住房档案

住房档案（共8篇）

住房档案 篇1

党和国家对保障性住房建设工作十分重视。胡锦涛总书记指出, 保障性住房建设是一项重大的民生工程, 也是一项重大民心工程。但是, 由于保障性住房建设是一新生事物, 没有现成档案资料可供参考和借鉴, 因此, 不管是为现实考虑, 还是为未来打基础, 建设保障性住房档案是一件有着重要意义和历史意义的事情。本文就保障性住房档案建设方面的问题与大家一起探讨。

一、保障性住房的界定与类别

保障性住房是指政府在对中、低收入家庭实行分类保障过程中所提供的限定供应对象、建设标准、销售价格或租金标准, 具有社会保障性质的住房。我国保障性住房主要包括:城市低收入住房困难的廉租房, 经济适用房, 农民安置房, 棚户区改造房, 还包括在一些林区、垦区、煤矿棚户区的改造问题、游牧民定居工程和扩大农村危房改造试点工程。

二、目前, 我国保障性住房建设存在的一些问题

虽然我国已经构建了多层次的住房保障体系, 保障性住房建设方面取得一定的效果和成绩, 但目前仍存在不少问题, 主要体现在:

1. 保障性住房在政策落实中存在有不合理的现象。

由于多方面原因, 如工作人员没有深入理解文件精神;档案信息资料不完整;人情“关系户”等等多方面原因, 导致保障性住房在政策落实的过程中存在有分配不合理的现象。有富裕家庭进入了保障范围, 享受到保障性住房的待遇。而应该要得到政府关心, 急需享受保障性住房待遇的困难家庭, 反而迟迟没有入住保障性住房。这样, 导致了一些真正的困难家庭没有房住, 住房问题没有真正得到解决。同时, 与之相伴随出现了一人有多套住房的现象。这些现象的存在, 更违背了保障性住房政策的初衷。

2. 保障性住房档案信息收集不及时。

由于保障性住房档案信息收集不及时, 当申请人条件发生变化时相关管理部门又难以有效监督。保障性住房申请人条件发生变化包括:保障性住房申请人家庭成员的变化;保障性住房申请人家庭成员收入的变化;以及保障性住房申请人家庭状况的其他一些变化等等。而这些信息及时收集是很关键的一个环节。就目前而言, 保障性住房信息的收集, 最主要的只能依靠保障性住房住户的自行申报。而保障性住房申请人受各种因素的影响, 对家庭收入、经济状况以及其他一些情况的变化, 没有及时地反馈给保障性住房管理工作部门, 导致保障性住房在回收和流通管理的过程中, 出现回收与退房管理困难的局面。很显然, 这样, 对于保障性住房的建设、规划、管理也带来一系列的问题。

3. 保障性住房建设缺乏长期规划。

由于保障性住房档案信息材料收集的不及时, 保障性住房档案材料的不完整, 以及保障性住房档案管理部门、职能管理部门的问题, 我国保障性住房建设仍缺乏长远住房保障规划, 仍然没有解决在城市务工的农民工住房问题。保障性住房建设见效慢、建设进度不快, 周期长, 保障房无法竣工和入住, 保障性住房建设大多建设在郊区和离城市较远的地方。被动地执行中央确定的保障性住房政策。这些影响了社会的安定, 激化了社会矛盾。

三、保障性住房档案与保障性住房建设的关系

解决我国保障性住房存在的问题, 方式应是多方面、全方位、多角度地进行, 当然, 对有条件的地方, 应积极地建设好保障性住房档案, 通过建设保障性住房档案, 使房管职能部门更清楚、更准确摸清急需解决住房的人群, 尽最大努力地做到“阳光普照”。具体可以体现在以下几方面。

1. 保障性住房建设的目的是“改善城市中、低收入居民的居住条件。

是重要的民生问题, 是加快建设保障性安居工程, 是改善城乡居民消费环境和条件的有效举措, 是解决中、低收入家庭住房困难的重要方式。要实现这些目的, 除了有政府的关心、各职能部门的努力, 更重要的是要建有保障性住房档案。保障性住房档案中所包括的城市中、低收入家庭的工资收入状况、家庭成员的基本情况以及平均人口的收支情况、现有家庭成员居住情况等一系列的信息记录, 这些信息和资料, 能为保障性住房建设的需要, 提供真实可靠的数据。

2. 保障性住房档案, 给保障性住房建设部门 (决策部门) 提供真实可靠参考依据。

保障性住房档案, 可以给保障性住房建设部门提供真实可靠参考依据, 从而使建房计划、投资金额等“有的放矢”。与商品房相比, 我国保障性住房建设数量不多, 制度还很不完善, 计划也得不到精准, 为此, 2011年2月24日举行的全国保障性安居工程工作会议提出, 今年全国共将建设城市保障性住房1000万套, 比去年增加70%多, 改造农村危房150万户以上。而这些建房目标, 并非政府决策部门“凭空而定”的, 而是经过实地调研、社会调研, 通过具体部门提供的第一手材料, 掌握真实数据后作出的可行性计划。而这当中有很大一部分数据, 则是各级民政部门所提供的档案信息资源, 通过对这些中、低收入家庭情况准确的统计、核实, 确实地为决策部门在资金的投入、资金的筹措、建房计划以及政策性补贴提供可靠的参考。

3. 保障性住房档案的建设, 在保障性住房建设过程中充当了“保镖”的角色, 促进了社会安定团结与社会的和谐发展。

住房是民生之重, 安居才能乐业。老百姓住“蜗居”、当“房奴”的问题如果得不到有效的解决, 必将影响经济社会的和谐发展。充分利用保障性住房档案的信息资源, 可解决社会、生活中的纠纷, 促进社会的稳定与和谐。保障性住房档案中的信息, 可以说是“来之于民, 用之于民”。对于它的真实性, 我们不要有任何的怀疑, 因为, 保障性住房档案中的信息、数据以及家庭住房的情况, 都是进行公布和公示的。因此, 这些档案中的信息利用得好, 将会是事半功倍。将着实地为急需要房的中、低收入家庭解决实际困难, 使得他们安居乐业, 促使社会更加和谐。

四、对保障性住房档案管理的思考

我国保障性住房建设存在的问题是多方面的, 但有一点, 就是要加强对保障性住房档案的管理。因为, 不管是资金问题也好、用房制度监管和退出机制不完善也罢, 还是住房保障形式单一, 住房保障缺乏长期规划, 其归根结底是没有很好地利用档案这一宝贵的信息资源。准确的信息资料、可靠的住房普查统计数据以及合理的管理制度, 对保障性住房建设无疑起着至关重要的作用。当然, 加强对保障性住房档案的管理也十分必要。

1. 保障性住房档案信息资料必须完整齐全。

一套完整的保障性住房档案不仅包括住房申请者个人的基本信息资料、收入情况, 同时, 也包括住房申请者家庭其他人员信息资料、收入状况以及家庭成员全年的平均收支情况, 家庭人员的住房情况等等。除此之外, 还有上级有关部门对申请者请示的批文:有政府部门对中低收入家庭相关政策性的文件;更有房产部门关于房屋租赁或者买卖等方面的文件材料。因此说:一套完整的保障性住房档案所包括的信息量是比较“丰富”的, 对保障性住房建设可以提供比较好的参考作用。

2. 对保障性住房档案实行动态管理。

以人为本, 所以对保障性住房档案也要实行动态管理的管理方式。“随着人们工资的提高, 家里慢慢有了积蓄, 他们的廉租房、公租房还可以变为商品房, 他们也可以把房子买下来。房租的租金很重要。所以廉租房、公租房应该照顾群众的利益, 使他们租得起, 使租金更加合理”。这是温家宝总理说的一段话。因此, 对保障性住房档案中的一些相关信息、数据也要进行适时的增删, 同时, 也要做好保障性住房退出等方面的事情。由于多种原因, 人们通过各种努力, 原本享受政策范围, 入住保障性住房的人员, 他们的经济、他们的家庭收入、家庭条件已超出了政策照顾的“范围”, 已甩掉了“贫困”这顶帽子, 甚至不再需要住保障性住房。所以说对保障性住房档案实行动态管理是完全必要的。

3. 建设好保障性住房档案信息管理系统。

由于相关部门的工作任务十分繁忙, 建设好保障性住房档案信息系统, 通过这样的信息平台, 可以方便、快捷地把繁忙的档案工作任务处理好, 从而提高工作效率, 降低行政成本, 促进“阳光普照”的社会救助, 使社会更加和谐。另外, 电子信息这个平台, 可以对中、低收入家庭信息情况更好地实行监管, 从而减少政府救助中一些不必要的工作环节, 同时, 可以避免一些不必要的纠纷。

温家宝总理在谈到房屋质量时, 他强调:保障性住房的建设, 从设计到施工, 从监理到验收, 全过程都要贯穿着“质量第一”。当然对所有工程都要重视, 对保障性住房建设要更加重视, 确保安全。设计中的户型要配套齐全。房子小而精, 户型虽小但功能齐全, 这是面向广大中、低收入者最合理的设计理念, 还要注意设施的配套, 使大家住着感到方便。

参考文献

[1]陈西宜.保障性住房政策实施过程的问题及对策[J].经济纵横, 2010 (11) .

[2]王晓明.我国保障性住房管理中的问题与对策[J].中国住房, 2009 (1) .

[3]王丽梅.浅析保障性住房建设存在的问题及措施[J].吉林农业, 2012 (5) .

[4]谢小红.建立低收入家庭档案, 为构建和谐社会服务[J].兰台世界, 2011 (2) .

住房档案 篇2

发文部门:建设部

生效日期2006-10-01

建住房[2006]205号

各省、自治区建设厅，直辖市建委（房地局），新疆生产建设兵团建设局：

为加强城镇廉租住房制度建设，规范城镇廉租住房档案管理，我部制定了《城镇廉租住房档案管理办法》。现印发给你们，请遵照执行。

中华人民共和国建设部二○○六年八月十九日

第一条 为了加强和规范城镇廉租住房档案管理，确保其完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《城镇最低收入家庭廉租住房管理办法》、《城镇最低收入家庭廉租住房申请、审核及退出管理办法》，结合城镇廉租住房管理的实际情况，制定本办法。

第二条 廉租住房档案是廉租住房管理机构在实施住房保障过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括纸质、电子两种档案。

第三条 廉租住房档案真实记录廉租住房政策落实情况，反映廉租住房保障家庭状况，是城镇廉租住房管理工作的基础。

第四条 廉租住房档案管理按照相关规定执行，纸质档案中的文书档案、会计档案等分别按有关规定管理，电子文件的整理归档执行《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）要求。

第五条 各省、自治区建设厅，直辖市建委（房地局）负责对本地区内的廉租住房档案工作进行指导、监督和检查。各市、县（区）房地产管理部门具体负责本地区内廉租住房档案的收集、整理、归档、保管和利用。

第六条 配备适应工作需要的专（兼）职廉租住房档案管理工作人员，其职责是：

（一）执行城镇廉租住房管理的政策法规及业务技术规范。

（二）对实施廉租住房保障过程中形成的文件材料进行收集、整理、归档、统计、利用、销毁等，确保档案的完整、安全。

（三）维护档案信息，提供档案利用。

第七条 廉租住房档案管理工作与城镇廉租住房管理工作实行同时布置、检查、验收。

第八条 廉租住房档案应一户一档，包括申请、审核、实施保障及复核等有关材料。

（一）申请材料。包括廉租住房申请书，申请人身份证、户口簿、家庭收入证明、家庭住房情

况证明及其他相关证明。

（二）审核材料。包括廉租住房审核表，工作人员入户核查记录，公示内容及反馈记录，群众举报、来访记录等。

（三）实施保障材料。包括廉租住房保障家庭登记通知单，实物配租入住通知书，租金补贴发放通知书，租金补贴变更、停发通知书，房屋租赁合同，廉租住房租金补贴合同或实物配租合同，廉租住房保障家庭终止保障通知书等。

（四）复核材料。根据复核结果对档案及时进行调整变更，包括家庭收入、住房状况变更记录和复核记录等。

第九条 建立廉租住房管理档案。管理档案包括申请家庭名单清册（台帐），租赁住房补贴资金发放名单清册(台账)，银行对帐单，廉租住房保障家庭统计月(季)报表，实物配租家庭租金收缴情况及廉租住房管理工作文件、表、图、册等相关资料。

第十条 用于实物配租的廉租住房建设项目，应保留项目前期各项审批手续及相关图纸资料，账目及资金使用情况，项目招投标合同、协议，项目竣工及后期管理等相关材料。通过收购方式筹集的廉租住房，应保留收购协议等相关材料。

第十一条 要运用计算机等现代化手段对廉租住房数据进行统计、分析，并建立相应的电子档案。根据申请、审核、登记、复核、终止退出等有关情况，及时更新廉租住房管理系统的有关数据。

第十二条 保障对象档案应以户为单位进行整理，按实施廉租住房保障过程中材料形成的先后或重要程度顺序排列归档。

第十三条 廉租住房档案由各地廉租住房管理机构负责保管，在廉租住房保障家庭停止享受住房保障一定时限后，及时移交本单位综合档案室统一管理，电子档案同时移交。

第十四条 健全廉租住房档案检索体系，做好档案的收进、保管、利用、移出等情况的详细记录。

第十五条 对保管期满的廉租住房档案，应由廉租住房管理工作人员、档案管理工作人员按规定程序予以销毁。

第十六条 档案保管部门要根据廉租住房档案的数量配备相应的库房和档案柜等设施，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

为电子档案的保管配备专用的数据存储设备，定期备份。通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。

第十七条 对违反本办法规定，造成廉租住房档案丢失、损毁等不良后果的，按照《档案法》及有关规定处理。

第十八条 各地可根据当地实际情况制定具体实施办法。

浅析住房公积金贷款档案的数字化 篇3

一、住房公积金贷款档案数字化的意义

1、实现了住房公积金贷款档案的实时跨地域查找利用。住房公积金贷款档案主要是满足公积金管理机构日常业务数据查询服务、逾期诉讼服务和数据分析服务,对规避、化解住房公积金贷款风险具有重要的作用,这些利用目的使得住房公积金贷款档案利用具有频率高、利用时限性强的特点,而档案利用的时限性与档案数量的膨胀性矛盾给库房档案调阅利用增加了压力,手工调阅原件的传统利用手段,难以满足利用者的利用需求。而档案数字化很好地解决了这一矛盾,利用者不再碍于原件利用的局限,档案查阅利用不再受时间、地点限制,实现了多次、重复利用,住房公积金管理机构的所属管理部门和营业网点可以实时在线浏览和查阅,档案利用方便、快捷、高效。

2、有利于住房公积金贷款档案的长久安全保管。随着近几年房价的迅猛上涨,住房公积金贷款金额上调,贷款年限增长,住房公积金贷款档案的保存年限也随之变长。通过直接查阅扫描件,可以减少原件调阅对档案造成的损害,防止档案原件利用过程中的散落、遗失、涂改和更换,同时以光盘等载体方式备份,可应对突发意外所造成的损失。

3、有利于推进住房公积金管理机构的档案信息化建设。档案信息化建设是一项系统工程,涉及到档案工作的方方面面,住房公积金贷款档案作为住房公积金管理机构的一项重要档案,实现档案数字化扫描能够加快住房公积金管理机构档案信息化整体建设的步伐,同时,档案数字化作为档案信息化建设的基础工程,建立档案全文数据库和档案目录数据库,能够为档案信息化整体建设提供宝贵经验。

二、住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题

1、住房公积金贷款档案基础工作不健全。规范化是档案数字化工作的基本要求。当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整理状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,档案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字化扫描工作的开展。

2、数据安全缺少技术保障。安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影响,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员。随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安全、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题。

3、缺少统筹规划。住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技术部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下。很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼于当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案部门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对业务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用。

4、档案人员信息化素质不高。档案数字化对档案人员的综合素质提出了较高的要求。目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意识淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度去开展工作,给档案的数字化工作增加了难度。

三、住房公积金档案数字化应把握的重点内容

1、以一笔住房公积金贷款业务形成的档案资料为立卷单位进行扫描,保持单笔借款人贷款档案资料的完整性和独立性。住房公积金贷款档案按“单笔贷款”为一个案卷立卷,因此在扫描时应保持单笔贷款档案资料的独立性。

2、制定规范,明确标准。这是保证扫描质量的重要步骤,包括整理标准规范化和图像扫描技术规范化两方面。整理标准规范化是指扫描前需制定住房公积金贷款档案规范化整理操作规范,包括著录格式、目录格式、文件排放顺序、编页方式、拆装方法、文本类型即原件与复印件的区分,重复件、多余件的识别与剔除,卷内文件目录与档案实体的一致性等,这些内容都必须在扫描工作开始前进行规范、核查并实施。

扫描技术规范化主要是为了确保扫描电子图像的完整、清晰、无误,保证图像和档案实体的一一对应,图像扫描技术规范主要是明确扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式等。

3、确定索引信息。索引信息的选择直接影响到扫描成果的检索利用。住房公积金贷款档案索引信息应具有通用性和开放性,能够满足公积金贷款管理机构各相关部门的多种需要,索引信息可以从借款人信息和档案目录信息两个角度综合考虑,一方面以档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等惟一性信息项目作为索引信息,检索一笔住房公积金贷款的全部档案资料。另一方面可以以档案中留存的固定文件名称建立索引信息。住房公积金贷款档案根据房屋性质的不同,形成的档案材料虽存有部分差异,但仍存在大量的同类归档文件,如贷款委贷合同、委托贷款通知单、还款账户确认书、电话委托服务协议、用于还款的银行卡或存折、借款申请表、借款合同、购房合同等,这些共同材料可以作为索引信息,以满足查找多笔档案中某一种文件的利用需要。

4、做好扫描系统与其他相关系统的顺利对接。由于住房公积金贷款档案数量多,动辄上万笔,扫描工作多是外包给专业的扫描公司来完成,因此存在不同系统的对接问题。对数据信息而言,可以通过档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等关键项进行数据匹配,在档案管理系统及公积金贷款业务系统设立全文浏览模块,共享全文数据库,档案部门及各营业网点的业务人员可以在各自的操作系统中使用全文数据。针对全文数据安全,应采用先进的信息安全技术,主要包括防火墙技术、攻击检测技术、虚拟专用技术和数据恢复技术等。同时,制定住房公积金贷款档案数字成果安全利用与管理的相关措施,建立身份认证,设定用户角色和访问权限,进行访问控制,通过技术手段避免全文数据在各应用系统遭到人为或非人为的破坏、更改或泄漏。

5、重视扫描过程控制。住房公积金贷款档案的数字化从工作流程上主要有档案出库、档案清点、接收、组卷、档案整理、档案扫描、排序索引、质量检查、装订还原、图像上传归档、档案回库。对其中的每一个环节都要严格审查,责任落实到人。在档案提档、归档环节认真清点登记;接收环节做到档案有序存放;整理环节严格按照操作规范整理档案,案卷内文件有序拆装,目录页文件按序统一排放;扫描环节应保证案卷内文件归档正确,杜绝串档,保证扫描图像规整清晰;严把质检环節,检查原始档案的完整性、装订是否合格、文件的排放顺序等,确保原始档案的完好无损。

6、加强监管。档案数字化是一项集信息、技术于一体的工作,需要公积金管理机构下档案部门、信息技术部门与外包公司的紧密合作,加强扫描各阶段的监督管理对保证扫描质量和扫描工作的顺利完成非常重要,应引入扫描项目负责人联络制度和项目管理例会制度,明确联络对象、联络方式和职责内容。通过项目管理例会,履约各方沟通情况、交流信息、协调处理和研究解决存在问题,项目例会主要把握四方面内容,一是当前扫描进展情况;二是对以前发现的问题,报告处理结果;三是根据需求方的最新要求讨论形成决议;四是汇总相关方需要协作解决的问题。通过建立项目监督管理制度,达到最终的扫描目标。

7、提高档案人员的信息化管理水平。档案数字化要求档案人员必须与时俱进,要用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展, 抓好知识的更新、引进和消化,要学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用,档案管理部门要加大对档案人员的信息化管理培训力度,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次地培养人才,如此才能适应档案数字化工作的需要,保障档案数字化管理工作的有效开展。

参考文献:

1、冯惠玲、张辑哲:《档案学概论》,北京:中国人民大学出版社,2001年版,76～77页。

2、张锐:《档案数字化建设的障碍、原则与策略》,《黑龙江档案》, 2009年第1期。

3、王春霞:《档案数字化助力民营企业信息化建设》,《北京档案》,2008第7期。

浅析高校职工住房档案建设与管理 篇4

关键词：高校职工住房档案,管理,措施

随着我国教育事业的快速发展和城镇住房制度改革的进一步深化, 我国高校职工住房条件得到了极大改善, 住房形式也呈现出多样性的特点。为满足职工住房需求、改善职工住房条件, 以国务院下发《国务院关于深化城镇住房制度改革的决定》 (国发[1994]43号) 文件为标志, 我国对城镇职工住房进行了全面的改革。根据“全面推行住房公积金制度, 积极推进租金改革, 稳步出售公有住房”精神, 各高校为实现住房商品化, 逐步将适宜出售的公有住房按照房改政策出售给教职工, 没有出售的住房也实行了租金改革等。与此同时, 高等学校随着办学规模的不断扩大, 教职工人数也逐年增多, 为解决教职工的后顾之忧, 改善住房条件和环境, 学校按照国家政策联合房地产开发商不断增建新的住宅楼。鉴于此, 高校职工住房形式越来越多样化, 信息量越来越大, 做好高校职工住房档案的收集整理和科学管理工作, 对于发挥住房档案的凭证和参考作用, 促进职工住房管理工作的科学化发展具有十分重要的意义。

一、高校职工住房档案的主要内容

高校职工住房档案是高校整体档案的重要组成部分, 是以文字、图表、软盘及其他媒体介质为载体记录的职工住房信息, 其主要内容包括以下几部分:住宅楼的土地证、确权证、建筑平面图、总建筑面积、总使用面积、竣工时间、小区平面图等住宅楼的信息;住户申请、领导批示、住房验收单、职工及其配偶姓名、出生日期、职务、工作时间、入住时间、租 (购) 住房协议等住户基本信息;房屋坐落、建筑面积、租 (购) 面积、取暖面积、各居室使用面积等房屋基本信息;原住户基本信息、退房协议书、退房时间、收房验收单等历史记录信息;职工住房超标处理情况记录;职工领取住房补贴情况记录;外单位调查职工配偶住房情况记录;其他需要说明的情况等。

二、高校职工住房档案的特点和要求

1. 职工住房档案具有很强的政策性。

公有住房制度改革是一项政策性很强的工作, 为稳步推进城镇职工住房制度改革, 国家及各省市下发了许多文件。如位于河北省保定市的河北大学, 职工住房制度改革执行的文件有:国务院下发的国发[1994]43号《国务院关于深化城镇住房制度改革的决定》、河北省人民政府下发的[1995]10号《河北省人民政府关于印发河北省深化城镇住房制度改革总体方案的通知》、保定市人民政府下发[1995]81号《保定市深化城镇住房制度改革实施办法》以及相继下发的保定市房改字[1996]21号文件、保市政[1996]118号文件、保市政[1998]106号文件、保定市房改字[1999]31号文件、保定市房改字[2004]3号文件、保定市房改字[2006]2号文件等。在这些房改政策文件落实执行过程中, 产生了许多的相关信息, 这些信息既涉及房屋所有人、使用人的利益, 又涉及国家和集体利益, 因此具有很强的政策性, 要求房管部门对职工住房档案必须全面、准确和妥善的管理。

2. 职工住房档案类别具有多样性。

根据公有住房制度改革政策的规定, 职工在购买公有住房时坚持自愿的原则。经过住房制度改革工作, 大部分职工按照成本价购买了公有住房, 少部分职工按标准价购买或租住公有住房。这就形成了职工住房产权类别的多样性, 由此产生的住房档案也同样具有多样性的特点。作为单位的房管部门对不同产权类别的住房, 必须依据国家政策建立与之相应的房屋管理规定或办法, 确保各类职工住房管理工作的正常进行。

3. 职工住房档案信息内容具有专业性。

经过住房制度改革, 职工每套住房的档案信息都是以文字、图形和文件保存, 部分信息是由政府规定的专业部门测量、绘图而成, 这使得职工住房档案信息不同于其他档案信息而具有很强的专业性。与此相适应, 职工住房档案的管理人员也须具有相关的专业知识才能胜任此项工作。

4. 职工住房档案信息内容具有变化性。

高校职工的住房情况是不断变化的, 这是因为:一是住户由于房屋调换、买卖、继承等发生的变化;二是房屋自身由于翻建、拆除、扩建等发生的变化;三是房改政策的延续性而发生的变化, 以标准价购买的公有住房可以过渡到成本价, 租住的可以继续购买现住房。因此, 承载职工住房信息的住房档案要根据住房情况的变化不断更新内容, 准确记载保存。

5. 职工住房档案的凭证作用具有法律依据性。

随着公有住房产权的私有化和人们社会、经济活动的频繁变化, 住房档案的利用率越来越高。如经常有关于财产继承、财产公证等方面的法律事宜到房管部门取证, 来证明房屋的权属问题。职工住房档案中的房屋产权是按照国家房改政策经过政府住房制度改革办公室确权批准的, 这就使得住房档案的凭证作用具有法律依据性。职工住房档案的法律性需要档案管理人员在实际工作中必须做到工作严谨缜密, 具备较强的法律意识, 不仅在建立职工住房档案时保证档案信息的准确无误, 还要懂得取证程序, 在住房档案管理中做到依法办事。

三、提高职工住房档案管理水平的措施

由于高校职工住房档案具有以上特点和要求, 这就需要高校房管部门高度重视职工住房档案的建设和管理。要从提高档案的建设和管理意识、建立健全各项规章制度、提高管理人员的专业化水平和提供必要的现代技术设备入手, 努力适应现代社会对高校职工住房档案的质量、完整程度、准确性及查找的便捷性等方面提出的要求, 提高职工住房档案的管理水平。

1. 增强职工住房档案建设和管理意识。

增强档案建设和管理意识是做好高校职工住房档案管理工作的基础, 重视高校职工住房档案管理是做好职工住房工作的前提。在职工住房管理的实际工作中, 处处体现着职工住房档案管理工作的重要性。要适时宣传和强调, 加强对职工住房档案工作的领导和管理, 提高住房档案管理人员的责任心和服务意识, 加大硬件投入, 如配备计算机、复印机、打印机、档案柜等必备设备, 促进职工住房档案管理的规范化、标准化、现代化建设, 使之更好地为职工住房管理工作服务。

2. 建立健全各项规章制度。

高校住房管理部门要结合本单位的工作实际情况和《档案法》的规定, 制定一系列切实可行的规章制度、分类规则、岗位职责、工作细则等, 做到有章可循、有章必依, 使高校职工住房档案管理不断向标准化、正规化方向发展。要对住房档案信息材料从收集、整理到移交统一管理, 制定严格的工作流程, 明确责任, 专人负责。需长期、永久保存的住房档案材料应定期向学校档案室移交, 防止各种材料丢失。对经常使用的档案材料要建立档案借阅登记制度, 对利用和借阅做出具体明确的说明和登记。

3. 提高档案工作人员的专业技术和相关知识水平。

培养一支懂业务的、事业心强、高素质的职工住房档案管理工作人员队伍, 是提高职工住房档案管理质量的重要保证。住房档案管理人员要熟悉和掌握本单位职工的住房情况, 能够迅速而准确地为利用者提供档案信息, 提高查全率和查准率。职工住房档案管理人员不仅要参加专业技术培训, 还要加强以下几个方面的学习:对《档案法》、学校档案管理各项规章制度的学习;国家住房制度改革政策的学习;计算机知识等现代化管理手段的学习;相关的法律法规的学习, 如《房屋产权法》、《婚姻法》、《继承法》、《物权法》等。

4. 建立“一房一档”档案管理模式, 对住房档案实行动态管理。

根据职工住房档案的特点, 将职工住房档案按照小区楼号坐落排列, 制定流水编号, 这样全校职工住房套数一目了然。形成的档案材料按照“一房一档”的形式, 存放该套住房住户资料, 包括历史住户及现住户的调房申请、领导批示、入住登记表、租房或购房协议等, 这样每份档案都能完整地反映出该套职工住宅的住户变迁。在实际工作中由于职工住房档案材料多变的特点, 为了节省空间, 不宜采用固定的档案装订方式, 可效仿人事档案的管理模式, 使用多页资料册来存放住房档案材料, 既可以一栋楼使用一本资料册, 也可以不分楼连续使用, 在封面标明××小区××楼×单元××室至××小区××楼×单元××室即可, 查找起来简单方便, 便于存放。

5. 应用数据库技术建立职工住房档案信息现代管理系统。

使用计算机数据库技术进行现代化管理, 不仅能够提高工作效率, 而且能够提高材料信息的准确性, 减少因手写笔误造成的信息错误, 或因纸质材料保管不善造成的信息丢失, 特别是对于复杂信息的处理, 计算机更能够充分发挥自身的优势。在档案管理工作中应用计算机进行职工住房信息处理, 根据高校职工住房信息管理的需求, 利用数据库应用软件, 经过系统分析与设计, 对高校职工住房信息进行采集、维护、存储、加工和使用, 并通过数据维护、数据查询、数据统计、数据计算、报表输出、预警提示等功能的运用, 实现高校职工住房档案信息的现代化管理, 提高档案信息的准确性和工作效率。

住房档案 篇5

职工个人除填写《职工个人住房档案册》和职工家庭住房情况申报表外，还需提供： 1．房产证（或购房合同）复印件 2．身份证（夫妻双方）复印件

3．结婚证（未婚由民政局开具单身证明）复印件 4．职称证、聘任书复印件

5．配偶方单位开具的住房情况证明（是否享受房改房、公租房等）调入人员还需提供：

6．原单位、原所在地住房管理部门（房籍、产籍管理所或类似机构）开具的住房情况证明（是否享受房改房、集资房、统建房、公租房等等）7.调令或工作调动工资审批表（建档单位提供）

办结时限：限于 年 月 日前备齐交人事部门，逾期责任自负。

XXXX办公室

住房档案 篇6

关键词:住房保障 资格审核档案 整理方法

目前住房保障工作已成为社会各方广泛关注的热点问题,这项工作保障了中低收入阶层基本住房需求,极大地改善了其住房条件,是一项深得人心的惠民工作。理论上讲政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房两类。其中,保障性住房指政府在对低收入家庭实行分类保障过程中所提供的限定供应对象、建设标准、销售价格或租金标准,具有社会保障性质的住房,包括廉租住房、经济适用住房和政策性租赁住房;“两限房”则是一种政策性的商品住房(限制房屋面积、限制房价),主要针对有一定购买力的中等收入人群。市委、市政府将在全市逐步建立廉租住房、经济适用住房、限价商品住房为主,政策性租赁房为辅的分层次住房保障体系。本文主要探讨住房保障工作中资格审核过程所形成档案的特点以及整理方法。

一、住房保障资格审核过程中形成的档案材料

住房保障工作起步时间不长,在实际工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的资格申请核定材料,主要包括:居民购买经济适用住房申请核定表(或家庭购买限价商品住房申请核定表或廉租房申请核定表);申请人及家庭人员身份证明、户口本;已婚家庭成员婚姻状况证明(包括结婚证明或离婚证明);居住地住房情况证明(包括申请家庭现地址、户口所在地地址、户口迁入本地原地址及有他处住房的所有这些地址的房屋租赁合同、房屋所有权证或房屋产权单位的证明以及申请家庭成员、共居人现居住地居委会或村委会出具的居住证明);学生在校证明;申请家庭成员收入证明(包括工作单位出具的收入证明或街道居委会出具的收入证明或离退休的需提供离退休证及领取退休金存折复印件或享受失业保险待遇的失业人员提供由管理部门出具的领取失业保险金期限、标准证明);原有住房已拆迁的,需提供《拆迁补偿协议书》;其他需要提供的证明材料(如残疾证、军官证等需特殊证明的材料);需要优先轮候配售家庭在提供上述材料的同时要提供拆迁证明或重残证明或大病证明或危房证明或优抚证明或军转干证明等等。

二、住房保障资格审核过程中形成档案的特点

每一个申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人都必须按要求提供上述材料,以致所形成的档案材料具有以下特点:

1.内容单一。不论申请什么性质的住房,都须提供相应的材料,这些材料所涉及的范围、内容大体与上述所列审核材料雷同,没有本质上的区别,只是材料数量上有多有少。因此,住房保障资格审核过程中形成的档案材料内容比较单一。

2.数量大。由于保障性住房工作涉及广大中低收入家庭,仅通州区低收入住房困难家庭就有1.2万余户(中等收入家庭不计算在内),申请保证性住房的家庭还是比较多的。从启动保障性住房工作至今,我区就有近4千户家庭或个人申请了“三房(经济适用房、廉租房、两限房)”。因此在住房保障资格审核过程中所形成的档案材料虽说比较单一,但其档案数量还是比较大的。

3.形成時间的不定性。对申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人实行三级审核、两级公示制度。三级审核:即由街道办事处或乡镇政府对申请家庭提供的相关资料进行初审;区建委住房保障管理部门对申请家庭进行复审;市建委住房保障管理部门对申请家庭情况进行复核、备案。两级公示:即初审后由街道办事处或乡镇政府在申请人户籍登记地、工作单位及居住地进行第一次公示;复审后由区建委住房保障管理部门在区政府网站和规定的范围内对申请家庭人口、收入、住房等情况进行第二次公示。虽说审核程序、审核工作的时限是有具体规定的,但每一批次上报备案的户数是不确定的。有时一批会达到上百户,有时一批只有几十户,也有可能年底上报,第二年年初完成备案的。总之,住房保障资格审核是一项具有连续性的工作,不能以自然年度确定住房保障资格审核材料形成的时间,所以住房保障资格审核材料形成的时间具有不定性。

三、住房保障资格审核过程中形成档案材料的整理方法

由于审核档案材料内容单一,数量大,以备案时间作为审核工作的结束,因此在现实工作中,住房保障部门通常采用的整理方法有两种:

(一) “年度——问题——保管期限”

首先,要按备案完成时间划分立卷归档年度。由于住房保障资格审核文件材料要经过“三级审核、两级公示”后,才算完成此项工作。一方面审核时间较长;另一方面每一批次形成的文件材料数量不等(实际工作中每一批次形成的文件材料还是比较多的)。因此,笔者认为不宜采用档案常规方法确定立卷归档时间,即等到下一年度的上半年再进行立卷归档。如按照此常规方法确定立卷归档时间,势必会造成大量资格审核文件材料的积压,不利于文件的管理和利用、易丢失,而且整理工作量也会很大。根据工作实际情况,整理工作应随着资格审核材料备案的结束及时进行,以避免材料过多造成存放混乱。

其次,由于档案内容同属于住房保障资格审核材料,而且申请保障性住房或政策性住房的主体是以家庭为主(也有少数超过30岁的大龄青年),每一份申报材料相对独立、稳定,变化不大,只是在数量上小有变化,笔者认为住房保障资格申请核定档案应采取“一户一卷”的形式立卷归档。采用“一户一卷”的形式整理,既便于拟写题名(由于档案材料内容单一,只需将房屋坐落、申请人姓名、申请房源类型录入即可),又便于录入检索,简便、实用。

第三,根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的精神,笔者认为住房保障审核材料属于“本机关业务文件材料中行政管理、执法活动中形成的文件材料”范畴中的“20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,保管期限30年”。因为住房保障资格审核材料只是对申请人申请购买“三房”资格的一种认定,其目的主要是审核申请人的条件是否符合国家住房保障相关政策,如条件符合则表示已具备申请购买“三房”资格,但并不表示已取得所购房屋的产权,只有取得房屋产权产籍管理部门颁发的产权证,才确认获得已购房屋的所有权(有关房屋产权等文件材料应由房屋产权产籍管理部门立卷归档,期限为永久)。因此,将住房保障资格审核材料的期限定为30年是比较恰当的。

第四,案卷的排列。住房保障工作中资格审核档案应在一个目录号下按照备案时间的先后顺序大流水排列。后续工作产生的档案材料按形成的时间排在资格审核档案的后面。

这种整理方法的优势在于:整理方法简便,容易掌握,便于拟写案卷题名。能最大限度的节约库房空间。不足之处在于:后续摇号、配售工作中产生的档案材料较少(主要是摇号结果、安置意向书等),形成的时间较晚,按年度——问题——期限立卷后和前面的资格审核档案,不会在一卷或一盒内,不通过微机检索,很难查找、利用。

(二) “一人一档、一档一盒”

首先,根据住房保障工作中每个申请人从资格申请到选房结束,整个过程所产生材料的多少决定装档案盒的厚度。笔者认为现实工作中使用3公分的档案盒较为合适。

其次,每盒中的档案材料按照形成时间的先后(一般的顺序是资格审核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一类的材料用不锈钢钉装订后加盖件号章)装入盒中。可在档案盒的脊背上用统一的格式标上申请人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。

这种整理方法的优势在于:在住房保障工作中每个申请家庭或个人的材料不论何时形成的将全部放在一个档案盒内便于查找、利用。不足之处在于:占用库房空间较大。

四、实际工作中存在的一些问题及解决方法

住房保障部门在实际工作中存在以下两种做法是不可取的。第一种:将申请购买经济适用住房资格审核材料、申请购买两限房资格审核材料、申请廉租住房资格审核材料,给三个目录各自大流水编号。这种问题形成的原因主要是工作人员认为各自大流水排列能够清楚的反映出“三房”资格审核各自的具体数量。但这种做法会对后期档案管理及库房空间预留等问题产生不利影响。第二种:将一年内每种房的资格审核材料按照申报地区排列,同一申报地区的档案材料排在一起。工作人员认为这种排列可以清晰地看到各申报地区每种房的资格审核档案材料数量,但这种做法需要等到下一个年度再对其立卷归档,势必造成档案整理工作量急剧加大,且对“三房”资格审核材料的日常管理、利用造成不利的影响。

为解决此类问题,首先,要充分理解所涉及业务的基本内容、程序、目的。只有充分理解其内容、程序、目的后,才能根据档案整理规范制定出合理的整理方案,将所产生的文件材料进行科学、规范、合理的整理。其次,要摆脱传统的档案整理模式的束缚,具体问题、具体分析。在一项工作中同一保管期限内按文件材料产生的批次立卷归档即可,没有必要将同一类业务产生的材料人为复杂化,即便是有关联的纸质档案材料实体没有放在一起,但只要从方便管理、利用的角度将必要的信息录入电脑,不论档案实体怎样存放,通过电脑查找是非常方便、快捷的。第三,要充分利用好档案管理软件在实际工作中的便利性。作为档案管理人员熟练掌握、应用档案管理软件及办公软件是非常必要的,只有熟练应用这些软件,才能将档案信息正确地录入,便于查找、利用。

浅析高校职工住房档案信息化管理 篇7

高校职工住房档案是高等学校的房管部门对教职工住房和公寓以及与之相关一系列事务进行管理的工作过程中, 在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作和住房补贴发放管理过程中直接形成的有保存价值的历史记录, 是高校职工住房管理工作的真实记载和重要依据, 是高校档案管理工作的重要组成部分。

1 高校职工住房档案的主要内容

高校职工住房档案除少部分是在其形成过程和前期运动阶段中就采用了数字化记录形式以外, 绝大部分档案是纸质档案。包括有房屋土地证、不同时期与教职工签订的各种类型的承租住房合同、住房调配凭证单、公寓延长租住协议、教职工填写的住房补贴申请表、领导批示、职工与配偶个人信息、个人住房凭证, 相关单位开具的住房证明材料、住房补贴发放的审核确认表、签订的借款协议等数以万计的文字材料。另外还有关于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面图、建筑面积、使用面积、物业、包烧费、房租、住户基本信息等各类档案材料。

2 住房档案信息化建设

2.1 住房档案信息化建设的意义

在深化城镇住房制度改革的大背景下, 高等学校职工的住房形式呈现出复杂多样性。如全面推行了住房公积金制度;原有的公有住房按照房改政策出售给教职工;由实物型住房分配转变为货币化分配。伴随而来的是产生了大量的纸质文档。如何进行有效、方便快捷的查询管理, 对其进行统计分析, 为决策提供有力的事实依据, 是摆在高校房产部门面前的迫切需要解决的问题。

2.2 住房档案信息化建设的涵义

住房档案信息化建设是指运用信息技术提高高校住房档案工作的现代化水平, 重新思考职工住房档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中职工住房档案管理与应用的基本框架与基本方法, 实现高校职工住房档案管理更好地适应住房制度改革和快速发展的教育事业。

2.3 住房档案信息化的技术

2.3.1 办公自动化OA技术

办公自动化技术分为三个不同的层次:第一个层次是事务型办公自动化系统, 只限于单机或简单的小型局域网上。第二个层次是信息管理型, 是把事务型办公系统和数据库紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。第三个层次是决策支持型。它建立在信息管理级的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息, 针对所需要做出决策的课题, 构造或选用决策数字模型, 结合有关内部和外部的条件, 由计算机执行决策程序, 作出相应的决策。住房档案电子文件信息的生成、传输、加工处理都离不开办公自动化技术。

2.3.2 数字化技术

数字化技术也是档案信息化的基础技术。住房档案信息数字化即将纸质文件等传统介质的文件和已归档保存的电子形式的档案, 利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等现代信息技术手段进行加工处理, 将其转变为数字形式的电子媒体并制成住房档案信息数据库, 拓展档案信息资源开发利用, 为实现网络环境下的住房档案信息资源共享奠定基础。

2.4 数字化档案与纸质档案的关系

2.4.1 纸质档案是数字档案形成的基础

除了部分档案信息资源是由其形成者直接以数字形式形成外, 相当部分的档案还必须依靠管理人员去进行收集、加工整理, 然后转换成数字形式才能上网提供利用。数字档案信息的原生性、真实性和可靠性必须以纸质档案作为保障。

2.4.2 数字化档案为纸质档案提供了新的管理和服务机制

纸质档案管理, 其核心是拥有纸质档案文件实体, 并进行收集、整理、鉴定、保管、统计及利用等业务工作。而数字化档案则打破了纸质档案的物理界限, 引入逻辑的、动态的档案信息资源和信息管理系统, 能够灵活方便地搜寻、选择、联结档案信息资源。正是这种动态搜寻联结机制, 极大地延伸纸质档案的信息服务能力, 从而提高档案管理利用水平。

3 高校住房档案信息化的实现

3.1 档案信息化理论体系建设

当前哈尔滨工程大学的住房档案信息数字化分为两个层次:一是住房档案目录信息的数字化。规范住房档案信息的著录标引, 按照楼号和工号建立档案目录数据库。系统将档案划分为住房档案、人员档案、补贴档案三大类, 即互相独立, 又密切关联, 档案管理人员可以进行灵活的查询和联结分析;二是职工住房档案全文信息的数字化。采用扫描录入方式将档案全文按原貌逐页存储为图片格式。并为其编制目录索引, 或是经OCR识别后采用文本格式存储档案内容, 辅之以全文检索数据库两种不同方式。利用数据库软件, 进行系统分析与设计, 实现数据的查询、维护、统计、计算分析、预警提示等功能。住房档案的信息化, 实践着一种新型管理模式, 迅速、多方位地检索到档案资料, 提升了高校职工住房管理的水平和效率。

3.2 档案信息系统标准化建设

住房档案信息化建设的焦点与核心问题集中表现在实现档案信息系统标准化问题上。针对电子文件与电子档案的管理标准化, 国家档案局、建设部、国家科委、国家质量技术监督局等部门先后发布了4个有关CAD电子文件的管理标准及《电子文件归档及管理规范》, 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等作了指导性规定。与此相关, 还制定了《档案著录规则》等近十个国家级行业标准, 但还存在标准和政策配套建设上的缺陷, 仍需加强制定档案信息管理制度标准。

3.3 住房档案电子文件的管理原则

(1) 全程管理原则。职工住房档案的电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期要进行全程管理。电子文件的形成是前端, 处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端, 永久保存或销毁是末端。 (2) 原生态保存原则。电子文件的内容、结构和背景信息要与形成时的原始状况一致。只有将原始文件格式的电子文件保存在其原始生成信息系统中, 才能100%地确保其“原始性”, 从而最大限度地确保电子文件的真实性。这就是电子文件原生态保存策略。 (3) 完整性原则。要求生成电子文件的职能活动、电子档案文件的内容、结构、作用、办理过程、结果、上下文关系、对其产生影响的历史环境等信息以及数据属性无缺损。例如:教工周转公寓分配档案就要包括会议纪要、“教职工公寓管理办法”文件、教职工公寓申请表、人事部门审核凭证、职工与配偶个人信息、打分排队表、个人选房凭证、保证金交款协议书、与教职工签订的公寓租住合同、领导批示、公寓延长租住协议、退房记录、房屋平面图、使用面积、物业、包烧费、房租、住户租住情况等完整信息内容。 (4) 多种载体、多套保存原则。具有永久保存价值的住房档案电子文件, 按照多种载体保存原则, 应同时保存文件的电子版本和纸质版本, 并且一式三套:一套封存保管;一套供查阅使用;一套异地保存。 (5) 安全保管原则。是指保存电子文件的载体和电子文件的信息要安全。要依靠电子文档保护技术来维护电子文件的载体安全, 以确保存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性;要依靠信息安全技术来维护电子文件信息安全, 以确保电子文件信息内容完整、不被篡改、不泄密。

高校职工住房档案信息化工作是一件涉及面广、复杂性高、长期的、系统性工程, 需要必要的组织协调与科学合理分工。

摘要：高校职工的住房呈现出多样化形式, 住房档案也日益增多。在网络信息化时代, 信息化是保存、管理和利用好职工住房档案, 提高高校房产管理水平的有效方式。

关键词：高校职工,住房档案,信息化管理

参考文献

[1]GB/T 18894—2002, 电子文件归档与管理规范[S].

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001年8月.

住房档案 篇8

关键词：住房公积金档案管理,规避贷款风险,次贷危机,房地产金融危机,金融体系

由于市场经济的发展, 整个金融系统已经成为一个不可分割的整体系统, 根据系统论的原理, 在一个有机的整体系统中, 任何一部分出现风险都可能造成整个系统的瘫痪。尤其是当这部分系统在整个经济系统之中占有举足轻重的地位时, 对于整个国民经济而言, 影响将是十分巨大的。在国家未投入四万亿之前, 房地产金融并没有形成国家级的支柱产业, 但是国家的四万亿一投进来, 房地产金融的泡沫便在一夜之间迅速形成, 而且越来越大。这种巨大的风险不但已经成了房地产金融业的阿喀琉斯之踵, 而且已经成了我国整个国民经济的阿喀琉斯之踵。由于四万亿的投入过于巨大, 积重难返, 因此, 至少从目前上来看, 这种危局是无解的。我国的住房公积金贷款业务近来来随着房地产业的发展而有泛滥的趋势, 不但贷款的业务种类不断发展而且贷款的规模也在无节制的扩大, 这就必然给房地产金融业带来了巨大的系统性风险。国家目前也已经意识到了这种系统性风险的严重性, 因此, 早已经发文对住房公积金的管理提出了规范化的要求。只要基层工作部门能够完全按照要求执行, 不违背大的原则性问题, 这种住房公积金的风险才不会出现。然而, 由于我国是关系型社会, 因此, 住房公积金贷款档案方面的某些问题从当前的经济形势看来较为严重。

1 住房公积金贷款档案的作用

1.1 规避住房公积金贷款风险必须从公积金贷款档案寻求突破

住房公积金贷款档案既是催收贷款与强制收房的证据, 也是档案宿主借以维护自身权益的有力武器。住房公积金贷款档案是在公积金贷款购房以及分期付款购房的过程中形成的一种档案资料, 其中既保存了档案宿主的原始历史轨迹, 又具有法律效力。

1.2 住房公积金贷款档案的双重作用决定了其必需的规范化

住房公积金贷款既是其宿主的缴存状态的记录与法律依据, 也是住房公积金管理部门的管理的出发点与着力点。因此住房公积金贷款档案具有着双重的作用。这就决定了住房公积金贷款档案必须进行规范化管理, 因为, 规范化管理不仅关系到我国的缴存者的实际利益, 而且对于稳定我国的房地产金融业的根基至关重要, 如果绝大多数的住房公积金的贷款档案都是伪造的、不真实的、有问题的, 那么, 我国的房地产金融业将在未来的某一时刻一瞬之间遭遇灭顶之灾。

1.3 住房公积金贷款档案是贷后跟踪的唯一可靠依据

由于我国的事务性机构的办事效率以及各种事务性手续的繁琐, 使得在我国办理一项住房公积金贷款的周期之长令人难以想象。这就造成了我国住房公积金贷款工作的效率的低下, 这种效率低下不仅会严重影响办理者对于政府事务性部门的不满, 更为严重的是, 这种效率低下也对政府部门有着极为严重的负面影响, 效率的低下使得工作的连性较差, 每一个连续办理住房公积金贷款的人每一次进行办公大厅, 来到办公窗口, 办事人员都需要对其基本资料做一个详细的了解, 如果能够一次性办理完毕则可以节省掉许多不必要的了解细节的时间。连续性差的工作作风使得工作人员变动以后贷款管理经常出现无所适从的状况, 因此, 为了应对这种局面, 就必须把住房公积金贷款档案当做贷前贷中贷后的唯一可靠依据。

1.4 贷款档案是社会诚信体系的一部分

贷款档案真实地反映贷款各方, 尤其是借款人履行合同的真实记录。是借款人诚信度的具体体现。当前全国各行各业都在努力营造一个良好的诚信氛围, 有关部门也正在着手建设资源共享的诚信体系。住房公积金缴存和使用 (包括借款) , 其实就是个人信用履行过程, 住房公积金管理机构应该充分利用贷款档案这一有力形式, 努力建立健全这一体系。

2 住房公积金贷款档案的特点

2.1 贷款档案形成的动态性。按一般理解, 档案是在某项工作办理活动

结束后形成的, 而对贷款档案来说却并不如此。住房公积金贷款工作由贷前、贷中、贷后三个阶段组成。每宗个人住房贷款工作的完成, 最长需要30年的时间 (个人住房公积金贷款最长时限为30年) , 假如等贷款的所有工作都结束后, 再来整理该档案, 非常不现实。因此, 贷款档案应该是在借款人提出贷款申请到获得借款后形成的。当然, 贷款档案形成后并不意味着此项贷款工作全部完成, 它还需要不断给该宗贷款档案增添内容, 如还款情况, 担保情况 (包括抵押物、质押物状况、保证变更等) 及违约涉及诉讼等直到借款人全部履行完还款义务为止。之后, 贷款档案才可以纳入一般档案管理范畴。住房公积金贷款工作长期性的特点决定了贷款档案形成的动态性。

2.2 贷款档案材料的特殊性。

贷款档案材料的特殊性, 在于一宗个人住房贷款的完成, 都需要履行较多的程序, 涉及较多的部门, 所形成的文件材料不统一。以一宗住房抵押贷款为例, 在借款人提出书面借款申请后, 至少需要经历贷前调查、房地产评估、抵押登记等过程, 有的还要办理房屋保险、公证等。这些程序均要有书面材料。此外, 贷款人还要查验首付款凭据、银行出具票据等。

2.3 贷款档案使用的频率高。因为贷款工作的长期性, 使该类档案调用频率远远高于其他如文书、财务、科技类档案。。

2.4 贷款档案类别的差异大。

因为担保方式不同, 使个人住房贷款需要的资料不同。目前, 住房公积金个人住房贷款有抵押、质押、保证三种方式, 担保形式的不同所需的资料自然不一样, 在整理、保管时要区别对待。

2.5 贷款档案保管的责任大。

住房公积金贷款涉及的金额大, 牵涉到借款人、贷款人的切身利益, 也直接牵涉到众多住房公积金缴存人的利益, 贷款风险防范显得十分重要。

3 贷款档案归集和管理

住房公积金贷款档案形成的阶段性和长期性的特点, 决定一份个人住房贷款合同的完全履行往往需要多个部门和经办人共同来完成, 从相互衔接, 工作的连续性出发, 要求对贷款档案进行规范化、制度化的管理。

3.1 一宗一卷。

一宗贷款归集成一卷档案是最基本的。不能因一些贷款材料少而将几宗贷款资料汇成一卷, 这不利于档案的保管利用。当然在装盒时, 可将若干卷档案集中在一个档案盒, 在档案盒上做好记录。

3.2 即时归集。

贷款工作的性质, 使得信贷员在开展信贷工作时, 往往要同时办理几宗贷款, 易使贷款资料相互混淆, 时间一长, 一些贷款材料会丢失。要求信贷员要及时、即时收集贷款过程中形成的各种材料。需要针对各种担保形式的贷款制定档案收集目录 (如抵押担保贷款、质押贷款、保证贷款等档案归集目录) , 按目录收集。在整理时此目录可作为该贷款卷内目录。

3.3 统一格式。贷款材料五花八门, 给贷款档案整理带来难度。整理档案时, 应遵循统一格式的原则。在制定合同格式时要统一按A4纸大小。

3.4 建立全宗目录。

由于贷款数量增长快, 建立健全全宗目录工作就显得十分必要。结合个人住房公积金贷款工作的特点, 可将每一卷档案的基本情况列入全宗目录中, 便于检索利用。

结束语