档案信息的电子化管理

档案信息的电子化管理（精选12篇）

档案信息的电子化管理 篇1

摘要：随着社会的不断进步, 传统的档案管理已经跟不上时代的步伐。档案信息的电子化管理变得越来越重要, 它将逐步地替代传统的档案管理, 也是电子时代档案管理的新领域。

关键词：档案的电子管理

一、档案的电子管理的概念

所谓档案的电子管理, 是以馆室的档案材料为依据的纸面的形式为主, 同时借助电脑对档案材料有选择地筛选, 好好处理, 把它变成计算机软件可以识别的存储信息供人们方便使用。

二、档案信息电子化的状况

1. 档案软件对于电子信息的管理比较欠缺, 移植性也很差。由于各个科室的计算机规格不一样, 导致档案软件不能互用, 一个档案软件不能具有双重的作用。要想完成文件搜索和档案的电子管理很困难。所以档案的电子管理很有必要的。

2. 在现今社会还没有成立一个数据交换的目录档案系统, 档案信息的统计系统和网络建设千姿百态, 研究性、兼容性、实用性比较薄弱, 不能达到档案信息资源共用的要求。

3. 档案的工作必须正规管理。档案的信息管理的基础条件要做的认真。由于各种原因, 档案馆室的档案管理不好, 答卷的质量不好, 各种档案的规则不一样, 档案软件的可用性不好;档案的管理也没有统一规化, 单纯看一个系统, 不能扩大标准, 这也限制档案信息的电子化。

4. 档案的工作流程和管理标准都没有从计算机发展史来考虑。以前传统的档案分类及档案管理标准已经远远落伍了。现行的归档文件资料越来越流行。

5. 档案信息的工作人员全员培训, 提高自身的素质。为了尽早完成档案信息的电子化, 前提要有用之才的人, 工作人员必须具备一定的专业知识和最近的专业技术, 不能只会简单的计算机操作。在当今社会, 很多档案科室缺少高级的专业技术人员, 特别是档案和信息管理的统合型人员更是少之又少, 绝大多数档案工作人员使用现代化技术手段比较弱, 一小部分人存在现代文盲的情况。虽然有了现代化设备, 但是远远不能起作用, 那更别谈档案信息的电子化。

三、档案信息的电子化的发展方向和对广播台的档案业务管理工作的影响

1. 自从办公自动化软件、wps等新生的事物涌现后, 使档案的管理方法发生了巨大的变化, 老式的手写等方法一律通过计算机来完成。传统的档案的管理方法比较精细, 同时存在着纸质的形式。凡是检索者需要都非常关注信息, 可是这些众多的信息是来自不同的档案。如何把这些所有的信息集中起来, 是档案工作者的一大难题。所以我们要有一些有意义的档案信息, 这样才能让用户对档案工作人员更满意。所以, 档案的电子化管理是是未来发展的必然趋势。

2. 对档案自身的制约:档案的自身特点是原始记载。原始记载主要表现在档案的内容上:需要经办人亲自书写和领导的签字等, 它体现了内容的真实性。这种原始的档案的记载, 具有一定的证明作用。在办公系统中, 电子的文件从书写到改正都可以在电脑完成, 改变了老式的原始记载。档案的电子管理是档案信息管理中的最后一环节。人们可以方便地在计算机上对档案进行修改和校正。

3. 对档案学的研究方向的制约:档案学研究方向主要由研究对象所决定的。传统的档案学主要是纸的, 自从电子的出现, 档案的工作由此面改变, 所以档案的研究对象也与众不同。老式的管理方法改变了, 出现了新的创新模式, 大大地提高了原有的档案学。所有研究内容都以电子文化为主。涉及计算机的技术和硬件的维护, 能够独立完成档案的电子管理, 也是档案学的必不可少的内容。

四、对档案的电子管理的优势和就采取的方法

1. 使用现代化的手段, 提高工作效率。现今社会的档案管理对计算机的使用情况比较简单, 所以进一步潜能开发比较简单。有的单位只是把档案进行保存, 造成浪费很多的人力资源。

2. 减少电子管理的时间, 提高工作效率。传统的档案管理是选材, 然后编辑, 最后出版。工作流程比较长, 信息流失的多, 耽误了档案的有用价值。

3. 档案的电子管理可一次投入, 它能够改变档案管理的工作方法。手工编研信息成果出版需要较多的经费, 但目前乃至今后一个相当长的时期内, 企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的, 依靠自身解决也不是件容易的事, 解决不好, 档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4. 档案的电子管理, 电子管理的信息可以多复制几份, 将好的电子信息报到上一级各个部门, 扩大了知识面, 开展了很多服务范围, 所以档案的管理也就得到了提高。

5. 档案的电子管理使档案与最前沿的知识相接轨。能够提高档案工作人员的工作效率, 使档案工作更好地做下去。

采取的方法:

1.一定要做好档案的电子管理的工作, 完成电子管理。由于最新的文件材料的归并迫在眉捷, 要求档案人员亲自到文件的领域, 把电子管理所接收的信息进行处理, 从而保护电子的原始记载, 了解电子的最新信息, 提高档案工作人员的工作效率。通过计算机的专业技术加工, 把电子的文件更改属性, 保护电子文件的原始记录。使它保持原始档案的属性, 发挥一定的作用。

2.让档案管理立体发展。传统的档案管理一般是直线发展的, 随着人们对档案管理工作的重视, 这种直线发展状态已经不能跟上时代的步伐, 它只是体现了纸面上档案的管理情况。随着档案的电子化出现, 档案的分类和它的管理工作也是日益渐增, 它的管理工作和使用机率也很多。所以, 在原始的直线基础上上, 多增加一个信息记载的内容, 形成三维的, 变为立体化发展。

3.要集中提高档案工作人员的知识结构和现代化技术手段。广电台的档案工作人员必须使用现代化的技术手段, 同时结合档案事业发展, 不断地更新旧知识。引进最新的前沿技术。让档案工作人员具备一定的专业的知识, 适合时代的发展。我们要提高档案工作人员的工作效率, 通过多种方法来提高自身的素质。

总之, 档案的电子管理是未来社会的必然趋势。特别是大型企事业单位, 这种电子化管理可以大大地提高工作效率, 推动社会的进步。广电台的档案电子的管理是当今社会未来发展的必然趋势。

参考文献

[1]徐京利.解密中国外交档案 (1949-1955) [M].2007.01.

[2]李国庆.档案中介机构理论与实践研究[M].2006.

[3]国家档案局.中国档案分类法[M].1997.01.

档案信息的电子化管理 篇2

城市勘测电子档案管理信息系统的实现

针对城市勘测行业电子档案的特点,结合“3S”技术和网络应用技术的发展和实际应用,从勘测生产的`实际出发,开展“城市勘测电子档案管理信息系统”研发和建设,以科学的手段管理城市勘测电子档案的各个工作环节,实现电子档案的高效建库和集成管理,提供电子档案的网络化应用服务.

作 者：李黎 刘琳 LI Li LIU Lin  作者单位：武汉市勘测设计研究院,湖北,武汉,430022 刊 名：测绘工程  ISTIC英文刊名：ENGINEERING OF SURVEYING AND MAPPING 年，卷(期)： 17(3) 分类号：P208 关键词：信息系统   电子档案   城市勘测   GIS   OA   WebGIS  

电子档案信息安全管理研究 篇3

关键词：电子档案；信息安全；保障措施

1.问题的提出

当前，很多单位缺乏对电子档案信息安全管理的知识和技术，难以保证电子档案的安全、可靠的状态。因此，电子档案迫切需要解决信息安全的问题。电子档案源自电子文件，它是在计算机中产生的文字、图形、声音、影像等多种信息，将其进行数字化集合，使其具有归档保存、备查、凭证作用。各单位应保障电子档案原始性、真实性、可靠性,构建完善的信息安全保障体系[1]。

2.电子档案信息管理存在的安全问题

2.1 物理安全问题

电子档案的存放环境影响着电子档案信息管理存在的安全。例如：存在环境的温度、湿度、以及防盗、防毁、防磁能力。要保证电子档案的计算机系统不受自然灾害和人为破坏。电子档案的信息安全首先要解决物理安全，通常可以采取对传导发射的防护和对辐射的防护两种措施，来保证电子档案的物理安全。

2.2 软件安全问题

电子档案信息安全需要软件安全，才能使电子档案正常运行流转。电子档案的运行软件应满足技术要求，能够实现严格的权限控制，保障合法用户可以对电子档案进行创建、归档、利用，避免非法用户的访问和非法拷贝的问题。

2.3 数据安全问题

电子档案信息安全最重要的就是数据安全，这样才能保证电子档案信息的完整、有效，避免被修改、泄露等。为此，应对电子数据进行备份，确保数据的安全。通过在线备份管理的方式，并根据实际情况采取近线存储与离线存储结合的方式进行数据备份。而电子档案在变化的软硬件环境中，会出现电子文件不能被识别读取的安全隐患，这就需要对软硬件环境进行备份，或者对备份的数据进行“数据转换”操作。对电子档案进行备份介质的选择上，可以选择光盘、磁带、闪存盘和缩微胶片[2]。电子档案的备份可以按时间段、项目等进行分类备份。与此同时，还应根据档案数据的安全管理级别设置权限的安全管理，以对应不同类型的访问用户。

2.4 网络安全问题

电子档案的计算机网络及其节点可能受到威胁和网络的脆弱性的安全问题。因此，有必要保证计算机网络的安全，这样才能为用户的异地使用电子档案信息保障网络的畅通安全，实现有效地利用电子档案信息。网络安全问题的解决一般采取物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术，而防火墙技术成为最佳的同外网隔离与访问控制的措施。

3.电子档案信息安全管理的保障措施

3.1 增强安全意识

电子档案的使用单位和操作人员应创新服务形式，提高安全意识。各单位应积极进行电子档案的资源共享，建立电子档案的共享联盟，通过计算机网络技术，为各类用户提供安全、优质的信息服务，包括网上档案信息查阅，咨询服务。单位应对电子档案管理者进行培训，提高档案信息服务的质量和效率；增强他们的安全意识、保密意识，以及工作责任心。

3.2 基础设施和应用系统建设

各单位应加强电子档案的基础设施和应用系统建设，为社会用户的电子档案使用创造广阔的交流渠道和途径。这些基础设施应是智能化、综合性的电子档案馆，能够对盗窃、水灾、火灾实现控制的安防系统；电子档案信息管理平台优化电子档案信息管理系统。推行电子档案的管理标准，各单位还应推行电子档案的管理标准，完善电子档案操作的规范体系，使电子档案管理实现权责分明、集中管理、定期检测、定期维护、以及技术风险评估制度[3]。

3.3 技术的不断升级

电子档案信息安全管理技术应不断进行升级，目前最通行的几种升级手段包括[4]：第一， 签署技术。电子档案的签署能够保证该份文件的原创性。电子档案的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。第二，加密技术。这样可以确保电子档案内容的非公开性。这种技术采用的是双密钥码进行加密，防止第三者解密原文件。第三，身份验证。通过对用户进行身份验证,可将非法用户拒之系统之外。第四，防火墙。它是一种访问控制技术, 控制进、出两个方向的通信，使被保护网络的信息和结构不受侵犯。第五，防写措施。用户只能从计算机上读取信息,不能追加或擦除信息,保持电子档案的原始性和真实性。通过以上措施，可以加强计算机网络的安全性，防止病毒和黑客的攻击，确保电子档案信息不被非法访问，以及篡改、和毁坏，从而有效保障电子档案信息的安全。

3.4 营造良好的电子档案存放环境

首先，要保证电子档案载体的物理安全。通常情况下，电子档案存储在磁、光介质上, 这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。电子档案存放环境要求温度在14 ~24摄氏度之间。这样的温度可以防止电子档案的介质变脆,避免老化。电子档案的环境湿度应在40%~60%之间。这样的湿度可以防止磁带、磁盘的膨胀与变形,避免变脆易碎。电子档案存放的载体应直立排放,避光、防尘、防变形, 同时要远离强磁场和有害气体。其次，确保电子档案内容具有严谨的逻辑。电子档案采用最新技术与方法，尽量保持内容格式编排上的一致。电子档案所依赖的技术及数据结构和相关定义参数进行保存, 并可以采用先进技术加以转换。再次，要保证电子档案的原始性。电子档案以原始形成的格式进行还原显示。要求保存电子档案的相关支持软件和整个应用系统进行妥善保管，这样就能够使电子档案按原始的面目进行显示；或者保存原始档案的电子图像；或者保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。保存的电子档案应容易理解。保存电子档案的内容应尽量避免被人不完全理解。因此，为了使电子档案便于理解，在保存电子档案时，应保存与档案内容相关的信息，例如: 元数据、物理结构与逻辑结构的关系，电子档案名称、存储位置；与电子档案内容相关的背景信息等。最后，单位应对电子档案载体定期进行有效的检测与维护。电子档案载体受到环境的不良影响,应定期检测保存的电子档案载体，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。在对电子档案定期检测,应考虑时间和成本的问题，应采用随机抽样的检测方式，保证样品数量高于10%，检测的过程应注意电子档案载体的外观, 查看其是否有损坏或变形,有无霉斑等；在对其进行逻辑检测, 应使用专业检测软件进行读写校验，在遇到出错的载体,应及时进行修正。要保证检测的操作规范，不能出现人为损坏。

3.5 构建电子档案安全体系

各单位应构建电子档案安全体系，促进电子档案的高效和安全使用，安全体系提供的保障包括系统安全性和信息安全性。这些防范措施可以防止非法用户的侵入，保证用户的权限操作，促进电子档案长期稳定的状态。构建电子档案安全体系应从以下几方面着手：

第一，应确保网络传输安全。这能够保证电子文件在网络上传输的安全性，确保用户在线阅读电子文件的安全。

第二，加强电子档案的信息存储安全。采用电子文件的加解密、电子文件的防篡改技术保证电子文件的原始真实性。

第三，加强操作系统的安全性。单位建立服务器操作系统的安全维护、升级、服务器系统打补丁的工作。

第四，建立安全检测系统，包括安装杀毒软件、防火墙、升级。

第五，加强应用系统安全建设。其内容应包括安全登陆、资源访问安全，确保电子档案应用系统的安全。

第六，加强电子档案系统安全审计。单位应建立电子档案系统的安全审计功能，建立电子档案使用和操作的审计日志，并定期进行审计，及时发现系统安全隐患。单位构建电子档案安全体系，不但应用先进的技术保护措施，而且还应执行科学规范的管理制度，确保电子档案的安全。

参考文献

[1] 杨安莲.论电子文件信息安全保障体系的构建[J]. 上海档案, 2010, 7

[2] 王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J]. 河北大学学报(哲学社会科学版), 2002, 2

[3] 胡雪飞.电子档案信息安全管理初探[J]. 机电兵船档案, 2010,4

档案信息的电子化管理 篇4

一、文书档案管理信息的电子化的优点

首先, 使用方便, 便于检索, 办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体, 将信息存储在上面。计算机的运算速度极高, 具有强大的信息处理能力, 这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整, 出现漏抄, 字迹不工整等问题, 节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候, 按照资料的分类进行收集、统计和查阅, 时间大大缩短。因此, 电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式, 最明显的就是方便, 检索效率高。

第二, 信息易于保管。与纸质载体相比, 电子档案使用高科技材料制成, 不仅能够防止虫蛀、防潮, 而且可以重复使用, 节能、环保、使用寿命长, 解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小, 操作简单, 不需要占用大量的人财物力。所以, 它的特点是存储时间长, 不易受损, 节省资源, 稳定性好, 易于保管。

第三, 电子传输, 实现资源的共享。在传统的手工操作中, 各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享, 大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展, 方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流, 利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递, 适应现代社会快节奏的工作特点。第四, 提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力, 不免会出现在传输过程中资料的丢失, 并且通过邮递极高费时费力, 安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题, 不仅保证文书档案的及时传输, 而且能够确保其安全性, 不会造成档案的延误或者丢失现象。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先, 档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性, 人们可以对电子档案进行反复的输入和修改, 并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式, 人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性, 并且电子档案没有印章和亲笔签名, 相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

其次, 网络化的发展, 电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生, 网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容, 病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失, 假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三, 文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机, 懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平, 但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限, 不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四, 电子文件兼容问题。随着信息化得普及, 电子文件的问题凸显, 其中电子文件不兼容的现象尤为明显, 电脑软件开发的通用性差, 不同的系统生成的不同的电子文件, 他们之间不能识别, 或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换, 这些问题丞待解决。

三、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题, 笔者提出以下举措。第一, 针对安全性问题, 在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离, 文书档案只能在某一范围的局部网络内传输, 带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器, 路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址, 这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法, 对网络数据进行过滤, 检测不安全的攻击行为。第二, 针对人员素质低的现象, 要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训, 让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时, 提法他们的综合文化水平, 比如外语水平、计算机操作水平等。

参考文献

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011 (01) .

[2]骞丽萍.文书档案管理办公自动化[J].经营管理者, 2010 (19) .

[3]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理, 2006 (04) .

[4]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情 (教育经济研究) , 2008 (06)

[5]赵思媛.浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技, 2010 (12)

档案信息的电子化管理 篇5

1电子会计档案信息管理的重要性

经济运作是单位存在的生命之源，而财务会计档案管理的`质量直接影响着单位的经济运作情况。对于电子会计档案来说，其是单位在长期运营过程中产生的财务资料，代表了本单位财务情况，对后续经济活动的展开和管理均具有重要指导意义。电子会计档案管理工作的有效实施，可以提高信息处理的速率和质量，为各部门下一阶段的经济活动提供财务数据支持，同时新型技术的应用，还可以有效解决劳动力，控制成本投入，提高会计信息的综合利用效果。但是电子会计档案管理、应用以及保存等工作的实现，均需要将计算机网络作为载体，这样就决定了档案信息的不安全性，在任何阶段均有可能会受到外部因素影响而出现问题，造成档案信息损毁或者失真。基于单位运营需求，必须要加强对电子会计档案长期保存的重视，采取措施来避免保存过程中受到的损伤。

2电子会计档案信息的特点

2.1信息保存期延长

新法规中规定会计档案定期保管年限更改为和30年两类，并对会计档案移交单位档案管理机构年限进行了适当延长。在此背景下，怎样才能实现电子会计档案信息的长期保存，已经成为行业研究要点。在应用各项技术对档案信息进行保存时，还要注意在后期阶段，是否存在系统以及平台来有效读取原有数据档案信息，保证各类档案信息可以充分发挥其所具有的指导信息。

2.2信息保存要求高

现在计算机信息技术已经被广泛的应用到各个领域，对档案信息管理工作的实施也具有一定推动作用，已经实现了现代化和数字化发展。在此背景下，不存在纸质档案对应的原生电子会计档案持续出现和增加，在一定程度上加大了档案信息保存管理的难度。新《办法》规定单位生成以及外部接收的电子会计档案信息，可以利用电子形式进行保存，需要计算机系统以及专业软件技术作为支持。但是在此过程中，一旦原生电子会计档案保存存在缺陷，势必也会对电子会计档案信息的长期保存产生不良影响。

2.3信息内容复杂性

浅析信息时代农机电子档案管理 篇6

关键词：信息时代；农机电子档案；管理工作

1.电子档案的定义及内涵

2002年，国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文档定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。由此可见，笔者认为，电子档案是指人们在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、以代码形式记录于计算机盘片、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

2.农机电子档案管理的必要性

2.1有利于建立和完善农机档案内容

近年来，随着农业机械化的迅速发展，农机新机具、新技术广泛应用，农机服务领域不断拓展，农机结构不断优化，高性能、大中型农机具所占比重不断提高。而由此产生的各类农机档案资料的数量越来越多，范围也越来越广，这就要求我们农机档案部门必须改变传统的服务方式，做到将农机档案建档与“三农”工作同步进行。因此，笔者认为，我们档案工作者要立足于“科教兴农”，丰富农机档案信息内容，积极搜集、整理、保管和利用好农机档案。

2.2有利于健全农机服务机制

通过利用计算机网络技术，给农机档案信息资源提供最佳的技术手段和实现途径，将采集、加工整理的农机档案信息通过各级农机信息网络系统及时有效地进行传播，向农民推广先进的农业机械化技术和科学观念，发挥农机档案真正的社会效益。并通过网络将那些先富裕起来的一部分农机专业户的成功经验进行及时有效的宣传，这样既为农民致富提供智力支持，同时也可提升农机档案服务“三农”的水平，让农机档案成为新农村建设工作的有力支撑。

2.3有利于减轻档案管理人员的劳动强度

农机档案主要是对拖拉机及拖拉机驾驶员和其他农业机械建立电子台账，实行信息化管理。原有的档案，需要档案人员手工填写每一台拖拉机的型号、产地、发动机号、车架号、出厂日期等内容，并填写每一位拖拉机驾驶员的姓名、地址、身份证号、电话号码及邮政编码等内容。如果有的拖拉机用户要求变更发动机号、车架号或发生拖拉机过户时，还需要去档案室从众多的拖拉机档案中寻找某一位拖拉机驾驶员的档案，进行重新修改。由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来了管理上的困扰，工作量大~t_q-作效率低。而建立农机电子档案后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。档案数据只需一次录入就可以多次利用。碰到拖拉机变更或过户手续时，只需通过计算机变更和保存即可。数据录入后，还可以方便地打印出书面的变更或过户资料，对档案库中的信息进行统计时，对新增和转出的机械、人员及时注册和注销，保证数据详实、准确。还可将其用报表形式打印出来，在档案管理内部进行数据共享，这样可以有效地减轻档案管理人员的劳动强度。

2.4有利于农机资料的检索查询

传统的检索方式，需要档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中去查找，既费时又费力。而对农机档案管理信息化后，档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。特别是对拖拉机及驾驶员档案进行电子入册后，对每一位农机驾驶员和每一台拖拉机的照片用扫描仪进行扫描后，碰到农机逃逸事故时，便于警察通过计算机辨认，这样既减轻了档案管理人员的工作负担又有利于迅速破案。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。

3.农机电子档案管理中应注意的问题

3.1保证电子档案的原始性、真实性、完整性，提高农机电子档案的可靠性

无论农机电子档案的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须加强电子文件的归档管理。对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作采用技术方法，使产生后的电子档案能够准确地表现为其原来生成、发送或者接收的内容，保护电子文件的原始信息。并根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的农机档案(如：纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换，加强对电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的管理，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类档案信息真实、完整、可靠。

3.2确保农机电子档案文件的安全性

由于电子档案存储载体材料的自身特点，决定了电子档案容易受温度、湿度、光、空气污染、灰尘、有害生物以及磁场和机械振动等外部环境的影响。为确保农机电子档案的安全性，笔者认为，档案部门必须建立适合磁光介质保存的环境，保证电子档案载体的安全。对所保存的农机电子档案载体，档案管理人员必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。同时将数字信息文件设置为“只读状态”，因为在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改电子文件，从而达到保护其原始性和真实性的目的。另外，互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体也形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统的瘫痪。因此，档案管理人员要及时安装杀毒软件、设置防火墙，并及时对其进行升级处理，以保护网上电子档案的原始性、真实性。

3.3重视和加强对档案管理人员的培养

档案信息的电子化管理 篇7

一、会计信息化下电子档案的特点

目前会计电子档案主要采用磁盘、磁带和光盘等进行储存,也有一些采用云存储方式,存储在云端的网络空间,相较于纸质档案其对存储环境要求更高,容易遭到破坏,但是信息量也更大,查阅方便。

(一)电子档案的载体对环境的要求较高

纸质的会计档案占用的存储空间比较大,分类、保存相对都比较复杂,管理难度比较大。电子档案相对占据的空间比较小,查阅更容易,但是电子档案一般是储存在光盘或是磁盘等磁介质上的,光盘和磁盘在保存时对环境的要求比较高,一旦所处的环境潮湿或是温度过高等,都可能造成磁盘、光盘中的信息被毁。

(二)电子档案容易遭到破坏

电子档案是存储在磁介质内的,信息高度集中,与纸质档案不同的是,电子档案被篡改之后一般不会留下痕迹,因此很难被发觉,这样电子档案就会失去真实性。而且磁盘一般有一定的使用寿命,在保存的过程中存储的数据也有可能会被破坏,加上设备的更新等问题,都有可能会影响到会计数据的真实性,造成信息失真。除此之外还要防止有人恶意篡改信息,一旦数据被篡改或是丢失都会带来重大损失。

(三)内容丰富、领域宽泛

传统的会计档案一般包含了原始单据、记账凭证以及账目和报表等,都是反应经济业务的重要资料,电子化的会计档案不仅包含了传统意义上的这些会计档案,还包括了存储在计算机硬盘以及其它磁性介质中的电子数据,档案的内容更加丰富。

(四)共享性和高速性

基于信息化条件下的会计电子档案,在处理的过程中采用计算机进行处理,无论是信息的处理还是数据的整合,速度都相对更加的快速,并且信息可以通过网络进行传递,方便信息的共享,具有较高的共享性。因此会计档案的电子化管理及使用更加的方便快速,同时最大程度的发挥了会计档案使用价值。

二、会计信息化下电子档案管理中的问题

(一)管理制度不完善

当前的电子会计档案一般都是财务软件的管理人员进行保管的,但是这些工作人员并不是专业的档案管理人员,在进行电子档案的管理中,经常会出现管理不到位的情况。而在会计电子档案的管理过程中也没有完善的管理制度,工作人员的职责不明确,管理没有规范的流程,具有很大程度的随意性。因此在管理中经常出现档案的丢失或是归类错误,无法查找等情况,给档案的使用造成了很大的不便,使得档案无法发挥其应有的作用。

(二)保存环境不达标

在保存会计电子档案时,许多部门还是采用传统的方法进行管理和保存,保存的环境经常出现潮湿或是磁场干扰比较严重的情况,或是档案室可以被工作人员随意出入,这就导致档案可能被环境破坏或是被有心之人进行篡改,造成无法挽回的损失。

(三)计算机财务软件版本的使用不一致

现在的财务软件存在许多版本,还没有进行统一,每一款软件的功能和操作方式都不相同,财务人员在学习时存在较大的困难。一般情况下,财务工作人员并不能了解所有的软件,对软件的熟悉程度也比较有限,可能就会造成在工作中的操作失误。

(四)备份不及时

会计档案记录的都是十分重要的信息和数据,但是许多档案管理人员并没有认识到会计档案的重要性,对自身的工作要求不严格,经常出现对档案不及时备份的情况。这样一来一旦档案出现丢失或是损毁就会造成永久的损失,数据无法再进行恢复。

(五)缺乏专业的计算机维护人员

电子化管理会计档案是在计算机网络的基础上开展的,但是网络本身也存在较大的危险性,例如网络病毒、网络黑客等都会对网络中的信息造成威胁。这就需要网络技术人员对网络进行安全性维护,但是很少有单位、部门有自己专业的网络技术人才,通常都是财务人员经过短暂的培训担当日常的维护人员,或者是在网络出现问题时聘请外界的专业人士来进行网络维护,这样不仅维护效果不好,而且容易造成信息的泄露,从而造成巨大的损失。

三、会计信息化下电子档案管理的对策

(一)完善管理制度

对于电子档案的管理要建立完善的管理制度,财务档案中包含的都是比较重要的数据,因此在管理中要格外谨慎,防止出现差错,有效的开展档案的电子化管理就要建立完善的管理制度。首先要制定电子会计档案的传递及管理流程,数据和信息整理完成后要按照要求刻盘、备份,然后按照规定保存到档案库,进行分类存放,管理人员要定期检查,维护,确保档案的完整性。然后是制定严格的管理规范,例如查阅档案时需要经过审批等,管理人员要按照规范进行档案的管理,不能出现违规的操作。

(二)确保会计电子档案保存环境的安全

电子档案需要采用现代设备加以保存,当前的会计档案的保存一般是电子档案和纸质档案共存,电子档案方便查询,纸质档案相对更加可靠,在电子档案数据出现差异时可以用来校对。电子档案的保存应该进行至少一份的备份,防止在保存的过程中出现损毁,用来恢复数据,因此备份的磁盘和原盘要分别保存。存放电子档案需要防火、防潮、防磁,库房的温度不能过高,要选择阳光不会直照的环境,同时通风性也要好。入库的磁盘都要放在特制的防磁柜中保存,并防止磁盘感染计算机病毒。

(三)选择版本一致的软件

财务软件的版本较多以及版本更新速度比较快等因素造成了财务人员使用软件比较困难,因此要加强财务人员的培训,在采用新的软件或是软件版本更新之后,都应该对财务人员进行专业化的培训,提升财务人员的操作水平,防止财务人员因为不熟悉软件的操作而造成的操作失误。另外会计档案的操作软件应该选择与财务软件版本一致的,财务人员在进行数据整理和档案查询时都会更加的方便。

(四)提高档案管理人员的素质

首先要提高档案保管人员对档案重要性的认识,要让档案管理人员明白,财务档案包含了许多重要的数据,在企业的经营和发展中都是不可或缺的,向档案管理人员强调档案的重要性,防止管理人员在管理中出现随意性。其次是规范管理人员的操作,例如在磁盘提交过来之后及时进行备份,明确不同档案的位置,以方便维护和查找等。企业要加强管理人员的培训,对管理人员进行适当的财务专业知识的培训,在管理档案时更加的方便,另外也要加强其自身素质的培养,才能有效提高工作效率,防止工作中出现误差。另外企业也要招收专业的计算机网络人才,对系统进行定期的维护,保障档案信息的安全。

四、结束语

会计档案有着十分关键的作用,会计档案的电子化管理可以有效提高档案的管理效率,方便档案资料的查询。我们必须切实做好会计电子档案的管理工作,使它同纸质档案一样发挥作用,能够长期的存真、保实。总之,会计电子档案是传统会计档案管理的一次质的改变,它代表着未来档案管理现代化、信息化的发展方向。

摘要：随着科技的发展,现代信息化技术在越来越多的领域得到了应用,会计档案的管理也逐渐走向了电子化,电子档案对环境的要求比较高,而且容易遭到破坏,这对档案的管理也提出了更高的要求。当前的会计档案电子化管理中还存在一些问题,导致会计档案不能进行有效的管理,要加强会计档案的电子化管理,应该进一步加强会计档案的管理措施,建立严格的内部控制制度,充分发挥电子化在会计档案管理中的作用。本文介绍了会计档案电子化管理的特点,分析了当前会计档案电子化管理中存在的问题,并提出了电子化会计档案管理的对策。

关键词：信息化,会计档案,电子化管理

参考文献

[1]孙红雁,邱明东,王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计,2012(19):124-126.

[2]刘阳,刘雪晶.会计信息化下电子档案的管理[J].商业经济,2011(8):40-41.

档案信息的电子化管理 篇8

关键词：人事档案,档案管理,电子信息

随着电子信息技术的发展及其在各领域的发展和应用, 档案管理也随着传统的纸质管理发展到档案信息管理电子化, 特别在高校和企事业单位中, 这种电子化管理可以提高工作效率, 优化管理方法, 促进档案的科学管理。尤其在教育行业, 档案电子的管理显示出明显的优势, 是未来发展的趋势之一。本文主要探讨学校人事信息的管理电子化。

1 档案信息电子化管理的定义

档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程, 可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。 (1) 档案电子化可以对档案进行系统的管理, 减少了对文献整理的时间, 有益于各单位间的信息交换, 提高了社会和经济效益。其说明的是计算机在档案管理中的应用, 通过计算机对档案文献材料进行处理, 将传统的纸质材料变为电子形式, 以此方便使用者对材料进行查阅、修改、复制、传送, 从而提高工作效率。

2 档案信息电子化管理的作用

(1) 档案信息电子化可利用软硬件设施便捷进行档案管理。电子化档案管理的工作都是在计算机上操作, 利用互联网进行档案文件的查阅、修改、复制、传送等工作, 摒弃了传统的档案处理工作需要翻阅大量的纸质文件的繁琐, 只需要网络传送就可以解决档案的保存、传输及多次产出, 解决了空间和时间的难题。电子化信息保存需要资源和空间。同时, 随着科技的发展, 图文处理、扫描拍摄等软硬件相继产生, 为档案管理提供便捷。

(2) 档案信息电子化可让档案信息实现共享。电子文件不再是传统的纸质文件, 而是利用计算机以电子文件的形式存在, 管理信息数据的人可以利用, 其它数据信息可以共享, 在单位内部部门之间甚至不同管理单位都能使用档案的数据, 不再受时间、空间和地域的限制。同时, 学校拥有数据库后, 对整体教师管理也有很大的帮助。比如能通过数据对教师采取全面的评价等等。

(3) 档案信息电子化可将使档案数据仅编辑一次便可多次重复使用, 降低传统的纸质档案文件出版经费成本。传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费, 国家拨给档案部门的经费又是有限的, 靠单位解决更是不现实的事情, 这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版, 信息电子化只需一次的投入, 编辑好, 保存好, 可多次打印使用, 降低了出版经费。 (2) 而今管理人员只需要将数据整理好, 便可作为蓝本多次重复使用, 无论是打印或者出版, 都便捷许多。

3 学校人事档案管理的现状

学校人事档案管理主要是包含教师、教辅人员、行政人员及后勤人员的人生档案, 内容涉及到家庭背景、政治面貌、职称、业绩、考评成绩等等综合指标。人事档案数据庞大、琐碎并复杂, 使用频繁。因此, 教师人事档案管理信息化是学校信息化的重中之重。信息技术引起档案管理工作革命性的改革和创新, 在学校人员档案信息化管理中, 面临着缺乏资金投入以及掌握现代信息技术的人力资源缺乏等多种问题。同时, 由于学校涉及的工作内容单一, 行政机构简单, 教师的人事管理不太规范, 人事档案管理是比较欠缺并容易忽视的部分, 尤其是档案管理电子化更需要普及和优化。

学校人事档案管理软硬件设施落后, 手段单一, 缺乏互通性, 无法共享。大部分人事档案管理部门仍然使用传统的手工输入, 再加上目前档案管理人员的信息技术知识没有经过系统的培训, 处于一个初级的操作水平。虽然有的单位做了一些改变, 投入资金改进了设备, 但多是应付检查, 或者没有给予重视, 更不用说普及了。在学校中, 管理人员采用办公软件, 如word、excel、wps、powerpoint等软件处理数据, 整理档案, 数据零散, 无系统的数据资源库和集成软件, 使用者使用起来非常不便, 导致重复工作极多, 任务繁重。由于历史的原因, 档案工作的基础设施较差, 各类档案目录、内容兼容性不强, 无法互通使用;各个部门各自为政, 资源不共享, 规定不统一, 并不能全面实施、进行标准化的工作。档案资料的科学性、数据性、可查询性和共享性未能达到现代科学管理的要求。

档案管理技术人员的管理水平和技术水平需进一步提高。档案电子信息化, 对其管理的人员是核心, 人员的知识水平和操作技术能力, 未能达到档案电子化管理的水平要求, 对办公软件操作不熟悉。目前大多人事部门职员都是教师兼任, 对行政工作不精通, 也有的对计算机操作不熟练, 学校没有专职技术人员, 对档案信息管理都是临时兼职, 缺乏系统培训和专业知识, 没有经过正规系统的业务培训, 不能满足现代先进的技术设备和操作软件, 因此对档案信息管理不能胜任。

电子档案信息的安全性、真实性和法律效力有待巩固和加强。电子文件的存储基础是硬件, 而传输软件是网络, 因此对网络管理尤为重要, 与传统笔录方式比较, 信息网络在安全性方面存在以下弱点 (即使现代网络加强了安全保护措施) :数据可能被复制和盗取;数据可能丢失和无法复原;数据可能被恶意乱用等。因此, 这些弱点给保密工作带来极大的困难。 (3) 纸质文档形成后, 一般具有相应的稳定性, 不易被篡改, 而电子文档具有相对独立性, 随着电子科技的飞速发展, 篡改、伪造新的文档不是难事, 纸质文档变成电子文档后, 原始性被破坏, 相应的真实性和安全性也令人质疑。而纸质文档通常带有法律效力, 而电子文档在这个方面大打折扣。

4 如何加强档案信息电子化管理在学校人事档案管理中的运用

针对以上几点现状, 分析不足, 加强档案信息电子管理可以采取的措施如下:

(1) 学校要培养先进的现代信息管理人才, 提高管理意识。思想决定命运, 意识决定成败。说明意识的重要性, 意识的提高, 需要不断学习专业知识, 并且应用与实践。有专业意识的人一般是专业的人员, 专业的人才做专业的工作, 其意识会比普通人高, 如设备管理和操作, 软件维护和开发, 完善这些都需要人才的引进和利用。使各类档案信息数据能相互转化, 资源共享, 简化教师管理流程, 给学校管理提供可靠、真实、快捷的依据。同时制定使用规范制度, 让软硬件开发和使用有依据, 成规范, 尽量没有漏洞。

(2) 学校要提高人事档案管理工作人员的业务素质水平。当前, 学校许多人事专员不精通专业知识的技术, 提高档案人员的专业知识水平。因此, 学校对专业人员进行定期专业素质培养, 有计划和针对性地组织人员外出进修, 让他们综合学习国内外先进的信息学、档案学、信息网络技术、数理统计、管理学等知识, 掌握信息管理技术, 这才是健全学校人事档案管理的核心要求。

(3) 学校要提高电子设备投入。如可以采购先进的电脑、数码设备、扫描仪和专业软件, 在硬件方面达到数据库管理的需要;同时应用专业的管理软件, 对数据进行科学管理。使人事档案管理工作人员能够方便地使用这些设备和软件, 提高工作效率。

(4) 增强档案管理工作人员安全意识。电子数据文件容易被修改, 如果没有对修改操作进行专业处理外, 电子数据改动在计算机不会残留任何改动痕迹, 虽然我们可利用电子信息安全技术为电子档案数据进行加密处理或者将电子文档利用水印技术处理, 但是实现档案电子信息化管理后, 这些数据通常会在网络中进行传输, 在网络上进行传递就有被非法截获的风险, 所以对在网络中进行传输的档案数据必须进行多次加密, 确保电子档案数据安全。 (4) 如果将已完成的电子文稿用“只读”和加密的模式保存, 电子文稿不能被轻易改动, 就能跟纸质文档一样规范, 具有法律效力。同时, 在维护电子档案数据时, 要与时俱进, 不能注重了安全性之后, 过于陈旧。因此, 要保持严谨、严肃的态度, 不断对数据库进行更新和维护, 电子化的手段可以很方便地达到这个目的。

(5) 加强各单位之间的合作。当今社会是一个高速信息化的社会, 各单位之间的信息可以共享, 因此, 各单位间可以利用档案电子化的共享, 达到互相资源共享, 提高工作效率。

总而言之, 档案信息化管理是档案工作发展的新里程碑, 未来还有很大的发展空间, 同样的, 人事管理利用档案信息电子化管理的手段也需不断改进。加大电子设备和软件的投入, 以及专业人才队伍建设, 科学管理和考核, 提高档案专业人员知识水平和操作技术, 创新发展和研发新的应用功能和领域, 通过档案科学管理发展质量和水平的不断提升, 促进人事管理快速地发展。在电子信息化时代的学校教育中, 加快学校档案信息化管理工作, 促进档案科学管理水平迈上一个新的台阶, 更能有益于学校管理的规范化, 进而创造更大的社会效益。

注释

11 冯雪菊.档案信息电子化[J].办公室业务, 2013 (1) :108-109.

22 靖冬超.浅谈人事档案的信息化管理[J].戏剧之家, 2013 (7) :356.

33 刘阿娜.浅谈如何运用信息技术改进档案管理[J].IT技术与应用, 2011 (4) :20.

信息时代的电子档案管理探讨 篇9

当今世界是一个电子信息发达的时代, 电子计算机已成为现代化办公的主要工具, 电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展, 产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同, 这给档案管理带来了一次革命性的挑战, 档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。基于此, 笔者对如何做好电子档案管理工作进行了如下探讨。

2 电子档案的特点及优越性

2.1 与传统档案相比, 电子档案具有如下特点

(1) 文件记录方式多样, 变化性大。

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作, 工作效率较低, 而且受传统归档方法的限制, 查阅检索较为不便, 难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质, 可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

(2) 与传统的纸质档案相比, 电子档案信息具有非直读性的优点。

电子档案以数字编码将内容记录在载体上, 如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性, 无法直观看到;光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外, 电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理, 所以即使有相应的设备, 如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

(3) 电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。

一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中, 否则将无法恢复电子文件的原貌;另一方面, 电子档案的前身是电子文件, 其传送往往是在网络上进行, 操作者互不见面, 体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小, 而是常常被存放在其他地方, 如果事先不提供或补充这部分背景信息, 将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

2.2 基于电子档案的特点, 电子档案具有独特的优越性

(1) 电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作效率。

在信息化高速发展的今天, 现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径, 这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难, 减轻了他们的劳动强度, 在提高归档质量和检索速度的同时, 也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

(2) 电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后, 文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺, 文档也不易形成存积。可见, 微机管理省时省力, 给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

(3) 档案管理的电子化更利于文档的保密。

在传统的纸质档案时代, 查阅档案时通常是整卷提供利用, 尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件, 但却能够看到整卷档案内容, 显然, 这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用, 这样查阅者就无法接触其他无关的文件, 从而保证了文件的保密性。

(4) 电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。

档案工作的根本目的在于查阅和使用, 但要提供可供查阅和使用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的, 即由立卷人根据自己的理解来进行操作, 显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性, 立卷标准很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理, 即成为电子化档案后, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来, 这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率, 从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

3 做好电子档案管理的措施

3.1 要完善体制, 建立统一的电子文件管理标准

首先, 应实行文件管理与档案管理统一领导和规划, 使二者同步发展;其次, 要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责, 确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行;再次, 要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准;最后, 档案部门在接收电子文件时, 要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

3.2 要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在, 也可以互相转换, 包括文件的字体、签名、印章等, 通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致, 这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此, 但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式, 或对部分电子文件加密, 从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点, 使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易, 而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下, 如果未做备份, 数据一旦被修改, 原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此, 档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档, 确保今后的利用准确。

3.3 应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别, 进行利用权限的认定, 并依此向利用系统注册登录。其次, 要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求, 对其利用权限进行确认后, 再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝, 应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三, 要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容, 应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控, 并自动生成相关记录, 以作为日后查证的依据。

3.4 应优化专业结构, 建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急, 档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面, 要多渠道引进专业的技术和管理人员, 尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展, 对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求, 档案工作的现代化, 不仅取决于工作人员原有的知识水平, 更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此, 档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状, 建立一支具有较高素质、结构合理, 适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

4 结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设, 把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天, 在加强电子档案管理工作时, 要根据电子档案自身的特点, 不仅要注重硬件建设, 充分利用计算机技术和网络技术, 更要注重软件建设, 建立健全电子文件及电子资料管理制度, 提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质, 不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样, 才能顺应时代的发展, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 最终做到既能节约开发资源, 又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

参考文献

[1]王彦.关于信息时代电子档案管理初探[J].农业与技术, 2010, (5) :153-154.

[2]石桂华.浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理, 2011, (6) :150-151.

[2]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台纵横, 2011, (5) :45-46.

[4]银燕.信息时代电子档案的特点及安全防范[J].文化艺术, 2009, (3) :74-75.

文书档案管理信息电子化应用 篇10

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1. 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。

2. 文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中, 企事业单位由于不能做到信息共享, 使得大量信息闲置在文件柜中, 不仅造成资金和资源的浪费, 还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用, 可与其他信息系统建立共联, 提供信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率, 可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理, 可以保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台, 了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3. 电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下, 可发生水解和氧化反应, 在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同, 随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4. 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1. 电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化, 而且失去了固定的形式, 使得文件保密性变弱。电子文件易于修改, 而且改动后可以不留任何痕迹, 虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改, 但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多, 从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性, 而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2. 对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作水平, 从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊, 就其对现代档案工作的贡献来说, 利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题, 笔者提几点方法。

1. 信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2. 提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫, 不断改善硬环境, 提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上, 档案人员才能通过对这些设备 (施) 的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主, 培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制, 保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径, 要对本单位的档案人员建立学习激励机制, 把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度, 要不断扩大自己的交际面。通过交流, 多学习兄弟单位和科 (室) 利用档案资源进行转化、知识创新的经验, 运用网络、现代通讯等高科技手段, 不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊, 就其对现代档案工作的贡献来说, 利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时, 更要时刻注意维护系统信息的安全。

摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分, 它记载社会发展的历史过程, 客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理信息电子化应用的优点和存在的问题及应对方法。

关键词：文书档案,信息电子化应用,存在问题,应对方法

参考文献

[1]徐莉:浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001, 5

[2]裴承志奥多:办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育, 2002, 2

[3]杨勇刘晶:关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003, 3

档案信息的电子化管理 篇11

【关键词】中等职业学校；学生档案；电子信息化

前言：学生档案对于学生的发展及就业具有不可替代的重要作用，但是很多学生对其不够重视，往往忽略其重要意义，对此，必须引起足够的重视，从多个角度来提高学生档案的管理水平，随着现代化电子信息技术的发展，档案管理电子信息化势在必行。

1.对实现学生档案电子信息化有正确的认识

当前的发展形势下，大多数中职院校的学生档案管理仍然采用传统的手工操作管理模式，尽管部分工作采用了电子计算机，但是操作方式单一，其功能大多数没有被利用，这样的管理模式无法满足发展的需求，与时代发展脱节，导致学生档案管理工作效率差。

学生档案电子信息化的管理从小的范围来看，是建立完整的学生信息档案的数据库；从大的角度来看，是完善学生学籍与信息之间的关系，使学生档案完整性增强，在需要使用档案的时候检索就可以完成。实现学生档案的电子信息化便于学生个人信息的管理，唯有如此，才能快速的应用档案中的信息，可见实现学生档案电子信息化是必须的，是网络时代的必然要求。

2.学生档案电子信息化建设的必要性分析

实现中职院校学生档案电子信息化的建设最重要的意义主要可以表现在环节档案保存与使用之间的矛盾。近年来，学生档案的利用率不断提高，非常容易导致档案破损，导致保存与利用矛盾升级。实现学生档案电子化后这一矛盾得到很大程度的环节，利用档案并不会损毁档案，不会影响到保存。

同时，实现电子信息化也为学生的信息上网奠定了基础，传统的学生档案以纸质的为主，造成上网困难，将其转化为电子文件后，便于上网，，成为电子信息。

另外，提高了学生档案的管理效率。以前的学生档案都是装订入册的，可以根据专业，可以根据班级，也可以根据年纪，检索难度大，学生的动态信息无法直观的反应，导致档案的查准率降低。

3.掌握学生档案电子信息化的内容与措施

过去的中职学校学生档案以纸质和照片为主，这些档案在收集的时候是以班级为小集体，以纸质的形式呈现；同时也准备一些存储工具，随时收集。同样以纸质的形式呈现，要想实现其电子信息化，可以采用人工录入或者是扫描转换完成；也可以将其以照片的形式上传，保留档案的原貌，可以使其看到其内容的原始特征。相比较之下，中职学校的学生档案文字材料多，在扫描中要保证质量与效率，同时要尽量节省空间。

而学生档案的另一项主要内容就是个人照片，相较于传统的纸质档案，电子信息化的档案对照片的精度提出了新的要求，必须采用专业的设备，或者是保留图像信息的可以直接导入。

要想实现中职院校学生档案的电子信息化可以利用校园网这个平台，学生档案管理部门要争取学校的支持，利用校园网构建信息平台，其主要由两大模块组成，一个是管理人员系统与用户系统模块，管理人员系统主要包括档案的各项管理工作，用户则是可以利用远程教育平台进行信息的完善，同时也可以开通查询服务，提升工作效率与及时性。

4.中职院校学生档案电子信息化建设的原则

4.1 可行性原则是前提

要想掌握其电子信息化建设的原则，首先要对其建设的关键有一定的了解，在实现电子信息化管理之前要对其是否可行进行研究，对其实际环境有一个全面的了解与把握，不论是制度还是人力、财力与硬件设施上都需要有充分的准备。

4.2 合法性原则是基础

同时要在合法的原则下进行，遵守国家对档案管理的相关规定，同时也要对相关的法律有一定的了解，在法律允许的范围内进行知识产权的保护，推动档案工作的开展。

4.3 规范性原则是条件

所谓规范性原则，就是指根据实际工作的需要制定一系列的规范与法规，在工作中要执行统一标准，使电子文件的管理在标准化、规范化、有序化的环境中进行，严格禁止各自为政的现象，同时要避免重复建设造成资源浪费。

4.4 效益性原则是根本

中职院校学生档案电子信息化建设中需要投入大量的人力、财力、物力，所以，效益性原则十分重要，具体来说，首先应当提高对信息化建设的领导与管理；其次是根据本校的实际状况进行设置；最后是提高学生档案的利用率，发挥学生档案的作用；最后是满足用户的不同需求。

4.5 安全性原则是基础

在实现学生档案电子信息化的过程中，要通过一些手段使其实现电子信息化的过程，在这一过程中要以档案的安全为前提，要保证信息原件看的安全性。同时，在进行当前信息的处理与存储的过程中，要保证其与原件相符；另外，一般的档案都属于机密性文件，要保证其信息内容的保密性，提高保密管理；最后是增强其逻辑性，一旦发生损毁要追究一定的责任。

结束语：综上所述，中职学生档案管理工作是学校管理的重要组成部分，档案的各个工作环节直接影响到学生管理工作的质量，对此必须不断地提高其管理水平，实现电子信息化是时代发展的必然要求，也是社会进步的必然结果。

参考文献

[1]《档案管理现代化中应注意的问题》张爱阳《兰台世界》2005年08期

[2]《做好学校档案管理工作初探》周枫、辛梅菊 《山东档案》2005（5）

[3]《浅谈中职学校学生档案的管理和利用》 姜珊《商业经济》2008.16期.

（作者单位：哈尔滨市医药工程学校）

电子信息档案管理的风险控制方法 篇12

1 避免风险的措施

事先预防, 风险出现之前就对其进行排除就是避免风险最直接的措施, 这也是比较经济的一种办法, 针对电子档案, 必须找出自身的弊端, 根据弊端进行管理, 确保核心资料的绝对安全, 以下就是措施的主要内容:

1.1 采用创新科学技术。

计算机运行的时候必须将多种措施相互结合, 采用创新性的科学技术就是避免风险非常有效的办法, 新型的技术给电子档案提供了一个安全的平台。里面设置密码就是一个重点措施, 这也是现代化系统比较常用的方法, 电子档案经过加密之后, 必须培训出一些专业的管理人员进行计算机的管理, 这样能够确保资源不被其他的因素干扰。

1.2 制定相应的规章制度。

有效的管理制度是电子档案信息安全的重要保障, 因此企业必须积极的制定出不用风险下的不同制度进行风险的预防, 必要的时候也能够授权给档案的管理工作者自行进行制度的制定, 比如:规定系统的操作只有相应的管理者才能设定, 无关人士无权利等。

1.3 及时消除风险。

为了确保信息档案数据的安全性, 及时消除潜在的风险是非常重要的, 在计算机维修期内, 单位尤其要注意随时可能存在的风险, 主动采取应对措施。因为计算机网络的复杂性, 使得控制风险工作也极其的不容易, 不过, 只要及时且做到全面看待问题, 那么就可以把问题解决掉。比如, 对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说, 为了应对潜在的危险, 那么采取一定的措施是非常必要的。

1.4 及时进行预防和保护。

为了消除威胁电子信息档案的因素, 其中一个很重要的措施就是安全防护, 其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏, 保证信息的安全可靠。

2 缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后, 为了把危险降到最小, 就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内, 那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前, 许多单位开始利用风险转移的策略进行缓解, 电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是, 在进行电子信息档案的管理时如果发生危险, 那么不管是什么情况, 单位都要积极主动的进行及时的处理, 这才是最为关键的。

3 分散风险的措施

在电子信息档案管理中, 还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略, 所谓转移策略实质上是一种风险的分散, 即把风险转到其他的地方, 以此来把已经存在的风险降到最低, 一般而言, 能够从多个角度对风险转移的方法实施修正, 如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后, 我们可以把复杂的风险问题进行简化, 再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进, 创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外, 还可以与网络供应商互相协调, 让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外, 还要强调的是, 外包同样隐含着风险, 如果外包人员不符合合同的标准, 那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给单位造成损失, 那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

4 评估风险的措施

在风险出现的时候, 企业必须立即采取相应的措施进行补救与处理, 结合其他的解决方式, 尽最大的努力把影响减少到一个最小的程度。进行风险评估就是为了在风险出现的时候我们能够有更加科学合理的预防计划, 先对电子档案实施进行全面的掌握与分析, 再对其进行研究风险出现的原因以及风险出现所带来的影响。对其进行分析与评估的主要内容就是:危险出现的几率、危险出现后造成多严重的后果、危险出现的成本、针对出现的危险有什么解决的方法措施等。另外, 企业的管理人员必须有风险的意识, 并且严格的制定出体系完整的多种风险预测预防方案。这里必须要强调的是, 假如机构里的被识别出来的缺点在确定之后并进行控制, 就说明了企业的安全预防工作中并没有做好。企业在预防风险的时候最大的缺点就是, 很多的管理者都会觉得电子档案并没有任何的弊端与风险, 对资料进行使用的时候也没有使用安全措施, 这样就给电子档案的使用带来了很多的麻烦。针对于档案的管理工作者来说, 在对档案进行管理的时候必须安排好每个环节的契合度, 这也是管理档案的重点。对其进行评估的时候, 要想对其档案的安全有保障, 管理工作者就要有警觉的心态, 第一时间发现存在的风险, 在发展前将其扼杀, 就出现的风险来说, 努力将其伤害程度降到最低。

总的来说, 管理人员与管理单位在对电子档案进行管理的时候, 必须有以下的理念, 就是电子档案存在的风险是客观的, 这存在的风险是不能够确定的, 并且很有可能出现更加大的危险, 因此必须始终保持对于风险的认知度, 把避免风险作为一切工作的中心, 严格的制定出避免风险的措施, 让电子档案有更高现代化的管理方式, 这样也能够有效的减少风险的出现以及减少不必要的损失。

参考文献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯, 2005 (3) :8～11.[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯, 2005 (3) :8～11.

[2]王兆新, 裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案, 2004 (1) :36～37.[2]王兆新, 裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案, 2004 (1) :36～37.

[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密, 2004 (4) :28～29.[3]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密, 2004 (4) :28～29.

[4]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究, 2005 (1) :38～42.[4]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究, 2005 (1) :38～42.