传统会计档案（精选7篇）
传统会计档案 篇1
传统的会计档案是手工劳动形成的, 电算化会计是用计算机来辅助会计核算和管理, 是现代化技术应用于会计领域的产物。它的主要特点是利用计算机输入会计数据并校验数据的正确性, 会计信息以不可见形式存储在磁性介质载体中, 同时也可以以灵活的方式及时满足需要。软件系统代替手工劳动成为会计操作系统的关键, 这就使会计档案产生了翻天覆地的变革, 也出了新的特点和问题。
一、会计档案管理工作的现状和问题
在1988年以前, 会计凭证与会计账簿一直都是以手写为主要表现形式, 并采用单纯的纸质载体来保存的, 对于会计凭证、账簿、报表, 各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。对于经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等会计资料忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定, 预算、计划、制度等文件材料按文书档案办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确, 这样在实际工作中形成了两不管, 因此忽视了收集和管理, 造成会计档案资料残缺不全, 整理也不规范。主要存在以下三方面问题:
会计档案的归档及拆封问题。财务会计部门应按照国家财政部和国家档案局发布的“《会计档案管理办法》及其实施办法”整理好会计档案, 全部移交给档案部门, 不能自行封包保存或任人长期分散保存。档案部门接收保管的会计档案, 原则上应当保持原卷 (宗) 册的封装, 不得随意拆封, 这是会计档案的拆封原则。个别需要拆封重新整理的, 应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理, 以分清责任。会计档案的拆封, 直接关系到会计档案的完整性与安全性。
会计档案的管理及借阅问题。对会计档案应当进行科学管理, 做到妥善保管, 存放有序, 查找方便, 不得随意堆放, 严防损毁、散失和泄密。调阅时, 要严格办理手续。本单位人员调阅, 要经会计主管人员同意;外单位人员借阅, 要有调阅单位的正式介绍信, 并注明调阅会计档案的内容, 只能调阅与调阅内容有关的资料, 原则上档案原件不得借出, 也不得拆散原卷 (宗) 册。如有特殊需要, 如单位经济业务部门需要查阅与其业务相关的会计凭证, 或公检法等监察部门需要查询与案件有关的会计资料等, 经本单位负责人批准后, 在不拆散原卷册的前提下, 可提供查阅或者复制原件, 但必须办理登记手续, 以便备查。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度, 为会计档案的利用提供依据。
会计档案的保管期限问题。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》所列期限执行。保管期限分为永久和定期两种, 属于定期保管期限的档案如因特殊需要, 可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的, 对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表 (决算) 、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等, 要特别注意保存和管理。
二、电算化会计档案的特点及存在的问题
1. 电算化会计档案的特点
电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在, 另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在, 包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大, 保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案较传统会计档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 实行电算化的时间越长, 会计档案与财务软件的版本数越多, 即会计电算化档案更需要科学地管理。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前, 且使用时具有方便、快捷、直观, 容易产生一些分析结果, 可以对管理和决策提供较好的支持。
2. 电算化会计档案的弊端
第一, 会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统, 会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高, 不仅要防水、防火, 还要防尘、防磁, 而且对温度还有一定要求, 从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理, 则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二, 会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的, 从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的, 具有直观可视性, 不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力, 导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三, 会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹, 若被修改, 就很难辨别出经济业务的“原貌”, 会计档案的真实性就难以保证。
三、电算化会计档案与传统会计档案的比较
1. 电算化会计档案较之传统会计档案的优点
第一, 较之传统的会计档案, 电子档案易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;电子档案的存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也可以打印输出到纸质材料中;电子档案便于计算、分析, 快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网, 不仅能满足日常条件查询.统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的, 节约了办公成本, 避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量;还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二, 进一步提高电算化会计档案的整理和再利用水平。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营, 使用起来更方便、更快捷、更直观, 而且通过计算机数据处理系统的整理, 可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析, 从而为领导提供可靠的决策依据。
2. 两种工作模式相辅相成, 各有千秋
第一, 电算化会计档案作为会计档案的一部分, 它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率, 拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂, 传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法, 即将档案的原件直接归入档案室内保管;而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求, 即电算化会计档案在归档时, 应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见, 传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。第二, 传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势, 但过于封闭, 利用面不广, 实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广, 便于社会各种机构和人员利用, 但档案容易被修改且不留痕迹, 存在易泄密、丢失等问题。因此, 应充分发挥两者优势, 克服各自弊病, 使档案管理模式更加充实与完善。
四、实现传统与现代管理模式相结合的对策
首先, 针对会计工作的专业特点, 为更好地发挥会计档案的作用, 会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在, 才具备原始资料所具有的凭证作用, 为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性, 电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此, 实行会计电算化管理的单位, 会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料, 都储存在磁性介质上, 形成会计电子档案, 另外再打印一份内容完全相同的纸质文件, 利用纸质文件将电子文件的内容固定, 解决电子文件易变动、易修改的问题, 使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用, 又能防范电子凭证的不安全性, 可谓两全其美。
其次, 会计档案专业性强, 利用率高, 会计档案的收集管理还应走电子文件和纸质文件一并保存的“双轨”制。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料, 可有选择地通过扫描、摄影等方式, 进行数字化处理, 转化成储存在磁性介质上的电子信息, 充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点, 快速、准确定位, 然后再查原始资料, 能大大缩减翻阅、查找原件的时间, 满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用这部分资料的需求, 最大限度地发挥档案的服务功能。
参考文献
[1]杨公之.进一步做好电子公文归档管理工作[J].中国档案, 2004, 8:56-59.
[2]黎氏慧.浅议高校财务软件[J].教育财会研究, 2005, 4:71-73.
传统会计档案 篇2
一、传统档案和电子档案的含义
1. 传统档案的含义。
传统档案是以纸张为记录载体的档案。长期以来, 纸质档案是档案工作中使用最普遍的档案形式, 它作记录的材料文件内容都比较安全、稳定, 能够对原始数据信息起到有效的保护作用, 同时存储形式也比较单一、直观。一般地, 传统档案原件的证据价值比较强, 被人们更加信服。
2. 电子档案的含义。
电子档案就是指以计算机为介质, 通过磁盘、光盘、磁带等设备进行信息阅读、处理、存储等, 同时能够在网络上快速传送的文件资料, 对计算机的依赖性非常大。它的存储内容灵活多变, 可以是文档、图片、影像、音响等, 为档案工作带来了诸多便利。电子档案标志着档案管理的现代化, 同时又是档案管理工作未来的发展方向。
二、传统档案与电子档案不能互相替代
电子档案的先进程度是不可否认的, 但传统档案也存在着自身的优势。二者各具优势, 且它们的优势都是社会所不可缺少的, 因此, 从实际需求考虑, 传统档案与电子档案是不能互相替代的。
1. 电子档案的优越性。
(1) 信息的高密度性。随着社会经济的不断发展, 当前社会工作、生活节奏不断加快, 信息量不断增大, 这就需要一种高密度的文件信息存储方式, 而电子文件正好能够体现这方面的优势。很显然, 电子文件的存储介质, 如光盘、磁带、磁盘等的存储密度, 都要远远高于传统档案中的纸张介质的存储密度, 它的信息存储具有容量大、密度大、体积小的优点, 而传统档案则需要占用庞大的存储空间。可以说, 电子档案的存储密度是纸张存储无法比拟的。 (2) 信息传递的高速率。文件信息的传递速度对异地人们利用文件信息的效率有着直接而重要的影响。电子档案中的文件信息可以利用互联网实现全球范围内的传播, 并且, 这种方式下的传递时间只以秒为计算单位, 由此可以想象其速度之快。而传统档案的传递速度是不能跟电子档案的传递速度相比的, 对于纸质文件的传递, 只能通过邮寄方式进行, 传递耗时费力。 (3) 信息的便捷性。影响档案信息处理工作质量和效率的重要因素之一就是信息文件生成环节的速度。利用电子文件, 可以实现集文字、声音、图像等内容一次录入, 并且还能够以多种形式进行多次输出, 而这些都是传统档案无法实现的。基于此, 电子档案为文件的查阅提供了很大的便利, 也为档案管理的现代化提供了强有力的保障。 (4) 信息的共享性。随着社会的快速发展, 社会的资源利用呈现出了地域扩大的现象。电子文件可以在相同的地点、时间等条件下, 被各个不同的人员共同使用和阅读, 不受时间和空间的限制, 具有明显的信息共享性。
2. 传统档案的不可替代性。
在实际的使用中, 电子档案的缺点和不足便能体现出传统档案的不可替代性。 (1) 电子文件还不能实现它的法律保证作用。印章和签署是文件生效的重要标志, 是文件真实性与合法性的必备条件。而当前, 电子文件的签署技术还没有得到普及和进一步的完善, 无法在电子文件上亲自签名或加盖印章, 这样就使电子档案缺少了法律上的凭证作用。与电子档案的真实性相比, 人们更愿意相信传统档案原件的证据价值。 (2) 电子文件对设备的依赖性强。电子档案中, 文件的生成、识别、传输、存储等过程都是通过计算机等数字设备及相应的技术条件得以实现的, 若没有这些设备及技术条件, 或者这些设备出现了故障, 那么就会影响到文件的处理、归档。例如, 由于当前计算机更新换代的速度非常快, 相应的技术更新异常迅速, 当由原来技术条件下或在原来技术设备中生成的电子文件需要永久性、长期性保存时, 或许可以保存较长一段时间, 但一旦技术过时, 或者厂家不再提供过去的技术支持, 电子文件就无法进行识别、传递, 自然这样的电子文件就毫无利用价值可言, 电子档案的管理和开发利用就更谈不上了, 这会给档案工作管理带来很大阻碍。 (3) 电子档案的易改动性。电子文件在起草、处理等各个阶段, 可以人为地对其改动, 并且改动不留痕迹, 这是电子档案的突出优点之一, 但是, 换个角度讲, 这也是电子档案的缺点。当电子文件在被传递或更换载体时, 由于电子档案与载体具有可分离性, 这样就很难察觉到文件被改动的问题, 在很大程度上影响到电子文件的信息安全与可靠。此外, 电子文件很容易遭受计算机网络病毒的侵袭, 如果遭遇病毒侵袭, 那么电子文件中的信息则会受到破坏, 如果磁盘、光盘等电子文件的储存介质受到挤压、振动、弯折、磨损等, 或者长时间受到阳光直射以及长时间处于潮湿环境下等, 都会使文件中的数据信息丢失, 或者文件无法读取。电子文件的这种信息不稳定性对文件的安全管理非常不利。 (4) 电子文件载体的非直读性。电子文件是通过数字编码的形式记录在载体上的, 人无法直接分辨文件, 或者有些文件经过了加密、压缩等特殊处理, 若要读取文件信息, 就必须通过相应的技术方法, 利用相关的计算机软件、硬件设备的平台。反之, 文件信息将不能被直接读取, 就失去了档案信息的可读性。
此外, 传统档案的不可替代性也体现在与电子档案相比的优势上。首先, 传统档案具有唯一性, 它能够有效确保文件资料的原始性。档案工作的最基本要求就是文件资料的可靠性和真实性。传统档案已经在长期发展的过程中形成了科学有效的机制, 作为事件、资料记录的原始载体, 传统档案是不可涂改和复制的, 这样就能确保所存文件资料的安全。其次, 传统档案的储存介质具有耐久性。传统档案是以纸张为介质的, 而纤维素是纸张的主要制作材料, 具有比较强的耐久性, 只要采取有效措施, 防止它在特定条件下出现电解或氧化等问题, 就可大大延长使用和保存寿命。可以说, 传统档案不存在使用期限、使用次数的限制, 在各种客观条件下, 都可以查阅和查找, 而不像电子档案那样, 必须有数字化的设备才能显示出来。
三、传统档案与电子档案长期并存
1. 传统档案目前还是人们的传承习惯。
传统档案已有近两千年的使用历史, 影响深远。当前, 人们在思想上还是偏重于使用传统档案, 同时, 在实际的工作中, 一些特殊行业、部门、工作环节等都以使用传统档案为主。由于人们对真迹的尊重与信任, 因此可以认为, 电子档案在某种程度上只具有相对意义, 在相当长的时期内并不能完全取代传统档案, 二者的并存将会经历一个较长的历史过程。
2. 电子档案趋于主流地位。
随着科学技术的日新月异, 越来越先进的信息载体将会不断涌现出来, 信息交流的主流载体也将会不断地更新交替, 因而具有一定优势的全新的信息载体就会逐渐取代传统的主流载体。现代生活、工作节奏越来越快, 在信息交流实践过程中, 人们会发现传统载体暴露出来的问题越来越多, 如信息容量比较低, 给当前信息传递的时效性造成了一定的障碍, 已不能完全胜任当前社会、科学大发展背景下的高效信息交流的重任, 而具有一定优势的新的载体将会在一定程度上弥补传统主流载体的不足, 从而逐渐成为新的主流载体, 但同时, 传统载体并不会被完全代替, 而是新的主流载体与传统载体相互并存。
3. 传统档案与电子档案长期并存带来的新课题。
(1) 传统档案与电子档案的管理内容互相关联。在长期的档案管理工作之中可以发现, 传统档案与电子档案的长期并存还会产生一定的问题, 例如, 在对传统档案进行扫描, 将其转换为电子档案的过程中, 传统档案的质量直接影响着转换效果。因此, 在传统档案存档入库的过程中, 要对其质量进行严格审查和把关, 这样才能为电子档案的前期工作的顺利进行提供保障, 从而有效节省传统档案扫描转换为电子档案的时间, 避免不必要的二次返工, 确保电子档案的存档质量。 (2) 为档案保护技术提出了更高的要求。传统档案的发展历经千年, 人们对传统档案保护的研究越来越深入, 已形成了一套比较完整的传统档案保护措施, 如在传统档案的防霉、去酸、防虫、防有害气体、修复等许多方面都有了很大的成效。而对于电子档案保护措施、保管条件、保存寿命等问题的研究还需要进一步完善, 需要解决的问题还有很多。例如, 对于电子档案载体的寿命存在许多不同的说法, 这些还需要进一步地研究和考证。这样, 传统档案与电子档案的长期并存是非常必要且重要的。
综上所述, 传统档案与电子档案各有优势, 同样也存在各自的劣势, 因此, 二者的长期并存是必然的。在传统档案与电子档案并存的状态下, 要采取不同的措施分别管理, 使二者能够在互相借鉴中取长补短, 从而促使其能够有效承担共同的和各自分担的责任, 切实提高档案管理工作的效率和质量。
参考文献
[1]王萍.电子档案管理基础[M].清华大学出版社, 2006.
[2]王华林.档案管理学新论[M].中国社会科学出版社, 2010.
[3]魏振营.浅谈纸质档案和电子档案并存管理[J].祖国, 2010 (12) .
论数字档案馆与传统档案馆 篇3
1 档案馆发展概述
档案馆是收集、保管档案的机构。自中华人民共和国建立, 中国档案事业进入新的时期, 传统的档案馆一般是将收集整理的各种纸质文献资料分类存放于不同的档案库房, 以供人们查阅浏览。由于纸质档案原件的唯一性和纸张的易损坏性, 传统档案馆对档案库房的要求也比较高, 并且纸质档案会占据一定的空间, 随着时间的推移, 纸质档案的积累也会对传统档案馆库房造成一定的压力。
迫于传统档案馆面临的困境和信息革命的大背景, 数字档案馆的出现具有现实的意义。数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆群体, 在提倡政务信息公开和向整个社会提供现行文件服务的今日, 它实质上应该是一个通过计算机互联网有序处理和存储电子文件、档案以及其他信息, 实现信息资源跨库共享的、也包括“文件中心系统”于其中的、超大规模、分布式数字信息系统, 这也是档案馆从实体跨向虚拟飞跃性的一步。
2 数字档案馆与传统档案馆比较之优势
2.1 存储上占用空间小、成本更低。
传统档案馆保存的档案主要是纸质档案, 随着时代的发展, 各个领域形成的文件数量激增, 档案信息总量也以惊人的速度增长, 这导致各大库房“库满为患”的局面。另外纸张的长期保存对环境的要求也比较高, 空气温度、湿度的不适宜都可能造成纸质文件的损坏, 因而对库房的建造资金投入比较高。而数字档案馆的存储介质以电磁介质为主, 一般是指光盘、硬盘和软盘。这些档案信息载体, 不仅集数字、文字、图像和影像于一体, 而且有着惊人的存储能力。据了解, 目前个人计算机的硬盘容量已达到160 GB (千兆字节) 以上;一张普通的光盘可存储3.4亿字节, 而一张高密度光盘的存储量更为巨大[1]。与传统档案馆的纸张存储相比, 数字档案馆的电磁介质存储的成本大大降低, 存储的信息量却更大, 占用空间更小。
2.2 信息采集方式上更加便捷性和多样性
传统档案馆的档案大部分是通过接收及少量的征集和购买而来的, 获取方式比较单一, 渠道也比较狭隘, 这会造成很多有价值的档案文献流失而给社会带来损失。而数字档案馆的信息获取采用多渠道、多载体相结合的方式, 让全球范围内为我所需的最新信息不断地进入本馆的信息系统, 增加其馆藏量。世界各个角落的文献资料只需动动手指就可轻松获取, 避免了人工收集方式的繁杂和高工作量。
2.3 操作上速度更快、效率和准确率更高
传统档案馆对某个档案进行查询时, 一般是按照分类人工查找, 效率非常低, 而且还容易出错。而数字档案馆则可以利用计算机的检索功能轻松查找到所寻找的资料, 大大节省了时间也降低了出错率。
2.4 服务上方式更加多样、范围更加广泛
收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆的服务质量很重要。从服务方式上比较, 传统档案馆的主要服务方式有阅览、外借、展览与陈列、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息、档案咨询以及建立现行文件中心等服务[2]。数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 其信息服务的方式和传统档案馆有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。网络用户是指档案馆在线用户, 它是基于“虚拟档案馆”提出的概念, 档案馆的网络化势必会使其服务对象更加的广泛。
3 数字档案馆与传统档案馆比较之劣势
与传统档案馆相比, 数字档案馆有许多优势, 但是它也有其局限性或脆弱性的一面。
3.1 内容真实性难以确定
由于电子档案易被编辑修改, 所以其内容的真实很难得到保证, 无疑这不符合档案的凭证特性, 也正因为如此, 数字化档案目前还不具备法律凭证效力。这对于档案管理者或档案利用者来说, 都是个遗憾, 这也使数字档案的作用大打了折扣。
3.2 安全性难以控制
数字档案馆的运行依赖于现代信息技术的使用, 而安全问题是计算机网络世界最为头疼的难题, 也是数字档案馆建设中的重大难题。其安全问题包括计算机病毒的泛滥、计算机黑客入侵、有窃取行为的间谍活动、人为蓄意破坏等, 这些都可能给整个数字档案馆的运行造成巨大的威胁[3]。
4 未来档案馆的发展趋势展望
信息化已经是未来各项工作发展的大趋势, 档案工作也不例外。数字档案馆的种种优势决定了其在将来档案事业当中所扮演的重要角色, 档案馆的信息数字化建设事业将愈来愈红火。
然而, 也有人这样认为:随着科技信息的进一步发展, 数字档案馆在将来必定会取代传统档案馆。这种说法显然是错误的, 因为数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆, 而是以原有的档案馆为基础进行拓展, 和传统档案馆是共生共存的关系[4]。只有在完善传统档案馆的基础上, 进一步发展数字档案馆, 发挥他们各自的优势, 将二者融会贯通才是档案事业的持久发展策略。
5 结语
经过上述的比较分析, 可以清晰的看到, 虽然数字档案馆从经济上、获得方式上、操作上以及服务上都优于传统档案馆, 但数字档案馆并未完全具备传统档案馆的功能, 也不能代替传统档案馆, 数字档案馆与传统档案馆具有共生性。在今后, 传统档案馆与数字档案馆并存发展将成为档案馆发展的方向。
参考文献
[1]陈勇.传统档案馆与数字馆的比较研究[J].档案学通讯, 2004 (6) :48-51.
[2]郭燕辉.传统档案馆与数字档案馆信息服务的比较[J].兰台世界, 2009 (7) :22-2 3.
[3]王主玉.浅谈数字档案馆区别于传统档案馆的特性[J].科教文汇, 2011 (3) :206-2 0 8.
论数字档案馆与传统档案馆 篇4
一、档案馆发展概述
档案馆是收集、保管档案的机构。自中华人民共和国建立, 中国档案事业进入新的时期, 1956年4月, 中央档案馆开始在北京破土动工, 于1959年10月8日建造落成, 正式开馆。随即, 地方档案馆蓬勃兴起, 科学技术档案工作随之建立, 档案工作重点放在档案馆上。传统的档案馆一般是将收集整理的各种纸质文献资料分类存放于不同的档案库房, 以供人们查阅浏览。由于纸质档案原件的唯一性和纸张的易损坏性, 传统档案馆对档案库房的要求也比较高, 并且纸质档案会占据一定的空间, 随着时间的推移, 纸质档案的积累也会对传统档案馆库房造成一定的压力。
迫于传统档案馆面临的困境和信息革命的大背景, 数字档案馆的出现具有现实的意义。数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆群体, 在提倡政务信息公开和向整个社会提供现行文件服务的今日, 它实质上应该是一个通过计算机互联网有序处理和存储电子文件、档案以及其他信息, 实现信息资源跨库共享, 同时也包括“文件中心系统”存于其中形成超大规模、分布式数字信息系统, 这也是档案馆从实体跨向虚拟飞跃性的一步。
二、数字档案馆与传统档案馆比较之优势
(一) 存储上占用空间小、成本更低
传统档案馆保存的档案主要是纸质档案, 随着时代的发展, 各个领域形成的文件数量激增, 档案信息总量也以惊人的速度增长, 这导致各大库房“库满为患”的局面。另外纸张的长期保存对环境的要求也比较高, 空气温度、湿度的不适宜都可能造成纸质文件的损坏, 因而对库房的建造资金投入比较高。而数字档案馆的存储介质以电磁介质为主, 一般是指光盘、硬盘和软盘。这些档案信息载体, 不仅集数字、文字、图像和影像于一体, 而且有着惊人的存储能力。据了解, 目前个人计算机的硬盘容量已达到160GB (千兆字节) 以上;一张普通的光盘可存储3.4亿字节, 而一张高密度光盘的存储量更为巨大。与传统档案馆的纸张存储相比, 数字档案馆的电磁介质存储的成本大大降低, 存储的信息量却更大, 占用空间更小。
(二) 信息采集方式上更加便捷性和多样性
传统档案馆的档案大部分是通过接收及少量的征集和购买而来的, 获取方式比较单一, 渠道也比较狭隘, 这会造成很多有价值的档案文献流失而给社会带来损失。而数字档案馆的信息获取采用多渠道、多载体相结合的方式, 让全球范围内为我所需的最新信息不断地进入本馆的信息系统, 增加其馆藏量。世界各个角落的文献资料只需动动手指就可轻松获取, 避免了人工收集方式的繁杂和高工作量。
(三) 操作上速度更快、效率和准确率更高
传统档案馆对某个档案进行查询时, 一般是按照分类人工查找, 效率非常低, 而且还容易出错。而数字档案馆则可以利用计算机的检索功能轻松查找到所寻找的资料, 大大节省了时间也降低了出错率。
(四) 服务上方式更加多样、范围更加广泛
收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆的服务质量很重要。从服务方式上比较, 传统档案馆的主要服务方式有阅览、外借、展览与陈列、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息、档案咨询以及建立现行文件中心等服务。数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 其信息服务的方式和传统档案馆有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。服务对象上, 传统档案馆的服务对象主要围绕国家机关和社会团体, 而数字档案馆的服务对象和传统档案馆的服务对象差距较大, 可分为传统用户和网络用户两类。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。网络用户是指档案馆在线用户, 它是基于“虚拟档案馆”提出的概念, 档案馆的网络化势必会使其服务对象更加的广泛。
三、数字档案馆与传统档案馆比较之劣势
与传统档案馆相比, 数字档案馆有许多优势, 但是它也有其局限性或脆弱性的一面。
(一) 内容真实性难以确定
由于电子档案易被编辑修改, 所以其内容的真实很难得到保证, 无疑这不符合档案的凭证特性, 也正因为如此, 数字化档案目前还不具备法律凭证效力。这对于档案管理者或档案利用者来说, 都是个遗憾, 这也使数字档案的作用大打了折扣。
(二) 安全性难以控制
数字档案馆的运行依赖于现代信息技术的使用, 而安全问题是计算机网络世界最为头疼的难题, 也是数字档案馆建设中的重大难题。其安全问题包括计算机病毒的泛滥、计算机黑客入侵、有窃取行为的间谍活动、人为蓄意破坏等, 这些都可能给整个数字档案馆的运行造成巨大的威胁。
(三) 长期存取问题
电磁介质作为数字档案的存储介质, 其寿命与能够保存上千年的纸质载体相差甚远, 数字档案信息的载体本身保存寿命就短, 一般是15年左右, 再加上数字档案信息所依赖的计算机硬件的更新换代, 使得数字档案很难长期存取。另外, 不断地转录转存和更新计算机软硬件, 难免造成贮存信息的失真。
四、未来档案馆的发展趋势展望
信息化已经是未来各项工作发展的大趋势, 档案工作也不例外。数字档案馆的种种优势决定了其在将来档案事业当中所扮演的重要角色, 档案馆的信息数字化建设事业将愈来愈红火。
然而, 也有人这样认为:随着科技信息的进一步发展, 数字档案馆在将来必定会取代传统档案馆。这种说法显然是错误的, 因为数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆, 而是以原有的档案馆为基础进行拓展, 和传统档案馆是共生共存的关系。只有在完善传统档案馆的基础上, 进一步发展数字档案馆, 发挥他们各自的优势, 将二者融会贯通才是档案事业的持久发展策略。
五、结语
经过上述的比较分析, 可以清晰的看到, 虽然数字档案馆从经济上、获得方式上、操作上以及服务上都优于传统档案馆, 但数字档案馆并未完全具备传统档案馆的功能, 也不能代替传统档案馆, 数字档案馆与传统档案馆具有共生性。在今后, 传统档案馆与数字档案馆并存发展将成为档案馆发展的方向。
摘要：随着计算机技术和网络技术的日趋成熟, 数字档案馆逐渐进入人们的视野, 并对传统档案馆带来了一定的冲击。本文分析了数字档案馆相对于传统档案馆的优势和劣势, 阐述了数字档案馆对传统档案馆的影响并展望了未来档案馆发展的趋势。
关键词：数字档案馆,传统档案馆,比较,发展趋势
参考文献
[1]陈勇.传统档案馆与数字馆的比较研究[J].档案学通讯, 2004 (6) :48-51.
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档案与中国传统文化 篇5
一、档案与中国传统文化的开端
中国原始社会末期遗留下了丰富的历史传说, 比如:炎黄“焚林而田”, 尧明察, 舜德化, 大禹治水, 经过两三千年的口述档案世代相传记录下来。直到西周, 中华民族用顽强的智慧, 完成从刻画符号到文字发明的飞跃, 逐步以正规档案的形式记载。随后迎来百花齐放、百家争鸣的时代, 《诗经》的整理, 孔子“中庸”说, 老子“抑损举补”理论, 韩非“依法治国”理念等。各种造型艺术档案创作了千姿百态的龙的身影, 给人一种形象的实感, 体现龙文化精神。
二、档案与中国哲学
有关书籍档案记载中国哲学大致可分为天人之学、变易之学、会通之学。天人之学讨论的是天人关系问题, 是天主宰人还是人能改变天。汉代司马迁曾说:“究天人之际, 通古今之变, 成一家之言。”在他看来, 只有研究天人之间的关系, 探究“天”的性质, 以及人在其中的地位和作用, 才能在学术上有所建树。孟子进一步提出“天时不如地利, 地利不如人和”, 天时、地利、人和三者不可缺一, 但人和最重要, 认识到人类自身的价值, 表现出人们主体意识的觉醒。变易之学即“有对”之学, 天命可以转移, 政权可以更迭, 事物都是运动变化的, 静止是相对的, 个性中可发现共性, 事物达到极限就要发生变化, 变化就能发展, 发展就会创新。对立双方必有一方占主导地位, 外因只有通过内因而起作用, 诸多辩证观点, 已被后人广泛用于军事、人事、科学发明的领域。会通之学即融会与贯通, 相互辩论相互吸收, 毛嫱、丽姬之美各有见地, 融汇各门具体学科和外来文化。
三、档案与人文文化
我国素以文明古国、礼义之邦著称, 有丰富的历史遗产, 书籍档案《论语》中重视研究社会的人际关系, 其中敬老爱幼, 规范言行, 勤俭节约是其精华所在, 一直沿续至今, 演变为“八荣八耻”。史学档案记载各种人文道德和天文地理, 其中最为突出的体裁要数纪传体和编年体, 传人而记事, 事实有先后。中国文学档案的记载, 分别以诗歌、散文、戏剧、小说的形式保存下来。成为中国传统文化的重要组成部分。
四、档案与宗教
中国古代宗教的主体——佛教与道教。
佛教自西印度传入中国后, 自然融入中国传统文化, 成为具有中国特色的佛教, 很少有人知道现代音乐源于佛教的诵经。从看破红尘式的“觉悟”, 转化为“人的内心信仰”。从实物档案上看, 中国佛教造像、画佛、造塔等也别具一格, 如:龙门石窟中旱期塑像秀骨傲然, 佛教的许多壁画表现出奋发向上, 刚健有力的审美情趣。道教是中国古代特有的宗教, 以经典书籍档案《道德经》之自然精神为主体, 发散开来。是“会通之学“的典型形态。道教文学最具艺术性, 思想超脱, 词章华美, 文化结构内容不仅是多门类、多学科的统一, 在每一学科中又是多层次的统一。
五、档案与文物
中国古代文物档案不仅是装饰品、观赏品, 还具有广博而深邃的文化内涵, 体现鲜明的民族特色, 是其它国家未有过的, 各种品格的玉器有不同的象征意义, 成为道德、政治、等级的象征, 往往追求事物的神似。铜镜上出现龙与凤, 主要用作吉祥的象征, 有的利用谐音表义, 比如出现鱼图案便表示有余的意义。金银器反映社会的信仰与宗教, 生活与习俗, 民族文化特色等。陶瓷器不仅是生活用具, 有的代表一个故事, 含蕴丰富的情感。
六、档案与中国教育
各种文化都是以档案的形式保存并发展起来。世代相传, 去粗取精, 去伪存真, 社会才得以进步, 古代教育场所主要有两种形式:官学和私学。不管是哪种, 教与学都注重尊师爱生, 启发诱导, 因材施教, 循序渐进, 学思结合, 由博返约, 温故知新, 身体力行, 教学相长。
七、档案与中国书法、绘画
汉文字档案具有其它文字没有的独特艺术特点。中国书法, 所谓篆、隶、楷、行、草, 所有书法流派及个人风格, 都是通过使用毛笔书写这些字体来表现的, 往往进入出神入化的妙境。中国绘画即国画是用毛笔、墨和中国颜料在特制的萱纸或绢上作画。造就了中国绘画, 也以档案的形式记载下来, 远在文字产生之前就已有了绘画的萌芽。中国绘画分为人物、山、花、鸟等画科。技法上又分为工笔、写意两大类, 国画在世界美术领域中自成体系。
八、档案与中国医药学、养生学
在远古“医食同源”时期, 中国医学与养生学都是以口述档案相传并发展, 比如:神农尝百草, 酿酒治病, 知道气候失常能导致疾病流行, 用运动的方法可防治疾病等。直到医学经典档案《内经》问世, 完成了中国医药学和养生学的理论体系。为今后规范、指导、发展中医药学和养生理论作出了贡献。
九、档案与中国饮食文化
饮食是人和动物具有的本能需求, 但人类能创造丰富的食物和文明的饮食习惯, 使饮食成为一种文化活动。饮食文化档案记载了饮食资源、烹调技术、食物制造、食物治疗、饮食民俗、饮食文艺等方面的内容。中国饮食文化, 一枝独秀, 曾博得“食在中国”的美誉, 这与中国农学有密切联系, 农作物中水稻、大豆起源于中国, 古代中国就善于引进外域农业作物, 缔造复合农业, 保持自然生态良性循环。中国饮食文化的科学性发展是中国农业发展的必然结果。
十、档案与中国古建筑
新石器时代, 黄河中游的氏族部落就以实物档案的形式把自家的穴居和浅穴居保存, 在此基础上又逐步发展为地面的房屋。有档案记载, 远在夏朝还出现了专门管理工程的官职:司空。古人重视将宫殿建筑、城市布局、自然景观结合在一起, 体现“天人合一”观念。古建筑还汲取外来建筑之优点, 与本身的建筑文化融合, 体现“会通”精神, 具有强烈的民族文化内涵, 令人回味无穷。
十一、中华文化不是封闭的文化
她之所以有悠久的生命力, 原因是她带有开放的特色, 表现为:1.境内各民族间的相互学习和共同创造, 2.善于向外国学习。而档案馆的存在完成了档案文化功能的转变, 一种从组织文化向社会文化过渡。档案不仅要继承文化的传统优势, 还具有相当的文化兼容性。通过沟通和借鉴, 使自己真正成为社会大家庭的一员, 使档案传统文化在此得以及延续。
摘要：中华民族已有五千多年的悠久历史, 并在此过程中发展创造了灿烂的优秀传统文化, 对中国炎黄子孙的价值观、人生观、世界观都有着深刻的影响。档案作为记录传播古代优秀文化的载体, 在中国也有三千多年的历史。尽管古代档案的物质形态发展变化很大, 从简册, 绵帛, 金石到印刷本, 尽管屡遭兵、火、水、盗、毁等厄运, 但档案作为古代优秀文化的传承作用, 始终为历代所重视, 经久不变, 在漫长的历史发展过程中, 形成和积累了数量巨大, 内容丰富的历史档案资料。
关键词：档案,中国传统文化
参考文献
传统会计档案 篇6
(一) 传统档案管理的原理
第一, 来源原则。来源原则指的是档案馆在收集整理档案时要按照档案的来源进行整理和分类, 要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆的整理原则。第二, 文件生命周期理论。文件生命周期理论通过全面系统的揭示文件运动的前后衔接及其相互影响, 为档案管理人员提供了一个直观的管理过程, 促使档案管理人员能够对档案的管理发挥积极的影响, 确保了档案管理的科学性和合理性。第三, 档案鉴定理论。档案鉴定是鉴别和判定档案的价值, 挑选出有价值的档案移交档案保管机构进行保存, 剔除无保存价值的档案予以销毁。
(二) 电子档案管理的原则
1.可读性原则。由于电子文件要依赖于一定的技术条件而存在, 脱离必要的计算机技术和软硬件系统, 电子文件将变成无法阅读的文件, 失去了对其保管的意义。2.真实性原则。由于电子档案容易被修改而不留痕迹, 所以除了要加强在管理过程中的各种技术支持外, 还必须在电子档案的收集和传输过程中的把关, 在传递档案过程中可使用电子数码签名封签技术, 避免电子档案被恶意篡改, 以确保电子档案资料的安全性, 保证其真实性。3.完整性原则。与传统档案不同, 电子档案的收集, 不仅要注重信息上的完整, 同时还必须注意与信息配套的软件及其相关程序的完整, 这样才能保证日后对电子档案管理的有效性。4.规范性原则。这一原则要求对电子档案进行归档管理时必须遵循一定的文本格式、工作标准等, 并且尽可能采用国际通用标准。因为档案信息化的目的主要是为了便于网络传输利用, 因此电子档案必须采用各方都共同统一的信息传输标准, 提高电子文件信息的传输效率, 以达到便于利用的目的。
二、电子档案与传统档案的归档时限要求不同
(一) 传统档案的归档时间
传统档案的归档, 要求在所有档案资料办理完结后, 由档案工作人员或文书工作人员进行统一完整的收集, 并进行合理及时的归档保管。
(二) 电子档案的归档时间
由于电子档案易于复制和调阅, 归档后并不会明显影响相关部门的查找和利用, 所以电子档案的归档可以在文件办理完结后或在某一规定的时间周期内, 随时进行电子档案的归档保管, 一般不用延长电子档案的归档时间。
三、电子档案与传统档案的归档方式不同
(一) 传统档案的归档方式
传统档案的归档, 要求全面、系统、完整, 在归档的时候注重整体性和完整性;归档的所有案卷, 都要依照一定的次序进行系统排列, 并保持卷与卷之间的历史联系;归档的档案材料, 都必须有完备的归档手续。
(二) 电子档案的归档方式
1.电子档案的归档一般采用介质传递和网络传输两种方式。2.由于电子文件的内容不直观, 在进行电子档案的归档时, 档案工作人员无法从外观上直接发现其内容, 因此, 在电子文件归档的时候, 一方面需要了解电子文件的产生和形成方式, 另一方面在对电子文件进行归档时, 电子文件的形成单位必须提供详细的技术说明, 并且需要提供完整的磁带, 磁盘, 光盘的档号、名称、内容、版本、著作人、日期和利用情况等相关材料。3.电子档案的归档, 原则上应实行两套制的原则, 即电子档案原件及备份的纸质档案。
四、电子档案与传统档案的收集范围不同
(一) 传统档案的收集范围
传统档案收集的范围按照信息与载体的关系来看, 主要是档案信息与其载体密不可分的档案文件类型, 包括了几乎所有的纸质档案及缩微档案等。按照收集对象的不同, 收集的范围主要有以下几个:1.现行机关档案 (现行机关主要指正在进行日常活动的独立的机关单位) 在日常的工作过程中所行成的具有保存和查考利用价值的全部档案资料。2.撤销机关 (撤销机关一般指中华人民共和国成立后, 由于机构改革和行政机构调整而被撤销的各种机关单位) 在撤销前的工作活动中所形成的具有长远保存和查考利用价值的各种档案材料。3.历史档案的收集, 一般收集的是中华人民共和国成立以前, 历史上所存在的各种机关单位及著名历史人物在其社会活动中所形成的档案材料, 主要包括革命政权档案和旧政权档案。
(二) 电子档案的收集范围
对于电子文件的收集范围, 除了参照《档案法》中有关的规定、国家档案局相关文件规定等的范围进行收集外, 还应根据电子档案资料的自身特点灵活收集有关资料。电子档案收集的主要范围有: (1) 在行使本机关职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各类电子文件。对需要保存草稿的重要文件, 在修改时应保留原文, 加版本号后积累, 将草稿和定稿一起归档。 (2) 利用计算机等设备进行辅助设计、制造、检测等技术形成的具有查考利用价值的各类电子文件, 包括数据文件、图形文件、模型文件等。 (3) 本机关制作的给类数据文件, 如数据库、图形库、方法库等。 (4) 与机关制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件等, 有关的各种命令文件, 如计算机程序、控制程序、管理程序等。 (5) 与电子文件有关的各类纸质文件。” (6) 由于电子文件的读取、还原、利用等都离不开其生成的技术设备条件及与读取利用电子档案相关的技术软件, 因此在对电子档案进行收集时还必须包括这些技术设备及在利用电子档案资料时所需要的操作软件。
五、电子档案与传统档案的分类、编目等管理形式不同
(一) 传统档案的分类与编目
传统档案一般遵循来源原则并按“全宗”进行分类。传统档案的分类, 一般先将所收集来的档案材料按其来源和特点的不同归为不同的全宗, 再对全宗内的档案材料按照不同的分类方法进行分类 (“全宗内档案的分类, 就是按照档案的来源、时间、内容和形式的不同, 把全宗内的档案划分为若干部分和类别, 使全宗内的档案构成有机的体系, 以条理反映立档单位的各种活动情况, 便于全宗内档案的管理和利用”) 。
(二) 电子档案的分类与编目
电子档案按其自身特点一般可分为:一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四个部分。为电子档案编制目录。在电子档案的管理终端运用计算机编制一个整体的类目, 并在其下设置子目录, 将应归档的电子文件按其不同的类型和特点归入相应的目录中, 实现统一的管理。这一过程应在电子文件产生的过程中随时进行归档并不断完善电子档案目录的设置。编写电子文件目录的说明。由于电子文件目录名称可能用的是不易理解的名字, 所以应编写相应的目录说明以介绍其名称, 便于查找利用。
六、电子档案与传统档案在内容上所采取的保护措施不同
(一) 传统档案内容的保护措施
传统档案由于其档案信息与记录载体的不可分离性, 决定了对传统档案内容信息的安全维护, 就是对机密档案内容和需要控制利用范围的档案内容实行严格的管理。对传统档案内容的管理, 一要注意档案内容是否有人为修改过的痕迹, 特别是对于纸质档案来说, 人为修改的痕迹是能明显被看到的;二要注意文件资料是否齐全, 是否有文件资料的缺失, 如果有明显缺失的, 应尽量补齐所缺少的资料, 尽力保证所归档文件的完整性;三要判断所归档文件的内容信息是否真实, 确保档案信息没有失真、伪造之处, 切实维护档案的真实性。
(二) 电子档案内容的保护措施
由于电子文件具有可重复性和可逆性强的特点, 可以被编辑修改而不留痕迹, 其载体也无法固定, 再加上某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也很容易被更改, 因此使得电子文件的原始凭证性一再被质疑, 也使得对其真实性的辨别变得复杂而困难。因此, 在电子文件的形成过程中要随时进行数字签名、身份验证等加密保护措施, 确保电子文件在传输、处理和提供利用的过称中不会出现档案信息的变更, 确保电子文件的原始性、真实性和准确性。
七、电子档案与传统档案的保管方式和保管条件不同
(一) 传统档案的保管方式与保管条件
传统档案的保管一般以“全宗”作为保管单位, 并且以来源原则为主要的指导思想, 遵循同一来源的档案的不得分散, 不同来源的档案不得混淆的原则;按案卷顺序进行排序保管。传统档案的保管主要包括档案库房的管理、档案流动过程中的安全防护和档案的保管技术等几个方面:1.档案库房的管理由库房选址布局、库房温湿度控制、档案装具要求、档案的防尘防光防有害气体等方面构成。2.档案在流动过程中的保护包括档案在管理和利用过程中所可能发生各种损毁因素的安全防护。3.档案的保管技术包括各种为延长档案寿命而对其所进行的复制、修裱、灭菌等保护和修复的技术工作。
(二) 电子档案的保管方式与保管条件
电子档案的载体形式多样, 包括磁带、磁盘、光盘等形式。在对其进行保管时, 一般来说, 磁盘和光盘以“盘”为保管单位;磁带以“卷”为保管单位。归档时, 应把电子文件按照一定的联系存入不同的保管单位中, 以方便进行管理和查寻利用。就保管方式来看, 把电子档案拷贝到其他磁盘、磁带、光盘、可移动硬盘等上, 是目前比较能得到广泛认可的一个保管形式。保管电子档案还应具有以下几个保管条件:1.保管电子档案的库房要求温湿度要相对稳定。2.库房要保持清洁通风, 无有害气体, 地面整洁无尘, 放置电子档案的装具洁净。3.存放电子档案的库房要防止磁场的干扰, 磁性载体档案与磁场干扰源 (如磁铁、马达等) 的距离应保持在76mm以上;库房中最好不要存放磁材料制成品 (如磁化杯等) ;有条件的保管机构可以再库房中设置测磁设备, 以查出可能存在的磁场干扰隐患。4.软磁盘或磁带应放入盒中, 垂直或悬挂放置, 由于光盘片基很薄, 为防止变形, 也应垂直存放。5.另外, 保管电子档案的计算机一般不连接外网, 并且在保管电子档案的计算机中要安装可以自行杀毒的杀毒软件, 不能使用任何来历不明的软件或移动存储设备, 必须使用时必须严格杀毒, 确认安全后方可使用, 以防止计算机感染病毒, 破坏电子档案。
八、电子档案与传统档案的查询利用方式不同
(一) 传统档案的查询利用方式
查询传统档案, 一般以人工编制的检索工具为主, 如卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微胶片式检索工具等, 直接对所需要的传统档案的档案信息进行查询并且只要是持有合法证件的中华人民共和国公民和社会组织, 都可以对已满应管期限的, 可以公开利用的开放档案进行查询利用, 对档案的利用方便快捷。
(二) 电子档案的查询利用方式
对于电子档案而言, 利用者只有符合一定的条件, 才能进行注册, 并在电子文件中心或电子档案馆中查询利用其中的电子档案资料, 而只有通过远程登录的方式, 经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询自己阅读权限内的电子档案信息。查询一些已进行脱机保管的电子文件时, 也必须在放入磁盘时输入密码等身份验证资料方可进行电子信息的查询。
随着现代技术的飞速发展, 既完善了传统档案的管理理论及管理方法, 也使得传统档案的利用工作变得更方便快捷。随着信息技术发展, 电子档案数量的快速增加, 也使得人们更重视对电子档案的管理。对于电子档案管理的理论和方法也在实践中被不断的发掘出来。虽然在传统档案管理领域和电子档案管理领域存在着一定的不同, 有着各自不同的管理方法, 但是对于传统档案管理和电子档案管理在基础的理论及基本的管理思想上都是基本相同的, 并且二者对档案进行管理的目的都是为了便于档案的更科学合理的保管和更方便的查询利用。所以, 我认为, 在日后的档案工作中, 我们应通过研究传统档案管理与电子档案管理的差异和共性, 进一步完善传统档案管理和电子档案的管理工作, 使二者得到一个有机的结合, 相互借鉴对方的优势并为己所用, 推动自身领域的发展。在实际工作中, 我们应积极探索档案管理、档案利用的新途径和新方式, 不断创造条件, 在档案管理领域
增加现代化的先进设备, 更好地提供高效、快捷的档案利用服务, 才能紧跟时代发展的步伐。
摘要：本文就电子档案管理与传统档案管理在其管理原则间的差异、归档时限和归档方式的不同、收集范围的不同、分类形式的不同、保管方式的不同及查询利用方式的不同等几个方面, 介绍了电子档案管理工作与传统档案管理工作的区别。
传统会计档案 篇7
一、传统档案馆的信息服务
收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆要充分发挥自身优势, 做好服务工作。
1. 服务方式。
传统档案馆的信息服务主要以手工检索为主, 检索工具主要是卡片、书本目录、指南、索引等。主要的服务方式有以下内容: (1) 档案阅览服务。档案阅览服务是档案馆、档案室在特定的场所, 开辟阅览室, 向有关档案用户提供档案信息的一种服务方式, 它是目前我国档案收藏部门提供档案信息服务的一种形式。档案收藏部门要开辟档案阅览室, 为用户提供必要的档案阅览条件, 接待档案用户, 解答用户提出的相关问题, 通过有效的方式满足档案用户的需要。 (2) 档案的外借服务。档案的外借服务是档案馆为满足某些需要档案原件或副本作证据等特殊的利用需求, 暂时将档案借出馆外使用的一种服务方式。不过在一般情况下, 档案馆不借出馆外利用的。机关档案室将档案原件外借给本单位的领导和有关业务部门的情况比较多些, 有时还会采取“送卷上门”的主动服务方式, 充分发挥档案的作用。在档案馆的提供利用活动中, 档案人员对那些珍贵的或易损的文件、古老文件, 以及特殊载体的档案文件, 一般不借出馆外使用。 (3) 档案展览与陈列服务。档案展览与陈列服务, 是档案收藏部门按照一定的主题以展出档案原件或其复制品的方式, 系统的揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容与成份的一种具体服务方式。一般的展览陈列服务形式有两种:长期性的档案展览和短期档案展览。 (4) 制发档案复本。制发档案复本, 是指档案馆根据档案用户的合理需要, 以档案原件或已有的档案副本为依据, 通过复制、摘录等手段, 向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。制发档案复本, 是机关、企事业单位和档案馆满足档案需求的一种有效的方法。 (5) 制发档案证明服务。制发档案证明服务, 是档案馆根据有关档案用户的询问和申请, 为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。 (6) 档案目录信息服务。档案目录信息服务, 档案目录是联系档案用户和档案馆的一种重要桥梁。档案用户只有借助一定的档案目录信息, 才能顺利实现其利用需要。由于档案信息的特殊属性, 许多收藏在档案馆中的档案信息内容和成分, 档案用户知之甚少或知之不详。因此, 档案收藏部门必须采取一定的服务方式, 消除档案用户的需求障碍, 促进其利用需求的产生与实现。 (7) 档案咨询服务。档案咨询服务, 是档案收藏部门答复用户询问, 知道其利用档案信息资源的一种服务方式, 是档案馆满足档案用户需求的一种经常性的、重要的服务方式。其咨询服务按照内容性质可以分为事实性咨询、指导性咨询和检索性咨询:按难易程度分为一般性咨询和专门性咨询;按咨询的形式分为口头咨询和书面咨询。 (8) 建立现行文件中心。建立现行文件中心, 满足社会各界查阅利用现行文件资料的社会需求, 增强了政府决策的透明度, 使公民真正享受了宪法所赋予的知情权。现代社会是信息社会人民群众需要及时了解、掌握各级党委、政府及其各部门制发的关于政策、法规、公益、服务性的现行文件, 而传统意义上的档案馆无法满足这一社会需求, 因为它保存提供的都是十几年乃至几十年前的历史信息。这些现行文件均保存在各级各类档案室, 而档案室只负责内部查阅, 并无向社会提供利用的职责和义务。
2. 服务对象。
档案馆主要围绕着国家机关和社会团体开展工作, 收集、保存这些机构的档案, 并以其为主要的服务对象。国家综合档案馆的服务对象是各级党政政府领导和各部门, 广大人民群众和经过审批同意的港澳台同胞及外国人士。一是各级各类行政机构和社会组织。谢伦伯格认为:“档案是一个政府借已完成其工作的基本行政工具, 它是政府机构赖以建立的基础。”档案馆提供的信息中包含大量的机关企事业单位行使职能的法律依据, 处理事务的结果重要事实的记录和大量的工作经验, 各级机关单位需要借助其提供依据经验去制定政策、处理社会、法律以及组织、程序等方面的问题, 以保证其决策、管理上的连续性和科学性, 避免唯心主义做到事实求是。二是国家政府。在政治斗争中、军事斗争、经济斗争、外交斗争等方面, 档案馆作为档案的管理部门, 能够提供原始档案, 在解决争端和处理案件等活动中发挥凭证的作用。例如, 近几年来日本右翼势力日渐猖狂, 不断否认自己的侵略行径:1994年, 辽宁省档案馆发现了一组记载南京大屠杀情况的日文档案, 这些日本侵略者自己形成的档案还历史以本来面目, 可以说是铁证如山。另外, 南京档案馆馆藏中的崇善堂埋尸档案、南京伪政府档案等几份原始档案记录, 完全可以作为法律凭证。
二、数字档案馆的信息服务
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的。它的出现更加便利了我们的生活, 使用户可以足不出户就能得到自己所需要的档案信息。所以, 数字档案馆的信息服务在其日常工作中占据了相当重要的位置。
1. 服务方式。
数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 与传统档案馆有着千丝万缕的联系。虽然他是在数字环境下利用档案信息, 但其信息服务的方式和传统档案馆还有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式。个性化信息服务从本质上讲, 既是一种个性服务, 又是一种信息服务。它是基于网络环境下利用者需求呈现出差异性和个性化趋势而开展的以满足利用者需求为目的的信息服务。简单的说, 数字档案馆的个性化服务便是将个性化的信息服务引进数字档案馆, 将二者互相结合起来。可以说, 数字档案馆的个性化服务是个性化信息服务中的一个部分。 (1) 从服务的基点来看, 它是立足于档案利用者的特点、使用行为、偏好以及利用者特定的档案信息需求。特定的档案信息需求既包括利用者特定的专业领域, 如历史工作者、科研人员、领导决策人员等, 也包括利用者临时性的需求, 如应对一些突发事件时对档案信息的特别需求。 (2) 从服务的内容来看, 可提供的档案信息其来源从一馆扩展到相互联网的数馆, 从原来的提供文献源扩大到提供信息内容和知识内容。而这些内容并非对利用者“和盘托出”, 而是在准确了解利用者个性化需求的基础上经过筛选或者重新组织的档案信息。 (3) 从服务的方式来看, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。
2. 服务对象。
数字档案馆的服务对象和传统档案馆的服务对象差别较大, 从利用方式看, 数字档案馆的用户可分为传统用户与网络用户两类。
一是传统用户。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。随着互联网络的发展出现了数字档案馆这一新型的档案馆形态, 但档案馆作为一种有形的实体并不会消失, 它仍然有具体的馆舍、有档案文件实体, 区别只是馆舍中内部设施的不同和档案信息载体的变化。
二是网络用户。网络用户的构成及其信息需求。从一般规律来看, 由于我国还处于使用因特网的早期阶段, 所以档案馆在线用户大多是年纪轻、层次高、受过良好教育和懂电脑的人群。他们对信息的需求一般包括:档案方面的政策法规、档案教育、档案工作相关活动及动态信息、档案查阅收费、档案影视、档案历史故事等。在对国外的档案网站调查表明, 其档案工作者和图书馆工作者的数量相对较多。2003年英国的archi ves hub网站的用户调查表明, 60%的用户是把利用档案作为工作的一部分, 包括档案学术和档案专业利用者:64%的人对家族、个人或组织的信息感兴趣;23%的人查找的是特定主题。利用空闲时间查找档案的人中有84%的用户是查找家族、个人或组织的信息, 85%的专业人士和教育界是针对专题展开利用的。
两种服务都是建立在共同的档案信息资源的基础上的, 这些资源都是人们社会实践活动的真实的历史记录。数字档案馆的档案信息资源建设还是离不开传统档案馆的支持, 除了部分档案是在形成之时就以数字的形式存储以外, 大部分档案还是靠传统档案馆开展收集、整理、加工等工作之后, 转化为数字形式的。因此, 传统档案馆加强自身馆藏建设是数字档案馆拥有丰富的档案信息资源的保证, 并且数字档案馆所提供的档案信息的原始性、真实性和可靠性还要有传统档案馆馆藏的相关档案作依据和保障。
摘要：本文对传统档案馆与数字档案馆的信息服务的方式和对象进行了比较分析。