档案信息化策略分析

档案信息化策略分析（共12篇）

档案信息化策略分析 篇1

摘要：随着信息科学和计算机的广泛应用, 医院信息化建设已成为提升医院管理水平, 提高医疗服务质量的重要内容。因此在信息时代, 加强医院信息化建设, 提升档案管理水平, 更好地服务于临床和科研, 成为了医院提高服务水平的一项重要举措。本文在加强医院信息化建设, 提升档案管理水平方面进行一些实践和初步探索, 下面现就本院如何以加强信息化建设为契机, 不断提升档案信息化管理水平谈些个人的看法。

关键词：医院档案,管理信息化

网络的不断发展, 医院档案管理工作也逐渐与信息化要求接轨, 融入信息化技术之后的医院档案管理工作更加规范更加合理, 实现了档案信息获取、登入、处理、使用的数字化, 这种网络管理模式取代了传统的纸质管理方式, 并充分发挥网络优势, 达到资源共享的目的, 提高了医院档案管理工作的效率。在此新形势面前, 必然要面临一场划时代的变革。本文就实现医院档案管理信息化策略进行分析。

一、当前医院档案管理存在的问题

1.档案资料落后, 没能及时更新

档案管理工作是对使用部门的经营情况进行统计整理的过程。市场经济的发展以及体制改革进程的加快, 社会生产生活的内容也相应地发生变化, 档案资料的内容也会随之变化。这就要求更新档案资料的数据。从档案资料的实际情况来看, 由于档案管理经费有限, 加之管理人员素质不高, 影响了档案资料的完整性和准确性。

2.档案管理制度不健全

许多医院对纳入档案管理的内容没有明确要求和统一的管理标准和模式, 也没有制定统一的立卷归档制度。目前多数医院尚未将档案管理纳入目标考核, 致使档案收集效率不高, 档案不齐全。

3.档案信息资源建设滞后

档案信息资源建设严重滞后是制约档案信息化建设的重要因素档案信息化建设的最终目标是实现档案信息的社会化, 即档案资源的社会共享。档案资源建设作为实现档案资源共享的基础, 在具体实践中受档案法规不完善, 相关制度不健全, 宏观规划与协调机制欠缺, 馆际交流缺乏, 档案鉴定工作流于形式, 档案工作认识局限等多方面因素的共同影响, 形成了一方面馆藏档案数量增加致使档案库房紧张, 而另一方面大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房的局面。这个矛盾解决不好, 势必会影响档案信息化建设的健康发展。

二、实现医院档案管理信息化策略

1.加强组织领导

为加强医院信息化建设与管理, 推进医院信息化建设进程, 我院成立院领导、各相关部门负责人组成的信息化建设领导小组, 由院长担任组长, 指定分管院长具体负责, 对医院信息化建设进行总体规划, 定期研究、审核、协调、部署医院信息系统建设过程中的问题及重大事项。并设立信息科负责信息系统建设工作的具体实施, 档案管理部门全程参与, 为医院信息化建设提供组织保障。

2.精心规划, 分步实施, 积极稳妥地推进医院信息化建设

实现档案管理的信息化是一项长期的系统工程, 并非一蹴而就, 需要制定总体规划、分步实施, 并且随着信息技术、医药卫生技术及医院的发展而适当地调整。为此, 医院根据卫生部《中医医院信息系统基本功能规范》以及相关部门行业标准, 围绕医院年度工作目标和中长期发展规划, 制定医院信息化建设年度计划和中长期发展规划。同时在实施每一具体步骤时, 制定出详细的方案, 并经过充分论证后方可实施, 不断加强医院信息化建设的深度和广度, 提高医院管理信息和医疗信息处理的自动化程度。同时根据医院信息化建设进和适时出台《电子公文处理试行办法》, 建立健全电子公文处理系统和管理、帐户与系统安全管理、电子公文的办理、电子公文归档与销毁等相关规定, 有效促进了相关电子公文归档等工作的规范性和及时性, 逐步将医院建设成一个全面的数字化医院。

3.多措并举, 保障安全, 确保医院档案信息系统高效稳定运行

(1) 建立信息安全管理小组。领导小组由院领导及相关部门负责人组成, 并在信息科设专职系统管理员, 在综合档案室设专职档案系统管理员, 各科室设兼职信息安全员, 确保各项部门信息系统安全运转。

(2) 加强网络安全管理。一是内外网的物理隔离。加强医务人员信息技术培训以及规章制度的宣贯, 同时定期和不定期对各终端工作站进行安全检查。二是安装网络版杀毒软件, 定期查杀病毒否, 对服务器及工作站操作系统及时升级。三是在数据库自动备份的基础上, 实现异地备份, 并建设数据库同步复制系统, 引进数据库安全管理系统, 确保信息数据库的高可用性和高安全性。四是通过光纤专线与医保中心、上级主管部门进行数据交换, 并设立防火墙及入侵检测系统, 保证数据的安全。

(3) 认真落实应急预案。确保在特殊情况发生时, 以最快时间进行数据及系统的恢复, 减轻和消除突发事件造成的危害和影响, 将各种损失降到最低程度, 妥善处理系统故障期间患者就诊和治疗问题, 维持正常的医疗秩序。

(4) 实施权限控制。医院信息系统实施用户权限、密码管理, 着手开展密码加验证卡双重登录验证建设工作, 加强用户的安全性。并对关键操作进行日志记录, 加强监控管理。

三、结束语

随着我院信息化建设的深入, 数字化设备的广泛应用, 信息管理系统涵盖我院管理各个领域, 档案管理信息化的深度和广度不断推进, 成效突显, 如通过开发利用信息档案, 为医院管理层提供实时动态信息, 为管理调控和决策提供依据, 方便决策层对各种管理和业务信息进行了实时监控、有效分析和科学决策;使繁复的临床医疗工作提速, 提高了管理调控的效率, 促进了医疗质量的提升, 让患者和员工切实感受到档案信息化带来的便利。但档案信息化管理任重道远, 需要我们不断探索, 不断创新, 不断完善, 才能紧跟时代发展的步伐。

参考文献

[1]刘文斌.加强医院档案管理信息化建设的综述[J].科技信息, 2013, (21) :228.

[2]秦成君.医院档案信息化管理研究[J].办公室业务, 2013, (7) :149, 151.

[3]张中平.关于医院档案信息化管理的研究[J].中国医药指南, 2012, (33) :690-692.

档案信息化策略分析 篇2

首先，要深刻了解档案管理的工作体制，对其工作任务进行科学分解，让每一个人都能清楚的了解自己的任务，对档案进行严格的分类、保管、定期检查、修正。建立相应的奖惩制度，大家互相监督，有违反制度者要受到严厉的惩罚，以此来让每个工作人员增强工作意识，提高工作效率。[4]

3.2 加强行政保护

档案信息来源于社会生产与实践，国家经济建设需要国家的行政保护。档案信息的管理随着国家经济发展而不算完善，这就意味着在档案信息管理的同时，还要让国家重视宣传档案信息的重要性，以此来树立档案信息的保密意识，采取一定的行政手段，对档案信息进行保护，同时为安全管理系统指定严格的规范，在保障了制度的前提下可以建立更加强大与安全的信息安全系统。

3.3 增强档案管理人员的素养

尽管管理体制在不断的向现代化、数字化方向发展，但是人员仍然是档案管理系统的核心，对于人员的工作素养及其对档案管理的知识技能必须进行相应的培训。让其在培训中学习档案管理的技术，提高能力，增强素养，提高工作效率。

3.4 营造电子档案网络安全环境

档案中包含大量信息，很多信息都涉及到了公司内部机密以及员工个人隐私，同时也包含重大事件的记录，档案一旦失窃，就会带来难以挽回的损失。对电子档案进行保密，首先就要营造一个安全的电子档案网络环境，防止网络因素对电子信息的侵害。保护网络首先从技术手段进行，提高网络技术手段，以此来保护电子档案的安全性，减少被盗取的可能性。在营造电子档案网络环境的时候，需要升级防范网络XX攻击的技术，将信息安全的隐患降到最少。创新档案管理的技术。单位档案库的信息资源过于庞大，为了方便管理，应当创新档案管理的技术，实现档案管理的信息化、自动化。应用现代化信息技术，对档案文献资料进行系统化、规范化，建立档案管理网络平台，用电子设备来进行数字化的管理

3.5 建设具有现代化特点的档案信息资源管理队伍

档案信息管理需要有专业的人才进行管理监督。在当前的工程中，档案信息来源分散，信息数量庞杂，载体多样，档案管理者需要具有更高的鉴别能力，更快的处理速度，才能提高档案的管理质量。工程档案管理不同于其他的档案管理，在管理中不但要使用到专业的施工技术知识，同时还要对每一个环节有清晰的认识，在管理中熟悉业务发展的方式，企业经营的特点以及建筑行业中的相关政策。信息管理人员需要做到的不仅是管理已存的档案，同时还要为缩短工期，提高工程质量出谋划策，而出谋化策的根本来源，正是在档案信息中进行高效处理得来的。

4 结束语

綜上所述，档案信息资源作为一种重要的资源，国家政治和人民的经济生活中占据了很重要的地位。对档案进行管理，保护档案的安全，是当下经济发展的时候必须做到的。档案信息安全管理工作中存在诸多问题，解决这些问题，需要政府部门建立严格的防范制度，同时让企业提高对档案安全的管理，在技术上逐步提升对档案的管理力度，以此来保护丰富的档案信息。

参考文献

[1]田淑华；；电子档案信息安全评价指标体系研究[J]；北京档案；07期

[2]陈永生，薛四新；数字化档案信息的安全保障体系研究[J]；档案学通讯；期

[3]宗文萍；；档案信息安全保障体系建设研究[J]；档案学通讯；01期

高校档案信息化建设策略初探 篇3

关键词：高校；档案；信息化

一、现阶段高校档案信息化建设中存在的问题

1.高校档案管理人员专业技能不足，综合素质参差不齐

档案建设的现代化和信息化对高校档案管理人员提出了新的要求，而由于多种因素，高校档案管理人员在信息化建设方面存在着很多不足，综合素质参差不齐。一方面，部分档案人员因为年龄较大，知识陈旧，习惯用传统的思维和方法管理档案，思想趋于保守，对新事物缺乏接受能力，不能适应档案信息化管理的趋势；另一方面，由于档案人员专业知识单一，长期安于现状，墨守成规，导致其信息化能力不足，创新拓展性不够，在档案信息资源建设方面缺乏先进的管理理念与科学的管理方法。这两方面的因素长期得不到重视和改正，在很大程度上导致了高校档案信息化建设的停滞不前。

2.高校档案信息化软硬件设施配置不合理，经费难以保障

在高校档案信息化的过程中，软硬件设施的配置至关重要，直接影响着高校档案信息化工作的顺利开展和完成质量。虽然现阶段很多高校进行了软硬件设施的购买和配置，但由于档案管理部门缺乏长远的信息管理战略，导致软硬件设施配置中存在很多的盲目性，造成了资源的极大浪费。表现在管理部门要么只重视硬件资源（包括计算机、扫描仪、打印机、复印机、存储器等）的购买，而忽视了相应档案管理软件的配套，使硬件不能发挥其功效；要么对软硬件设施都进行了采购配置，但很多设施由于不符合单位档案建设实际，只能闲置不用，也造成了财力上的浪费。加之高校档案信息化建设缺乏后期经费保障，种种因素使得高校档案信息化建设举步维艰。

3.高校信息化建设缺乏统一规章制度，各自盲目发展

虽然我国在档案信息化建设方面出台了一些规章制度，但还不尽完善。档案信息化建设方面仍缺乏统一标准，造成现阶段各高校之间的盲目发展，既不能实现高校档案馆之间信息资源的联合共建，也导致了档案信息化过程中的重复建设，在人力、物力、财力方面造成了很大的浪费。

4.高校信息资源管理意识不足，开发利用滞后

高校档案是集党群、行政、教学、科研、财务、基建、出版、设备等众多门类档案为一体的综合信息资源体系，对其进行开发利用是高校档案信息化建设的重要组成部分。但由于档案部门长期以来的被动利用，缺乏对档案数据库的开发和专题数据库的建设，加之档案资源中文书档案偏多，体现办学趋势、学科特点、师资力量、科研水平等自身优势的档案偏少，造成高校档案信息资源开发仍处于一个较低的滞后状态。

二、提高高校档案信息化建设水平的对策

1.高校档案管理人员应转变思想、开拓创新，努力提高自身素质

高校档案信息化是整个社会时代发展的必然趋势，是高校信息资源管理迈上新台阶的重要环节。对此，档案管理人员必须打破过去因循守旧、得过且过的思想，努力开拓进取，用创新的视角和方法去管理档案信息资源。同时，档案管理人员应积极参加各种档案业务培训，广泛汲取同行业信息资源建设经验，不断提升自身专业技能和综合素质，解放思想，摸索出一套适合自身档案信息管理的方法和规范。

2.高校要加大对档案信息化建设投入，合理配置软硬件资源

高校档案信息化建设是一个长期持续的过程，领导部门的重视和投入必不可少，只有领导重视，相关单位加大财政支持力度，高校档案的信息化建设才能可持续有保障地开展下去。同时，高校档案部门还应切实研究馆藏档案信息化建设需求，科学合理地配置软硬件资源，既要有一定的硬件支持，也要有相应的软件配套，使软硬件资源搭配出其最佳效果，从而推动高校档案信息化建设进一步发展。

3.政府部门应制定相关法律法规，统筹协调高校档案信息化建设

现阶段高校档案信息化建设过程中存在一定的盲目性，很大程度上是因为相关部门制定的法律法规不尽完善所致。对此，档案相关政府部门应对高校档案信息化建设现状进行观察调研，参考国内外建设经验，制定出相对规范合理具有指导性的档案信息法律法规，以统筹协调高校档案信息化建设，使其发挥集群优势，产生更大的效能。

4.高校档案馆要提升信息资源开发能力，变被动服务为主动服务

高校档案信息化的最终目的是反哺高校建设，为高校提供服务。为此，高校档案馆必须提升自身信息资源开发能力，建立和完善档案数据库和专题数据库，搭建在线服务平台，转被动服务为主动服务，更好地发挥档案信息在新环境下的作用。

总之，高校档案信息化是一个任重而道远的过程，其建设的复杂和艰巨性都充满着现实的挑战。但时代发展的潮流是不可逆转的，只要我们敢于解放思想，勇于面对挑战，在档案信息化建设的过程中善于发现并解决问题，总结经验，将档案信息化落在实处，一定会迎来下一个新的辉煌变局。

参考文献：

[1]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）：15-18.

[2]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011（5）：27-29.

档案信息化策略分析 篇4

关键词：档案管理,安全保密,信息化

1 档案信息化面临的安全保密的风险问题

馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段, 数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险。

数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境, 也是引发档案信息安全问题的风险基地。

档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性, 以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管, 要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份, 这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战, 若不及时参与继续教育, 更新知识结构, 了解和研究电子文件及其工作机理, 档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险。

2 保证档案管理信息化安全建设的有效措施

2.1 提高档案管理人员的信息化意识

和传统意义上的档案管理相比, 当前的信息化管理模式主要是实现了文件的自动登记、归档、查询、传递等方面在计算机上的实现。这一转变也对档案管理人员提出了更高的要求, 不仅需要掌握每个电子文件的特征, 还要对电子档案的全程管理都能够详细地了解。同时还要掌握网络安全防护和相应系统的使用, 进而保证每道信息管理的安全性和完整性。此外, 作为档案信息化管理人员还应该在本职工作的技术上, 不断地通过自我学习的方式以及参与单位组织的培训, 提高自身的专业素质水平和工作能力。

2.2 加强档案信息安全保障体系建设

国家对电子文件管理的要求是保存电子文件, 同时归档纸质文件。2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定:“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文, 制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。”电子文件是信息技术的产物, 其制作及管理必须采取有效技术措施来确保它的安全。目前用来维护电子文件真实性的安全技术主要有:密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火、防写处理、加水印等技术措施。在管理策略上, 最好采用异地备份, 存用分离的管理模式。

电子文件是由人来制作和管理的:一要对参与制作和管理的人员要进行思想、道德、品质的审查;禁止那些道德品质不好、工作不认真负责的人员参与电子文件制作和归档电子文件管理, 这是从源头上保证电子文件与归档电子文件的真实性、安全性的关键措施。二要不断进行思想教育, 要养成认真负责的工作态度, 一丝不苟的工作作风, 精益求精的技术水平。此外, 还应建立归档电子文件管理的岗位责任制, 把责任和任务落实到每个人;保证电子文件从制作到归档管理的真实性、安全性和有效性。

2.3 建立技术保障体系

这种方式是进一步提高档案管理系统免疫力, 增强安全系数的重要手段。任何的信息技术产品的科学使用, 都需要从系统保护、信息保存等几个方面来开展。作为档案管理信息化工作也应该从这几个方面入手, 提高自身的发展优势。

2.4 加强档案信息化人才建设

人员是档案管理工作得以进行的重要因素, 当前的档案管理人员并没有根据时代的变化而提高自身的意识。这就直接影响到了档案管理现代化进程的速度。就算是拥有一流的设备, 没有高质量的档案管理人员也不会长久发展。这也就说明了人员是档案管理信息化建设的关键因素。任何的设备和信息化建设最终依靠的都是人。作为当今社会的高品质人才除了要掌握专业的档案管理知识, 还要会使用计算机操作, 并不断提高自身的专业素质。作为档案管理部门应该定期组织档案管理人员参加培训, 学习相应的业务只是, 不断探索出更好的档案管理模式, 这也是加强档案管理人员队伍建设的主要方法。

2.5 保障应用软件的安全

为了保证档案的安全性, 我们可以开发出防止偷窃和身份识别认证系统。只有合法的用户在合法的环境下使用了合法的方式查看档案才是档案管理的安全运行。如果内部人员使用非法操作查看档案, 应该给予一定的惩罚, 并进一步加强数据加密方面的工作。

2.6 加大投入, 增配软、硬件设施

高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施。当前的档案管理资金主要来自政府拨款, 为了加快改造的步伐, 也可以采取收入资金的方式。如果遇到一些阻碍, 也可以向上级主管部门沟通, 并商榷解决办法, 加强档案信息化的发展。

2.7 病毒防范与治理

病毒对档案管理具有一定的威胁, 所以信息化档案管理人员应该根据实际情况建立起高级病毒防范网, 对不断升级的病毒都提出相应的解决办法。对相关管理人员的信息技术培训十分必要, 有利于提高其安全意识。

2.8 建立监督执行体系

对档案信息化管理工作进行监督能够提高档案工作的质量。一方面要强化对整个档案信息化管理工作的过程控制和跟踪, 保证每一个步骤都能够有效落实, 实现信息化管理的要求和目标。档案管理工作的信息化保障工作通过监督分析和管理, 进一步推进相关标准和规范的升级。

3 结束语

综上所述, 档案管理实现信息化不仅对档案建设工作十分有利, 同时也对社会的发展起到积极的促进作用。档案管理要想进行得好, 档案管理人员就必须全面地掌握档案信息化管理的主要方法。档案管理中的一项重要工作就是保证档案的安全保密, 这也是保证其他工作有序发展的一个方面。

参考文献

[1]董珍春.办公自动化在档案管理中的应用[A].江苏省档案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料, 2002.

[2]陈士凤.加强基层组织档案管理势在必行[A].贵州省档案学会第五次档案学术研讨会论文集[C].2003.

[3]何登方.新形式下档案管理思路浅析[A].“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集[C].2009.

[4]樊雨云.重点建设项目的档案管理[A].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].2002.

医院档案信息化建设挑战分析论文 篇5

【摘要】随着计算机信息技术的不断发展和进步，医疗卫生机构相关工作也受到其影响。尤其是IT行业突破、新医改政策的实施都让医院“信息孤岛”的现状遭到打破，而推动医疗卫生行业实现可持续发展的呼声逐渐高涨。但是，医院档案信息化建设并非是引入数字化医疗设备、对信息系统进行架构如此简单，只有将传统档案进行数字化处理，并整合电子档案，让其和居民健康档案、卫生信息系统、乡村社区卫生信息网络以及其他网络有效连接，从根本上提升我国医疗卫生服务水平。

【关键词】云时代;医院档案信息化建设;存在问题;解决措施

云时代环境下信息发展的中心思想就是实现资源共享，但是，受到各种主观因素和客观因素的影响，医院档案信息化建设过程中还存在很多需要改进和完善的问题，本文就针对这些存在的问题进行分析，并结合医疗卫生服务要求提出针对性的改进意见和建议。

一、云时代医院档案信息化建设存在的.问题

(一)档案管理思想陈旧。很多医院无论是领导还是护理人员、档案管理部门都已经在潜移默化过程中形成资源和信息共享的观念，这就让医院在信息化建设过程中将较多的人力、财力、物力都投入到提升业务便捷性和效率过程中。系统开发商也大都是从医院的要求出发为业务流程提供相应的技术支撑和服务。现阶段医院信息化建设中涉及的电子文件、电子信息，对于档案的前端控制、实时归档、灾难备份、开发利用等都停留在一定水平，还认为只要能够进行顺利保管就不会出现问题，不需要耗费较多的时间和精力来促进其实现信息化、数字化发展。

(二)缺乏复合型人才。在云时代环境背景下，医院档案管理实现信息化发展成为主流趋势，这就要求配备水平较为先进的高素质人才进行管理，他们除了要具备扎实的档案管理工作技能，还要具备全面的计算机专业知识，这就充分说明复合型仁人才是现阶段医院档案信息化建设顺利进行必不可少的动力源泉。但是，受到各种因素的影响，目前档案干部队伍构成成员都呈现出年龄老化、结构陈旧、身兼多职、业务能力较差的特征。虽然，医院也设置信息部门、信息技术人员，但是，他们无法达到档案管理的要求，只会进行简单的计算机维护，让信息系统顺利运行，没有从思想深处认识到电子档案开发、归档、使用的重要性和必要性。

(三)技术标准体系建设相对滞后。医院作为较为特殊的行业之一，其形成的档案也具有复杂和特殊性的特征，医院档案信息内涵和容量较为丰富，还具有内容繁杂、载体多样化、管理复杂等特征，这就要求档案信息化建设水平要达到一定的层次。虽然信息化建设在我国医疗卫生机构已经开展将近，到那时，行业主管部门依然没有加以重视，这就让信息化建设无法实现统一。而且，各种软件、信息系统或者其他软件的使用都较为复杂，难以达到兼容的要求。

二、云时代背景下医院档案信息化建设改进措施

(一)转变管理观念，提升档案信息化建设速度。医院各级管理和领导阶层以及工作人员都要能够意识到档案信息化建设的必要性和重要性，还要能够认识到档案信息建设除了能够提升医院科学管理水平、提升其工作效率之外，还能够提升其服务质量。这也是云时代背景下医院档案信息达到全面共享要求的基础、对于新的时代发展环境，医院所有工作人员、档案管理工作人员都要能够意识到进行档案信息化建设的重要意义，通过改变观念形成更多的无形资产，将其纳入到医院可持续发展的层面。医院领导要能够认识到档案信息化建设在今后发展中的作用，给予其更多的关注和支持，让档案信息化建设受到各个阶层的重视，从而促进其朝着“医疗云”方向迈进。

(二)培养满足医院档案管理要求的复合型人才。医院管理和领导阶层要能够广泛吸收优秀人才，通过复合型人才来对档案管理队伍进行充实，还要全面培养内部人员，强化对他们档案管理知识的培养。还要鼓励更多的档案人员针对新情况、新问题进行研究，通过档案信息化建设人才与计算机专业人才培养的不断交流、岗位变换来强化档案管理人才综合素养。

(三)建立并完善医院档案信息化建设体修。要想从根本上突破“档案信息孤岛”现象，就要能进行统一规划，但是，由于医院属于独特、复杂的体系。与其他行业相比较，其管理难度较大，涉及很多方面，这也是现阶段云计算无法企及的领域。所以，在实际建设期间，可以让政府来统一进行领导，而且引导档案管理系统开发商也参与其中。而且，还要能够对档案进行开发和利用，保证档案交换、灾难备份、迁移都能都满足相关要求，让医院档案信息化建设和各个系统实现紧密连接，满足医院“医疗云”的要求。

【参考文献】

[1]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报(社会科学版),(04):66-69.

[2]杨梅.云时代下医学档案信息的共享性研究[J].中国管理信息化,(03):204.

[3]樊自强.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].中国培训,(06):1-2.

档案信息化策略分析 篇6

关键词：中学；档案管理；信息化

加强中学档案管理的信息化建设已成为时代发展的必然趋势。如何更有效地利用和发挥电子信息技术在中学档案管理中的功用，成为加快中学信息资源建设的重要课题，学校领导及档案管理人员必须对此给予高度重视。

一、中学档案管理现状分析及问题归纳

1.管理理念滞后

据调查，中学档案管理工作人员普遍年龄偏高，专业素质偏低，对中学档案管理工作缺少创新和发展的热情与积极性，于是出现了安于现状、沿用传统管理方式、缺少信息化的技术与动力等种种问题，严重制约着档案管理信息化建设的进程。

2.基础设施落后

若要推进中学档案管理信息化建设的进程，必须投入一定数量的现代化电子设备。而事实是，由于领导不够重视、经费不足或教育主管部门的扶持力度欠缺等问题，很多中学对于档案管理工作的投入严重不足，计算机、扫描仪以及档案管理软件等基础设施都无法达到应有的标准，严重影响了信息化建设的顺利进行。

3.专业管理人员匮乏

影响档案管理信息化建设的另一大原因是专业人士的匮乏，不是由各类管理人员兼职代理就是由一些素质水平偏低的高龄人员任职，严重缺乏档案专业知识和信息技术应用能力。作为学校领导层，务必要将档案的信息化建设提上日程，加大重视程度，或者在校内培养档案管理信息化人才，或者直接聘请具有这方面知识的老师到学校任职，才能最终满足新时期的档案管理信息化建设需求。

4.数字化程度偏低

档案管理信息化建设的一个重要方向就是数字化。随着中学办学规模的扩大，档案信息量也呈现爆炸式增长态势，管理者的工作量也随之加大，而传统的人工管理模式已经无法满足需求。如今随着大数据、云计算等技术的不断发展，建立数字化管理机制必将为中学档案管理信息化建设进程带来飞跃式发展。但不少学校对数字化的理解还处于低级水平，认为只要把纸质信息输进电脑中就是实现了数字化，对档案的归类和查阅等还停留在手工操作阶段，无法达成真正的数字化。

二、中学档案管理信息化建设的有效策略

为了适应现代化中学整体发展需求和档案管理工作的数字化、智能化发展形势，学校领导层及相关部门应从以下几个方面入手来进行中学档案管理的信息化建设：

1.建设专业的管理队伍

档案管理工作者的专业水平直接影响到信息化建设的进程，而传统的档案管理人员在信息化发展的大环境下，已经很难承担起相应的责任，不可避免地暴露出劣势和不足。所以，建设专业的档案管理队伍，培养专业的信息化管理人才显得尤为重要。对于数字化背景下档案管理人才的培养，首先应从计算机与互联网技能等方面入手，加强网络管理技术，数据库管理技术的训练，同时加大档案管理方面的知识灌输。

2.引进先进的设备与技术

影响档案管理信息化建设的另一大因素是设备与技术。传统的档案管理模式对设备与技术没有太高的要求，但是信息化管理模式下的档案管理却离不开先进的设备与精良的技术。因此，学校需要制定相应的计划，引进先进的技术和设备，确保档案管理信息化建设的顺利进行。

3.建立规范化、标准化的档案管理制度

在中学档案管理信息化建设的进程中，必须实现管理的规范化和标准化，建立完善的管理制度是学校管理层级档案室的责任与义务。首先对国家和各省市已经制定出的具体标准与规范要严格遵守、积极贯彻落实；其次要结合本校自身的实际情况制定出符合实际需求的档案管理标准，明确责任制度；另外还要建立标准化规范化的操作规则。

4.预防信息化安全隐患

在档案信息化建设的进程中，将不可避免地出现安全隐患。最常见的便是信息丢失及泄露问题。操作失误、计算机故障、网络病毒攻击等因素都可能导致档案信息在运行过程中丢失或毁坏，更让人担忧的是，很多需要严格保密的信息一旦遭到泄露，将对学校和学生造成无法估量的损失。所以档案管理人员必须提高自己的职业技能和道德素养，避免因疏于职守而造成损失。同时，针对黑客及病毒攻击，学校方面必须引入科学的安全防护措施，提高网络系统的抵御能力，积极预防信息化安全隐患。

信息化对于中学档案管理的重要性不言而喻，既能推动学校的整体教学管理水平，也能提高档案本身的有效利用率。通过档案，我们可以看到一个学校各方面的资料，包括教学、管理、研究等。所以，作为学校领导层一定要引起足够的重视，采取有效的措施加强信息化建设，合多方之力建成现代化中学档案管理体系。

参考文献：

[1]吴崇宁.中学档案信息化建设的问题与对策[J].知识窗（教师版），013（8）.

[2]管霞.谈中学档案管理的信息化建设[J].档案天地，2013（11）.

[3]黄焱琳，郑骅.新时期高级中学档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务，2013（19）.

[4]谢湘平.对中学档案管理信息化建设的分析与研究[J]经济研究导刊，2011（13）.

[5]包晓红.谈中学档案管理信息化建设的有效策略[J]办公室业务，2013，（15）.

档案信息化策略分析 篇7

一、科研档案管理信息化建设的必要性

1、社会和经济发展的必然选择

随着全球经济和社会一体化进程的加快, 信息成为影响经济发展、社会进步、企业生存最重要的因素之一。加快科研档案管理的信息化建设, 对于进一步促进资源的开发、利用、保存和传递, 实现档案信息资源的共享, 意义重大。是社会和经济发展的必然选择。

2、档案管理事业发展的必然趋势

档案管理作为一门基础性事业, 在我国社会主义现代化建设中发挥着十分重要的作用, 有着举足轻重的地位。加强科研档案管理信息化建设, 是档案管理事业本身发展的必然趋势。面对全球资讯大爆炸的新形势, 科研档案管理必须要改变传统的工作模式, 调整档案工作的方法、手段和结构, 使科研档案管理工作与社会的整体发展相适应。与此同时, 科研档案管理信息化, 也有利于相关从业人员树立新的档案管理理念, 从根本上促进新的科研档案管理体制的建立和完善。

3、提高工作效率, 节约资源的必然要求

传统科研档案管理工作, 主要是利用人工对档案实体进行收集、整理、保存和利用的过程, 需要消耗的人力、物力较大, 且工作进程缓慢, 已经无法适应人们越来越快的生活和工作节奏, 更跟不上经济飞速发展的步伐。科研档案管理信息化, 大大提高了档案的储存量, 提高了档案信息的利用效率和频率, 促进档案信息转化为实际生产力, 有利于节约自然资源、人力资源和社会资源。

二、科研档案管理信息化建设的发展策略

要推动科研档案管理信息化建设, 可以从以下几个方面入手:

1、建立健全科研档案制度

要通过建立健全科研档案制度, 促进科研档案管理走科学化、规范化的道路。

首先, 将科研档案管理与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合起来, 使科研档案在科研工作中发挥实用, 也促进在科研工作中的科研建档, 使二者相互渗透, 协调发展。

其次, 要不断丰富科研档案资源。针对一些对经济发展、科技进步、文化建设有参考价值的档案, 要做到及时收集、科学整理, 严格把关, 使档案从数量上、质量上和结构上得到全面优化。

最后, 充分发挥计算机管理系统的作用, 提高收集信息、整理信息和搜索、利用信息的效率和准确率, 实现科研档案的自动化处理。

2、实现电子文件的标准化管理提供完善的查询系统

首先, 在科研活动及管理活动过程中, 要实现电子文件的规范化和标准化管理, 为科研活动和管理活动提供全程优质服务。建立与科技计划项目及管理业务流程集成的全文件生命期动态管理机制, 保证为科研活动提供真实、可靠、完整的数据信息, 并实现保密范围外的档案资源的高度共享。

其次, 要建立科学全面的查询系统和检索体系, 提供多角度、全方位、快精准的档案信息, 最大限度满足科研人员及管理人员对信息查询的需求。

3、保证档案信息的保密性和共享性

首先, 对于一些涉及国家机密和科研成果发明人权益的档案信息, 要按照科研档案的密级, 严格限制不同密级的阅读范围, 保证国家机密安全, 维护知识产权。另外, 在网路档案信息中要防止盗版或非法传播等侵权行为出现, 在保密范围外的档案资源中要注明科研成果的知识产权权属, 对站点内容的合理使用做出规定。

其次, 对于不涉及国家机密和知识产权的信息, 要通过网络实现共享, 使不同地域、不同行业、不同身份的人都能分享档案信息资源。对于一些具备极大参考价值的资料, 也可以通过设置权限, 实行付费查档, 在线销售。

4、扩大服务范围, 丰富服务内容

科研档案管理应扩大服务范围, 丰富服务内容, 实现以知识形态和观念形态而存在的科研成果转化为直接的社会生产力, 提高科研档案管理工作的社会效益和经济效益。使科研档案管理由封闭、被动、单一的服务层次, 向开放、主动、全面的层次靠拢, 保证档案资料的正确性、完整性和系统性, 为更多的人提供更好的服务。在全面了解和分析馆藏资源内容及利用者的利用需求的基础上, 编制多种专题汇编资料, 建立科研档案信息资源库, 为科研管理部门决策、科研成果推广应用等提供主动服务, 并与社会开展信息交流, 积极拓展技术市场服务。

结束语:

总之, 在科研档案用户的需求越来越多元化的今天, 传统的科研档案管理模式已经无法满足用户的需求, 更加无法适应科技进步、经济发展的速度。我们必须要加强科研档案管理信息化建设, 提高科研档案管理的正确性、全面性、灵活性和广泛性, 实现对科研档案管理的科学管理和开发利用, 实现其经济效益和社会效益。

摘要：随着经济全球化的发展和计算机技术的广泛应用, 我们已经进入到了信息时代。加快科研档案管理的信息化建设, 为科研队伍提供全面、实时、准确的科研信息, 并实现档案信息资源的共享, 是当前科研档案管理工作的重点。

关键词：科研档案管理,信息化,必要,发展策略

参考文献

[1]张青:《网络环境下的科技档案管理工作研究》, 《科技创新导报》, 2009 (35) 。

[2]陆萍、王上琦:《浅议企业档案信息化建设》, 贵州省档案局、贵州省档案学会“纪念贵州省档案馆成立50周年”学术交流会论文集, 2010年。

[3]李原:《创奇科技档案管理系统V2.0在环境检测技术档案管理中的实践》, 《内蒙古环境科学》, 2008 (3) 。

[4]安小米:《中外科研档案管理的现状比较及借鉴》, 《中国档案》, 2007 (8) 。

档案信息化策略分析 篇8

在当今信息化的背景下, 高校档案馆服务是为了给广大师生提供高效、方便的档案信息。高校档案馆既是我国档案系统的重要部分, 也是学校行政体系里的一个部分。努力实现高校档案服务的社会公共化, 已经成为现在高校档案馆的一项主要工作, 继续提升高校档案的服务水平, 有利于体现高校档案的重要价值。

1 目前高校档案馆的现状

1.1 管理员落后的服务理念

现在, 我国高校档案馆的管理理念难以符合师生们的需要, 这就使其在进行信息化建设时的进程缓慢, 馆藏资源也非常的少。在以前很长一段时间, 高校档案馆都是服务于政治的, 致使其现在的服务理念比较差。所以, 我国的高校档案建设虽然已经实现了信息化, 但在进行服务时却明显暴露出来了服务能力不足的问题。此外, 由于档案管理员存在着较为落后的服务理念, 高校档案在建设时也出现了只注重收藏而忽略服务的情况。

1.2 管理方法落后, 服务较差

当今我国的一些高校的档案管理还是沿用着传统的服务模式, 虽然大部分高校已经基本上实现了档案管理的信息化, 但受到服务方式和服务理念的影响, 高校档案馆的智能服务水平还是非常的有限。高校档案管理员的个人素质不高, 工作时主动接受新事物能力也非常差, 也导致了高校档案馆的服务水平不高。

1.3 管理工作没有落到实处

我国现代高校的档案里所包含了很多的私密内容, 这就使高校档案馆在服务时的情况比较特殊。我国已加大了对档案服务的重视力度, 而且也联合高校共同的不断投入了更多的资金支持。这些都促使高校档案管理的内容越来越多, 管理方法也更加的科学, 档案管理工作也越来越重要。

2 提升高校档案馆信息服务质量的策略

2.1 提升档案信息服务水平

为了继续提升高校档案馆的信息服务水平, 应该在高校档案管理的过程里运用绩效考核法, 具体的讲就是利用平衡计分法对档案馆信息服务进行评价。这种方法主要是创新的和后续的服务。其中后续服务有助于让高校档案馆服务的发展实现自我完善和循环, 高校档案馆的后续服务就是在服务进行完之后对服务的效果进行跟踪调查回访, 分析高校档案馆产生的社会方面和经济方面的效益, 从而更好的改善高校档案馆的服务质量。高校档案馆的后续化服务主要表现在以下方面:提高科研工作的调查和预判, 要建设与之对应的档案信息数据储备库, 事后对用户反馈的调查分析, 以及对高校档案馆服务的效益研究。随着高校档案馆地位在社会上的地位越来越突出, 必须要把高校档案馆的后续服务融进高校档案管理工作之中, 从而不断加强档案服务的水平。

2.2 完善档案整合, 提高服务能力

高校档案资料是进行服务的根本。由于传统的高校档案馆服务有着许多的弊端, 所以要提升档案主题的完善。把高校的档案信息进行整合, 具体来说就是要从众多的高校档案里选择那些与某个已知主题有关的信息, 然后再给档案的对象进行信息服务, 从而把档案信息里的全部作用发挥出来, 这样就要求从事高校档案馆管理工作的员工在提供服务前, 首先要把所有的档案信息统一的给分出类别并且适当的整合。对档案信息的即时有效特征进行评判的时候, 有的人时常把找寻档案信息比喻成就像是谋求食物那样, 人们只能在一定的时间里找到相对比较美味的食物, 但却不能找到那个永远都是完美的美食。建立信息化的高校档案馆, 就是要把所有的纷繁复杂的档案信息依据一定的主题和类别去整合, 能够保证当师生们需要去查阅翻看的时候, 只是通过方便快捷的搜索就可以找到他们想要的信息。高校档案馆在管理时一定要让所有的档案信息都具有一定的主题, 从而不断增加高校档案服务内容和范围, 为广大师生提供更好的服务。

2.3 树立正确的服务理念

高校档案馆的信息化建设虽然已经获得了一些成就, 但其服务能力问题是一个很大弊端, 究其原因, 从事高校档案管理的工作者自身的服务理念很落后是个重要影响因素。他们还只是使用传统的档案管理模式, 还只是认为高校档案馆的工作就是对各种各样的凌乱档案进行搜寻、整合和保存, 而没有对所管理的档案信息的重要性给予应有的重视。

3 结语

在当前信息化广泛应用的背景下, 注重提升高校档案馆的信息服务能力有助于更好的体现高校档案的意义。除了上述说到的策略以外, 还会有很多的办法, 比如构建公开的社会服务体系等等。总之, 高校档案馆的服务方法不应该是一成不变的, 要依据师生们的需要和档案的特征, 研究运用更好的策略来服务于学校人员。

摘要：随着我国高校信息化建设日益进步, 以及高校档案馆建设的逐渐完善, 使得我国档案的信息化建设不断朝着更多种方向发展, 在此基础上建立起来的高校档案馆信息服务也在稳步的开展。在高校不断增强档案信息化建设时, 档案馆工作者也要深入对档案服务策略分析, 从而为学校发展及教育工作提供服务。

关键词：信息化,高校档案馆,信息服务,策略

参考文献

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯, 2011, (09) .

[2]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报, 2014, (12) .

档案信息化策略分析 篇9

系统指的是由若干有关联的因子根据预先编排好的规则、以一定组织形式构成的具有某种独特功能的有机整体。系统具有多元性、相关性、整体性的特点。系统论的核心观点是整体的观念。贝塔朗菲强调, 任何系统都是一个动态、具有相互作用结构的复杂的有机整体, 它不是各个因子的简单组合或相加, 各因子具备特定的相互作用的关系。系统中各因子不是孤立地存在着, 每个因子在系统中都有特定的位置, 起着独特的作用。因子之间相互联结, 构成了一个无可分割的整体。系统的整体功能是各因子在孤立状态下所不具备的。因子是系统中的因子, 如果将因子从系统中割离出来, 它将失去因子的作用。系统论就是把所研究的对象当作一个系统, 分析其结构和功能, 研究系统、因子、环境三者的相互关系, 并透过现象揭示其本质, 寻找其变动的规律性。我们进行档案管理信息化建设, 也应该把它当作一个系统进行建设, 从整体的角度, 档案信息化管理的作用, 从而更好地促进高校教育教学水平的提高, 更好地发挥高校对社会的功能和作用。

一、高校档案管理信息化的内涵分析

高校档案管理信息化是指高校档案管理部门在国家档案行政管理部门的统一领导下, 在档案管理活动中应用现代数字化信息技术, 对档案资源进行合理的配置和利用, 以实现信息资源的有效利用和信息资源共享。这是一种系统性的活动。

二、高校档案管理信息化建设的应然性分析

(一) 高校档案管理信息化是当代社会发展的迫切需要

当今社会已经开始步入知识经济时代。知识经济建立在日益发达的成为未来经济主流的信息产业的基础上的, 它强调产品生产和信息服务的数字化、信息化。基于知识经济的特点, 高校和社会各方面对信息服务的需求, 以及信息技术的发展给予信息部门的冲击, 呈现出两方面的影响:第一是社会要求专门的信息部门能够以较高的存储、处理和控制信息的能力, 以知识和有效信息的形式, 高质量、高速度地为社会提供服务;第二是信息技术的飞速发展, 向每一个信息部门提出了严峻的挑战。信息技术的迅猛发展, 正在推动着整个信息产业的变革和发展。各个档案部门必须采取相应的措施, 以现代化的管理手段, 把档案信息以数字化、网络化的形式, 转化为知识和真正有效的信息, 服务于社会和高校否则, 档案工作就不能适应社会和高校的发展。

(二) 高校档案管理信息化建设是改变档案管理工作效率低下的重要途径

电子文档是当代新型的信息载体。它是一种以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。在高校档案领域中, 电子文档凭借其突出的优势将取代传统的纸质档案在高校档案领域中占主导地位。只有实现档案管理的信息化、数字化, 才能改变档案资源难以共享利用的种种窘境, 消除档案管理的封闭性, 实现档案资料的开放和共享, 使档案管理部门从传统的保管职能转向现代的信息采集、管理和服务职能, 致力于构建信息交流平台, 使高校档案信息资源得到科学合理的配置和利用。才能让高校为社会提供便捷高效的服务。档案管理信息化、数学化具有以下的优点:第一, 缩短了信息加工时间, 提高档案信息的时效性。档案信息数字信息化, 可直接通过计算机系统存取并可在通信网络上传输, 利用机读简捷方便。只要有一台计算机, 就可快捷地完成档案信息的加工, 并可快速进行二次档案信息修改, 可以提高档案信息管理的时效性。第二, 传统纸质档案检索时信息费时费力。电子档案可以极大地缩短信息检索时间。传统纸质手工档案信息检索, 工作量大、步骤繁琐。检索时要先查找目录, 再到档案架上进行核对查阅, 如果信息不够很明确, 就会增大查阅难度。但是通过计算机自动搜索, 则可极大地缩短信息检索的时间。

(三) 高校档案管理信息化可以促使高校校务公开化

高校档案信息管理互联网技术的研究运用, 为高校的校务信息公开提供了基础。高校通过网站建设等方式, 在校园网站上建设档案室网页, 公布校务有关信息、学校决策, 例如高校的办学宗旨、机构设置、人员聘用、职称工资、招生就业、教学科研、工会信息、图书资料等。有关人员只需要通过电脑联网, 随时随地都可以查询高校的相关信息。这对促进高校校务公开化起到极其重要的作用。

(四) 可以实现信息资源社会共享

随着计算机的高速发展, 网络技术得到不断发展和完善。在互联网信息技术支持下, 高校的档案管理部门可以通过互联网技术建设信息资源交流平台, 实现档案信息与校内各部门的信息资源共享。各高校档案管理部门之间和各区域、各行业之间也联合建设起档案资源共享平台, 实现信息资源的共建、共享。以较小的投入进行馆藏建设, 建立覆盖各区域的分布式、社会化、网络化的信息资源体系, 建成开放性、数字化、集成化的信息资源共享服务网络, 逐步实现信息资源服务整体化, 为全社会提供内容丰富、方便快捷的“一站式”信息资源服务。通过网络联机共享, 社会各界可以及时、快速获取各类所需信息, 从而满足各种信息需求。

三、高校档案信息化管理的影响要素及面临的问题

(一) 软件及硬件要素

一些高校往往在学校运营经费投放上, 优先考虑教学科研投入的需要, 把钱投放到教学第一线。对图书档案管理方面投入的重视程度明显不够, 对设施的置备、尤其是设施设备的更新不够重视, 部分学校连档案管理软件都没有购买安装, 使得档案归档无法及时进行, 档案管理不具备自动查询功能, 影响了档案管理的效率的提高。

(二) 安全要素

安全管理的要求更高更严。使用电子文档信息化管理, 在加快查询应用速度的同时, 因为电子文档存储在电脑及移动介质之中, 很容易在不经意之间被网络黑客所侵害, 或者被病毒所利用篡改。所以, 必须在加快信息电子化建设。

(三) 制度要素

由于各种原因, 导致高校档案管理制度不健全, 档案管理人员职责不明确, 档案管理工作还欠规范.而且高校有些项目要经过漫长的时间实施。项目文件资料形成周期长, 涉及单位广, 专业性强, 造成收集资料难度增大, 因而导致许多档案没有及时归档, 部分档案分散在校内各级部门管理, 导致各个单位档案长期零乱、不整理、不装订、纸质档案与电子档案不同步、更严重的导致部分档案损坏或遗失。档案工作人员的密保思想意识差, 借阅管理、移交工作没有建立相应交接制度、导致人员责任不清、管理混乱, 档案管理工作还没有进入“制度化、规范化”的管理轨道。

(四) 人才要素

由于部分高校领导对档案管理重视程度不够, 对档案管理队伍的人才建设不够重视, 档案管理专业人员比较缺乏, 档案管理人员队伍的素质不高。目前档案管理人员队伍中, 部分人员缺乏应有的专业知识以及现代的管理观念。在现代新技术、信息开发应用等能力方面偏低, 并缺乏敏锐的信息意识。而在当前的社会中, 新技术的应用越来越广泛。档案管理活动的信息化和网络化使得提高档案管理人员素质成为了当务之急。但当前能熟悉档案管理活动的内容, 并能进行信息技术研开发的专业人才却非常缺乏。这成了高校档案信息化建设的重要制约因素。

(五) 领导要素:对档案工作的重要性认识不足

长期以来, 由于高校档案工作是一项基础性的工作, 同时又是一项服务性工作, 很难产生明显和直接的经济效益。所以在整个学校工作全局中, 它是一项默默无闻的工作。因此容易导致相当一部分人员包括部分领导对档案工作的思想认识存在一些误区, 认为档案工作只是一些保管的事务性工作, 不是单位的主要工作, 只要不丢失, 不泄密, 能应付外调、查档就行了。因而对档案工作的重要性没有给予足够的重视, 对档案管理工作中遇到的问题, 在人力、物力、财力等方面往往没有给予及时的支持。

(六) 外部要素:标准、格式

一直以来, 高校档案管理都存在标准化程度不高的问题。传统的文档管理倾向于纸质文件的方式进行存档。缺少相关的管理统一标准。在档案安保等方面缺少相应标准, 在档案保密级别等管理上标准缺失。对档案封存、解封、使用等方面具体的规定, 因此造成档案管理活动的低效、泄密等不便, 并导致大量档案文件的价值无法得到体现。

教学档案管理由于涉及的专业多、范围广、内容繁多, 各教学部门缺乏整体规划, 各行其是, 造成全校在档案管理、数据查找、资料共享等诸多方面的极大不便。如在教学水平评估的资料准备中, 由不同人提交的不同报告中的同一内容会经常出现数据不一致的现象。

四、高校档案管理信息化建设的策略分析

(一) 加强安全防范措施及教育

首先, 增强档案管理人员的安全意识。必须将全面增强档案管理人员的安全管理、安全防范意识作为信息档案化管理的首要任务。深刻认识加强档案安全管理的重要意义, 始终坚持“以防为主、防治结合”的方针, 提高档案管理人员的安全意识和技能。其次, 加强技防手段。建立及时存档备份制度, 并设置相应机构进行管理。采用安全认证制度、加强病毒例行查杀、普及安防技术。研发运用网络监控技术, 强化访问管理, 提高技术安防能力, 保证档案信息安全。采取措施对信息化系统实施有效隔离。采取内部信息办公网络与国际互联网的隔离手段, 通过物离隔离确保信息在各自范围内使用, 避免内外网交叉使用的情况。一是可以通过在路由器上合理进行设定。将不安全、没有安全许可证、常带病毒的IP地址和服务屏蔽掉。二是正确设定防火墙。一般来讲, 防火墙大致有过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警等作用。

(二) 不断完善配备技术和管理资

首先必须在可靠的配套设备上下力气。尽量配备质量可靠、性能优良的系统硬件, 适当添置与之适应的设备, 以保证其平稳顺利运行。领导者应当以长远的眼光为档案管理配置可靠的计算机及其它辅助设施、设备, 并及时进行更换, 为档案信息化建设顺利进行提供良好支持。现代信息技术是档案信息化建设的基础, 现代信息技术相关的设施建设需要大量投入。因此, 为保证档案信息化建设的顺利开展, 要及时投入相应经费, 才能保证项目建设得到高质量完成, 并保证其先进性和安全性。要为档案信息化建设提供技术上的支持, 以保证信息化管理平台的平稳运行, 避免档案信息资源的丢失和被盗:应当要加大建设经费的投入和跟进。最好是政府将资金列入政府管理专项项目, 纳入到财政预算中, 为档案信息化建设经费提供有力保证。除外, 还可以拓展经费投入渠道, 如通过外包、联合开发等方式吸纳投资商, 多方面筹措经费。建立科研经费支持制度, 引导档案管理部门开发信息技术。其次, 及时研发和升级档案管理软件, 保证信息运行平台的安全、快捷、通畅。借用先进的档案信息管理软件 (如E R P管理软件) , 实现档案信息化系统与办公系统的贯通。促进档案管理网络化应用系统与办公系统的贯通, 建设自动归档的现代档案管理范式。

(三) 建设科学合理的档案管理制度

只有建立统一的、规范的档案信息化管理制度, 才能保证档案信息精确、规范、共享, 建设自动归档的现代档案管理范式才有可能。才能规范档案管理各个环节的管理行为, 使管理行为有据可依, 档案信息细致可查, 这是档案信息化管理得以顺利进行的根本途径。

其一是为档案管理活动设立统一的标准。没有标准化的规范, 各地、各部门各自设立标准, 那么用户就无法便捷、简易地在各个数据库中进行信息交互, 获取有用的档案信息。因此建立数据库时须有统一的标准和要求。信息存储必须依据同一标准和规范。这些同一的标准应当包括内容、分类、编号设置以及案卷目录等等方面。由于档案管理混乱、标准不统一的现象普遍存在, 当前, 必须着力解决档案管理标准不一问题, 建立起科学的管理标准。首先是建立科学管理制度。在信息时代, 文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。为实现档案信息资源的共享, 让使用者可以便捷、简易的提取档案信息, 从而服务教师、服务高校、服务社会, 必须建立科学的管理制度, 才能更好完成地档案信息化建设的各项工作。要保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等, 必须制定档案信息化管理规范、标准。如《档案信息化工作操作规程》等, 同时档案信息化要适应档案工作新标准, 切实推进档案管理信息化。

其二是完善档案运行机制。对现有室藏档案信息资源进行整合, 通过资源整合理顺管理体制和建立新的规范化运行机制, 杜绝造成新的档案资源交流互换障碍。加快实现档案信息的数字化。在资料归档上, 实行纸质归档和电子归档制度双归档制度, 实现档案电子检索, 充分利用信息技术优势提高档案查准率和查全率。并且以新的国家标准为基础, 建立统一的档案信息标准, 对现有的馆藏档案信息资源进行整合, 实现信息资源共享, 实现档案信息资源网上生成与归档。

其三是遵守国家法规规范。保证档案信息化各项工作的顺利进行。如根据国家档案局发布《数字档案馆建设指南》进行数字档案馆的建设, 建立标准规范体系, 保证数字档案资源格式统一、数据规范, 开发应用符合功能要求的管理系统, 推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化, 逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理。

(四) 提高档案管理工作人员的专业水平

档案工作是一项业务性较强的工作, 档案工作业务素质的高低, 对档案管理工作的质量起着至关重要的作用。档案管理工作人员除了要具备良好的职业道德, 还应当具备档案管理方面的专业知识和能力, 例如档案管理、档案文献编纂、档案保护技术、中外档案史等。此外还应当掌握其他与档案管理相关的知识, 例如历史知识、古汉语知识、相关的档案管理政策规定等。在目前档案管理中, 各种信息化系统开始广泛应用, 这就要求档案工作者需要有较高的综合素质。由于目前档案管理专业人员较少。现有的档案管理人员大多非档案专业出身。因而在档案学与档案管理方面相对缺乏系统的专业知识。为提高他们适应信息化条件下档案管理需求和技术。应当开通档案管理人员进修渠道, 对他们进行有针对性培训, 以提高其档案管理业务能力。

要适当引进懂得计算机、外语、网络、保密技术、数据库等最新技术的专门人才, 以使档案队伍的人员配置趋于合理, 满足档案信息化建设的需要。具体来说, 就是要注重吸收一些具备信息技术的高校毕业生充实档案工作队伍, 努力培养和造就一只具有较高素质、掌握现代化管理方法的、能应用计算机进行档案编目著录、打印、工程图纸扫描输入的复合型人才, 更有效地管理和开发档案信息资源, 推进档案管理信息化建设。

参考文献

[1]耿亚楠.档案管理创新与服务模式研究[J].办公室业务, 2013.9:59.

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[9]邸玉.浅谈档案信息安全的有效管理机制[J].民营科技, 2011.5.

档案信息化策略分析 篇10

档案管理一门综合性很强的学科, 档案的内容涉及广泛, 要将档案统一的进行分类、规划, 不仅需要的时间较长, 并且结构复杂, 对档案管理人员来说是一项重担。随着科技的发展, 将信息化技术应用到档案管理中成为一种新型的档案管理方式, 档案信息化管理方式是将整理档案的工作重心由实体保管转向为信息化系统保管的过程。实施档案信息化管理是一个有待完成的目标, 必须要针对个别地区、个别单位进行相应的资源管理, 完善档案管理机构组织, 合理的利用有限资源, 采取适当的手段进行资源协调, 有效的推动我国档案信息化建设。下面将介绍档案信息化管理的基本内容和相关原则, 分析在发展档案信息化建设过程中出现的严重问题以及对应策略。

1. 简述档案信息化管理的基本内容

科技的快速发展推动了档案信息化建设的进度, 档案信息化管理主要是将对档案管理的重点由传统的实体保管转变为现代化信息技术管理的过程, 在进行档案信息化管理的过程中, 实现档案资料的信息化、网络化, 提高了档案的利用率, 使档案的查询、整理、存储变得轻松起来, 实现档案信息的资源共享。档案信息化管理的主要内容就是将纸质的文件、声像的文件通过数据库技术、高级压缩技术等传输到网络中, 对档案信息资源进行系统的规划, 从而有利于档案管理者更好的管理档案信息。实现了档案信息化管理后, 减少了工作人员的工作强度, 为资源共享提供了服务, 使档案信息化管理顺利实施, 推动了档案信息化建设的发展进度。

2. 探析档案信息化管理必须要遵循的基本原则

2.1 建立规章制度原则

在实施档案信息化管理中要制定合理的规范性制度, 为档案管理工作提供基础的制度保障, 只有建立了正规的工作标准或者有效性工作规范, 才能为纸质文件进行系统有序的整理、储存提供保障, 避免了出现档案资料整理混乱、重复保管等情况。

2.2 保障资源安全原则

科技日益发达的同时也带来了很多网络问题, 黑客侵袭、病毒骚扰等问题逐渐在扩大, 对一些网络资源造成了很大的影响。因此, 必须要深入研究和开发网络的安全技术, 才能保障网络上档案资源信息的安全。

2.3 有效提供帮助原则

建立档案信息化管理是一项严峻的任务, 需要大量的人力、物力和时间来投入, 因此, 必须要加强在建设档案信息化管理过程中的效益性, 根据实际的档案管理情况, 进行不同的档案信息化管理方式, 提高档案管理工作的效率, 从而为推动档案信息化管理建设。

3. 分析在实施档案信息化管理过程中遇到的问题以及实施策略

3.1 分析问题

3.1.1 缺乏正确的认识:

部分地区的单位领导和档案管理人员对实行档案信息化管理没有很强的意识, 没有认识到档案信息化管理对单位、对个人、对社会的重要性, 不明确档案信息化建设的根本要求和总体目标, 对实现资源共享的意识不强, 缺乏最基本的创新意识, 认为传统的档案管理方法是安全的、正规的, 并且可以适应工作的发展, 不同意将档案信息保管到网络中, 这就导致了我国的档案信息化建设一直停留在初级阶段。

3.1.2 没有足够的经费:

实施档案信息化管理需要大量的资金投入, 例如计算机设备投入等, 并且得到回报的时间较长, 因此, 没有足够的经费也是影响档案信息化建设的影响因素。

3.1.3 缺乏专业的人员:

在实施档案信息化的过程中, 必须要有专业的计算机人才或者有相关能力的技术人员, 并且还要需要这些人员的具有专业的档案管理技能。因此, 导致了双向人才的缺乏, 严重阻碍着档案信息化的建设发展。

3.2 解决策略

3.2.1 提高思想意识, 改善思想观念:

首先要改变部门领导和档案管理人员的思想观念, 建立对档案信息化建设的正确认识, 高度明确要跟着社会发展, 企业要适应时代发展的要求, 摒弃传统的旧体制、旧观念, 从根本上推动档案信息化的建设。

3.2.2 完善管理制度, 创建规范体系:

实施档案信息化管理不仅需要人员来执行, 也要依靠完善的行业标准进行辅助。只有建立了完善的管理制度, 建立了合理的规范体系, 才能对档案管理人员造成约束, 使工作人员更加认真的去工作, 同时也能为系统的、有序的整理档案资料提供帮助, 切实可行的推动了档案信息化建设向规范化、标准化发展。

3.2.3 培养专业人才, 配备先进设备:

拥有了专业化的档案管理人才, 才能为档案信息化建设提供发展基础, 国家应该加大力度培养拥有专业计算机技术和档案管理技能的人才, 并且配备先进的计算机设备, 保证档案信息化建设中的软件和硬件相互配合, 共同为推动档案信息化建设提供帮助。

总结

全面建设档案信息化是一项长期又艰巨的任务, 实现档案信息化建设不是靠单纯计算机人员和计算机技术就可以实现的, 它需要所有档案管理人员相互配合、共同努力才能实现。因此, 必须要改变企业档案管理人员的思想观念, 建立合理的标准制度, 并且培养专业的档案信息化人才, 才能有效推动档案信息化的建设, 从而为社会提供更好的服务。

摘要：随着科技的不断的进步, 我国已经进入到信息化管理状态, 对档案管理也要求实行信息化的管理。档案信息化管理在我国的信息技术发展中发挥着重要的作用, 通过将现代化的信息技术运用到档案管理中, 从而科学有效的对档案资料进行管理。在科技快速发展的情况下, 推动档案信息化建设已经成为档案管理部门的重点关注项目, 改善传统的档案管理体制变得刻不容缓。下面将具体对档案信息化管理的基本内容和管理原则进行分析, 并且探讨在推动档案信息化建设过程中出现的问题以及解决策略。

关键词：档案信息化,管理,建设

参考文献

[1]方昀, 郭伟云.计算技术对档案信息化的影响和启示.档案学研究, 2010年4期.

档案信息化策略分析 篇11

[关键词]档案信息；资源管理；开发利用；策略构建

引言

档案信息资源紧密联系着社会工作的历史、现在和未来。近年来，档案信息资源的服务职能日益凸显，促进了社会信息资源的流通。因而，档案信息资源的深度开发和利用成为社会广泛关注的焦点之一。科学构建档案信息资源的开发和利用体系，必须在把握其重要意义的基础上，理清过程中存在的突出问题，为探寻策略构建道路夯实理论基础。

一、开发和利用档案信息资源的重要意义

任何一个社会单位的档案信息资源，都是社会总体信息资源的重要组成部分。档案信息资源的开发与利用，关涉到社会单位信息系统的构建，同时关系到公民信息权的保障。因而，档案信息资源的开发和利用，对于社会、单位以及公众都具有重要意义。

（一）提升档案利用水平，发挥档案利用价值

传统的档案管理观念认为，档案信息资源不过是一堆久蒙浮尘的故纸，其开发利用也不过是掸去故纸堆的尘土。这一观念严重曲解了档案信息资源的价值。档案中所涵盖的信息资源，既可以对未来工作进行启发和指导，又能够以先前教训为日后提供前车之鉴。科学开发和利用档案信息资源，不仅可以提升档案管理水平，而且能够最大程度发挥档案的可利用价值，真正做到以史鉴今。

（二）拓宽信息资源渠道，增强单位软式实力

档案在国家各类信息资源中具有举足轻重的地位，合理开发和利用档案信息资源，是拓宽国家信息资源开放渠道的重要步骤，其丰富了信息资源利用体系。同时，档案信息资源作为重要的理论财富，其开发与利用的程度直接关系着单位文化建设水平的高低。因而，科学高效地开发和利用档案信息资源，能够在一定程度上增强单位的软实力，为单位建设提供坚强的后盾保障。

二、当前档案信息资源开发和利用过程中的障碍

档案信息资源的开发与利用是一项系统化的长期工程，不可能一蹴而就。从目前档案工作实践来看，这一过程中仍然存在一些障碍性问题，主要涉及思想观念、管理方式以及运行机制等方面。

（一）档案管理意识浅薄，开发利用观念滞后

囿于长期以来的陈旧观念，许多档案工作者仍然认为档案信息资源管理无关紧要，只是单位的附属性工作。因此，上至单位管理者，下至基层档案工作者，对档案信息资源的管理重视程度不够，深度开发利用档案信息资源的意识更是滞后。这种固步自封的思想理念，已经成为阻碍档案信息资源开发和利用进程的首要障碍。

（二）档案管理方式落后，科学管理水准较低

目前，诸多单位的档案信息资源仍然主要局限于纸质化管理，没有建立健全的信息化、数字化、科学化管理模式。档案信息资源管理方式的落后，严重影响了其开放进程和综合利用程度。同时，由于对档案信息资源的重视程度较低，因而对档案信息资源管理的经济投入较少，造成档案信息资源在开发利用过程中存在严重的硬件桎梏。

（三）获取档案渠道不畅，缺乏高效运行机制

档案信息资源的开发利用范围，不能仅局限于单位内部使用。一些具有公共价值的档案，需要向社会公众开放，这也关系到公民信息权利的保障。但是，当前档案信息资源的开发、开放程度不高，不论是单位内部还是外部公众，获取档案信息资源的渠道非常有限，并且在获取过程中受到重重阻碍。缺乏档案流通的高效运行机制，已经成为贯穿档案信息资源开发与利用全过程的重大阻碍。

三、完善档案信息资源开发利用的策略构建

随着社会经济和信息技术的蓬勃发展，信息化、科学化、高效率必须要成为档案信息资源开发和利用的主旋律。探寻档案信息资源开发利用的相关策略，是构建完善的档案信息资源运行体系的关键环节。

（一）加快数字管理进程，优化整合档案资源

档案信息资源的数字化建设，既迎合我国资源建设的前景，又符合信息科技时代资源管理的主要方式。在档案信息资源管理过程中，加快数字管理进程要做到两点：一方面要优化整合档案资源，对现有档案的种类、保存形式、完整程度等进行全面登统、合理分类；另一方面，积极建设档案信息资源线上管理平台，实现目录信息数字化、档案内容数字化以及检索功能数字化。这样既可实现档案信息资源的无缝隙安全保存，又可提升档案的利用效率。

（二）深入挖掘档案价值，综合利用档案信息

档案信息资源从其本质上来说，是一座内涵丰富的资源宝库，网罗着诸多高价值的可利用资讯。档案信息资源的深度开发和高效利用，不仅要依赖于先进的数字信息化管理体系，而且要注重深入挖掘档案本身的价值。这样一来，档案利用形式得到了创新，档案利用价值也得到最大程度发挥，从而在根源上增强了档案信息资源的运用效能。

（三）营造科学管理环境，注重档案资源保密

在开发利用过程中，转变管理档案信息资源的思维理念是重中之重。只有从思想上重视档案信息资源的管理、开发和利用，强化服务理念，才能够营造最优质的管理环境，实现档案信息资源利用的规范化。同时，档案信息资源的解密不等于全部公开，开放更不等于放弃保密制度。对密级程度较高的档案信息资源，单位和档案工作者必须注重保密，在开放范围和利用程度上进行有效控制，从而保障档案信息资源开发利用的安全。

四、总结

承前所述，档案信息资源具有高度开发利用价值，对于社会建设和单位发展具有良好的借鉴指导意义。因此，档案工作者必须着力解决档案信息资源管理过程中的障碍。同时，要在统筹协调、保障安全的基础上，拓宽档案信息资源开发和利用渠道，加强全方位、立体化的档案信息资源共享平台的建设，从而力争使档案信息资源产生更多社会效益。

参考文献

[1]赵源广.我国档案信息资源开发利用的现状及对策研究[D].云南大学，2014.

[2]刘彩云，沈春会.刍议基于主体的档案信息资源开发利用[J].办公室业务， 2015，（05）.

[3]王艳.关于档案信息资源开发利用的探讨[J].黑龙江史志，2013，（23）

[4]张建君.论网络环境下档案信息资源开发利用的策略[J].黑龙江档案，2014.（04）.

[5]肖长英.浅析档案信息资源开发与利用的若干问题[J].黑龙江档案，2015，（01）.

水文档案信息化建设策略探讨 篇12

水文档案主要包括四部分:水文原始观测记录、水文资料整编成果、水文资料调查评价和研究项目成果。

水文原始观测记录包括水位、水质、水温、流量、水情、地下水位、降水、蒸发等的观测记录。每个观测点以年为单位记录成卷。现在已经使用计算机采集的数据模块取代了原始的手工记录表。水文资料整编成果一般是数据报表,是水文水质观测数据经过按技术规范标准进行整编后形成的材料。水文调查评价和研究项目成果是在完成水文实验、科研、专项调查评价后整理而成的文字图报告,每个项目分别立卷。

二、目前存在的问题

目前我国对于水文档案信息化建设一方面局限在系统的内部,侧重于工程建设、重水情处理、水环境检测等方面的业务建设,忽略了服务于全局的综合档案管理的信息化建设,推进全局工作的力度也有待加强。另一方面,档案管理人员不具备现代化档案管理技能。很多管理人员并没有经受过系统的培训学习,仅仅会使用目录进行检索,并不具备网络咨询服务、电子档案归档管理等操作技能。此外还存在技术支持和统一规划的问题。

三、水文档案信息化建设策略

(一)投入足够资金和技术。

水文档案应用于各个领域,发挥着不可或缺的重要作用,相关部门更应该给予足够的重视进而提高水文档案管理水平。在水文资料信息化建设的过程中需要引进大量的计算机设备、长期的维护投资、专业的管理人员以及相关的管理软件等工作,在进行信息化建设时,应当投入大量的资金和技术,确保硬件设施可以紧跟发展的脚步,人力资源方面应该多招聘优秀的技术人才,持续性的投入资金确保管理可以有序进行。只有不断地进行档案完善,才可以让水文档案管理更好地服务于各个领域。

(二)建立合理、科学的管理。

只有建立合理、科学的档案管理,才可以加快档案的信息化建设。水文档案专业性较强,设计的范围广以及技术性要求高的特点使得其在信息化建设的过程中更加应该关注源头。首先要制定信息化建设工作的计划,好的计划可以起到领头羊的作用;其次,加强综合档案室的业务监督力度,建立科学的档案管理制度,清晰档案管理流程,还可以使用水文数据网上归档的方式对档案进行录入归并,这样就实现收集管理各类档案的工作;最后,加大电子文件归档管理。这种管理方式对于软件和硬件的要求较高,还依赖于良好的管理制度,还要确保系统的电子文件的真实性、可靠性、完整性和安全性,确保纸质档案要和电子档案一起完成。

(三)加强培养管理人员的综合素质。

水文档案管理离不开管理人员的支持。水文档案管理是一项专业性十分强的工作,这就要求管理员不断强化自己的档案知识,增强自己对于档案知识的意识,分配好档案管理人员的配备问题,让每一个工作者在管理中提升自己的业务水平并且认识到自己的责任和使命。还要健全规章制度,管理员不仅仅要学习贯彻<<中华人民共和国档案法>><<水利档案工作规定>>等法规,还要联系水文档案管理工作的实际情况,制定出适用于单位的<<档案分类方案>><<安全保密制度>>等管理规定,这样才可以确保职责明确、制度健全、分级管理的策略,更好地开展档案工作。还要加强业务建设,做好完善工作,即:根据水文档案的专业性,对其进行科学合理的分类,制定出示意图和大纲,确保分类的实用型、稳定性;还要根据档案归档的范围划分档案保管期限,制定对应的编号,对于不同地域、不同时间的档案可以按照地区、年份、流域水系进行排列,这样有助于维护水文记录之间的连续性,还可以规范的整理各类档案。最后还可以将水文档案分纸质和磁介质的形式进行保存,纸质资料可以确保档案在输出时完整、清晰并且装订成册,按卷册就可进行划分统一,磁介质水文资料通用性强,可靠性高,可以在周期内予以更新。

摘要：21世纪的今天是一个信息化的社会,我们对于水文资料的需求也越来越大,水文资料管理常使用水文档案对信息进行管理,这些档案为社会生产和水工工程提供了很好的参考价值。由于社会处于不断发展和建设中,水文档案的管理也不应该遵循传统的记录模式,应该跟随时代进步完成信息化管理,这样可以提高资料的安全性和管理的高效率性。目前我国的水文档案管理距离全面信息化还是有一定的差距,存在一些问题,在本文中先对水文档案进行描述和分类,同时说明其重要性以及存在的问题,并对如何实现水文档案管理的信息化提出了一些建议和策略。

关键词：水文档案,档案管理,信息化建设,策略

参考文献

[1]叶晓春.新形势下提高水文档案服务意识的几点思考[J].广东水利水电,2006(03):165-166.