档案管理信息化思考

档案管理信息化思考（共12篇）

档案管理信息化思考 篇1

随着科技的进步, 信息化已不可避免地进入了档案管理领域。因此, 新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点, 向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享, 而这必将引发档案管理模式的变革。

一、档案信息化管理的重要性

改善档案管理工作。只有实现档案信息化, 才能冲破档案利用的种种困境, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确, 管理措施得当, 要靠完整、可靠的信息和快速综合分析能力保证。对此, 档案信息有其独特优势, 可以发挥重要作用, 档案人员要管好档案, 就是提前介入电子文件和管理工作中, 以管理档案的形式管理电子文件等有用信息, 使信息发挥最大效益。提高档案管理信息化水平, 是实现档案管理工作各个环节现代化, 提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案管理自动信息化系统是一项运用多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程, 研究探讨如何提高档案管理自动信息化水平, 加强对系统的协调组织、管理变得尤为重要。

二、提高档案的标准化、规范化水平

目前, 档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱, 这些都严重影响了系统整体水平的提升。特别是基层的档案馆 (室) , 目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏, 而是硬件的功能没有充分发挥。它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这 一认识上的转变给我们的启示是: 档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节, 其中首要的是档案业务要规范, 档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一项系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

三、提高系统的整体水平

根据系统论思想和集体化要求, 档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平, 并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势, 提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍, 都可能造成系统的梗阻。当然, 要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的, 不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平, 在一些单位进行较高水平的试点, 以取得值得推广的经验, 对整个系统是有利的, 但其基本出发点应是提高系统的整体水平, 只有少数先进节点是不可能组成先进系统的。

四、重点抓好数据库建设, 以提高档案管理成效

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础, 是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学地管理和方便地使用。建立数据库系统是 一项长期的任务, 要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。

五、重视人才管理, 推进档案信息自动化

档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍, 其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳, 有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题, 要有针对性地对他们进行政治思想教育, 培养其事业心和奉献精神;有计划地组织进修, 掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾, 解除其后顾之忧;研究专门人才成长、流动规律, 以形成最佳人才结构, 这些方面都需要给予重视。

六、客观务实地改进档案管理

档案信息自动化系统的管理体制要使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制, 同时存在集体统一管理不力和使用不方便的问题, 主要方面是集中统一管理不力, 这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象, 从管理制度上保证业务技术规范、标准, 硬软件的选用, 上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中, 实行集中统一管理, 不能各行其是, 自建系统, 造成信息分割和资源浪费。

七、完善档案信息化标准体系

完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。为此应集中力量研究制定一批急需的档案信息化标准, 做到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、基建档案的设计、底图、工程档案、人事档案等管理规范。 加快研究和制订电子公文归档, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 推动档案信息化建设有序开展。

八、档案信息服务要网络化管理

网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户、分而治之的状态, 将工程档案与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体, 连成一片, 形成包含各种信息资源在内的“公司信息资源系统”, 实现所谓的“信息资源共享”。

九、加强安全防范, 采用先进的信息安全技术

实践证明, 无论是信息系统的安全还是信息资源的安全, 技术手段都是最基本、最有效的防护手段。包括操作系统和应用系统的安全技术、网络安全技术、加密与身份认证技术等。要建立完善的安全管理管理制度, 电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节, 都有信息更改、丢失的可能性。这种更改、丢失并不像纸制档案那么容易发 现。因此, 电子档案的管理需要建立一整套严整的安全措施, 从每一个环节解决信息失真的隐患。

随着科技的进步, 信息化已不可避免地进入档案管理领域。我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善, 使档案工作面临从传统向现代信息化的重大转变, 而如何加速实现档案管理的信息化, 提升档案的利用水平, 成为需要档案工作者不断探讨和研究的问题。

参考文献

[1]薛鹤婵, 薛鹤娟.浅谈档案服务机制创新.科技创新导报, 2009 (7) .

档案管理信息化思考 篇2

【摘要】随着我国经济的发展以及科学技术、文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露，不能很好的适用现代管理的节奏，人事档案管理信息化建设成为人事档案管理发展的必然趋势。本文就如何实现人事档案管理信息化建设展开了深入探讨，并指明了其发展方向。

【关键词】人事档案；管理；信息化建设

1.前言

随着我国经济的发展，科学技术以及文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露。人事信息具有信息量大、管理范围广以及易变动等特点，这就要求人事档案管理部门要经常更新人事信息，以与人事信息的变动保持同步。然而，我国传统人事档案管理是以纸质版人事档案为主要管理对象的实体管理模式，这使得人事信息的更新相当困难，无法与人事信息的变动保持同步。而随着我国科学技术的发展，人事档案管理也被赋予了更多的作用，其管理模式也逐步由传统的纸质管理变为现代的信息化管理。然而，纵观我国人事信息管理现状，其信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等，这些因素都严重阻碍了人事档案信息化建设的进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥，必须引起相关单位的高度重视。

2.实现人事档案管理信息化建设的有效对策

2.1 转变观念，从思想上重视人事档案管理信息化建设

思想决定行动，由此可见，转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设这项系统的工作而言，一方面，应当加强领导对其的认同及重视，这样才能进一步加大信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等各个部门，充分调动各个部门的积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展；另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位内部全体成员人事档案管理信息化建设意识，鼓励单位全体成员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意

识，将人事档案管理工作由仅具有单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理中心。

2.2 加大人事档案管理信息化建设的投入

俗话说的好:兵马未动，粮草先行。人事档案管理信息化建设的实现离不开思想基础，更离不开物质基础，只有加强对人事档案管理信息化建设的投入，确保“粮草”充裕，才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现。在这其中，资金的投入无疑是最为重要的，因此，单位应拓宽资金筹集渠道，为人事档案管理信息化建设筹集更多的资金，提高人事档案管理的科技程度。就高校而言，还可以根据学校自身的实际情况，充分利用各项科研成果，推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点。此外，高校还应充分挖掘学校内部的科技人才，安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作，这样一来，既可以加快高校自身人事档案管理信息化建设的进度，又大大降低了自身的资本投入。

2.3 以人为本，加强人事档案管理信息化建设队伍的培养

实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点还是在于人，信息只是一种媒介或者辅助工具，因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、具有较高职业素养的人事档案管理信息化建设队伍，这样才能充分发挥人事档案管理的价值和功能。首先，就单位自身而言，应进一步加大复合型人才的培养力度，定期组织相关技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容，技术与管理两者兼具，使培训更具有实效性，最终使得人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。此外，就人事档案管理人员自身而言，应充分利用好工作之余的时间，不断提高自身的职业素养和职业技能，不断接受新知识新技术，拓宽自己的知识视野，丰富自己的逻辑思维，在此基础上，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量[1]。

3.人事档案管理信息化建设的发展方向

上文中我们介绍了人事档案管理信息化建设的有效措施，通过上述举措，我们最终所实现的目标是“三化”，即档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化。所谓档案信息数据化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式，实现信息查询以及系统设置的数

据化。在现代人事档案管理过程中，应以原始纸质档案为依据，将其包含的信息录入计算机，实现人事档案的数据化。此外，为了便于查询，还应对档案资料规整分类，实现人事档案信息数据的分类管理；所谓服务利用网络化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应借助于计算机网络这一媒介，进而为单位内部各项工作的顺利开展提供服务。就学校而言，目前，我国大部分高校都建立了自己的校园网，校园网的建设为校园内部实现资源共享提供了很好的平台，打下了良好的基础。因此，就高校人事档案管理信息化建设的实现而言，应充分利用计算机网络这一媒介，提高 信心利用率；而所谓管理人员专业化，是人事档案管理信息化建设的又一发展目标。人事档案管理的最终实现主体是人，因此，人事档案管理信息化建设的实现对管理人员提出了更高的要求，不仅应掌握最基本的管理知识，同时，还应掌握先进的计算机网络技术。因此，要想实现人事档案管理信息化建设，必须要有一支专业的管理队伍[2]。

4.结语

总之，在科学技术高速发展的今天，传统的人事档案管理模式已经难以与社会的发展以及人事变动保持同步，这就要求相关单位必须改变传统的人事档案管理模式，依托现代科学技术，解放思想，转变观念，从思想上重视人事档案管理信息化建设；加大人事档案管理信息化建设的投入；以人为本，加强人事档案管理信息化建设队伍的培养，实现档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化，最终确保人事档案管理信息化建设的顺利实现，充分发挥人事档案管理的价值和功能。

【参考文献】

党校档案管理信息化建设的思考 篇3

1  党校档案信息化管理的意义

1.1  党校档案业务工作发展的需要。信息化成为当今社会发展的大趋势。党校档案工作作为档案事业的重要组成部分， 要顺应时代的发展，建立与之相适应的现代化档案管理模式。随着党校教研改革的深入，档案门类增多，数量增长;档案载体类型由单一的纸质发展为多种并存，传统的档案管理已不适应工作需要，信息化建设成为必然趋势。

1.2  党校档案信息资源开发利用的需要。随着社会信息化程度的深入，社会对档案信息的依赖程度越来越高。近几年，组织部和党校联合建立了干部教育培训信息库，将参加党校培训的个人基本信息输入信息库，并及时维护管理。这就要求党校的学籍档案管理进行改革，实行电子注册制，实现学籍管理向校园外延伸。为方便有关部门核查干部学历档案和培训情况，就要迅速推进档案管理信息化建设，提高档案信息服务水平和效率。

2  党校档案管理信息化的现状

2.1  档案工作缺乏系统化的管理网络。档案的归档、交接和检索等环节仍延续传统的模式，不能充分利用现代化管理媒介和设备，束缚了档案信息化的建设步伐。

2.2  队伍建设要求高，缺乏专业人才。党校大多数档案工作人员没有受过档案专业培训，专业水平偏低，计算机操作技术不高。另外受用人体制的制约，档案管理人才难以引进，人才缺乏。

2.3  资金投入规模大，办公经费不足。推进党校档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。信息化建设，需要购置设备，开通局域网，连接因特网，进行安全防护等，都需要较大的经费投入。同时，电子产品更新快，后续维修、升级投入大，党校的办公经费远远不够。

2.4  建设任务繁重，工作难度大。要对现存档案资源进行数据化处理，要对客户提供网上利用平台，要进行安全防护措施，要对电子文件进行转换升级，要按老方法管理纸质档案，又要按信息化要求数据化电子文档，工作难度之大可想而知。

3  党校档案信息化建设应采取的策略

3.1  档案信息化基础设施建设。党校要把档案信息化建设纳入本单位总体规划，加大基础设施经费投入。推进运用微机管理进程，实现档案网络与办公网络的接口，是推进党校档案信息化建设的基础。

3.2  档案信息化资源建设。党校要充分利用信息化档案管理软件，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。一是由党校各个部门将本年度产生的归档文件按照要求直接录入档案网络管理系统。二是由档案部门将现存档案转化为机检数据。实行电子文件和纸质文件归档双轨制。

3.3  档案管理应用系统建设。从文件材料的产生开始，运用统一的计算机管理系统，完成输入、检索、借阅、编研等过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合，既满足当前工作需要，又兼顾信息技术发展的趋势。党校各部门可以通过网络实现对这些档案信息资料的共享。

3.4  档案信息化的保障体系建设。一是建立统一的信息化工作体制，整合单位各信息部门的工作，使与学校发展有关的信息能集中处理。组成以分管校长为领导、相关处室负责人为成员的学校档案信息化建设领导小组，负责全校档案信息化建设的组织协调。二是加强档案信息化标准和规范建设。制定出符合实际的具体办法和规章制度，规范和指导党校档案信息化建设。三是加强档案信息安全保障体系建设。完善档案信息安全管理体制，遵守相关法律法规，采用有效的安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。四是提高档案工作者的素质和能力。使党校档案工作人员努力成为具备一定的语言文字水平和历史知识，有熟练的信息处理能力，具备运用数字化技术进行档案网站的设计和维护能力，既熟悉档案管理的流程，又掌握一定的新型载体档案的保护和管理技术。成为信息资源的组织者、管理者、分析者，信息利用的导航者，这是推进档案管理信息化建设的重要人力资源保证。

信息化建设是党校档案工作面临的新挑战，在思想上要高度重视，行动上要大胆创新，实践上要积极进取，一定会加速党校档案管理信息化建设的进程。

提升档案管理信息化的思考 篇4

一、信息化背景下档案管理遇到的问题

(一) 缺少真正懂行的决策者

一般来讲, 信息化的建设是存在人们思维潜意识中观念的转变, 文书档案的信息化建设亦是如此。决策者如档案管理部门的领导, 尤其是分管档案的信息化建设领导, 在档案信息化管理方面起到了举足轻重的作用。因此, 领导的信息化程度会直接影响档案信息化的成败。然而, 就目前的我国有关档案部门中, 有相当大的一部分档案部门领导未达到要求, 所能识别的信息化技术不高;另一方面由于受到思想的禁锢又懒于接受新知识, 更谈不上进行专项研究了, 这就导致了决策上的不科学。

(二) 缺少信息化专业人才

整体来看, 文书档案的信息化管理部门中不但复合型人才短缺, 而且也存在管理部门、机构的不合理, 整体素质有待提高。档案的信息化管理是一个庞大的系统工程, 需要大批的专业化信息人才来满足工作的需求, 但现在的体制还远远未达到, 和其他部门相比, 文书档案部门的社会地位以及现有资源都处于一种劣势。比如, 很多在单位兼职的管理人员面对繁锁的工作, 使得他们没有时间去研究关于档案管理的方法和技巧。基于这方面的原因, 档案部门难以引进复合型人才, 而内部原有的档案信息人才的流失无一不加剧了档案部门信息化人才的匮乏, 特别是在中小城市, 这种的现象尤为突显。另外, 有关档案管理部门也缺少规范有序的培训机制, 这种现象也是档案信息化管理中人才短缺的又一原因。

二、信息化背景下档案管理工作的措施

(一) 完善文书档案的信息化管理机制

在文书资料档案管理现代化的进程中, 工作应该与时俱进, 了解和采用新的方法来加强对文书资料的管理。在实际的工作中, 从可持续发展的角度看档案资料规整工作, 应对文书资料的档案电子化后遇到的新问题, 不断地提高文书资料的档案管理科技水平。电子文件具有体积小、信息容量大、检索快速的长处, 但也有安全问题的缺点, 如可以篡改原稿致使无法识别, 对硬件和软件的依靠性强等;纸质文件的长处是真实性和可靠性, 但也存在信息存储量小, 占用空间较大的缺点。传统的档案管理中的长处仍需发扬, 同时改革传统的办公档案管理中落后的治理方法、技术。我们不妨开放思维, 利用文书档案的数据信息, 使用新的方法来指导文书资料档案治理的现代化, 完善管理机制, 把传统的办公档案管理方法和现代化的办公室档案管理方式紧密结合。

(二) 提高相关管理人员的专业素质

加强治理职员的计算机应用知识学习和实际操纵技能, 帮助他们更快地掌握信息化技巧。另外, 档案管理职员还需要不断地学习新知识, 只有不断地扩充新知识, 才能辅助自己提升档案管理的综合能力。只有提高老员工的实际操作技术, 才能更好地融入当今现代化的档案管理工作, 使相关文书档案的管理职员尽快适应现代化的现状, 从而更好地为单位乃至整个社会服务。需要提前制定可行的相关培训计划及目标。根据业务水平的不同, 因材施教、循序渐诱、因人而异, 内容涉及职员的岗前培训、专业查找等。跟随信息化的步伐, 传统的档案治理方法已经无法跟上当今工作信息化的发展需要, 文书管理相关单位需要培育一批高素质、专业化的档案管理职员, 以应对档案管理的信息化建设。

三、结语

除了最大限度地提高查找效率, 文书信息化管理还方便各类管理分析和决策工作, 能充分地发挥信息化技术在文书档案管理中的应用价值, 提高相关有效资源的利用。在文书研究过程中, 文书档案的信息化管理工作在涉及到的工作中发挥着举足轻重的作用。因此, 需要高度重视文书档案信息化的现代信息技术专业人才的培养, 从而实现文书档案信息化管理方面的持续发展。

参考文献

[1]陈昕.信息化在档案工作中的应用[J].科技信息, 2010 (27) .

[2]林华.信息时代如何做好档案管理工作[J].科技信息, 2010 (21) .

[3]李春竹.浅谈企业档案信息化建设[J].黑龙江科技信息, 2009 (19) .

档案信息化建设思考论文 篇5

一、中职学校学生档案信息化的基本内容及要求

随着中职学校学生档案资源的不断丰富与拓展，在档案基础管理中应用信息化管理的重要性主要体现在以下两个方面：第一是利用信息化手段提高人才素质技能，促进管理质量的提高;第二是利用信息化的特点(共享)，为学校决策提供有力保障。中职学校学生档案基本管理的对象主要体现在对学生及教师等各类资料和数据信息的量化提取上，但是又存在这类信息资料储存在不同种类下。因此我们夯实档案基础管理，必须与学校管理融于一体，我们需要了解整个构成各部门之间的关系与要素，协同互助，建立一套标准化、规范化、制度化的工作制度，再通过信息化手段，强化档案信息的收集、整理与利用。

二、中职学校学生档案信息化建设中存在的问题

(一)学生档案信息化意识薄弱。尽管制定了很多关于中职学校学生档案信息化建设相关的制度，明确了档案信息化建设的责任人。但是实际情况是中职学校学生档案信息化建设与学校其他工作并没有完全同步发展。如，有些中职学校学生档案管理部门并没有配备专职的档案管理人员从事档案信息化建设，而学校评估仅仅只是对教学质量评估，没有对学生档案信息化建设进行评估，中职学校忽视了学生档案信息化建设。

(二)学生档案信息化建设体系杂、乱。中职学校学生档案信息化建设大部分由学生处负责，然而在中职学生档案信息化中涉及的学生信息却是多方面的。如，招生就业指导、教务处、后勤、财务、党委、团委等部门都会形成学生档案信息。然而由于部门分割，影响了学生档案信息化建设的开展。

(三)学生档案信息化手段相对落后。目前，很多中职学校对学生档案管理基本上采用手工管理模式。由于手工管理难免会出现差错，就算及时修正也无法保留档案的原始状态。虽然有部分中职学校也购买了计算机，但是仅仅是单机归档，难以现实学生档案信息共享。

三、加强中职学校学生档案信息化建设的有效措施

(一)强化档案信息化意识。学生档案信息化建设属于学校档案管理工作中一项重要工作，若想要提高学生档案信息化水平，首先要从思想上给予足够的重视，因为学生档案与学生的学业、就业紧密相连。只有做好学生档案信息化建设，才能更好地为学生服好务。为此，学校档案管理部门强化学生档案信息化意识，把学生档案信息化建设摆上位置，以促进这项工作的健康发展。

(二)全面深化改革档案信息化体系。中职学校学生档案信息化体系较为混乱，学校没有一套科学的、完善的档案管理体系。要改变这种局面，中职学校的学生档案信息化建设可以由一个专门部门负责，并要求其他部门积极给予协助，同时制定相应的学生档案信息化制度及流程，明确责任人，奖罚分明，这样既可以激励档案人员的工作热情，又可以推动工作开展。

(三)加快档案信息化建设步伐。实现学生档案信息化管理，既是中职学校发展的需要，也是社会发展的要求。但是，中职学校档案管理部门也不能盲目跟从，中职学校要根据自己的实际情况，因地制宜地制定学校学生档案信息化建设规划，有计划、有步骤地加快学校学生档案信息化建设步伐，这不仅需要中职学校档案管理者突破传统的思维管理模式，还要树立现代化管理创新理念，只有这样，中职学校学生档案信息化建设才能真正地抓好、抓实。

参考文献

1.王剑军.来华留学生档案管理的问题与对策[J].档案时空，.4

2.王利伟.建立来华留学生档案追踪机制探析[J].兰台世界，.2

3.李侠.郭宪春.论教学视角下的留学生档案管理[J].兰台世界，.11

4.杨保乐.广西高校留学生档案管理探析[J].山西档案，.1

5.赵秀梅.高校外国留学生档案管理工作存在的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报(教育科学版)，2013.1

档案管理信息化思考 篇6

[中图分类号]G271

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158（2013）05—0383—01

随着电子信息技术的飞速发展，各行各业信息化建设如火如荼，从90年代初开始我国电子政务建设围绕“两网一站四库十二金”展开。也就是是面向政府办公业务建立的十二个重点信息应用系统。如今已经发展为17个信息化建设金字号工程，（一）金宏工程、（二）金税工程、（三）金关工程、（四）金财工程、（五）金卡工程、（六）金审工程、（七）金盾工程、（八）金保工程、（九）金农工程、（十）金水工程、（十一）金质工程、（十二）金旅工程、（十三）金卫工程、（十四）金土工程、（十五）金信工程、（十六）金贸工程、（十七）金智工程。作为国家信息化建设首批金字号工程之一的金保工程历经10年建设已经初具规模，为人力资源和社会保障信息化提供了强大的支持平台，在人力资源和社会保障管理工作中，如何搭载这个强大的信息化建设平台，做好本部门业务的信息化建设，是值得我们认真思考并积极探索的新问题。

所谓的“金保工程”是国家建设的热力资源和社会保障信息化工程，是利用先进的信息技术，以中央、省、市三级网络为依托，支持劳动保障业务经办、公共服务、基金监管和宏观决策等核心应用，覆盖全国的统一的劳动保障电子政务工程。其内涵可以简要概括为“一二三四”四个字：一是一个工程，指在全国范围建设一个统一规划、统筹建设、网络共用、信息共享、覆盖各项劳动和社会保障业务的电子政务工程；二是两大系统，指建设社会保险子系统和劳动力市场子系统；三是三级结构，指由中央（人力资源和社会保障部）、省、市三层数据分布和管理结构组成；四是四项功能，指具备业务经办、公共服务、基金监管和宏观决策四项功能。

“金保工程”作为劳动和社会保障电子政务工程，既是国家电子政务工程的组成部分，也是劳动和社会保险信息化建设的组成部分，包括办公网、业务专网和公众服务网的建设，其中，业务专网是金保工程建设的主体。在劳动保障领域，劳动保障部的办公网属于政务内网的基本范畴；劳动保障系统的业务专网属于政务外网范畴；利用互联网等技术建立公众服务网提供劳动保障公共服务。

一、人力资源和社会保障档案管理存在的问题

一是档案管理任务量增大。在2008年国务院机构改革中，原人事部和原劳动和社会保障部合并组建成的人力资源和社会保障部。此后各地方两个部门相继合并并正式开展业务，两个部门合并后业务交叉项目需要整合，给档案管理工作带来新的挑战，当年国企改制解除劳动合同的大批职工档案、大中专毕业生档案、异地就业因为户籍障碍无法移交当地人才管理部门管理的档案等等，这些档案管理仍旧靠传统人工方式管理势必带来许多不便。

二是档案管理手段落后。人力资源和社会保障档案管理手段基本上沿用传统的纸质档案管理模式，即便实行计算机管理，也没有统一的管理软件。基本上还是手工操作，人工检索，人工查询。档案移交到档案管理部门首先要登记造册，开具档案托管证书，按照一定规律存放到档案柜里。被托管的档案要凭证书编号才能查询。即便能用计算机检索由于软件问题有的时候也检索不到。这种管理模式带来的弊端是显而易见的。

三是人事代理制度存在弊端。人事代理制度是指由政府人事部门所属的人才服务中心，按照国家有关人事政策法规要求，接受单位或个人委托，在其服务项目范围内，为多种所有制经济尤其是非公有制经济单位及各类人才提供人事档案管理、职称评定、社会养老保险金收缴、出国政审等全方位服务，是实现人员使用与人事关系管理分离的一项人事改革新举措。人事代理的方式有委托人事代理，可由单位委托，也可由个人委托；可多项委托，将人事关系、工资关系、人事档案、养老保险社会统筹等委托区人才服务中心管理，也可单项委托，将人事档案委托区人才服务中心管理。这种管理制度存在的问题是人与档案脱节，人与档案分离。往往出现档案记载不够全面。“三资企业”、私营企业、股份制企业、民办科研机构等无主管单位以及不具备人事管理权限的单位，聘用专业技术人员和管理人员，均由单位办理委托人事代理。企业在当地的还有情可原，一些在限制户籍的大中城市工作的大中专毕业生到当地人才服务部门托管档案又受到一定的限制，只好把档案移交到户籍所在地保管，造成不便和扯皮现象。世界进入一人多职业的社会，个人创业成为一种时尚。《学习的革命》一书的作者写到：“在21世纪，你最大的雇主，将是你自己！”个人创业已成为一种趋势。也就是说：现在的世界进入了一人多职业的时代。在国外一个人只有一份职业叫笨蛋，在多职业时代依然沿用计划经济体制的档案管理模式显然已经不适应。

二、加强人力资源和社会保障档案管理信息化建设的意见

针对以上存在的问题，提出以下几条意见：

1、建立健全档案信息化管理制度体系。人力资源和社会保障档案管理信息化建设的前提是建立管理制度，从适应信息化建设人手，建立一整套适应信息化管理的档案管理制度体系，规范档案管理信息化制度运行，制定统一的、标准的规范体的档案管理信息化体系。摒弃传统手工操作，手工管理的旧制度，对于能够实现无纸化管理的档案尽量实现无纸化管理，网络查询，这样既便于管理，又方便使用者查询。

2、完善人力资源和社会保障档案管理信息化安全保障机制。人力资源和社会保障档案管理信息化档案信息化建设就要依托互联网平台，实现档案文件上传，下载，检索，查询网络化，因此必须加强安全风险防范，做好数据备份，重要档案要实现异地备份，要不断加强安全保障机制建设，提高档案管理人员的风险意识和风险防控意识，严防互联网黑客对信息系统的攻击和窃取个人档案资料，在身份认证、防火墙建设、数据备份等方面采取可靠的安全防护措施。

3、制定人力资源和社会保障档案管理信息化标准。在人力资源和社会保障档案管理信息化过程中，国家（人力资源和社会保障部）有必要组织专家编制管理软件，制定档案管理信息化标准，根据人力资源和社会保障档案管理信息化发展的需求和特点来制订内部的管理标准体系，并且在实践中不断进行完善和升级，对数据库结构和格式等作出统一的规定并且实现软件自动纠错，防止数据录入错误，同时实现各类统计要求，对于实现人才管理统计数据准确及时具有十分重要的意义。

档案管理信息化建设的思考 篇7

从广义上说,企业档案并不仅指档案管理部门收集并长期保管的各类资料。企业档案是指企业在经营管理过程中形成的各类有价值的各种形式的资料记录。对档案资料进行恰当有效的管理,并不仅指对档案的归类、保管,更侧重于如何为档案使用者提供便捷的查阅服务,以提高企业的工作效率。在企业信息化基础上,通过档案管理信息化建设,建立档案信息化综合管理系统是提高档案管理行之有效的途径。

档案管理信息化建设是指在档案管理活动中以信息化建设为核心,通过信息技术手段提高档案管理水平,将档案管理模式从实体保管模式向数字化、信息化模式转变,并通过企业内部局域网,建立网络环境下的档案信息化综合管理系统,集档案的收集、保管、使用于一体,从而达到完善档案管理,提高档案使用的效率,提供更方便快捷的档案信息服务的目的。相对于传统的档案管理模式,档案信息化管理体系具有非常明显的优势。

1 传统档案管理的不足

1.1 基础资料存在流失的风险

现代企业经营管理活动日趋复杂,注重细节、强调过程管理,为满足日益复杂的经营管理需要会形成大量的基础性、过程性资料,并在工作中经常重复使用,具有相当的保存价值。但由于其数量较大,将其全部纳入企业档案库集中保管需要占用大量存放保管资源,且调阅不便,显然并不现实,所以企业档案管理部门通常只收集结果性资料及重要性较高的基础性、过程性资料。对重要性相对较低的过程性、基础性资料,通常的做法是由企业各级部门或具体经办人自行保管使用。但企业各级部门的资料保管人员缺少专业的管理能力和管理手段,而现代企业人员的流动性较大,随着时间的推移,这些基础性、过程性资料存在一定的流失风险,在日常工作中会造成一定的不必要的重复性工作或错误,对企业的经营发展会产生一定的不利影响。

1.2 传统档案管理的工作方式和技术手段已不能适应企业发展的需要

随着信息技术在企业办公中广泛应用,传统的档案管理工作方式和技术手段已无法适应企业发展的需求。随着办公自动化系统的应用、文档一体化进程的不断加快,档案资料正以惊人的速度向电子化、数字化发展,许多大型企业内部已经采用电子邮件的方式在企业内部传递下发电子文档,信息化档案取代传统档案成为未来档案的主体的趋势已经显现,档案信息化建设迫在眉睫。

2 档案信息化管理的优势和不足

首先,电子档案查阅便捷,能进一步提高工作效率,降低经营成本。档案信息化管理体系最大的优点在于其网络共享性。在档案信息化条件下,通过扫描、转化等技术手段将纸质文件、照片、图纸及音频、视频资料等原始档案资料转化为电子资源,并建立档案管理数据库,统一进行保存、管理,并将其纳入企业局域网的建设中,结合办公自动化系统、ERP系统等信息化系统,建立文档一体化管理体系和授权查阅机制,让企业各级干部员工按自身的岗位职责及各自的权限设置在档案管理系统中查阅(申请查阅)所需的资料,从而达到简化工作流程、节约人力、物力、财力资源、实现档案管理使用一体化的目的,达到资源的高度共享,加强各部门、各工作环节的沟通交流,从而达到打破传统“闭关自守”的消极状态,提高企业经营管理效率的目的。

其次,档案信息化管理体系有利于保证档案资料的完整性。档案信息化管理体系最大的特点就是其综合性,通过与办公自动化系统的结合,能够对企业网络化办公过程中产生的有价值的电子文件进行有效监控、归档、管理,使大量的电子档案信息在企业办公流程中实现归集、存档,并根据资料的不同特性,保留其审批修改流程,提高资料保存的完整性,也可以由各部门通过系统上传需由企业档案管理部门统一保管的档案资料。另一方面,档案管理部门可以对档案存储数据库进行分层管理,划分企业档案库与部门档案库,给各部门一定的电子档案存储空间,由各部门自行管理,保存部门资料,从而使资料的完整性得到进一步的提高。

档案信息化的好处显而易见,但档案管理信息化建设是也一个相当复杂的系统工程,虽然现在我国很多企业已经开始推进档案信息化体系建设工作,但其不足之处是显而易见的,其主要表现为以下几点:

第一,对档案管理信息化建设认识不足。在现实中,很多企业只是简单将其视为一种档案存储、使用方式的改变,而不是一种企业管理理念的改变;只是着眼于电子档案的收集、保管,而没有考虑到建立一个综合性的档案管理信息化系统。在工作实践中也仅是随着办公自动化系统的使用过程中被动实现档案管理信息化的部分功能,即通过办公自动化系统实现网上办公、无纸化办公来进行一些电子文档的处理、传递,其本意是作为一种工作流程的改变和节约办公成本的手段,没有将档案信息化建设作为一个综合系统工程来考虑、来建设。

第二,企业员工素质有待提高。其主要表现为档案信息化管理人员综合素质不足。档案信息化管理需要管理人员既有相当程度的档案管理能力,还必须有一定的计算机网络管理能力和信息技术处理能力,更要对企业工作流程有深刻的了解,而现有企业的档案管理人员大多不具备这样的综合素质,只能满足传统档案管理的要求。

第三,档案管理信息化对企业信息化程度要求较高。档案管理信息化并不是一个完全独立的系统,而是在企业信息化比较成熟的基础上来推行的。没有企业的信息化建设,档案信息化就失去了平台,失去了基础。我国现在许多企业自身的信息化程度并不高,或者说正处于信息化建设进程中,内部网络的稳定性、可靠性、安全性都有待验证,各种信息管理系统、办公系统纷纷启用,但没有有效的形成一个完整的应用系统,一般员工的计算机应用能力不足等等问题,严重制约着档案管理信息化建设进程。在企业信息化建设不足的情况下匆忙推行档案管理信息化系统,不但不能达到应有的效果,反而会增加员工额外的工作,进而影响工作效率。

3 企业档案信息建设中应注意的问题

第一,注重档案管理的安全性。企业档案信息化建设是一个渐进的过程,难以一蹴而就。在建设初期一定要注意纸质档案的保存,实行双轨并行机制,防止档案的遗漏损失,保证企业信息的安全、完整。因此,纸质档案的接受和管理仍然是我们档案工作中的最重要的基础工作之一,不要在信息化工作中忽视。另一方面,要充分保障网络信息系统的安全,数据库的自动备份、网络系统的病毒防范、严格的查阅权限和安全的加密保护功能都是企业需重点关注的问题。

第二,提高企业档案管理意识,特别是领导的档案管理意识,使他们认识到档案管理工作的重要性和档案管理信息化建设的意义所在,从上而下的推动企业信息化建设进程。

第三,加快企业信息化建设进程,对现有的信息化管理平台进行有效集成。企业信息化是档案管理信息化的基础,有效集成的信息化管理系统是档案管理信息化的平台,企业在进行档案信息化时,要充分考虑本企业的信息化水平,循序渐进,逐步推进。

第四,进一步提高员工素质。任何先进的系统都是由人来运用的。没有高素质的人才,再先进的系统也只是一个供人欣赏的美丽花瓶,要充分发挥档案信息化管理系统的作用,需要对企业员工进行全面系统的培训,使员工对档案管理系统做到能用、会用,并在工作中不断提出改进意见,使档案管理系统得到持续的改进。

摘要：随着计算机运用、办公自动化的日益普及和电子文件的大量涌现,档案管理信息化已经成为很多企业档案管理工作必须面对的新课题。本文尝试从传统档案管理的不足之处与档案信息化管理体系的优势来说明推行档案管理信息化的必要性并提出相关建议。

关键词：企业,档案管理,信息化

参考文献

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[2]陈洲,张彤.电子政务条件下档案信息化建设的实践与思考[J].档案与建设,2007,(8):55-56.

[3]孙乃光,耿华,胡晔.浅谈企业档案的信息化建设[J].兰台世界,2006,(5):24.

[4]北京市档案局科教处.探求档案信息化建设之路——档案信息化建设咨询工作会纪要[J].北京档案,2002,(12):7-9.

高校档案管理信息化建设的思考 篇8

一、高校档案管理信息化的意义

第一,有利于高校加快实现 “数字化校园”建设。高校档案管理是高校管理工作中的一个重要组成部分,它能够真实地反映学校各个阶段的历史,对高校的教学、科研等的管理有着非常重要的作用,同时也是高校进行考核、教学评估、衡量各个阶段教学质量的重要依据。高校档案管理信息化是适应时代发展要求的重要举措。

第二,有利于安全地保护已有的档案资料。高校档案管理信息化是将已有的档案资料录入到电脑系统中,实行统一的数字化管理。这样不仅使得档案管理减轻了对纸质档案的依赖,而且有利于对档案资料的永久保留。

第三,有利于提高档案管理工作的效率。高校档案管理信息化建设,能够有效地保管好现有的纸质档案资料,还能够满足读者的最大需求,在存储、查询或借阅时,只要在电脑上输入相关的信息,即可找到自己需要的材料,既方便又高效,能够有效提高档案管理的效率。

二、高校档案管理信息化建设的现状

虽然随着经济的不断发展,高校档案管理信息化建设已经取得了很大的进步,但是在当前高校档案管理信息化建设的过程中仍然存在着很多的不足。受传统管理观念的影响,很多高校并不重视档案的管理,大多数的档案管理工作起步都比较晚,而资金投入的不足也导致档案管理的设备和技术比较落后,信息化建设的程度还比较低。另外,高校档案管理的工作人员素质比较低,现代技术水平偏低,高校又缺乏对于档案管理人员继续教育的措施,造成了当前高校档案管理信息化建设质量和效率都没有达到相应的要求。

三、高校档案管理信息化建设的主要内容

( 1) 加强高校档案管理的基础设施建设。档案管理的信息化建设的提出主要是基于计算机技术的不断发展而提出来的,所以说在档案管理信息化建设中,它的基础设施就是实现数字化管理所需要的设备。如果没有这些基础设备,那么档案管理信息化建设就是一句空话。因此,只有增加对档案管理的基础设施的投入,才能够从根本上满足高校档案管理信息化建设的需求。

( 2) 加强培训力度,努力提高工作人员的综合素质。工作人员的专业素质直接影响着档案管理工作的效率和质量。 因此,应当加强工作人员的业务素质和职业道德水平,并不断引进各类专业人才,保证档案管理工作的顺利进行。

( 3) 全面完善档案资源,建立应用系统。档案资源的信息化建设直接关系到档案管理信息化的水平,所以要全面地收集各类档案资源,并做好相应的归档工作,以便于日后的查找和管理。 应用系统的建立有利于档案管理信息化技术的完善,应当充分依靠有关的科研技术,开发先进的、安全可靠的档案管理软件,保证档案管理信息化建设的速度和效率。

探究档案管理信息化建设的思考 篇9

一、档案管理信息化建设的意义

基于档案管理的特殊性和实践性, 在具体发展阶段必须从现有发展趋势入手, 明确信息管理建设模式的相关要求, 进而促进档案信息化建设的顺利进行。以下将对档案管理信息化建设的意义进行分析。

1. 实现资源共享

在信息化建设阶段基于现有发展程序的种种要求, 必须实现资源的共享, 使其符合现有建设形式的要求。信息化建设突破原有发展形势的限制, 在具体发展过程中能积极提供相关有效信息, 为管理体系的建设提供便捷。在实践应用阶段信息化建设形式能让查阅者及时了解各级的相关信息, 满足建设需求[1]。

2. 提升档案信息的利用率

当前档案管理模式作为信息化建设的本质性要求, 在具体发展阶段要提供必要的链接渠道, 使其适应信息化建设体系的本质性要求。在系统建设阶段不仅提升档案的利用率, 同时最大限度的增强信息的使用价值。

3. 保证信息体系的真实性

在信息化建设阶段所有建设形式都是随着实际发展情况变化的, 必须以信息化建设的本质性为目标, 实现信息的告诉传播和发展。在整体化建设过程中能保证信息形式的真实性和全面性, 强化档案信息的时效性和真实性建设。

二、如何促进管理信息化建设

针对当前管理形式的特殊性和复杂性, 在系统化建设过程中要以固定的设计形式为目标, 体现设计目标的准确性。以下将对如何促进管理信息化建设进行分析。

1. 优化信息技术

信息技术是信息化管理的重要衡量标准在系统建设过程中必须以固定的建设形式为标准, 对系统建设模式进行优化建设, 使其满足信息系统发展的本质性要求。在具体应用阶段必须合理应用资源, 使其发挥应有的作用。在整体优化建设过程中要将先进的技术手段作为主要发展依据, 实现管理的优越性。在实践中必须按照及时性、方便性及针对性的发展原则, 对技术体系进行优化分析, 使其发挥最大的作用, 为系统建设提供保障, 进而推动项目工程的进一步发展[2]。在后续应用机制控制和应用阶段必须以信息技术为媒介, 实现基础控制形式的相关要求, 使其适应建设体系的相关要求。

2. 完善信息建设系统

管理系统是信息化建设发展模式的重要依据, 在系统建设和优越性发展阶段必须以应用系统为理论依据, 使其发挥最大化作用。查阅信息是个复杂的管理程序, 要对系统进行优化建设, 保证工作人员在查阅信息的过程中只需点击鼠标便可轻松进入系统, 便可查阅到所需的档案材料, 摘录打印。为了保证数据录入的准确性和完善性, 需要兼顾到档案管理的本质性要求, 最大限度地发挥档案作用的同时又兼顾保护档案原件, 进而提高档案信息化工作水平[3]。

3. 重视信息系统的维护

在系统日常应用阶段要发挥系统建设的维护要求, 对现有体系建设进行优化分析, 适应信息化发展形势的要求。在实践应用阶段要对的实际情况有所了解, 基于人事变动、工作变动及奖惩机制要进行细化分析, 使其符合现有发展体系的本质性要求。信息系统的日常动态管理在整体发展阶段有一定的指导性意义, 必须以固定的设计形式为目标, 按照固定设计模式的要求, 建立健全系统应用标准, 进而满足队伍的优化建设。

4. 提升管理人员素质

基于档案管理的特殊性和复杂性, 在后续控制过程中必须不断提升管理人员的素质。在整体化建设阶段必须不断充实知识化、年轻化的队伍, 使其适应现有发展形势的本质性要求。档案管理工作人员要对员工进行指导性训练, 了解信息化建设工作的相关要求, 将管理工作落实到实处, 不断提升工作人员的无视, 发挥其工作潜能。在优化分析阶段需要定期对业务知识进行培训, 重视信息收集、整理和保密工作, 强化对信息指标的审核, 使其符合固定的应用标准, 不断提升工作人员的业务水平。

结束语

在当前档案整体管理过程中必须以信息化建设指标为基础, 实现系统优化建设, 并将信息化建设落实到实践中, 满足系统建设的本质性要求。在整体优化建设阶段必须构建合理的沟通发展平台, 结合系统发展的要求, 逐渐增加系统软件, 并做好工作基础, 保证档案管理工作的实效性和完善性。相关工作人员在具体发展阶段需要以固定的建设系统为目标, 结合现有发展体系的要求, 确保信息数据的完整、全面、系统和准确, 实现资源的共享。进而为社会发展创造更多的经济效益和社会效益。

参考文献

[1]冯子直.积极实现由传统档案工作向信息化档案工作的转变[J].档案学研究, 2011, (3) :99-101.

[2]毛福民.在全国档案工作服务机制创新座谈会上的讲话[J].中国档案, 2011, 12 (9) :190-192.

档案管理信息化思考 篇10

一、当前档案信息化建设存在的问题分析

(一) 缺乏对档案信息化资源的合理配置。作为一项高投入的产业, 档案信息化建设需要大量的人力与资金作为支撑, 需要加强对信息化投入的重视。但是从目前来看, 信息化建设的方案与效果存在论证不足的现状, 可行性的构想不完整, 造成一定的资源浪费;另外, 档案信息化建设中没有合理划分、容易眉毛胡子一把抓, 过分追求速度而对实效的关注不够, 档案的信息化建设需要耗费大量的人力与财力, 这样会造成相应的资源浪费。

(二) 对档案信息化建设的认识不足。档案信息化建设作为国家提出的一项新事物, 没有形成相应的完整体系, 存在某些单位对信息化档案的建设不足现象, 如:对档案信息化建设的基础工作准备不够充分, 将馆藏信息化与信息上网当做信息化建设, 这就造成信息化建设不标准, 而且对信息化管理的要求造成一定差距。

(三) 墨守成规、对档案的合理利用不足。从目前来看, 我国企事业单位中存在着对档案过分保密的现象, 尽管对档案信息安全的维护是非常必要的, 但是过分保密档案信息会影响到档案信息化建设的进程。作为档案的信息化建设需要积极处理成本、安全与效果之间的关系, 使档案信息能够借助一定途径加以利用, 避免信息资源的浪费。

二、加强档案信息化建设与档案管理的合理措施

(一) 完善档案信息化建设标准规范体系。当前, 档案信息化建设得到了国内外的高度重视, 而且一些相关的管理制度、规范与标准等都相继建立起来。而作为企事业来说, 为了有效制定合理、规范的制度与标准体系, 需要针对自身的行业特点, 先积极考虑国际标准, 然后再将国家与地方的行业标准考虑进来。面对当前档案信息化不断发展与变化的范围与种类, 应该积极选择适用范围较广的标准。因此, 需要努力提升现代化的管理水平, 建立起规范的标准体系, 针对当前部门工作的重点与热点进行组织与提供信息, 还要正确选择和慎重推广档案管理软件, 从而使档案管理体系具备更规范化、通用化与包容性强等特点, 促进当前档案信息建设的发展。

(二) 完善电子文件归档处理, 促进档案信息化管理水平的提升。档案的信息化管理具有一定的原则与要求, 这就需要通过数字化手段处理与转换不同类型载体的档案, 积极处理好电子档案的鉴定、归档、积累以及著录等工作, 从而保证具有保存意义的电子档案能够真实、有效、完整地保存下来。另外, 还要加强对电子档案的接收、利用、保管的研究工作, 使科学的电子档案管理方法得以有效利用。

(三) 提升档案管理人员服务意识, 开阔档案信息化管理的思维。更好地为社会大众而服务, 是档案管理的根本目的。因此, 应该加强档案管理人员思路的拓展, 努力践行为社会大众服务的原则, 转变传统的档案管理方式, 摆脱以往对档案资源利用率不高的局面, 档案的管理与安全维护工作应该做到松紧有度, 拓宽档案资源的利用渠道, 从而使人们积极看到档案的实质特征;另外, 作为档案管理人员应该积极加强专业理论知识与技能, 加强自身的角色转变, 实现档案管理人员的实体管理向信息管理的转换;积极顺应时代发展趋势, 努力将自己打造成高技能的复合型人才, 从而更好地为社会大众而服务。

(四) 加大档案信息化投入, 实现档案管理现代化。要想积极促进档案的信息化管理需要政府的大力支持, 积极投入一定的财力与人力, 加强档案信息化管理的基础设施建设, 从而使档案工作软、硬件环境得到一定的改善, 加强对档案装具的购置, 使馆 (室) 藏种类与范围得到一定的扩大。另外, 应该加强对档案收集的严格把控, 集中统一管理具有保存价值的国家与社会的档案资料, 从而奠定档案收集管理的基础。除此以外, 相关部门还应该加强相关制度的建设, 对接收档案的范围、内容、标准与要求等进行积极明确, 制定科学、合理的档案整理与保管细则, 积极向社会征集有意义的档案, 可以不拘形式地代存、寄存以及征购个人具有保存价值的档案, 从而有效地丰富馆 (室) 藏内容;最后还要处理好质量与数量的关系, 从而促进档案馆 (室) 藏的资源丰富与利用率的提高。

总之, 档案的信息化建设对档案管理水平的提升具有重要意义, 能够促进档案管理的精确性与真实性, 还能有效提升档案信息的价值水平。因此, 作为档案的工作人员应该积极加强自身的能力与素质, 积极丰富档案工作的内容, 从而更好地为社会大众而服务。

摘要：档案的管理当前已经走向了信息化道路。作为具有保存价值与意义的档案资料, 实行信息化的管理模式能有效提升资源的利用率, 促进档案得到科学规范的管理。因此, 本文主要针对现在档案信息化管理现状, 提出促进档案信息化建设与管理的合理举措, 从而积极促进档案信息化建设与发展。

关键词：档案管理,信息化建设,合理措施

参考文献

[1]逄丹.档案信息化管理中存在的几个问题[J].黑龙江科技信息, 2015 (31) :89-91.

[2]林鹏.信息化在档案资源管理中的作用[J].赤子 (上中旬) , 2015 (01) :42-43.

学生管理信息化问题思考 篇11

【关键词】学生管理;信息化

随着信息技术的高速发展，高校开始引进一系列信息化手段参与到学生教育管理的过程中来。在这个过程汇总，学生管理信息化手段的特点不断被发掘采用，但是也暴露除了一些不可回避的问题。

一、学生管理信息化的特点

（一）管理科学化

高校采用信息化手段对学生管理的首要帮助即是让管理变得更加科学与高效。信息化硬件设施的设立与软件系统的更新首先可以使学生管理者运用更加高效的方式进行工作，避免因为人为因素导致的工作失误。其次，学生管理者也必须不断提升自身的工作方法与技巧以适应信息化管理的新环境。

（二）教育个性化

学生管理信息化作为学生动态化管理的重要措施，在充分搜集学生特性信息的基础上，可以帮助学工管理人员更好地分析学生特点，建立长期档案，从而针对不同种类的学生施行个性化教育措施，更好地达到学生教育管理的目标。

（三）提高工作水平

信息化管理优化了职能部门、院系、学生三级信息体系，使信息管理与交换更加便捷。同时，其能够使学生管理人员从繁重、重复的事务性工作中解放出来，将工作重心落实到管理育人上来。

二、学生管理信息化建设存在的问题

学生管理信息化能够为高校学生管理提供一定的帮助，但是在信息化建设的实际过程中还是存在很多问题，导致信息化管理并没有能够达到预期的目标。

（一）信息化手段整合

目前采用信息化手段进行学生管理的高校都会遇到一问题，就是如何在校园内原有的信息网络平台上实现学生管理的突破。因为高校的学生管理层次性强，学生管理分管副院长下面有学生处与二级分院，二级分院书记与干事管理分院辅导员，辅导员管理班级学生，而在具体的管理过程中，可能已经分别建立起了不同的信息化平台，而交流平台有时又不止一种，学生与老师公用的交流平台之外，学生可能还会单独建设平台进行交流。

（二）行政目的与人文关怀

高校进行学生管理信息化建设，更多的可能还是从学生管理的行政目的进行考虑，想要达到学生信息化、动态化管理，避免出现学生安全事故与其他不稳定事件。这就造成信息化建设僵硬，缺少学生与管理者之间的交流与沟通，缺少对于学生的人文关怀。

（三）硬件支持与软件建设

高校对于学生管理信息化建设的推进更多地体现在硬件支持上，希望能够通过这种方式推进信息化建设进程。各大高校目前虽然吸收了一批年轻辅导员参与学生管理，但是就总的年龄比来看，40岁以上的辅导员目前仍占很大比例，就笔者所在院校的情况，40岁以上辅导员人数占了学院专兼职辅导员总人数的30%以上。很多年龄较大的辅导员不善于使用信息化手段进行学生管理，因此对于整套信息化系统的构建就产生了问题。

（四）信息安全

学生管理信息化建设遇到另一个显著问题就是数据采集与使用的问题。要实现信息化，就必须对于信息有一个基础的采集与加工，传递与交流，使用与存储的过程。在这个过程中，要采集学生的哪些信息就成了问题，同时，对于学生信息的管理与使用也必须注意信息安全的问题，而高校是否能够配备同时掌握学生管理经验与信息网络管理的专门人才也是信息化建设需要考虑的重要方面。

三、应对策略

学生管理信息化是一把双刃剑，如果措施得当，能够极大得提高学生管理工作的效率，管理模式也更加科学。那么就有必要针对上述存在的问题进行解决。

（一）以人为本

推进学生管理信息化建设必须充分考虑学生的特点，在注重保护学生隐私与信息安全的前提下进行管理工作。要避免因为管理信息化而导致的对于学生人文关怀的欠缺。

（二）提升管理者素质

一方面，学院必须加强培训，特别是对于一线学生管理人员信息化管理能力提升必须提上日程;另一方面，传统学生管理模式中依然有大量优秀的工作案例和工作技巧值得学习，不能因为信息化手段的采用而将过往经验全盘否定。

（三）做好顶层设计

推进学生管理信息化不是单独一个部门的工作，学生管理包含门类多，任务重，不同部门可能对于如何进行具体的教育管理有着不同的工作思路。因此，必须从学院的高度对学生管理信息化工作的推进定下基调，对现有的信息化平台进行整合，合理划分工作任务，明确职责，确定归属。

参考文献：

[1]王建才.高校学生管理信息化模式研究[D].黑龙江科技学院，2011.

[2]栾吉华.高校学生管理信息化建设研究[J].科技创新导报，2012，2.

[3]金鑫.关于高校学生管理信息化建设的几点认识[J].大学教育2014，7.

[4]蒋永，朱晓萍.高校学生管理工作信息化建设的研究[J].科教导刊，2011，16.

作者简介：

档案管理信息化思考 篇12

作为我国重要的行政职能部门, 民政部门的日常工作对于保障我国广大人民的生活权益, 促进社会稳定和谐发展来说有着至关重要的作用。作为民政部门的重要工作内容之一, 档案管理水平的提高, 可以更好地将行政部门的职能进行发挥, 促进社会经济的稳定发展。针对于新时期信息技术的发展特点, 在民政档案管理工作开展的过程中, 我们要正视新的发展趋势和档案管理工作的需求, 积极推进信息化建设, 更好地为我国社会经济的稳定发展提供良好的保障。

2. 当前民政档案管理信息化建设工作中存在的不足

第一, 对于档案信息化建设认识不够深刻。民政档案信息化工作的开展, 现阶段缺乏足够的重视, 很多民政档案管理人员认为信息化建设工作仅仅是一个形式化, 对于信息化建设工作开展的部署与检查认识不足, 相关工作的开展缺乏足够的支持和配合。与此同时, 民政档案管理工作任务相对繁重, 过多的工作压力导致了档案管理工作开展中也缺乏有效的衔接与控制管理, 这对于信息化建设工作的开展也造成了一定的影响。

第二, 档案信息化基础设施不够完善。现阶段, 经费不足是民政档案信息化建设工作中存在的一个重要的问题。相对于其他工作来说, 档案信息化建设的投入十分有限, 相关硬件设施不够完善, 基础设施的缺失难以适应信息化建设的基本需求, 难以为民政工作规范、科学的开展提供有效的资源保障。现阶段, 文件资料的人工管理是主要的管理形式, 在档案管理中计算机的应用水平不够深入, 档案信息的查询利用效果有待进一步的提高。

第三, 电子档案管理问题。现阶段, 由于计算机技术开发、应用上以及相关政策规定的限制, 档案管理工作的双轨制依然是客观存在的, 纸质文件和电子文件并存。这种并存的档案信息管理情况下, 对于电子文件的修改与销毁上控制不够严格和完善, 缺乏相应的重视和控制。相关的电子文件档案管理工作的开展还较为混乱。

第四, 档案管理人员信息化技术水平有待提高。现阶段民政档案管理队伍的综合素质水平有限, 其本身缺乏足够的信息化管理技术能力, 在面对信息化建设的具体需求上, 传统的民政档案工作手段难以适应新的发展需求, 传统的工作经验需要进一步的提高和完善。

3. 民政档案管理信息化建设的思路

第一, 完善信息化基础建设, 加强投入。民政部门要提高对档案管理信息化工作的认知程度, 认识到信息化发展对档案工作的带动作用与意义, 真正的将档案管理信息化纳入到民政工作的总战略思想当中, 利用科学的管理手段有效地提高档案管理工作的开展效果, 从而更好地促进民政事业的健康发展。档案信息化建设工作的开展, 也要重视对人员队伍的控制, 提高在岗人员的综合技术水平。面临新的档案管理信息化的具体需求, 档案管理工作人员要在传统的档案业务技术基础之上, 对于数字化、计算机应用、信息化、网络化以及现代管理技术进行学习, 积极参与相关的交流与培训工作, 提高对新方式、新设备和新技术的应用能力。档案管理人员也要积极学习有关法律法规, 对民政档案管理工作的要求准确的掌握和适应, 更好地满足不断发展的档案管理工作的需求, 适应新时期民政档案管理工作的发展形势。

第二, 档案信息资源的应用。电子档案管理归档过程中, 民政档案管理需要严格依据相关管理指导和思想, 提高对电子类档案归档、鉴定、积累、著录等工作的指导和监督, 确保电子文件的存储和保存得到有效的保障, 并对相关管理经验进行积极的推广, 提高电子文件归档管理的效果。档案管理信息化建设工作的开展, 要紧密跟随民政工作信息化的发展需求, 保存二者有效的同步, 民政工作信息化的发展应用上, 其必然会对档案管理工作提出更好的需求, 档案管理工作的开展要以前瞻的眼光来为民政工作信息化的发展提供良好的保障。在现代化信息技术不断发展的过程中, 电子文件的数量和类别逐渐增加, 电子档案资料的管理是日后档案管理工作的重点。在民政档案管理工作中, 电子文件的类别不断增加, 日常工作形成的方案、总结、婚姻登记文书档案、正式的文件, 低保救助、五保管理、民间组织等申报审批形成的数据资料, 地名管理、勘界协议、退役士兵安置等资料和电子版的影像档案也要更加全面、可靠。

第三, 对档案信息管理体系进行完善。档案管理工作的开展, 需要具备一个完善的管理体系。结合民政工作的具体开展需求和档案管理有关法律法规, 档案信息化管理体系要进行科学的构建, 并结合民政管理工作的具体需求, 出台相关管理规定和制度, 确立档案信息化管理保障体系, 对档案管理信息化建设工作的过程进行规范化的管理控制, 让档案信息数据的控制更加安全、可靠。在电子档案管理上, 要对于归档过程进行严格的监督和积极的指导, 确保电子档案管理高效、全面、真实。信息化管理形势下, 电子档案的管理需要得到严格的控制, 确保电子类档案资源的长期可读, 让档案信息的利用效率得到最大化的保障。通过积极开展对档案信息化管理制度的完善和控制, 档案管理信息化建设的开展才能得到更好的引导和约束。

结束语

总而言之, 民政部门的档案管理信息化建设工作的开展, 对于提高民政部门整体工作水平, 减少日常工作压力, 提高档案管理工作效率来说有着至关重要的作用和意义。档案管理工作的开展, 通过信息化建设的应用, 可以更好地提高档案信息的利用效率和管理效果, 是民政部门开展档案管理工作中所必须重视的一部分内容。

摘要：相对于其他行业的档案管理工作来说, 民政档案管理工作具有较强的系统性和综合性的特点, 其涉及多方面的档案管理内容, 对于档案管理人员的要求更高。信息化建设工作的推进, 有效地提高了档案管理工作的整体水平和效率。

关键词：民政档案,信息化管理,工作思路

参考文献

[1]赵子孺.档案管理信息化研究[J].河南科技, 2011 (15) .

[2]潘淑萍.浅议档案管理信息化[J].黑龙江科技信息, 2012 (08) .