传统档案

传统档案（精选10篇）

传统档案 篇1

档案是人们在长期的工作实践中所形成的, 同时又被有意识地保存下来的历史记录。长期以来, 人们在工作中一直利用以纸张作为主要记录载体的传统档案进行文件信息的保存和利用。随着科学技术的不断发展, 办公自动化和网络技术得以不断提升, 电子档案也就应运而生了。从管理的角度说, 在比较之下, 传统档案与电子档案二者有着各自的优势和不足, 基于此, 就形成了传统档案与电子档案长期并存的局面。

一、传统档案和电子档案的含义

1. 传统档案的含义。

传统档案是以纸张为记录载体的档案。长期以来, 纸质档案是档案工作中使用最普遍的档案形式, 它作记录的材料文件内容都比较安全、稳定, 能够对原始数据信息起到有效的保护作用, 同时存储形式也比较单一、直观。一般地, 传统档案原件的证据价值比较强, 被人们更加信服。

2. 电子档案的含义。

电子档案就是指以计算机为介质, 通过磁盘、光盘、磁带等设备进行信息阅读、处理、存储等, 同时能够在网络上快速传送的文件资料, 对计算机的依赖性非常大。它的存储内容灵活多变, 可以是文档、图片、影像、音响等, 为档案工作带来了诸多便利。电子档案标志着档案管理的现代化, 同时又是档案管理工作未来的发展方向。

二、传统档案与电子档案不能互相替代

电子档案的先进程度是不可否认的, 但传统档案也存在着自身的优势。二者各具优势, 且它们的优势都是社会所不可缺少的, 因此, 从实际需求考虑, 传统档案与电子档案是不能互相替代的。

1. 电子档案的优越性。

(1) 信息的高密度性。随着社会经济的不断发展, 当前社会工作、生活节奏不断加快, 信息量不断增大, 这就需要一种高密度的文件信息存储方式, 而电子文件正好能够体现这方面的优势。很显然, 电子文件的存储介质, 如光盘、磁带、磁盘等的存储密度, 都要远远高于传统档案中的纸张介质的存储密度, 它的信息存储具有容量大、密度大、体积小的优点, 而传统档案则需要占用庞大的存储空间。可以说, 电子档案的存储密度是纸张存储无法比拟的。 (2) 信息传递的高速率。文件信息的传递速度对异地人们利用文件信息的效率有着直接而重要的影响。电子档案中的文件信息可以利用互联网实现全球范围内的传播, 并且, 这种方式下的传递时间只以秒为计算单位, 由此可以想象其速度之快。而传统档案的传递速度是不能跟电子档案的传递速度相比的, 对于纸质文件的传递, 只能通过邮寄方式进行, 传递耗时费力。 (3) 信息的便捷性。影响档案信息处理工作质量和效率的重要因素之一就是信息文件生成环节的速度。利用电子文件, 可以实现集文字、声音、图像等内容一次录入, 并且还能够以多种形式进行多次输出, 而这些都是传统档案无法实现的。基于此, 电子档案为文件的查阅提供了很大的便利, 也为档案管理的现代化提供了强有力的保障。 (4) 信息的共享性。随着社会的快速发展, 社会的资源利用呈现出了地域扩大的现象。电子文件可以在相同的地点、时间等条件下, 被各个不同的人员共同使用和阅读, 不受时间和空间的限制, 具有明显的信息共享性。

2. 传统档案的不可替代性。

在实际的使用中, 电子档案的缺点和不足便能体现出传统档案的不可替代性。 (1) 电子文件还不能实现它的法律保证作用。印章和签署是文件生效的重要标志, 是文件真实性与合法性的必备条件。而当前, 电子文件的签署技术还没有得到普及和进一步的完善, 无法在电子文件上亲自签名或加盖印章, 这样就使电子档案缺少了法律上的凭证作用。与电子档案的真实性相比, 人们更愿意相信传统档案原件的证据价值。 (2) 电子文件对设备的依赖性强。电子档案中, 文件的生成、识别、传输、存储等过程都是通过计算机等数字设备及相应的技术条件得以实现的, 若没有这些设备及技术条件, 或者这些设备出现了故障, 那么就会影响到文件的处理、归档。例如, 由于当前计算机更新换代的速度非常快, 相应的技术更新异常迅速, 当由原来技术条件下或在原来技术设备中生成的电子文件需要永久性、长期性保存时, 或许可以保存较长一段时间, 但一旦技术过时, 或者厂家不再提供过去的技术支持, 电子文件就无法进行识别、传递, 自然这样的电子文件就毫无利用价值可言, 电子档案的管理和开发利用就更谈不上了, 这会给档案工作管理带来很大阻碍。 (3) 电子档案的易改动性。电子文件在起草、处理等各个阶段, 可以人为地对其改动, 并且改动不留痕迹, 这是电子档案的突出优点之一, 但是, 换个角度讲, 这也是电子档案的缺点。当电子文件在被传递或更换载体时, 由于电子档案与载体具有可分离性, 这样就很难察觉到文件被改动的问题, 在很大程度上影响到电子文件的信息安全与可靠。此外, 电子文件很容易遭受计算机网络病毒的侵袭, 如果遭遇病毒侵袭, 那么电子文件中的信息则会受到破坏, 如果磁盘、光盘等电子文件的储存介质受到挤压、振动、弯折、磨损等, 或者长时间受到阳光直射以及长时间处于潮湿环境下等, 都会使文件中的数据信息丢失, 或者文件无法读取。电子文件的这种信息不稳定性对文件的安全管理非常不利。 (4) 电子文件载体的非直读性。电子文件是通过数字编码的形式记录在载体上的, 人无法直接分辨文件, 或者有些文件经过了加密、压缩等特殊处理, 若要读取文件信息, 就必须通过相应的技术方法, 利用相关的计算机软件、硬件设备的平台。反之, 文件信息将不能被直接读取, 就失去了档案信息的可读性。

此外, 传统档案的不可替代性也体现在与电子档案相比的优势上。首先, 传统档案具有唯一性, 它能够有效确保文件资料的原始性。档案工作的最基本要求就是文件资料的可靠性和真实性。传统档案已经在长期发展的过程中形成了科学有效的机制, 作为事件、资料记录的原始载体, 传统档案是不可涂改和复制的, 这样就能确保所存文件资料的安全。其次, 传统档案的储存介质具有耐久性。传统档案是以纸张为介质的, 而纤维素是纸张的主要制作材料, 具有比较强的耐久性, 只要采取有效措施, 防止它在特定条件下出现电解或氧化等问题, 就可大大延长使用和保存寿命。可以说, 传统档案不存在使用期限、使用次数的限制, 在各种客观条件下, 都可以查阅和查找, 而不像电子档案那样, 必须有数字化的设备才能显示出来。

三、传统档案与电子档案长期并存

1. 传统档案目前还是人们的传承习惯。

传统档案已有近两千年的使用历史, 影响深远。当前, 人们在思想上还是偏重于使用传统档案, 同时, 在实际的工作中, 一些特殊行业、部门、工作环节等都以使用传统档案为主。由于人们对真迹的尊重与信任, 因此可以认为, 电子档案在某种程度上只具有相对意义, 在相当长的时期内并不能完全取代传统档案, 二者的并存将会经历一个较长的历史过程。

2. 电子档案趋于主流地位。

随着科学技术的日新月异, 越来越先进的信息载体将会不断涌现出来, 信息交流的主流载体也将会不断地更新交替, 因而具有一定优势的全新的信息载体就会逐渐取代传统的主流载体。现代生活、工作节奏越来越快, 在信息交流实践过程中, 人们会发现传统载体暴露出来的问题越来越多, 如信息容量比较低, 给当前信息传递的时效性造成了一定的障碍, 已不能完全胜任当前社会、科学大发展背景下的高效信息交流的重任, 而具有一定优势的新的载体将会在一定程度上弥补传统主流载体的不足, 从而逐渐成为新的主流载体, 但同时, 传统载体并不会被完全代替, 而是新的主流载体与传统载体相互并存。

3. 传统档案与电子档案长期并存带来的新课题。

(1) 传统档案与电子档案的管理内容互相关联。在长期的档案管理工作之中可以发现, 传统档案与电子档案的长期并存还会产生一定的问题, 例如, 在对传统档案进行扫描, 将其转换为电子档案的过程中, 传统档案的质量直接影响着转换效果。因此, 在传统档案存档入库的过程中, 要对其质量进行严格审查和把关, 这样才能为电子档案的前期工作的顺利进行提供保障, 从而有效节省传统档案扫描转换为电子档案的时间, 避免不必要的二次返工, 确保电子档案的存档质量。 (2) 为档案保护技术提出了更高的要求。传统档案的发展历经千年, 人们对传统档案保护的研究越来越深入, 已形成了一套比较完整的传统档案保护措施, 如在传统档案的防霉、去酸、防虫、防有害气体、修复等许多方面都有了很大的成效。而对于电子档案保护措施、保管条件、保存寿命等问题的研究还需要进一步完善, 需要解决的问题还有很多。例如, 对于电子档案载体的寿命存在许多不同的说法, 这些还需要进一步地研究和考证。这样, 传统档案与电子档案的长期并存是非常必要且重要的。

综上所述, 传统档案与电子档案各有优势, 同样也存在各自的劣势, 因此, 二者的长期并存是必然的。在传统档案与电子档案并存的状态下, 要采取不同的措施分别管理, 使二者能够在互相借鉴中取长补短, 从而促使其能够有效承担共同的和各自分担的责任, 切实提高档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1]王萍.电子档案管理基础[M].清华大学出版社, 2006.

[2]王华林.档案管理学新论[M].中国社会科学出版社, 2010.

[3]魏振营.浅谈纸质档案和电子档案并存管理[J].祖国, 2010 (12) .

[4]卢湘.电子档案与纸质档案并存之探讨[J].职业教育研究, 2011 (6) .

传统档案 篇2

论传统文化的一枝奇葩--档案文化

本文在阐明档案文化是传统文化是传统文化历史积淀的基础上,着重论述了档案文化在传统文化传承中的功能.提出,应重视档案文化资源的.开发和利用,促进传统文化的可持续发展.

作 者：邓达宏 江榕惠 DENG Da-hong JIANG RONG-hui  作者单位：邓达宏,DENG Da-hong(福建社会科学院,福建,福州,350002)

江榕惠,JIANG RONG-hui(福建省委党史研究室,福建,福州,350002)

刊 名：福建省社会主义学院学报 英文刊名：JOURNAL OF FUJIAN INSTITUTE OF SOCIALISM 年，卷(期)： “”(3) 分类号：G03 关键词：传统文化   档案文化   文化作用  

传统档案 篇3

关键词：电子档案；传统档案；区别；联系

一、电子档案和传统档案在管理中的区别

（一）归档时限的区别

电子档案既可以在文件生成后及时归档，也可以在一定期限内进行统一归档。由电子档案生成部门负责将获取的有价值资料生成电子档案，而后利用局域网将电子档案传输到档案管理部门进行归类、保存，有利于保证档案的完整性，避免出现文件漏归现象。但是对于传统档案管理而言，因其涉及的文件资料较多，所以难以保证档案的及时归档。

（二）审核与鉴定方法的区别

传统档案的鉴定需要经过资格审核、确定生存期和价值复审三个阶段，鉴定时间较长，并且需要对档案进行逐页鉴定。而电子档案的审核只需要利用相应的计算机算法，便可实现对档案信息的自动校验，大幅度缩短了鉴定的时间。但是，由于辨别电子文件的原始凭证性较为复杂，并且电子文件存在被篡改、破坏的风险，所以在审核和鉴定电子档案时，必须对档案形成过程中的信息认证、数字签名、加密技术以及身份验证进行审核，进而确保电子档案的真实性和原始性。

（三）存储空间的区别

电子档案具备信息容量大、占用空间小的优势，随着海量存储技术在档案管理中的运用，文字、图像、视频等不同形式的文件也可以直接作为电子档案进行保存，并且不会占用较大存储空间。而传统纸质档案具备信息容量小、占用空间大的特点，在纸质档案不断增加的情况下，存储空间还需要不断扩大，使得档案管理的资源投入也会随之增加。

（四）保管要求的区别

传统档案保管对象为纸张、胶卷、磁带等载体，要求库房温度为14℃-20℃，相对湿度在50%-60%之间，并且落实防水、防火、防潮、防霉等措施。电子档案的保管对象为软盘、光盘、磁带等载体，对档案库房环境的温湿度和防磁性有着极高的要求，不仅要求配备防紫外线、防高度磁场和防电场的设施，而且还要加强计算机病毒的防范，确保电子档案的安全性。

（五）利用方式的区别

传统档案需要根据用户的使用需求，在查询记录位置后再到档案保管室查找所需档案，既费时、又费力。而电子档案可以利用档案管理系统快速调阅档案，在权限允许的条件下，管理人员或用户经过身份确认就可以登录管理界面，随时随地查阅所需档案信息。

（六）管理人员素质要求的区别

与传统档案管理相比，电子档案管理是一项技术性更强、管理方式更为先进的一项工作，它对档案管理人员的素质要求也越高。档案管理人员在具备档案学知识的同时，还应当掌握计算机操作技能，能够熟练应用相关软件和设备，为用户提供多样化的服务，从而提高电子档案的利用效率。

二、电子档案和传统档案在管理中的联系

（一）传统档案是电子档案形成的基础

电子档案的生成需要传统纸质档案的支持，在收集、整理和加工传统档案的基础上，才能将其转录为电子档案进行存储。电子档案信息的原始性、真实性和完整性，也必须由传统档案作为保证，尤其在电子档案缺乏法律效力的情况下，要充分发挥传统档案的保障作用。

（二）电子档案管理是传统档案管理的继承与发展

电子档案管理具有其特殊性，然而电子档案管理的形成过程却是对传统档案管理的继承和发展。在管理流程、管理制度、服务内容等方面，电子档案管理均借鉴了传统档案管理的经验，并以此为基础，进一步丰富了电子档案的服务手段，提高了电子档案的服务质量，使电子档案扩展了社会功能。

（三）电子档案是提高传统档案利用效率的重要手段

电子档案的信息容量大，不仅能够容纳不同载体形式的信息资源，而且还能够将保管期限较长且具备较高利用价值的传统纸质档案转变为电子档案进行保管。如此一来，利用计算机和网络就可以查阅这些老档案，既可以提高老档案的利用效率，又可以避免对原始纸质档案造成损坏。

（四）电子档案管理与传统档案管理并重

电子档案与纸质档案各有其优缺点，在档案管理中，应当充分发挥两者的优势，取长补短，而不能错误地认为电子档案可完全取代纸质档案。为此，在档案管理中应当实施电子档案与纸质档案并重的“双套制”，明确“双套制”的适用范围，在满足档案工作需求的前提下，提高人、财、物资源的利用效率。“双套制”档案管理模式要根据档案利用需求的具体情况，适时适地进行，根据电子档案的形成规律，尽量采取系统性、阶段性、权威性的电子档案与纸质档案共存形式，从而确保档案的法律效力。

结论：总而言之，电子档案已经成为档案管理适应信息化社会发展的必然选择。新时期下，档案管理部门应当认清电子档案与传统档案的区别与联系，构建完善的档案管理体制，充分发挥两者的优势，同时还要重视档案管理人员专业素质的提升，使管理人员既要具备档案学知识，又要掌握计算机操作技能，从而推动档案事业持续稳定发展。

参考文献：

[1]肖凤英.在档案管理中，如何正确处理电子档案与纸质档案[J].科技信息.2010（4）.

[2]刘汝震.现代档案管理中电子档案管理研究[J].科技创业家.2013（9）.

传统档案 篇4

一、电子档案与传统档案并存之对比

在传统档案管理工作中,档案以纸质文件为主要形式,已有一套成熟的定期归档流程,但是电子档案出现以后,电子文件的出现,使得人们可以通过电脑实现人们社会活动的全记录,集文宇、影像、声音于一体,存储比传统文件更丰富的档案信息。再加上电子文件多存储在磁盘、光盘等介质当中,在存储量上远远超出了传统纸质档案存储能力,既方便存放,还节省大量空间。

电子文件对电脑有着百分之百的依赖性,其识别必须得通过电脑软硬件以及数字网络系统,而且也是档案信息化的主要表现。但是太过依赖也是一种局限,如果没有了相应的技术以及设备,所有的电子文件和空白无异,相反,传统的纸质档案基本不存在信息识别与设备依赖的问题。

电子文件所记录的信息与其载体是可能实现双向分离的。因为电子信息可以在不同的载体之间进行复制与转移,并不受到固定载体的局限,但也是这一特点使得所有的电子文件都有被篡改、盗窃,销毁的安全隐患,相比之下,传统纸质档案以纸张为载体,具有电子载体难以比拟的信息承载稳定性,这也是传统档案文件的优势之一。

二、新形势下档案营理的双重模式

综合传统纸质档案与现代电子信息的特点来看,这两种档案各具优势,各有不足,在实际的档案管理工作中,相关的部门与工作人员只有尽可能地双向结合,所长避短,才能保证档案管理工作的高效安全。

(一)工作人员应当认识到档案数宇

化的必然趋势。电子档案从起草、修改、存储再到印发都通过电脑展开,极其便于修改、复制和转移,这一特点使得电子档案获得了以往传统档案系统无可比拟的开放性,也使电子档案具有了极强有检索性,能够使得档案工作走向社会,服务于社会民众。电子档案体系使档案信息的用户无需亲自跑到档案管理单位进行档案信息的调用,摆脱了时空限制,在世界的任何地点只要有计算机即可实现目标档案信息查阅。同时,数字网络在档案管理工作中的应用,使得档案管理进入了一个全新的工作时代,大大提高了档案工作人员的工作效率。

(二)强化传统纸质档案的管理力度。

传统纸质档案有着极强有稳定性、安全性,同时也有着十分的无可替代性。在法律意义上,传统档案中的字体、宇迹、图像、印章等等信息,有助于档案内容的鉴别,可以作为呈堂证供,有着电子信息不能比拟的法律效力,在司法实践中有非常强的权威性,而电子档案因其转移方便使得其在这一点劣势尽显。另外,传统纸质档案以纸张为主要存储载体,形式简单直观,而且可识别性强,因此,在当前广泛倡导数宇化档案系统建设的背景下,专业的档案管理部门以及工作人员更须进一步强化自身的对于传统纸质档案的管理力度。

(三)加大双档复合型人才队伍的培

养与建设。“双档”长期并存是档案管理工作发展的必然,在当前信息与通信科技持续更新的今天,人们的工作以及生活方式正在发生着前所未的改变,自动化、智能化、数宇化的档案信息综合管理体系将是当代档案管理的发展方向。在这样的背景下,必然要求有一支专业的复合型人才队伍,担负起传统纸质档案与电子档案并存时代的档案管理重任。因此,档案管理部门要加大档案管理工作人中的培训与培养力度,让广大档案管理人员在熟悉传统档案管理流程的同时,也能熟练掌握电脑及其相关设备的使用,具备电子文件制作、传输、使用、修改与管理的素质,成为当代优秀的档案工作者。

三、结束语

总的来说,当代档案管理事业虽然有着非常明显的科学技术支撑,但仍然不能忽视传统纸质档案的优势,在未来很长一段时期内,纸质档案还将长期存在。在这个其向电子文件档案过渡的时间里,档案管理部门与工作人员必须做好传统纸质档案与电子档案的“双档”管理工作,才有可能完美迎接即将来临的档案管理的数字新时代。

参考文献

[1]符亚萍.电子文件档案化管理刍议[J]冲国科技博览,2010(9):211.

[2]柴小红.关于电子文件及档案信息化的思考[J].办公室业务,2010(10):58-59.

传统档案 篇5

传统忧患意识；高校档案管理；启示；研究

1.现代高校档案管理中存在的忧患

A.工作人员思想观念陈旧，档案馆藏的种类比较单一

据调查显示，目前我国高校档案管理人员的思想观念比较传统、陈旧，具体档案馆藏的种类也比较单一。由于受传统思想的影响，过去高校档案管理的意义在于为政治服务，很少有现代的服务意识。传统高校档案管理工作的方式仍以行政为主，根本没有将其纳入现代科学管理和法制管理的轨道。这主要是人为因素的影响，同时也是管理人员思想观念陈旧的具体表现；此外，从高校的档案库藏现状看，有关科研、教学以及那些时代信息含量高的资料所占的比例非常小，而行政方面的信息资料却比较多。自《档案法》颁布实施以后，虽然高校档案馆藏种类有所增多，但是仍不能满足现代高校发展的需求。

B.管理方式和手段有待进一步改进

从实践来看，在目前我国许多高校档案管理工作中仍然采用着传统的手工方式，在网络技术如此发达的今天，其自动化程度依然不高。究其原因，主要表现在以下两个方面：高校档案管理工作人员的业务素质普遍偏低，缺乏工作积极性，因此很难发挥主观能动性去为学校的发展贡献力量。由于没有这种主动服务的意识，因此成为档案管理工作的桎梏；由于管理人员的素质较低，再加上现代化的办公设备配备不到位，因此现代网络信息技术和手段很难在高校档案管理工作中得到广泛的应用和推广，从而限制了高校档案管理的价值体现。

C.高校档案管理保密工作面临新的挑战

由于现代高校管理中的涉密领域比较多，从而增大了档案的保密管理难度。随着社会经济不断发展，各级党委政府和教育部门下发的高密文件、高校领导和专家拟定的学校发展规划和决策性文件以及各种社会舆论信息材料等，使高校档案管理的层面逐渐多元化，从而使高校档案管理的保密工作难度增大；随着计算机网络技术的不断应用和推广，高校档案资源之间的共享日渐频繁，同时也使档案保密管理工作变得更加复杂。从目前来看，现代高校都在践行着开放合作的教育理念，高校之间通过网络的联系和交流，不断加强彼此之间的档案资源共享。虽然多元化的交流形式值得提倡，但在此过程中也不可避免地造成了高校档案资料信息的不断泄露，从而加大了高校档案管理工作的难度。

2.传统忧患意识对现代高校档案管理工作的启示

基于以上对目前我国高校档案管理中普遍存在的问题分析，笔者认为，传统忧患意识对现代高校档案管理工作以深刻的启迪，主要表现在以下几个方面：

A.转变传统观念，提高管理人员的综合素质

自以上分析可知，现代高校档案管理工作人员的综合素质普遍偏低，而且受传统思想观念的影响比较严重，在现有的状态下很难实现管理工作的创新。因此应首先转变传统思想观念，不断提高综合素质，跟上现代高校发展的步伐。具体做法是：要加强领导重视。高校领导应正确认识到档案管理工作的意义，必须在档案管理人才队伍的建设和人才培养上加大资金投入力度，从根本上改变档案工作谁都能做、可有可无、做好做坏一个样的错误观念；建立健全激励机制，充分调动工作人员的积极性。要建立健全竞争机制和考核制度，将档案管理人员的综合素质纳入绩效考核之中，把工作的实绩与职称的评聘和工资的提升挂钩，从而充分调动管理人员的积极性和创造性；档案管理工作人员应当不断提高自身的思想修养和专业技能。提高管理人员的思想修养和业务水平是现代高校档案管理工作实现新突破的重要基础和保障。对高校档案管理工作人员而言，要努力做好以下三个方面的工作：应熟练掌握档案管理各个环节的具体管理方法；要能掌握现代档案网络化管理的知识，并熟练运用计算机等网络设备；要做全能型人才，不但懂得社会科学方面的知识，而且还懂得自然科学方面的知识，既有人文素养，又有创新意识与能力。因此，不断转变传统的思想观念，提高管理人员的综合素质，成为实现高校档案管理工作现代化的关键。

B.充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程

信息化时代的到来，不仅加快了社会发展的进程，而且使人类社会各个领域的工作方式也发生了根本性变化。随着全球化进程的不断加快，计算机网络信息技术和多媒体技术逐渐被应用于各个领域，高校档案管理也不例外。从实践来看，档案作为高校的主要信息资源，也正在向着数字化方向快速发展。据笔者所知，办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统可以使高校档案管理更加现代化，这主要表现在四个方面：办公自动化能实现档案信息资源的共享。利用OA系统对档案信息进行处理后，档案的管理升级为体系管理；档案管理效率大大提高。OA系统强大的信息处理能力使文件资料的收集、储存、分类、统计以及查阅等都变得方便、快捷；档案资料的传递速度与安全性提高。利用OA系统，能够避免传统信息管理过程中的种种弊端，通过网络传递更加快速、安全；电子文件的保存比较稳定。较之于纸质文件的保存寿命而言，电子文件可以通过邮箱、U盘以及硬盘等保存，受环境影响较小，保存比较稳定。因此，充分利用现代计算机技术，加快档案管理数字化建设进程势在必行。

C.建立和完善档案资料信息保障体系

建立和完善档案资料信息保障体系，应做好两方面的工作：档案信息存储时，要加强档案资料信息安全及计算机网络安全使用意识，采取有效的措施和管理技术，认真做好身份认证与密码管理工作，加强对档案管理系统的实时监控；同时还要对办公设备安装杀毒软件，以免出现木马和中毒问题；档案信息利用时，要坚持利用与保密并重的管理原则，必要时可对网上内容设置访问权限。只有通过加强以上具体环节的管理，建立和完善档案资料信息保障体系，才能为高校档案管理工作的正常运行保驾护航。

[1]陈 丹.高校档案管理基础工作与档案管理现代化[J]黑龙江科技信息.2011.30

[2]苗丽娟.高校档案管理保密工作的重要性[J]科技与生活.2010.13

[3]陈凯侠.以信息化建设推进高校档案管理现代化进程[J]中国成人教育.2008.02

[4]靖春花.浅谈高校档案管理存在的问题与对策[J]兰台世界.2011.z1

论数字档案馆与传统档案馆 篇6

一、档案馆发展概述

档案馆是收集、保管档案的机构。自中华人民共和国建立, 中国档案事业进入新的时期, 1956年4月, 中央档案馆开始在北京破土动工, 于1959年10月8日建造落成, 正式开馆。随即, 地方档案馆蓬勃兴起, 科学技术档案工作随之建立, 档案工作重点放在档案馆上。传统的档案馆一般是将收集整理的各种纸质文献资料分类存放于不同的档案库房, 以供人们查阅浏览。由于纸质档案原件的唯一性和纸张的易损坏性, 传统档案馆对档案库房的要求也比较高, 并且纸质档案会占据一定的空间, 随着时间的推移, 纸质档案的积累也会对传统档案馆库房造成一定的压力。

迫于传统档案馆面临的困境和信息革命的大背景, 数字档案馆的出现具有现实的意义。数字档案馆不仅仅是馆藏得到数字化和管理工作实现信息化的档案馆群体, 在提倡政务信息公开和向整个社会提供现行文件服务的今日, 它实质上应该是一个通过计算机互联网有序处理和存储电子文件、档案以及其他信息, 实现信息资源跨库共享, 同时也包括“文件中心系统”存于其中形成超大规模、分布式数字信息系统, 这也是档案馆从实体跨向虚拟飞跃性的一步。

二、数字档案馆与传统档案馆比较之优势

(一) 存储上占用空间小、成本更低

传统档案馆保存的档案主要是纸质档案, 随着时代的发展, 各个领域形成的文件数量激增, 档案信息总量也以惊人的速度增长, 这导致各大库房“库满为患”的局面。另外纸张的长期保存对环境的要求也比较高, 空气温度、湿度的不适宜都可能造成纸质文件的损坏, 因而对库房的建造资金投入比较高。而数字档案馆的存储介质以电磁介质为主, 一般是指光盘、硬盘和软盘。这些档案信息载体, 不仅集数字、文字、图像和影像于一体, 而且有着惊人的存储能力。据了解, 目前个人计算机的硬盘容量已达到160GB (千兆字节) 以上;一张普通的光盘可存储3.4亿字节, 而一张高密度光盘的存储量更为巨大。与传统档案馆的纸张存储相比, 数字档案馆的电磁介质存储的成本大大降低, 存储的信息量却更大, 占用空间更小。

(二) 信息采集方式上更加便捷性和多样性

传统档案馆的档案大部分是通过接收及少量的征集和购买而来的, 获取方式比较单一, 渠道也比较狭隘, 这会造成很多有价值的档案文献流失而给社会带来损失。而数字档案馆的信息获取采用多渠道、多载体相结合的方式, 让全球范围内为我所需的最新信息不断地进入本馆的信息系统, 增加其馆藏量。世界各个角落的文献资料只需动动手指就可轻松获取, 避免了人工收集方式的繁杂和高工作量。

(三) 操作上速度更快、效率和准确率更高

传统档案馆对某个档案进行查询时, 一般是按照分类人工查找, 效率非常低, 而且还容易出错。而数字档案馆则可以利用计算机的检索功能轻松查找到所寻找的资料, 大大节省了时间也降低了出错率。

(四) 服务上方式更加多样、范围更加广泛

收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆的服务质量很重要。从服务方式上比较, 传统档案馆的主要服务方式有阅览、外借、展览与陈列、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息、档案咨询以及建立现行文件中心等服务。数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 其信息服务的方式和传统档案馆有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。服务对象上, 传统档案馆的服务对象主要围绕国家机关和社会团体, 而数字档案馆的服务对象和传统档案馆的服务对象差距较大, 可分为传统用户和网络用户两类。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。网络用户是指档案馆在线用户, 它是基于“虚拟档案馆”提出的概念, 档案馆的网络化势必会使其服务对象更加的广泛。

三、数字档案馆与传统档案馆比较之劣势

与传统档案馆相比, 数字档案馆有许多优势, 但是它也有其局限性或脆弱性的一面。

(一) 内容真实性难以确定

由于电子档案易被编辑修改, 所以其内容的真实很难得到保证, 无疑这不符合档案的凭证特性, 也正因为如此, 数字化档案目前还不具备法律凭证效力。这对于档案管理者或档案利用者来说, 都是个遗憾, 这也使数字档案的作用大打了折扣。

(二) 安全性难以控制

数字档案馆的运行依赖于现代信息技术的使用, 而安全问题是计算机网络世界最为头疼的难题, 也是数字档案馆建设中的重大难题。其安全问题包括计算机病毒的泛滥、计算机黑客入侵、有窃取行为的间谍活动、人为蓄意破坏等, 这些都可能给整个数字档案馆的运行造成巨大的威胁。

(三) 长期存取问题

电磁介质作为数字档案的存储介质, 其寿命与能够保存上千年的纸质载体相差甚远, 数字档案信息的载体本身保存寿命就短, 一般是15年左右, 再加上数字档案信息所依赖的计算机硬件的更新换代, 使得数字档案很难长期存取。另外, 不断地转录转存和更新计算机软硬件, 难免造成贮存信息的失真。

四、未来档案馆的发展趋势展望

信息化已经是未来各项工作发展的大趋势, 档案工作也不例外。数字档案馆的种种优势决定了其在将来档案事业当中所扮演的重要角色, 档案馆的信息数字化建设事业将愈来愈红火。

然而, 也有人这样认为:随着科技信息的进一步发展, 数字档案馆在将来必定会取代传统档案馆。这种说法显然是错误的, 因为数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆, 而是以原有的档案馆为基础进行拓展, 和传统档案馆是共生共存的关系。只有在完善传统档案馆的基础上, 进一步发展数字档案馆, 发挥他们各自的优势, 将二者融会贯通才是档案事业的持久发展策略。

五、结语

经过上述的比较分析, 可以清晰的看到, 虽然数字档案馆从经济上、获得方式上、操作上以及服务上都优于传统档案馆, 但数字档案馆并未完全具备传统档案馆的功能, 也不能代替传统档案馆, 数字档案馆与传统档案馆具有共生性。在今后, 传统档案馆与数字档案馆并存发展将成为档案馆发展的方向。

摘要：随着计算机技术和网络技术的日趋成熟, 数字档案馆逐渐进入人们的视野, 并对传统档案馆带来了一定的冲击。本文分析了数字档案馆相对于传统档案馆的优势和劣势, 阐述了数字档案馆对传统档案馆的影响并展望了未来档案馆发展的趋势。

关键词：数字档案馆,传统档案馆,比较,发展趋势

参考文献

[1]陈勇.传统档案馆与数字馆的比较研究[J].档案学通讯, 2004 (6) :48-51.

[2]郭燕辉.传统档案馆与数字档案馆信息服务的比较[J].兰台世界, 2009 (7) :22-23.

[3]王主玉.浅谈数字档案馆区别于传统档案馆的特性[J].科教文汇, 2011 (3) :206-208.

传统档案 篇7

一、信息时代电子档案特性

档案内容通过电子文件形式体现在应用上是快捷方便的, 所以我们说电子档案是由电子文件转换而来的。目前对于电子文件的确切含义来说我国的定义是:能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传递的数字代码序列。电子文件的归宿是电子档案, 但不是所有的电子文件都能成为电子档案, 取舍的原则是看该文件经鉴定后有无保存价值。所以, 电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。电子文件作为一种数字化的信息记录形式, 具有区别于纸质档案的明显特征。具体表现为:

(一) 可复制性

我们以前使用的纸质档案有着其不可替代的优势, 档案就是原件。可当前我们使用的电子档案其实是对以往档案存储形式的挑战, 一旦电子文件的丢失, 那就对电子档案的保存的找回提出了难度。但是电子档案对档案的传播和可利用性提供了方便快捷的形式, 在允许的范围内使用者可以通过优盘和电子网盘进行拷贝, 这样电子档案的复制性得到了良好的发挥。

(二) 操作方便

随着计算机在各个领域的广泛应用, 电子档案在操作使用上相当方便快捷, 而且改后不留任何痕迹, 这样就对档案的整洁性提供了良好的保证。相对于纸质档案的修改来说可以说是优势非常大, 而且省下了不少资源, 并且电子档案具有高度的标准性, 电子档案的形成对于其他行业的检索起到了推动作用使之对电子档案的应用更加方便。

(三) 实现资源共享

计算机的网络发展使档案的资源共享起到了不用出户即可得到想要的资源。在计算机环境中, 我们当前存储的档案文件的形式特征发生了变化, 在网络迅速有效的整合中不需要像纸质文件那样对其进行分类整理。在具体的使用中不同的用户可以根据不同的需要, 通过计算机系统, 同一份档案可以同时被不同地区的人进行同时阅览, 这样就突破了传统纸质档案的局限性, 大大提高了档案的利用效率, 对人们的工作效率起到了极大的推动作用, 提高了档案的使用价值。

(四) 节约存储空间

纸质档案在保存过程中由于长期积累起来的文件数量的增多, 对于保存的空间来说也是需要很大的空间, 而目前应用的电子文件在保存上大可不必为保存空间的问题烦恼, 电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。电子档案是信息时代的产物, 他极大地为人们的工作效果和出行提供了良好的工作空间, 网络时代的补充让我们不用担心数据在传送中的丢失, 我们可以通过网存的形式对档案的携带上起到双保险的作用。但也存在着不稳定性、不安全性等缺点, 这就对档案管理提出了更高的要求。

二、电子档案与纸质档案的管理

电子档案和纸质档案共存必然引发档案保管及利用方式的革命, 纸质档案保管中的有些工作可以通过对电子档案的管理得以实现。电子档案的管理, 可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及它们的变更情况和年度归档移交目录等工作。通过电子档案, 可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置, 从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况, 并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记, 就可以直接了解纸质案卷被利用的情况, 可以以此作为鉴定档案的参考和依据, 具有一举两得的功能。

总而言之, 纸质档案与电子档案共存的时代已经来到, 探究其共存期的管理已经成为档案界的一个热点和焦点。我们有理由相信, 在纸质档案还无法退出历史舞台, 电子档案正蓬勃发展的今天, 档案理论界会探索出一套最好的共存期管理方案。

三、电子档案的方便利用

电子档案, 是指通过计算机磁盘等设备进行存储, 与纸质档案相对应, 相互关联的通用电子图像文件集合, 通常以案卷为单位。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体, 是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动, 只有引入正确的软件, 硬件与足够的背景细节, 这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端, 以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。

目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

电子档案的建立, 使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用。一是效率高, 速度快。能快速查阅相关档案资料, 大大提高了工作效率。电子档案的产生, 可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展, 使档案管理再上一个新台阶。二是档案信息得到有效利用, 实现资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息, 打破了传统利用方式和时空局限, 并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案, 大大提升了档案利用服务的总体水平。三是促进了档案的实体保护, 档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅, 而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案, 档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档, 有效的保护了档案的涉密程度, 对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。

电子档案是信息时代的产物, 是现代档案管理工作中不可回避的。因此, 还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题, 并加以解决, 以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

摘要：电子档案已经随着计算机的快速发展而进入到我们的实际办公生活中, 他的发展对于档案的发展起到了推动和促进作用, 但同时他也与传统档案有着不可相同的使用方式。本文对当前的电子档案与传统档案在使用过程中产生的交集进行了详细的分析。

档案与中国传统文化 篇8

一、档案与中国传统文化的开端

中国原始社会末期遗留下了丰富的历史传说, 比如:炎黄“焚林而田”, 尧明察, 舜德化, 大禹治水, 经过两三千年的口述档案世代相传记录下来。直到西周, 中华民族用顽强的智慧, 完成从刻画符号到文字发明的飞跃, 逐步以正规档案的形式记载。随后迎来百花齐放、百家争鸣的时代, 《诗经》的整理, 孔子“中庸”说, 老子“抑损举补”理论, 韩非“依法治国”理念等。各种造型艺术档案创作了千姿百态的龙的身影, 给人一种形象的实感, 体现龙文化精神。

二、档案与中国哲学

有关书籍档案记载中国哲学大致可分为天人之学、变易之学、会通之学。天人之学讨论的是天人关系问题, 是天主宰人还是人能改变天。汉代司马迁曾说:“究天人之际, 通古今之变, 成一家之言。”在他看来, 只有研究天人之间的关系, 探究“天”的性质, 以及人在其中的地位和作用, 才能在学术上有所建树。孟子进一步提出“天时不如地利, 地利不如人和”, 天时、地利、人和三者不可缺一, 但人和最重要, 认识到人类自身的价值, 表现出人们主体意识的觉醒。变易之学即“有对”之学, 天命可以转移, 政权可以更迭, 事物都是运动变化的, 静止是相对的, 个性中可发现共性, 事物达到极限就要发生变化, 变化就能发展, 发展就会创新。对立双方必有一方占主导地位, 外因只有通过内因而起作用, 诸多辩证观点, 已被后人广泛用于军事、人事、科学发明的领域。会通之学即融会与贯通, 相互辩论相互吸收, 毛嫱、丽姬之美各有见地, 融汇各门具体学科和外来文化。

三、档案与人文文化

我国素以文明古国、礼义之邦著称, 有丰富的历史遗产, 书籍档案《论语》中重视研究社会的人际关系, 其中敬老爱幼, 规范言行, 勤俭节约是其精华所在, 一直沿续至今, 演变为“八荣八耻”。史学档案记载各种人文道德和天文地理, 其中最为突出的体裁要数纪传体和编年体, 传人而记事, 事实有先后。中国文学档案的记载, 分别以诗歌、散文、戏剧、小说的形式保存下来。成为中国传统文化的重要组成部分。

四、档案与宗教

中国古代宗教的主体——佛教与道教。

佛教自西印度传入中国后, 自然融入中国传统文化, 成为具有中国特色的佛教, 很少有人知道现代音乐源于佛教的诵经。从看破红尘式的“觉悟”, 转化为“人的内心信仰”。从实物档案上看, 中国佛教造像、画佛、造塔等也别具一格, 如:龙门石窟中旱期塑像秀骨傲然, 佛教的许多壁画表现出奋发向上, 刚健有力的审美情趣。道教是中国古代特有的宗教, 以经典书籍档案《道德经》之自然精神为主体, 发散开来。是“会通之学“的典型形态。道教文学最具艺术性, 思想超脱, 词章华美, 文化结构内容不仅是多门类、多学科的统一, 在每一学科中又是多层次的统一。

五、档案与文物

中国古代文物档案不仅是装饰品、观赏品, 还具有广博而深邃的文化内涵, 体现鲜明的民族特色, 是其它国家未有过的, 各种品格的玉器有不同的象征意义, 成为道德、政治、等级的象征, 往往追求事物的神似。铜镜上出现龙与凤, 主要用作吉祥的象征, 有的利用谐音表义, 比如出现鱼图案便表示有余的意义。金银器反映社会的信仰与宗教, 生活与习俗, 民族文化特色等。陶瓷器不仅是生活用具, 有的代表一个故事, 含蕴丰富的情感。

六、档案与中国教育

各种文化都是以档案的形式保存并发展起来。世代相传, 去粗取精, 去伪存真, 社会才得以进步, 古代教育场所主要有两种形式:官学和私学。不管是哪种, 教与学都注重尊师爱生, 启发诱导, 因材施教, 循序渐进, 学思结合, 由博返约, 温故知新, 身体力行, 教学相长。

七、档案与中国书法、绘画

汉文字档案具有其它文字没有的独特艺术特点。中国书法, 所谓篆、隶、楷、行、草, 所有书法流派及个人风格, 都是通过使用毛笔书写这些字体来表现的, 往往进入出神入化的妙境。中国绘画即国画是用毛笔、墨和中国颜料在特制的萱纸或绢上作画。造就了中国绘画, 也以档案的形式记载下来, 远在文字产生之前就已有了绘画的萌芽。中国绘画分为人物、山、花、鸟等画科。技法上又分为工笔、写意两大类, 国画在世界美术领域中自成体系。

八、档案与中国医药学、养生学

在远古“医食同源”时期, 中国医学与养生学都是以口述档案相传并发展, 比如:神农尝百草, 酿酒治病, 知道气候失常能导致疾病流行, 用运动的方法可防治疾病等。直到医学经典档案《内经》问世, 完成了中国医药学和养生学的理论体系。为今后规范、指导、发展中医药学和养生理论作出了贡献。

九、档案与中国饮食文化

饮食是人和动物具有的本能需求, 但人类能创造丰富的食物和文明的饮食习惯, 使饮食成为一种文化活动。饮食文化档案记载了饮食资源、烹调技术、食物制造、食物治疗、饮食民俗、饮食文艺等方面的内容。中国饮食文化, 一枝独秀, 曾博得“食在中国”的美誉, 这与中国农学有密切联系, 农作物中水稻、大豆起源于中国, 古代中国就善于引进外域农业作物, 缔造复合农业, 保持自然生态良性循环。中国饮食文化的科学性发展是中国农业发展的必然结果。

十、档案与中国古建筑

新石器时代, 黄河中游的氏族部落就以实物档案的形式把自家的穴居和浅穴居保存, 在此基础上又逐步发展为地面的房屋。有档案记载, 远在夏朝还出现了专门管理工程的官职:司空。古人重视将宫殿建筑、城市布局、自然景观结合在一起, 体现“天人合一”观念。古建筑还汲取外来建筑之优点, 与本身的建筑文化融合, 体现“会通”精神, 具有强烈的民族文化内涵, 令人回味无穷。

十一、中华文化不是封闭的文化

她之所以有悠久的生命力, 原因是她带有开放的特色, 表现为:1.境内各民族间的相互学习和共同创造, 2.善于向外国学习。而档案馆的存在完成了档案文化功能的转变, 一种从组织文化向社会文化过渡。档案不仅要继承文化的传统优势, 还具有相当的文化兼容性。通过沟通和借鉴, 使自己真正成为社会大家庭的一员, 使档案传统文化在此得以及延续。

摘要：中华民族已有五千多年的悠久历史, 并在此过程中发展创造了灿烂的优秀传统文化, 对中国炎黄子孙的价值观、人生观、世界观都有着深刻的影响。档案作为记录传播古代优秀文化的载体, 在中国也有三千多年的历史。尽管古代档案的物质形态发展变化很大, 从简册, 绵帛, 金石到印刷本, 尽管屡遭兵、火、水、盗、毁等厄运, 但档案作为古代优秀文化的传承作用, 始终为历代所重视, 经久不变, 在漫长的历史发展过程中, 形成和积累了数量巨大, 内容丰富的历史档案资料。

关键词：档案,中国传统文化

参考文献

传统档案 篇9

(一) 传统档案管理的原理

第一, 来源原则。来源原则指的是档案馆在收集整理档案时要按照档案的来源进行整理和分类, 要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆的整理原则。第二, 文件生命周期理论。文件生命周期理论通过全面系统的揭示文件运动的前后衔接及其相互影响, 为档案管理人员提供了一个直观的管理过程, 促使档案管理人员能够对档案的管理发挥积极的影响, 确保了档案管理的科学性和合理性。第三, 档案鉴定理论。档案鉴定是鉴别和判定档案的价值, 挑选出有价值的档案移交档案保管机构进行保存, 剔除无保存价值的档案予以销毁。

(二) 电子档案管理的原则

1.可读性原则。由于电子文件要依赖于一定的技术条件而存在, 脱离必要的计算机技术和软硬件系统, 电子文件将变成无法阅读的文件, 失去了对其保管的意义。2.真实性原则。由于电子档案容易被修改而不留痕迹, 所以除了要加强在管理过程中的各种技术支持外, 还必须在电子档案的收集和传输过程中的把关, 在传递档案过程中可使用电子数码签名封签技术, 避免电子档案被恶意篡改, 以确保电子档案资料的安全性, 保证其真实性。3.完整性原则。与传统档案不同, 电子档案的收集, 不仅要注重信息上的完整, 同时还必须注意与信息配套的软件及其相关程序的完整, 这样才能保证日后对电子档案管理的有效性。4.规范性原则。这一原则要求对电子档案进行归档管理时必须遵循一定的文本格式、工作标准等, 并且尽可能采用国际通用标准。因为档案信息化的目的主要是为了便于网络传输利用, 因此电子档案必须采用各方都共同统一的信息传输标准, 提高电子文件信息的传输效率, 以达到便于利用的目的。

二、电子档案与传统档案的归档时限要求不同

(一) 传统档案的归档时间

传统档案的归档, 要求在所有档案资料办理完结后, 由档案工作人员或文书工作人员进行统一完整的收集, 并进行合理及时的归档保管。

(二) 电子档案的归档时间

由于电子档案易于复制和调阅, 归档后并不会明显影响相关部门的查找和利用, 所以电子档案的归档可以在文件办理完结后或在某一规定的时间周期内, 随时进行电子档案的归档保管, 一般不用延长电子档案的归档时间。

三、电子档案与传统档案的归档方式不同

(一) 传统档案的归档方式

传统档案的归档, 要求全面、系统、完整, 在归档的时候注重整体性和完整性;归档的所有案卷, 都要依照一定的次序进行系统排列, 并保持卷与卷之间的历史联系;归档的档案材料, 都必须有完备的归档手续。

(二) 电子档案的归档方式

1.电子档案的归档一般采用介质传递和网络传输两种方式。2.由于电子文件的内容不直观, 在进行电子档案的归档时, 档案工作人员无法从外观上直接发现其内容, 因此, 在电子文件归档的时候, 一方面需要了解电子文件的产生和形成方式, 另一方面在对电子文件进行归档时, 电子文件的形成单位必须提供详细的技术说明, 并且需要提供完整的磁带, 磁盘, 光盘的档号、名称、内容、版本、著作人、日期和利用情况等相关材料。3.电子档案的归档, 原则上应实行两套制的原则, 即电子档案原件及备份的纸质档案。

四、电子档案与传统档案的收集范围不同

(一) 传统档案的收集范围

传统档案收集的范围按照信息与载体的关系来看, 主要是档案信息与其载体密不可分的档案文件类型, 包括了几乎所有的纸质档案及缩微档案等。按照收集对象的不同, 收集的范围主要有以下几个:1.现行机关档案 (现行机关主要指正在进行日常活动的独立的机关单位) 在日常的工作过程中所行成的具有保存和查考利用价值的全部档案资料。2.撤销机关 (撤销机关一般指中华人民共和国成立后, 由于机构改革和行政机构调整而被撤销的各种机关单位) 在撤销前的工作活动中所形成的具有长远保存和查考利用价值的各种档案材料。3.历史档案的收集, 一般收集的是中华人民共和国成立以前, 历史上所存在的各种机关单位及著名历史人物在其社会活动中所形成的档案材料, 主要包括革命政权档案和旧政权档案。

(二) 电子档案的收集范围

对于电子文件的收集范围, 除了参照《档案法》中有关的规定、国家档案局相关文件规定等的范围进行收集外, 还应根据电子档案资料的自身特点灵活收集有关资料。电子档案收集的主要范围有: (1) 在行使本机关职能以及行政管理、业务管理活动中形成的各类电子文件。对需要保存草稿的重要文件, 在修改时应保留原文, 加版本号后积累, 将草稿和定稿一起归档。 (2) 利用计算机等设备进行辅助设计、制造、检测等技术形成的具有查考利用价值的各类电子文件, 包括数据文件、图形文件、模型文件等。 (3) 本机关制作的给类数据文件, 如数据库、图形库、方法库等。 (4) 与机关制作的文本文件、图形文件、模型文件、数据文件等, 有关的各种命令文件, 如计算机程序、控制程序、管理程序等。 (5) 与电子文件有关的各类纸质文件。” (6) 由于电子文件的读取、还原、利用等都离不开其生成的技术设备条件及与读取利用电子档案相关的技术软件, 因此在对电子档案进行收集时还必须包括这些技术设备及在利用电子档案资料时所需要的操作软件。

五、电子档案与传统档案的分类、编目等管理形式不同

(一) 传统档案的分类与编目

传统档案一般遵循来源原则并按“全宗”进行分类。传统档案的分类, 一般先将所收集来的档案材料按其来源和特点的不同归为不同的全宗, 再对全宗内的档案材料按照不同的分类方法进行分类 (“全宗内档案的分类, 就是按照档案的来源、时间、内容和形式的不同, 把全宗内的档案划分为若干部分和类别, 使全宗内的档案构成有机的体系, 以条理反映立档单位的各种活动情况, 便于全宗内档案的管理和利用”) 。

(二) 电子档案的分类与编目

电子档案按其自身特点一般可分为:一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四个部分。为电子档案编制目录。在电子档案的管理终端运用计算机编制一个整体的类目, 并在其下设置子目录, 将应归档的电子文件按其不同的类型和特点归入相应的目录中, 实现统一的管理。这一过程应在电子文件产生的过程中随时进行归档并不断完善电子档案目录的设置。编写电子文件目录的说明。由于电子文件目录名称可能用的是不易理解的名字, 所以应编写相应的目录说明以介绍其名称, 便于查找利用。

六、电子档案与传统档案在内容上所采取的保护措施不同

(一) 传统档案内容的保护措施

传统档案由于其档案信息与记录载体的不可分离性, 决定了对传统档案内容信息的安全维护, 就是对机密档案内容和需要控制利用范围的档案内容实行严格的管理。对传统档案内容的管理, 一要注意档案内容是否有人为修改过的痕迹, 特别是对于纸质档案来说, 人为修改的痕迹是能明显被看到的;二要注意文件资料是否齐全, 是否有文件资料的缺失, 如果有明显缺失的, 应尽量补齐所缺少的资料, 尽力保证所归档文件的完整性;三要判断所归档文件的内容信息是否真实, 确保档案信息没有失真、伪造之处, 切实维护档案的真实性。

(二) 电子档案内容的保护措施

由于电子文件具有可重复性和可逆性强的特点, 可以被编辑修改而不留痕迹, 其载体也无法固定, 再加上某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也很容易被更改, 因此使得电子文件的原始凭证性一再被质疑, 也使得对其真实性的辨别变得复杂而困难。因此, 在电子文件的形成过程中要随时进行数字签名、身份验证等加密保护措施, 确保电子文件在传输、处理和提供利用的过称中不会出现档案信息的变更, 确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

七、电子档案与传统档案的保管方式和保管条件不同

(一) 传统档案的保管方式与保管条件

传统档案的保管一般以“全宗”作为保管单位, 并且以来源原则为主要的指导思想, 遵循同一来源的档案的不得分散, 不同来源的档案不得混淆的原则;按案卷顺序进行排序保管。传统档案的保管主要包括档案库房的管理、档案流动过程中的安全防护和档案的保管技术等几个方面:1.档案库房的管理由库房选址布局、库房温湿度控制、档案装具要求、档案的防尘防光防有害气体等方面构成。2.档案在流动过程中的保护包括档案在管理和利用过程中所可能发生各种损毁因素的安全防护。3.档案的保管技术包括各种为延长档案寿命而对其所进行的复制、修裱、灭菌等保护和修复的技术工作。

(二) 电子档案的保管方式与保管条件

电子档案的载体形式多样, 包括磁带、磁盘、光盘等形式。在对其进行保管时, 一般来说, 磁盘和光盘以“盘”为保管单位;磁带以“卷”为保管单位。归档时, 应把电子文件按照一定的联系存入不同的保管单位中, 以方便进行管理和查寻利用。就保管方式来看, 把电子档案拷贝到其他磁盘、磁带、光盘、可移动硬盘等上, 是目前比较能得到广泛认可的一个保管形式。保管电子档案还应具有以下几个保管条件:1.保管电子档案的库房要求温湿度要相对稳定。2.库房要保持清洁通风, 无有害气体, 地面整洁无尘, 放置电子档案的装具洁净。3.存放电子档案的库房要防止磁场的干扰, 磁性载体档案与磁场干扰源 (如磁铁、马达等) 的距离应保持在76mm以上;库房中最好不要存放磁材料制成品 (如磁化杯等) ;有条件的保管机构可以再库房中设置测磁设备, 以查出可能存在的磁场干扰隐患。4.软磁盘或磁带应放入盒中, 垂直或悬挂放置, 由于光盘片基很薄, 为防止变形, 也应垂直存放。5.另外, 保管电子档案的计算机一般不连接外网, 并且在保管电子档案的计算机中要安装可以自行杀毒的杀毒软件, 不能使用任何来历不明的软件或移动存储设备, 必须使用时必须严格杀毒, 确认安全后方可使用, 以防止计算机感染病毒, 破坏电子档案。

八、电子档案与传统档案的查询利用方式不同

(一) 传统档案的查询利用方式

查询传统档案, 一般以人工编制的检索工具为主, 如卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微胶片式检索工具等, 直接对所需要的传统档案的档案信息进行查询并且只要是持有合法证件的中华人民共和国公民和社会组织, 都可以对已满应管期限的, 可以公开利用的开放档案进行查询利用, 对档案的利用方便快捷。

(二) 电子档案的查询利用方式

对于电子档案而言, 利用者只有符合一定的条件, 才能进行注册, 并在电子文件中心或电子档案馆中查询利用其中的电子档案资料, 而只有通过远程登录的方式, 经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询自己阅读权限内的电子档案信息。查询一些已进行脱机保管的电子文件时, 也必须在放入磁盘时输入密码等身份验证资料方可进行电子信息的查询。

随着现代技术的飞速发展, 既完善了传统档案的管理理论及管理方法, 也使得传统档案的利用工作变得更方便快捷。随着信息技术发展, 电子档案数量的快速增加, 也使得人们更重视对电子档案的管理。对于电子档案管理的理论和方法也在实践中被不断的发掘出来。虽然在传统档案管理领域和电子档案管理领域存在着一定的不同, 有着各自不同的管理方法, 但是对于传统档案管理和电子档案管理在基础的理论及基本的管理思想上都是基本相同的, 并且二者对档案进行管理的目的都是为了便于档案的更科学合理的保管和更方便的查询利用。所以, 我认为, 在日后的档案工作中, 我们应通过研究传统档案管理与电子档案管理的差异和共性, 进一步完善传统档案管理和电子档案的管理工作, 使二者得到一个有机的结合, 相互借鉴对方的优势并为己所用, 推动自身领域的发展。在实际工作中, 我们应积极探索档案管理、档案利用的新途径和新方式, 不断创造条件, 在档案管理领域

增加现代化的先进设备, 更好地提供高效、快捷的档案利用服务, 才能紧跟时代发展的步伐。

摘要：本文就电子档案管理与传统档案管理在其管理原则间的差异、归档时限和归档方式的不同、收集范围的不同、分类形式的不同、保管方式的不同及查询利用方式的不同等几个方面, 介绍了电子档案管理工作与传统档案管理工作的区别。

传统档案 篇10

一、传统档案馆的信息服务

收藏档案的根本目的之一就是要满足广大用户对档案信息资源的利用需求, 所以档案馆要充分发挥自身优势, 做好服务工作。

1. 服务方式。

传统档案馆的信息服务主要以手工检索为主, 检索工具主要是卡片、书本目录、指南、索引等。主要的服务方式有以下内容: (1) 档案阅览服务。档案阅览服务是档案馆、档案室在特定的场所, 开辟阅览室, 向有关档案用户提供档案信息的一种服务方式, 它是目前我国档案收藏部门提供档案信息服务的一种形式。档案收藏部门要开辟档案阅览室, 为用户提供必要的档案阅览条件, 接待档案用户, 解答用户提出的相关问题, 通过有效的方式满足档案用户的需要。 (2) 档案的外借服务。档案的外借服务是档案馆为满足某些需要档案原件或副本作证据等特殊的利用需求, 暂时将档案借出馆外使用的一种服务方式。不过在一般情况下, 档案馆不借出馆外利用的。机关档案室将档案原件外借给本单位的领导和有关业务部门的情况比较多些, 有时还会采取“送卷上门”的主动服务方式, 充分发挥档案的作用。在档案馆的提供利用活动中, 档案人员对那些珍贵的或易损的文件、古老文件, 以及特殊载体的档案文件, 一般不借出馆外使用。 (3) 档案展览与陈列服务。档案展览与陈列服务, 是档案收藏部门按照一定的主题以展出档案原件或其复制品的方式, 系统的揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容与成份的一种具体服务方式。一般的展览陈列服务形式有两种:长期性的档案展览和短期档案展览。 (4) 制发档案复本。制发档案复本, 是指档案馆根据档案用户的合理需要, 以档案原件或已有的档案副本为依据, 通过复制、摘录等手段, 向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。制发档案复本, 是机关、企事业单位和档案馆满足档案需求的一种有效的方法。 (5) 制发档案证明服务。制发档案证明服务, 是档案馆根据有关档案用户的询问和申请, 为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。 (6) 档案目录信息服务。档案目录信息服务, 档案目录是联系档案用户和档案馆的一种重要桥梁。档案用户只有借助一定的档案目录信息, 才能顺利实现其利用需要。由于档案信息的特殊属性, 许多收藏在档案馆中的档案信息内容和成分, 档案用户知之甚少或知之不详。因此, 档案收藏部门必须采取一定的服务方式, 消除档案用户的需求障碍, 促进其利用需求的产生与实现。 (7) 档案咨询服务。档案咨询服务, 是档案收藏部门答复用户询问, 知道其利用档案信息资源的一种服务方式, 是档案馆满足档案用户需求的一种经常性的、重要的服务方式。其咨询服务按照内容性质可以分为事实性咨询、指导性咨询和检索性咨询:按难易程度分为一般性咨询和专门性咨询;按咨询的形式分为口头咨询和书面咨询。 (8) 建立现行文件中心。建立现行文件中心, 满足社会各界查阅利用现行文件资料的社会需求, 增强了政府决策的透明度, 使公民真正享受了宪法所赋予的知情权。现代社会是信息社会人民群众需要及时了解、掌握各级党委、政府及其各部门制发的关于政策、法规、公益、服务性的现行文件, 而传统意义上的档案馆无法满足这一社会需求, 因为它保存提供的都是十几年乃至几十年前的历史信息。这些现行文件均保存在各级各类档案室, 而档案室只负责内部查阅, 并无向社会提供利用的职责和义务。

2. 服务对象。

档案馆主要围绕着国家机关和社会团体开展工作, 收集、保存这些机构的档案, 并以其为主要的服务对象。国家综合档案馆的服务对象是各级党政政府领导和各部门, 广大人民群众和经过审批同意的港澳台同胞及外国人士。一是各级各类行政机构和社会组织。谢伦伯格认为:“档案是一个政府借已完成其工作的基本行政工具, 它是政府机构赖以建立的基础。”档案馆提供的信息中包含大量的机关企事业单位行使职能的法律依据, 处理事务的结果重要事实的记录和大量的工作经验, 各级机关单位需要借助其提供依据经验去制定政策、处理社会、法律以及组织、程序等方面的问题, 以保证其决策、管理上的连续性和科学性, 避免唯心主义做到事实求是。二是国家政府。在政治斗争中、军事斗争、经济斗争、外交斗争等方面, 档案馆作为档案的管理部门, 能够提供原始档案, 在解决争端和处理案件等活动中发挥凭证的作用。例如, 近几年来日本右翼势力日渐猖狂, 不断否认自己的侵略行径:1994年, 辽宁省档案馆发现了一组记载南京大屠杀情况的日文档案, 这些日本侵略者自己形成的档案还历史以本来面目, 可以说是铁证如山。另外, 南京档案馆馆藏中的崇善堂埋尸档案、南京伪政府档案等几份原始档案记录, 完全可以作为法律凭证。

二、数字档案馆的信息服务

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的。它的出现更加便利了我们的生活, 使用户可以足不出户就能得到自己所需要的档案信息。所以, 数字档案馆的信息服务在其日常工作中占据了相当重要的位置。

1. 服务方式。

数字档案馆是从传统档案馆发展而来, 与传统档案馆有着千丝万缕的联系。虽然他是在数字环境下利用档案信息, 但其信息服务的方式和传统档案馆还有很多相同的地方, 比如, 档案咨询服务、档案目录信息服务和档案阅览服务等。但又因为其特定的属性, 它又具有自己独特的信息服务方式。个性化信息服务从本质上讲, 既是一种个性服务, 又是一种信息服务。它是基于网络环境下利用者需求呈现出差异性和个性化趋势而开展的以满足利用者需求为目的的信息服务。简单的说, 数字档案馆的个性化服务便是将个性化的信息服务引进数字档案馆, 将二者互相结合起来。可以说, 数字档案馆的个性化服务是个性化信息服务中的一个部分。 (1) 从服务的基点来看, 它是立足于档案利用者的特点、使用行为、偏好以及利用者特定的档案信息需求。特定的档案信息需求既包括利用者特定的专业领域, 如历史工作者、科研人员、领导决策人员等, 也包括利用者临时性的需求, 如应对一些突发事件时对档案信息的特别需求。 (2) 从服务的内容来看, 可提供的档案信息其来源从一馆扩展到相互联网的数馆, 从原来的提供文献源扩大到提供信息内容和知识内容。而这些内容并非对利用者“和盘托出”, 而是在准确了解利用者个性化需求的基础上经过筛选或者重新组织的档案信息。 (3) 从服务的方式来看, 它是动态的、发展的, 不仅仅局限于现在的一些分类定制、推送技术、动态网技术等方式, 它会随着利用者新的需求的出现而作相应的调整, 甚至利用者可以根据自身的需要提出适合自己的服务方式。

2. 服务对象。

数字档案馆的服务对象和传统档案馆的服务对象差别较大, 从利用方式看, 数字档案馆的用户可分为传统用户与网络用户两类。

一是传统用户。传统用户的概念接近于传统档案馆的用户, 是采用网络使用以前的传统的利用方式进行档案利用的用户, 主要指到馆用户, 也包括虽未到馆但要求档案馆提供定题服务等档案信息服务的用户。随着互联网络的发展出现了数字档案馆这一新型的档案馆形态, 但档案馆作为一种有形的实体并不会消失, 它仍然有具体的馆舍、有档案文件实体, 区别只是馆舍中内部设施的不同和档案信息载体的变化。

二是网络用户。网络用户的构成及其信息需求。从一般规律来看, 由于我国还处于使用因特网的早期阶段, 所以档案馆在线用户大多是年纪轻、层次高、受过良好教育和懂电脑的人群。他们对信息的需求一般包括:档案方面的政策法规、档案教育、档案工作相关活动及动态信息、档案查阅收费、档案影视、档案历史故事等。在对国外的档案网站调查表明, 其档案工作者和图书馆工作者的数量相对较多。2003年英国的archi ves hub网站的用户调查表明, 60%的用户是把利用档案作为工作的一部分, 包括档案学术和档案专业利用者:64%的人对家族、个人或组织的信息感兴趣;23%的人查找的是特定主题。利用空闲时间查找档案的人中有84%的用户是查找家族、个人或组织的信息, 85%的专业人士和教育界是针对专题展开利用的。

两种服务都是建立在共同的档案信息资源的基础上的, 这些资源都是人们社会实践活动的真实的历史记录。数字档案馆的档案信息资源建设还是离不开传统档案馆的支持, 除了部分档案是在形成之时就以数字的形式存储以外, 大部分档案还是靠传统档案馆开展收集、整理、加工等工作之后, 转化为数字形式的。因此, 传统档案馆加强自身馆藏建设是数字档案馆拥有丰富的档案信息资源的保证, 并且数字档案馆所提供的档案信息的原始性、真实性和可靠性还要有传统档案馆馆藏的相关档案作依据和保障。

摘要：本文对传统档案馆与数字档案馆的信息服务的方式和对象进行了比较分析。