档案文件

档案文件（精选12篇）

档案文件 篇1

社会文明之初, 我们对万事万物的认识都是单一的。文件与档案这些概念并未在人类诞生的一开始就存在。不要说这些细化的概念, 在远古时候, 档案与图书都是不加区别的。故而很多学者都认同档案与图书是同根同源的。随着人类社会文明的进步, 我们开始对事物的认知有了概念化、细致化的深度认识。

一、“档案”是否产生于“文件”

文件与档案的关系在档案界里普遍认可的较经典的表述是:“文件是档案的前身, 档案是文件的归宿;文件是档案的基础, 档案是文件的精华;文件是档案的细胞, 档案是文件的组合。”[1]7从这简明扼要的概括可分析得出, 在档案界人们普遍认同档案产生于文件。当然在不同的国家, 不同的学者对于这个观点必定存在争议。比如, 意大利等拉丁语系国家所用的术语概念, 其特点是将所有的文件都称为“档案”, 但因运动阶段不同又将其分别称为“现行档案”、“暂存档案”和“历史档案”等。他们普遍认为文件与档案同为一物, 并无产生先后之别。而德国等日耳曼语系国家所用的概念, 其中, 只有运动至最后阶段交档案馆永久保存的文件, 才被称为“档案”。同时, 同一国家的不同学者也会有不同的观点。如刘东斌先生所撰《档案本质属性新论》 (《档案管理》2001年第3期) 在“档案与文件关系的新认识”这一节中写道:“实际上档案不是由文件转化的, 文件也不是档案的前身, 而档案形成在前, 文件形成在后, 文件只是档案的复制件, 档案与文件的关系是复制与被复制的关系。”[2]12如此观点, 可谓让人读来有耳目一新之感, 但笔者不敢苟同。

二、文件转化为档案需要一定条件

事实上, 不是所有的文件都可最终转化为档案。文件要转化为档案有三个条件的要求:“ (1) 现时使用完毕或办理完毕的文件, 才能归档; (2) 对日后实际工作和科研具有一定查考利用价值的文件才有必要作为归档保存; (3) 按照一定规律集中保存起来的文件才能最终成为档案。”[3]4也就是说, 档案是由文件有条件地转化而来, 档案和文件之间是既有联系又是有区别的。

从文件生命周期理论的角度可能更易于理解文件与档案的关系是可转化关系。文件生命周期理论是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论, 主要研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程。它对文件和档案的运动过程及其规律进行了科学抽象和相对客观的描述。

文件生命周期理论强调, 文件的整体运动过程具有阶段性特征。引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化。美国著名档案学者谢伦伯格阐述的“双重价值”即我们通常所说的文件的第一价值和第二价值, 便是对文件价值形态变化的很好诠释。一般而言, 我们都认为当文件实现其第二价值时, 才将其称为档案, 它需要经过一个价值形态的变化过程。

三、在文件与档案的定义之下分析二者的关系

文件与档案的关系究竟是怎样的?名位学者的表述仁者见仁, 智者见智。争论较多的观点有: (1) “文件”与“档案”是同一事物, 不同概念; (2) “文件”与“档案”是处于不同阶段的同一事物; (3) “文件”与“档案”是两种不同性质的事物。当然, 还有观点略微偏颇的“文件是档案的复制件”等。

在文件与档案关系这一问题上, 我们对文件与档案的定义是如何界定的, 文件与档案的关系便会产生很大的不同。

1.“文件”与“档案”的定义。

在中国《档案学词典》里, “文件”这一定义有广义与狭义之分, 其表述分别为:“广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料;狭义仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整式和处理程序的公文。”[4]20中国《档案学词典》对“档案”这一概念的描述为:“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。”[4]20

2. 讨论因不同概念产生不同的对应关系。

(1) 狭义“文件”与狭义“档案”的对应关系。由于文件与档案有广、狭义之分, 那么我们在分析文件与档案的关系时, 就不能简单地将其描述为交叉关系或包含关系等, 而应从其定义上做准确界定, 然后对其关系表述进行具体分析。从狭义的“文件”与“档案”的定义进行分析。狭义的“文件”这一定义其落脚点着眼于公文。也就是说, 它的主要记录方式必须是文字;其形成主体为法定的机关事业单位;多产生于公务性活动之中;程式性特点非常明显, 强调文件的行政及法律效用。所以说, 狭义的“文件”也一般称之为公文或文书。狭义的“档案”我们通常所指仅是文书档案, 主要看重其是否具有历史保存价值。由此可见, 狭义的“文件”与“档案”间的关系谓之同一事物间的相互转化关系便不再费解。 (2) 广义“文件”与广义“档案”对应关系。对广义的“文件”与“档案”概念分别进行分析。广义的“文件”这一概念把落脚点放在记录信息的一切材料上。也就是说, 它不再拘泥于是否是纸质的载体形式;着重强调文件的信息属性及价值属性, 对于形成主体及产生范围并不限定;其主要特点是非程式性。可见, 广义的“文件”与广义的“档案”之间也存在着转化关系, 也属同一事物在特定阶段的可相互转化关系。 (3) 如果文件与档案的概念不是广义对广义, 狭义对狭义, 那么便会很容易得出这样的结论:当我们把着眼点放在广义的“文件”概念与狭义的“档案”概念上, 便会得到文件与档案间的关系是文件包含档案。当我们把视角放在狭义的“文件”与广义的“档案”定义上时, 便会得到文件与档案间的关系是交叉关系。无论是包含关系还是交叉关系都不是对文件与档案关系的正确界定。只有当我们探讨的对象是界定在相对应的同一定义下时, 我们才能够得出相对正确的结论。

四、在广义的文件定义下看两者间的关系

虽然对文件与档案这些概念, 不同的国家都是根据本国国情所界定出的含义, 但我们考虑问题时有必要站在国际立场上去探讨, 这样才能使我国的学术观点与国际接轨。

1997年国际档案理事会对“文件”一词的定义:“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息, 该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成, 而不管其形式和载体如何。”[5]29对于文件的广义定义, 世界各国都是普遍接受并予以承认的。否则, 文件生命周期理论也不会受到诸多国家的推崇。通过文件生命周期理论我们很容易得到共识:文件在现行使命结束后, 具有社会价值的那部分再经过鉴定、整理、归档, 从而最终可成为档案。

文件是档案的前身, 就如同一个人要经历孩童、少年、青年、中年、老年一样, 档案成了文件的最终归宿之一。文件与档案始终是同一个事物, 只是由于自身价值形态的变化, 文件的价值才开始由第一价值向第二价值转化, 而文件在发挥第二价值时, 它的保管场所、作用及称谓也随之发生变化, 我们通常将其称为“档案”, 以示区别。

当然, 档案对文件的继承是条件性的继承。在政府信息公开的时代背景下, 为什么“现行文件阅览中心”大多会选择设在档案馆内?笔者认为, 主要是由于开放对象的同源性, 才使得档案部门具备了成功组建“现行文件阅览中心”的优势, 可以承担现行文件的开放任务。这从一个侧面反映出, 文件与档案关系甚密, 同为一物。在广义的文件定义之下, 我们来探讨文件与档案的定义, 便不难理解档案与文件之间的关系是同一事物在特定条件下的转化关系。

档案这门学科本就是一门应用型的交叉学科。这就决定了在实际工作中必然会遇到牵涉多门学科的现象。对于同一事物它可作为档案保管于档案馆, 亦可作为文物保存于博物馆。同一事物它既已作为公文, 公之于众, 又将要作为档案尘封保存。然而, 这些不过是实际工作中的特殊现象, 我们理应求同存异。

我们应该从文件整个运动进程来判定文件与档案之间的关系, 从而得出客观、正确的结论:档案是由文件转化而来的;档案不过是广义文件在不同运动阶段上价值形态变化的表现形式。

参考文献

[1]黄霄羽.系统思维考察下文件与档案的关系[J].浙江档案, 2000 (10) .

[2]焦振, 樊小伟.再论档案与文件的关系——同刘东斌先生商榷[J].档案管理, 2004 (5) .

[3]齐桂秋, 李玉滨.关于文件与档案关系的再认识[J].兰台内外, 2008 (2) .

[4]杨雯, 张北建, 于梅.文件与档案关系再探析[J].档案学研究, 2004 (5) .

[5]李佩仑.档案的基本概念与文件、档案关系问题新解[J].兰台世界, 2011 (11) .

档案文件 篇2

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息;培训记录;标准化系统评价报告;事故调查报告;检查、整改记录;职业卫生检查与监护记录;安全生产会议记录;安全活动记录;法定检测记录;关键设备设施档案;应急演习信息;承包商和供应商信息;维护和校验记录;技术图纸;人员资格证;安全评价报告等。

3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.10外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的.要译出标题后归档。

3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

3.12归档范围及保管期限

3.13归档时间：

(1)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

(2)凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

(3)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

(4)工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

(5)每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

(6)电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

(7)荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

(8)声像档案在每次活动结束后整理归档。

(9)相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。

(10)外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

(11)变更、修改、补充的文件材料随进归档。

(12)公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

(13)公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.14档案查(借)阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

(1)凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

(2)本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

(3)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

(4)外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

(5)凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

3.15档案的保密制度

(1)凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

(2)非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

(3)全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

(4)凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

(5)查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

(6)档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

(7)定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

3.16行政部管理制度

(1)档案存入检查：

1)档案出入行政部要清点、登记。

2)定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

(2)行政部管理：

1)行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2)档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3)行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。

4)避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5)行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8)行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9)做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10)建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

3.17档案鉴定、销毁制度

(1)根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

(2)保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

(3)从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

(4)档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

(5)销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.18档案工作人员岗位职责

(1)认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

(2)负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

(3)积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

(4)做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

(5)严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

“文件是档案的复制件”质疑 篇3

摘要：本文主要从《论档案形成在前》有关论述存在问题、文件与档案形成的不同过程、对举证的历史记载存在错误认识等几方面对“文件是档案的复制件”提出了质疑。

关健词：档案文件复制件

《档案管理》2007年第2期刊载刘东斌先生的《论档案形成在前》一文(以下简称刘文)，读后受益匪浅，但对刘文中有关“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”的观点有不同的看法，以期与刘东斌先生商榷。

1从刘文有关论述分析，文件是档案的复制件的观点是不成立的

刘文在论述档案形成在前的过程中，就“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”问题作了专门论述，并提出了三项理由。那么，刘文提出的三项理由是否成立呢?我们不妨对其三项理由作一分析：其第一个理由中有这样一段论述：“一般情况下档案形成后(文件定稿经签发印制成文后)，就将档案(文件定稿、发文签、印制的文件)存档保存。”笔者从刘文的论述中可以了解到：档案的形成时间是由文件定稿经签发印制成文：档案的构成包括文件定稿、发文签、印制的文件。也就是说，无论是从档案的形成，或是档案的构成来看，印制的文件就是档案。那么，既然印制的文件就是档案，何来文件是档案的复制件呢?如果刘文认为档案只是原始历史记录——文件定稿，而不包括印制的文件，那么，刘文的这段论述就是错误的，是自相矛盾的。因此，刘文提出的文件是档案复制件的第一个理由是不成立的。其第二个理由是“档案是唯一的，而文件则有众多复制件”。首先，从逻辑学角度来说，档案是唯一的，与文件有众多復制件之间并不存在逻辑关系，也导不出文件是档案复制件的结论：其次，档案的唯一性是相对的，并不是所有的档案都是唯一的。如中美上海联合公报，同一个公报，有中文版，又有英文版，并经双方领导人在对方文件上相互签字后生效，文件的底稿是无法律效力的，谁能说中文版的是档案，英文版的是复制件，或者英文版的是档案，中文版的是复制件呢?现实社会中这样的例子还有很多，如国与国之间边界勘查形成的文件，国与国之间形成的外交文件，商务活动中形成的合同文件等。第三，刘文认为，档案的唯一性主要是文件的定稿是唯一的，只有一份，是孤本，所以文件的定稿才是档案，而文件则是文件定稿的复制件。刘文的这一观点有点以偏盖全，现实生活中，一些文件的定稿是没有法律效力的，并不能作为以后的办事依据，也起不到应有的凭证作用，如国与国之间缔结的各种条约性外交文件，其具有法律效力的只有国与国之间的代表相互签字的正式文件，才具有法律效力，而正式文件的定稿是没有法律效力的，把具有法律效力的正式文件看作是没有法律效力的定稿的复制件显然是不正确的。由此来看，刘文提出的文件是档案的复制件的第二个理由也是不成立的。刘文提出的第三个理由是“档案作为记忆工具，记录着其形成的全部过程，而文件不具备这种功能”，“文件所承载的内容只是定稿的内容，最多还有签发人的名字”。刘文第三个理由的错误是没有用同一个角度来分析档案与文件的形成过程，在论述档案的记录性时用档案逐步形成的观点，在论述文件时用的只是文件形成的结果，割裂了文件逐步形成的过程。现实生活中，文件的形成也正是从文件的底稿、定稿逐步形成的，因此才有文件的起草、文件的定稿等称谓。文件的底稿、定稿与正式文件在文书处理阶段是一个整体，所以在归档时也常常把文件的定稿与正式文件作为“一件”来保存，只有全面、正确地理解“件”的概念，才能正确地把握文件具有记录性功能的特性。如果我们用刘文审视文件的观点来审视档案，同样能得出档案没有记录其全部过程的结果：文件的定稿能记录文件的用印过程吗?能记录文件的版头、版式情况吗能记录文件的用字大小、字体行间距情况吗?文件的一稿、二稿能记录文件定稿的情况吗，能记录领导签发的情况吗?《物权法》定稿能记录《物权法》正式文本的版式、用印、用纸、用字情况吗?严格说《物权法》定稿不仅不能反映《物权法》正式文本的情况，而且也不能直接反映《物权法》定稿以前的审议情况。它只能反映《物权法》审议的结果，并不反映审议的过程。综上所述，笔者认为，刘文有关文件是档案的复制件的观点是不成立的。

2从历史记载角度看，文件是档案的复制件的观点也是不成立的

为说明文件是档案的复制件，刘文从历史角度进行了分析，并列举历史记载加以佐证。那么，刘文列举的几则历史记载能说明文件是档案的复制件吗?下面就刘文列举的几则历史记载作一分析：刘文中列举的第一个历史记载是《周礼》“凡邦之大盟约，涖其盟书，而登之于天府。大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之”。并分析认为“国家大盟约(档案)要存放到天府(档案馆)，并将盟约(档案)复制成盟约文件发给‘大史、内史、司会及六官，分别保管，践约执行”。笔者通过查阅有关资料发现，刘文对《周礼》中记载的史实存在理解上的错误：首先“大盟约”不是指档案。从汉语发展史上看，我国古代汉语词汇是以单音词为主，有些单音词组与现代汉语中的词汇虽然相同，但并不是现在复音词的意思。如古文中的“妻子”是指妻子和儿女，“朋友”是指“朋”和“友”。因此《周礼》原文中的“盟约”并不是现在所指的盟约，而是指会盟时的承诺。现在所指的盟约古时称载书，或者简称“载”和“书”。其次，《周礼》原文中的“盟书”也不是原件。据杨伯俊《春秋左传注》卷一，隐公注解：“盟法，先齿地为坎(穴、洞)，以牛、羊或马为牲，杀于其上，割牲左耳，以盘盛之，取其血，以敦盛之，读盟约(古谓之载书，亦省称载或书)，以告神，然后参加盟会者一一微饮血，古人谓之歃血，歃血毕，加盟约正本于牲上埋之，副本则与盟者各持归藏之”。也就是说，《周礼》中记载的盟书只能是文件而不是刘文所谓的“档案”。第三，根据杨伯俊有关“盟法”的注解可知：周时大国之间会盟时，先行商议会盟事项，形成会盟文件——载书，然后根据会盟国多少复制载书，分发会盟各国带回归档。而文件的正本(载书)则随祭品一同埋掉以示神灵。也就是说，各国带回的盟书是会盟文件的副本，是文件对文件的复制，而不是文件对档案的复制。第四，‘大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之”的是盟书的副本的复制本，也是文件对文件的复制，而不是文件对档案的复制。刘文列举的第二个历史记载是《周礼》“司民，掌万民之数，自生齿以上，皆书于版……献其数于王，王拜受之，登与天府，内史、司会、冢宰贰之，以赞王治。”这段历

史记载恰恰说明司民将人口基本情况制成公文——简牍后，才呈报给君王，君王拜受后才将简牍登记并作为档案存入天府的。而内史、司会、冢宰“贰之”的是简牍的副本，而不是档案的复制件。其实，如果从周朝实行的公文正副本制度来诠释这段历史记载，则更容易理解。周王朝时，为满足其统治需要，公文实行正副本制度，即公文形成后。要根据需要制作公文副本。本机关和史官各存一份副本，正本定期报送宗庙或天府保存。也就是说，周王朝各机关及地方郡国形成的公文——简牍在呈报君王归档之前就已经有了副本。因此说，这段历史记载并不能证明文件是档案的复制件。刘文列举的第三个历史记载是《旧唐书》“凡尚书省施行制敕，案成则给程以抄之。若急速者，不出其日，凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日纳诸库”。这段历史记载分明说的是公文(敕、文案)的制作过程及制作程序，那来的文件是档案的复制件的内容，“案成则给程以抄之”是说皇帝的诏令拟制完成后，就给程以抄之，形成“敕”的副本，不正说明公文在纳入“诸库”之前就已有了正、副本吗?刘文以此来说明文件是档案的复制件着实有点牵强。刘文列举的第四个历史记载是《理会架阁札子》“应令逐案承受文字，已结绝及无行遣，限三日发送上簿，接续结押。”这段历史记载的重点应是“结绝及无行遣”公文材料的处理，“已结绝及无行遣”是指已办理和不需要发送的公文材料，应在三日内移交归档。并没有说文件是档案的复制件。刘文认为“三日办理完毕的不可能是文件，只能完成档案复制件的工作”的结论，其实是对此段记载的错误理解，此段历史记载中的“限三日”是有前提条件的，这个前提条件也十分明确，即“已结绝及无行遣”，并不是指所有公文限三日内移交归档，此段历史记载也进一步证明，公文在归档之前已经存在，公文转化为档案是有一定条件的，文件并不是档案的复制件。综上分析，刘文对其举证的四例历史记载存在着错误理解和认识，四例历史记载不仅没有直接或間接证明文件是档案的复制件，反而进一步证实了公务文书档案是由公务文件转化而来的观点，因此，文件是档案的复制件的观点是不正确的。

3从档案与文件的形成看，文件是档案复制件的观点是不正确的

档案是原始的历史记录，档案是不可以起草、修改的，应当是档案界所公认的事实。因为人们只能起草、修改原始记录，而不能穿越历史时空去起草、修改原始的历史记录。由此可以看出，档案是人类对已有的原始历史记录(包括文件)有意识保存的结果。也就是说，没有人类对已有原始历史记录的主观作用便没有档案，档案是由各种原始历史记录转化而来的。比如，现实生活中，我们把归档后的各种形式、不同载体的原始记录称作档案，把没有归档的各种形式、不同载体的原始记录称作文件、数据、材料、资料、文物、文献等，就是对档案的正确认识，也被社会各界所认可。而档案的原始记录性则来源于被其转化的已有的原始记录。人们的主观作用只是按照法定的归档程序去接收、整理、保管应归档的原始历史记录，是不允许对已归档的已有原始历史记录作内容和形式上的修改的，这种主观作用只是对已有原始历史记录物理运动形态的改变和概念上的升华，并没有改变已有原始历史记录的内容和自身形态。人类这种通过主观作用使事物性质与概念升华的例子是普遍存在的。如。人类把自己生产的产品通过交换变成商品：把自己的物质遗存通过时间的沉淀升华为文物：把一般工人通过评选成为劳动模范、先进工作者等，而商品、文物、先进工作者并不是一开始就有的，如果没有产品、物质遗存、一般工人，商品、文物、先进工作也就根本不会存在。如果按照刘文“档案是原始的历史记录，记录着档案形成的全部过程，档案一形成就是档案”观点，则档案是可以起草修改的，人类的社会活动是从起草档案、修改档案开始的，纸质、电子档案一经形成就是档案，无需归档，也无论放在什么地方，这些无需法定机构和法定程序归档保存的可以起草、修改的档案就是人类社会活动的原始历史记录。对于这样的档案。不知怎样去保证它的原始记录性?档案还具有凭证性价值吗?档案馆还有存在的必要吗?世界上又有谁能够起草原始的历史记录呢?除非这个人能够穿越历史时空，回到历史的某个片段，才能创造历史记录。既使是这样，那么这个人所记录的也仍然是那个历史片段的原始记录，而不是原始的历史记录。因为人只能起草原始记录，而不能起草原始的历史记录。而文件则不同，文件作为法定机关、团体等单位形成的具有完整体式和处理程序的公文，记录、传递并存储着其公务活动中形成的各种信息，是机关、团体等单位行使职能活动的最为原始的记录。这些原始记录是机关、团体等单位在行使职能活动中自然形成的“伴生物”，并首先以不同种类的文件形式出现。在文件形成的过程中，人们可以根据需要起草文件、修改文件直至形成正式文件，也可以根据需要对文件进行翻印和复制。人们起草、修改、制发文件的动机首先是为了满足当前行使职能的需要，而不是专门为形成原始的历史记录。就是有些专门为记录而形成的文件(如会议纪要)，也是首先为了行使职能，然后才归档保存。因此，机关、团体等单位行使职能活动的原始记录首先是以各类文件的形式出现，然后才是经过法定的文件处理程序和归档程序，使文件所承载的原始记录内容和自身形态固定化，由可更改性转变为不可更改性，进而转化为具有档案特征的原始历史记录。综上所述，从档案与文件的形成看，文件与档案都是原始记录。文件是机关、团体等单位在其行使职能活动中自然形成的“伴生物”，这种“伴生物”首先以不同种类的文件形式而不是档案形式出现，是可以起草、修改的。档案是人类活动中有意识保存的已有原始历史记录，是不可以起草、修改的。没有已有的原始记录，就不可能有档案。档案所具有的原始记录性来源于被转化的已有原始记录，是对已有原始记录的原始记录性的继承。因此，文件与档案的区别在于：文件是原始记录，而档案是原始的历史记录。作为原始记录的文件，不可能是“转化物”档案——原始历史记录的复制件。所以，文件是档案复制件的观点是不正确的。

4结束语

档案文件 篇4

一、“大文件”概念论述

大文件概念最早是由陈兆祦先生提出的。早在1986年出版的《档案管理学》一书中,陈先生就提出,“首先,要确定档案属于文件”。这就奠定了大文件概念的基础。1987年陈先生在一篇论文中就明确指出,“文件是一个大概念”。后来,学术界有“大文件概念”、“大文件观”、“大文件观念”、“大文件理论”、“文件论”等提法。[1]28目前学术界对“大文件”概念有两种观点:一是“大文件”概念实际上等于广义文件概念,或者是“广义文件”概念的通俗说法。二是“大文件”概念的含义实际上与“广义文件”概念不相同。

产生这种矛盾的原因在于学术界对“广义文件”概念的理解不统一造成。2000年颁布的中华人民共和国《档案工作基本术语》 对文件给出的定义为:国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。从普遍理解看, 文件是档案的前身,档案是文件的归宿,文件和档案是同一事物的不同发展阶段。而有些学者在“文件生命周期”理论传入中国后,将“文件生命周期”理论与我国的“广义文件”相结合,把“文件生命周期”本土化为“广义文件”概念,而“大文件”概念的内涵可用一句话来概括,即是指在其整个运动过程中(从文件的形成到销毁或永久保存),不论其价值形态如何的各种记录材料[2]11。这里 “大文件”概念将档案归入文件范畴,档案属于文件,文件和档案之间不再是并列关系而是包含关系。

二“、大档案”概念论述

“大档案”是时代的产物,其产生有特定的时代背景。20世纪80年代,我国档案利用的修史修志高潮退却,档案馆一直处于冷清状态。与之相反,同属信息行业的图书情报等部门的工作却如火如荼地进行着,于是档案界学者和工作者提出了“大档案”观念。什么是“大档案”?孙嘉焯认为,很难就给“大档案”下一个准确的定义,但是凡是与档案工作有直接关系的、档案部门参与后能促进其发展的有关工作,都可划为“大档案”的范畴[3]15。魏勤政认为,所谓“大档案”,指的是一个城市、一个地区的全部对国家和社会有保存价值的档案。其相对的概念“小档案”,是指综合档案馆保存的档案及按传统观念应进馆保存的档案[4]30。这里所说的“大档案”,不仅仅指传统概念上的档案,还把一般不认为是档案的东西,如各种历史材料、图书报刊,以及礼品、奖杯等实物归纳入“大档案”的范畴里,扩大了档案的外延。

“大档案”的概念内涵,最初仅仅是档案范围的扩展,后来人们脱离具体的实践背景,尤其是档案界学者“望文生义”,简单地把“大档案”理解为“大”的档案范围。目前,关于“大档案”的论述, , 主要是为了树立一种实践思维,即建立“大档案”管理体制,改革和调整国家档案资源的归属和流向,使专业档案馆的多头管理、 、 分散管理变为集中统一管理,强化档案局在行政管理中的主体地位,逐步将属于国家所有的重要专业档案全部集中到各级档案馆,统一向社会提供服务[5]14。

三、对档案概念泛化的认识

我们说“大文件”概念、“大档案”概念是对传统“档案”概念的一种泛化理解。那么,传统的“档案”概念是什么?怎么理解“泛化”?还有为什么会出现泛化现象?

人们在社会实践中,对档案的认识不断加深,逐步形成档案的概念。在我国,我们所认为的传统的档案概念来自于《中华人民共和国档案法》中的档案定义,即档案是过去和现在的国家机构、 、 社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、 、 声像等不同形式的历史记录。从来源看,档案来自国家机构、社会组织和个人;从形成看,档案由文书转化而来;从形式来看,档案包括文字、图表、声像等不同形式;从内容来看,档案包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等各类;从价值来看,档案是对国家和社会有保存价值的历史记录。

笔者认为“大文件”、“大档案”概念是对档案概念的泛化认识。那么,首先我们就要明白什么是概念的泛化。所谓概念的泛化,是指某一概念的应用对象的范围逐步扩大,也就是内涵限定范围增大而导致概念的外延扩大的过程[6]64。徐欣云在专门研究了档案“泛化”现象后,从档案概念、工作和学术上界定了档案 “泛化”现象。她认为,在档案概念上,表现为档案界和社会大众对“档案”概念偏离传统的使用,是对传统档案概念的延伸、扩张或借用,并保持与传统“档案”语义的关联度;在学术上既表现为学术外延的积极拓展,也是档案学术核心弱化或去档案化的表现;在档案工作上,“泛化”则体现为,档案工作制度理想和档案工作现实的落差,从而使得档案工作边缘模糊不清,导致某些档案被疏忽而边缘化或“泛化”[7]3。“大文件”概念扩充了档案的范围,认为档案是文件的一部分,文件和档案不再是同一事物的不同发展阶段,而是包含与被包含的关系,这种表述是粗糙且不严谨的,是对传统档案体系中的文件概念的“泛化”认识;“大档案” 概念是对档案概念外延的拓展,把以前不被当作档案的纳入档案范畴,造成“泛档案”现象。“大文件”、“大档案”的概念外延即偏离了传统的档案概念,在档案概念的基础上对档案内涵进行了延伸和扩张。

其实,不仅“大文件”、“大档案”泛化了档案概念,前些年档案界热议的“口述档案”、“实物档案”实质上也是对档案概念的泛化理解。笔者认为,出现对档案概念泛化理解的原因有三:第一,档案概念泛化现象是社会主义现代化进程的产物。随着档案学的发展,档案信息化和社会化现象越来越突出,学术界的一些学者为了适应社会层出不穷的新现象,为与时俱进,在原有概念的基础上加上“大”字来囊括出现的新现象,故提出“大文件”、“大档案” 等概念。第二,档案概念泛化是中西理论碰撞的结果。一方面,我们认为档案学的基本理论———来源原则和文件生命周期理论都是来源于西方。改革开放后,西方档案学以新鲜的姿态冲击着我们的视野[8]192。我国的档案学学术方法和档案工作是向西方学习的结果。另一方面,我国的档案学理论又是以马克思主义为指导思想,并深受中华传统文化儒学的深刻影响,是国外档案学理论在中国特色社会主义的进程下中国化的结果,符合我国的国情。中西档案学理论既有联系又有差异,档案界学者模糊了中西理论的差异,导致对档案概念产生泛化理解。第三,档案理论与档案工作之间的脱轨。理论来源于实践,实践促进理论的发展,理论实践是相辅相成不可分割的。但是,我国的档案学者和档案工作者之间难以产生有机联盟,难以实现学术性和实践性的统一。这也是导致档案概念泛化的原因之一。

档案概念外延一直都在不断地延伸、拓宽,然而档案概念泛化直至20世纪90年代才被一些学者明确提出来,并引起关注。 或者可以这么说,档案概念泛化是其外延拓宽到一定程度的结果。在20世纪90年代相继出现几种拓宽档案概念外延的观点, 由此“档案泛化”开始以一个学术问题的姿态进入人们的视线[9]28。 徐欣云认为,档案概念泛化现象有两种视角:一是社会大众(非档案界人士)利用“档案”之名来吸引公众眼光;二是档案界(含档案专职机构和档案研究团体),扩大了档案的来源和学术研究内容, 提出 “大文件”、“大档案”说等。

对于档案概念泛化现象,笔者认为是利弊并存的。一方面,对于档案的泛化认识,可以提高档案在社会生活中的地位,扩大档案收集范围,优化档案资源结构,拓宽档案工作领域,开拓档案学科的研究视野;但是,另一方面,档案概念泛化会带来很多负面影响,比如一味拓宽档案概念范围,会导致社会公众和档案学界对档案的过度解读,模糊了工作边界,不利于档案学的发展和档案工作的开展。因此,我们要理性看待档案概念的泛化,积极引导, 避免过度认识和解读。

摘要：档案界为适应社会发展,提出了“大文件”、“大档案”等与传统档案概念不同的新名词,以囊括传统概念中没有的新现象,扩大了传统档案概念的外延。笔者分析了“大文件”、“大档案”概念,来探讨“大文件”、“大档案”是对传统档案概念的泛化认识。

电子文件档案化管理 篇5

摘要：本文从电子文件档案管理的特点，与传统档案管理的区别，对档案业务管理工作的影响，管理现状，应采取的对策等方面谈了对电子文件档案的管理。

关键词：电子文件 档案 管理

近几年信息技术不断飞速，推进了信息化建设的步伐!着计算机的普及、办公自动化、标准化、网络化。渐趋完善和办无纸代的出现，当代高等院校、行政机关事业单位使用办公动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，使去以纸质格式的文书档案逐步依托计算机形成电子格式的件和数据资料，对通过网络计算机等先进技术产生的各类电文件信息的分类、整理、编目、流转、归档、存储、进馆、利用就为了电子文件档案信息化管理的重中之重“电子文件在计算机和网络环境中形成，并借助办公自动管理系统进行阅读、利用、处理、传递，进行自动化网络化理，使电子档案信息管理更高效、更快捷”

一、电子文件档案管理特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读处理，并可在网络上传送的文件。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理。对单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实准确、快捷的档案服务信息。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

第一，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别.以便将来用户查找利用。

第二，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时,可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度

第五，电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

二、电子文件对档案业务管理工作的影晌

(一)传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而

电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是”办理完毕，具有保存价值.，的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。(二)由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。(三)由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件档案管理的现状

(一)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。(二)在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。(三)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。(四)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信

息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。(五)档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

四、对电子文件档案应采取的对策

(一)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深人到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为”只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与

纸质文件一样发挥社会效用。(二)解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深人研

究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要

定期进行复制，以防止信息损失。

(三)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介人，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

电子文件对档案工作的影响及对策 篇6

【关键词】电子文件；档案工作；影响

1.电子文件定义及其特点综述

电子文件是档案文件的数字化，人们在社会活动中所产生的所有信息在计算机或相关的电子设备中进行储存，那么就形成了电子文件。和传统的纸质文件相比较，电子文件主要特征如下：

（1）电子文件不向纸质文件那么直观，电子文件的阅览和传递都需要借助电子设备来进行；（2）电子文件比纸质文件的传递速度要快，通过计算机和网络来实现快速、大范围的传递；（3）电子文件比纸质文件更容易共享，电子文件的共享受时间和地域的约束几乎可以忽略；4.电子文件和纸质文件的保存环境不同，电子文件不需要太多的空间来进行保存，但是对环境要求比较高，像是温湿度以及电磁性等。

2.电子文件对档案业务管理工作的影响

（1）纸质文件材料是传统档案工作的主要内容，自从计算机被广泛使用之后，电子文件就逐步的替代了纸质文件，通过在磁盘上直接的进行文件的输入，并且修改也是在磁盘上面进行的，完成后可以快速方便的储存到办公信息数据中，供其他的档案人员和技术人员共享。这样就是的文件盒档案之间的界限不再那么明显。纸质档案经历的时间比较长，其经验和模式已经比较成熟了，，档案工作的流程变得非常的清晰，而电子文件的出现对传统档案工作来说是一项巨大的改变，也是一项挑战，将已经成形的档案工作模式打乱、重塑，而且电子文件对于计算机等电子设备的依赖性非常的强。

（2）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（3）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。

3.电子文件对档案学理论的影响

（1）对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

（2）对档案来源原则的影响。来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

（3）对档案学理论研究内容的影响档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术，计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

4.档案界所应采取的对策

（1）将电子文件归档的技术工作当成重点工作，以电子文件管理为战略中心。新型的文教材料归档是现在和未来的发展趋势，因此需要档案工作者尽早的对现有的文件工作进行调整和改革，通过对电子文件的接受、储存和归档来进行指导工作，确保这些文件的原始性，以及去向，能够深入的做好这些文件信息的组合工作，来配合未来的发展趋势。通过技术手段将已经归档的文件进行读取权限的修改，将其更改为“只读性”文件，这样能够避免归档文件被修改，进一步提高了文件的可靠性，让其社会效用能够发挥出来。

（2）完善电子文件的保存方式。电子文件都是存储在电子设备上面，电子设备对于环境的影响比较敏感，在正常的环境中能够保存很长时间，理论上是永远，其读取方式是不需要接触的，所以不会有磨损，但是对于外界的磁场却非常敏感。电子文件被保存在电子设备上，环境中的磁场、温湿度等等因素都会影响内部文件的保存效果，而且一旦损坏将是不可逆的。电子文件的产生时间不是很长，人们对于它的保存方式还不成熟，因此未来需要在这方面进行深入的研究。

（3）实行立体化档案管理。档案管理工作一直都是直线的状态，人们不能够将档案利用的结构变得立体化，利用工作和其他基础工作形成一个平面，这样只能够适用于纸质档案时代，随着电子文件的出现，档案的种类和数量都在增加，基础工作和利用工作也开始衍生除了一些不同的特性，所以应该要以平面结构为基础，增加一项档案信息载体内容，形成三维空间立体化的管理结构。

谈电子文件档案管理 篇7

一、电子文件档案概述及特点

各国权威机构对电子文件档案均有明确的定义。美国联邦管理法规中对其的解释是:“包括数字的、图形的以及文本的信息, 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上, 并且符合文件的定义。”《美国联邦文件管理术语手册》将电子文件档案解释为:“其存储形式是只能由计算机处理的文件, 也叫机读文件和自动化数字处理文件”。2002年国家质监总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”可以得出, 电子文件档案是以数字编码形式记录于磁盘、磁带、光盘等多种存储载体, 依赖计算机系统处理, 并可在通信网络上传输的文件。

电子文件档案依托于计算机的软、硬件系统。文件档案的接收、制作、处理、归档、检查等全部管理操作都必须通过计算机系统才能完成。电子文件档案在计算机系统中是按照数字编码的形式进行存储的, 并且一般的管理操作也基于数字编码来实现, 只有通过特有解码程序才能识别。在计算机系统基础上的信息管理能够很容易进行增删查改, 在信息数据不断增加的情况下, 适合文件档案的动态维护。综合以上, 电子文件档案主要具有以下几方面特点:

一是高效快捷。信息化的普及使得文件档案能够依托信息习惯进行方便、快捷、高效的管理。相比人工档案管理而言, 避免了检索查找、立卷归档等困难因素, 使得工作人员可以从繁重冗余的体力劳动中解脱出来, 极大地提高了档案信息检索的速度、档案信息的归档质量。文件档案通过信息化、网络化管理后, 能够实现按“件”归档, 改进了按“卷”归档的局面;通过随机管档, 能够实现平时整理立卷, 改进了集中立卷、顺序管档的局面。这些改进将集中的工作量转变为分散的工作量, 提高了归档效率, 实现了电子文件档案管理的高效快捷。

二是归档便捷。电子文件档案具有灵活的存储方式, 其存储位置包括磁盘、光盘、云存储等环境, 根据管理的需求而产生改变。其存储信息能够通过通信网络在不同的终端之间、不同的网络间相互传递, 也可以在不同的载体之间相互复制, 在不同的管理软件之间进行交互, 而电子文件档案的内容不会发生变化。传统的归档方法较为复杂, 当文件立卷遇到归档文件缺失时, 需要进行补漏增缺, 唯一的方式就得拆卷重新归档, 开销非常大。而通过计算机系统管理电子文件档案, 仅通过数据库的事务操作即可补漏增缺, 管理省时省力, 能够大大减少工作人员管理档案的工作量。

三是质量提升。文件档案管理并不仅仅是将档案信息进行保存, 做归档处理, 其本质目的在于二次开发和利用, 通过数据查询分析、数据挖掘等方式, 提取相关信息, 分析潜在数据。通过计算机管理电子文件档案后, 档案人员就可以把时间和精力放在档案编研上, 提升文件档案的质量和水平, 并有精力进行二次数据信息开发, 从而提高文件档案利用的效率, 能够发挥出时效价值, 更好提供服务。

二、电子文件档案管理面临的主要问题

电子文件档案在管理过程中也面临着一些问题:

一是信息技术发展过快, 电子文件档案保管面临难度加大。如果仅对电子文件档案中的文字进行管理, 标准化程度较高, 管理内容较为单一, 应用环境较为简单, 采取一定的安全管理等级, 并定期进行电子文件档案信息的备份, 长久保管并不十分困难。但是, 随着多媒体技术的发展, 在实际工作中, 电子文件档案就成了多种媒体信息的混合体, 各种格式、各种类型的影像、图像、声音资源使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。电子文件档案的格式并无统一的标准, 主要采用流行和广泛使用的应用程序中标准的电子文件格式:超文本标记语言 (HTML) 、可移植文档格式 (PDF) 、Word文档 (DOC) 、ASCII文本文件 (TXT) 、微软读书阅读器 (LIT) , 等等。而在电子文件档案管理中具体使用哪种格式依赖于应用程序、欲解决的问题、使用习惯和使用传统等因素。同时, 各单位各部门的信息化发展水平不一, 应用失衡, 信息化软硬件基础设施建设参差不齐, 即使同一政府部门, 从机关到基层没有统一的管理规范, 标准不能统一, 电子文档管理系统可能版本问题而导致接口不同, 无法在整个系统内部互联互通, 而在软硬件系统更新后可能导致电子文件档案信息的完整性受到破坏。

二是电子文件档案的原始性、可靠性容易被破坏。文件档案的传统载体是纸质材料, 其原始性不仅能够通过内容、纸张大小、纸张材质等形式展现出来, 而且可以通过字体、字迹、印迹、褶皱等方面对其原始性进行判断。而电子文件档案是“实态”的纸质形式到“虚态”的电子形式的转变, 判断电子文件档案的真实性、完整性、原始性和可靠性的技术难度较大。电子文件档案出错的概率远远高于纸质的传统文件档案, 单位内部管理的疏忽或恶意行为, 导致电子文件档案删改、复制或篡改, 内容难以识别。被篡改后的电子文件档案不会出现任何痕迹, 一旦出错就很难进行正确性的恢复。同时, 伴随着处理信息量的不断增大, 电子文件档案的内容更趋庞大、复杂, 背景信息、相关内容不断累加, 软件缺乏健壮性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能导致电子文件档案的可靠性很难保障。

三是电子文件档案信息安全问题。随着电信网、广播电视网、互联网在向宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网不断融合, 各种资源在网络空间漫天传播, 电子文件档案以办公自动化和信息网络为基础, 其传播不仅仅限于互联网络空间, 在传播过程中很可能遭受第三方攻击, 篡改、窃取甚至替换传输的电子文件档案内容, 破坏其原始信息。钓鱼网站、网络病毒、木马的威胁可能导致接入网络的设备受到感染, 病毒很可能在内网中渗透并感染其他终端, 导致内网中保存电子文件档案受到破坏。同时, 一些在网络中传输的档案信息可能在传输中被窃听、截取, 这些档案信息被不法分子获得后将严重威胁单位的建设和发展。

三、电子文件档案管理相关问题解决对策

面对上述电子文件档案管理过程中存在的问题, 可采取有以下对策:

(一) 采取技术措施, 保证电子文件档案的原始性、真实性、完整性、安全性。

一是进行身份验证、消息认证或数字签名。电子文件档案仅授权关键维护人员使用, 为了防止其他无关人员进入电子文件档案系统, 防止对电子文件档案中的数据信息进行访问、修改、复制, 进入文件档案管理系统时, 用户必须通过身份验证, 通过指纹识别或密码形式通过电子文件档案系统的系统验证, 合法身份才能登录系统;二是收集电子文件档案的元数据。元数据是形成电子文件档案的基础, 在形成电子文件档案的同时, 保存电子文件档案相关的内容、背景、结构等元数据, 一旦电子文件档案的某些信息被破坏, 这些数据将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。

(二) 为电子文件档案系统部署网络监测和防火墙。

电子文档在网络中传输, 满足一定的协议, 具有特定的传输格式, 开放不同的端口。为保证电子文件档案的安全性, 可通过访问控制技术, 在内外网之间设置障碍, 防止外网的终端对内部信息系统进行非法访问。在网络边界部署入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络监控、验证设备, 检测内外网之间的访问流量, 设定网络安全检测规则, 对外网禁止开放特定的访问端口, 凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 阻止电子档案信息从网络上非法输出, 从而使被保护系统的电子文件档案不受侵犯。

(三) 设计开发功能强大的电子文件档案管理系统。

电子文件档案管理系统不同于相关电子档案辅助管理软件, 其能够有效集成多种类型的电子文件档案, 系统软件接口支持打印机、扫描仪、投影仪、传真机等各种多媒体设备及接口, 集成了电子文件档案的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能。电子文件档案管理系统不仅具有一般的管理功能, 而且还需具备实体档案管同等的存储能力、管理职能。因此, 配备功能强大的电子文件档案管理系统是对电子文件档案进行统筹管理, 保障档案管理有机运行, 可持续性发展的先决条件。

(四) 及时对电子文件档案进行归档。

各类信息归档是电子文件档案管理的基础。在电子文件档案管理运作中, 系统能够自动进行容错校验、更新联动等工作, 但人机交互的工作也必不可少, 信息管理员还需要对档案信息进行定期例行的检查、鉴定、验收和签署, 并有针对性地处理, 及时发现并解决存在的问题。对于一些系统无法自动处理的档案信息, 应在第一时间及时归档, 随时变更、补充, 保持电子文件档案动态有序的管理。

总之, 电子文件档案是信息化条件下经济社会发展进步的产物, 其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。对该领域的深入研究能够及时发掘管理中存在的不足, 针对问题研究行之有效的对策, 改进电子文件档案的基础设施建设, 改进技术措施, 提高管理的规范性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 使电子文件档案准确、快速、安全、稳定地得到利用, 进一步提升单位的管理水平。

参考文献

[1]Electronic Document Management, Pros and Cons, Gartner Group, 1996.9.

[2]美国联邦文件管理术语手册.1993.

[3]电子文件归档与管理规范.GB/T18894-2002.

高校档案的电子文件管理分析 篇8

关键词：电子文件,档案管理,高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升,高校学生数量越来越庞大,对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展,信息化已经成为当前社会发展的主流趋势,它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物,是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式,对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率,对学生档案进行更系统科学的管理,有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

(一)提高了高校档案管理的质量和效率

随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。

(二)有利于档案管理、保护和利用

高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。

(三)适应现代化档案管理的进程

随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

(一)建立档案电子文件管理制度

高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。

(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理

档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

(四)对电子文件进行前端控制

文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。

参考文献

[1]王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.

[2]徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.

[3]粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.

企业电子文件档案管理初探 篇9

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式, 代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改, 人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置, 甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上, 或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作, 提高企业的管理和运转速度, 确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性, 在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上, 在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库, 电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理, 与普通的电子文件存档相比, 特别需要做好文件的加密工作, 电子档案有其便捷的部分, 同时也承担一定的风险。因此, 电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下, 随着电子文件的营运, 电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面:首先, 企业电子文件的存在显得尤为随意, 特别是一旦超过电子文件的时效, 文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱, 缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理, 并加以区分存档, 档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档, 也只是简单的存在移动硬盘等设备, 以简单的文件夹分类进行储存。

其次, 电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为, 大部分企业在实行无纸化办公的同时, 还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档, 电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类, 而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者, 电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备, 而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备, 电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说, 很多都无法读取, 电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘, 移动盘等设备都有使用寿限, 且寿限都不太长久, 这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外, 企业电子文件档案还有一个致命的问题, 电子设备容易受到病毒入侵, 黑客攻击, 这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件, 以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题, 在管理上有以下几点建议:

1. 培养电子文件档案专业管理人才。

人才是企业管理的核心, 人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识, 同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性, 但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入, 图片扫描录入等, 但文件的电子格式却有多中, 特别是电子文件一旦入档, 需要以固定的文件格式保存, 即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键, 全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2. 建立和完善电子文件档案保密系统。

电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性, 传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下, 面临的安保隐患主要来源与网络黑客, 病毒木马等。在信息社会下, 电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键, 电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3. 完善电子档案管理系统, 包括录入系统、查询系统以及展出系统。

建立完整的电子录入系统, 特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义, 企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档, 在存档时做好归类分配, 为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出, 为信息所需人员做展列, 同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息, 必须回避企业的保密信息等。

4. 建立有效的电子文件档案法律法规。

当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段, 网络黑客等犯罪活动经常发生, 有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密, 秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响, 所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

摘要：面对数字化、信息化的全面深入, 企业办公系统和档案系统已然全面接触到电子文件和电子档案。随着无纸化办公的深入实践, 对电子文件与电子档案的储存、分类、管理显得有为紧要和关切。相对纸质文件的档案管理, 本文对电子文件档案管理提出了几点建议。

关键词：电子文件,档案管理,系统

参考文献

[1]兰家友, 李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家, 2014 (3) .

电子文件档案化的实质解析 篇10

实质之一:确立科学管理意识的过程

在传统档案管理中, 只要文件的原件归档并按标准进行整理, 文件的内容、结构和背景信息等也一并归档, 实现档案化, 文件的真实性和证据价值等利用价值也就有了保证。对电子文件而言, 由于其自身的特点决定了其真实性不可能依靠载体的原始性来确保和证明, 因而其“归档管理”不能代替“档案化管理”, 否则, 归档以前文件的真实性将无法保证。对于电子文件来说, 必须根据档案化的要求, 建立元数据模型, 从一开始就进行档案化管理。

1.正确认识电子文件的特点。树立档案化观念, 首先要正确认识电子文件的特点。电子文件具备许多特点, 但对电子文件的档案价值威胁最大的因素是其信息的易变性特点。其主要原因有三:第一, 计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删十分方便, 而且被增删修改后, 没有明显痕迹, 因此有可能造成动态文档中的数据不断被自动更新或修改;第二, 电子文件载体性能的不稳定性, 有可能造成文件中信息的改变;第三, 电子文件迁移到新的技术环境的过程中有可能造成信息丢失、变异。上述因素给电子文件管理带来重重困难。最根本的困难则是难以确认电子文件的原始性。由于电子文件的信息易变, “原件”的概念变得难以定义, 如何认定电子文件的原始性成为电子文件能否转化为档案的关键。在原始性无法认定的情况下, 其证据性也难以保障。失去原始属性的电子文件, 就不能转化为档案。必须保持一种清醒的意识:保证电子文件原始属性, 就是保证其档案价值。而最有效的途径就是利用元数据来解决电子信息“易变性”的问题, 实现电子文件的档案化。对电子文件特点的正确认识会帮助我们建立清醒的档案化管理意识。

2.确立科学的管理理念。档案化是通过确立科学的管理理念和管理方式实现的。基于对电子文件易变性特点的认识, 档案部门必须改变传统的档案管理模式, 如定期接收、归档管理等, 在文件的孕育和形成阶段即进行干预, 实现“档案化管理”。电子文件的档案化管理包括形成、捕获、保管和提供利用四个阶段。要保证文件的真实性、完整性、可靠性, 关键是前两个阶段。文件形成过程中的档案化管理, 是除了创制和完善文件内容, 由计算机自动记录电子文档的特征和结构之外, 更重要的是记录电子文件的背景信息, 尤其是来源信息。“捕获”过程中的档案化管理就是在文件形成 (或收到) 的同时, 由系统实时完整捕获文件自身及其元数据;“捕获”的同时, 继续关注背景信息和电子文档信息的记录。实质上, “档案化管理”主要指电子文件的前期管理, 即电子文件归档之前的管理, 也就是通常所说的“前端控制”, 这需要我们必须建立科学的档案管理理念。当然“档案化管理”也包括文件归档之后的管理, 但这是我们已有的管理理念, 归档之后的文件必然要进行“档案化管理”, 确切地说是“档案管理”。

“档案化管理”理念还有另外一层含义, 即无论文件的运动形式如何、运动阶段如何、价值类型如何, 要将其作为档案而不仅仅是文件对待。这里传达的是一种全方位的档案管理理念, 强调的是文件的保存价值, 不影响将文件作为档案进行管理。换句话说, 任何一份在业务活动中形成的文件, 都要对其进行档案管理。这在电子时代是可能的, 它可以最大限度地保证电子信息的完整、安全。另外, 档案化管理理念的形成, 需要有良好的社会环境, 需要社会各方面的支持和努力, 包括政策、技术、法律等方面的支持和努力, 不是靠档案部门单打独斗能实现的。

实质之二:寻求科学管理途径的过程

电子文件档案化, 必须以统一的管理规范为指导, 《电子文件原数据标准》就是目前正在制定当中的管理规范。该《标准》从元数据标准模型设计、元数据标准核心元素定义、著录实例三个方面全面描述的电子文件运动过程中产生的所有元数据。这些数据是描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。通过元数据的记录, 可以保证电子文件的科学管理。

1.确保并证明电子文件的真实性和凭证价值。在元数据中将电子文件的内容特征和文件形成、处理和利用的过程忠实地记录下来, 保证电子文件内容的原始性, 从而证明其真实性和完整性;在元数据中把电子文件形成时的环境和背景信息记录下来, 有助于证明电子文件的价值, 尤其是证据价值。

2.有助于电子文件的保护与长期保存, 使其具有长久有效性。在元数据中有关于电子文件的格式、制作、转换方式、技术环境等信息的详尽描述, 便于电子文件的转换与迁移, 达到长期保护、保存的作用, 使之长期可读、可理解, 具有长久有效性。

3.有效地管理电子文件。元数据中对文件的管理信息, 不但是文件著录标引的工具, 也是文件鉴别认证、鉴定、保护等其他环节的工具。

从档案学视角看网站文件的归档 篇11

随着电子商务和电子政务的兴起，政府和企业以及其他机构纷纷建立自己的门户网站，将现实机构虚拟化，通过网站发布信息，提供服务，实现其管理和服务职能，极大地提高了办公效率，增强了办公的透明度。网站已经成为机构在网络空间开展业务活动的主要平台，网站开展业务活动的过程中形成许多具有原始记录性的电子文件，这些网站文件对于组织机构和人类社会来说都具有重大的意义。

网站文件是指组织机构在处理业务活动过程中，通过网站形成的、具有原始记录性的电子文件，包括网页、后台数据库文件、程序文件等。网站文件能够真实地反映出组织机构通过网站进行的业务活动的轨迹，具有凭证价值和情报价值。

一、网站文件归档的必要性

网站文件是社会活动中直接形成的原始性信息记录。对于组织机构来说，网站文件是组织机构在进行业务活动的过程中直接形成的原始记录，属于组织机构活动的证明。对于整个社会来说，网站文件是构成社会记忆的重要组成部分，是沟通历史的桥梁，具有历史性。但网站文件具有更新快、寿命短以及惟一性的特点，这就使得网站文件的保存必须要及时、可靠。

二、网站文件归档的可行性

就世界范围来看，由图书馆来承担的网页收集项目对网页的捕获、归档、存储都进行了研究，并在实践中取得了可喜的成绩，但是鉴定的角度不同，图书馆更加关注的是网页的文化价值，而忽视了其原始记录性，对于元数据捕获也没有给予足够的重视。笔者认为，网站文件归档的任务应当由档案部门来承担，档案学理论可以借鉴到网站文件归档中来。

1、电子文件管理对网站文件归档的借鉴意义。网站文件本身就属于电子文件的范畴，可以按照电子文件的管理方法进行管理，网站文件的生成、发布、捕获、归档、利用是一个完整的运动过程，应当对其全程控制，不仅保存网站文件本身，还要连同元数据、变化日志、插件程序等一起保存，才能保证网站文件的真实性和完整性。

2、来源原则对网站文件归档的借鉴意义。面对浩如烟海的网站文件，最好的方式就是以网站为单位进行保存，同一个网站的所有网站文件保存在一起构成该网站的“全宗”。网页与网页之间的链接关系和网页与程序文件的依附关系也不能被破坏。目前美国的互联网档案馆（Internet Archive）已经体现了“来源原则”。

3、档案鉴定理论对网站文件归档的指导作用。早在20世纪80年代,法国档案学者罗尔德·瑙格勒提出了电子文件的“双重鉴定论”①，一方面要判断电子文件信息的有用程度，另一方面要判断电子文件有用程度实现的可能。网站上的信息以多种格式存在，并且具有多种表现形式，需要从技术上判断其有用程度实现的可行性。对于网站文件内容上的鉴定，可以借鉴加拿大档案学者特里·库克（Terry Cook）的“宏观鉴定战略”，从能否反映该机构的职能，能否反映当时的社会环境，能否满足人们的社会期望等角度进行鉴定。

4、档案部门理应承担网站文件归档的责任，由机构档案室对本机构网站包括内联网和外联网上的网站文件进行归档，公共档案馆对所有的公共网站上有价值的文件进行保存。

三、网站文件的归档策略

1、网站文件归档范围的确定

并非所有的文件都成为档案，同样，并非所有的网站文件都具有长期保存的价值，因而需要制定一个策略决定哪些需要归档，需要保存多长时间。

从内容上来看，有两种基本的收集方法：广泛收集法（comprehensive approach）和选择收集法（selective approach）。广泛收集法是通过自动捕获软件收集网络上的一切资源。②选择收集法由人工进行鉴别有价值的文档然后再进行收集。③。

从技术上来看，应当归档的文件包括：系统软件、自动化软件的结构文件、日志、cookies、索引、图形、文本、出版物、图像、音频、视频。

2、网站文件的捕获策略

捕获策略取决于网站的类型和复杂程度，最常用的两种捕获方式是：对象驱动法（object driven strategy）和事件驱动法（event driven strategy）④。适合于由HTML文件构成、不能实现交互功能的网站。事件驱动法主要是捕获网站和用户之间发生的事件或事务，适用于数据库驱动（database-driven）的动态网站。两种方法的最大不同就是着眼点不同，对象驱动法关注的是构成网站文件的对象，而事件驱动法关注的是网站和用户之间的单独的一个事件。

以上两种方法讲的是什么元素需要捕获，并没有说明捕获时间。捕获的时间取决于网站变化的范围和频率。网站更新存在以下四种情况：（1）经常更新，更新间隔的时间是三个月以内；（2）不经常更新，更新间隔的时间是三个月以上；（3）有规律地更新，按照计划有规律地进行变化（例如一周一次，一天两次）；（4）不规律地更新，没有按照计划进行更新，更新时间比较随意，更新间隔的时间也是不确定的。按照以上四种变化情况，网站可以分成以下四种类型：规律且经常更新的网站、规律但不常更新的网站、不规律但经常更新的网站、既不规律也不经常更新的网站。捕获网站文件的时间是由网站的变化情况来决定的，跟踪不规律但经常更新的网站难度很大。

3、网站文件的保存策略

由于计算机软件和硬件的不断更新，今天还存在的电子文件十几年或几十年后未必能够读取。除了HTML文本文件属于非专利的形式外，网站上包含许多专利格式，例如，Java程序、ActiveX程序、.jpg格式文件、gif格式文件、.tiff格式文件等都是网站的构成要素，所以仅保存HTML文本文件是远远不够的。网站的内容、结构、背景都要保存，脚本程序（Script）和插件程序（plug-in）也需要保存，对于网站文件来说，元数据和数据同样重要。

网站文件的保存方法主要有数据考古（Data Archaeology）、仿真法(Emulation strategy)和迁移法（migration strategy）。数据考古是由格拉斯哥大学的Seamus Ross 提出的一种方法，也叫数字考古（Digital Archaeology）⑤，是将在当前软件下生成的且以当前格式保存的电子文件移动到电子文件管理系统中，直到将来利用的时候才将其转移到新技术环境下。仿真法是指用一个计算机复制另一个计算机的运行活动的过程，仿真计算机能够逼真地模拟原始计算机，并将其取代⑥。迁移法指的是把数据从一种过时的数据格式移动到当前使用平台，例如将word97格式保存的文件移动到office2007软件平台中。与数据考古和仿真法相比，迁移法在实际中的应用更为广泛。数据考古只能作为一种短期战略（大约五到十年），并非长久之计，而仿真法仍然处于理论探索阶段，并且对技术具有很强的依赖性。所以，迁移法是目前惟一的长久保存方法。⑦

四、网站文件归档存在的问题

虽然网站文件归档的项目已经展开，人们对网站文件的关注程度逐步上升，但是目前网站文件归档尚处于探索阶段，仍然存在许多问题，尤其是国内网站文件归档的有关研究还是相对滞后的。

1、动态网页的捕获问题

动态网页一般都有后台数据库做支持，具有很强的交互性，网页会根据用户的要求和选择而动态改变和响应，用户的客户可以在网站上留言发表疑问、建议和意见等。动态网页的组成要素（内容、结构、背景）都是通过数据库自动生成新的页面，无须手动更新，例如在线采购系统、商务交流系统中的订单都是自动生成的。

2、网站文件管理流程该如何设定的问题

文件的流程管理属于业务活动的特殊流程，负责管理组织机构所有业务流程中形成的文件。网站文件与一般的文件管理流程也有所不同，因为网站文件的生成、控制、传播和保存的责任相对比较分散，给网站文件的管理流程设计加大了难度。

3、网站文件的长久保存问题

网站文件长久保存包括软硬件更新对网站文件的再现，网站文件保存体系的构建，备份和容灾系统的建立等。在数字保存方面，OAIS参考模型已经成为公认的标准，网站文件的保存也可以借鉴OAIS参考模型，实现长久保存和利用。另外，也有人提出了建立软件和硬件博物馆来实现数字文件的长久保存。

4、相关的法律问题

比如，著作权问题，网站文件的作者是无法明确的,有些还是匿名的；编辑权问题，包括URL链接的相对变更、文字编码转化、信息单元表现形式的变更⑧；采集权问题，档案部门是否有权对网页进行下载、复制、备份；长期保存权问题，保存机构是否可以无限期拥有作为国家文化遗产的网站；公布权问题，保存机构捕获网站文件之后是否具有公布权；隐私权问题，在对网站的利用过程中是否侵犯了网站形成者的隐私权。这些都是迫切需要解决的法律问题。

谢伦伯格曾经说过，“电话是掠夺历史的盗窃者”，在人们享受网络带来的便利的同时，有没有意识到网络带走了历史呢？

注 释：

①哈德罗·瑙格勒：《机读文件的档案鉴定：一份“文件与档案管理规划”纲要性研究报告》，联合国教科文组织，1984年。

②http://kulturarw3.kb.se/

③http://pandora.nla.gov.au/index.html

④Dollar Consulting. ARCHIVAL PRESERVATION OF SMITHSONIAN WEB RESOURCES: STRATEGIES, PRINCIPLES, AND BEST PRACTICES. http://siarchives.si.edu/pdf/dollar_report.pdf.

⑤Seamus Ross and Ann Gow.Post-Hoc Rescue of Digital Material.

⑥Jeff Rothenberg.Using Emulation to Preserve Digital Documents,原文:”Emulation as a process in which one computer is used to reproduce the behavior of another computer with such fidelity that the emulation can be used in place of the original computer”

⑦David Barman.Reality and Chimeras in the Preservation of Electronic Records.

⑧钟常青、杨道玲：《Web资源保存中的法律问题探讨》，《情报理论与实践》2006年第3期。

电子文件档案管理问题对策研究 篇12

一、电子文件定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备处理和传递;电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理工作的影响

（一）对档案载体的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）对档案归类的影响

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）对档案保存价值的影响

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

（四）对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容，另一方面表现在档案的形式，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间也很难划定界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子、文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

三、加强电子文件档案管理的对策

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对大量电子文件的接收、处置，乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，这样就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

[2]董永昌, 何嘉荪.电子文件与档案管理[M].北京:百家出版社, 2001.