规章制度和文件管理

规章制度和文件管理（通用10篇）

规章制度和文件管理 篇1

文件和档案管理制度

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

3、、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行一车一档，从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

安全生产费用提取和使用管理制度

（安全生产费用投入保障制度）

为建立本公司安全生产投入长效机制，加强公司安全生产费用财务管理，保障公司的安全费用合理、有效使用，维护企业员工的合法权益，确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据《中华人民共和国国家安全生产法》及《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等法律法规规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取，在成本中列支，专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金，安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照《企业安全生产费用提取和使用管理办法》第九条规定，“交通运输企业以上实际营业收入为计提依据，按照以下标准平均逐月提取”，我公司符合第二款规定，应按照1.5%提取安全费用。

二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理，财务应将安全费用纳入公司财务计划，保证专款专用，并督促其合理使用。

三、安全费用应当用于以下安全生产事项：

1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出，包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出；

2、安全设备、设施的更新，改造和维护支出（不包括车辆更新费用）；

3、安全生产宣传、教育和培训支出；

4、劳动防护用品的配备和更新支出；

5、安全生产检查与评价支出；

6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出；

7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出，主要是指：车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗漏、防护围堤或者隔离操作设备设施；

8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出

9、进行应急救援演练支出；

10、特种设备和安全设施的检验检测支出；

11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出；

12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出

13、其它与安全生产直接相关的支出。

四、公司安全科应建立安全费用台账，记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

五、总经理对安全生产费用全面指导，审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理，审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等，根据安全生产计划，做好资金的投入落实工作，建立安全经费台账，确保安全投入迅速及时。

七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划，审核安全投入报告，监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账，编制安全经费提取和投入情况报告。

八、安全生产费用实行专户核算，公司应当按规定范围安排使用，不得挪用或挤占，结余资金结转下使用，安全生产费用不足的，超出部分按正常成本费用渠道列支。

九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。

十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的，公司将按情节严重程度严肃处理，处理办法由董事会讨论决定。

十一、本制度由公司安委办负责解释。

设施设备安全管理制度

1、建立健全设施设备技术档案，按照规定的时间进行维护和保养。

2、设施设备的使用操作应定岗定人，明确专人负责、责任到人。

3、操作人员应对设施设备做到“三会”、“四懂”，即会操作使用、会维护保养、会排除故障；懂原理、懂结构、懂性能、懂用途，且能熟练操作使用。

4、设施设备出现异常时，操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施，防止事态扩大。

5、保证设施设备上的各种仪表，如液位计、安全阀等安全附件完好、准确，损坏的器具禁止使用，并且及时更换，保证设施设备的使用安全。

6、定期检查设施设备和各种附件、器材，使之处于完好状态，以备正常使用。

安全生产教育和培训制度

1、安全教育培训由公司安全科负责管理，建立教育培训档案，识别教育培训需求，组织教育培训计划的实施。

2、安全生产教育培训分为单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训、全员日常安全教育培训和新上岗人员的三级教育。

3、单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训分别由有资质的机构实施，培训合格后持证上岗，每年按规定参加再教育。

4、全员日常教育培训由公司、分公司、车队、班组落实，既可以视情统一组织，也可以通过班前会、周前会、月度例会的方式进行。

5、三级教育按照公司、分公司（站场）、车队（班组）三级实施，按照规定内容培训，经考核合格后上岗。

6、为保证教育培训制度的落实，公司制订教育培训计划，并安排专门经费，以保证教育培训按照计划实施。

7、教育培训的内容

（1）安全生产法律、法规、规章和国家、行业有关技术标准。（2）安全生产规章制度和操作规程（3）岗位安全操作技能（4）安全生产常识

（5）安全生产事故防范和应急措施，自救互救知识（6）安全生产事故典型案例

安全生产监督检查制度

为及时发现生产经营和安全管理中可能存在的隐患、危险与有害因素，以便制定整改措施，消除隐患和危险有害因素，从而保障生产安全进行，特制订本制度。

一、检查的内容：

1、软件系统主要查思想、查意识、查制度、查管理、查事故处理、查隐患、查整改

（1）、传达贯彻上级有关文件、会议精神及布臵安全生产工作的会议记录（2）、安全管理机构和人员配备情况（3）、安全生产制度及落实情况（4）、安全生产责任制落实情况（5）、职工的安全教育和培训情况

2、硬件系统主要查生产设备、查辅助设备、查安全设施、查作业环境。

（1）作业场所的安全设施、设备使用情况（2）人员的劳动防护和操作规程执行情况（3）有无不安全因素及危险源点的防控情况

二、检查的方式

（1）定期安全检查（分公司组织每月1次）（2）经常性安全检查（班组、车队、安全科组织）（3）季节性及节假日安全检查（公司组织全面检查）（4）专业（专项）安全检查（根据需要安排）（5）综合性安全检查（公司根据上级要求组织）（6）职工代表不定期巡查（工会、安全科组织）

（7）针对某些重点单位或部位，公司安全生产科将随时组织检查和督查。

三、检查的结果和处理

1、安全生产检查情况要认真记录，并填写《安全生产检查表》，报公司安全生产科存档

2、对查出的安全隐患，建立隐患台账，要下发隐患整改通知单，明确整改责任人，限期整改；对拒不整改的，公司依据有关制度给予经济处罚或行政处分。

3、整改结束后，要组织有关人员对整改结果进行验收。对于一时难以整改的隐患，要落实防控措施，明确防控责任人。

事故处理、统计、报告制度

为加强安全生产事故信息报送，协助上级主管部门及时、快捷处臵事故，最大限度减少事故损失，特制定本制度。

一、事故分类

1、按事故性质分类：

（1）人身事故：指系统内职工在工作期间所发生的和工作有关的伤亡事故。（2）设备事故：由于某种原因引起的施工机械、工艺、动力设备、管道、电线、建筑物、运输设备（包换附件）以及仪器仪表、工器具的非正常损坏，造成财产损失、影响生产的事故。

（3）火灾事故：由于火灾造成的伤亡或物质财产损失的事故。

（4）爆炸事故：在生产过程中，由于某种原因引起的爆炸，造成伤亡或物质财产损失的事故。

（5）交通事故：凡车辆、船舶在运行中所造成的损坏、物资损失和人身伤亡的事故。

（6）污染事故：凡属运输过程中由于危险化学品泄漏引起人员中毒、死亡、农作物减产、树木枯死和牲畜伤亡，空气、水源污染，造成经济损失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物质在短期内大量侵入人体，使人员身体受伤害并须进行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局属单位负责建设、管养的桥梁、码头、站场及其它建筑物，在建设及在用期间发生的倒塌和损毁事故。

2、按伤亡程度分类：

（1）轻伤：指损失工作日为一个工作日以上（含1个工作日），105个工作日以下的失能伤害；

（2）重伤：指损失工作日为105个工作日以上（含105个工作日），6000日以下的失能伤害；（3）死亡。

3、按事故严重程度分类：

（1）轻微事故：一次造成轻伤1～2人，经济损失1000元以下（2）一般事故：一次造成重伤1～2人，或者轻伤3人以上，经济损失3万元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重伤3人以上10人以下，经济损失3～6万元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重伤11人以上，或者死亡1人重伤8人以上，或者死亡2人重伤5人以上，经济损失6万元以上

二、事故报告

1、原则要求：按《安全生产法》和《安全生产事故报告和调查处理条例》规定执行

生产安全事故报告应该及时、准确、完整，任何单位和个人对事故不得迟报、漏报或者瞒报。

2、事故报告的责任（1）事故现场有关人员（2）事故发生单位的主要负责人

3、事故报告的程序

（1）事故现场人员立即报告本公司负责人或者直接报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（2）公司负责人应于1小时内报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（5）重点是双报告制和时限

4、事故报告的内容（1）事故发生单位的概况

（2）事故发生的时间、地点以及事故现场情况（3）事故的简要经过

（4）事故已造成或者可能造成的人员伤亡和财产损失情况（5）已经采取的措施（6）事故的补报

三、事故统计

1、事故统计由安全科安排专人负责，于月底最后一天，统计、汇总各分公司报表。

2、报表分为《道路运输行业事故快报》（交运15表）、《道路运输行业事故统计表（交运16表）、《营运车辆道路交通事故基本统计表》（交统安1表）、《营运车辆道路交通事故汇总表》（交统安7表）。

3、以上报表经单位主要负责人签字后上报上级主管部门，并留存备份，建立事故台账、档案。

四、事故处理

1、车辆发生事故后，驾驶人应立即抢救伤员，保护肇事现场，报告当地交警部门，并将事故及估计损失报公司负责人、安全科。

2、安全人员及公司领导应及时赶赴现场勘查，到现场后应首先了解人员伤亡，车辆损失的具体情况，并积极采取救援措施，降低损失。必要时要求保险公司派员现场定损。

3、现场处理结束后，安全科应及时写出书面报告向公司领导汇报，不论事故大小，要分析事故原因，制定预防措施。

4、事故处理的过程中要认真分析事故原因，坚持“四不放过”的原则。（查不清事故原因不放过、不明确事故责任不放过、不拿出处理意见和整改措施不放过、责任人与职工得不到教育不放过）。

安全生产奖惩制度

1、公司对安全工作目标实行季度考评、年终总结、一票否决制度。对年终评选的先进单位，先进个人及优秀驾驶员进行表彰奖励，对发生责任事故或目标考核不合格的单位取消评优资格，责任人按规定严肃处理。

2、安全责任实行行政追究制。发生重大事故，追究单位行政领导和分管领导责任，视情节扣发一至三个月的职务工资。

3、发生渎职、失职的责任事故，对行政领导和分管领导扣发三至六个月职务工资，情节严重者撤销职务。

4、发生事故的责任人由各单位、部门自行处理，上报公司安委会。

5、做好道路交通事故的查处和上报工作。发生事故及时向安技部进行汇报，不得隐瞒，对隐瞒不报的加重处罚。每月要将安全情况、事故责任人处理及整改措施上报安技部，再由安技部汇总上报。

6、对安全防范年终考评措施进行督促检查并提出整改措施，将各类事故隐患，消灭在萌芽状态。

7、对见义勇为，在重大事故和事件中能挺身而出，积极抢险救援，避免或减少事故损失的，对个人进行奖励，部门考核加10分。

8、受到报纸、电台、电视台表扬的，公司根据相应制度给予奖励。

9、内未发生责任事故、未有旅客投诉者，参加单位“安全服务标兵”评选，并进行奖励。

10、因安全检查不认真，造成车辆带病运行，导致交通事故的，扣罚驾驶员信誉安全保证金2000元；情节严重的，其安全信誉保证金作违约金予以全额扣缴，并根据其事故性质解聘，情节严重的追究其责任人刑事责任。

11、发生一般以下责任安全事故，除按《事故规定处罚》外，并进行下岗10至60 天安全培训，情节严重的予以解聘。

12、发生一般及以上较大行车责任事故的，除按公司有关规定处罚外，扣除驾驶员全部信誉安全保证金，其经济损失在保险公司理赔后剩余部分的损失由承租经营人和驾驶员承担，驾驶员解聘处理，情节严重的追究其责任人刑事责任。

13、月度内安全违规处罚达到1000元、违章记满12分、内发生同责以上亡人事故一起、轻微事故两起以上、月度内“三超一疲劳”违章3起以上的给予解聘。

规章制度和文件管理 篇2

一、电子信息层关于法律和标准规范的建设

在电子信息层法律制定方面, 应借鉴国内外出台的一些相关法律, 主要从信息质量的保障和信息安全两方面的法律着手建设。在信息质量保障方面, 应加快我国《反垃圾信息法》的出台。电子信息层有信息数量多且零散的特点, 垃圾信息的横行, 让人们深陷信息的包围中, 却无法找到自己所需的信息, 甚至被错误的信息所误导, 直接影响到电子文件的凭证价值。通过《反垃圾信息法》的颁布, 规定垃圾信息、传播垃圾信息行为等定义, 以及处罚力度, 打击和控制网络垃圾信息, 保障信息的质量, 促进网络信息交流。在信息安全保护方面, 应建设我国《信息法》体系框架。我国已经颁布了一些针对信息安全方面的法律, 如《网络信息法》、《电子签名法》等法律, 这些法律只是试图将一些与信息技术相关的法律集合在一起, 很难使人们理解这些法律的内在联系。因此, 我国要建立一套与信息的控制与获取相关的权利, 并在此基础上建立一套标准的原则, 从而建立起适应信息时代的内部和谐统一的《信息法》体系框架, 保证相关法律间的联系, 更好地维护信息安全。在电子信息层标准规范制定方面, 可将《计算机病毒防治管理办法》和《计算机信息网络国际联网管理暂行办法》等类似规范融入到电子信息的管理中去, 防范电子信息不受外部网络病毒的侵袭, 保障电子信息的可靠性。这方面我们可以借鉴欧盟的做法, 如欧盟制定的《信息安全框架决议》和《打击信息系统犯罪的框架决议》, 战略性地提出发展信息安全战略框架、制定信息安全的规范和标准化、信息系统的安全标准等等, 从细节上保证电子信息安全在综合战略框架下稳定发展, 保障电子文件的凭证价值, 并且通过制定与之配套有指导意义的政策性文件, 来保护电子文件信息真实可靠性。

二、现行电子文件信息层相关法律和标准规范的制定

现行电子文件信息层的法律、标准规范制定和完善应从实际出发, 尊重法制建设的客观规律, 循序渐进地进行法律制定, 分轻重缓急, 先突出重点的法律法规制定, 单项集中建设, 再综合统筹考虑建设, 逐步完善电子文件法律和标准规范。首先解决电子文件管理中一些法律相互冲突, 或是不同部门对同一事物作出不同的法律解释。对此, 我国应对这些存有异议的法律内容重新拟定或添加司法解释, 达到统一为电子文件管理服务的目的。如《合同法》、《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》和《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》中对直接证据与间接证据在认定上产生的矛盾, 应及时调整, 避免不法分子钻法律的空子。另外, 补充相关法律中涉及电子文件的内容。我国法律中涉及电子文件的法律有《电子商务法》、《证券法》、《电子签名法》和《合同法》等, 可以适当明确补充一些数字签名、证据效力等内容, 以免在利用时产生冲突, 造成不必要的麻烦, 对冲突的法律和标准规范进行有针对性地协调, 普及对电子文件保障技术的相关标准, 更好地服务于实践活动。在现行电子文件信息层中应注重从整体规划的高度制定全面、具体的标准规范, 主要为以下几个方面:第一, 电子文件基础标准, 主要是对电子文件名词术语的界定。电子文件基础标准的建设有利于使电子文件产生者在著录时用语的规范化, 更加客观地表述文件内容;有利于在统一的规范下对电子文件管理进行查看、鉴定。电子文件基础标准的建设是电子文件管理的根本依据, 是保障电子文件凭证价值的根本标准。第二, 电子文件应用支撑标准, 包括电子文件著录使用语言、电子文件交换格式、元数据标准、电子文件数据结构标准和电子文件传输格式标准等。计算机的世界是逻辑的世界, 它只能根据预先的设定运行, 无法自行理解周边环境并加以调整, 因此, 在电子文件信息演进流程中涉及的用语标准、格式标准以及技术应用标准等都应明确制定, 以便计算机更精确地识别并运行。

三、电子档案信息层相关法律和标准规范的保障

规章制度和文件管理 篇3

改变以前政府以管理为主的状态，建立服务政府，不仅要从观念上树立服务于人民的理念，在具体的政府文件工作中还应该建立相应的制度，提高政府工作效率，促进政府工作规范化，创造良好的民众与政府交流的环境，以更好提供对广大民众的服务。从这个角度来讲，政府文件工作是一种工具，是政府与民众之间的纽带和桥梁。通过政府文件制度的创新，可以做到方便政府与民众的平等交流，

在实际工作当中，对于政府文件制度的许多创新方式，让我们看到了政府文件制度改革的方向。

一、办文制度

服务政府不仅能够得到群众的认可，而且对于投资的软环境也有重要改善作用。随着“窗口式”办文制度的出现和推广，各地还纷纷出现一些其他的办文制度提供便民服务，比如首问责任制、便民服务窗口、办文承诺制、全程办事代理制等等，虽然名称有异，但本质是相同的，那就是以提高行政效率为手段，最终服务于民众，实现了政府文件制度的创新。但是从实施的情况来看，也有一些地方没有能够通过这种政府文件制度创新的方式，提高政府工作效率，这是因为缺乏有效的监督执行，流于形式，没有真正体会到服务政府的内涵。“窗口式”办文制度不仅仅是一个说法，而更重要的是一种做法。在各地推行的过程当中，完全可以因地制宜，根据其自身的实际情况，采取多种形式，对于“窗口式”办文制度进行推广，如政府部门可在街道和乡镇广泛推行“政务超市”、“政务服务中心”等多种方式，将原有的服务类别梳理成几大类，集中提供政务服务；在区县推行“一站式服务”、“联合办公”和“套餐式服务”；在市级政府部门推行“统一窗口”服务。政府要充分发挥服务职能，树立为公众服务为纳税人服务的意识，树立对公众负责的责任意识，按照市场经济发展规律的要求，最大限度地为社会提供服务，提供办文办事的便利。

在深圳市国土规划局实施的《深圳市国土规划局窗口式办文暂行办法》，就大大提高了办事效率，并且树立政府的良好形象，这就是“窗口式”办文制度。深圳市国土规划局推出该制度的初衷就是“简化办事环节，提高办事效率，增强服务意识”，实际上也就是受理业务文件时实行窗口办理，群众直接在窗口交办，直接在窗口领取。局内做好文件处理的衔接工作，提高了工作效率，方便了群众办事。“窗口式”办文制度从以下几个角度有利于服务政府的建立：

第一，以群众为中心。“窗口式”办文制度实行文件窗口进出，群众不需要进入政府内部进行交涉就能够办事。只要必备文件由“窗口”递进去，其他都由政府负责，内部按照一定规程进行协调办理。免去了群众的很多麻烦，也减少了很多环节，节约了资源。群众不用再“跑断腿”。收文人员也会告诉你必须补齐的资料，避免在办理过程中因资料不齐导致退文，而延长了办文时间，提高了收文质量。基本保证了收进来的申请都是能够办理的。对于文件的办理程度还能心中有数，当然对于政府的印象就会有所转变。这样的政府才是为人民服务的政府，而不是高高在上的管理政府。

第二，提高办文效率。“窗口式”办文制度不仅仅是简单的窗口进出，更主要的是办文程序的创新和改革，利用对于办文时限的控制，文件在政府内部进行有序的运转，整个过程规范有序合理，权责分明，可以随时咨询，既避免了文件的漏办、错办、重复办。也避免了部门之间互相推诿。“窗口式”办文制度带动了整个政府机关能够活跃起来，可以改变政府机关工作日休息，休息日工作的状态。从一定程度来讲，“窗口式”办文制度是有百利而无一害的。

第三，增强了办文透明度。“窗口式”办文制度实行封闭办公，办文人不能够与申办人直接接触，一般通过电话联系避免了“吃、拿、卡、要”的不良作风。当然，如果在办文的过程当中，有比较复杂的问题，申请人还可以通过电话进行预约接访。加强与群众联系，提高了办文透明度。此外，还设立了咨询组。它是为民服务的最前沿部分，其正体现了这个说法，需要工作人员要“不惜千言万语、不怕千辛万苦、想尽千方百计”。一些办事单位和办事群众在与政府工作人员面对面的交谈过程中了解了法律法规方面的知识；而我们政府工作人员也在答疑解惑、提供政府法规咨询服务的同时，了解到了群众关注的问题及其呼声。这无疑起到了一个沟通民意的桥梁作用。也有利于决策者在制定政策的时候。掌握来自于基层的第一手资料。

二、文种制度

建国五十年，文种基本上是“大稳定，小调整”，它既是人民政权稳固性的反映，也是文种本身科学性的反映。而且，新中国法定文种的划分，以简化、确切、便利公务活动为原则，这是新中国政府文件种类由繁到简的根本原因。我国现行的13种法定行政机关政府文件中，除“会议纪要”是建国后总结政府文件实践活动经验的新创造外，其他12种名称都或多或少从前人那里沿用或演变而来的。其中“命令”、“报告”、“批复”、“函”来自古代公文；“议案”、“公告”、“通告”来自辛亥革命诞生的南京临时政府和随后的国民党政府；“决定”、“指示”、“通告”、“通报”来自新民主主义革命时期革命根据地的民主政府。当然，这些文种的服务对象及使用范围和使用频率现在都发生了新的变化。

面对新一轮政府职能转变，文种必须创新才能够适应发展的需要。在文种的使用当中“函、意见、会议纪要等体现平等性、民主性的文种的使用呈扩大化趋势；指示、决议、布告、指令等指令性、命令性文种的使用在不断萎缩甚至被淘汰”。针对这种形势，根据政府职能转变的要求，文种制度必然会进一步创新，而且应该朝着民主、平等、公开的方向发展。原因如下：

第一，政府与民众的关系转变。政府与公民的关系是经常的、广泛的和普遍的、复杂的。国家行政组织与公民之间这种管理与被管理、服务与被服务、被监督与监督的关系，是中国社会主义制度的特有机制和社会主义民主的体现。建立服务政府需要政府明确“服务是政府的天职”，“管理就是服务”这种新的理念，政府与民众之间的关系发生转变。政府不再是强制的管理，而是提供人性化的服务。尤其在电子政务的实现过程当中，政府与公民通过网络增加了交流的机会。政府与公民的距离拉近了，在处理相关的事务当中会产生文字资料，这些文字资料可能是公民对政府的，也可能是政府对公民的；可能涉及的是公民申办的事项，也可能是政府征求公民的意见。这一类文件并没有统一的文种进行规范，随着服务政府建立的基础日益完善，政府与民众间交流的文种的出现是必然的，体现了服务政府的根本理念，即服务群众。同时，增进政府与民众的交流，也有利于政府的科学决策。

第二，政府与企业关系的转变。职能转变对于政府和企业关系的影响，从而影响到其二者之间的行文关系和文种的使用。转变政府职能，理顺政府与企事业单位的关系是关键。建国以来。由于我们缺乏建设社会主义的经验，较长时间把生产资料公有制与发展商品经济对立，把计划调节与市场调节对立，忽视了价值规律的作用，逐步形成高度集权的产品经济体制，而与之相适应的中央政府的经济职能，则是按产品对象设置管理部门，按条块隶属管理管理企业，核心问题就是政企职责不分，对企业统得过多，管得过死。80年代以来，政府在转变经济管理职能方面逐渐迈出步伐。十多年来，随着整个社会发展的步步推进，政府职能转变也渐渐深入，但是在一定程度上角色转换不到位，政企分开很难实现，这是政府职能转变中的障碍，是亟待解决的问题，政府正在加大力度，从企业改制方面着手，进行转变。政企分开，政府与企业的关系逐渐趋于平等，政府将不再会是企业的指挥者，二是与企业平等的服务者。那么政府与企业之间，伴随着政企分开的深入，体现平等关系的文种的使用频率会逐渐增加。既是政府职能转变的表现，也是政府职能转变的辅助工具。

第三，政府机构关系的转变。传统的政府机构设置是科层官僚制，传统科层官僚制强调法定的、明确的权力结构，责权一致，不得有随意性。有严格的等级制度，层层授权，一级管一级，像金字塔一样。科层制强调对职能部门的管理，而不重视与外界环境及其他组织部门的联系。因此，无论是在组织的内部还是对外界环境而言，科层制组织都是孤立运行的，较少与外界进行信息交换，形成了严重的封闭性，难于调动人员积极性发挥创造力，从事实际工作的基层人员比高层决策者更了解改进工作过程及其效率的方法，但缺乏相应权力：而高层决策者较少接触实际工作，制定的政策又不利于下层实际操作。不符合政府完善自身发展的需要。政府职能转变的进行，电子政府的建立，组织机构逐渐趋向扁平化，政府组织间的关系，更多的是平等的关系，也就意味着政府机构间的行文关系平行关系增多，平行文文种会使用较多。

需要明确的是此处所提到的文种创新，并不是指各个政府部门自身进行创新，“各行其道”，而是指文种的变化趋势，也就是实际应用当中会产生的变化，从而将会影响到国家对于政府文件文种的进一步创新改革，来适应这种变化。也就是说。不是独立的创新，而是整体的创新。从而有利于文种的规范化。

在政府职能转变的各个阶段，政府文件制度都适应了时代发展的需要，不断更新和完善，提高政府工作效率和质量。协助了政府机构对国家事务进行有效管理。

参考文献：

[1]张群.高效廉政的一项制度创新——深圳市规划国土局宝安分局深化和完善窗口式办文制度纪实田经济前沿，2001(4).

[2]彭澎.政府角色论[J].北京：中国社会科学出版社.2002.

建立文件和档案管理制度的通知 篇4

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

规章制度和文件管理 篇5

1、管理部门的职责

（1）办公室负责对文件与资料的分析整理，识别出各个部门的文件与资料，分别存档，并做好存档记录；

（2）对公示的文件资料进行识别与控制，保证发放到各个部门使用的文件资料准确性与及时性；

（3）文件与资料不得随意外借，如确实需要借出，需做好登记记录，并由主管领导签字方可外借。

2、文件资料的识别

（1）各种计划、程序文件以及作为各部门安全生产运行的常用实施细则由各车间管理和控制。

（2）技术文件和技术标准（国家标准、行业标准、公司标准以及作业指导书、检验规范等）部门的记录等，由技术管理和控制；

（3）管理标准（部门管理制度），工作标准（岗位职责和任职要求等）、其他行政管理性文件，包括与公司相关的政策，法规文件等，有安全部管理和保存。

3、文件资料的控制

（1）文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性；

（2）体系文件（包括计划、程序文件、记录）由各部门负责组织编写，部门负责人审核，上报总经理批准发布，有办公室负责登记，发

放，并注明分发号；

（3）其他行政管理文件和技术工艺文件由相应只能部门编写，汇总，主管领导审核，必要时报总经理批准，相应职能部门负责登记，发放并注明分发号。

（4）确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本。

（5）办公室建立文件登记表，建立工艺技术文件和技术标准文件和使用的法律发箍文件登记册。

（6）安全标准文化与资料由企业管理部分发至管理体系所覆盖的各部室及相关人员。文件发放管理部门应填写《文件发放登记表》，按主管领导批准的发放范围实施分类，领用部门签字后方可领用，发放的文件应确定分发号。

（7）办公室建立本部门使用文件的《文件收发登记表》任何人不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

（8）如需借阅文件与资料，需经文件与资料管理部室负责人批准，并履行借阅登记手续。原版文件与资料一律不外借，防止文件与资料丢失或损坏。借阅、复制文件资料时，应填写《文件借阅记录表》由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅。

4、外来文件控制

受到外来部门的文件，要填入《外来文件收发登记表》，并识别其适用性，经总经理确认后，分发相关部门车间落实。

5、评审修订

每年有负责人和有关部门对现有体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时经总经理批准予以修改。

6、文件的作废与销毁

（1）所有失效或作废文件，由相关部门资料员及时从所发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。

文件管理制度 篇6

2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。

3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

4、办公室应建立学校发文登记簿，详细地、分门别类地登记文件的具体信息(如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等)。学校任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。

5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式(学校红头文件纸)。

6、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。

7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理(一学年)。

规章制度和文件管理 篇7

无论是居住物业还是商业物业亦或是公众物业,按照当下中国大陆物业服务市场的游戏规则,首先要出具招标文件和服务需求文件,在通过邀标或者公开招标的办法选聘物业公司,物业公司在受到邀请或在公开市场获悉物业服务项目招标之后,做出是否参与的评估,应标后落实物业服务成本测算和市场推演,再决定是否参与投标,一旦决定投标,就必须编撰投标文件。一般而言,市面上绝大多数物业公司的市场部与项目部都是分离的,也就是说写标书的人一般不会是项目经理或未来驻场项目部团队的核心成员,有些物业公司甚至没有写剧本的人,除了聘请外援,就是在网络上东拼西凑,这么做后果就是很难接到生意,除非走偏门。

在中国大陆物业服务市场尚未充分发育或者因为政府鼓励全民创业创新的现在,一些规模相对比较小的物业公司里,

写投标文件的,也不一定就是市场部里的人,或者压根儿还没有组建市场部,于是,雇佣写手来写投标文件就成为一种常态。雇人写投标文件,物业公司或将受制于人,聪明的物业公司老总也是会算计一下,派一些有一定写作能力的员工跟写手学习一下,总归总结出一点写投标文件的套路,可惜的是,很多物业公司既没有能力也没有朝这个方向上思考,短视造就了一些物业公司恶性循环。其中也不乏有物业服务经验但不会写,能写一些的却没有物业服务现场经验的情况,但更多的是物业公司没能建立起一套选人用人和激励人的机制。

其实,就像编剧所写的剧本,原本就来自于生活本身,投标文件中的服务方案、管理措施、应急预案、服务流程、岗位职责等等,都来源于既有项目的服务与管理经验,只要有心人深入基层,就能归纳总结出一套又一套针对不同业态的物业服务方案。分析一些在影视圈内有功力的编剧,我们不难看出,但凡没有多少生活阅历、没有多少影视实践和年岁的人成为编剧的可能性较小,不像制片人、导演或者演员。

有了能够让制片人满意的剧本,接下来就看导演和演员的功力了。然而,或许企业乃至整个行业对从业人员的专业培训不到位,从而形成了现在这种局面,有些导演既没有做过演员,也不懂编剧,有些编剧不仅没有做过演员而且也没有当过导演,比如让一些刚从学校毕业的大学生来写投标文件,所写的方案自然可以想见了。现在,拿到剧本就能导戏且能导得好的导演不多了,同样能演戏的好演员也是凤毛麟角了。有些演员,还没怎么着呢!就漫天要价,都把自己当成腕儿了,就像一些大龄剩人,明明自己的质地不怎么样,却偏要找有房有车事业有成的人结婚一样。

很多物业公司,不是从注重人力资源的年龄结构和专业构成上来适应市场需求,而是闭门造车,自娱自乐,以至于员工在知识结构、服务水平和专业门类等各方面存在严重不足,更不用说什么复合型人才了,于是就出现了为了投标而投标,用人就是拉到篮子里就是菜,有些物业公司甚至出现一个项目经理就像头牌明星一样,在公司所有的投标文件里都是项目经理这个角色,而实际上,根本做不到,接下了生意之后,再通过流行的潜规则偷梁换柱。

尽管物业服务并不是什么高大上的行业,作为一个社会最基础的服务行业,每一位从业者,无论在企业内还是行业内,都扮演着一个相对比较固定的角色,这种角色定位很重要,必须让每一位员工充分认识到角色分工和定位,分工就意味着专业和岗位上的区别,定位就是在同样一个工作岗位有着不同的等级差异,企业的管理层就是要让手底下的员工充分理解和明白这种差异的存在,并通过考核激励等手段,让每一位员工根据自身所长发挥各自的聪明才能,不断地从基层一线走上专业技术和管理层级,从一人一岗转变为一人多岗、一岗多能,成为一个复合型人才,这种激励机制将使得员工和企业都能在经济利益、职业经历以及运营成本上获得好处。

规章制度和文件管理 篇8

【摘要】设计文件管理对任何一个核电项目都是一项繁锁而非常重要的基础工作，随着公司IMS系统成功建成，为无纸化办公奠定基础。现已完全打破蓝图归档方式和纸质设计文件的分发、传阅等传统模式。后续项目设计文件编码主要是由核电设计院牵头编制并应用的，为此设计院提出了新的出图方式即图册化出图方式。公司作为项目管理方的执行者，对设计文件如何管理，与依托项目相比有何变化，都是值得每位员工思考的问题，这些问题都是需要设计管理团队在某核电项目实践中给出答案的。

【关键词】设计文件管理；核电项目；图册化；实践

1.背景

组织通过对AP1000技术引进、消化、吸收、再创新的形式，建立起该组织的一套核电编码体系，某核电项目设计文件编码主要是由核电设计院牵头编制并应用的，为此核电设计院提出了新的出图方式即图册化出图方式，而工程公司代表联队项目部在核电项目管理过程中，对设计文件如何管理，与依托项目相比有何变化，都是值得每位员工思考的问题。显然，仍采用依托核电项目设计文件管理的方式管理后续核电项目设计文件是不合适的，这就需要核电项目管理者摸索和创新地寻找更加实用且高效的办法去管理设计管理文件。

2.图册化出图理念

AP1000与某核项目都有一个共同的特点，就是充分应用编码作为工程管理体系中的信息载体，从核电站设计—>制造/建造—>安装—>调试—>运行—>退役全周期过程中都担负着信息传递功能，所以说编码体系是支撑AP/CAP系列工程建造的基础，而设计文件图册化出图理念就正是在该编码体系基础上提出的。

图册化出图，其实就是对依托核电项目出图方式一种总结和优化的结果，对于图纸文件有显著的区别，相比依托项目都增加了图样目录，以方便工程师使用时查阅和管理。采取图册化出图方式，可以将设计文件分以下三种类型：

2.1纯图册

适用于CAP系列具有物项代码构筑物和部件（如非标设备、结构模块）的出图方式，该类图纸文件编码通常是机组号+物项代码+文件类型码+序列号组成，大约有400多份文件，如设备、土建/模块。

2.2虚拟图册

适用于工艺、电仪等专业专用系统和机械模块以及容器/灌安装等出图方式，该类图纸文件编码通常是机组号+系统定位码/区域定位码/容器灌物项码+文件类型码/专业类型码+序列号（含系统类型码+序列号）组成，仅图册目录大约有1800份文件。

2.3其他

还有如规范书、技术条件、说明书等文件及清单文件与依托项目出图方式相同，都没有图册目录，该类文件约近3000份。

以上编码体系规则可参阅该项目的相关程序。

3.设计文件清单的管控

3.1设计文件接受

设计文件从设计方通过文档管理系统传递至公司文档部门后，指派至设计管理部门建立设计文件清单。在此过程中不能任由各专业到传递单中挑选各自专业的设计文件清单，一定要由接口责任人统一分配给各专业工程师手中，该接口责任人要能够清楚判断设计文件属于哪个专业，才能保证文件清单不至于漏掉和混乱。

3.2部门内部分发

接口责任人将接受收到的文件传递单，从文档系统导出后，将每份文件都明确地指派给专业清单管理员。

3.3更新和维护

专业工程师收到接口责任人指派的设计文件后，及时将其更新至各自负责已经确定的清单模板（见下表所示）中，这里工作效率高低取决于对EXECEL软件应用的技能。

3.4向承包商释放

专业工程师根据项目施工三级进度计划、采供进度计划及建安合同，向承包商释放相应的设计文件，这里要特别说明的是该工作繁锁而重要，向来都挤占工程师大量时间，经不断摸索和研究已经将工作效率大大提高。

4.图册化管理的优点和实践总结

4.1图册化管理的优点

图册化管理是对设计方图册化出图方式的延续，保证对设计文件管理理念的统一，从而更好的项目管理过程中的应用。结合部门特点，对设计文件按照专业分为，土建结构、工艺、电仪，根据专业还可以再细分，如工艺专业还可以分为：1）核流质系统，2）冷却剂系统，3）蒸汽转换系统，4）通风空调系统，5）辅助系统，6）三废系统等。设计文件图册化管理不会出现文件清单漏项情况，在统一定制模板的情况下，不存在文件名称、文件编号、版本、状态的错误，因为这些文件属性都是从文档系统导出不经人为改动或者增补的过程。设计文件向核电项目承包商释放是重要且容易出错的设计管理环节，专业工程师对各自管控的文件审查后，可以根据图册目录向核电项目承包商释放，特别是对于占多数的工艺相关设计文件更加有利清单的管控。通过软件应用，为核电项目信息化系统建设提供了基础数据，向业主提供数据移交奠定了基础。

4.2实践总结

在该核电项目设计文件图册化管理的过程中，设置接口责任人这一角色为整个设计管理过程起到了关键作用，截止当前并未发现漏项的情况，也为专业工程师职责划分提供了依据，并根据实际工作需要定制了统一清单模板，保证属性信息完整，方便使用，提高工作效率。通过该核电项目实践检验，对于设计文件图册化管理理念，应该向外拓展，如核电项目文档管理可以根据图册目录将其中的文件关联到一起，方便各环节的技术人员使用，也可以在图册目录基础上结合区域划分，以满足各标段施工需要，提高核电项目施工管理效率。

作者简介

规章制度和文件管理 篇9

第一条 为及时了解新颁布的交通法律、法规、规章和规范性文件的实施情况，根据《交通行政执法监督规定》，制定本制度。

第二条 交通法律、法规、规章和规范性文件实施一年后的2个月内，负责实施的交通行政管理部门应当向上一级交通行政管理部门报告该项法律、法规、规章和规范性文件的实施情况。

第三条 省级交通主管部门和交通部直属的行政管理部门应当将报告材料一式三份向交通部(主管业务司局和体改法规司)报告。省级交通主管部门和交通部直属的行政管理部门具体规定其所属地区和部门的.报告管辖。

第四条 报告的主要内容应包括：

(一)法律、法规、规章和规范性文件颁布后学习、宣传情况;

(二)法律、法规、规章和规范性文件实施中取得的效果;

(三)为实施法律、法规和规章而制定的配套文件情况;

(四)执行中存在的问题和建议。

第五条 上级交通行政管理部门应根据报告情况综合分析研究，并及时向有关部门反映，以协调促进立法和执法工作。

第六条 各级交通行政管理部门应按时作出报告，对逾期不报的，上一级交通行政管理部门可建议其所属机关或直接对负有责任的主管人员予以行政处分并责令补报。

公司文件管理制度 篇10

总则

第一条：为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制定本制度。

第二条：文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

第三条：全公司各类文件由办公室统一管理。收文的管理

第四条：公文的签收

凡来公司公启文件（除公司长订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局通讯员直送办公室的机要文件除外）后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和秘书均需注意检查封口和邮戳，对开口和邮票、撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条：公文的编号保管

办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的总经理亲启文件，总经理启封后，也应交办公室办理正常手续。公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条：公文的阅批与分转

凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司长亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）

第七条：文件的传阅与催办

传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司长“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司长批示办理有关事宜。

阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。

办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

发文的管理

第八条：发文的规定

全公司上报下发正式文件的权力集中公司办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口以公司（）字发文。

对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件、须由集团公司董事长批准签发。

第九条：发文的范围

凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

公司下发文件主要用于： 煤公司规章制度

转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件 公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决 定,发布有关奖惩决定和通报

其他有关全公司的重大事项 公司上行文、外发文主要用于：

对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司长批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部室名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

发文程序与要求 第十条：发文程序规定

各单位需要发文，应事先向办公室提出申请

办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。

办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

经办公室审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。

对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新篡写清楚。

需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送公司长审定批准签发。经领导批准签发后的文搞交办公室秘书统一编号送打印室打印。

文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿 上签名。文件打印后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。

文件的借阅和清退

第十一条：各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

第十二条：借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条：办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条：各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

文件的立卷与归档

第十五条：文件的归档范围

⑴凡下列文件统一由办公室负责归档上级机关来文、包括上级对公司报告、申请的批复。

⑵公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报表等。

⑶公司长办公会以及各种专业例会记录。

⑷参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

⑸参加机关领导同志来公司检查视察工作的报告，指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

⑹反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品。

⑺公司日志和大事记

⑻公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。

第十六条：立卷要求

文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查。）

文件的销毁

第十七条：对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。