档案的网络化管理

档案的网络化管理（共12篇）

档案的网络化管理 篇1

计算机网络技术的不断创新与广泛应用, 给人事档案管理模式的创新提供了有利条件, 进行人事档案网络化管理, 能够显著提升管理效率、档案管理的安全性与保密性, 促进人力资源的优化配置。

一、医院人事网络化管理的重要性

人事档案的网络化管理就是将人事档案中的信息进行数字化, 建立人事档案管理数据库, 并将孤立的数据库与网络相连接, 为社会提供网络化调查服务。人事档案网络化管理是建立在社会经济发展以及信息科学技术的广泛应用之上的。进行人事档案网络化管理是进行人才资源优化配置与促进人才强国战略的基本要求。人才资源在社会建设中是社会发展的动力源泉。人事档案网络化管理, 通过集中的管理制度以及网络技术的优势, 利用计算机进行统计分析, 能够有效地为人才选拔提出合理的建议。同时人事档案网络化管理能够充分地利用信息技术, 对人才资源进行优化配置, 能够在一定程度上促进社会经济发展。应用与医院管理中, 能够为医院的广大医务人员提供更加详细、具体、完整、丰富的档案资料资源, 为医院领导层的工作管理、人事决策等工作提供更加真实、可靠、全面的档案数据及信息资料, 优化人力资源。

二、目前医院人事档案管理中存在的问题

目前所实施的人事档案管理制度中存在浓厚的经济体制色彩, 随着社会主义市场经济的发展, 人员流动量增加, 档案的调动频率明显提高, 传统的档案管理中所存在的问题逐渐的暴露出现。存在的主要问题有:分散多头管理, 这种管理形式存在两方面较大的影响, 首先不利于管理队伍的专业化培养, 容易导致档案管理不规范, 保密意识淡薄等。同时在档案保管与调档环节中容易出现真空区, 因此容易发生弃档、擅自建档现象。

三、医院人事档案网络化管理的相关建议

目前我国人事档案的网络化管理正处于初步发展阶段, 实施人事档案网络化管理应注意以下几方面:

(一) 注重人事档案中的数据库建设。数据在人事档案的网络化管理中的地位不可替代, 人事档案的网络化管理中建议设立三类节点:各级政府人事档案中心、高校人事档案中心以及商业性人事档案中心。其中各级政府人事档案中心以各地的档案馆为基础, 充分将已有的技术与人才优势进行利用, 建立一支专业化较强的队伍。各个用人单位不再进行单独的人事档案保管科室, 而是由县级以上各地档案馆对本级政府管辖内的国企用人单位与行政事业单位的人事档案进行管理。高校人事档案网络中心将高考招生考生的纸质档案与电子档案作为基础。学生入校后, 在该基础上进行完善、丰富, 当毕业生走出高校后, 便将这些电子档案与制作档案转入学生家庭住址或用人单位的各级政府人事档案中心。商业性人事档案中心将现有的人才服务中心为依托, 根据数字化网络化的标准, 接收个人或者企业的委托人事档案代保管的业务。

(二) 加强联网建设。应该将上述三类数据库与互联网进行连接, 这样在人才发生流动时, 才能提供电子档案的传送与接收服务, 同时在网络下对相应人事档案实体进行传送。这样当个人、公检法以及用人单位由于升学、人才选拔以及其他工作缘由发生改变时, 只需要通过网络提出查询申请, 各级档案管理中心均能够根据档案管理的相关法律、姓名对查阅者提供相应权限可查询的内容。

(三) 集中人事档案管理。实施人事档案的网络化管理, 应该有效地克服目前人事档案中存在的多头、分散管理模式中所存在的问题, 将档案文件、管理权限集中到专业的管理部门。这样不仅能够有效地精简管理队伍, 同时还方便对人事档案管理人员进行专业知识培训、保密意识培养, 有利于促进人事档案信息的集约化管理, 实现网络化服务与信息化处理。

想要切实做好人事档案的网络化管理工作, 除了需要进行数据库建设、联网建设以及集中管理等措施外, 同时还应该制定数字化标准, 完善法律、法规, 制定信息安全制度, 培养专业能力强, 综合素质高的管理队伍。目前我国的人事档案网络化管理正处于起步阶段, 不能因为人事档案网络化管理放弃纸质档案管理。目前甚至以后的一段时间内, 纸质档案与电子档案应处于并存的状态, 逐步提升人事档案网络化管理在人事档案管理中的作用。

摘要：在档案的信息化建设中, 认识档案的网络化管理具有重要的地位。实施人事档案网络化管理能够促进人才的合理利用, 实现人才资源的优化配置。目前我国所实行的人事档案管理具有经济体制的浓厚色彩, 存在着一定的问题。目前人事档案网络化管理正处于起步阶段, 应将主要精力放在数据库建设、集中管理以及联网建设方面。对此本文结合医院人事档案管理方面问题, 探讨网络化管理的重要性与实践意义。

关键词：人事档案,网络化,管理方法,应用方法

参考文献

[1]刘英, 杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界, 2010 (2) :57-58.

[2]周鑫, 龙文峰.计算机网络高校人事档案信息管理及应用研究[J].中国电子商务, 2014 (19) :283.

[3]傅力, 李志达.人事档案动态信息网络数据库系统的设计与实现——数据库应用课程教学的一个案例[J].计算机教育, 2009 (19) :70-71.

[4]盛金辉.关于我国人事档案信息服务网络建设的若干思考[J].黑龙江史志, 2013 (15) :86.

档案的网络化管理 篇2

摘要：在信息技术快速发展的今天，人们对档案信息管理的质量要求越来越高，而在信息时代背景下，如何做好档案管理工作是当下研究的主要问题之一，这就要求档案管理工作人员必须加强自身对专业知识的学习，将网络信息技术应用到档案管理工作中去，进而提升档案管理水平，这也符合当下人们对档案信息的基本要求。本文将结合笔者自身的工作经验，对在新时代信息网络背景下，如何做好档案管理工作进行详细的探讨，以供今后参考使用。

关键词：信息网络环境；档案管理；特点与途径

所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。

一、简述当前在信息网络环境下档案管理的特点

（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流

网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。

（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资

源过程中的协作性要求较高在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。

（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务

所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的`提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。

二、探究在信息网络环境下档案管理的途径

（一）建立数字档案馆

数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统—数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。

（二）创建网络环境

以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户发布有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。

三、结语

综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。

参考文献：

[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社,.

[2]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯,,(01)

医院档案管理的网络化建设浅析 篇3

【关键词】医院；档案管理；网络化建设

医院档案管理网络化是医院在信息时代下的必然选择。医院通过对档案进行网络化管理有利于提高医院自身的管理效率和服务水平，打破医患双方信息不对称的局面，实现档案信息在医院各部门之间的沟通和共享。因此，医院要加强档案管理的网络化建设，加大资金投入，健全档案管理机构，保障网络化档案的安全。从而使档案管理网络化建设真正发挥其作用，提高医院的服务和管理水平。

一、剖析医院档案管理问题，发挥网络化管理作用

医院档案管理的能力和水平在很大程度上决定着医院的工作效率和服务水平。医院的档案包括患者病历、医院文书、人事档案等多种形式的档案，如果缺乏专业的管理人才和科学有效的管理方法，医院的档案管理就会出现秩序混乱、管理不规范、档案安全易受到威胁等问题。传统的医院档案管理模式中，医院缺乏统一规范的档案管理系统，各个部门相互隔绝，缺乏沟通，只对本部门的档案进行管理。而各个部门的统计口径、管理方式的不同也给医院档案管理的统一化和规范化带来了很大的困扰。这样既不利于档案的快速查找，也会导致档案信息录入重复或部分信息录入遗漏的现象。此外，医院的档案管理系统还存在管理人员素质较低，专业水平不足，档案系统安全系数低等问题。这些问题严重制约着医院档案管理效率和水平。

医院网络化档案管理对于提高医院档案管理水平具有重要的意义。档案作为一种重要的信息资源在需要规范、安全的管理系统的同时，还需要能够进行充分地信息共享和传递。医院网络化管理能够运用计算机技术使医院档案管理更加科学化和规范化。首先，医院档案管理网络化建设能够使医院的门诊部、住院部、药房实现互通共联，从而实时掌握各部门的情况，及时进行医生、药品的调配，在短时间内为患者提供最佳的医疗方案。同时通过建立电子病历等途径来更加全面的掌握患者的身体情况、用药情况、症状及反应，从而更加科学全面的为患者进行医治。医生为患者诊断病情时能够随时调出电子病历进行查看，从而对于患者的情况有更加清晰的了解。

医院档案管理网络化还可以为每个医生建立个人档案。患者在就医前可以通过医生个人档案了解医生的学历、医术情况、主治方向所获荣誉等内容，并了解其他患者对于该医生的评价，在治疗结束后，患者也可以通过网络化医院档案来为自己的主治医师进行评价和打分。通过这样的医生个人档案管理有助于激励医生为患者提供更好地服务，使医生树立良好的医德和医风。同时有助于患者对医生进行更好的了解，促进患者对医生监督机制的形成。医院网络化档案管理还有助于医院更好地进行人事档案管理。传统的医院人事档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力，且档案管理的效果也不理想。网络化档案管理能够自动形成职工的薪酬、绩效情况、职务变动情况等，大大提高了档案管理的效率，使医院人事管理达到事半功倍的效果。

二、实现医院档案管理网络化，促进档案事业发展

要促进医院档案管理网络化建设，首先应当建立健全医院档案管理组织机构。传统的各部门档案管理各自为政的管理方式不适应现代医院管理的需求，因此医院必须通过建立专门的档案管理组织机构来协调各部门之间的关系，促进各部门之间的沟通与协调，使医院档案信息共享得以实现。同时，医院要提高对于网络化档案管理的投入力度，完善相应的网络硬件和网络设备，加强医院网络档案的安全管理。对于网络设备或技术硬件出现的问题要及时修理，同时要定期对于网络档案进行维护，保证网络档案的安全。此外，医院档案管理人员要更加注重对于网络病毒的防范。部分网络黑客通过病毒或其他手段会对医院的电子档案造成极大的威胁，导致网络档案的损毁和灭失。因此，对于网络档案的安全管理不容忽视。

在医院档案管理网络化建设的过程中，医院要提高档案管理人员的专业水平和素质，通过培训来完善档案管理人员的知识体系，提高其技术水平。医院还要通过电子信息技术提高电子档案的查找率，通过完善检索体系使相关单位及个人更好地对档案相关信息进行查找。医院要注意对档案原件的管理和保存，通过先进的科学技术将原件制成缩微制品，确保医院档案管理的科学化、规范化和安全化。

总之，网络化是医院档案管理的必然趋势。医院档案管理网络化建设的水平直接决定着医院的管理水平和服务质量。因此，医院必须重视档案管理的网络化建设，通过制定科学、详尽的计划来逐步提高自身的档案管理水平。通过对档案的精细化管理来满足医生和患者的需要，打破医患之间的信息壁垒，使医生及时、全面的了解患者的病情，使患者能够充分的了解医生的执业水平，促进医患双方和谐关系的构建。同时通过档案的网络化管理有利于打破部门之间档案管理各自为政的局面，促进信息共享，使档案更便于查阅和检索，提高各部门的管理效率，促进医院的更好发展。

参考文献：

[1]刘振宇.关于医院档案管理网络化的思考[J].中医药管理杂志，2015，（4）：389-390.

[2]李惠婷.浅析医院档案管理的网络化建设[J].中国管理信息化，2015，（01）：215-216.

档案的网络化管理 篇4

传统的档案管理模式是一种国营农场内部封闭的管理圈子, 虽然国营农场档案部门在新技术发展的冲击下, 已经开始利用计算机管理档案, 并初步实现了档案的计算机立卷、目录检索、统计和借阅管理管理步骤, 但由于某种原因档案部门所管理档案的理念内容依旧是原有管理理念下遵循的重在反映农场内部情况理念的运转理念与模式, 所以, 目前管理仍然是一种相对网络化管理滞后的信息管理模式。加之, 农场档案管理人员是在各单位独立管理下的少数人员的不为领导重视的直接管理范畴内, 处在与外界隔绝, 农场信息不对外开放的管理封闭圈中, 档案信息只为本单位的有关范围所知, 不能形成信息源的应有经济意义的价值理念利用与管理模式。正是它这种封闭式的管理体制与不为大多数人认知的应有经济价值理念的管理模式, 使的档案管理与利用, 成为不为人识的“小家碧玉”, 从而成为“锁进深闺人不识”的经济隐蔽价值取向。使得农场很难从档案部门获得商业性经济价值的利用意义。所以, 农场档案管理的网络化发展, 就一直滞后于其他管理部门的应有进度。因此, 农垦与国营农场档案部门的管理, 也就很难象美、日等发达国家中的众多国营农场的档案管理那样为国营农场提供高效的利用档案。这种状况如不迅速扭转, 势必将会成为农场经济建设的负担, 阻碍国营农场的正常发展, 使已经不为国营农场十分重视的农场档案管理工作, 更加走向弱势, 将其应有的巨大隐蔽经济价值, 从应得经济利益中消失, 使国营农场在经济上蒙受巨大损失。

国营农场档案部门实现网络化管理后, 情况将会大大不同。国营农场档案管理人员的被摈弃于经济创造源以外的局面就会打破, 它将成为国营农场经济源创造的重要方面的力量。这就是档案部门可能通过增设外部信息收集岗, 加大档案管理与外界的交往, 积极搜集对本农场有用的商业性信息, 使可以共享的社会公用信息得到有效利用, 为本农场的经济利益服务。网络化管理的优势是:1、可以实现跨地区、跨国界的世界一体化档案管理与信息共享;2、能够迅速及时的搜集到对本农场有利用价值的信息源, 又供本农场的发展决策利用。这样, 既可避免本农场的决策失误, 又可做到“春江水暖鸭先知”, 超前做好市场变化的应对措施, 免使农场受到利益侵害。网络化的管理, 为运筹帷幄, 决胜千里获取远距离信息成为可能。因为, 在信息共享的原则下建立起来的网络设施, 可使你足不出户, 就可利用网络连通下的远程计算机资源, 查询网上各种数据库内容, 获取为我所用的各种最新信息资料, 这就为快速了解每刻都在发生变化的市场信息成为可能, 快速收集可供本农场生产经营决策参考的外部信息, 以及时调整经营策略与生产计划成为可能。这些信息如客户需求、市场行情、金融动态、科技动态及与本农场有关的政策, 法律, 行业规章等) 为实现集农场内部静态档案信息管理与外部动态信息融于一体, 两种信息互成补充, 既可有利于整体开发, 满足农场的决策需要, 又可为本农场的科研开发、生产经营、产品销售、资金、设备、能源的引进等提供科学的依据, 适应各项工作中的不同需求成为可能。尽而为彻底改变农场信息档案管理运作不灵的被动局面, 为农场发展驶向“快车道”当好“先行官”。

在市场经济体制下的现代国营农场, 是以追求最大效益为目的的, 它急需要复合性的高效的工作机构, 更需要迅速及时的信息掌握。所以, 农场总是想以最少的投入获取最大的产出为产比。而传统档案管理模式下的农场档案管理机制, 其管理职能单一, 且是封闭管理。由于没有上网, 难以实现文档一体化管理, 造成档案部门大量的重复劳动, 低下效率。档案管理实现网络化管理后, 可以通过文档一体化管理, 加强外部信息的收集, 来提高工作效率和管理水平, 扩大信息服务范围, 拓宽服务职能, 更好地发挥为经济建设服务的职能。将单一的内部档案管理变为对外部的档案搜集, 归档, 归类和及时处理, 为农场决策层带来决策依据的一专多能的管理中枢机制, 实现农场档案网络化管理, 搜集信息的成果, 随着网络化管理技术的农场管理中的普及, 将产生了更有力的有利于农场发展的经济价值取向。所以, 国营农场档案管理的网络化势在必行。

国营农场档案管理网络化将给国营农场档案的收集归档工作带来革命性的变革。农场档案管理上网后, 档案信息的收集归档将在网上操作完成, 这将改变以往年终或第二年初集中人工归档和档案形成模式, 也将打破存档, 借档当事人, 人工亲自送达接、借、还、归档管理的方式, 使得文件随时归档成为可能。这就使国营农场有关部门随时将日常工作中形成的各种文件材料直接通过网络系统传输到档案部门及时归档成为可能, 进而使档案部门根据档案归档的要求, 进行鉴定筛选, 及时将有保存价值的文件信息记录到光盘等载体上记录下来, 继电子档案成为可能, 这又为达到农场文档一体化管理成为可能。

国营农场档案管理网络化将给农场档案管理方式带来革命性变革。农场档案管理上网后, 档案部门可以利用计算机强大的信息管理功能, 将档案笼统的管理细化至对每份文件的具体管理, 全面完整地反映文件内容, 实现对农场档案管理由案卷级向文件级管理的转变跨越。此外, 随着电子文档多媒体光盘存储技术的产生及其性能的日益稳定, 对于那些仅具有短期参考价值, 不具备依据凭证价值的档案, 其纸质载体形式可考虑不归档保存, 仅保存其电子档案信息, 这样将极大缩小档案存贮空间, 大大节余保存费资的支出。

国营农场档案管理网络化将带来档案提供利用方式和提供服务内容的革命性变革, 彻底改变农场难以从档案管理部门获得快、全、精、细的信息服务的现状。随着立法工作的健全, 农场档案上网后, 用户可以利用办公室的计算机查阅、查找自己必需的档案内容, 无须亲自跑档案 (室) , 档案工作者和用户从此将辞别简单的面对面的借、还工作方式, 真正做到足不出户看档案。使得令档案管理人员头痛的专题性手工检索成为机上检索, 将管理人中从繁杂的手工低效劳动下解脱出来, 有更多的时间, 以提高自己的工作业务能力, 为档案编研成果时效性、实用性差的问题解决提供了办法。同时, 又将节约相当的查找文档的时间, 为农场的发展, 赢得更从容的发展效率。

国营农场实现档案管理网络化后, 档案管理将从单一的旧信息的管理模式下解脱出来, 向多重管理模式过度成为可能。国营农场档案管理人员可以通过局域网随时接收各部门在日常工作中形成的各种文件, 改变国营农场档案管理过去那种只保存过时信息, 不能保存新信息的单一被动管理模式, 进入信息不断更新的全新工作管理天地。档案管理人员就能够做到及时掌握农场的生产经营动态, 外部的有关信息, 及时正确把握国营农场档案利用对档案信息的需求, 增加为国营农场提供“新”的服务内容和服务项目的内容, 这既提高了档案管理的主动性和针对性, 消除了国营农场档案管理的被动局面, 又有利于国营农场档案管理走向规范化、制度化、自动化、法制化的“快车”轨道, 既有利于农场档案需求的查找, 又有利于档案信息资源的经济利用与价值开发。最重要的是:国营农场档案管理部门可以及时、准确的为国营农场提供所需的各种外部信息, 实现农场内、外部信息综合利用、开发的有机结合, 更好的为国营农场的生产经营服务, 为国营农场的业绩提升服务, 为农场的发展服务, 提供依据, 为今后农场发展的方向, 决策提供依据。

国营农场实现档案管理网络化后, 使得档案管理的宣传工作更加生动、直接、便捷。它不仅可以从网上获取外部信息, 而且可及时向网上发布自己的信息, 这为档案部门利用档案展示、树立国营农场形象、公布档案内容、宣传报道室藏、宣传档案利用典型事例、档案法规, 都提供了广阔的可资利用的新舞台, 新天地。

但是, 国营农场上网虽有其十分优越的经济价值和广阔的前瞻前景, 也面临着许多危险与困难, 这就必须引起国营农场档案管理部门和国营农场领导的高度重视。

首先国营农场档案管理上网应引起国营农场各级领导的足够重视, 将档案管理工作网络化纳入农场管理网络化建设发展规划的总体设计之中, 与国营农场管理网络化建设同步进行。目前各个国营农场都在为农场管理信息化、自动化建设各自的局域信息网络, 并实现与外界网络的并网接轨。国营农场档案部门应抓住这一历史发展机遇, 及时规划将国营农场档案管理纳入国营农场计算机网络建设整体规划中去, 与农场计算机管理网络建设同步进行。只有这样农场档案管理上网的人员培训, 经费的来源, 软硬件设备的采办购置, 才可以得到很好地解决。否则, 错过这个机会, 档案部门再单独申请上网, 无论哪一方面, 都江堰市很难得到发展的满足, 可以说是困难重重。

网络化信息管理技术是众多计算机协同工作的一种既宏大又便捷, 既快速又节约的工作方式, 国营农场档案管理作为国营农场系统网络的子系统和农场网上信息的存储的最后的落脚点, 它要求在网络的系统类别选择、基础数据规划、应用功能确定、硬软件环境, 就用软件的引进开发等, 必须与国营农场内部局域网建设总体要求相一致, 这样, 既减少人力物力资源的投入, 又节约时间空间的阻隔浪费, 最终都会快速建立起一个优质、高效、实用、安全、低耗、运作可靠听网络管理系统。

其次, 国营农场档案管理后, 安全防护就是重要一环。国营农场档案管理上网虽然可以加强各部门间的联系和达到有关信息的共享, 但不可讳言的是, 它也相应地带来了许多难以预料的危险 (象病毒传播、非法访问、非法窃据信息等等安全问题) 。当然, 对一般网络上运行的文件服务, 数据库存服务, 电子邮件服务等多种应用程序都有自己的安全机制管理 (如分户, 分级管理等) , 一般, 安全不会有大的问题发生。但是, 国营农场档案管理有它特定的经济价值与保密要素, 国营农场档案管理上网后作为农场内部局域网系统的子系统和农场网上信息的最后落脚点, 就必须考虑网上信息的保密性与开放性的安全防范措施的制定与执行, 否则, 将会给国营农场带来无法挽回的经济损失。

三是国营农场档案管理上网后急需解决的关键问题是管理人才匮乏的问题。国营农场档案管理上网是 (下转第53页) (上接第51页) 为了适应国营农场发展的需要, 充分发挥网络化的全新功能, 档案部门必须烃往管理模式理念与思维定势, 用全新的管理理念与思维定势从新思考跟上网络发展的步伐, 迅速扭转传统档案管理模式造成的保管型人员过多, 开发性人才偏少的奇型忙忙碌碌。迅速改变人员结构单一的现状。建立起一支高素质、新结构的档案管理人员队伍。所以, 上网后, 国营农场档案部门应就势吸收与培养造就一批知识全面、一专多能、具有开发与创新精神的复合型人才, 从事档案信息的、开发工作。这些管理人员应达到以下方面的能力储备:1、要有较好的文书方面的专业知识, 具有较强的综合分析能力和概括组织信息能力;2、要懂得相关专业技术知识, 达到文理兼备、文理相通和机文并举的能力;3、要培养造就一批中西合璧, 特具专长的管理人才队伍, 使其不仅精通中文, 也要懂得外文, 懂用中外文管理档案的能力;4、要有熟练的计算机操作技术与一般故障处理能力;5、要有一定的市场、情报、金融等方面的预测未来发展趋势的能力;6、要有强烈的市场参与意识与竞争意识, 具有超前介入, 超前服务, 及时提供价值的为农场所需的信息材料的能力;7、具有不可动摇的保密观念、保密技能与保密信誉。

四、国营农场档案管理上网后, 仍需做好纸质等传统载体形式的档案管理工作。计算机网络管理技术的应用, 并不能取代农场档案管理的所有问题, 这是由于电子文件信息本身的一些局限性, 不可能彻底消除 (如:可随意增删, 原始性、凭证作用难以确定。法律效力差等等) , 使得纸质等传统载体与电子档案信息形成并存的局面。这就仍需我们加强纸质等传统载体形式的档案管理工作。尤其在进行电子档案信息收集归档时要做好与纸质等传统档案的二者在内容上的对照校正, 保证电子存档, 网络利用档案内容的准确性、完整性与权威性。

五、加大人才引进、培训力度, 增强技术储备。农场档案管理上网后, 加大人才引进、培训力度, 增强技术储备是其重要任务。首先是提升档案管理人员的文化层次, 改善档案管理人员的文化结构, 实现终生教育机制;其次全面提高档案管理人员素质, 进行岗位培训, 实现持证上岗;三是实现规范化管理, 自动化检索, 法制化运作档案管理程序;四是加快复合型高级人才的培训力度。

尽管如此, 网络化管理带来快捷和空间有效利用, 资金、人员的节约使用, 都是国营农场档案管理网络化呼唤的最好理由。也是国营农场最终选择的必然趋势。仅此预测, 国营农场档案管理网络化的到来, 已为时不远啦!

摘要：农场档案管理的网络化, 势在必行。本文结合工作实际, 分析了国营农场档案管理网络化面临的问题, 并提出应对策略。

档案的网络化管理 篇5

【摘要】

医疗设备管理中最重要的部分就是医疗设备档案管理，而基于网络平台的医疗设备档案管理，是对医院的医疗设备档案进行动态和静态相结合的方法进行综合管理。运用了网络平台技术、专业数据处理软件和计算机技术。基于网络平台的医疗设备档案管理，更加方便与医院管理者对本院医疗设备进行远程网络管理，提高管理效率，降低了管理难度。使医院的医疗设备包括采购记录、实用情况、维修情况、折旧情况等有了全面直观的把握，更加精确的进行分配使用。使得医院真正实现无纸办公，达到医疗卫生资源信息共享，提高了医院的最大经济效益和社会效益。

【关键词】网络平台； 医疗设备； 档案管理； 动态； 静态

【中图分类号】R114.3 【文献标识码】B 【文章编号】1005-0515(2011)10-0444-01

社会在不断进步，医疗水平在不断发展，现代化医疗设备和先进医疗技术也取得了长足的发展，在康复医疗服务领域、手术治疗、医学诊断等方面大量应用。在实际临床应用中，如何充分、高效的运用这些医疗设备，从而为提高医疗服务水平服务这个问题，越来越多的医院领导在思考、在探索。基于网络平台的医疗设备档案管理，利用网络技术、数据处理软件、动态网页制作技术相结合，打造了一个专业的医疗设备档案管理系统，通过静态和动态有机结合，共同管理医疗设备档案。从而实现医疗卫生资源信息共享，实现网络远程管理。基于网络平台的医疗设备档案静态管理

静态管理主要包括了原始资料形成的档案，它取代了传统的纯手工管理，具有资料完整、归档及时、保管方式规范的特点。内容有：医疗设备的申购单、调研考察报告、招标材料、购销合同、卫生资源配置许可材料、运输单据、协议书、装箱单、发票复印件、安装调试及全套随机技术资料、验收报告；如果医疗设备是享受国家免税政策的外贸设备，其内容还有：海关免税说明、进口证明、外贸合同、报关单、质量保证书商检报告等。基于网络平台的医疗设备档案动态管理

动态管理是指医疗设备在临床使用过程中的所有记录，基于网络平台，对医疗设备的信息进行处理、共享和传送。实时动态管理和静态管理相结合，可以实时反应医疗设备在临床中的使用情况、维修情况等方面的信息。利用条形码，建立数据库和医疗设备对应粘贴的统一，两者有机的结合起来，全程动态跟踪医疗设备的出入库、申请购置、调拨、转让、报废统计以及退库等情况。利用数据库里医疗设备的相关信息，包括运行时间、使用时间、保养维修时间、损坏停机时间、完好率、设备报修率、有效使用率、报废率等的跟踪了解，可以及时的发现医疗设备的损坏情况，及时安排专人进行维护保养，减少因医疗设备损坏停机导致的临床医疗运行不连续。主动维修与保养，还可以提高医疗服务质量水平，增加医疗设备的运用率。通过数据库的信息，还可以对医疗设备包括使用年限折旧、价值、设备净值、设备残值、设备保养维护成本等进行直观了解，形成效益分析报告，以供医院管理者进行科学决策时参考使用。基于网络平台的医疗设备档案管理的动态信息共享

在医疗设备档案静态管理和医疗设备档案动态管理的基础之上，充分利用网络平台，实现医疗设备档案信息的完全共享化。各管理模块之间实现无缝对接，使采购管理、财务管理、计量管理和库房管理完全一盘化，统筹发展，统一规划，充分利用资源，使配置效益最大化。在医院内部实现合理、准确、及时的设备专科、调剂。借助网络平台，利用医疗设备档案管理系统，让医院内部各管理模块之间真正形成统一的整体，使医院效益最大化。医疗设备档案管理中网络平台的讨论

基于网络平台的医疗设备档案管理，其网络平台是基础，整个管理系统都是基于这个平台发生的，可以说网络平台是这一管理系统得以顺利进行的基本保障。在这个网络平台的基础上，医院完全可以实现无纸化办公，促进远程网络管理的发展，进一步提高了医院医疗服务的水平。如此重要的一个平台，其在医疗设备档案管理系统中的地位毋庸置疑占据首位。在组建系统的时候，应该选择专业的、强大的数据软件作为支撑。Microsoft SQL Sercer就是专业的数据库软件，它可以通过用户确认、表示、授权、加密以及审计等控制，保护数据库的安全，让操作者完全可以放心的使用，同时，它同微软公司的产品也有非常好的扩展功能和集成性。当然，再好的平台、再安全的软件，都还得有人参与安全控制才行。在实际临床操作中，由于人为疏忽，又或者医疗设备故障以及软件方面的故障，都会引起系统损坏，为医疗设备档案管理带来无法弥补的损失。这就要求系统具有自动维护功能，在系统中，应该完善数据备份、数据整复、备份恢复等功能，尽量避免由于系统损坏给工作带来无法挽回的损失。系统的维护还体现在日常的维护中，在平时的工作使用过程中，应该随时检查，及时发现问题，及时处理。每一个临床操作人员，应该熟练掌握操作规程，严格按照操作程序进行，避免人为损坏。同时，加强设备工作原理学习，在使用过程中检查设备的完好性，根据工作原理判断其工作状态是否正常，以便于主动进行维护。讨论

信息化告诉发展的今天，医院信息系统基本上完成了普及。在这个大好基础上，医疗设备档案管理系统有着其规范化的必然性。基于网络平台的医疗设备档案管理，不仅进行了规范化的静态管理，同时使得实时动态管理与之有机的相结合，完全实现医疗设备档案的综合管理。利用网络平台技术，实现网络远程管理，达到数字化医院和卫生资源信息共享。让医院管理者轻松的从整体出发，整合规划，统筹发展。保证医疗设备的充分使用率，提高医疗服务水平质量，促进医院经济效益快速增长，促进医院获得最大的社会效益。

参考文献

［1］ 张丽.基于网络平台的医疗设备档案管理［J］.医疗装备.2007(09):1~3

［2］ 胡艳波.黄鑫.信息化系统在一次性医疗用品管理中的应用［J］.中华医院感染学杂志.2009(08):834~835

［3］ 任文峰.管章伟.王刚.基于Web网络应用的医疗设备管理模式的探讨［J］.中国医疗设备.2009(11):32~35

［4］ 张伯乾.史彭.魏诺.加强大型仪器设备管理努力提高使用效益［J］.实验室研究与探索.2006(01):73

档案的网络化管理 篇6

关键词：耐压数据；网络化管理；特种设备；档案管理

一、特种设备档案管理中存在的问题

对于特种设备档案来说，特种设备生产企业是源头，这时档案表现為生产及检验原始记录、报告和产品质量证明书。特种设备安全技术规范里规定制造单位应按相应的安全技术规范以及其内部质保体系的要求，进行文件和记录的控制，包括档案管理，如压力容器则必须在设备设计使用寿命周期内保存设备相应的生产及检验资料和产品质量证明书（副本）。对于特种设备使用单位，责任在于购买特种设备技术资料齐全的设备，以及平时收集特种设备的检验维修资料，对特种设备技术资料进行相应的档案管理。

对于特种设备生产企业

（一）部门数据不共享，信息孤岛现象严重。长期以来，特种设备生产企业内大致为生产车间、技术部门和检验部门等，也按照规范要求设置了9大质控系统，部门之间系统之间相互独立各有台帐，甚至信息也不共享，部门内部又有记录与报告分开。在生产过程中，由于相关的信息没有共享，导致相同的数据在不同的岗位之间重复记录，不但使得劳动强度变大，而且这种重复性的工作导致错误率提高，最终影响到产品质量追溯等问题。

（二）纸质资料存档，不易查阅。目前特种设备生产企业大多采用纸质文件存档产品资料，随着企业规模化的发展，产品种类、数量爆发式增长，纸质文件也越来越厚，加之纸质资料分散与各个部门，从而导致资料查阅困难，审批效率很低，增加相应管理成本的同时往往导致产品资料不能随设备及时交付，从而给客户以托词，延迟付款，造成资金回笼慢，不利于企业正常运转。

（三）资料管理劳动力成本过高，不利于企业的发展。产品原始资料和产品质量证明书涉及企业各个质控系统，所有的资料的收集、汇总、整理及装订工作需要配备相当的人员，随着安全技术规范对特种设备产品档案的完整性和准确性要求越来越高，需要配备专业或兼职的文员更高效的劳动，相应的企业人力成本越来越高。

对于特种设备使用方面

1、管理意识较为淡薄。主观上企业领导对不重视，在特种设备管理方面停留在被动角色，没有主动承担起主体责任，更没有意识到档案管理在安全生产中的重要作用。部分技术人员档案管理意识较为淡薄，随用随取，甚至没有专人负责保管，导致特种设备技术档案资料丢失现象严重，特种设备信息依赖于特种设备监察部门或检验部门的数据。2、档案管理能力不足。档案管理人员配备不足，部分企业位未设立特种设备档案管理专（兼）职岗位，有的单位档案管理人员变动大、不固定，做不到特种设备档案管理专人负责的规范要求。档案管理人员专业性不强，很大一部分人员不具备档案管理专业水平。在填报相应检验申请单时数据准确性不高，且在资料送达方面大都是纸质传输，由于资料遗漏、整改回复送达等，使用单位需要不断往返企业与监察及检验机构之间，耗费大量人力物力。3、档案归档不完整。由于特种设备档案管理人员责任心较弱，档案归档不及时不完整，甚至有些没有收集或者收集后丢失的现象普遍存在。有些刚上岗的管理人员业务不熟悉，不知及时整理档案，或是整理处理档案归档混乱，给档案的查找带来困难。相应的在另一方面，监察部门和检验机构对检验数据的掌握也不够全面和及时。

二、耐压试验数据网络化管理系统

耐压试验数据网络化管理系统是绍兴市特种设备检测院开发的一套应用软件，利用计算机和互联网络，构架统一的数据网络化管理平台，实现自动采集来自于不同企业源数据，并通过网络设备传输到特检院中心服务器内，动态掌握设备的检验检测情况。系统有基于检测的制造企业耐压数据网络管理平台，通过动态数据采集、数据交换和上载，实现对所检验设备的耐压数据及技术资料进行有效管理。

三、耐压试验数据网络化管理系统应用效果

（一）实用性，根据质量（检验）计划，添加资料上传模块，监检员或者制造单位人员将设备的技术资料和检验资料上传至系统。监检员可在联网环境下随时随地查看相应的技术及检验资料，充分利用检验期间的零散时间，提高工作效率；检验检测机构出具检验证书时，可以直接查询相应资料；监察机构和使用单位利用此系统也可以为及时查询相应设备的技术和检验信息。

（二）实现客户自助服务。通过客户服务子平台，企业用户可以得到相应的账户密码，实现自助网上报检、设备信息自助管理、检验业务流程办理自主跟踪，企业用户还可依据本系统，编辑及实时输出检验资料，降低了对企业档案管理人员的专业要求，大大提高了其工作效率并节省办公费用。

（三）实现全程动态监管。系统软件构建了实时提醒和实时分析机制，可以有效避免企业不主动报检的情况发生。报告流程中的报告时效性、报告流程回退率、超期未检设备分布情况、隐患分布情况等实时进行统计分析，为监察和检验机构检验效率和检验质量考核、改进提供数据支持和分析决策。通过安全隐患系统实时报警，实现了监察和检验机构对特种设备全寿命周期动态监管。

档案的网络化管理 篇7

1 档案管理网络化概述

1.1 电子档案管理网络化简介

随着计算机以及网络的普及, 目前越来越多的纸质档案通过电脑输入设备转换成为电子数据, 存放在一定的存储器里, 通过网络功能实现有权限的用户的访问。通过网络化管理, 各类档案的存储寿命变长, 存储空间的到极大地压缩, 并且使用查询等也变得越来越方便。档案管理网络化并不是单单指将各种非电子档案直接转换成电子档, 然后进行简单的存储就行了, 而是通过一定的管理规则将电子档案进行相关归类, 便于授权用户访问。

1.2 电子档案管理网络化的基本条件

首先必须具有相关的硬件基础, 第一个是将纸质或者其他介质的资料转变为电子档案的工具, 一般情况下我们使用的是扫描仪器或者是数码相机;第二个是输入输出设备, 也就是将电子档案存入以及将使用阅读电子档案的工具, 这套设备一般计算机都具有此类功能;第三是存储设备, 一般进行档案管理的存储器不应当是一台普通的计算器, 而应当是专用的服务器;第四个是软件, 它能够对电子档案管理进行相关管理。

其次需要一定的技术人才。传统的档案管理技术含量比较低, 经过简单的培训就可以胜任工作, 但网络化管理档案则需要一定的技术基础, 或者说需要具有相关技术能力的人才进行支持。人才培养是相对而言是难度较大的事情, 它不是一个两个人能够解决的事情他需要, 也不是一天两天能够解决的问题, 它需要涉及的相关部门共同努力, 互相配合才能完成。

第三必须有一定档案管理制度。需要进行对网络档案进行一定的规范, 需要对档案资料的归类进行一个明确的划分, 否则如果电子档案没有标准的分类的话将会显得非常混乱, 使用者使用起来将会产生无从下手的感觉。另外对于档案资料的使用应当有明确的规定, 对于从将档案转换成电子数据开始, 一直到用户使用数据为止每一个步骤都需要进行明文规定, 确保整个流程的有序进行。

1.3 档案网络管理的优点

档案管理的最大的优点在于它的便利性。用户可以通过网络, 远程登陆即可查询相关资料, 并且可以根据自己的需求按照关键字迅速查找大量的资料, 相对于传统纸质档案管理而言节省大量时间, 资料的传输使用复制等得到了极大地简便。对于档案保管者而言, 一旦完成录入工作, 后续工作得到极大地减负。

2 电子档案管理网络化的风险

电子档案管理网络化是在传统的档案管理的基础之上发展起来的, 它继承了传统档案管理的风险, 但由于是一个新的事物, 它也有着自己独特的风险。从前文中我们可以看到, 各种资料外泄以及黑客入侵, 都表明档案管理的网络化正在面临着越来越大的风险。互联网是一个开放的世界, 在这样一个极度开放的环境里, 安全问题成为网络化的档案管理所面临的最大难题。下面我们来具体分析一下档案管理网络化所面临的各种风险。

2.1 黑客攻击

黑客攻击是档案管理中我们面对的最为头疼的一件事情。黑客往往是依靠自己的高超技能, 通过设定一些程序跳过封锁或者使用木马病毒等来对服务器进行侵犯。他们具有主动侵犯性, 攻击的频率以及危害都比较大。计算机黑客按照攻击动机来可以分为两大类, 一类是恶意破坏, 这一类黑客入侵的主要目的是破坏服务器内的资料, 对其进行删除或者是篡改, 或者是制造大量的垃圾信息, 阻碍用户正常使用数据库。另一类是盗取资料。这一类黑客主要是为了获取数据库内具有价值的资料而对数据库进行攻击, 对数据库资料进行窃取, 达到自身的目的。

2.2 网络病毒

目前网络病毒屡见不鲜, 比如熊猫烧香病毒、CIH病毒等等, 都能对计算机造成非常严重的影响, 如果存储资料的服务器被感染病毒的话, 会造成大量资料遗失。目前病毒的传染方式有很多种, 最为常见的是通过电子邮件、移动存储器以及下载等。这些病毒一旦感染很容易通过共享造成局域网内所有电脑被传染, 最终对存储服务器造成严重损害。在目前局域网共享越来越频繁的情况下, 病毒的危害也越来越大, 局域网的安全对于档案管理的联系越来越密切。

2.3 管理混乱

网络化档案管理由多个流程构成, 比如说文件扫描、档案分类、授权管理等, 不可能所有流程都由一个人监控, 因此容易造成流程交接上的出现问题。此外系统的升级以及服务器的搬移等等都有可能造成文件丢失, 比如天涯社区4000万用户资料泄露的起因就是资料的转移, 这都是由于管理混乱所造成的。

3 风险的相关应对措施

3.1 强化防御技术, 降低黑客攻击风险

为了防御黑客的攻击, 网络管理员应当为数据库安装有效的防火墙, 为了提高安全系数, 甚至可以在路由器之前安装物理防火墙, 将黑客的攻击挡在系统之外。防火墙应当关闭一些高风险的端口, 对网络访问进行一定的限制。此外还应当在系统中安装检测系统, 一旦有非法入侵的用户进入, 立即锁定并且将信息反馈到网络管理员处, 及时进行处理。

3.2 提高风险意识, 防范病毒攻击

档案网络管理所处局域网的每一个用户都应当有着足够的警惕性, 对于来历不明的邮件以及下载的文件都要通过杀毒软件来进行扫描, 降低感染病毒的概率。网络管理员在这方面可以起到积极的作用, 它可以通过总服务器来升级最新的杀毒软件包, 确保杀毒软件的有效性, 升级各种系统操作程序, 弥补系统漏洞。

3.3 规范管理流程

对于用户的授权, 要严格对用户的权限进行分类, 杜绝出现超级用户。对于档案管理的每一个流程要进行细分, 责任划分清晰, 交接工作要进行严密统计, 必要的时候要可以牺牲速度来换取信息质量。除了在服务器上存有资料外, 还应当对资料进行备份, 要确保所有备份资料的安全与保密, 系统升级或者变更时要有专人负责数据库的保护。

3.4 强化法律制裁

目前我国有关于网络立法比较薄弱, 很多违法行为都没有能够得到处罚, 并且从目前来电子资料的法律效用还没有得到完全的确认, 很多电子资料要拿到公证处进行公证之后才具有法律效果。目前信息化已经成为时代的潮流, 我国应当加强立法, 保护信息资源, 承认电子资料法律地位, 并且对于盗窃、恶意删除电子文档的行为要加大打击力度。

档案管理的网络化是时代发展的产物, 它为我们的学习与工作带来极大的便利。但它是一个新生事物, 它有着不完美的地方, 需要我们逐步探索, 让它的功能进一步发挥, 为社会创造更大的价值。

参考文献

[1]白岩.计算机网络信息管理及其安全[J].现代情报, 2008 (8) .

[2]王如海.内部网系统的网络信息安全管理[J].计算机安全, 2009 (5) .

档案的网络化管理 篇8

为适应档案信息化建设需要, 规范本单位电子文件的归档管理, 保障电子档案的安全保管和有效利用, 根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规, 结合本单位实际, 特制定本办法。

本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的, 具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

按照档案工作集中统一管理的原则, 各处 (科) 室形成的电子文件并需归档保存的应由综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用, 计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。各处 (科) 室应建立电子文件归档制度, 指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作, 将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用, 各处 (科) 室从电子文件产生时就要严格按制度要求, 妥善管理, 确保其不散失、不损失、不失真。

归档电子文件的类型主要包括:文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分, 参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。逻辑归档。指在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上, 向档案室移交的过程。推荐采用的载体, 按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等, 不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

电子文件归档时, 机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。通过存储载体进行交接的归档电子文件, 移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验, 确保载体清洁、无划痕、无病毒等。各处 (科) 室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸质档案一并向综合档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份, 交接双方各执一份。移交档案馆的电子文件应一式三套, 一套封存保管, 一套异地封存保管, 一套提供利用。

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应采用专门的保护设备和保护技术手段, 其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中, 温度控制在17~20℃;相对湿度控制在35~45%。接收入库的电子档案, 应定期进行检验、转存, 发现问题要及时采取恢复措施。归档电子文件的封存载体不得外借, 未经批准, 任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

利用归档的电子文件, 应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时, 应遵守国家有关保密规定, 采取身份认证、权限控制等安全措施。归档电子文件的鉴定销毁, 需经本单位鉴定小组鉴定和分管领导批准, 编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁, 如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁, 并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

2 信息化环境下档案数据安全保密制度

2.1 综合档案室档案管理人员为数字档案室安全保密责任人,

计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作, 其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

2.2 数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管, 不得泄露给

他人, 如发现密码泄露须立即更改, 密码由数字、大小写字母与符号等组成。

2.3 电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、院内公开、不公开三个级别。

档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别, 并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

2.4 电子档案仅限于本单位工作人员查询。

电子档案原文仅供本单位相关工作人员查阅, 不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

3 信息化环境下档案数据网上查询利用制度

3.1 综合档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

本综合档案室工作人员设置登录密码, 凭密码进入电脑系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由综合档案室管理人员执行相应查询操作。

3.2 数字档案利用权限分三级设定。

普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各处 (科) 室的兼职档案员在普通用户使用权限基础上, 可以添加指定分类的资料。高级用户:是指档案管理人员和有关领导才可查阅各类档案。

3.3 外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料, 由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。

3.4 查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申

请, 由档案管理人员审查后提供查询利用, 借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。网上数字档案仅供本院工作人员查阅, 不得外传。

4 提升档案人员素质, 适应信息化管理要求

信息化环境对医院档案管理着的职业素质提出了新的要求, 努力提升医院档案管理者的职业素质是推进医院建设和提高医院档案工作质量必须正视的基本问题。

4.1 转变观念, 改变角色。

医院档案管理者要正确认识社会信息化发展这一客观现实, 要以强烈的事业心和高度的责任感, 以及严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想开展档案管理工作。

4.2 更新知识结构, 适应工作需要。

医院档案工作的业务性很强, 在信息化建设管理的今天, 要求档案管理者不但要有过硬、过强的档案管理专业技术, 完成医院档案资料的采集、整理、分类、归档、立卷、保管、统计、检索和提供利用, 最大限度地满足利用者对档案的需求, 而且更需要具备一定的医院管理工作经验和相关的知识功底, 要熟悉医院管理的规律和发展趋势。

结束语

档案的网络化管理 篇9

关键词：海洋数字档案,信息安全,网络应用

在社会信息化的大环境下, 数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分, 也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现, 档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受, 这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解, 顺应技术发展趋势, 更好地进行海洋档案管理工作[1]。

1 海洋数字档案的概念和特点

在1996年第十三届国际档案大会上, 美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题, 第一次提出了与物理档案 ( Physical archive) 和实态档案库 ( Physical repositories of archives) 相对应的虚拟档案 (Virtual archives) 。国际档案理事会对数字档案的定义是: 通常以代码形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案, 它的内容只能通过机器来利用, 并根据来源原则来组织安排。以此类推, 海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别, 包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现, 而是通过二进制代码以数字形式存贮, 成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化, 当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时, 数字网络系统就将成为其主要的传输平台, 为档案信息的快速流动提供可能, 通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。

2 网络环境下海洋数字档案的安全隐患

在数字化的过程中, 由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响, 容易造成海洋信息的丢失或删改, 却不易被察觉。

海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件, 不同于以纸张为载体的纸质档案, 它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读, 并且信息容量巨大, 传输快捷, 这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的, 是一种进步和发展。同时, 也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素[2]。

目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行, 缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年, 而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案, 磁性载体档案的寿命最多只有十多年, 光盘载体的寿命也不超过100年。另外, 纸张的损坏很容易被发现, 但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外, 由于信息技术的快速发展, 信息保存的格式和载体都在发生变化, 使得早期数字档案难于“阅读”, 例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件, 恐怕大多数读者都会束手无策, 而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。

由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式, 网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地, 任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展, 互联网攻击手段也越来越多, 攻击工具的破坏力越来越强, 而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术, 它总是滞后的, 这样就导致了网络的脆弱性。此外, 网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径, 主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取、后门程序等[3]。

管理人员不足, 技术水平有限。据有关资料显示, 90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训, 他们缺乏计算机与网络的相关知识, 缺乏对档案信息网络的安全意识。

3 网络环境下实现海洋数字档案安全的对策

如前所述, 随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用, 数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出, 为严防密从网泄, 确保电子文档安全, 应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。

3.1 管理方面

加大人才培养力度, 提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时代发展的必然趋势, 海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息, 不能认为只要把电脑管好了, 信息没有丢失, 就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感, 树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能, 努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术, 加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时, 海洋档案行政管理部门要采取相应措施, 从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式, 提高和更新在职人员的知识水平和专业技能, 充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性, 为推进海洋档案信息化建设作贡献。

制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中, 除了采用相应的安全技术措施之外, 更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规, 结合本单位实际, 制定、完善一些制度。如, 确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围, 制定档案网络操作使用规程, 用户身份认证制度, 电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度, 使安全管理具有可操作性, 形成海洋数字档案信息的安全保障体系。

3.2 网络安全方面

硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用, 使用的移动储存设备也应做到专用, 不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备, 不要盲目追求新产品、新技术, 以减少泄密渠道。

操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础, 因为所有的基本应用和安全措施 (如病毒防治、入侵检测、设置防火墙和安全岛) 都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的, 因为许多核心技术我国并不掌握, 无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:① 采用的产品要具有自主知识产权, 且源代码对政府公开;② 定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况, 以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现, 这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持[4]。

安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑, 主动防御, 改变被动劣势, 要树立“预防为主, 防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手, 使其能够管理网络上的所有机器, 如利用定时查毒功能, 对客户进行扫描, 检查病毒情况;利用在线报警功能, 监测网络上的每一台机器, 出现故障或病毒侵入时, 网络管理人员都能及时知道, 并作出反应。

内外网隔离。在内外部网之间, 设置防火墙 (包括分组过滤与应用代理) 实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络 (VPN) 技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道, 并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时, VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构, 或者希望用户远程访问档案网络, 这种方法尤其有用。

3.3 信息安全方面

海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失, 如果按照备份规程进行了备份, 那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合, 例如我们可以每周执行一次完全备份, 每天执行一次增量备份。除此之外, 还应该选择不同的数据存储介质, 并将备份介质存放于不同的安全地点。

载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性, 易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里, 诸如温湿度的控制, 存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心, 提高操作能力避免不正确操作。例如, 使用标识笔作标注时, 会带来盘面的污损拿取时手法不正确, 留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上, 会腐蚀盘带。

数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术, 以解决伪造、抵赖和冒充等问题, 在存储和流通过程中, 保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等[5]。

信息加密。加密技术可以确保涉密电子文件内容的非公开性, 是保证电子文件机密性的重要方法, 其目的是采取某种数字方法经涉密信息伪装起来, 使非法入侵者无法了解涉密信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥, 任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文, 收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥, 因此第三者很难从截获的密文中解出原文来, 这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果[6]。

双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案, 既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案, 这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。

海洋数字档案的销毁。目前, 数字档案销毁现状不容乐观, 销毁随意性较大、方法不规范, 为信息保密工作留下了隐患。数字档案的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。数字档案的信息销毁即逻辑删除是通过软件系统改变载体的状态, 将数字档案数据从记录载体上彻底消除的一种方法, 对于非保密性的数字档案可用逻辑删除的办法;数字档案的载体销毁是将数字档案的载体连同信息一起销毁的方法, 主要适用于涉密载体、一次写入不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体, 此方法销毁比较彻底, 不会留下失泄密后患。对应销毁的在网络上处于流转状态的电子文件、电子档案, 属于非保密性的可做清除处理;对属于保密范围内的, 要做彻底清除处理, 连信息的微量信号也一点不能留, 以防泄密[7]。

审计跟踪。即在海洋数字档案运行的各个时期, 采用电子文件生命周期表自动记录每一次活动和修改操作, 作为检验其原始性、真实性的唯一依据和凭证, 它能实时监视、完整纪录对海洋数字档案的所有操作活动, 以便事后能有效地追查泄密事件发生的地点、时间和过程。一般审计跟踪系统都与系统的报警功能结合在一起。一旦有危害系统安全的操作发生, 系统可通过手机短信、电子邮件、即时通信工具等发出报警信息, 通知管理人员及时采取措施, 制止或追查危害行为[8]。

总之, 科学技术的进步给档案的保密工作带来了极大的影响与挑战。海洋数字档案的安全保密涉及诸多方面因素。它从管理和技术、软件和硬件等多方面提出了更多的要求。档案工作者应在工作实践中顺应时代发展的要求, 不断深化对电子文件的认识与研究, 不断总结经验教训, 对海洋档案工作重新定位, 使海洋数字档案管理工作逐步走向科学化、制度化, 在统一、高效及安全的环境下运作, 做好新时期的海洋档案保密工作, 推动海洋档案事业的发展。

参考文献

[1]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.

[2]刘歌宁.计算机管理档案的安全问题与对策[J].档案时空, 2004 (2) :32-33.

[3]石慧敏, 武兰.网络环境下电子文档信息的安全问题[J].档案与社会, 2001 (6) :45-46.

[4]朱俊东, 刘丽, 李凤文.校园网环境下数字档案的安全管理[J].兰台世界, 2009 (1) :19-20.

[5]董雪梅.数字水印及其在数字档案馆中的应用[J].北京档案, 2004 (1) :26-27.

[6]郑薇, 马景复.高校档案馆网络安全措施[J].中国教育信息化, 2007 (4) :63-64.

[7]王大青.电子文件的销毁[J].中国档案, 2004 (7) :25.

浅谈高校档案管理的多媒体网络化 篇10

1 高校档案管理的现状和出现的问题

1.1 档案管理数据库建设不合理

目前, 高校档案管理部门的问题主要体现在建库缺乏全面性, 数据库大多为自建自用, 大多处于低水平重复创建, 数据不规范、服务水平低下、单纯地供本单位使用, 很大程度地影响了数据库的有效利用。从各个高校的档案库来看, 目前通用的大多为条目数据库, 能够查询文字或图片类档案资料。因为缺乏多媒体技术的支持, 导致了很多档案资料不能动态播放, 甚至在一些高校档案管理数据库中也只提供部分阅读权限。这些问题的存在都妨碍了高校档案管理的发展, 远远不能满足用户的各种需求。

1.2 投入的经费极为有限

档案多媒体网络化系统建设是档案管理部门的首要任务, 由于对档案多媒体网络化建设的经费极为有限, 好的硬件、软件缺少经费购置, 就无法建立高配置的档案网络, 更无法做到对网络设备的定时维护和更新, 这是一个非常现实的问题, 也是一个在短时间内很难解决的问题, 这需要多方面的努力才能加以克服, 正因为资金的不足已经严重阻碍了高校档案管理多媒体网络化的发展, 所以必须从根源上对这一难题加以重视。

1.3 档案管理人员的信息处理能力不高

高校档案管理多媒体网络化建设, 进一步对档案管理人员提出了要求, 首先要精通以往的业务, 还要在原来的基础上加以创新, 其次必须掌握多媒体、网络化的技术, 这样多管齐下地补足, 档案管理人员才能得心应手地应对档案管理工作。可是当前从事高校档案管理人员多由一些非专业人士担当, 导致了档案管理工作人员的整体素质不高, 无法跟上高速发展的网络化办公环境, 严重缺乏“计算机、网络、档案专业”的复合型人才, 不适应高校档案管理多媒体网络化发展的需要。

2 高校档案网络化管理的必要性

对高校档案实施现代化管理是非常有必要的, 这主要是因为:一是档案管理的网络化能够大幅提升档案工作的效率, 以便档案管理人员对档案进行操作, 实现档案资源的有效管理, 这会大大降低高校档案管理的难度, 高校档案管理网络化的实现就如同赋予了从业人员一种高效的工具, 使管理人员在面对浩瀚的档案信息时不再束手无策;二是实现档案管理的多媒体网络化, 可以将以往的封闭式管理更新为开放式管理, 从档案信息的采集、储存到档案的管理与服务中, 能够将所有的资源进行优化及调整, 进一步提升高校档案管理的水准;三是高校档案管理在不断的发展和改革的过程中, 通过积极吸收前人宝贵管理经验的基础上, 通过对档案管理网络化的实现, 势必会开辟高校档案管理工作的新局面, 有利于高校档案管理工作的顺利开展。

3 高校档案实现多媒体网络化管理的策略

3.1 革新高校档案管理的观念

如今, 网络信息化技术愈演愈烈, 已经渗透到各行各业的档案管理中, 档案管理人员只有改变以往的档案管理经验, 主动投身于革新的潮流之中, 具备服务精神及开发档案的先进观念, 才能更好地做好本职工作, 成为一名优秀的档案管理人员。必须强调的是市场化的竞争不只体现在产品质量上, 更包含服务质量, 因此, 高校的档案管理工作不能总是局限在以往的经验中, 必须与时俱进, 在多媒体网络化的现在, 高校档案管理人员应该做到进一步对高校信息需求的掌握, 针对具体情况进一步收集和整理档案信息, 努力为学校的发展做出贡献。

3.2 提高对硬件设备的投入, 实现档案现代化的发展

档案信息的数字化管理已经成为大势所趋, 考虑到这一因素, 档案管理人员需要将网络技术、光盘储存以及宽带数据进行有机结合, 实现各类档案信息的多媒体网络化管理。要达到高校档案的多媒体网络化管理, 必须加大力度更新硬件设备, 因为, 档案的多媒体网络化管理实际上就是信息化档案管理, 在档案管理多媒体网络化的搭建中, 需要不断更新计算机及各类微缩复印设备、其他电子设备, 并完善内部的局域网, 做好信息安全维护工作, 保障信息技术在档案管理工作中的有效应用, 这些设备全部是高校档案管理工作达到多媒体网络化管理的先决条件。管理人员需要适当增加对档案管理设施的资金投入, 购置信息处理、网络的相关设备。要充分满足档案管理的多媒体网络化发展, 必须加大对硬件设备更新的力度。

3.3 网络化管理与档案信息的结合

随着信息化社会的不断推陈出新, 信息量的反复堆积, 高校档案管理工作的繁杂程度也与日俱增, 高校档案的规模越来越大, 种类越来越繁杂, 专业度也越来越深, 时效性也越来越高, 以往的档案管理经验已经无法满足在信息化档案管理工作的需求, 故必须要采取科学合理的手段以提高信息化管理的技术。考虑到这一因素, 高校档案管理人员需要将网络技术、光盘储存以及宽带数据进行有机结合, 实现各类档案信息的多媒体信息化管理。

3.4 加强现代化档案管理人才的培养

要保障信息技术在档案管理工作中的应用成效, 必须要采取科学有效的措施提升档案工作人员的综合水平, 他们不仅需要熟悉相关软件的操作以及系统的维护, 还要具有扎实的专业知识与高尚的责任意识。从客观角度而言, 我国档案工作人员的综合水平并不高, 这难以适应信息技术的发展趋势。部分高校的档案管理虽然在档案管理数字化工作中取得了一定的成效, 但是却缺乏既精通档案专业知识, 又懂得计算机技术的高水平复合型人才。考虑到这一因素, 各高校必须要加强对档案工作人员的培训, 为了强化培训的效果, 需要改变现阶段单一的培训方式, 采取多元化的培训方法来激发档案工作人员工作的积极性与主动性。在培训形式上, 可以与其他的高校开展交流工作, 邀请专家到现场培训等, 这样不仅可以激发出档案工作人员的参与兴趣, 也能够很好地提升培训成效。在培训计划的制定上, 适宜采取自下而上的方式确定, 按需选定培训人员, 不是单纯的上级下达任务, 下级滥竽充数, 并且要将重心下移, 偏向对基层工作人员的培训, 提升他们的认识。

4 结语

总而言之, 在未来的高校档案管理工作中, 为了提升多媒体网络化的应用效果, 档案管理人员必须要合理的利用信息技术, 完善服务机制, 加强对档案工作人员的培训, 提升他们的专业技能水平与责任意识, 这样才能够有效促进档案管理工作的多媒体网络化的发展, 才能更好地提高高校档案管理的工作效率。通过提升档案管理工作的质量, 进而推动学校的发展, 实现档案管理工作为学校师生服务、为社会服务的目的。

参考文献

[1]董丽丽.高校档案信息化建设中存在的问题与解决对策[J].商, 2013 (15) .

[2]俞志华.高校档案信息数字化策略与方法研究[J].机电兵船档案, 2011 (06) .

浅析网络时代档案管理的发展方向 篇11

【关键词】网络时代；档案管理思想；载体；服务模式；技术设备；人员素质

随着现代信息技术的快速发展，人类社会进入网络时代，社会发生了重大的变革，也给档案管理工作带来了较大的挑战。在网络时代，档案工作面临着一系列的改变，因此档案工作者需要明确认识到网络时代档案管理的发展方向，从而更好的推动档案事业的健康、有序发展。

一、网络时代档案管理思维向现代化方向发展

长期以来受到档案管理体制的约束，组织机构之间各自为政，而且对外交流较为缺乏。但在网络时代，拓宽知识面，创新工作思维，实现管理现代化，就要充分的借助网络来实现档案信息之间的资源共享，加快推动档案信息资源的传递和利用。在网络时代，需要档案工作者涉猎广博的专业知识，加快思维方式转变，树立起开拓创新的思想理念，以便于能够更限的与时代发展的需要相适应。在档案服务工作中，需要以现实室藏与虚拟室藏作为重要信托，通过对有关文件信息和利用方法来对确保档案的保存、处置和利用，加快档案工作向网络化的转变进程。而且在当前网络环境下，加快推动档案资源网络多样化、开发网络集中化服务，树立服务至上原则，打破传统的被动服务思想，利用主动服务、动态服务来加快提高档案信息服务的效率和质量。

二、网络时代档案内容和载体向数字化方向发展

长期以来档案载体主要以纸质档案为主，但在当前网络时代，随着计算机的出现，档案馆藏发生了较大的变化。档案馆藏在现实馆藏的基础上还虚拟馆藏得以发展起来，这不仅使档案资源范围进一步扩大，而且有效的丰富了档案馆藏的内容，使档案信息服务的综合能力得到了有效的提高。档案管理水平的衡量标准也从藏量开始转为通过各种渠道获取信息的速度和提供便利服务的程度。因此在当前，要想实现档案现代化管理的目标，则需要加快建设推动档案信息数据库的建设，实现现代化档案检索。信息数据库建设是一个循序渐进的过程，可以分阶段进行实施，在对馆藏进行全文存储有困难的情况下，则可以先建立一个案卷级目录中心，然后再根据实际情况来对一些珍贵档案和特色馆藏档案进行信息数字化处理，等条件成熟后再建立所有文件及目录的数据库，以加快全文检索的功能。通过借助网络进一步从服务范围和服务效率上对档案利用工作进行深化，确保实现档案资源信息共享。

三、网络时代档案服务形式向社会化方向发展

在当前网络时代的大环境下，需要树立全新的资源观来加快档案服务模式向社会化方向的发展，确保用户能够方便、快捷的获取所需要的档案信息。这就对档案服务质量提出了更高的要求，不仅需要具有丰富的馆藏，而且还需要自身信息服务能力的提升，确保能够提供准确便利的信息服务。在传统档案管理中，大多服务主要以馆藏为主，围绕着馆藏档案开展服务，服务水平和服务范围受馆藏档案影响较大。随着网络时代的发展，加快发展档案服务形式的迫在眉睫，通过对用户档案信息需求的调研，及时为用户提供有效档案信息，快捷有效地从过去被动服务的框架中脱离开来，通过解放思想，以全新的服务模式，采用主动上门服务来做到档案服务的与时俱进，从而更好的满足网络时代用户对档案资源信息的需求。

四、网络时代档案工作现有的技术设备向电子化方向发展

网络时代的信息服务是依靠计算机和互联网来传递信息。同传统的信息服务相比，其传递方式的信息量加大了，传递速度更快了。首先，档案信息资源必须转换成机器可读形式；其次，它必须通过互联网来实现存取，因而档案馆必须具备和采用与之相适应的先进技术设备和现代化管理手段来提供服务。随着数字化和网络技术的不断进步，档案馆不再是传统意义上的客观实体，而是一个建立在计算机网络上的“互联空间”。为了建立完善的网络化的档案服务体系，有效地增强档案馆整体能力的提高，档案馆要更新改造相应的技术设备与管理手段。优化网络结构与服务平台，采用更先进的技术手段，保证档案馆始终能够满足不断发展的数字化、网络化信息服务的需要。要做到三点：一是选择适合现阶段档案馆使用的自动管理软件，做好日后升级、维护和不断的完善的管理模式。二是努力推进文档一体化的进程，真正做到将随时处理完毕的文件归档管理。三是文书立卷的改革要落到实处，早日见成效。网络时代的到来对档案馆提供更加快捷服务的能力有着更高的要求。档案工作的主要精力要放到档案信息的收（征）集、鉴定和安全保护上，简化文件整理步骤，适应档案管理的电子化需求，为建立档案数字化、方便档案检索打下坚实的基础。

五、网络时代档案管理工作者素质向新型化方向发展

网络时代信息服务方式已由原来的实体服务转移到利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息的优势实现了档案信息资源共享。网络化、数字化为我们提供了更为便利的档案信息检索服务工具和电子邮件、远程登陆、文件传输等信息传递渠道。因而，网络环境对档案馆工作者提出了更高层次的要求。他们要具备信息的敏锐性、组织能力的集成性、共事协调的合作性，不仅仅是现代检索工具的操作员，而应是分析、筛选信息的行家。网络时代的档案管理者不仅要勇于竞争，更要不断去发现更有价值的新领域、新课题。要有强烈的事业心和责任感，热爱档案事业，在做好档案基础工作的同时，掌握现代化管理技能，有效地利用档案信息资源为用户提供优质服务。特别是在当前档案行业与国际间的交流不断增多的情况下，就需要档案管理人员要能够利用英语进行交流，从而为档案行业与国际化接轨奠定良好的基础。

六、结束语

随着网络化进程的不断加快，档案行业加快了与国际接轨的进程，这就对档案管理工作提出了更高的要求。这就需要明确档案管理的发展方向，进一步解放思想、更新观念、创新思维，确保更好地推动档案管理工作的网络化、科学化和信息化的进程，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]何翠娟.信息时代档案管理的发展方向研究[J].现代经济信息，2010-08-23.

[2]于柏云.网络环境下的档案管理工作初探[J].兰台世界，2013-08-25.

论档案信息网络化管理 篇12

1 档案工作的特点是实现档案网络化管理的基本条件

档案工作是一项科学性、技术性的管理工作,档案工作中的时间管理及情感管理是信息化社会的基本管理方式,也是档案网络化管理的必备条件。

档案在历史的长河中,无论发生怎样的变化,总是作为一个个体在生存环境中求发展。因此,社会信息化的需要是档案管理工作环节增减的唯一依据。

档案工作传统的划分方法为:收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。在信息量骤增的现代,对档案原始信息的处理,仅凭这些工作环节是无法满足人们获取信息的需要。因此,对于档案资料的检索和编研工作,对于档案资料的分析和交流加工工作就应运而生,成为信息化社会档案管理中的重要工作环节。但是,单纯地由档案部门的专职工作者的“手工作业”进行此项工作是远远不够的。档案形成于社会活动中,来源于基本单位和个人。如果把形成档案单位中的熟悉业务、专业知识强的人员经过一段时间的业务指导,使他们成为能对其所在单位形成的档案信息进行一定程度工作的兼职档案员,对于档案利用上的准确率、齐全率及有效率将得到可靠保证。

开发利用档案信息是档案管理工作的目标和归宿。信息化社会使人们对于所需的信息在数量、内容、形式及系统性、检索速度等方面提出了更高的要求,单一的分散性管理已难以满足人们更快、更直接、更全面的获取最真实、最有效地信息需要。例如,各单位的搭建档案中,房屋建设档案的原始资料、图纸,按照国家规定,应该归入城建档案馆,这就造成了各搭建部门使用过程中的局限性。如果进行档案网络化管理,此类问题也就迎刃而解。在网络化的基础上,在开发利用档案信息的过程中,产生了档案信息资料的系统分析、加工和开发的利用方式、档案信息反馈的服务方式。档案信息资料的分析、加工、开发利用包括各种方式的复制及目录、索引、参考资料、汇编等二、三次文献。它随着社会信息化的需要而不断改变,在原始信息的基础上,提炼出满足用户最大的需求信息,从而节约了用户时间,提高使用效率,使处于静态的原始信息活起来。相对于这种“动态”的利用方式,建立了反馈服务,对其实行监督控制,最大限度的实现服务目的性。反馈服务方式是在网络化中形成的双向信息流,从里到外,从外到内,用准确的反馈服务检验信息开发利用,并对信息开发利用的未来活动进行分析、研究、调整、提高以达到科学使用信息的最佳效果。

2 社会信息化的外部环境促使并要求实现档案网络化

网络化是现代信息技术发展的象征。在信息化社会中,档案工作的发展受着社会经济、文化科技技术、价值观念等方面的影响。

科学技术的迅猛发展,促使社会信息化向更深层析迈进。联机检索、电子邮件、信息高速公路等现代化网络系统的使用,使得信息的时空距离缩短,越来越多的现代科学技术运用于档案管理工作之中。

社会经济的发展,现代化科学技术的普及以及《中华人民共和国档案法》于1988年1月1日的实施。接近了档案与社会的距离,使其公众档案意识有了很大进步,改变了档案“重藏轻用”的观念,明确了档案资料的社会意义,营造了一个良好的社会氛围。

社会信息化的趋势越来越促使档案工作者具有一种时代感,紧迫感和责任感,需以自身的努力迎接挑战。信息网络时代能够改变这一现状。打开计算机,网上浏览一圈,就知天下事。这是信息网络时代的突出特点。人们在小小的电脑前,可以快捷、准确、高效,远距离地实现自己的愿望,真是方便又明了。这就是信息网络时代对档案利用者带来的优越,也是档案工作的一种变革,更是一种挑战。随着科学技术的迅猛发展,信息网络的连通,档案工作者只有随时代的发展而提高自己,实现网上办公、网上用档,才能准确、高效地为利用者服务,才能让档案信息体现出真正的有效价值。

现代化的发展关键是人。网络化的实现需要具有深厚理论功底和科研能力的科研人才;需要熟练操作现代化设备的技术人员,需要组织领导能力和决策能力的管理人才。档案工作本身也既是一项网络化的工作。它涉及众多科学领域,对档案工作者的素质要求应该有以下几点:

①了解并熟练掌握档案专业理论知识和基本技能;

②具有现代科学技术装备的操作能力;

③了解掌握自然科学、社会科学等学科的基本知识。

更重要的是在现在的大形势下,档案工作者需要具备求真意识、创新意识、批判意识、未来意识和群体意识。这五种意识使他们拥有一份平稳的心态,平静纵观社会变革,随时顺应时代潮流。理解自身工作的内涵,自觉提高自己的工作水平。档案管理工作者的学习不是一段时间的培训或一个阶段的大学毕业就能完成的,它是一个终身制的教育,是随着信息化社会的需要而不断完善提高自身素质的自觉性教育。