文件档案一体化管理

文件档案一体化管理（共12篇）

文件档案一体化管理 篇1

电子文件及管理中心是现代信息技术发展的产物。电子文件与纸质文档未来的发展形势理当二存其一,必须对两者进行融合,使之成为一个整体,实施一体化管理措施,才能保证文档管理的安全、完整、真实以及秩序。这是任何个人、集体以及国家进行文档管理的最佳方式。

1 文档管理一体化的理论基础

文档管理一体化观点的建立是基于对文档生命周期以及不同文档类型的认识上。从文档生命周期来看,每一份文档都需要历经采集、整理、形成、更改、使用、销毁或永久性保存这一过程,针对其生命周期的一体化管理就是要针对文档行为的每一个环节进行持久和不间断的管理。非一体化文档管理所实施的管理措施不能根据文档生命周期的规律实施统筹管理,导致文档在移动和使用的过程中,出现了损坏或缺失。而一体化管理则正与之相反,它能很好地衔接文档的每一个阶段,给与文档持续性的保护和管理,详细的记述文档生命周期的每一次改变和挪动。

2 文档一体化管理的缺失

陈旧的文档管理模式遵循了一动一录的规则,只要文件存在变化,就会对其进行记述,但记述方式和内容过于粗糙,不便于文件今后的调用和研究参考。这给文档以后的使用带来了不少麻烦。总体而言,文档一体化管理的缺失主要表现在以下几个方面。

2.1 管理制度的制约

文书是文件管理的主体和重要操作者。我国现行的档案管理制度中规定了文书工作的职责,档案部门对指导文书工作只承担指导职责,但在实际的管理工作中,档案部门常出现越俎代庖之举。很多时候,档案馆文书工作与档案工作交互不清,并没有明确进行分类,造成档案管理与文件管理出现混乱,同时也给文件转档案制造了一些困难。

2.2 缺少标准化、规划化制度

传统的纸质文件管理在管理标准和规范的制定上本就存在一些缺陷和漏洞,包括文件提取权限、文件抽取记录等,都缺乏严谨统一的标准。在使用电子文件之后,档案馆也没有制定关于电子文件管理的制度和规范,很多时候,档案馆管理人员几乎可以毫无限制地对电子文件进行提取、查阅,甚至是传输,这势必会对文件的安全造成一定危害。

2.3 文档管理技术落后

电子文件管理的重要载体和工具就是计算机软件和相关的技术。电子文件诞生后,考虑到其用于文档管理的优势,很多档案馆都开始了电子文件储存和使用改革。但档案馆在进行改革时候,却忽略了计算机软件与技术的开发和引进,随着计算机技术的不断发展及人们对文档管理要求的提升,陈旧的计算机软件和落后的技术,根本不能为文档管理提供优质的服务。在此期间,档案馆也并没有对外引进先进的技术与软件,档案馆所使用的管理软件常常无法为电子文件提供有效的保护和防御措施。

3 电子文件时代文档一体化管理的补救措施

3.1 强化文档一体化管理意识

文件管理部门和档案管理部门共同对文档管理负责,因此,双方部门的高层应当加强沟通和交流,首先要认识到文档一体化管理的重要意义,探究分析文档一体化管理的有效措施,通过高层的交流,消除文档管理与档案管理之间的芥蒂,帮助基层管理人员树立起文档一体化管理意识,发挥部门之间的协作与交互能力,双方共同参与文档的一体化管理。

3.2 实施一体化管理体制

传统的文档管理不是文件与档案分化管理,就是文件与档案的混乱化交互管理,管理界限与层次极度模糊。为了尽快实现文档一体化管理,有关部门应当尽快制定文档一体化管理体制,重新规定各部门关于文档一体化管理的部门职责、岗位职责。实施一体化管理体制同时需要设立专业的管理部门,承担文件管理部门和档案管理部门媒介角色,并对文档管理负责。

3.3 提升软件研究与开发力度

电子文件时期文档管理难以实现一体化管理的重要原因之一就是管理软件的缺失。先进的文档管理软件,能为对象提供更好的文件管理服务,单就文件检索而言,一款能按照输入制定,搜寻档案库中类似文件,并可做到时间筛选、类目筛选等多种个性筛选的软件才符合当前大批量文件管理的要求。因此,文件管理部门和档案管理部门应共同致力于开发先进的文档管理软件,并在一体化发展要求的基础上进行开发,开发文档管理与档案管理的系列软件,以提升两种管理工作的交互性,同时注意提升软件的安全性能,此外,还可以开发一些个性服务,如文档定时抽取、文件抽取转移等。

4 结语

电子文件时代下的文档管理工作与计算机技术紧密相连。因此,在实现一体化管理的进程当中,必须要从软件开发、计算机技术培训等方面入手,提升档案馆电子化水平,辅助以思想培训、制度约束,加快一体化管理步伐。

摘要：电子文件时代指的是一个利用计算机技术成立文件以及文件管理中心的时代。电子文件时代的文档管理具有便利、快捷、永久性保存、不易损坏等优势,但人们在使用电子文件进行文档管理时,对于其中的利弊认识不清。电子文件文档管理与传统纸质文件相比,在安全性、统筹管理、定位管理以及一体化管理方面具有很大缺陷。本文将对电子文件时代文档管理一体化进行分析,提出电子文件时代文档管理的缺失及补救方案,加快推动电子文档的一体化管理进程。

关键词：电子文件,文档管理,管理问题,补救措施

文件档案一体化管理 篇2

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的.档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

如何做好电子文件的档案管理 篇3

1、电子文件信息与载体的相分离性。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。

2、信息形态的数字化、与非人工识读性电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。

3、对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。

4、信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。

二、电子文件与档案文件在管理工作中的区别

1、传统的档案工作以纸质文件材料为主，而应用计算机后，电子文件部分地取代了以往的文字材料，它由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盤上进行修改，形成后，马上存贮到办公信息数据中，电子文件与纵横文件之间没有了明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出适合的工作流程及方法，如文件的立卷归档制度等。

2、电子文件和纸质文件相比，归档是一项更为细致、难度较大的工作。

3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法内容、标准均将发生变化，电子文件由于制作方便和用户的不同需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

4、纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，所以归档方式的选择至关重要。

三、电子文件的整理

电子文件整理一般包括两个步骤：

1、对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。

2、组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。

四、电子文件的归档

1、对电子文件归档的要求。总的要求是:真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如收集积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；再次是归档电子文件格式要通用、标准。

2、归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁光介质上。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在光介质上。

五、电子文件档案管理面临的主要问题

1、电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

2、电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。

六、电子文件档案管理问题的对策

1、建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。

2、档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。

3、对电子文件法律效力问题的解决?加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

电子文件档案管理探索 篇4

一、电子文件的特性

1. 非人工识读性。

非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的, 必须借助于特定的工具来识别。因此, 将这一特征称为“非直读性”。

2. 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

3. 信息与载体的可分离性。

综合各种论述, 我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

4. 易变性。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。 (1) 电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”, 人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化, 因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此, 我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构, 比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴, 插入表格、图形或音频, 对图像文件进行调色处理, 对音频文件重新压缩, 对数据库文件动态更新, 对多种类型的信息进行集成处理等等, 这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成, 并且通常可以逆转。 (2) 电子文件的存储载体极易改变。一方面, 磁电介质和光电介质的性能不稳定, 其物理寿命 (保证存储数据不丢失的时间) 远不如纸张, 在氧化作用或物化环境的影响下, 很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代, 新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性, 为保证电子文件信息的长期有效, 必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体, 这种存储载体的升级, 也可能带来信息的失真。 (3) 电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展, 电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级, 硬件环境的系统配置及其性能不断提高, 新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性, 将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务, 而在技术环境的迁移过程中, 将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

5. 结构复杂性。

相比传统形态的文件, 电子文件的结构复杂性主要表现在: (1) 电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”, 再到固化数字代码序列的“存储载体”, 电子文件呈现出纵向层结构, 各个层面之间的“映射”有着复杂的规则, 通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言, 内容与载体通过书写或刻印融合于一休, 成为不可分割、不易变化的整体, 结构清晰单一。 (2) 电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成, 这些内容要索可以源自不同的系统 (如:OA系统、MIS系统、GLS系统等) 、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。 (3) 电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言, 生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件, 会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存, 因此, 描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

6. 多种媒体的集成性。

多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体, 从而在文件展现过程中图文并茂, 具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略

1. 对电子文件管理流程加以优化

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟, 而应根据电子文件技术特点, 利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势, 构建更为科学高效新流程, 具体落实全程管理和前端控制。

2. 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统, 而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中, 管理系统 (主要是软件) 处于中心位置, 没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者, 是电子文件管理活动重要的承担者, 是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、结束语

电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域, 对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐, 适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要, 为社会提供更好更有效的服务。

摘要：近年来, 电子文件的归档管理受到了空前重视, 但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响, 情况并不理想。业内人士开展的相关调查显示, 在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数, 电子文件的归档管理情况不容乐观。

关键词：电子文件,档案管理

参考文献

[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000

[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3

文件档案管理规定 篇5

第一章 总则

第一条 目的。为了规范公司文件档案管理工作，特制定本制度。

第二条 管理部门

1、文书结案后，原稿由行政部门归档，经办部门根据实际需要留存复印件。如因业务处理

需要，原稿需由经办部门保管，应经行政部门经理同意后妥善保存，行政部门以复印件归档。

2、各分公司档案分类目录及编号原则，由总公司行政部统一制定，分公司行政部门自行管

理。

第二章 文件、档案整理

第一条 文件点收

文件结案移送归档时，根据如下原则点收。

1、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查和归入。

2、文件如需经过抽查，应有管理部门经理签认。

3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

第二条 文件整理

点收文件后，应依照下列方式整理。

1、中文竖排文件以右方装订为原则，中文横排或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第三章 档案分类

第一条 档案分类应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类3级分

类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

第二条 档案分类应力求实用。如果因案件较多，3级分类不够应用时，须在第3级之后增

设第4级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”2级。

第三条 同一“小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹

不够使用时，可分为2各以上档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查阅。

第四条 所有的已审批的管理规定、作业指导书（包括计划、合同、临时通知等）或表格

格式应交行政部归口、分类并统一编号。

第五条 档号的表示方式如下：

HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X71、编号方法

管理规定、作业指导书、表格

HYK/X1X2－X3（X4）－X5－X6/ X7

各中心/

2、以公司名义对外行文：

穗+公司简称+主办部门简称[发行年号]+第（顺序号）号；

3、内部文件（主要包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等）：

单位简称+主办部门简称 [发行年号]第（顺序）号

4、合同（协议）：

集团的合同（协议）：（完整年号）HYK-顺序号

各单位的合同（协议）：（完整年号）各单位拼音简写-顺序号

5、公司所有已审批的外来文件根据需要交行政部归口、分类。外来文件的编号采用发文单位的原编号。

6、技术文件、图纸的编号方法另行规定。

第四章档案名称及编号

第一条档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。

第二条档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”、将所有分类各级名称及其代表数子编号，按一定顺序依次排序，以便查阅。

第三条档案分类各级编号内应预留若干空档，以便将来组织扩大或业务增多时可随时增补。

第四条档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第五条档案编号

1、新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档案号。

2、档案如归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列。

3、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号。

4、档案号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第五章档案归档管理

第一条归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“现出纸”注明目次号码，以便查阅。

第三条 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查阅。第四条 保存期限

文件保存期限除政府又换法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理。

1、永久保存 A、公司章程 B、股东名册

C、组织规程及办事细则 D、董事会及股东会记录 E、财务报表

F、政府机关核准文件

G、不动产所有权及其他债权凭证 H、工程设计图

I、其他经核定须永久保存的文书 2、10年保存 A、预算、决算类 B、会计凭证

C、事业计划资料

D、其他经核定须保存10年的文书 3、5年保存

A、期满或解除之合约

B、其他经核定须保存5年的文书4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以相应年限的保存。

第六章档案调阅管理

第一条各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“档案调阅单”，经其部门主管核准后向档案保管人员调阅。

第二条调阅档案（包括文件资料）时，必须在“档案调阅登记薄”登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方可借阅。

第三条 案卷不许借出，只供在档案室查阅；未归档的文件及资料可借出。第四条 档案管理人员接到“档案调阅单”，经核查后，取出该项档案，并于“档案调阅单”

上填注借出日期，然后将档案交予调卷人员，调卷人员接到档案后，在“档案调

阅单”上签字。“档案调阅单”按归还日期的先后整理，以备催还。

第五条 调阅期限不得超过2个星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。

第六条 调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反“保密法”追究当事人责任。

第七条 调阅的档案交还时必须当面点清交接清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。第八条 外单位调阅档案，应持有单位介绍信，并经总裁批准后方可借阅，但不能将档案

带离档案室。

第九条 外单位摘抄卷内档案应经总裁同意，对摘抄的材料要进行审查签章。第十条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。“档案调阅单”由档案管理人员留存备查。第十一条 调阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部

门经理同意。

第七章 档案清理

第一条 档案管理人员应及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀，腐朽，每年更换档

案时，依规定清理一次。已到保持期限者，予以销毁。销毁前先应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。

第二条 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应在“档案目录表”上注明需保留文件，并注明其他销毁部分销毁的日期。

第三条 每年对档案材料的数量、保管情况等进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

第四条 对于已失去作用的档案应进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁材料档案要认真鉴

文件档案一体化管理 篇6

在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。

电子文件与电子档案概述

电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。

电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由Pc机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。

电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。

电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。

电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。

电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。

电子文件与电子档案的管理问题

电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。

信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网絡的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。

电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。

电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。

全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略

严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。

积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。

培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。

高校档案的电子文件管理分析 篇7

关键词：电子文件,档案管理,高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升,高校学生数量越来越庞大,对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展,信息化已经成为当前社会发展的主流趋势,它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物,是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式,对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率,对学生档案进行更系统科学的管理,有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

(一)提高了高校档案管理的质量和效率

随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。

(二)有利于档案管理、保护和利用

高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。

(三)适应现代化档案管理的进程

随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

(一)建立档案电子文件管理制度

高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。

(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理

档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

(四)对电子文件进行前端控制

文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。

参考文献

[1]王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.

[2]徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.

[3]粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.

企业电子文件档案管理初探 篇8

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式, 代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改, 人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置, 甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上, 或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作, 提高企业的管理和运转速度, 确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性, 在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上, 在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库, 电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理, 与普通的电子文件存档相比, 特别需要做好文件的加密工作, 电子档案有其便捷的部分, 同时也承担一定的风险。因此, 电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下, 随着电子文件的营运, 电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面:首先, 企业电子文件的存在显得尤为随意, 特别是一旦超过电子文件的时效, 文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱, 缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理, 并加以区分存档, 档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档, 也只是简单的存在移动硬盘等设备, 以简单的文件夹分类进行储存。

其次, 电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为, 大部分企业在实行无纸化办公的同时, 还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档, 电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类, 而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者, 电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备, 而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备, 电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说, 很多都无法读取, 电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘, 移动盘等设备都有使用寿限, 且寿限都不太长久, 这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外, 企业电子文件档案还有一个致命的问题, 电子设备容易受到病毒入侵, 黑客攻击, 这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件, 以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题, 在管理上有以下几点建议:

1. 培养电子文件档案专业管理人才。

人才是企业管理的核心, 人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识, 同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性, 但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入, 图片扫描录入等, 但文件的电子格式却有多中, 特别是电子文件一旦入档, 需要以固定的文件格式保存, 即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键, 全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2. 建立和完善电子文件档案保密系统。

电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性, 传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下, 面临的安保隐患主要来源与网络黑客, 病毒木马等。在信息社会下, 电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键, 电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3. 完善电子档案管理系统, 包括录入系统、查询系统以及展出系统。

建立完整的电子录入系统, 特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义, 企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档, 在存档时做好归类分配, 为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出, 为信息所需人员做展列, 同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息, 必须回避企业的保密信息等。

4. 建立有效的电子文件档案法律法规。

当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段, 网络黑客等犯罪活动经常发生, 有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密, 秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响, 所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

摘要：面对数字化、信息化的全面深入, 企业办公系统和档案系统已然全面接触到电子文件和电子档案。随着无纸化办公的深入实践, 对电子文件与电子档案的储存、分类、管理显得有为紧要和关切。相对纸质文件的档案管理, 本文对电子文件档案管理提出了几点建议。

关键词：电子文件,档案管理,系统

参考文献

[1]兰家友, 李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家, 2014 (3) .

电子文件对档案管理的影响 篇9

顾名思义, 电子文件就是“电子”加“文件”, 或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性, “数字化”是电子文件的技术属性。

我国国家档案局2002年发布的国家标准《电子文件归档与管理规范》将电子文件定义为:“在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”

二、电子文件的特点

1、信息存储的密集性

当今社会信息猛增、知识爆炸, 客观上要求计算机存储海量化。以当前流行的计算机存储器为例:硬磁盘容量一般可达几百G (1G约等于1000M, 1M约等于1百万字节, 2字节组成1个汉字字符) 。VCD光盘容量达650M, 与VCD尺寸相同的DVD光盘容量可达4.7G, 而HDVD光盘的容量则可达普通DVD光盘的3倍。因此, 如今将一个政府大楼的信息浓缩在一个手提包或衣兜里在技术上已经轻而易举。数据存储的密集化一方面给信息的携带、保管和传递带来极大的方便, 同时也给大批量信息的损毁、丢失、盗窃和泄密提供了可能。

2、信息结构的二重性

电子文件信息的物理结构和逻辑结构可相分离。所谓物理结构是指信息在载体上的实际存放位置;所谓逻辑结构是指信息按一定的顺序和格式的排列组合。如一篇WORD文件, 其完整的显示页面是逻辑结构, 而其存储位置即物理结构是分散的。这一特点一方面使电子文件可以被灵活地排版编辑、排序组合, 以保持文件或其内容之间的各种联系。另一方面也带来管理的复杂性, 如为了让文件保持特定的排版格式, 必须保存特定的工具软件或有关辅助文件, 否则电子文件就会失去原来的面貌, 甚至根本无法打开或识别。

3、信息处理的快捷性

随着计算机运算速度的提高。现代计算机足以让你在检索百万条文件目录数据库时, 做到一索即得, 立等可取。宽带网络技术可通过卫星、光缆等介质, 使你迅速获取地球任何地点的信息, 极大地提高了信息处理效率和共享程度。但是如果我们操作不当或受到恶意攻击, 信息的毁灭或泄密也将不知不觉地在瞬间发生。

4、信息利用的共享性

纸质文件的利用受到传输条件的限制, 效率很低。电子文件一旦进入网络, 如果不加控制, 可以迅速传输到任何网上终端。这样彻底消除了信息传播的空间障碍, 真正做到天涯若比邻。然而, 由于网络是一个开放的平台, 容易受到黑客的攻击、病毒的侵袭、非法的入侵, 从而使电子文件的安全问题非常突出。

5、文件类型的复杂性

电子文件可从多种角度分类, 其类别较纸质文件要复杂得多。这使它一方面能反映出千姿百态、图、文、声、景并茂的现实世界, 产生强烈的感官效应。但是另一方面, 也给管理带来大量难题。

三、电子文件对档案业务管理工作的影响

1、传统的档案工作以纸质文件材

料为工作对象, 而应用计算机后, 电子文件取代了以往的文字材料, 它是由拟稿者直接写在磁盘上, 并在磁盘上进行修改, 一经形成后, 马上存贮到办公信息数据中, 由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践, 已总结出一套工作流程及方法、原则, 如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点, 也是文书工作和档案工作的结合点, 文件形成后, 由文书部门收集立卷后, 交档案部门管理, 一般一年归档一次。而电子文件随时产生, 随时更改, 存贮在计算机磁盘或光盘中。因此, 它对计算机有很强的依赖性。

如果归档, 必须以磁盘或光盘的形式移交, 归档范围也不能只是“办理完毕, 具有保存价值”的文件, 还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2、由于电子文件信息与载体的可

分离性, 档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系, 这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要, 但在当今电子文件的环境中, 文件的形式特征和内容特征均发生了变化, 电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序, 不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要, 利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3、由于电子文件的保存价值同时

电子文件档案管理问题对策研究 篇10

一、电子文件定义及其特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

与纸质文件相比，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备处理和传递;电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案管理工作的影响

（一）对档案载体的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）对档案归类的影响

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）对档案保存价值的影响

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证，因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

（四）对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容，另一方面表现在档案的形式，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间也很难划定界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子、文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

三、加强电子文件档案管理的对策

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对大量电子文件的接收、处置，乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，这样就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

[2]董永昌, 何嘉荪.电子文件与档案管理[M].北京:百家出版社, 2001.

文件档案一体化管理 篇11

关键词：集体智慧政府社交媒体社交媒体文件档案化管理

Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。

一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出

（一）国内外相关研究

社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开发布的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构——Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。

与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府发布的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。

（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合

政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。

综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。

二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析

（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体

如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。

1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。

2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。

3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。

（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程

政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、发布、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。

1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。

3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。

（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略

1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题→利用社交平台宣传→社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价→负责机构有选择地优先采集重要信息→建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]

2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。

3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。

*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.

[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//www.nationalarchives.gov.uk/webarchive/.

[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：//nc.gov.archivesocial.com/.

[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.

[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗——社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.

[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.

[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.

[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//www.archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.

[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

http：//www.nation- alarchives.gov.uk/documents/in？ formation-manage-ment/osp27.pdf.

[13]赵屹，陈晓晖，方世敏.Web2.0应用：网络档案信息服务的新模式——以美国国家档案与文件署（NARA）为例[J].档案学研究，2013（5）：74-81.

浅析电子文件与电子档案管理 篇12

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.