会计电算化档案管理制度

会计电算化档案管理制度（共14篇）

会计电算化档案管理制度 篇1

会计电算化系统会计档案管理制度

单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

一、数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。

银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

3、转帐凭证的输入、输出与保管

转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记帐每天打印。

（2）银行余额调整表每月打印一次。

（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

5、其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

6、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

会计电算化档案管理制度 篇2

同传统的人工记账会计档案相比, 电算化环境下的会计档案主要具有以下特点:一是内容扩大性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算过程中形成的纸质材料。实行会计电算化后形成的会计档案, 不仅包括传统的纸质会计档案, 还包括以计算机硬盘、软盘等存储的、以电子数据状态保存的机读会计数据以及会计电算化软件系统名称、版本以及与之配套的安装光盘等计算机系统档案。二是资源共享性。传统会计档案的查询需要到档案的存储地点现场翻阅。而网络技术的运用可以使一个单位的会计文档在各个部门间快捷、全面、多方位地检索、传阅, 并能够实现档案信息的网上远距离传送, 有利于会计档案信息资源共享, 最大限度地发挥会计信息资源的使用效果。三是对系统的依赖性。传统的会计档案直观性强, 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息。而电算化会计档案的读取与使用必须借助于计算机硬件与软件系统, 如计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型, 会计电算化软件系统名称、版本号, 与之配套的安装光盘、磁盘、用户手册等全套文档资料, 对系统环境具有很强的依赖性。

二、对电算化会计档案生成的管理控制

1. 机制会计凭证类生成的管理控制。

会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前, 首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性;编制记账凭证时做到科目使用正确, 数字准确无误。审核记账员 (由复核人员兼任) 应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证进行逐张审核, 尽量避免期末使用“成批审核”功能集中审核;复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后, 系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外, 还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管签章, 收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章, 方可作为有效的会计档案保管。机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生, 必须连续。编号间断时, 应在断号后第一张凭证上说明断号原因, 并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张, 连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

2. 机制会计账簿类生成的管理控制。

现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后, 由出纳人员核对现金库存, 核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章, 按月连续编页码并装订成册, 以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册, 加盖封印, 妥善保管。同样, 银行存款日记账也应每天登账并打印输出, 绝不能等到期末集中登账和打印, 其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外, 出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表, 由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后, 与银行对账单一起保管。总账、其他明细账定期打印输出, 连续编号, 经审核后装订成册, 同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月、按季或按年打印, 但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。

3. 机制财务会计报告类生成的管理控制。

企业的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生, 但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时, 两者数据应当完全一致。

三、加强电算化会计档案管理的措施

1. 建立健全电算化会计档案管理制度。

制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬件和数据管理制度》等内部管理制度, 这是管理好电算化会计档案的保障。同时, 要特别注意制度的贯彻落实情况, 单以电算化会计档案借阅手续制度为例, 查阅会计档案需经财务部门负责人批准, 按照档案管理的有关规定办理借阅手续, 外单位查阅本部门会计档案要有单位介绍信, 并经主管领导、财务部门负责人同时批准, 并做详细的查阅记录。

2. 实现电算化会计档案管理系统的智能化。

实现会计电算化后, 会计档案信息处理的效率得到大大提高, 然而, 由于其依靠的是手工会计模式, 仅仅把计算机信息技术作为处理会计档案业务的一种工具, 会计档案信息输入、输出均依赖会计人员。因此, 建立在会计电算化理论基础上的电算化会计档案管理系统仍是模拟型的。电算化会计档案信息化依据会计目标, 利用现代信息技术对传统会计档案组织和业务处理流程进行重整。按现代管理思想、模式重组会计组织和会计流程, 可以支持“网上企业”、“虚拟公司”等新的组织形式和管理模式。同时建立起来的开放的、智能型的电算化会计档案管理系统, 使电算化会计档案管理高度自动化并实现信息共享, 能够主动和实时报告会计档案信息。因此说, 电算化会计档案管理系统是一个由人、计算机、网络和数据通讯技术有机结合的人机交互的智能化系统。

3. 加强电算化会计档案与对应会计软件版本的一致性管理。

因为在不同版本软件下形成的会计档案数据的结构可能不同, 极易导致会计档案不能被调阅或者产生某些难以预料的错误。调阅电算化会计档案有两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致, 此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统的档案调阅功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致, 此时只需在另一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统, 然后再进行调阅。因此, 在进行电算化会计档案归档时, 除保存电子会计信息及备份会计数据外, 还应保存对应版本的会计电算化软件版本。

4. 加强会计档案保管人员的权责管理。

会计电算化档案管理探讨 篇3

关键词：会计电算化；会计档案；档案管理

会计电算化与档案管理之间是相互联系、密不可分的。会计电算化拓宽了会计档案管理的范围，提高了会计档案管理的效率与水平。同时，会计档案管理也针对会计电算化提出了新的要求，并且产生了许多新的问题，这应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视，切实加强电算化会计档案的管理工作。

一、会计电算化档案管理的现状

1.会计档案管理制度不完善。会计已进入电算化时代，网络技术应用领域的拓宽使会计电算化档案管理出现许多新的特征，过去纸质的档案管理制度在内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘，好多单位没有及时地修订本单位的会计档案管理制度，没有明确相关的档案管理职责，以致影响了会计电子档案的整理和应用，从而使电算化档案管理出现简单化、形式化的现象。

2.企业自身的内部控制不完善。在电算化下，由于会计人员操作流程不规范、职责不清等原因，经常造成会计档案在不知觉的情况下被修改，导致会计人员舞蔽事件时有发生。例如会计档案的任意篡改、业务数据的任意修改和删除、程序的无故破坏等，都使得电算化会计档案的管理工作受到人为的破坏，甚至严重影响了企业会计报表的真实性、可靠性和完整性。

3.电算化会计资料保存不完整。一方面，在电算化下，有些单位对于所有的电算化会计资料并没有完整地进行保存。会计档案的管理，是指对存储在计算机硬盘中的会计数据以及其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的全部的会计数据。另一方面，由于会计电算化的软件升级换代很快，在不同的版本下会计数据有可能不同，有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阔。

4.会计电算化专业人才缺乏。会计电算化不仅涉及会计方而的知识，还包括了计算机和管理等多方面的专业知识。老的财务人员不能适应会计电算化發展的需要，而新的财务人员又没有足够的实际经验应对日益复杂的账务处理，财会人员只能对日常的会计核算进行处理，对计算机进行维护、开发和利用及如何提高会计管理水平则无能为力。因而导致用户在选择会计软件时，只注重会计软件仿真程度，不注重软件在会计管理方面的功能与现行会计法规相违背的功能存在。

二、加强和完善会计电算化档案管理的措施

1.领导应重视会计电算化档案的管理。领导重视是提高企业会计电算化档案管理工作的重要前提和关键保证，只有建立和落实各级会计电算化档案管理工作责任制，职责明确，在“软件”和“硬件”设施方面都加强监督，才能使电算化会计档案收集、归档、保管等工作得到顺利落实。

2.企业应制定一套切实可行的档案制度。为了更好地管理会计电算化档案，使其发挥更大的作用，企业必须制定一套切实可行的档案制度。此制度应包括存档手续，分类管理办法，使用审批手续，保存期限及销毁手续等内容，以使对会计电算化档案实施制度化管理。别处，我们还必须对整个计算机系统的安全性、稳定性做些工作，如计算机病毒的防范等。

3.企业应确保档案的真实性、可靠性和完整性。企业应实行纸质档案和电子档案双重保管。一方面，应定期将会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等数据用统一纸质打印并装订成册进行存档，由专人负责向档案室移交。在交接时要认真清点，保证归档数量准确，确保电算化会计档案真实、完整。另一方面，应定期将会计电子档案拷贝并且加密后进行保存。

4.企业应确保档案的安全管理。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，因此，对这些档案进行保存时应根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时取双备份的形式进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，尽量使用存储量大、优质的光盘备份会计数据。

5.企业应健全约束机制、合理设岗。会计工作内容繁杂，只有科学地进行岗位分工，使之规范化、科学化，并落实岗位责任制，才能使整个会计系统高效、协调地运作。同时，企业应健全约束机制，防止有些会计人员图省事，违犯操作规定，从而导致会计档案原始资料不真实等情况的发生。

6.企业应培养电算化会计档案专业管理人才。针对会计电算档案管理的特殊性，企业应培养既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又要精通信息技术，能够熟练应用会计电算化软件，这就要求在人才培养上下功夫，有针对性地加强“会计一计算机—档案管理”的复合型人才的培养，为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供人才保障。

会计电算化档案管理制度 篇4

为了适应现代化的管理,会计电算化和传统的会计档案管理成为了一个新型的研究话题。会计电算化的产生,同时带来更为广阔的会计档案范围、会计信息以及会计档案的载体形态。高校通过实行会计电算化,使用计算机代替了不少人工完成的账务处理工作和信息分析工作,大大提高了学校的档案管理的效率。

一、会计电算化档案的内容和特点

(一)会计电算化档案的内容

就会计电算化档案管理的内容来说,主要包括机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。其中机制会计档案主要是指电算化系统打印的会计凭证、会计账簿、财务报表等纸质的档案和会计档案移交、保管销毁清册等档案;机读会计档案是指以电子数据形态存在的会计数据,一般存在计算机硬盘、软盘、光盘等介质中;计算机系统档案则是计算机相关的硬件设备的类型和变化情况,以及相关配套的光盘、磁盘等所有的文档资料。

(二)会计电算化档案的特点

同传统形式的会计档案相比,电算化的会计档案具有以下几个特点:

1、内容的广泛性 由会计电算化的内容所决定,电算化的会计档案除了包括传统的书面形式的会计数据信息,还包括计算机硬盘、软盘、光盘等介质中存在的会计数据信息,并且还包括进行数据信息处理的相关软件和文档等内容。总之,高校通过采用电算化进行会计档案管理从内容的表现形式和存储形式上都有了更广阔的的空间。

2、载体的差异性 电算化的会计档案管理使用的载体不再限于传统的纸张,更多的是具有容量大、空间小快捷方便的计算机类电子载体,数据信息需要使用计算机和特定的软件来进行阅读和使用。通过计算机的使用使得会计档案的管理更加快捷、方便和直观。

3、安全性要求更高 一方面通过使用电算化使用的存储介质对温度、湿度和一些其他因素有着较高的要求,所以在档案的存储环境方面提高了要求;另外一方面,由于电子数据可以在不留痕迹的情况下被修改,并且不容易被发现,所以具有一定的隐蔽性和危害性,这也是最应该重视的部分。

二、高校会计电算化档案管理存在的问题

(一)会计电算化档案管理内容有所欠缺

虽然不少高校已经应用了会计电算化,但由于缺乏相关的经验,导致高校对会计电算化的内容不够了解。所以一般的高校都是只是定期向相关部门递交纸质的会计档案,而不包括相关的电子数据。另外,有可能因为会计软件的升级问题,原先版本的资料未进行及时处理,而导致高版本的软件无法调用之前的会计档案。

(二)会计电算化档案自身存在一定的问题

首先,会计电算化档案本身的机制记账凭证内容不够完整,缺少相关人员的印章或者签字,这就使得责任不够明确。其次,备份打印不够及时,有些高校由于过度依赖计算机的.存储设备,并不将相关的档案资料进行备份保存,一旦系统出现问题,就会造成数据的损坏或者丢失,而影响正常工作的进行。再者,由于资金或者其他方面的限制,有些高校的相关硬件设施跟不上标准,比如缺乏激光打印机或喷墨打印机,就会影响纸质会计档案的保存期限;用于备份数据档案的磁盘质量偏低,就可能导致会计电子档案数据的破坏。

(三)会计电算化档案管理缺乏专业性管理人才

会计电算化档案管理人员除了要懂得会计方面的知识,还应该动的计算机方面的知识,以及档案管理的相关内容。而不少高校只注重了教学方面,而忽略了档案的管理,往往请一些非专业的人员进行档案管理,对档案管理的秩序完全不了解。

(四)会计电算化档案管理缺乏完善的管理制度

就目前来看,我国对会计电算化档案管理的要求仅限于最基础的层面,缺乏深层的规范和要求。而随着会计电算化的逐步深入,档案管理的内容页增加不少,而学校并未根据其变化而修订学校的会计档案管理制度。

三、加强高校会计电算化档案管理的有效措施

(一)完善高校内部相关硬件设施

先进的硬件设施是会计电算化档案管理的重要保证,所以高校应该注重对硬件的优化和维护。比如定期对机房进行维护和检查以保持机房良好的环境、档案存储库房拥有适宜的湿度和温度、配备先进的打印机和高质量的电子档案存储磁盘等。

(二)加强对档案管理的重视

高校的领导应该加强对会计电算化档案管理的重视,一方面应该建立并完善相关的制度,另一方面应该加强对电算化档案管理专业人才重视。只有同时具备会计、计算机、管理这三方面技能的人才能够做好高校的档案管理,所以高校一方面应该做好对当前在值管理人员的培训工作,另外还要积极引进具有高水平电算化档案管理能力的人才。

(三)完善各项管理制度

首先对电算化的档案保存,无论是电子版的还是纸质的都应该按类进行归档和标号,并且对于电子档案的保存还应该做好备用盘与存储盘的分放以及防尘防光、防腐、防压等工作。其次,对于档案的借用也应该做好严格控制,档案的调用和借阅都要进行详细的记录,一旦出现档案的丢失和损坏能够找到相关人的责任。再次,还应该建立档案的备份制度,定期将档案信息备份到磁盘,并进行定期的检查和复制,重要信息还应该做双备份处理。再者,还应对档案管理进行分用户、分权限调用,以保证数据的安全性。

四、结束语

会计电算化对会计档案工作的影响 篇5

摘要：随着我国会计电算化工作的不断发展，产生了大量的电子会计文件，这便为档案管理工作增加了新的内容。因此必须加强会计电算化系统的档案建设，以适应新时期会计电算化提出的新要求，更好的为经济建设服务。

关键词：会计电算化；会计档案

一、电算化会计档案的特点：

电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：

（一）、内涵广泛。其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。

（二）、保存时间较短，对存储环境要求较高。电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。其影响条件主要包括以下几点：

1、温湿度的影响。实验证明：保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％。而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％。可见电子文件对其温湿度要求更为严格。

2、光和空气的影响。光向外辐射时会产生热量，紫外线长期照射可使磁性消退，造成信息难以读取，空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气）在一定环境下会产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。而这两点对纸质的载体影响相对要小的多。

3、灰尘的影响。灰尘会给电子文件和纸质文件保存载体带来机械损伤，灰尘带来的霉菌等有害生物会损伤和破坏这两种载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑，也可以通过修复手段在很大程度上恢复其所记录的信息，而灰尘一旦对电子载体造成危害，载体所记录的信息可能会局部丢失，电子文件失去保存价值。

4、磁场和机械振动的影响。此项对纸质档案无任何影响，而对电子文件载体会造成磁粉脱落、磁性消退或消失，是记录信号丢失，记录信息破坏，缩短电子档案载体寿命。

（三）、电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。

（四）、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。

（五）、对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。会计档案与财务软件的版本越来越高，需要不断的更新，更需要与之相配的硬件来兼容。

二、目前电算化会计档案存在的问题：

结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在着一些问题：

（1）电算化会计实施时间不长，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

（2）会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。

3）会计档案管理制度不完善：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，所以会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

三、如何做好电算化会计工作

对于日益严峻的电算化会计档案管理的形式，我们要建立健全各种相关的法律法规的同时，要从以下几点入手：

1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意 修改。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。

2、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性、广泛性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识外，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。

3、完善电算化会计档案管理的各项制度。要按照《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制，并依据各单位具体的会计电算化的实际情况来制定相应的档案管理制度。

会计电算化管理制度 篇6

。第二条 本办法适用范围：本公司。第三条 会计电算化管理内容包括岗位设置、发展规划、建立信息系统、制定管理制度、人员培训和推广等。公司负责管理工作，各单位负责具体实施工作。第二章 岗位设置及职责第四条 各单位应根据工作及人员情况，设专职或兼职人员负责会计电算化工作，定岗定员，保持相对稳定。第五条 电算专管员必须精通财会业务，并且负责以下工作：一、制定本单位会计电算化管理办法;二、监督会计电算化有关管理制度的执行情况;三、对财会软件进行日常维护;四、保证计算机软件和硬件的`财产安全;五、控制会计软件的运行;六、对操作人员进行日常管理;七、负责财会软件的学习、应用和推广;八、负责组织系统内操作人员的培训工作。第六条 各单位必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理，建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员，没有经过上机培训人员不得作为操作人员。第七条 操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件，发现问题及时上报，不得自行修改，

制度

第八条 操作人员的密码应当严格保密;更换操作人员或密码泄密后，必须及时更改密码。第九条操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出财会程序，防止其他人员越权操作。第三章 电算记账的规则第十条 严格按照财务制度、会计制度和软件程序，以及总公司的有关统一规定，进行业务处理。第十一条 总公司对财会软件的使用实行统一管理，未经总公司同意，各单位不得随意使用其他财会软件。第十二条 总公司负责设置一、二级会计科目。二、三级科目各单位可根据具体情况增设。第十三条 为确保电算记账准确、高效，记账过程中实行三审制，即事前审核、事中审核、事后审核。第十四条 记账凭证原则上由手工填制，如果据以填制记账凭证的原始凭证已输入计算机或可从机内现有账簿中计算生成记账凭证所需数据，记账凭证方可由计算机打印输出，代替手工记账凭证;这时须由操作员、复核员、主管员共同签章，并按规定装订成册，做为会计档案保存。第十五条 出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。第十六条 已输入总账、明细账的数据，如有差错，均须另编补充凭证或负数冲正凭证，重新输入;如原始凭证是正确的，操作员输入错误应在输入的更正凭证中注明实际输入数据的更正内容，包括原始的日期、编号及错误原因。第十七条 存在计算机软盘或硬盘内的各种账册，在未打印成文本输出之前，应视同会计档案妥善保存，并应留有副本。

电算化会计档案的安全管理 篇7

实现会计电算化后, 会计档案的内容增加了, 对保管环境的要求也提高了, 而很多单位却认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化, 电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度;没有根据会计电算化信息系统档案的特点及内容做出的相应安全管理规定;也没有采取相应的保障措施来改善会计档案的保管环境等。本文拟针对电算化会计安全管理提出对策和建议。

2 电算化会计档案的管理的特点及内容

为了更有效地做好电算化会计档案工作, 我们必须根据电算化会计档案的特点, 分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

2.1 电算化会计档案的特点

2.1.1 现代化载体

电算化会计档案拥有双重的会计档案载体, 即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

2.1.2 软硬件环境

电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视;电子档案易被修改;电子档案的保存, 受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

2.1.3 计算机技能

电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法, 还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识, 才能顺利实现电算化。

2.2 电算化会计档案的内容

2.2.1 档案的收集

定期将计算机系统中的所有会计数据拷贝 (备份) 存储到磁性介质或光盘上, 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。除了备份之外, 还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2.2.2 档案的保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份, 并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名, 并贴上写保护, 存放在两个不同的地点, 以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场, 注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案, 还应定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质的损坏, 而使会计档案丢失, 造成无法挽救的损失。

此外, 还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同, 这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此, 会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本, 二者的一致性是非常必要的。

2.2.3 档案的利用

即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中, 随着软件系统的不断升级, 所调阅的会计档案会有下述两种情况:①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致, 此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅 (或数据恢复) 功能进行调阅即可;②所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致, 此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统, 然后再进行调阅。

3 电算化会计档案的安全管理

3.1 完善硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机, 以它们作为输出纸质会计档案的工具:选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件, 最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能, 如有联网, 注意进行定期的补丁维护, 避免因电脑安全或网络安全, 导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

3.2 建立健全相关法规和制度

建立切实可行的管理制度, 如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度, 确保电算化会计档案的安全。

3.3 培养复合型电算化会计档案管理人才

档案管理人员既要有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识, 又要精通信息技术, 能够熟练应用会计电算化, 成为“会计——计算机——管理”的复合型人才, 为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供保障。

3.4 加强电算化会计档案收集工作

电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内 (如一个会计年度) , 把计算机系统中的所有会计数据拷贝 (备份) 存储到磁性介质或光盘上, 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应妥善保存财务数据的备份文件, 以便计算机硬件系统损坏后, 能够在最短的时间内, 以最小的损失恢复原有的会计电算化系统。

3.5 黑客的安全措施建立预防病毒和

加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作, 切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全;

电算化会计档案作为会计档案的一部分, 它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础, 那么电算化会计档案就是电算化独特的个性, 它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向, 因此要充分发挥电算化会计的强大功能, 必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献

[1]张前.电算化环境对会计档案的影响及管理要求[J].交通财会, 2001 (10) .

[2]部莉君, 赵伟.会计电算化时会计的相关影响[J].现代审计与会计, 2001 (12) .

[3]支华.会计电算化下的会计档案管理工作[J].财务与会计, 2002 (9) .

[4]赵希华.电算化会计档案的特点[J].黑龙江档案, 2004 (3) .

医院电算化会计档案管理问题探讨 篇8

作为企事业单位重要的数据信息类型之一，会计档案有着举重若轻的作用。而与此同时，计算机与信息化的普及也使得电算化成为现代医院改革的重要方面。电算化会计档案成为现代医院财务工作的主要使用信息和数据源，对医院的日常财务工作帶来极大便利。

医院电算化会计档案的特点

作为医院重要的财务信息，医院会计档案详细记载并呈现了医院相关经济往来中的重要的信息，这些信息可以帮助医院未来的行为决策提供参考。这类型的档案重点涵盖了医院会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务报告等会计核算专业材料。根据财政部的规定，截止2010年，80%以上的基层单位都应该采用电算化的模式来完成财务相关工作。就医院行业来看，会计电算化的应用对于财务工作整体效率和质量都有了极大的提高，并且降低了财务工作人员的工作负担。电算化实施后的医院会计档案是指将会计信息和数据放置在计算机的存储介质中，可以通过会计软件或系统对相关信息进行使用。医院电算化会计档案通常具备以下特征：

（一）拓宽会计档案的内涵及外延

以电算化代替手工后的医院财务工作，开始更加便捷、高效，对于会计档案的内涵及外延都有所拓宽。与医院传统会计档案比较，电算化会计档案在信息搜集和涵盖的范围都有所增加，且包含的内容更加广泛，除传统的会计报表、会计账簿、财务报告等，还包括了应用于电算化过程中所涉及的所有软件及系统的所有文档资料。除电子化后的相关财务数据外，电算化会计档案所涵盖的内容还包括：电算化系统及软件开发和使用的所有文档及软件程序、所涉及的服务器或存储的设备型号、应用软件系统的名称和版本号、相关设备采购与后期服务公司的名称和联系方式、电算化系统所涉及的软硬件设备的使用说明及培训内容。

（二）存储需求要求更高

医院传统的会计档案是以纸质档案为主的，因此通常只需要将纸质文档保存即可。电算化会计档案具有数字化、网络化等特征，其通常情况下既需要以打印版的纸质存储介质的方式存在，也需要以计算机信息的方式存储在具有存储功能的硬件设备或传输介质中。对于存储在硬件设备或传输介质的电算化会计档案，需要考虑到硬件设备所处的物理环境，如温度、湿度、通风等问题，避免硬件设备故障导致电算化会计档案的丢失或损坏。

（三）可操作性较强

医院传统会计档案由于是在纸质上，容易便于财务工作人员的阅读，而医院电算化会计档案是存储在计算机上，通过专业的财务软件等指定的软件就可进行阅读、编辑和使用。纸质文字的修改给财务工作带来较多问题，如容易被篡改且无法查证、正常修改痕迹对整体会计报表的美观有影响等，电算化会计档案的可操作性、可视性较传统会计档案更有优势。

医院电算化会计档案管理面临的主要挑战

（一）档案管理内容不健全

由于医院实现电算化的时间并不是很长，所以导致现阶段医院内部财务人员对于电算化的认识程度还不够深，从而在日常财务工作中，容易造成电算化财务信息缺失的问题，由此导致的电算化会计档案内容缺失。

（二）电算化会计档案安全管理缺失

由于电算化会计档案是存储在计算机硬件或传输介质中，这些计算机硬件或传输介质对于存储环境的要求较高、且受物理环境变化影响较大。由于潮湿、温度过高等问题所造成的硬件或传输介质无法使用，从而导致会计档案丢失的情况屡见不鲜。另一方面，电算化会计工作主要都是依赖计算机系统，医院中计算机系统局域网中毒情况、计算机不设权限、单台计算机有多个使用者等问题，使得电算化会计档案面临着来自计算机系统本身的威胁。一旦计算机局域网中毒、或者有人故意篡改数据，

（三）缺少专业电算化人才

在实行电算化之后，医院缺乏专业的电算化人才，大多数都是传统的财务工作人员。电算化需要财务工作人员具备包括计算机、会计学、管理学等为一体的综合知识体系。医院大多数的财务工作人员尽管在实施电算化后，医院也针对性的对财务工作人员进行了一些列的培训，但由于医院财务从业人员对于计算机的掌握程度有差异，复合型人才相对仍旧较少。随着信息化的发展、会计制度的变迁，对于实施电算化后的医院会计工作有了更多的挑战。

（四）对医院电算化会计档案管理问题的思考

在医院电算化会计档案管理的工作中，医院应当明确并制定相关电算化会计档案管理的制度，梳理整个会计流程，要求电算化会计档案保存、管理需要按规定办事，包括档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等；医院财务部门应设立专人转岗针对电算化会计档案的管理工作，对于存储电算化会计档案的硬件或传输介质，做好备份工作，避免信息丢失。

（作者单位：贵州省凯里市第一人民医院）

九江学院会计电算化管理制度 篇9

九院字[2007]184号

总则

1、会计电算化是一项政策性、制度性、技术性都很强的工作，为保障我校会计电算化工作顺利开展，确保电算化条件下会计数据真实、准确、安全，根据国家《中华人民共和国会计法》、财政部颁发的《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定，结合我院实际情况，制定本制度。

2、我校会计电算化由院财务处负责统一组织实施和管理。为便于会计信息交流和共享，实现网络化管理，财务处建立网上查询平台。

3、会计人员都必须经过电算化培训并逐步取得《电算化上岗证书》，从而提高电算化工作的质量。

4、各科室要制订并严格执行电算化管理制度，明确岗位职责，落实岗位责任制。

5、财务处将加强电算化审查工作：从严监督本部门计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

6、财务处密切同信息中心的联系，加强防范措施，坚决杜绝外部入侵。

电算化岗位责任制度

会计电算化工作岗位分为：电算化主管、系统管理员、软件操作员、审核记帐员、会计档案管理员、电算审查员、数据分析员。在不违背内部牵制原则下，可一人兼任多个岗位。

1、电算化主管：负责组织协调会计电算化正常运行，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位可由会计主管担任，电算化主管不能兼任系统管理员，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。

2、软件操作员：按照分管的财务会计工作和会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行会计数据处理、输出记帐凭证、会计帐簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障应及时向系统管理员报告，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计人员担任。

3、审核记帐员：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）进行审核，对不符和财务会计制度和有关规定的凭证以及填制的不符和要求的凭证、金额错误的凭 161

证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计帐簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由会计主管担任，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计主管担任。

此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证（软件有控制）。

4、系统管理员：负责会计电算化系统的运行环境的建立，组织协调各工作站对软件的运行工作，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，负责掌管增加、删除帐套和增加、删除操作员的密钥，管理计算机会计数据，负责计算机数据的日常备份，发现软件或硬件问题应及时解决，发生不可解决的问题时，应及时向软件公司技术人员联系尽快解决。此岗位要求熟练掌握硬件及软件操作技能，达到会计电算化中级知识培训水平，可由会计人员兼任，也可配备专职人员担任。此岗位不得兼任出纳工作。

5、会计档案管理员：负责管理存档的会计系统的数据软盘（磁带，硬盘，光盘）、程序光盘（软盘）、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位可由除出纳以外的会计人员兼任。

6、电算化审查员：负责监督检查电算化安全运行和会计数据的合法性、真实性、准确性的检查监督，防止利用计算机作弊。此岗位可由会计负责人或会计主管兼任。

7、数据分析员:负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平，此岗位可由会计主管兼任。

电算化操作管理制度

（一）系统操作管理

1、系统操作人员及其操作权限，由电算化主管提出意见，报单位主管领导批准后通过系统设定。增加、删除帐套和增加、删除操作员由系统管理员设置；操作员的操作权限由电算化主管设置。系统管理员和电算化主管不得一人兼任。所有操作人员都要设自己的密码，在被授权的范围内进行操作，操作密码只能本人知道，严格保密，并定期更换。出现问题按操作日志记载的有关操作人员追究责任。

2、健全内部控制制度，操作人员必须明确划分操作权限，互相牵制。操作人员必须严格在规定的权限范围内进行操作。

3、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不得随意增加、删除、修改数据，不得修改原程序和数据库表结构。

4、操作人员培训合格后持证上岗。操作人员上机前，应该作好准备，尽量减少计算机的占用时间，提高工作效率。

5、操作人员严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。

6、审核人员应及时检查操作人员输入的凭证的数据与原始凭证数据的一致性、合16

2法性。若发现已输入的凭证有误，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记账后发现的，要求凭证制作人员，以红字冲销纠正，再输入计算机。

7、在系统运行过程中，操作人员如要离开现场，必须在离开前退出程序或使用系统中的系统封锁，以防止他人越权操作。

8、任何人不得伪造、涂改会计资料，不得故意毁坏数据文件、帐册、软盘等。

9、根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

（二）账务系统操作管理

1、账务系统初始化设置必须符合会计制度要求，会计科目、帐本格式、凭证类型等初始设置由会计主管设计方案，由其他操作员输入，再由财务主管审核确认。初始设置完成后一般在内不进行修改变动，确需修改的要经电算主管批准，并保证数据安全。

2、凭证处理

（1）在电算化条件下，必须严格按照国家财会制度审核原始凭证。

（2）直接输入原始凭证，由系统自动生成记账凭证的，在录入之前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性。对不合规、不正确、不完整、签字手续不全的应当拒绝录入，并要求更正。机制凭证须经有关人员签字盖章。

（3）输入计算机的每一笔经济业务，都要有书面凭证与之对应。

（4）记帐凭证编号必须连续。编号间断时在断号后的第一张凭证上说明断号的原因并签字盖章。

3、记帐凭证的审核与记帐。

（1）操作人员每输入一张凭证，结束前要检查无误后再确认保存，录入下一张。

（2）输入的记帐凭证须经审核员审核确认后,方可汇总和登记有关帐簿。同一张凭证，录入和复核不能是同一个人。

（3）计算机凭证应装订成册，交会计档案管理人员保管。

4、帐表的打印和结帐。

（1）现金、银行存款日记帐应当每天打印，并与出纳库存现金核对无误。

（2）银行佘额调节表每月打印一次。

（3）科目汇总表每月打印一次、总分类帐和明细帐可以按月打印或满页打印。

（4）在结帐前应确认有关子系统是否月结。

（5）年未必须将全部帐簿打印输出，规范装订。

会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度

1、各单位要明确财务微机管理员，负责电算化软件和硬件的日常维护和管理。

2、硬件维护。

3（1）要为电算化创造和保持良好的环境，保障电算化设备正常运行。财务微机应当配备不间断电源（UPS），以避免意外断电造成会计数据的丢失。

（2）用于电算化的计算机、打印机等设备必须专用，严禁安装与财务无关的软件和进行无关操作。

（3）要建立严格的防病毒措施。严禁使用带毒软盘和光盘上机操作，各单位都要配备正版杀毒软件。在使用上下级送来的软盘时，应当事先进行病毒检查。

（4）财务微机禁止使用外来软盘，禁止玩游戏，以防感染病毒。

（5）不得随意删除计算机硬盘上的目录或文件。

（6）用于电算化的计算机设备和数据严禁在互联网和局域网中共享，防止存在安全隐患。

3、计算机软件维护

（1）每周全面检查一次计算机软硬件系统，并作好检查记录，保证系统的正常运行。

（2）在系统更新、扩充、修复后，由系统维护人员实施安装调试，直至运行正常。

（3）在系统环境发生变化时，随时作好适应性维护工作。

（4）在系统运行过程中如发生异常，应及时分析，查找原因，尽快恢复系统的正常运行。如发生无法解决的故障应及时和硬件的供应商和软件的技术人员联系，以便妥善处理。

电算化会计资料管理

1、电算化会计资料包括存储在磁介质（软盘、硬盘、磁带、光盘）上的会计数据和纸质的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。

2、电算化会计资料，应按财政部的《会计档案管理办法》和我院有关制度管理，明确责任，妥善保管。

3、电算化会计资料的备份要求永久保留。以磁盘、硬盘、光盘等介质保存的数据必须有双备份，存放在不同的地点，并确保安全。

4、以磁性介质存储的数据应定期更新介质、进行再拷贝。

本制度由财务处负责解释，自下发之日起执行。

会计电算化帐务处理制度 篇10

2004.05.0

4为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保 存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在 用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计中间可以任意追加新的会计科目，但以制单 或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。

（二）转换会计时，应在新的会计开始后的２０天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证 数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐 凭证进行。

（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号 应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上 注明断号的原因并签字盖章。

（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器 存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭 证，制单和复核不能是同一人。记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。

（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并 准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据 需要自设辅助帐。单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。

（六）单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐，每季度核对一次 明细帐。

（七）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个 月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。

会计电算化档案管理制度 篇11

[关键词]电算化环境；会计电算化；财务会计档案；管理

一、会计电算化概述

（一）会计电算化的概念

会计电算化即是在会计工作中通过应用计算机技术来进行记账、算账和报账，利用计算机来对会计信息进行分析和利用。

（二）会计电算化特点

（1）数据处理方式效率提升。长期以来我国会计工作模式一直采用人工方式进行科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表的汇总，这种传统会计工作模式财务人员劳动强度较大，工作效率较低，而且数据核算过程中容易出现失误。计算机技术就用在会计工作中后，其是对原始数据进行分析整合后，将其录入到计算机财务软件中进行会计分录，计算机可以对录入项目进行审核、修改和确认，完成科目汇总。电算化会计也能够根据实际需要编制会计报表。电算化会计的产生，有效的降低了财务人员的劳动强度，工作效率有了较大程度的提升，而且在核算过程中错误率有所减少。

（2）数据记录与保存介质电子化。在传统手工会计工作模式下，主要以纸作为介质，工作人员手工进行录入，录入过程中人为错误很少避免，而且纸质档案在保管过程中存在较大的难度，在避免受到破坏的基础上，还要做好防潮、防霉等措施。在电算化环境下，磁性介质代替了纸质介质，这不仅有利于更好的实现对数据的保存，而且对数据分析和拷取带来了较大的便利。在对磁性介质保存过程中，需要做好防病毒、防磁化工作，同时还要及时进行备份，有效的保证数据的安全。

二、电算化下财务会计档案管理要注意的问题

（一）外部环境方面

（1）强化网络系统内部控制。第一，设置三重用户口令。为了有效的保障财务档案被盗取和损坏，则在设置开机口令和网络用户名口令的基础上，还需要进行应用系统名口令的设置。第二，建立完善的多级权限控制机制。需要做好用户级和数据库级控制工作，同时还要进一步对网络级控制系统进行完善。第三，对于归档档案的管理需要通过建立电子表单来进行，员工在对相关信息资料进行查阅时，需要在网络管理员授权下进行。

（2）强化对会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。

采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

（3）建立及完善计算机病毒应对措施。计算机病毒是当前计算机安全的最大威胁，一旦计算机受到病毒的侵入，则会导致信息受到破坏。因此在当前电算化环境下，在会计电算化系统这一个局域网内，需要会计操作人员要加强对磁盘和光盘的管理，有效的实现对磁盘病毒进行防范，对于发现带病毒的磁盘和光盘，则严禁对其进行使用。

（二）内部管理方面

（1）严格财务会计档案归类。作为财务档案管理人员，需要掌握电算化会计的特性，对各类文档进行分类，根据归档标准来对档案文件进行管理，有效的保障文件内容不受到损害。同时还要进一步对会计档案管理制度进行完善，使会计档案管理工作中做到有法可依。档案管理人员需要明确自身的职责，做好定期检查、定期检阅及定期备份工作。另外在电算化环境下，档案管理工作中还需要对会计电算化的计算机设备做好维护工作，确保库房的清洁。

（2）实行财务会计数据备份。数据管理员的主要工作是对账务数据和报表数据进行分析和整理。这在《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》都有相关的职责规定。管理员的备份次数一年不少于十二次；进行备份管理的软盘要放在具有保护封条的包装盒内，放置磁盘的信息受到损坏，同时注意保管区域的卫生状况。同时做好双备份的工作，对于双备份的磁盘不应该放在同一个保管地点。

（3）保护财务会计档案的存贮 1）会计档案的存贮介质要选用质量高、稳定性较好的存储介质，因为存贮介质的质量直接会影响到档案文件以后的使用情况，只有质量好的存储介质才能提高文档的使用效果。2）管理人员要在存贮介质上写好保护字样，并且要把存储介质放在适合存储的地方。3）对于那些存放较久的介质要定期更新，以保证信息的时效性，比如说可以把半年作为定期复制的周期。4）存贮介质要根据时间的因素进行替换。

（4）注意纸质版本的备案及保存

1）每天登记并打印输出的不仅是现金日记账，号包括银行存款日记账，做到日日清，月月清。由于可能会受到打印机条件的限制，所以现金日记账和银行存款可以用活页账页装订成册。

2）而对于那些一般账簿，要做到具体问题具体分析，对文档进行管理分类，形成按月或按季打印的规律。

3）可以利用“总分类账本期发生额及余额对照表”对记账凭证数据进行明细划分。

（5）指定专门的电算化档案人员1）按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；2）负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；3）负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经系统主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。

三、结束语

在电算化环境下，财务会计档案管理作为一项最基础的会计工作，需要各部门能够相互协调，进一步加强对网络系统内部及电算化系统网络环境的管理和控制，做好病毒预防工作，及时对财务会计数据进行备份，努力提高电算化档案管理人员的综合素质，以便于更好的提高电算化会计档案管理的水平，有效的保证电算化会计档案数据和信息的安全性和可靠性。

参考文献

[1]夏淑霞.电算化会计档案管理应注意的问题[J].承德民族师专学报，2009，（3）.

[2]张海秋.电算化会计档案管理中存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2011，（4）.

[3]何惠冰.电算化会计档案管理的要求和方法[J].投资与合作：学术版，2011，（7）.

电算化会计档案管理问题及其对策 篇12

一是对电算化会计档案的组成认识不足。会计电算化虽已实施较长时间, 但会计人员和单位领导缺乏会计档案管理的经验, 很多单位只是将打印出的会计档案存档, 并未将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存, 从而影响会计档案的完整性。电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵, 电算化会计档案除传统概念的会计档案外, 还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。由此可见, 在会计电算化条件下, 会计档案的载体除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外, 还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

二是对电算化会计档案调阅方法认识不足。由于不具备传统会计档案的直观可视性, 电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可显示, 而目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存, 导致电算化软件升级后, 不同版本的会计数据不能被调用。

三是对电算化会计档案保存的硬件措施不配套。采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案。但目前由于一些单位受条件限制, 没有配备激光打印机或喷墨打印机, 仍使用老式的针式打印机, 致使打印输出的会计档案未达到规定的保存期限, 且没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准, 建立专门的电算化会计档案保护制度。

四是会计电算化档案保管人员职责不清。在会计电算化条件下, 由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上, 在技术上对电子数据非法修改可以不留痕迹。这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改、复制、伪造、销毁等违法乱纪行为具有很强的隐蔽性和社会危害性, 相对手工会计系统而言, 发现利用计算机舞弊的难度更大。因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度, 未制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下, 会计档案的人为破坏和自然损坏现象较为普遍。

五是缺乏必要的计算机维修、网络安全维护人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题, 电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法, 还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。但目前大部分单位仅对会计人员进行一定的培训后, 便安排其使用操作软件系统, 会计人员对软件系统的管理与维护还不熟悉, 容易导致较大的失误。

针对以上问题, 笔者拟提出改善措施如下:

其一, 加强电算化会计档案的完整性管理。会计数据在未打印成书面形式输出前, 应妥善保管并保存副本。记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账都应打印输出, 并按照有关税务、审计等管理部门的要求, 及时打印输出有关账簿、报表。电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁性介质, 并设立备查登记簿, 提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性, 管理人员必须对会计电算化档案进行定期检查、复制, 以防止会计信息损坏。

其二, 加强电算化会计档案与对应会计软件版本一致性的管理。因为在不同版本软件下形成的会计档案数据的结构可能不同, 从而导致会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。所调阅的会计档案有两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致, 此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统的档案调阅功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致, 只需在另一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统, 然后再进行调阅。因此, 会计电算化档案除保存各种版本和备份会计数据外还应保存对应版本的会计电算化软件版本。

其三, 加强会计档案保管人员的权责管理。在电算化条件下, 会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上, 未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据, 复制、伪造、销毁一些重要的会计数据, 会计信息的完整性、安全性受到挑战。因此对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据, 可输送大范围共享, 涉及单位机密的数据, 仅供一定需要的人使用;设计原程序文件、数据结构文件等, 仅主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置, 保证电子档案的安全性, 减少人为修改的可能性。建立严格的借用手续制度:查阅会计档案, 需经财务部门负责人批准, 按照档案管理的有关规定, 办理借阅手续。外单位查阅本部门会计档案, 要有单位介绍信, 并经主管领导、财务部门负责人批准。任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘的行为, 将受到行政处分, 情节严重者, 将追究其法律责任。

其四, 对所有的会计数据应进行双备份。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份。备份时要注明形成档案的时间与操作员姓名, 并贴上写保护封签, 存放在两个不同的地点, 防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置, 注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案, 还应定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质的损坏, 而使会计档案丢失, 造成无法挽救的损失。

其五, 改善硬件设施, 配备具有高清晰度的激光或喷墨打印机, 作为输出纸质会计档案工具, 确保打印输出的会计档案达到规定的保存期限。同时须提供专用的会计档案库房。配置适宜安全保存档案的专门库房, 配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。为了使盘片不变形, 库内温度要保持在15-25度, 相对湿度保持在45%-60%为宜, 库房应配有温、湿度测量仪和空调器, 严格监测, 及时调整。

会计电算化机房管理员总结 篇13

还是一样的风平浪静，还是一样的做着关窗、关机、摆好椅子、清理垃圾的琐碎之事，但不一样的是现在的我们做事再不像从前那样的无意识、无理头。现在的时间是一周一周的在流逝，我们也是一周一周的在结束着工作。

已经过了半学期，我们管理员的工作也做了那么久，每次去都是有不一样收获，在机房总会做点事，积少成多，你会发现自己有了很大的进步。在机房你看到的、接触的都会让你有所悟、有所思。这段时间让我慢慢改变，慢慢看清自己未来要走的路，看清方向。同时也在心里草拟了一个学习计划和未来工作规划。

这周机房里没晚人都很多，同学们非常积极的到机房来做题，还有学长学姐们也在为比赛努力着，每晚来练习。一来到机房就感觉到很浓的学习气氛，让我更有劲学习，努力跟上大家的步伐，积极前进。在机房里学习有不会做的，可以和请教其他同学，可以找到自己的不足，更好的学习，为考试做好充分准备，打好基础。值班那天晚上遇到有几个同学在看电影，打游戏，我劝了第一次，但仍有个别同学不听，我鼓起勇气劝了第二遍，还好她没在继续了，要不然我怕自己没胆再说第三遍。

健全企业财务会计电算化制度论文 篇14

会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方 式记账、算账与报账以及部分代替人脑完成对会计信息进行整 理、加工、分析、预测和决策的过程。其目的是提高财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。随着社会经济和 信息技术的不断发展，会计电算化起到越来越重要的作用，它 的实施和应用越来越受到企业的重视。

一、会计电算化在企业发展中的意义

(一)减轻会计人员的工作强度削弱,提高会计工作效率。

实现会计电算化后，只要将原始凭证输入计算机,会计电算化系统就可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工 作;对于大量重复出现的业务,系统可以按模式凭证自动生成记 账凭证;对于编制会汁报表、运用移动平均法进行成本计算等非 常复杂和时间性要求很高的会计核算工作会计电算化系统毫不 畏惧，它可以按照一定的程序，由计算机不厌其烦地计算，及时 抽取数据，随时输出报表。这样就把会计人员从繁杂的记帐、算 帐、报帐中解脱出来,而且由计算机提供的信息更快速、更准确。

(二)降低信息成本,提高会计信息质量。

由于在会计屯算化过程中，对会汁数据的来源要求规范,而 且数据在处理过程中始终得到控制，在很大程度上解决了手工 操作的不规范、不统一、易出错等问题。会计信息必须有用，能 够满足决策者的需要,这就是会计信息的质量属性,包括相关性 可靠性、重要性、时效性等，使会计信息向多种量度发展。而且 随着处理数据量的增加,单位信息成本将越来越低，效益更大。

(三)推动会计稳步改革,促进会计自身的不断发展。

会计电算化使财务报表数据及时、准确，信息传递方便快捷，对财务管理工作起着不可替代的作用，促进了企业健康持 续地发展。会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处 理操作技术的变革，而且必将对会计核算方式、程序、内容、方 法以及会I十理论的研究等产生影响。因此,实行会计电算化要 求会计人员既要掌握会计专业知识，又要掌握相关的计算机知 识网络知识、信息、管理知识等,会计电算化将促进会i十人员的 知识结构向既博又专的方向发展，从而促进会计自身、会计理 论及会计实务的不断发展，使其进入新的发展阶段，并在经济 建设中发挥越来越大的作用。

二、企业应用电算化过程中存在的问题

(一)对会计电算化重要性的认识不到位。

一些企业的领导人员和员工都对会计电算化存在认识上 的偏差,他们对实施会汁电算化的重要意义与进一步提髙会计 电算化应用水平缺乏足够的认识。对领导来说，他们认为会i十 电算化是单纯利用计算机代替手工记账,对企业建立完整的会 计信息系统的重要性认识不够,没有充分认识会计电算化系统 对企业的经营管理决策所起的作用。很多企业运用的软件,对 于财务指标分析体系、资金收支预测等方面，内容过于简单,数 据查询不够便捷，限制了财务管理功能，失去了会汁电W化对 加强财务管理的积极意义。

(二)会计电算化内控制度不完善。

实行会汁电算化后，业务的处理都以电脑为载体，某些人 员往往既从事数据的输入，又负责数据的输出.许多审批环节 被省略了，从而加大了出现错误和舞弊的风险。

此外,由于电脑中原始数据是由人工事先进行审核和输入 计算机的,但实行会汁电算化后就放松了人工审核审批这项基 础工作，致使一些原始数据在输入时发生错误，而出现错误数 据。另外，会计人员对数据备份的重要性往往认识不够，导致 一旦电脑出现故障，部分财务数据就被丢失。还有的对备份的 数据盘没有定期检查，发生问题没有相应的补救措施，给自身 会计核算工作带来不必要的损失。

(三)缺乏会计电算化专业人才。

会计电算化要求会计人员既要掌握国家的财经法规政策 和行业会汁制度，又要掌握计算机软、硬件的相关知识?而企 业单位会计人员有相当一部分难以将汁算机知识和会汁知识 有机地结合起来，对会计软件运行中出现的问题不能及时解决 和处理,会计电算化复合人才的缺乏在一定程度上制约了会汁 电算化的进一步发展。

(四)选择不合适的计算机硬件和财务软件。

随着计算机网络技术的大规模应用和发展，目前，我国大 部分的中小企业都在开展会计电算化工作，但有些单位为盲目 追求会计电算化的实施程度，从追求硬件的超前性着手导致该 单位的硬件购置与布局，严重不符合企业规模，形成了资金的 严重浪费。此外,会计核算业务量的增大,业务种类的繁多，计 算机单机处理的方式既难以完成全部会计核算工作.又无法实 现数据共享，延长了会计资料传送的周期，增加了数据出错的 可能性。当出现大量的会计业务时，由于一些财务软件的软件 功能单一、数据共享程度不高、财务软件之间的不兼容性导致 了一系列的问题的出现。

(五)会计电算化的安全性较弱。

随着网络系统更进一步的发展，会汁电算化在信息安全方 面有较大隐患。一是我国企业使用的软件水平参差不齐,核算 与管理功能也有差别,对会计数据的安全性有一定的影响。同 时,市面上的盗版会汁软件也很多，无法保证企业财务数据的` 稳定。二是会计信息记录在磁性存储介质上,如果没有一定的 防范措施很容易使会计数据丧失真实性和可靠性。三是实行 会计电算化的财务人员对计算机病毒的侵入防范意识不强，未 能采取有效措施防范病毒的侵入，极易被病毒感染导致系统瘫 痪造成会计数据丢失。

三、健全会计电算化的措施

(一)提高对会计电算化工作的重视程度。

作为企业领导,要正确认识到会汁电算化对于企业发展的 重要作用，大力支持企业会计信息系统的实施和运作，并结合 企业的具体情况制定电箅化实施的工作规划，适当加大对单位 会计电算化软硬件设施的投入。作为员工,要积极提高自身的 素质,积极参加会汁电算化理论和技能培训，更新知识结构。

(二)加强和完善会计电算化管理制度。

加强和完善会计电算化管理制度,必须加强对会计电算化 各个环节的科学管理。首先，是对人的管理。要使会计人员持 有相当级别的计算机证、会计师证、使会计人员知识技术能力 得到保证，是实行会计电算化的先决条件。其次，是对物的管 理。即加强对汁算机系统、会计软件硬件系统的管理，应根据 《会计档案管理办法》的规定及时制定一套适合的会计电算化 档案管理制度：根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档 案的收集、保存、利用等方面的工作,及时对会计账套的备份准 备双备份，使会计档案科学、规范、完整。在保存这些档案时应 远离磁场，注意防震、防潮、防尘等，为会计电算化正常运行提 供物质保证。最后要明确电算化档案保管人员职责,加强电算 化会计档案管理工作。

(三)加强会计网络化、信息化系统建设。

首先,应根据单位的发展规划及具体情况有效地配置适用 本单位的计算机的硬件结构。购买商品化会计核算软件时，应 遵循会计软件的特点是否与单位业务相符:会汁软件信息处理 流程是否符合本单位的会计核算要求。其次，加强会计信息系 统的安全性：(1)根据企业实际情况,购买或自行开发适合企业 需要的会计软件，购买时一定要选择正版会计软件，保证企业 财务数据的稳定;(2)制定机房管理制度,进行必要的内部控制;(3)做到专机专用、专室专用。

(四)提高“复合型”会计电算化人才的素质。

实行会计电算化，对财务会汁人员的能力素质提出新的挑 战。财务会汁人员不仅要精通基本财务会汁知识,具备较强的 业务能力，并掌握《会计基础工作规范》、《企业会计准则》、《企 业会计通则》，以及有关各种财务法律、法规和规章制度;而且 还要精通会汁民算化知识,操作电脑、运用会计软件、硬功夫件 系统工作。企业要想有个长远的发展，节省人力物力，就必须 加大对“复合型”会汁电算化人才的培养力度，特别是对电算化 管理人员的培训工作要经常性进行。财会人员素质的高低直 接关系着会计电算化工作的成败，所以加强财会人员的培训， 提高会计电算化人员的素质，是一项极其重要的工作。

四、结束语