文件整理与归档论文

文件整理与归档论文（精选12篇）

文件整理与归档论文 篇1

高校档案是为高等院校的教学与管理服务的, 是可靠的信息资源和历史凭证, 对建设规范化院校, 培养高素质人才方面具有重要作用。因此, 科学地管理档案, 有效地开发利用, 对学校的全面发展和经济建设关系重大。推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。因此, 在工作中正确认识和使用《规则》, 具有十分重要意义。

1《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.1 减轻了学校档案工作的压力。

高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时间, 提高了工作效率。

1.2 节省了学校必要的财力物力。

《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

1.3 理顺了学校档案工作职能。

《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程

2.1 要确定整理单位。

《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。

2.2 归档文件的分类。

将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。

2.3 归档文件的排列。

归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

2.4 对归档件编号。

归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

2.5 归挡文件的编目。

归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

2.6 归档文件的装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:

2.6.1 不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.2 不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.3 分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;

2.6.4 应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;

2.6.5 归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案

盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。

2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期, 需要依次填写好。

3《规则》在实际工作中需要注意的问题

《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:

3.1《规则》虽然省略了案卷标题的拟写, 减轻了文书立卷工作的

强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。

3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。

《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。

总之, 《规则》的出台, 为我们高校的档案工作提出了新的要求, 为改革档案工作做出了贡献, 我们应积极推行《规则》, 按照其内容和要求, 在工作中加以正确运用, 吸收其合理的因素, 不断去发展、完善, 使其更趋完美。

摘要：推行《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 是改革高校档案工作的一项重要举措, 它使档案管理更趋于科学、规范, 更适应现代化管理的需要, 为新时期高校档案的持续发展指明了方向。

关键词：高校档案,改革,实际工作

文件整理与归档论文 篇2

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2 定义

本标准采用下列定义。

2.1 归档文件

DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施

2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。整理原则

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件.4 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5 整理方法

5.1 装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

5.2 分类

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2 按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4 件号：文件的排列顺序号。?

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。

5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔 〕”号。

5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。

5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

5.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。

5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

机关文件材料归档范围和保管期限规定

（2006年12月18日）

第一条

为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条

本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条

机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行；1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件：文书档案保管期限表 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料（永久）

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报（永久）

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料（30年）

1.4 讨论未通过的文件（10年）本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要；议程、领导人讲话、讨论通过的文件，参加人员名册（永久）

2.2 讨论未通过的文件（10年）本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录（永久）本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）机关联合召开会议的文件材料

5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要（永久）

5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计（永久）

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道（30年）

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排（10年）上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件

7.1 重要的（永久）

7.2 一般的（30年）

7.3 本地区、本机关工作汇报材（30年）

本机关业务文件材料

8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料（永久）

8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1 重要业务问题的（永久）

8.2.2 一般业务问题的（30年）

8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

8.3.1 重要业务问题的（永久）

8.3.2 一般业务问题的（30年）

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的（永久）

8.5.1.2 一般业务问题的（30年）

8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的（30年）

8.5.2.2 一般业务问题的（10年）

8.6 本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1 大事记、组织沿革等（永久）

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等（10年）

8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料（永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证；执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）

8.7.4 行政管理工件中形成的备案文件材料（10年）

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的（永久）

8.7.5.2 一般的（30年）

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料（永久）

8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料（10年）

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活 动形成的文件材料

8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记（30年）

本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件（30年）

9.3 人事任免文件（永久）

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（永久）

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的（30年）

9.5、对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的（永久）

9.5.2 受到警告处分的（30年）

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料（永久）

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根（永久）

9.9 职工名册（永久）

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果（永久）

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等（永久）

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料（永久）

9.10.4 情况反映、工作简报（10年）

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的（永久）

9.11.2 一般的（30年）

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录（10年）

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的（永久）

9.13.2 其他有处理结果的（30年）

本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的（永久）

10.2.2 一般的（10年)

10.3 接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的（30年）

10.3.2 一般的（10年）

10.4 机关财务预算（30年）

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（30年）

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的（永久）

10.6.2 一般的（10年）

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）

上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的（永久）

11.1.2 一般的（10年）

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材（10年）

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料（永久）同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告（30年）

归档文件整理程序化琐议 篇3

1实现归档文件整理程序化的意义

1．1实现规范化操作。如何在实施《归档文件整理规则》基础上继续细化归档文件整理工作，规范操作程序和优化工作状态，直接关系到归档文件整理水平与工作效率。怎么接收文件，归档文件怎么装订，怎么排序并如何组成基本保管单位；整理归档文件，先干哪些工作，后干哪些工作；这些工作应当建立哪些标准规范等，都是需要我们认真考虑的问题。即使被有些人认为轻车熟路的文件鉴定，也是大有学问。将归档文件整理纳入程序化管理，确定每一个程序中的主要内容、操作要领和技术规范等方面，就可以基本解决上述问题。

1．2达到过程质量控制，实现归档文件程序化整理、规范化操作，便有了简单易行的操作规范和考核指标，可以做到程序项目明确，质量指标清晰，考核标准明确，便于对工作质量加以监督测评，实现归档文件整理全过程质量控制，保证归档文件整理工作质量得到不断提高。

1．3便于开展联劳协作。归档文件整理既没有固定而明确的程序，也没有具体工作标准，多人同时开展工作必然是忙乱不堪、互不衔接，甚至窝工返工。越忙越乱。只有在工作程序与操作标准明确之后，多人同时工作才可以分工明确，按部就班，相互衔接，有次序高效率和相互配合地将工作开展下去。

1．4使文书和档案管理实现良好衔接。归档文件整理是文书管理与档案管理的接合部，又是文档一体化管理的“接口”，一些文书和档案管理人员往往予以忽略，文件交接不认真清点，不办理任何手续，出了问题难以追究责任。一些负责文档编程的计算机人员也往往对此问题认识不清，使两者“接口”发生错位，影响了文档一体化的有机衔接。如果制定了归档文件整理程序，就可以明确文书和档案人员在文件交接中的各自责任，也可以实现计算机文件即时归档工作的良好衔接，使数字文件和数字档案的管理平台结合为一个有机整体。

2归档文件整理程序

2．1文件交接。如果文书员不负责归档文件整理，就应将一年中收集到的全部文件于次年初集中向档案员办理交接。交接文件时，文书管理人员应将收、发文分开排序、分类捆扎，作出文件移交清单和必要说明，与文件一同向档案员办理移交。档案员应认真查看文件交接说明并按文件清单逐一点核，准确无误后双方办理文件交接手续，双方在文件交接清单上签字，各留一份存查。

2．2文件鉴定，文件鉴定包括以下四个方面：一是文件齐全性鉴定。将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照，统计出当年文件收集齐全率。二是文件完整性鉴定。所接收文件中有无其他缺件(如文件正本与定稿是否——对应，文件是否短缺附件、附表等)、缺页、残页或其他污损现象。三是文件价值鉴定。将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两大部分，并对文件鉴定进行复验，以发现并纠正文件漏归档和误归档问题，还应检查有无文件重复归档问题。四是归档文件技术鉴定。将全部归档文件逐份鉴定，确认定稿是否签发，正本是否盖章，合同协议法律手续是否完备齐全：所有文件办理中有无铅笔、圆珠笔等非永久性字迹；文件字迹反差是否良好。文件鉴定是非常细心的工作，应当逐件甚至逐页鉴定，尤其是文件价值鉴定，决定文件存亡，实施者应认真负责处置。对于文件鉴定中发现的问题，尤其是归档文件中的问题。应向文书人员及时确认，采取补救措施，未能解决的问题应记录在相应档案盒内备考栏中。

2．3文件装订。为防止文件散失，应及时拆除金属钉予以线订。起钉应保证不伤及文件，开张不一的文件应予折叠或齐边，无法折叠或裁边的文件外观也应整齐美观。

2．4归档文件分类。按分类表对归档文件划分类别，某一类文件数量过多可再细分类。分类文件应有类别标志，以避免之后文件整理发生混类问题，分类文件应分别捆扎，将注明文件类别的“类签”置于该类文件之首。

2．5划分文件保管期限，按照相应标准将不同保管价值的文件区分出来，予以捆扎。杜绝混淆。

2．6文件整理。将已划分出类别与保管期限的文件组成基本保管单位，并按照本单位文件一上级文件一其他文件统一排序以固定其次序。每年的文件排序方式应予一致，以便于检索。

2．7基本保管单位排序。将已确定的若干文件保管单位进行排序，编立统一的流水号并在标签上标示，以保证各保管单位间文件的有机联系。标注流水号应使用阿拉伯数字，保证不重号、不漏号。

2．8加盖文件归档戳记。在指定位置加盖归档文件戳记并填写相应内容。归档戳记不应覆盖文件字迹并保证清晰，所填写内容应保证无误并用词规范。

2．9折叠档案盒并予以定型。将平面展开的档案盒折叠成立体状并予以定型，档案盒外观整洁，保证不同脊厚的档案盒数量满足需要。

2．10归档文件登录和计算机做表。按照相应要求，将归档文件整理要素逐一录入计算机，应保证该录入的文件不遗漏，重要的录入项目不遗漏、无差错。将归档文件目录封面及录入完毕的归档文件目录打印输出，并在“备注”栏内注明相应盒号、所在柜号，以便于检索。

2．11标示档案盒。根据《归档文件整理规则》相应规定，在档案盒脊背和封面用永久性字迹或盖戳方式标示出相应符号。符号标示要保证字迹清晰、内容准确、字号大小适当。

2．12填写备考表。将本保管单位中归档文件整理过程中需说明的问题记录在备考表中并签上归档文件整理人和检查人姓名，注明归档文件整理完成日期。

2．13文件装盒。将全部归档文件按已标注的基本保管单位流水次序装入档案盒中。标签上标注的归档文件保管单位流水号应与该档案盒盒号以及其他相关内容保持一致，避免归档文件“进错门”。

2．14文件入柜。按既定流水次序将全部已经装盒的归档文件入柜，应确认档案盒号次序是否有打乱现象。

2．15归档文件整理工作小结。将本年度归档文件整理基本情况与主要事项以及所采用不同的归档文件分类方法、保管期限、基本保管单位流水及其排架方式，或需要说明的其他问题一同记录下来归人全宗卷。

3实现归档文件整理计算机程序操作和文档一体化管理

归档文件整理的程序化、规范化是实现计算机文件整理的基础。只有将归档文件整理程序分解成一个个细小的操作动作并实现整体联动，才能在此基础上设计出较为理想的归档文件整理软件。我们应当让计算机在归档文件整理过程中从容应对复杂细腻的工作流程，对具体标准做到正确判断与准确选择、程序运行，尤其是文件分类、价值鉴定这些“高难度”动作上也按照人的意愿圆满完成，戳记加盖的位置适当，内容记录得准确，档案盒脊背与封面各项标志都准确到位，才算圆满达到目标。将归档文件整理全过程贯彻始终并能确保工作质量。是该系统设计的基本要求。计算机归档文件整理程序应与原有文书管理和档案管理程序联结起来，使之成为一个通畅的“信息通道接口”，使文书与档案工作的计算机处理结合为一个有机整体，实现文档计算机一体化管理。

归档文件整理的实践体会 篇4

一、《规则》的优越性

减轻了工作量, 提高了工作效率。传统文书立卷工作是一项繁琐、艰巨的劳动, 从划分类别到编制案卷目录需要10多道工序, 程序多, 难度高。《规则》以“件”为单位整理, 使档案工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来, 按照分类大纲编制程序, 省去了拟写案卷标题、定封面、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。归档文件不再线订, 只是加固, 避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题, 这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动, 现在, 人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加, 即是该份文件张数总和。采用了文件尾号相加的办法, 变得省时省力, 极大地提高了工作效率。

便于档案馆控制接收进馆档案的质量。传统立卷方法形成的档案, 往往在档案馆接收时要进行调整, 有的甚至要返工整理, 如因组卷不合理需要拆卷, 或因案卷标题拟写不正确要换卷皮等等, 浪费人力物力。按《规则》整理的档案, 以件为保管单位, 在进馆时只需作一次价值鉴定, 不需要进行加工整理, 既可以提高进馆档案质量, 又可以提高进馆工作效率。

有利于档案的整理、保护和利用。由于整理方法简化了, 工作量减轻, 档案员有了更多的精力从事档案的编研和利用工作, 较好地协调了档案的整理、保护和利用的关系。实行按件管理后, 档案利用者可根据需要调用文件, 既方便又安全保密, 也减轻了档案员调档的工作量。即使是完成归档后发现了零散文件, 也无需拆卷、再装订, 只需插入相关类别的卷盒中, 在备考表或备注栏中说明即可, 方便灵活。

加速了档案管理现代化的步伐, 促进了机关文档一体化的实现。有电脑的单位部门都用电脑打印归档文件目录, 为计算机的一次输入, 多次输入, 随机生成各类目录, 强大的文件检索功能, 全文扫描, 网络检索, 复印、缩微等现代技术手段带来方便, 理顺了文书处理和档案管理两个环节关系, 将文书处理和档案工作很好地结合起来, 促进文档一体化的实现。

易学、易懂、易教, 有利于档案员掌握。由于基层的档案员调动频繁, 专业技能参差不齐, 而传统的立卷方法不仅要求具备档案专业理论知识, 还要熟悉立卷工作的规范、要求, 同时还要求具备一定的综合分析能力, 所以往往造成各单位的档案质量提高慢, 而档案行政部门疲于对档案员进行培训、指导的恶性循环局面。《规则》简化了文件整理程序, 工作难度相应降低, 业务指导人员好讲解, 档案员也容易理解和掌握, 便于档案工作的顺利开展。

二、《规则》执行中存在的问题

整理过程中对“件”的处理问题。在实际工作中, 我们发现不同的人对“件”的理解各不相同, 对“件”的确定也存在着较大的差异, 特别是对成套性文件的处理。有的过分地强调计算机因素, 过分强调文书档案“一事一文”的特性, 对具有成套性的文书档案全部进行平面化处理, 实行一文一栏;有的则是将成套性的文件拆开, 逆行一定组合, 再分别作为“件”处理。我们认为, 这些做法违背了“保持文件之间有机联系”这一基本原则, 前一种做法更是本末倒置。应当明确的是, 档案管理终究是主体, 而计算机只是辅助档案管理的工具, 在档案管理中最大限度地发挥计算机管理的优势是我们追求的目标, 但不能仅仅为了追求计算机管理而淡化甚至放弃本位的东西。

文件的装订和保 (下转第22页) (上接第23页) 管方式问题。文书立卷改革以后, 按照《规则》的要求, 文书档案的装订现在一般都采用了单份文件装订方式。毫无疑问, 单份文件装订保管存在着文件易损、翻查不便、易乱、调卷归位易错易造成死档等缺点, 给实体管理和利用带来很大的不便。如何解决这些问题, 档案界也提出了不少方法, 但最终不能根本有效地解决文件级管理存在的弊端。

“文件大流水编号”“归档文件目录”定期“三分法”等方面存在的问题。归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号, 数百份、上千份文件编号相互串联在一起, 除了文件编号时容易出错 (如漏号、重号) 之外, 漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续, 而这些文件又必须按类别、按保管单位插入其间, 便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法, 也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别 (尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚) , 卷盒内文件短缺不易被察觉。

三、解决问题的设想

遵循档案工作规律, 整理要结合自身特色。档案整理必须遵循其自身的形成特点, 在整理过程中保持文件材料之间的有机联系, 这也是档案有别于图书、情报及其它信息的最本质属性。各类档案都存在“一事一文”和“一事多文”的特征, 从这个意义上讲, 文书档案和其它档案在管理上不存在本质上的区别。因此, 在实体整理上, 文书档案的立卷应根据文书档案的内容特征, 按照“一事一文”和“一事多文”两种情况分开处理, 不可全盘采用文件级的整理方法。对“一事一文”的, 实行文件级管理, 对“一事多文”的要组成案卷, 这样做能更好地保持文件材料的有机联系, 也便于保管和利用。

对文件装订方法的设想。“便于保管和利用”也是档案整理工作的原则之一, 针对这种情况, 完全可以采用变通的方法, 借鉴传统案卷装订形式, 进行多份文件的合订。这里讲的合订, 是在最低一级类目下的合订, 合订时要注意四个原则:1.不同密级的档案分开装订, 以满足保密要求;2.数量较多的成套性文件应单独装订, 以方便利用;3.需经常借出的文件要单独装订;4.装订件数要适当, 尽量保持厚度一致, 并以方便复印为宜。这种变通的装订和保存方法, 大大降低了档案的零散程度, 有效地弥补了文件实体管理的缺陷。需要强调的是, 这里只是为了档案保管和使用的方便, 对装订方法进行变通处理, 对整个文件级管理体系不会造成任何影响。

按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时, 还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录, 并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点, 主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词方便归档文件的手工查找利用。

摘要：传统文书立卷工作繁琐而艰巨, 程序多, 难度大。很难应对当前社会对文书立卷工作的要求。《归档文件整理规则》实施以来, 给档案文书整理工作带来了革命性的突破, 但也有其不足之处。笔者根据多年工作经验, 谈谈文书档案整理工作中的个人体会。

文件整理与归档论文 篇5

一、项目文件形成的质量控制

建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作

为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。

（一）建设单位文件的质量控制

1、建设单位的职责

建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。

2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。

(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。(3)规范做法，打好基础。(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制

设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。

如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；

口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。

设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。

(三)监理单位文件的质量监控

1、监理单位职责

(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设

监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。

(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。

2、监理单位任务

(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。

(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位

后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。

(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： ①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签

定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；

②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；

③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工

作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；

④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的

环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。

(四)施工单位文件的质量监控

施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：

一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；

二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。

施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。

1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。

2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。

(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控

二、建设项目文件的整理

建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。

(一)归档文件的质量要求

1、归档文件应是原件

建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档； 建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；

有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：

施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。

2、归档文件的内在质量要求

(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的

(2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。(3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。

(二)归档文件整理的基本要求

1、整理步骤

项目档案材料的整理主要分以下几点：

(1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。

(3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。

(4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。

(5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。

2、组卷原则和要求

组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意：

(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。

(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。

(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。

(三)项目文件的组卷方法

案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。它按一

案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、综合管理性文件材料的组卷

管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料)这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成几个案卷，不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时，应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的，组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。

2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，图纸是按阶段、结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位应指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录，同时保留原图纸目录。

3、施工文件的组卷方案

施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。

(1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；(2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单，试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上；

(3)原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分部工程部位不能区分按单位工程统一组卷；

(4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷；(5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；

(6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)；

(7)设备部分文件材料单独组卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需再编页码;(8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。修改通知单施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。

5、监理文件的组卷方法

建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。(1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部，形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开，形成了各专业的监理实施细则，建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时，要依据该项目形成情况进行收集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。

(2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定，每一个文种的文件要有统一的编号。如，开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如在拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。

对于监理过程中产生的文件材料，应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按组卷。以项目有关的来往文件应整理归档，以工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：

①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；

②监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、监理日志等； —季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

6、特殊载体档案材料的整理

随着信息技术的普及，它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛，可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。

(1)照片的整理

照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：

①本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； ②本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片； ③本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片 ④本项目在工作中选用的外单位的照片。

照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。

一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。

对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； ③地点：被拍摄物所在的具体地点；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； ⑤背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位，施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后，还要编制照片档案目录。

凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。

录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要帖有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写目录。

(四)案卷的装订

装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297X210)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。

文字材料一律用线装订，采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边1．25cm)，装订孔在案卷左侧，具体要求为：

1、装订前必须除去原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张；

2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求；

3、每卷厚度，以薄卷为主，不宜太厚，图纸案卷一般不超过3 cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。

办公自动化与电子文件归档管理 篇6

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准

贯彻《归档文件整理规则》的思考 篇7

1《规则》有利于推动学校档案工作的改革

1.1 减轻了学校档案工作的压力。

高校档案分类多, 内容复杂, 繁重的立卷工作占用了文档人员的大部分时间。另外, 由于立卷工作繁杂, 难以熟练掌握, 文档人员流动性又比较大, 使得整理工作质量始终得不到保证, 这无疑给提供利用工作带来诸多不利因素。因此, 《规则》的颁布实施, 能有效地满足学校文档人员简化手工劳动的要求, 在保证归档文件整理工作质量的同时, 减少了人力占用, 缩短了工作时问, 提高了工作效率。

1.2 节省了学校必要的财力物力。

《规则》推行文件级管理, 取消了案卷, 不再对档案原件进行形式上的加工, 在完整地保持档案原貌的同时, 减少了归档文件管理工作所占用的财力、物力, 有效地节省了资金, 有利于档案管理现代化及学校档案工作其他方面的建设。

1.3 理顺了学校档案工作职能。

《规则》推行了以“件”为保管单位, 通过简化归档文件整理工作, 对整理和利用之间的矛盾进行了调整, 理顺了档案工作的职能, 使学校档案人员将精力更多地投入深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等方面。

2 正确理解《规则》的内容和使用要求, 有利于推动档案实体工作的进程

2.1 要确定整理单位。

《规则》对“件”进行了界定。一般以每份文件为一件, 对于工作中形成的密不可分的文件, 比如请示与批复;报告与批示等, 《规则) 要求根据具体情况, 可视为一体, 也可作为两件, 作为整理的基本单位。

2.2 归档文件的分类。

将全宗内归档文件的实体, 按其来源、时间、内容和形式等方面的异同, 分成若干层次和类别, 构成有机体系。

2.3 归档文件的排列。

归档文件的排列必须是在分类方案的最低一级类目内。按事由结合时间、重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。具体可分两步, 先按事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列存一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

2.4 对归档件编号。

归档文件必须按照分类方案和排列顺序逐件编号, 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。通过编号, 可使归档文件在全宗内的位置得以确定, 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。

2.5 归挡文件的编目。

归档文件应依据分类方案和顺序编制归档文件目录。也就是按照分类、排列的结果, 逐类、逐件编制目录, 以系统、全面地揭示归卡当文件全貌。编目应以“件”为单位进行, 来文与复文作为一件时, 只对复文进行编目。归档文件目录没置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

2.6 归档文件的装盒。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时, 应按分类方法的不同, 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中, 具体要求如下:

2.6.1不同形成年度的归档文件不应放人同一档案盒;2.6.2不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;2.6.3分机构 (问题) 的情况下, 不同机构 (问题) 形成的归档文件不应放人同一档案盒;2.6.4应视文件薄厚程度, 选适宜档案盒;2.6.5归档文件不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内, 只需按照排列的先后顺序依次装盒, 一盒装满后, 顺次装入下一盒即可。

2.7 备考表。备考表置于盒内文件之后、项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期.需要依次填写好。

3《规则》在实际工作中需要注意的问题

《规则》对归档文件提出了新的整理方法。有很多优点, 深受广大文档工作者的欢迎, 但是在具体操作过程中, 还存在以下一些问题:

3.1《规则》虽然省略了案卷标题, 的拟写, 减轻了文书立卷工作

的强度, 但是在实际工作中, 需要查找时, 要逐件去找, 比较费力, 有案卷标题就醒目得多, 能很快厂解到该盒文件中是否有要找的文件。

3.2 关于归档章中增设页数项和盒号项的问题。

《规则》规定:归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项, 并可设置机构 (问题) 等选择项。因为归档文件目录中有页数项, 而《规则》归档章中却没有, 二者不统一。实践证明, 归档章中增加“页数、盒号项”便于档案的管理和借阅。

文件整理与归档论文 篇8

一、新《规则》的优点和特色

1. 丰富了整理原则, 将电子文件整理纳入新《规则》适用范围

新《规则》在“整理”的术语和定义中增加电子文件内容。在整理原则中, 除了继续执行纸质文件整理原则外, 还扩展应用到了电子文件的整理和归档, 即“归档文件整理应符合文档一体化管理要求, 便于计算机管理或辅助管理。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调一致。”新《规则》在原有纸质文件整理的基础上, 将电子文件整理纳入适用范围, 并明确了电子文件的整理要求。

2. 增加了整理环节, 细化了操作流程

新《规则》理顺了纸质归档文件的整理流程, 增加了“组件、修整、排架”三个环节, 使整理操作更加细化。

3. 确定了装订要求、方式、方法和用材

由于旧《规则》只提出按件装订, 并没有对装订方式、装订方法、装订材料等作出要求, 以致各单位在实际操作中, 装订方式五花八门, 装订材料各种各样, 很不利于档案的长久保存。新《规则》结合装订效果, 从是否有利于档案保护、是否方便还原、是否利于档案管理三方面因素, 综合确定了归档文件具体装订方式、装订方法、装订材质, 同时也提出了限定条件。1一般要求。归档文件一般以件为单位装订;装订应牢固、安全、简便, 做到文件不损页、不倒页、不压字, 装订后文件平整, 有利于归档文件的保护和管理;原装订方式符合要求的, 应维持不变;相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致, 不同期限的装订方式应相对统一。2装订方式方法和用材。永久保管的归档文件, 宜采取线装法装订。页数较少的, 使用直角装订或缝纫机轧边装订, 文件较厚的, 使用“三孔一线”装订。使用不锈钢订书钉或浆糊装订的, 装订材料应满足归档文件长期保存的需要。3限定条件。用于装订的材料, 不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件, 不使用不锈钢夹或封套装订。

4. 调整了归档文件分类方法

新《规则》强调同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性, 并将旧《规则》中的分类方法“保管期限-年度-机构 (问题) ”修订为“年度-保管期限-机构 (问题) ”。因为大多单位的归档文件基本上是按年度归档的, 即本年度的第一季度归档上一年度的归档文件, 所以宜先按年度进行分类。

5. 提出编制页码要求

编页码是固定归档文件的位置和顺序, 防止顺序错乱。旧《规则》没有编制页码的要求, 但由于归档文件大多存在收文处理单、发文处理单 (或称发文稿纸) 、文件报审单、合同会签单等其他文件, 不统一编制页码可能会影响到档案齐全、完整。针对这个问题, 新《规则》对页码的编制作出了明确的规定:1一般要求。纸质归档文件一般以件为单位编制页码。2编制方法。页码应逐页编制, 宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。3不编制页码情形。文件材料已印制成册并编有页码的;拟编制页码与文件原有页码相同的, 可以保持原有页码不变。

6. 增加了编制档号内容

档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码, 是在全宗中的位置标识符号。旧《规则》虽没有涉及档号内容, 但实际在使用档案管理软件进行文书档案管理过程中, 已间接使用了档号这一重要要素, 因为在软件程序管理中需要对每一份文件进行标识且不能重号。新《规则》修订中增加了档号编制原则、档号结构和档号编制方法等档号内容, 是落实深化检索的一项重要措施, 更方便了对文件的定位和查找。

7. 修改了归档章项目, 将室编件号和馆编件号合二为一, 原馆编件号位置作为页数

归档章是纸质文件材料成为档案的标志, 其主要项目也是档号的重要要素。在文件材料上加盖归档章, 一方面表明是档案文件, 另一方面便于对档案的归类和存取。旧《规则》中同时并存室编件号和馆编件号, 馆编件号一般利用很少, 很多档案馆在接收按照旧《规则》归档整理的档案时, 也不再编件号, 而是利用室编件号代替馆编件号, 馆编件号基本失去了存在的价值。另一方面, 分设室编件号和馆编件号违背了档号编制唯一性和稳定性的要求。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一, 设置为件号, 成为必然趋势。

将原馆编件号处位置设置页数项, 将文件总页数在此处标识, 以确保单份归档文件的完整性, 避免掉页。

8. 增加了归档文件目录项目, 并调整了样式

新《规则》对归档文件目录项目设置、格式作了适当调整。1目录项目。目录项目由七项增加到九项, 增加了“档号”、“密级”两个项目, 并将“件号”改为“序号”。密级项目对于涉密纸质归档文件是必填信息, 有利于涉密文件的统计和全过程控制。2目录格式。目录表格采用A4幅面, 页面横向设置。

二、不够完善之处

1. 没有明确档号章中的件号是否填写虚位

新《规则》在档号编制要求中指出:“件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号, 用4位阿拉伯数字标识, 不足4位的, 前面用“0”补足, 如“0039”。而具体在归档章项目中是否填写虚位却没有明确, 如是填写“39”还是填写“0039”呢?只是在归档章示例一和示例二中写了“1”, 没有填写虚位“0001”。因此件号在归档章是否填写虚位应予以明确。

2. 页号的编写位置与科技档案页码编写要求不一致

新《规则》中虽然提出了编制页码要求, 但指出页码宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置, 这与科技档案规定的页码编写在正面右下角或背面右下角的要求不一致。《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T 11822-2008) 指出科技文件应编写页号, 但没具体规定填写位置。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 和《建设工程文件文件归档规范》 (GB/T 50328-2014) 均指出文件页码位置应编写在正面右下角, 背面左下角, 这样就造成了文书档案和科技档案页码位置编写不一致的现象。另外, 有的归档文件已印制了页码, 页码一般会在右下角、左下角或下角, 此类文件不需重新编写页码, 如果要求无页码的归档文件编写在右下角或左下角的话, 归档文件页码就会存在有的在上面、有的在下面的现象。文件页码在左上角或右上角很不方便书写, 也在一定程度上会影响阅读。

3. 直角装订方法不方便操作, 缝纫机轧边装订易给文件造成破坏

新《规则》指出“永久保管的归档文件, 宜采取线装法装订。页数较少的, 使用直角装订或缝纫机轧边装订”, 并给出了直角装订法示例。直角装订法是在文件左上方扎一个孔, 用穿线方法在左边和上边给予固定。这种装订方法没有标明针孔距上距左的位置, 在实际工作中不好操作, 且装订出来的文件不结实。缝纫机轧边装订方法极易对文件造成破坏, 即如果针角太密文件易被折断, 另外此种装订方法不利数字化扫描拆件。

新《规则》在结构和内容上都有很大的变化, 细化了归档文件的整理流程, 明确了归档电子文件的整理要求, 对各单位做好文书文件材料和电子文件管理工作具有很强的借鉴和指导意义。只有认真贯彻和执行新《规则》要求, 对于有争议的地方在本单位加以变通完善并下发具体实施细则, 才能切实提高归档文件整理质量, 促使文书档案的管理水平再上一个新的台阶。

参考文献

[1]杨长利.对新《归档文件整理规则》的理解和认识[J].云南档案, 2016, (2) :28-31.

文件整理与归档论文 篇9

一、科学制定分类方案

科学制定分类方案是开展学习实践活动文件材料归档整理工作的前提和基础。根据学习实践科学发展观活动各级领导小组办公室工作机构和文件材料形成的实际情况, 我们采用保管期限—年度—机构分类法。需要注意的是, 学习实践活动前后分三批进行, 其办公室机构在各批次因其活动开展单位的不同而有所变化, 这就需要根据实际机构及其变化进行合理的归类或合并。省委“学习实践办”第一批六个机构有综合组、统筹推进组、宣传组、秘书组、省直指导协调组、试点指导协调组;第二批六个机构中前四个组不变, 后两个组改为地方指导协调组和企业高校指导协调组;第三批五个机构前四个组仍不变, 另设一个指导协调组。通过分析发现, 综合组、统筹推进组、宣传组和秘书组这四个组为三批共有, 按此分类没有问题;而第一批的省直指导协调组和试点指导协调组, 第二批的地方指导协调组和企业高校指导协调组, 第三批的指导协调组, 其共同特点是都具有指导协调职责;从其形成的文件材料看, 各批次指导协调组形成的文件材料都不是很多。为此, 可设置一个指导协调组, 把各批次不同指导协调组形成的文件材料归入其中, 通过形成时间进行区分 (排列) 。

二、正确掌握归档范围和保管期限

省委“学习实践办”与省档案局在2008年12月联合印发的《关于做好深入学习实践科学发展观活动文件材料收集归档工作的通知》 (以下简称《通知》) 明确规定了文件材料归档范围和保管期限。由于实际情况复杂, 我们在遵循《通知》基本原则的基础上, 对实际形成的文件材料进行认真的鉴定工作, 全面贯彻落实国家档案局第8号令。在归档范围上, 既要重视档案资源建设, 也要把握“以我为主”和“以人为本”。比如, 记录省委重大决策和事关人民群众切身利益的相关材料, 应当齐全、完整、准确地收集归档。同时, 也要注意收集学习实践活动中已经办理完毕, 但不是红头文件的重要材料, 以及音像、照片、大事记和电子文件等。对不需要归档的材料, 则决不归档。

在确定保管期限时, 要特别重视做好鉴定工作。学习实践活动中形成的大量文件材料, 是我党加强思想、组织、作风、制度和反腐倡廉建设, 推动科学发展的真实记录, 对于今后工作查考、历史研究、经验借鉴等具有十分重要的价值。对于学习实践活动前期筹备、领导机构成立、职能分工、调研摸底、重要决策、组织实施、信息交流、指导检查、总结评估、长效机制建立等历史过程形成的文件材料, 我们在逐件阅读的基础上, 全面分析文件材料的内容和形式, 依据保管期限表规定的原则, 合理确定保管期限。对于归档范围和保管期限表未包含的文件材料, 我们细心斟酌、精心鉴定。这项工作量较大, 而且非常重要。

三、认真做好归档文件整理工作

归档文件的整理应当遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 便于保管和利用。

1. 合理确定“件”。

原则上以每份文件为一件;与一个事由紧密联系的相关文件也可为一件。如各单位上报的学习实践活动实施方案、调研报告、民主生活会报告、领导班子分析检查报告、整改落实方案、政策制度、总结报告、群众满意度测评报告等八份文件, 都事关本单位学习实践活动且属于紧密联系的相关文件, 故也可组成一件。

2. 确定文件归档年度要综合考虑文件形成时间及保持文件之间的有机联系和便于利用。

辽宁省第一批学习实践活动各单位上报的文件有八个, 前期文件的形成时间是2008年度, 后期文件形成的时间是2009年度, 在确定这些文件归档年度时, 如果按文件形成年度分别归档, 必然要把各单位上报的文件拆开存放, 这既割裂了文件之间的有机联系, 也不便于档案的利用。所以在确定归档年度时, 统一放在第一批学习实践活动结束年 (2009年度) 比较好。

3. 归档文件排列要灵活掌握事由、重要程度和文件形成时间。

文件整理与归档论文 篇10

一、整理方法不当对归档文件的损伤

1.装订方法不当对归档文件的损伤。归档文件一般先要拆除金属钉然后线订。30页以上的过厚文件拆钉非常费劲, 常常因为用力过猛将文件装订线处边角撕裂, 甚至将最上面几页文件撕开一个大口子。只有两三页的文件, 拆钉时由于用力不当, 会将金属钉连同文件一部分一同拽下, 在装订处形成一个缺口。用缝纫机将文件扎边时, 过厚文件勉强推进, 会引起乱线、跳针, 甚至将机针折断在文件之中, 形成对文件的损伤。过薄文件, 尤其是只有两三页薄纸的文件, 在缝纫机走针速度过快或者过慢、针距过密等情况下, 会使得文件装订线处发生纵向阶段裂开, 或在匆忙中无意将两份, 甚至若干份文件合订, 而重新拆线、再装订, 必将使文件严重损伤。

2. 编写文件张 (页) 号对文件的损伤。

由于编写文件张 (页) 号是件简单并重复性工作, 容易使人在匆忙工作中无意识地将文件张 (页) 号重编或漏编, 用小刀刮改时, 由于用力过猛, 会将文件边角撕裂, 使用橡皮涂改时, 易将文面污损。

3. 加盖文件戳记对文件的损伤。

如果过多使用印油, 会使得文件正面戳中字迹模糊难以辨认, 文件背面湮透而使得文面字迹模糊。文件下面藏有铅笔、橡皮等物, 会将戳记部分漏掉或者使得戳记倾斜、变形, 用力过猛, 同样会将戳记盖得模糊, 有时不得不在旁边重新盖戳。填写戳记内项目, 出现错别字, 或文件编号错号、重号, 更改方法不当, 会损伤或污染文件页面。

4.捆扎文件用的材料或文件捆扎方法不当, 尤其是使用细铁丝、塑料绳将文件打捆, 或反复用力捆扎文件, 会将最下或最上部文件页面损伤, 或将一捆文件周边损伤。

5.整形对文件的损伤。由于归档文件来源复杂, 纸张幅面不一, 某些文件附件、附表、附图与文件折叠方法不同, 外来文上面粘贴的公文处理单与文件参差不齐, 个别文件首页污渍较多, 或由于装订不当使文件掉页或散乱, 需要适度对文件进行整形、固定和清洁, 使其外观整洁划一, 装订方式一致, 联结牢固, 便于装盒保管和日后文件检索。如果整形方法不当, 用力不妥, 缺少器械或使用质量低劣器械, 会将文件撕裂污损, 或在齐边时将带有文字的纸张边缘部分裁掉而破坏了文件。

6. 文件装盒时, 盒内文件数量控制不当, 也会造成文件损伤。如硬要将许多文件塞进盒内, 会将文件挤压变形, 出现皱褶或撕裂文件, 也不利于文件装盒后上架时的整齐摆放。

与此同时, 因为在文件整理台面上喝水、吃东西、吸烟, 会因茶杯倾倒、食物残渣或烟灰污损文件。下班后如果将未整理完毕的归档文件放在办公室, 甚至随意堆放在地板上或门后, 如果突发火灾、水灾, 也会使得文件面临危险。

二、改进文件整理措施, 减少或避免损伤

1.细心、专心整理归档文件, 减少文件不正常损伤。归档文件整理是件细致工作, 粗心大意, 马马虎虎, 匆忙之间赶进度, 会在许多环节发生文件损伤问题。如果细心整理文件, 关键环节专心致志, 一丝不苟, 精益求精, 慎之又慎, 不管是文件加盖和填写戳记, 文件装订、编写文件张 (页) 号, 还是其他工作, 都会大幅度减少文件损伤, 甚至避免文件损伤现象。

2.使用质量良好的工具、器械、原料, 正确使用装订工具, 可以起到较好的保护文件作用。拆除文件金属物, 文件线订, 都应使用质量好的工具器械、原料。如专用启钉器、打眼机、穿线器和缝纫机、齐边机、装订机, 使用印泥盖戳或电子戳, 最好使用会计专用笔标识戳记内项目, 使用质量好的棉线、机针和文字涂改液、印泥等, 使用棉质鞋带捆扎文件要松紧适度。

3.使用标准档案盒, 并适度存放文件。标准档案盒一般在长宽方面大于文件10mm, 正确存放不会损伤文件。一个保管单位文件过多, 可以分成两个或若干盒子存放, 保证文件在盒内有一定预留空间。

4.总结自身工作经验, 优化文件整理工作方式方法, 使得工作程序化、规范化, 减少工作失误和返工现象。归档文件整理应当制订工作计划, 先干哪些工作, 后干哪些工作, 哪些工作需要事先做好充分准备, 或需要在工作中格外注意, 或必须集中精力一气呵成完成某一项工作, 都应做到心中有数。一旦出现失误, 要冷静、细致、理性地使用妥善方法改正错误, 避免错中生错、错上加错, 使问题复杂化, 引发难以料想的后果。

文件整理与归档论文 篇11

按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。

一、适用范围

（一）实施范围

本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。

（二）工作范围

《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。

（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设

《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。

1.建设模式

运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。

2.使用范围

覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。

3.功能边界

起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。

二、名词释疑

本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。

（一）电子文件

按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。

（二）电子档案

电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。

（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密

1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。endprint

4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

（四）在线归档和离线归档

1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。

2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。

三、电子文件归档工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表

本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。

（二）电子文件的实时归档

本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：

1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。

2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。

3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。

（三）电子文件的数据类型

本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：

1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。

2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。

4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。

5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。

6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。

（四）电子文件的形式变化

本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。

（五）涉密电子文件的在线归档

按照本《办法》第十二条的规定，涉密电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于涉密电子文件在线归档的信息系统必须为涉密信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的涉密电子文件的密级相匹配。在涉密信息系统建设方面，国家有相应的标准。

四、电子档案移交与接收工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的移交时间

与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。

（二）电子档案移交与接收的主要工作

本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。

（三）电子档案的移交介质

本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。

（四）机构改革过程中电子档案的处置工作

按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。

五、电子档案的保管工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的异质备份工作

本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。

1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。endprint

2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。

3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。

（二）电子档案保管的总体要求

电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。

（三）电子档案的定期检查

在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。

本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。

在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。

（四）电子档案的异地备份工作

电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。

（五）电子档案的脱机备份载体

本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。

（六）电子档案的保管环境

电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。

（七）电子档案保管的其他要求

电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：

1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。

2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。

3.保存涉密电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。

4.按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储涉密电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。

5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁涉密电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。

6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。

六、电子档案的利用工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的计算机检索目录制作标准

由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。

（二）电子档案利用的登记和审批流程设计

在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

（三）电子档案的原件封存问题

本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。

七、《办法》的施行时间和文件更新问题

本《办法》自2014年2月7日起施行，由于《办法》按照信息技术的发展，对一些旧要求做出了新的规定，电子文件形成单位、市和区（县）档案局（馆）需要认真学习，逐步按照新的要求调整本单位的相关工作。同时，为了避免本市在电子文件归档和电子档案管理方面的多份文件在具体工作要求方面的冲突、以及在新的信息技术环境下更新相关规定，在本《办法》施行当日废止了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发[2004]14号）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》（京档发[2007]2号）。

以上为《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》中需要重点解读的内容，各相关单位理解以上内容，就能准确、全面的把握和执行《办法》，做好电子文件归档与电子档案管理工作。

浅议电子文件的归档与管理 篇12

第一, 要把工作的对象搞清楚。我们的工作对象是具有参考和利用价值并作为档案保存的, 在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘等载体上, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通讯网络上传送的文件。

第二, 应把电子文件纳入本单位文件管理体系, 把电子文件的归档管理纳入本单位信息化建设体系, 纳入本单位办公自动化系统, 并建立健全各项工作制度和工作程序。结合各种技术措施的应用, 从电子文件产生开始, 直到被永久保存或销毁, 不间断地对有关处理和操作进行管理, 实施全程控制和管理。要做到这条, 其实是一件非常不容易的事情。各单位 (特别是规模较大的单位) 的科室之间要协调好, 要登记处理好相互衔接的各类责任者 (如起草者、修改者、审核者、签发者等) 、各类操作者 (打字员、发文者、收文者、存储管理者等) , 在此过程中产生的责任凭证信息 (批示、签名、印章、代码等) 以及每份电子文件的文件编号、题名、形成时间、文件稿本代码、文件类别代码、载体编号、保管期限、备注都要做好登记。如果单位的文件由各科室自己起草、打印的话, 备注里要明确所属科室。各单位形成处理的各类电子文件最后均应由本单位文书处理部门统一收集管理。对于应归档的各种电子文件, 经规范整理后, 要移交本单位档案部门集中管理。

第三, 电子文件形成后, 要保证收集积累过程中的电子文件齐全、准确、完整、有效。在收集积累过程中, 要明确收集责任、收集范围、收集要求和收集方法。单位形成的同一类型的电子文件格式应统一要求。文本文件推荐采用XML格式, 现阶段可以收集PDF、RTF、TXT格式文档;图像文件采用TIFF或JPEG格式;视频或多媒体文件推荐采用MPEG或者AVI格式;声音文件采用MP3或WAV格式;对于其他通用软件、计算机系统运行和信息处理等过程中产生的电子文件, 相关信息应一并收集, 电子文件正本及其背景信息、元数据应一同收集。电子公文形成单位应同时收集其定稿, 其他电子文件可以根据需要确定是否收集定稿及历次修改稿。电子文件正本要收集两套。对只有电子签章的电子文件, 收集时应附加具有法律效力的非电子签章, 以保证电子文件的凭证作用;对使用可靠电子签名的数据电文, 不需要再度签名确认。当公务或其他事务处理过程中只有电子文件产生的时候, 则要采取严格的安全措施, 但不能同机保存, 要存储在脱机保存的载体上。在没有进行归档整理前, 文件随时都有可能使用, 利用文件时要复制使用, 不能对原文件进行任何修改。

第四, 电子文件的整理归档。要想做好这项工作, 不但要求操作人员具有计算机专业技能, 也要掌握具体的整理归档方法。齐全性、准确性、完整性、一致性、收集范围、保管期限、密级, 每项都是做好归档工作的前提。归档电子文件按全宗区分, 以件为单位分项目进行整理, 按照相关规定, 在全宗内区分年度、保管期限、机构 (问题) , 或者只区分年度、保管期限, 按电子文件类别相对集中, 脱机存储在一次写多次读光盘、硬盘、磁带等载体上。

做好归档电子文件的前提工作后, 就要对这部分电子文件进行整理归档, 具体的做法是: (1) 将归档电子文件进行逐件著录, 并按要求形成归档电子文件, 实现一对一的固定链接。 (2) 归档电子文件载体根目录下应设置说明文件、类目表、著录文件和电子文件子目录、其他文件子目录等。对于特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件。必须加密归档的电子文件应将其解密软件和说明文件单独存放。 (3) 归档电子文件载体或者装具上要贴上标签, 标签上注明相关具体内容, 载体应一式三套, 一套封存保管 (A) 、一套供查阅使用 (B) 、一套寄存到同级国家综合档案馆 (C) 。

第五, 归档电子文件的保管利用。要做好这项工作, 各单位必须配有相应的专用设备。在硬件设备基础上, 操作中除了要符合纸质档案的要求外, 还要做到: (1) 存储载体应设置为只读, 不能被他人随意修改, 这是存储电子档案区别于存储纸质档案的重要一点。 (2) 每年都要检查归档电子文件的读取以及处理设备的更新情况, 并定期进行抽样机读检查。在操作文件时, 要避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层;单片载体应当装盒, 直立放置, 避免挤压。 (3) 环境温度应在17℃-20℃之间, 相对湿度应在35%-45%之间, 而且要远离强磁场、强热源, 并与有害气体隔离。

要有严格的制度来确保电子文件保管利用的安全。建立健全电子文件查阅利用制度, 按照国家有关保密规定, 采用专门的技术和措施, 确保归档电子文件的安全使用。未经审批同意, 任何单位或者个人不允许复制电子文件, 而且利用时应使用拷贝件, 归档电子文件的封存载体不得提供利用。

第五, 电子文件的送交、寄存、进馆工作。各级党政机关应根据规定, 将现行的已公开的电子公文通过移交载体或者网上传输等方式及时报送同级国家综合档案馆, 在每年6月底以前, 应将整理好的上一年度的归档电子文件移交同级国家综合档案馆保存。如果有的单位不具备归档电子文件保管条件, 也可以申请提前进馆。