企业文件

企业文件（精选10篇）

企业文件 篇1

●《企业所得税法实施条例》 (国务院令第512号)

●《关于企业处置资产所得税处理问题的通知》 (国税函[2008]828号)

●《关于做好2009年度企业所得税汇算清缴工作的通知》 (国税函[2010]148号)

●《关于企业取得财产转让等所得企业所得税处理问题的公告》 (国家税务总局公告2010年第19号)

●《关于贯彻落实企业所得税法若干税收问题的通知》 (国税函[2010]79号)

●《关于企业股权投资损失所得税处理问题的公告》 (国家税务总局2010年第6号公告)

●《关于发布企业重组业务重组业务企业所得税管理办法的公告》 (国家税务总局2010年第4号公告)

●《非货币性资产如何在所得税前扣除》 (国税发[2009]88号)

●《企业有关业务所得税税收政策适用问题解析》 (企便函[2009]33号)

●《关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题》 (国税函[2009]3号)

●《关于工会经费企业所得税税前扣除凭证问题的公告》 (国家税务总局2010第24号公告)

●《关于执行 (企业会计制度) 需要明确的有关所得税问题的通知》 (国税发) [2003]45号)

●《关于母子公司间提供服务支付费用有关企业所得税处理问题的通知》 (国税发[2008]86号)

●《关于企业投资者投资未到位而发生的利息支出企业所得税前扣除问题的批复》 (国税函[2009]312号)

●《关于企业关联方利息支出税前扣除标准有关税收政策问题的通知》 (财税[2008]121号)

●《关于企业关联方利息支出税前扣除标准有关政策问题的通知》 (国税函[2009]777号)

●《关于确认企业所得税收入若干问题的通知》 (国税函[2008]875号)

●《关于公益性捐赠税前扣除有关问题的补充通知》 (财税[2010]45号)

●《关于印发 (企业资产损失税前扣除管理办法的通知) 》 (国税发[2009]88号)

●《关于查增应纳所得税额弥补以前年度亏损处理问题的公告》 (国家税务总局公告2010第20号)

●《关于延长下岗失业人员再就业有关税收政策的通知》 (财税[2009]23号)

企业文件 篇2

1.1归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政管理文件：二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化。归档时间明显提前。

1.2鉴定。归档是鉴定工作的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类：结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类(名称)、区分这些不同种类(名称)文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程：如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员需要做人工鉴定。

1.3著录。为了保证著录信息的准确。减少重复劳动，要求在文件形成时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。

2电子文件管理流程在内容上的变化

2.1简化。快速运算和高密度存储是计算机的长处，利用这些长处，可以帮助文件管理者做很多事情，从而减少工作量，如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类，实现馆(室)藏排列的有序化。纸质文件管理中，这是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存储的高密度导致了文件存储空间的减少，实体整理仅指为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。

2.2复杂。电子文件在部分流程内容简化的同时，另外一些流程的内容则有所增加。包括：

一是信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念，指从文件内容反映的主题概念出发对文件的种类加以区分，目的在于为用户提供多个检索途径，纸质环境中，信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性，在计算机联机设备中，不存在所谓的文件“单线排列”，可以实现信息的一次输入，多次逻辑输出，每次输出的依据都可以不同。数据库技术和网络技术的综合应用。为电子文件信息的组织提供了很大的空间。

二是鉴定，为了同时保证电子文件的有用性和可用性，使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中，鉴别和技术鉴定是电子文件鉴定工作的新内容，鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。机构内部可能存在多个信息系统，这些系统中保存有多种数据信息，并不是所有的信息都是文件信息。技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。

三是著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求，在技术不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件，需要对之不断地进行复制和迁移。电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期，不同的活动形成不同的著录项目，如在形成阶段完成文件的生成系統、形成者、编制目的等。

2.3集成化。一是逻辑归档工作与检索工作的集成。逻辑归档是归档的一种方式，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。为此，归档文件的著录信息及存储地址等信息应自动保存到档案部门的数据库中，而该过程同时也是存储检索信息的内容。

二是归档与鉴定的集成。即归档验收时文件技术状况检测与技术鉴定的集成。经内容分析后为具有保存价值的电子文件，还需要检查技术状况，即进行技术鉴定，才能完成鉴定工作的任务。

浅谈电力企业工程文件管理 篇3

电力工程文件是指电力工程在立项、审批、招投标、勘察、设计施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件, 包括电力工程前期文件、电力工程竣工文件和电力工程竣工验收文件等。

(一) 工程文件管理是工程档案管理的基石。

电力工程档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程, 是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证, 是竣工移交生产后, 正常运行、检修、维护、改造等工作的基础。而工程文件管理, 是工程档案管理的基石, 只有对工程文件进行全过程科学化、标准化、程序化的管理, 才能确保工程档案的完整、准确、系统, 从而为项目工程管理奠定坚实的基础。

(二) 加强工程文件管理是确保工程质量的前提。

电力企业具有较强的专业性和安全性, 电力建设工程质量的好坏, 直接关系到电力设备运行的安全及人民的生命财产安全。工程档案直接反映了建设工程的质量, 而工程文件管理的好坏直接影响到了工程档案的质量。例如:在建筑材料钢筋、水泥等投入使用前, 都需送检合格后才能使用;在建筑材料使用过程中, 还有监理单位的旁站监督记录和检测记录等;出现问题时还有相应的变更通知单等, 这些文件都真实地记录了工程的施工状况, 是工程质量得以保障的重要依据。因此加强工程文件管理是确保工程质量的前提。

(三) 工程文件管理是工程管理的重要的基础工作。

在工程建设中文件管理最重要的职能是为每项施工业务、工作任务的进行提供可查的、常规的文件性的依据。任何施工业务的进行, 必须有文字的依据。确保任何人、在任何场合下使用的都是统一版本的文件。保证了管理的规范, 标准的统一和质量的可控在控。因此工程文件管理是工程管理的重要基础工作, 是工程质量管理的重要内容。

二、目前工程文件管理中存在的问题

(一) 参建单位对工程文件管理的重视程度不够。

参建单位过去在一段时间里都是重视竣工档案的移交而忽略了工程施工过程中文件的管理。往往工程一结束, 才发现很多文件受损、甚至遗失, 给工程档案的管理带来不必要的损失。

(二) 工程文件管理未实行全方位、全过程的管理。

电力建设项目实行招投标管理后, 施工项目多、标段多、一个单位工程可能分为几个标段, 产生文件资料相对较散, 常出现施工文件材料不齐和“三不管”现象。

(三) 工程文件的管理标准不规范、归档范围不清晰。

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》已规定了重大建设项目档案的基本归档范围。但每个建设项目都因为地域、环境、参建单位等因素的不同, 同时建设项目本身也各有其特点, 其归档的范围出不尽相同。例如, 火电厂建设项目涉及房屋、设备基础、码头、地下管线、等建筑专业及锅炉、汽机、化学、电气、脱硫、脱硝等系统和专业, 归档内容复杂、繁多。如文件管理标准不规范、归档范围不清晰就不能确保归档文件的完整、齐全。

(四) 工程文件的收集工作不到位。

电力建设工程项目, 由于施工周期长、条件复杂、环境多变, 工程文件的形成时间长, 收集工作容易被忽视。文件收集工作的不到位, 将会造成工程档案质量的难以控制。

(五) 档案从业人员业务素质参差不齐。

施工过程中由于分部分项工程多, 参建单位多, 工程所形成的资料文件种类繁多、内容庞杂。各工地上的专职或兼职资料员的业务素质参差不齐, 以及工程单位的人员编制不稳定等因素, 给工程文件的收集与积累带来了一定的难度。

(六) 工程文件保管的硬件设施不完善。

施工工地上的环境较差, 温度高、湿度大、人员杂乱, 粉尘及虫害不易预防, 这些不利因素会缩短文件的使用寿命。

三、为了加强工程文件管理中的薄弱环节, 需要做好以下几点工作

(一) 提高对工程文件管理工作的重视。

1.加强领导重视。电力企业工程项目文件管理涉及面广、参建单位多、周期长、实时性强, 强有力的领导是开展工程文件管理的坚实保障。建立落实工程文件管理工作领导责任制, 并纳入工程质量管理体系进行监督。2.成立工程档案管理网络。网络成员包括建设单位及施工单位分管档案工作的领导、档案部门负责人、各职能部门兼职档案员, 各工程项目部门资料员。由分管领导定期召开档案管理网络例行会议, 沟通文件收集工作信息, 交流经验, 明确责任, 使得工程文件管理成为工程管理链环中的一个环节, 处于有效运转当中。

(二) 项目工程文件实行全方位、全过程的同步管理。

为了保证电力工程竣工档案的齐全、完整、准确, 应把工程文件管理的触角伸入到管理的全过程, 实行同步管理。文件始终是和项目同步产生的, 因此从项目开工时期就要先期进行工程文件的管理, 提前介入、全程参与、把事后控制改为事前介入, 将对工程文件管理从末端移到前沿, 把工程文件管理工作从一个工作环节, 扩展为贯穿始终的全程控制。做到工程文件管理工作与工程进度、质量等管理工作同规划、同安排、同检查、同验收。

(三) 建立健全工程文件管理的制度。

工程文件管理工作千头万绪, 要使工程文件管理工作的序地进行, 必须从项目工程建设一开始, 就建立合理适用、操作性强的整套工程文件管理制度。明确职责、确定管理要求, 一切按章办事, 做到“有章可循, 有章可依”。用规范的文件管理行为来推动各参建单位的规范化管理。

(四) 加强工程文件的收集工作。

由收集的文件转化而来的档案是电力工程建设活动的原始记录, 真实地反映了建设活动的全过程, 为现实的日后的查考提供了凭据。项目工地各管理部门, 应设专职或兼职资料员, 负责对文件材料的收发、登记、整理组卷、归档等工作。做到只要有文件产生, 就应进行登记受控, 不漏掉一份应归档的文件材料。

(五) 提高档案从业人员的素质。

档案工作人员 (建设单位、参建单位、监理单位的档案员、资料员等) 应与时俱进, 自觉学习最新版的工程档案的相关政策、法规、标准等业务知识, 不断提升自身的业务能力, 及时了解工程建设的动态, 对工程中产生的文件按档案的要求严格把关, 发现问题及时整改。

(六) 创造良好的文件保管环境。

最大限度地延长文件资料的使用寿命, 就必须注意文件资料的管理条件, 创造适宜的保管环境。文件资料尤其是图纸资料, 因其特殊性, 对酸和碱的稳定性差, 要注意通风、防潮、防虫、防晒、防火、防灰尘。有条件的资料室应安装空调设备, 控制适宜的温度和湿度。对经常查阅的文件, 为避免折过的地方引起墨迹脱落, 甚至断裂破损, 应将其扫描后制成电子文件, 以便于储存与利用

四、结束语

工程文件管理只有不断创新改革, 不断优化程序, 不断改进管理手段, 才能提高服务质量与服务效率, 才能为电力企业建设工程档案的科学管理, 打下良好的基础。

参考文献

[1]朱育才.火电送变电基本建设工程档案资料工作手册.2004年11月.

[2]陈秀菊.电力企业档案管理规范操作指南.2010年7月.

企业文件 篇4

关键词：电子文件管理反馈机制优化升级

电子文件管理反馈机制是指在电子文件管理全流程中，对每一个电子文件管理环节进行及时的结果信息收集，作出客观准确的评估，并依此决定或调整下一个管理环节。电子文件管理反馈发生在电子文件生命周期的每个阶段，并对下一阶段产生深远影响。企业电子文件管理的反馈机制则是立足企业管理环境与电子文件特点，根据企业职能结构确定反馈主体、根据企业业务流程决定反馈程序，以电子文件管理系统为核心形成反馈信息流的一种机制。本文所研究的企业电子文件管理反馈机制主要关注企业内部反馈，对企业外部组织的相关反馈不作研究。

一、企业电子文件管理建立反馈机制的必要性

反馈机制实际上建立了一种沟通机制，使企业各部门员工能够了解管理层设定的电子文件管理目标，并有机会表达对这种目标设定的认可或质疑。同时，管理层能够通过多方途径，获取企业各部门员工在具体业务操作过程中，对电子文件管理策略的落实程度，并以此为依据，不断对企业电子文件管理进行改进和升级。具体如下：

（一）反馈机制通过帮助企业电子文件管理实现质量控制与自我调节，来解决决策层与执行层之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理往往由管理层作出决定后，各部门负责电子文件管理的专门人员或相关人员，完全按照管理层决定的电子文件管理制度、规范、流程等，执行电子文件管理系统中的某些操作。在这种单向工作流中执行层是否能够按照企业级电子文件管理战略路线执行好决策，是缺少足够的评估依据的。设置反馈机制后，企业电子文件管理流则不再是单向的，而是形成决策层与执行层之间“上传”与“下达”的双向甚至多向沟通机制。企业电子文件管理的过程因此处于监控之下，反馈信息能够直接反映这些过程中各方管理行为是否妥当，上传至管理层后，便会形成对企业电子文件管理的实时反思与不断调整。

（二）反馈机制通过强化企业电子文件管理过程中的协同合作，来解决协作部门之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理中，固化的制度、规范、流程以及相对稳定的电子文件管理系统，往往导致部门之间、员工之间以及人与系统之间缺少必要的沟通。反馈机制的设立着重关注业务部门对于电子文件管理的认知或建议，增强除文档管理部门之外，其他协同部门的参与程度。形成多方参与、共同协商、企业各层级普遍具有共同认知的一种电子文件管理状态。

（三）完善的企业电子文件反馈机制作为企业内控机制的一部分，来解决系统与用户之间的供需不平衡问题

电子文件管理系统的设计与维护都需要从管理者的管理需求出发。在设计阶段，如果管理者不能明确完整地提出系统功能需求，系统日后就很难支持企业电子文件管理过程。在应用阶段，如果系统维护方不能够及时了解系统用户体验，就无法及时优化和调整系统功能与操作流程。而完善的企业电子文件反馈机制是关于电子文件管理持续性的、周期性的自省与改革。反馈机制的设计体现了新的管理理念下，企业电子文件对参与、协同、自我管理的重视，也体现了企业电子文件管理者积极寻求与业务活动相结合、不断提升用户体验效果、建立更具认可度和共识性的企业电子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企业电子文件建立反馈机制的具体内容

在反馈过程中，反馈信息的获取非常关键，上一步管理行为的结果会成为下一步管理行为的原因，而不断形成“原因——效果——原因”的良性循环。换句话说，“反馈信息如何传递”（反馈流程）、“谁传递反馈信息”（反馈主体）以及“反馈信息传递了什么”（反馈信息）是反馈机制必须明确的三个核心问题。

（一）反馈流程

企业电子文件反馈机制应该是一个覆盖电子文件管理全流程的广泛机制，是管理主体通过反馈信息流实现管理功能的一个完整的管理优化过程。在该机制中，企业内参与电子文件管理的部门和员工将他们参与电子文件管理的制度、规范、流程、系统等建议汇报给管理者，形成“反馈”；管理者根据接收到的反馈信息，评估已有的管理方法、程序和工具，作出相应的“反馈遵从”；管理目标和内容在进行调整后，新的电子文件管理策略、方法和系统又会引发“关于反馈的反馈”，即“再反馈”。企业电子文件管理的反馈流程，贯穿企业电子文件战略制定、业务实施与系统操作的各个阶段。在这一过程中，电子文件管理的决策制定者和执行者都可能成为反馈主体，任何关于电子文件管理决策执行的认可、改进、怀疑、否定都可能成为反馈信息，而不同反馈主体又会根据反馈信息的不同作出再反馈。如图1所示。

（二）反馈主体

参与电子文件管理反馈机制的主体至少包含三大类：电子文件管理者（管理层）、系统开发者（技术层）、企业各业务部门员工（操作层）。三大主体的关系如图2所示。

1.电子文件管理者作为管理层，担负着掌控企业电子文件管理水平与发展的重任，其所制定的电子文件管理总体目标，引导着企业电子文件管理的总体走向。从企业电子文件宏观发展来看，管理者控制着反馈信息的使用与结果，即只有在作出管理者及时根据反馈信息对电子文件管理作出优化调整时，反馈机制才能发挥积极作用。

2.系统开发者作为策略规划的设计实现者，需要将管理者设定的目标和制度，落实在复杂但有序的电子文件管理系统中，并通过系统数据库及时获取并管理用户在系统中的操作行为，节省管理者的管理成本，形成系统自动管理与反馈。没有系统开发者，管理者设定的目标将无法落实，用户反馈的信息将无序无用，反馈结果对管理升级并无意义。

3.企业各部门员工作为实际业务的执行者，必须遵循管理者制定的电子文件管理制度，使用系统开发者设计的电子文件管理系统，以参与完成与本业务相关的电子文件管理流程，实际上是以用户的身份使用管理成果。各部门员工的“用户体验”对于管理者和系统开发者判断管理目标与管理成效是否匹配至关重要。

需要注意的是，反馈机制中三大主体之间的关系不是单向的，反馈与再反馈总是循环发生。例如，管理者会通过系统为各部门员工提供系统操作行为的反馈信息，帮助他们判断自己的管理行为是否符合管理层提出的目标和要求。而各部门员工又可以通过系统向管理者提出自己的质疑或建议，帮助管理层调整管理策略等。

（三）反馈信息

不同反馈方提供的反馈信息与作用是不同的。当电子文件管理系统作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助用户判断自身操作行为是否正确并进行有效修正；当电子文件管理系统的用户作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助电子文件管理者判断管理成效并作出更新优化。按照反馈结果，反馈分为正面反馈和负面反馈。正面反馈是指企业用户对电子文件管理流程或系统的肯定，也可指电子文件管理者或系统自动对企业用户操作行为的肯定；负面反馈则是指企业用户参与电子文件管理流程或使用系统时对其产生的不满或质疑，也可指电子文件管理者或系统在用户使用不当时，对其发出的警示。一般来说，越完善的电子文件管理流程或系统所产生或接收的负面反馈信息就越少，但是也要注意：负面反馈信息越详细越有利于用户行为的修正和电子文件管理的优化改进。

三、企业电子文件管理中建立反馈机制的实践路径

反馈机制的实现需要电子文件管理部门、业务部门和技术部门等多方协同，在企业电子文件的生成、管理、利用等多个环节中完成相应的反馈活动。

（一）企业电子文件的生成

业务部门根据自身业务需要，同时遵从企业制定的电子文件管理制度和规范，在本部门业务系统中生成电子文件，并在业务流程中流转。在这一阶段，文档管理部门会对业务部门提出相应的电子文件格式与内容要求等，各业务部门则成为主要的反馈主体，对文档管理部门的“前端控制”进行反馈：一是业务部门有必要积极向管理者提出需求，说明本部门在业务过程中需要生成何种电子文件、需要何种技术支持管理以及需要的人员与财务成本等。二是业务部门要积极填写由企业文档管理部门下发的、用于调查业务部门电子文件管理情况的调查问卷，或积极参加由文档部门组织的座谈会，及时反映本部门遵循现有电子文件制度、规范和标准的情况，生成业务类电子文件的类型与格式现状等。

（二）企业电子文件的管理

企业电子文件在归档前，作为业务活动凭证，仍需要在业务系统中进行管理，以随时支持部门员工的电子文件利用需求。在这一阶段，各部门员工成为主要的反馈主体。

1.绩效评估。企业电子文件管理负责人可对员工参与电子文件管理的总体工作成效、各环节操作细节等进行评估，从而帮助员工判断自身在电子文件管理方面的能力与表现。评估结果在合格以上即为正面反馈，在合格以下即为负面反馈。

2.专业培训。根据绩效评估结果，那些对电子文件管理参与度不高、参与水平有限或操作行为不当的员工，需要接受专业的培训指导，以强化他们对电子文件管理的认知，使员工认识到在完成业务目标的同时，也要完成相应的电子文件管理任务。

（三）企业电子文件的利用

企业电子文件归档保存后，作为企业的信息资产，可以分级、分类面向企业用户开放使用。企业电子文件的利用一般需要系统操作，此时系统及其用户会对彼此的行为作出反馈，推动电子文件利用过程中系统与用户的相互适应。

1.系统报警：当用户在电子文件管理系统中的某些操作行为不当时，或者用户超越权限使用电子文件时，系统可以自动识别不合规操作，出现醒目标示，提醒用户终止不当行为。事实上，警示框的出现本身就是一种负面反馈。

2.用户体验调查：电子文件管理系统定期进行用户体验调查，用户通过填写系统问卷，反映电子文件利用过程中的感受。电子文件系统开发者和管理者，可以通过对问卷的数据分析，发现某些普遍问题或共同需求。实际上，这种通过用户体验调查所得的数据是电子文件管理系统中“反馈数据库”的核心内容，通过不同时期反馈数据的对比，可以发现企业电子文件管理的发展历程与趋势。

参考文献：

[1]刘越男.在夹缝中成长的幼苗——关于改制企业电子文件管理情况的调查报告（续）[J].山西档案，2002（2）：12-15.

[2]金锡万，白琳.项目后评价的反馈机制[J].安徽工业大学学报（社会科学版），2002（7）：56-57.

[3]齐虹.论政府信息服务中的正反馈机制[J].档案学通讯，2006（2）：13-16.

企业电子文件档案管理初探 篇5

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式, 代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改, 人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置, 甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上, 或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作, 提高企业的管理和运转速度, 确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性, 在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上, 在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库, 电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理, 与普通的电子文件存档相比, 特别需要做好文件的加密工作, 电子档案有其便捷的部分, 同时也承担一定的风险。因此, 电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下, 随着电子文件的营运, 电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面:首先, 企业电子文件的存在显得尤为随意, 特别是一旦超过电子文件的时效, 文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱, 缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理, 并加以区分存档, 档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档, 也只是简单的存在移动硬盘等设备, 以简单的文件夹分类进行储存。

其次, 电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为, 大部分企业在实行无纸化办公的同时, 还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档, 电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类, 而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者, 电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备, 而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备, 电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说, 很多都无法读取, 电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘, 移动盘等设备都有使用寿限, 且寿限都不太长久, 这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外, 企业电子文件档案还有一个致命的问题, 电子设备容易受到病毒入侵, 黑客攻击, 这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件, 以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题, 在管理上有以下几点建议:

1. 培养电子文件档案专业管理人才。

人才是企业管理的核心, 人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识, 同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性, 但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入, 图片扫描录入等, 但文件的电子格式却有多中, 特别是电子文件一旦入档, 需要以固定的文件格式保存, 即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键, 全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2. 建立和完善电子文件档案保密系统。

电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性, 传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下, 面临的安保隐患主要来源与网络黑客, 病毒木马等。在信息社会下, 电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键, 电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3. 完善电子档案管理系统, 包括录入系统、查询系统以及展出系统。

建立完整的电子录入系统, 特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义, 企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档, 在存档时做好归类分配, 为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出, 为信息所需人员做展列, 同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息, 必须回避企业的保密信息等。

4. 建立有效的电子文件档案法律法规。

当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段, 网络黑客等犯罪活动经常发生, 有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密, 秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响, 所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

摘要：面对数字化、信息化的全面深入, 企业办公系统和档案系统已然全面接触到电子文件和电子档案。随着无纸化办公的深入实践, 对电子文件与电子档案的储存、分类、管理显得有为紧要和关切。相对纸质文件的档案管理, 本文对电子文件档案管理提出了几点建议。

关键词：电子文件,档案管理,系统

参考文献

[1]兰家友, 李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家, 2014 (3) .

企业文件 篇6

1. 企业档案馆及其客户。

寻找用户并保证使他们找到自己所需要的资料是档案部门的一项主要工作。在一些企业档案馆, 从事战略管理、企业通讯、管理心理学、行政和雇员赔偿工作的人员已经成为企业文件的主要用户。他们给档案馆带来了信誉, 也带来了从企业和基金会获得资金支持的机会。对档案馆而言, 更有价值的档案利用是它们的商业利用。最近一个有争议的例子是历史频道有线电视网制作的企业历史系列电视片。虽然有些人对历史频道的理念, 即历史是最好的产品, 持批评态度, 但历史频道在美国本土有250万注册用户, 它的宣传效果是档案工作者在几年前梦寐以求的。

在企业界工作的档案人员向来都知道, 他们工作的价值直接依赖于他们对公司的价值。向公司内部客户提供服务的好坏对企业档案馆而言至关重要。通常, 衡量服务好坏在很大程度上表现在档案馆或档案馆与其他部门合作举办的展览、出版物和录像制品中采用的照片, 以及艺术品和文献的数量。

2. 机会与适应。

档案馆从来都不是创新的前沿之地, 而且档案人员也从来没有被推崇为适应环境的模范。直至今天, 我们还经常痛苦地听到档案同行们责怪时间和环境的变化给档案工作带来的负面影响。虽然烦恼和希望相随, 计算机时代给档案人员带来了文献管理的新机遇和探索的新工具。它使我们可以将公司的信息捕获在不同的格式上, 使读者更容易检索和利用, 它还使我们能够更广泛地推销档案产品。公司的网络使档案人员在与公司的经营保持联系的同时, 捕获并将信息组织起来以备将来使用。万维网技术也给我们提供了将公司信息向公司内部和外部发布的机会, 也使档案馆提供信息的作用得到了应有的尊重和发挥。

3. 全球化时代的档案馆和企业。

档案人员能否使自己的工作和产品适应新世纪的现实和需要, 决定了他们能否生存。历史不只是过去的编年史, 档案馆也不能只是储存陈旧信息的沾满灰尘的库房, 我们必须把历史推向市场, 不能只把历史作为周年庆典中怀旧的东西;档案馆必须是提供对日常的管理和业务工作有用的信息的地方;档案人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求。他们不能让自己被隔离在企业主流之外, 应该把自己塑造成企业业务的全部参与者。每当企业为了适应竞争而进行变革时, 档案人员总是试图将头埋在地沟里不被人看见, 希望变革不要触及自己。而这一招往往不奏效。不被触及也就是不参与, 而把自己视为局外人, 也就意味着面临被公司视为无用之人的危险。

4. 口述历史。

企业文件中包含的信息比我们想象的要少得多。在今天这个生活频率非常快的年代, 这种情况更加突出。面对这个现实, 为了增加企业档案对企业本身和其他组织的价值, 口述历史在许多方面提供了解决问题的方法。

口述历史在企业档案馆的工作中不仅是必不可少的工具, 也是一个催化剂, 而且它有两个方面的重要作用。它的第一个作用是它能够时实地捕获公司的信息, 发现某些文件的特殊意义或缺失的部分。口述历史等于是提供了一份探察公司活动的地图。由于该地图是由熟悉情况的内部人员绘制, 因此它可以帮助我们根据实际情况来鉴定文件, 而不是根据传统意义上的假设的价值。口述历史的第二个作用表现在信息的生成方面。无论是哪一种格式的企业文件都不可能总是提供充分的信息, 使我们了解公司的实际情况, 尤其是关于某些事件的动机和非正规活动的信息。诸如公司机构组织图之类的文件能够帮助我们了解公司的运转和信息流程, 但正如水遇到阻力就改变方向一样, 公司十有八九会沿着图上未标注的方向运行。口述历史的另外一个好处就是它所生成的信息能够很快地以电子形式向读者提供利用。比如, 访问时做的记录可以以纸张的形式或电子形式提供利用, 如果与图像结合起来的话将会更加吸引人。

企业档案人员必须了解企业正在开展的工作、项目和发展方向, 这样就可以使我们看出它们可能产生的需求, 并利用自己掌握的馆藏来服务于这种需求。同时, 我们还可以了解什么样的文件将会被生成, 并尽快地参与这些文件的鉴定和处置。

浅谈企业电子文件管理模式 篇7

对于纸质文件来讲, 文档一体化管理模式是指“从文件和档案工作的全局两方面进行统一文档管理机构的管理。它统筹规划、科学管理, 实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。”[1]

文档一体化处在计算机网络环境下则可以看作是凭借电脑智能化、技术网络化的优势, 以文件生命周期这一理论为指导思想, 对于文书和档案管理工作进行系统规范的科学化管理。电子文档一体化是系统的从档案学和文书学角度出发, 实现总体最大效能的实现, 以此确保不论企业管理文件乃至馆藏文件的档案管理最优化, 控制文件的生成、传播乃至归档的全过程。文档一体化的实质就是对文件运动全过程的全面控制, 即实施前端控制[2]。

二、“双套制”管理模式发展历程

档案学界对于“双套制”的研究讨论自20世纪80年代开始, 到了20世纪90年代, 伴随着OA系统的兴起、缩微技术的发展, 大量的电子文档产生。现代化办公室模式的产生, 对于纸质传统文档是一个很大的冲击, 纸质传统文档向数字化信息的转化过程中, 大量的电子档案, 所谓档案也随时兴起。但是这些技术的发展, 文档的产生, 对于不同载体的两种文档的保存也就产生了一定的问题。因此近些年来, 档案学界开始关注于讨论档案的“双套制”管理模式问题。

早期对“双套制”的研究, 是指对纸质档案进行双套保存, 主要是基于档案的安全, 采用双套备份保存。对于这种内容与载体完全相同的档案采用双套保存, 是一种重复, 也是一种浪费。这种双套保存只适用于少量特别重要的档案, 因为大量的档案进行双套制保管归档, 其需要消耗大量的人力、物力和财力, 这以我国目前的基本情况来看是不利于档案保管可持续性发展的。但是伴随着档案载体逐步呈现多元化的现状, 同样的档案内容, 以不同的载体形式进行保管, 其本质特点有所不同, 其实已不算为重复保存。在这样的背景下, 进一步讨论档案的双套制问题显得尤为必要和迫切[3]。

三、对企业电子文件管理模式的思考

从以上对文档一体化管理模式和“双套制”管理模式的分析, 可以看到, 两者之间存在着一定的递进关系。文档一体化管理模式提高了文件向档案转化的速度, “双套制”管理模式在其后对存储档案的载体形式进行探讨。

(一) 实施电子文件管理模式的条件

办公自动化的推进、电子文件的大量出现, 是两种模式得以应用的基础。从前文对两种模式的探讨, 可以明显看到这两种模式对办公模式和档案管理者的素质都提出了很高的要求, 没有现代化的办公模式就无法对电子文件进行格式的转化、系统的操作, 更无法进行有效地管理;没有高素质的档案工作人员就无法应用现代化技术。企业想要使档案管理更加有效率、档案利用更加方便快捷, 就要对档案部门加大投入, 提供高效的现代化设备, 培养优秀的档案管理人才。在以往, 档案得不到应有的重视, 档案管理人员素质低下, 文化层次不高, 而且对专业知识更是没有掌握, 这样的条件想要管理好档案是不可能的。尤其在现代化网络的环境中, 企业档案管理的质量和效率直接取决于管理档案设备的质量、管理人员素质等直接因素。

(二) 根据自身情况选择管理模式

目前对电子文件管理模式的研究有很多, 针对不同的机构出现了不同的研究成果, 选择与否或者选择何种管理模式, 就需要企业的档案工作人员根据本企业自身的特点, 选择适合企业发展的模式, 以求档案管理和利用的高效、安全及快捷。J.Timothy Sprehe提出基于生命周期的企业文件管理模式, 并提出三种解决方案:商业方案 (Business Strategy) 、技术方案 (Technical Strategy) 和人才方案 (People Strategy) [4], 认为这三个要素是提高企业电子文件管理效率的重点。

我国使用的电子文件管理模式大多是借鉴国外的研究成果, 这就需要我们在借鉴时, 要注意不要完全的“拿来主义”, 国外现有的电子文件管理模式本身也有其弊端, 有待完善。企业在借鉴外来理论时, 要正确认识当前我国的档案工作形势, 对国外优秀档案管理理论、思想, 去粗取精, 使其本土化, 要基于企业自身的档案情况来选择和改造适合企业发展的档案管理模式。

目前, 我们的档案工作还没有真正步入电子化时代, 因此纸质文档和电子文档还要经历很长一段的共存期, 因此正如冯惠玲教授所说:“电子文档与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间, 因为从总体来说, 二者的功能的未能实现一方完全取代另一方, 无纸化必然经历一个漫长的渐进过程。”[5]我国的电子文档与纸质文件还需共存相当长的一段时间, 在这段共存的时间里, 档案学者和档案工作人员可以根据自身的工作经验, 提出全新的、更加科学的电子文件管理模式, 为以后电子文件的管理提供更多的参考和可能。

摘要：本文主要就企业的电子文件管理模式进行浅谈, 在文中提及两种电子文件管理模式, 即文档一体化管理模式和“双套制”管理模式。在文中对这两种模式的根源、对企业发展的适应度、企业应用这两种模式应具备的条件以及对企业电子文件管理模式的思考等展开讨论。

关键词：企业,文档一体化管理模式,“双套制”管理模式

参考文献

[1]所桂萍.论文档一体化管理模式[J].郑州到学学报, 2008 (5) :176-178.

[2]赵彦昌.电子时代文档一体化管理新论[J].科技档案, 2008 (3) :35-36.

[3]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究, 2002 (1) :38-40.

[4]J.Timothy Sprehe.Enterprise Records Management:Strategies and Solution[EB/OL].[2011-02-23].

企业文件 篇8

企业在日常行文过程中, 经常会出现文体不分、乱用等现象, 像“关于***的请示报告”这样的文件经常会遇到, 文件流转过程中也经常会出现很多遗漏的问题。殊不知, 这样的做法最后会对文书档案的归档造成不良影响, 这就需要我们文档工作人员在日常文书处理过程中, 要有文件归档意识, 才能更好地配合档案部门的归档工作。

因此, 强化档案意识是做好文书处理的前提, 档案案卷质量的提升依赖于每一个环节的档案意识渗透…… (1)

二、企业发文对文件归档的影响

(一) “请示”与“报告”不分

在企业日常行文过程中, 经常会遇到“请示”与“报告”不分, 乱用的现象, 甚至经常见到这样一种题目:“关于*****的请示报告”。 (2)

用于向上级单位请求指示或批准的文件应用“请示”, “批复”随着主送单位的“请示”的事件而产生;而报告则侧重于告知, 一般不需要“批复”。

我们在后期文书档案归档时, 一份请示及它的批复应为一件, 但如果我们在行文过程中, “请示”“报告”混用, 则会使归档单位在“请示”一事的文件后找不到“批复”文件, 而“报告”有时会产生“批复”文件, 会遗漏归档。

所以我们的文书部门在一开始就要把住文体这一关, 不符合行文规则的文件不予办理, 这样才能保证后期档案的整理规范。

(二) 没有盖章

文书工作由于工作繁忙, 经常每天处理很多份文件, 加之业务部门或领导加急的文件, 很可能会出现当时需要送给主送单位的文件盖章了, 其他存档的文件忘记盖章的现象。对于这种情况, 我们可以一周对文件一清理, 对签字 (如校对等) 不全或没有盖章的存档文件予以手续补齐, 避免最后年终归档时候忘记予以遗漏, 后期再整改。

(三) 会议纪要的归档

在遇到需要查询的问题时, 如找不到相关文件, 会议纪要也是一个很好的证明材料, 会议纪要同正式红头盖章文件一样, 也是经过拟稿、审核、核稿、会签、签发一系列步骤和流程形成的纸质材料。但需要注意的一点是, 会议纪要不像其他文件, 有着重复率低的标题, 查找性强的关键词, 他们经常只有一个名字, 就叫“……会议纪要”。所以为了便于后期查找和归档整理, 最好我们在日常会议纪要处理登记中, 加上议题或关键词登记, 以避免重复率高、难以查找等问题。

(四) 附件不齐

我们在上报请示时, 通常会带有附件, 有时附件为成册的或很多的装订材料, 这时为了工作的时效性和便捷性, 企业会让发文单位直接将请示的附件送至相关收文单位的承办部门, 这时拟稿部门为了快捷, 会直接将附件送至相关部门, 后期存档的附件如文书部门不催, 并不会再进行附件归档或百般推脱, 这就为后期存档资料的完整性埋下很大的隐患。企业可以制定相关的文书收集制度或考核制度, 以规范这种行为。

(五) 保密文件的处理

保密文件由于其保密性, 有一定的阅读权限, 且档案鉴定时会根据秘密、机密和绝密的分类进行保管年限的划分, 因此, 文书在处理涉密文件时就需特别注意, 最好能够将涉密文件与一般文件分开送档案部门归档, 以便于档案部门区分和处理。

三、企业收文对文件归档的影响

(一) 笔迹问题

由于文书部门对相关签字没有把关, 圆珠笔甚至铅笔签批的现象时有发生。从档案保护角度来讲, 圆珠笔及铅笔的笔迹是很容易消失的, 这样会为今后档案的留存埋下隐患。

文书部门如从一开始就对这种行为予以纠正, 采取当面口头提醒或文件贴标签的方式提醒, 后期档案部门对文书档案的收集工作就可以减少一定的复制、修糊量 (3) , 所以文书部门对档案部门的起着“先遣军”的作用。

(二) 各个环节传递易丢失

企业在收文过程中, 在收文登记、拟办意见、领导批示及部门处理等各个环节都需要原件进行流转, 这就会造成原件容易丢失的现象。因此, 每份文件逐份登记, 各个传阅环节都做好记录对于保证文书档案的归档完整性起着至关重要的作用。

(三) 复印件传递留下隐患

由于怕原件丢失或者传阅领导、部门出差等原因, 很多企业在文件传递中不得不运用复印件或传真件传递的方式进行。其实, 这是不符合档案的原始性的, 文书档案的各个环节都需要相关领导的手签版本进行存档, 不能使用复印件。因此, 文书部门在处理文件时, 要尽量保证文件处理单或文件上领导的签批手稿, 这才是有追溯性和原始性的纸质凭据, 如领导或部门人员当时确实不在而文件又非常着急, 可以采取文书机要通道或事后补签的方式进行。

四、其他需要注意的几点问题

(一) 原件印发数量不够

文书在制发公文时, 一般会主送单位1-2份, 各抄送单位各1份, 拟稿单位1份, 另外会至少要留存2份存档, 其中一份归为死档, 一份供日常查阅。但有时由于拟稿部门预估不足或后期有需求变化, 需要的不止这些, 这时他们就会向文书部门提出需求, 而文书部门有时因为忙乱, 可能紧急时就将归档的文件交由相关业务部门。出现这种情况时, 事后文书部门一定要将存档的文件补齐, 同时告知相关部门下次一定要弄清需求量, 避免此类事件的再次发生。否则, 年终交给档案部门的存档文件很有可能不齐全。

(二) 借阅归还

文书在处理日常公文过程中, 也经常会遇到查阅文件的需要, 这时如果我们把借阅的文件交由相关部门而没有登记, 后期很可能出现相关业务部门忘记归还而文书部门由于事务繁忙也忘记催交, 这就会造成文件的丢失, 为后期档案的完整性造成隐患。

(三) 销毁规范

文件销毁是企业每年一次的例行工作, 企业在各部门收集上来的文件, 最好能有文书部门或档案部门的人员对清单予以浏览, 避免本应归档的重要文件被销毁。

由于一份文件从它形成、传阅、办理到存储各个环节, 都有可能在各业务部门手中留存, 但业务部门的人员一般当时需要相关资料时会很焦急的去找, 拿到的也有可能是重要文件的原件, 后期事情处理过后, 他们很有可能忘记归还或直接拿去销毁。

所以在文件最终销毁前, 建议相关部门提请文书部门或档案部门人员对销毁的文书档案进行浏览鉴定, 确定没有需要归档的相关文件再放行销毁。

(四) 日常文书流转过程中应注意大事记的收集

文书部门人员在日常工作中, 也可以注意大事记的积累。因为所有的政策传达, 事项请示都需要通过文件来实现, 文书是企业文件的“上传下达”工作者, 是企业的“沟通”和“纽带”, 所以在日常工作中文书可以积累相关的重要事项, 进行大事记的收集。如一个企业获批一个项目、一个中心;成立各个委员会;成立某几个相关公司;重要人事任免等, 都可以以大事记的形式记录下来, 一句话或几句话即可。

这就会后期档案部门在编写企业年鉴或相关材料时能够提供可参考的资料, 日常积累比后期整理要更加齐全。

五、结论

综上所述, 档案的前身是文件, 文件的归宿是档案。档案形成的基础是文件的形成, 文书的升华又形成了档案 (4) 。文件就像是种子, 只有阳光充足和雨水充沛的条件下才能茁壮成长, 所以, 为了保障日后文书档案归档的原始性、完整性和可借鉴性, 文书部门的配合必不可少, 且起着至关重要的作用。企业应该从文件的产生开始, 严把文件各个环节的规范性和与档案部门的配合性, 才能为企业积累更有利用价值和参考价值的文书档案, 两者一起更好地为企业文档事业服务!

注释

1[1]张俊花.规范文书处理行文提高归档案卷质量[J].机电兵船档案, 1996, 5:26.

2[2]任雪浩, 李伟华.“请示”与“报告”文种混淆的历史渊源和正确应用[J].办公室业务, 2008, 4:31.

3[3]龙大成.谈谈档案工作同文书处理工作的相互关系[J]湖南档案, 1981, 2:26.

企业文件 篇9

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

企业文件 篇10

针对目前政府采购市场规模扩大、家具行业竞争日益激烈的现状, 如何能科学参与家具政府采购, 并且在众多投标活动中独树一帜, 脱颖而出, 是每个家具企业都要认真思考的问题, 也是企业提高核心竞争力, 做大做强的有效途径。

家具企业除了产品质量过硬, 也应该熟悉政府采购一般流程, 并且在投标过程中得到体现和回应。无论企业在生产环节做了多少努力, 最终呈现在评委面前的是标书, 因此投标文件的组织和设计要科学、合理, 投标答辩人员的选择要恰当得体, 投标过程要能反映企业管理能力和产品质量优势。本文仅在合法和合理的规范内讨论家具企业组织投标文件的一些技巧, 不涉及投标报价的相关内容, 旨在帮助家具企业提高制作标书文件的质量, 减少在投标环节的一些失误。

一、投标材料的准备环节

1、投标文件的送达时间

根据《招标投标法》规定, “投标人应该在招标文件要求提交投标文件的截止时间前, 将投标文件送达投标地点”, “招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件, 招标人应当拒收”。但事实上, 因为某些不可预料的因素, 一些投标企业人员不能按时到达开标现场。虽然投标方有时仅仅迟到了几分钟甚至数秒钟时间, 却因为违反了投标硬性规定, 只能眼睁睁看着投标时机就此错过。因此经验丰富的投标企业会在事先就考虑到各种意外因素, 并且做好相关预案。如果企业投标人员距离开标现场路程较远, 一般会预先保留好充足的准备时间, 有的企业人员甚至会提前一天达到现场附近。

2、投标材料的密封

依照规定, 投标文件应该按正、副本一式两份准备好装入档案袋密封装好。材料的封口处要加盖投标方的公章并且经过投标授权代表的签字确认。

一般情况下, 投标方不会出现材料密封方面的低级错误。可现实案例中却总有企业粗心大意, 到了开标现场, 才发现招标材料遗漏了代表签字, 或者是没有加盖投标人公章, 甚至有的干脆没有密封好。笔者曾经目睹过一个投标方送达的资料, 是由一大堆零散文件摞起, 外面用简单的包装绳捆扎而成, 其简陋程度令在场所有招投标人员目瞪口呆, 这样的文件材料当然不能通过审查。不论该企业是否首次参加类似投标活动, 或者是有其他任何深层次原因, 这种做法总是让人对企业印象大打折扣的。

3、投标文件的颜色、格式、装订等细节

投标文件的细节, 也是决定成败的一个关键。企业应该严格按照招标文件的要求, 认真检查投标文件的颜色、格式装订等部分是否符合要求。在国内政府采购活动中, 经常发生一些企业的投标文件因为外观或格式细节处理不善, 没有与招标文件的要求对应, 最终导致投标无效的现象。

比较著名的一个案例是2007年江苏某幕墙工程有限公司参与一项千万工程的投标, 在商务标评比的第二标段和第三标段均名列第一, 但是却因为招标文件要求封底采用蓝色, 而投标文件却采用了白色封底, 被宣布为技术标为废标。虽然该企业负责人事后大呼冤枉, 并且按照法定程序及时进行了申诉, 但却依然没能改变最终的评审结果, 不禁令人扼腕叹息。

该案例发生后, 曾在业内引起广泛的讨论, 关于投标文件的外观 (如格式、装订以及颜色等) 是否能成为招投标的必要条款, 专家之间也是各持己见。然而如果站在其他投标方的立场来考虑, 某个标书文件在形式外观上明显区别于其他标书文件, 也是容易引起质疑的。所以投标文件的细节制定, 也应该引起企业的足够重视。

二、投标的资格证明材料

招标文件一般会要求企业提供一些资格证明文件, 例如企业营业执照、税务登记证、生产或经营许可证、ISO9001系列质量体系认证、财务报表和银行资信证明等, 以证实企业有资格参与投标, 以及中标后有能力履行合同。

投标文件所提供的内容资料, 必须真实有效, 不能弄虚作假, 这是投标文件是否能参加竞标的基本条件。编制时紧紧围绕招标文件要求进行, 无论是形式上, 还是实质上都应对招标文件作出响应。并且要注意一些事项, 例如:标书文件规定盖章签字的地方不可遗漏;投标文件上要填写企业的法定注册地址;投标企业的单位名称或法人姓名与登记执照相符;单位组织机构代码证要注意年审等等。

2012年, 在广东省汕头市组织的一次采购活动中, 两家企业未提供《中华人民共和国组织机构代码证》, 一家企业提供的《中华人民共和国组织机构代码证》未年审, 均不符合招标方的“资质证明文件”要求, 因此通过资格及符合性检查的合格投标人不足法定三家, 根照广东省政府采购有关制度要求, 本次投标活动作废标处理。

三、投标文件的响应技巧

根据《招投标法》、《政府采购法》等法律的规定, 投标文件应响应招标文件要求和条件, 不要有实质性的技术偏差。这个技术偏差度的把握, 在实际操作中具备一些原则性和技巧性。

首先, 招标文件中对家具产品会规定很多细化的要求, 如规定家具产品的外观、尺寸、用材、颜色、环保及质量要求等, 以便相关家具投标方所提供的产品具有可比性。家具企业在制作标书文件时, 对家具产品的材料、产地、品牌及功能性等方面的技术指标控制, 要严格制定技术响应对照表, 不要有负偏离。如果投标文件如果要求采用某品牌的五金件, 不要自作主张换成其他品牌;投标文件要求密度板的产地来自某地, 也不要擅自更换成其他产地。因为在实际操作过程中, 除非招标文件中没有明确规定材料的产地和品牌, 否则一些并不具备实质性区别的技术偏差, 采购方和评审专家会因认为没有技术响应而导致企业丢失分值或丧失投标资格。

其次, 对于一些质量维护等服务方面的指标控制, 如产品质量保证期、售后服务、维修受理响应时间、定期回访间隔等, 如果条件允许, 投标企业可以制定更宽口径的服务标准。例如, 家具招标方在文件上写明要求质保期为5年, 那么投标方可以根据自己企业的情况, 制定不低于5年的质保期。因为一些招标文件虽然没有明文规定, 但是评审专家会根据服务承诺的相关情况来判断企业的服务技术和能力, 有些评审表上更是明确规定售后服务年限长者可以酌情加分。再如, 招标文件要求企业在24小时内响应维修, 那么投标方可以在响应维修时间的同时, 适当列出企业在当地的售后服务网点等优势条件, 并且对售后人员情况予以详细说明。

再次, 对于能够充分表现本公司能力和水平的资料, 要准备充分, 如业绩证明材料、产品获奖证书等等。例如, 有些投标文件要求企业提供类似80万以上的业绩证明材料3个。如果条件允许, 企业可以列举3个或以上的类似业绩, 并认真提供每个业绩的相关复印件。在实际评标活动中, 一些当地较大的家具企业, 自以为享誉本行, 因此在提供材料时马虎大意, 投标文件要求提供3个文件, 他偏偏只提供2个。甚至有的企业只列出一张业绩表格, 并不提供单个的业绩证明资料。殊不知很多技术评分表, 会在一定上限范围内, 按照业绩材料的多少累计积分。即使评审专家组明知该企业在家具行业中实力突出, 业绩丰富, 但因文件材料没有表现出来, 也不可能为其添加分值。

四、投标的答辩人选

一份好的投标文件, 还需要有懂行的投标委托代理人来负责解释。参与家具采购招投标活动的人员不仅应该具有良好的沟通能力, 熟悉本行业的相关法律法规和招标代理流程, 更应该对企业的相关背景, 家具的采购、生产和销售等环节有深刻的了解, 以便随时为投标文件中含义不明确的内容提供必要的澄清或说明。

有的企业选择的投标委托代理人员是处于销售环节的客服人员, 认为销售人员口才好, 反应快, 亲和力强。其实, 采购方主要关心采购货物的质量和售后问题, 并不需要一个华丽而不知所云的表达, 因而评委专家会针对企业生产过程、技术手段等问题进行提问。特别是专家对标书文件中有疑问的地方提出质疑时, 一般的销售人员很难正确解答出来。

例如, 某次评审过程中, 专家问到该家具产品的油漆选用何种品牌, 产地哪里, 什么生产工艺流程, 有的投标代理人对此一问三不知, 一脸茫然, 而有的投标代理人则可以有的放矢, 一直答到环保封闭漆做了多少道。可想而知, 选择了合适的投标代理人, 是对投标文件最好的查漏补充。

总的来说, 家具企业参与投标活动, 主要靠的是家具产品质量以及价格优势, 但在质量和价格分值均很接近的情况下, 对投标文件的不同处理方法, 则可能会产生截然不同的结果。因此, 整个标书的编制应紧紧围绕“能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准”, “能够满足招标文件的实质性要求”。只有这样, 企业才能在招投标活动中始终保持优势, 以期获得最大的中标机率。

参考文献

[1]姜卫东、杨鹏:政府采购投标文件编制技巧探析[J].机电信息, 2008 (8) .

[2]韩惠芳:如何编好投标文件[J].山西建筑, 2010 (1) .

[3]贾志辉:家具采购招标评标方法的策划和应用研究[D].华东理工大学, 2011.