档案信息网络化管理

档案信息网络化管理（精选12篇）

档案信息网络化管理 篇1

现代社会是一个知识密集的信息时代,科学技术的突飞猛进使大规模的“信息流”在世界各地迅速传播,从而要求我们的政治、经济、文化教育生活方式等方面为适应时代的飞速发展而进行一系列地深刻变革。在这场变革中,档案作为人类社会发展到一定阶段的产物,作为基础的决策依据,其变革不仅拥有了一个良好宽松的外部环境而且还将面临严峻的挑战。

1 档案工作的特点是实现档案网络化管理的基本条件

档案工作是一项科学性、技术性的管理工作,档案工作中的时间管理及情感管理是信息化社会的基本管理方式,也是档案网络化管理的必备条件。

档案在历史的长河中,无论发生怎样的变化,总是作为一个个体在生存环境中求发展。因此,社会信息化的需要是档案管理工作环节增减的唯一依据。

档案工作传统的划分方法为:收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。在信息量骤增的现代,对档案原始信息的处理,仅凭这些工作环节是无法满足人们获取信息的需要。因此,对于档案资料的检索和编研工作,对于档案资料的分析和交流加工工作就应运而生,成为信息化社会档案管理中的重要工作环节。但是,单纯地由档案部门的专职工作者的“手工作业”进行此项工作是远远不够的。档案形成于社会活动中,来源于基本单位和个人。如果把形成档案单位中的熟悉业务、专业知识强的人员经过一段时间的业务指导,使他们成为能对其所在单位形成的档案信息进行一定程度工作的兼职档案员,对于档案利用上的准确率、齐全率及有效率将得到可靠保证。

开发利用档案信息是档案管理工作的目标和归宿。信息化社会使人们对于所需的信息在数量、内容、形式及系统性、检索速度等方面提出了更高的要求,单一的分散性管理已难以满足人们更快、更直接、更全面的获取最真实、最有效地信息需要。例如,各单位的搭建档案中,房屋建设档案的原始资料、图纸,按照国家规定,应该归入城建档案馆,这就造成了各搭建部门使用过程中的局限性。如果进行档案网络化管理,此类问题也就迎刃而解。在网络化的基础上,在开发利用档案信息的过程中,产生了档案信息资料的系统分析、加工和开发的利用方式、档案信息反馈的服务方式。档案信息资料的分析、加工、开发利用包括各种方式的复制及目录、索引、参考资料、汇编等二、三次文献。它随着社会信息化的需要而不断改变,在原始信息的基础上,提炼出满足用户最大的需求信息,从而节约了用户时间,提高使用效率,使处于静态的原始信息活起来。相对于这种“动态”的利用方式,建立了反馈服务,对其实行监督控制,最大限度的实现服务目的性。反馈服务方式是在网络化中形成的双向信息流,从里到外,从外到内,用准确的反馈服务检验信息开发利用,并对信息开发利用的未来活动进行分析、研究、调整、提高以达到科学使用信息的最佳效果。

2 社会信息化的外部环境促使并要求实现档案网络化

网络化是现代信息技术发展的象征。在信息化社会中,档案工作的发展受着社会经济、文化科技技术、价值观念等方面的影响。

科学技术的迅猛发展,促使社会信息化向更深层析迈进。联机检索、电子邮件、信息高速公路等现代化网络系统的使用,使得信息的时空距离缩短,越来越多的现代科学技术运用于档案管理工作之中。

社会经济的发展,现代化科学技术的普及以及《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日的实施。接近了档案与社会的距离,使其公众档案意识有了很大进步,改变了档案“重藏轻用”的观念,明确了档案资料的社会意义,营造了一个良好的社会氛围。

社会信息化的趋势越来越促使档案工作者具有一种时代感,紧迫感和责任感,需以自身的努力迎接挑战。信息网络时代能够改变这一现状。打开计算机,网上浏览一圈,就知天下事。这是信息网络时代的突出特点。人们在小小的电脑前,可以快捷、准确、高效,远距离地实现自己的愿望,真是方便又明了。这就是信息网络时代对档案利用者带来的优越,也是档案工作的一种变革,更是一种挑战。随着科学技术的迅猛发展,信息网络的连通,档案工作者只有随时代的发展而提高自己,实现网上办公、网上用档,才能准确、高效地为利用者服务,才能让档案信息体现出真正的有效价值。

现代化的发展关键是人。网络化的实现需要具有深厚理论功底和科研能力的科研人才;需要熟练操作现代化设备的技术人员,需要组织领导能力和决策能力的管理人才。档案工作本身也既是一项网络化的工作。它涉及众多科学领域,对档案工作者的素质要求应该有以下几点:

①了解并熟练掌握档案专业理论知识和基本技能;

②具有现代科学技术装备的操作能力;

③了解掌握自然科学、社会科学等学科的基本知识。

更重要的是在现在的大形势下,档案工作者需要具备求真意识、创新意识、批判意识、未来意识和群体意识。这五种意识使他们拥有一份平稳的心态,平静纵观社会变革,随时顺应时代潮流。理解自身工作的内涵,自觉提高自己的工作水平。档案管理工作者的学习不是一段时间的培训或一个阶段的大学毕业就能完成的,它是一个终身制的教育,是随着信息化社会的需要而不断完善提高自身素质的自觉性教育。

实现档案信息的网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质基础,是档案工作不断创新的必然要求,推动着档案事业的持续发展。所有的档案工作者将为完成档案信息网络化这一任务而不懈努力,并对与此相伴而来的问题进行不断深入的研究。抓住机遇,进一步优化档案管理工作发展的外部环境,提高档案管理工作水平,采取现实而积极的态度,适应信息化社会发展的要求,加大措施,努力推进档案网络现代化管理,推动我们向世界先进水平迈进。

档案信息网络化管理 篇2

档案信息网络远程服务的基本要求

摘要：电子政务能拓展档案行政管理部门与国家各级综合档案馆的服务领域,增强档案行政管理部门与国家各级综合档案馆的服务能力.国家档案局局长杨冬权同志在“全国档案局长馆长会议”中明确提出: “进一步提高档案部门远程服务的能力.……在加强档案资源建设的同时,加快采用信息技术,充分利用网络优势,提高远程服务的.能力,建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的方便人民群众的档案利用体系.”作 者：胡清让 作者单位：开封大学期 刊：档案管理 PKU Journal：ARCHIVES MANAGEMENT年，卷(期)：,“”(5)分类号：

档案信息网络化管理 篇3

关键词：网络环境；档案信息；整合管理；管理措施

档案信息整合管理是一项复杂的任务和工作，涉及范围比较广，需要多方面的努力来完成。利用网络资源整合管理档案信息，不仅能够提高档案信息管理的效率，还能提高对档案信息的综合利用。但是，伴随着网络技术的突飞猛进发展，给档案信息整合管理提出了新挑战。在新的网络环境下，档案信息整合管理不适应现代社会发展的要求，日益暴露出种种弊端，制约和限制了档案信息的综合管理。因此，发现网络环境下，档案信息管理过程中的问题，并及时解决问题成为档案信息管理当前的重要任务。

一、网络环境下档案信息资源整合管理存在的问题

（一）信息资源价值的认同感低

网络档案信息资源属于知识资源，是信息时代社会发展的基础性战略资源。但目前人们对信息资源在当今社会的价值和作用还缺乏广泛的认同，因此一些部门对档案信息基础设施建设较为重视，尤其是通信建设，但对档案信息资源建设缺乏力度，处于滞后状态，导致了目前网络档案信息资源建设的相对落后。

（二）档案信息共享意识薄弱

现阶段，我国社会经济中从个人到各种组织机构，信息意识已经有了很大的提高，但各档案形成部门仍然普遍缺乏档案信息共享意识。同时受“地盘保护”思想的影响，许多有价值和特色的档案信息资源被封存在部门内部，无法发挥其应有的效用，档案信息提供和利用能力也较为低下，抑制了社会信息需求。

（三）专门的整合管理机构尚未建立

网络环境下，由于档案部门的条块分割，不同部门档案馆各自为政，缺少专门的管理机构统一规划和管理。各级各类档案馆往往独自进行馆藏信息数字化和数据库的开发建设，而且应用的技术五花八门，造成开发的数据库规模小、结构不合理、格式不规范、共享性差等问题。从而造成档案信息资源“多头开发、低水平重复建设”，既浪费了信息资源和资金，也影响了网络档案信息资源整合的进程。

（四）专项业务资金投入不足

网络档案信息资源的整合，需要大量资金的投入，而在数据库开发、运行、更新和维护等方面更是需要专项资金的投入。档案部门的经费主要来源于政府拨款，缺乏其他的资金来源渠道。由于各地经济发展的差异，导致资金投入不均衡。

（五）统一、完善的标准体系尚未建立

对分散在各地的网络档案信息资源进行组织控制，必须要有统一、完善的标准体系。目前我国有关数字化采集标准、信息存贮和著录格式、信息检索标准、网络资源标准等方面的标准体系还不够完善。建立一个比较完整的网络档案信息资源整合标准体系还需要一个较长时期的探索与实践。

此外，网络档案信息资源整合还面临着诸如知识产权与信息安全等许多问题，因此，网络档案信息资源整合是一个渐进的过程，需要各部门统筹规划。

二、网络环境下档案信息资源整合管理措施探讨

（一）纳入同级电子政务发展规划中

网络档案信息资源整合工作要与同级电子政务发展接轨，实现两者的协调同步。档案部门在网络建设、数据库建设、系统建设时要遵循电子政务的相关标准与规范，畅通与对应政府部门之间的信息传递、交换，实现对立档单位的电子文件工作流程实施在线接收和控制，经过分类管理、编目，为各政府部门提供查询服务。

（二）制定统一的网络档案信息资源整合发展规划

网络档案信息资源整合要想取得成效，必须从全局出发，档案局（馆）统筹规划设计，包括网络档案信息资源优化整合的内容、建设标准、资源共享等规划目标。然后，依据该规划目标对网络档案信息资源建设进行统一组织、协调，形成多级的网络档案信息资源保障体系，推进网络档案信息资源整合有重点、有计划地顺利进行。

（三）增加网络档案信息资源建设的资金投入

网络档案信息资源整合所需的软硬件设施、人力、物力等资金需求非常大，各级政府部门应该加大对档案信息资源整合的投资力度。尤其是作为首要任务的数据库建设，更应该增加专项资金投入。同时档案馆可以根据数据库类型和规模的不同采取多种形式的资金投入形式，如机构内部匹配资金。

（四）加快网络档案信息资源整合的标准体系建设

标准化和规范化是网络档案信息资源整合与共享的关键，也是实现网络档案信息资源整合的前提和保证。档案部门在相关标准选择上应该优先选用国际、国家通用标准。尚未出台的相关标准，应该由档案机构、各种信息中心等众多部门和单位共同参与制定，制定的标准应该具有前瞻性和实施的可操作性。

三、结语

总而言之，在新的网络环境下，我们要认真分析档案信息整合管理目前面临的瓶颈和问题，从而不断创新档案信息整合管理途径，采取新措施和新途径，促进网络环境下档案信息的整合与管理。

参考文献：

[1]冯登峰.网络环境下档案信息资源开发利用的制约因素与对策[J].安徽大学学报，2010（5）.

[2] 李立军.北京市档案信息资源整合共享的实践与展望[J].北京档案，2011（4）.

[3] 黄文峰.整合档案信息资源强化信息集成服务[J].浙江档案，2012（1）.

档案信息网络化管理 篇4

但是, 由于我省高校档案网站建设还处于初级阶段, 存在许多不足:网站设计单调, 静态信息多而动态热点信息少, 网页级次较少, 更新缓慢;档案信息资源严重缺乏, 档案目录信息简略, 几乎没有档案全文检索信息库;档案检索、信息咨询、信息反馈等功能薄弱, 甚至有少数“裸网”、“死网”。也就是说, 我国高校建立的档案网页大多仅仅起到了宣传档案工作的作用, 并没有真正起到提供档案利用的目的。因此, 如果实现高校档案信息网络共享, 已成为高校档案工作者面临的一个新问题。

一、认清档案信息网络共享的必然趋势

首先, 顺应了信息时代发展的潮流。计算机网络的发展和普及, 使传统意义上的档案馆向数字化档案馆转化, 实行计算机管理, 通过通信网 (电话网和光纤网) 和利用者的电脑联系起来, 可以进行丰富多彩的电子文件档案信息服务。档案作为一种社会信息资源虽然有其自身保密性等特点, 但最终要加入社会信息网络, 这无疑是必然的发展趋势。高校档案部门作为掌握着大量原生信息的文献传播机构, 只有很好地利用先进的信息技术, 才能获得档案事业更大的发展。其次, 网络化为高校档案信息资源共享提供了发展空间。在网络环境下, 人们的社会活动将发生根本的变化, 信息的生产、传输、使用超越了国地域界限, 并且更加便捷、高效地在世界范围内实现信息的共享。众多的档案馆不再是散布于世界各地的孤立个体, 而是形成互相联结的, 馆藏极其丰富、信息资源共享、使用便捷、保存更安全的档案信息网络。档案馆本身将由“实态档案馆”变为“虚拟档案馆”, 从文件的保管基地转变为一个便于公众利用的由众多的文件形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。再次, 档案信息网络化管理缩短了文件转化为档案的周期。传统的档案管理, 从文件材料形成到归档利用, 要经过文件材料的收集、整理、归档等步骤, 经历的时间较长。即档案管理总是滞后于文件管理, “文”、“档”管理之间有一较大的时间差。随着档案的网络化管理, 档案馆 (室) 的工作环节将发生根本的变化。档案文件从其产生、传递、办理直至归档进馆, 全部在网上进行。各个环节没严格的界限, 不仅真正实现文档一体化管理, 还大大缩短文件转化为档案的周期, 提高了档案的有效利用。最后, 可为目前“一校多区”办学新局面提供方便。随着高校教育体制改革, 许多高校合并办学和组建规模性综合大学, 形成一校多区办学的态势, 传统的档案利用方式不仅限制了高校档案的利用, 也为高校的教学和科研等工作带来了许多不便。档案上网后, 只需输入几个关键词或文号即可马上查到所需要的档案资料, 大大地方便了档案利用者。

二、完善高校档案数据库建设

数据库是实现检索服务的前提和基础, 一个没有数据库支持的网站只能是一个静态的、缺乏活力的网站。因此, 要将web与数据库紧密结合起来, 发挥其巨大的威力。目前, 大多数高校档案网站面临数据库建设相对滞后与用户多方面信息需求之间的矛盾, 因此, 建设档案信息数据库至关重要。数据库建设要分阶段、分步骤、分层次进行。首先, 抓紧传统档案案卷级、文件级题录信息数据库建设。其次, 对于已经提供少量检索服务的档案网站来说, 在已有经验的基础上加快馆藏文献数据库建设的步伐, 特别是抓紧开放档案全文信息数据库的建设。全文检索将是档案网站服务的主导内容, 它可以使用户直接在网上阅读数字化的信息资源, 而不需亲自来馆查阅, 从而摆脱传统档案服务的形式, 实现查询服务的质的飞跃。再次, 实现图纸、照片、声像档案的数字化, 建立起支持图像、音频、视频等形式的多媒体信息数据库, 让用户从单纯的文字信息检索上升到对声音、图像等综合信息的检索, 使用户在听觉、视觉上都有新的享受, 从而实现真正意义上的全方位档案信息检索体系。

三、多渠道沟通, 扩大交流层面

档案网站是档案部门与公众之间相互交流的桥梁。它为档案工作者、档案学者提供了工作参考、学术交流的平台, 为广大用户提供了信息共享的空间。为了能充分体现交流功能, 档案网站要加强与用户之间的联系, 增强互动性。档案网站增加沟通渠道, 扩大交流层面, 一方面, 可以调查了解用户对网站的需求和建议, 不断更新和完善网站;另一方面, 可以促进各档案部门间的交流与合作, 促进档案工作的发展, 还可以从用户中收集和获取更多的档案信息材料, 这既能保证档案网站的人气和亲和力, 又能达到丰富馆藏、促进档案工作开展的目的。

四、确保档案信息网络传播的安全和保密

档案信息网络化管理 篇5

松原职业技术学院

季树花

【摘要】随着时代的发展，档案工作的地位正在发生变化，信息技术的发展，更是为档案的发展提供了全新的发展机遇，同时对档案信息资源的利用提出了更高的要求，档案信息化已成为档案发展的必由之路。在当前信息化社会的环境大背景中，“数字综合档案室”是当下很热门的一个概念，呈现了强劲的发展势头。档案管理模式已由传统的以档案实体保管为重点，向利用者提供全方位的档案信息资源管理中心转移。如何建设未来的数字综合档案室，创造安全的网络环境，保证档案信息的真实性、完整性、可靠性，准确把握档案信息化、数字化、网络化及三者的关系，对于档案信息化的建设有着重要意义。

【关键词】档案信息化、档案数字化、档案网络化

一、档案信息化

档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置与有效利用，最终实现档案信息资源共享。其含义有四点：一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接收、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化信息服务为重心的转变，数字化信息服务是档案信息化的核心。

二、档案数字化

所谓数字化，一般是指把模拟信号转变为数字信号的过程。档案数字化，实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。它包括档案目录数字化和档案编研成果数字化。档案目录数字化，即建立档案目录中心，构建一个全面、完整、快速、准确、集中统一的计算机目录检索体系，使之成为档案信息的集散地。档案目录中心的建设，要求各级各类档案机构从大局出发，目标一致，统一行动；建立以全宗为区别的检索体系，层次清晰、结构合理、使用方便。以《吉林省档案管理系统》为例，就是要在全省范围内，通过系统管理中心，迅速、准确地查询到任何一份档案文件的所在位置，为全省工作提供方便快捷的档案信息服务。档案编研成果数字化，是将编研成果输入计算机，或是在编研过程中直接形成数字化文本。编研成果的数字化，不仅能保护档案原件，而且能方便、快捷地在网上阅览，提供全方位的链接服务，更好地满足用户利用需求。

档案数字化转换，是指传统纸质档案、缩微胶片影像、录音档案、录像档案的数字化。纸质档案的数字化，是利用数字图像技术，将纸质档案上的文字、图表、照片等通过输入设备（扫描仪、数码相机、数字摄像机、电脑摄像头等）所获得的并以数字格式存贮的过程。缩微胶片影像的数字化，是对档案的缩微胶片进行扫描转换，把缩微模拟影像转换成数字影像；通过数字影像的计算机管理软件，实现档案的原文检索、数据处理、网络传输和还原复制等计算机管理功能。录音档案的数字化，传统记录的录音档案是一种模拟信号，称为录音档案的数字化。录像档案的数字化；视频信息的数字化，是指在一段时间内以一定速度对视频信号进行捕获并加以采样后形成数字化数据的处理过程。

数字化档案接收，是指随着办公自动化的扩展与提高，接收本身就已是数字化产物的电子档案。电子档案接收，必须重点抓好三个环节工作：密切关注电子文件的形成和积累，实行前端控制，研究其运作规律，提出质量要求；制定电子文件归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，能按要求及时归档；学院综合档案室接收电子档案，要按统一的格式转换数据，并与室藏档案数字化工作融为一体。

三、档案网络化

档案网络化是充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为万方数据一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源自立门户、分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式于一体的信息网络环境。在此环境下，一方面档案作为一种信息，融入信息社会化的浪潮是必然趋势；另一方面档案管理可以突破传统时空的局限，在空间上实现异地归档、查询，在时间上真正实现全天候服务。正如美国档案学者比尔曼在第十三届国际档案大会上所指出的：电子时代，再像过去那样将档案集中于一个具体地点的做法，已显得不甚合理了。电子时代的档案馆，或许不再必须接受各机关、组织的电子档案，而主要是行使对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用。

四、档案信息化、数字化、网络化三者的关系

第一，档案信息化与数字化、网络化相比，是更为宏观的概念。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，它包含了档案数字化和网络化。当然，档案信息化不是数字化和网络化的简单相加，除了数字化和网络化等技术外，还涉及人员、法律、政策、标准等社会因素。可以说，档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。

第二，档案数字化、网络化是档案信息化的物质基础和技术基础。

从档案信息化的物质基础来看，数字化的档案信息资源是档案信息化的物质对象，离开了它，档案信息化就失去了存在的必要和研究的价值；网络设施与设备，同样也是档案信息化不可缺少的，它们承载人们的信息获取、传输、处理和利用。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机、通信以及相关信息技术为工作手段和技术基础的。以计算机、数据通信技术和网络技术为核心的数字化、网络化技术，构成了信息化的技术基础。

第三，档案数字化是网络化的前提。数字化的档案信息，与传统档案相比，虽然由于信息内容与载体的分离而使其原始性有所降低，但它能被计算机所识别，能在网络中传递，从而跨越时空为人类所共享，这是传统档案所无法比拟的。数字化是连接传统档案与其网络化之间的一座“桥梁”，离开了数字化，档案网络化只能是一句空话。

第四，档案网络化是数字化的发展方向。网络化是信息传输、交换和共享的必要手段，也是充分发挥档案数字化效益的必由之路。面向单机的数字化档案信息，其作用必然有限，只有网络环境下的数字化档案信息，才能实现真正意义上的共享。

参考文献：

档案信息网络化管理 篇6

【关键词】企业档案；网络信息化；档案开发；档案利用

随着互联网技术与信息化技术的不断发展，档案管理事业已经初步实现了档案管理信息化，基本上转变了传统的纸质档案管理模式。但从总体上来说，由于档案网络信息化的目标要求很高，除了要实现档案资源的网络信息化以外，还要实现档案保护的现代化，实现档案管理手段的信息化，实现档案管理要求的标准化……为了切实实现这些目标，我们对于企业档案管理网络信息化的探索还将继续深入，采用各种先进、有效的措施来加强管理，拓展档案信息化业务的覆盖面，全面提升企业档案的网络信息化管理水平，使企业能够更好的为社会、为人民提供服务。

1.企业档案管理实行网络信息化的原因

档案是企业生存与发展中的产物，是其必不可少的活动依据，做好企业档案管理对企业来说尤为重要。传统的企业档案管理以手工管理模式为主，而随着信息技术的不断发展，现代企业开始采用互联网信息化技术来对企业档案进行管理，既给企业带来了管理工作上的便利，又从根本上实现了档案管理的网络信息化。下面就企业档案管理实行网络信息化的原因及作用进行分析介绍。

1.1可提高档案管理工作效率

传统的企业档案管理以手工管理模式为主，既费时又费力。而在引进信息化技术之后，当前的企业档案管理实现了网络信息化，这不仅让原来的档案管理工作变得简单，还在很大程度上提高了档案管理效率。详细的说，企业档案实行网络信息化管理以后，并没有沿用以前的集中立卷管理，而是利用网络信息化技术将档案处理方式转变成了单纯的信息文件处理，这样便可实现档案文件的随时改动与补充，具有极强的灵活性，并且还不容易造成文件遗漏与堆积。此外，网络信息化以后，档案资料的检索效率也变得更好，信息使用者对档案信息的获取途径也变得更加便捷、快速。总而言之，企业档案实现网络信息化管理以后，档案管理的工作效率有了明显的提升，资料保存、管理、利用也更加方便，档案价值也能得到更大程度上的开发。

1.2能够更好的保存档案原貌

网络信息化技术下的档案管理是可以克服很多手工管理所不能克服的难题，比如保持档案资料的原始风貌。企业档案管理实现网络信息化以后，完全可以利用信息化技术产品，如扫描仪、数码相机等对档案资料原文进行扫描或拍摄，然后将扫描得到的图片以及信息数据保存在相应的是档案管理系统中，实现长期，甚至是永久保存。而经过电子产品扫描后得到的档案图片可以通过相应的输出设备显示出来，便于直观查看。但如果是传统模式下的纸质档案管理，就很容易在档案查看过程中发生损坏，或者因保存时间过长而被化学物质腐蚀、被虫蛀等问题，损坏档案质量，使其不能保持原貌。

1.3方便档案的检索

网络信息化下的企业档案检索方式可分为多种，主要包括模糊检索、高级检索、专业检索等。正是因为有了多种不同的档案检索方式，所以人们在查询和利用档案资料时才能通过不同的检索方式，更加快速、全面的查询到自己想要的档案资料。并且，由于互联网技术的介入，检索档案时还可以利用互联网来建立一个专门存储档案信息的资料库，并通过网络技术对其进行远程查询，实现档案信息资料的异地查询和远程查询。

2.网络信息化下企业档案的开发与利用

网络信息化下的档案管理、开发和利用工作的开展必须要借助相关的设备设施，所以在此处，为了保证企业档案管理的网络信息化开发利用工作质量，我们有必要对与档案管理工作相配套的管理设施进行分析，详细了解企业档案管理的信息化开发利用方法。

2.1做好信息化系统软硬件设施的管理

计算机软硬件设施是档案信息化管理中必须要配备的设施设备，只有配备了完善的软硬件设施，档案的网络信息化管理工作才能得到正常的开展。企业档案信息化管理中，常见的计算机软硬件设施包括：计算机基本构成部件以及各种配套辅助设施，如宽带、路由器、计算机安全保护系统、数据库系统、可移动磁盘等等。对于管理过程中可能会用到的档案管理软件，企业可以根据自己的行业和部门等开发适合于自己企业使用的档案利用软件。管理系统的软硬件设施是整个网络信息化管理的基础，因此必须将各种所需设备配置完善。

2.2培养高素质的管理人才

由于网络信息化档案管理的难度比较大，因此造成了档案管理人员的欠缺。而对于现代的网络信息化档案管理而言，单一的人员结构已经不能满足档案网络信息化管理的需求。网络信息化的档案管理需要大量的信息处理、分析和研究人员，还需要数据库生产与维护人员和计算机软硬件人才。

3.企业档案网络信息化开发利用中的安全问题

在对企业档案进行网络信息化管理时，为企业和社会提供高质量、高效率档案信息是档案管理网络信息化的根本目的。但实行网络管理信息化也存在着一些问题。下面对其中存在的问题进行讨论。

采用网络信息化对档案进行管理是将文件数据存储于光——磁介质中，而且是以一种数字代码的形式存在，它必须完全依赖于存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力。因此，档案管理的网络信息化的管理方式受到自然因素和人为操作的影响较大。除此之外，采用电子数据对资料进行保存，而电子数据对设备以及操作环境的依赖度很高。于是，在利用电子文件对资料进行保存时就必须注意资料的安全性。利用网络信息化对档案进行管理相对于利用纸质档案管理而言，纸质档案管理一般都是受到自然损耗和管理人员或是使用人员的不当保护而损坏。而利用网络信息化对档案进行管理除了会受到自然损坏和管理人员保护不当而造成损坏之外，还存在着一些特有的安全隐患。第一，利用网络信息化对档案进行管理就一定会用到计算机和网络，而电脑病毒和网络“黑客”的侵入都会给电子文件带来灾难性的后果，而且其侵扰所带来的突发性和隐蔽性是防不胜防的。第二，任何的数据载体或是设备出现的物理故障和技术故障都会为电子文件带来灾难，危及到资料文件的安全性和正常运行。因此，利用网络信息化对档案进行管理相对于纸质档案管理就更加特殊，而且管理起来的难度也更加的大。

为了避免这样的问题出现，在管理的时候要做好杀毒软件的安装以及一些防火墙的安装与维护。利用杀毒软件和防火墙定期对电脑进行安全检查，尽量防止病毒的入侵。而对于数据载体的物理故障和设备的技术故障，就必须要管理人员在管理的过程中定期对数据载体和设备进行检查，从而避免发生故障后造成不可挽回的局面。

4.结束语

综上所述，档案是企业经营管理活动开展过程中的必备资料，对企业的生存与发展有着重要作用。所以在企业管理工作中，档案管理是其中一项最为重要的工作。本篇文章基于网络信息化角度，对企业档案管理实现网络信息化的原因作了浅要论述， 并着重探讨了企业档案管理的网络信息化开发与利用方法，得出了相关结论，希望对同行工作有所帮助。 [科]

【参考文献】

[1]张桦.企业档案管理的目标必须锁定在为企业改革和发展的服务上[J].城建档案，2003（03）.

[2]李云峰.缩微和计算机光盘网络技术在企业档案管理中的综合应用[J].陕西档案，2000（03）.

网络环境下档案信息管理问题探究 篇7

网络环境下的档案信息管理是在网络时代背景下产生的档案理论与实践, 以档案信息资源为核心内容。随着科学技术的不断发展, 人们对档案信息的需求量日益加大, 对档案信息的关注程度以及传播速度的要求也越来越高。为适应社会和时代的发展需求, 实现档案信息的网络化, 以提高档案信息服务, 对进一步推动档案信息网络化建设和管理都具有重要的意义。

一、网络环境下档案信息的特点

第一, 在网络环境下, 档案信息不再是单纯的文字信息, 而是由文字、图像和声音等多媒体组成的综合信息。第二, 随着互联网技术的飞速发展, 网络环境下, 一个地方档案馆不再只是构建自己的各种级别的档案信息资源体系, 还可以通过网络与其他信息系统交流, 可实现不同领域及行业的信息资源共享。第三, 随着计算机信息网络的发展以及档案科学管理的进步, 网络环境下的档案信息数据库不再是单机环境下只用来存储及处理数据, 而要由另外的程序来完成的关系型数据库。同时, 档案信息数据库也逐步产生分布式数据库。第四, 在网络环境下, 档案信息通过网络系统可以直接转变为电子档案全文信息, 由传统的检索档案文献原文方式, 以目录级二次信息为主转变为全文级一次信息为主。可以说, 这是档案信息管理的一大进步, 是传统档案走向现代档案的一个重要标志。总的来说, 网络环境下的档案信息结构发生了明显的变化, 不仅能实现信息资源共享, 利于档案信息统筹管理, 还使档案信息的利用率越来越高。因此, 为适应社会和时代的发展需求, 要实现档案信息的网络化, 强化档案信息管理功能, 以提高档案信息服务水平。

二、网络环境下档案信息的管理模式

1. 数据库模式。

这是一种利用数据库技术对档案信息进行统一管理、实现用户远程异地检索的模式。由于网络环境下绝大多数的档案信息是以数据库的形式存在的, 因此, 笔者认为数据库管理模式是档案信息管理的主要形式。当今时代是计算机与通讯一体化、语音传输与数据传输一体化、有线网络与无线网络一体化的时代, 所以, 新的数据库系统应当具有开放性、共享性、集成性等特点。档案馆应将馆藏档案资源组成各种通用或专用型数据库, 并将多种检索工具集成统一到用户界面, 实现网上信息检索即利用数据库技术组织信息资源, 最大限度地提高档案信息资源开发的完整性、有序性及可读性。

2. 主页模式。

这是一种将有关的某一机构、部门、人物以及事件等多种信息组织在一起, 进行全面的介绍和综述的管理模式, 同时也是一种类似于按档案全宗的形式来管理档案信息的模式。在网络环境下, 一般是将一个机构、部门和人物信息主页设置成网络中的一个结点, 用户用鼠标点击结点, 就可进入相应的主页。此外, 主页信息的详略程度, 取决于建立主页的各机构、部门或人物的实际需要。

3. 超媒体及联机编目模式。

这是一种将网上相关的多媒体信息有机地编制在一起的信息管理模式。它以节点为基本单位, 节点间以链路联系, 将网上信息组织为某种网状结构, 使用户可从任意的节点开始, 根据网络中信息间的联系, 从不同角度浏览和查询任何媒体所载的各种信息。联机编目模式是入网的档案机构根据统一的规则和格式进行编目, 各单位生成的书目数据通过网络进行实时地传递和交换, 形成逻辑上的书目库, 实行书目数据的规范化和大规模生产化。

4. 自由文本模式。

这是一种不需对档案特征进行格式化描述, 也不需用规范化的语言对档案信息进行复杂的前处理的管理模式。这种模式主要适用于档案全文数据库的管理, 同时也符合人们的语言习惯, 它主要是依据档案文献全文的自然状况直接、灵活的设置检索点, 用自然语言深入揭示档案文献内部的知识单元, 完整地反映一次文献的全貌。在网络环境下, 传统的固定文本管理模式是无法用数据库语言进行描述的, 而自由文本模式却可对非结构的文本信息进行有效地控制和管理。可以说, 自由文本模式在档案信息管理中占有重要位置, 更是网络环境下检索档案信息的重要方式。

5. 电子商务模式。

这是一种利用电子方式对网上用户提供档案信息的有偿服务的管理模式。事实上, 有偿服务是档案行业一直在讨论的话题, 也是电子商务引入档案信息网络的前提。虽然档案馆提供的大多数网上信息是免费的, 用户可自由的浏览和下载, 但也有不少资源需要付费才能够获得。总的来说, 适当引进电子商务有助于馆藏文献的深层次开发, 促进档案信息管理工作的数字化和电子化, 从而为用户提供多方位的信息服务。

三、网络环境下档案信息的安全维护措施

档案信息进入公共网络的安全问题一直是困扰档案部门开展信息化工作的难题。档案作为一种信息的承载体, 记录了党政机关、企事业单位、社会团体等的社会活动, 它的内容具有非常强的机密性。然而, 网络环境下的档案信息却存在着严重的安全隐患, 致使档案信息很容易受到各种因素的影响, 进而造成档案信息泄露、篡改、假冒等一系列问题。可以说, 互联网作为一个开放、共享的平台, 对档案信息的保密、安全及可靠性等方面构成了威胁。为了使网络环境下档案信息资源得到充分的开发利用, 必须采取行之有效的安全措施, 构建档案信息安全体系来有效保证档案信息的安全。第一, 根据档案信息的安全级别和保密程序的不同, 必须分门别类地制定不同的管理规范, 确定不同的存储方式。同时, 除了要保证档案信息资源的网上传播所需要的硬件设备的无故障运行外, 还必须建立网络化的病毒防范体系, 实现病毒库的同步升级。第二, 对于绝密和保密的数据应当采取物理隔离, 不允许上网操作;对于档案数据的安全问题, 必须实行加密、隔离等具体措施。第三, 对于系统安全问题, 不仅要定期检查系统的各项设置, 还要使用正版软件, 增强安全意识, 及时升级补丁, 做到无漏洞运行。第四, 采取灾难恢复与数据备份。异地备份是确保档案信息安全必不可少的重要措施, 如发生火灾、地震等突发事件时, 是避免造成档案数据损毁的重要防范措施。另外, 建立定期的信息安全学习交流和人员培训制度, 提升档案管理人员的安全意识和技术水平

参考文献

[1].陈志强.基于网络环境下的档案信息安全对策[J].科技管理研究, 2010.16

网络环境下档案信息管理的探讨 篇8

关键词：网络环境,档案信息管理,科学性管理创新

1 当前网络环境下档案信息管理的主要内容

1.1 网络环境下档案信息管理的含义

随着时代的进步与发展, 医院中传统的档案信息管理模式已不再适用于当今的发展形势, 而网络技术的突破则为医院的档案信息管理找到了一条新的出路。传统的档案信息管理大多都以纸质书记为载体, 已不能满足医院中信息量、数据量不断增加的现状。而网络环境下的档案信息管理则是利用了当今较为流行的计算机技术, 通过网络对相关的档案和数据进行管理, 减少了传统管理手段所产生的成本较高、利用率较低的现象。

1.2 网络环境下医院在档案信息管理上数字化、网络化特征

传统的医院档案信息一般以馆藏式为主, 在材质上也大多以纸质为主;这种馆藏式的档案管理占地面积较大且造价较高。而在网络环境下的档案信息管理却对这类问题进行了一次较大的突破, 在网络环境在所有档案将都以电子文档的形式被网络系统所收录。体现了医院在档案信息管理上的数字化和网络化特征。

2 网络环境下档案信息管理的作用

2.1 加强了信息的收集管理功能, 对医院的相关数据资料做到了有序的整理

首先网络环境下的档案信息管理有利于相关数据信息的收集管理, 对于相关的文件可以进行归档。而且对于传统档案信息所不能保存或不利于保存的图片、声音以及相关的视频, 在网络环境下的档案信息管理都能予以很好地解决, 并且在取用过程中也更加方便高效。其次, 医院作为一个人流密度较大接诊人数多的公共场所, 每天患者和医院相关人员所产生的数据量范围颇为广泛, 传统的档案管理收集起来困难很大, 且对各类资料数据的分类管理准确性不高。网络环境下的档案收集管理由于其数字化智能化程度较高, 出现误差的几率极小, 因此可以做到对相关数据资料的有序管理。

2.2 相对于传统的档案信息管理手段操作性更为便捷

另外一方面, 网络环境下的档案信息管理具有高效便捷性。传统的档案管理由于工作量较大, 因此需要的相关人员较多, 在一定程度上造成了人员的浪费;但网络环境下的档案信息管理所需要的工作人员数量则较为宽松, 这是由于在网络环境下对于医院相关资料的收集和调取都是由网络来完成, 因此更加便捷减轻了工作人员的工作压力。

2.3 网络环境下档案信息的显示效果得到较大提升, 提高了医院在档案信息管理上的丰富性

在网络环境下的档案信息管理中, 数据一般都以电子文件的形式来显示, 因此在显示效果上得到了较大的提升。同时根据电子文件的相关特性和优势, 在网络环境下对数据进行查看也更为直观便利, 并有助于医院相关档案的管理。

同时针对于那些过去不便管理收集的档案, 网络环境下的档案信息管理又给予了很好的解决。由于电子形式不再受限于空间、气温或潮湿等相关条件的制约, 可以很好地对医院过去那些不便收集的信息档案进行管理, 丰富了医院的相关信息档案。

3 当前在网络环境下档案信息管理所面临的问题

3.1 网络环境下的档案信息管理未得到应有的重视

但在目前我国在医院方面的档案信息管理仍面临着许多问题, 首先就是许多医院在没有跟上时代发展的脚步, 并有看清当今的形式所在;对网络环境下的档案信息管理没有做到足够的重视, 依然采取落后陈旧的档案管理手段。这不仅是对于资源的浪费, 同时也增加了隐形中的成本对于医院竞争力的提高以及在未来的发展都极为不利。

3.2 网络环境下的档案信息管理安全系数及技术仍有待提高, 相关的规范和法律制度有所缺失

然而在网络技术的快速发展在提高了工作效率的同时也带来的相应的问题。当今比较流行的黑客技术就为医院档案信息管理带来了极大的挑战, 社会上许多企业和部门由于使用网络技术而导致了相关信息的失窃被盗, 严重影响到了网络安全, 因此医院中重要信息的安全性急需得到保障性的提高。同时在网络档案信息管理的技术层面上, 也要针对于社会和医院的需要予以不断的创新来满足。

目前, 尽管我国以对网络进行了相关的立法工作, 但在档案方面由于其具有较强的复杂性, 使得我国在档案方面的立法工作也得不到确切的落实。导致了我国在网络环境下档案信息管理的相关法律和制度有所缺失, 不能保证医院网络档案信息管理的顺利健康实行。

4 如何建设好网络环境下的档案信息管理

4.1 医院要对其相关的作用和影响予以足够重视

医院要在时代进步的大背景下, 跟上时代发展的脚步, 充分重视起网络环境下的档案信息管理, 对档案材料室进行重新的定位。并运用科技的手段来进行医院相关档案的管理工作, 同时注重对档案技术和数据技术方面的人才引进, 并通过树立起医院自身的特色和理念来增强医院的竞争力, 促进医院在未来能够拥有更大的发展空间。

4.2 创新发展相关的网络档案信息管理技术, 完善相应的规范和法律制度

医院要不断对档案信息管理技术进行创新和改造, 使其能不断满足医院的相关工作需要。同时, 医院还要创建相应的档案资源平台来做到最大限度的资源共享, 一方面便于使用者对于档案的利用, 两一方面也可以满足用户的相应需求, 并可以通过用户的评价来对其中的不足加以完善和改进。此外, 政府等相关部门要加强在医院网络档案信息管理方面的立法工作, 使医院的档案信息安全得到足够的保障。

5 结束语

总之, 信息化、网络化是不可阻挡的历史发展潮流, 档案信息的管理也必须要跟上时代发展的脚步, 档案工作者一定要利用好新兴的科技来为档案管理工作做出更大的贡献。

参考文献

[1]赵宁燕.论数据标准化对档案信息资源共享的影响[J].档案, 2011 (2) .

[2]林晓云.档案网络信息资源整合的现状及问题分析[J].档案, 2011 (1) .

信息网络与高校档案管理研究 篇9

一、信息网络时代对高校档案管理给予新工作内容

信息网络时代对高校档案管理给予新的工作内容, 即通过信息网络建立档案并进行管理。网络的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业、人员专业性更高。技术更先进集中体现在高校档案管理中要采用计算机和网络技术, 来提高高校档案管理的效率和效果;内容更丰富主要从网络中衍生出更多的信息, 把有用信息 (包含本部门本单位有关信息) 都纳入了档案管理范围之内;分工更专业意味着高校档案管理作为一门专业化管理工作;人员专业性要求更高主要是工作人员不但要懂得档案知识, 还要熟悉网络技术。然而, 目前的高校档案管理以信息网络化的要求归集档案, 尚有其自身的缺陷和弱点, 主要是专业技术人员, 还有对档案管理的保真、保密、保存、保读取等。据了解, 有的院校的电子信息档案有无法读取的现象。这说明档案管理人员的网络技术和专业素质有待提高。从目前广西工学院的网络与档案看, 如要进行信息网络化档案管理, 也许同样存在人员专业化问题。因此, 信息网络时代对高校档案管理人员给予新的工作内容。

二、信息网络时代对高校档案管理人员新要求

信息网络时代高校档案管理人员应该具备新的素质, 包括新意识、新技能、新思路。

(一) 新意识

新意识包括服务意识、安全意识、创新意识。

1. 服务意识。

档案管理工作有主动性一面, 又有被动性一面, 因此要求人员首先要有服务意识, 从保管档案中提高服务意识。随着科技的发展和社会进步, 借助高科技手段发挥档案作用, 把其服务价值、经济价值、市场价值功能显现出来, 这就要求高校档案管理人员树立服务意识, 主动服务。如在高校, 深入到各系 (院) 及部门调查研究, 了解信息需求方向, 充分发挥好高校档案信息资源的作用, 服务于学校发展。被动一面主要是指档案人员的日常工作, 要把各部门 (高校各系院) 上收的文字资料进行归整进档。

2. 安全意识。

档案管理人员对有些档案涉及到国家安全和社会稳定, 事关学校竞争与发展, 或影响到个人隐私与生活等要有安全保密意识。树立较强的安全防范措施, 防止档案泄密事件发生。

3. 创新意识。

信息网络本身就是新技术, 这就要档案管理人员有创新工作的工作意识, 顺应高科技, 不断改进创新自己工作, 克服那种因循守旧、墨守陈规的工作做法。因此, 高校档案管理人员必须树立创新意识, 勇于探索、勇于创新, 不断研究共性的、规律性的新问题, 把档案工作做好。

(二) 新技能

1. 操作技能。

要成为一名合格的高校档案管理人员, 最基础的是要具备实际操作技能, 具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定, 档案著录、标引, 档案的保护等。同时要会运用信息网络技术, 搜集整理电子档案。

2. 管理技能。

要成为一名优秀的档案管理人员, 除了具备基本操作技能外, 还需要提升自己的管理能力。档案管理多为日常工作, 基本的是涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等。但要管理好档案, 就要有一定的技能, 因为它不光是日常工作, 而是超越日常工作, 如信息网络技术改进, 优化管理, 快捷方便运用等。

3. 学习能力。

适应新形势下的档案管理要求, 档案管理人员还必须具备学习的能力。信息网络时代的知识需要不断地学习, 学习掌握运用网络技术服务到档案管理方面来。因为档案管理的深化, 高科技运用, 档案管理要走上电子化, 这都离不开学习。

(三) 新思路

高素质的档案管理人员应该培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。只有对档案管理工作热爱乃至迷恋, 才能全身心地投入到档案管理工作之中, 做出新的成果。这就要求有新思路, 一是有求真务实的作风, 才能脚踏实地, 一步一个脚印, 闯出自己的一片天地;二是有奉献精神, 才能充满前进的动力, 抵制各类诱惑, 努力为高校档案管理工作作出应有的贡献。三是有自己的工作特点。

三、信息网络时代高校档案管理人员专业素质提升途径

高校档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升, 这既是当前高校档案管理工作的重点, 也是高校实际工作中的难点。提升高校档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。

(一) 营造良性竞争氛围和激励措施

影响高校档案管理人员素质脱颖而出的突出的问题就是缺乏竞争。不用说高校内部各部门各系院之间的人员岗位没有竞争, 档案部门内部人员之间一样没有竞争, 这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升。因此, 必须营造良好的竞争氛围。首先, 学校要改变对档案管理部门的认识, 树立“档案管理也能出效益”的理念, 将其置于与其他部门同等重要的地位, 特别是懂得信息网络技术的人员;其次, 部门内部要建立以“竞争、激励”的工作氛围, 造就档案管理人员“有搞头”的工作环境。再次, 要制定一相关的政策和措施, 落实和保障竞争理念的实施。

1. 建立完善的激励竞争体系, 激励包含正激励和负激励两个方面, 即奖励和惩罚。

实践中, 激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。

2. 奖励措施。

针对档案管理人员的工作表现, 可以制定一些的奖励措施。例如, 对作出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励包括物质奖 (奖金、晋升) 和精神奖 (评先) 。

3. 惩罚措施。

建立以“淘汰制”惩罚体系, 对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、扣减一定数额薪酬等处罚措施, 改变“大锅饭”的多劳少劳一个样的平均主义。

(二) 健全考核评估制度和学习培训

激励机制的实施要以公开、公平、客观的考核评估结果, 同时对熟悉网络技术作为依据考评制度。

1. 制定考核标准。

考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑, 评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务 (下转第111页) (上接第113页) 操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目, 广泛征求群众意见, 设立相应的评分标准, 进行定量和定性评分。

2. 客观的考核评价。

可以考虑采取360度考核策略, 即从服务对象、领导、档案管理内部员工、其他部门员工多个角度进行测评, 确保评估结果的公正、客观和公平。

3. 加强培训学习。

培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径。在培训方面, 一是促进培训的经常化、制度化。实践中, 有些高校对于档案管理人员缺乏培训, 或采取随机培训的方式, 这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入学校发展规划或年度工作计划, 有针对性地 (如网络技术) 开展培训工作, 确保实效。二是培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式, 内容枯燥无味, 应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式, 培训的效果将会更加突出。三是及时检验培训成果。

在学习方面, 一是要以终身学习为目标, 倡导经常学习、时刻学习;二是要全员学习, 带动全员参与, 提高整体素质;三是要全过程学习, 对档案管理工作的整个流程 (包括信息网络运用) 进行深入学习改造;此外, 学校应该创造一定的学习条件, 例如, 保证档案管理人员的学习时间 (包含外出学习培训) , 报销一定比例的书费及培训费等。同时, 还要开展一系列的活动, 包括知识竞赛、技能比赛等, 调动档案管理人员学习的主动性和积极性。

参考文献

[1]吴娟.档案工作者应树立五种理念[N].协商新报.2009-04-03.

[2]李泽光.新时期如何提高档案管理人员的素质[N].承德日报.2008-08-18.

谈网络环境下档案信息管理创新 篇10

一、网络环境下档案信息管理形式

一是主页式。类似于按档案全宗的形式管理档案信息。它是将有关的某一机构、部门、人物和事件等多种信息组织在一起, 进行全面的介绍和综述。二是自由文本式。即对非结构化的文本信息进行有效的控制和管理。三是超文本式。超文本式是非线性的, 它以网络结点为基本信息结点, 结点间以链路相连, 将相关的档案信息组织成某种网状结构。四是超媒体式。将文字、表格、图像、声音和动画等多媒体信息以超文本格式组织在一起, 使用户可通过广泛连接的网络结构, 在各种媒体信息中自由浏览, 找到任何媒体所载录的相关信息。五是数据库式。这是利用数据库技术对档案信息进行统一管理、实现用户远程异地检索的形式。六是联机目录式。由于档案信息种类和密级不同, 因此它们的开放范围也不同。在上网运行时, 并不是所有档案文献都能全文上网, 实际上大部分上网的档案信息只能提供信息目录, 即联机目录。七是电子商务式。“有偿服务”是档案界讨论已久的话题, 也是电子商务引入档案信息网络的前提。适当引进电子商务有助于馆藏文献的深层次开发, 促进档案信息管理工作的数字化, 从而为用户提供多方位的信息服务。

二、网络环境下档案信息管理创新应遵循的原则

1. 遵循统筹规划、相互兼容的原则。

即要综合考虑上级或外部网络系统及下级或内部网络系统, 从档案信息资源开发的角度来说, 还要考虑社会对档案信息需求的层次和范围, 从而形成以档案馆为龙头的有效开发档案文献信息资源的区域网络服务中心, 最大限度地满足企事业单位和个人档案信息需求;形成以政府专业管理部门、行业协会、科研、学校等单位档案室为骨干的行业网络服务中心, 最大限度地满足科技和专业管理人员的档案信息需求。在建立档案信息互联网络的同时, 要考虑与当地的信息港、情报所、图书馆等其他社会信息服务系统和专业管理信息服务系统的兼容性。充分发挥档案部门自身的信息优势, 避免网络信息服务设施、信息采集内容的雷同和重复建设。

2. 遵循投资与效益相得益彰的原则。

网络的建设投资数额大, 特别是建设能满足长远发展需要的网络投资更大。目前, 我国各级档案馆的经费都比较紧张, 因而网络建设一方面要从经济角度分析建网所产生的经济效益和社会效益;另一方面要量力而行, 从经费的实际情况出发。这就要求我们在建网时, 拟定好建网计划, 控制年度经费的投入比例, 先考虑人才培养、软件建设和基础建设, 后考虑硬件投资。与此同时, 档案部门要认识到自身保存档案信息的潜在价值, 增强资源开发的合作意识, 充分利用其他信息部门的硬件设施, 共同开发、共同受益。

3. 遵循软件同硬件协调互补的原则。

目前, 有些档案部门在进行计算机管理档案目录时, 没有考虑社会对档案信息的需求, 挑选出一些利用价值不高的档案;在著录档案提要、主题词过程中, 又没有严格按照技术规范操作, 并自行编制了一些应用管理软件, 出现了各自为政、没有统一规范和标准的现象, 这就使网络不能真正发挥其优越性, 必然造成资金的极大浪费。

三、网络环境下档案信息管理创新模式

1. 由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变。

传统的档案信息管理是以档案实体为中心的管理模式, 它在一定程度上忽视了对人的心理和行为规律性的研究和人力资源的开发利用。人力资本管理是一种软性管理, 如果说对档案实体的管理是一种基础管理, 那么, 对人力资源的开发利用则是一种更高层次的管理。在以往的档案信息管理中, 多注重于服务客体的用户层面, 认为以人为本只是指面向用户、方便用户、以用户为中心, 而对服务主体的档案工作者则重视不够。在网络环境下, 档案工作者不仅仅是收集、整理、保存、提供利用档案, 更是档案信息资源的建造者和维护者, 是档案信息资源与用户之间的桥梁与纽带, 是高知识含量信息产品的设计者、生产者与操作者。

2. 由硬性管理为主向以软性管理为主转变。

在网络时代, 知识、技术的含量及其所产生的效益才是衡量事业发展的重要标尺。要使档案信息资源在网络时代发挥其应有的作用, 必须强化对档案信息资源的科学管理功能, 变硬性管理为软性管理, 即用馆藏档案的知识含量、价值含量、提供利用所产生的社会和经济效益来衡量馆藏档案的情况, 从而使档案信息资源不断适应社会主义市场经济的要求, 适应广大人民群众对档案利用的需求。

3. 由区域性管理向全方位、网络化管理转变。

一方面进行纵向联系, 就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系, 打破物理意义上的馆藏资源概念, 使同行业之间利用网络分发信息, 交流工作动态, 进行远程存取的信息服务;另一方面进行横向联系, 就是要与各行各业保持联系, 从单一化信息向综合性信息的方向拓展, 把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来, 形成全国性的联机服务网络。

档案信息网络化管理 篇11

关键词：档案管理；信息化建设；计算机；网络技术

中图分类号：TP399 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 (2012) 10-0108-01

随着我国改革开放之后经济的迅猛发展，特别是上世纪九十年代到本世纪初，信息化的浪潮席卷全球，原有的计算机网络模式受到冲击已经不能够适应新形势发展的需要，这使得档案管理模式从根本上发生转变，在此背景下，通过进行新一代计算机网络技术的开发，在单位当中进行档案管理推行信息化，则会使得档案管理显示出更加的高效和科学，而档案管理则进一步走向社会化、网络化、规范化、法制化和数字化。

一、当前我国档案管理现状

随着近些年我国信息化进程的加快，我国的档案管理信息化水平得到迅速发展，可是和国外先进的档案管理模式相比，我国原有的档案管理和我国的经济社会发展显示出强烈的不适应性，惧意表现为以下两方面内容。

一方面是我国尚未形成完善的档案管理体系。虽然我国对档案管理体系目前已经取得不小的成就，可是当前档案网络体系没有真正意义上形成，而且在馆藏信息上存在着严重重复的现象，在管理状态上存在着极度封闭的情况，而且有着极其薄弱的资源共享观念，这样就使得社会公众有着越来越低的社会认知程度对档案的利用。

另一方面是存在着单一化的管理内容。我国的档案机构在长期的发展过程当中都是和社会隔离开，这样就会使得档案机构处于严重封闭状态之中。而党政机关单位这是对档案进行利用的主要单位，而其利用价值也主要的是局限在进行诸如编史修志等这些方面的公务需求。而在这种收集来源途径上存在着严重的单一性，这就使得单一的馆藏结构在我国的绝大多数的档案馆当中。而其中占据主导地位的是财务档案和文书档案，而在房地产、知识产权以及高经济贸易等这些领域方面所进行的档案资料管理在其中所占据的比例显得非常细微的现象发生。

二、在档案管理当中对计算机网络技术的引入

由于受到技术水平的限制，当前结合档案管理工作的实际客观情况的软件进行一次性的开发还有这不少的难题，而在档案管理当中深入应用计算机网络技术，使得档案管理网络化的逐步实现这是当前的趋势所在。在档案管理当中对计算机网络技术的应用主要具有以下优点：

一方面是对数据的乙烯录用做到利用的多次。通过计算机技术的使用，可以将有用的信息通过软件接口做到一次性的导入系统当中，而在对档案进行管理的过程当中及时的补充和完善所需要的数据信息，虽然在进行数据的第一次录入的时候存在着工程量非常大的情况，可是在这第一次录入之后，对于数据可以做到随时的进行数据的提取和利用，具有快捷方便的特点。

另一方面是对数据的快捷查询检索。当档案管理的时候有着基础数据之后，在计算机系统当中可以给用户提供多种查询服务，档案管理人员可以对于查询条件进行自定义，通过对网络的使用来对数据库进行访问，这就使得在本地计算机当中可以对结果进行显示，从而可以做到对查询和打印的满足。

三、当前计算机网络技术的发展趋势分析

MPO（Multi-fiber“Push On”）是由NTT进行设计，其核心技术可以进行并行应用，并且对模块化进行支持，端口所接的光纤按照的行业标准为十二芯带状光纤，这样就会让系统具备十二芯光纤所具有的密度和安装速度，同时根据TIA-604-5和IEC-61754-7这两个行业标准进行定义，其所具有的版本具有单模和多模两种。而该技术所必须适用的范围要求是SAN之内的光纤通道进行信息的传输，再加上所机械牛的网络连接必须满足高度的安全要求，而且在当今所进行的网络连接有着布线密度极高的密度，这就必须在实际操作过程当中必须做到尽可能的小的布线直径要求，通过对计算机技术的发展技术趋势进行分析发现，将来预计将会把网络连接省级到的宽带为100M。

四、对于档案管理当中对新一代计算机网络技术应用的几点思考

首先是要对档案管理工作人员的学习意识增强，使得自身素质得到有效提高。一是要对于自身的学习和积累进行加强。通过邮寄结合理论和实际工作，将知识面进行扩大，使得业务素质能力得到有效提高；二是要对于安敢部门所组织的各种类型的培训学习高度重视；三是要加强网络技术的学习力度，从而让人员的现代化管理知识和能力得到增强。而通过在档案管理当中对计算机网络技术的应用，则可以对档案管理和档案信息的开发利用的质量和效率得到有效的提高，从而对整个档案事业的发展起到有效的推动作用。根据长期的实践结果表明，必须对整个档案资料的收集、整理和保管高度重视，并且做到开发出档案信息资源，使得档案的利用率得到有效的提高，这也是作为主要手段来对档案信息资源进行开发，使得档案原件不能够被广泛的被系统利用的弊端得到有效的客服，做到档案管理的收集多层次和广角度，从而使得收集工作网络横向和纵向。对于有效信息进行开发，做到对利用效率的提高。

其次是要对档案信息的安全高度重视。保密档案是历史的见证，它与一般信息资源不同，它具有不同的密级，对于保密性的档案要实行严格管理，确保其安全。建立划定密期制度，以便届满自行解密；建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。档案利用保密制度，根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使利用工作有章可循，在大力开展档案利用的同时，确保不失密、不泄密，各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

再次是软件开发人员和档案管理工作要做到密切配合合作，做到信息搭台，业务唱戏，使得对符合客观实际信息化需求的软件能够开发出来。

最后是与时俱进，建立一支高素质的档案信息化管理队伍。档案管理信息化体现出来的效果在很大程度上依赖于管理人员的水平。为了适应社会的发展和工作岗位的要求，从各部门培养出一支在思想上高度重视档案信息化管理工作，在业务上勤于钻研学籍业务和计算机专业知识的高素质管理队伍，使档案信息化管理为管理提供更好的服务。

参考文献：

[1]乔丽.档案网络化在信息社会中的运用[J].职业时空,2010,8

[2]任艳菊.浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性[J].沿海企业与科技,2005,9

信息网络环境下档案管理工作初探 篇12

关键词：信息网络环境,档案管理,信息共享,在线管理

进入二十一世纪以来, 网络技术得到了快速发展, 网络信息技术在社会生活的各个方面得到了充分应用, 人们开始进入到微元化的网络时代, 生活的方方面面都与网络存在千丝万缕的联系。因此, 档案管理工作人员在网络时代下也必须积极应对信息技术发展给之带来的影响, 利用网络信息技术将自身主动的纳入到网络信息体系当中, 使得档案管理工作能够适应新时期人们的各种新需求。本文试图通过对信息网络环境下档案管理工作的重要作用进行论述的基础上, 提出该环节下档案管理工作的主要内容, 并提出信息网络环境下加强档案管理工作的相关策略, 为提高信息网络环境中档案管理工作水平提供参考。

一、信息网络环境下档案管理信息化的重要作用

(一) 实现档案管理工作的标准化

为了适应信息网络化的需求, 我国在加强档案管理标准化工作中, 制定了包括《中国档案分类法》、《档案主题标引规则》在内的一系列档案管理行业标准, 为档案管理工作的标准化提供基础。信息网络化环境下档案管理工作涉及到数据的录入、设备兼容性、应用软件的使用意见信息存储共享与档案管理工作标准化的适应, 有效推动了档案管理工作的标准化进程。

(二) 网络信息化档案使得信息资源更加丰富

由于计算机具有占用空间小、数据存储量大的特点, 在接入网络之后这种优势更加明显, 这使得档案管理人员能够通过更多的途径获得更多的数据资源。同时, 也让档案管理工作更加细节化、内容也更加翔实, 极大的丰富了信息资源。

(三) 有效提供档案管理工作效率

通过计算机网络能够实现便捷、快速的网络信息查询, 从而有效的节省了档案查找时间, 而且节省了大量物质材料的耗费。在档案管理过程中, 通过使用计算机目录索引工具, 能够显著提高档案管理工作效率。

二、信息网络环境下档案管理工作的主要内容

档案信息化管理是信息网络环境下档案管理工作发展的必然趋势, 也是信息技术作用的综合产物。档案信息管理工作就是指对档案管理工作中的信息输入、组织、控制、输出以及调控等进行对应的操作活动的总和。是档案管理机构为机关事业单位、企业以及社会各个方面提供档案信息与服务的工作体系。随着网络技术的普及以及档案管理的现代化进程, 利用网络化对档案进行管理已成为一种趋势。在信息网络环境下, 档案管理工作应该以档案信息资源建设工作为核心, 在工作过程中将扩大档案信息开发与利用作为档案管理工作的主要目标。通过建立科学、合理、统一的档案管理模式、制度体系, 尽量利用先进、可适性强的计算机网络技术, 对档案管理行业的相关信息资源加以充分利用, 逐步形成完善的档案信息化管理系统, 以达到加强对信息档案的收集、组织、存储、统计、应用与编研的目的。同时, 提高现代信息档案管理工作的现代化水平, 为企业的管理、生产、经营与科研提供种类齐全、形式多样、内容客观的真实性档案服务, 为档案的信息化工作打下坚实的基础, 实现档案的信息化以及档案利用的信息化。

三、信息网络环境下开展档案管理工作的相关途径

(一) 提高档案管理人员的信息化建设意识

档案管理工作人员是任何档案管理环境下的能动资源, 在档案管理工作中发挥着主导作用。因此, 信息网络环境下开展档案管理工作同样需要充分发挥管理人员的作用。首先, 档案管理部门必须逐步改变相关人员的工作观念, 提高其档案管理工作中利用信息技术以及提高自身信息技术利用水平的意识, 使得他们认识到档案管理工作信息化的必要性, 让他们积极主动的完成信息化建设的相关工作;其次, 应该加强工作人员信息技术的学习, 尤其是相关应用软件的学习和培训, 提升其档案管理实际工作中的相关操作能力, 争取尽快实现信息档案的信息化管理;再次, 档案管理部门管理者还要认识到适当加大档案管理信息系统以及档案管理人才的投入, 培养专业管理人才的重要性, 为信息网络环境下档案管理工作的开展提供人员保障。

(二) 加强档案管理部门间联系, 实现档案的纵横共享

信息网络时代, 人们产生和使用的信息量在迅速增加, 这使得现代社会中存在的信息量得以迅速加大。在纷繁复杂的信息环境中, 任何一个档案管理部门都不可能利用其自身的力量对所有知识、信息加以收集、组织、加工、存储和应用。所以, 各个部门之间要彻底打破传统的各自为政管理方式, 在各个部门之间建立并形成一个相对网站的档案信息网络, 通过统一的管理方式充分发挥出档案的整体优势, 通过将所有文献汇总、形成联合目录, 最终实现资源共享。通过形成信息资源共享网络, 可以使得各个部门之间形成各自资源的共享, 便于信息搜寻者能够通过更多的途径获得更加广泛、丰富的知识、情报。另外, 利用所建立的联合目录, 通过网络化管理方式, 使得各个档案管理部门能够重复挖掘出潜在的资源, 有效的实现了档案资源的互补, 提高了馆藏资源的利用率, 有效的避免了资源的重复和浪费。不但很好的缓解了存储空间拥挤、资源利用紧张等问题, 而且还使得档案馆更加专一, 系统性更强。

(三) 重视信息反馈, 促进信息的深层次挖掘

信息反馈方法是档案信息资源开发利用中的重要内容, 而且信息反馈工作是多方面的, 不但可以在所有档案管理工作者与档案管理信息之间形成反馈, 而且还可以在信息使用者与信息之间形成反馈。档案管理人员在将反馈得到的信息综合整理之后, 得到一份完整的信息反馈报告, 利用该报告进行档案信息资源的开发。为后续档案信息资源的开发、利用, 提高档案管理工作水平提供更加科学、针对性更强的依据。

(四) 提高档案管理工作的安全与防护意识

信息网络环境下的档案管理工作要求相关部门必须具有足够的信息安全意识, 通过层层把关、严格管理的方式, 避免出现档案资源人为破坏的问题。由于计算机网络自身具有较高的安全风险, 尤其是个别企事业单位, 其对信息安全的要求较高, 加之在网络使用过程中没有重视病毒的防控, 直接使用免费甚至是盗版的防病毒软件, 这些都个档案的信息安全埋下了隐患。

在档案信息系统的网络病毒防御、计算机安全机制保障过程中, 要定期对计算机进行全面的查杀, 通过升级反病毒软件、更新病毒库、设置在线防御体系等方式, 提高系统的抗病毒攻击能力, 能够随时防止网络病毒入侵和人为攻击。常用的措施包括使用身份认证、数据备份以及防火墙等措施。同时, 还要提高档案管理人员的安全防范意识, 通过加强网络安全管理的方式保证档案信息资源的安全性。

(五) 利用信息网络环境实现档案管理在线服务

在传统的档案管理及利用过程中, 通常要亲自到档案管理部门查阅相关的档案信息资料。而在信息网络环境下, 档案管理与应用的形式发生了彻底的变化。而且网络信息的全面社会化也彻底改变了人们的生活、工作、学习方式, 使得人们更愿意通过在线搜寻的方式来提高获得信息的速度和信息的丰富度, 提高其自身的工作效率。所以, 传统的被动式、手动式档案管理与应用方式已经逐步被现代化的主动式档案管理服务方式所替代。在信息网络环境下, 档案部门只需要在网页上进行档案资料的汇编, 并提供对应的数据库地址、电子信箱等方式, 就可以建立起与信息需求者之间的联系, 显著提高了档案信息资源的利用效率。

参考文献

[1]冉萍, 涂忆江, 吴佳鑫.智能电网建设项目档案的标准化管理体系研究[J].湖北电力, 2010, 34 (z1) .

[2]白晶昆.浅谈网络时代对档案管理工作的影响及对策[J].China's Foreign Trade, 2011 (24) .