会计档案管理

会计档案管理（精选12篇）

会计档案管理 篇1

会计档案是财会人员通过一系列财务工作而形成的生凭证、会计账簿和财务报告等记录和反映单位经济工作的重要史料和证据。会计档案不但是各单位的重要档案, 也是会计工作的重要组成部分, 是国民经济发展建设中的重要依据和必要条件。加强会计档案管理要从规范会计基础工作入手, 加强会计档案管理有利于促进和规范会计基础工作。

会计基础工作主要指会计核算和会计监督等工作, 具体体现在从填制会计凭证、登记会计账簿, 到编制会计报表的一整套会计日常核算工作中。它连续、系统、综合地反映着和监督着企业、事业、机关及其他经济活动过程的资金运动及其成果。如何使会计基础工作规范化, 应注意以下几方面。

一、健全和完善会计记账规则。这是规范会计行为, 提升会计档案价值的前提保证。《会计法》对会计核算、会计监督、会计人员、会计管理工作等都提出了要求, 体现了会计基础工作规范化的主要内容。各单位要依据《会计法》与国家相关法规, 制定适合本单位实际情况的实施细则, 从而使会计基础工作做到原则性和操作性相统一。

二、依法填制和审核会计凭证。必须根据各单位实际发生的业务事项, 填制和审核会计凭证, 对不真实、不合法的原始凭证有权下子接受, 并向单位负责人报告, 对记载不明确、不完整的原始凭证予以退回。

三、如实登记会计账簿。做到会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对, 保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符, 会计记录与会计凭证的有关内容相符, 会计账簿之间相对应的记录相符。

四、严谨编制财务会计报告。必须根据经过审核的会计账簿记录和有关资料, 向不同的会计资料使用者提供其编制依据相一致的真实、完整的财务会计报告, 并根据核算资料进行分析和检查, 为经济管理层提供价值信息和经济信息。

五、重视会计档案价值要求。在开展会计业务的过程中, 就要注意程序、手续、报表、资料的合法性、整体性、真实性和原始性, 不能带主观性、武断性和随意性, 更不能随意更改、撤换。

六、提高会计人员的素质。首先, 会计人员必须牢固树立法制观念, 懂得市场经济是法制经济, 必须遵纪守法;第二, 会计人员必须要有一流的专业技能, 还要有一定的经济管理知识, 同时以与时俱进的精神, 学习新知识新技能, 跟上形势发展;第三, 会计人员应具有一流的职业道德, 具备公私分明、清正廉洁、顾全大局、恪尽职守的品格。真正做到:政治上求高、思想上求新、理论上求明、业务上求精、工作上求实、作风上求正、生活上求廉。

加强会计档案管理对于一个单位乃至整个社会来说都是非常重要的。强化会计档案管理制度, 有效杜绝管理漏洞和违法行为, 规范会计材料的立档与保管, 针对会计实务中的各个环节, 着手于基础, 着力于规范, 从以下几方面夯实会计档案管理基础工作。

一、规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮, 封粘装订线, 并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案 (凭证) 盒中, 必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须进行封账, 活页账簿必须将空白账页取出, 已设置会计科目但无业务发生的账页应该保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”, 与账簿一并装订。装订后需将装订线封粘, 由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号, 分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。因会计月报表与会计决算表的保管期限不同, 必须分别装订成册。

二、规范会计档案保管。建立综合档案室的单位, 财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续, 将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位, 会计档案暂由财会部门妥善保管, 要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的财会人员, 其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管, 不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门, 其会计档案应交局档案室保管。凡未移交的单位或个人, 应立即办理移交手续。

三、规范会计档案保管期限和销毁。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满, 需要销毁时, 由本单位会计档案管理部门提出销毁意见, 会同财务会计部门共同鉴定, 严格审查后, 编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查, 报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证, 应单独抽出, 另行立卷, 由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。各单位按规定销毁会计档案时, 应由会计档案保管部门和财务会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案以前, 应当认真清点核对, 销毁后, 在销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告单位领导。会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节, 往往容易被忽视, 形成财务管理工作的一个薄弱环节, 直接影响整个财务管理工作的质量和水平;加强会计档案管理可以促进会计人员素质的提高。档案管理是一门学问, 里面有很多新的东西需要会计人员去学习、去探索。而这个学习和探索的过程, 自觉不自觉地就提高了会计人员的业务技能和自身素质。加强会计档案管理可以推动档案管理工作的发展, 只有会计档案管理工作做好了, 整个档案管理工作才有可能做好;加强会计档案管理可以促进一个单位财务管理工作的提高, 使会计档案的管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

切实发挥会计档案在市场经济中的作用, 要从会计基层工作做起, 使会计基础工作规范化。这是会计工作有序进行的重要保证, 更是经济管理的重要基础。随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济的发展, 会计工作面临的社会经济环境发生了很大的变化, 企业投资主体多元化、资本市场的逐步建立和发展, 使会计工作和会计档案在经济管理中的作用也愈发重要。会计的基本职能是通过有效的核算和监督为管理者、投资者、债权人、社会公众以及政府部门在改善经营管理、评介财务状况, 做出投资决策, 提供信息服务。同时, 加强宏观调控也越来越注重和运用会计工作和会计档案。我国50多年来的发展历程充分证明, 经济越发展, 会计工作越重要, 规范会计基础工作, 加强会计档案管理, 是推动我国经济健康有序发展和档案管理工作发展的客观要求。

会计档案管理 篇2

法

作者：会计处

发布时间：2016-11-01

浏览次数：13397

会计档案管理办法

第一条 为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。

第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半、财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案,在会计终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、档案局,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以根据本办法制定具体实施办法。

论会计档案管理 篇3

摘要：会计档案在经济预测和经济决策中具有重要的作用，作为会计分析的工具，同时它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据。针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，随着社会主义市场经济体制的不断发展，我们的会计档案管理工作也应不断改进与完善。以适应新形势发展的需要。

关键词：会计档案管理

0引言

会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。不论行政机关，还是企事业单位，凡是实行独立经济核算的，都会形成会计档案。会计档案的范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料等四部分。这些材料储存了大量的有价值的信息，在经济预测和经济决策中有重要的作用，会计档案是反映经济业务的历史记录，它通过会计核算的专门方法，对经济业务和财务收支，予以连续的记录、反映和综合分析，具有连续性和制约性的特点，它完整地记载了经济活动中的各项指标。作为会计分析的工具。对贯彻执行党和国家的财经方针、政策、编制预决算、节约成本费用、加强内部经济管理等都具有重要作用。同时，它还是打击经济领域犯罪活动的重要依据，在打击经济犯罪活动中无可辩驳地揭穿了一些经济犯罪活动事实，从而维护了财经纪律保护了国家财产。针对会计档案的特殊重要性和新形式发展的需要，我认为新的形势下更应加强对会计档案的管理：

1会计凭证方面

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。会计凭证在会计档案中占有重要地位，是会计档案整体部分的重中之重，一般应每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全，按凭证汇总日期归集，摘除凭证内的金属物。对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小。避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒。发现缺号要查明原因，检查附件是否有漏缺，入库单、工资奖金发放表是否随附齐全。最后，看看记账凭证上的印章是否齐全。一切检查整理就绪后，凭证外面要加封面，封面规格应略大于所附记账凭证。凭证厚度一般应为1，5厘米，装订时应使用“三针引线法”。用棉线装订，即在左上角部位打三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。装订完后应等胶水晾干后，每本封面上填好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，并在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

2会计账簿方面：

会计账簿是由一定格式、相互连接的账页组成，以会计凭证为依据，全面连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，包括总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账及各种辅助登记备查簿等。会计账簿装订之前，应先按启用表的使用页数核对各个账簿是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续，要保留已使用过的账页，将页数填写齐全，去除空白页、撤掉账夹。多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账不得混装。在账本的封面填好账目种类，编好卷号，然后按封面、启用表、目录、该账按顺序排好的账页、封底等顺序装订好。账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象，封面应齐全、平整，并注明所属年度及该账簿名称、编号，编号顺序应为总账一现金日记账一银行存款日记账一明细账。之后，会计主管和装订人要签章。

3会计报裹方面

会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有资产负债表、损益表、财务情况说明书等。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表应按月装订成册，装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，两边对齐压平，防止折角，如有损坏部分应修补好后装订。

另外，我认为除了装订之外就算档案的保管和销毁了。当年的会计档案，在会计年度终了后，可以暂时在财务部门保管一年，期满后由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材，室内经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀，同时室内应保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅和防潮。此外，应设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏、损失、散失和泄密。会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要需经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准，外部借阅时，还应持有借阅单位的介绍信。借阅人应认真填写借阅登记簿，不得在案卷中乱画标记、拆散原册，也不得涂改抽换、不得携带或复印原件，档案室应按期如数收回，并办理注销借阅手续。

销毁档案前，应按销毁清册所列项目逐一核对，核对完毕应由档案部门和财务部门共同派人监销，会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期。以示负责，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报本单位领导，一份归档备查。

会计档案管理 篇4

一、会计档案的构成及分类

在从事的会计管理行业中, 我们常讲的会计档案, 主要指的是会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算方面的会计资料, 它具有较强的专业性、独特性。其构成和分类如下:

(一) 会计档案的构成

1、会计凭证类资料:主要包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2、会计账簿类资料:主要包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3、财务报告类资料:主要包括月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。

4、其他类资料:

主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

5、电算化会计档案:

主要包括存储在计算机中的会计数据 (以磁性介质、光盘或微缩胶片存储的会计数据) , 同时应当保存计算机打印出来的书面形式的会计数据。

除了会计档案中包含的记账凭证、会计账簿、会计报表等资料还包含用于会计软件系统开发的各种程序文件。

(二) 会计档案的分类

1、根据会计档案的保管期限:分为永久、定期两类。

2、根据会计档案的定期保管期限不同:分为3年、5年、10年、

15年、永久共五类。

二、会计档案管理中存在的问题

会计档案管理是一个比较繁琐而又细致、周密的工作, 每个行业都在根据自己的行业特点, 有一套自己的管理模式, 没有一个特定的规范要求。根据多年的工作经验发现, 会计档案管理工作常会出现以下几方面的问题:

1、会计人员缺乏会计档案专业的技术培训。会计人员上岗前都要进行会计资格培训, 但是很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训, 大多是由富有经验的会计人员兼管:很有责任心的人员, 自己学习一些相关知识, 保管的相对完整、干净;一般的人员就是把这些资料集中存放。普遍缺乏档案管理工作经验, 不懂得档案的基本操作规程, 对会计档案的归档范围和标准不清楚, 导致整理出来的会计档案达不到规范要求, 更谈不上科学管理。

2、会计档案管理不的规范。会计档案管理是财务管理的最后一个环节, 往往容易被大家忽视。会计业务在发生的当时, 会有很多手续, 各个部门审核, 各种制度去规范。但是一旦业务处理完毕, 成为会计资料时, 往往会被忽视。

3、会计档案填制的不规范。有些企业会计业务处理完毕, 没有及时装订成册, 很容易散失;有些企业会计凭证装订后没有粘贴封面, 或者已装订粘贴封面, 但是封面没有按统一标准填写;有些企业的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料没有分类放置;会计报表没有按照顺序依次放置;会计档案移交时, 没有移交清册;会计档案没有按照永久、定期分类保管。

三、加强会计档案管理的措施

针对会计档案管理的不规范, 应该采取以下措施, 加强对本企业会计档案的管理。使之规范化、条理化、制度化。

1、提高对会计档案重要性的认识。首先要依据会计有关法律法规向本企业的领导讲明会计档案管理的重要, 其次要求会计部门工作人员以及参与企业管理档案工作的人员要从思想上提高认识, 使领导和管理人员不断提高对本企业会计档案管理重要性的认识。

2、完善会计档案的管理制度。会计档案管理人员应严格按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》等有关规定, 认真细致地整理各企业的会计档案, 并严格按有关规定保管好会计档案。

依据企业实际情况, 按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》规定和要求, 与有关部门、相关人员一起制定适合本企业的会计档案立卷、归档、保管、调阅、复制登记和销毁等管理制度, 保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅, 严防毁损、散失和泄密。企业财务人员调动工作时必须办理会计档案移交手续, 造具移交清单, 分清前后责任, 确保会计档案的连续完整。

3、加强会计档案的立卷管理。财务资料要及时装订, 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮, 整理会计账簿时必须使用会计账簿封面, 整理会计报表及文字资料要用会计报表封皮。各类封皮的表面要按照要求逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序依次放入会计档案 (凭证) 盒中, 必须逐项填写会计档案盒面上的内容。

4、加大会计档案的监管力度。在实际工作中, 进一步细化会计档案的分类、组卷、排列, 包括案卷目录的填写、会计资料装订的厚度, 装订用的线绳, 打孔的方向, 会计资料移交的过程等操作规程有详细的作业指导书。在各项会计业务检查中, 将会计档案的规范化纳入其中, 列成必检项目, 以加大对会计工作整体性和连续性的检查和监督。

5、关于会计电算化会计资料的管理。对会计电算化档案的保管, 除了注意防尘防盗, 还要注意防磁等安全措施。采用磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据, 要用特质的密封盒, 温度、湿度要符合规定要求, 防止有害气体和物理性污染。

四、结束语

会计档案管理 篇5

会计档案管理制度

号码、装订人签章等。

2.会计账簿。

各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐

全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸

张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计

账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）

款日记账、分户明细账、辅助账。

3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档

保管。

第五章会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档

案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系

列工作。

3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档

案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准

需

需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

第七章各种会计档案保管期限

1.会计凭证保管15年。

2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。

3.会计报表保存10年，其中决算表永久保存。

4.发货票保管5年。

第八章会计档案的销毁

1.会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同

鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对

其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清

债权、债务时为止。

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将

监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

会计档案保管期限表

序号 档案名称 保管期限 备注

一、会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二、会计账簿类总账 15 包括日记账明细账 1

日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年辅助账簿 15年

三、财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告月、季度财务报告 3年 包括文字分析财务报告(决算)永久 包括文字分析

也谈期满会计档案管理 篇6

“王文”介绍：“台前县档案馆决定采取‘积极、慎重、稳妥’的方法，把保管期满的会计档案移出会计档案库房另处存放，并在档案库房的统计台账上予以勾销，等同销毁，不影响会计档案库房的规范化管理。并对移出期满会计档案登记造册，以备不时之需。”

笔者对台前县档案馆的上述做法有诸多疑问和不理解，并且，有如下看法：

1 仍有价值的期满会计档案仍是档案，是档案就不能作“等同销毁”的处理

“王文”以事例说明他们那里“有些期满会计档案利用率很高”、“仍在超期‘服役’”。“仍在超期‘服役’”的事实说明，这些会计档案仍有保存价值。有保存价值的会计档案就没有失去档案的本质属性，它仍然是档案。仍有价值的档案就不能销毁或作“等同销毁”的处理。必须按照《中华人民共和国档案法》的规定实行“集中管理”。专门的档案库房才是保存会计档案的最佳地点，不应该把它们“移出会计档案库房另处存放，并在档案库房的统计台账上予以勾销”，作“等同销毁”的处理。

2 “移出会计档案库房另处存放”的结果，将危及这批档案的安全

“王文”没有说明“移出会计档案库房另处存放”的“另处”是什么地方。但从“王文”关于“在档案库房的统计台账上予以勾销，等同销毁”的描述中可以看出，他们已不把这批仍有价值的期满会计档案作为档案对待了，这个存放期满会计档案的“另处”，当然也不会属于档案库房。这种处理方法，将直接危及这批会计档案的安全。

3 把仍有价值的期满会计档案“移出会计档案库房另处存放”的做法，有悖档案管理法规和档案库房的规范化管理制度

据“王文”介绍，把仍有价值的期满会计档案“移出会计档案库房另处存放”的目的，是为了“不影响会计档案库房的规范化管理”。虽然，“王文”没有说明所谓的“规范”是什么，但可以看出，它指的是档案馆按不同保管期限分库房或分区域保管档案和及时鉴定销毁期满档案。按不同保管期限分库房或分区域管理档案的目的，是为了便于档案的保管和利用，便于重点档案的安全管理。档案保管期满而仍有保存价值的事实说明，原来对这部分会计档案的价值鉴定有错。如果再把被错误划定保管期限的会计档案清除出会计档案库房“另处存放”，不是错上加错吗？这种做法，不但不能达到“不影响会计档案库房的规范化管理”目的，且有悖档案的“集中”、“安全”管理法规。笔者认为，对仍有价值的期满会计档案的管理，应重新鉴定档案价值，确定其保管期限，按新确定的保管期限归入相应的会计档案库房继续保存。对一时因无标准可依而无法确定保管期限的有价值的期满会计档案，可暂时按延期对待，按照《会计档案管理办法》第十一条第一款的规定“单独”“立卷”，并在“会计档案保管清册中列明”，在会计档案库房单独保管。待有了具体标准时，再归入相应保管期限的会计档案库房或区域保存，但绝不能“移出会计档案库房另处存放”，作“等同销毁”的处理。

4 我国现行的《会计档案管理办法》和所附的两个《会计档案保管期限表》急需修订

“王文”列举的保管期满会计档案利用事例足以说明，我国现行的《会计档案管理办法》第八条关于“定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类”的规定并非科学，特别是对会计凭证类档案的保管期限设定为10年、15年的规定更非科学。如“王文”总结的需要重点整理的《职工工资花名册》、《工资表》、《职工转正定级审批报表》、《工资转移单》；涉及林、地、房产的产权购买、转让契约；有关的证劵、图纸；单位职工被辞退、开除及死亡等一次性解决的付款凭证；单位与周边单位发生矛盾（水、电、路、围墙等）处理时一次性了结的付款凭证；发生重大事故（工伤、灾害等）的一次性理赔付款凭证；股权、债权原始凭证；单位之间发生纠纷或诉讼的理赔付款凭证；单位职工反响比较大的经济事项的有关会计凭证等多种会计档案，其价值远远超出《会计档案保管期限表》设定的保存期限。因此，建议国家档案行政管理部门组织力量，加强会计档案保管期限研究，修订《会计档案管理办法》及《会计档案保管期限表》，尽快解决虽保管期满但仍有价值的会计档案鉴定标准问题。

（作者单位：河南省濮阳县档案局 来稿日期：2011-10-16）

会计档案管理 篇7

目前, 虽然关于精益管理会计的文献不少, 但大家对精益管理会计的认识不尽统一。概括起来, 精益管理会计 (Lean Accounting) 有两种不同的理解:一是指如何应用精益概念消除管理会计职能中所有多余活动的集合体;二是指如何修正传统管理会计以促进精益生产方式 (Lean Production/Lean Manufacturing) 实施的各种活动。

一、精益管理会计产生背景和概述

如前文所述, 在精益生产方式下, 企业活动围绕价值流展开。完整的价值流要求由一名价值流管理人员进行管理, 他要对整个价值流发生的所有环节进行控制, 相应的就要求与价值流活动范围一致的所有管理会计活动为之服务。这种管理会计具备以下特征:成本核算的对象按照价值流而不是产品或生产步骤确定, 每一个价值流都有独立的利润表, 以便价值流管理人员对其负责的价值流实施直接控制, 并作出追求更多盈利和更大增长的决策;制造费用直接计入各个价值流成本中, 这样, 大多数制造费用就可以归属于特定的价值流成本;简化成本核算工作, 使产生成本的活动更容易处于受控状态。传统管理会计难以满足以上特征要求, 其采用的以大批量为基础的成本核算方法导致按大批量组织生产, 储备大量存货, 忽视其中的大量浪费行为, 只关心财务业绩而不是经营业绩;其实施的差异分析法只为生产环节服务, 忽视了整个价值创造的过程;其在项目评估时只考虑定量数据, 忽视了非定量数据的重要性。

(一) 精益会计的核心是价值流效益最大化

按照精益生产的观念, 产品成本随着产量和产品组合的不同而变化, 制造费用以整体形式与价值流发生关系而不与个别产品所耗劳动时间发生关系。某种产品的成本, 主要取决于它在整个价值流中流动速度的快慢, 特别是在价值流中的瓶颈环节流动速度的快慢。成本核算、分析和管理的重点是产品在价值流中的流动速度问题而不是资源使用、个人效率或制造费用分配的问题。因此精益会计需要采用的是价值流成本法而不是完全成本法。

(二) 精益会计的目的就是消除浪费及追求最小价值流成本

在价值流的各个环节中, 不断地消除不为客户增值的作业, 杜绝浪费, 从而达到降低价值流成本, 提高价值流效率的目的, 最大限度地满足客户特殊化多样化的需求, 使企业的竞争力不断增强。如何实现价值流成本最小, 正确确认和计量它, 显得十分重要。从总体说, 价值流成本应是为保证价值流正常运作而支付的各种成本和费用的总和。价值流成本包含的内容十分广泛, 国外有的学者提出价值流成本应包括:取得成本、运行成本、培训成本、维护成本、仓储成本、环境成本和回收成本。这种价值流成本划分方法主要基于价值流作业过程来进行的, 但并没有考虑不同类型成本对整个价值流成本产生的影响和重要程度, 不利于对价值流成本中关键性成本的控制和管理。鉴于这一原因, 在考虑价值流成本作业过程相关性的同时, 对关键性的影响价值流竞争力、客户满意度的成本予以足够的重视, 价值流成本可划分如下:采购成本、设计成本、生产成本、物流成本和服务成本。

(三) 精益会计是多种会计思想和管理思想共同构成的会计系统

精益会计以客户价值增值为导向, 融合精益采购、精益设计、精益生产、精益物流和精益服务技术, 把精益管理思想与会计思想相结合, 形成了全新的会计理念——精益会计。它从采购、设计、生产和服务上全方位控制企业价值流成本, 以达到企业价值流成本最优, 从而使企业获得较强的竞争优势。精益会计思想十分丰富, 管理方法很多, 形成了相互联系、相互作用的方法体系。如果孤立地看每一个思想, 每一种方法, 不能准确把握精益会计的精髓。精益会计的每个管理思想, 每种管理方法都不是孤立的, 而是互相之间有联系的, 一种方法支持另一种方法, 方法又保证思想的实现, 只有把价值流的精益管理思想与方法有机地组合起来, 构成一个完整的精益会计系统, 才能发挥每种方法的功能, 才能达到系统的最终目标——质量是好的、成本是低的、品种是多的、时间是快的。精益会计不断追求增加企业的竞争力, 这是系统的最高层次的目标。

(四) 精益会计最高目标是为制造企业乃至整个制造业的发展提供支持

精益会计将以顾客需要为导向的市场营销观念深深扎根于会计之中, 同时又将会计根植于成本发生的现场 (广义的生产系统) , 以消灭一切浪费、追求精益求精和不断改善为目标, 立足于企业整个生产系统的优化。加快我国理论界特别是实业界对精益会计的研究和应用, 将极大提高我国制造业的管理技术水平, 增强我国制造业整体的竞争能力, 为国家创造财富。希望精益会计也能尽快地成为改变中国制造业乃至整个国民经济的机器。精益会计的原理可以同样应用于全球每一种工业, 向精益生产转变将对人类社会产生深远影响, 也就是说, 这一转变将真正地改变世界。采用了精益会计, 当它不可避免地扩大到制造业以外时, 将改变几乎所有的一切, 包括消费者的选择, 工作的性质, 公司的财富, 最终直指国家的前途。

二、精益管理会计基本内容

精益管理会计的基本内容就是按照价值流进行成本核算、分析和管理。按照精益生产的观念, 产品成本随着产量和产品组合的不同而变化, 制造费用以整体形式与价值流发生关系而不与个别产品所耗劳动时间发生关系;某种产品的成本主要取决于它在整个价值流中流动速度的快慢, 特别是在价值流中的瓶颈环节流动速度的快慢;成本核算、分析和管理的重点是产品在价值流中的流动速度问题而不是资源使用、个人效率或制造费用分配的问题。因此精益管理会计需要采用的是价值流成本法而不是完全成本法。

(一) 成本核算

在价值流成本法中, 成本核算对象为价值流, 即提供产品和服务的整个物流过程和信息流过程中的所有增加价值活动和不增加价值活动;成本计算期一般为每周 (半月或月) ;核算内容是整个价值流中的所有耗费, 而且所有成本都是直接成本, 没有直接成本和间接成本之分, 而价值流之外的成本则不包含在其中;成本项目一般包括人工成本、材料成本、生产支持成本、机器设备成本、经营支持成本、设备维护成本、其他价值流成本等。其中, 人工成本包括整个价值流中所有人工成本, 只要是在价值流中工作的人员, 无论是从事产品生产、材料搬运、产品设计, 还是进行机器维护、生产计划、营销、会计工作, 其人工成本都包含在其中;材料成本通常是计算本周 (半月、月) 已销价值流中产品的材料成本, 而不是处于生产过程的在产品成本;支持成本包括为创造价值流而发生的备件、工具、能源耗用、日常开支等项目的成本。以上成本项目都是直接计入, 唯一使用分配计入价值流成本的是对设施使用成本 (如建筑物租金、维护成本等, 属于其他价值流成本项目) 按照其使用面积如平方米进行分配, 其目的在于促进价值流团体成员努力降低价值流对空间的使用。在价值流之外的一些活动如会计服务、推进IS014000等的成本费用作为业务支持活动的成本, 并不计入价值流成本中, 其目的在于为价值流管理者提供相关的、准确的、易懂的成本信息, 以管理和改善所控制的价值流活动。

(二) 利润报告

由于不必对成本项目进行细分, 价值流成本法降低了成本核算的工作量, 此时以每一个价值流作为一个成本的归集中心, 得出的价值流利润表中的利润就更加真实。每个价值流的当期利润等于本周 (半月或月) 实际发生的产品收入 (按照价值流计算) 减去同样按照价值流计算的材料成本、人工成本和其他成本后的余额。核算过程消除了对制造费用分配的复杂过程, 简化了核算, 也使价值流中的所有成员更明白其含义。价值流利润表的内容一般包括收入、成本、价值流利润、销售利润率 (价值流利润与收入之比) 、存货等五个项目。当销售量大于生产量时, 价值流中的存货量会降低, 利润表则会反映出更高的利润和更低的单位成本, 反之则利润下降, 单位成本上升。一个部门或企业的利润表就是由部门和企业内所有的价值流利润表构成的组合。将各个价值流的利润相加后再减去管理费用就是本部门或企业的税前利润。

(三) 运用成本信息管理价值流

通过编制成本信息计分卡可以清楚地反映出价值流的实际情况、差异对比分析情况和未来计划情况, 以便根据成本信息对价值流进行管理。成本信息计分卡的内容分为行和列两个方面。行的内容一般包括三个部分, 上半部分为价值流情况, 包括人均产量、准时交货率、实物周转天数、一次合格率、产品平均成本等指标;中间部分为流动能力情况, 包括资金平均周转天数、有效生产率、无效生产率、生产能力利用程度等指标;下半部分为简化的价值流利润情况, 包括收入、材料成本、其他相关成本、价值流利润等指标。列的内容也分为三个部分, 第一列为上期成本, 第二列为本期成本, 第三列为未来目标计划。目标计划不是源于凭空想象或其他目标的展开, 而是价值流团队成员的持续改进计划。为保证价值流成本法的实施, 企业应当按照价值流而不是部门或产品报告成本和利润;应当尽可能不重复地将企业员工的劳动成本按照价值流进行分配;应尽可能将提供共同服务的职能部门的成本按照显著属性划分并直接计入各个价值流中;应当对生产过程进行合理的控制;应当对诸如废次品、返工情况等“失控”状态进行跟踪;应当持续有效地控制存货。

将精益管理会计与传统管理会计进行全面对比, 能更全面地理解其基本内容。

精益管理会计是管理会计适应精益管理在全世界的扩展而发展起来的新的会计分支, 尽管其理论研究方面还不如财务会计成熟, 实践方面的经验积累等也不如财务会计深厚, 但它适应了企业发展的新潮流, 代表了未来的方向, 相信在不远的将来一定会流行起来。

尽管精益管理会计有很多优点和特征, 但是现实中精益管理会计的优势并没有得到很好的发掘和传播, 致使不少企业高层管理者对精益管理会计闻所未闻, 当然也就谈不上推广应用了。这要求学术界和实务界加强交流沟通, 加大精益管理会计的宣传力度。

实行会计电算化后的会计档案管理 篇8

1 会计电算化会计档案的特点

众所周知, 传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料, 它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性, 不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后, 由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件, 财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成, 随之而使会计档案赋予了许多新的特点。笔者根据工作实践, 总结出会计电算化会计档案具有的一些显著特点。

1.1 档案存储的范围和领域扩大了

会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案, 而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。

1.2 会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境

传统的会计档案具有直观可视性, 而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用, 也才具有生命力。

1.3 会计电算化档案的载体不再以纸张为主

会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张, 而主要依靠的是磁性介质或光盘。

1.4 对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高

会计电算化档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。

1.5 更需要加强管理

实行电算化的时间越长, 会计档案与财务软件的版本数越多, 即会计电算化档案更需要科学管理。

2 会计电算化下档案管理存在的问题

结合电算化下会计档案管理的新特点, 笔者归纳实际电算化会计档案管理存在的一些问题。

2.1 会计档案保存不完整

电算化会计虽已实施, 但由于财务人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解, 缺乏管理会计档案的经验, 很多单位只是将打印出的纸质档案存档, 而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存, 从而影响会计档案的完整性。

2.2 会计载体本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视。目前, 许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存, 导致在电算化软件升级后不同版本下的会计数据不能被调用。

2.3 会计档案管理制度不完善

由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改, 因此, 在没有及时修订单位的会计档案管理制度, 没有制定相应的会计电算档案保管人员职责的情况下, 会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

2.4 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知, 电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题, 但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训, 而管理与维护对他们而言非常陌生, 由此导致的结果和损失也非同小可。

3 会计电算化下档案管理产生问题的原因

有果必有因, 笔者根据实际电算化会计操作与规范要求, 对以上问题发生的原因做出如下可能的判断。

3.1 对会计电算化本身理解的偏差

许多单位的会计人员仅仅将电算化看成自动运算做账的工具, 而忘记了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能, 从而在心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。

3.2 尚未引起有关部门的重视

不论是档案管理部门还是档案形成部门, 对归档工作重视不够。档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导, 造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况, 严重妨碍了电子文件、数据的归档。

3.3 缺乏明确的规章制度

由于没有完善针对电子文件的制度规范, 电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍沿袭手工管理时的老做法, 只归档纸质文件, 而且是将原来用手工记录的账簿报表改成了用计算机打印出来的账簿报表。

4 如何做好电算化会计档案工作

为了更有效地做好电算化会计档案工作, 我们必须根据电算化会计档案的特点, 分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

4.1 电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集, 是指在一定的时间间隔内 (如一个会计年度) , 把计算机系统中的所有会计数据拷贝 (备份) 存储到磁性介质或光盘上, 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好, 以便在计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外, 还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人, 以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

4.2 电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份, 并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名, 并贴上写保护, 存放在两个不同的地点, 以防发生地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。在保存这些档案时应远离磁场, 注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失, 造成无法挽救的损失。

此外, 还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案, 其会计数据的结构有可能不同, 这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此, 笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外, 还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本, 二者的一致性是非常必要的。显然, 其收集与管理工作也是比较艰巨的。

4.3 电算化会计档案的利用

在长期开展会计电算化的过程中, 随着软件系统的不断升级, 我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:

(1) 所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致。此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅 (或数据恢复) 功能进行调阅即可。

(2) 所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致。此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统, 然后再进行调阅。

4.4 提高思想重视程度

实现会计电算化的单位, 有关领导应提高对电算化档案资料进行科学化管理的重要性的认识, 并督促建立有关制度。现今不少实现电算化的单位, 对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段, 因此, 应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质, 把磁性介质档案资料的管理落到实处。

4.5 提高财务部门人员素质, 完善人员配置结构

由于电算化会计不仅是要实现传统会计的功能, 更要具有利用计算机高速度计算分析能力的功能, 所以必须相应增加专业人才, 加强对电子档案的管理, 为提供更有效的会计信息打好基础。同时, 电算化软件维护及系统安全要求较高, 这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才维护日常运作, 开发更合理高效的软件。

5 电算化下会计档案管理展望

会计档案管理 篇9

一、会计档案集中管理的优点

(一) 有利于界定会计档案管理责任。

目前, 各单位对会计档案管理的重视程度、管理水平 (包括硬件配备) 参差不齐, 管理方式也五花八门, 或多或少存在着一定的管理隐患。另外, 移交会计档案, 工作量大, 手续繁琐, 特别是移交过程中的一些细节问题, 很难在交接的当时妥善解决, 从而使日后会计档案管理中出现问题时, 难以在会计核算中心和单位之间界定责任。但如果会计核算中心统一管理会计档案, 则上述问题都可避免。

(二) 有利于会计档案的安全保管。

实行会计集中核算后, 各行政事业单位取消了会计工作机构, 仅保留一名报账员, 若将会计档案再退回各行政事业单位, 在当前各单位人员、用房都非常紧张的情况下, 档案的安全难以保证。在会计档案集中管理下, 有专门的档案管理部门和库房, 档案部门能严密保管会计档案, 做到“防火”、“防虫”、“防鼠”、“防尘”等“十防”, 这样一来, 既便于档案的库房管理, 又确保了档案的安全完整。

(三) 有利于降低档案管理和利用成本。

在会计核算中心集中管理会计档案的情况下, “中心”只须根据档案管理的实际情况, 配备一名或数名专、兼职档案管理员和提供必要的物质条件, 即可管理好所有零户管理单位的会计档案, 并且所有需利用会计档案的单位也只需到”中心”统一调档即可;而在会计档案分散由各单位保管的情况下, 各单位须配备与“中心”几近相同的人力和物质条件才能实现档案管理工作。同时, 调档工作必须到各单位才能进行, 因此, 两相比较, 不论是档案管理和利用的经济成本和社会成本, 还是效率问题, 由“中心”统一管理会计档案都具有明显的优势。

(四) 有利于档案管理, 提高会计档案利用率。

依据《档案法》和有关档案条例, 可以将会计核算中心所形成的会计档案移交到档案馆统一保存。档案人员既对各门类会计档案的存放位置、数量, 一目了然, 便于利用, 又能严格按照借阅制度办理借阅手续, 防止了档案的损坏、遗失和偷改。档案人员还可以通过对会计档案管理中出现的新情况、新问题的研究, 及时向领导出注意, 想办法。又可以为公安部门破获经济案件时提供重要的依据。还可以在领导干部离任审计中发挥巨大作用。特别是给离退休人员补发工资, 需要提供原始凭证, 还有审计、财政部门各单位资金使用情况, 都需要通过查阅会计档案, 档案馆都会及时准确地提供给他们, 大大方便了各项工作的开展, 提高了会计档案的利用率。

二、会计档案集中管理存在的不足

(一) 会计核算中心不具有保管各单位会计档案的权利。

从会计档案资料的形成上来看, 会计档案资料是在会计核算过程中形成的, 当各核算单位将各种报销单据送到核算中心进行核销、报账后, 并不意味着因为其提供了服务, 这些报销过的单据连同核算中形成的凭证、账簿、报表等会计信息资料就应该归核算中心所有了。

(二) 不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。

《会计档案管理办法》第六条明确指出:“当年形成的会计档案, 在会计年度终结后, 可暂由会计机构保管一年, 期满之后, 应当由会计机构编制移交清册, 移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的, 尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更, 但他的所有权仍是委托单位, 属于委托单位全宗的一个门类, 应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

(三) 不利于分清在会计档案管理方面的法律责任。

在原有管理模式下, 会计档案由行政事业单位一家独管, 所以也才有了“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要, 经本单位负责人批准, 可以提供查阅或者复制, 并办理登记手续。”也就是说, 如果本单位负责人不批准, 别人是不能查阅该单位的会计档案的。实行会计档案集中管理后, 在会计档案管理方面 (会计档案保管机构) 就有了市财政 (会计) 管理部门、档案行政管理部门和被代理单位等多个“婆婆”, 他们之间的职责权限如何划分, 以谁为主都没有明确的界定。

(四) 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。

由于会计集中核算是近些年来新型的管理模式, 其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今, 无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定, 档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否, 而对会计档案规范与否少有问津, 使会计集中核算下的会计档案基本属于“失控”状态。

针对会计档案集中管理优缺点分析, 笔者认为, 会计核算中心应该将会计档案交还原来单位, 由原来单位自行保管为好。在会计档案集中管理下虽然提高了会计档案利用率、降低了档案管理和利用成本, 但是它与相关法律法规相冲突, 存在责任不明、权属不清、管理脱节现象。为此, 要改变目前会计档案集中管理的现状, 严格按照《会计档案管理办法》有关规定, 定期、有序地进行档案移交。当年形成的会计档案, 在会计年度之后, 根据工作需要, 可由会计核算中心适当保管一至二年, 期满以后, 或待审计部门对该单位财务活动例行年度审计完毕, 再由会计核算中心移交给各个核算单位保管。

摘要：在现行会计集中核算模式下, 会计档案由谁管理, 如何进行管理, 已成为大家争论的焦点。本文就当前会计档案集中管理的优缺点进行了简要的分析, 并提出将会计档案交还原来单位, 由原来单位自行保管的建议。

关键词：会计集中核算,会计档案,集中管理

参考文献

会计档案管理 篇10

关键词：战略管理会计,现状,问题,建议

一、战略管理会计的内容

战略管理会计(SMA)是以取得整体竞争优势为主要日标,以战略观念审视企业外部和内部信息,强调财务与非财务信息、数量与非数量信息并重,制订、执行和考评企业的战略及战术,揭示企业在整个行业中的地位及其发展前景、建立预警分析系统,提供全面、相关和多元化信息而形成的现代管理会计与战略管理溶为一体的新兴交义科学,具体而言,战略管理会计具有如下特点:(1)以外部信息为核算重点,以取得长期战略竞争优势为核心目标。(2)注重分析研究本企业、顾客和竞争对手所组成的“战略三角”,及时向企业管理者提供多样化信息。(3)强调价值链分析法,既强调企业内部价值链分析,也强调企业外部价值链分析和同业竞争优势价值链分析。(4)不仅重视对财务资料的分析,更重视对其他相关的非财务资料的分析研究。(5)以实现企业长期价值最大化为最高目标。(6)以战略目标为预算编制的起点,统领企业各项工作。(7)注重企业整体性,提倡团队精神。其主要内容归结如图1所示。

二、战略管理会计在中国应用的现状及问题分析

由于中国管理制度的基础比较落后,信息技术在企业管理中应用程度不够,企业财务信息管理系统还有待进一步完善,所以战略管理会计在中国全面应用的条件尚不成熟,其应用深度和广度都不尽如人意,中国会计学会冯巧根等人对管理会计在中国200家企业中应用情况进行了问卷调查,结果如表1所示。

资料来源:[6]选自中国会计学会.《管理会计应用与发展的典型案例研究——一种理论与实践综合的视角》,经济科学出版社,2002年出版,第25页。

从表1可以看出:(1)经过近几年的管理会计实践,一些常用方法如预算、绩效衡量、责任会计、存货规划与控制均得到广泛认可,超过半数企业已在使用。(2)涉及到战略管理会计的一些方法却很少被企业所运用。如目标成本法、战略成本法、EVA分析、作业成本法、平衡记分卡分析、生命周期成本分析。在这些方法中,应用比例最高的是目标成本法,应用比例达到21.2%;应用比例最小的是平衡计分卡分析,仅为1.7%。(3)战略管理会计在中国实践中的推广受到诸多因素的影响,难度大、时间长、任重而道远。

中国的战略管理会计日前还处于摸索探寻的阶段,实施过程中不可避免地存在着一些问题,主要表现为:

1. 战略管理会计理论引进时间较短,理论知识普及程度不高。

2. 管理者缺乏战略管理理念。

战略管理是企业管理当局确定战略目标后综合考虑企业内外部环境中的相关因素、制定达到目标的战略并加以实施的过程,是一种“谋深计远”的高层次管理。正确的战略是企业取得成功的基本保证,科学的战略管理对企业至关重要。在实际生活中,某些经营管理者比较注重短期利益,不注重长期利益,而战略管理会计遵循长期性的原则,立足长远,从长远利益来分析、评价企业的各种管理策略,注重长久、持续的竞争优势,这样经营管理者所追求的短期利益与战略管理会计注重的长期利益必然就会发生矛盾。于是,一些经营管理者明知战略管理、战略管理会计能帮助企业建立长期的竞争优势,但为了短期利益,不重视战略管理、战略管理会计的应用。

3. 管理会计应用的环境因素还有待改善。

环境因素是导致会计发展变革的根本动因,会计环境对会计的作用发挥有一定的影响。战略管理会计产生于市场经济体制比较健全的西方国家。十一届三中全会以来,中国的企业制度改革经历了放权让利、企业承包和转换经营机制三个阶段,但这几种制度都不同程度地存在着这样那样的不足,都不同程度地阻碍着管理会计的普及应用。传统的会计体系分为财务会计和管理会计两大分支,但是在国内企业的会计上作中,仍然是重财务会计、轻管理会计,这种现状导致战略管理会计工作缺乏实践的环境,人员得不到实践锻炼,战略管理会计很难开展。

4. 缺乏高素质战略管理会计人员。

战略管理会计所涉及的知识非常广泛,这就要求从事战略管理会计工作的会计人员除了要具有会计知识外,还要具有经济学、管理学、统计学、市场营销学及企业文化等方面的知识。依目前中国会计人员及其管理人员的素质来看,虽然有了一定的提高,可是由于长期以来形成的管理观念很难一下子转变过来,没有充分认识到战略管理会计的重要性,这些会计人员及其其他管理人员不能很好地适应战略管理会计的要求,其素质还有待提高。

三、加快中国战略管理会计发展步伐的建议

鉴于战略管理会计在中国应用中存在的问题,需要采取有效的、有针对性的措施,以确保其健康地发展。

1. 改革管理会计教材,加大普及战略管理会计的力度。

教材是将理论进行有效推广的最为有效的手段之一。管理会计作为一门应用性很强的学科,因此,对于战略管理会计教材的研究编写,要在实践中多作调查,将较为先进和科学的方法纳入其中,并要较多地运用有效而典型的案例来加以论证,以提供教材的应用性,从而提高学生和企业会计人员的管理会计实践水平。

2. 管理者需进一步树立战略管理会计观念。

要建立战略管理会计,一些传统的会计概念、原则、方法都要从新的角度加以认识。战略管理会计作为会计的一个新分支,无论是其理论基础,还是其对象、内容和方法都与传统会计大相径庭。因此,研究战略管理会计,首先要摆脱传统会计的旧框框,用新的观点来看待新生事物。在建立战略管理会计的过程中,我们要克服传统观念的束缚,大力宣传战略管理会计的先进性、优越性,强调战略管理会计在会计的发展、企业行为的调整及会计的转轨变型等方面的积极意义,同时,还必须在企业界广泛开展战略管理的学习和讨论,使企业经营者强化战略管理意识。

3. 努力营造一个适合战略管理会计运用的经济环境和文化氛围。

现代企业制度的最大特点是企业所有权和经营权的分离、企业激励机制和自我约束机制的健全,从制度上引导企业经营者的价值取向与企业根本利益趋向一致。只有当企业经营者能切实地承担起对企业的受托经营责任时,才能对包括战略管理会计在内的经营管理科学产生发自内心的需要。因此,应优化市场环境,实现企业产权的多元化,塑造清晰的产权主体,促进企业经营机制的改变,为战略管理会计的应用创造良好的经济环境。同时,应强化企业的市场观念、风险观念、人本观念、时间价值观念、竞争观念等,建立适应市场机制的企业文化,为战略管理会计的良性运行创造一个良好的企业文化氛围。

4. 加大会计人员培训力度,培养具有战略管理会计素质的人才。

在现今的信息技术时代,人才资本不再是战略管理的外生变量,而是内生变量。企业要提高会计人员的管理会计水平,就应通过咨询、学习、培训、宣传等各种途径,从而使全体员工认识到实施战略成本会计的重要性,特别是在实际工作中广泛地推广管理会计的先进经验和可行办法。管理会计的应用和推广是项庞大的系统工程,需要理论界与实务界的共同努力,作为财会人员要学习更多的知识,掌握更多先进的管理力法,结合自身特点,不断探索,在管理过程中做出仔细的分析和科学的控制,以增强企业在市场中的综合竞争力,实现经济效益的最大化,进一步促进战略管理会计在企业管理中的应用和推广。

参考文献

[1]Simmonds.K.Strategic Management Accounting[J].Management Accounting(UK),1981,Vo1.59.

[2]余绪缨.管理会计[M].大连:辽宁人民出版社,2003.

[3]李洁慧.战略管理会计的本质及应用研究[D].苏州大学学位论文,2002.12.

管理会计与财务会计的融合 篇11

【关键词】管理会计；财务会计；融合；措施

管理会计和财务会计都是会计体系中的重要组成部分，对于企业的发展都具有极大的推动作用。社会经济的不断发展，会计体系的不断完善，新的会计制度不断更新，使得管理会计和财务会计之间的边界逐渐消失，管理会计和财务会计呈现融合的趋势。企业的持续健康发展离不开会计管理工作，通过管理会计和财务会计的融合能够有效的增加企业的会计管理能力，增加企业的经济效益。

一、管理会计和财务会计的概述

1.管理会计和財务会计的概念

管理会计是将现代企业管理工作和会计充分结合，采取有效的管理方式，以适宜的方法进行预测、决策、管理和相关考核这样的生产经营活动，其目的是强化企业管理水平，增加企业的经济效益。

财务管理是根据相关的会计规定，站在会计的角度，以会计的确认、计量原则，将企业经营活动进行充分的反映。将企业的一些财务报表和生产经营成果等信息充分的展示到企业有利益关系的相关人员。

2.管理会计与财务会计的共同之处

管理会计和财务会计之间存在共同之处，二者之间的相同之处是促进管理会计和财务会计融合的重要因素，管理会计的和财务会计的共同之处主要表现在，对象相同和信息同源两个方面。

（1）对象相同

管理会计工作主要是针对企业未来发生的一些事件进行提前的预测，起到预防和控制的作用，管理会计针对尚未发生的事情进行分析和控制。财务会计则主要针对于已经实际发生的事情，并对已经发生的事情进行客观真实的反映。尽管二者针对事件的不同方向，其中存在差异，但是他们都是服务于企业的发展的，其目的都是促进企业持续健康发展。同时，二者在主体对象方面具有共通性。

（2）信息同源

会计工作主要是为了服务于企业的健康发展，为企业相关决策者提供优秀的信息参考系统。在传统的会计管理系统中，管理会计和财务会计为企业的相关决策提供的信息是有差别的。而且，对于管理会计的信息质量、信息数量都是存在差异的，管理会计和财务会计的信息使用者和信息有关规范拥有的相关标准是不相同的。然而，管理会计和财务会计在信息上仍旧存在共通之处，管理会计和财务会计的信息来源是相同的。主要是从企业的生产经营活动中来。管理会计和财务会计在获得信息之后，才会采用不同的信息处理方法，将这些信息进行整合和加工，从而形成促进企业决策的有效信息数据，是促进企业发展的重要保障。

管理会计和财务会计之间的共同性，使得二者融合存在可能。现阶段的实行增值会计模式，使得财务会计和管理会计紧密的联系起来，促进管理会计和财务会计形成一个较为完整的会计系统。通过资本成本能够有效的将管控会计和财务会计的成本进行有效的统一，增加企业的经济效益。受到这些因素的影响，使得管理会计和财务会计之间的边界逐渐减小，使得管理会计和财务会计融合的趋势逐渐增加。

二、管理会计和财务会计融合存在的问题

1.依据的规范不同引起的问题

管理人员的相关要求是管理会计工作的重要依据，企业的价值规律也能对管理会计产生影响，而且相关经济理论也会导致管理会计工作存在影响。在实际的管理工作中，管理会计能够充分利用管理会计的特点，对企业的成本费用进行合理的整合，采取有效的措施，针对企业的财务情况进行分析，制定合理的预算方案，是对企业的经济效益和实现经济效益所制定的计划。会计准则和相关看会计要求都不是很高。但是财务会计的相关要求就显得十分严格，财务会计需要严格的遵循会计准则和会计法。而且，我国对企业财会会计具有一些相关的法律法规约束，就使得财务会计工作受到法律法规的限制。

2.相关会计人员素质不够

企业的会计人员是促进管理会计和财务会计融合的重要因素。但由于现阶段企业的会计人员素质不够，有待加强。仅管，我国诸多院校已经开设了会计专业，但由于会计人员的实践能力差，知识水平有待加强，这就使得相关会计人员在进行管理会计和财务会计融合时，职业技能和专业素质不够，甚至实际的操作能力都不够，直接影响管理会计和财务会计的融合。管理会计和财务会计对相关会计工作人员的要求存在差别，也就直接影响管理会计和财务会计的融合。而且，注册会计师制度不够完善，仍旧需要进一步的完善。

3.会计信息数据共享问题

财务会计工作，受到国家的法律法规影响，需要严格的按照国家制定的相关法律法规进行财务会计工作。同时，财务会计工作需要具有良好的信息质量，需要确保信息的准确性和针对于，还要确保信息的公正性和透明性。而管理会计则不受到会计制度的相关规定制约，管理会计具有更为灵活，就使得管理会计提供的会计信息没有形式约束，只需要为相关决策者提供所需要的会计信息即可。

三、管理会计和财务会计融合问题的对策

1.完善企业会计制度

完善的企业会计制度，是促进管理会计和财务会计融合的重要保障。管理会计和财务会计的融合需要有效的制度对相关工作提供依据，进行约束。通过制定完善的企业会计制度，消除管理会计相关规范带来的问题，积极推进管理会计和财务会计的融合。现阶段，我企业都制定了一些会计制度，并使管理会计和财务会计按照这些已经制定的相关制度进行实施，但实际运行过程中，仍旧存在一些不足。这就需要相关管理人员对企业的实际情况进行分析，完全企业会计制度，在国家相关法律法规的基础上，对管理会计和财务会计融合的相关规定进行清晰完善。

2.提高会计人员的职业素质

高素质的会计人员是促进管理会计和财务会计融合的重要因素。就需要树立正确的会计观念，促进会计人员对管理会计和财务会计的认识。并定期的对会计人员进行相关的职业技能和专业知识的培训。同时，由于需要促进管理会计和财务会计的融合，就需要加强会计人员对二者相关知识的掌握，实现会计人员综合素质的提高，增加企业会计人员的综合素质，积极培养人员的创新意识，增加企业的会计水平，积极推进管理会计和财务会计的融合。

3.利用信息技术实现信息共享

由于管理会计和财务会计之间信息的不对称性，导致二者融合困难。管理会计和财务会计之间信息具有同源性的特点。通过信息技术的应用，建立有效的信息汇总目录，实现二者的信息交流，通过有效的信息交流平台，实现信息交流，最终实现管理会计和财务会计的融合。

四、结束语

社会经济的不断进步，企业的管理会计和财务会计之间的边界逐渐减小，根据企业的实际情况，完善会计制度，提高会计人员素质，实现信息交流，从而完成管理会计和财务会计的融合，最终促进企业持续健康发展。

参考文献：

[1]程艳. 新形势下财务会计与管理会计的融合[J]. 财会研究，2011，02：52-54.

[2]刘艺. 浅析管理会计与财务会计的融合[J]. 财经问题研究，2014，S1：92-94.

会计档案管理 篇12

一、会计档案管理工作的现状和问题

在1988年以前, 会计凭证与会计账簿一直都是以手写为主要表现形式, 并采用单纯的纸质载体来保存的, 对于会计凭证、账簿、报表, 各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。对于经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等会计资料忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定, 预算、计划、制度等文件材料按文书档案办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确, 这样在实际工作中形成了两不管, 因此忽视了收集和管理, 造成会计档案资料残缺不全, 整理也不规范。主要存在以下三方面问题:

会计档案的归档及拆封问题。财务会计部门应按照国家财政部和国家档案局发布的“《会计档案管理办法》及其实施办法”整理好会计档案, 全部移交给档案部门, 不能自行封包保存或任人长期分散保存。档案部门接收保管的会计档案, 原则上应当保持原卷 (宗) 册的封装, 不得随意拆封, 这是会计档案的拆封原则。个别需要拆封重新整理的, 应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理, 以分清责任。会计档案的拆封, 直接关系到会计档案的完整性与安全性。

会计档案的管理及借阅问题。对会计档案应当进行科学管理, 做到妥善保管, 存放有序, 查找方便, 不得随意堆放, 严防损毁、散失和泄密。调阅时, 要严格办理手续。本单位人员调阅, 要经会计主管人员同意;外单位人员借阅, 要有调阅单位的正式介绍信, 并注明调阅会计档案的内容, 只能调阅与调阅内容有关的资料, 原则上档案原件不得借出, 也不得拆散原卷 (宗) 册。如有特殊需要, 如单位经济业务部门需要查阅与其业务相关的会计凭证, 或公检法等监察部门需要查询与案件有关的会计资料等, 经本单位负责人批准后, 在不拆散原卷册的前提下, 可提供查阅或者复制原件, 但必须办理登记手续, 以便备查。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度, 为会计档案的利用提供依据。

会计档案的保管期限问题。会计档案的保管期限原则上按《会计档案管理办法》所列期限执行。保管期限分为永久和定期两种, 属于定期保管期限的档案如因特殊需要, 可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的, 对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表 (决算) 、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等, 要特别注意保存和管理。

二、电算化会计档案的特点及存在的问题

1. 电算化会计档案的特点

电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在, 另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在, 包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大, 保存不当容易遭到破坏。电算化会计档案较传统会计档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 实行电算化的时间越长, 会计档案与财务软件的版本数越多, 即会计电算化档案更需要科学地管理。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前, 且使用时具有方便、快捷、直观, 容易产生一些分析结果, 可以对管理和决策提供较好的支持。

2. 电算化会计档案的弊端

第一, 会计电算化档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统, 会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高, 不仅要防水、防火, 还要防尘、防磁, 而且对温度还有一定要求, 从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理, 则数据丢失和毁损的可能性较之传统纸质会计档案大大提高。第二, 会计电算化档案缺乏直观可视性。传统的会计档案是手工操作来完成的, 从原始凭证到会计报表的编制都是靠人工来完成的, 具有直观可视性, 不易被修改。而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力, 导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。第三, 会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹, 若被修改, 就很难辨别出经济业务的“原貌”, 会计档案的真实性就难以保证。

三、电算化会计档案与传统会计档案的比较

1. 电算化会计档案较之传统会计档案的优点

第一, 较之传统的会计档案, 电子档案易于修正、拷贝和重置, 便于纠错、携带和传递;电子档案的存贮形式多样, 既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中, 也可以打印输出到纸质材料中;电子档案便于计算、分析, 快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网, 不仅能满足日常条件查询.统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要, 达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的, 节约了办公成本, 避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损, 还有利于专业管理, 便于档案资源的统一整合, 极大地提高了工作效率和工作质量;还可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差, 实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。第二, 进一步提高电算化会计档案的整理和再利用水平。电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。电算化会计档案通过计算机系统的运营, 使用起来更方便、更快捷、更直观, 而且通过计算机数据处理系统的整理, 可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析, 从而为领导提供可靠的决策依据。

2. 两种工作模式相辅相成, 各有千秋

第一, 电算化会计档案作为会计档案的一部分, 它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。首先提高了查全率和查准率, 拓宽了服务领域。但电子档案的管理相对于纸质档案的管理要更加复杂, 传统档案之间的档案移交多采用物理归档的方法, 即将档案的原件直接归入档案室内保管;而电算化会计档案的归档则对档案部门的归档工作程序和内容有了新的要求, 即电算化会计档案在归档时, 应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。由此可见, 传统档案在数字化时代依然有着不可替代的作用。第二, 传统档案对保密、保护和方便本机构使用来说具有优势, 但过于封闭, 利用面不广, 实行规范化、网络化管理难度较大。新的管理模式服务面广, 便于社会各种机构和人员利用, 但档案容易被修改且不留痕迹, 存在易泄密、丢失等问题。因此, 应充分发挥两者优势, 克服各自弊病, 使档案管理模式更加充实与完善。

四、实现传统与现代管理模式相结合的对策

首先, 针对会计工作的专业特点, 为更好地发挥会计档案的作用, 会计档案宜采用纸质档案与电子档案并存的管理方式。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。大量的资料以纸质形式存在, 才具备原始资料所具有的凭证作用, 为此还是以传统档案的管理标准保管为妥。同时由于电子档案存在可修改性、可复制性等不安全性, 电子档案作为凭证性还缺乏可靠性。因此, 实行会计电算化管理的单位, 会计凭证、会计账簿、会计报表及形成的其他会计资料, 都储存在磁性介质上, 形成会计电子档案, 另外再打印一份内容完全相同的纸质文件, 利用纸质文件将电子文件的内容固定, 解决电子文件易变动、易修改的问题, 使会计纸质档案与电子档案并存。这样既兼顾了传统的视觉阅读习惯和维护原始凭证的法律效用, 又能防范电子凭证的不安全性, 可谓两全其美。

其次, 会计档案专业性强, 利用率高, 会计档案的收集管理还应走电子文件和纸质文件一并保存的“双轨”制。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料, 可有选择地通过扫描、摄影等方式, 进行数字化处理, 转化成储存在磁性介质上的电子信息, 充分利用磁性介质存储量大、查阅方便的特点, 快速、准确定位, 然后再查原始资料, 能大大缩减翻阅、查找原件的时间, 满足信息利用者在计算机环境下随时随地快速查阅利用这部分资料的需求, 最大限度地发挥档案的服务功能。

参考文献

[1]杨公之.进一步做好电子公文归档管理工作[J].中国档案, 2004, 8:56-59.