煤炭档案（共9篇）
煤炭档案 篇1
摘要：经过亲身经历本公司 (煤炭企业) 产业升级改造项目档案资料的收集、整理、验收全过程, 总结期间出现的普遍问题, 结合自己的工作经验, 提出了一些做好煤炭企业档案资料收集工作的方法与措施。
关键词：煤炭基建项目,档案,收集
一、引言
近年来, 煤矿企业日益突飞发展, 前提之一就是必须通过产业升级改造项目的验收, 而档案验收又是其中必须通过的一项。俗话说:“巧妇难为, 无米之炊”, 没有档案资料, 怎么通过?所以要顺利通过档案的专项验收, 收集齐全的档案资料是重重之重, 如何做好这项工作, 我总结了一些经验:
二、档案收集过程中存在的问题
(一) 资料收集滞后
档案资料遗留在各部门或领导手中, 待发现资料缺少再寻找时, 已大量遗失, 或各自推拖, 错过了档案资料的最佳时机, 收集档案资料已是难上加难。
(二) 单位不重视
有的单位竟然不知道收集档案资料, 或有的单位认为档案验收是辅助项, 不是很难的工作, 大可忽略, 待准备验收时才开始重视档案验收这一项, 然后才回头投入人力收集档案资料, 但是好多东西已经散失。
(三) 档案收集制度不健全, 甚至没有
建设单位在技改施工期间既没有专门负责档案的工作人员, 也没有出台规范的档案资料收集制度, 没有明确要求施工单位提供建设资料, 或是建设单位也没有专门负责管理档案资料的人员, 忽略档案资料的收集。
(四) 档案员未能施行强有力的管理职能
没有制定合理的档案收集制度, 也没有明确档案资料收集的范围, 具体内容和具体措施, 不能充分调动兼职档案管理员地积极性, 自己也缺乏主动性, 心中无数, 等着档案自己上门, 导致档案资料收集落后, 并且大量缺失。
(五) 收集的档案资料不符合档案验收的要求
主要表现为字迹模糊、印章不全, 竣工图纸无竣工章, 无法与施工图区分;或是填写的竣工单位与监理单位的字体一致, 存在明显的造价情况;工程变更了, 却没有工程变更通知单;好多重要资料没有原件。
(六) 设备资料遗失严重
与基建工程联在一起的大型设备 (装置) 的档案资料, 随设备到货安装时, 没有及时收集设备资料, 将资料大量遗失, 尤其缺少说明书, 导致设备损坏了无法自己维修, 得花钱找厂商维修。
(七) 档案资料单一
收集的档案资料一般只有纸张文字性的东西, 很少有声像等特殊载体类的档案, 档案资料呆板、枯燥。
三、基建档案收集准备工作的解决措施
(一) 分派专人负责档案资料的收集
在煤矿建设初期, 领导高度重视, 挑选责任心强、有一定的档案管理知识和有奉献精神的同志做档案收集员。而且这个档案收集员最好是兼综合办公室的印章管理, 这样任何一个工程完工, 结算盖章时, 档案收集员就可以很好地掌握档案资料的收集情况, 并做好登记, 详细注明施工单位的联系方式, 以方便及时进行沟通与联系, 为后期档案资料的整理工作做必要的准备。连中央领导同志都提出“重新认识档案”、“重新认识档案工作”, 可见档案工作已经引起社会的广泛关注。
(二) 制定比较规范的档案收集制度
1. 严格要求服务单位。
明确规定在项目建设过程中, 建设单位、工程承包单位、勘察设计单位以及具体施工单位要指定专人负责档案资料, 并要求在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。基建技术文件, 于工程竣工交接验收时归档。对施工周期较长的大型项目, 按建设阶段分别归档, 待整个工程竣工后, 全面整理归档, 准备的档案资料为三套, 一套准备于档案室, 一套留建设单位, 另外一套留施工单位以备资料流失之用;与土建连在一起的大型设备的归档工作由机电物资部负责。将应归档的文件材料按项目或专题系统整理、分类, 资料一式两份, 一套 (原件) 保存为档案资料, 另一套 (副本) 提供于建设单位, 确保设备的正常运转。涉及科研项目的工程, 在移交档案资料时, 增加一项电子档案移交。
2. 层层把关, 收集档案资料。
规范档案资料移交手续, 待工程完工时, 档案部门参与验收, 移交清单一式两份, 移交单位和接收单位各持一份;在工程项目完工的结算单上增加档案部门一栏, 没有档案人员的签字盖章, 工程不算完工, 财务部门不予结算;另外在项目工程的质保单上也必须有档案室这一项, 这是收集档案资料的最后关口, 档案人员一定要好好把握好这一关, 确保档案资料收集工作顺利进行。
3. 提供档案资料收集依据, 确保档案资料收集齐全。
明确规定档案资料收集的范围, 和收集档案的具体内容。在本单位制定《产业升级改造项目科技文件转化成科技档案流程图》 (见图1) ;档案工作与项目建设同期, 严格按照制定的《基本建设项目管理办法》、《档案资料收集整理规范》, 各单位各负其责, 做好自己范围内的档案收集工作。
(三) 档案资料收集方式灵活多样
首先, 一方面, 在全单位加强档案意识, 不仅领导从内心有档案意识, 各相关部门积极配合, 确保档案资料收集的齐全, 形成众人拾柴火焰高的态势。另一方面, 对流散在各机关、各部门、个人的档案资料采取非强制和强制相结合的方法, 想方设法将档案资料收集齐全。其次, 鼓励收集各类载体的档案资料, 使档案资料不单一、不呆板, 而是生动化, 更形象地充分体现档案的利用价值。再次, 出台奖惩政策, 对档案资料收集过程中做出突出贡献的单位和个人予以奖励, 对造成档案资料收集遗失的部门或个人进行处罚。
(四) 充分发挥档案管理员的行使职能
充分发挥档案管理员的行使职能, 调动各部门和档案负责人及时移交档案资料, 形成定期送交制度和联系催要制度。即工程完工整体移交时, 工程档案负责人积极主动将档案资料送交档案管理人员, 如有特殊原因, 档案人员积极主动联系索要, 一改坐等档案上门的就习惯。在其收集过程中, 对于屡屡出现问题仍不改正的部门或个人, 档案部门的要求一定要强硬, 严厉处罚。
(五) 严格要求各服务单位按规范整理、移交档案资料
严格要求各单位移交的档案资料字迹清晰, 内容齐全、完整。竣工图要结合国家对编制竣工图的要求, 出台本单位的《竣工图编制要求》。对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收的规定严格把关验收, 明确交接手续;施工单位不按时提交合格竣工图的, 不算完成施工任务, 并应承担相应责任。
参考文献
[1]赵冬梅.如何做好煤矿基建项目档案资料的收集工作[J].山东煤炭科技, 2009 (2) .
[2]赵鹏.“三个体系”建设与档案人才培养[J].中国档案报, 2010, 8, 26 (2046) .
[3]管先海.对档案馆资料收集工作的思考[J].档案管理, 2011 (02) .
煤炭档案 篇2
关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库
随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识
档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件
煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度
在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作
当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作
煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全
建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站
档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。
煤炭档案 篇3
关键词：煤炭企业；档案；信息化建设
档案信息化建设主要是指在国家档案建设管理部门的协调规划与组织下，将现代信息技术应用于档案管理活动中，实现档案管理的数字化，实现档案信息资源的高效利用。加快煤炭企业档案信息化建设，有利于转变全新的档案管理模式，掌握档案信息的数字化存储并提供优质服务，从而实现档案管理网络化。在实际档案管理工作中，其管理方法和手段相对落后，导致档案工作无法适应新形势发展趋势。因此，只有加快煤炭企业档案信息化建设，才能促进煤炭企业的安全高效发展。
1.煤炭企业档案信息化建设符合时代发展趋势
原始记录性作为档案的本质属性，其信息含量已经成为档案评估的重要参数。传统的载体形式已经无法满足档案信息化建设要求，新的载体形式运营而生。因此，只有加快档案信息化建设，才能更加完善档案的分类体系。煤炭企业档案管理信息化可不断拓展档案工作的业务领域，通过传输计算机网络，高效实现档案资源配置的最优化，实现档案信息资源的共享局面。通过档案数字化管理，可打破档案管理部门的局限性，加强档案的采集、管理、服务等职能，实现高效合理的档案信息资源配置，为煤炭企业的安全高效发展提供优质服务。
2.加快煤炭企业档案信息化建设的高效途径
2.1完善档案数据库与档案网络
现阶段，档案信息自动化系统还停留在由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，对数据库的信息化建设造成严重阻碍。实现档案信息化的重要前提在于实现高效的数据库管理，增强检索服务系统的时效性。通过利用计算机对档案信息的处理技术，可灵活捕捉照片、纸张档案材料，且将所有的档案信息转换为数字形式，便于长期保存。同时，利用计算机、扫描仪等技术设备，进行组建综合性的档案信息库，以增强档案信息检索与查询的方便性，对档案信息资源落实全方位的保护措施。
2.2实现优化的专业结构，加强队伍建设
档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等各种形式的再教育活动，以适应新技术的发展需求。单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，因此，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进。另外，进行专业人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以增强档案工作信息化建设的时效性。
2.3优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化
为了实现档案的数字化发展，必须做好以下几方面的工作：第一，建立收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，根据单位各类档案情况，通过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案型号等，从而建立基本数据库。第二，建立基层报表数据库。在建立煤炭企业档案数字化管理系统过程中，不断健全状态数据库与基层报表，同时，通过网络系统将各部门需要报送的数据、反馈信息录入建立的数据库中，并进行合理的调整。另外，结合上级的要求与使用情况，及时做好基层报表的填报工作。通过利用网络直接接收办公自动化产生的电子文件，且利用手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段进行获取历史资料。
2.4 加强档案资源信息二次开发，建立多元化档案信息体系
档案部门充分结合档案信息，借助自动化办公系统，进行深入研究各项专题，以促进档案信息的二次开发。同时，采取多形式发布档案信息方式，比如进行建立网站等，为用户提供更多的档案资料，充分发挥档案存在的利用价值。另外，通过不断加强各种数据归档平台的开发，进行建设收藏基本目录数据库、单位基层报表、单位动态数据库等查询入口，以实现档案信息网络传输，增强用户访问系统允许的使用性能，最终集档案信息的处理、查询、传递功能为一体，从根本上提高利用者的查阅效率，最终为煤炭企业管理人员和工程技术人员提供更有利用价值的档案资料，提供更加多元化的优质服务。
2.5提升电子数据的安全性管理水平
档案保护现代化的传统意义是指档案库房、档案设施设备、档案载体保管保护等方面的现代化。实现档案资源信息化后，机读档案、声像档案、电子档案等各项新型载体档案的不断涌现，从而实现了数据信息的共享。因此，网络以及数据的安全性具有重要的意义。因此，为了提升电子数据的安全性管理水平，必须高效设置安全的使用权限，提高电子数据的精确性，并做好数据的备份工作，保证档案馆为用户提供安全可靠的数据。
3.结束语
煤炭企业档案信息化建设属于一个长期的过程，涉及的内容相当广泛。综上所述，合理规划各项计划，积极推动档案信息资源的利用，从根本上保障信息资源共享的实现，为企业发展提供多元化的服务。
参考文献：
[1]邵理梅. 关于加快煤炭企业档案信息化建设的思考[J]. 山东煤炭科技，2013，3（10）287-288.
[2]夏红. 对企业档案信息化建设的思考[J]. 经营管理者，2013，20（15）：263-264.
浅析煤炭企业档案管理的改革 篇4
一、煤炭企业在档案管理方面面临的主要问题
以前我国对煤炭的开发利用力度不够, 对于煤炭企业在档案管理方面的指导更是少之又少, 造成了当前档案管理水平的地下。面临的问题主要有以下几个方面:
(1) 档案意识比较淡薄。许多煤炭企业没有认识到档案管理的重要性, 甚至还把档案管理当成了一种负担, 随便找间房子应付了事, 更谈不上档案的开发利用和信息化建设;
(2) 档案的管理处于被动的状态。当前的档案管理工作几乎是交上来什么就保存什么, 需要什么就提供什么。既无法保证档案文件的质量, 更谈不上对档案的利用;
(3) 现代化程度还比较低。虽然许多公司已经安装了OA、ERP等软件, 但信息化和现代化的程度还很低, 只是简单的查询, 对于深层次的开发利用几乎没有;
(4) 档案管理人员的待遇相对较低。通常情况下, 对于档案管理工作的定位不高, 档案管理人员的待遇普遍低于平均水平, 极大的挫伤了工作人员的积极性, 影响了档案管理工作的健康发展。
二、档案改革的建议
1、树立档案的营销理念, 提高档案意识
在当前经济时代, 对各项业务的评价都是以经济效益为指标。因此, 煤炭企业的档案管理也要转变观念, 从市场经济的特点出发, 把档案信息当成产品, 把提供信息当成营销, 树立起档案的营销理念。形成一个需求→利用→满意→归档的良性循环。
档案工作是各部门人员共同参与的工作, 只有所有涉及到档案管理的人员都具备了清晰的档案意识, 才能真正的提高档案管理工作的质量, 提高档案管理工作在企业中的定位, 质量管理工作才能真正的顺利卡在。
而对档案管理的营销要掌握一定的原子和技巧。对于职位不同的员工制定不同营销策略, 比如对于高层管理者主要宣传档案管理的重要意义以及利用的方法;对于中层管理者宣传的主要是档案管理的重要意义、馆藏以及利用的事例。为了取得最佳的宣传效果, 还要注意营销的时机, 一般选择在改革后、会议前后、验收时、评职称前、考核前等进行宣传。
2、发挥档案管理的优势, 参与企业核心业务
(1) 密切关注企业的重要业务, 重要谈判、重点工程, 对即将产生的需求进行预测, 主动的提供相关信息, 及时有效的满足客户的查档需求;
(2) 档案管理人员应努力钻研情报、进行分析, 根据公式的经营生产、客户的需求中提炼出一系列相关的档案信息和数据, 提供有深度、有广度的信息;
(3) 通过单位历史、业务情况的了解, 为领导献言献策, 主动要求参与产品鉴定、引进项目等活动。
3、完善档案管理机制, 实现档案管理的法制化
提升档案管理水平, 解决管理工作中存在的问题, 仅仅依靠档案管理工作人员的努力是不够的, 还应该建立完善的档案管理工作机制。同时还要积极的与档案管理机构联系, 与国家档案局、国资委等机构进行沟通, 请求给予指导和帮助, 并及时汇报本公司的档案管理状况、以及存在的问题, 建立起一个长效的档案管理机制。
4、建立数字档案馆。
数字档案馆的建立一般应该包括以下几个方面:
(1) 建立起规范的标准体系。在进行数字化建设时, 一定要同时在借鉴成熟经验、标准、规范的基础上制定出切实可行的标准规范体系;
(2) 数字信息资源库的建设。这是数字化建设的重点部分, 主要包括储藏馆、接收和收集档案的数据库、具有保存价值的数字信息以各种类型的电子文件、元数据。
(3) 数字档案馆应用系统的建设。比如电子文件的接受和管理、信息的采集系统、信息的管理系统、信息门户网站等。
(4) 基础设施的建设。主要包括网络建设、硬件设施建设和软件建设。
(5) 信息安全体系建设。在建立数字档案馆的过程中, 还要同时建设与其配套的档案系统安全体系, 以保证档案系统信息的安全性、可靠性、稳定性。
煤炭企业的档案管理要想获得发展, 必须要与我国当前的经济形势以及煤炭企业的发展相适应, 在制定和改革煤炭企业档案管理的的过程中, 首先要提高档案管理工作在企业各项业务中的参与度, 使所有相关人员都认识到企业的健康、快速发展离不开档案管理工作, 最终使档案管理工作成为企业发展的核心业务。
参考文献
[1]赵伯亚:《新形式下煤炭企业档案管理的几个问题》, 《业界》。
[2]赵雯晟:《试论煤炭企业现状及改革对策》, 《西山科技》, 2002, (8) 。
论煤炭档案的编研和利用 篇5
新时期, 煤炭档案的信息服务职能在于面向市场、面向社会、面向现代化、为社会主义市场经济建设服务。而与当前煤炭建设项目规模大、数量多的特点相比, 煤炭项目的档案管理却十分薄弱、总体水平较低。管理好煤炭档案的关键是要做好档案的编研工作, 尽可能开发出档案的信息资源, 保护档案原始价值。
1 煤炭档案的编研
1.1 煤炭档案编研的定义和任务
煤炭档案的编研是档案管理的一项业务工作, 就是以馆藏的煤炭档案为主要对象, 在研究的基础上, 把分散的原始材料按照一定的主题和形式进行整理、选择、考证, 形成一个比较系统的档案资料, 为煤炭工业的经济建设服务。其中“编”是对档案文献进行整理加工, 其工作范围包括编写档案参考资料、编纂档案史料汇集、撰写历史研究论著等, 而“研”则是对档案内容的研究和工作方法的研究, “编”和“研”二者互为一体, 相互促进。而档案编研的任务就是将煤炭档案的信息通过多种途径和方式进行开发和传播, 由静态向动态发展, 用以实现煤炭档案信息的共享, 将信息资源转化成生产力, 提高企业的经济效益和社会效益。
1.2 煤炭档案编研的工作方法
对于煤炭档案的编研, 其工作方法和形式是灵活多样的, 主要有以下几种:首先, 立足于馆藏选题自编, 即通过综合比较分析, 在丰富的档案材料中捕捉有价值的信息, 秉承先易后难、由简到繁的原则, 选定题目并对档案内容进行二次或三次文献加工;其次, 与其它部门进行合编, 即选择实用性强的选题, 联合其它部门的优势, 采取联合汇编、共同署名的形式开展编研工作或由档案部门成立有关机构自行开发, 为现实管理决策提供了经验性、借鉴性的档案信息;最后, 借助数字与网络技术推进档案编研工作, 在选定编研课题后, 借助网络搜寻下载相关资料, 补充馆藏档案的不足, 让档案资料由静态变为动态, 克服编研资料滞后于社会需求的问题。
2 煤炭档案的利用价值
2.1 有利于制定煤炭工业可持续发展的可靠依据
煤炭档案可以全面、系统、准确地记载煤炭工业发展历史和煤炭企业的现状, 可以说是制定煤炭工业可持续发展规划最翔实的史料。而对于煤炭企业来说, 只有了解和掌握了其发展的历史和现状, 才能把规划制定得切实可行, 为企业今后发展规划以及可持续发展提出科学、有效的政策建议, 真正起到正确指导煤炭工业发展的作用。
2.2 有利于煤炭企业的生产、建设、科研、设计
煤炭档案特别是煤炭科技档案已经成为了煤炭企业生产力的构成部分, 是重要的技术资源和经济资源。现代煤炭工业的建设、生产、科研、设计都离不开它, 需要结合当前的实际, 对已有的、可以用的档案进行再生产和再创造, 提高了工程设计质量的同时也缩短了设计工时, 做到了早施工、早投产和早收益, 创造了巨大的经济效益和社会效益。
2.3 有利于维护煤炭企业及各单位的合法权益
由于煤炭的生产受到严格的煤炭埋藏地区的制约, 占用相当大的地上面积和地下开采标高, 必然与其他单位和部门形成密切的联系网, 而在这错综复杂的联系网中, 会经常发生越界开采而产生的纠纷, 甚至上升为案件的事时有发生, 权益之争在所难免。而煤炭档案在此时的作用就是可以为各用地单位进行的土地权属和采矿权调查及领证工作提供参考依据和凭证, 如有关政府机关核准颁发的各种证件、征地批文、购地补偿协议、占地范围及图纸、地契、房契等权源证件等, 能有效地维护企业的合法权益。
2.4 有利于煤炭安全生产的经验积累
煤炭生产多在地下几百米乃至上千米进行深处作业, 瓦斯、顶板、冲击地压、火灾、水害、尘害、热害等等状况时有发生, 生产和人身安全的威胁系数较大。而煤炭档案可以翔实地记载各类事故的发生经过、原因、后果及采取的防治措施, 以便于政府领导、企业有关人员吸取相关的经验和教训, 制定有效的预防措施, 防止类似事故的重复发生, 强化煤矿安全生产和维护职工人身安全。
3 提高煤炭档案的管理水平途径
档案工作的全部意义在于通过保管、维护和开发来从煤炭档案在生产、建设、经营和管理中的重要作用发挥出档案自身固有价值的凭证及其参考作用, 满足煤矿和社会利用者的需求。为此, 提高煤炭档案管理水平的意义十分重大。
3.1 确保档案信息资源的准确、可靠和完善
煤炭档案的建设中, 要将档案的完整、准确、系统放在首位, 做好档案资料的管理开发工作, 如:加强调查研究, 主动了解信息要求;开展信息交流和档案宣传工作, 广泛传播档案信息;完善检索体系, 最大限度地揭示档案信息;扩大开放档案范围, 开拓档案服务方式, 提高信息传递效率;建立信息反馈系统, 完善反馈机制。而在目前, 档案现代化管理已成为当今开发档案信息资源关键助推力, 档案人员需要致力于将档案工作面向市场, 参与市场经济建设, 服务于市场经济, 提高信息服务的精准度。
3.2 加强档案人员队伍的建设
煤炭档案工作的专业技术性很强, 对档案工作人员的专业知识和技能有着较高的要求, 加强档案人员队伍的建设是非常重要的。相关部门要依据实际, 科学制定档案人员的定员和岗位津贴定编标准, 保证档案人员的相对稳定, 同时也要关注档案人员的身心健康, 激发企业档案人员的工作热情, 使其更好地发挥档案在生产建设中的重要作用。
3.3 积极推进煤炭档案的信息化建设
时代的进步和经济的发展, 对档案的要求也越来越高, 积极推进煤炭档案的信息化建设是顺应时势之举。煤炭企业的档案在信息资源的开发利用上较为薄弱, 需要加大力度完善档案信息管理系统, 以确保档案数字资源“格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”, 延长档案的使用年限, 对档案特别是利用频率较高的档案和珍贵档案提供良好的维护环境。
4 结论
煤炭档案是煤炭企业的无形资产和再生资源, 是煤矿企业在组织管理煤炭事业, 进行煤炭生产、建设和科学研究等活动中形成的具有保存价值并按制度归档保存起来的历史记录, 做好煤炭档案管理工作, 是档案工作者应尽的义务。档案工作者要不断牢固树立服务意识, 不断提高管理水平和工作质量, 让档案发挥其应有的作用。
摘要：本文结合煤炭企业档案管理工作的重要性, 介绍了管理和编研煤炭档案的一些工作方法和经验, 并对煤炭企业档案管理提出了建议。
关键词：煤炭档案,档案管理,档案利用
参考文献
[1]尹丽君.煤炭档案的管理与提供利用[J].中国煤炭, 2002 (9) .
煤炭档案 篇6
一、企业档案管理
企业档案管理工作流程是指企业对自身档案实体和档案信息的管理、服务等各项业务工作从起始到完成, 由不同部门、不同岗位、经不同环节协调及顺序工作共同实现的完整过程。换言之, 企业档案管理工作流程就是企业对自身档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作活动的程式化进度, 是一种档案信息输入, 并最终转化为知识输出的过程。这一过程是企业档案工作的基本组成部分之一。
通常来说, 企业档案管理工作流程包括:档案收集流程、档案整理流程、档案价值鉴定流程、档案保管流程、档案整理统计流程、档案借阅流程等。当然, 这种分类方式也只是基于档案工作进度中各环节的相对划分, 而现代档案管理工作已成为复杂的系统, 其划分也不是绝对一层不变的。
企业档案工作管理流程是档案工作效率的重要源泉。档案管理学家普遍认为, 流程决定效率, 流程影响效果。好的企业档案工作管理流程能够使企业档案管理工作良性开展, 从而保证工作的效率和效果。所以, 设计、建立科学、严谨的企业档案管理工作流程, 并且保持这些流程得到有效执行、控制和管理, 将会对一个企业的档案管理及档案资料发挥至关重要的作用。
二、我国煤炭企业档案管理流程的构建途径
随着我国社会经济的日益发展, 企业档案管理工作不断产生日新月异的变化, 新要求、新理念更是层出不穷。因此, 科学构建我国煤炭企业档案管理流程已经成为适应这股变化潮流的必要途径。那么, 我们该如何构建我国煤炭企业档案管理流程呢?
1. 依法构建煤炭企业档案管理流程。
1987年9月5日, 第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》, 并于1996年7月5日对该法进行了补充修正。这标志着我国档案管理工作有法可依, 有章可循的时代已经到来。同时, 《中华人民共和国档案法》也要求包括煤炭企业在内的我国各个企业在构建煤炭企业档案管理流程时, 要在守法合规的前提下进行, 不能随意采用违法的档案管理流程。
例如, 煤炭企业在制定档案归档流程时, 就要充分考虑到《中华人民共和国档案法》第十条和第十一条的规定, “对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档。机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案。”这样煤炭企业档案管理工作流程制定者就可以根据以上法律规定, 制定出个人要将工作档案移交至企业档案管理部门, 而企业档案管理部门又要将档案移交至国家档案馆的工作流程。
2. 构建电子化煤炭企业档案管理流程。
计算机的诞生和发展, 将煤炭企业档案管理工作带入了一个崭新的时代。原有的手工记录、人工查找等工作流程, 已经完全可以采用计算机来操作。也就是说, 无论是煤炭企业档案归集流程, 还是煤炭企业档案的借阅流程, 都可以采用电子化手段来实现。
从煤炭企业档案归集流程来看, 档案工作者可以建立一个完整的档案信息归集系统, 实行一体化归集管理, 充分发挥电子信息化得整体优势。具体来说可以采用两种流程模式:其一是单向传输流程模式, 就是终端管理机构对档案实现以数字化方式进行归集录入, 并依据实际需要进行数字信息的单项定向传输。其二是双向或多向传输, 就是各立档单位均实现信息化管理, 上下级单位及各立档单位间, 均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输归集。
从煤炭企业档案的借阅流程来看, 煤炭企业的档案部门可以利用互联网或者是企业内部的局域网开展的网上服务。档案工作者要以网站建设为基础, 进一步加快档案信息资源数据库的提供能力。此时, 档案使用者只要通过联网验证就能够在相关网站界面中检索到自己需要调阅的档案。同时, 网站还要具有保存调阅记录的功能, 能及时统计档案的使用情况。
3. 构建煤炭企业档案管理流程要充分考虑到新型档案材料。
传统煤炭企业档案材料都是以纸质文书形式进行保存。而新型的档案材料则突破了传统的档案形态, 更多地以图像、声音等形式予以保存, 这些档案不仅记录着煤炭企业的发展历程, 而还见证着企业的辉煌, 是企业向外宣传和上报评审的重要组成部分。另外, 随着办公条件的自动化, 在我国煤炭企业的机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。
这些声像档案具有较强的时效性和特殊的归档要求, 所以这就要强化规流程, 对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理, 制定, 一套严格的流程, 防止分散流失, 杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际, 采用多媒介、多介质的保存方式, 力求妥善保管。
综上所述, 我国煤炭企业档案管理工作流程的构建必须要紧跟时代步伐, 将基础工作做到实处, 真正使档案资料能够发挥其指导实际生产的作用。
参考文献
[1]郝鑫罡.档案管理.档案学报, 2008 (1)
浅谈煤炭企业档案与企业文化建设 篇7
一、煤炭企业档案工作与企业文化建设的关系
煤炭企业文化建设与企业档案工作都是煤炭企业管理的重要组成部分, 它们虽然分属不同的管理范畴, 二者之间既有区别, 又有着不可分割的联系。首先, 煤炭企业档案与企业文化是共生的关系, 企业诞生的同时也就产生了企业档案, 也产生了企业文化。煤炭企业文化是煤炭企业在文化建设上的成果, 煤炭企业文化作为一种煤炭行业特殊的组织文化, 是煤炭企业在长期的科研、生产、经营管理活动中形成的企业精神、经营理念、价值观念和行为规则的总合, 是市场经济条件下的微观经营管理文化, 反映了煤炭企业整体的共同追求、共同价值和共同利益, 规定着企业发展的战略方向, 引导着员工的行力、认同感、使命感、归属感和自豪感, 从而发挥出巨大的整体优势, 对企业员工具有凝聚功能。煤炭企业文化建设需要企业成长、发展历程的真实记载, 需要有关企业经营哲学和企业精神文化宣传的记载, 而档案的本质属性就是它的原始记录性, 它赋予煤炭企业档案具有知识信息的真实性, 它真实记录了企业生产经营和企业文化建设的全过程, 为企业文化建设提供所需的历史文献, 对企业文化建设起着宣传推广和教育作用, 是企业文化建设的保障。并且, 煤炭企业档案管理本身就是一种管理文化, 企业档案是企业文化建设的重要组成部分, 它记载了企业的发展历程和创业事迹, 记载了企业经营管理经验和教训, 记载了企业科学技术创新和发展, 这些都对企业文化建设提供宝贵的原始材料, 是企业文化建设的保障。
二、企业档案在企业文化建设中的作用
福建煤电股份有限公司是经福建省人民政府批准, 于2003年元月由原福建省龙岩矿务局、永定矿务局、苏“勤勉务实、敢为人先”的企业精神, 以深化改革、科学发展、锐意创新为主线, 积极融入海西建设, 全力抓好各项工作, 实现了企业又好又快发展, 是福建工业规模300强企业。公司先后获得“全国五一劳动奖状”“全国精神文明建设工作先进单位”“全国模范职工之家”“全国煤炭工业优秀企业”“中国企业文化建设先进单位”“福建省文明单位”“全国守合同、重信用单位”“福建省守合同、重信用单位”等一系列荣誉称号, 还有一大批获得全国劳动模范、全国五一劳动奖章、福建省劳动模范、省五一劳动奖章、全国煤炭工业企业家、全国煤炭工业优秀矿长等英模人物。公司综合档案室通过对建矿50多年企业档案中大量的奖状、奖牌、先进事迹等荣誉特殊载体实物档案的整理, 建成一间荣誉展室, 作为企业职工爱企业、爱岗敬业教育的基地, 并充分利用这些载体向社会全面介绍了煤电公司50多年来的辉煌业绩和奋斗历程, 展现了煤矿工人特别能战斗特别能吃苦、特别能奉献、顽强拼搏、开拓创新、忠于职守的敬业精神, 增强了企业职工的荣誉感、自豪感, 提高员工忠诚度、归属感和自律能力, 激发员工的积极性、创造性和团队精神, 提高了企业的社会知名度、美誉度, 树立了企业的良好形象, 所以煤炭企业档案工作是企业文化建设的一项基础性工作, 提供的真实档案材料具有不可抗拒的说服力和感染力。
“安全为天”, 安全生产是煤炭企业的重中之重, 安全文化建设也是煤炭企业文化建设分项文化的重点, 安全观念、安全行为、安全规范、安全教育是煤炭企业安全文化建设的核心。公司安全生产管理部门充分利用企业安全生产档案, 根据《安全生产法》《矿山安全法》, 对企业以往的各种安全管理制度、安全规范、办法、细则进行梳理、加工、完善, 制定了更加完善的安全制度、安全规范, 建立监督、考核激励机制, 建立规范的内部管控体系和相应的激励约束机制, 以有形的安全制度体系和行为准则来引导、规范、约束企业及职工的安全行为。公司综合档案室充分挖掘企业档案中记录的安全事故案例, 编制安全教育手册, 设置安全警示教育展厅, 利用安全事故“血的教训”对企业干部职工进行安全警示教育, 从中吸取经验和教训, 做到安全生产时时事事敲警钟, 绷紧安全生产这根弦, 摆正安全与生产、安全与效益的关系, 企业档案在编写过程中作为直接依据;为企业职工上好安全这一课。
营销文化长期以来作为企业文化建设的一个分项文化被强力推行, 形成并牢固树立“诚信可靠、履行合同、恪守承诺、合法经营、依法纳税”的企业形象。公司综合档案室充分利用企业经营档案, 为相关部门提供企业从事各种活动中形成的有关荣誉和行为规范状况的记录, “全国守合同、重信用单位”“福建省守合同、重信用单位”证书, 审计报告、银行信用等级、环保体系认证书等等都直接或间接反映着企业的信誉、诚信, 全面而真实地反映了福建煤电股份有限公司的综合实力、经营成果、社会信誉和社会形象, 为企业树立良好的口碑和形象, 从而在激烈的市场竞争中赢得客户、赢得市场, 企业档案是营销文化建设的保障。
三、企业文化建设对企业档案的作用
福建煤电股份有限公司近年来越来越认识到企业精神和企业形象带给企业的经济价值和社会价值, 从2003年开始全面启动企业文化建设工程, 并在企业生产、经营、管理、销售等活动中逐渐形成具有煤炭企业特色的企业文化。企业文化建设促进了公司的全面发展, 同时也丰富了企业档案内容, 拓展了企业档案工作领域。
企业文化建设是现代企业管理的重要组成部分, 企业从它的创立开始就不断积累着企业档案, 企业的文化思想也真实地记录在档案之中, 企业文化建设过程中形成的新成果, 成为企业档案的重要组成部分。从公司企业文化建设工作规划设计之初的课题调研、职工问卷调查、专题座谈, 以及公司在企业文化建设过程中编制的《煤电公司企业识别系统手册》《企业简介》《福建煤电》《安全手册》《企业营销手册》《大事记》《群英谱》, 以及企业规章制度和企业及职工行为准则、《福煤能源之歌》等等各种文件材料, 这些资料赋予了企业档案管理更新的信息内容, 在强化宣灌企业文化的理念和行为规范过程中, 公司在龙岩城区设置广告牌、在电视台、广播电台通过合办联办节目、撰写公司活动新闻稿件, 举办了文化建设专题征文、演讲、知识竞赛和书法摄影比赛等等活动, 不仅丰富了职工文化生活也丰富了企业档案的内容。因此, 企业文化建设作为企业管理活动的重要组成部分, 也成了企业档案收集的重点对象。
煤炭档案 篇8
一、煤炭企业档案人才的现状
(一) 档案人才紧缺, 出现“青黄不接”现象。
据2011年教育部高等学校档案学学科教学指导委员会年会上南京大学《全国档案专业高等教育发展情况调研报告》 (以下简称《调研报告》) 显示, 2009-2011年我国档案学专业本科第一志愿率在36%-39%之间, 比2005-2008年第一志愿率还低。近年来, 就业去向又有所变化, 硕士研究生就业主要集中在档案类职业档案行政机关、档案馆、基层档案机构;博士研究毕业生在事业单位占有很大的比重, 在2009-2011年间所占比例为70%左右, 2009-2011年平均就业率于平均签约率均为100%。从这个数据我们可以看出, 我国档案人才的就业率很高, 而且知识结构级别高, 但是大都倾向于档案行政机关, 能到煤炭企业的屈指可数。我公司陕北矿业公司于2004年2月划归陕西煤业集团公司管理, 现有2对生产矿井, 1个生产服务公司, 1对在建矿井, 1个在建煤化工项目。在册职工2029人, 有专职档案员1名, 即外聘的副档案研究馆员, 年已60岁;兼职档案员10人, 都是非档案专业, 年龄都在30岁以内。近两年来, 兼职档案转职业的就有3人, 从始至今坚持干兼职档案工作的不到5人, 兼职档案人员的流动快, 业务水平很难提高, 一旦离开外聘档案专业人员的指导, 兼职档案员很难攻下这项工作, 档案管理出现“青黄不接”的现象。
(二) 受经营管理观念限制, 档案管理意识低下。
受煤炭企业特殊性的制约, 煤炭企业急功近利, 注重短期见效益, 多以采掘资源为主, 生产期限短, 如果没有集团化的发展战略和长久规划, 档案管理工作根本不会被引起重视, 也不会长时间安排专人负责这项工作, 更不会花大量的人力、物力进去。有的煤炭企业即使有档案室, 也是那个经常被忽略的角落。我公司陕北矿业韩家湾煤炭公司也是在产业升级改造阶段, 要求必须通过省档案局档案验收的情况下, 才开始集中人力、物力收集档案资料, 高工资聘请专业档案人员对项目档案进行整理。从2008年6月至2009年6月, 召集兼职档案员4名, 通过将近一年的时间, 攻下这道难关, 并通过省档案局的验收, 但是无疑也遗失了部分档案。从2012年开始, 在面临另一个生产矿井升级改造的时候, 也是采取同样的方式解决档案这一难关。公司也没有合理调配人员, 调用已经有档案整理经验的兼职档案人员进行新矿井档案资料的整理, 也没有对她们进行继续再培育。从这个层面上讲, 档案管理工作并没有引起上层管理人员的重视, 不能合理的、充分地培育、利用这个资源。从集团公司到公司, 再到基层矿井生产单位, 就没有形成一个统一的、系统的管理模式, 也没有出台系统的档案管理相关规定和制度, 档案管理工作一直是处于被动状态。
(三) 档案人才培养难度大, 整体业务素质不高。
由于档案工作比较枯燥乏味, 工作量大, 工期长, 短时间内难以见效, 很难使人专心投入。在这个领域干出成绩的人又比较少, 即使企业花大力投入, 在培育新人时也有一定的难度:年轻人思想比较活跃, 不甘工作的枯燥乏味, 工作不安心;受家庭和当前社会大环境的影响, 在观念上, 强调个人意识, 追求个人主义和丰富多彩的生活;在业务上, 又缺乏吃刻苦耐劳, 敬业精神和钻研业务的干劲儿, 工作应付凑付, 不思进取。多数又是兼职档案管理员, 调动频繁, 新人员需要较长的熟悉和适应过程, 不利于档案工作的深入开展;个别单位人员变换中, 工作交接不规范, 在一定程度上影响了档案的完整性;档案人员专业又不对口, 且忙于日常工作较多, 在深入调查、工作创新上不够。企业也很少组织专门的、系统的培训, 除了参加省档案局的上岗培训外, 就只是在实际操作过程中, 在经验摸索中前进, 缺乏档案专人的指导。部分档案人员的能力和素质, 根本不能满足新形势下现代化档案管理的需要。
以上问题的存在, 对档案工作健康发展, 提高档案工作质量带来了很大被动, 造成了档案管理无法规范, 原始资料不能正常归档, 甚至有些干脆对档案不闻不问, 造成档案的遗失。因此, 现代煤炭企业急需建设一支高素质的档案人才队伍, 这是提高煤炭企业档案管理水平的关键。
二、煤炭企业档案人才队伍建设对策
作为煤炭企业, 要加强档案人员队伍建设, 就必须充分调动和发挥兼职人员的工作积极性和创造性。陕北矿业韩家湾煤炭公司自2008年产业升级改造之后, 不断将档案管理工作规范化, 配备了密集架等硬件设施, 将档案工作纳入正常工作管理范围, 多举措加强队伍建设。
1.立足于法, 搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础, 要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本, 实现档案管理制度化。从国家政策上, 将档案管理纳入国家法律法规, 依法规范档案工作行为。也正是因为国家相关规定要求生产矿井通过产业升价改造项目时必须通过项目档案的验收, 我们的企业才不得不重视档案管理工作。各煤炭企业档案管理人员依据《档案法》、《企业档案管理规定》、《企业档案管理条例》, 结合实际, 建立健全各档案管理制度, 从上到下, 层层落实, 各基层单位再依此制定各自的档案管理制度, 并张贴上墙, 对档案收集、整理、交接、归档、保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁各个环节做出明确规定, 保证时时、件件有章可循、有据可依。
2.凸显作用, 提高档案管理工作地位。 (1) “雪中送炭”。要让企业管理者对档案管理工作重视, 就必须让档案工作充分体现它的作用。作为档案人, 科学规范地进行档案管理, 提高档案工作的质量和管理水平, 坚持与时俱进, 将档案工作与企业的需求变化相适应, 寻找有效的服务途径, 在诸多束手无策的情况下, “雪中送炭”, 解燃眉之急, 充分发挥档案作用, 要将“死”的档案变成“活”的档案, 开拓档案管理新局面。 (2) 主动出击。加大对档案工作的宣传, 充分利用广播、宣传栏、召开专题会议等多种方式, 不断加大《档案法》及相关法规的宣传和普法力度, 切实提高广大干部职工的档案意识。 (3) 特色管理。档案的根本目的在于利用, 但是并不是所有的档案都会被利用, 有些档案可能永远也不会被用上一次, 将档案工作按轻重缓急, 主次、粗细、迟早进行, 切合公司生产经营实际对档案进行整理, 迎合其所需的资料, 对于保密的文件资料, 要第一时间妥善保管、立卷归整;对于经常查阅的档案, 必须有电子版或扫描件, 以方便查阅利用;而对那些公司发生的大事情则要尽量详细完备, 高质量完成, 提供多形式服务, 形成本单位档案管理的特色, 利用上级检查和兄弟单位参观机会, 将档案室作为亮点显现出来。 (4) 提高档案的开发和利用, 充分实现档案的自身价值, 为企业节约成本, 创造经济效益, 为企业经济发展做出应有的贡献。2012年, 我公司利用档案资料, 进行工程改造10项, 创造经济效益1000多万元;利用设备资料, 修理设备17次, 节省资金386多万元。
3.政策保护, 保证档案岗位有人管理。 (1) 健全组织, 建立档案工作责任制, 如生产矿井形成以各单位总工程师为组长, 办公室主任为副组长, 有关科室负责人为成员的档案领导小组, 并明确《档案人员岗位责任制》, 保证台下有人干, 台上有人抓, 并将档案管理工作与年度工作同安排、同总结、同考核。 (2) 保障档案人员的政治待遇, 从事档案管理工作的人员, 优先入党, 优先提拔任用。在工资收入上, 均按照技术职称享受同等待遇, 促进档案管理人员的积极性。
(3) 企业对档案管理人员的调用要做出明确规定:一般禁止档案管理人员的岗位调换, 确因工作等原因, 要调换岗位的, 须提前安排接收人, 由原兼职档案人员对新手人员进行指导和帮助, 在新接手人员没有学会具体业务, 独立完成档案工作之前, 不允许原档案员调离, 确保档案管理工作的规范开展和连续性。
4.人才培养, 提高档案管理人员业务能力。 (1) 精选人员。档案人才选拔要坚持“高学历、高品行、责任心强”的原则, 选拔具有大专以上学历 (档案专业优先考虑) 、综合素质高、能够吃苦耐劳、上进心强的人员从事档案管理工作。 (2) 重培养。一般企业的兼职档案管理员大都是企业的文书, 且非档案专业出生, 没有坚实的档案管理基础, 所以首先就必须安排她们到专门的档案管理机构学习系统的档案管理知识, 并取得从事档案工作的上岗证。其次, 在学习理论知识的基础上大力开展技能操作培训, 定期聘请上级或专业档案人员进行专门的业务指导, 及时帮助解决档案业务工作的实际问题。再次, 广泛开展“学知识、练技能、提素质、促业务”为内容的“档案工作年”活动, 评选技术标兵, 并进行奖励。 (3) 加强学习。对档案管理人员实行多个激励跑道, 激发其积极性, 加强其自信心, 鼓励其自学, 根据其学习笔记, 学习心得体会, 工作成绩、档案工作编研成果, 进行奖励, 评选先进。 (4) 加强交流与合作。针对档案管理工作的枯燥乏味, 让档案工作“活动”起来, 让档案人“行动”起来, 为档案工作增加活力, 定期组织档案管理人员到档案管理先进单位参观、学习、交流, 增长见识, 取长补短。利用机会, 组织档案人员听取档案新技术、新进展、动态报告, 专题讲座、研讨会, 吸收和借鉴优秀档案工作研究成果为自己所用。 (5) 上级单位要定时检查基层单位档案工作情况, 每个季度进行一次档案工作例会或考试, 检查档案工作情况, 针对普遍存在的问题进行指导和纠正;年底进行大检查, 并综合日常检查结果, 进行通报, 依此促进兼职档案人员工作的继续发展。
5.总结经验, 不断完善档案管理工作。档案管理工作重在积累, 档案管理工作刻不容缓, 堆积得越多, 工作越难做。作为一个煤炭企业不仅要有专门的档案组织机构, 档案领导小组, 还要在重在实践工作中总结经验, 结合实际, 理顺工作流程, 完善工作方法, 将档案工作推到日常的工作日程上来。
档案管理工作, 任重而道远。加强档案人员队伍建设, 不断提高档案管理人员素质, 促进档案资源的开发和利用, 为公司健康发展提供良好的服务。
参考文献
[1]王新才, 聂云霞.信息时代档案人才培养与档案学专业发展展望[J].档案学研究, 2013年第1期.
[2]王振东.煤炭企业加强兼职档案人员队伍建设的探索与实践[C].齐鲁档案论坛, 2009年.
[3]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报, 2005年第3期.
煤炭档案 篇9
一、煤炭企业档案管理现状分析
(一) 档案管理历史遗留问题
上个世纪后期, 煤炭行业也遭遇过一个瓶颈期, 煤炭价格下降并且仓库大量积压, 企业领导基本上都把主要精力集中在如何压缩成本, 提高销量上面, 忽视了对档案管理工作的重视, 直接影响新时期煤炭企业档案管理工作的开展。历史资料的缺失导致现在的档案管理工作人员对煤炭企业的产权情况不是很明确, 所以对于历史档案很难收集完整理顺关系。而且以前部分文件资料是由个人保管, 组织在后期很难收集。大量重要档案资料的流失给现在的档案管理工作造成了极大的不便。
(二) 档案管理观念意识陈旧
经济效益历来是企业最关注的, 而对于这种与经济效益不直接挂钩的档案管理作往往较容易被忽视。由于领导不够重视, 档案部门也容易低估自身工作的价值与作用, 对于档案工作不能形成科学的评价与正视。这种陈旧的观念长期得不到改变直接影响到档案工作的进一步提升和发展。传统的档案管理观念认为档案管理无非是把档案分类或者汇总, 很少有管理人员挖掘档案资料的潜在价值。所以很多企业认识不到档案在企业发展中的重要地位, 导致对档案工作的越发忽视, 因而形成一种恶性循环, 使档案管理工作也无法对企业发展起到作用。
(三) 档案管理技术难以匹配工作需要
网络信息的高速发展和办公自动化催生了更大规模的档案电子化转化, 这就要求档案管理手段与方法随之适应性更新发展。目前煤矿企业的档案管理硬件水平还不能完全地适应电子信息档案的出现。硬件设施的相对落后造成在档案管理应用电子信息技术的过程中容易造成档案信息丢失和信息泄露等问题, 影响了档案管理的诚信度, 不利于档案管理工作的开展, 直接影响档案管理对企业管理的服务效果。因此煤矿企业很多档案管理形同虚设, 不能给企业提供比较有价值的依据和建议。档案管理只是简单地进行收集整理, 而不能对档案信息进行再利用、再开发, 不尽无法发挥档案管理的重要作用, 而且也是一种资源和成本的浪费。
二、煤炭企业档案管理未来发展路径
(一) 加强档案管理的宣传, 提高认识
不论是煤炭企业的领导还是基层管理人员都应该从自身思想上认识到档案管理工作在企业发展中不可代替的作用。定期检查档案的完整度, 及时为企业提供所需数据等。随着市场经济的不断深化改革, 煤矿企业的档案管理要适应时代的发展要求, 必须进行改革与创新。档案管理的改革和发展首先必须强化意识和转变观念, 只有管理得到完善与更新才能促使管理的进一步发展。传统的档案管理观念具有落后性, 缺乏对档案管理科学的价值判断。必须树立与时俱进、符合时代特色的管理理念。加强档案管理的价值意识, 将企业的档案管理看作是企业管理的一个重要组成部分, 将档案管理放在企业发展的重要位置上, 认识到档案管理不可或缺的作用。
(二) 提高煤矿企业档案管理工作人员的专业能力
档案管理工作的质量好坏与档案管理人员的工作能力直接相关, 这是兼专业和技术一体的工作。所以档案管理工作不仅要拥有过硬的专业知识还应该掌握最新的管理技术, 否则就无法做好档案管理工作, 当然就不能更好地服务企业。档案管理工作日益现代化, 要求现在的档案管理工作人员具有较高的档案管理、计算机应用等各方面的能力。首先要对现有档案管理工作人员定期进行培训, 加强档案管理队伍的信息化建设。其次吸纳具备计算机信息管理技术和能力的人才。只有这样档案管理才能及时利用新技术、新设备、新方法, 促使档案管理不断更新换代, 更好地为企业服务。
(三) 煤矿企业档案管理要建立科学规范的体系
为了适应市场化竞争的需要, 煤矿企业的档案管理需要建立一套行之有效的体系。首先按照常规分类和特殊分类相结合的方法, 对档案进行专业的统计分析, 把查阅频率高和限时要求紧的档案独立出来, 建立专门的档案室, 以提高工作效率和查询档案的便捷性。同时应该建立相应的监督考核机制, 对档案管理工作人员进行监督。档案的有效管理有利于企业内部工作的顺利进行, 也有利于理顺其他各种关系。
摘要：档案管理是煤炭企业的基础性工作之一, 事关企业长期的生存和发展。档案是来自企业自身的历史积淀, 而且是企业进行未来发展规划的重要依据。目前煤矿企业的档案管理由于技术设备落后和缺乏专业的档案管理人才等原因, 档案管理工作存在观念意识陈旧、疏于管理等问题, 严重影响了企业的人事管理和生产发展。在信息化时代, 网络技术迅速发展, 档案管理工作既要注意档案管理工作中的保密性, 又要利用新技术促进档案管理工作的现代化。
关键词：煤炭企业,档案管理,信息技术
参考文献
[1]贾金国.煤炭企业档案管理的现状及对策[J].理论研究, 2010 (10) .