医院档案室工作计划(精选10篇)
医院档案室工作计划 篇1
2010年档案工作总结
及2011年档案工作计划
2010年,我院档案工作在领导的重视下,在市档案局的大力支持下,以科学发展观为指导,紧紧围绕“档案服务于医院、服务于社会”为目标,较好的完成了年度工作任务。现将有关情况总结如下:
一、体制建设
2010年以来,医院领导高度重视档案业务建设,在以往工作的基础上,根据相关法律法规,结合我院实际情况,制定了《xxxxx医院档案管理办法》,此项管理办法为我院档案管理基本办法,也是我院第一次对档案管理作出的规定,预示着我院档案管理进入综合性、统一性进程,也成为了我院标准化、制度化档案管理建设的里程碑。
二、档案管理开展情况
办公室文书档案、人事科档案、财务科档案管理较完善,按时收集、整理、归档,文书档案使用GD2000管理,查找利用便捷;总务科、设备科档案比较杂乱,特别是以往的档案,无目录、无统计。
三、2011年工作计划
根据院领导要求和我院档案管理办法规定,设立综合档案室,扩建库房,完善各项档案管理制度,配置专职档案管理人员与兼职档案管理人员,统一管理全院档案,在年底完成综合档案室评级验收工作,让我院档案管理实现标准化、制度化、科学化。
于此同时,档案工作人员要进一步加强学习档案业务知识,提高专业技术水平,加强与档案局等部门的联系,做好档案利用、收集、整理工作。
医院档案室工作计划 篇2
1档案意识淡薄的主要表现
当前,随着社会的日益发展,档案工作只有与医院各项工作相配合开展,才能使整体的医疗管理水平得到协调运行,而我们普遍看到的现状如下。
1.1 领导重视程度不高
因为档案并不受到单位领导的重视, 由此造成部分医院目前依旧缺乏自主贯彻有关法律法规的环境, 从而致使档案工作的全面规划难以开展。 某些领导缺乏对档案重要性的认识,管理不科学,选人用人不当,忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性,甚至不关心档案部门与相关工作人员,在一定程度上阻扰档案工作的开展。 由此,也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案,更不会主动地引导身边的人去认识档案。 甚至出现单位用档时查找不到,使一些“真材”没有“用武之地”,档案资源的利用率不高,档案人员成为闲人。
1.2 宣传力度过低
因为长时间受传统思想的影响, 档案部门与工作人员固步自封,仅仅只对医院档案管理系统内部开展档案宣传,对医院其他部门影响不大。 我国制定的《档案法》明确要求一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和每个公民均有保护档案的义务。 由此可以证明档案面向的对象与范围并不少,但是现阶段我国医院档案宣传工作还存在3 个问题:
(1)宣传目标模糊,导向性很低。 具体档案宣传过程中,医院档案部门缺乏对在医院中进行档案宣传目标是什么, 根据目标应该开展怎样的宣传工作这些问题进行详细的分析与思考,由此导致宣传目标模糊,导向性很低。
(2)医院档案部门开展档案宣传工作时,就算每年均开展活动来宣传有关知识, 但是因为宣传内容与方式陈旧、 落后与单一,难以进行互动,由此造成员工参与兴趣不大。 大部分医院职工对档案的认识依旧还处在传统印象和陈旧的理解中。 因此必须开展普遍的宣传,才能够在最大程度上激发大众的自主性,使医院职工自愿参加到档案保护工作中,保证档案的齐全、完整、系统,以提高档案开发利用效率。
(3)宣传对象没有充分认识档案宣传理念。 由于社会上流传类似“档案宣传对个人贡献不大”等错误的观点,由此造成某些医院职工认为档案宣传与个人关系不大, 因此没有必要过多了解,由此致使其没有接受档案宣传的需要与愿望[1]。 医院职工对档案宣传理念认识不到位,能够致使其对档案宣传产生抵触与被动接受的消极情绪。
1.3 归档意识过于薄弱
部分医院档案管理者与机关文秘工作者树立的档案意识比较薄弱,没有全面了解档案工作对医院管理的影响。 因为档案缺乏相关重视,缺乏相应的规章制度与实施细则,因此造成档案非常混乱,缺乏一个统一的体系。比如:文件收文登记后没有仔细保管与定期移交给档案部门,而是随手一摆或者丢弃。同时,档案人员没有狠抓档案移交质量,忽视档案收集、归档以及保管等有关工作,不重视在文件生成时进行监督与指导,从而致使某些文件丢失,造成没有必要的损失,不利于档案的开发与利用。作者整理档案时发现了很多问题, 例如部分不需要进馆的档案已经移交,影响档案严谨性,使其质量越来越低;还有少数文件材料签署错误;某些红头文件缺少盖章,某些文件拟稿、审阅与签发存在漏洞或者没有使用专业的笔来签发,这些现象均在最大程度上降低了档案的参考与凭证功能;此外,工作时某个环节材料存在缺陷,可直接影响到档案的完整性。
2提高档案意识的策略
2.1 领导重视档案工作
使用正确的措施提高领导的档案意识是提高全员档案意识的关键所在。 单位领导人的思想意识可以直接决定档案管理工作,通过提高领导对档案工作的重视度,全面理解档案工作对医院发展的影响, 档案意识才可以对广大医院职工造成影响与辐射。 领导提高档案意识,才能够将档案工作纳入到单位议事日程中,从而协助档案部门处理好工作中暴露的问题,并且选择有效的对策,保证档案管理工作资金充足、设备到位与人员齐全。医院档案工作者应该充分抓住合适时机,多向领导汇报相关的法律法规以及方针政策等, 从而帮助领导从多个角度认识医院档案工作。另外,档案工作人员在日常工作中需要主动向领导请示汇报,通过医院档案工作的正反两面的经验教训,影响领导者的档案感性认识,促使领导关心与支持档案工作,协助档案管理人员处理实际遇到的各种问题。
2.2 健全档案管理工作制度
作为单位的领导,要树立全局长远观念,安排职能部门制定严格的档案管理制度,按标准贯彻执行,每个科室(部门)配套专人负责档案,严格收集移交程序,严格归档具体时限,与个人绩效考核挂钩。 档案管理人员必须通过有力的宣传动员,让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性,使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料,那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断,改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面,使每个员工成为档案资源的创造者和利用者。
2.3 通过加大宣传力度来提高增强档案意识
加大宣传力度是提高人们档案意识的前提,因此医院应该充分发挥其优势,通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报、橱窗、院报、知识竞赛以及举办普及教育讲座等多种形式开展档案知识教育工作,起到帮助群众更好认识档案的作用,并且高度重视档案工作[2]。 通过宣传,持续增加大众对档案及其相关工作的认识, 从而使其可以全面认识档案工作的作用与价值,提高职工的使命感与责任感, 并且主动重视档案及其有关工作,进一步充分发挥档案的功能,提升档案管理水平。
2.4 构建一支专业的档案管理队伍
档案工作的开展,离不开档案人员,而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础,优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。 有效收集档案资料做到三勤:嘴勤、手勤、腿勤。 做好基础的服务,丰富室(馆)藏资源,以更开放的形式向广大利用者提供相应的信息。
(1)医院给档案管理人员提供大量培训机会,使其学习相关的法律规章制度, 充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上。学习档案工作法律法规,并且全面理解其精神,一方面可以提高个人思想境界,另一方面还能够增加社会档案意识,在很大程度上推动档案事业的发展。
(2)档案管理人员应该具备较强的责任感与业务能力。 不要认为档案只是机械地做好收集、分类、装订、编目等简单工序,熟悉整理案卷流程就行,它不仅要求将文件转化成档案,积累档案信息,更要不断地熟悉本室(馆)所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系,深入研究档案,进行二次或三次文献的加工,搞好编研工作,形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料,使档案资源得到有效的开发利用,充分发挥档案效益。所以说,档案工作不仅具有很强的专业性,而且程序复杂、要求非常严格,可直接对档案工作质量的高低造成一定影响。
(3)伴随新技术的快速发展与普遍使用,越来越多新载体档案应运而生,比如声像档案、电子档案以及机读档案等。以往陈旧的保护手段已经难以确保档案的安全和完整,由此需要档案工作人员具备专业水平,并且娴熟各种现代化管理技术,只有两者兼备,才可以对各类档案进行规范的管理,尽量发挥档案作用,更好地为医院提供高效优质的服务。
3结束语
浅析医院档案管理工作 篇3
医疗卫生专业是科技含量较高的专业。医院科技水平的高低,取决于领导对医院的管理水平。医院档案作为医院信息的载体,是医院管理的基础。档案管理水平的高低,直接影响到医院的医疗质量,技术水平、经济效益、社会效益及医院的生存发展。本文就医院档案管理工作的作用、目的等进行了探讨,分析了影响医院管理的不利因素,提出了改进措施,为推动医院改革深入发展,最大限度地发挥档案在医疗、科技中的重要作用,高质量的做好档案管理工作。
1 檔案在医疗中的作用目的意义
随着医疗改革发展的不断深入,医疗市场的竞争日趋激烈档案管理工作已充分显示出它的重要作用。医院档案是医疗各项工作活动中形成的最原始的真实记录,是不断提高医学科学技术的基础条件和基础环节,是医院管理中的重要内容。在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可代替的作用。如何有效地开发、利用档案这巨大的软科学信息资源宝库。它以原始凭证性,不可再生及可重复利用性受到人们的关注。档案运用的合理有效是医院健康发展的一项基础性工作,对于医疗活动的基础规律和未来发展方向具有很强的借鉴。全面加强档案管理工作的目的,在于充分发挥档案的作用,为实现医院建设目标服务。为维护医院历史的真实面貌服务。为医院改革调整工作思路提供准确依据。为调节医院的形象及患者支持率奠定坚实基础。为研究本专业业绩和科技创新提供第一手资料。是进行科学分析,制定医院发展方向的好教材,加强档案的开发、利用实现信息资源共享。全面真实有效地完整发挥档案在医疗专业中的作用,对医院的管理水平、医疗水平、科研项目及医院健康发展的未来具有深远的现实和历史意义。
2 档案管理工作中存在的问题
随着医院管理现代化的不断发展,医院档案信息资源正发挥着越来越大的作用,这对正处在改革与发展过程中的医院提出了更高更新的要求,档案管理方法和管理手段以远远适应不了发展的需要,档案管理方法和手段的落后造成了档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因:
2.1 领导重视不够:个别领导在对档案管理工作的认识上存在一个误区。认为档案工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,档案管理工作缺乏制度化,程序化及规范化。
2.2 档案工作人员管理质量意识缺乏:档案收集不够规范在收集过程中制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案的考核不明确,档案整理不规范。在立卷过程中,有的没有按照卷内文件目录进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象普遍存在,在立卷时间上,有时会积累起来一起立卷,既不符合事毕立卷要求,也不利于查找利用。
2.3 档案综合管理力度不够缺乏长期性:档案的综合性连续性发展是指档案管理工作进行的档案达标升级工作。档案升级后很容易出现后力不足,没有长期性和连续性,加之有的主管领导对档案综合管理参与程度不够,认为档案就是存放资料的地方。造成档案工作有领导,有计划无落实,有形式无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。导致档案管理的杂乱无章。严重影响档案在医疗工作中应发挥的作用。
3 加强医院档案管理工作的措施
档案管理工作对医院管理工作起着至关重要的作用,对医院改革,发展有着深远的历史意义。档案管理工作的好坏,直接影响着医院的前途和命运,为保证档案管理水平的提高,应采取以下措施:
3.1 领导高度重视,加大支持力度:档案综合管理是医院现代化管理的组成部分,是领导决策所依据的信息体系,这就要求领导进一步加强对档案管理工作的重视程度尤其是主管领导应参与档案综合管理工作,自觉更新档案意识,给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持,把档案工作纳入医院的工作规划,不断建立和完善档案工作的各项工作制度。关心爱护档案工作人员,改善工作环境,调整档案管理模式。使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理制度转变为电子档案,使档案信息资源开发一体化、智能化、充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用,只有领导重视和支持,医院档案才能为医疗工作提供便捷,更有价值的信息服务。
3.2 加强专业人员培训,提高素质和水平:档案质量的提高与档案专业人员的素质和水平有密切的关系,档案专业人员除具备社会上各类专业工作人员所应有的基本政治素质,还应具备良好的为人民服务精神,也就是有强烈的事业心和高度的责任感,同时还应具备较强的专业知识水平和操作技能。这就要求档案专业人员必须树立档案教育是终身教育的观念,树立创新意识、勇于探索、勇于创新,不断研究共性和有规律性的新问题,提出更新的档案管理方法,不断努力积累档案工作经验,除加强自身档案学基础理论学习外,应有计划的设计培训内容,加大学习档案基础技能、信息技术、计算机等相关专业知识的培训力度,通过学习培训使档案专业人员进一步了解掌握档案专业知识,熟悉档案内容,掌握档案内容所涉及的知识,不断提高档案专业人员的管理能力,运用科学分析综合判断的管理方法和管理手段,做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发、利用,处理好各程序间的衔接工作。不断提高操作水平,做好档案文书立卷,档案整理、编研、鉴定、档案著录、标引、档案保护等,从而打造一批高素质的档案人才,提高档案管理工作者的整体水平。以不断改进,不断完善,精益求精,力求优质高效的工作作风,最大限度的为医院发展服务。
中山医院病案室工作制度 篇4
一、病案室主要负责全院的病案管理,包括对病案的回收、装订、编码、归档、上架、病案查询、复印,为外来办案人员、参保人员、临床科研等提供可靠资料、同时进行病案质量控制,提高病案书写水平。
二、住院病人应有完整的病案,病人出院(死亡)时由医师按规定的格式填写,病案室定期回收并注意检查各项、各栏是否完整,整理装订、编码、微机首页录入、装袋上架存档。
三、归档病案不得私自复印,外借,特殊情况必须经医教科批准方可进行。
四、认真做好病案的回收、整理装订、归档和保管工作。做好病案资料的编码,首页微机录入。
五、查找两次住院和复诊病人的病案号,保证病案的供应、办理借阅手续。
六、提供教学、科研、临床经验总结、办案人员等使用的病案,需要时经医教科批准给予复印。
七、保持病案室的清洁、整齐、通风、干燥,防止病案腐烂、虫蛀和火灾。
八、病案装订岗位职责:
(一)负责对每份出院病案进行整理,按省“病案书写规范”要求,按程序进行编排,保证病案完整,不错装、漏装。
(二)对缺损病案,进行修补,不能修补的通知该病区进行更换。
(三)要熟练、准确掌握ICD—10编码。准确率达98%,对每份出院病案,其主要诊断及手术名称,进行编码,同时做好损伤、形态及补充编码。
(四)字迹工整、清晰、清洁、不准涂抹。
(五)为医疗、科研、教学迅速准确提供资料。
九、病案室管理人员职责
1、经常检查病历的书写情况,提出改进意见,提高病历书写质量。
2、负责病案的回收、装订、录入电脑、上架调阅、查证、检索工作;
3、查找再次入院的病案号,保证病案的供应,办理借阅手续。提供疾病分析、有关统计报表的数据采集工作。
4、做好病案管理工作,保持清洁、整齐、通风,防止霉烂、虫蛀和火灾。
十、管理流程
1.日常管理
(1)凡出院病案,应于患者出院后24小时内全部收回到病案室。按时收回出院病案,进行整理、装订、核对。病案员将病案首页录入电脑;严格执行病案院内交接班制度。
(2)住院病案不外借。使用病案时,由病案管理人员负责提供和归档。
(3)保持病案整洁有序,做好防火、防潮、防丢失工作。
(4)严守病案资料保密制度。住院病案原则上要永久保存。
(5)病案员装订病案并填写封面;按病案编码原则编号上架。重复号码应按管理规定及时回收交出院处使用。
(6)每月病案录完后,做一次软盘备份,一次网络备份。及时为科室提供病案检索服务;
(7)外单位的检索查询,应有区卫生局、公安局或保险公司的介绍信,并做好登记,原件不得借出。
2.病案供应
(1)患者看门诊需要参阅住院病案时,由门诊医师到病案室查阅。
(2)提供科研分析用的病案,应在病案室内阅毕归档,必须借出时经领导批准。
(3)非医教人员,不得查阅病案,进修医师查阅病案,须经科主任批准。
(4)下列情况可提供病案,但必须于当日归还:尸体解剖;核对标本;医疗纠纷(经院长批准后,可提供复印材料)。
3.病案编目
(1)编目人员根据首页上的诊断、手术名称,写上相应的ICD编码。
(2)认真填写诊断及手术名称索引卡,力求准确。
4.病案交接
(1)凡出院病案,应于患者出院后24小时内全部回收到病案室。
(2)临床科室每天到住院处给出院患者转账时,由值班人员一并送交出院者病案,住院处负责查收签字妥为保管。无出院者的病案,住院处概不结账。
(3)病案室每日到住院处回收出院病案,并向住院处验收签字。
(4)各科室每日将出院病案交病案室,交接时须办理签字手续。
(5)特别情况较急出院者,病房不能立即填写完的病案,由科主任注明情况,可以在出院后3天内到病案室填写。
(6)送(转)交病案单位,无接收部门人签字,如果发生病案缺号、丢失,由送(转)交病案单位负责;已签字的,由签字单位负责。
(7)凡丢失1份病案者,当事人赔偿人民币1000元,丢失重要病历者,除罚款外同时给予纪律处分。
(8)病案室要按月、季、年排查出院病案归档情况,有权利到临床科室查询未归病案下落。按时向领导书面报告病案归档及管理情况。
5.病案借阅
(1)本院医教人员因医疗、教学、科研需要参阅病案时,应在病案室内阅毕归还。必须借出时,应填写借阅申请单;10份以内由医教科科长批准,10份以上经业务院长批准,但一次不得超过30份,每份交押金20元后,方可借出,两周内归还,逾期不能归还者,应到病案室续期,但不得超过一个月。
(2)借阅病案凡丢失1份者,除没收押金20元外,按医院有关规定处理。
(3)院外和本院非医教人员,不能也不得查阅病案。进修医师查阅病案,凭科主任批准证明,但不得借出病案室。
(4)患者在门诊需参阅住院病案时,由门诊医师到病案室查阅。住院患者转诊需用病案时,由主治医师开写诊断证明,摘录治疗过程,病案概不外借。
(5)医疗纠纷病案,需经业务院长批准,可提供复制材料。法医鉴定需用病案,凭司法部门公函,经院长批准后,交付押金50元,可摘录或复制,当日归还。
6.病历质量控制
(1)病历质控由住院病例质控系统自动审核,对存在问题的病历由医教科登记缺陷和错误后,通知科室进行修改修改。审修好的病历定时定期送回病案室。
(2)对部分病历书写不合格的医师,由科主任、医教科提出建议,报分管院长批准后,由人事科负责通知科室对其采取下岗培训,集中时间学习病历书写知识,直至病历书写合格后方可上岗,下岗培训期间发基本工资。
(3)医教科坚持每周进行病历或报告单质量查房,每次查若干个科室,针对平常病历书写中存在的问题和薄弱环节,采取提问和随机抽查病历(或图片及报告单)形式,指出存在的病历(报告)缺陷,指导科室人员病历(报告)书写,以提高病历质量。病历质量查房结果纳入医教科工作质量检查内容。
十一、不合格的控制
1.未经科主任、护士长修改的病历不能入库。
2.经病案管理系统提供的统计数据中,与围产期有关的疾病最有可能出现年龄逻辑上的错误,而导致统计数据错误。
3.病历书写质量控制由医教科负责,病案室只提供所需病历。
沭阳中山医院医教科
医院档案室工作计划 篇5
医院建院于1985年,是一所二级甲等中医医院,在各级领导、社会同仁和广大患者的大力支持和帮助下,医院取得了飞速发展。2010年~2011年,我院在区档案局的指导下,在各职能部门的大力协助下,结合医院实际情况对档案的基础设施建设,档案的规范化管理进行了持续改进,使档案管理工作取得了长足进步,按照大兴区档案局《关于开展2011年档案行政执法检查工作的通知》要求,我院对档案管理工作进行了自查,现将我院档案管理工作汇报如下:
一、加强领导,重视档案管理
我院高度重视档案管理工作,于2010年成立了以院长为组长、主管院长为副组长、各职能科室主任为组员的档案管理领导小组,明确工作职责,实行分级负责制,并将档案管理工作纳入年终考核,使档案管理逐步形成制度化。
在档案管理中,一是在全院大力宣传《档案法》和《北京市实施〈档案法〉办法》,组织档案管理领导小组及各级档案员进行学习,并结合医院工作实际制定相关的档案管理制度。二是加大对各级档案员的培训力度,2010~2011年我院3次聘请区档案局专家来院授课指导,4次参加市、区级档案管理培训,2次组织院内集中培训,通过培训提高了各级档案员的业务素质和工作能力,对做好各种文档的收集、积累和归档起到了指导、监督和学习的作用,档案管理水平有了明显提高。
二、建章立制,完善管理制度
制度化、规范化、法制化是我院档案管理的重要环节,2010~2011年度我院对17个科室职责、归档范围和保管期限表进行了修订,新建文书、会计、基建、电子等档案管理制度9项,严格执行区档案局“五项规章制度”,同时制订了严格的档案借阅、查阅审批制度,严格执行现场查阅、即时归档的管理办法。
三、改善条件,确保资料安全
为彻底改变我院档案室面积较小,设备较陈旧的现状,确保档案保存的安全,我院于2010年投入资金40余万元将原36㎡的档案室迁至新改建的86㎡宽敞明亮、设备齐全的现档案室,新建档案室配备有7组密集架、防磁柜、专用电脑、打印机、500G硬盘等等,使档案管理工作逐步实现了信息化管理。新建档案室配备防盗门、防盗窗、遮阳帘、防虫剂、灭火器、温湿度计等,确保了档案室“八防”工作执行到位,档案室钥匙由专人保管,严格执行档案室出入制度,确保了档案安全。
四、明确职责,完成归档任务
医院在明确各级档案员职责的同时,专职档案员严格按照工作职责定期到各科室检查指导兼职档案员的档案收集、整理、归档和保管工作,发现问题及时解决。
2010年共收集、整理、归档2009年度档案7大类,1713件,65盒。其中文书档案1217件,31盒;医疗设备30套,394件,30盒;动力设备33件;基建档案4套,61件,4盒;实务档案9件;照片档案155组,388张;电子档案379件。全年借阅档案28人次142件,查阅档案23人次70件,复印档案资料105页,档案利用率为95%。
按照档案馆的工作计划,我院于2011年3月底完成了2010年度档案整理及归档工作,共计8大类,1740件302卷,85盒,归档齐全完整。其中文书档案1496件,31盒;医疗设备21套,156件,21盒;动力设备41件,1盒;基建档案8套,24件,8盒,实务档案23件;会计档案302卷(报表5卷,账簿22卷,凭证275卷);照片档案78组,215张;电子档案376件。全年借阅档案34人次32卷158件(未用1次1件);查阅档案32人次39卷61件(未用5次24件);复印111页,使用率91.38%。
2011年,我院完善了借阅、查阅、移交手续,上半年共借阅档案32人次3卷308件;查阅档案17人次5卷29件;复印106页,及时催办归还2次。
五、开发利用,发挥档案作用
我院积极推动档案的开发利用,为各科室档案资料的查阅提供及时的服务,每年续编《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》等材料。随着医院对以史为鉴认识的深入,我院加大对档案资源的开发利用,积极为医院、为科室、为临床提供准确信息,为科室发展提供信息资源,为医院决策提供详实依据,充分发挥档案管理作用,尽显档案管理价值。
六、认真落实,完成上级任务
2010~2011年我院按照区档案局的要求,积极开展各项工作,认真完成各类档案的收集、整理、立卷和归档工作,按时上报大事记、工作计划、工作总结、档案工作信息、档案工作统计年报等。按时参加区档案局组织的各类学习和培训,按时订阅档案年报,并认真阅读。2010~2011年共向档案局投稿8篇。
2011年,在中国共产党迎来建党90周年之际,我院组织、参加了多项庆祝活动,按照区档案局《关于认真做好庆祝中国共产党成立90周年活动档案工作的通知》要求,我院制定了各类文件材料收集方案,共收集文书档案17份、照片档案80张、音像档案1份,实物档案4件,为庆祝建党90周年提供档案服务1次,各项庆祝活动记录详实准确。
七、整改情况
针对2011年12月份区档案局行政执法检查中发现会计档案整理不规范的问题,我院按照区档案局的要求进行了及时整改,更换了档案盒,重新打印了卷内目录,并编辑了页码。
八、总结经验,明确工作目标
2010~2011年我院在区档案局的指导与支持下,圆满完成了医院档案管理工作任务,保障了我院各项工作的顺利开展。在今后的工作中,我们将以此次检查指导为契机,在加强医院档案科学化、系统化、信息化的管理上下功夫,不断提高档案工作管理水平,加快档案工作建设步伐,加大档案的开发利用,确保档案的保存安全,做好档案的保密工作,把档案管理与医院发展紧密结合,与医院改革紧密结合,与服务社会紧密结合,使我院档案管理工作迈上一个新的台阶。
医院
医院档案室工作计划 篇6
及对策建议思考
新医改背景下医院内部体制进行深刻的改革,医院档案管理也要适应新医改的政策,改进档案管理工作方法。在实际工作中,医院档案管理中存在着诸多问题,给医院的档案管理工作带来了许多困难。医院档案管理工作要适应新医改政策,就必须进行相应的改进工作,促进医院档案管理工作的完善和发展。
医院要适应新医改背景下的改革,就要重视档案管理工作。档案管理工作对医院经营状况的发展和改进有重要的作用,是医院运营发展的重要记录,加强档案管理工作,改进档案管理工作方法,能够使医院更加适应新医改的发展和革新,保证医院在新医改背景下顺利开展档案管理工作。
一、医院档案管理工作中存在的问题
(一)档案管理工作的受重视程度与其它工作存在差异
在新医改背景下,医院的管理人员和工作人员对档案管理工作的重视程度与其它工作存在差异。医院的档案管理工作中,现今的档案管理人员多为兼职,也缺少相关的硬件设施建设,相关档案在收集、整理和存档过程中经常出现存放不当、遗失、损坏等现象,影响了档案管理工作的效果,也使医院档案的利用率下降。新医改背景下医院的经营模式是医院改革中的重点,但是医院还没有真正意识到档案管理工作对医院的重要性,投入资金不足,在新医改中档案管理工作改革程度较低,导致档案管理工作人员积极性不高,在档案管理工作过程中又缺乏严格的工作程序,经常处于被动应付的状态,从而使档案管理质量低下,医院档案利用率低,难以发挥档案应有的作用。
(二)医院档案管理的工作模式不规范
新医改背景下,医院还没有建立相应的规范化管理工作模式,缺乏健全的管理模式和考核制度。部分档案管理人员的工作人员缺乏更高的工作素养和综合素质,受档案管理工作的特点的影响,缺乏量化管理的基础,在档案管理工作中,工作人员没有及时做好档案信息的收集、整理和存储,使得医院档案的利用率一直不高。
(三)医院档案管理人员缺乏专业素养培训
由于医院档案管理工作的职业门槛比较低,基础设施条件差,导致医院档案工作人员对档案的管理仅限于纸质档案信息的收集、整理和放置,或者电子信息化档案信息的录入和检索等,缺乏专业的管理手段,导致档案管理工作效率低下,不能满足新医改背景的相关要求。档案管理人员工作频繁变动,对医院档案的收集整理归档等缺乏了解,对工作环境和工作流程都不熟悉,影响到档案管理的工作质量,管理人员普遍缺乏专业知识和综合素质的培训,业务能力不熟练,也不能很好地适应现代化管理工作。
(四)医院缺乏对管理人员的专业培训
由于档案管理人员的入职门槛低,管理模式落后,医院的档案管理工作效率低下,档案利用率低。新医改背景下,医院档案管理的工作范围不断扩大,涉及到医院的各个科室,现今的医院档案管理一般使用信息技术和相关的档案管理软件,可以提高工作效率,降低工作量,也可以保证档案信息的安全和完整。因此在档案管理工作中,医院必须对档案管理人员进行专业培训,提高档案管理人员的工作责任感和专业素养,引进信息技术,使档案管理人员可以熟练掌握新的档案管理工作模式。
(五)不利于适应新医改的要求
现阶段,受新医改的影响,医院的医疗、行政体系都拥有一套完整的管理制度和规范,但是档案管理制度还不完善,医院还没有在档案管理的相关制度中作出具体的规定和要求,对档案管理缺乏统一的管理标准和模式,部分医院缺乏档案管理工作完整的考核制度,导致档案管理工作管理缺失,缺乏监督,使得医院档案管理工作无法适应新医改的要求,不利于医院在新医改背景下的发展。
二、新医改下医院档案管理的相关措施
(一)提高对医院档案管理工作的重视
新医改背景下,医院管理层要提高对档案管理工作的重视,明确档案管理工作对医院的良好发展和新医改的顺利推行的重要作用,将其纳入到医院新医改工作中来,强化档案管理意识,加大资金投入,改变医院上下对档案管理工作的认识。使医院的档案管理工作人员可以意识到自身的重要责任,能够有效完成自己的工作任务,及时做好医院各科室档案的收集整理工作,保证档案的真实和完整,使其按照顺序归档,便于档案的查询检索。在使用电子档案和数据库时,要及时录入新的档案信息,对原始资料做好整理,保证医院档案信息的安全性和保密性,提高工作效率。
(二)改善医院档案管理工作模式,健全医院档案管理制度
新医改背景下,医院可以改善档案管理工作模式,推行更加合理的管理制度,做出合理的人员安排,使工作人员各负其责,减少档案管理岗位上的兼职现象,档案管理逐渐条理化、规范化。在档案的收集管理等方面,医院也要制定完善的收集、整理和存储制度,规定各科室的原始档案信息及时整理并上交,减少原始档案的缺损和遗失现象,提高档案信息的利用率。明确档案管理人员的职责和工作范围,做好档案管理部门工作内容的指导和规范,与现代医院管理方式相结合,在医院中对档案的重要性进行宣传,转变思想观念,加强对档案信息的利用。定期对档案管理人员进行考核,将工作內容与奖惩机制挂钩,加大对档案管理工作的投入力度,建立医院各科室之间的信息共享机制,保证档案管理工作的规范化和制度化。
(三)开展档案管理人员培训工作
新医改背景下,信息技术逐渐进入档案管理工作中。档案管理人员要做好大量档案的整理工作,还要及时检索出有用的信息,就必须掌握专业的计算机技能。医院要定期开展档案管理人员的综合素质的培训工作,提高档案管理工作人员的责任感,提升他们的专业素养,及时向他们传授信息技术和数据库相关的知识,帮助他们学习先进的管理经验和工作模式。医院也可以聘请相关管理专业的人才,带动管理工作人员改工作方式,促进信息技术在档案管理工作中的深化。档案管理工作的效率与档案管理工作人员的专业水平和综合素养有很大关系。档案管理工作人员要及时更新知识,提高自身业务能力,医院要建立一支档案管理人才队伍,与时代发展接轨,不断创新,建立档案管理创新激励机制,建立更加科学高效的档案管理机制和人才培养机制。
(四)引进信息技术和现代化的管理方式
医院要提高档案管理工作的工作效率,改进档案管理的工作方式,就要引进信息技术对档案进行管理。加大相关软硬件等基础设施建设的投入,更新升级计算机的软硬件设施,定期更新防火墙和杀毒软件,注意档案的保密性和安全性。对档案信息进行数字化处理,既可以提高工作效率,减轻工作量,又可以节省档案储存的占地空间,使档案得到完好保存,便于查阅。促进工作管理方式的现代化改革,設置严格的考核制度,将责任落实在个人,各科室要重视档案管理工作中,做好原始资料的整理工作,设立科室中的档案管理工作。
(五)提高医院档案信息的利用率,加大基础设施建设
新医改背景下,医院可以扩大档案的利用领域,使档案管理的利用率不断提升。医院可以制定档案使用的不同等级的权限,在各科室开放档案使用,可以通过档案了解患者的个人信息和患病信息,各科室间要打破传统的壁垒,多进行沟通,加强科室间档案信息的联系,促进资源共享,患者也可以通过数据库查询自身的档案信息,了解自己的病症。制定严格的档案保管、检索和借阅程序,保存好借阅记录,在档案遗失或损毁后可以追责到人。各科室也要做好线上检索,利用信息共享平台,做出远程、快捷、全面地查询工作。档案管理人员也要积极深入实际的科室生活中,及时对档案进行收集和整理,了解档案中的内容和信息,找出档案中的缺陷并及时予以改正。医院要加强相关的基础设施建设,加大资金投入,引进先进的信息技术设备,设立独立的档案储存室,并做好设备的维护保养工作。对以往的纸质档案要做好存放工作,防潮防火,并及时向信息数据库中转移。引进必需的档案设计和数据库系统,营造信息化的档案管理环境,有效保证档案的安全性和完整性,使其适应新医改的要求[6]。建立完善的信息化档案管理体系,对各科室的档案文件进行统一的信息化管理,在医院内网中上传和分享资料,促进医院档案的利用效率,加强安全管理,定期杀毒和升级防火墙,增强档案信息系统的安全性。注意突发事件对档案管理的影响,预防为主,可以组织人员提前进行演练,应对档案信息安全问题,提高档案保存安全系数,减少档案遗失或损坏的因素。
(六)完善档案的收集、整理和归档流程
在新医改背景下,医院的档案载体也发生了变化,当下医院的原始档案包括手写病历、照片、录音录像和电子文件等等多种形式,为档案管理的收集、整理和归档提出了新的难题。档案信息的载体不同,更加容易遗失,也不便于管理人员的分类。档案管理人员要及时收集原始档案,减少原始档案的遗失和破损。收集档案后要在规定的时间内做好整理工作,分门别类进行整理和归档,对档案信息进行扫描、保存,并及时录入电子数据库。做好档案入档的责任机制,档案管理工作人员可以分别专门负责各自的科室,确保档案完整收集后,及时归档,科学分类,便于档案信息的检索。
三、结语
医院档案管理工作探析 篇7
一、目前医院档案管理工作的现状
目前很多医院档案管理部门对医院档案管理工作重要性认识不到位, 很多医院没有设置专职的档案管理人员, 采用兼职人员管理档案, 由于医院档案管理人员大多是兼职人员, 他们在做医院档案管理工作的同时, 还需要做其他的工作, 对诸如档案的收集、整理、归档以及装订等业务不熟悉, 加之, 有的医院档案管理人员的专业素质、理论水平及文化程度方面都存在着差异。即便是专业的医院档案管理人员, 也因为人数少、专业知识老旧、知识结构不够合理、低学历、无法保证与时俱进而很难应对当前的医院档案管理工作。与此同时, 因为大部分医院都不注重医院的档案管理工作, 极少为医院档案管理人员安排进修, 这就造成了医院档案管理人员对于现代的医院档案管理知识了解甚少;医院并未将医院档案管理人员业绩考核纳入医院的业绩考核工作之中;在医院人事档案管理中, 很多已经被解除劳工合同、辞退以及辞职的流动人员的相关档案并未能按时送到, 导致相关的档案并未能及时上交。甚至很多医院还存在私自保管流动人员的人事档案的行为, 因为没有良好的保管环境和规范, 所以经常造成相关人员的档案的损坏或者丢失, 相关的手续也不再完备。由于以上原因, 使得很多医院档案管理整体水平很低, 很难适应新形势下医院档案事业发展的要求。
二、加强医院档案管理工作的措施
(一) 加强宣传, 充分认识医院档案管理工作的重要性。加强《档案法》的宣传, 充分认识医院档案管理工作的重要性。提高医院有关领导对医院档案管理工作的重视程度, 提高他们管理医院档案的自觉性;加强培养医院档案管理人员档案管理意识。根据《档案法》中的有关规定, 各单位和企业在进行档案管理工作的时候, 需要进行统一的领导以及分级的管理, 以保证医院档案的完整和安全, 促进档案的利用。
(二) 完善管理制度, 构建科学的医院档案管理体系。严肃、条理性强是医院档案管理工作的特点。所以, 医院需要在不违反《档案法》、《医院卫生档案管理办法》的前提下, 结合自身的医院档案管理工作的实际情况, 制定一整套有关医院档案归档、保管、借阅、转交、保密以及销毁等各个工作环节方面的规章制度。通过规章制度保证各个医院科室都可以做好医院档案的收集、整理、保管、利用工作, 让医院档案的管理在每个工作环节上都可以做到有理有据、有规可循。此外, 还需要加强对医院档案管理工作的监督管理, 实行定期考核制度, 要保证考核绩效与档案真实管理的成绩相同, 不可以出现两者之间不对等的情况, 从而促进医院档案管理工作规范化发展。
(三) 加大资金投入, 确保医院档案管理方面的硬件设施建设。只有拥有完善的档案管理场所和先进的硬件设备, 才能保证医院档案收集、整理、利用等管理工作顺利开展。医院要根据国家档案部门的有关规定, 结合本医院的实际情况, 构建一个坚固程度高、高防火性、高度防潮的医院档案管理专用库房, 库房要求可以应对50年或者百年一遇的诸如地震、水灾等自然灾害;添置必要的档案装具, 医院档案柜应该以金属制品为主;购置应有的防护设施, 如空调、除湿和灭火设备;配备必要的计算机、打印机、复印机以及扫描仪等办公设备, 以保证医院现代化档案管理可以顺利进行。
(四) 改进服务方式, 确保医院档案信息资源的有效利用。为了确保证医院档案可以为医院医疗科研提供更多的有效信息, 医院档案管理人员能借助手中的医院档案信息资源为患者提供更好地服务, 就需要增强服务意识、更新服务观念, 对服务内容以及服务方式进行深化和优化, 以适应医院档案开发利用工作发展的需要。
(五) 加大培训力度, 增强医院档案管理人员专业化水平。组织医院的档案管理人员进行统一的培训和管理。在医院档案管理工作中, 医院档案管理人员的自身素质对于医院档案管理工作质量好坏与否产生着非常显著的影响。具体可以通过加强医院档案管理人员的业务培训, 多安排外出进修等方式, 以此提高医院档案管理人员的专业素养和水平;或者采用深入到医院临床方面, 采取面对面的方式了解当前医疗、科研、教学等方面对医院档案的需求, 不断地积累并分析相关的信息, 以此来促进医院档案管理水平的提高。
参考文献
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[2] .李婷花.谈医院档案管理中的几个问题[J].山西档案, 2009
[3] .张政.现代医院档案的转型与发展研究[J].医学信息学杂志, 2007.1
医院档案工作的现状与发展 篇8
【关键词】医院档案;档案现状;档案管理
【中图分类号】R197.3 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949(2014)08-0666-02
1医院档案工作的现状与发展
医院的档案管理工作是记录整个医院历史和知识的载体之一,档案内容包括文件所有患者及医院内部科研的资料管理、医院文化建设、医生履历管理、优秀案例及医学教学实践记录、学习和生活管理、人事关系档案管理、工作岗位基本情况及奖惩信息等方面的文字材料、声像、电子资料。医院档案记载与收录了全院医生和患者的大量最原始和可靠的信息。这些信息能够客观真实地反映医院的发展历程,成为医院不容忽视的信息资源,对医院的发展有着举足轻重的作用。另一方面,医院档案中还汇集了医院现有的各种知识成果,是医院建设中最珍贵的财富,有着很高的开发利用价值。对这些资料进行综合分析,能够从全局的角度了解医院工作等多方面的沿革和发展情况,帮助患者对自己的病情有更立体的认识。这能够为医院的进一步建设提供参考和客观依据,促进医院形象的建立以及价值观的引导。
医院档案的内容涉及医院从招聘医生、治疗的患者、到科研教学、日常管理等直接形成的对患者和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录,包括了档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。从工作特点的角度来看,档案管理工作和其他文献管理工作一样,包含了信息的录入、储存、处理、输出这样一个完整的信息传输过程,是一种信息控制系统。虽然针对不同的档案类型在管理上有不同的方法,但基本的要求是一致的。如我国医院档案管理工作的基本要求主要包括:完整性要求;安全性要求;科学性要求;规范性要求;经济性要求;现代化要求。
医院档案管理工作在最初采用的是较传统的人工管理模式。在人工管理模式下,经过长期积累产生的大量的信息与资料,会导致文件的归档和检索都非常的繁琐,当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就,是一个漫长的过程,它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析,做好具体的规划。因而,文档的更新和维护也存在着许多困难,在很大程度上制约了医院档案管理工作人员的工作效率。同时由于在这一过程中档案会接触到较多的主题,不利于档案保密工作的进行。而随着社会经济和科学技术的飞速发展,医院档案管理工作中开始融入了现代信息及网络技术。运用网络信息技术进行管理的现代化档案管理模式,通过初步的尝试和实践,展现出了传统的人工管理模式无法与之比拟的明显优势,例如检索的迅速、查找的方便、信息可靠性高、资料储存量大、档案保密性好、寿命长、成本低等,这些特点可以大幅地提升档案管理效率及利用工作的水平,降低人力、物力、财力的消耗,是医院档案管理正规化科学化的重要条件。
2医院档案工作的优化措施
目前,现代档案管理的一个发展方向是档案信息资源的共享,这在档案界已普遍达成共识。要实现档案信息资源的共享,其关键就在于具体的实施问题。医院本身就是一个信息源,而作为这一信息源管理部门的医院档案,应该更具有开放的意识,在建立信息网络化管理结构的同时,档案馆应对搞好档案专题信息数据库的建设给予足够的重视,强化档案的收集、归档等工作,提升档案资料的归档率、完整率、合格率。同时应加强医院的办公自动化,使信息化建设落到实处,从而进一步推动医院数字化档案馆的建设与完善。
2.1管理层加强档案意识
医院的管理层对档案管理工作应有足够的重视,成立以院长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,使工作人员有明确的工作依据,使档案管理工作能够顺利开展。
2.2提高专职管理人员的素质
启用档案专业或受过培训的档案工作人员,除了业务水平,还应重视档案工作人员的政治思想素质和职业道德修养。加强医院档案工作人员自身的业务素质,一方面积极参加医院档案业务培训,学习医院档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,学习运用现代化管理技术和先进技术设备,提升档案管理水平。
2.3扩大档案管理工作的基层宣传
积极向全体医院职工宣传医院档案管理工作的重要性,通过举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛等措施,来切实提高医院档案工作人员的服务意识,使医院档案管理工作受到各科室人员的重视和支持。医院各科(组、处)室可设兼职档案员,积极参与并配合医院开展档案管理工作,进行档案的收集、整理和归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。
2.4实现现代化的服务和管理
随着现代科学技术的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化的高科技手段提高医院档案管理工作的效率,使档案工作从落后的人工管理模式走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将医院档案管理信息及时提供给医院领导、各教研组和社会有关部门,提供便利的查阅和使用,提高档案资源的使用利用率,使他们切身体验到档案信息的利用价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
3结语
在知识经济当道的时代,医院档案信息管理和利用事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分,在社会和科技的发展进步中将产生不容小觑的重要作用,其地位正在日趋升高。然而目前医院在档案管理和利用中任存在诸多问题,没有得到很好的解决。当然医院的档案信息化建设不可能一蹴而就,是一个漫长的过程,它要求对实施的各个环节进行深入综合的分析,做好具体的规划。这就使得医院的档案管理模式和档案管理的工作人员都面临更新更严峻的挑战。因此,医院的管理层和各档案部门应当从加强档案意识,树立新的档案观念入手,以提高档案管理工作人员的素质为根本,实现科学化和现代化的医院档案管理,加大开发档案信息资源的力度,使其能够真正为知识经济而服务,使档案管理工作充分发挥其应有的社会和经济效益。
参看文献
[1] 缪正宇. 浅谈医院档案管理工作[J]. 丽水学院学报. 2012, (06)[2] 卢志兰. 医院档案管理特点、现状、对策[J]. 魅力中国, 2011, (71)[3] 王燕萍. 醫院档案的管理和利用[J]. 南昌高专学报. 2013, (01)
[4] 王冰冰. 医院数字档案馆建设和利用状况浅析[J]. 中国科技博览. 2010, (33)
医院档案室工作计划 篇9
3应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理的优势
3.1有利于将档案进行归档
在医院综合档案室档案管理工作过程中,通过应用计算机技术能够更加方便的进行档案信息的收集工作。医院综合档案室的工作人员通过使用计算机,能够快速的对收集到的档案信息进行整理和核对,对收集到的各部门的文件能够展开定期的资料采集、资料归档,各个部门也可以把重要的电子文件利用计算机向档案室进行发送,省去了一些不必要的麻烦,同时也能够保证档案信息的完整性、齐全性、时效性。
3.2有利于各部门间的资源共享
通过应用计算机技术能够实现医院档案资料的共享,综合档案室工作人员将已开放的档案信息资源放到公共平台中,例如档案卷宗、信息数据库、目录等,通过建立专门的检索入口进入到档案信息库中,其他有需要浏览的可以直接通过计算机进行查阅。
4应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理功能
4.1医院综合档案管理系统的实现
医院综合档案管理系统基于IE6-IE10版本的B/S模式,采用Oracle数据库技术,利用JavaScript和ActiveX语言实现系统开发,该系统是区档案局数字档案系统的一部分,融入政府政务平台,通过客户端电脑的浏览器输入用户名和密码登陆该系统。在医院综合档案管理系统中,主要分为七大模块,根据前述档案分类办法,选择页面左侧目录树中相应类别档案,分别通过这七大模块对其进行全流程管理,友好的界面降低了使用者的操作难度。档案收集模块。该模块中,通过电子公文采集,实现对各相关单位通过政务平台发送给医院的相关文件资料在线抓取收集,相应目录条自动挂接电子全文。在收发文登记功能下,通过平时的收发文管理,将数据直接转化为档案数据,即实现了医院办公收发文与档案转化功能的合并。各科室每年初编制的上年EXCEL格式档案目录,通过目录导入项,接收入系统数据库。同时也可导入本系统生成的相关DBF数据。最后通过全文导入功能,对电子文件进行与目录挂接的全文导入,支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。档案整理模块。通过综合档案模块,对前述档案收集模块收集的归档数据进行新增、修改、批量修改、删除、装盒、生成档号、断号查询、加锁、导出EXCEL等操作。而已加锁的数据需修改操作时,点击数据解锁按钮解锁。对档案盒进行修改、删除、拆盒、打印盒内备考表、打印盒内文件目录、打印盒内文件目录封面等操作可通过盒管理功能实现。系统中已收集整理但未上报上级档案馆的数据,通过编目打印功能,选择相应表格类型,进行相应表格的自动生成、预览、打印、另存和修改。数据维护项,则可对系统中所有数据进行修改、重复数据检测、批量修改等操作,已上报上级档案馆的条目不允许修改。回收站临时存储被删除的文件,可进行恢复或彻底删除。检索利用模块。该项功能下,可选择采用模糊查询方式,用支持电子全文检索的一体化检索查询档案,或者根据自定义条件进行条件检索,还可对同时满足多项条件的数据进行自定义检索。利用管理模块。此模块通过对“借阅申请审批单”的新增、修改、删除、标记借阅完毕、打印等功能实现对档案借阅利用的管理。档案鉴定模块。对到达移交或销毁期限的档案,进行保管期限重新鉴定,即到期鉴定。而对档案的公开方式,则通过开放鉴定功能实现。
4.2库存传统医院档案的数字化转化
医院档案管理制度 篇10
一、档案保密:
l、认真学习、宣传贯彻执行《保密法》;对保密文件、资料、档案的划分,密级的变更,必须按国家有关制度和规定处理。
2、严格执行保密文件、资料、档案的查、借阅审批手续,并只限于在阅文室内阅读,不得私自抄录或拍照,更不得带回家。
3、保密文件、资料、档案阅读完毕,应交保密员存放在专柜内,妥善保管,以防丢失、泄密事件的发生。
4、要对全体干部职工进行保密教育,并对“三密”文件、资料定期清理,重点保护。
5、对造成失、泄密的科室和个人,应追究其责任,并视其情节轻重,给予必要处罚。
二、档案保管:
l、机关全部档案必须由中心档案室集中统一保管,任何人不得据为己有。
2、加强库房管理,做好防盗窃、防火、防潮、防晒、防尘、防有害气体和微生物的侵蚀等工作,做好库房内温、湿度测记,保持室内合理温度。
3、严禁无关人员进入档案库房。
4、室藏档案应排列整齐有序,并定期进行清理,核对工作,做到目录与室藏档案相符。
5、严格按档案管理的规定履行档案移交、接收等手续。
6、认真做好档案的鉴定工作,不得擅自销毁档案,如需销毁,首先编制销毁清册,由鉴定小组批准鉴定,在有人监销的情况下,方能销毁。
7、档案保管不善造成毁册和丢失,要追究有关人员法律责任并予以处罚。
三、档案利用:
l、凡因公需到档案室利用档案的,必须填写使用登记,外单位利用者,必须持单位介绍信或有关证件,经院领导批准后方可使用。
2、档案原则上不外借,利用者可在阅文室查阅,特殊情况需要借出者,必须经分管院领导批准,并办理借阅手续,外借时间不得超过三天。
3、档案利用者必须爱护档案,严禁画杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散档案资料,否则,按《档案法》的有关规定追究责任。
4、档案工作人员要热情招待档案利用者,准确迅速地调出利用者所需档案,同时,要认真做好查阅档案的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果。
5、“三密”文件借阅范围要从严掌握,必须借阅时,要经分管领导批准。
四、档案的借、传阅:
1、借阅和传阅文件,要办理登记手续,退还文件要办理注销手续。
2、对档案或文件进行翻拍或复制要经院办同意,任何科室或个人不得自行复印或传阅,复印件视同正式件一样管理,如系秘密材料应加盖档案号章并注明材料的出版社和依据。
3、利用者应精心爱护和妥善保管档案,不得在上画线条,作标记,不得涂改,玷污,拆散档案,未经允许不得转借他人或携带外出。
4、一般文件一周内归还,几个科室合办的文件两周内归还,特殊情况要办理续借手续。
5、个人不得查阅涉及本人有关问题的档案,如需查证可通过有关职能部门审档。
6、上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意后方可查阅,如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
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