档案管理的网络信息化

档案管理的网络信息化（共12篇）

档案管理的网络信息化 篇1

随着计算机网络信息化时代的到来, 信息化技术被广泛运用到社会的各个领域。因此档案管理与信息化相结合, 也是顺应当今经济社会快速发展的需要, 档案管理必须在新形势下, 积极进行策略调整, 创新自己的服务。在信息技术被普遍重视的今天, 做好档案管理信息化和开发利用工作势在必行。

一、档案管理网络信息化的重要性

互联网大大提高了人们之间进行信息交流的效率, 社会经济的方方面面都在逐步享用网络技术带来的种种好处。网络技术给社会带来了巨大的经济利益和快速的发展, 给人们的生活带来了极大的方便, 同时也给档案管理工作带来了新的挑战, 如何将纸质档案和电子档案有机的无缝链接, 是摆在档案管理工作面前的一个新课题。因为, 档案管理信息化, 不仅可以改善档案管理工作;也可以冲破以往档案管理的局限性, 使档案管理工作透明化;还可以实现档案信息资源的共享, 提高社会整体的工作效率;所以, 为适应信息化社会的需要, 档案管理信息化十分必要。

二、档案管理信息化的可行性

电子网络信息化随着时间的变化日新月异的向前发展, 信息的存储由最早的纸带、磁带的存储, 发展为磁盘、光碟的存储, 又发展到今天的U盘、移动硬盘的存储, 大容量的信息存储, 是当今信息化社会快速发展的需要。过去的纸质档案资料库, 可能需要一栋楼才能存放的档案资料, 现在用手掌大小的几块移动硬盘就可以存放, 给国家和单位节约了大量的经济资源, 并且电子档案可以做成声像及文字相结合的视频档案, 人们只需要坐在微机前, 检索一下自己想要找的档案文件的类别和名称或者通过上网搜寻, 都可以轻而易举的找到自己想要的档案资料, 这就可以实现档案信息资源共享。它不但给我们工作带来极大的方便, 同时也节约了寻找档案馆和翻阅大量档案资料库的时间, 提高了社会整体的工作效率。随着信息化的不断竞争, 以及人们对网络技术的普及运用, 因为传统的档案管理防范的局限性, 所以人们开始寻求新的、方便快捷的档案管理办法, 来满足档案管理工作的需求和发展, 由于电子档案的存储量大、易长期保存、使用方便、标准化程度高的特点, 使得档案管理信息化成为可能。

三、纸质档案和电子档案无缝链接存在的问题

档案管理工作, 既有广泛性和普遍性, 又有它的特殊性。它的广泛性和普遍性是指:该项工作涉及的单位领域之广泛, 每个单位基本上都有自己的档案室及相关的工作人员, 它的特殊性是指:有些档案是要长期保存或永久保存的, 有些档案是要严格保密甚至是绝密的, 需要长期保存的档案是不易随便让人们借阅, 甚至是不能轻易用手碰的。这时的电子档案就显现的尤为需要和重要了, 电脑可以让人们轻易的看到这类档案资料的文字、图像及它的全貌, 有效的保护原始资料不受侵害, 这是纸质档案和电子档案很好的一个无缝链接方式。那么需要严格保密的纸质档案和电子档案就不那么好链接了, 它涉及的问题很多, 如:档案的保密级别如何设置、怎样才能保证电子档案不被轻易窃取失密、甚至有些档案根本不易设置成电子文本档案。例如:美国国家军事情报, 在网上被一个高中生破译密码而泄密。这一实例说明, 电子档案存在着易失密的弱点, 那么这类档案就需要档案管理工作者去根据档案的保密级别, 很好的设计一套不同级别的保密电子档案“防盗墙或叫防盗狗”, 还要鉴别哪些档案不易作成电子版本的档案。怎样做好纸质档案和电子档案保密无缝链接工作, 是需要档案工作者深思研判的, 这也说明目前相当长一段时间电子档案是无法完全替代纸质档案的。

四、实现档案管理网络信息化的具体措施

1. 要加强档案管理工作队伍的建设。

能力是人的内在本质力量, 服务能力的高低, 很大程度上取决于档案管理工作者的素质, 因此需要下力气提高档案管理人员的综合素质, 在转变思想观念、完善知识结构、增强业务能力方面下功夫, 培育造就一支富有创新能力、学有专长、胜任工作、乐于奉献的档案人才队伍, 为提高档案信息化建设提供可靠的人才保证。

2. 要提高档案管理人员的业务能力。

在电子信息技术迅猛发展的今天, 实现档案资源管理手段的现代化, 是每一个档案管理人员应该具备的基本素质, 所以要加大档案管理人员业务培训的力度。可以根据实际工作中的不同需要进行分类培训, 使得档案管理人员能够经常学习先进的管理理论和先进的管理方式, 拓展档案管理人员的思维和知识面, 提高其业务水平和业务素质;加大计算机知识的普及力度, 让那些具有档案管理经验的工作人员, 增加新的文化知识, 掌握新的管理技能和管理方法, 来提高档案管理工作的效率;对现有档案管理人员通过培训和在岗自学相结合的方式进行提高和培养;同时还应该引进高层次的计算机专业及档案专业的人才。培养一批掌握现代化信息技术、知识结构合理、复合型的档案管理人员, 才能够适应档案管理工作发展的需要, 才能有效地解决档案信息开发利用不足等问题。

3. 提高电子档案信息的安全性

实施档案管理的信息化, 实现纸质档案和电子档案无缝链接的前提和基础, 是保证网络系统的安全, 有效地防止木马病毒的入侵, 才能更好的实现档案信息资源的共享。这就需要完善数据安全存储管理措施, 增加数据存储备份, 加强设备运行和维护, 达到保证系统的数据安全;还可以从机房、软件和硬件等方面着手, 来保证档案信息的安全;目前面对网络信息管理安全的难度, 系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外;还可以在一定范围内, 采用按部门、按级别以及特殊控制等, 多位一体的控制系统, 来提高档案信息的安全性。

综上所述, 迅速提高档案管理队伍的建设, 提高档案管理人员的综合素质, 有效地提高电子档案的安全性, 纸质档案和电子档案的无缝链接才能早日实现, 档案管理与网络信息化相结合, 才能更好的实现档案信息资源共享。

档案管理的网络信息化 篇2

3网络信息化管理在企业应用中存在的问题

3.1企业人员认识有误

对于一些刚接触网络信息化管理体系的企业来说，很可能存在对其理解有误区。可能会盲目的认为管理系统的强大功能，可以减轻一切管理问题，亦可能会认为并不能改善什么效果，总之这些认知都是正常的。主要是我国传统企业管理人员对系统的认识误区会影响企业网络信息化管理应用进程，然后在真正应用中出现不适用、不会用等问题，导致企业网络信息化管理建设失败。

3.2企业与管理系统融合不当

对于很多企业来说，了解到企业网络信息化管理的便利性之后，想要自己也能快速进入信息化管理的发展快车中，就会出现盲目采购管理软件的现象，况且目前的企业网络信息化管理软件市场又相对混乱，导致采购的软件并不能真正达到企业管理的需求。其实，针对一些正规的软件系统提供商来说，在进行软件设计的时候就应该跟企业进行需求分析，并提供个性化的软件系统，这样可以极大的解决沟通成本，也促进企业和购买的管理系统融合。

3.3网络信息化管理系统的数据安全隐患

档案管理的网络信息化 篇3

【关键词】企业 信息化 管理 互联网 思考

【中图分类号】TP393 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）04-0489-01

正文：

一、引言

随着我国社会主义市场经济的不断发展，企业之间的竞争日趋激烈。企业要想立于不败之地，实现企业的战略发展目标就必须在企业内部实行网络信息化管理，这也是决定着企业在本行业中是否具有竞争优势的重要条件。

信息技术的飞速发展使企业的生产经营已经不再受传统因素的制约，企业凭借着先进的信息化技术管理平台，将企业带入了一个飞速发展的时代。但是在现实中，很多企业在信息技术管理上的应用并没有给企业带来所期待的经济效益。例如：有的企业存在着信息化建设上的投资失误，严重的甚至会导致企业信息化建设以失败而告终。这些问题严重的阻碍着企业信息化进程的步伐，更降低了企业信息化管理进一步实施的效果。

二、企业实现信息化管理的内涵及其特征

2.1 企业信息化的基本内涵

企业信息化管理主要是指企业在充分利用先进的计算机信息技术以及网络技术的前提下，通过将企业的各种资源进行有效的整合与利用，不断提高企业的生产经营效率和管理水平，最终提高企业的综合竞争力的过程。激烈的市场竞争已经加快了企业的经营敏捷度和智能化程度，企业的信息化建设是一个持续的、系统的过程。它主要包括：企业核心业务系统的建设（主要指财务系统与销售系统的建设）、企业办公自动化系统的建设、企业的内部综合信息系统的建设（主要指知识管理系统建设、商业智能系统建设）、以及企业的信息门户系统的建设。

2.2 企业信息化管理的基本特征

首先，现代化的信息技术手段是促进企业实现信息化管理的基本条件。现代信息技术是每个企业实现信息化管理的技术基础。企业的生产经营过程，从产品的设计、制造直至将产品销售到顾客手中，以及企业的战略策划、财务分析、物资管理、库存管理、商品营销等各环节的管理活动都会产生大量的信息。企业利用先进的信息技术等计算机辅助管理系统对这些信息进行收集、分析、存储、使用等，使企业的信息资源得到充分的开发和利用。

其次，企业的信息化管理系统是一项复杂的工程。我国社会主义市场经济的发展以及国际经济形势的变化，都将使企业的经营环境发生变化，这些变化也将随时产生大量的信息。这些信息必须及时在企业内部、外部进行整理、交流、反馈和利用，然后对企业的经营活动做出决策。面对这样复杂的内外关系，要求企业的信息化系统建设中的各系统之间必须相互兼容，这样便于快速传递信息，便于企业领导者做出决策。另外，这样一项复杂而庞大的系统工程，任何一个环节出现问题都会影响企业信息资源的充分利用与开发，也将影响到企业的领导者对企业的经营做出正确的判断与决策。

最后，企业信息化管理的建立必将带动企业新的经营模式与管理模式的建立。随着信息化管理在企业中的广泛应用，以及企业面对的瞬息万变的市场环境，将对企业的业务活动方式、生产经营、管理模式等提出新的要求，这也必将带动企业发生新的管理模式和经营模式的变革。而生产模式、管理模式与现代信息技术的紧密结合将为企业的市场竞争带来巨大的优势。

三、企业信息化管理为企业带来的竞争优势

信息化技术的发展、网络技术在全球的普及，为全球范围内的生产资源的快速流动和优化配置提供了可能性。很多企业都在充分利用网络资源对生产管理、市场营销、售后服务等进行不断的完善。企业对信息资源的多角度、多元化、深层次开发为企业在国际市场中的竞争确立了新的目标。因此，企业在国际市场竞争中核心竞争力的提高离不开飞速发展的信息化进程。信息化管理将推动企业业务流程的重组，并促进企业的组织结构化；信息化管理将全面而有效地降低成本，不断扩大企业的竞争范围；信息化管理将加快产品技术的创新，使企业出现“个性化、小批量、多品种”的生产和服务模式，使企业的产品和技术创新更上一层楼；信息化管理将在很大程度上提高企业的整体管理水平，提高员工的整体素质。

四、目前企业实施信息化管理的误区

虽然目前很多企业已经认识到信息化管理对企业战略目标的实现、国际核心竞争力的提高等有着重要的意义和作用，但有的企业对实施信息化管理的实质及作用仍存在着误区。

4.1 认为企业的信息化管理是一种一次性的投入

很多企业的经营者认为，对企业进行信息化建设投资是一种一次性的投入，对于信息化建设中的持续投资并不感兴趣。但是，市场的变化、经济环境的变化都将为企业的发展带来新的困境，而信息化系统是一个持续、有效的系统，需要企业随着环境的变化而对其进行持续性的投入。另外，企业永久的竞争优势也需要企业对其进行持续性投资。

4.2 过分的追求信息系统的投资效益

很多企业在对信息化管理系统进行投入后希望马上见到收益。他们往往忽视了企业信息系统的运行特点。信息化管理系统必须要在企业平稳运行一定时间后，才会显现出对企业的人力资源、管理、市场营销等方面的管理产生巨大的拉动作用。

4.3 认为信息化管理只是简单地硬件设备的投入

有的企业领导者在观念上不及时更新，跟不上时代的前进步伐，认为企业只要购买一些办公用的电脑、铺设网络、购买打印机等这些硬件设备就是实现了信息化管理。所以一旦缺乏信息资源时必将失去对开展信息化管理的兴趣。企业信息化的核心问题是如何使用信息化管理提高企业的产品在市场中的竞争力，并不在于获得的信息量的庞大而在于获取的信息的内容。因此，信息的质量将为企业提供拥有多种商机的能力、开发和发展企业新产品的能力、创造和保障企业竞争优势的前提条件。

4.4 认为信息化管理是一种大成本的投资

很多企业认为要想在企业内部实施信息化管理就必须花费巨大成本来聘请信息化技术方面的专家。有的企业认为需要对企业人员进行技术培训、必须具备先进的信息技术知识，这种误解的产生主要是由于他们将企业的信息化管理看作是一种遥不可及的目标，并没有意识到企业信息化管理只是企业的一种管理过程并不是管理目标。

五、企业信息化管理的具体内容

企业信息化管理不仅需要技术，更需要管理，不仅仅是对信息技术的应用，更是企业组织机构重组、业务流程更新、人力资源管理充分调配的过程。

5.1 技术的信息化

这方面要求企业必须在企业内部强化信息技术的基础设施建设，全面在企业内部实行现代化信息技术、行政管理也必须数字化，这是实现企业现代化信息管理的基本前提。

5.2 管理的信息化

这主要是要求企业要从管理理念、管理组织、管理方式、管理手段等方面进行变革，全面适应信息化管理的要求。这就要求企业必须及时改变自身的组织结构、不断规范企业的业务流程并随时进行优化，在企业中建立起资源共享的规章制度，提高企业的工作效率、降低成本，实现企业的集成化管理。

5.3 人员的信息化

国际化市场竞争的日趋激烈使很多企业认识到目前各企业的核心竞争是人力资源的竞争。“人本管理”已经逐渐成为各企业管理中的重要内容。这就要求企业必须及时更新企业管理人才的观念并对其进行培训。

档案管理的网络信息化 篇4

1、系统组成

《高校教学档案信息管理系统》分为网络查阅子系统、后台业务管理子系统和导入导出工具。这三个子系统分别安装在两台服务器上, 后台业务管理子系统服务器和网络查询子系统服务器的数据传输, 是通过U盘或刻录光盘进行单向传输。通过校园网, 客户端可以访问网络查询子系统服务器, 后台业务管理子系统客户端可直接访问后台业务管理子系统服务器。

后台业务管理子系统负责档案著录、维护、检索和借阅等, 具体分为系统维护、数据录入、档案检索、打印编目、保管利用和统计分析六大模块。它存储了系统全部数据, 与网络查阅子系统物理隔离, 利用导入导出工具从后台业务管理子系统向网络查阅子系统传输数据。

网络查阅子系统负责向用户提供档案查询、浏览服务, 具体分为人员资料管理、资料查询和其他设置三大模块。

2、系统环境与安装

2.1 硬件运行环境

两台服务器和后台业务管理子系统管理工作站的配置为:Intel双核至强CPU, 主频2.0G以上;2G以上内存;500G以上硬盘容量;DVD刻录光驱;千兆以太网卡。后台业务管理子系统管理工作站需配液晶显示器、扫描仪等外部设备。

2.2 软件环境

两台服务器需安装:32bit Windows Server 2003 SP2企业版/标准版;SQL Server 2000数据库管理系统企业版 (SP4) ;Net Framework 3.5, IIS 6.0 (其中, 后台业务管理子系统服务器配置FTP服务, 网络查阅子系统服务器配置WWW服务。后台业务管理子系统管理工作站需安装32bit Windows XP SP2专业版;Net Framework 3.5等驱动程序。

2.3 软件安装

(1) 安装后台业务管理子系统:后台业务管理子系统的安装分为安装配置服务器和安装配置客户端两个部分。运行安装程序, 依据提示进行安装配置服务器, 直至完成。

(2) 安装网络查阅子系统:安装SQL Server 2000企业版, 运行安装程序, 依据提示进行安装直至完成。安装IIS WWW服务及Net Framework 3.5:运行“控制面板”-“添加/删除Windows组件”, 双击组件“应用程序服务器”, 选择应用程序服务器的子组件“Internet信息服务 (IIS) ”前的复选框, 然后依次确定已打开的窗口, 最后点击“下一步”按钮, 开始IIS的安装, 运行Framework 3.5安装盘及IIS注册.bat, 确保其能在IIS WWW服务中正常运行。

(3) 安装导入导出工具:在两个服务器上各安装一份导入导出工具。

3、系统功能

该系统主要包括系统维护、数据录入、档案检索、打印编目、保管利用和统计分析共6个功能模块。

系统维护是对管理信息系统中基础数据、用户帐号、数据库访问和网络文件访问等相关参数的初始设置, 是系统正常运行必不可少的环节, 必须正确设置。其中包括全宗管理、数据字典、权限设置、日志管理、数据备份、数据恢复、数据库设置和文件访问的设置。

数据录入分为案卷级管理、文件级管理、学籍级管理和类目级管理四部分, 按照案卷、文件、学员的顺序分层次录入数据库数据, 最后进行在线扫描和文档上传。

档案检索分为案卷检索、文件检索和学籍检索三类。案卷检索可根据全宗号、保管期限、年度、密级、题名、案卷号等参数对案卷进行查找, 并可将检索结果导出至Excel文件。在“文件检索”界面输入全宗号、保管期限、年度等查询条件, 点击“查找”, 可找出符合条件的文件目录及内容。学籍检索功能, 可根据学生学籍档案所属的年度、案卷号、件号以及学员姓名、专业、学制、学号、学生类别、学籍处理情况等参数进行组合查找, 可查出符合条件的学生及其学籍信息。

打印编目功能可打印档案封面、教学档案整理情况说明、案卷目录、文件目录、目录备考表、档案移交表、卷内文件备考表和声像档案代理卡共8类编目信息。

保管利用模块分为借阅管理、档案挂失和档案销毁三部分。借阅管理包括档案借阅、文件归还、文件催还、借阅查询和借阅统计五项功能;档案挂失模块可对档案进行挂失和解挂;档案销毁功能仅用于销毁50年以上的定期档案, 首先找出待销毁的文件, 利用此功能对其作出销毁标记, 带有销毁标记的文件将在系统中不可见, 但他在数据库中的内容以及存储于服务器上的电子文件、扫描件并未真正删除。

统计分析分为按全宗统计、按年度统计和按学籍统计三大类。按全宗统计时选定全宗号, 输入制表时间, 可打印档案数量全宗统计表;按年度统计时选定全宗号, 年度, 输入制表时间, 可打印制定全宗号、年度的档案数量年度统计表;按学籍统计时, 选择全宗号和年度后, 可打印制定全宗号、年度的学生数量统计表。

4、系统数据的导入与导出

数据“导出”功能在后台业务管理子系统服务器上运行, 数据导出分为“按密级导出”和“按案卷导出”两种方式, 导出自己需要的数据。

数据“导入”功能在网络查询服务器上运行, 它是将由数据导出功能导出的文件压缩包导入至网络查询子系统, 便于各客户端进行访问。

5、结语

浅析网络时代下的企业管理信息化 篇5

1.网络时代下企业管理信息化的发展趋势

在市场经济的推动下，服装业从以往粗放式的经营向集约化发展转变。通过高效的网络媒介和其它信息媒介的传播，企业可以更好地掌握市场走向，并在一定程度避免规避经营风险。企业对市场行情的敏锐度以及掌控力，直接影响了市场的生产经营。在这种形势下，服装业都将着重建设信息化管理，保证证企业白身的良性运转。

此外，信息化的快速发展，可以说是日新月异，每一次信息化技术变革都对服装业的发展起到推进作用。在市场发展和信息技术不断革新的形势下，服装业管理信息化成了发胜的必然趋势，每一个服装企业都应该紧跟市场的步伐，把握的走向，以先进的信息化管理为企业发展提供给保障。

2.企业管理信息化的主要内容

企业管理信息化是网络时代的必然要求，对企业内部经营起到优化作用，也能够更好的对市场进行有效的调动，从而推动企业的整体发展。

2.1优化企业内部管理，提高生产效率

网络时代下的信息化能够将氽业的管理思想付诸。实践，通过信息化管理打造适合企业的局域刚模式，在优化生产资源的时侯，对企 的生产过程和每个生产环节进行严格控制与监管。例如，在企业内部可通过先进的软什制定产品的生产制度，如布布料选择标准、服装样式标准等内容，通过网络化和信息化实现有效的管理，不仅保证了产品的生产质最，也使得企业减少了不必要的损失。业通过信息化管理对，生产过程进行监管，能够人幅度的提升生产效率。

此外，企业的内部管理小仅在生产流程方血得到了体现，往往运营方面也运用信息化管理。如通过网站和信息化甲台传达企业精神和展示企业经营优势，这对企业凝聚力的形成能够起到推动作用，同时也加强了企业信息的对外传播，有利于企业树立品牌形象。企业的内部管理结构应和企业的发展相符合，通过网络化、信息化可以实现这目标，并且能够优化资源，促进企业生产的良性循环。

2.2加强市场通路合作，提高市场敏锐度

信息化的管理不仅包括业内部管理，还包括企业外部的交流与合作，即市场的一切与服装企业发展相关的因素。

在网络发达的今天，服装企业可通过网络与市场建立联系，培养企业对外部环境的敏感度，从而抓住商机以提高经济效益。例如通过行业发展论坛，企业可以获得相关的服装业资讯，及时地掌握市场行情。在企业通过网络获得信息的情况下，还要辨别信息的时效性以及真伪，提高对市场把握的敏锐度以及掌控度。

加强市场通路合作，不仪是对行业发展和市场走向的把握，还应与服装生产原料供应商和经销商等供应链的相关企业进行交流与合作。利用网络化平台和企业信息化管理，可以随时掌握其动向，为企业之间展开有效合作打下坚实的基础。

3.信息化对企业发展的积极影响

3.1利用网络信息化降低生产成本网络使世界变成了地球村，信息的有效传播加速了企业之间交流与合作;旧时，获取信息的时效性对服装企业的产品也有积极影响。

每年都举办各类型困际时装展和时装流行趋势发布会，其传播的新颖的行业信息，为服装企业生产经营提供了盈利的依据。通过信息化的传播，服装企业小仅能掌握流行趋势，也能引进先进技术，进而推动企业的发展。例如，每年的春季都会颁发当年秋冬季服装的流向趋势，这种未来趋势的信息能够促使企业

把握市场脉搏，以此米设计和 产市场需要的产品，不仅使企业降低了生产设计成本，也减少了盲目商生产的损失，最终达到提高企业经济收益的日的。

3.2利用网络息化强化市场拓展

网络的普及和开发，致使B2B、B2C类型的经营模式得到了市场的认可，这种电商模式促使史多的U标客户可以直接和服装企、进行交流、交易。尤其足在网络的推动下，服装企业借助信息化后台可以更直接的进行市场拓展，也能够获取更直接的市场反馈，从而促使企业吸收经验更好的发展。

现令服装企业的市场拓展不在拘泥于传统的媒介和人员推广，更要看到网络时代信息化平台为企业带来的收益，尤其信息化管理强化市场拓展能够起到事半功倍的作用，减少业的发展阻力。

结束语

信息网络环境下的档案管理探讨 篇6

在信息网络快速发展的21世纪，社会的各个领域、行业都纷纷实现了信息化的转变，享受信息技术带来的便利。为了顺应时代发展的要求，档案管理工作逐渐掀开神秘的面纱，开展了档案管理信息化的建设工作。档案管理信息化在档案管理工作中发挥着重要的作用。首先，档案管理信息化实现了传统档案管理工作的有序化。信息化的档案管理工作建立在一系列先进的现代化技术和设备的基础上，拥有一套完整的、科学的档案管理体系，为实现档案管理工作高效、有序展开提供了技术保障。其次，档案管理信息化提高了档案管理工作的效率。通过在计算机管理系统中建立档案的目录和索引工具，使得档案管理工作实现了档案的轻松管理和查询，提高了档案资料查询的准确率，减少了人力、物力、财力的浪费，使档案管理的工作效率得到了显著的提升，实现了高效、科学的档案管理工作。最后，档案管理的信息化丰富了档案信息资源。网络信息具有时效性强、储存检索便捷、信息量大等特点，在进行档案管理信息化建设的过程中，利用网络信息带来的便利，档案的管理人员通过更宽阔的途径获得更多的档案信息资源，大大地丰富了档案信息资源，使档案信息改变了传统陈旧、单一的现状，注入了新鲜的生命力，实现档案资源的全面发展。

2 信息网络环境下档案管理所存在的弊端

弊端一：信息网络环境下档案管理不同于传统手工档案管理，信息网络管理平台毕竟是一个虚拟的平台，其真实的档案信息与信息载体相互分离，所以，这也就意味着用户所看到的、触摸到的仅仅是真实档案的复制品，真正的档案无法真实地呈现在用户的眼前。由于网络环境下的档案信息很容易被更改、被复制，所以，这就使得档案信息的真实性、可靠性大打折扣。网络下档案信息的偏差给用户选择、使用带来了极大的不便。弊端二：信息网络环境下档案管理对专业管理人员的要求较之以往要高出许多。但现阶段，很多档案管理人员不具备专业的网络管理知识和管理技能，在进行档案管理的过程中，因不熟练的操作，导致档案信息的错误、缺失和不真实性，在很大程度上给用户造成麻烦。档案管理人员不能对档案信息作出及时的调整、更新，这使得档案的平台信息缺乏活力和生气，陈旧的档案信息成为用户丢失的一个最主要原因。这些因素最终导致网络下档案管理效率、档案管理质量和档案管理水平的低下。弊端三：因网络具有较强的流动性和公开性，也就意味着网络下的档案管理具备着一定的风险。很多档案管理部门，对档案管理的重要性缺乏正确的认识，为了节省开支，在档案管理系统的开发、设计、后期维护环节所投入的资金较少，这使得档案管理系统的完整性、安全性存在着较大的缺失，档案系统很容易受到外界网络环境的影响，比如病毒、黑客等。最终易造成系统的崩溃，档案信息的泄露会带来不可预测的恶果。

3 信息网络环境下建设档案管理信息化的相关途径

3.1 加大档案管理信息化的宣传力度，提升管理人员的信息化建设意识。档案管理人员管理的意识转变是档案实现信息化建设过程中的关键部分，在档案管理中发挥着重要的作用。因此，要想实现档案管理工作的信息化建设，首先就要从档案管理人员的工作观念着手。档案管理部门应加大对档案管理信息化的便利和优势的宣传力度，转变管理人员的思想观念，积极开展档案信息化管理的培训，使档案管理人员认识到档案信息化管理的必要性，主动参加到档案信息化的培训中来，提升自己的信息技术操作能力，最终实现档案的信息化管理。其次，档案管理部门应加大对专业信息管理人才的培养力度，为档案管理信息化提供专业管理人才的基本保障。

3.2 加强档案管理人员专业技能的培训，提高管理人员管理档案的专业水平。信息网络是不断发展、不断进步的时代产物。这也就意味着信息网络环境下档案管理工作本身具备着很强的时代性和变更性。档案管理人员应当顺应信息网络管理趋势，不断满足信息档案管理对管理人员所提出的新要求。档案管理人员的管理能力和管理手段应当与时俱进。首先，档案管理人员要不断地学习信息网络的基础知识，了解网络技术的历史以及当下发展的水平，加强计算机基础应用操作的能力，掌握网络通讯方面相关的技能知识等。在开展档案管理工作的时候，管理人员能够熟练地使用搜索引擎对所需资源进行查找。熟知档案数据库的查找范围，掌握档案的查找方法等。档案管理人员能够应用相关知识，在网络上自主地发布档案信息，进行档案主页的设置和更新。使用数据库“增、删、改、查”的技能，对档案数据库的相关信息进行及时的更新和修改。其次，由于当下互联网档案管理平台信息大多是英文显示，这就要求档案管理人员要具备一定水平的英语知识，能够通读平台上信息。与此同时，还需具备较强的信息管理能力，能够将零散、分散的信息整合起来，提取档案中相类似的档案信息，对所提取的信息进行整理归纳，将其展现在网络平台上，供用户选择、借鉴。档案管理人员要想真正地为用户提供最周全最贴心的服务，满足信息网络发展的需求，在具备以上知识技能的基础上，还需具备研发信息网络图书档案管理系统的能力和开发、丰富档案图书信息的能力。只有这样，才能为用户提供最全面最丰富的信息资源，让用户在简洁明朗的档案管理系统中，轻松地找到自己所需的资料。

3.3 落实档案管理信息化的基础设施，及时进行设备和技术的更新。档案管理信息化的建设离不开基础设施和操作技术的保障。在档案管理信息化的建设中，应提前做好相关的规划和准备，建立一套完整的档案管理体系。在进行基础设施的建设中，应根据档案管理工作本身的基础进行引进相关的管理设备，例如，计算机、刻录机、复印机、照相机、路由器、操作系统，等等，为档案管理信息化提供基础的设施和条件，保证档案管理信息化的顺利开展。另外，还应定期进行技术设备更新和检查，在基础设备的标准上，坚持采用科学的、配套的、先进的基础设备，使得信息化管理技术得以充分发挥；在档案的存储工作上，应及时更新档案的保存格式和途径，随着技术的快速更新，许多文本的保存格式和储存介质都发生了变化，以及档案保存的安全问题都成为目前档案管理信息化中亟须解决的问题。档案管理人员应及时进行技术的更新，以防出现档案信息无法打开或者管理系统被病毒侵害的现象，并对重要的档案及时进行备份和转移工作。

3.4 加大对网络下档案管理系统开发的投入，做好档案管理系统的后期维护工作。档案管理系统的开发部门应当树立正确的思想观念，加强自身职业道德和责任感的建设。在进行档案系统开发、设计的过程中，应当选用技术较为精湛，有相关设计经验，责任感、使命感较强的技术人员从事档案管理系统项目的研发。在完成档案管理系统设计的时候，应当有专业的检测团队对系统的安全性、合理性、灵活性、实用性进行检测，在各项指标都达到一定要求的时候，再交给项目的制作团队进行接下来的操作。在档案管理系统研发成功并将投入使用的时候，研发部门应当对系统的各部分功能进行整体的调试，确保万无一失，保证系统的完整性和安全性。档案管理系统在投入使用的过程中，倘若出现管理人员无法独立解决的技术性难题的时候，管理人员应当向上级反映，上级应当找专业的技术人员就系统中的具体问题进行维修处理。因网络环境本身具有不稳定性，其有一定的安全隐患。所以，这就要求档案管理系统要做好后期的维护。技术人员要定期地对网络下的档案管理系统进行安全监测和漏洞修复，排除系统中的安全隐患。技术人员要与档案管理人员保持密切的沟通，管理人员将用户所反馈的信息和档案管理过程中所遇到的问题反馈给相关的技术人员，技术人员就相关问题作出分析，对系统中不合理的软件设计进行调整、改善。技术人员应当结合当下信息网络下档案管理软件的最新技术，为档案管理软件提供最方便、最快捷、最高效的技能服务。

4 结语

随着信息网络的快速发展，我国的档案管理部门逐渐认识到信息技术管理带来的便利和档案管理信息化的重要性，纷纷展开档案管理信息化的建设工作。在档案信息化建设的过程中，不仅要充分利用和发挥档案管理信息化的优势，而且要认清楚信息技术带来的弊端，并对可能出现的风险进行及时的规避。抓住信息网络发展带来的机遇，加大培养信息技术操作管理人才的力度，加强对信息化档案管理的设备的投入和管理人员技术的培训，克服信息化管理过程中的难题，积极迎接档案管理信息化过程中带来的挑战，实现信息网络环境下的档案管理信息化。

档案管理的网络信息化 篇7

一、人事档案管理信息化

人事档案管理信息化的实现是现代人事档案管理工作的核心，也是提高我国人事档案管理水平的必由之路。现阶段，计算机和互联网络的迅速发展为档案管理提供了更为广阔的发展空间，复杂、繁琐、杂乱无章的人工式人事档案管理已经被科学的信息化档案管理所取代，充分利用现代化的信息技术，有效的发挥档案的重要价值是现阶段档案管理工作面临的新挑战。信息化，即数字化，就是将所有有价值的人事档案信息转变为计算机能够识别的二进制数字符号，充分利用档案信息化管理将原有的库藏资源和新归档资料进行加工并提炼，并将其转化为数字信息的过程。人事档案的信息化管理是我国档案管理领域的一项崭新变革，其对我国档案管理工作产生着极为深远的影响。《全国档案建设“十五”计划》将信息化和现代化的档案管理工作作为战略重点，且“计划”明确规定了“十五”期间我国档案建设的重要任务，即加快我国人事档案的信息化建设；加快现有人事档案的数字化进程；在档案管理网络化和信息化方面取得进展。基于此，我国人事档案管理机构应立足自身，逐渐实现我国档案管理工作的信息化，并通过多种形式培养能够胜任档案管理信息化工作的档案管理人才、技术操作与技术维护人才。

现代化管理设备，适合人事档案管理部门的管理软件是人事档案管理信息化与网络化的重要基础。人事档案建设的信息化主要是指在信息化迅速发展的今天，在档案管理的活动中系统与全面的运用现代信息技术，进而对人事档案信息资源进行数字化的管理与运用。在信息化迅速发展、网络化日益普及的今天，对人事档案进行信息化与网络化的管理对人事档案管理效率与水平的提高具有重要的现实意义。

二、人事档案管理网络化

现代计算机与网络技术的迅速发展与普及为人事档案管理信息化和网络化奠定了良好基础，建立并开发人事档案管理网站，使各级各类的管理通过计算机与互联网实现档案资料与数据共享，从而提高我国档案信息的接受与传递效率。电子计算机和现代通讯技术的有效结合，实现了人事档案信息分享与传递的网络化。现代通讯技术的广泛发展使得终端设备可通过通讯线路等方式与计算机相连结，进而形成庞大的计算机网络检索系统，使人事档案管理部门的计算机成为一个网络的结点，再将上述的结点与终端连结，进而实现人事档案资源共享的最终目的，这是我国人事档案管理的发展目标与趋势。

随着社会的飞速发展以及科学技术的更新，人事档案管理模式也应随着时代的变化不断发展，丰富多样的档案资料需要利用高科技等手段，通过互联网的管理方式以实现信息资源的利用和共享，进而为社会与用人单位提供更为丰富化、便捷化、信息化的档案管理服务。

三、人事档案管理信息化与网络化的重要意义

充分利用计算机与互联网络等手段对提高人事档案管理工作的真实性、全面性与时效性意义重大，与我国的人事档案管理信息化和网络化为主要突破口对人事档案管理方式进行改革，是现阶段我国人事档案管理工作面临的重要挑战。顺利实现人事档案信息化管理对我国档案管理部门而言具有如下重要意义：其一，人事档案的信息化与网络化管理有助于将人事档案更好的贡献，有助于实现人事档案管理的主要职责，即为有关部门提供及时、科学的人事资源信息，使用人单位与组织能够直观、快捷的了解并掌握单位的人力资源状况；其二，人事档案的信息化与网络化管理有助于提高人事档案信息的使用价值。通过电子信息库等方式对企业员工的人事档案进行查阅，不仅提高了人事档案的利用率，且最大限度的保护传统的纸质档案，避免其受到不必要的损害；其三，人事档案的信息化与网络化管理有助于保障人事档案信息的真实性和时效性。此种管理方式可以使人事档案的管理与存放更加系统与规范，便于查阅和利用；其四，人事档案的信息化与网络化管理有助于提高人事工作的运转速度，在企业管理者与干部进行选拔和任用的过程中，信息库的广泛运用可使领导直接查阅候选人的基本信息，从而保证了人事信息资料的完整性，极大的提高了工作效率与运转速度。

四、实现人事档案管理信息化与网络化应注意的问题

首先，加强对人事档案真实性与原始性的认定与管理。传统的人事档案为纸质文件，档案管理者可通过形式的原始性来确认档案内容的原始性与真实性，但现代电子文件的内容和形式是相对独立的，缺乏固定形式，进而，在信息录入时，应对档案中的有关信息进行全面与认真的审核。档案管理者可通过电子信息的加密技术、身份验证和签署技术等来提高人事档案电子文件的真实、可靠性。

其次，根据实际工作、制定人事档案信息化的相关规定。为了更好的防止人事档案管理工作中出现的随意性与盲目性，管理者应结合工作的实际需要，从管理、业务与技术等三个主要方面提出完善与系统的档案信息化标准规程，以确保人事档案信息化管理过程中数据的真实、准确、规范和统一。

第三，加强对电子档案的归档管理。人事档案管理部门应加强对本单位文件的积累、鉴定与归档工作，并建立相应的督导制度以保障本单位人事档案的真实性、安全性、完整性与可读性。

第四，严肃人事档案管理纪律、保障人事档案的管理安全。在人事档案信息化与网络化管理过程中，档案管理部门应严肃档案管理纪律，并严格执行网络信息的保密协议，严禁处理档案信息的计算机与网络连接，以保障单位人事档案的安全。

第五，提高档案管理人员的安全意识，加强人事档案信息的安全保障。档案管理部门应增强档案管理人员的信息安全意识，提高档案安全防护技术，以防止档案泄露等不安全事件的发生。

五、小结

总而言之，人事档案的信息化与网络化建设是现代档案管理发展的主流趋势，同时，它也是加强我国人事档案管理水平的必由之路。基于此，我国人事档案管理部门应快速改革档案管理方法，紧随时代潮流，为广大干部、职工提供最为优质与便捷的档案管理服务。

摘要：人事档案管理信息化和网络化是新时期人事档案事业发展的基本方向, 我国的档案管理工作起步晚, 发展缓慢, 不能够适应新时期社会对档案管理工作的要求。本篇文章在分析人事档案管理信息化、人事档案管理网络化的基础上, 论述了人事档案信息化、网络化管理的重要意义与实施网络化、信息化管理中应注意的问题, 希望其能够对促进我国人事档案管理信息化和网络化进程起到推波助澜的作用。

关键词：人事档案管理,信息化,网络化思考

参考文献

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[3]丁玉芝.建立“网络人事档案馆”的几点思考[J].陕西广播电视大学学报, 2005, 7 (4) :36—37.

网络环境下档案信息管理的探讨 篇8

关键词：网络环境,档案信息管理,科学性管理创新

1 当前网络环境下档案信息管理的主要内容

1.1 网络环境下档案信息管理的含义

随着时代的进步与发展, 医院中传统的档案信息管理模式已不再适用于当今的发展形势, 而网络技术的突破则为医院的档案信息管理找到了一条新的出路。传统的档案信息管理大多都以纸质书记为载体, 已不能满足医院中信息量、数据量不断增加的现状。而网络环境下的档案信息管理则是利用了当今较为流行的计算机技术, 通过网络对相关的档案和数据进行管理, 减少了传统管理手段所产生的成本较高、利用率较低的现象。

1.2 网络环境下医院在档案信息管理上数字化、网络化特征

传统的医院档案信息一般以馆藏式为主, 在材质上也大多以纸质为主;这种馆藏式的档案管理占地面积较大且造价较高。而在网络环境下的档案信息管理却对这类问题进行了一次较大的突破, 在网络环境在所有档案将都以电子文档的形式被网络系统所收录。体现了医院在档案信息管理上的数字化和网络化特征。

2 网络环境下档案信息管理的作用

2.1 加强了信息的收集管理功能, 对医院的相关数据资料做到了有序的整理

首先网络环境下的档案信息管理有利于相关数据信息的收集管理, 对于相关的文件可以进行归档。而且对于传统档案信息所不能保存或不利于保存的图片、声音以及相关的视频, 在网络环境下的档案信息管理都能予以很好地解决, 并且在取用过程中也更加方便高效。其次, 医院作为一个人流密度较大接诊人数多的公共场所, 每天患者和医院相关人员所产生的数据量范围颇为广泛, 传统的档案管理收集起来困难很大, 且对各类资料数据的分类管理准确性不高。网络环境下的档案收集管理由于其数字化智能化程度较高, 出现误差的几率极小, 因此可以做到对相关数据资料的有序管理。

2.2 相对于传统的档案信息管理手段操作性更为便捷

另外一方面, 网络环境下的档案信息管理具有高效便捷性。传统的档案管理由于工作量较大, 因此需要的相关人员较多, 在一定程度上造成了人员的浪费;但网络环境下的档案信息管理所需要的工作人员数量则较为宽松, 这是由于在网络环境下对于医院相关资料的收集和调取都是由网络来完成, 因此更加便捷减轻了工作人员的工作压力。

2.3 网络环境下档案信息的显示效果得到较大提升, 提高了医院在档案信息管理上的丰富性

在网络环境下的档案信息管理中, 数据一般都以电子文件的形式来显示, 因此在显示效果上得到了较大的提升。同时根据电子文件的相关特性和优势, 在网络环境下对数据进行查看也更为直观便利, 并有助于医院相关档案的管理。

同时针对于那些过去不便管理收集的档案, 网络环境下的档案信息管理又给予了很好的解决。由于电子形式不再受限于空间、气温或潮湿等相关条件的制约, 可以很好地对医院过去那些不便收集的信息档案进行管理, 丰富了医院的相关信息档案。

3 当前在网络环境下档案信息管理所面临的问题

3.1 网络环境下的档案信息管理未得到应有的重视

但在目前我国在医院方面的档案信息管理仍面临着许多问题, 首先就是许多医院在没有跟上时代发展的脚步, 并有看清当今的形式所在;对网络环境下的档案信息管理没有做到足够的重视, 依然采取落后陈旧的档案管理手段。这不仅是对于资源的浪费, 同时也增加了隐形中的成本对于医院竞争力的提高以及在未来的发展都极为不利。

3.2 网络环境下的档案信息管理安全系数及技术仍有待提高, 相关的规范和法律制度有所缺失

然而在网络技术的快速发展在提高了工作效率的同时也带来的相应的问题。当今比较流行的黑客技术就为医院档案信息管理带来了极大的挑战, 社会上许多企业和部门由于使用网络技术而导致了相关信息的失窃被盗, 严重影响到了网络安全, 因此医院中重要信息的安全性急需得到保障性的提高。同时在网络档案信息管理的技术层面上, 也要针对于社会和医院的需要予以不断的创新来满足。

目前, 尽管我国以对网络进行了相关的立法工作, 但在档案方面由于其具有较强的复杂性, 使得我国在档案方面的立法工作也得不到确切的落实。导致了我国在网络环境下档案信息管理的相关法律和制度有所缺失, 不能保证医院网络档案信息管理的顺利健康实行。

4 如何建设好网络环境下的档案信息管理

4.1 医院要对其相关的作用和影响予以足够重视

医院要在时代进步的大背景下, 跟上时代发展的脚步, 充分重视起网络环境下的档案信息管理, 对档案材料室进行重新的定位。并运用科技的手段来进行医院相关档案的管理工作, 同时注重对档案技术和数据技术方面的人才引进, 并通过树立起医院自身的特色和理念来增强医院的竞争力, 促进医院在未来能够拥有更大的发展空间。

4.2 创新发展相关的网络档案信息管理技术, 完善相应的规范和法律制度

医院要不断对档案信息管理技术进行创新和改造, 使其能不断满足医院的相关工作需要。同时, 医院还要创建相应的档案资源平台来做到最大限度的资源共享, 一方面便于使用者对于档案的利用, 两一方面也可以满足用户的相应需求, 并可以通过用户的评价来对其中的不足加以完善和改进。此外, 政府等相关部门要加强在医院网络档案信息管理方面的立法工作, 使医院的档案信息安全得到足够的保障。

5 结束语

总之, 信息化、网络化是不可阻挡的历史发展潮流, 档案信息的管理也必须要跟上时代发展的脚步, 档案工作者一定要利用好新兴的科技来为档案管理工作做出更大的贡献。

参考文献

[1]赵宁燕.论数据标准化对档案信息资源共享的影响[J].档案, 2011 (2) .

[2]林晓云.档案网络信息资源整合的现状及问题分析[J].档案, 2011 (1) .

档案管理的网络信息化 篇9

在当前市场经济的快速发展下, 信息化也应时代要求不断发展和深化。近年来, 企业信息化建设的力度不断增大, 推动了企业在生产经营和营销管理等不同方面的发展, 企业各部门之间的工作效率也大幅提升, 从而为企业控制成本, 提高收益创造了有利条件。但是在当前的信息化建设过程中, 企业敏感数据的保护问题同样不可回避。在企业信息化建设过程中应注意汲取各种案例给予我们的启示, 借鉴各种由于对安全保密管理过于忽视而给企业带来惨重经济损失的教训与实际经验, 对安全保密问题在企业信息资源的流动、交换、整合、分析、提炼、开发和创新过程中的重要性应用予以明确认识。应从企业生存与发展的高度来看待企业保密管理问题。本文对网络信息化时代背景下企业保密管理对策进行分析, 希望有所贡献。

二、企业核心数据管理中存在的安全隐患

(一) 缺乏统一的管理

在多数企业中, 某个部门或者某人所拟出的较为重要的文件往往未进行有效统一地管理, 而常因为电脑损毁或丢失、员工中途离职、不当操作或无意间删除, 或是受到病毒的侵入等情况致使重要文件数据丢失。例如传统上的企业年度、季度和月度的销售总结与分析报告、企业的投资与融资报告、财务分析报告、较为重要的内部会议记录以及商务交流所产生的合同与重要文件等诸如此类含有机密财务数据的企业资料。很多企业往往对于此类文件的保护有所忽视, 而随意交由企业文职人员予以保管, 并未建立严格的管理制度与保密措施, 因而常因各种因素导致文件损毁或丢失。

(二) 缺乏有效的加密手段

大部分企业在此方面缺乏足够的意识, 未采取行之有效的加密措施对核心数据和文档进行处理, 同时也缺乏足够有效的加密技术。员工个人电脑中的文件能够利用移动存储设备、办公室打印设备、通信工具以及电子邮箱等将资料原文拷贝出来, 此类操作极易导致企业重要信息的泄露。

三、企业核心数据管理加强的措施

(一) 应建立组织级文档保护机制

在企业中, 人员管理是最大的难题, 要想对企业核心数据进行有效管理, 就必须先对负责文档管理的人员进行有效管理。因而建立起一套健全而且合理的保护机制, 对于企业核心数据的管理工作具有积极意义。与企业新设备的采买、新技术的引入相比, 企业进行组织内信息安全保护制度的构建往往更为重要。通过对国外信息安全保护管理的历史经验分析发现, 对于企业的攻击大部分都源自内部, 且外部攻击同样可以利用内部漏洞而发难。对于企业来说, 防范源自内部的攻击往往比防范外部攻击更为困难。这要求企业在防范内部攻击时, 必须建立其一套行之有效的管理措施, 并建立起一系列与之配套的合理、科学、严密的管理制度并切实执行, 将电子文档信息的保护漏洞从整个处理流程中的各个环节 (例如电子文档的起草、处理、传输与搜集、累积和整理、归档并保管以及供给使用的全过程) 予以封堵, 实现文件保护的全程管理, 任何一个环节未做好, 或有疏漏, 均会发生导致企业核心数据失窃的可能性。对于企业信息化管理人员和操作人员的管理应不断加强;在制作电子文件过程中应坚持分工明确;在形成电子档案后应予以及时积累, 同时还应针对企业电子档案进行归档制度的合理化构建和切实地执行;并制定电子文档的保管、签订标准与制度, 并严格执行;并针对电子文档管理, 建立起相应的记录系统。

(二) 文档管理应利用数据保护软件进行加强

1. 对访问控制的加强。

对于网络环境下企业电子文档信息保护与安全防范工作来说, 访问控制是其重要的手段和措施。对企业相关如电子文档信息之类的网络资源予以保护防止其被非法访问并进行使用, 是访问控制的主要任务和目的。访问控制具体措施包括入网访问控制和权限控制两方面, 前者是指对用户被允许访问的时间和准入范围进行控制;后者则指允许用户对某部分目录与子目录、文件以及其它相关资源的访问进行控制;对于用户针对此类目录、文件和设备所能够采取的有效操作予以严格规定和控制, 例如改写、只读、删除、创建、存取控制或者查找等等。此外, 访问控制最基本控制应为电子文档的打印和篡改拷贝控制。

2. 数据加密。

对网内的文件、数据、控制信息以及口令的传输予以保护, 并对电子文档在不宜公开情况下的非公开性予以保障是信息加密的目的。一般来说, 电子文档的机密性得到有效保证的唯一途径就是信息加密。若具有查看和使用权限的内部人员恶意将其泄露外传, 不管其采取移动存储设备、聊天工具还是邮件等任何方式向外部传递, 第三者在得到并打开后, 文件均显示为乱码, 此举使机密信息保护管理的实现得到有效保障。

3. 文件备份。

当前网络再给企业发展经营带来极大便利的同时, 也给其数据管理的安全性带来极大冲击, 电子信息文档容易失真或丢失已经成为普遍现象, 给企业信息安全与利用造成了严重的威胁。企业可以采取各种有效手段与先进技术来对企业内部网络安全进行强化, 但从客观上来说, 任何事情均无绝对化, 企业信息安全管理也是如此, 信息资料的失真与丢失或损毁现象难免会发生, 因此, 进行信息资料的恢复与备份系统对于企业信息安全管理是极有必要的。即使信息被篡改或 (下转第237页) (上接第224页) 丢失、抑或损毁, 企业只需启动备份系统, 则可将文件恢复, 从而挽回了可能招致的损失, 真正做到有备无患。

四、结语

伴随着经济与科技的快速发展, 信息化手段也日益丰富, 社会改革的深化与企业的可持续发展得益与网络与信息系统的有力支持而不断深入, 同时人民生活也因网络时代的到来而丰富多彩, 便利且多元化。在各行业生产过程中人力资源得到极大的节约, 人与人、企业与企业、国家同国家之间的信息交流越来越频繁。但在当前信息化水平快速提升的背景下, 国家机关及其所属部门的相关密级资料以及企业内部经济数据等均面临网络安全问题, 特别是科研型的与政府部门有密切联系的企业, 一旦因网络安全问题导致数据丢失、核心技术失窃, 对于企业和国家来说都是一场灾难, 带来极其严重的政治与经济损失。笔者在此对网络信息化时代背景下企业保密管理对策进行分析, 希望有所贡献。

摘要：伴随着经济与科技的快速发展, 信息化手段也日益丰富, 社会改革的深化与企业的可持续发展得益与网络与信息系统的有力支持而不断深入, 在各行业生产过程中人力资源得到极大的节约, 同时人民生活也因网络时代的到来而丰富多彩, 便利而多元化。人与人、企业与企业、国家同国家之间的信息交流越来越频繁。但在当前信息化水平快速提升的背景下, 国家机关及其所属部门的相关密级资料以及企业内部经济数据等均面临网络安全问题, 特别是科研型的与政府部门有密切联系的企业, 一旦因网络安全问题导致数据丢失、核心技术失窃, 对于企业和国家来说都是一场灾难, 带来极其严重的政治与经济损失。

关键词：数据安全,文档管理,保密

参考文献

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[4]郭青.能源企业档案信息化建设中的保密管理[J].大观周刊, 2012, (38) :88-88.

[5]曹红.企业涉密电子文件、电子档案管理的方法和途径[J].机电兵船档案, 2011, (2) :49-51.

信息化在网络团购管理中的应用 篇10

一、网络团购模式

网络团购的商业模式, 即以收取服务费为方式, 充当商家与消费者之间的媒介。根据网络团购组织者的不同, 网络团购主要有三种模式。

(一) 商家发起团购

由商家作为网络团购的发起者, 利用公司网站和其它各种网络工具发布信息, 以较为优惠的价格吸引大量消费者, 约定在某一个时间进行集体购买, 实质是商家的一种促销方式, 商家一般事先并不公布团购价格, 通常会在团购的当天, 根据参与团购消费者的数量调整团购价格, 商家处于主动地位。

(二) 消费者自助团购

以某一个或某几个消费者为主, 利用论坛、社区、博客等网络工具, 将具有相同购买意愿的消费者聚合起来, 形成一定的购买规模, 以团体的优势获得较为优惠的购买价格, 但这种形式比较松散, 不易管理。

(三) 第三方组织团购

由商家和消费者之外的第三方来组织团购, 通过团购网站发布相关团购产品和服务信息, 限时限量地供消费者团购, 当团购数量达到基本数量时团购成功, 否则失败。消费者凭团购网站发送的订单信息在规定的时间内到指定商家消费或由商家送货上门, 对商家诚信进行有效监督, 接受消费者实时投诉等, 消费者在这种团购模式中处于相对主动地位。[2]

二、网络团购发展现状

网络团购模式在国内刚刚兴起, 其发展面临着各种机遇和挑战, 系统地分析网络团购现象及其发展中的问题, 对于促进网络团购市场的健康发展具有重要的意义。

(一) 发展速度快

2010年1月, 随着我国第一家团购网站“满座网”开始运营, 网络团购在中国快速发展。2011年, 国内团购市场全年共上线54万期团购活动, 销售额总量超过110亿元, 相当于2010年的5.5倍, 超过3亿人次在团购网站购买了商品或服务, 平均每人次消费金额约为35元, 按照全年平均折扣3.6折计算, 2011年团购用户共节省190亿元消费性支出, 人均每次消费节省62元。

(二) 专业化发展

网络团购通过网络平台将众多具有相同消费需求的消费者集中起来, 增强了消费者与商家的价格谈判能力, 在购买产品时获得低于零售价的最优惠价格。美国专业团购网站Groupon在美国的成功, 引起了各国团购网站的模仿, 推动了中国团购模式向专业化发展。

(三) 覆盖区域广

我国团购网站之间的竞争已经进入了拼速度、抢市场的阶段。现在, 网络团购的覆盖面已经由北京、上海等规模和配送能力较强的一线城市迅速发展到了二、三线城市。由于团购市场的销售不会受到地域及产品种类的限制, 在规模优势方面团购市场具有强大的竞争力。

(四) 最新互联网消费模式

团购网站相比其他消费模式具有三方面的优势:简单明了的消费方式、低廉的折扣、短时间的高效聚众效应。基于这些优势, 团购网站已发展成联系商家与消费者最紧的互联网消费模式。[3]互联网企业有着复杂多变的信息化需求。有效提升网络团购的核心业务系统的运维服务, 加强网络团购的信息化建设, 可以提高团购的管理效能, 进而提升网络团购相互支撑体系的发展, 从而优化网络购运营的效率, 使团购体系化管理性能得到极大提升, 最大化保证消费者权益。

三、网络团购发展面临的问题

我国团购网站管理水平低下, 是阻碍团购网站发展的主要因素。团购网站规模较小, 行业竞争激烈, 网络团购环节繁多, 物流配送迟缓等原因, 导致众多的问题, 主要表现在以下几方面。

(一) 团购网站运营成本高

网络团购虽然只是在线上提供商品信息, 线下用户到商家处消费, 但是由于团购网站线下需要联系大量的商家, 拓展业务, 人力和物力成本较高, 大多数团购网站还处于发展的开端就因为大量的成本耗费而不得不退出市场。[4]

(二) 线上线下运营活动复杂

由于网络团购的经营模式是线上购买, 线下消费, 用户购买体验显得更为重要。但是由于在实际团购活动过程中组织策划难度较大, 容易发生商家半途撤销团购活动的意外事件, 很容易造成网站的信任危机, 团购网站在选择合作商家方面需要很强的判断力。

(三) 网站用户黏性不强

消费者对商品价格比较敏感的, 网络团购推出的商品都具有超低折扣优惠, 吸引了大批的用户, 但多数用户只是对优惠商品感兴趣, 对团购网站本身并无过多关注, 网站用户的黏性并不强, 用户容易流失到其它团购网站, 用户的忠诚度较低。

(四) 欺诈现象时有发生

团购商品的价格陷阱, 为了激发用户购买欲望, 普遍出现了通过哄抬商品原价来制造超低价折扣的假象。虚报团购人数, 一些团购网站通过虚标不断增长的购买人数激发消费者的购买欲望。售后保障不到位, 网络团购普遍采用预先付款后消费的模式, 会导致消费者在不消费时无法挽回自身的损失, 无法及时采取措施维护自身权益。[5]

四、网络团购信息化的方式

(一) CRM在网络团购中的应用

CRM (Customer Relationship Management) 即客户关系管理, CRM所体现的是一种管理思想和理念, 它把管理理念和业务实践融合在一起, 集成了销售、定单管理、客户服务以及协调和统一在客户生命周期内与客户交互的所有信息, 它可以管理单个客户, 通过快速响应和高效的服务建立同客户之间的牢固关系。客户关系管理是一种以客户为中心的经营策略, 它以信息技术为手段, 并对工作流程进行重组, 以赋予企业更完善的客户交流能力, 最大化客户的收益率。[6]

通过客户关系管理, 团购企业可以更了解用户的性别、爱好, 从而对其作出精准、实时分析, 在购物环节实现预测, 指导与商家的签约活动, 管理库存和供应链体系。客户关系管理可在企业运营过程中将企业、商户、消费者紧密联系在一起, 对供应链体系进行管理, 实现团购的有序运营。不仅局限内部管理, 更有源头管理, 进行数据挖掘, 进入到消费者个体的行为层面, 促进流量转化、提升客单量, 提高用户回头率, 同时保证后端的采购、供应链, 指导企业运营。可以提高商户的运营能力, 提升消费者购物体验、重复购买力和客户黏性。

(二) ERP在网络团购中的应用

ERP (Enterprise Resource Planning) 即企业资源计划, ERP的核心思想是将企业的业务流程看作一个紧密连接的供应链, 其中包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等, ERP将客户需求与企业内部的经营活动以及供应商的资源融合到一起, 体现了完全以客户为中心的经营思想, 它通过对供应链上所有环节进行有效的管理, 以期最大限度地挖掘企业内部潜力, 提高效率, 加速资金周转, 缩短产品周期, 取得最大的企业效益。[6]

基于电子商务的产品类网络团购模式发展空间非常大, B2C电子商务企业可以利用自身的团购网站将营销深入到每位固定用户和潜在用户心中。新品以团购方式促销, 激发已有用户的购买欲, 以最低价吸引新用户, 用户对新品良好的体验度, 会对网站或产品品牌增加美誉度并产生用户黏性;与具有一定知名度的团购网站合作联合推广以吸引新用户。[4]只有选择用户感兴趣的产品或服务项目, 才能吸引更多消费用户, 从而增加网络团购交易的成功率, 对用户消费行为的数据积累和分析也是团购网站的重要资源, 海量数据可以用于数据库营销, 发掘用户潜在的消费需求, 将这些需求传递给商家并将商家的反馈推送给有需求的用户, 由此掌控消费者的整个消费链条。[7]

(三) SNS在网络团购中的应用

SNS (Social Networking Services) 即社会性网络应用服务。SNS逐渐趋向于生活化与娱乐化, 消费通过SNS进行适当的消费体验。SNS趋向于综合化与细分化, 不同的人群可以聚集于不同的网络社区, 有不同的细分化需求, 包括购物、买车、购房, SNS满足了人们多维度的细分化的市场需求和核心业务需求。从技术要求上而言, SNS趋于无线化, 消费者可以通过手机登录SNS来进行购物体验。团购网站可以通过SNS化进行网络覆盖, 占领市场, 从而巩固网络团购市场地位。[7]

网络团购要和SNS进行深度整合, 网络团购本身就是社交网络服务的一种, 必须承载在一个大的社交平台上, 然后通过社交关系增强比价功能, 从而让整个产业链受益。虚拟社区是相对于现实社区而言, 其主要特征通常有:以互联网为基础的人际互动渠道;社区的成员 (用户) 具有群体性、聚集性;社区成员具有共同的兴趣或需求;存在双向或多向的交流互动。[8]虚拟社区的这些特征和团购网站的发展盈利诉求有着很高的契合度, 基于虚拟社区的网络团购是未来团购网站发展的一个重要方向。社区一方面提供了一批聚合的消费者, 另一方面可以实现用户之间的良好互动, 增加网络团购的黏性。

(四) LBS在网络团购中的应用

LBS (Location Based Service) 即基于位置的服务。LBS是定位技术、移动通讯技术、GIS技术和互联网技术相结合的产物, 其有广义和狭义之分。狭义地说, LBS业务是通过无线通信网络获取无线用户的位置信息, 在地理信息系统平台的支持下提供相应服务的一种无线增值业务。广义地说, 只要是基于位置的信息服务均属于位置服务。LBS的主要优势在于通过固定或移动网络发送GIS功能和基于位置的信息, 让用户随时随地的使用移动设备。[9]LBS由移动通信网络和计算机网络结合而成, 两个网络之间通过网关实现交互。移动终端通过移动通信网络发出请求, 经过网关传递给LBS服务平台;服务平台根据用户请求和用户当前位置进行处理, 并将结果通过网关返回给用户。

点评网和生活信息类网站是与地理位置服务相结合的模式, 两者都有地域性特征, 但是移动互联网络又有其差异性, 主要体现在工具的实用性特质, 信息量的广泛积累和覆盖。网络团购用户到达本地的签约商家后, 使用手机应用进行登记, 当登记到一定数量后, 所有进行过登记的用户就可以得到一定的折扣或优惠。

网络团购信息化一方面可以让企业做的更快, 提高效率, 节省成本;另一方面, 可以让团购企业做的更好, 面临海量的数据, 可以借用信息化迅速处理。网络团购信息化更可以帮助提高团购业务运作效率, 帮助网络团购做好精细化管理, 使网络团购企业投入与产出的比例达到一个和谐的水平。网络团购可以更高效的管理各个不同的销售渠道, 避免渠道管理的混乱和高成本;对网络团购企业来讲, 信息化系统的运营不仅对自身企业效率提高有积极作用, 还可将团购生态链上的各个环节有机的结合在一起。

参考文献

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档案管理的网络信息化 篇11

关键词：网络信息；图书管理员；素质

中图分类号：G25 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）35-0189-02

一、图书管理的信息化

当前网络在图书馆中得以广泛应用，文献资料的信息化、数字化，给传统的呆板滞后图书馆管理带来了巨大的冲击，图书馆的数字化、集成化、速度化、有效化的优势使之成为21世纪图书馆发展方向的主流。网络既是图书馆得以可持续发展的基础，又起了促进和催化作用，是图书馆得以实现跨越式发展的动力。随着图书馆实现自动数字化，建立图书馆局域网，并能与互联网互联进行信息共享，成为互联网大家庭中的一份子。公众对信息资源的大量需求，使图书馆网络信息量趋于庞大，也变得复杂多样，如何有效地建设、维护好网络，并保持其健康有序地发展，是图书馆需要解决的一项长期系统工程，相应地要求图书管理员不断提升自己的业务素质，使得与网络信息化同步。这就对图书管理员提出了新的更高的要求，使其在网络化的图书馆管理中的地位与作用更加突出和重要。

二、网络信息化下图书管理员应具备的素质

网络信息化下的图书馆，数据和信息是生命，准确而完整的数据库是图书馆自动化管理正常开展的保证。旧有的图书管理员的管理技能和知识结构已然无法适应这种图书信息化管理工作的需要，图书管理员的信息化专业知识不足已经成为制约图书馆事业发展的一大瓶颈。当今科学发展使得各类学科高度细化、大量集成和交叉渗透，这就给图书管理人员的知识结构提出了全新的要求。笔者认为图书管理人员应当具有以下素质，才能适应适应网络信息化下图书管理工作的新要求。

1.较高的思想政治素质

图书管理工作的根本宗旨就是为读者服务。图书馆的服务对象包含社会各个阶层，工作任务繁重多变，因此要加强图书管理人员的从业道德教育和服务宗旨教育。图书管理中网络的运用与管理不可避免地会产生负面效应，网络的虚拟性往往会带来一系列道德与伦理方面的问题，进而会影响人的道德水准，影响社会的和谐稳定。因此对于图书管理员要求有强烈的社会责任感，严谨细腻的工作作风，真诚的服务态度，积极的隐私保护意识，互助协作的团队精神，敏锐的知识产权观念。

2.深厚的业务素质

图书管理员应具备与时代相适应的业务素质，具体体现在：首先要系统性的掌握图书信息学方面的专业知识；其次是了解图书管理业务程序，熟悉自己所管理的图书信息的内伸外延；再次要具有一定的计算机基础知识；最后应注意提高外语水平，能够识读相关外文图书信息，提高外文资料的利用率。

3.较强的信息意识素质

现代的图书馆信息量翻倍式增加，图书管理人员要敏捷地捕捉各方面的相关信息，及时地收集及更新有价值的信息资源，进行整理和归类，以充当各层次读者的助手；同时要求图书管理人员应具备信息技术处理知识，能够对各类信息进行独立筛选、甄别与整合，通过创造性的劳动，使读者能够很快地检索到需要的知识信息，提升了信息利用率，提高了服务质量和水平。

4.超前的思维素质

网络是一个复杂多变的系统，要管理维护好网络，应坚持一切从实际出发，用全局的观念来考虑问题，并要有预见性；其次，图书管理网络信息化是一个不断革新的领域，需要管理者勇于创新；再次，图书馆信息化、集成化是信息技术发展的必然趋势，也需要我们去积极研究。面对信息技术日新月异的变化，随时随地出现意想不到的问题，会使得我们变得迷茫和困惑，这就要求图书管理员有很强的应变能力及超前的思维能力。

5.必要的管理素质

目前的图书馆界中，有相当一部分的管理人员知识陈旧、知识结构存在缺陷，尤其是缺乏管理学方面的专业知识。图书管理工作不仅是对知识信息的管理，也是对人的管理，包括服务对象及管理者本身。网络的运用颠覆了传统的知识信息传递手段，具有虚拟特殊性。网络系统的正常运行排除硬件设备外最终取决于使用者的运作状况。或者说网络是否能保持正常运行，主要的问题不是技术方面，而是取决于使用者的社交关系和道德品质方面的问题。因此人的管理是网络管理中的极其重要的组成部分。

三、图书馆管理员的业务素质的培养

随着科学技术的迅猛发展，图书馆工作得到全方位的进度和变化，图书管理人员的身份也在改变。面对信息社会的挑战，图书管理人员应及时调整并充实自己的知识结构，主动进行能力培养，努力提高自己的职业技能，只有这样才能适应网络信息化下图书馆工作的需要。

1.加强职业道德教育，增强服务意识

应根据社会的时代要求和网络信息环境下对图书管理人员的道德要求，对图书管理人员进行职业道德教育。在倡导图书管理人员自我教育的同时，通过社会实践锻炼、政治理论学习、举办岗前培训等多样活动，以及对图书管理人员职业道德进行宣传和教育等方式，加强服务读者、服务教学、服务科研的服务意识和服务水平。要大力宣传图书管理工作的作用及意义，培养图书管理人员良好的道德情操，使图书馆不仅成为读者的知识殿堂，而且还能成为社会主义精神文明建设的重要场所。对图书管理人员要有一个长期的培养计划，适时地组织相关专业知识的培训学习和轮岗实践教育活动，使他们能及时更新知识，不断完善知识结构，更好地胜任本职工作。

2.不断提高业务技能

现代社会知识信息的存储和传播通常通过网络进行。图书管理的信息化给读者带来便利的同时也给图书管理人员提出了掌握计算机网络技术的要求。传统的图书管理形式人工操作多、劳动量大、效率低，已经远不能适应电子信息化的现代管理方式。从传统的管理程序向利用计算机网络转变，就要求图书管理员掌握网络信息的收集整理、传递存储的技术。图书管理人员还要掌握外语知识，拓宽服务的范围和领域，这是当今社会各行各业走向国际化，在全球范围内进行信息交流的需要，是顺应时代发展的需要。随着知识信息资源共享及全球信息网络的联通，要求图书管理人员及时了解最新信息，分析、辨别和收集有用信息。互联网上的语言部分是英语，管理员只有具备扎实的外语知识，尤其是英语，才能有效地处理、加工网络信息。因此，只有具备外语知识才能直接地了解国际动态，便于直接的收集信息资源，从而更好地完成信息传递工作。

3.培养图书信息专业知识及相关学科的知识

现代社会的图书馆作为知识信息的开发、储存及传播的重要阵地，要求图书管理人员要有扎实的专业知识素养。当今已经进入知识信息爆炸时代，图书管理人员作为知识的引领者，其知识框架的核心内容就应该是如何进行获取知识信息。对于现代图书管理人员来说，具有计算机、网络技术和信息化管理技术等方面的知识是能够胜任本职工作的必备条件。

图书管理人员重要的工作就是进行管理，因此图书管理人员还应该要有管理学方面的知识。在当代的知识信息社会中，每一个公民或者组织都应在知识信息的接触过程中遵守知识产权的相关法律规章。只有洞悉知识产权的相关知识，才能在知识信息的传播和利用中处于主动地位，从而避免产生纠纷或者抵触法律的行为。图书管理人员的另一工作性质就是服务，为了增加服务效率，图书管理人员还应学习一些必要的心理学知识，了解读者心理的需求，这样才能使信息服务工作准确到位，才能有效地提高服务的质量和品质。对于图书管理人员本身而言，具备一定的心理学知识，对其自身的身心健康和良好的工作心态也是非常必要的。

4.培养信息技术运用和处理能力

图书管理人员要具有能熟练的运用和处理信息技术的能力。首先要对信息要有敏锐的感知能力，能从冗杂繁多的信息中分析出具有可用价值的部分。能将各类信息加以甄别、筛选，从中整理出有用的内容并进行分类、整合、归纳，并能从中发掘出潜在的利用价值。要能娴熟地运用信息技术，譬如能利用计算机平台建立各种图书数据库，处理各类图书信息，能从网络中猎取到各种读者需要的信息，能指导读者利用网络检索图书文刊，并能在网上解答读者的问题。

5.建立健全科研奖惩制度

图书馆必须制定科研工作规划，使图书馆科研工作有预期的目标。首先要建立科研工作考核奖励制度，对图书馆的科研工作要制定相应的指标，进行定期考核，实施奖励与表彰，提高科研的积极性，促使人人参与科研。同时，利用本馆的优势，对管理员的科研活动实行一定的开放政策，如在检索资料方面、打印复制方面等等。

6.选择合适的再教育途径

合适的再教育途径多种多样，可以进行函授网络学习、去高校进修学习，可以把教培人员请进来授课，可以进行内部轮岗相互学习。还可以与网络信息技术发达数字化程度高的信息科研院所、图书馆等单位建立合作关系，请他们代为培养图书管理员的网络信息知识和管理能力，这样，更容易使图书管理员将网络技术和信息技术结合在一起，同时也为他们提供了一个理论与实践相结合的学习场所。

四、结语

图书馆是人类知识的源泉，图书馆事业是人类赖以发展的伟大基石，人类的发展时刻需要它的辅助。进入网络信息时代的当今社会，对图书馆管理人员的综合素质的要求越来越高。因此，图书管理人员必须适应网络信息化的发展变化，不断地提高业务素质，及时调整并充实自己的知识结构，以满足图书馆事业发展的要求。

参考文献：

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[2]唐家玉.图书馆可持续发展管理[J].人大复印资料，2001，（6）.

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档案管理的网络信息化 篇12

(一)实现了数字化、无纸化管理。档案管理工作主要包括了档案的收集、整理、保管、统计等多个环节,由于传统的档案文件多为纸质文件,导致管理工作不仅耗时长,而且劳动强度大。而在网络信息时代下,通过数字处理技术可以将传统的纸质档案进行数字化归档处理,并将这些档案信息存储到档案数据库中,这样不仅能更好地保证档案信息的完整性与原始性,而且能极大地减少档案工作人员的重复工作量,避免了原纸质档案必须归档后才能查阅的缺陷。

(二)有利于档案信息的共享利用。传统的档案服务,主要是以人工借阅服务为主,用户必须亲自到档案馆中才能进行档案信息的查阅或咨询工作。而通过近年来档案管理工作的信息化建设,档案的信息服务再也不用受到时间与空间的限制,用户只需要通过一台与网络连接的电脑,即可进入到档案管理系统中,自由的查阅、搜索、咨询和下载自己需要的档案信息,从而真正实现了档案信息与用户之间的零距离接触,保证了档案信息的有效共享与利用。

二、网络信息时代档案管理的策略

(一)重视管理理念的转变。经过多年以来的发展与完善,我国多数档案馆(档案室)的信息化、网络化建设都取得了卓越的成效,并有力提升了档案管理工作的管理效率与服务水平。然而,在部分档案馆中仍存在着信息化建设明显滞后的现状,而最主要的影响因素就是原有管理理念与服务理念的滞后。

为此,要进一步推进档案管理工作的信息化、网络化进程,关键在于对原管理理念的转变与更新。一方面,在日常工作中应积极改变传统档案管理工作中的“重管、轻用”,以及“重事轻人”“重物轻人”等严重阻碍档案管理工作信息化建设的思想与认识,并在所有员工心中树立起科学的发展观念与服务理念;另一方面,在服务态度上应始终坚持“以人为本”和“用户至上”,使档案管理工作由传统的被动式服务积极向着主动式服务方向转变,从而最大限度地满足用户对档案信息开发利用以及交流共享等方面的需求。

(二)加强档案管理的标准化、规范化建设。标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础与前提。然而,当前我国各地档案馆的信息化建设,多是走的自给自足、各自为政的道路,这也容易导致各档案馆所采用的档案管理软件性能不一致、录入文件格式不一致、数据不标准等多种问题,极大影响到档案信息间的利用与共享,给档案管理工作的信息化进程带来了较大的阻碍。

因此,档案馆必须加强档案管理的标准化与规范化建设,除应当严格执行国家档案标准及行业档案标准以外,还应当联合各档案馆共同制定并实施统一的档案操作规范、技术规范以及设备应用规范,例如网络传输标准、软硬件应用标准、网络通信标准、录入文件格式标准、著录和标引标准等等,从而确保档案信息得以有效的利用与共享,以避免信息化建设中无谓的人力、财力与物力的浪费。

(三)提高档案管理的自动化水平。要实现档案管理工作自动化水平的提升,一方面应加强对档案信息的数字化处理,通过各种先进的扫描设备、网络设备,将图片、文字等档案信息以数字记录的方式,存储到计算机与网络当中,从而方便档案信息的管理、搜索与阅览;另一方面,还应加强档案管理工作的软件及硬件建设,例如采用标准化的档案管理软件、建立数字化档案数据库、建立数字档案网络等等。

以数字化档案数据库的建设与使用为例,传统的档案数据库多是档案馆用于自建自用,因此普遍缺乏整体性与规范性,导致数据库存在功能单一、标准化程度低等问题,而影响到档案信息的共享与利用。因此,档案馆必须加强档案数据库的数字化建设,根据相关规范与标准的要求,重点建设若干个通用性好、标准性强的多媒体数据库、全文数据库及视频数据库等,并利用数码相机、扫描仪等先进设备对档案文件进行录入与管理,以全面实现档案信息管理的数字化。同时,还应对档案馆原有的条目数据库或者不能联网的小型数据库进行标准化的改造,以提升原数据库的工作容量和上网率。

(四)加强档案管理队伍的培养与建设。在网络信息时代下,档案管理工作是一项较为复杂且技术含量高的工作,要求档案工作人员除需要掌握基础的档案管理知识以外,还应当具备信息技术、网络技术、计算机技术等相关的科学文化知识。然而,近年来我国各档案馆中高素质人才普遍缺乏,且管理队伍中普遍存在着年龄结构偏大、专业结构失衡等问题。

为此,必须将人才的引进与培养纳入到各档案馆人力资源管理工作的重心当中。一方面应注重高素质人才的引进,积极引进和吸收高层次的信息化人才;另一方面还应当加强员工的培训工作,通过培训实习、学术交流、专题讲座、参观考察等各种活动,以综合性提高档案工作人员的专业素质与能力水平,为推动档案管理工作的信息化进程打下良好的基础。

三、总结

档案是机关、组织与个人在各种社会活动中所直接形成并保持备查的文字、图表、音像等历史记录,它作为一种重要的信息资源,也是机关工作、生产建设与科学研究的重要参考依据与可靠凭据。在网络信息时代下,我们应不断加强档案管理工作的信息化、网络化建设,有效地改变传统的档案管理模式,使原有的纸质管理逐步向着数字化管理方向转变,从而有力提升档案管理工作的管理效率与服务水平。

参考文献

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