房地产档案信息化管理

房地产档案信息化管理（共12篇）

房地产档案信息化管理 篇1

1 房地产档案信息化管理的作用

房地产行业作为国民经济的支柱行业, 对经济建设和发展起着关键作用。而房地产档案作为房地产管理中的重要组成部分, 是房地产行业未来发展不可或缺的依据。所谓房地产档案就是房地产行政管理部门对房屋权属进行登记、调查以及变更过程中形成的重要文字、图表以及声像资料等。近年来, 随着社会进步和发展, 房地产档案也出现诸多新变化, 房地产档案登记的产权结构由过去简单的三种所有制演变成今天复杂的多元化, 既有合资、合作、外资性质的房屋产权, 也有经济适用房性质的产权所有制。而且近年来房屋买卖、租赁等活动日趋频繁, 各种以房产使用权进行企业入股、合资、抵押、继承、财产分割、危房改造、旧房拆迁等等现象日益复杂化, 这些变化对房地产档案管理部门带来诸多压力, 传统的房地产权属档案管理模式已不适应房地产经济发展的要求, 房地产档案管理部门迫切需要对档案管理的服务质量和服务手段进行改变。而信息技术的出现使得房地产档案信息化管理变得可行, 使用计算机技术对房屋测绘、房屋登记、房屋交易、房屋拆迁时的房地产档案信息进行有效采集和整理, 对档案资料实行更便捷的分类与归档, 极大的提高了档案管理效率。档案管理工作由传统的手工变为计算机管理, 与传统档案资料相比可以节约大量人力成本, 数字档案更易于保存、查询、修改。利用计算机技术的统计功能不仅能够及时准确的反应出当地房地产市场的变化情况和趋势, 也对房地产信息的使用人包括政府部门、房屋利害人、社会公众提供更加便利的房地产信息, 提高了档案的利用率, 降低了档案管理的成本。

2 优化房地产档案数字信息化管理的具体对策

2.1 提高档案管理现代化认识和技能

房地产档案数字化管理的操作者是档案管理工作人员, 他们对档案管理的现代化意识高低对档案数字化管理的成效具有重要影响。房地产档案管理人员工作相对沉闷和枯燥, 工作积极性和主动性不够, 对新事物的接受也不太积极。首先要让档案管理人员更新观念, 了解在信息社会, 信息技术已经渗入到各个角落, 房地产档案数字化管理已是大势所趋, 我们要积极迎接数字化时代的挑战, 在思想认识上增强现代化意识和科技化意识, 把房地产档案工作与社会活动结合起来, 加快档案管理工作由封闭型向开放型转变, 由手工管理向计算机数字化管理的转变, 在工作中不断发掘放房地产信息的价值, 使“死信息”变成“活资源”, 优化房地产资源, 盘活房地产存量资产, 这在实际的工作中是也是至关重要的。其次, 增加档案人员计算机技能管理。信息技术不断更新发展, 通信手段也日新月异, 房地产档案管理部门工作人员如果不具备计算机网络知识和技能, 不了解电子计算机化、信息传递网络化等相关知识, 将无法适应数字化档案管理的需要, 这些对房地产档案工作者来说, 是新的挑战。档案工作者不能满足于现状需要不断的学习, 断提升自己的业务水平, 不断的拓宽自己的知识面, 提高文字的能力、综合分析的能力等, 对房地产发展的前沿动态也要十分了解。还需要加强自身计算机网络技能培训, 在实际工作中可以熟练操作房地产档案管理软件, 对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等计算机操作十分熟悉, 能为相关部门迅速提供方便、快捷、及时、准确的参考信息。做到既熟悉档案管理的业务知识, 又懂得计算机的管理技术, 努力使自己成为具有双重知识结构的复合型人才。同时对档案管理人员加强责任追究和奖惩考核制度, 对在数字化档案管理工作中有突出表现的个人进行奖励, 对玩忽职守的工作人员要进行责任追究, 给予相应的处罚。

2.2 加强房产档案信息系统建设

加强房产档案信息系统建设不是纯粹的把手工管理模式搬到电脑上, 而是以数据的形式, 对储存数据进行合理的存储、分发和运算, 房产档案信息管理需要构建档案信息资源共享体系, 构建互联互通、分布共享的档案信息服务通道, 从而使得房地产档案信息的共享将成为可能。这就需要档案管理部门要加强对房产档案信息的采集工作, 房地产档案信息系统要与房地产交易系统有效结合, 房地产交易中产生的房产信息可以便捷的进入房产档案管理系统, 保证了全面有效的房产信息资源。另外, 对于以往的房地产档案信息也要采用有效手段, 以扫描、手工录入或者相机拍摄等手段归入房产档案系统, 海量的房产信息在搜集完毕后, 还要进行有效的归类和组合, 建立清晰的房地产档案信息数据库。另外, 由于房地方市场交易的频繁变动导致房屋产权不断进行调整, 作为档案管理部门要及时对新的房产信息进行更新和整理, 对档案管理软件不断升级, 保持信息与产权变动的同步性, 实行房地产档案的适时管理。

2.3 实行全方位、多元化的服务模式

档案利用是档案管理的主要目的之一, 房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式, 真正体现档案数字化管理的优势。首先, 优化房地产档案网站, 为房地产档案信息使用者提供一个交流平台。在网站上, 使用人可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案, 可以查询到房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等情况, 并可提供打印服务。对房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁等工作提供便利。实现房产档案利用不受时间和空间的限制, 多人同时查询档案, 不发生冲突, 帮助使用单位提高工作效率。使用人对档案管理中有疑问也可以再网站上进行留言, 方面档案管理人员及时了解适用者的需求, 解答问题, 搞好服务。对于网上深入查询或特殊专题检索、下载等, 应为有偿服务。对于按照国家相关政策, 不能对社会公众公开的房产信息要设置相应的访问权限, 只能通过上内部局域网查询、利用。另外, 房地产档案系统还要建立强大的检索功能, 搜索功能要方便使用人进行房屋产权信息的搜集, 房产信息数据的每一个要素都要作为系统的检索点, 实现模糊条件检索的功能, 例如搜索产权人、房屋位置、房屋面积、交易时间、产权性质都可以找到有效信息, 都可以及时准确找到相关信息, 为使用人带来便利。另外, 由于房产使用人主体复杂, 有司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务产生的信息搜索, 因此在建立档案检索功能时, 要建立多角度的检索系统, 不仅要满足产权人产权交易的需要, 还要方便有关部门能够及时根据房产信息对房地产市场发展做出准确预测, 保持房地产经济有效健康发展。

3 结束语

总之, 实现房地产档案管理的新突破, 已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。房地产档案数字化管理对于优化房地产市场信息系统、扩展服务功能具有重要作用。作为档案管理人员要充分认识到这一点, 在实际工作不断探索和钻研档案数字管理化的手段和方法, 切实提高房产档案管理水平。

摘要：随着网络的日益普及以及信息技术的不断发展, 房地产档案管理也面临着信息化的挑战。如何利用信息技术的极大便利条件, 加强房地产档案数字化建设, 更好的保护房屋权利人的合法权益, 为当地经济建设提供优质服务, 是每一位房地产档案管理人员需要着重关注的课题之一。文章对此进行了探讨, 以期对相关从业人员有所借鉴意义。

关键词：房地产档案,数字化管理,信息化

参考文献

[1]肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空, 2007 (5) .[1]肖爱娥.房地产产权档案管理探析[J].档案时空, 2007 (5) .

[2]王恩江.房地产权属档案电子化的设计与实施[J].城建档案, 2006 (10) .[2]王恩江.房地产权属档案电子化的设计与实施[J].城建档案, 2006 (10) .

[3]孙绪奇.谈房屋产权档案管理的重要性[J].兰台世界, 2009 (2) [3]孙绪奇.谈房屋产权档案管理的重要性[J].兰台世界, 2009 (2)

[4]周素兰, 张才荣.浅谈城建档案管理及开发利用[J].山西建筑, 2008 (7) .[4]周素兰, 张才荣.浅谈城建档案管理及开发利用[J].山西建筑, 2008 (7) .

房地产档案信息化管理 篇2

（讨论稿）

一、总则

本制度规定了本公司档案资料的管理部门与收集与立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等管理内容。

二、档案的管理机构

（一）公司综合办公室是档案管理部门，综合办公室主任具体负责档案的日常理工作，办公室档案员做日常具体工作。

（二）财务资料，技术资料，房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、工程部、销售部、综合办公司归档并保存；工程技术资料由技术部负责归档；其余资料原稿由公司综合办公室归档并保存。

（三）各部门或个人视实际需要，经公司领导批准后可留存影本。

（四）办公室档案员主要工作职责 ： 1.制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督； 3.做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；

4.提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的收集与立卷

档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，整理立卷，集中到综合办公室进行归档。

（一）立卷的时间

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十日内整理并保存，需移交综合办公室立卷的要在十日内办理交接手续。

（二）立卷的要求

1.各部室设立兼职资料员，在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交综合办公室立卷归档；

2.立卷时资料必须完整、真实、准确，请示和批复的底稿、正文和附件必须立在一起； 3.立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表；

4.填写案卷一律用碳素黑水笔或钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确；

5.立卷应以各部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌；

6.立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起；

7.立卷应把上级文件与公司文件，按保管期限和文件年限分开立卷；

8.文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便；

9.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；

10.声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

四、档案的归档

（一）凡公司发出的文件，由综合办公室的档案员收集并归档。

（二）当一项工作已完成时，由经办人员将该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交综合办公室档案员归档。

1.无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，一周内原稿统一由综合办公室负责归档，任何部门及个人不得自行留存；

2.管理性文件材料应在办理完毕一周内及时归档；

3.项目证件办理完毕后一周内归档，综合办公室负责督办； 4.工程图纸、工程标书等项目文件材料应在项目工程交付使用后及时归档，周期长的可分阶段、单项归档；

5.员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档；

6.会计文件材料应由财务部门整理归档； 7.变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。

五、档案的保管

档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

六、档案的借阅

（一）档案只供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，须经公司总经理批准后方可查阅；

（二）各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案，经公司总经理批准后方可借阅；

（三）档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借；

（四）档案一般不得借出综合办公室。如有特殊情况，可以作短期外借，但必须经有关领导批准。逾期不还者，档案员要及时催还；

（五）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

七、档案保密要求

（一）档案员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作；

（二）有密级档案只许在综合办公室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司总经理批准；

（三）有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经公司总经理批准；

（四）公司员工在调离本公司时，需按综合办公室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误签字后，才能调离。档案员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

八、超期档案的销毁

（一）对超过保存期限档案，由档案员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报公司总经理批准后，按规定销毁；

（二）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁；

房地产档案信息化管理 篇3

摘要：随着我国社会经济的不断发展，房地产行业也呈现出如火如荼发展之势，这就形成了越来越多的工程档案。为了提高工作效率，实现工程档案电子信息化管理得到了业内人士的高度关注。本文重点阐述了当前房地产企业工程档案电子信息化管理工作的重要性、存在的问题，以及对提高工程档案电子信息化管理建设的策略等方面进行探讨，并提出意见和建议。

关键词：工程档案；电子信息化管理；策略

前言：

迈入新时代之后，信息技术迅猛发展，使我国的房地产行业迈向了一个更高的台阶。随着房地产行业的不断进步，工程档案也不断增多，这些档案具有至关重要的价值，因此必须加强工程档案的管理。而信息技术的发展使得我国房地产行业工程档案实现电子化管理成了可能。然而，由于种种原因所限，工程档案电子信息化管理现状并不尽如人意。笔者根据已有的工作经验，略谈几点实现工程档案电子信息化管理的策略，希望能起到一定的启发意义。

一、实现工程档案电子信息化管理的意义

1、通过信息技术和网络技术将纸质工程档案转变为电子档案，不仅可以节约存储纸质档案的空间，也能避免档案丢失或损坏，能够大大提高工程档案的管理效率。

2、采取数据传输电子化，可以保持工程档案材料归档与工程建设相同步，使得档案管理部门的工作与工程建设工作实现“无缝”对接，让档案部门及时搜集、整理相关档案资料，提高工作效率。

3、使用网络技术，可以使工程档案及时归档，进而对工程档案的二次开发与利用提供良好的条件，使工程档案的价值得到更大程度地发挥。

4、实现工程档案电子信息化管理，可以将档案管理人员从纷繁琐细的人工操作中解放出来，减轻他们的工作负担，同时也能避免人工操作而引发的误记、遗漏等问题。而且有了计算机的帮助，检索档案更加方便快捷，可以按照归档时间、工程名称等关键词随机查找，可以有效提高工程档案的利用率。

5、房地产行业面临的相互竞争日趋激烈，各个房地产企业自身管理技术也越来越高，这使得工程档案管理也必须不断的系统化、规范化、标准化。在进行工程档案管理过程中不断要有先进信息技术、先进技术手段及先进技术设备应用其中，工程档案管理就必须实现信息化、自动化、电算化的管理模式，提高企业综合竞争力。因此，工程档案电子信息化的管理势在必行。

二、工程档案电子信息化管理存在的问题

工程档案电子信息化管理有着不言而喻的重要作用，但现状却不容乐观，存在一些亟待解决的问题：

1、工程档案管理意识不够扎实

从目前来看，大部分房地产企业工程档案管理依然使用旧时的手工管理形式，这种管理方式不利于日后的檢索与查询，并且利用效率不高。由于是纸质材料书写记录在多次使用后容易造成残损现象，不利于档案的长期保存。众所周知，要形成一套完整的工程档案，需要经过建设单位、施工单位、监理单位等多个企业的共同努力而实现。然而，这些企业中往往缺少专业的工程档案管理人员，导致工程档案收集、整理与归档工作难以有序进行，甚至一些企业出现不建档或者应付建档的不良现象。

2、工程档案信息化建设动力不足

工程档案管理模式落后，缺乏工程档案信息化管理制度，许多单位和部门档案管理人员不专业，未能形成有效的工程档案实施监管制度，对工程档案管理宣传、贯彻落实力度不够，这些都给工程档案信息化管理带来了阻碍。如今，我国的房地产企业工程档案电子信息化建设还只是处于初步发展阶段，在实际操作过程中存在诸多不成熟的地方，比如一些房地产企业对电子信息化建设的关注和投资力度还存在亟待提高的空间，导致工程档案信息化管理缺少足够的硬件设施，从而使工程档案管理细化不够。

3、工程档案管理自动化检索程度低

在这几年中，工程档案管理细化不够，自动化检索水平低，工程档案随着房地产行业的发展记录和种类不断增加，不再是过去单一的模式，但是在工程档案管理中分工不够详尽，造成查找困难，档案存在的真正意义就是能够查询利用，目前工程档案管理缺少系统性、资源不能共享，档案信息化管理只是各行其是，没有形成系统，传统的管理模式早就被社会所淘汰。然而，一些工程档案管理人员依旧受到传统管理模式的深刻影响，掌握新技术的动力不是很强，导致工程档案的利用价值没有得到充分发挥。

三、实现工程档案电子信息化管理的策略

在新时期背景下，实现工程档案电子信息化管理已是大势所趋，必须从以下几点入手来提高我国工程档案的管理力度。

1、提高管理工程档案的现代化意识

工程档案是房地产企业工程系统中的有机组成部分，能直接反映出工程的施工情况、质量情况与施工进度等。但由于我国工程档案管理信息化建设进程比较滞后，所以工程档案的实用性无法得到充分发挥。有鉴于此，建设单位、施工单位和监理单位必须认识到实现工程档案电子信息化管理的重要性与必要性，在档案管理工作中加入现代化元素。比如成立电子信息库，便于档案信息的整理与传播；利用计算机扫描仪或其他现代化设备，将工程档案中的信息转化为数字信息进行保存，这些措施都有助于工程档案管理信息化建设进程的推进。

2、提高对工程档案管理人员的培训力度

毋庸置疑，工程档案管理人员直接参与工程档案电子信息化建设，直接负责工程档案的收集、整理、归档等一系列工作。由此可见，工程档案管理人员的业务素质与专业能力将直接影响工程档案管理的实效。然而从目前来看，部分工程档案管理人员的素质不尽如人意，依旧满足于传统的管理方式，导致工程档案管理效率事倍功半。有鉴于此，对工程档案管理人员加强培训力度，使他们发展成为具备应有的职业道德、业务技能，这也是实现工程档案电子信息化管理的基本条件。具体而言，工程档案管理部门要对工程档案管理人员提供适当的学习机会，使他们参与系统培训，接受信息技术知识，或者聘请专业的信息管理专家为工程档案管理人员进行技术培训，开展专题讲座等，以此拓展档案管理人员的视野和见识，使他们主动适应信息时代的发展变化。

3、提升工程档案信息化管理的安全意识

随着科学技术的迅猛发展，工程档案实现电子化管理已经是不可阻挡之势，但是快速进步的信息化发展也给一些不法分子、竞争对手提供了觊觎工程档案的机会和条件。很显然，工程档案具有一定的机密性，涉及到知识产权问题，如果被不法分子利用，可能给房地产企业带来无法估量的损失。如果档案管理部门不重视档案保密工作，导致档案资料泄露，可能会让不良分子提供可乘之机，不利于房地产行业的可持续发展。有鉴于此，档案管理部门在加强电子信息化管理工作中，要时刻加强安全意识。对档案中的机密内容进行加密处理，要设置防火墙、杀毒软件、数据加密技术等，防止病毒或黑客侵入。与此同时，不仅要重视电子工程档案的管理，还要重视纸质工程档案的管理，防止其发霉变质，导致重要信息流失。只有做到“两手抓，两手都要硬”，才能使房地产企业工程档案管理工作更加合理和全面。

4、加强工程档案库信息化管理的建设

为了使工程档案管理更加系统化，实现信息的有效共享，就必须加强工程档案库的建设。改变过去档案管理软件通用性较差，技术条件存在差异、信息数据格式不同等缺点，将归档的工程资料依照统一的格式化提交给同一档案管理系统，交接之后由系统进行自动归档。归档后数据资料将保存在同一数据库平台内，实现工程档案信息化建设系统的统一，从而实现资源的充分共享。除此之外，工程档案管理数据库还应实现自动化，使数字化系统中的工程档案资料中明确标明存放位置，做到快速检索利用。

四、结束语

在新时期背景下，实现工程档案电子信息化管理已是势在必行。然而，由于我国的工程档案管理信息化建设还处于起步阶段，存在诸多不成熟的地方。所以相关部门要共同努力，在坚持房地产行业信息化建设内在规律的基础上，广泛借鉴国内外先进的管理经验和管理技术，这样才能推进工程档案电子信息化管理建设的不断发展。

参考文献：

[1]李源.建筑安裝工程档案信息化管理现状分析与优化控制[J].广东科技，2013（07）

[2]邵瑞卿.如何建立建筑行业档案信息化管理[J].山西建筑，2012（38）

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房地产档案信息化管理 篇4

一、房地产登记档案管理的特点

所谓的房地产登记档案, 主要指的得是房地产管理机构在开展管理工作过程中, 形成的对社会、国家具有一定保存价值的文字、图表或者图像等形式的记录。可以说, 它是进行房地产物权登记的原始凭证, 将房地产物权各个流程完整反映了出来, 如, 物权的设立、转让、变更等, 也包括在登记过程中所产生的关于申请和审核等相关原始资料, 这也是支撑房地产物权登记工作能够顺利开展的重要依据。

房地产登记档案管理特点主要体现在:首先, 专业性和政策性都较强, 房地产登记档案是以国家相关的法律法规为依据, 对房地产物权全过程进行完整记录, 其合法性是最主要的特征, 同时, 在开展档案工作的过程中, 要使登记工作能够符合专业要求, 其登记的内容中必须要将房产位置、面积大小以及权利状况清楚标明, 因此, 其专业性较强。其次, 时效性和动态性较强, 即便是在登记完成之后, 房地产情况、权利会随着房屋的倒塌损坏、产权人变化、房屋买卖、继承、赠予等房地产物权的变化而变化, 具有明显动态性。为了保证信息的准确性、真实性, 档案登记人员应对信息变更情况进行及时记录, 因此, 又具有一定的时效性。最后, 真实性和准确性较强, 房地产登记管理档案是对其物权情况的真实记录, 它必须和实际情况相符。档案要明确记载权利人和权利范围, 以保证在权利审核、排解权利纠纷过程中能够起到有效的参考作用, 这是发挥档案时效性的重要前提。

二、房地产登记管理档案信息化建设的现实意义

房地产档案管理信息化建设, 是在传统档案管理方法的基础上, 利用科学的管理方法和先进的科技手段, 建立房地产登记管理档案工作的新局面, 以适应时代的发展需求。其意义主要体现在以下几个方面:

(一) 有助于维护房地产产权人的合法权益。房地产登记管理档案, 将房地产权利、房屋变更的记录都准确翔实地记载了下来, 这就为房地产产权的审查和确认提供了重要的依据。可以说, 科学合理的、完整的产权管理, 是合法实施物权以及行政管理的渠道, 对实施产权保护、维护产权人的合法权益提供了法律保障。

(二) 促进房地产市场的可持续发展。 想要实现房地产市场的健康发展, 必须以明确产权归属为依托, 因此, 房地产等级档案管理作为促进房地产市场可持续发展的重要基础, 其作用将得到进一步夯实。在法律的保障下, 有着房屋所有权的权利人可以合法地处理房产, 这样进行房产交易的双方才能放心去交易, 才能保证房地长市场的规范化、有序化运行。

(三) 促进社会的稳定和谐发展。虽然, 现阶段房地产价格逐渐回暖, 但是, 因房地产所引发的问题却丝毫没有减少, 比如, 房产、债务纠纷和刑事案件每年都成不断上升的趋势。然而, 房地产登记档案部门所提供的物权证明能够有效减少纠纷, 更是保证司法公正、促进社会稳定和谐发展的不二法宝。

(四) 为房地产调控政策的制定提供依据。房地产政策是否具有科学合理性, 这都有赖于准确、完整的房地产市场信息, 作为房地产信息的重要基础资料, 房地产登记档案信息起着至关重要的作用。在对真实档案信息进行统筹和分析的基础上, 可以准确掌握当前的房地产市场运行的实际情况, 这就为我国房地产调控政策的制定提供了重要依据。

三、实施房地产登记档案管理信息化建设的有效路径

科学技术的高速发展和普遍应用, 为房地产登记管理档案的现代化建设提供了支撑。因此, 房地产档案管理部门应适应新形势, 强化档案管理工作的现代化建设, 提高它的现代化水平。实施房地产登记档案管理现代化建设的有效路径, 具体来说, 主要可以分为以下几个方面:搭建档案管理网络平台, 对电子建档标准加以规范;以信息技术为基础, 促进档案管理水平的提升;探索档案管理新领域, 拓展档案信息收集渠道;加大对档案人员的培训力度, 提高他们的专业水平;做好信息安全工作, 保证数据完整性和准确性。具体内容如下:

(一) 搭建档案管理网络平台, 对电子建档标准加以规范。强化房产档案工作分级负责制度、对档案工作进行集中统一的管理, 是保障房产档案完整、齐全的有力手段。在对档案制度建设完善的过程中, 要明确员工责任, 做到层层严格把关, 避免文件材料出现散失、疏漏情况的发生, 从而实现房地产档案管理工作的规范化和系统化。

(二) 以信息技术为基础, 促进档案管理水平的提升。档案管理部门应开展好档案信息的收集、管理、核查、归档等工作, 并以计算机信息技术作为载体, 对房地产登记档案进行现代化管理, 保证档案资料信息输入电脑的及时性。同时, 相关人员应做好新旧档案管理模式之间的衔接工作, 以保证系统的数据能够真实准确。此外, 档案部门在信息化管理实施之后, 应对全部数据信息进行核算, 保证数据信息和实际信息一致性。

(三) 探索档案管理新领域, 拓展档案信息收集渠道。一直以来, 档案管理工作都缺乏超前管理意识, 致使不同业务部门的档案管理工作各自为政, 这就加大了档案整理和归档工作的难度。为了能够将房地产登记档案资料完整地收集起来, 档案管理人员应将各类资料建立档案收件簿, 以明确不同业务档案的存档流程, 对于档案资料的内容和数量更要心中有数。

(四) 加大对档案人员的培训力度, 提高他们的专业水平。信息化档案管理模式, 对档案人员的专业水平提出了更高的要求。为了提高房地产登记档案管理工作的效率和质量, 实现房地产档案工作的高效管理, 加大对档案人员的培训力度已经势在必行。通过专业培训, 来加深他们对理论知识的理解, 提高他们的专业技能和电脑操作水平, 端正他们的工作态度, 房地产登记档案管理工作的服务质量也将进一步得到提升。

(五) 做好信息安全工作, 保证数据完整性和准确性。众所周知, 房地产信息涉及很多个人信息, 作为国家经济数据的主要来源之一, 开展好房地产档案信息的安全工作是非常重要的。目前, 网络受着多种病毒的侵袭, 造成信息泄露、数据丢失的现象比比皆是, 因此, 开展信息安全工作已经刻不容缓, 档案管理人员应给予足够的重视, 充分认识到在房地产登记管理档案信息化建设的过程中, 网络信息的稳定性和安全性是实现档案信息化建设的良好开局和重中之重。

四、结束语

总而言之, 房地产登记管理档案信息化建设是房地产行业适应新形势, 所采取的有效应用措施。从微观角度讲, 它有助于维护房地产产权人的合法权益, 促进房地产市场的可持续发展;从宏观角度讲, 它促进社会的稳定和谐发展, 并为房地产调控政策的制定提供依据。由此可见, 房地产登记管理档案信息化建设是符合时代发展趋势, 满足行业发展的必要手段。

摘要：科学技术的发展, 使得计算机技术得以应用到生活中的方方面面, 大大提高了各项事业的现代化水平, 加速推进了各项工作的改革进程。传统房地产登记管理档案工作, 主要是为围绕实物档案管理开展, 其效率、动态性和真实性方面还有待提高和完善, 不利于房地产登记管理档案工作的健康发展。本文以房地产登记档案管理的特点作为文章内容的切入点, 并对房地产登记管理档案信息化建设的现实意义和有效应用路径进行了详细地阐述。

关键词：房地产,档案,信息化,意义

参考文献

[1]刘学锋.试论我国房地产权属档案管理信息化的建设[J].传承, 2009 (02) .

[2]杜黎敏.房地产登记档案管理及其信息化[J].北京档案, 2012 (09) .

[3]徐大鹏.对房地产登记档案信息化项目的思考[J].经营管理者, 2013 (27) .

XX房地产开发公司档案管理制度 篇5

第一条档案工作人员职责

1、应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力并不断提高档案管理水平，确保集团档案的现代化管理与企业信息化建设同步发展。

2、负责集团档案资料的收集、整理、归档、管理工作。

3、负责对集团各公司的档案管理工作进行监督指导。

4、负责研究和鉴定档案的保存价值，提出档案延期保管和销毁的意见。

5、负责档案的保管、储存、检索、复制等工作。

6、积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

7、有义务为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

8、档案工作的职能归集团综合办公室。

9、财务类档案根据企业档案管理办法由集团财务部自行建档管理。

第二条归档工作制度

集团各部门负责归档文件材料的收集和整理，并及时将重要档案（党群、人事、劳资、经营、工程、技术资料等）交集团综合办集中归档管理。归档的文件材料应完整、准确、系统、规范，文件书写和载体材料应能耐久保存。归档的电子文档，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

1、归档范围

（１）文件材料档案：凡是具有查考保存价值的集团公司的收发文电、会议文件、会议纪要、反映集团工作活动的录音、录像、照片等。

（２）采购档案：记录反映集团公司大型采购活动的采购文件包括：采购记录、投标文件、评标标准、合同文本、验收证明及其他有关文件资料。

（3）工程档案：记录反映集团公司工程建设从提出、立项、审批、勘测设计、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的各种形式与载体的文件材料。

（4）技术档案：凡集团公司购买使用的单价超过20万元生产设备的技术文件包括：设备图纸、技术手册、维护手册、培训教材等。（含影、音材料及电子文档）

（5）对外合作投资档案：涉及集团对外合作、投资活动的各类凭证包括：项目可行性报告、董事会议案、相关会议纪要、合同或章程等其他文件材料。

2、归档时间

（１）集团公司机关文件材料类档案于次年第一季度内向档案室移交。下属各公司的文件资料自行保管。

（２）集团公司机关采购档案于次年第一季度内向档案室移交。下属各公司生产经营活动中产生的采购档案自行保管。

（3）工程档案在工程验收完毕一个月内由集团房地产公司向档案室移交。

（4）技术类档案在设备验收完毕一个月内由设备使用单位向档案室移交。

（5）对外合作投资档案在相关手续履行完毕一个月内由集团投资发展部向档案室移交。

3、归档手续

归档案卷由档案室检查后，填写档案交接清册一式二份，由接交双方盖章，然后随同移交案卷由档案室留存一份，移交部门留存一份备查。

4、归档要求

（１）归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。

（２）卷内文件要排列有序，依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。

（３）区分文件价值、正确的划分案卷保管期限。

（４）案卷标题要简明确切，装订整齐结实，符合规范，便于保管和利用。（５）归档时间要用钢笔或毛笔编制案卷目录一式二份，随案卷一并移交。

第三条档案保管制度

1、集团档案管理部门根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

2、集团档案管理部门应采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业密秘档案的管理。

3、档案库房贯彻“以防为主、防治结合”原则，采取切实措施做好九防工作（防盗、防火、防水、防尘、防湿、防霉、防毁、防虫、磁性介质防磁）。

4、档案入库前须进行杀虫灭霉处理，以确保库房无虫、无霉、无菌蔓延。

5、档案柜内需放置樟脑、干燥剂等药物保护档案。

6、保持库房清洁卫生，严防强光高温。

7、库房内严禁吸烟、点火和存放易燃易爆物品。

8、非档案工作人员未经批准，不得进入库房。

9、经常检查档案，发现问题及时采取措施保护或补救。采用磁性介质存储的档案要对其定期检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而导致档案丢失。

第四条档案查阅制度

1、查阅档案人员需严格履行审批、登记手续。

2、查阅一般档案，需经集团分管部门领导批准，查阅机密档案需经集团主管理领导批准。

3、查阅档案人员需爱护档案、不得圈划、涂改、增册、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失、违者根据情节严肃处理。

4、档案原件原则上不借出档案室。特殊情况下经批准借出的档案，限期归还。借阅档案人员需负安全保密责任。

5、对档案原件进行摘抄和复制，一般档案需经集团分管部门领导批准；绝密、机密和秘密文件需经集团主管领导批准。摘抄件要妥善保管。复印件按正式文件同样管理、归档或清退销毁，个人不得私自保存。

第五条档案销毁制度

房地产开发企业档案的管理 篇6

一、明确档案管理的主要对象

我们首先要明确一个概念，房地产企业管理的档案不等同于房地产档案。房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

房地产开发企业以营利为目的，从事房地产开发和经营活动。因而，注定会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案，它们构成了档案管理工作的主要对象，这也是本文论述的对象。

建设工程类档案即基建档案，也属科技档案范畴。房地产开发企业是建设单位，对于施工、设计、监理等单位来讲是业主单位，保管的档案最多。根据2002年起施行的《建设工程文件归档整理规范》要求：在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。换句话说，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆（室）移交后剩余的档案。

房地产经营管理档案是企业在房屋经营、租赁，办理产权登记，交易转手过程中形成的。原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了多元化的态势。同时，产权形式的变化频率加快，房地产买卖、租赁等交易活动越来越多，所涉的部门也越来越多。笔者现在于成都市房管局下属的一个国有房地产开发企业工作，现在局下属的单位就有房地产交易中心、房产登记中心、房地产经营公司等不同的企事业单位。这些单位由于业务不同，所以保管的房地产档案，特别是经营管理类房产档案大不相同。

关于建设工程类与经营管理类档案具体包括哪些档案，将在第二部分讲到。此外，房屋在几十年的管理过程中，还涉及很多物业管理档案，这些也属于房地产档案范畴。由于现在房屋都有专门的物业公司管理，所以本文就不再做专门论述。

二、档案管理应注重动态性

众所周知，房屋从准备修建到竣工，以及产权的办理、转移，时间跨度是很长的，期间不断有新的档案形成。这决定了建设工程类档案与经营管理类档案不可能像文书档案那样按年度归档。动态性管理关键就是在房地产开发和经营的工作进行中就重视档案工作，注重档案产生时间上的连续性。

先谈建设工程类档案。刚才讲到，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆移交后剩余的档案，当然这部分档案数量也不少，这就意味着我们不能只重视管理日后移交进馆的档案。各项目部的档案资料员应该认真执行《建设工程文件归档整理规范》，档案收集应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程档案管理的动态性，关键就是档案要持续性收集，分阶段存放。像在工程准备阶段，就要把关于工程立项的会议纪要、领导讲话，专家建议文件，拆迁安置意见、方案，国土证等收集齐全。准备阶段完后，工程进入施工阶段，该阶段的文件资料最多。项目部有关人员在制定、填写、审核这些文件时就应特别仔细，以便档案资料员收集保管到齐全、有效的文件。

房地产开发企业是建设单位，在工程进行过程中，除了本单位产生的档案外，施工、设计、监理等单位也应该向其移交一些档案资料。笔者建议房地产企业在与施工单位、监理单位签订有关合同时，在合同中写明对方有义务提供有关文件资料。公司项目部有关人员平时也应主动向其他单位征集所需的文件档案。另外，工程竣工验收合格后，并不意味着就没有工程档案了。比如一些住宅小区竣工验收合格后还涉及路灯安装、大门修建或某些局部改造，这些工程也会产生相应的档案，并且它们可以不移交进档案馆。因此，项目部人员也应注意收集这类档案，日后向公司档案室移交。笔者所在的公司还专门成立了档案巡检小组，坚持每季度一次到各项目部检查指导档案、文件的管理工作，发现问题及时解决。总之，各项目部的人员要努力做到在工程彻底竣工后，既能向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案，又能向公司内部档案室移交一套完整规范的档案。

再谈谈经营管理类档案的动态管理。当今很多房屋还未竣工就开始准备销售了，所以这类档案虽产生时间一般晚于工程档案，但也必须尽早开始重视这类档案的收集工作。任何房地产开发企业都有专门从事房地产市场调研、房屋营销工作的人士。所以这部分人士应注重经营类档案的动态性管理。但笔者认为不必把问题搞得太复杂，其实对一个企业来说，某个项目的经营管理类档案主要就分为两部分。

第一部分是项目管理类文件。主要由研发策划、前期配套、营销策划等文件组成。项目研发成果，包括可行性分析、报告、评审资料等文件；项目营销策划方案、市场调研报告；项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物等；项目销售价格方案、销售分析、销售总结；宗地情况，包括自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等；项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，房产证，预测报告，预售许可证；资产、法务等相关合同，等等。

第二部分是房产销售和租赁档案。其主体是房屋销售或租赁过程中双方形成的合同。销售一套房屋就有与之相应的一份产权，就有一套合同及相关资料，一套合同及相关资料就组成一卷档案。因此，合同在房地产档案数量中占了很高的比例。这类档案虽然数量多，但同一项目的每卷档案组成基本相同，一般包含房屋买卖合同、买卖合同补充协议、业主公约、户型图、产权证复印件、户主身份证复印件、定购书等。当然还有一些特殊情况，比如某位客户亲笔承诺书，承诺他首次在本地购房，那这份承诺书最好也应放入销售档案中。由于同一楼盘中不同房屋购买时间不同，办理产权的时间也不同，这些不确定因素使房产销售档案的形成和收集也有时间上不确定的特点，营销部门人士必须坚持动态性管理。所以，一般应该是一个楼盘所有房屋销售完毕，有关证件办理完毕，才能将这些档案移交给档案室。

三、档案管理应注重整理环节

在档案管理工作若干环节中，整理工作是核心，不仅花费时间较长，而且直接关系到以后的统计、检索、查阅等。刚刚讲到的动态性管理主要是企业中相关职能部门人员的工作，而整理肯定是专职档案工作者的工作。关于整理，笔者只谈论三点。

首先是涉及分类。其实刚才讲到的前期有关部门对档案动态性管理，即收集、鉴定等工作搞好了，就已经将不同档案的大类分好了，如此，档案管理员整理起来就会比较顺畅。档案的分类方法有多种，通常有两种方法：一是按种类分类，即将建设工程类档案和经营管理类档案分为一级类目。不同项目的建设工程档案都放到一起；不同项目的经营管理档案都放到一起。二是按房地产项目分类，即把具体一个项目划分为一个大类，形成一级类目，然后将此项目的建设工程类档案与经营管理类档案作为二级类目。无论按哪种方法分类，同一项目的建设类档案肯定都是按工程进行的时间先后顺序排序，即分阶段排序，经营类档案应把项目管理类与房产销售类档案分开整理。

其次是档案工作者在整理中应多与档案产生阶段的人士沟通。其实这一点可列入档案鉴定范畴，但因为一般普通企业的档案鉴定与整理往往同时进行，所以在这里谈。刚才讲到从房屋修建到销售、产权办理都需要很长的时间，期间形成的档案内容具有相当强的专业性，除了有关人员在移交档案时就要在移交清单上对有关问题进行说明外，档案工作者在整理过程中遇到问题应及时请教档案产生阶段的有关人员。笔者在整理某小区修建地下车库的档案时，发现有些档案标题是“立体车库XXX”、有些档案标题是“机械式车库XXX”。于是立即咨询有关同事，得到回答是此项目中立体车库即机械式车库，于是笔者将有关车库的档案放在一起整理。

最后是整理过程中应加强对档案的折叠、装订等手工活的规范化。房地产企业档案不仅数量庞大，而且形状各异，不像文书档案那样一般都是A4大小的纸张。对不同形状、尺度的档案要根据国家有关要求采取不同的修补、折叠、装订，力争使整理出来的效果既保护了原始档案，又看起来美观大方。

房地产档案信息化管理 篇7

房地产行业是我国经济发展的支柱产业,关乎现代人的居住质量。房地产档案对研究全国或者地方房地产发展历史、现状以及未来都有重要的参考价值和作用,是房地产政策制定中不可或缺的依据。尤其是最近几年,全国各地房地产业的发展迅猛,房地产档案管理工作进入到繁盛时期,房地产档案的价值不断凸显,房地产档案管理方法和手段日趋完善。面对这种情形,房地产档案管理工作面临的压力和困难与日俱增,传统的房地产档案管理方法已经滞后于时代发展的需要。

2数字信息化在房地产档案管理中的重要性

房地产档案管理工作主要是反映房地产交易买卖、登记、房屋动迁以及批租用地等各种经济活动,是由各地房地产行政管理部门对房地产活动中的资料进行收集、整理、归纳和分析,最终形成一系列房地产档案资料,资料可以是纸质的,也可以是电子的。数字信息技术是网络发展的产物,利用网络进行信息传播有着先天的优势,不仅信息传播范围广、速度快,而且准确度高、传播成本也大幅降低,用信息技术可以将繁杂的房地产数据、图像等资料通过电子技术转化成容易储存的电子档案,形成一系列电子文件,用户可以利用计算机进行文件检索,不仅速度快,而且搜索范围广,十分便利和准确。尤其是利用缩微摄像技术可以将原来大量的房地产纸质档案文件,转换在很小的缩微品上,不仅节省了大量的纸质材料堆放的空间,而且形成电子文件后不容易破损和丢失,节省了大量的人力物力,提高了工作效率。利用数码摄影可以实现对影像资料的处理,形成高清的电子文件,比传统的图片储存提高了上百倍的效率。信息技术改变了传统的档案资料收集整理分析过程,利用计算机将资料一次性输入,然后可以进行资料的多次查找和使用,为档案管理现代化、社会化、市场化奠定了基础,有利于房地产档案事业的进一步发展。

3数字信息化在房地产档案管理中的应用

3. 1编制检索工具

利用计算机搜索功能来编制搜索工具是房地产档案利用的一个重要方面,房地产档案的检索工具主要有: 分类目录、专题目录及各种索引等,使用者可以利用搜索工具迅速查找需要的房产信息,搜索时可以将房地产产权部分的一个关键词作为搜索对象,例如可以搜索产权人姓名、 房产所在位置、房产的类型以及产权证的相关信息,还可以通过模糊搜索来寻找需要的相关信息,从而实现房产档案利用的最优化。为了实现快速准确的信息搜索,前期工作也是必不可少的,档案管理人员对房产发生变更、转移以及灭失的情形,要及时收集、整理完备的信息,及时录入计算机,这样才能保证搜索的有效性和准确性。另外, 利用计算机还可以快速编制和打印房地产卡片、产权证号目录等资料,为使用者提供了便利。

3. 2档案信息的查阅

档案利用是档案管理的主要目的之一。房地产档案信息包括两部分内容: 一是一般的档案统计工作,即包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况等基本情况的统计。这种统计主要为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学依据; 二是进行房地产产权档案的信息统计工作,即为产籍管理工作提供数据的统计工作。房地产档案实现现代化管理后,档案利用者可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案,并可提供打印服务,达到立等可取的效果大大提高了工作效率。

3. 3产权档案信息的加工

为了进一步开发档案信息资源,使房产管理人员更快、更直观地获取各种产权信息,必须建立产权信息网络系统,实现市区房管局领导、职能部门之间信息共享,同时,还应将产权档案推向社会,满足社会对房产档案信息的需求。另外,还要围绕经济建设的中心工作,从档案信息中加工提炼各种专题的档案资料,为各级领导的宏观决策提供必要的房地产信息资料。

4房地产档案数字信息化管理的注意事项

4. 1提高档案管理数字信息化认识和技能

目前制约房地产档案数字信息化管理的因素除了技术方面外,还有观念上的认识不足。对于档案部门负责人来讲,要从政策、资金、技术以及人员配备上加大对档案信息化体系建设的支持力度,为房产档案信息化管理奠定基础。对于房产档案管理人员而言,要具备档案现代化管理的意识,档案管理人员要改变思想和态度,积极应对信息化的挑战,主动学习网络知识和技能,会运用档案管理软件实现档案资料的录入、存档、搜索以及统计等操作,唯有如此,才能适于数字化档案管理的需要。

4. 2加强电子档案的安全管理保护

计算机网络为房产档案管理提供了巨大便利的同时, 也带来了一定的不安全性。网络是个虚拟空间,电子文件在存储和使用过程中容易出现丢失或者被人为破坏的情形,尤其是计算机病毒和电脑黑客的出现给房地产档案安全带来巨大威胁。为此,档案管理部门。要建立完善的网络系统保密制度,对载有房产档案信息磁盘、U盘、软盘等按照保密措施进行存放和管理,要做到专机专用,非工作人员一律不得接触存储房地产档案信息的计算机,严禁将资料拷进存储介质带出办公室。计算机要设置身份认证密码,每一个合法用户分配一个通行密码。

房地产档案信息化管理 篇8

一、现阶段房地产档案管理存在的问题

现阶段我国房地产档案管理工作依旧使用传统工作的模式, 这种模式会导致房产档案管理工作的诸多不便。现阶段档案管理人员的综合素质不能完全适应房地产管理工作的难度, 所以在管理工作中存在诸多问题。

(一) 缺乏房地产档案保管的完整性

房地产档案的管理工作还处于传统的实物管理模式, 受很多外界因素的影响, 房地产方案资粮很容易发生信息混乱的现象, 在管理过程中, 很容易由于保管不当造成信息混乱的现象, 并且实物档案不能长期保存, 所以房地产档案保存的风险性很大, 缺乏完整性[1]。

(二) 缺乏统一完善的房地产档案保管

目前, 房地产的档案保管载体为纸质载体, 这种载体不容易长期保存, 并且不同时间、不同时间段的房产档案资料构成不同, 导致每个时间段的房地产档案保管质量相差很大, 甚至有的房地产档案资料是由纸质较差的载体保存, 导致保存时间很短。然而, 有一些房地产档案资料是需要特殊的档案载体进行保存, 可是很多房地产企业的档案管理工作并不能做到这一点, 这是缺乏统一完善房地产档案保管制度的体现。基于传统的实物管理模式, 房地产档案资料的收集主要是以相关部门的管理以及移交为主, 不能够收集到其他涉及房产登记的相关资料, 这是缺乏统一完善房地产档案保管制度的又一体现。

(三) 房地产档案管理工作中存在的失误较多

由于现行房地产档案管理工作采用的是传统的工作模式, 这种工作模式的技术手段较为落后, 人员保管期间很容易造成档案丢失的情况, 并且档案管理人员的综合素质不高, 所以很容易在工作中造成失误发生, 对工作产生偏差现象, 如此一来, 对房地产档案管理工作造成严重的影响。

二、针对数字信息化在房地产档案管理中存在的问题提出措施

构建完整的房地产档案管理信息化平台是实现房地产档案管理工作自动化和信息化的主要途径, 要有科学、创新的规划才能构建完整的房地产档案管理信息化平台。

(一) 构建完整的房地产档案资料分析体系

为了确保房地产档案管理工作的自动化和信息化, 房地产企业的相关部门应该加大对构建房地产档案管理信息化平台基础设施的力度, 改善房地产档案管理的工作环境, 增加房地产档案管理所需的计算机设备, 为房地产档案管理工作的管理人员提供良好的工作基础[3]。同时, 增加对房地产档案资料的分析, 方便相关部门对房地产资料进行研究。房地产档案资料管理应该对房地产交易数据进行分析研究, 以便于为房地产行业的宏观调控进行的数据分析提供依据, 以确保房地产市场的平衡, 减少房地产行业的风险。

(二) 提高房地产档案管理人员的综合素质

房地产档案管理信息平台需要高素质的管理人员, 因为房地产档案管理工作复杂繁琐, 所以其工作人员必须具备严谨性以及专业性, 否则房地产档案管理的工作会陷入一片混乱[4]。提高房地产档案管理人员的素质成为构建房地产档案管理信息平台的关键所在, 由此可见, 房地产档案管理人员要熟练掌握管理的理论知识以及工作技能, 在此基础上, 与其他管理人员定期交流, 相互学习, 才能保证房地产档案管理信息化平台的安全运行。

(三) 构建全面的房产档案资料管理体系

由于以往使用的实物管理模式, 所以房地产档案资料信息的收集以及维护都不够全面, 缺乏完整性。因此, 可以让房地产的相关部门通过对资料的分门别类, 将房地产资料中的信息输入计算机, 并保持按时更新, 从而构建一个完善的房产档案资料管理体系。房地产档案管理工作要构建全面的房产档案管理体系首先就是全面实施数字化档案管理工作, 通过全面构建房产档案管理体系, 便于人民大众对所需资料的检索、查阅, 为人们的提供方便的查询途径。

三、数字信息化在房地产档案管理中的应用

构建房地产档案管理信息平台是实现房地产档案管理工作自动化的有效措施, 是数字信息化在房地产档案管理中的基本应用。下文针对房地产档案管理信息平台的基本应用进行浅析。

(一) 档案信息的查阅

房地产档案信息的主要内容主要包括两部分, 一是普通的档案统计工作, 就是对档案的基本情况进行统计, 包括档案数量、档案内容、保管状况、利用情况、鉴定情况等。这一类型的统计工作主要为了档案管理工作的顺利进行, 利于制定档案工作的工作方针、施行政策, 对档案管理事业的发展规划进行编制, 开展档案的科学研究, 以对档案总量进行定性、定量分析提供科学依据。另一项就是进行房地产产权档案的信息管理统计工作, 就是针对产籍管理工作提供数据分析。对房地产档案管理工作进行现代化管理后, 档案利用者可以通过计算机网络的形式进行阅读文本、图形的原始档案, 并在阅读的基础上提供打印服务, 以达到“即等即取”的工作效率。

(二) 编制检索工具

利用计算机网络的搜索工具进行编制检索工具是房地产档案管理的重要方面, 通过编制检索工具便于档案利用者查询、检索。房地产档案的检索工具有很多, 其中最为主要的就是通过分类目录、专题目录进行检索, 使用者通过搜索工具方便、快捷查找需要的房产信息, 搜索时只需要将房地产产权其中的一个词作为关键词, 对关键词进行搜索, 如搜索产权人姓名、房地产所在的位置或者房地产的类型等其他相关产权信息, 还可以通过模糊搜索的方式进行检索, 以实现房产档案利用的最大化。为了实现快速准确的搜索, 房地产档案管理的前期工作必不可少, 档案管理人员通过对房产资料的搜集, 对房产发生的变更、转移、灭失的情况进行统计, 及时整理出完整的房产信息, 输入计算机, 只有这样, 才能保证房地产档案信息搜索的有效性及准确性。除此之外, 计算机网络的使用便于对一些房地产档案资料的快速打印, 如房地产卡片、产权证号、目录等相关产权信息, 如此一来, 为使用者提供了便利。

(三) 加工产权档案信息

由于很多房地产的档案资料是不会对外开放的, 所以一定要做好房地产档案资料的保密工作。在档案管理期间, 工作人员通过拷贝的方式将房地产档案资料上传至计算机中, 一定需要对其资料进行加密设置, 防止无关人员进行查阅[6]。有需要的用户可以通过档案管理人员的认可才能访问该资料, 当然, 这些资料必要做好防复制措施, 若是用户想将该房地产档案资料文件外传或者复制, 那么该命令会导致程序终止, 电脑进入瘫痪状态。所以房产管理人员应该通过建立产权信息系统, 实现市区房管局以及相关职能部门之间信息共享, 同时将产权档案系统推向社会, 以满足社会对房产档案信息的需求。

四、结语

现阶段, 我国的房地产档案管理工作由传统的实物管理向数字信息化管理慢慢转移, 在这个过程中, 逐渐形成以自身为理念专门的房地产档案管理理念以及管理措施及方法。在这个信息化时代, 房地产企业认识到数字信息化技术在档案管理中的重要作用, 所以企业通过不断对档案管理的方式予以改进完善, 为房地产行业做贡献。

参考文献

[1]陈丽宏.房地产档案的精确化管理之我见[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2010, 05 (04) :245-246.

[2]曾旺辉, 黎永索.房地产档案管理的问题及对策[J].全国商情 (经济理论研究) , 2012, 10 (08) :229-231.

[3]王洁.房地产档案管理与利用研究[J].工程与建设, 2010, 05 (01) :174-178.

[4]国家行政学院电子政务研究中心.2011年中国政务微博客评估总体概况[J].行政管理改革, 2012, 08 (03) :60-62.

[5]瞿旭晟.政务微博的管理风险及运营策略[J].新闻大学, 2011, 12 (02) :151-155.

房地产档案信息化管理 篇9

1 现代信息技术在房地产文书档案管理工作中的作用

将现代信息技术应用于房地产文书档案管理工作, 不仅能够为原有管理带来技术创新, 还能对管理理念的转变、管理水平的提高以及人员素质的提升起到助推作用, 体现出相当的科学技术优势。

(一) 有利于提高房地产文书档案管理的效率

房地产文书档案管理工作内容琐屑、庞杂, 工作环节多, 工作过程长, 操作规程细, 要求程度高, 稍有疏忽就会出现问题, 甚至会造成更大的差错。 随着现代信息技术的引入, 各种数据信息从输入到归类再到检索等等, 各个环节均采用智能化操作, 不仅节省了大量的人力与体力, 也使同一工作量的完成时间大为缩短, 管理效率也就大大提高。

(二) 有利于提高房地产文书档案管理的质量

管理质量是衡量管理水平的重要指标, 管理质量整体的高低涉及到诸多相关因素, 针对文书档案管理中的收集、整编、目录、归档、查寻、利用、统计、鉴定等环节, 数据化与智能化的操作方式不仅使管理工作的效率大大提高, 也减少了人工操作中很容易出现的一些偏差与错误, 使整个档案管理工作水平有一个质的提升。

(三) 有利于提高档案管理人员的业务素质能力

以现代信息技术作为房地产文书档案管理的技术支, 势必需要一批专业的文书档案管理人才, 势必要以先进的档案管理理念、专业化的档案管理意识以及高效的档案管理模式来实现高效率、高质量、高水平的文书档案目标, 也势必有利于档案管理人员的业务素质能力的提高。

2 现代信息技术下房地产文书档案管理工作的创新与发展

房地产文书档案的管理工作必须适应现代化发展的要求, 必须以现代化信息技术的运用为基础, 大胆创新档案管理工作, 使档案管理工作的管理理念、管理体系及管理模式都有新的发展与提升, 以更好服务房地产、科研及教学工作。

(一) 管理理念的创新

房地产文书档案管理工作的创新首先需要管理理念的创新, 而管理理念的创新又与社会的变化与发展密切相关。

首先, 随着科技的进步, 现代信息技术被运用到各种领域, 促使各行各业的工作方式与工作效率发生较大改变, 势必要转变理念、更新观念、增强现代化档案管理意识。

其次, 房地产文书档案作为房地产过程技术运用的记载, 必将为房地产的教学、科研工作带来帮助, 房地产档案的信息化管理无疑能够提供全新的检索、对比、归纳与交流方式, 档案管理人员必须将工作理念由"看守式管理"转变为"服务式管理"。

再次, 随着我国改革的深入及经济的进一步发展, 尤其是房地产保险制度的改革与实施, 使广大民众对房地产系统寄予了更高的期望, 提出了更高的要求, 这就要求档案管理人员必须增强现代观念, 以适应新形势下的档案管理工作。

(二) 管理体系的创新

房地产文书档案管理是一个系统性的工作, 房地产应在建立现代信息技术网络平台的基础上, 加强管理人员的配备与培训工作, 建立新的档案管理体制。

首先, 应把房地产文书档案管理建设成为服务型的现代信息技术平台, 这是创新管理体系的第一要素。 其中, "服务"是档案管理的宗旨, "服务型"是档案管理的模式, "平台"是档案管理的服务窗口, "现代信息技术"则是实现档案管理目标的技术支撑与操作方法。

其次, 应提高管理人员的专业能力素质, 这是创新管理体系的第三要素。现代信息技术下的房地产文书管理需要具有良好职业道德、具有深厚的专业理论知识以及较强的信息技术应用能力的专门人才, 要创新管理体系, 就要使管理者在这几个方面都达到新型管理的要求。

最后, 应建立适宜现代化档案管理工作的制度机制, 这是创新管理体系的第三要素。 没有相关制度机制的跟进, 没有和现代化信息技术相匹配的管理制度与运行机制, 就谈不上真正的管理创新。

(三) 管理模式的创新

管理模式涉及具体的管理方法, 创新管理模式应在原有方式的基础上加以创新并逐步完善。 首先, 应在房地产档案室引入IS09000 质量管理体系, 并结合档案管理的有关文件、制度, 编写质量体系文件, 融合标准, 实现管理程序文件化。 其次, 构建互联网档案查阅服务平台, 把已存档案数据化, 以便为更多的用户提供服务;同时应设置管理权限, 在保证信息安全的前提下, 提高档案管理的现代化和资料利用的高效化。再次, 要将档案管理由以管理为主转型为以服务为主, 变被动接受为主动收集, 积极为档案利用做足准备、创设条件, 以最大化发挥房地产文书档案管理工作的价值。

3 结语

现代信息技术在房地产文书档案管理中的运用使档案管理工作不再局限于档案部门本身, 房地产应调动全员共同配合、齐心协力, 才能使房地产档案管理工作充满活力, 并发挥出应有的作用。

参考文献

房地产档案信息资源开发利用探讨 篇10

关键词：房地产,信息资源,开发,利用

1 提高档案人员的素质, 强化全社会的档案信息意识, 必做好开发利用工作的前提

市场经济对档案人员提出了新的要求, 必须具备良好的政治素质和业务素质。政治素质要求档案人员坚持正确的政治方向, 在思想上、政治上、行动上自觉地同党中央保持高度一致。具有良好的职业道德、业务素质, 要求档案人员具备一定的专业理论知识和技能, 要精通档案专业知识, 又要懂得相关学科及知识。要具备综合归纳能力、协调和组织能力、写作编辑能力。房地产档案作为一种知识载体, 已深入到各个学科的知识单元中, 房地产档案工作者必须具备广博的房地产专业知识, 档案专业知识, 掌握现代化的科学技术管理手段及技能, 不断充实完善自我, 提高开发房地产档案信息资源的主观能动性。

增强全社会的档案信息意识, 造成一种重视档案, 运用档案的社会氛围, 这也是房地产档案信息资源得以开发利用的重要环节。当前有些单位和个人还没有真正认识到房地产档案的价值与作用, 遇到情况问题时, 不懂得应到房地产档案部门查找档案这一真凭实据, 以至于在工作中造成不可弥补的重大损失。这方面的例子是不胜枚举的。所以房地产档案工作者有责任全方位、多层次地开展宣传、教育工作, 积极强化全社会的的房地产档案信息意识。

2 丰富馆藏, 使房地产档案的信息资源得到进一步开发利用

要想充分有效地满足社会各界对房地产档案信息的需求, 必须大力丰富馆藏, 扩充房地产信息的储备量, 拓宽畅通房地产档案接收渠道, 建设起门类齐全, 内容丰富, 科学系统的房地产档案馆藏体系。

(1) 认真做好房地产档案的收集工作, 增加馆藏量, 提高案卷质量。

要达到这个目的, 档案管理工作要实现两个转变:一是由一般行政管理转向依法管理, 针对新时期城市建设和档案工作出现的新特点、新规律、新矛盾, 自上而下重新规划, 设计房地产档案管理的规章制度, 做到有章可循;二是由单纯追求进馆档案数量, 向既有数量又要质量转变。

(2) 丰富馆藏, 及时将城市规划, 建设管理部门产生的与房地产档案相关的资料征集进馆。

充分利用收集正在整理来的房地产资料为城市的房地产开发建设服务。

(3) 丰富馆藏还需要加强声像档案的收集工作。

房地产声像档案是房地产档案的一部分, 是丰富馆藏的有效形式, 特别是城市变迁, 改造的声像资料是十分珍贵的, 应派专人负责并下大力气收集、整理、记载, 以防违过境迁, 给后人留下遗憾。但城改造、小区建设以及大型建设项目的拆迁, 施工竣工等, 应着重组织人员跟踪拍摄, 为城市留下活动的历史画面。

房地产档案馆开发房地产档案信息资编的目的就是最快最大限度地满足用户的档案信息需要, 即将档案资源中隐形的知识和信息最大限量地揭示出去, 及时准确地传递给利用者, 所以房地产档案工作者要进行深入的调查研究, 把握当前及一段时间内房地产发展的新动向, 注意社会各方面对房地产档案信息需求的变化。在掌握用户需求之后, 就可以结合实际制定具有针对性的开发计划和服务措施, 采用多种方式、手段, 在提供主动服务, 超前服务上下功夫。

房地产档案信息资源的开发利用, 归纳起来有以下方式:

(1) 宣传开放式是最客观的开发利用方式。

利用报纸, 电视等新闻媒介增强全社会的档案信息意识、宣传房地产档案效益实例, 通过举办房地产档案实物展览, 利用效益图片展览馆藏内容介结等, 把房地产档案馆介绍给社会, 扩大房地产档案馆的知名度, 办好房地产档案期刊。

(2) 咨询服务式是最普遍的开发利用方式。

设立专门的房地产档案资料借阅, 由熟悉馆藏的同志负责接待查询, 采用多种检察工具、多探索、多渠道查询用户所需档案。

(3) 开展编研, 是对房地产档案信息资源深层次的开发利用。

房地产档案编研就是将馆藏的房地产档案资料按照一定的形式进行加工、提炼、汇集, 使其具有系统性、专业性。在编研形式上也把馆藏资料与实际工作密切结合, 更具有指导性。

(4)

房地产档案信息化管理 篇11

关键词：房地产企业　档案工作　规范管理

所谓房地产企业，是指从事房地产开发、经营、管理和服务活动，并以营利为目的进行自主经营、独立核算的经济组织。房地产相对于传统的机械、电子等行业起步较晚，属于改革开放后的新兴产业，对档案管理方面的关注与研究也相对比较少，而且由于房地产行业发展速度较快，档案管理更是无法满足其发展要求。然而，档案工作是房地产企业运行和生产的参考和依据，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。因此，房地产企业档案的规范化管理尤为重要。

一、房地产企业档案

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管機构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、房地产企业档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时代发展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

房地产档案信息化管理 篇12

再就是房地产测绘资料中的单丘图的问题。由于历史方面的原因, 使得有些房屋从没有上载到房地产档案数据库之中, 但也大都领取了产权证。可现在若要把它们全都录入到房地产档案数据库之中, 是存在着一定的难度的。因为原来的旧的数据库中没有这些房屋的数据, 使之我们没有办法转换到新的数据库里面, 再加上图房方面, 目前也找不到相关的资料。那么, 既没有图形资料, 也没有尺寸科参考, 却想重新把图形绘入到中心库当然很不容易的事。而依靠房地产电子档案的查勘表看起来其信息也不是很一致。

那么, 如何能够正确处理好房地产档案信息的一致性呢?

在作业中, 如果是确定房屋丘权号的正确性, 要首先查阅该房屋的档案, 查阅时, 偶尔会碰到电子档案数据的遗漏问题, 所以应该是用实物档案, 确定好该房屋坐落所对应的正确的丘权号;如果是修改房地产档案数据, 首先则应在确定该房屋丘权号之后, 及时更新中心库系统中的数据, 其中, 如果是档案的问题, 将还得需要与房地产信息中心联系, 以便于帮助更改该房屋的电子档案资料, 用以确保其电子档案数据的一致性。如果说该房屋丘权号得更改有一定的依据, 就必须有书面说明, 说明其更改的理由, 并出具《房屋丘权号更改备查表》, 将此类似的说明储存在电子档案里以及房屋分户系统中, 以便于及时查看和免除电子档案与整幢房屋的信息不一致。

如果是在数据库中遇到了房屋重权号情况, 则必须采取电子档案、底图资料、中心库相结合的方法。因为只有将档案查清楚, 才可以从中确定其相重的分户号究竟是哪一间哪一室的;而到最后, 再把中心库完整地查看一遍, 以避免发生电子档案信息不一致的现象。

要与档案管理工作人员形成配合, 且参考已发证的实物档案, 将房屋图形上载到中心库。这样, 既方便作业人员查找配图, 又使得房地产电子档案信息的一致, 使中心库的数据更加完整。如果是由于在较早测绘的房屋中, 且有着不少手工表, 由于图形复杂, 资料不全, 没有规划核准图纸, 使之无法加以配合, 至今也无法将这些手工计算的房屋上载到中心库, 那么, 也就只好采用原始的手工配图的方法了。但最终必须强调电子档案信息的一致性。