技术快速发展的需要，文献检索课教学越来越受到党和政府的高度重视。由此要求高校开设文献检索课，并称文献检索课是一门实践性很强的方法课；同时为促进文献检索课更加广泛的开展，还对文献检索课的课程性质与任务，教学目的与要求做出了细致而全面的规定，将课程名称改为“文献检索课”，简称“文检课”，这标志着我国普通高校文献检索课教学步入了一个新的阶段。

迄今为止，全国已有近千所高校开设了文献检索课，同时各大高校图书馆内建立了学生机检实习的电子阅览室和信息服务中心，为检索教学提供了较好的实习基地。近年来，我校文献检索课教学实践不断改进，取得了良好的教学效果。

二、当代高校学生对信息需求与利用的现状

（一）信息获取技能障碍

查找信息和资料首先想到的是到书库、资源室直接查找，但是学生信息知识和检索能力较差，对于利用电子出版物、数据库查询没有形成习惯，甚至很大一部分同学根本就不会用检索式，甚至不懂得求助，只知道自己摸索，有的同学不会就放弃了，这就需要图书馆增强对学生的检索技能培训。新的优秀的检索工具，图书馆馆员如果不去广泛深入地大力宣传，其利用率不高，图书馆在引进电子文献数据库后，一定要花很多精力去发展潜在读者，读者使用的多寡是评估电子文献数据库的重要因素。

（二）信息筛选问题

网络上汇聚了来自世界各地、各种各样、不同门类的信息资源，由于缺乏有力的控制与约束，网络信息中混淆着许多虚假、伪劣、低级的垃圾信息，如果没有一定的信息筛选和判断能力，就会影响有效信息的正常吸收与利用。网络信息筛选需要一定的专业水平和判断能力，大学生虽然经过了专业知识的学习，但往往缺乏深入研究，在进行信息筛选时，有些随意和盲从。所以大学生的信息筛选能力和判断能力有待提高。

（三）知识产权知识缺乏

有些学生知识产权法制意识淡薄，不了解或不知道的竟占一半以上，如有些学生非法利用图书馆数据库，用自动下载软件、智能机器人下载工具非法下载，将个人上网账号交给外单位合作人员使用，向其他任何未授权用户提供代理服务器或系统的文献传递，有的学生进行整本期刊批量下载等，目前国内和国外电子资源出版公司十分重视对知识产权的保护，而且都有严格的监控措施和技术手段。加强对学生知识产权的教育已到了刻不容缓的地步了。

三、提高高校学生网络信息检索与利用的方法

（一）加强大学生文献检索课的教学力度

文检课的内容及教学方式应随着信息环境的变化而进相应的调整，其内容应逐步转为以计算机检索为主，重在培养学生的信息意识，提高网络信息检索技能，应着重讲授不同手段（包括手工、联机、光盘、网络）检索信息方法途径和技能。教育学生如何分析、利用信息，用不同的检手段、检索途径、检索方法查找信息；选择检索式入口，择检索词，编辑检索式，调整检索策略等技巧查找信息。

（二）在图书馆主页的检索系统中设置自助系统

让大学生能根据指南、菜单或窗口的自动指引使用，将常见的操作方法、检索疑难等纳入请求帮助系统，以简洁的公共咨询界面为读者解疑答难。

（三）编制学科、专业和专题网络检索指南

让大学生对图书馆的网络主页、电子信息资源的内容和特点以及各学科变化的规律有所了解，并对它们归类、整理、建档，建立网上学科、专业和专题信息引导系统。

四、结束语

现代信息技术给“文献检索与利用”课的发展带来了前所未有的机遇。总之，经济信息检索与利用教学在培养学生信息素养和创新能力的过程中有着积极的作用。作为学校，必须重视大学生信息素养和创新能力培养，研究培养大学生信息素养和创新能力的有效机制，充分调动各方面的积极性，营造良好的创新人才成长氛围，培养具有信息素养和创新能力的优秀人才。

参考文献：

[1]魏蔚，易平. 大学生网络信息检索与利用调查分析_魏蔚[J]. 陕西教育·理论， 2006， 卷缺失（Z1）： 180， 182.

[2]陈伟，汪琼.高校图书馆中文图书采编工作的问题与对策[J].图书馆论坛， 2004，（2）.

[3]王永红.数据仓库开发失败原因分析研究.电脑开发与应用.2004第一期

[4]徐冬节：深化高校图书馆文献信息开发利用，图书馆论坛， 1997

电子文献的管理与利用 篇10

目前电子资源已经成为各院校图书馆的重要组成部分,为图书馆信息化发展提供了重要支撑。尽管图书馆电子资源建设已成为图书馆建设的重点之一,但我国目前电子资源建设现状与利用情况仍存在很多问题,许多电子资源还处于无人问津的状态。如何提高电子资源的利用率,发挥其服务院校发展、促进教学科研的作用,更有效地满足广大师生获取信息的需求,已经成为院校图书馆亟待解决的重要课题。

2 图书馆电子资源利用率不高的原因分析

2.1 电子资源宣传力度有待提高

图书馆购买电子资源的目的是为了满足师生的需求,但大部分读者对图书馆电子资源都不太了解。对于电子资源的宣传,各院校都使用了很多种方法,如放在图书馆主页上、发宣传页、新生入馆教育、文献检索课教学等,但为避免一些随书光盘、音像资料的损坏,很多还停留在收藏保存层面上,这制约了这些电子资源的宣传使用。

2.2 电子资源种类多,内容交叉重复

目前,各院校图书馆都非常重视电子资源的开发和利用,数量逐年增多,能满足广大读者的需求。同时又有了新的问题,比如,笔者在工作中就曾遇到某种期刊之前一直可以访问,现在却突然无法查找。其中原因可能是期刊本身发生了变化,如出现停刊、合刊等现象;或期刊与数据库集成商的终止合同,期刊从数据库中撤出等。

2.3 读者信息素养缺乏,检索能力有待提高

读者信息素质能力的高低,直接关系着使用电子资源的程度,读者所学的专业及学历、个人的研究方向都会影响到电子资源的使用效率。学校对信息检索课程不重视,也导致相当数量的读者对图书馆信息资源利用的意识不足,以致图书馆丰富的电子信息资源得不到有效利用,读者只能被动地获取知识。

3 提高电子资源利用率的策略和途径

3.1 扩宽电子资源的宣传渠道

图书馆应通过多种形式,多渠道宣传电子资源,服务全校师生,及时、准确地公布馆藏电子资源的类型、收录范围和适用范围,让读者明确查找方向。变被动服务为主动服务,必要时把宣传海报贴发到学院各系和各个部门;充分发挥图书馆主页的作用,在图书馆主页设置各种电子资源的链接,并提供多种查询方式;开展电子资源的宣传周、宣传月活动,长期免费提供馆藏数据库简介、使用说明书等。

3.2 加强读者培训服务力度,做好资源的导航员

图书馆应积极开展电子资源的培训工作,帮助师生掌握使用电子资源的方法。一是新生入馆教育,向新入学的学生详细介绍图书馆电子资源,从源头上培养学生利用图书馆信息资源的意识。二是文献检索课程,系统、全面、详尽地向读者介绍图书馆资源、文献特点及检索方法,可将课程列入学校的教学培养计划。三是培训讲座,比如“一小时数据库培训”,每周主讲一个或两个数据库,读者数周内就可学到全部电子资源的内容、使用方法和查询技巧,从而提高图书馆电子资源的利用率。

3.3 加强电子资源的建设,注重特色数据库建设

整合馆藏电子资源,根据学校专业设置和学生特点加强特色馆藏资源的整理,建立特色馆藏数据库,为院校的教学、科研工作提供丰富的素材。为实现资源共享的目标,在特色数据库的建设中,要坚持标准化、规范化原则。校内特色资源(例如我校图书馆现有的学校师生撰写的学术论文、著作、教材、科研成果以及学校博士生、硕士生和本科生的学位论文等)也可作为学校的特色馆藏。

4 图书馆电子资源的个性化服务

4.1 注重信息个性化定制

个性化信息服务是用户根据自己的需求和目的,按照自己的爱好选择来设定信息实现方式、版面风格、信息来源等,允许用户定制符合个人意愿的网页信息的主题内容、资源类型、相关服务等。

4.2 个性化推送服务

推送服务是指主动为“信息找人”,根据用户提供的信息需求,通过馆藏资源和互联网检索到符合用户要求的文献信息,依靠邮件、短信等联系方式,发送到用户指定的服务终端,从而帮助用户高效地挖掘有价值的信息。

4.3 对外文数据库建立对应的中文版网页

很多学科经常用的数据库都是外文形式,不便于读者有效使用数据库。因此,有必要建立对应的中文版网页,这样,读者可根据自己的需求选择使用中文界面或外文界面。

4.4 为导师学科带头人建设个性化网页

图书馆为他们建立个人网页档案,并提供坚实的文献保障和信息服务,根据他们的需求优化选择检索过程及结果,形成专家个性化数据库,为他们提供在线的、实时的咨询服务,使信息咨询更加以人为本。

5 结 语

总之,电子资源已经成为图书馆各类资源的重要组成部分,成为学校师生在学习和科研中获取前沿资讯的重要媒介。因此,提高图书馆电子资源的利用率非常重要,开发利用高校图书馆的电子资源是一个极其复杂的过程,并不能一蹴而就,针对其中出现的种种问题都要做深入分析并及时解决。只有保证每个步骤有序运行,保证电子资源的新颖性和有效性,及时关注重点学科的新动向,不断满足高校读者日益增长的新需求,才能不断提高电子资源的利用率,发挥其更大的作用。

摘要：本文试图通过对图书馆电子资源建设与运行现状进行分析,从中探讨电子资源利用效率存在的诸多问题,提高电子资源利用率的策略和途径,以及图书馆电子资源的个性化服务模式,使电子资源发挥更大的利用效益。

关键词：图书馆,电子资源,利用率,个性化服务

参考文献

[1]孙艳红.影响高校图书馆电子资源利用率的原因及应对策略[J].重庆交通大学学报,2011(4).