文件归档规定

文件归档规定（通用9篇）

文件归档规定 篇1

文件归档规定

一、归档文件整理的意义：

一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能放置灰尘及库内热量、水分很快的渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不能对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。

二、整理方式：应选择分散整理，即有文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档你过程中找到散失的文件材料。

三、档案管理的四大步骤：

1、收集：明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。

2、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。

3、排架：方便利用、销毁。

4、编写归档文件整理说明。

四、档案管理分类方法

1、-机构-保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。

2、-问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。

3、-保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。

五、文件归类的一般规定：

1、内容原则。记住要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类。如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构。、一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件轨道一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。

3、综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类。

4、涉及到两个 以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）

5、优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。

6、归类的优先顺序：有最合适的类就归入该类，无最合适的类则考虑入相关类（即靠类归类）；无相关类，则考虑归入“其他”类；无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多，又无专门类时，可考虑增加类目。

文件归档规定 篇2

一、《新规定》更加明确、具体, 便于实际操作

作为档案工作者可能我们都还清楚地记得1987年颁布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》 (以下简称《旧规定》的内容。特别是《旧规定》中文书档案的保管期限表中将文件的保管期定为永久, 长期和短期3种, 而长期保管期限为16-50年左右, 短期为15年以下, 长期和短期的保管期限划分的就比较笼统, 不够明确, 具体, 在实际运行过程中往往取决于档案工作者自身, 尤其当档案到了保管期限应该鉴定销毁时却不能销毁或不敢销毁的现象。而《新规定》中就明确规定了机关文书档案的保管期限, 分为永久和定期。定期一般分为30年, 10年, 这同时与会计档案保管期的规定就统一起来, 避免档案工作者产生混淆, 同时也便于档案工作者掌握。另外《新规定》还缩短了长期和短期归档文件的保管期限, 以便档案人员的精力更多的投入到永久保存价值的档案的保管及利用。

二、充分体现了以人为本的科学发展观

以人为本是党的十六大以来党中央突出强调的一个重要思想和基本要求, 是科学发展观的核心。这在《新规定》中也充分体现出来。在《新规定》文书档案保管期限表中的9.3, 9.4, 9.6, 9.7, 9.8中就具体诠释了关于人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级……等涉及人的切身利益的相关范畴都要进行保存。如:在文件保管期限表中9.3中人事任免材料定为永久, 而《旧规定》中只将本机关对直属单位领导人任免的文件材料定为永久, 充分体现了凡涉及到人的基本资料都要建立健全。在表中的9.4.1, 凡受县级 (含) 以上表彰奖励的定为永久, 而在《旧规定》中的保管期限表中规定的是只有获省级以上的文件材料定为永久保存, 相比较可以看出涉及个人荣誉方面的放宽了条件, 让普通人认识到从身边就能学到先进事迹, 不会让人感到先进人物是那样的高不可攀, 也体现了一种务实的精神。另外《新规定》中增添了人事考核职称评审工作文件材料, 从这一条可以看出国家更重视个人在德才表现和工作实绩方面的文件材料的建立, 以便激励督促每个人提高政治 (专业) 业务素质, 认真履行职责。

三、与时俱进, 跟上时代步伐

随着时代步伐不断前进, 只有在思想上理论上与时代同步, 不断研究新情况, 解决新问题, 形成新认识, 才能体现时代性。《新规定》不时折射出来的理论创新思想, 对推动我们国家整个档案事业的长足发展必将产生积极而深远的影响。这从以下几条可以看出, 如, 《新规定》第十条:“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。”这不仅是对《旧规定》的补充和完善, 而体现出一定的前瞻性和可持续性, 为今后合理有效地运用现代科学技术和先进设备, 推动档案管理现代化, 加速档案信息社会化进程具有重要意义。

文件归档规定 篇3

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

文件归档规定 篇4

修 船 技 术 质 量 部

单船修理文件归档管理规定

1.总则

为规范船舶修理过程中各种文件的管理，明确各级人员职责，特制定本规定。

2.范围

适用于船舶修理过程中各种生产、技术、质量检验相关的文件的控制。

3.职责

3.1修船技术质量部综合管理员负责收集、整理船舶修理过程中各种文件，并归档和保管。

3.2经营部单船经营代表、修船生产部单船总管、修船各车间主管、修船技术质量部技术主管、质量主管、采购部主管负责提供船舶修理过程中各种生产、技术、质量检验相关的文件。4.内容与要求

4.1船舶修理完工后三天内修船技术质量部综合管理员负责收集、整理船舶修理过程中的各种文件。

4.2修船生产部单船总管是修船单船总管小组的负责人，负责协助修船技术部综合管理员收集各种文件，同时提供全船修理项目单、修理项目更改通知单、船舶修理整体计划、修期延长协议、完工证等文件。

4.3单船经营代表负责提供船舶进厂通知单。

4.4修船各车间主管负责提供车间施工计划、质量检验申请单的内检部分等文件。

4.5修船技术质量部技术主管负责提供船舶修理的施工方案、施工工艺和施工图纸等文件。

4.6修船技术质量部检验主管负责提供船舶修理检验计划、质量检验申请单的外检部分、质量整改通知单、各种检验报告、试验报告、探伤报告、采购设备和材料的产品质量证明书等文件。

4.7采购部协助提供采购设备和材料的产品质量证明书。

4.8修船各部门和车间应全力支持综合管理员和修船单船总管工作，保障文件尽快的归档。

4.9 修船 技术质量部综合管理员收集完成后进行归档，如有借阅、查询应进行登记，并作好记录。借阅人阅后应尽快归还，方便其他人员借阅、查询，充分发挥技术资料利用率和周转率，保证各类资料处于受控状态。

5.附则

5.1本规定由修船技术质量部负责解释。

文件材料归档制度 篇5

文件材料归档既是文书处理工作的终点，也是档案工作的起点，其工作好坏，直接关系到档案的质量、保管和利用等一系列工作，为搞好本社区居委会文件材料归档工作，特制定本制度。

一、归档范围：凡是社区居委会在各项工作中形成的反映其职能活动，具有保存和查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围, 任何部门和个人不得据为已有。

二、归档时间：(1)文书档案，实行随办随归或年终集中整理归档，每年二季度前将上年收集、整理好的档案向档案室移交；(2)声像档案，随时向档案室移交；(3)与档案有关的资料，反映本社区居委会的报刊，与本社区居委会各项业务有关的杂志、书籍，随时向档案室移交。

三、归档要求：(1)归档的文件材料必须齐全、完整、能准确反映本社区居委会职能活动和基本历史面貌；(2)、归档文件的字迹、载体必须适宜于永久、长期保存，凡是用铅笔、园珠笔、复写纸、红墨水、彩色笔书写，字迹易褪变、扩散的文件材料而且又没有打印（油印）件的均应复制后归档；（3）按照文件的形成规律和保持文件之间的历史联系，区分保存价值，进行分类整理和归档；(4)归档的各种门类的档案必须符合有关标准要求。

档案管理使用制度

为维护档案材料的安全，最大限度的延长档案的使用寿命，特制定本制度

一、档案库房坚固适用，具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等功能。

二、做好温湿度记录、适时开窗通风、逐步添制除湿、空调设备、尽量把温湿度控制在有利于保存档案的范围内。（国家标准：标准温度14-24度，标准湿度45-60）。

三、定期对室藏档案资料进行抽查，年终全面检查，保持室内清洁卫生、无杂物。

四、各种门类和载体的档案按系统排列存放，编制简明确切的档案（资料）陈放位置示意图。

五、对破损和褪变的档案材料，要及时修复或复制。

六、档案管理人员变动工作，应办理交手续。

七、建立健全档案全宗卷，及时补充完善其内容。

八、电子文档的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和省档案局《关于印发〈档案数字化技术规范的通知〉》等有关规定执行。

档案保密制度

为确保档案机密的安全，根据《保密法》等有关文件规定，特制定本制度。

一、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保密的规定，增强保密观念，自觉做好档案保密工作。

二、加强对借阅利用档案的管理，严格执行档案利用制度，及时收回与清点所利用的档案和机密资料。

三、不随便谈论室内档案及其他情况，严禁擅自把档案材料携带出档案室，以防止丢失。

四、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管，不得随意出售和乱放，经鉴定并由社区居委会领导批准后及时销毁。

五、档案工作人员离开档案室，必须将门窗关闭，以防意外事故发生。

档案利用制度

档案工作的根本目的在于及时、准确、系统地提供档案为各项工作服务，为搞好档案利用工作，充分发挥档案在城市社区居委会各项工作中的作用，特制定本制度。

一、凡在社区居委会档案室查阅、抄录、复制档案，必须经社区居委会领导批准同意，必须办理借阅登记手续

二、自觉维护档案的完整与安全，所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制，未经许可不得公布档案内容，不得遗失、拆散，调换、抽取、污损、涂改、加注标记（图点、批注、勾划）档案。

三、档案工作人员对借阅利用的档案，归还交接时要当面点清、检查,以监督档案是否受损，如有损毁,要及时上报,严肃处理。

档案人员岗位责任制

为了搞好本社区居委会的档案工作,提高档案人员业务水平,增强档案工作责任感,特制定本责任制.一、认真执行《档案法》和档案工作的有关条例、规定、规范标准。

二、负责草拟本社区居委会档案工作的有关业务材料。

三、负责本社区居委会档案资料的收集、整理、归档。

四、对本社区居委会各种门类和载体的档案资料实行集中统一保管。

五、负责本社区居委会档案的提供利用工作。

六、开展档案的编研业务，编写一定数量的文字资料，主动为本社区居委会各项工作服务。

文件归档规定 篇6

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2 定义

本标准采用下列定义。

2.1 归档文件

DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。整理原则

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.4 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5 整理方法

5.1 装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2 分类

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2 按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。

5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔 〕”号。

5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

机关文件材料归档范围和保管期限规定

（2006年12月18日）

第一条

为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条

本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条

机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件：文书档案保管期限表 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

1.4 讨论未通过的文件（10年）本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

2.2 讨论未通过的文件（10年）本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）

5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计（永久）

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道（30年）

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

7.1 重要的（永久）

7.2 一般的（30年）

7.3 本地区、本机关工作汇报材（30年）

本机关业务文件材料

8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重要业务问题的（永久）

8.2.2 一般业务问题的（30年）

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1 重要业务问题的（永久）

8.3.2 一般业务问题的（30年）

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的（永久）

8.5.1.2 一般业务问题的（30年）

8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的（30年）

8.5.2.2 一般业务问题的（10年）

8.6 本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1 大事记、组织沿革等（永久）

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年）

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的（永久）

8.7.5.2 一般的（30年）

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）

8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料（10年）

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记（30年）

本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件（30年）

9.3 人事任免文件（永久）

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（永久）

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的（30年）

9.5、对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的（永久）

9.5.2 受到警告处分的（30年）

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料（永久）

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）

9.9 职工名册（永久）

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果（永久）

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等（永久）

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料（永久）

9.10.4 情况反映、工作简报（10年）

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的（永久）

9.11.2 一般的（30年）

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录（10年）

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的（永久）

9.13.2 其他有处理结果的（30年）

本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的（永久）

10.2.2 一般的（10年)

10.3 接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的（30年）

10.3.2 一般的（10年）

10.4 机关财务预算（30年）

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（30年）

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的（永久）

10.6.2 一般的（10年）

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的（永久）

11.1.2 一般的（10年）

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材（10年）

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久）同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告（30年）

浅谈电子文件归档工作 篇7

关键词：电子文件,归档工作,归档

一、电子文件定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:

1、不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用。

2、可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

3、电子文件的利用是可共享的, 不再受时间和距离的影响。

4、保存条件和环境要求与纸质档

案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件归档工作的难点

1、电子文件形成过程对档案本质属性的影响。

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上, 另一方面表现在档案的形式上, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等, 都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性, 才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息, 而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中, 电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行, 它便于修改、便于复制的特性, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本, 没有草稿与印稿的区别, 也没有正本与副本的差异, 甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等, 便成为档案界的一系列新课题。

2、与纸质文件相比, 电子文件归

档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 电子文件归档工作涉及到电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门。电子文件形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门如何相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在电子文件归档中集成一体, 也是当前亟待解决的问题。

3、与纸质文件相比电子文件归档

是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。大多数电子文件形成者或囿于传统观念, 误认为电子文件不是文件而忽视其归档, 或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性, 使其必须借助计算机编目归档, 这对不熟悉操作技术的立卷人来说, 不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟, 容易产生畏难情绪。

三、档案界所应采取的对策

1、做好归档电子文件的技术处理工作, 实施电子文件管理战略。

新型文件材料的归档势在必行, 这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域, 对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导, 保护电子文件的原始信息, 了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说, 通过采取技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。

以化学磁性材料为载体的电子文件, 从理论上讲能够长期保存, 因为它的信息读出是无接触式的, 不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内, 不怕外界磁场的影响, 不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是, 由于电子文件形成的时间短, 缺乏实际贮存的验证, 所以, 电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前, 对于长久保存的电子文件, 需要定期进行复制, 以防止信息损失。

3、使档案管理向立体化方向发展。

以前的档案管理是呈直线状态的, 随着人们对利用服务工作的重视, 使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况, 随着电子文件的介入, 档案种类在增加, 其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此, 在原有平面结构基础上, 又增加了一项档案信息载体内容, 就构成三维空间, 形成了立体化的管理结构。

4、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。

应归档文件收集的时机 篇8

Iongzhengyi：我觉得，如果文件较少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件较多，则需要一天或者几天收集移交一次。我见到的是，单位业务部门不定期地将办结完毕的若干份文件收集整理完毕，移交档案部门。这个频率完全是根据办结文件多少决定的，若一天内办结了七八份文件，则有必要当天整理移交；若一天内只办结了一两份文件，则可2～3天移交一次。因为，若每天移交一次，前后文件很可能是关联的，这样，不便于文件的装盒上架。但是，积累时间太长，则集中移交时工作量太大，容易出错。

浪花儿：我认为，平时归档与年终归档相结合，办公室人员应纳入兼职档案人员系列，档案专业培训时也应该参加。平时，在收发文时应鉴别每份文件，对于有保存价值的，首先，盖好归档章、填好全宗号、年代、保管期限或者类别，然后，送入相应的部门或领导手中处理(当然，发文只处理送入领导签署的那份即可)。待文件办理完毕后，送交档案部门。年底，档案部门再排列、编号、录入、打印检索工具。

guodongsheng：我赞成“平时归档与年终归档相结合”的意见。文件办理完毕随时归档最好，最能避免文件的流失，保证归档文件材料的齐全完整。但在实际工作中，有些文件办理时间很长，档案员无法控制其收回，只好等待。从实际出发，还是平时归档与年终或月、季、半年等集中归档相结合的办法好。

追梦人：我觉得，应归档文件随时收集与集中收集相结合比较好。按规定，按件整理的归档文件应当做到随办随归，但在实际的工作中，就目前来说，还是有一定的困难。我们的档案员应当做到手勤、腿勤、嘴勤，做到随时收集。把工作做在平时，发文、来文都应当及时地进行收集登记，防止文件遗漏，只有文件收集齐全完整了，才能做好文件的归档工作。当然，一些时效比较长的文件应当视情况而论，可以等到一定的时间集中收集，待办理完毕时一并归档。两种方法进行有机的集合，我们的档案工作会做得更好。

浪花儿：“对于发文来说，一般是部门起草，部门领导审核，后办公室审核，最后，才能到领导加意见”，到了这个步骤，办公室人员要收回文件，然后下发到各科室或其他单位、部门，这时，办公室兼职档案人员就可以将领导签署的那份盖好归档章待归档。对于收文，我个人认为，可以先在文件的上方处盖好归档章，预留领导签署的位置，再交给领导阅示。

马刺王朝：实时收集是目标，分散与集中收集相结合是手段。在电子文件与网络技术发展的时代，实时归档在理论上已成为可能。受各种硬件条件与思维方式的影响，实时收集只能暂时实践于小范围之中。以实时收集为目标，充分利用电子文件与网络技术的易传输性，分散与集中收集相结合是现实之策。

成长中的小树：应归档文件随时收集还是集中收集，我认为都是手段，不是目的，真正的目的是把应归档文件收集齐全完整。我认为需做到三个“扩大”：一要扩大收集对象，在做好法定业务部门应归档文件收集工作的同时，把收集对象扩大到临时性部门和有关个人。二要扩大收集范围，在做好文书文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集科技文件材料和其他各种专业文件材料及与文件关系密切的资料；在做好纸质文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集声像、光盘、磁盘等不同载体的应归档文件。三要扩大收集渠道，在做好正常的应归档文件收集工作的同时，要沟通与图书、文博、党史等有关部门的交流渠道，广泛开展收(征)集工作，还可进行互补有无的交换或交流，确保应归档文件的齐全完整。

dingjianxiong：从涉及单位来看，归档文件收集涉及有关单位和档案部门多个单位，因此，随时收集或者集中收集，需要协调秘书部门和档案部门甚至其他部门，需要多方的协调。受单位大小、部门(公司)多少、部门(公司)分布地域等多种因素影响，协调难度有大有小。从工作流程来看，归档文件主要涉及秘书部门和档案部门两类单位，在文件处理上，理应首尾相连，但是如何连始终是个问题。有连得好的，也有连得不好的。档案工作流程相对于文书处理流程始终处于弱势地位。按照国家有关规定，次年归档是法定归档文件的收集时间，有法可依。

小鱼儿：我认为，应该随时收集比较好，因为办公室平时都有收发文登记簿，可根据里面登记的顺序把收文和发文分类排放，这样，即使有些文件办理时间较长，也能保证应归档的文件齐全、完整。

暖暖微风：我也认为，应该随时收集比较好，相对来说，比较容易做到收集齐全完整。我们单位的做法是：档案员兼管公章，凡是发文，在加盖公章后，档案员直接把存档的2份留下来。党委文、信息简报等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交档案员存档。

一井水：收集工作历来是归档工作的难点，如何保证文件收集齐全，最重要的一点，就是重视和加强平时的收集工作。因此，应该把由谁收集、如何收集作为研究探讨的重点。首先，应该把平时收集作为一项常规工作，列入兼职档案人员的工作目标，在工作中注重文件的形成和积累，随办理随收集形成习惯，确保第二年第一季度及时向档案室移交归档；其次，如何收集整理，档案室应该根据各部门档案的形成特点，及时指导、帮助其做好平时收集与初步整理工作，为归档工作做好准备。如办公室负责各种会议记录的收集，年终，集中向档案室移交归档。收发文件应该由收发人员做好平时登记和收集工作，等等。

周小丽：我觉得，不同情况应分别对待，单位发文应该随时收集，来文可在办理完毕后集中收集。

80新手：我认为，收集工作还是做在平时比较好，对于基屋档案室来说，办理完的文件，形成制度及时送交档案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了档案员来年收集不全的麻烦。还有个别单位的做法我认为也比较好，收到的文件由领导签发完办理意见后，就直接送到复印室，把正文和处理签一并复印，办理科室只传阅复印件。正文由打字室统一保存，来年，一起送交档案室统一归档，免去了收集不全的问题，而且也减少了档案的磨损问题。

guodongsheng：随时收集与集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根据机关、单位档案工作形成规律制定的。从集中收集的视野看，一年的工作结束，其文件的形成才最后结束。有不少文件从年初形成到年尾，如不实行集中收集，这些文

件材料又根本无法实行随时收集，空让档案人白忙活。还有，这总在运行中的文件比较起来不大容易丢失。有些文件材料形成与归档时间很短，随时收集成为可能，这些文件材料丢失的危险性大些，既已具备了归档条件，还是随时将其归档好。而且早归档，文件材料一到档案人手里，其被利用机会立即增大，且随时收集还在一定程度上缓解集中收集带来的紧张感，好处多多。

译之：个人认为，首先，文件的收集关键在人。每个人都在单位不同的岗位上担负着不同的职责，谁都有可能经手文件材料，不管是收文还是发文、报表，关键是个人要形成良好的随办、随存、随交的习惯。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的归档关，建立严格的文件登记借阅制度，规范利用手续，以便于知道文件利用的归属；建立严格的考核制度，把各科室及个人向档案部门移交文件完整情况纳入个人年度考核目标，与年终奖金挂钩，用制度约束人。

shiyly：我认为，应该随时收集和集中收集兼顾。作为档案人，首先要用心、留心，基层单位业务相对较少且有相对的规律，所以，我们应当根据年度工作计划了解单位的阶段性工作，注意收集工作中形成的应归档材料，及时收集；第二，要有敏感性，掌握单位的重大工作事项，如果是跨年度的任务，应建立资料跟踪台账，随时掌握工作动态，待任务确定结束后，抓紧收集应归档资料；第三，有意识地培养文书处理者的档案意识；第四，用档案人的出色工作争取主要领导的支持，你的建议和工作推进就会顺利。

山大档案：我觉得，关键还是得落到档案部门对文件的前端控制力上。众所周知，对文件的前端控制已经成为现代档案工作者的共识，而且，档案部门对文件的前端控制力会直接影响到档案工作的模式，包括文件的归档。不同的档案部门、乃至同一个档案部门对不同的文件类型，其前端控制力是不同的。就拿高校档案馆来说，对学生学籍档案，其规范和形成完全在档案馆的可控范围内，而且，一般而言，这种档案是无需经过鉴定就直接归档的，因此，对这一类档案只能采取集中归档的做法。而对于高校在行政事务中产生的文件，高校档案馆的控制力很小，处于较为被动的地位，对于这种类型的档案，只能是集中收集与随时收集相结合，至于哪种方式占主导，还得看其前端控制力。我赞成集中收集与随时收集相结合。

小刀：应归档的文件包含的内容太多了，针对不同类型的档案还是要根据实际情况去区别，不能一概而论。山大档案提到的前端控制(应该是包含过程控制的)是不错，不过，有些档案的前端控制是解决不了档案问题的；再者，前段控制是控制档案形成前的文件质量(档案与文件的区别，论坛上多位老师曾多次探讨)，即哪些是该形成的、哪些应形成什么样的。本人之前说过随时与集中收集的结合，现在，多加一个阶段性收集，我相信，在科技(业务)档案中应用的确实不少，只是没有形成系统的要求，阶段性收集减少了过程控制中所要投入的大量人力、财力的负担，也减少了集中(应该是后期结尾)收集所带来的各种不完整、不准确隐患，从操作角度来讲，也较易实现。

文书档案归档文件规则 篇9

文书档案归档文件整理规则

1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求

信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:

逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:

推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的`载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

电子化管理只是过程中的管理，电子文件一定与纸质文件双套制管理。有电子版文件必须有纸制文件。在这里重申一下，绝对的无纸时代并不存在，所有的纸质文件必须为原件。现在实行的电算化会计档案也是双轨制。

3.企业档案工作规范中，明确企业档案管理体制:要有分管档案工作的领导;要有负责档案工作的部门;要有做好档案工作的人员;档案管理形成网络;明确归档的形式。还要明确企业档案部门、企业部门工作管理职责。强调部门归档。

国家档案局就档案整理工作，推荐以“部门整理”为首选，理由是:形成文件材料的部门更了解文件内容和工作流程，更能准确的判断档案的价值，随时掌握文件材料的形成过程。

企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。

企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和负责;企业各职能或承办部门及项目负责人应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责;专兼职档案人员(文书)应负责收集、整理应归档文件，对归档文件的整理质量负责。

文件管理职责应由企业内所有员工分担，推行企业各部门参与归档工作，首先是要建立能够适应企业管理需要的文件管理制度;其次是应明确参与文件形成于管理各类员工的权利和责任;第三是加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。

4.公文、档案制度:

(1)公文、档案制度不配套。

(2)公文、档案制度相互抵触。

(3)公文、档案制度之间脱节。

(4)公文、档案制度的滞后。

以上几种只是普遍存在的问题，如何克服，以下几点建议可供大家参考:

(1)公文、档案制度，应当是互补，多做一些征求意见，工作不要脱节，熟知工作流程等。

(2)办公自动化、档案系统应该整体规划、宏观指导，不要各顾各的，要有沟通。达到数据的平稳过渡。

(3)本单位产生的办法、制度，涉及到公文、档案方面内容，应当参与会签工作，防止不规范用词，标准不一，归档不全。

大家可以在单位提一些建议，公文运转的好坏，直接影响档案的质量和齐全、完整。这两项工作，是相辅相成的。

5.文书档案实现以件为整理单位进行归档，目的是简化归档手续，深化检索，首先要实现档案信息化系统。

齐全、完整、准确、系统:

齐全:是指文件材料不同的版本、稿次的齐全。

多指办法、制度、可研报告等。

完整:是指反映同一问题或方面的文件材料的收集要全面。

合同:签合同之前，有审批单、流转单、会签单等形式的处理单，要与合同作为一体进行归档。

发文:对某单位的批复，请示文件一定附在批复之后;

依据来文形成上报公文，依据性文件一定附在上报文件之后。

准确:是指文件材料是实际的真实反映，图务相符，文电一

致。

修改通知单的修改内容是否反映在图中。

发文的正件与原件是否一致，会签意见是否被修订采纳。

系统:是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定秩序和内在联系组合为一体。

表彰工作一般分为评选、推荐等过程。是同类事物不同

阶段组合在一起。

原件、复印件

原件:区别于复制件的原始文件。

红头、红章的公文称为原件。

亲笔签字，又盖章的称为原件。

复印件:与原件内容相同的复制件。

经过复印后，与原件一模一样，叫复印件。

6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。

办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。

价值

归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。

防止:有档不归，有文必归。

收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是

错误的;甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。

7.分类

分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》

分类:分到一级或者二级类目

分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号

方案一:2006-0(党群)-永久-1

2006-0(党群)-长期-1

2006-0(党群)-短期-1

方案二:2006-0(党群)-永久-1

2006-1(行政)-永久-50

依次类推

集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。

以下错误的归档方式，请现行修改:

个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。

8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以

不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。

档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上;

(2)用盖章、手填方式(首选)。

不允许在脊背上粘贴“白条”。

检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检

索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。

顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”

9.“件”

正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿);

正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充);

原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复

印的复制件);

转发文、被转发文各为1件;

请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复);

报表、名册、图册等各为1件;

会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者

登录领导全名，不得使用X总等称谓。

排序:(1)以转发文件为例

正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。

被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。

(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

10.“归档章”

归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。

归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。

年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两

位。例如:06。

室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。

问题:必填项目。直接填写分类号。

保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。

注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。

(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。

11.编目

编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”

“归档文件目录”应注意的问题:

件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列

先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

相符。

责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。

文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

虚号，可不用抄写。

公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚

号“0”等字样。

题名:照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。

页数:是每件文件的页数。

备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。

“备考表” 应注意的问题:

盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档;批复公文，请示文件是否附在批复后面?

(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况;

(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;

(4)声像材料的说明。

整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签

字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲

笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。