信息化档案管理（精选12篇）
信息化档案管理 篇1
各企业通过实现人事档案信息化管理,可以有效提高人力资源的管理水平,建立电子档案,实时更新。因此,企业要建立完善的人事资源管理制度,规范管理流程,进而推动企业快速发展。但各个企业在信息化平台构建人事档案时,会受多种因素影响,存在很多不足之处。
1 基于人力资源管理信息化平台实现人事档案管理信息化的原因
1.1 加强集团企业人事管理的需要
很多集团企业都是由多个小企业组成,其中包括多个机构和管理层,每个管理层和部门都拥有自己的人事管理模式,为集团企业的人事管理增加了难度,集团管理的跨度较大,不易调节各管理层与机构的关系。这一特点,造成企业信息沟通较少,管理政策不统一等问题。因此,建立信息化的人事档案,是规范集团企业人事管理的有效方式。
1.2 人事档案管理和人力资源管理紧密相关
企业建立人事档案的管理机制,可以实时读取人力资源的信息,运用管理、开发及激励等方式,形成人事档案材料,及时更新。并且人事档案管理也可以体现出人力资源信息,企业管理者通过档案,了解员工入职前后的基本情况,及入职后职务的变化和奖惩情况,如果有职务罢免的情况,也应记录在档。
人事档案除了可以体现员工的日常信息外,还可以提高企业的人力资管管理水平,促进企业发展。为此,企业要根据人力资源管理信息化平台,实现档案的信息化管理。
2 基于人力资源管理信息化平台制定人事档案管理信息化的目标和设计方案
2.1 制定人事档案管理信息化的目标
企业在人力资源管理信息化平台上,建立内部的档案管理系统和数据库,让人力档案与资源管理相统一,使其变成一个供企业各部门查阅和参考的信息源,进而使人力资源管理部门的工作规范化、数字化。这样可以为企业发展提供支持,发挥其应有的作用。
2.2 制订人事档案管理信息化的设计方案
企业要根据自身的实际情况,在人力资源管理平台上,加入企业各部门的业务,填写部门业务信息,建立管理体系。在这一体系中,员工的基本信息及工作岗位的调动,都是档案管理的基本组成部分。这就要求人事档案管理部门明确自己的工作,搜集各部门的人员材料,并对收集的材料分析、鉴别,从中找到有价值的信息进行整合,以纸质或数字的形式保管,并在信息化的系统中增设档案利用的服务,转递档案、统计信息。同时,还要根据业务,在系统中设计数个模块,为企业提供服务。
2.2.1 档案信息管理
收录到档案中的信息包括员工的基本信息,及相应的档案内容。其中,基本信息包括员工的姓名、性别,在企业中设立的档案标号,担任的职务及名称等。而档案部门的工作人员收录这些信息后,管理人员要及时根据员工信息的变化,加入新的信息,及时改正错误的信息,定期查看,排除积存的档案,确保档案的完整。
2.2.2 收集材料归档
档案管理部门要在系统中加入数个子菜单,其中包括材料送交、鉴别、归档等,为了解决材料送交出现的错误,还要设立一个材料送交还原功能。
2.2.3 档案转递
由于企业人事调动或是员工职务发生改变,其档案会随着人员的变动,转移到另一个管理机构,改变其所属的部门,这就要求档案管理部门使用档案转递业务,实现档案的转移。
但档案传递菜单的功能不可以单一,而要根据不同的转递情况给出不同的业务。如新员工加入公司或企业内部的人事调动、岗位调整等情况,可以设置档案转出、办理转递两个子菜单,把档案变成转入档案,归到转入档案的子菜单中,最后进行接收、查询。但如果是员工离职,或不属于集团的组织要求,只需三个子菜单即可完成,包括调档申请、转递、查询。
2.2.4 查借阅
查借阅是档案主要利用方式之一,档案管理部门要设置查阅与借阅的子菜单,为社会和企业提供数据服务。因为大部分档案已经做了数字化处理,可以让借阅人员在任何时间、任何地点借阅,支持在线远程业务。查阅包括两个子菜单,即申请和查询,而借阅则是三个子菜单,分别是借阅、归还与查询。
2.2.5 查询统计
档案管理人员在查询统计的模块,对各项档案业务进行统计,比如信息综合查询、是否缺档等。
3 结语
人事档案向数字化转变,并通过信息化的方式管理,是企业人力资源管理的创新。让档案信息与人力资源紧密结合,使集团企业的各个管理层互相配合,促进人力档案信息的管理更加规范,企业降低了风险,提高了档案管理水平。
摘要：随着现代信息技术的发展及人力资源管理信息化平台的建立,加快人力档案信息化、数字化,逐渐成为企业的重要工作之一。人事档案管理信息化的实现,可以提高人力资源的利用率,积极吸收人才,让其为社会和企业服务。本文以人力资源管理信息化平台为切入点,讨论如何实现人事档案信息化管理。
关键词：人力资源,人事档案,信息化
参考文献
[1]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业,2011(29).
信息化档案管理 篇2
医院档案具有种类多、数量大的特点。医院档案管理工作是一项繁重、系统的工作。借助计算机进行信息化管理，能够帮助档案管理人员迅速检索目录、统计各种数据。它的速度与效果远远超乎人的意料。并且，这种管理方式大大提高了数据的准确性，减少了人工工作量，缩短了工作时间。同时，通过信息化管理实现信息资源共享，减少了医患矛盾。总之，医院档案管理的信息化能够提高档案管理水平与效率，从而更好地服务于医院的建设与发展。
2.2有利于保护珍贵的档案文件资料
在传统的档案管理中，大多是采用人工手工劳动，进行繁琐的文件归档。这就要花去大量的时间与精力。信息化管理的出现则弥补了这一缺陷，实现了档案资料的分类整理与系统调整。同时避免了档案原件被反复地直接使用、借阅等，造成档案原件的破损，甚至丢失等。比如在医院建设与发展过程中，有一些文字、照片等方面的资料。将这些资料通过信息技术进行电子扫描，以电子档的形式进行保存。这样就可以有效地保护档案文件。特别是对一些珍贵的疑难病例医学档案，可以将原件放在病案室保存，而将电子扫描后的电子档案应用于教研、医疗、科研等各种活动中。
2.3有助于整合与共享档案信息资源
信息化档案管理 篇3
关键词：档案管理；创新理念；管理信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2016）03-0000-01
引言
随着科技的发展和时代的进步，传统的档案管理方式一般依靠手工记录，速度慢并且查阅不方便，这显然已经满足不了数字化时代对档案管理的新的要求，因此实现档案管理的创新刻不容缓。新的档案管理方式具有高效、持久、安全等的优势，在当今世界越来越多地采用。创新档案管理方式首先要创新管理理念，其次要提高技术创新，最后将这些运用于实践。同时，还要档案管理创新引起社会的广泛关注，从建立制度、利用新型技术到实际管理的理念和运用，为我国档案管理事业的发展提供经验。
一、档案管理信息化的优点
（一）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机在输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。
（二）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。
（三）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。
（四）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。
二、档案管理信息化带来的挑战
（一）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理认为的信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，以及黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大的挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。
（二）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。
（三）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使我们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。
三、实现档案管理理念创新的方式
（一）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。
（二）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现的了许多档案管理的问题。因此档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。
（三）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。
（四）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。
结语
综上所述，档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。
参考文献
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探讨档案管理信息化 篇4
1 档案管理信息化的优点
首先, 使用方便, 便于检索, 办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体。计算机的运算速度极高, 具有强大的信息处理能力, 这是计算机参与档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整、出现漏抄、字迹不工整等问题, 既节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候, 按照资料的分类进行收集、统计和查阅, 时间大大缩短。因此, 档案管理信息化相比传统的管理方式, 最明显的优点就是方便, 检索效率高。
第二, 信息易于保管。与纸质载体相比, 电子档案使用光盘、磁盘作为载体, 不仅能够防蛀、防潮, 而且可以重复使用, 节能、环保、使用寿命长, 解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下易发生氧化或者被腐蚀的问题。电子档案存储在电子设备上, 占用的空间小, 操作简单, 不需要占用大量的人财物力。所以, 它的特点是存储时间长, 不易受损, 节省资源, 稳定性好, 易于保管。
第三, 电子传输, 实现资源的共享。在传统的手工操作中, 各个单位和部门之间的信息无法及时交流和共享, 大量的档案闲置, 造成了资源的浪费。信息技术的发展, 方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流, 利用网络传输信息资源。电子传输可以在瞬间完成大量信息的传递, 适应现代社会快节奏的工作特点。网络的应用更是扩展了信息的传递范围, 人们以网络为载体进行资料的传输, 并且资料存放在相应的资料库内, 人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享, 查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理的转变, 并且实现了信息系统的互联, 人们可以交流共享同级部门之间的信息, 也可以交流共享历史不同时期的信息。
第四, 提高了档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力, 难免会出现资料在传输过程中的丢失, 并且通过邮递费时费力, 安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题, 不仅保证档案的及时传输, 而且能够确保其安全性, 不会造成档案传输的延误或者档案丢失。
2 推进档案管理信息化的策略
(1) 建立规范体系。档案管理信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因, 档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差。档案管理信息化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个专业, 无法全面实施、推广统一标准。同时, 越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系, 切实推动档案管理工作实现标准化、规范化、信息化、科学化。
(2) 完善安全措施。档案管理信息化建设最终要靠人来执行, 所以人是档案管理信息化最重要的安全保障。电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。为此, 要提高档案管理人员的警惕性, 采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 防范黑客对信息系统的威胁。
(3) 健全管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下原则:第一, 规章制度要体现合理性、科学性。规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以适应单位档案管理的需要。第二, 简明实用。制度必须具有可操作性, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三, 坚持制度约束的双向性, 既约束领导又约束职工。领导的行为直接影响制度的顺利执行, 而职工是单位的主要构成群体, 是制度的主要约束对象和执行者。第四, 维护制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门, 又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中, 要做到有功必赏、有过必罚, 充分体现制度的权威性。
(4) 提高技术支撑能力。技术是档案管理信息化建设的生命, 没有过硬的技术支撑, 档案管理信息化只是一句空话。首先, 要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备, 防止电磁干扰, 从源头上减少硬件设备自然毁损概率。其次, 要设计开发通用性档案信息管理软件, 使档案管理信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三, 要采取有效措施保证软件、硬件安全运行。同时, 还要建立集成系统, 丰富档案储藏, 增加信息的储存量。增强综合开发功能, 全方位、多角度、多层次地收集档案信息, 实行一体化管理, 形成档案信息管理网络, 以保证档案的完整。
摘要：当今世界已进入信息时代, 计算机已成为现代化办公的主要工具。电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。本文阐述档案管理信息化的优点, 提出推进档案管理信息化的策略。
高职人事档案管理信息化论文 篇5
人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性，但档案管理是一项系统和长期的工作，对档案管理工作的.重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此，提高对档案管理的工作重视，加大关注档案管理的重要性，必要性认识，提高教育单位内部有关人员的档案意识，提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化，硬件建设是必不可少的前提，而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革，设备的购置，人员的调整，无一不需要上级部门逐一进行审批，学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难，因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分，在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持;组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视，要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程，把档案工作的规划布置，研究考核与本部门其他工作同期开展，定期研究检查、布署、指导人事档案工作。
2.2建立制度基础，规范档案管理
为增强高职院校人事档案工作管理质量，提高档案工作效率，规范档案工作流程，科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据，是档案管理具体实施的标准，合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察，从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料，重视对当事人工作能力，性格特点、业务水平的记录，保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。
2.3建立完备的高职院校人事档案数据库系统
当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率，迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐，高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变;而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用，因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理，方便快捷地更新人事档案数据，使人事档案查阅，比对，传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上，循序渐进，分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容，采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据，保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。
2.4实施人事档案网络化管理
高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换，使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享，加强档案信息的交流与传递，在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系，保障信息安全是前提，在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题，要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息;同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限，避免不必要的授权和重复授权，对于管理权限的分配要做到责任和权限对等，避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享，避免了人事档案操作程序上的反复录入，提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24小时在线，随时需要都可实时查询档案数据，方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计，这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术，遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则，把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑，建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作，大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。
3结语
为迎接信息时代的到来，高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念，运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进，努力挖掘人事档案信息资源，实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。
主要参考文献
[1]季瑶娴.新建高职院校人事档案管理信息化研究——以温州科技职业学院为例[J].文教资料,(7).
企业档案管理信息化研究 篇6
摘要：作为企业管理中非常重要的一个环节，档案管理对于企业发展来说具有非常重要的意义，企业应紧紧围绕经济增长方式的转变，对信息技术进行积极应用，促进企业管理水平的提高。文章从不同角度针对企业方案管理信息化展开了一系列的分析和研究，以供同行的研究进行参考。
关键词：企业；档案管理；信息化
为了与社会发展需要相适应，企业必须加快步伐进行档案管理信息化建设，保证对档案信息的利用效率，不断提高企业的运作效率。档案信息化实际上是指档案管理工作模式从面向档案实体管理为重点，转变为以档案实体数字化信息为重点，在这一过程中要实现档案信息管理的数字化、信息接收与存储的一体化以及信息高度共享。
1企业档案管理信息化的重要性和必然性
在目前信息化社会环境中，档案载体需求开始从传统纸质演变成为网络化、电子化以及数字化的载体，同时档案信息的内容也朝着综合化方向发展，档案管理水平也得到了进一步的提高，值得一提的是，档案资源信息化是档案事业跨越式发展实现过程中的重要环节，同时也是新时期档案事业发展的一种必然趋势。近年来随着档案信息化的不断深入，目前档案信息化建设已经成为档案事业发展过程中的一项重大工作。
近年来随着科学技术的不断发展，企业面临着网络化、数字化以及知识化的变革，企业竞争力与信息化程度紧密相关，作为一种重要资源，信息技术与信息系统目前已经成为支撑和决定企业战略工作中不能分割的一部分。企业档案管理信息化成为各企业得到发展的一条必经之路。从企业外部环境来看，经济全球化和信息化的脚步不断加快，在这种情况下市场范围在不断扩大，市场竞争越来越激烈，为了与外部的竞争环境相适应，进行业务流程、内部结构的调整是非常必要的，企业必须加强对信息资源的管理与开发，并在管理与业务活动等环节随信息技术进行广泛应用，将信息技术的作用充分发挥出来。
2企业档案管理信息化中存在的主要问题
2.1企业档案管理信息化意识淡薄
档案管理信息化是一项系统工程，需要非常大的投资，一些企业认为档案管理工作不能直接产生经济效益，不需要加大这方面的投入，在这种思想的指引下，很多企业将更多的资金投入到设备改造、产品销售等方面，严重忽视了档案事业的管理和建设，在档案信息化、数字化管理工作中普遍存在设备配备不齐、电子文件整理混乱等问题。同时多数企业并没有树立起现代管理的理念，不重视对档案管理人员的教育与培训，在这种情况下，直接导致了档案管理人员服务意识不强、管理经验不够等问题，他们的业务能力和档案管理水平很难与新时期档案管理的要求相适应。
2.2存在多元化的档案管理信息载体形式
在信息化环境之下，电子档案始终是次于纸质载体的档案管理对象。目前计算机辅助技术已经在工程设计、产品研发等方面得到了广泛的应用，可以通过二维绘图、三维仿真模拟设计方式，对文字、图形以及图像等信息进行反映，在这种情况下，纸质、磁带、光盘等传统档案载体会逐渐被电子化的档案形式所取代，这主要是因为纸质、光盘等信息载体可能会因为各种原因出现老化、损伤等问题，甚至造成系统运行失效的状态。
2.3档案管理标准化建设不完善
档案信息管理标准化主要是指档案实体管理逐渐转变为信息管理过程中必然要依赖业务规范。作为一个信息系统，数据信息处理的准确性将会以各业务环节数据的准确性作为主要基础。但是随着档案管理信息化水平的不断提高，数据技术标准化已经不能满足企业的需要企业管理数据交换、企业之间网络化标准、数据采集等方面都需要得到进一步的完善。上述因素都对企业档案信息数据采集的规范性和准确性产生了直接的影响。
2.4档案信息系统中存在安全问题
企业档案信息系统的安全性主要体现在电子档案、档案信息在网络利用中的安全性等方面，它可能是受到了人为或者其他因素的影响而产生的问题，将会对企业信息化进程产生直接的影响。企业档案信息系统的安全运行需要受到企业档案管理人员的调控，才能对正常状态进行维持，然而管理人员在工作中极有可能会出现误操作，这时就可能会出现系统安全失效的现象。此外，企业档案信息系统是面向用户的信息系统，用户可以利用各种途径对档案信息造成损害，例如在利用途中私自涂改内容，对有用的档案信息进行复制等，这些都会导致系统安全失效。
3企业档案管理信息化建设的对策
3.1企业领导应积极转变思想观念，推动档案管理信息化建设
档案信息化是共享信息的需要，同时也是档案管理事业进步的重要突破口，企业领导对档案管理信息化的认识程度直接决定了信息化建设在工作中的广度和深度。为了进一步推动信息化建设，企业领导应意识到档案管理信息化的影响，正视档案管理信息化的艰巨性和复杂性，充分关心这一事业，在人力、物力、财力上加大投入，真正将档案信息化管理纳入到企业工作计划中。同时企业领导还要充分了解目前档案管理工作的情况，精心制定工作方案，对档案管理工作的开展进行指导。
3.2提高企业档案管理人员的专业能力
企业档案管理信息化的实现必然要依赖于档案管理人员素质的提高，精干高效、德才兼备人才队伍的培养，这是企业档案管理工作创新的一项重要保证。计算机技术的应用是信息化管理的核心，要想实现档案管理信息化，就要具备具有先进技术与知识的技术人员，同时为保证历史资料能够得到长期的保存，档案管理人员还要积极利用现代化档案管理方式对各项档案管理技能进行掌握，并积极维护现代化办公设备。
3.3建立统一的数据采集制度
企业档案管理应采用与信息化创新相适应的规章制度，加强自身档案信息化管理的步伐，不断推动档案管理信息化建設的发展，同时还应该建立起数字化的档案制度，并针对数据存储、利用做出明确规定。还可以与企业档案特点相结合，建立专题数据库，为基础创新提供科学的参考。此外，企业档案部门应保证全方位参与到信息化建设中，加强对各种文件材料的监控。
3.4保证档案信息的完整性与安全性
在企业档案管理信息化工作中，信息安全管理是核心要素，在档案管理工作中应从机房、软件等多方面开始着手，对计算机系统的安全性进行维护，同时还要通过一定的技术手段对硬件上的问题进行解决，充分考虑到系统的安全性。另外，保证档案信息管理网络独立性，保证网络的安全性。
结语
在企业档案管理活动中，档案信息化应对现代信息技术进行全面的应用，有效采集档案信息资源，更好的为管理者和领导服务。在现在如此迅猛发展的社会中，档案信息化已经成为企业档案管理的一种必然选择。
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浅析档案管理信息化 篇7
信息化技术给管理带来了深刻的变革,积极转变管理模式,提升管理效率。信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极的影响,推动着科技、社会、经济极大的发展。当然,档案管理无不例外也受到信息化发展的影响,既有机遇也有挑战。随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展,传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。而且当前档案管理信息化也存在着较多问题,需要亟待完善,以促进档案管理信息化的发展和提升档案信息化管理的效率。
1 档案管理信息化内涵、特点及必要性
1.1 档案管理信息化内涵
档案管理信息化的内涵就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。信息化充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库,达到为社会发展提供服务的功能目的。
1.2 档案管理信息化的特点
档案管理信息化具有如下的几个特点:(1)具有档案信息存储、查取等自动化功能。(2)档案信息能够实现共享。(3)档案信息化管理具有智能化特点。(4)档案信息化管理实现社会化服务。
1.3 档案管理信息化必要性
随着社会不断的发展,当前已经进入了信息时代,知识爆炸式发展,高新技术的突飞猛进等对档案管理也提出了越来越高的要求,传统的档案管理模式主要是以手工为主,分类编目、检索等工作都依靠手工完成,效率很低,当前档案信息量的急剧增加,种类繁多,纸质的经过查阅容易变烂、需要保存完善,需要大量的材料来装载信息,不符合当前低碳经济发展要求,因此传统的档案管理模式已经难以适应当前社会发展的要求。随着计算机技术、网络技术等不断发展,档案管理出现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。现代的信息技术,比如大容量的硬盘能够存储大量的数据信息,网络技术能够实现远程数据传输。
2 当前档案信息化管理存在的问题
2.1 档案管理人员素质有待提高
从当前状况来看,各单位的档案管理人员整体素质不高,由于传统的档案管理方式、方法适应不了现代的要求,先前的档案管理人员采用现代档案管理模式,但是其信息化管理专业性、学历层次、理论水平等参差不齐。新聘请的档案管理人员大部分由于缺乏信息化管理经验,管理观念意识不强。各单位比较普遍的状况是既懂档案管理专业业务知识又懂计算机技术、网络技术等信息技术的复合型人才甚少,能够对档案管理软件进行维护,开发档案管理软件的人才奇缺,基本上处于操作层面,对档案管理信息化发展形成人力资源障碍。
2.2 档案管理数据安全问题
网络信息技术带来方便的同时,也给信息泄入带来隐患。档案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威胁,如何来维护档案管理信息化的网络安全将是一项长期的任务,也是档案管理信息化建设和发展的一道障碍。
2.3 档案管理信息化模式不够规范
当前,存在各类档案的著录细则相容性不强,档案分类,编号等方面没有统一有效的标准,仅着眼于某一个专业系统,难以全面展开实施。由于档案管理在标准及规范方面存在不统一,某种程度上导致信息数据格式及系统的异构。再者,我国档案管理信息化软件方面的通用性等存在严重不足,信息技术的设备比如扫描仪型号不一,档次参差不齐,硬件环境也缺乏统一规范,这些都影响到档案管理信息化的进一步发展。
2.4 档案信息化管理的数据质量问题
由于档案信息化管理将纸质的文件电子数据化后,电子文件具有信息的非纸质性、信息与载体的可分离性、信息载的脆弱和不稳定性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征,从而出现了数据质量问题,而且当前维护电子文件的真实性的途径及方法还不能够达到确保电子数据文件真实性的目的。
3 改善当前档案管理存在问题的措施
3.1 培养及引进档案信息化管理高素质人员
针对当前档案信息化管理人员素质不高的现况,需要加强人员的档案管理信息化业务培训,适当引进高素质人才,打造一支适应现代化档案管理要求的专家型队伍,向既熟悉档案管理业务又懂得计算机档案管理技术的复合型人才的目标迈进。
3.2 加强档案信息化管理人员的安全意识
档案信息的重要性不言而喻,为了预防信息泄入,档案管理人员必须要加强安全意识。认真务实的对档案信息做出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严格管理。适时的对计算机进行杀毒,安装防火墙,升级杀毒软件,升级相关硬件设施,严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施,要严格执行“三网”隔离,采取可靠的防范技术和措施,确保档案部门网络的信息安全,对面向公众的上网信息进行严格审查,确保都是可以公开的信息。
3.3 统一及制定档案管理信息化标准
统一档案管理信息化的标准,必须要依托国家行政的力量,打破各个单位各自为政的局面,统一国家政策法规和各种业务规范。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件,它贯穿于档案信息化建设过程的始终。档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号设置以及案卷目录,各个项目都要求标准化,符合各标准的规定。
3.4 加强电子档案归档管理
加强电子档案的归档管理目的就是为了确保档案信息化电子文件的真实性,档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。
参考文献
[1]档案管理信息化初探[J].农村经济与科技,2009,20(9).
[2]加强档案管理信息化建设[J].科技资讯,2009.
信息化档案管理 篇8
1 文书档案信息化管理的优点
档案是全社会的共同财富, 档案管理是社会各级各类组织和机构及个人的共同行为, 目的在于把全社会的档案, 以不同形式分层分类集中控制起来形成一个社会性的开放管理系统。随着人类社会活动领域的扩大及社会分工的细化, 档案的来源与形式日益广泛和多样, 档案信息服务逐步社会化, 档案管理越来越具有广泛的社会意义。随着信息化时代的到来, 计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大, 我国已经步入了档案管理现代化时期。
1.1 提高办公效率
以往的档案管理中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求资料收集完整和齐全, 还要避免漏写与漏抄。对用笔规范及字迹要求高, 分类统汁费时费力。在应用计算机软件进行档案管理之后, 文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节就变得十分方便快捷, 无论是起草文件还是办理传递, 都变得简单易行, 有效的提高了办公效率。
1.2 方便资源共享
以前的档案管理采取手工操作管理, 由于不能做到信息共享, 致使大量信息闲置在文件柜中, 这不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息难以查找。在运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征管理到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展, 档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联, 这就极大地提高了档案利用工作的质量和效率。可以说通过网络服务这个宽广的平台, 真正做到资源共享。
1.3 保存具有稳定性
与传统纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 纤维素在高温高湿等情况下容易受到破坏, 还可能发生水解和氧化反应, 稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则有效的规避了这一缺点。随着电子技术的不断发展, 储存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且储存时间长, 受外部环境影响小不易损坏, 具有很强的稳定性。
1.4 提高传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中不可避免的会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况, 加之文件传递的传统手段是靠邮政系统, 使得传送时间受距离长短的限制。除此之外, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和检索造成极大不便。在应用计算机网络技术进行管理之后, 就可以直接通过网络进行传递, 有效提高了文件传递的安全性和及时性。
2 推进档案信息化管理的策略
实践证明, 运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点, 能及时大量地提供档案信息, 不断提高工作效率, 可以说是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域, 以磁性材料和光学材料为载体的电子档案将逐步替代传统的纸质档案载体, 在档案领域占主导地位, 给档案工作注入生机和活力。
2.1 建立健全档案管理的规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因, 档案业务基础差案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强导致系统软件移植性差。目前, 档案信息化工作还没有统一的标准, 无法全面实施及推广。档案信息化使用磁盘及光盘进行归档, 使得现行的档案整理、分类、著录及有关规定不能完全适应其需求。所以需要制定统一的标准规范体系, 以切实推动档案管理的标准化、规范化、信息化及科学化进程。
2.2 完善安全措施
档案信息化建设最终的落实都要靠人来执行, 所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化而且失去了固定的形式, 这就使得文件保密性变弱。为此要提高档案人员的警惕性, 从而在根本上铲除黑客对信息系统的威胁。另外可采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。
2.3 健全管理制度
建立档案工作制度必须遵循一定的原则和制度。档案管理规章制度要体现合理性和科学性, 建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际, 以不断适应单位档案管理的需要。另外要坚持简明实用及可操作性原则, 其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标, 以便更好地发挥制度的指导和规范作用。还要坚持制度约束的双向性, 既要约束领导又要约束职工。可以说领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行, 而职工是单位的主要构成群体, 是制度的主要约束对象和执行者。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门, 又是规章制度的执行部门, 在规章制度的执行过程中, 还要做到有奖罚分明以充分体现制度的权威性。
2.4 提高技术支撑
技术是档案信息化建设的生命, 没有过硬的技术支撑, 档案信息化形同空话。要配备质量可靠性能优良的硬件设备, 并添置相应的配套设备以防止电磁干扰, 从源头上减少自然毁损概率。还要设计开发出通用性的档案信息管理软件, 使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。在采取有效措施情况下保证软硬件的安全运行。同时, 还要建立集成系统, 不断丰富档案储藏, 增加信息的储存量。总而言之, 只有增强综合开发功能, 才能达到全方位、多角度、多层次地收集档案信息形成档案信息管理的网络化。
结束语
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一, 在构成整个社会的科学能力中占有重要地位, 成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义, 对整个社会意义也非常重大。档案管理的对象是档案, 服务对象是档案利用者, 所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大等状况, 这与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间存在很大的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高, 档案管理水平则要适应不断增长的社会需求, 所以我国档案管理要不断创新管理理念以早日实现档案管理的信息化目标。
摘要：随着科技的不断发展, 我国现有的档案管理工作单纯依靠手工检索和人工调卷的方法已经不能适应时代的发展需求。为了更好地为国家及社会提供档案服务, 档案工作者必须认清时代的变化和需求, 不断转变思想观念使得档案管理能够适应现代社会的需求。本文对档案管理的创新理念进行了阐述, 以期早日达到档案管理的信息化水平。
关键词：档案管理,信息化,管理观念创新
参考文献
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[2]姚玉萍.市场经济条件下档案工作的新课题[J].兰台世界, 2005, 12.[2]姚玉萍.市场经济条件下档案工作的新课题[J].兰台世界, 2005, 12.
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解析档案信息化建设与档案管理 篇9
1 档案信息化建设的内容
档案信息化是一个比较新颖的概念, 在计算机和网络技术发展的过程中逐渐产生。但是从其内容上看主要可以分为两个方面的内容。从广义上看, 档案信息化就是社会发展中各个领域的信息进行交流和沟通。其中涉及到的主要内容包括经济、政治、社会等各个方面。将这些信息进行收集和整理就可以实现信息的高度共享, 同时还应该不断对信息内容进行融合。但是从狭义上看, 档案信息就是指档案管理的内部信息实现信息化, 可以为信息的利用者提供更加真实可靠的信息。另外, 档案信息化的进程和社会的发展需要相一致。进而提示档案信息利用的高效性, 增强信息本身的价值。同时进行档案信息的管理工作, 还可以为档案的利用者提供一个相对稳定和广阔的平台, 可以通过各种途径来对信息进行了解和研究。可见, 进行档案信息管理的最终目标就是要不断提升信息的利用率。
2 改进档案管理的建设和措施
在现实的档案信息管理工作中, 为了建立一个相对比较科学的管理模式, 就需要融入先进的技术和手段, 对管理方式进行高效的指导, 提升档案管理工作的效率。从这一点上看, 科技技术和档案管理工作之间存在着密切的关系。为了不断对档案管理工作进行推进, 档案内容的价值也会得到高效的提升, 另外, 档案部门的管理工作人员自身也应该贡献出一份力量。由于传统的管理模式和现如今的社会发展现状之间存在着一定的差异, 所以说, 对管理方式进行改进势在必行。
2.1 提升管理人员的服务意识
从实际的档案管理工作中可以看出, 主要是促进社会的高效发展。在档案管理工作上, 管理人员自身的服务意识高低直接影响到管理工作的质量。从这一点上看, 工作人员需要对档案工作的目的进行明确。而且, 档案管理工作本身就是一种服务性相对较强的工作类型。工作人员应该以服务社会为己任。即使在转变传统工作意识的过程中会遇到一定的问题。但是传统的档案整理、收集以及保管工作并没有涉及到档案信息的利用, 也就是说传统的档案管理就是单纯的管理, 而忽视了管理的最终目的。所以说, 工作人员需要打破这种弊端, 重新审视自身的工作, 了解到工作的重要性和价值, 这样就可以从根本上提升自身的服务意识。
我国的档案管理工作内容呈现出复杂的趋势, 虽然都是采用计算机设备来进行档案管理, 但是从档案管理工作中可以看出, 所涉及到的环节比较多, 工作量也逐渐增加, 所以对于相关人才的需求量也在不断增加。所以说, 提升管理人员的服务意识更加重要。要进行适当地培训和教育。对档案管理工作不断进行完善。
2.2 提高档案信息管理水平
现如今, 先进的信息化水平逐渐融入到档案管理工作中, 而且无纸办公的形式越来越受到人们的认可。计算机设备和先进的技术推动了档案管理工作。同时也为档案管理工作的发展模式指明了方向。档案文件从其本质上虽然无法直接产生经济效益, 但是却可以为社会的发展提供一定的依据, 对社会档案进行补充, 解决社会发展中的相关问题。
档案管理软件的对象是电子文件, 选取合适的档案管理软件, 有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节, 档案管理软件, 智能、便捷、全面, 通过软件的整合和开发利用, 形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段, 然而, 发挥档案管理人员的聪明才智, 提高档案管理水平, 是疏通档案信息化管理脉络, 提高档案管理工作质量的关键环节, 在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3 加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程, 决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段, 档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施, 从客观上增加了档案建立和管理的难度, 而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。
档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识, 参与本单位的软件开发工作, 选用适合工程档案管理的软件, 制定档案信息化管理的规章制度, 改革不适应档案信息管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便相关单位和部门利用这些档案信息的条件。
充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 还能节省大量的人力物力。
3 结论
档案的信息化建设, 可以促进档案管理水平更好的提升, 利用先进的信息化技术, 可以有效的提高档案收集与整理的效率, 也可以提高档案信息的准确性与真实性。通过档案信息化的管理模式, 有效的提高了档案信息的价值, 为相关人员浏览以及借阅档案信息提供了很大的方便。为了促进档案管理更好的发展, 档案管理的工作人员一定要提高自身的素质与技术, 从而更好的推动档案信息化发展进程。
参考文献
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[3]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界, 2014 (02) .
档案信息化建设和档案管理研究 篇10
1.1基础设施建设
在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。
1.2档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。
1.3应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。
1.6人才队伍建设
在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。
2档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。
2.2推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。
3结语
在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。
摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。
谈档案信息化建设与工程档案管理 篇11
【关键词】档案；信息化；工程建设
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
2.2提高档案信息化水平技术
2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备
系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.2.2档案中心目录及全文的数字化
档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
2.2.3对上网信息进行密级界定
首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好狀态之中。
（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [科]
【参考文献】
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谈档案信息化建设与档案管理 篇12
档案信息化的内容有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的档案信息化。
2 促进档案信息化建设的几点建议
2.1 档案工作人员要树立档案信息意识
在传统体制下由于档案工作得不到应有的重视, 所以档案工作人员也意识不到自己工作的重要性, 只是简单的记录和保管档案, 随着社会的进步, 原有的观念及工作已无法适应快速发展的社会需求, 所以档案信息化建设已势在必行, 人是信息化建设的主体, 所以首先档案管理人员要对信息化有充分的了解, 具有信息化的意识, 这种意识的形成会成为推动信息化建设进程的推动力。工作人员意识到档案信息化的重要性, 会成为信息化建设中的主力, 增加自己的责任感和使用感, 从而在档案信息化建设中逐步的做好各个细节上的工作, 由于责任感的增强, 会在工作中加强各项信息的融合, 从而促进档案信息化的快速发展。
2.2 提高档案信息化水平技术
2.2.1 配备各项硬件设施, 同时研究出适应自己系统的软件, 从
而加以利用及在利用中得以完善, 建立起完善的平台, 从而为下一步的工作进行铺垫。
2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。信息化系统中多数材料
是以介质等方式来存在的, 所以对大部分档案信息需要进行录入, 这项工作量较大, 所以在录入之前需要对录入的方式及标准进行严格的规定, 使录入工作实行统一, 同时可以实施纸质及数字双套工作的模式, 这样就能提高档案中心的工作效率, 避免了工作人员的重复工作, 提高档案数字化的进程。
2.2.3 对上网信息进行密级界定。档案馆的信息在完成信息化
建设后都可以实现共享功能, 对整个的室藏文件要分级别阅览, 部分可以公开的, 部分档案是专门针对内部人员可以查阅的, 部分档案是属于具有相关条件的人才可以查阅的, 还有一部分文件是属于机密文件的, 对使用者的身份情况要严格进行界定。同时查阅人的身份还需要网上进行验证, 这样才可以针对查阅人身份的不同信息对其公开不同的档案内容, 使档案的安全性得以保障。
2.3 提高档案信息管理水平
信息化技术介入到档案管理工作当中来以后, 档案管理工作水平有了明显的提高, 同时信息化档案管理已成为档案管理工作的趋势, 计算机、磁性介质、打印及扫描装置及先进的管理软件系统等都为档案的信息化建设做出了重大的贡献。
2.3.1 随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子
档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年, 国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的档案
管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
2.3.3“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的档案管理软件是
档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念, 需要科学的档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
2.3.4 从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置,
如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。
3 推行档案信息化管理, 确立工程档案发展的新方向
3.1 工程档案信息化建设虽也取得了一些成果, 但其还需要加
强, 工程企业不同于其他企业, 有其自身的特点, 所以在工程档案的管理软件选择上要有针对性, 同时, 在工程档案管理过程中还要打破传统的管理体制束缚, 制度严格的规章制度, 同时在工程档案的管理上要打破传统的区域限制, 使信息实现快速的传播及共享。
3.2 针对档案管理人员专业性差的问题人力资源部门要建立相
关的培训系统, 实现全员的信息化培训, 并建立考核制度, 从而督促岗位人员不断的学习提高自己的技能, 并在考评中突出自己的能力。
3.3 为了档案人员更好的参于到自己行业中的软件开发中来,
所以应熟练的掌握计算机的基础知识, 同时努力充实自己对信息化管理水平理解和认识, 这样在工作当中, 才能提出正确的信息需求, 使系统的运转正常。
4 结束语
充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 提高档案管理效率, 还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展, 为促进国民经济和社会发展, 提供快捷有效的档案信息服务。
参考文献
[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .