文件管理的规章制度

文件管理的规章制度（精选9篇）

文件管理的规章制度 篇1

一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

文件管理的规章制度 篇2

一、内控制度文件体系的设计层次

以文字或图表描述的内部控制制度、业务及控制程序、岗位职责、业务记录的总和,我们称之为“内部控制文件体系”。那么内部控制文件究竟如何设计,应该归集什么内容?基于表现形式标准化、规范化的考虑,我们可以把这一体系结构设计为四个层次:

第一层次是一级文件,内容是内部控制制度手册;第二层次是二级文件,内容是内部控制程序文件;第三层次是三级文件,内容是岗位职责说明书;第四层次是四级文件,内容是业务传票、台账、报表。

以上内部控制文件体系基本框架的设计,使内部控制文件体系标准化、系统化和易于修订。过去我国大多企业忽视科学管理,认为标准化工程仅限于技术领域,不涉及管理领域,不承认或者不重视管理领域内的标准化工作,因而管理水平低。笔者认为,只有通过对企业全方位的管理和标准化制度的概念、制订、发布和实施达到统一、规范操作,才能获得企业最佳控制秩序和经济效果,增强在市场经济中的竞争能力。

二、内部控制文件体系四个层次的内容

1. 一级文件——内部控制制度手册,具体包括以下内容:

(1)企业法人代表颁布令。内部控制制度的实施是一个非常严肃的事情,涉及企业各个环节,真正实施往往需要克服许多阻力和困难,困此必须加强领导,各方面密切配合,做好思想、技术、人力物力准备。待一切准备就绪后,应由企业法人代表正式发布贯彻命令,在贯彻过程中,有关人员还应深入实际具体指导,及时纠正偏差。

(2)内部控制制度文件体系的管理规定。这些规定涉及内部控制制度文件体系管理部门的确定、文件体系的形式、有关部门单位保管手册文件与反馈实施结果的权力与义务、贯彻效果检查、组织适时修订和报批等等。内部控制制度的制订、贯彻、检查、修订、再贯彻过程是一个不断反复循环的过程,在不断地循环反复中,使内部控制水平不断提高。

(3)内部控制制度目标。明确规定企业实施内部控制制度的目标,如保护资产安全、保证会计记录和经营信息的真实完整可靠、规避经营风险、监督专业职能发挥、保证人员安全等等。内部控制的目的是减少错弊造成的消极影响,当发生错弊时能够及时发现并予以纠正,以实现控制目标。

(4)内部控制结构。是指对企业组织机构、内部控制环境、控制程序、各分支控制模块的组织接口等情况的描述。

(5)内部控制类型。企业内部控制的一般类型有预防性控制、检查性控制、纠正性控制、指导性控制和补偿性控制。这五种控制类型的有机结合能够形成一个有效的控制组合。

(6)内部控制的基本方式。一般有授权批准、文件记录、业务程序、单据传递、资产保护等的规定。

(7)内部控制职责。企业领导层及各部门在内部管理制度中应负有的职责。

(8)内部控制制度。在遵守国家有关法律法规的前提下,对本企业的财务、供应、生产、销售、仓储、工程、安全、计划统计、企管、人力、经理办、计分析方法的使用等等。信息等等各种业务作出具体规定,如报销制度、实物资产稽核制度等。

(9)内部控制考核。包括内控知识的普及推广,制度贯彻执行的考核等规定。

(10)有关统计技术。内部控制制度实施的过程与结果,往往需要定性和定量的统计及分析来表达,比如原料、产品、产量的统计,物料的平衡,各种统计分析方法的使用等等。

2. 二级文件——内部控制程序

包括业务流程图和程序描述。由于财务会计住处是企业经营活动的集中反映,因此企业内部控制应该以财务会议工作为中心,并向其他专业管理工作辐射。其内容主要有:

(1)内部控制制度编审、测试分析、完善修改的程序。

(2)货币资金、存货、固定资产、在建工程等实物资产的物流、单流、信息流管理控制程序。

(3)长、短期投资的物流、单流、信息流管理控制程序。

(4)应收应付票据和款项、预收预付款项、其他应收应付款项、长期负债等往来的单流、信息流管理控制程序。

(5)工资总额、职工福利、住房公积金的物流、单流、信息流管理控制程度。

(6)物资供应、产品生产、销售业务的物流、单流、信息流管理控制程序。

(7)期间费用、营业利润、投资收益的单流、信息流管理控制程序。

此外,还有所有者权益管理制度程序、财务分析控制程序、会计电算化控制程序、内部网络控制程序、内部审计监督控制程序等等。

3. 三级文件——岗位职责说明书

是对企业各专业管理层次岗位、 各主要生产和辅助生产岗位的具体职责说明和要求。比如财会类岗位有出纳、原材料核算、产成品核算、固定资产核算、往来款项核算、成本核算、总复核岗位等等。其他诸如供应、生产、销售、安全、统计、工程、企管、人教、 信息、内部审计等部门单位所设岗位的职责也一概囊括。

4.四级文件——内部控制传票、台账、报表

是各种具体业务自始至终的载体形式,是内部制度的基础工作。如果这些具体业务的“传票台账、报表”设计不当,将不能达到预期效果,以产品销售业务为例,产成品出入库单、销售业务台账、产成品收发存统计表和销售报表等“传票、台账、报表”的设计是一项非常艰苦细致的工作,如产成品出入库单,设计的内容、格式、一式几联才能够同时满足销售业务运作、财务部门核算与稽核、相关部门和仓库之间相互核对的需要。如果相互核对或调节后的结果一致,那么说明产成品收发存和销售业务处于“受控状态”,否则只能认为处于某种“失控状态”。企业所有生产、经营、管理活动都应该通过专门设计的“传票、台账、报表”使其作用发挥,自始自终处于“受控”之中。

三、内控制度文件的编制顺序

文件管理的规章制度 篇3

改变以前政府以管理为主的状态，建立服务政府，不仅要从观念上树立服务于人民的理念，在具体的政府文件工作中还应该建立相应的制度，提高政府工作效率，促进政府工作规范化，创造良好的民众与政府交流的环境，以更好提供对广大民众的服务。从这个角度来讲，政府文件工作是一种工具，是政府与民众之间的纽带和桥梁。通过政府文件制度的创新，可以做到方便政府与民众的平等交流，

在实际工作当中，对于政府文件制度的许多创新方式，让我们看到了政府文件制度改革的方向。

一、办文制度

服务政府不仅能够得到群众的认可，而且对于投资的软环境也有重要改善作用。随着“窗口式”办文制度的出现和推广，各地还纷纷出现一些其他的办文制度提供便民服务，比如首问责任制、便民服务窗口、办文承诺制、全程办事代理制等等，虽然名称有异，但本质是相同的，那就是以提高行政效率为手段，最终服务于民众，实现了政府文件制度的创新。但是从实施的情况来看，也有一些地方没有能够通过这种政府文件制度创新的方式，提高政府工作效率，这是因为缺乏有效的监督执行，流于形式，没有真正体会到服务政府的内涵。“窗口式”办文制度不仅仅是一个说法，而更重要的是一种做法。在各地推行的过程当中，完全可以因地制宜，根据其自身的实际情况，采取多种形式，对于“窗口式”办文制度进行推广，如政府部门可在街道和乡镇广泛推行“政务超市”、“政务服务中心”等多种方式，将原有的服务类别梳理成几大类，集中提供政务服务；在区县推行“一站式服务”、“联合办公”和“套餐式服务”；在市级政府部门推行“统一窗口”服务。政府要充分发挥服务职能，树立为公众服务为纳税人服务的意识，树立对公众负责的责任意识，按照市场经济发展规律的要求，最大限度地为社会提供服务，提供办文办事的便利。

在深圳市国土规划局实施的《深圳市国土规划局窗口式办文暂行办法》，就大大提高了办事效率，并且树立政府的良好形象，这就是“窗口式”办文制度。深圳市国土规划局推出该制度的初衷就是“简化办事环节，提高办事效率，增强服务意识”，实际上也就是受理业务文件时实行窗口办理，群众直接在窗口交办，直接在窗口领取。局内做好文件处理的衔接工作，提高了工作效率，方便了群众办事。“窗口式”办文制度从以下几个角度有利于服务政府的建立：

第一，以群众为中心。“窗口式”办文制度实行文件窗口进出，群众不需要进入政府内部进行交涉就能够办事。只要必备文件由“窗口”递进去，其他都由政府负责，内部按照一定规程进行协调办理。免去了群众的很多麻烦，也减少了很多环节，节约了资源。群众不用再“跑断腿”。收文人员也会告诉你必须补齐的资料，避免在办理过程中因资料不齐导致退文，而延长了办文时间，提高了收文质量。基本保证了收进来的申请都是能够办理的。对于文件的办理程度还能心中有数，当然对于政府的印象就会有所转变。这样的政府才是为人民服务的政府，而不是高高在上的管理政府。

第二，提高办文效率。“窗口式”办文制度不仅仅是简单的窗口进出，更主要的是办文程序的创新和改革，利用对于办文时限的控制，文件在政府内部进行有序的运转，整个过程规范有序合理，权责分明，可以随时咨询，既避免了文件的漏办、错办、重复办。也避免了部门之间互相推诿。“窗口式”办文制度带动了整个政府机关能够活跃起来，可以改变政府机关工作日休息，休息日工作的状态。从一定程度来讲，“窗口式”办文制度是有百利而无一害的。

第三，增强了办文透明度。“窗口式”办文制度实行封闭办公，办文人不能够与申办人直接接触，一般通过电话联系避免了“吃、拿、卡、要”的不良作风。当然，如果在办文的过程当中，有比较复杂的问题，申请人还可以通过电话进行预约接访。加强与群众联系，提高了办文透明度。此外，还设立了咨询组。它是为民服务的最前沿部分，其正体现了这个说法，需要工作人员要“不惜千言万语、不怕千辛万苦、想尽千方百计”。一些办事单位和办事群众在与政府工作人员面对面的交谈过程中了解了法律法规方面的知识；而我们政府工作人员也在答疑解惑、提供政府法规咨询服务的同时，了解到了群众关注的问题及其呼声。这无疑起到了一个沟通民意的桥梁作用。也有利于决策者在制定政策的时候。掌握来自于基层的第一手资料。

二、文种制度

建国五十年，文种基本上是“大稳定，小调整”，它既是人民政权稳固性的反映，也是文种本身科学性的反映。而且，新中国法定文种的划分，以简化、确切、便利公务活动为原则，这是新中国政府文件种类由繁到简的根本原因。我国现行的13种法定行政机关政府文件中，除“会议纪要”是建国后总结政府文件实践活动经验的新创造外，其他12种名称都或多或少从前人那里沿用或演变而来的。其中“命令”、“报告”、“批复”、“函”来自古代公文；“议案”、“公告”、“通告”来自辛亥革命诞生的南京临时政府和随后的国民党政府；“决定”、“指示”、“通告”、“通报”来自新民主主义革命时期革命根据地的民主政府。当然，这些文种的服务对象及使用范围和使用频率现在都发生了新的变化。

面对新一轮政府职能转变，文种必须创新才能够适应发展的需要。在文种的使用当中“函、意见、会议纪要等体现平等性、民主性的文种的使用呈扩大化趋势；指示、决议、布告、指令等指令性、命令性文种的使用在不断萎缩甚至被淘汰”。针对这种形势，根据政府职能转变的要求，文种制度必然会进一步创新，而且应该朝着民主、平等、公开的方向发展。原因如下：

第一，政府与民众的关系转变。政府与公民的关系是经常的、广泛的和普遍的、复杂的。国家行政组织与公民之间这种管理与被管理、服务与被服务、被监督与监督的关系，是中国社会主义制度的特有机制和社会主义民主的体现。建立服务政府需要政府明确“服务是政府的天职”，“管理就是服务”这种新的理念，政府与民众之间的关系发生转变。政府不再是强制的管理，而是提供人性化的服务。尤其在电子政务的实现过程当中，政府与公民通过网络增加了交流的机会。政府与公民的距离拉近了，在处理相关的事务当中会产生文字资料，这些文字资料可能是公民对政府的，也可能是政府对公民的；可能涉及的是公民申办的事项，也可能是政府征求公民的意见。这一类文件并没有统一的文种进行规范，随着服务政府建立的基础日益完善，政府与民众间交流的文种的出现是必然的，体现了服务政府的根本理念，即服务群众。同时，增进政府与民众的交流，也有利于政府的科学决策。

第二，政府与企业关系的转变。职能转变对于政府和企业关系的影响，从而影响到其二者之间的行文关系和文种的使用。转变政府职能，理顺政府与企事业单位的关系是关键。建国以来。由于我们缺乏建设社会主义的经验，较长时间把生产资料公有制与发展商品经济对立，把计划调节与市场调节对立，忽视了价值规律的作用，逐步形成高度集权的产品经济体制，而与之相适应的中央政府的经济职能，则是按产品对象设置管理部门，按条块隶属管理管理企业，核心问题就是政企职责不分，对企业统得过多，管得过死。80年代以来，政府在转变经济管理职能方面逐渐迈出步伐。十多年来，随着整个社会发展的步步推进，政府职能转变也渐渐深入，但是在一定程度上角色转换不到位，政企分开很难实现，这是政府职能转变中的障碍，是亟待解决的问题，政府正在加大力度，从企业改制方面着手，进行转变。政企分开，政府与企业的关系逐渐趋于平等，政府将不再会是企业的指挥者，二是与企业平等的服务者。那么政府与企业之间，伴随着政企分开的深入，体现平等关系的文种的使用频率会逐渐增加。既是政府职能转变的表现，也是政府职能转变的辅助工具。

第三，政府机构关系的转变。传统的政府机构设置是科层官僚制，传统科层官僚制强调法定的、明确的权力结构，责权一致，不得有随意性。有严格的等级制度，层层授权，一级管一级，像金字塔一样。科层制强调对职能部门的管理，而不重视与外界环境及其他组织部门的联系。因此，无论是在组织的内部还是对外界环境而言，科层制组织都是孤立运行的，较少与外界进行信息交换，形成了严重的封闭性，难于调动人员积极性发挥创造力，从事实际工作的基层人员比高层决策者更了解改进工作过程及其效率的方法，但缺乏相应权力：而高层决策者较少接触实际工作，制定的政策又不利于下层实际操作。不符合政府完善自身发展的需要。政府职能转变的进行，电子政府的建立，组织机构逐渐趋向扁平化，政府组织间的关系，更多的是平等的关系，也就意味着政府机构间的行文关系平行关系增多，平行文文种会使用较多。

需要明确的是此处所提到的文种创新，并不是指各个政府部门自身进行创新，“各行其道”，而是指文种的变化趋势，也就是实际应用当中会产生的变化，从而将会影响到国家对于政府文件文种的进一步创新改革，来适应这种变化。也就是说。不是独立的创新，而是整体的创新。从而有利于文种的规范化。

在政府职能转变的各个阶段，政府文件制度都适应了时代发展的需要，不断更新和完善，提高政府工作效率和质量。协助了政府机构对国家事务进行有效管理。

参考文献：

[1]张群.高效廉政的一项制度创新——深圳市规划国土局宝安分局深化和完善窗口式办文制度纪实田经济前沿，2001(4).

[2]彭澎.政府角色论[J].北京：中国社会科学出版社.2002.

文件管理制度 篇4

1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。

2、定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。

3、对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。

4、对新员工进行消防培训(主要是研发及品质对设备的使用培训)。

5、因工作需要职员换岗前必须进行再教育培训(主要是研发及品质对设备的使用培训)。

(二)防火巡查、检查制度

1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。

2、消防工作归安全管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对公司进行一次防火检查并复查追踪改善。

3、检查中发现火灾隐患，检查人员填写防火检查记录。

4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。

5、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。

(三)安全疏散设施管理制度

1、公司应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。

2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。

3、应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。

4、严禁在营业或工作期间将安全出口上锁。

5、严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。

(四)应急救援控制中心管理制度

1、熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。

2、做好消防值班记录，处理消防报警电话。

3、按时做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的手续。

4、发现设备故障时，及时报告，并通知有关部门及时修复。

5、发现火灾时，迅速按灭火作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主管。

(五)消防设施、器材维护管理制度

1、消防设施日常使用管理由安全管理部门负责，安全管理部门每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。

2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。

3、消防设施和消防设备定期测试：

(1)烟、温感报警系统的测试由安全管理部门负责组织实施，物业保安部参加，每个烟、温感探头至少每年轮测一次。

(2)消防水泵、喷淋水泵、水幕水泵每月试开泵一次，检查其是否完整好用。

(3)正压送风、防排烟系统每半年检测一次。

(4)室内消火栓、喷淋泄水测试每季度一次。

(5)其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。

4、消防器材管理：

(1)每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。

(2)安全管理部门专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。

(3)对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。

(4)各部门的消防器材由安全管理部门负责管理，并指定专人负责。

(六)火灾隐患整改制度

1、各部门对存在的火灾隐患应当及时报告消防安全负责人并予以消除。

2、消防安全负责人在防火安全检查中，对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况书面发送各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。

3、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的重大火灾隐患及时向公司消防安全负责人报告。

4、对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，消防安全负责人应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的复函，报送公安消防机构。

(七)用火、用电安全管理制度

1、用电安全管理：

(1)严禁随意拉设电线，严禁超负荷用电。

(2)电气线路、设备安装应由持证电工负责。

(3)各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。

(4)禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。

2、用火安全管理：

(1)严格执行动火审批制度，确需动火作业时，作业部门应按规定向安全管理管理部门申请“动火许可证”。

(2)动火作业前应清除动火点附近5米区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并向安全管理部门借取适当种类、数量的灭火器材随时备用，结束作业后应即时归还，若有动用应如实报告。

(3)如在作业点就地动火作业，需派人现场监督并不定时派人巡查。动火作业必须保证有

一人专职负责随时扑灭可能引燃其它物品的火花。

(八)易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度

1、易燃易爆危险物品应有专用的库房，配备必要的消防器材设施，仓管人员必须由消防安全培训合格的人员担任。

2、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭火方法不同的易燃易爆化学物品，应分库存放。

3、易燃易爆危险物品入库前应经检验部门检验，出入库应进行登记。

4、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执行

5、易燃易爆场所应根据消防规范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆设施的维护保养工作。

(九)义务消防队组织管理制度

1、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学习和灭火技能训练，各项技术考核应达到规定的指标。

2、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进行轮训，使每个人都具有实际操作技能。

3、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。

4、每年举行一次防火、灭火知识考核，考核优秀给予表彰。

5、不断总结经验，提高防火灭火自救能力。

(十)灭火和应急疏散预案演练制度

1、制定符合本单位实际情况的灭火和应急疏散预案。

2、组织全员学习和熟悉灭火和应急疏散预案。

3、每次组织预案演练前应精心开会部署，明确分工。

4、应按制定的预案，至少每半年进行一次演练。

5、演练结束后应召开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。

(十一)燃气和电气设备的检查和管理制度

1、应按规定正确安装、使用电器设备，相关人员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证书方可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后方可投入使用，禁止使用无厂家、无生产许可证、无产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电气设备。电气设备应由持证人员定期进行检查(至少每月一次)。

2、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度至少检查一次、每年至少检测一次并记录。

3、电器设备负荷应严格按照标准执行，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的接地，接地电阻应严格按照电气施工要求测试。

4、各类线路均应以套管加以隔绝，特殊情况下，亦应使用绝缘良好的铅皮或胶皮电缆线。各类电气设备及线路均应定期检修，随时排除因绝缘损坏可能引起的消防安全隐患。

5、未经批准，严禁擅自加长电线。各部门应积极配合安全小组、维修部人员检查加长电线

是否仅供紧急使用、外壳是否完好、是否有维修部人员检测后投入使用。

6、电器设备、开关箱线路附近按照本单位标准划定黄色的区域，严禁堆放易燃易爆物并定期检查、排除隐患。

7、设备用毕应切断电源。未经试验正式通电的设备，安装、维修人员离开现场时应切断电源。

8、除已采取防范措施的部门外，工作场所内严禁使用明火。

9、使用明火的部门应严格遵守各项安全规定和操作流程，做到用火不离人、人离火灭。

10、场所内严禁吸烟并张贴禁烟标识，每一位员工均有义务提醒其他人员共同遵守公共场所禁烟的规定。

(十二)生产安全事故的报告和调查处理制度

1、员工发现在生产中发生火灾事故，应积极采取必要的措施，防止事态的扩大，并保护好现场，不得隐瞒和故意拖延，立即向企业主要领导和安全生产管理机构报告。

2、企业负责人、安全管理人员接到事故报告后，应及时赶到事故现场进行处理，对发生或有可能发生危急情况的，迅速启动事故应急救援预案。

3、企业负责人对发生的需向有关部门报告的生产安全事故，必须在1小时内，以公司名义报告安监等有关部门。

4、发生重伤、死亡事故，派专人保护事故现场，并迅速采取必要的措施抢救人员和财产，防止事故扩大。需要移动现场部分物体时，必须做出标志，绘制事故现场图、照相、录像，并详细说明。

5、清理事故现场时，要事先经事故调查组或安监部门同意。

6、发生轻伤事故要进行现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对干部职工进行教育。

7、企业事故调查组成员应符合下列条件：

(1)具有事故调查所需要的某一方面专长;

(2)与所发生事故没有直接利害关系。

8、发生事故要按照“四不放过”的原则进行处理。“四不放过”的原则是：事故原因没有查清不放过;事故责任者没有受到严肃处理不放过;职工没有受到安全教育不放过;预防事故重复发生的防范措施没有落实不放过。并按照事故的性质和造成的.损失危害程度，根据规定对有关责任人员进行处罚。

9、发生事故，必须按照企业各级安全生产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责任。

10、对因玩忽职守、违章指挥、违章作业、违反安全规章制度以及工作不负责任等行为而造成的事故，视情况按规定追究责任并进行处罚

11、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意(转载于:www.cSSyq.co m 书 业 网)见，填写“职工伤亡事故报告表”报送安监部门。

12、事故处理结案后，公开宣布处理结果。

13、安全生产管理机构建立事故管理档案，其内容应包括事故现场记录、照片、鉴定材料、事故教育、改进措施等资料。

14、安全生产管理机构定期进行事故的统计分析，并及时上报有关部门。

(十三)消防安全工作考评和奖惩制度

1、对消防安全工作作出成绩的，予以通报表扬或物质奖励。

2、对造成消防安全事故的责任人，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任人将依法移送国家有关部门处理外，根据本单位的规定，对下列行为予以处罚：

(1)有下列情形之一的，视损失情况与认识态度除责令赔偿全部或部分损失外，予以口头告诫：

a、使用易燃危险品未严格按照操作程序进行或保管不当而造成火警、火灾，损失不大的; b、在禁烟场所吸烟或处置烟头不当而引起火警、火灾，损失不大的;

c、未及时清理区域内易燃物品，而造成火灾隐患的;

d、未经批准，违规使用加长电线、用电未使用安全保险装置的或擅自增加小负荷电器的; e、谎报火警;

f、未经批准，玩弄消防设施、器材，未造成不良后果的;

g、对安全小组提出的消防隐患未予以及时整改而无法说明原因的部门管理人员; h、阻塞消防通道、遮挡安全指示标志等未造成严重后果的。

(2)有下列情形之一的，视情节轻重和认识态度，除责令赔偿全部或部分损失外，予以通报批评：

a、擅自使用易燃、易爆物品的;

b、擅自挪用消防设施、器材的位置或改为它用的;

c、违反安全管理和操作规程、擅离职守从而导致火警、火灾损失轻微的;

d、强迫其他员工违规操作的管理人员;

e、发现火警，未及时依照紧急情况处理程序处理的;

f、对安全小组的检查未予以配合、拒绝整改的管理人员。

(3)对任何事故隐瞒事实，不处理、不追究的或提供虚假信息的，予以解聘。

文件管理制度 篇5

2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。

3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。

4、对上级文件(包括领导人讲话)未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。

公司文件管理制度 篇6

文件管理制度

【编号】

1、目的:

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。、文件的发放：

2.1各部门需要发放实施的文件，必须将文件打好以电子文档的方式交综合部，并附部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合部，由综合部主任安排文件发放人予以发放。

2.2任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。

2.3需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。

3、文件的更改：

3.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

3.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

4、文件的换页：

4.1任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并以电子文档方式传综合部，并由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

4.2所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

5、文件的回收、作废：

5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

5.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

5.3每年12月下旬，由综合部通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。并由综合部主任统一安排销毁。

6、其它规定：

6.1任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长、总经理、财务部经理、生产技术部经理、营销部经理、设备部经理等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

6.2无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

6.3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

6.4所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

6.5发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

6.6文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

7、任何人未经董事长（总经理）批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担100元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

8、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

文件管理的规章制度 篇7

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

外包你的文件管理 篇8

初次见到池燕明， 你很难将他和立思辰的老板（董事长） 联系在一起。1990 年毕业于清华精密仪器系的池燕明戴一副金边眼镜， 文质彬彬。他大学同学评价他： 聪明但不刻苦， 成绩中不溜， 爱折腾， 是有冲劲的“带头大哥”。立思辰的另一个核心人物叫商华忠， 和池燕明同年毕业于清华大学机械系。他在大学时代就是有名的品学兼优的尖子生， 出身贫寒的他在同学中备受推崇。同学对他的评价是： 肯干， 勤奋，有领导力， 又认真。他是立思辰的CEO。

以这两人为核心， 这个执著的“清华帮”团队正不断推动着立思辰——国内唯一本土办公信息系统外包服务企业， 以每年50% 的增长率不断向前。

大学里， 池燕明和商华忠的结缘则来自一间校园复印社。池燕明是小老板， 商华忠打工。“当时机器坏了， 把商华忠找来， 我说这机器咱们一起把它弄好， 你主要干。” 时至今日， 池燕明依然有几分得意， 他总结说： 商华忠是最好的伙计， 让我可以有充足的时间去玩。商华忠笑笑， 不语。

这种组合在毕业十年之后得到了延续， 当然这是后话。

毕业后的商华忠到国外留学， 拿学位， 进外企。池燕明在国内， 开始了新一轮的“折腾”。他不出国、不去毕业分配的国家单位，选择了当时看起来有些“不入主流” 的大学生创业。他做过复印社， 还做过东芝复印机代理。后来发现， 打印复印设备经销商并没有占据这个行业价值链的核心位置， 行业利润率在5%~7%之间徘徊。到了2000 年以后， 利润率进一步下滑， 到了3% 左右。

1999 年， 池燕明创立立思辰品牌， 从几个品牌的代理商转变成一个专业的设备零售商， 除了富士施乐（它们只直营）， 几乎所有的文件设备品牌都成了立思辰的供货商。有一次， 池去美国， 发现一个现象： 美国企业的办公打印和复印已经开始流行文件管理外包服务的模式， 就是企业将整体办公文印管理交给专业的外包服务商， 进行“按需打印、按张收费”， 企业无须自行购置并管理设备， 而专业的服务商通过一系列技术手段， 监控所有的设备， 提供全面的运营管理， 帮助企业节省费用以及提高效率。

池燕明当即意识到这个领域极具潜力。2000年以后， 立思辰开始转型， 做文件管理外包服务商。简单地说就是从当时中关村“搬箱子” 的设备零售商转型为新型的外包服务商。

立思辰的核心价值， 从以前的销售设备转型为全面的管理外包服务。其核心竞争力在于通过专业的外包服务管理体系， 帮助客户优化并运营其办公文印系统、视音频会议系统等。其服务团队在客户现场驻场或巡视， 帮助客户运行办公信息系统， 使客户的办公更加高校， 同时带来节约纸张、节能减排等环保效益。

作为在中国最早启动文件管理外包模式的本土服务商， 起初的转型却并不顺利。当时国内市场， 跨国公司的中国分支通常和总部一样， 大都已经采用惠普、富士施乐等欧美供应商的外包服务， 中国本土企业尚不能接受文件管理外包的理念。

池燕明决定采用更为灵活的策略， 即作为独立的第三方服务商， 为客户提供优化组合了多个知名品牌设备的文件外包解决方案， 体现与单一品牌供应商相比的优势， 并致力于本土客户群体的开拓， 发挥本土服务商的优势。同时， 立思辰由上而下开拓市场， 从各行业的高端大型客户做起， 通过标杆客户的口碑和品牌效应向其他企事业单位渗透， 进行行业复制。

2005 年， 央企和政府机关开始推行的节约办公政策最终帮了立思辰的大忙。商华忠发现由于央企和政府机关的文件含有大量的机密数据，而立思辰是行业内唯一具有国家保密局涉密资质的公司， 这让他们拓展本土政府客户占据了不少优势。立思辰开始不失时机地对他们进行定向营销。

随后， 立思辰与国家工商总局签约文件外包， 有了这样的成功案例， 之后的签单开始变得顺利。到了2007 年， 新业务开始有了较大起色， 这一年， 包括国航、中海油在内的众多知名企业成为了立思辰文件管理外包服务的客户。同时， 立思辰在国内第一个启动视音频管理外包的理念和业务， 在企业级视频会议市场占据了本土服务商第一的位置。

现在， 立思辰通过一套专用于外包服务的完善的服务资源管理系统， 管理着提供给客户的上万台文印设备和视频会议设备。无论是耗材即将用完， 还是某个零件即将达到使用寿命， 立思辰的系统都能及时预警， 其服务团队在上门服务时就会做好相应的准备。

立思辰的价值在于通过对客户需求的全面把握和专业的外包服务能力为客户节约办公费用并提高办公效率， 并将服务的利润池做大， 实质上其收益既来源于分享客户的节约， 也来源于分享客户效率提升后给客户核心业务带来的增值空间。

根据赛迪顾问的统计， 目前， 富士施乐占据了中国办公信息系统外包服务市场17.04% 的份额， 立思辰为6.10%， 位居第二。2008 年，立思辰的销售收入为2.68 亿元。2006 年至今，其收入的复合增长率超过50%。有关数据表明，国内文件管理外包服务市场已经进入启动期，2008 年的市场规模为13.91 亿元， 行业每年增幅超过30% ； 整体办公信息系统服务市场的规模2008 年达到39.02 亿元。

财务管理制度文件 篇9

公司字第1号财字第1号

财务管理制度

第一章 总则

1.1 为建立现代化企业制度，建立健全财务管理体系，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《企业会计制度》，特制定本财务管理制度。

1.2 本管理制度适用于********有限公司，各部门在财务会计工作中必须认真执行本管理制度。

第二章 会计机构、会计人员的管理

2.1公司设立财务部做为财务会计机构。

2.2财务部的职责：在公司总经理的领导下，具体负责全公司的财务管理工作和会计核算工作，包括：

2.2.1财会人员的管理。

2.2.2对公司进行财务核算。

2.2.3提示公司领导及时收回货款。

2.2.4合理分配使用资金。

2.2.5做好与仓库部门的对账工作、指导仓库保管员建账、对账。

2.2.6指导公司统计员做好工时、材料消耗定额编制工作、建立工序流程程序。

2.2.7做好财务分析工作，为公司领导决策提供资料。

2.3财务会计人员调换工作时，按会计法规定办理交接手续。原材料库、产成品库的核算工作和统计工作，由财务部门负责业务管理，保管员和统计员调换工作时，由财务部门会同有关部门办理交接手续。

2.4财务会计人员、仓库保管员、统计员实行定岗、定人、定责制度。

第三章 流动资产的管理

3.1流动资产包括现金、各种存款、应收及预付账款、其他应收款、存货等。

3.2现金管理

3.2.1现金出纳会计要认真执行《现金管理暂行规定》。

3.2.2出纳员不得兼管有关债权、债务、收入、费用的账务处理工作和会计档案管理工作。

3.2.3现金日记账要逐日结出余额，并与库存现金相核对，与相关会计对账，做到账账相符、账证相符、账实相符，月末与总账相核对。出现长、短款且又无法查明原因的，长款归公，短款由责任人赔偿。

3.2.4有关人员因公外出时要做好出差登记，方可到财务部门预借差旅费。出差归来后的三天之内及时到财务部门结算，做到一次一清不允许跨月结算和几个地方出差混合结算。

3.2.5公司员工报销费用时，出纳人员要及时结合会计扣除各种借款，不允许员工长期占用公司资金，各种借款条月底必须入账，不允许出现跨月白条顶库现象。

3.2.6现金出纳是公司的资金结算中心，公司应将营业收入、下脚料变现收入、员工罚款等款项及时交付财务部门，以便及时处理账务。

3.3银行存款管理

3.3.1会计人员要认真执行《银行结算办法的暂行规定》，银行支票等结算凭证和印鉴要由两人分开保管。

3.3.2银行存款日记账逐笔逐日登记，每日结出余额，定期与银行对账单相核对，出现未达账项时要查明原因，上报领导。

3.4应收账款及预付账款的管理

3.4.1会计人员要根据经济业务的内容和户别设置应收账款明细分类账，按债务人的全称设置登记明细分类账，应收账款的发生和确定必须有索取价款的依据（包括合同、收到条、欠款条、经办人员的保证书等），不得单方入账。

3.4.2各项债权、债务要定期进行清理核对，对发生的应收账款、其他应收款、预付账款等应收款项，按照谁经办谁回收的原则，损失部分或已采取各种必要措施确实无法收回的坏账损失，由当事人按责任赔偿相应损失后及时处理账务。

3.4.3收回的账款要及时上交财务部门，如发现货款已被私自挪用不交者，交司法部门处理。

3.4.4要严格控制内部员工的业务借款和生活借款，健全借款审批制度，员工调离时财务部门与其它部门必须做好债权债务的清算工作。

3.4.5支付预付账款必须有合同、协议书等书面文件，根据合同需预付账款时，须经办人按照资金使用流程办理款项，并同时向财务部门提供有关合同协议书等有关材料。

3.5存货的管理

3.5.1存货是指公司所拥有或控制的，能以货币计量的为生产经营服务的流动资产，主要包括原材料、低值易耗品、福利劳保用品、在产品、半成品、产成品。

3.5.2存货的计价按实际成本计价。

3.5.3原材料、低值易耗品、福利劳保用品购入后，仓库填写验收入库单，入库单一式三联，一联仓库记账，一联随发票及采购单据等经审批后到财务部门处理账务，一联为供货方证明。

3.5.4对于货已到而发票未到的，仓库部门可以暂时按数量入账，月底发票到的按3.5.3入账，月底发票未到的按库存相同存货单价暂估入账，待发票到达时，做个红字入库单把暂估票据冲回，按收到的发票重新按3.5.3入账。

3.5.5原材料出库，生产部门根据生产需要开具领料单，领料单要填写全面，数量、单价、金额、哪个项目使用，做为归集成本费用的依据。

3.5.6月末保管员要根据出入库单与财务对账。

3.5.7如果采购完直接运送到项目地点直接使用，入库单上注明项目名称，直接归集项目成本。

3.5.8在产品、半成品入库一般只是存放，保管员单独建立账目，只记数量，领出继续加工时也只记领出数量，如果是等同于产成品出售，按产成品出库办理。

3.5.9产成品入库管理，要会同仓库、质检部门填制检验合格单，仓库据以填制产成品入库单，产成品入库单一式三联，一联仓库记账，一联月末送交财务，一联统计员据以核算工资。

3.5.10产成品出库管理，仓库部门根据盖有财务专用章的发货单或提货单据以发货，保卫人员只有见到盖有财务专用章的出门证方可对车辆等运输货车检查放行，月末时，由保卫人员、仓库人员将提货联、出门联汇总，于每月30日到财务部门核对相符后据以存档。

3.5.11各部门购入的低值易耗品，在入账时必须附有入库单据，上面必须注明存放地点，按五五摊销法计入费用。

3.5.12对于已销产成品退货、返修管理，建立完善的退货、返修审批制度，实行退货、返修产品的责任倒查制度，属于哪个部门的责任查证属实，落实赔偿份额。

3.5.13存货必须定期和不定期盘点，最少在年中、年末进行两次全面财产清查，对盘盈、盘亏、报废的存货交有关部门处理，财务部门根据处理决定进行账务处理。

第四章 固定资产的管理

4.1固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、设备、运输工具、电子设备、仪器仪表等。

4.2公司要建立健全固定资产管理制度，包括固定资产的安全使用制度、维修保养制度、定期盘点制度、折旧计提制度。公司财务要设置固定资产明细账，并编制固定资产目录。

4.3固定资产的计价

4.3.1外购的固定资产，不需安装就可直接使用的固定资产，以发票价格和运输费用价格为固定资产记账价格，对于外购需要安装、调试才可使用的固定资产，以外购价格加运输费、安装调试费等合理相关费用为记账价格。

4.3.2需外单位承建的基建工作或设备的安装调试工程时，承建单位要搞好预算工作和合同的签订工作，基建合同预决算书要送财务部门留存一份。购置机器设备时要搞好市场调查，搞好设备的技术分析和经济性分析。

4.3.3对于已经竣工交付使用的未办理决算的建筑工程、机器设备等，要根据预算书或合同估价转入固定资产并计提折旧，待工程决算后，再调整原估价和已提折旧，对于现已使用而没有档案资料的固定资产，可以采用重置价值进行入账。

4.4折旧方法。我公司对固定资产进行分类管理，固定资产折旧采用平均年限法，房屋、建筑物折旧年限为30年，机械、设备折旧年限为10年，车辆折旧年限为7年，电子设备和仪器仪表等折旧年限为5年。

4.5本公司固定资产残值率5%。

4.6全部固定资产必须每年盘点一次，由财务部门牵头各分公司参与，具体盘点时间由财务部门根据年终决算要求决定。

第五章 负债管理

5.1公司的流动负债是指将在一年内偿还的债务，包括短期借款、应付账款、应付工资、应交税金、其他应付款等。

5.2公司各种流动负债应按期偿还，以提高公司信誉和知名度，按期发放工资，无特殊原因员工工资应与次月20日左右发放，以提高员工的积极性，增加公司凝聚力。

5.3公司购进货物应付未付的款项，业务经办人员应及时将发票等有关单据送交财务部门，以便及时处理账务，正确体现公司负债，正确核算材料物资等的计价和产品成本。

第六章 成本费用的核算

6.1本公司按照制造成本法核算产品成本及项目成本。

6.2各分公司接到订单或合同后，做好预算，连同合同及预算送交财务部门备案，财务部门根据合同建立成本的明细，无论是材料购入（购入时已确定哪个项目使用并直接运抵此项目处）还是材料领出，及各种费用发生时，均按工程项目分类计入各工程的成本费用中，待工程结束时，即可结出工程的直接成本。

6.3公司制定合理完善的定额费用和报销制度，管理费用、销售费用、财务费用，按规定进行明细分类核算，并进入当期损益。

有关费用报销程序和标准的制度由财务部门另行制定。

第七章 收入、利润和税金的管理

7.1公司按收付实现制原则确认收入，以收到款项为标志。

7.2公司按税法规定正确计提各种税费，准确核算和反映各种税金的提取和上交。

7.3利润总额

利润总额=销售收入-销售成本-销售费用-管理费用-财务费用-税金及附加

第八章 财务报表、会计科目、发票的管理

8.1根据会计工作一致性和可比性原则，本公司结账时间为每月30日，资产负债表和损益表及有关附注报表于次月10前上报董事长及有关部门。

8.2公司要实行严格的财务制度，严禁混报乱报费用现象。

8.3销货发票有专人到税务机关领取，开票、制单、保管、登记实行专人负责，财务部门要建立健全有关票据的登记制度。

第九章 会计档案管理

9.1财务部门要做好会计档案的管理工作，每月月末将有关凭证等会计档案装订成册，做好封面整理入档。

9.2财务人员、保管员调动工作时必须办理会计档案移交手续，写出移交清单，分清前后责任，确保会计档案的连续完整。

第十章 附则

本管理规定自董事长批准公布之日起执行，不完善之处另行文补充规定，凡与本规定不一致的以本管理规定为准。

************有限公司财务部