奖扶档案和信息管理

奖扶档案和信息管理（通用9篇）

奖扶档案和信息管理 篇1

奖扶档案和信息管理

一、奖励扶助档案和信息管理的基本原则：

（一）真实准确。奖励扶助档案和信息内容做到与实际情况相符，确保各类资料的真实性、准确性；

（二）及时完备。奖励扶助档案和信息资料应及时进行收集、整理、归类、建档、录入、反馈，确保各类资料完整全面；

（三）统一规范。省人口计生委制定奖励扶助档案管理和信息录入、反馈的统一标准，确定分类分级管理权限和范围，确保各类资料的规范性；

（四）便捷有效。各类奖励扶助档案和信息资料要简易明了，方便查询，提高利用率。

二、奖励扶助档案管理主要内容和基本要求：

（一）主要内容

1.奖励扶助对象个人档案，指经确认的奖励扶助对象的有关信息资料。主要包括：（1）《申报表》；（2）计划生育奖励协议书；（3）走访调查表；（4）身份证和户口簿复印件；（5）其它证明材料。

2.奖励扶助工作档案，指记录奖励扶助工作过程的各类资料。主要包括：（1）相关文件、工作计划和总结评估报告等；（2）各类表格；（3）奖励扶助对象花名册和电子文档；（4）影像资料；（5）其它相关材料。

（二）管理程序

1.档案收集 2.立卷分类 3.立卷组合 4.立卷编目 5.档案归档 6.档案保管

（三）基本要求

1.专人负责，专柜存放，集中管理。县、乡级人口计生部门要指定专人负责奖励扶助档案管理工作，配备专门档案柜，集中保存、管理档案资料。村级由村计生专干负责管理。

2.分级分类归档

（1）分类建档。按照档案资料性质，分奖励扶助对象个人档案和奖励扶助工作档案两类进行归档。其中，奖励扶助对象个人档案以个人为单位，按一人一卷建档；奖励扶助工作档案以为单位，按一年一卷建档。

（2）分级归档。奖励扶助对象信息资料个人档案由县级人口计生部门负责归档，乡级为方便工作可建立对象个人辅助档案；奖励扶助工作档案由各级人口计生部门分别负责本级资料的收集、整理、立卷和归档工作。

3.档案装订整齐有序，方便查询。按照档案管理要求编制档案索引目录。

4.奖励扶助对象个人档案卷内材料的目录填写、案卷装订、借阅、查询等按《档案管理条例》有关规定进行。奖励扶助对象个人档案为永久卷。

5.奖励扶助对象个人档案的整理归档，从每奖励扶助对象资格确认后开始，当年7月底之前完成；奖励扶助工作档案的整理归档，每年元月份开始对上档案进行收集、整理，2月底之前完成。

（四）分级档案资料管理要求

1.县级档案资料主要内容与要求

（1）奖励扶助对象个人档案：所有个人信息资料加封面装订成册，一人一卷，按、分乡镇归档保存。

（2）退出审批表：按、分乡镇装订。

（3）奖励扶助对象花名册：分装订。

（4）统计报表：《奖励扶助人数及资金测算表》、《奖励扶助资金发放情况反馈表》等，分归档。

（5）文字资料：有关方案、制度、文件、总结等，整理归类，装订成册。

（6）图片和音像资料：图片资料归类整理，装入影集，并配文字说明；音像资料刻录光盘保存。

（7）实物资料：宣传品等实物资料样品收集留存。

2.乡级档案资料主要内容与要求

（1）申报表：县级返回的《申报表》分归档。

（2）年审表：分装订。

（3）退出审批表：县级返回的《退出审批表》分保存。

（4）奖励扶助对象花名册：分归档。

（5）其他报表、文件、图片、实物等资料整理归类，归档保存。3.村级档案资料主要内容与要求

（1）申报表：县级返回的《申报表》分保存。

（2）奖励扶助对象花名册：分保存。

（3）其它相关资料归档保存。

三、奖励扶助信息管理的主要内容和基本要求：

（一）基本内容

1.奖励扶助对象信息：包括个案信息和汇总信息，由人口计生部门自下而上登记、上报。

2.奖励扶助资金信息：包括预算信息、拨付信息、个人账户建立及资金到位信息、实际发放信息（含结存情况）等，由财政部门和代理发放机构提供。

3.奖励扶助工作信息：各地出台的各种政策文件、管理规范、工作动态等。

（二）信息管理

1.奖励扶助对象信息管理：人口计生部门负责建立奖励扶助对象个案信息档案，做好奖励扶助对象登记、上报、审批、变更等工作，奖励扶助对象信息管理实行年审制。

2.奖励扶助资金信息管理：建立奖励扶助目标人群和资金需求预测预报制度，按要求向财政部门提供下目标人群汇总信息和资金需求计划，对奖励扶助专项资金实行跟踪管理。

3.信息录入与传输

县级人口计生部门根据已确认的奖励扶助对象，负责将奖励扶助对象《申报表》的有关信息录入“奖励扶助管理信息系统”，在上报市和省级人口计生部门同时直报国家人口计生委。

4.信息处理与应用

人口计生部门、代理发放机构要建立奖励扶助信息管理制度，并确定专人具体负责信息工作，按规定及时录入、变更、处理、传输有关信息。加强信息资源的开发利用，为奖励扶助决策、管理、评估提供必要的信息。

5.信息安全。（1）建立信息处理、利用、发布制度以及安全管理制度和监督机制，明确使用权限和安全责任；（2）将各种手工记录等原始资料保存入档，由专人妥善保管；（3）做到专机专用，不得使用盗版软件；（4）定期对奖扶对象个案信息库中的信息开展全面核查和校验，确保个案信息的完整、准确；（5）定期进行信息备份，妥善保管账号和密码，不得越权获取或处理信息，不得擅自对外提供内部信息；（6）定期进行系统软件、硬件维护，做好维护记录。建立故障、病毒防范应急处理机制。

（三）基本要求

1.资源共享。信息的采集应使用各部门现有的数据收集系统，建立协调、规范、有效的信息交流与共享机制，实现相关部门与机构之间以及人口计生各职能部门之间的信息流转。

2.保障安全。定期开展信息安全风险评估，建立信息安全应急处理工作机制。

3.统一规范。建立健全信息管理和质量控制等规范制度。[1]

奖扶档案和信息管理 篇2

1.1基础设施建设

在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。

1.2档案信息资源建设

要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。

1.3应用系统建设

要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。

1.4标准化建设

要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。

1.5安全保障体系建设

档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。

1.6人才队伍建设

在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。

2档案信息化建设与档案管理的措施分析

2.1完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。

2.2推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

2.3创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。

安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。

3结语

在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。

摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。

奖扶档案和信息管理 篇3

一、人事档案的组成

1.从内容上看。根据中组部《干部档案工作条例》,高校干部人事档案由10部分组成:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历、培训、职称材料;政治历史情况的审查材料;加入党团材料;奖励材料(包括科学技术和业务奖励,英雄事迹等);处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;其它可供组织上参考的材料。针对以上的内容,人事档案材料按来源可归为三大类:第一类为完全由个人按归档要求填写的有关表格材料,如个人履历、入党思想汇报等,是个人自然属性的反映;第二类为个人填写后经业务主管部门签署意见的评审、申报表等,如专业技术职务评审表,先进工作者申报表等;第三类为伴随着档案人的日常工作、学习而形成的由业务管理部门作出的记录、鉴定等,如政审材料、学籍档案、处分决定等,它一般不和当事人见面。

2.从形式上看。首先是传统的纸质档案,它是高校人事档案的基石;另一类为数字档案(或电子档案),它是随着信息技术的发展而出现的,是纸质档案的缩影和补充。而数字档案从原始数据形态上又可分为两类:第一类为直接以数字模式产生的数字信息档案;第二类为由其它介质形态转换而生成的数字信息档案[1]。前者直接由文字处理软件、CAD、数字摄像设备等数字信息系统产生,可称之为原生数字档案;后者则是利用数字扫描、OCR等数字化技术对印刷型文档进行加工、处理而生成,可称之为转换型数字档案,利用它可形成个人人事档案的全文数据库。数字档案中,如何保持并证实电子文件的真实性,不仅仅对档案工作者,而且对于整个信息社会都是一个问题,而转换型数字档案可真实地体现原纸质档案的本来面目,能保证电子档案的真实性,可使电子档案一定程度上独立于纸质档案而使用,两类电子档案结合使用,既保护了纸质档案,又大大方便了档案的查阅,延伸了档案管理和使用的功能。特别是原生数字档案中用ASCII码记录的信息,能进行统计、排序、分类、汇总、任意逻辑条件的组合筛选等。另外,数字档案也是纸质档案的有机补充,随着信息技术的发展,多媒体技术被普遍使用,有的材料只能用数字档案形式保存,如教师上课的一段视频、一段有价值的录音等,它弥补了纸质档案的不足。

二、当前档案管理中存在的问题

当前,有的高校人事档案管理为了达标,已经配备了计算机和打印机,安装了简单的档案管理软件,但距离真正意义上的信息化还有很大的差距,档案管理中还存在着各种各样的问题,主要有以下几个方面。

1.个人工作业务内容和档案脱节。档案材料千人一面,不能体现高校教学科研人员的工作特点。一是业务内容的缺失,高校人事档案的主体是教师和科研人员,人事档案应重点选择能反映他们德、才、能、绩的鉴定材料、考核材料。如业务成果,重大创造发明、科研成果、著作或译著以及有重大影响的论文等归入人事档案之中。这样才能真实、具体、全面反映出一个人的情况,为选拔和任用人才提供准确可靠的依据。如果没有(或不完整)这方面的档案材料,人事档案将失去作为一种信息资源的功能,决策部门对人才的使用也很难做到知人善用,达不到“观其卷,知其人,用其长”的目的。[2]当前人事档案的管理一般由人事部门负责,教学情况归教务部门管理,科研成果由科研部门管理,而个人档案材料应是对个人的教学、科研材料的全面反应。二是业务管理过程和档案管理系统少有联系,如每次全校工资变化,在劳动工资管理信息系统中可自动进行调整,而在档案管理系统中需一个一个进行手工操作,其工作量相当于将业务过程重复一遍。

2.存档管理和使用脱节。档案的价值在于使用。一类问题为:仅仅存储原生数字档案,将档案系统看成一般的业务系统,虽然可较灵活地查询使用,但其结果的真实性让人生疑,只能完全依附于纸质档案。另一个问题是:数字档案管理和日常的业务完全脱离,仅仅是纸质档案的简单再现,没有对信息进行归类、索引,档案管理信息系统仅仅记录档案材料的目录,由上面分析,人事档案内容不全面,不能具体、全面地反映老师的经历、学识、人品等情况,查询一个人的情况,除了查找人事档案外,还要查找科研处的科研情况、教务处的教学工作量、教学质量等,查全率、查准率不能保证。对于一个新调入的教师,从其人事档案中并不能总结出其教学、科研能力,其爱好、擅长、在调出单位的工作表现、能力评价等也不能很好地得到了解。

3.档案交接过程信息流断裂。伴随着人员工作单位的调动,个人档案将跟随着进行转接移动,电子信息流也应一起移动,这是三位一体的一个整体。而实际情况往往是人员调动了,档案也移交了,但数字档案信息流并不移交,可能由于交接双方没有统一的信息编码、缺乏统一的人事档案管理平台、系统不兼容等,但更多的是由于意识的缺乏,实体档案进行交接时,电子档案信息共享困难。每一个接收档案的单位均需从头开始录入信息,档案信息缺乏连续性的体现。

三、进行信息化管理的有利条件

1.各高校有迫切的实施信息化管理的需求。新时期高等教育发展对人事档案管理工作提出了新的要求,高校规模发展迅速,层次不断提高,教学科研人员流动性大,学历、职称结构变化快,教学科研工作复杂,在高等教育国际化的背景下,管理意识现代化、制度规范化,客观上要求进行人事档案管理的信息化改造,充分发挥信息化的作用。

2.档案管理人员。高校是人才集中地,管理人员素质也普遍较高,对新技术、新设备、新方法的掌握较快。通过培训,人事档案管理人员一定能很好地使用新设备、新系统。业务人员掌握现代信息技术,是进行信息化改造的必要条件。

3.技术和设备。当前,计算机的使用已普及,校园网络已延伸到各个角落,数字设备的使用也已普遍,如数码相机、扫描仪、DVD刻录机等;数据库管理、多媒体技术、网络技术、安全技术等先进的信息技术也得到应用,为人事档案管理信息化提供了技术保障。

四、信息化可更好地发挥人事档案的使用功能

1.便于查阅,大大缩短查阅档案的时间,并可进行快速的统计分析,为决策提供参考。在原生数字档案的基础上,计算机管理档案材料的索引文件,通过查找索引,可方便地找到原档案所在位置,这是计算机管理档案的初级运用。在上述转换型数字档案也完整的条件下,可直接查阅档案全文数据库。进行信息化管理真正的优势体现在可对档案信息进行批量处理,如按所需条件进行筛选、分类汇总、统计分析等,它以极快的速度提供结果,为领导决策提供参考,它将传统的档案管理转变为人力资源管理的一部分。结构化查询语言SQL(Structured Query Language)是这一运用的有力工具,它屏蔽各关系数据库管理系统(RDBMS)间的差异,是所有关系数据库的公共语言。用户可将使用SQL的技能从一个RDBMS转到另一个,所有用SQL编写的程序都是可以移植的,在统一编码的基础上,利用SQL可将各种数据库建立联系,进行沟通。SQL可用于所有用户的DB活动模型,包括系统管理员、数据库管理员、应用程序员、决策支持系统人员及许多其它类型的终端用户进行查询数据;表中插入、修改和删除记录,建立、修改和删除数据对象;控制对数据和数据对象的存取;保证数据库一致性和完整性;以前的数据库管理系统为上述各类操作提供单独的语言,而SQL将全部任务统一在一种语言中。

2.网络突破距离限制,便于信息的远程查阅、信息维护和信息收集。Internet将世界真正变成了地球村,让世界距离感缩短,通讯和信息交流达到了前所未有的快捷方便。借助网络,将档案信息通过校园网络进行一定程度的分布式管理,设定不同的查询权限,如校长可查阅全校教职工的档案,院系领导可查阅本部门的人员信息,组织部可查阅所有人员的党团关系数据库信息;将部分个人自然属性信息对档案人公开,档案人发现信息录入有错误或增加、删除个人信息可向数据库管理员提出申请,由数据库管理员和原始档案核实后进行修改,保证了档案信息的正确和完整,同时对于档案材料中所缺少的材料能及时发现,如学籍档案,可督促档案人及时到原培养单位进行催要,体现以人为本的管理理念。另一方面,网络化分布式管理,便于档案信息的广泛收集,如教学信息可由教务部门直接上传到老师档案的教学信息数据库中,科研信息数据库由科研处管理,这些信息的增加,使教师的个人信息丰满,充分体现教师的教学科研成果和工作特点。

3.硬盘、光盘等突破存储空间限制。传统纸质档案需要占用大的库房,每个人的档案都是厚厚的一本,搬运、查阅都不方便。而数字化档案是将信息以磁极或激光识别的凹凸坑来表示,系统软件管理和协调CPU、储存器等各种资源,在此基础上,应用软件将存储在磁盘、光盘的信息进行复现,在显示器或打印机上还原成为人能够感知的文字、图像、声音、视频等信息。随着信息技术的调整发展,储存技术日新月异,储存器的性价比即单位存储单元的价格大大降低,移动硬盘、DVD光盘、U盘等存储器一般已用“G”作为单位,较传统的软盘(1.44M)在存储单位上提高了上千倍,存储空间变得更大、更便宜并且存储速度更快,使原生数字档案和转换型数字档案的存储成为可能。

4.超媒体可将原生数字档案和转换型数字档案有机联系。以原生数字档案作为日常查询、统计分析的材料、索引和检索的出发点,通过超媒体将转换型数字档案进行超链接,立即可查看到原纸质档案的影印件,大大提高了档案查阅的速度和可信度。

通过加强人事档案管理制度,强化人事信息安全意识,采用先进技术,在国家有关人事档案管理规范框架内,对人员信息统一编码,管理系统统一规划,将传统纸质档案和数字档案的管理有机结合,必将使人事档案在高校人力资源建设中发挥更好的作用。

参考文献:

[1]王启云.数字信息资源的管理模式探讨[J].图书情报工作,2003(9):29-32.

奖扶档案和信息管理 篇4

摘 要：知识经济兴起，信息产业技术盛行。同时现代企业档案系统管理中也逐步顺应当前产业经济与科技迅猛发展的形势需求，由传统档案实体管理走向了以信息为媒介的网络信息化管理。可以说企业档案网络信息化建设进程大力开展，一是顺应时代经济与科技时势背景下的建设发展需求，二是为了使得企业管理模式趋于完善化方向发展，即由传统粗放形式逐步走向于集约化管理模式，是企业档案管理走向与国际接轨必不可少的重要实施战略。

关键词：企业档案管理;技术;网络信息化;建设

档案是企业、政府机关单位、事业单位等多个组织机构的重要历史记录，其主要以图表、数据、文献等多种形式作为载体。而网络信息化下的档案主要是一种信息资源，即能够实现网络共享，并以信息和多种载体形式一同呈现出来，即这种档案信息包括与档案载体有关的信息资源，能够使档案内容更加真实完整及可靠。而随着我国社会形态，经济与科技的迅猛发展，档案管理模式逐步走向了信息化、网络化、数字化等的多种档案管理形态，使得档案资源能够充分开发，便于企业等多种组织机构办公作业。

一、档案管理实现网络信息化的现实意义与重要价值体现

档案管理实现网络信息化必须要以信息产业技术作为主要媒介，通过计算机、网络硬件平台等多种设备或渠道体现出来。简单来说，它最为重要的现实意义与价值就是使得档案管理由纸质管理走向了信息化形态下的整合管理模式，使其实用性与可靠程度大有提高。具体体现在以下几个方面：

(一)工作效率大幅度提升

档案管理由纸质管理时代过渡为微机网络化形式后，能够轻松的将过去以立卷形式为主的档案管理转变为实时文件归档管理形式。这样不仅使得以往的工作量大幅度降低，同时还能随时查缺补漏，将遗漏之处或整合管理不足之处加以弥补，如可以随时插入办公所需的其他信息文件，从而能够满足现代化档案管理办公所需，提高工作效率与质量。同时，网络信息化形态下的检索功能的体现也能够使得办公作业更加方便与实用。

(二)档案能够实现可靠与完整

网络信息化下的档案管理能够利用现代办公作业自动化所需的扫描仪与数码影像等设备进行扫描，扫描后的图片还能与原档案进行对比，从而起到了完善档案文件内容这一目的，而不会向传统纸质档案管理时那样繁缛，即整理不好或工作疏漏时造成档案文件腐烂与丢失等。

(三)调用档案文件更加实用与方便

以往在使用办公所需的档案文件时，要先查阅档案记录簿以找出档案文件所在区间，从而才能调出档案。而网络信息化形态下的档案调用，可以利用模糊搜索、结果查找、以及高级检索等功能去筛选档案信息。这样不仅使得档案使用更加实用与方便，还利于异地查阅相关档案文件，即实现了档案远程管理与调用，能够更为充分地体现档案的使用价值。

(四)分级管理与权限设置能够保障档案保密程度

网络信息化形态下的档案查阅可以设置登陆查阅权限。这种权限设置，一是明确了使用者自身可查阅文献资料的权限级别，二是能够将使用者的登陆情况与调取文献资源情况进行在案。也就是说，使用者通过查阅权限等级的设定，能够保障文献资源的保密性及完整性，在其使用文献资源的基础上，将使用情况及时反馈给档案库相关工作人员，以便利于掌握档案工作的执行情况。

二、档案管理网络信息化建设进程中存在的主要问题

网络信息化形态下，档案文件的相关数据与信息资源等能够存储于光盘、磁盘、优盘等多种媒介中;即以数字化代码形式载体依赖于存储媒介、计算机软件、网络硬件平台等，从而真正体现其重要价值。所以，档案管理实现网络信息化有着它实用方便的特性的同时，还存在着自然因素与人为因素影响着它的操作安全程度。另外，信息产业技术下的档案信息资源或电子数据等，对操作设备与操作环境的依赖程度较高，所以在档案网络信息化管理形态下的档案安全为之重要。相比档案纸质管理时，档案管理网络信息化的实现更加方便实用，而传统纸质档案管理时可能会出现自然耗损与人为管理不当造成的档案资料、重要文献的损失与破坏。由此看来，档案网络信息化管理更加看重于信息资源的绝对安全。除此之外，档案管理办公人员的操作不当或相关计算机应用体系知识欠佳，也会造成重要文件资源的损坏，即安全性或者说是档案可靠程度难以保证。

三、档案管理网络信息化的必要实行举措

(一)提高档案信息安全程度

档案信息安全程度必须得以保证，以此才能实现档案使用阶段的充分价值，且使得网络信息化建设进程的开发效率与质量更进一步。所以，档案管理工作必须要做好杀毒软件的安装以及防火墙的安全设置与维护。利用杀毒软件和防火墙定期对电脑进行安全检查，尽量防止病毒的入侵。而对于数据载体的物理故障和设备的技术故障，就必须要管理人员在管理的过程中定期对数据载体和设备进行检查，从而避免发生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，还应该加强档案数据资源与重要文献信息等的保密工作;在管理时应该制定管理制度，使档案管理网络信息化建设工作进程能够有章可循;为了防止人为的`破坏，可以采用进入系统时输入密码的方式对网络进行管理，让登陆系统的人都进行身份验证，预防了一些蓄意破坏资料的人入侵系统。

(二)开发自身单位所需的档案管理软、硬件设施

要加快档案信息化的建设，就要配置与档案管理信息化相适应的软、硬件调教，从而使企业档案信息化建设加快发展。企业等组织机构要开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件。企业实现档案信息化管理的主要软、硬件设施包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，如信息高速公路和宽带网，各种通信子网，内部局域网及与之配套的软硬件设备如交换器、路由器、大容量储存设备、高性能服务器，以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。

(三)打造一支技术团队

任何行业都需要人才作为先进技术生产力，尤其是当前竞争异常激烈的知识经济时代。同样，档案管理由以往纸质时代过渡为信息网络化应用进程时代，档案管理工作的技术含量也大幅度提升

。另外，当前网络信息化档案管理的人才也很金贵，人力资源稀缺程度较高。这是因为档案信息化管理需要大量的信息处理、技术研发、计算机语言编程人员、数据维护人员等多种岗位工作人员，并且需求这帮人才的专业知识储备程度够强，能够满足现代化档案工作所需。为此，企业应当打造一支专业技术与自身素质水准较高的工作团队。要求其能够熟练操作计算机信息管理系统与做好档案管理工作的基础上，树立起责任意识及保持好健康工作心态，以此才能满足网络信息化档案管理工作所需的各项要求。

结 语：

总之，档案信息管理的工作任务在现代企业管理角度看来十分艰巨，并且责任重大。这是因为当前信息产业技术盛行，企业必须在满足市场需求的前提下，还要兼具满足自身所处发展环境下的各项建设作业进程的开发技术需求，以此才能实现稳定经营与健康发展。

参考文献：

[1] 王瑶. 档案信息自动化系统管理问题的思考[J]. 黑龙江科技信息, ,(21) .

[2] 郭志敏. 档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J]. 山东档案, ,(05) .

[3] 张宁. 运用现代网络平台创新档案管理工作[J]. 山东档案, ,(02) .

奖扶档案和信息管理 篇5

关键词：档案管理,电子信息,开发,利用

在经济全球化、信息化的时代背景下, 电子商务快速地取代了传统经济运作形式, 在频繁商务往来与文化沟通过程中, 产生了大量电子数据, 而对于这类区别于传统纸质档案数据要从何入手收集和管理, 并加快促进档案管理的电子信息开发和利用, 是我们当前迫切解决的重点问题。做好档案管理工作的电子信息开发和利用, 不仅有利于我们提高工作水平, 更能满足广大用户多元化需求, 实现档案信息资源社会共享;从长远角度来说, 更关系到我国社会主义市场经济建设的发展。因此, 在新时期新形势下, 加强档案管理工作的电子信息开发和利用, 其意义非常深远。

一、数字网络背景下档案管理的新突破

(一) 电子信息时代改变了档案信息资源利用方式。

在电子信息背景下, 档案管理的利用对象和用户发生了一定程度变化, 档案信息影响力大大增高。电子信息依托数字网络平台打破了时间和空间界限, 使档案实现异地快速利用。档案用户可以通过网络平台远程调用档案, 这样一来不仅节省了时间, 更规避了档案在送传过程中存在的潜在风险。与此同时, 电子信息技术使得社会化档案信息资源实现了真正共享, 大大吸引了用户, 潜在的档案信息用户逐渐增多, 档案信息影响逐步扩大, 档案信息作用也因此得到最大程度发挥。

(二) 数字网络技术作为一种有力手段

与工具推动了档案电子信息资源开发和利用。通信网络技术、计算机技术以及多媒体技术等数字网络配套技术在档案管理工作中发挥了重要作用。可以说有效的电子信息档案管理是离不开数字网络技术的, 这也是实现档案管理中电子信息开发和利用的基本前提和必要条件。计算机技术强大的电子信息处理能力能够大大提高档案信息以及档案信息产品的发展速度, 特别是其强大的信息传递功能加快了档案信息资源传递与交流。

(三) 数字网络促进了传统档案整理方法改良, 推进了文件、档案一体化进程。

随着电子文件覆盖面日渐广泛, 电子文件归档提前, 档案和文件的距离缩短, 界限逐渐淡化。这些文件或档案上网, 能够为社会提供更多信息资源, 尤其是能为战略决策层制定策略方案, 提供必要关键信息, 在这方面, 电子信息档案的社会效益和经济效益已很明显地体现出来, 而以电子信息为载体的档案信息主要是对决策的支持, 从这一角度来看, 档案信息资源开发已经迎来了发展的最佳时代机遇。

二、电子信息在档案管理工作中的基本特点

杂、广、快、变是档案管理工作中电子信息的典型特征。杂, 是指在相同的渠道中有多种电子信息共同分享传输渠道, 电子信息内容不可避免地比较杂, 这就加大了筛选的工作量;广, 是指由于网络逐渐普及和广阔开放性, 促使电子信息来源范围逐步扩大, 许多信息矛盾的、相悖的共存;快, 是指信息产生速度快, 信息传播速度快, 资料收集速度快;变, 是指电子信息灵活多变的特点, 它让网络电子信息动态变化内容时刻能够得到调整与更新, 给档案管理工作带来极大便利, 更好地提高档案管理工作效率。此外, 电子信息也存在一定工作难度, 就是它具有可靠性需要确认以及信息真伪难辨的特点, 如果稍有不慎则会让那些目的不纯的人钻了管理漏空子。例如, 个别人通过计算机的复制技术大搞弄虚作假等等。因此, 为了更好地为档案管理的有效性、合理性提供有力保障, 就必须根据电子信息的具体特点, 及时地对档案管理工作方式和内容进行调整, 从而保障档案资料及时性、准确性和完整性。

三、档案管理工作中电子信息开发和利用的具体措施

(一) 促进新型档案管理人才培养, 大力开发档案信息管理软件。

随着档案管理信息化进程加快, 无纸档案管理时代提前来临。目前档案管理自动化系统已经逐步建立健全, 档案信息传递也更加便捷。但是当前档案系统归档管理却没有得到充分重视。档案部门要尽快解决这一问题, 不但要督促科技人员加强研究攻关, 研究与时代发展, 社会需求相适应的档案管理软件, 还要更加重视新型档案管理人才的培养和引进, 让那些具有专业知识与创新能力的人员参与到档案管理工作中来, 从而建设一支具有丰富管理经验以及应变能力强的专业队伍;同时, 要鼓励现有档案管理人员加强学习, 通过培训和自学努力提升自身现代化档案管理技术水平, 不断更新知识, 掌握必要的现代档案管理方法。充分地观察和了解国际国内档案事业发展的大体趋势, 从而在促进档案管理人员全面发展的同时, 实现档案事业现代化转变。 (下转第71页) (上接第69页)

(二) 促进服务渠道多元化, 实现优质高效服务。

档案信息作为一种无形资源可以说是一种非常重要资产, 广大群众不能直接了解其存在价值。因此, 我们的档案管理工作人员必须不断地向社会宣传档案资源的价值与作用, 一改以往坐等上门服务的落后工作态度和作风, 促进服务渠道的多元化, 让死档变为活档。例如, 某单位的档案室可以向广大职工公布最新的人事改革、晋升职称等有关大家切身利益的重要文件信息;在遵守档案法的基础上, 也可以向大家公布档案室的档案目录、全宗介绍以及科技档案等珍贵资料, 从而使服务范围扩大, 保障档案作用更好发挥。

(三) 做到开发利用档案信息资源要科学性。

开发和利用电子信息资源, 不仅是档案工作的一个重要目的, 更是检验我们档案工作水平的一个重要标杆。因此, 开发利用档案电子信息资源就必须讲究科学性。首先, 广泛收集信息资源, 充分地丰富馆藏内容。作为一名档案工作者, 不仅要充分收集本单位业务活动档案材料, 还要收集与本单位业务相关的信息资料;其次, 要用现代化技术手段进行检索, 重视硬件配套设施建设, 努力构建科学化档案检索体系;最后, 信息资源整理做到系统化。合理地保持信息资源之间的关联性, 进行科学而系统地整理, 从而为信息资源开发利用奠定良好基础。

综上所述, 电子信息在当前档案管理工作中占据着不可替代的重要位置, 电子信息开发和利用在新时期档案管理工作中是一项重要任务, 而档案电子信息的开发和利用是一项长期而复杂的系统工程, 需要我们档案工作者付出更多耐心和艰苦努力。为此, 我们要抓住当前时代发展新机遇, 转变观念, 主动迎接新形势下的新挑战, 努力培养出更多档案管理的复合型人才, 群策群力, 研究档案管理工作电子信息开发和利用的创新途径, 更好地提升档案管理的工作效率和质量。

参考文献

[1]黄丽华, 纪秀英.做好新形势下档案信息资源开发利用工作[J].中国档案, 2005, (6) .

[2]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2001, 1.

[3]张维明.信息技术及其应用[M].北京:中国人民大学出版社, 2001, 9.

[4]付荣校, 陈荣红.数字档案馆模式研究[J].档案学通讯, 2005, (4) .

虞城县认真做好奖扶资格确认工作 篇6

认真宣传政策。虞城县把计划生育奖励扶助政策、制度、程序通过县电台、电视台、流动宣传车、政务公开栏等媒体进行深入宣传，使奖扶政策深入人心，取得了群众对计划生育工作的支持和理解。组织运作认真。虞城县卫生计生委召开专题会议，学习奖扶政策，强调调查纪律和注意事项，确保了计划生育家庭奖励扶助对象资格确认工作运行的规范化、程序化。资格核查认真。对在公安信息联网时出生日期被错误录入，不能申报奖扶对象的群众，主动与公安部门联系，帮助群众查找有效证据，及时对其户口进行更正；针对不符合奖励扶助规定的条件，更改年龄记录的群众，坚持与公安户籍信息相核对，并耐心细致地做好群众工作，避免其情绪激化。认真公示监督。村、乡（镇）、县分别把符合调查登记条件的调查对象的具体信息按照公开、公平、公正的原则及时张榜公布，接受群众监督。同时，在走访过程中注重收集了群众所反映的热点难点问题，对于能够解释的问题现场作答，不能解释的问题记录在案，对遗留问题及时做好政策解释工作。

2016年乡镇共上报奖扶特扶对象1036人，经县、乡、村调查确认，目前有935人符合国家奖励扶助政策。（虞城县卫生计生委 王凤玲 关秋战）

档案管理理念实现档案管理信息化 篇7

摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

关键词：档案管理 理念 档案管理信息化

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 档案管理信息化的优点

（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。

（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

2 档案管理信息化带来的挑战

（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。

3 实现档案管理理念创新的方式

（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

参考文献

[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.

奖扶档案和信息管理 篇8

一、数字化档案信息安全问题简析

(一) 计算机硬件故障。计算机是档案数字化管理的主要载体。虽说如今计算机水平更加高端, 计算机系统的安全性也不断提高, 但是, 计算机硬件故障问题却始终存在。常见的计算机硬件故障有计算机板卡焊点虚焊、脱焊, 连接导线断线, 元器件损坏等。计算机硬件故障可能涉及的计算机硬件有计算机内存、显卡、CPU、主板和电源等。一旦计算机硬件出现故障, 就有可能导致档案信息丢失或损害, 还有可能给计算机带来更加严重的损害, 给使用者带来较大的不便。这不仅会影响档案信息的使用效率, 还会加重档案管理人员的工作量和工作压力。

(二) 计算机软件故障。计算机软件是档案信息处理和存储的必要条件, 计算机软件与数字化档案管理的关系非常紧密。随着社会的发展, 人们对数字化信息系统的要求也越来越高, 这对计算机软件开发者和档案信息管理者来说, 都是不小的挑战。常见的计算机软件问题有软件的BUG、在低端RAM运行或磁盘空间问题, 文件丢失、无法打开等。一旦计算机出现软件故障, 计算机档案信息处理能力会大大下降, 数字化档案的功效也难以发挥。不过相对于计算机硬件故障来说, 计算机软件故障发生的概率相对较小。

(三) 系统问题和病毒入侵。计算机软硬件在使用中存在很多的不确定性, 计算机本身的不确定因素无法保证计算机软硬件在任何时候都具有兼容性, 此外, 系统内部产生的垃圾文件, 也会造成计算机死机、蓝屏或者突然关机, 致使数字化管理数据大量丢失。除去人为管理因素外, 病毒入侵可以说是最常见的影响计算机正常使用的因素。常见的计算机病毒会借助非法链接、垃圾信息、关联软件侵入计算机, 破坏计算机的保护性能。加上计算机病毒在预防和管理上都具有一定的难度, 因此, 病毒入侵也是档案数字化管理中人们最头疼的问题。

二、数字化档案信息安全管理策略

(一) 完善管理制度。安全管理, 制度先行。在数字化档案的信息安全管理中, 我们要综合考虑各种因素可能给数字化档案带来的影响, 建立数字化档案安全审查制度、安全管理制度, 并针对档案管理人员和档案管理事项建立安全培训制度、岗位安全考核制度、岗位责任制, 提高他们档案数字化加工、转换、管理技能, 要求他们结合档案内容、保密级别进行档案分级管理、加密管理, 做好档案信息防盗窃、防毁坏准备。此外, 结合档案管理具体事项, 档案管理部门还要完善信息档案安全操作规范、权限规范以及操作监管制度, 从技术、使用者、操作等方面提高数字化档案的安全管理系数, 对数字化档案整理、归档、管理、扫描、检查、存储、出库、利用各环节可能出现的问题进行事先估计, 提高问题预防和应对能力。

(二) 强化计算机安全管理力度。加强计算机安全管理, 减少计算机软硬件故障可能给计算机带来的破坏, 是数字化档案管理的重点。因此, 档案部门在数字化建设过程中要加大基建投资, 尽可能选择功能良好的计算机软硬件, 尽量购买品牌计算机服务器, 并对计算机硬件的兼容性、可扩展性进行严格审查, 避免计算机在利用、升级时可能出现的软硬件问题。此外, 档案部门还要加强计算机技术安全管理, 定期更新计算机软件尤其是数字化档案的存储软件, 运用先进信息技术提高数字化档案的安全性。以吉林省勘查地球物理研究院为例, 该院档案部门就在访问认证、加密操作、防病毒系统上做出了积极努力, 从而有效防止了非法信息和计算机病毒对数字化档案的破坏。

(三) 提高管理人员的数字化管理能力。档案管理人员的专业素质, 会直接影响到数字化档案管理的最终成效。因此, 档案管理单位、部门要努力提高档案管理人员的专业素质尤其是数字化管理能力。这就要求他们首先从思想上重视档案管理人员的招聘和培训工作, 严把档案管理人员招聘质量关, 引进高素质的专业管理人员, 以优化档案管理队伍的知识和年龄结构。其次, 重视档案管理队伍培训, 开展各种形式的计算机多媒体技术、网络技术、信息处理技术培训, 定期组织档案管理、档案保护技术、档案文献编撰技能比赛活动, 要求档案管理人员熟练掌握数据库技术、信息检索技术, 提高责任意识和风险意识, 减少工作的随意性和盲目性。

参考文献

[1]陈越.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].赤子 (上中旬) , 2015 (19) :231.

[2]高红.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].黑龙江科技信息, 2015 (26) :183.

奖扶档案和信息管理 篇9

关键词：档案管理,信息化,科学化,硬件设备

疾病预防控制 (疾控) 中心是为政府疾病预防控制正确决策提供科学依据, 疾控机构档案是指疾控机构在建设和发展过程中所从事的疾病预防、公共卫生检测等活动中形成的具有保存价值的各种历史记录。疾控机构档案管理包括党政、检测报告、传染病非传染病预防、计划免疫、性艾、仪器设施、人事等档案管理工作。提高档案管理信息化和科学化水平是新时期档案工作的重要课题, 也是提升疾控系统文化软实力的需要, 也是顺应现代信息化发展趋势的必然选择, 对于推动档案管理的进步具有重要意义。本文就如何提高疾控中心科学化信息化档案管理水平, 分析原因及解决问题方法、推动档案管理提出了对策及相关建议[1,2]。

1 提高档案管理科学化信息化水平

最大限度地提高档案管理的质量和效益, 其内容就是以科学的方法进行档案管理, 以制度化保障、推动档案管理多元化。信息化档案管理是运用如电脑为主的信息技术来进行档案的整理、收集、应用[3,4]。

2 科学化和信息化管理疾控档案的作用与意义

2.1 提高科学化水平是档案管理的时代要求

是提升疾控中心文化软实力的需要, 是顺应信息化发展趋势的需要, 也是推动档案工作健康发展的需要[5,6]。疾控部门档案多种多样, 传染病报表、监测检验档案等, 作为档案的管理人员, 就必须时时刻刻学习, 满足科学化信息化管理档案的要求[7,8]。

2.2 档案管理信息化是实现疾控系统资源共享的重要途径

档案资源的信息化建设是重中之重, 也是实现档案资源共享的真实需要。必须够打破用户之间信息不通畅而达到其共享[9,10]。传统的档案管理模式需要改革更新。

2.3 信息化及科学化档案管理势在必行

人进行操作进行档案管理, 结果效率很低, 而档案管理科学信息化的优势在于提高了档案的储存数量、节约了成本、提高了工作效率。在我国卫生改革的形式下。必须搞好档案管理, 这对于提升卫生防病事业在整个社会中的影响是相当重要的。另外, 档案管理还是疾控疾控中心绩效考核的重要内容和基础和条件。

3 如何提高科学化信息化管理档案的水平

(1) 强化思维提高水平是档案工作贯彻落实科学发展观的重要体现, 必须着力转变旧的思想观念, 着力解决突出问题, 把科学发展观贯彻落实到档案工作的各个方面。注重研和解决问题, 以新的思维对待新的发展形势, 推动档案工作不断创新前行[11]。

(2) 国家卫生计生委要求我们, 要把推动疾控事业科学发展统一纳入经济社会发展规划, 纳入卫生工作人员业绩考核的重要内容。提高档案管理人员知识水平和能力素质, 疾控的档案管理非常重要, 这就对档案管理者的能力提出了更高的要求。疾控档案工作专业性强, 加之疾控工作针对不断变化的新型传染病和日益复杂突发公共卫生事件, 档案管理者不仅应具备基本操作技能, 而且要掌握现代化科技手段和先进操作管理技术[12,13]。重视档案人才的培养和引源, 努力打造一个高质量的团体。

4 应用计算机技术管理疾控中心档案

(1) 计算机管理档案的稳定及可靠能力超强, 随着计算机技术应用在档案管理中, 复杂程序得到了简化, 档案管理计算机系统实现了快速且节约了大量的时间, 也减少重复工作和提高工作效率[14]。计算机技术的应用自动化、信息化建设基础是现代科学技术和现代科学管理有机结合的体现, 将档案数字化处理, 为了档案管理全面实现计算机自动化、信息化管理的本质[15,16]。

(2) 计算机实现档案管理信息共享, 疾控各科室或基层疾控中心通过网络、共同使用、分享数据库的数据信息。就是把档案信息与其他人共同分享, 合理达到资源配置[17]。

5 疾控档案管理中容易存在的问题

(1) 电子档案是基于计算机信息技术, 通过计算机等设备实现档案的信息的收集、传输、归档的档案形式, 查阅也更加便捷。然而, 电子档案使用的同时也存在安全性的问题。电子档案在发送、接收、保管和归档过程中, 可能遭遇病毒入侵、泄密等安全问题。很多涉密单位就是由于电子档案遭受网络不法份子的窃取, 导致涉密信息的泄露, 国家公共安全隐私带来隐患。特别是不能将疾控机构的重要机密档案信息存入网络, 否则会造成机密档案被窃取或毁坏[18]。

(2) 档案管理不规范及管理人员素质不高也是影响档案管理工作的因素之一。档案管理人员不仅应当具备较高的政治思想觉悟, 较强的自我约束能力, 还要熟悉相关的知识和实际操作, 充分发挥现代化管理档案的方势。对于电子档案管理的出现, 管理人员还没能及时的改变工作思路, 没有充分意识到如何保存电子档案的工具, 文档的备份管理上, 未进行备份及加密, 没有明确哪些数据文档需要备份, 没有正确工作和操作。在电子档案的安全防范措施方面, 也缺乏必要的防止拷贝的技术措施和防范意识, 形成管理上的安全漏洞[19,20,21]。

5.3存在问题的解决方法, 建立健全电子档案管理的各项规章制度, 加强档案管理人员的培训教育、严格电子文件的归档管理, 加强电子档案载体的管理, 完善电子档案管理的软硬件设施, 保证电子档案在利用中的安全[22]。加强电子文件方面的研究, 档案人员清晰自己在信息时代的位置, 研究电子档案的管理及技术保护方法, 延长电子档案的寿命, 使档案管理水平更上一个台阶。

6 结语