叉干中学安全档案管理制度

叉干中学安全档案管理制度（精选11篇）

叉干中学安全档案管理制度 篇1

叉干中学安全档案管理制度

一、安全档案建立

建立健全学校安全档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。

二、安全档案立卷

档案人员应按安全工作的具体要求收集各种安全档案资料，并将筛选后的资料分类入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。

三、安全档案的保管

由专门负责安全工作的校领导指导安排档案保管工作，确保档案详实有效，便于安全工作的开展

四、安全档案的整理

定期对安全档案进行整理，完善安全工作制度体制，分析安全工作的不足，及早提出整改备案。

叉干中学安全档案管理制度 篇2

一、建立严格的档案管理体系

中学档案是学校在进行各项工作与活动过程中直接形成的材料, 主要包括了党务管理、行政管理、教育教学管理、教科研、基建、仪器设备及会计等多个门类与载体的档案, 其内容极为丰富, 通过真实记录中学发展的面貌, 在本校的规范化建设上发挥了十分重要的作用。然而, 部分中学档案工作的严峻现状告诉我们, 如果领导长期以来缺乏对于档案工作的重视, 档案管理人员对于档案工作存在懈怠心理、各个部门之间缺乏足够的档案合作意识, 将会制约档案工作的进一步发展的瓶颈, 让档案在中学活动中难以发挥出应当具有的功效, 也会造成档案工作的滞后和脱节。因而, 制定出规范的档案管理制度是中学档案工作中的重要前提, 校领导应对此高度重视, 建立起严格的档案管理体系, 通过各个部门间的通力合作, 让档案工作逐步走上正轨。

二、加强档案的开发利用工作

开发利用档案的目的就要让档案能够直接为经济建设和社会稳定服务, 这是发展档案事业的必然要求, 也是档案工作者肩负的重要使命。可以说, 档案工作之根本目的就在于开发有价值的档案信息资源, 从而服务于经济建设, 而档案开发利用工作正是实现这一目的的重要途径。因此, 档案的开发利用工作处于档案业务工作当中的中心环节, 在整个档案工作体系中占据了十分重要的地位。其作用表现在以下几个方面:其一, 档案开发利用是档案业务工作当中最具有活力的一个环节;其二, 加强开发利用工作是推动整个档案工作实现快速发展的重要步骤;其三, 加强开发利用工作能推动档案工作从被动变为主动, 从而做好与搞活档案工作;其四, 档案开发利用工作是档案事业为中国特色社会主义建设服务的重要措施, 也是开展档案工作的一大中心任务。自从中学档案建立以来, 就为本校教育教学工作的开展提供了大量的服务, 学校的文书档案与教学档案为教师的教学经验之积累、职务之晋升等提供了充足的基础性材料。如今, 中学档案工作应当适应经济建设发展之需要, 通过优化服务方式, 积极而主动地提供各类档案资料。因此, 要逐步健全档案检索工具, 积极汇编多种能够反映本校特色的, 具有较高利用价值的档案资料。为利用者提供档案利用服务的方式是多种多样的, 基本方式有两种:其一是提供档案的原件, 既可设立专门查档室, 也可依据规定将原件予以外借;其二是提供档案的复制件, 主要有制发档案复制品、提供缩微胶片、出版或者印发档案文件汇编及档案展览等。

三、积极实现档案管理现代化目标

信息化已成为当今世界经济社会发展的重大趋势, 而大量档案信息唯有通过先进的设备与技术之处理, 方能迅速而有效为中学教育教学等各项工作提供优质的服务。中学要想构建起档案管理工作现代化与信息化的完整体系, 一定要充分地利用现代化的高科技手段, 以提高档案工作的服务效率。要努力落实信息化建设所需的软、硬件与数据库建设, 建立起高效灵活的中学档案管理网络, 不断推进中学档案的立卷、目录检索、统计及借阅管理等工作现代化、信息化与标准化之进程。要逐步实现档案工作电子化、存储工作数字化及检索工作自动化, 从而实现信息资源的共享, 并确保室藏档案实现数字化, 文档处理实现一体化, 信息传输实现网络化与智能化, 让中学档案能够更为快捷有效地服务于学校自身建设, 同时为社会相关方面提供准确的信息服务。

四、提高档案管理人员专业素质

要坚持强化中学档案管理人员的专业知识学习, 不断提高其业务素质。学校档案管理人员需要掌握的知识类别较多, 不仅涉及到了文书、财务、音像及照片等方面的知识, 而且还应当具有现代管理知识, 这就要求档案人员要具有较为宽广的知识。为成为一名合格的档案管理工作者, 一定要树立起终身学习之观念, 不仅要熟练地掌握档案管理的各类专业知识, 而且还要通过不断学习与掌握其它门类的知识, 比如, 政治、经济、科技与法律等知识, 从而提高收集、处理与传播信息之能力。随着计算机信息的广泛运用, 电子档案管理被提上了议事日程。档案管理人员应当具备一定的计算机软件操作能力。要根据形势发展之要求, 不断提高学校档案管理工作中所需的各类能力。学校还应不断拓宽档案管理人员的眼界, 积极鼓励档案管理人员参加各类档案管理培训班, 让中学档案管理工作者能够有更多的机会去接受新知识与新理念。

结束语

综上所述, 为进一步加强新形势下的中学档案管理工作, 学校一定要及时采取措施, 不断加大对档案管理工作的关心支持力度, 完善相应的档案管理工作领导机制, 健全和学校整体发展适应的档案管理机构, 并将档案管理工作纳入到学校的发展规划当中, 为本校档案管理工作创造出更好的发展环境, 使档案管理和学校整体共同发展, 让本校档案管理工作的质量得到更大的提高。

摘要：中学档案工作是我国教育工作当中的重要组成部分, 也是我国档案工作的重要内容之一。积极探索我国中学档案管理体系, 对于不断拓展中学的办学职能与深化中学内部制度改革, 都具有极为重要的意义。本文从建立严格的档案管理体系、加强档案的开发利用工作等四个方面对中学档案管理工作进行了探讨。

关键词：中学,档案管理,开发利用

参考文献

[1]窦丽娟:《中学档案管理工作探析》, 辽宁教育行政学院学报, 2006 (11) 。

中学教学档案管理规范 篇3

一、中学教学档案管理的基本任务

（一）贯彻落实档案工作的有关政策法规，遵守档案管理工作规范，认真执行学校档案管理工作的相关规定；（二）在学校综合档案室的指导下，及时收集工作范围内有价值的教学档案，按要求进行整理、分类和统计，做好教学档案资料的立卷、归档；（三）按时上交综合档案室收存保管的档案资料；（四）按规定妥善保管留存的档案资料；（五）在规定的范围内开展教学档案资料的开放和利用工作；（六）积极参加各类档案人员业务培训，不断提高业务能力和管理水平。

二、中学教学档案管理的基本要求

（一）学校教务处、教研处（室）以及各年级和各学科组要把档案工作纳入部门工作计划，做好档案管理的布置、检查、总结和验收、移交工作。要指定至少1名管理人员兼职档案管理，并将档案工作纳入管理人员的职责范围；（二）教学档案实行分类管理，编目装订，同时应充分使用现代化电子档案管理手段，并实行纸质和电子档案双份保管制，使教学档案绝对安全。凡具有保存价值的档案资料，均填写卷内目录和备考表后归档；（三）归档的文件材料必须真实准确、书绘工整、声相清晰。案卷标题要简明确切、文字工整清晰，材料字迹及装订等均符合归档要求。（四）建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的凭证和参考作用，充分体现教学档案的评价作用和社会价值。同时，要保证档案资料的真实、完整、准确、系统，具有科学性和系统性；

三、中学教学档案管理的归档范围

中学教学档案可以简单分成教学管理和教学活动两大类进行立卷归档，在立卷时按同类别的时间先后顺序进行组卷，使其具有一定的内部逻辑联系，便于日后查找利用和管理。

（一）教学管理类，具体包括：

1、上级主管部门有关教学和教研工作的各类文件和学校关于教学和教研工作的汇报、请示和批复等。

2、学校有关教学和教研管理工作的规章制度、办法、规定及其它管理要求。

3、学校教务处有关教学工作的计划、总结、教学工作进度安排，教师听（备）课、教师调（停、代）课、“六认真”教学、“支教”的常规管理。

4、各学科组集体备课讲稿、优秀教学案例、各种教学讨论和反思、心得、各类听评课记录等；试卷分析及考试分析、总结。

5、录取学生榜示、分班名册，毕业生（结业生）名册、毕业证发放登记册、高考录取名册。学生学籍、学籍异动（休、复、退、转、升、留）管理，各级三好生、优干生名单，学生违纪通报处理情况等。

6、教研处（室）有关课程设置、教學用书、课改方案，课题立项、审批、中期检查、结题验收材料等研究情况和资料。教学常规、教学质量评估、教学督导等资料。

7、教师业务档案、师德专档和专（兼）职教师基本情况登记表。

（二）教学活动类，具体包括：

1、各年级半期、期末、模拟、会考、高（中）考成绩册，各类学科竞赛成绩、表彰奖励等。

2、教师教学竞赛、公开（示范）课教案资料与获奖情况统计，学生评教情况统计。

3、教学实验课活动，选修课活动安排和情况统计、教学反馈等。

4、教师专项培训活动，送教下乡、教学对点帮扶、支教等教学活动情况。

四、根据学校实际情况，按档号、分类和保管期限制作一张《中学教学档案管理明细表》（略）进行详细分类，立卷建档管理，这样就一目了然。有了这样一张详细的中学教学档案管理表，再注意日常留心收集相关资料，并及时分类和归档，就会使后面的保管和利用更加得心应手。

五、教学档案的保管和利用

分析新时期中学档案管理工作 篇4

一、中学档案管理工作中存的问题

随着社会的发展及科学技术的不断更新换代, 传统的档案管理工作也出现了许多不足及缺点, 无法适应现代社会对于档案信息资源的要求, 具体问题有以下几个方面:1) 没有足够的重视学校领导将关注的焦点集中于教学或偶的那个, 而忽视了对于档案管理, 没有认识到档案管理工作的重要, 因此对该项工作没有足够的重视;2) 管理制度不完善现代档案的形式相较传统有了较大的变化, 管理工作也呈现了许多显著的特点, 传统的管理制度暴露除了较多的缺陷, 如重藏轻用等, 已经逐渐不能适应实际的发展情况;3) 管理人员技能有限档案管理人员的编织攒在问题, 许多人员是兼职, 相关技能素养有限, 缺乏相关的知识学习, 说对于档案的收集、保管、分类等没有较高的技能, 导致许多先进的技术无法使用;4) 信息化程度低由于校方不重视该项管理工作, 或者学校条件有限, 档案室现代化程度较低, 没有配备计算机等技术设备, 因此信息化程度较低。

二、相关改进措施

(一) 建立健全档案管理制度

完善健全的档案管理制度是学校档案工作正常运行的基本条件。学校的管理人员应先对学校的实际情况进行调查, 充分了解情况后, 结合《档案法》中的相关规定, 制定科学合理的规章制度, 是档案的管理工作能够有条不紊的进行。在制定规章制度时, 应遵循以下几点原则:1) 统一标准档案信息在收集、筛选、整理、编排等各个环节均需要按照一定的标准进行, 该标准应贯穿整个档案案卷的建立过程, 使之的分类更加学科化、编目清晰明了;2) 工作有序档案在进行移交、接收、改编等管理事项时, 需要做到有序化, 各项工作均需要按照一定的手续进行, 并做好记录, 将改编等情况记录在册;3) 完善检索档案检索是查看档案是的重要工具, 能够提高档案查看的效率, 因此应当在档案的建立过程汇总, 配合相关检索系统建设工作。

(二) 提高管理人员技能素养

校方应定期组织档案管理人员进行培训, 或者提供一定的条件, 派遣档案管理人员进行相关学习, 培训与学习的内容包括档案管理的理论知识;实践技能, 包括计算机信息技术、数据库的管理、网络维护等、电子文件收集、管理流程等;相关管理经验以及《档案法》规范的普及等, 使档案管理人员能够深刻认识到学校档案的重要性, 管理工作的重点、难点, 并不断的提高档案管理工作的水平, 利用网络实现相关信息的管理, 适应现代技术的发展及新时期档案管理工作的要求。

(三) 运用现代化管理方式

现代信息社会对于信息资源的需求不断加大, 开发及利用档案资源也显得十分重要, 对其的进行有效的管理也是必不可少的。各行各业的竞争日渐激烈, 其一定程度上即是信息资源的争夺并比较企业之间信息的掌握程度。科学技术快速更新换代及生产力高速发展的现代, 信息已经演变成了经济建设中不可缺少的资源及社会管理的基本条件, 不断的刺激信息化程度的加深。档案管理工作也需要紧跟时代发展的步伐。传统的管理理念、方式方法、管理机制等已经逐步被不能适应时代发展的要求, 需要进行改进。因此需要优化学校的档案信息的开发, 并设置相关的开发机制, 建立较为顺畅的信息沟通通道, 新型管理技术配合传统档案方式, 如电子档案与纸质档案并存、录像资料与文字资料一同收集等, 以丰富的形式满足现代的信息需求。

(四) 充分开发档案信息资源

档案最大的作用是为教学活动、学校发展及部分社会活动提供信息支持。因此对档案信息资源的开发, 提高档案信息资源量是即为重要的。应运用不同的形式及方式为档案信息资源的开发提供便利的条件, 并在各项活动中充分利用该类信息资源, 如根据教学管理的需要, 配合档案信息资源制作《校园大事年表》、《学校历年荣誉总编》、《学校革新风雨历程》等。现在学校进行其他的活动时, 根据档案的图片等资源, 制作宣传活动的展示窗口, 提升学校良好的公众形象及口碑。

三、总结

中学档案管理工作是学校管理工作中较为基础且重要的工作之一, 其能够对学校的发展提供全面的信息支持, 并发挥出重要的作用。时代的不断发展, 给中学的档案管理工作提出了横更多的要求, 需要与时俱进的进行改进及创新。本文仅从一般的角度阐述了相关问题, 提出了几点改进意见。在实际中, 档案管理工作会受到较多因素的影响, 如学校的档案管理设备, 个人的工作方式、技能素质等, 因此学校管理者需要全面掌握各种因素, 全面把握, 探索出适合学校实际情况的档案管理模式, 才能最有效的发挥出其作用, 优化管理效果。

摘要：在中学校园的管理工作中, 档案管理属于较为重要的组成部分, 其能够保障学校管理工作的效率, 并为教学创新提供有效的信息支持, 集中体现了学校的管理水平。但是由于各种因素的影响, 在学校的实际运行中, 没有予以足够的重视。在现代学科技术及信息资讯高度发达的新时期, 该项工作展现出了更多的特点及发展趋势, 也暴露出了管理工作中的许多不足之处。本文简单分析了中学档案管理管理工作中存在的诸多问题, 如对于档案工作的重视不足、制度落实不到位、自动化程度低等, 管理人员技能素质较低等, 并针对上述问题提出了几点改进措施, 如学校领导加强档案管理意识、建立健全规章制度、提高档案管理人员业务素质、广泛应用现代自动信息管理技术等, 为重视中学档案工作管理工作的人员提供一定的参考及借鉴。

关键词：新时期,中学,档案,管理,问题,措施

参考文献

[1]万春香.中学档案管理工作的现状和几点思考[J].云南档案, 2010.

[2]陈小英.浅谈我校学生档案管理工作中的问题及建议[J].科技创新导报, 2009.

[3]陈素军.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].高教论坛, 2011.

初级中学体育档案的管理研究 篇5

关键词：学校体育档案；管理；体育管理

普通全日制初中体育工作是学校教育的一个重要部分，从某种意义上说，它是全面推进素质教育的重要方面。学校在平时注重建立健全的体育档案，既是学校规范体育教育工作的有力保障，又是学校对体育工作重视程度的具体体现。当然，也有利于体育教师不断总结经验、升华自身的知识结构，以不断地改进学校体育工作。

一、普通学校体育档案的内容

一是各级教育主管部门下发的以及学校有关体育建设方面的规定。二是历次国家颁发的体育教学大纲、新课程标准、各种版本的体育教材等。三是国家权威部门出版的体育专业用书，像体育运动理论、体育运动生理知识、体育运动心理、运动竞赛规则等工具书。四是本校制定的有关体育的各项规章制度，历年学校体育工作计划。各年级学生身体素质和达标档案册。同时也要保存好学生参加早操、眼保健操、课外活动等考勤登记表。五是学校特别要注意保管好学生入学体检表及学生既往病史、学生病假请假等材料。六是如果有学校运动队，则必须详细记录运动队训练档案，详细记载有关运动员档案、训练计划、竞赛成绩等内容。七是每年的校运动会记录，也包括校广播操比赛、年级之间的球类比赛、野外长跑比赛等。八是学校体育档案中，特别要记录与体育教学相关报刊、杂志及摘抄、复印文献资料和网络资料，必要时也可以刻写成光盘，以方便检索和保存。

二、体育活动档案的整理和收集

档案工作一般都是比较繁琐的，学校体育所收集的材料内容广、数量大，而且像我们这样的农村学校，以前对档案工作不是很重视，所以就要根据学校与教学的实际需要加以整理、分类、汇集成册。一般可以按以下几个方面来进行：一是按体育材料内容来划分，分为运动竞赛类、活动类等。二是在编排时，最好能按时间顺序，对不同类型体育资料进行整理，可以一学期或学年为一单元进行材料整理。三是最好的档案整理是按学校的实际情况进行整理。四是如果从全面的角度来看，最好就是按《档案法》的要求来分。

三、建档过程中应注意的问题

第一，普通全日制学校的体育教育是学校工作的一个重要部分，它牵涉的内容广、影响大，做好体育档案工作真正是一项细致、复杂的工作，一定要秉持长期性、整体性、有序性、创造性的建档工作原则。

第二，档案建好之后，一定要重视后续工作。学校要加强管理，将资料分类放置在档案盒子内，记录所存档案的类别、目录及时间。有条件的学校，应该辟出专门的档案室。

第三，档案管理是一项动态工作，一定要不断地更新和充实内容。对有时限的或不再适合当前教学形式的内容应及时装订成册，归案入档案（加编号），以便日后检查或其他用途备用。

四、普通初级中学建立体育档案的现实意义

第一，建立体育档案使得学校领导对体育教育的重要性有了更清晰的认识。对于当前学校试行的绩效工资来说，体育教师的工作情况以书面形式体现出来了，也就是有了一个具体的量化概念。

第二，体育档案的建立，也有利于促进体育教师将零散的材料系统化，有助于体育教师开展科研工作，能将实践的经验理论化，随着体育档案内容的不断增加，极大地丰富了体育教师的知识，使得学校开展体育教科研活动有了可能。

第三，自从建立体育档案以来，我校体育工作有了很大的改进，特别是学校的课外活动，以前需要体育教师找班主任联系，以便让学生能有充足的活动时间，现在有了体育活动档案后，班主任积极主动地来要求体育教师到他们班级里去开展指导，班与班之间形成了良好的竞争局面，学生的身体素质上去了，反过来推动了学习文化课的劲头。这样，学校档案的建立促进了学校开展各项体育活动，档案的建立可促使各项体育活动长期、规范地开展下去，一方面极大地丰富了学校体育活动，另一方面也有利于体育教师组织开展各种教育教学活动。

五、结论

第一，要使体育档案发挥应有的作用，我们首先就要及时、经常性地把收集、整理的体育材料进行科学分析，及时地补充到档案里去，体育教师运用档案时要结合教学、训练等实际，以参考为主，以推动为目标。切忌盲目照抄照搬，不能把档案变成偷懒的工具。

第二，建立体育运动的目的，是要以体育运动档案为准绳，综合规范学校体育工作，全面深入地推动学校体育工作的正常开展。

第三，体育档案的建立，学校领导要重视，要把学校体育工作档案作为指导学校体育工作、督促体育教师不断提高业务能力的指挥棒，而不是把体育运动档案当成一种摆设或作为应付上级部门检查的道具。

总之，学校体育运动档案的建立工作，一定要从学校具体出发，逐步建立完善，只要持之以恒地做下去，就一定会有很好的收获。

参考文献：

[1]张争鸣，李辉.今日体育档案[M].上海：上海文化出版社，2013.

[2]陈琳.档案管理技能训练[M].北京：机械工业出版社，2011.

[3]宦集体，胡赣萍，董海洋.高等职业院校体育与健康新教程[M].北京：中国档案出版社，2007.

叉干中学安全档案管理制度 篇6

[关键词]中学 档案管理 误区 改善途径

中学档案管理工作是学校一项重要的管理工作，学校通过档案管理，把在教学、教研、科研管理等各项活动中形成的大量资料予以收集、整理、归类、存档，形成学校记录发展历程的重要信息资源。本人多年从事档案的管理工作，对中学档案管理工作进行了梳理，发现中学档案管理工作存在许多的误区，因此，本人对这些误区进行理性的分析，并借此提出了一些改善的途径。

一、中学档案管理工作的现状

1.学校领导对档案管理工作缺乏应有的重视。学校领导的高度重视是加强学校档案管理工作的关键。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出：学校档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等。它是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。领导的档案意识薄弱，客观上造成了学校档案收集难、档案室资金投入不足，档案室成了被遗忘的角落，领导只有在上级档案部门要来检查时，才象征性地抓一抓这方面的工作，很多档案工作人员缺乏工作的紧迫感和责任心，坐、等、靠思想严重，满足现状、求稳怕险，抱着应付上级检查的心态，工作得过且过，致使档案利用开发水平低、能力差、重视不够。

2.中学档案管理人员专业化程度低。当前我国中学的档案管理人员多数以兼职为主，真正的专职档案管理人员非常少，即使有也缺乏档案专业教育的背景。加之，对中学档案管理人员缺乏系统培训，他们对档案工作的分类、归档整理、保管、利用等未能很好掌握，大部分工作人员缺乏计算机知识，无法开展信息参考咨询、网络检索等个性化服务。这直接影响着档案管理的规范化、科学化和现代化的程度。

3.学校档案管理工作的规章制度不健全。学校应该根据《档案法》和学校的实际，制定学校关于档案管理工作的各项制度，使学校的档案管理工作有章可循、有法可依。但现实是，档案室的规章制度流于形式，管理分散、混乱，整理分类方法不科学、不统一，在档案价值的开发利用上存在着重藏轻用的现象，不能充分发挥档案的教育和服务功能。突出表现是：一是不能按要求规范档案案卷形成的全过程。从档案材料用纸到收集、整理、编目等等，都没有做到统一标准、科学分类、组卷合理、编目清楚。二是没有做到有序化管理，对学校各种档案分门别类、形成体系，做到系统化，难以处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，不能做到移交有手续、交接有清册。三是缺乏实用、系统的检索工具，检索体系不完善。

4.现代化程度低。科学技术的进步和生产力的发展，促使世界开始向信息化迈进，信息已成为经济建设的战略资源和社会管理的基本要素，因此档案管理手段也要与时俱进。然而，大多数中学档案室现代化程度几乎为零，档案工作场所条件不够，场馆破旧，硬件设施缺损，档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用。档案管理中普遍采用的计算机、缩微、光盘、多媒体等技术，对中学档案室来说距离还相当遥远。

5.中学档案管理的服务意识低。学校档案管理工作的目的是更好地为教育教学服务。但是，学校的档案管理却忽视了这一目的，表现为：第一，不能为教职员工的工资调整和评定职称等提供大量可靠的档案依据；第二，不能为遗失资料的历届校友，尤其是老校友，查找在校情况并出具有关证明材料；第三，没有积极地为毕业生提供个人档案，做好后勤服务工作。

随着社会的不断进步，中学的档案管理工作也应逐步完善，顺应历史潮流，使档案管理工作和其他工作协拍。学校也着力完善档案的管理工作，但学校在进行这项工作时又陷入误区。

二、中学档案管理工作中的误区

1.重硬件建设，轻软件建设。在中学谈到加强档案管理工作，首先从硬件设施投入入手，认为加大了在硬件方面的投入，就彻底改变了档案管理工作的面貌，如增加档案室，配备档案柜，购置电脑，对档案管理工作水平提高没有清醒的认识。档案管理要真正达到高水平，最重要的还是要努力提高档案员的素质。有人认为配备专职的档案管理人员没有必要，就是有也都是职称较低的，学校往往非常重视教师业务学习和培训工作，轻视学校档案管理人员的业务学习和培训工作，参观学习和交流的机会更少。

2.重制度建设，轻档案管理意识培养。学校为了应付检查，接受评比等，进行了档案管理的相关制度的建设。在档案管理工作中最重要的工作就是档案的收集，这是档案工作的基础。然而，在学校中许多人这方面的意识相当淡薄，缺乏“必须存档，及时存档”的意识，致使学校的许多资料丢失。只有制度是远远不够的，更重要的是学校的全体教职员工特别是学校领导要有档案管理的意识，要深刻地认识到，档案是一笔宝贵的财富，它能让后人了解我们、记住我们，并可以“以史为鉴”。

3.重行政文件的存档，轻教学资料的归档。学校的各项行政文件的保存固然重要，但教学文件的归档更重要。教学过程中形成大量的资料，这些资料多数沉积在教研室和教师的手中，时间一长往往被丢弃。

4.重文字材料的存档，轻实物材料的归档。档案管理一般容易理解为文字材料的管理，而事实上，也确实主要是文字材料的存档，所以，在学校的档案室中存放着许多文件袋。校史纪念册的编写，特别是校史陈列室的建设，给我们提出了一个很严峻的问题：学校档案结构单一，实物档案严重缺失，历史照片寥寥无几，影视资料几乎没有，学校师生编写的书、刊、报零零落落，具有纪念意义的实物无从寻找，连学校获得的标志着成就和荣誉的奖牌、奖杯、锦旗、奖状和证书也严重缺失。这说明人们忽视对实物材料的收集和保存，而这方面材料的缺失会造成无法弥补的损失，所以我们就更要重视这方面的工作，增强实物档案管理的意识。

5.重本校文件的存档，轻校外相关文件的保存。本校文件也好，校外相关文件也好，只要是能反映学校工作情况、管理要求、荣誉证明、人事变化、外在联系等文件实物资料，都必须完整保存。一直以来，由于本校的文件容易收集，易引起重视，往往保存比较完整，而上级文件、外界联系、各方面对学校的评价及校友情况等都因为存档意识不够，收集工作又有较大难度，所以做得不太好。其实，上级下发的各种文件、通知、通报等资料很多都与学校的建设和发展有关，常常是学校开展工作的依据，且可能随时需要备查，是很重要的。各种组织和兄弟单位的来函来往，反映上级领导、社会各界对学校的重视、关心、爱护和支持的相关资料也应保存等等，这在历史上不能不有所反映。

6.重当前资料保存，轻历史资料的收集。当前我们已经意识到档案管理的重要性，已经有了档案管理的一整套制度、落实了管理人员和必备的档案管理硬件设施，只要我们能够不断学习、不断研究、与时俱进，我们的档案工作就一定会让后人满意。但以前档案的残缺会让我们遗憾和不安。趁着学校历史并不久远，一些老教工还在，大部分的校友还在，一些有关的领导还在，我们应该抓紧时间，安排力量，尽可能多地收集遗失的历史资料，以反映完整的学校面貌，对历史和后人负责。

三、改善中学档案管理工作的途径

1.学校领导要高度重视档案管理工作。《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出：学校档案是国家档案的组成部分，必须做到制度上墙，不能流于形式。学校领导对档案管理应当给予高度的重视，把学校档案工作纳入学校整体工作中通盘考虑。要建立档案运作机构，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。

2.树立正确的档案观。首先要确立档案管理的服务观。即档案管理是为学校其他各项管理服务的，是为学校完成其培养科学技术人才的任务服务的，是为学校实现求生存、谋发展的总体服务的；档案管理是手段而不是目的，不能为管理而管理。其次要确立档案管理的信息观。档案管理是信息管理的一种，在市场经济条件下，档案资料已成为一种十分重要的信息资源，有效地利用和开发这一资源，无疑对提高整个学校的管理工作效率具有十分重要的意义。第三，要确立档案管理的系统观。档案管理工作是一个有机的系统，档案管理不仅涉及对档案本身的管理，而且也与其他部门有着密切的联系。第四要有档案管理的技术观。档案管理是一项很重要的技术活动，特别是在当今信息化、网络化的时代，计算机技术在管理中的应用更使得这一特点更加凸显。

3.加强队伍建设。档案管理工作是一项政治性、专业性很强的工作，不论是专职或兼职的档案管理人员，都必须具有较高的政治觉悟，能够忠于职守，遵纪守法，具备较强的责任心和良好的服务意识。决不能忽视对档案管理人员的素质要求。档案工作人员必须持证上岗，学校应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训，掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基本技能，督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平。中学档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要学习计算机知识、数据库管理知识、数据录入和网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能。只有这样，档案管理才能适应现代化管理的需要。

4.提高服务意识。搞好学校档案管理工作，目的是更好地为教育教学服务。学校的档案管理工作服务的内容应包括：一是为学校领导决策提供资料的服务；二是为教职员工的工资调整和评定职称等方面，提供大量可靠的档案资料；三是为历届校友提供查阅在校情况并出具有关证明材料的服务；四是为毕业生提供个人档案，做好后勤服务工作。

5.完善档案管理工作的制度建设。建立完善的档案管理工作制度是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要完善档案工作的各项制度。把档案工作纳入科室工作目标管理责任制的检查考核中。除年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据。这样促使各科室人员和每位教师都重视档案工作，认真研究落实本部门和每个人的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。做到各部门、各科室，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

总之，中学档案工作是一项重要的基础工作。新的时代赋予了学校档案工作新的发展机遇，新的发展空间，也对档案工作提出了新的发展课题，提出了新的发展要求。学校档案工作只有惟新是图，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，在管理完善中发挥应有的作用。

参考文献

[1]冯惠玲.张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民人学出版社，2001.

叉干中学安全档案管理制度 篇7

教师个人业务档案是学校发展的需要, 随着教学评估的深入发展, 教师个人业务档案越来越受到各中学的重视, 教师业务档案自然成了学校档案的一个重要组成部分。虽说如此, 仍然有些教师对个人的业务档案在思想上存在着这样的误区:教师业务档案是教师人事档案的机械重复, 教师业务档案是可以用人事档案替代的, 甚至是可有可无的。出现这样的误区也不难理解, 其形成原因可分为两种情况:第一种情况是对个人业务档案的安全性存在质疑, 他们考虑移交的业务档案, 特别是个人成果类如优秀论文、优质课录像等会不会遭外来剽窃, 会不会丢失, 甚至觉得自己的业务是自己的私有财产, 移交到综合档案室就不能为私人所用了。还有一种情况是, 档案员管理学校档案的门类多, 教师业务档案的数量大, 有的教师个人手头虽拥有业务档案, 但觉得档案员不催, 又没有什么实质性的利害关系, 就懒得移交。而部分档案员日常工作中难免会疏忽了对教师业务档案资料的催促, 平时大家愿意交的就交, 不愿意交的也没办法, 干脆就顺其自然。因此, 教师业务档案在齐全性、完整性方面就有所欠缺。

笔者以为, 如果教师们能从自身专业发展的角度, 看到教师业务档案的重要性, 就有可能不会发生或者很少发生不移交的情况。

二、教师专业发展与教师业务档案的关系

关于教师专业发展, 佩里 (P.Perry) 认为, “就其中性意义上来说, 教师专业发展意味着教师个人在专业生活中的成长, 包括信心的增强、技能的提高、对所任教学科专业知识的不断更新拓宽和深化以及对自己在课堂上为何这样做的原因意识的强化。”就此层面上来说, 一个教师要想自己在专业上有所发展、有所进步, 离不开个人发展的计划、技能提高的步骤、经验教训的总结等。而这些资料都要以不同载体形式记录下来。不同载体记录的汇总, 就形成了教师的业务档案。

纸质载体形式:个人发展计划、技能提高步骤都可以采取纸质形式, 便于携带与查看。一个教师对自己专业发展提出要求, 制定发展规划, 必定要制作书面文件材料, 有了这些纸质材料就可以指导计划的执行。如果发现根据实际需要, 需变动计划, 则可以更改、修正计划。这一计划改变、目标订正的过程如实记录下来则成为教师业务档案, 其作用就是为教师成长记录历程, 为以后专业发展的长远目标提供借鉴。

特种载体形式:上述计划、技能提高步骤等也可以采取电子形式, 而经验教训总结等则可采取声频、视频载体形式。通过声频、视频再现的方式, 更能直观、生动地体现教师的课堂效应, 发挥个人特长, 展现个人教育教学风貌。这种载体形式保存下来的教师业务档案为其个人发展提供宣传的渠道, 扩大个人的影响。

由此可见, 教师个人专业发展的过程就是形成教师业务档案的过程;教师的业务档案为日后教师进一步发展提供借鉴与参考, 同时有了教师业务档案的积累, 又可以拓展教师专业发展的空间。没有这些教师业务档案的积累与保存, “专业知识的更新、拓宽和深化”就没有根基。

三、教师业务档案管理的难点及对策

教师业务档案管理的难点就是对收集来的教师业务档案的完整性、齐全程度的把握。每个学校都建有教师业务类档案, 但做到每位教师的业务档案都齐全、完整, 档案员仍需要花些精力和心思。

(1) 档案员身体力行, 进一步提高服务意识。要做到这一点首先要解决一个疑虑:关系到切身利益的业务档案的安全性。学校综合档案室应建立保密制度, 档案员一定要坚守职业道德, 涉及个人成果的, 不能随便外借;本人急需的, 及时做好服务。档案员应积极主动收集相关资料, 提高服务意识, 让教师感受到利用教师业务档案能给他们带来的好处:他们感受到有人为自己梳理业绩, 省时、省力、省心且又安全无顾虑的时候, 才会更主动、更积极、更完整地移交个人业务档案。

(2) 学校加大宣传力度和改进考核制度。学校管理层面:学校利用教职工大会、党员会议, 或者橱窗形式展示业务档案给个人专业发展带来的优势, 加大宣传力度。改进考核制度, 在教师年度考核制度中增加一条:移交业务档案完整齐全的, 增加考核分数。以此激励教师配合档案室做好业务档案, 增强档案意识。教师个人层面:教师要配合学校的各个部门, 特别是教务处, 对教师个人的教育教学情况等核实后, 填写好记载卡、考核表, 统一移交档案室。

论档案信息安全管理 篇8

一、提高档案安全防范和自我保护意识

首先, 通过制定一系列的方案来保护档案, 增强管理人员的安全防范和保护意识, 防止出现一些本不应该发生事件。每一个立档部门和组织单位, 必须加强对自己内部人员科学技术普查和应对突发事件的培训, 当做一个长期有用的工作来预防档案管理灾害的发生, 这也是档案信息安全管理的一个最重要的任务之一。其次, 思想上要明白会有意外的发生, 行动上要充分做好随时处理突发事件的准备工作, 对自己或他人的档案信息要有良好的安全和保密责任心, 档案管理工作体制要完善, 档案信息安全管理要加强, 从而有效地提高档案安全防范和自我保护意识。在平时多开展一些演习活动, 让工作人员在演练中学习如何处理紧急突发的不可预测性灾害, 如何在突发事件的同时把档案的损失降低到最小。最后, 制定有效的制度来管理档案的开放, 在媒介和各种公开的场合中合理的把握档案对外开放的相关内容、没有失去效力的档案复印件和部分档案信息被记载下来的内容。只有用正确的方式权衡档案保密和档案开放之间的关系, 才能确保安全管理和充分利用档案信息。

二、创建和改进档案信息的保护机制

一份完整的档案信息是很宝贵的, 因为档案信息的流程复杂、积累时间长, 短时间内很难重新获取, 甚至不可能从新获取, 所以档案信息不能失去, 也不能被毁掉。很多机构和单位在遇到危机的时候, 很有可能这些档案信息会让危难解除。因而, 把档案信息保护好是档案管理人员义不容辞责任, 也是我们对档案管理的终极目标。

(一) 纸质档案信息保护

对纸质档案信息来讲, 很渺小的一个外界环境因素都会影响到档案信息安全。主要的外界因素包括:温度、空气湿度、灰尘、光线、磁场、有害气体和机械震动等会直接或间接的影响到纸质档案信息的保存。对纸质档案信息采取特殊的方法和措施, 万一被烧毁了, 原件没有了, 但还可以用备份的复印件, 这些备份的复印件可以存放在当地也可以存放在异地。存放在当地就是版复印件存放在当地办公所在的地方, 并且要放在特殊的容器里面, 最好是具备良好的防火和防盗能力的器具里。存放在异地就是办复制的档案信息存放在不是办公地点的其他地方, 就算发生突发性灾害, 在两个地点同时发生的概率很小, 几乎可忽略不计, 不至于造成一无所有彻底的损失。

(二) 电子档案信息保护

对于电子档案信息来说, 电子备份是保护电子档案信息最有效惯用, 这也是电子档案与纸质档案的最本质区别。如果遇到了突发事件, 就能及时便捷的从数据库储存的数据中找回原有信息。

信息化时代发展速度迅猛, 档案信息也在慢慢地从原有的纸质档案向电子档案不断发展。电子档案机制成型以后应该做到按时收集、积累、和归档, 有效地预防档案信息变更和损失。具体应该做到以下七点:

1.归档的时候一定要认真仔细检查电子档案信息, 确保电子档案信息的内容和相关说明与其纸质或者是其他文件格式的完全相同;保证电子档案内容的完整、可靠和真实。

2.归档时要确保电子档案的载体没有被感染病毒, 而且能够准确的读出载体中的档案信息。

3.使用光盘存储归档的电子档案, 让之处于只读的属性, 达到保护所有归档的电子档案的效果。

4.定期检查电子档案信息是否安全和有效, 发现存在损伤的电子档案信息, 及时采取相应的补救措施, 从备份里重新拷贝一份或者是通过有效的修复使档案信息完整。

5.真实有效的跟踪记录每一个电子档案, 记录该页面的来由、管理和浏览状况。这样能获得最原始的电子档案信息, 对电子档案信息真实性提供有力保障。

6.储存档案信息安全的意识和网络安全意识一定要强, 设置密钥和身份认证, 防止他人恶意窃取档案信息;有力的监控档案信息管理系统, 避免管理上的失职;网络要设立防火墙, 有效地防止黑客和病毒;采用内部局域网形式, 隔离外界网络;定期备份档案数据库的信息, 确保档案信息保密, 运行的系统安全可靠。

7.要把电子档案的充分利用和有效保护二者有机的结合, 遵守电子档案的管理制度, 在技术上和管理策略两方面确保档案信息的安全性。

三、结语

综上所述, 一方面要让档案信息管理人员具备一定的档案信息安全防范和自我保护能力, 另一方面要让档案信息管理部门建立和完善安全管理体系。在档案信息安全的同时, 也不能放松警惕, 要时刻预防档案信息的安全漏洞;在档案信息存在安全隐患时, 应该及时处理问题, 要把泄露所带来的损害降到最低。只有这样, 才能让安全管理真正的落实到档案信息中去。

摘要：随着社会的发展, 档案已经成为我们工作生活中不可或缺的一部分, 如何确保档案信息的安全成为了档案管理的首要任务, 安全管理是档案管理中重要环节。本文, 阐述了如何提高档案安全防范和自我保护意识, 提出了创建和改进档案信息的保护机制。

关键词：档案信息,安全管理,保护

参考文献

[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息 (学术研究) , 2008, (07) .

[4]杨萍.电子文件安全保护的六点要求[J].北京档案, 2006, (06) .

[5]张寒凝.谈电子文件信息的安全防护策略[J].江淮论坛, 2007, (04) .

电子档案安全管理策略 篇9

1建立健全电子档案安全法规制度，完善安全法规建设。当前，我国电子档案安全法规还没有形成完整的体系，相关部门应在我国现有电子档案安全法规制度的基础上，借鉴国外先进经验，结合本单位、本地区实际情况，按照突出重点、填补空白、逐步完善的原则，制定出具有较强针对性和可操作性的电子档案法规体系，健全安全管理机制。健全各项管理机制，使安全管理工作具有可操作性，包括：①人员安全管理机制：人才培养制度、岗位责任制、安全审查制度、离岗人员用户身份撤销制度等；②系统安全运行机制：机房管理制度、定期维护和定期检测制度、运行管理制度、网络管理制度、管理日志制度等；③灾害管理机制：灾害预警制度、突发事件应急制度、常规备份和容灾备份制度、灾害抢救制度等；④风险管理机制：风险评估制度、安全等级管理制度等。

强化安全管理规范。强化落实各项安全管理规范，使安全管理工作程序化、制度化。包括：电子档案安全存储管理规范、应用系统操作规范、服务器管理规范、技术变迁管理规范、加密储存规范、环境控制规范、用户权限设置规范等。

2选用适宜的电子档案安全技术。电子档案安全技术的实现，应依据档案信息系统的构成、电子档案所处的安全级别，进行安全风险评估，得出安全需求，从而确定适宜应用的安全技术。

基于载体的安全技术。①办公自动化技术；②新材料技术；③磁带、磁盘、光盘、软盘等特殊档案载体的管理与保护技术；④防电磁辐射技术；⑤电子档案恢复与还原技术；⑥档案损坏的测试与评估技术；⑦定期检测和拷贝技术等。基于环境的安全技术。主要有：①库房建筑标准与围护结构功能的设计、施工和实施；②档案保管的设备、设施和有效装具；③档案库房和利用环境的监测技术；④温湿度调节与控制技术；⑤有害因素的控制和防护技术等。基于信息的安全技术。主要有：①内容的原始性技术：签署技术、数字水印技术、加密技术、防写技术、信息隐藏技术、防消息泄密技术、防拷贝技术等；②操作系统安全技术：身份标识验证技术、访问控制技术、审计跟踪技术等；③数据安全技术：数据加密技术、应急响应技术、数据备份与容灾技术、数据库安全技术等；④网络安全技术：防火墙技术、防水墙技术、防病毒技术、漏洞扫描技术、入侵检测技术、物理隔离技术、代理服务技术、网络监控技术和虚拟网技术等；⑤用户安全技术：身份认证技术、信息完整性校验技术、数字签名技术和访问控制技术等；⑥安全测评认证技术。

基于长期可存取的保护技术：①软件仿真技术；②过时格式数据迁移技术；③载体转换技术；④版本跟踪技术；⑤背景信息打包保存技术等。基于灾害的保护技术。主要有：①灾害的预警与防范技术；②容灾备份技术（本地容错模式和异地容灾模式）；③安全事件的应急处置技术；④灾后受损档案的抢救与数据烣复技术等。

3引进先进的管理理念。前端控制：具体到电子档案安全管理中，是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档管理，建立起统一标准，互为保证、密切相关、相对独立的运行模式，从而组成一个完整、严密的电子档案原始性、真实性保障体系。

全程管理：是指将电子档案的整个生命周期纳入一个系统工程内，全程实行安全管理。

安全等级保护：是指根据电子档案的重要程度遭到破坏后，对国家安全、社会秩序、公共利益以及公民、法人和其他组织的合法权益的危害程度等，由低到高划分电子档案安全管理系统等级，实施相应的保护措施。它可以使电子档案安全工作更有效，资源配置更科学合理。

风险管理：是基于系统、科学、全面、动态的安全风险评估，体现预防控制为主的思想，强调遵守国家有关电子档案安全原则的前提下，选择合适的控制方式来保护电子档案，使电子档案安全风险的发生概率和损失降低到可接受的水平。

4构建电子档案安全保障体系。是指从电子档案安全技术和安全管理等方面，对电子档案实体及信息系统进行安全防御，确保电子档案的保密性、完整性、可用性、真实性、不可否认性、可控性和可追溯性。电子档案安全保障体系的构建包括管理保障体系、技术保障体系、法规标准保障体系、基础设施体系、产业支撑体系、人才培养体系和安全评估体系。

电子档案信息安全管理浅析 篇10

一、电子档案的特点

(一) 电子档案信息与载体的相分离性。

电子档案可以在不同的计算机之间传递, 也可以在不同载体之间互相传递、复制, 并且还存在着在传递和复制过程中被改动而不易被察觉的可能。此外, 还可以对电子文件的内容进行拆分、组合, 信息的写入、删改可任意定位。这些都直接影响到电子文件的真实性和可靠性。

(二) 电子档案信息的易更改性。

由于电子档案信息可以不依赖特定的载体而存在, 能在传输或转存过程中方便地被改动和复制, 且不留下任何痕迹。一方面危及了电子档案信息的真实性, 不能像纸质文件那样去判断其是否为原件, 使人们感到把握其内容原貌的困难;另一方面容易造成电子档案信息的泄露, 甚至被篡改盗用, 造成不良的社会影响。

(三) 电子档案非实体归档的可能性。

电子档案从形成到运作等各种处理, 全部是在计算机中并可以在不移动载体的情况下进行的, 也就是说, 不论电子档案实际存在什么位置, 都可以做到在不改变其物理贮存位置的情况下进行逻辑归档, 即使人们认为是“集中”保存的电子文件, 实际上可能分布在计算机或网络的各个角落, 一旦计算机或网络被毁坏或遭到黑客入侵, 电子档案有可能消失或被毁坏。

(四) 电子档案载体不稳定且寿命短。

电子档案相对于纸质文件而言, 对环境温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高。电子文件很容易被有意或无意损坏, 如存贮在磁带、磁盘或光盘等载体上的电子文件, 在保管时一旦受到外界干扰或者存贮环境不宜, 就会导致电子文件损坏。此外, 它的存贮介质寿命很有限, 一般不超过20年。

二、电子档案信息安全性的内涵

电子档案信息的安全性包括:1.机密性:使非合法授权者不得使用;2.真实性:可确定电子档案来源的合法性;3.完整性:确保电子档案没有被有意或无意地篡改。为了满足这3个安全要求, 需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的, 在计算机网络的各个节点上进行档案数据的自由归档和档案资源的共享, 实现电子档案的信息公开, 就必须建立计算机网络系统。然而, 电子档案在网络环境中传播和存储的过程中, 每个步骤都可能存在安全漏洞, 极易受到黑客攻击, 造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果, 从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。

三、电子档案信息安全管理应采取的措施

(一) 采集背景信息和元数据。

在形成电子档案的同时, 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据, 作为检验电子档案信息的原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

(二) 签署技术。

在电子档案上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名, 屏幕是显示出来的“笔迹”。

(三) 消息认证。

电子文件的使用者, 非常关心他所使用的电子档案信息在存储或传输过程中是否“完好如初”, 是否被人篡改或替换过, 消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。

(四) 身份验证。

最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成, 只有用户本人和计算机系统知道。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其他系统网络之间设置障碍, 防止其他系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问, 也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界, 它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统, 监测所有通过防火墙的数据流, 凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯, 实现网络的安全, 保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有:数据包过滤、应用网关和代理服务等。

(五) 防写措施。

目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下, 用户只能从电子计算机上读取信息, 而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中, 只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘可供使用者一次写入多次读取, 可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件, 保持电子文件的原始性、真实性。

参考文献

[1] .李小红.对电子档案保护工作的新思考[J].城建档案, 2007.11

[2] .李青.朱丹.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学刊, 2005.03

档案安全保障管理机制的构建 篇11

关键词：档案安全；安全保障；管理机制

档案信息资源是国家和社会珍贵的文化财富，然而，当今社会自然因素和人为因素对档案安全的威胁日益严重，因而，建设档案安全保障体系，保障档案的安全刻不容缓。而构建档案安全保障体系的管理机制是其中一项非常重要的任务。

1档案安全管理机制构建的必要性

档案安全保障体系是一个复杂而庞大的体系，包含技术、管理、法律法规、标准建设等多方面内容，诸多方面必须齐头并进，全面均衡发展，才能做好档案的安全保护工作。而目前的档案安全保护领域存在重技术，轻管理的倾向，注重档案安全保护技术的应用，而忽视档案安全保障的管理机制的构建。比如，很多档案安全事故的发生，不是由于技术因素，而是由于档案保管机构没有档案安全管理制度，管理不善，使档案保管过程中出现损坏、盗窃、内容丢失等问题，对于数字档案的安全保护更是如此，而科学的管理措施可以避免安全事故的发生。由此可见，管理机制的缺乏是目前档案安全保障的一个弱点，影响了先进技术在档案安全保护工作中效率的发挥。众所周知，在信息安全领域有“三分技术。七分管理”的说法，说明管理工作的重要性。尽管在档案安全保护领域，许多专家更倾向于技术与管理并重的提法，但是，同样表明，解决档案安全的问题不能只局限于技术手段，还应该注重管理工作。而目前，档案安全保障的管理工作还是弱项，因此，必须加强档案安全管理机制的构建研究，有效地确保档案安全。

2档案安全管理机制构建原则

如上所述，档案安全的管理工作地位举足轻重，因此，在其管理机制构建过程中应遵循以下原则，从档案安全保障工作整体和全局的视角进行规范。

第一，全面监控原则。档案安全保障工作是一个系统工程，需要对各个环节进行统一的综合考虑、规划和构架，任何环节的安全缺陷都会造成对档案安全的威胁。就如管理学的“木桶原理”，木桶的最大容量取决于最短的那块木板，档案安全管理水平也是由最薄弱的环节决定。档案从产生到销毁的任何过程中的漏洞，都会影响档案安全，必须全面监控，确保“所有木板长度一致”。

第二，相对稳定原则。档案安全管理机制的构建既要基于现实，又要考虑长远发展，要有政策实施的持续性，避免“朝令夕改”，不仅造成人员、资源的浪费，而且，对档案的安全保障造成严重影响。

第三，实事求是原则。档案安全保障体系建设是关系到国家文化遗产的大事，其管理机制构建要基于我国档案安全保护的实践，基于各级单位的基本条件，切忌盲目照搬国外理论或者其他行业的保护理论，避免脱离我国国情，制定的机制形同虚设。

第四，效率效益兼顾原则。在档案安全保障机制构建过程中，要依据经济学原理充分考虑与评估，既有利于实现统一管理和指挥，又避免产生过重的经济负担，须实现安全保护效率与经济效益兼顾。

3档案安全管理机制构建设想

3.1组织建设机制

为了确保国家档案的安全，档案安全的组织建设是基础。为此，建议建立起由国家档案行政管理部门到各省(区)、市档案行政管理部门，再到各基层单位档案部门的档案安全管理体系。由国家档案局组织成立国家级档案安全管理机构，然后自上而下依次组织成立各省(区)档案安全管理机构、各市档案安全管理机构以及各基层档案安全管理机构的四级安全管理结构。四级结构均接受国家档案局的统一领导，并且进行分级管理，下一级的档案安全组织接受上一级的管理和监督，上一级的安全管理机构要掌握下一级档案安全管理情况。总而言之，层层管理、层层落实。鉴于档案安全保障的重要性和严肃性，需要树立安全保障管理机制的权威性，因此，建议各级档案行政管理部门的最高领导必须主管本级的档案安全机构的工作。除此之外，在各级机构中还可以包括如：档案信息安全专管员、档案保护技术人员、系统管理员等。

各级档案安全组织的职能主要是负责与档案安全相关的规划、投资、安全政策、资源利用和事故处理等方面的决策和实施。因此，需根据《档案法》等相关法律、制度和规范，建立各级机构的档案安全保护策略和安全目标以及实施细则，并予以贯彻实施。

除此之外，目前，由于不同的档案机构对于档案安全保护的技术措施的实施标准和规范不尽统一，技术实施过程中缺乏监督和管理，安全保护效果无人评估，所以，需要档案安全组织负责组织的档案保护专家对各级档案保管机构的安全保护技术过程进行全程监督、指导，对保护结果进行鉴定、验收。

现今，数字档案比重越来越大，档案安全管理机构可以和我国信息安全管理部门、国家各级应急响应组织联合起来，做好档案安全的保障工作。

3.2制度建设机制

保障档案的安全，关键是要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度。

对于档案，在其形成、保管和使用等各个环节都存在着载体遭破坏、信息篡改、丢失和破坏的可能性，必须建立严格的管理制度，消除隐患，确保其原始性和真实性。首先，对现有的管理制度和管理方法进行认真梳理，完善档案保管、保密等方面的制度和程序，做到“前端控制”与“全程管理”相结合。其次，做好档案归档前的业务指导工作，档案的形成过程要责任分明，档案一经形成，不得变更，如有变更，将其程序记录在案。再次，建立科学的归档制度，在归档时，对档案进行全面认真地检查，判别其真实性、可靠性等。然后，建立严格的保管制度，选择安全可靠的存储介质，完善保存标准，对档案载体、内容的安全性等进行定期检测，采取维护措施，并建立档案的使用制度。尤其是对数字档案的提供利用方式、时间、使用者的身份等都要做明确规定，确保安全性。最后，建立档案管理的跟踪记录系统，作为归档的必要条件。在形成时，必须建立档案管理跟踪记录系统，全程记录其管理、使用情况。在制度执行过程中，要建立档案安全责任考核机制，确保规章制度落到实处。

3.3风险管理机制

目前，许多行业的管理都引入风险管理的思想。在档案保管领域，档案安全同样面临诸多自然与人为的风险，因此，建立风险管理机制成为必需。

在这里，我们认为，风险管理就是以可接受的费用识别、控制、降低或消除可能影响档案安全风险的过程。它是以科学的管理方法实现档案最大安全保障的活动的总称。风险管理通过风险评估识别风险大小，通过制定档案安全保护方针、采取适当控制目标与方式对风险进行控制，使风险被避免、转移或降至对档案产生最小破坏的水平。

档案安全的风险管理机制包括档案安全风险计划制定、风险评估、风险控制、风险报告。档案安全风险计划制定是整个风险管理计划的首要环节，是整体协调和控制风险管理的过程。主要是各级档案保管部门根据本单位具体情况，制定本部门全面、动态的档案安全保障计划。

风险评估是确认档案安全风险及其大小的过程，即利用适当的风险评估工具和方法，确定档案风险等级和分级保护控制的顺序，从而对其有效控制，将风险降至

最低，是档案安全风险管理机制的基础和重要环节。具体可以包括以下方面：

第一，档案资源价值的确认与识别。确定本单位需要保护的所有档案资源范围，并且根据档案价值对档案保护的级别进行分类，为将来档案安全的分级保护打下基础。

第二，档案安全威胁因素的识别与评估。根据档案保管的环境、历史遭受威胁破坏的情况；单位的工作流程、建筑物使用、设备仪器的操作等情况，对所有可能对保护范围内档案安全产生破坏性作用的因素进行识别与分析，确定威胁产生的原因，并且评估威胁发生的可能性大小。建议考虑人员、环境等角度对传统载体档案与数字档案产生的威胁分别分析。

第三，现有档案安全措施的确认。重新对本单位现有的档案安全环境、安全措施进行确认与分析。

第四，档案安全风险综合评价。利用适当的风险测量工具或方法，从定性、定量两个角度确定风险的大小与等级，对可能对本单位档案产生的破坏做出风险测量列表，以便识别与选择正确的风险控制方式，是单位建立档案安全风险管理机制的重要步骤。

风险控制。目的是通过安全政策的制定与实施，最大限度减小或避免对档案安全的影响或危害，各档案保管机构要根据风险的一般规律与机构的实际情况，建立适度安全控制措施。

风险报告。风险控制完成后，档案部门需要对风险管理活动进行总结和报告。对风险计划的执行情况、风险控制的成效等进行反思和总结，不断完善档案安全风险管理体制，以提升档案安全管理水平。

3.4预警机制

第一，增强防患意识。档案保护工作的方针就是“以防为主，防治结合”，因此，要增强防患意识、树立危机意识。通过广泛宣传，深入理解档案安全保障的重要性，强化责任感，提高防灾意识。

第二，建立档案灾害预警监测系统。在日常工作中，注意收集对档案安全造成影响的突发性灾害的有关理论研究与实践资料，并以此为依据，建立档案灾害预警监测系统，及时分析监测数据，对可能发生的灾害与后果进行事先估计，做出预测和决策。

第三，档案灾害预警方案编制。作好应灾准备，制定档案灾害预警方案。详尽规定档案灾害预警机构设置，预警工作流程、预警工作保障等内容。

3.5应急响应机制

第一，加大宣传，增强应急响应意识。努力实现档案灾害应急响应工作的科学化、规范化。

第二，建立应急响应指挥机构。档案灾害发生后，档案部门应迅速做出果断的决策，调动有关部门，尽快控制灾害的发展，减少档案的损失。因此，需要建立统一的决策和指挥机构，紧急处置和统一指挥。

第三，编制档案灾害应急响应方案。应急方案包括灾害发生第一时间的基本响应措施、应急设备、材料的准备、应急抢救步骤、信息报告、应急工作后期处置以及应急工作中组织、物资、通讯保障措施等。

第四，档案灾害应急响应方案的演练。实际演练必不可少，建议可以采取以下方法：观摩录像、案例学习、计算机模拟、野外演习、全景式现场演习等。

3.6人员安全管理机制

第一，人事安全审查制。各单位对于新录用的档案工作人员、预备录用的人员以及正在使用的人员都应做好人事安全审查和记录，并且进行备案。主要考查人员的思想道德修养，政治表现，是否值得信任，是否适于参与档案信息安全保障工作等。

第二，人员安全意识教育。通过学校教育、媒体宣传、政策引导等多种方法和途径进行档案安全教育活动，培养、加强涉档人员的档案安全意识，使其深刻认识到档案安全保障的极端重要性，增强责任感。对于电子档案的管理人员，更要加强电子信息安全、保密知识技能的培训。可以制定《档案工作者职业道德规范》，切实加强档案工作者的职业道德修养。

第三，档案安全知识技能教育。传统介质档案的保管，要加强档案保护、修复的原则、专业技能的培训，在档案保护原则指导下，采用科学、规范、高效的方法保护档案载体和信息。目前，加强电子档案安全管理人员的任务更重。要通过继续教育、本、专科学历教育、短期培训等多种途径，培养具备计算机技术、网络安全技术及信息安全管理等知识的“复合型”人才，为保障档案的安全提供良好的智力支持。

第四，离岗人员管理。国家各级档案部门必须设有档案工作人员调离的安全管理制度。人员调离时，要马上收回钥匙，进行移交工作。对于电子档案的管理人员调离，其离职后要及时更换系统口令、取消账号等，确保离职后，不再有档案资源使用的任何权限，并确保离岗后承担的安全与保密责任和义务。

第五，责任追究制度。对档案安全保障工作的实施，必须要责任明确。在各级岗位中，要权职分明，各司其职，一旦发生各种档案安全事故，追究到底。