医院归档文件材料

医院归档文件材料（精选7篇）

医院归档文件材料 篇1

文件材料归档是指各单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后, 由文书部门或业务部门整理立卷, 定期移交给单位档案室集中管理保存的过程。它既是文书工作的最后一个环节, 同时也是档案管理工作的开始环节。只有及时地、有针对性地收集整理各类文件材料, 才能避免文件的散失, 才能真实、全面地反映一个单位乃至全县的历史全貌和活动规律, 也才能保证档案的齐全完整。但是在实际工作中, 我县各单位在文件材料归档工作中仍存在着一些难点问题, 直接影响了档案工作的进度和质量。现就“十一五”以来我县文件材料归档过程中遇到的问题和对策谈几点看法。

一、存在的问题及其原因

目前, 有些单位存在文件材料归档难的问题, 主要表现在:一是应归档的文件材料收集不齐全, 文件短缺较多;二是声像资料等特殊载体的档案材料短缺更为严重;三是应当归档的文件材料不能按时移交归档;四是档案人员综合素质不够高。

产生文件材料归档难的原因:

一是个别领导档案意识不强, 对档案工作的重要性认识不到位, 有些基层单位甚至把立卷归档当作负担来对待。在过去相当长的时间里, 在很多人的眼里, 档案工作是一项无足轻重的简单劳动, 档案部门是一个修身养性的清闲之地, 档案工作者则被认为是不需要多少知识就可以胜任的社会群体。甚至在一些领导者心目中, 档案工作也是一项可有可无的、微不足道的工作, 还由于档案工作不能直接产生经济效益, 一些领导对档案工作没有给予足够的重视, 所以档案工作无奈地处于一种尴尬的境地, 即“说起来重要, 干起来次要, 忙起来不要”。这都影响了文件材料归档工作的开展。

二是有些部门档案人员责任心不强, 业务指导人员在指导方式上过于微观具体。我县档案局对所辖立档单位的档案业务指导工作过于具体, 档案业务指导人员几乎包揽所有指导单位的具体档案业务, 档案业务人员进驻一个单位, 首先按一定标准收集本单位的历年文件, 然后还带着被指导单位的档案人员对每一份文件进行鉴定、分类、组卷、编目, 拟写案卷标题及案卷的装订、装盒、上架等, 与其说“指导”不如说是在“打工”, 越俎代庖使业务指导工作陷入骑虎难下的境地, 有些单位甚至存在你不指导我就不干的等、靠思想。

三是档案人员综合素质不够高、专业人才缺乏。如今计算机、网络技术已在我县各项工作中广泛运用。电子文件归档以及现代音像、资料的收集整理和保存等工作, 不但要求工作人员具备档案专业知识, 而且有较好的计算机操作技能。目前, 我县从事档案工作的人员有相当一部分素质偏低, 缺乏专业技术人才, 尤其是缺乏具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才, 有些单位虽然引进了现代先进的计算机设备, 但因专业人才缺乏而未让其充分发挥作用。

四是有的业务部门文件材料归档制度不健全, 措施不得力, 影响了文件材料的归档质量和档案的齐全完整。档案的收集归档工作是档案人员义不容辞的责任, 但一个单位仅靠一两个档案员的收集是不够的, 档案人员不可能直接参加每个职能部门的活动, 对文件材料形成渠道、内容和特点不是很了解, 信息不灵, 有了信息又找不到当事人, 这样文件资料的收集归档难免就有漏洞。

二、处理的对策

一是加强宣传教育, 提高全员档案意识。文件材料归档工作质量的优劣, 主要取决于档案工作人员的工作态度和责任心, 但很大程度上受到机关全员档案意识的制约。因此, 加强全员档案宣传教育非常必要, 只有对档案工作的重要性认识到位了, 档案意识增强了, 才能主动配合做好档案工作。在一个单位, 如果领导干部的档案意识增强了, 就会自觉的把档案工作列入议事日程, 认真帮助解决档案工作中遇到的问题;机关工作人员档案意识增强了, 就会主动配合档案人员做好工作, 及时将反映本单位主要职能活动和历史面貌的文件材料完整保存下来, 及时移交归档;档案工作人员的档案意识增强了, 档案业务素质提高了, 就会在平凡的工作岗位上尽职尽责地工作。因此, 档案部门一定要加大档案宣传教育力度, 努力提高全员档案意识, 把关心支持档案工作变为机关人员的自觉行动。

二是严格落实立卷归档制度, 提高文件材料归档质量。立卷归档制度对应归档的文件材料范围、归档时间和归档要求均做出了明确规定, 各单位各业务部门要按照规定, 对应立卷归档的文件材料进行认真清理。各业务部门将应归档的文件收集齐全、规范整理, 经主管领导审核无误后交档案室归档保管。在归档的过程中, 档案人员要按照收发文登记督促、指导文件移交人员按登记数量移交。归档应以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文书材料为重点。要注重归档文件材料的齐全完整, 具体地说, 应该归档的文件材料不能缺份, 以及每份文件不能缺页, 每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复, 不同文种的同一份文件要完整成套。总之, 文件材料的齐全完整决定了归档工作的质量。

三是采取有效措施, 做好零散文件材料整理归档工作。即使我们严格落实了立卷归档制度, 但有时仍会出现有些文件不能及时归档的情况, 特别是未经收发文登记的账外文件, 在归档时容易被遗漏。如领导外出参加各种会议带回的有价值的文件材料, 很容易分散保留在个人手中。再如, 在单位机构调整、干部调动、转岗过程中, 都可能出现文件被带走、损毁现象。因此, 要采取相应的措施, 确保零散文件能齐全归档。对重大活动中产生的文件, 档案人员要关注文件的运转情况, 做好跟踪收集, 确保重大活动结束后文件材料完整归档。对领导外出带回的会议文件, 应由秘书或有关业务人员负责立卷, 按规定及时移交档案室。对本单位召开的重要会议, 档案工作人员应主动向负责会务工作的领导收集。对一些保密性较强的会议, 为了使会议文件既能按时归档又不泄密, 档案人员在工作中可采取专柜存放, 严格管理确保安全。对于各业务部门召开的专业性会议, 应由各部门负责文书工作的人员将会议材料收集齐全整理后移交档案室。在实际工作中, 可以采取将文件材料的形成、积累工作纳人有关部门及有关人员岗位职责, 并与业务人员的切身利益挂钩。同时, 也可利用保密检查或年终清理文件等时机, 把各部门形成的文件, 尤其是未经收发登记的零散文件及时收集归档。档案人员也要积极主动参加单位的重大活动, 做有心人, 处处留心收集, 平时发现各部门有价值的文件或资料没有归档的应主动联系。

四是业务指导工作要从微观具体性指导转变为对立档单位的宏观指导上。要明确档案业务指导的根本目的是提高被指导单位档案人员的专业知识和基本技能, 示范一定要把握好度, 不能事必躬亲。要抓住共性问题, 突出重点, 分类指导, 取得整体效应。

五是注重档案人才的创新。随着档案信息化的加快, 办公自动化的发展, 使计算机等现代化设备在档案工作中逐步得到应用和普及。习惯于手工管理的档案工作者不仅需要掌握档案管理业务还要学会计算机操作, 懂得数据库、网络技术、多媒体技术、影视制作和电子文档管理等新知识、新技能。这就要求我们尽快建立“以人为本”的有利于创新人才发展的人才培养机制和激励机制, 通过举办专题培训班、研讨班、实地考察学习、继续教育等多种形式加强档案现代化人才和新型人才的培养, 以适应档案工作现代化对人才的需求。

医院归档文件材料 篇2

机关文件材料归档范围

一、机关文件材料归档范围

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

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二、机关文件材料不归档的范围

（一）上级机关的文件材料中4种：

1、普发性不需要本机关办理的文件材料。例如：

•中共孝感市委孝感市人民政府关于加强生态文明建设的实施意见‣（孝发[2010]15号）例外：

•国家档案局办公室关于印发†国家档案局办公室关于国家统计局各级调查队档案管理问题的复函‡的通知‣

•国家档案局办公室关于印发†国家档案局办公室关于浙江省档案局要求明确检察系统档案移交进馆问题的复函‡的通知‣

2、任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。

3、供工作参考的抄件等。例如：

•湖北省档案局（馆）党组关于调整局（馆）领导分工的通知‣（鄂档党字[2009]29号）

4、上级单位征求意见的未定稿文件。例如：

•湖北省档案局办公室关于征求†湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）‡意见的通知‣（鄂档办„2011‟13号）• • • • • • • • • • • • • • • •

三、界定归档范围的根本原则――“以我为主”

• “以我为主” ：机关文件材料归档范围以本机关文件材料为主，本机关• • • • • • •

四、机关档案门类的划分

（二）本机关文件材料中7种：

1、重份文件。

双套制：机关红头文件一份归档，一份装订成发文汇编，作资料。

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

4、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录。

5、机关内部互相抄送的文件材料。

例如：孝感市劳保局•企业职工退休前缴费情况确认表‣

6、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。

7、有关工作参考的文件材料；

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

例如：

•市委办公室市政府办公室关于在市直单位开展“送温暖、献爱心”社会捐赠活动的通知‣

•市委办公室关于认真做好2009党内文件清理清退工作的通知‣、•市财政局关于编制2010年市直部门预算的通知‣ •孝感市档案局关于举办档案人员岗位培训班的通知‣

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

文件材料一般都要归档。

“对我有用”、“与我有关” ：外单位文件材料归档范围。需要归档的外单位文件材料有：

一是本单位需要贯彻执行的法规政策性文件； 二是涉及本单位职能或业务的文件； 三是涉及本单位人和事的的文件归； 四是文头主送机关为本单位的文件。其它不必归档。• • • • • • • • • • • • 文书档案

会计档案（凭证、账簿、报表、其它）专业档案

科技档案（基建和设备仪器档案）声像档案（录音、录像、照片）电子档案

实物档案（奖牌，奖杯、锦旗、荣誉证书、字画、印章、赠品、行业标志物品，如过去的制服、徽章等）

五、在实际工作中，容易出现的问题

1、凡文皆档。

2、有档不归。

（1）帐外文件没归档。（2）白头文件材料没归档。

• 党组（党委）、支部、行政办公会议记录纪要、民主生活会材料、理论学习中心组学习材料等；

• 工作规划、计划、总结、各种目标责任状、责任目标完成情况汇报、领导班子和班子成员述职述廉报告等；

• 统计表、报表、登记表、名册。这几年一般应有：党内统计年报、党员花名册、干部职工年报、干部职工花名册、机构编制年报、工资年报、社会保险、住房公积金申报核定表、考核等次备案统计表、工资调整明细表以及各种业务统计报表等；

• 干部职工行政、工资、党团组织关系介绍信及存根；

• 围绕干部职务任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、党组（党委）会议记录纪要、民主推荐情况、工资呈报表等；

• 机关编写的大事记、组织机构沿革、志书、年鉴等编研材料，反映本单位人和事的报刊报道剪辑；

• 机关工作中形成的检查材料、调研报告、各种典型材料、事迹材料、交流材料、汇报材料等；

• 机关与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等。•（3）专业文件材料没归档。

•（4）基建文件材料、设备仪器文件材料、实物没归档。

3、归档文件不齐全完整。•（1）请示没有批复。•（2）通知不知结果。

例如：

• •湖北省档案局关于报送2009年档案馆室基本情况调查表的通知‣ •（3）声像文件材料缺少要素。

• 声像文件要记录：时间、地点、人物（含方位）、事件、拍摄者、拍摄背景等6要素

•（4）电子文件不完整。

• 机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。•

六、电子政务协同办公平台运行后文件归档要求

• •中共中央办公厅国务院办公厅关于印发†电子文件管理暂行办法‡的通知‣（厅字[2009]39号）

• 国家标准•电子文件归档与管理规范‣

• 都规定：具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

第二部分

文书档案保管期限

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一、文书档案保管期限种类

永久、定期两种。其中，定期采用标时制分为30年、10年

二、划分文书档案保管期限的标准――价值

1、凡是反映本单位主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。具体有10个方面：

•（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

• 例如：市档案局制定的•孝感市村级档案目标管理考评暂行办法‣ •（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； • 例如：市档案局举办纪念•档案法‣颁布20周年活动的通知、方案、领导讲话、图片等

•（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

• 例如：•关于开展“三农”档案示范单位创建工作的通知‣ • •孝感市档案局关于开展2010档案工作执法检查的通知‣ •（4）本机关关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的规• • • • • • • •

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• • • 划、计划、报告、总结、综合统计报表等； 例如：

•关于开放馆藏历史档案的请示‣

•孝感市档案局关于加强对基层单位档案工作监督指导的情况汇报‣ •档案事业统计年报‣

（5）本机关机构演变、人事任免、重要奖惩等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

（7）机关编写的组织机构沿革、大事记、年鉴、志书；

（8）有领导重要批示和处理结果的信访件，机关对人大议案、政协提案的答复及办理结果。

（9）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

例如：•国家档案局关于印发†关于加强民生工作的意见‡的通知‣ •湖北省重大活动档案管理试行办法‣（省政府令第322号）

（10）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

例如：•关于中共孝感市档案局支部委员会的批复‣

2、凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。其中： 30年保管的有：

（1）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（2）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

例如：•孝感市档案局关于机关档案工作目标管理复查换证的通知‣（孝档[2010]13号）

（3）本单位关于一般性问题的请示与上级单位批复、批示；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复； 例如：

•关于按件整理的档案装盒后是否要编制盒号问题的请示‣

•市国土资源局关于申请档案工作目标管理省一级复查换证的函‣ •市档案局关于市国土资源局档案工作等级考评确认的函‣ •（5）本单位机关管理工作中形成的文件材料；

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•关于申请拨付我局档案抢救专项经费的请示‣ •孝感市档案局关于申请更换小车的报告‣

•孝感市档案局2008－2009创建市级文明单位工作总结‣ •关于成立孝感市档案局矛盾纠纷排查调查处领导小组及其办公室的通知‣

（5）下级单位关于重大问题的专题报告。

例如：•安陆市档案局关于安陆市烟草专卖局丢失档案违法事件的报告‣

（6）联合发文的，协办单位保管30年。

例如：•孝感档案局、市发展和改革委员会关于转发†湖北省重点建设项目档案验收办法‡的通知‣（孝档[2008]5号）10年保管的有：

（1）本单位一般性事务管理文件材料；

例如：•市档案局2009年综治、消防、安全保卫工作目标责任书‣ •2009年党风廉政建设目标书‣

•孝感市档案局2009年信访工作目标责任书‣

（2）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料； 例如：

•湖北省档案局、省委统战部关于认真做好全省统战系统档案管理工作的通知‣

•湖北省档案局关于做好2009年湖北省重点建设项目档案登记工作的通知‣

（3）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料； 例如：

•机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定‣（国家档案局第8号令）

•湖北省人事厅关于印发†湖北省机关事业单位工作人员正常调整工资实施办法‡的通知‣

•市财政局关于印发†孝感市市直行政事业单位工资统发暂行办法‡的通知‣

• •市直机关工委关于印发†孝感市直机关党的基层组织“五个基本”建设工作考核评价实施办法‡的通知‣

•（4）下级单位报送的或以上计划、总结、统计等文件材料。

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三、简单的“2－3－1”保管期限划分法

（一）上级文件2分法：永久、10年。

1、五个方面的文件列为永久：

（1）与本单位职能业务有关的法规政策性文件（2）对本单位重要请示的批复文件（3）下达本单位计划指标名额的文件（4）对本单位机构设置、人事任免的文件（5）对本单位重要奖惩、检查文件

2、其它文件可列为10年。

（二）本单位文件3分法：（1）绝大多数定为永久。

（2）一般性业务文件、机关工作共性文件可定为30年。

• 共性文件指机关党建、文秘、档案、保密、信访、计生、综治、安全保卫、理论学习、文明创建、节能、人事、财务管理等 •（3）一般事务性文件定为10年。

（三）同级机关和下级机关的文件，一般定为10年。• 换一个角度说：

• 第一，永久保管的档案一般只有本单位的文件和上级的重要文件； • 第二，30年保管的档案一般只有本单位的文件；

• 第三，10年保管的档案一般是同级机关、下级机关的文件和上级机关一般的业务文件，以及本机关一般事务性文件。•

四、档案“三合一”制度

医院归档文件材料 篇3

一、科学制定分类方案

科学制定分类方案是开展学习实践活动文件材料归档整理工作的前提和基础。根据学习实践科学发展观活动各级领导小组办公室工作机构和文件材料形成的实际情况, 我们采用保管期限—年度—机构分类法。需要注意的是, 学习实践活动前后分三批进行, 其办公室机构在各批次因其活动开展单位的不同而有所变化, 这就需要根据实际机构及其变化进行合理的归类或合并。省委“学习实践办”第一批六个机构有综合组、统筹推进组、宣传组、秘书组、省直指导协调组、试点指导协调组;第二批六个机构中前四个组不变, 后两个组改为地方指导协调组和企业高校指导协调组;第三批五个机构前四个组仍不变, 另设一个指导协调组。通过分析发现, 综合组、统筹推进组、宣传组和秘书组这四个组为三批共有, 按此分类没有问题;而第一批的省直指导协调组和试点指导协调组, 第二批的地方指导协调组和企业高校指导协调组, 第三批的指导协调组, 其共同特点是都具有指导协调职责;从其形成的文件材料看, 各批次指导协调组形成的文件材料都不是很多。为此, 可设置一个指导协调组, 把各批次不同指导协调组形成的文件材料归入其中, 通过形成时间进行区分 (排列) 。

二、正确掌握归档范围和保管期限

省委“学习实践办”与省档案局在2008年12月联合印发的《关于做好深入学习实践科学发展观活动文件材料收集归档工作的通知》 (以下简称《通知》) 明确规定了文件材料归档范围和保管期限。由于实际情况复杂, 我们在遵循《通知》基本原则的基础上, 对实际形成的文件材料进行认真的鉴定工作, 全面贯彻落实国家档案局第8号令。在归档范围上, 既要重视档案资源建设, 也要把握“以我为主”和“以人为本”。比如, 记录省委重大决策和事关人民群众切身利益的相关材料, 应当齐全、完整、准确地收集归档。同时, 也要注意收集学习实践活动中已经办理完毕, 但不是红头文件的重要材料, 以及音像、照片、大事记和电子文件等。对不需要归档的材料, 则决不归档。

在确定保管期限时, 要特别重视做好鉴定工作。学习实践活动中形成的大量文件材料, 是我党加强思想、组织、作风、制度和反腐倡廉建设, 推动科学发展的真实记录, 对于今后工作查考、历史研究、经验借鉴等具有十分重要的价值。对于学习实践活动前期筹备、领导机构成立、职能分工、调研摸底、重要决策、组织实施、信息交流、指导检查、总结评估、长效机制建立等历史过程形成的文件材料, 我们在逐件阅读的基础上, 全面分析文件材料的内容和形式, 依据保管期限表规定的原则, 合理确定保管期限。对于归档范围和保管期限表未包含的文件材料, 我们细心斟酌、精心鉴定。这项工作量较大, 而且非常重要。

三、认真做好归档文件整理工作

归档文件的整理应当遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 便于保管和利用。

1. 合理确定“件”。

原则上以每份文件为一件;与一个事由紧密联系的相关文件也可为一件。如各单位上报的学习实践活动实施方案、调研报告、民主生活会报告、领导班子分析检查报告、整改落实方案、政策制度、总结报告、群众满意度测评报告等八份文件, 都事关本单位学习实践活动且属于紧密联系的相关文件, 故也可组成一件。

2. 确定文件归档年度要综合考虑文件形成时间及保持文件之间的有机联系和便于利用。

辽宁省第一批学习实践活动各单位上报的文件有八个, 前期文件的形成时间是2008年度, 后期文件形成的时间是2009年度, 在确定这些文件归档年度时, 如果按文件形成年度分别归档, 必然要把各单位上报的文件拆开存放, 这既割裂了文件之间的有机联系, 也不便于档案的利用。所以在确定归档年度时, 统一放在第一批学习实践活动结束年 (2009年度) 比较好。

3. 归档文件排列要灵活掌握事由、重要程度和文件形成时间。

村级组织文件材料归档范围 篇4

1文书档案 1.1党务工作

1.1.1上级机关关于党建、党费收缴方面的材料。1.1.2党委会议记录。

1.1.3党委工作计划、总结、决议、典型材料。1.1.4党员大会、党员代表大会形成的文件材料。1.1.5有关表彰基层党组织、优秀党务工作者、优秀党员等方面的文件材料。

1.1.6推选出席上级党代会代表、人代会代表、政协委员等工作形成的材料。

1.1.7民事调解工作方面的文件材料。

1.1.8本村综合清理、综治、治安保卫等工作形成的文件材料。

1.1.9关于民兵、征兵工作形成的文件材料。1.2组织工作

1.2.1上级机关有关组织工作的文件材料。

1.2.2关于组织工作的计划、总结、会议记录、请示及上级的批复。

1.2.3党员、党员干部的考察、任免、政审方面的文件材料。1.2.4党员入党、转正、延期、退党、处置不合格党员等方面的材料。

1.2.5党组织、党员统计报表，党员花名册。

1.2.6党群机构设置、调整人员编制等方面的文件材料。1.2.7录用、聘用干部，职工转正、定级、调资、退休等文件材料。

1.2.8党员教育、整顿工作形成的文件材料。1.2.9党组织关系介绍信及存根。1.3宣传工作

1.3.1上级机关有关宣传工作的文件材料。1.3.2宣传工作的计划、总结、调研材料。

1.3.3关于理论学习、政策教育、普法教育、精神文明建设工作形成的文件材料。1.3.4本村编辑的简报、信息。

1.3.5各种新闻媒体宣传、报道本村工作的剪报材料。1.4共青团工作

1.4.1上级机关有关共青团工作的文件材料。1.4.2共青团工作的计划、总结。1.4.3会议记录。

1.4.4共青团组织改选、团员管理、入团、退团等方面的文件材料。

1.4.5团组织统计报表。

1.4.6团费收据、团组织关系介绍信及存根。1.5妇女工作

1.1.5上级机关有关妇女工作的文件材料。1.5.2妇女工作的计划、总结、统计报表。1.5.3妇委会改选文件材料。1.6工会工作

1.6.1上级机关有关工会工作的文件材料。

1.6.2工会工作计划、总结、请示、报告及批复件。1.6.3.会议记录。1.6.4.先模人物材料。

1.6.5.会员及困难职工花名册。

1.6.6.工会会员大会(会员代表大会)、入会及管理所形成的文件材料。

1.6.7.工会工作统计报表。

1.6.8.工会台帐。

1.6.9.工会委员会成员名单、经费审查委员会成员名单、女职工委员会成员名单。1.7计划生育工作

1.7.1上级机关有关计划生育工作的文件材料。1.7.2本村计划生育工作计划、总结。1.7.3计划生育工作统计报表。1.7.4 计划生育奖励规定。1.7.5村民生育二胎审批表。1.8行政管理工作

1.8.1上级机关颁发的本村应贯彻执行的文件材料。1.8.2上级领导视察本村时的题词、讲话等材料。1.8.3村委会记录。1.8.4工作计划、总结。

1.8.5村民（村民代表）大会文件材料。1.8.6专业工作会议文件材料。

1.8.7本村关于各种问题的请示及上级的批复，本村的批复和下属单位的请示。

1.8.8启用、废止印章文件材料。

1.8.9房屋普查、人口普查、土壤普查等工作形式的文件材料。

1.8.10本村劳动模范、先进工作者文件材料。

1.8.11有关人员处理材料。

1.8.12本村组织沿革、大事记、村史、家史、家（族）谱材料。

1.8.13本村有关区域变化和解决边界纠纷等方面的文件材料。1.8.14本村与有关单位和个人签订的合同书、协议书。1.8.15本村招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动形成的文件材料。

1.8.16村规民约方面的文件材料。

1.8.17宅基地建设、征用地申请文件材料。

1.8.18本村各个时期形成的房产证、村权证、户口册、财产物资档案的交接凭证，土地承包合同。

1.8.19关于文教卫生、救灾抚恤、养老保险、劳动等工作形成的文件材料。

1.8.20本村土地、各经济作物播种面积、收成等统计报表。1.8.21畜牧业（渔业）情况统计报表。1.8.22人、户数等农村社会情况统计报表。

1.8.23村属企、事业单位报送的总结、计划、报表及备案材料。2基建档案 2.1项目立项阶段 2.1.1项目申报。

2.1.2项目建议或项目申请及批复。2.1.3可行性研究报告。2.1.4可行性论证意见。2.1.5项目评估文件。2.1.6环境预测、调查报告。2.1.7计划任务书及批复。

2.1.8与项目有关的会议记录、领导讲话、信函等。2.1.9涉外文件材料。2.2地质勘探

2.2.1地质勘探委托书、合同书。2.2.2地质勘探报告。2.2.3钻探点平面配置图。2.2.4地质剖面图。

2.2.5钻孔工程地质综合柱状图。2.2.6水工实验材料。2.2.7工程预算。2.3工程征地申照

2.3.1征用土地申请、批准文件及红线图。2.3.2拆迁、补偿协议书。

2.3.3定点报告、规划方案、建筑方案审批文件。2.3.4建筑设计防火审批文件。2.3.5环境保护三同时审批文件。2.3.6卫生防疫审批文件。2.3.7劳动保护三同时审批文件。

2.3.8通信、人防、供热、防盗审批文件。2.3.9建筑工程审批表及请照图。2.3.10建筑工程规划许可证。2.4招投标文件材料

2.4.1招投、投标、决标文件。2.4.2工程承发包合同、协议书。2.5工程质量监督和监理文件 2.5.1建筑工程质量监督委托书。2.5.2建筑工程质量监督员通知书。2.5.3工程质量目标管理责任书。2.5.4准予开工通知书。

2.5.5建筑工程监理合同、规划、实施细则。2.5.6建设监理工作总结、报表。2.5.7项目监理组织及监理人员通知书。2.6项目设计阶段 2.6.1设计合同。2.6.2初步设计。

2.6.3技术设计（扩大初步设计）。2.6.4设计计算书、说明书。2.6.5设计评价、鉴定及审批。2.7项目施工阶段 2.7.1土建工程。2.7.2开工报告。

2.7.3图纸会审、技术交底。

2.7.4设计变更记录、工程更改洽商及技术联系核定文件。2.7.5施工组织设计。2.7.6施工日志。2.7.7原材料、半成品、成品准用证及出厂质量证明和试（检）验报告。

2.7.8施工试验记录。2.7.9施工记录。

2.7.10隐蔽工程验收记录。2.7.11基础及主题结构验收记录。2.8建筑采暖卫生与煤气安装工程

2.8.1主要材料、设备、配件、质量合格证、准用证。2.8.2管道设备隐蔽工程验收记录。2.8.3施工试验记录。2.9电气安装工程

2.9.1电气设备、材料说明书、合格证及产品检验记录、准用证。

2.9.2隐蔽工程验收记录（电气配管、电缆及电气接地装置隐蔽工程验收记录）。

2.9.3绝缘电阻、接地电阻测试记录。2.9.4电气设备安装调试运转记录。2.10通风与空调工程

2.10.1通风材料、产品（阀门、衬垫、预制件等）、设备（空气处理、通风、制冷）合格证、说明书、装箱单。2.10.2进场检查、验收试验记录。2.10.3制冷及冷水系统管道试验记录。2.10.4隐蔽工程验收记录。2.10.5空调调试记录。2.11电梯安装工程

2.11.1电梯装箱单、合格证、说明书等随机文件。2.11.2设备检查记录。2.11.3设计变更。

2.11.4自检、互检、专检记录及隐蔽工作验收记录。2.11.5绝缘、接地电阻测试记录。2.11.6试运转记录。2.11.7调整试验报告。

2.11.8电梯安装工程竣工验收证书。2.11.9电梯安装工程保修证书。2.12工程质量检验评定。2.12.1质量保证资料核查表。

2.12.2地基与基础工程质量评（核）定表。2.12.3主体工程质量评（核）定表。2.12.4单位工程质量综合评（核）定表。2.12.5质量保证资料核查表。2.12.6单位工程观感质量评定表。2.12.7单位工程质量综合评定表。2.12.8工程使用维护说明书。2.12.9屋面保修协议书。2.13工业设备安装工程。2.13.1施工合同、协议。2.13.2开工、停工、复工报告。

2.13.3技术交底、图纸会审、技术核定文件。2.13.4工程联系、设计变更单。

2.13.5设备装箱单、合格证、说明书等随机文件。2.13.6通风设备设施安装工程施工记录。2.13.7管道工程施工记录。2.13.8电气工程施工调试记录。2.13.9容器工程施工记录。

2.13.10自动化仪表、安装施工调试记录。2.13.11筑炉工程施工记录。2.13.12通风工程施工记录。2.13.13焊接工程施工检测记录。

2.13.14整装（散装）锅炉安装施工记录。2.13.15自动化仪表调试记录。2.13.16质量事故报告及处理记录。2.14项目竣工验收阶段 2.14.1工程竣工验收申报文件。2.14.2全部竣工图。2.14.3工程决算。

2.14.4工程竣工验收会议文件。2.14.5工程质量评定材料。2.14.6工程竣工验收证明书。2.14.7工程有关的声像材料。2.14.8土地使用权证。2.14.9质量所有权证。3地籍档案

3.1国家征用本村（居）土地 3.1.1征地位置图（红线图）。3.1.2征地补偿协议。3.1.3政府批文。

3.1.4建设用地规划许可证。3.2集体土地批准使用、确权登记

3.2.1征地位置图(红线图)。3.2.2政府批文。

3.2.3建设用地规划许可证。3.2.4村（居）办理土地登记申请。3.2.5集体土地证书。

3.3村（居）民建房用地、确权登记 3.3.1村(居)民办理土地登记申请。3.3.2村(居)民建房位置图。3.3.3村（居）出具的集体土地使用费票据。3.3.4村（居）民建房用地申请审批表。3.3.5村（居）建设用地选址意见书。3.3.6 村居证明。3.3.7 村（居）民身份证及户口簿复印件。3.4村（居）集体土地所有权登记 3.4.1集体土地所有权登记证书。3.4.2村居土地利用现状图。3.4.3土地边界协议书。3.4.5土地分类台帐。3.4.6飞地统计台帐。

3.5村（居）民取得集体土地使用证登记台帐 4拆迁档案

4.1本村办理拆迁通知申请。

4.2示范居住区项目前期工作计划通知。4.3建设工程规划许可证。4.4拆迁计划。

4.5房屋拆迁承办合同书。4.6拆迁许可证书面申请。4.7评估报告。4.8房屋拆迁许可证。4.9拆迁承办单位资格证书。4.10本村改造实施方案。4.11本村拆迁补偿方案。

4.12拆迁房屋面积、户数情况统计。4.13新建楼房面积情况计算表。4.14本村旧城改造情况。4.15占地报批手续证明。4.16拆迁安置楼房情况表。4.17本村村民所建房屋认定意见。4.18分房情况说明。

4.19申请（照顾老人楼户）批复。4.20房产估价结算书。4.21本拆迁楼房统计表。4.22本需要房统计表。4.23拆房通知单。4.24拆房位置图。

4.25已（未）签合同情况表。5房产档案 5.1购房申请书。

5.2房地产共有权证、所有权证。5.3购房发票、契税发票。5.4评估结果书。

5.5营业执照（法定代表人证明）。

5.6国有企事业单位出具国资局或具有国有资产处置权的主管部门批文。

5.7集体企业出具职代会证明、其它企业出具章程及企业权利机构的决议。5.8产权证附图。6养老保险档案

6.1农村社会基本养老保险花名册及变更表。6.2公示证明。

6.3农村社会基本养老保险个人资料表。7医疗保险档案

7.1新型农村合作医疗统计表。8村办企业破产档案 9村民档案

9.1获上级及本村表彰的双文明户、五好家庭、遵纪守法户、光荣家庭、农业科技示范户等情况。

9.2获上级及本村表彰的优秀党员、团员、新长征突击手、青年积极分子、文明村民、好媳妇、好婆婆、见义勇为人员、在部队立功嘉奖、在学校荣获三好学生等情况。9.3出席党代会、人代会、政协会、妇代会、团代会等情况。9.4党内外处分、法律惩处、退党、退团等情况。10会计档案 10.1会计凭证 10.1.1原始凭证。10.1.2记账凭证。10.1.3涉外会计凭证。10.2会计账簿 10.2.1日记账。10.2.2总账。

10.2.3明细账、分户账。10.2.4现金出纳账。10.2.5银行存款账。10.3财务报告 10.3.1决算报表。10.3.2月、季报表。10.3.3其他财务报告。10.4其它

10.4.1会计档案移交清册。10.4.2会计档案保管清册。10.4.3会计档案销毁清册。11照片档案 11.1领导任职。

11.2领导视察（包括上级机关领导和社会著名人物来本村视察、检查工作）。11.3会议。11.4民风、民俗。11.5村容、村貌。11.6荣誉。11.7文体活动。12音像档案 12.1录像带。13实物档案 13.1锦旗。13.2奖状。13.3奖牌。13.4奖杯。13.5证书。13.6文物。13.7废止印章。13.8纪念品、宣传品。

医院归档文件材料 篇5

中共辽宁省委、辽宁省人民政府印发的《关于加强行政权力运行制度建设的意见》 (辽委发[2010]5号) , 是省委、省政府实现反腐倡廉制度创新和从源头上防治腐败的重要举措。省档案局抓住机遇, 于2011年2月14日, 印发了《关于将行政权力运行过程中形成的文件材料归档工作纳入行政权力运行制度建设的通知》 (辽档[2011]3号) , 以确保行政权力运行过程中形成文件材料收集的齐全完整。

行政权力运行过程中形成的文件材料, 有力维护了机关行政权力运行的历史面貌。若机关对形成的这些文件材料不进行收集归档, 会导致机关档案量少质差, 难以全面地反映机关活动的全貌, 也难以充分发挥机关档案工作为全省经济、社会发展与和谐社会建设服务的作用, 也会使机关廉政建设、推进惩治和预防腐败体系建设、提高行政效能、建设阳光政府等行为无法真实反映。加强行政权力运行过程中形成的文件材料归档工作, 为行政权力运行监督提供信息支持, 保障了人民群众的知情权、监督权, 方便群众行使监督权利和日后查考利用。

辽宁省加强行政权力运行制度建设工作领导小组《转发省档案局〈关于将行政权力运行过程中形成的文件材料归档工作纳入行政权力运行制度建设的通知〉》 (辽领办发[2011]1号) 的贯彻落实, 使归档工作有了进一步的保障。

医院归档文件材料 篇6

一、《新规定》更加明确、具体, 便于实际操作

作为档案工作者可能我们都还清楚地记得1987年颁布的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》 (以下简称《旧规定》的内容。特别是《旧规定》中文书档案的保管期限表中将文件的保管期定为永久, 长期和短期3种, 而长期保管期限为16-50年左右, 短期为15年以下, 长期和短期的保管期限划分的就比较笼统, 不够明确, 具体, 在实际运行过程中往往取决于档案工作者自身, 尤其当档案到了保管期限应该鉴定销毁时却不能销毁或不敢销毁的现象。而《新规定》中就明确规定了机关文书档案的保管期限, 分为永久和定期。定期一般分为30年, 10年, 这同时与会计档案保管期的规定就统一起来, 避免档案工作者产生混淆, 同时也便于档案工作者掌握。另外《新规定》还缩短了长期和短期归档文件的保管期限, 以便档案人员的精力更多的投入到永久保存价值的档案的保管及利用。

二、充分体现了以人为本的科学发展观

以人为本是党的十六大以来党中央突出强调的一个重要思想和基本要求, 是科学发展观的核心。这在《新规定》中也充分体现出来。在《新规定》文书档案保管期限表中的9.3, 9.4, 9.6, 9.7, 9.8中就具体诠释了关于人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级……等涉及人的切身利益的相关范畴都要进行保存。如:在文件保管期限表中9.3中人事任免材料定为永久, 而《旧规定》中只将本机关对直属单位领导人任免的文件材料定为永久, 充分体现了凡涉及到人的基本资料都要建立健全。在表中的9.4.1, 凡受县级 (含) 以上表彰奖励的定为永久, 而在《旧规定》中的保管期限表中规定的是只有获省级以上的文件材料定为永久保存, 相比较可以看出涉及个人荣誉方面的放宽了条件, 让普通人认识到从身边就能学到先进事迹, 不会让人感到先进人物是那样的高不可攀, 也体现了一种务实的精神。另外《新规定》中增添了人事考核职称评审工作文件材料, 从这一条可以看出国家更重视个人在德才表现和工作实绩方面的文件材料的建立, 以便激励督促每个人提高政治 (专业) 业务素质, 认真履行职责。

三、与时俱进, 跟上时代步伐

随着时代步伐不断前进, 只有在思想上理论上与时代同步, 不断研究新情况, 解决新问题, 形成新认识, 才能体现时代性。《新规定》不时折射出来的理论创新思想, 对推动我们国家整个档案事业的长足发展必将产生积极而深远的影响。这从以下几条可以看出, 如, 《新规定》第十条:“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。”这不仅是对《旧规定》的补充和完善, 而体现出一定的前瞻性和可持续性, 为今后合理有效地运用现代科学技术和先进设备, 推动档案管理现代化, 加速档案信息社会化进程具有重要意义。

医院归档文件材料 篇7

关键词：项目文件材料,归档管理,文档一体化

房地产项目文件材料在建设项目工作中起着承上启下、沟通协调的重要作用,它与电子文件、录音录像等共同形成建设项目管理信息,是项目建设过程中的真实记录。在项目建设完成后,以档案的形式存在,是项目运行、维修等生产经营活动的重要参考依据。房地产项目文件材料包括了项目的前期可行性论证、立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收、结算等全过程所形成的纸质文件资料及声像载体材料[1]40。这些文件材料是由不同的责任方形成的, 种类多、数量杂,收集整理工作有难度,齐全完整程度不够,不利于项目竣工后的利用服务工作。针对目前房地产行业项目文件材料的现状,开展项目文件材料和档案一体化管理,是保证项目文件材料齐全完整的有效措施。

一、项目文件材料归档管理存在问题

1.参建单位多,各自为政。相关参建单位档案意识淡薄,没有统一的协调和组织。项目文件材料归档前后的职责不清。《档案法》第十二条和《建设工程文件归档整理规范》规定:建设、勘察、设计、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,并由建设单位负责组织和协调。因此,项目各参建单位应负责归档文件材料的收集和整理,并定期向建设单位相关部门移交。但实际情况是,各参建单位并不认同,对项目文件材料的整理归档工作不支持、不配合。文件材料的收集与工程建设不同步。

2.各参建单位资料员大部分未接触过档案工作,档案基础知识薄弱,文化素质和专业素质相对低下,人员流动性大,不稳定。

3.文件材料的收集工作与“项目建设同步进行”的管理要求执行不到位。其表现:一是项目文件材料精细化管理深度不足,文件资料齐全完整程度不够,协作单位归档案卷质量与国家标准有一定差距;二是项目建设中往往有其他管理流程,缺少文件材料的归档管理流程,造成文件资料的追踪管理困难,出现了“多家保存、多头归档”的现象。

二、项目文件材料管理关系及流程

1.项目文件材料的管理关系。项目文件材料作为项目建设中上传下达、横向沟通、组织协调的信息工具,贯穿于项目建设各阶段,涉及与项目建设有关的所有单位、部门,其管理关系错综复杂。根据基建管理程序和所形成的项目文件材料的管理关系,项目文件材料的形成实际上分为内部文件材料和外部文件材料。而与内部文件材料相关的外部文件材料可以对应到有关管理责任部门职责范围中,这样,项目文件材料的归档追踪就能够得到落实。

按照项目文件材料类型定义,项目准备阶段文件包括了项目立项文件、土地文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件等,以我公司为例,公司相关部门,比如发展计划部、设计研发部、合同部、工程部、成本部等部门会形成与项目有关的前期文件材料,与项目前期工作有关的外部单位如咨询机构、政府有关部门、设计单位、勘察单位都将形成与项目前期工作有关的文件材料,因此与相关业务有联系的部门就是项目前期文件材料的归档责任部门。项目文件材料类型都能够对应到内部的管理部门,而所有的项目文件材料在各部门归档整理后将移交给办公室档案室。

2.项目文件材料的管理流程。项目文件材料的管理流程实质上是由文件材料的收发管理流程和归档管理流程两部分组成的。在收发流程中不论项目文件材料是否是公文,只要与此项目相关,都要作为项目文件材料进行归档。项目中的每个单位或部门必须遵循统一收发管理和谁发起、谁负责的原则,以便进行过程控制和归档追踪。

三、归档管理问题解决措施

1.建立合理的项目文件材料管理机制。(1)更新观念,树立“档案”是项目产品的意识。在传统观念中,能发挥经济效益的建筑物等固定资产才认为是项目建设产品。人们对档案,尤其是项目档案的管理观念仍停滞不前。把项目档案作为项目建设的产品,就在于“项目文件材料是项目建设过程中的真实记录,是项目投产后安全运行和维护的重要依据,是项目档案的前身”。只有树立了档案是项目产品的意识,才有可能建立合理的项目文件材料管理机制,才有利于项目文件材料的管理和最终竣工档案的移交。(2)建立合理的项目文件材料管理机制关键就是合理设置管理层次,合理设置管理人员数量,合理确定管理机构,明确管理范围。项目文件材料管理在工程建设中属于辅助性、服务性工作,得不到重视,到竣工移交档案时进行收集整理为时已晚。因此,合理设置项目文件材料的管理层次是十分必要的。首先明确管理范围,然后划分管理层次,通过不同层次的配合共同做好项目文件材料管理归档工作。管理范围上:一是房地产公司应明确档案工作主管部门,由于主管部门与各部门各单位 (包括协作单位)存在大量的组织、协调工作,特别是在项目建设中协调工作十分复杂,应设立一位领导专门负责此项工作。二是项目部应设立专职档案人员负责项目文件管理工作,主要是协助档案主管部门做好项目文件材料的过程控制、业务指导、监督和检查工作, 组织项目各参建单位开展归档整理工作,由档案人员将文件资料管理纳入到项目信息管理工作中,有利于实现文件资料与项目建设同步进行,同步管理。具体到项目文件材料管理一般可分为房地产公司本部主管单位和各部门(含项目部)、项目参建单位三个管理层次,通过这三个层次的管理才能将一个项目的文件资料收集齐全, 整理汇总为完整的竣工档案。合理设置管理人员数量,以全面担负起公司本部档案管理和项目文件资料及档案管理的业务指导、监督、检查的工作职能。公司相关部门根据工作需要配备专职或兼职的项目资料管理人员,配合档案部门做好项目文件资料、档案组织管理和本部门文件材料的归档整理工作。项目部必须设立专职管理人员,才能做好项目部自身文件材料的收发流转、图纸管理、归档整理及移交、业务指导、监督、检查和业务培训等管理工作。合理划分项目文件材料的归档范围及归属部门。划分项目文件材料的归档范围就是明确房地产公司各部门归档工作职责和归档文件材料的范 围,这是做好归档追踪的基础。文件材料的归档工作须依据“谁发起,谁负责”的原则进行。

2.健全基建项目文件材料管理制度,明确档案流向。《建设工程文件归档整理规范》从宏观上规定了项目管理的职责、范围,基本上满足了项目建设管理的需要,但项目部和项目参建单位绝大多数资料员为非专业人员,需要及时培训和指导。根据项目管理实际,房地产公司还应建立项目信息管理制度,统一管理建设项目信息,确定建设项目信息的分类编制规则;档案管理部门应根据房地产公司制度建立相应的管理细则,建立层次分明的项目文件材料管理制度体系, 抓好项目文件材料的全过程控制管理,便于进行文件材料的追踪。

3.纳入项目信息管理工作中,应用档案管理信息系统提高文件材料管理工作的效率。目前,项目建设中形成的文件材料出现多家保存、多头归档的情况,重复工作较多,数据录入量大。应实行文件材料形成、流转和归档一体化管理,减少文件材料形成和归档中的数据重复录入等工作,将有效提高文件材料归档工作效率。

4.认真定义项目文件材料的类型。(1)定义项目文件材料类型的目的是实现项目文档一体化管理和全过程管理,在项目竣工验收阶段向房地产公司及物业公司移交完整、准确和系统的项目竣工档案。(2)项目信息类型根据不同分类标准,可定义为不同的类型,相应的文件材料也可以有不同的分类定义。因此,我们必须针对项目文件材料,根据一定的原则确定项目文件材料的类型。具体原则是: 符合国家基建项目管理程序,便于项目文件材料全过程管理;便于项目各参建单位、部门的文件材料归档整理;便于管理部门进行归档追踪和监督管理;文件材料包括纸质文件、图纸、照片、录音录像磁带、光盘和电子文件等。(3)根据建设项目管理程序和项目建设的实际,项目文件材料和档案管理应为同一管理流程,通过“归档”环节实现两者的一体化管理。因此,根据上述原则,以项目建设管理各阶段工作内容所包含的信息内容和档案管理的具体要求来确定项目文件材料类型。项目准备阶段文件包括可行性、土地文件、立项审批、勘察设计文件、项目招投标文件、项目开工审批等文件;项目建设实施阶段文件包括施工文件和监理文件;项目竣工验收文件包括项目竣工验收、竣工图、结算、项目后评估等。