文件管理技巧（通用14篇）
文件管理技巧 篇1
班组文件管理技巧
作者：王立
文件（包括记录）控制是质量、环境、职业健康安全、食品安全四大管理体系的共同要素，而班组是文件管理的末端，也是内审、外审中容易暴露问题的环节。本人结合体系要求、内审经验和公司实际，整理出一些技巧，供班组长参考。
首先，将本公司内生产一线班组常用的纸质文件（含记录）简要分为：A类、作业指导书（工艺规程、操作法、安全技术规程等）；B类：辅助作业要求，如标识贴放位置要求、包装物卫生要求、洗釜方法及时间要求等；C类：非作业类的通知、规定、要求等；D类：操作及检验记录；E类：其他，如学习资料、设备说明书等。
管理技巧：
1、A类文件是作业依据，也是管理体系支持性文件，出现在作业现场，天天要用，体系审
核时会被抽查。应明确由一名班长对其系统管理，与车间档案管理员协作，保证现场所使用的文件现行有效，并放在专用文件夹内。
2、B类文件（包括纸质文件及车间和工段负责人写在黑板上的补充作业要求）因历年积累，数量比较多而且庞杂，应明确由一名班长负责收存于柜内，并编制《文件要点一览表》，繁事化简，便于日常查对。一览表应列明文件要点、时间、发文部门或领导人姓名，一张表可以登载多个文件要点，平时在使用的时候只要看看文件要点即可，免得到处找文件。
3、C、E类文件经员工阅后直接收存。D类文件及时交车间办公室。
4、B、C、E类文件在有审核活动时，应避免出现在审核现场。
文件管理技巧 篇2
1 探究、研究、掌握浏览文件夹应用技巧
内含认识文件、文件夹及它们之间的关系和操作技巧;浏览文件的应用技巧;快速搜索文件的操作技巧;改变文件和文件夹的视图方式的操作技巧;对文件和文件夹进行排序的操作技巧。
2 探究、掌握管理文件与文件夹的应用技巧
探究设置文件和文件夹的属性的应用操作技巧。内含隐藏重要的文件的操作技巧;显示隐藏的文件或文件夹的操作技巧;设置只读属性的操作技巧;显示文件扩展名的操作技巧。
探究回收站的使用操作技巧。内含快速找到最近删除的文件的操作技巧;还原被误删的文件的操作技巧;清空回收站的操作技巧;更改文件的删除方式的操作技巧;设置回收站的大小的操作技巧。本文就管理电脑中文件之管理文件与文件夹的应用操作技巧探索研究如下。
3 文件与文件夹的选择应用技巧
对文件或文件夹进行复制、移动等操作前应该先选择需要操作的文件或文件夹。通常情况下, 单击某个文件或文件夹, 便可将其选中, 选中的文件或文件夹将以浅蓝色的背景显示。此外, 还可以通过以下方式进行选择。
鼠标框选法。这种方法用于选择某矩形区域内的文件或文件夹。具体操作方法是将鼠标指针向需要框选的文件或文件夹的外侧空白处, 按下鼠标左键并拖动鼠标, 当拖动出的方框包含所需要选择的文件或文件夹时释放鼠标左键, 即可选中方框内的文件或文件夹。
选择连续的多个文件或文件夹。单击选中第一个文件或文件夹, 按住“shift”键不放, 然后单击最后一个文件或文件夹, 即可选中它们之间的所有文件和文件夹。
选择不连续的多个文件或文件夹:按住“ctrl”键不放, 然后依次单击需要选择的文件或文件夹, 最后释放“ctrl”键即可选择多个不连续的文件或文件夹。
选择全部文件和文件夹:若需要选择某个目录下的全部文件和文件夹, 按下“ctrl+A”组合键即可。
4 同类型文件存放到同一个文件夹
为了便于查找和管理电脑中的资源, 通常需要将相关联的一个或多个文件存储在一个文件夹中, 为了方便归类, 有时还需要新建一个文件夹。下面结合文件夹的新建和移动两种操作, 分别讲解怎样将同类型的文件放到同一个文件夹。
打开“计算机”的窗口, 进入需要创建新文件夹的目录, 然后单击工具栏中的“新建文件夹”按钮。
在窗口工作区中将出现一个名为“新建文件夹”的文件夹, 且文件名呈可编辑状态。
这时可直接输入文件夹的名称, 如:“客户文件”, 然后按下“Enter”键或用鼠标单击空白区域确认, 便可完成文件夹的创建。说明:进入某个文件夹后, 使用鼠标右键单击工作区空白处, 在弹出的快捷菜单中单击“新建”命令, 在弹出子菜单中单击某个文件类型, 可创建对应的文件, 如单击“文本文档”命令, 可创建一个文本文档。
在当前文件夹或其他文件夹中, 选中要存放到“客户文件”文件夹中的文件或文件夹, 然后单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令。
双击之前创建的“客户文件”文件夹, 打开文件夹窗口, 然后使用鼠标右键单击空白处, 在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令, 前面选择的文件便移动到了“客户文件”文件夹中了。
说明:选择文件或文件夹后, 按下“ctrl+X”组合键可以执行剪切操作。进入目标位置后, 按下“ctrl+V”的组合键可以执行粘贴操作。
5 复制文件夹操作技巧
复制是指将原有的文件或文件夹在其他地方再生成一个备份, 即原位置和新位置都存在该文件或文件夹。复制文件或文件夹的操作方法如下。
选中需要复制的文件或文件夹 (可以是一个也可以是多个) , 然后单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中单击复制命令。
打开要复制到的目标位置, 然后在文件夹窗口的空白处单击鼠标右键, 弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令, 即可将文件复制到当前的位置, 且原位置的文件仍然存在。
说明:选择文件或文件夹后, 按下“ctrl+C”组合键可以执行复制操作。此外, 在执行粘贴操作时, 若目标位置中有与被复制 (或剪切) 文件的文件名相同的文件, 则系统会弹出提示框, 提示用户选择复盖, 取消复制或改名后复制。
6 批量重命名多个文件操作技巧
如果要对自己创建的文件或文件夹重命名, 可以在该对象上单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令, 使文件名呈可编辑状态, 然后重新输入新名称即可。通过这样的方法, 只能对单个文件进行重命名, 如果需要对多个同类别的文件进行重命名, 可以通过如下的方法批量重新命名。
选中需要重新命名的多个文件, 使用鼠标右键单击其中一个文件, 在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令。
选中的文件中, 将有一个文件 (通常是被鼠标右键单击的文件) 的文件名处于可编辑状态。
这时可直接输入文件名, 完成输入后按下“Enter”键, 便可以“文件, 文件 (2) 、文件 (3) 、文件 (4) ……的形式对选中的文件进行批量重新命名了。
7 删除无法删除的文件的操作技巧
在管理文件和文件夹时, 对于多余的文件或文件夹, 可将其删除掉, 以释放更多的磁盘空间。删除文件的方法为使用鼠标右键单击要删掉的文件或文件夹, 在弹出的快捷菜单中单击“删除”命令即可。在删除某个文件或文件夹时, 有时会弹出一个错误提示的对话框, 提示用户删除文件或文件夹出错。在无法删除文件时, 可以通过下面的方法解决。如果想要删除的文件或文件夹处于打开状态, 则需要将其关闭后才能执行删除操作。文件夹中的子文件或文件夹过多, 可以先删除其中的子文件和文件夹, 然后再删除文件夹。注销或者重启动电脑, 然后再进行删除。
8 取消删除文件时出现的确认对话框的应对操作技巧
通常情况下, 在删除文件或文件夹时会弹出确认删除对话框。如果用户确认比较麻烦, 希望删除文件时不再出现这种对话框, 可以按照如下操作技巧进行设置。在系统桌面上, 使用鼠标右键单击“回收站”图标, 在弹出的快捷菜单中单击“属性”命令。弹出“回收站属性”对话框, 取消“展示删除确认对话框”复选框的勾选, 然后单击“确定”按钮即可。
参考文献
Windows 文件管理技巧 篇3
1 打开目录树显示
如果您打开一个文件夹窗口，但是在窗口左侧没有显示任何目录树。此时您只需在标准的工具栏里点击“文件夹”图标即可（在Windows 2000、Me和XP中），或者选择“查看”*“浏览器栏”*“文件夹”（在任何版本的Windows 中）。
2 定制详解
在“详细信息”查看模式（点击“查看”*“详细信息”）下，如果您想改变窗口上方“名称”、“大小”、“类型”和“修改日期”等标题列的左右顺序，您只需点击该列的标题，然后拖放到您想让它出现的位置即可。
3 了解详细信息
难道在“详细信息”查看模式下只能显示“名称”、“大小”这几项内容么？我们可以试着把其他显示信息也打开。您只需在任意一个列标题上点击右键，弹出菜单中将显示所有可以显示的项目，其中也包括系统默认不显示的“创建日期”、“属性”、“所有者”等十几项，在您希望显示的项目前打上钩就可以了。在弹出菜单中选择“其他”，或者在窗口菜单中选择“查看”*“选择详细信息”，就可以打开“选择详细信息” 对话框，您可以在其中更加方便地选择您希望显示的详细信息项目。
4 全屏显示
您如果想以全屏模式显示文件夹窗口或者IE窗口，以便尽可能多地显示窗口中的内容，只需按下
5 自动隐藏目录树显示
在全屏显示模式下，您还可以让窗口左侧的目录树也消失，以腾出更大的显示空间。首先您需要在“查看”*“浏览器栏”中打开目录树显示，然后切换到全屏幕方式，在左侧目录树的右上角点击“自动隐藏”按钮，这是一个图钉的形状的按钮，有“拔出图钉”和“按下图钉”两种状态，选择“拔出图钉”，然后在窗口右侧点击一下，左侧的目录树就会自动隐藏了，这时您将鼠标移到窗口左侧，目录树又会弹出来，见图1。
6 在文件夹窗口中显示更多内容
如果您觉得窗口左侧的“文件和文件夹任务”、“其他位置”等连接没有实际用处，您可以通过设置把这块宝贵的地方腾出来，在窗口菜单中依次选择“工具”*“文件夹选项”*“使用Windows 传统风格的文件夹”即可。该操作可以去掉“浏览器栏”和它的“常见任务”快捷方式。
7 浏览更多的缩略图
您可以在“缩略图”显示模式下（在窗口菜单中选择“查看”*“缩略图”），通过隐藏每一个缩略图下的文件名，在窗口右侧显示更多的缩略图。具体的操作是，在左侧的目录树中选中另外一个目录，这时右侧的显示模式就不再是“缩略图”模式了，然后按住
8 根据文件夹设置任务显示
如果您很喜欢“资源管理器”的任务栏，但是又希望不同类型的任务可以有不同的外观，进而对文件夹的内容有一个大概的了解。用右键点击窗口左上角的控制图标，从中选择“属性”*“自定义”，然后在“将此文件夹类型作为模板”下面的下拉选项中选择一个最适合的描述。
9 了解磁盘状况
如果您想了解某个磁盘还剩多少空间，或者如果进行清理，您可以试试如下操作：在“我的电脑”下右键点击一个磁盘图标，然后从弹出菜单中选择“属性”，这时您会看到一个饼形图，其中蓝色代表已经使用的磁盘空间，红色代表还可以使用的磁盘空间，在饼形图的右下角还有一个“磁盘清理”按钮，在“工具”一栏中还有“查错”和“碎片整理”两项维护功能。
10 压缩文件或文件夹
如果您采用的磁盘分区格式是NTFS，您可以将文件和文件夹进行压缩，以腾出更多的磁盘空间。在窗口中选择您要压缩的文件或者文件夹，以右键点击，然后在弹出菜单中选择“属性”，在“常规”标签中点击“高级”按钮，选中“压缩内容以便节省磁盘空间”项目，然后点击“确定”，接下来会有一个弹出菜单提示您，是“仅将更改应用于该文件夹”还是“将该更改应用于该文件夹、子文件夹和文件”。
12 压缩分区
如果您想压缩整个NTFS 分区格式的硬盘分区，在窗口中右键点击磁盘图标，然后在弹出菜单中选择“属性”。选中“压缩驱动器以节约磁盘空间”，然后点击“确定”或者“应用”，此时会有一个弹出窗口提示您进行确认，选中“将该更改应用于该文件夹、子文件夹和文件”，而不是“仅将更改应用于该文件夹”，最后点击“确认”。
13 自动压缩
您可以实现文件的自动压缩功能，即如果您想压缩一些文件，您可以直接把这些文件直接移动到一个已经设立了压缩属性的文件夹内。具体的操作是：右键点击窗口的空白处，选择“新建”* “压缩文件夹”（Windows Me下），或者“压缩文件夹”（Windows XP 下）。
14 重新分配驱动器盘符
如果您想给现在的磁盘驱动器重新分配盘符，请您先以管理员身份登录Windows，然后选择“开始”*“运行”，在“打开”后键入“diskmgmt.msc”，然后回车。这时系统会打开“磁盘管理”程序，右键点击窗口下侧的相应磁盘区域，然后在弹出菜单中选择“更改驱动器名和路径”，点击“编辑”或“更改”，然后从下拉列表中选择一个目前还没有使用的盘符，点击“确定”，然后在确认弹出窗口中再点击“是”。
15 更加方便地清理磁盘
您可以建立一个自己指定清理方式的清理磁盘的快捷方式，选择“开始”*“运行”，键入“cleanmgr/sageset:”，后面跟一个从0 到65535 的数字，该数字仅仅用来确定您选择的选项，然后回车。在“磁盘清理设置”窗口中选择您希望清理的那些项目，然后点击“确定”。接下来是建立一个快捷方式，在桌面的空白地方或文件夹窗口的空白地方点击右键，然后在弹出菜单中选择“新建”*“快捷方式”，在“请键入项目的位置处”键入“cleanmgr /sagerun:x”，把其中的x 换成您刚才指定的那个数字。然后根据提示完成快捷方式的建立就可以了。
16 给文件加密
如果您想在NTFS 分区格式下保护具有敏感性的文件和文件夹，您可以使用Windows内置的加密程序。选择您想加密的且尚未压缩的文件或文件夹，用右键点击，然后在弹出菜单中选择“属性”。在“常规”标签中点击“高级”按钮。打开“加密内容以便数据保护”项目，然后点击“确认”按钮。接下来您可以指定加密哪些文件和文件夹。加密之后，这些文件就只能由加密的用户来访问。您也可以去掉加密功能，只需将“加密内容以便数据保护”项目关闭即可。需要注意的是，加密功能在Windows XP 的家庭版中是没有的。
17 保护个人属性文件
任何一个具有管理原级别权限的用户，都可以看到桌面上和“我的文档”文件夹中的所有文件，也可以通过在“文件和设置”查找以您的用户名命名的文件夹，来访问保存了您个人属性的文件夹。如果您希望在NTFS分区格式下更好地保护隐私，可以打开“文件和设置”文件夹，用右键点击您希望保护的文件夹，然后在弹出菜单中选择“属性”，点击“共享”标签，然后打开“将这个文件夹设为专用”项目，最后点击“确认”（见图2）。
文件管理技巧 篇4
1.点击“开始”找到你想要隐藏的文件。选中“计算机”图标并开始找需要隐藏的文件。
2.找到文件，选中文件，右键单击“属性”。
3.在对话框下方选择“隐藏”，选定后点击“应用”，
现在文件已被隐藏，但是它依然可见。怎么办？还需要继续进行设置。
4.再次点击“开始”，选择“计算机”。
5.在窗口左上方，点击“组织”，跟着再选中“文件夹与搜索选项”。
6.选取“查看”标签，并找到“不显示隐藏文件、文件夹或驱动”，勾选。
用软盘装大文件应用技巧四则 篇5
一、容量升级
目前我们使用的软盘基本上都是1.44MB，大家一定会认为即使用相关的软件进行特殊的格式化，其容量最多为2MB。其实3.5英寸软盘的容量可以扩充到4~5MB， 如果再使用压缩软件压缩软盘中的文件，那么其容量将再增加15%。
软盘增容的方法很简单。首先，选择“开始程序附件系统工具”栏中的“压缩代理”程序。(如果你没有安装， 你可以安照下面方法安装：在光驱中放入WIN98光盘，在“控制面板”中选择“添加/删除 程序”，单击“Windows安装程序”选择项，从“系统工具”中选择“磁盘压缩工具”后按 “确定”。)选择一张没有坏道的软盘放入软驱中，按着用鼠标右键点击软盘驱动器的盘符， 选择“属性”栏中的磁盘压缩。在弹出的“属性”的对话框中选择“压缩”选项，接着按提示压缩后可以获得大于1.78MB的空间。
如果你的磁盘压缩后只能达到2MB左右的空间，你还可以继续进行压缩，操作方法同上面一样(注：你可以在选择磁盘容量压缩比率时选择超高压缩方式，此外在进行软盘压缩时，软盘最好是空白软盘，这样的压缩速度就比较快。)
二、分卷压缩
如果你要装的文件大于一张软盘的容量，就必须把它拷贝到几张软盘上。像著名的Winzip软件，提供对源文件进行分卷压缩的功能。压缩大的软件时，首先在相应的软盘驱动器上插入第一张空盘，然后在Windows的文件窗口中选择需分卷压缩的文件或文件夹，用鼠标右击，在弹出的菜单中选择“add to zip”。点击“I Agree”按钮后会出现add的对话框，在“add to archive：”中输入压缩包的名字及路径。要注意此压缩包必须建立在软盘上，否则无法实现分卷压缩。其它设置使用默认值即可。然后点击“add”按钮，程序开始对选定的文件/文件夹进行压缩。
压缩过程中程序会自动检测软盘剩余空间，当第一张软盘装满时会给出对话框，提示用户换盘，直到全部装完为止。用Winzip进行文件分卷压缩，只能在软驱中完成，如果其中一张软盘坏了，则要重新操作。合并文件时，可将第一张软盘解压缩，程序为自动提示插入下一张软盘，
(注意：如果你用另外一台电脑解压缩的话，也必须装Winzip。)其它类似软件还有很多，如WinRAR。
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分享到 三、文件分割
所谓文件分割就是把文件按指定的或计算的容量，分割成数个小文件，这个方法特别适用于在网络上传送文件(Outlook Express上的邮件分割功能就是根据这个原理了。)在这里我向大家介绍文件分割工具：Rzsplit97，它最大支持分割4.2GB的超大文件，而且速度很快。它对文件分割的预设值为360KB、1.2MB、1.44MB、 100MB四种大小，当然也可以根据你的要求自行定议大小。
该软件的操作界面很简单，你所需要做的只是在Source窗口选择好需要分割(合并)的文件，在“Action”中选择要进行的操作(Split：分割、Jion：合并、Verify：校验)。在“Settings”菜单中“split” 的有一个“RawSplit”选项，若选中该项，将在目标文件的位置产生一个批处理文件，只要执行该批处理文件，即使用没有Rzsplit97也能恢复原始文件。在界面左边类似资源管理器中选择要分割的文件，再设定每个最小分割的容量和保存文件的路径，再按下“GO”的按 钮。这时会出现一个对话框，意思是所分分割的文件的分割数量及大小，最后按下“YES” 即可行分割。分割后的文件为一个批处理文件和几个名为“被分割文件名.001……”的文件。合并时只要将这些文件拷贝到同一个目录下，运行批处理文件即可。
四、加快软驱传输速度
往软盘上存贮较多资料时，让人等得真有点烦。我们不可能对软驱的机械结构进行改造，但可以通过修改系统注册表以获得较高的数据传输速度，具体方法如下：
打开系统注册表编辑器，找到“HEKY-LOCAL-MACHINESystemCurrentControlsetServicesClassFCD00“，在其右边的窗口空白处，占击鼠标的右健新建一个“DWORD”值，命名为 “Fore-Fifo”，健值设定为“0”。 最后关闭注册表面化编辑器，重新启动电脑，一切就OK了!
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CAD图形转换文本文件的技巧 篇6
在机械、建筑、服装等设计领域, CAD以其降低劳动强度、图面清洁、设计工作高效、设计成果可以重复利用、精度可提高到mm、便于直接存储在硬盘及移动硬盘中等优点, 在二维设计领域被广泛应用。为方便与普通办公文字软件交流, CAD文件常需转换成.doc或.wps及PDF文件, 本文重点对此进行介绍。
2 软件环境
首先你的电脑要有一个Windows的界面, 有常用的办公软件Word、可以打开PDF文件的软件 (如Adobe reader或福昕阅读器) , 一个图形拷贝软件BetterWMF, 一个CutePDF writer软件。
3 CAD图形转换成.doc文件
BetterWMF是多款图形转换软件的一种。它在拷贝时可以自动变成白色背景, 图形颜色除白色转成黑色外, 其余图层颜色不变, 并且可以设置各颜色的线宽;自动将DWG格式文件转变为WMF格式;在文本软件中, 可以对图形设置大小, 象普通图片一样进行剪切、复制等功能。那么我们就以常用的A3图示例:
(1) 打开你要转换的CAD图形, 检查一下你的CAD图中直径等外文符号是否正确 (可用txt字体修正) , 检查圆是否为多棱形 (用视图‘重生成’修整) , 检查尺寸及文字是否重叠, 检查形位误差框位置是否正确
(2) 打开BetterWMF软件
(3) 设置BetterWMF选项, 必须选定“删除AutoCAD背景颜色”、“按实体范围修剪WMF图像”这两项, 在BetterWMF高级选项里你可以设置各种颜色的线宽, 以保证与你的CAD图形线宽一致。
(4) 回到CAD图中, 按COPY命令, 选择你要编辑的图形, COPY后按右键, 显示的尺寸为BetterWMF里的图形尺寸, 这个尺寸很重要, 直接影响COPY后图中线宽与原图线宽的比例, 但是对于不同大小的显示器, 不同的图形, 即使同是A3的图纸, 剪贴板被BetterWMF修改的尺寸大小也不会相同, 这需要制图者经过多次试验, 找到适合自己的合理尺寸。
(5) 打开Word, 新建一个文件, 在页面设置里选择“A3、横向”, 为保证A3图有标准的边框, 可选择左侧页边距为2.2cm, 其余边距为0.8cm, 再选择粘贴命令, CAD图就复制到Word文件里面了, 很漂亮, 白色的底板, 原来CAD中白色的线变成了黑色, 但图形很小, 没关系, 你可以设置图片的大小高度为28.5cm, 宽度为39cm, 一个标准的A3图就COPY成功了, 存盘成为.doc文件。
4. doc文件转换成PDF文件
.doc文件还可以转换成PDF文件, 在Word环境下, 选择虚拟打印机CutePDF writer, 按确定键后, 弹出另存为对话框, 用此对话框存盘的文件就成了标准的PDF文件。
5 结语
文件管理技巧 篇7
在谈这个话题之前，首先系统管理员需要明白一点，就是微软操作系统中的系统文件不只是操作系统安装时的必需文件，而且还包括一些驱动程序。微软操作系统对硬件的支持力度要比Linux等开源操作系统强得多。在Windows 7操作系统中，一启动可以检测大多数的硬件，并且在安装过程中会自动查找并安装相应的驱动程序。这主要是因为微软在一个新版本操作系统出来之前，都会对当前主流的硬件设备进行测试。如果测试通过的话会将这个硬件的驱动程序加入到操作系统中。所以，在Windows 7系统安装成功后不用手工安装驱动程序就可以识别大部分的硬件。而这些驱动程序也就构成了微软操作系统中的系统文件。以下对于系统文件稳定性的一些保护措施，对于这些驱动程序文件同样有效。
一、利用文件签名来验证系统文件是否被修改
在wlndows 7操作系统中，所有的系统文件(包括微软认可的驱动程序文件)都会带有微软的签名。在这个签名信息中包含了系统文件名、存储路径、文件创建的日期以及版本号等信息。如果系统管理员在Windows 7系统部署完毕后，收集相关的信息，然后当操作系统出现不稳定的情况时，系统管理员怀疑是系统文件遭受破坏所引起的，就可以将系统文件的签名与原始签名进行对比，就可以判断系统文件是否在管理员不知情的情况下被更改了。从而可以采取相关的措施修复系统文件来恢复操作系统的稳定性。
在微软操作系统中，现在不需要手工来收集这些信息。在系统中提供了一个图形化文件签名工具，可以帮助系统管理员来做这项工作。在命令行模式下，输入slgverif命令就会弹出文件签名验证界面。
这个文件签名工具是微软操作系统提供的一个基于图形化管理的工具。当安装了某个应用程序或者硬件设备时，如果系统管理员怀疑原始的、被保护的、经过数字签名的系统文件或者启动程序被非法修改或者替换，就可以利用这个工具来检查是否有这种情况的存在。虽然这个工具在以前版本的操作系统中已经存在，但是以前一直被大家所忽视。在Windows 7中对这个工具做了不少的改善，特别是在性能上。经过笔者的测试，在windows 7操作系统中，这个工具的运行速度要比以前版本的操作系统快好几倍。另外这个工具在功能上也有所改进。如在以前的操作系统中只检测系统文件，而不会检测驱动程序。而现在的话，这个工具会同时检测系统文件以及驱动程序文件。以确保所有的文件都具有微软的数字签名。当工具检测到没有经过签名或者不准确的文件版本时，就会将相关的信息如文件名、修改时间、版本号等内容告诉给管理员。也会在系统相关日志中保留这些信息，以便系统管理员后续查询。
不过笔者使用后觉得还有一个不方便的地方，就是无法将这些信息直接导人到文本文件或者直接进行复制。如果在这个工具查询到某个文件有问题，如tcpip sys这个文件有问题。现在系统管理员可能需要在互联网上查找这个文件的具体用途，以及以前是否有人也遇到过这种问题。但是让笔者气馁的是竟然不能够直接复制这个文件名字。现在笔者要向他人请教这个文件的用途时，不得不手工进行输入。而不能够通过复制粘贴来实现。笔者建议微软的设计专家们，在这方面可以更加人性化一点。最好能够把这些信息在这个窗口中直接导出为文本文件或者可以直接进行复制粘贴操作。而不是要打开日志文件来进行这些行为。
另外需要注意的是，这个工具不会对有问题的文件进行自我修复。所以运行这个工具并不要求有管理员的权限。也就是说，普通用户也可以运行这个程序来检查系统文件是否受到恶意更改。
二、利用sfc命令自动修复有问题的系统文件
如果通过以上的这个工具发现有问题的系统文件，该如何处理呢?除了通过系统安装盘来修复系统文件或者手工对文件进行修复外，在操作系统中还提供了另外一个有用的工具，即sfc命令。这个命令的功能跟文件签名认证工具的功能类似，会对系统文件以及驱动程序的签名合法性进行验证。不过两个工具还是有很大的差异。
一是外观上的差异。sfc是一个命令行下面的工具，即没有图形化的管理向导。而文件签名验证工具则是一个图形化的管理工具。所以从方便性上来说，文件签名工具可能更容易上手。不过对于系统管理专家来说，图形化界面与文本界面可能没有本质上的差异。另外最重要的一个差异可能就是功能上的差异了。Sfc命令不仅会检查系统文件与驱动程序签名的合法性，而且还会自动修复检测到有问题的文件。其修复的方式就是将任何被检测到的不正确的文件都自动替换为微软版本的额外文件。由于在替换的过程中，不会对系统管理员有任何的提示，所以使用这个工具的时候会有一定的风险。为此笔者的建议是，系统管理员最好先利用文件签名工具来查询一下到底存在哪些有问题的系统文件或者驱动程序文件。如果确认这些文件被微软版本的文件代替没有问题的情况下，再使用Sfc这个命令行工具来自动修复有问题的文件。
如果在操作系统中，系统管理员部署了一些没有经过签名的系统文件。如果系统管理员认为这些文件是必需的，那么最好不要冒然使用这个工具。可以在使用这个工具之前，先将那些合法的但是没有签名的文件复制出来，然后再使用这个工具修复其他有问题的系统文件或者驱动程序。等到修复完成之后，再将这些合法的没有签名的文件或者驱动程序文件还原过去。另外由于运行这个工具风险比较大。为此在Windows 7操作系统中做了比较严格的限制，必须作为管理员才能够运行这个程序。注意这个管理员特指系统默认的administrator帐户。也就是说，如果系统管理员建立了一个新帐户，然后将这个帐户加入到管理员组。此时这个帐户就具有了管理员的身份，但是其仍然不能够运行这个sfc工具。因为他不是系统默认的管理员帐户。微软在这方面的限制，主要是为了防止这个工具被滥用，从而影响其他用户的应用程序。
文件管理技巧 篇8
昨天对专利局的审查回复了一陈述意见书，以信函的形式提交，签名时总是显示（如下图）：“发须包括带申请号的文件，请更正后再签名发送”，然后我再回到所提交的信函，增加了申请号，专利号，申请者证书号等等内容，修改了不下十次，屡次提交都显示同样的结果。
在折腾了差不多六个小时之后，才终于找到正确的方式，步骤如下： 1.在点击答复补正后，点选对应的通知文件名，再点答复，页面会弹出“选择附加文件”，然后选择“补正书”，这一点很重要，不能先选择其它文件。补正书文件相当于信封，其上有列出申请号。
2.在编辑好“补正书”后，再点左侧中间位置的“增加” –> “信函”->编辑信函里面的内容。此时在补正书下方的位置同时会显示“信函”。切记不要在补正书编辑好后关闭文件后再重新开启电子申请编辑器增加信函，这样的话就会产生两个方案号，两个文件之间没有联系，提交签名时仍会出现上述问题。若还需增加其它文件，可再次点击增加。
3.编辑完所有文件后点击“全部保存”，然后退出电子申请编辑器。此时在电子申请客户端的草稿箱内就可以看见刚刚你编辑的文件。注意，此时你可以看见这两个文件是在一个案卷号下面，如果不是，那么无论如何也是签名不成功的。
若需修改可以双击文件再次进入电子申请编辑器，若不需要则可点击签名，签名成功！
技巧建立杀毒软件查不到的文件夹 篇9
技巧建立杀毒软件查不到的文件夹
。几次下来，我的“存粮”已几乎消失怠尽，看来需要想想办法，搞一个杀毒软件检测不到的文件夹才行。
一、原理简单 方法明确
众所周知，在Windows中“”符号是路径的分隔符，比如“C:Windows”的意思是指C分区中的Windows文件夹，而“C:WindowsSystem.exe”的意思是C分区中的Windows文件夹中的System.exe文件。那么如果文件名中有“”符号会怎么样呢?假如“S”是一个文件夹的名字，这个文件夹位于“F:”，它的路径就是“F:S”，当我们试图访问时，Windows会错误的认为我们要打开的文件是F分区下的名为“S”的文件夹，而非“s”文件夹，这样Windows就无法准确打开该文件夹，并且会返回一个错误信息，因为以上路径并不存在。
二、建立目录 饶道而行
知道了原理，那么就在Windows XP下简单的创建“S”文件夹吧。咦?怎么系统会提示“文件名不能包含‘’符号”。看来微软早已想到这一点了，看来只好采取其它办法来创建这个“特殊”文件夹了。
在“运行”栏中执行“cmd”命令，打开命令提示符窗口，在其中输入“c:”命令(不含引号，下同)，接着在“c:”后输入“mkdir s..”，按回车键。现在，打开资源管理器，可看到C盘下建立了一个名为“s.”的文件夹，不过这个文件夹既不能打开也不能删除，
不能打开是因它的实际路径是“c:s..”(由于是我们自己创建的，所以可以确定它的实际路径)，但在系统资源管理器中，它的文件夹名变成了“s.”，这样当试图打开它时，系统实际上尝试打开的是“c:s.”，这当然是不能打开的。由于系统认为该文件夹并不存在，所以会报错，不能删除也是基于此原因。
如果在c:后键入mkdir s...按回车键，在资源管理器中会看到名为“s..”的文件夹，而这个文件夹可以打开但无法删除。但实际上这个文件夹是无效的，在Windows XP下拷贝任意一个文件到这个文件夹，再打开时便会发现其中什么也没有。
虽然新建的“s..”文件夹不能打开也不能删除，但它却不妨碍我们向其中拷贝文件。不过需要注意的是，一旦对这个文件夹进行了操作，便会在当前路径下多出一个名为“s”的文件夹，此时这两个文件夹便都可以正常打开了，但里面的内容均为空。这时只要删除其中任意一个文件夹，留下的文件夹便又无法在资源管理器中，进行正常的打开或删除操作了。
既然这样的文件夹在Windows下不会被删除，那么就大可放心的将 工具或重要文件保存其中了。经过测试，在其中即使存放木马甚至病毒程序，也不会被杀毒软件查杀到了。
虽然这类文件夹在资源管理器中不能正常打开，但可以通过“运行”栏进行开启，前提是知道该文件夹的真实路径。比如本例便可在“运行”栏中键入“c:s..”后，按回车键来打开这个文件夹。
三、删除操作 轻松自如
最后再来说说这类文件夹的删除方法。如果文件夹是空的，可在命令提示符窗口中输入“c:”，然后再键入“rmdir s..”命令，按回车执行后即可删除。如果文件夹中已存放了文件，则可键入“rmdir s../s”命令，按回车键后，提示“s.., 是否确认(Y/N)?”时，键入“y”键删除该文件夹。
文件管理 我要3D效果 篇10
初识3D文件管理器
在Tactile 3D展示的三维空间的中部排列着一些半透明的球状容器，这些球状容替分别代表系统中不同的驱动器(如图1)，在驱动器容器的顶部显示盘符和卷标名称。实际上，在Tactile 3D中不管是驱动器还是文件夹，都是用半透明的球状容器来表示的。在其中移动鼠标，可以自由地改变观看视角，向上/向下拨动鼠标滚轮，可以拉近/推远与对象的距离。双击对应的驱动器容器，就可以快速进入内部。
深入3D文件管理器
在驱动器容器内部，可以观察到在容器四周的“支架”上，错落有致地排列着它包含的所有文件夹和文件。它们拥有完全立体化的外形(如图2)。文件的外形就更加有趣了，不同类型的文件立体造型也不尽相同。例如视频文件是类似于电影胶片的造型、图片文件是类似于宣传板的造型、EXE文件是类似于机械模具的造型等。
其实和Windows的资源管理器一样，Taetile 3D也是采用树形结构来管理文件和文件夹的。通过移动鼠标和拨动鼠标滚轮，就可以在Tactile 3D的三维空间中自由进出任何驱动器容器和文件夹容器。同时还可以点击键盘上的方向键，进一步调整观看视角。在选定的容器中点击鼠标右键，就会出现功能选择面板，这时不要释放鼠标右键，将鼠标指针移动到对应的选项上，例如选择“Create(创建)”项，之后释放鼠标右键，就可以在当前的容器中建立新的文件夹。Tactile 3D具有路径记忆功能，选择其中的“Forward(前进)”或者“Backward(后退)”项目，就可以引导用户在不同的容器中切换，加快浏览的速度。
在3D环境中操作文件
对于图片、文档等一般的文件，可以存它们的立体外形中预览内容。用户可以在三维空间中移动鼠标，从不同的角度“观赏”立体化文件结构层次。在Tactile 3D的三维环境中，查看文件的方式很特别，只需将鼠标移动到文件的立体外形上，它就立即自动转向观测者，通过向上拨动鼠标滚轮，能够调整观测的距离，从而“靠近”文件仔细预览内容。双击它就可以打开。
当近距离观察文件时，会发现立体造型的左下角会显示该文件的属性信息和功能按钮栏，比如点击其中的“Copy(复制)”按钮，当执行复制操作后，该文件的微缩外形就“粘贴”到鼠标指针上，当进入目标文件夹后，点击鼠标右键，移动鼠标指针到“Drop(丢弃)”项上，即可实现文件的复制操作。如果点击其中的“Cloak(隐藏)”按钮，则可以使该文件在容器中“隐形”；如果点击“Shield(保护)”按钮，以后就无法删除或者修改该文件了。当然，在文件夹容器的底部边缘上也存在“Rename”、“Grab”、“Sort”等按钮(如图3)，分别点击上述按钮，可以对文件夹改名、移动或对其中的文件排序。
可信电子文件与电子文件可信管理 篇11
关键词：电子文件,可信管理,审计认证
电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。
从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。
一、可信电子文件
可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。
二、电子文件可信管理工作内容
1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。
首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。
这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。
整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。
从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。
2.电子文件可信管理。
(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。
收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。
整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。
与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。
鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。
(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。
1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。
前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。
2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。
档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。
最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。
文件管理技巧 篇12
1. 右击“语文课件.exe”所在的“语文”文件夹，点选快捷菜单中的 “添加到压缩文件”。
2. 在出现的“压缩文件名和参数”对话框中，勾选“常规”选项卡中的“创建自解压格式压缩文件”。此时压缩文件名框中的“语文.rar”自动变成了“语文.exe”。
3. 切换到“高级”选项卡，单击“自解压选项”。
4. 在“高级自解压选项”对话框“常规”选项卡中的“解压路径”框中，输入“c:temp”，注意“绝对路径”及“保存并恢复路径”为选中状态。“解压后运行”框中可输入“语文语文课件.exe”。
5. 切换到“高级”选项卡，单击“添加快捷方式”按钮，
6. 在出现的对话框中，可选择快捷方式创建在“桌面”或“启动”等项;“快捷方式参数”源文件名框中输入“语文语文课件.exe”，目标文件夹框中不输入内容。“快捷方式描述”及 “快捷方式名”框中可输入与语文课件相关的文字，单击[确定]返回到“高级自解压选项”对话框。
7. 切换到“许可”选项卡，在“许可窗口标题”框中输入“许可协议”;在“许可文本”框中输入“本语文课件为免费课件，可自由复制并使用!”也可输入其他相关的内容或单击“从文件加载文本”按钮加载已存在的其他文本内容。
8. 切换到“文本和图标”选项卡，在“自解压文件窗口标题”框中输入“欢迎使用”;在“自解压文件窗口中显示的文本”框中输入“请提出你的宝贵意见!”也可输入其他相关的内容或单击“从文件加载文本”按钮加载已存在的其他文本内容。
9. 通过“浏览”按钮，得到自己满意的自解压文件图标。
文件管理技巧 篇13
图1 通过文件夹属性将私人文件设置成隐藏状态
点击进入“我的电脑”或“资源管理器”窗口，点击鼠标按钮或按动键盘快捷键“F3”，即可进入到搜索窗口之中，确定搜索范围(指定某一盘符，若忘记存储盘符可直接选择搜索“我的电脑”进行全盘搜索和查找)在搜索选项中点中“高级选项”选项，在下拉菜单中选择“搜索隐藏文件和文件夹”(如图2)，
图2 设置搜索高级选项实现隐藏文件查找功能
输入查找的关键字名称，点击搜索(如图3)。
图3 输入关键字点击搜索即可轻松查找隐藏文件
便会快速搜索到隐藏在系统中的各种文件和文件夹内容。
编辑点评：
电子文件管理问题探析 篇14
随着全球化、信息化和网络化时代的到来, 因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展, 使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转, 档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在, 以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生, 产生了大量的电子文件。电子文件是社会进步的产物, 确保电子文件的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作, 不但能够及时发现计算机操作系统的不足, 改进电子技术措施, 增加电子文件的安全性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 更能加强档案信息交流, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 促进经济建设的稳步发展。由于电子文件的出现和发展时间短, 暴露的问题较多, 网络环境下电子文件管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁, 因此, 对电子文件的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。
一、电子文件管理中存在的问题
1. 电子文件管理过程中出现的漏洞。
首先, 对电子文件原稿保存的忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施, 随意对其进行删改, 不是被清除就是被新文件覆盖, 使具有原始性的电子稿件面目全非, 失去了归档保存的意义。其次, 信息安全与保密问题。电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性, 造成电子文件与载体的可分离, 使电子文件信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性, 使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体构成威胁, 载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入, 就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失, 甚至造成整个信息系统瘫痪。再次, 电子文件的接收格式问题。由于电子文件的应用尚没有全国范围内普及, 档案文件在转手移交过程中, 会出现因两部门存储档案方式不同, 使用软件不同, 而使电子文件在转交过程中出现困难。
2. 电子文件自身的缺陷。
首先, 电子文件的内容与形式是相对独立的, 不但内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子文件进行检验时, 很难对电子文件的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。其次, 电子文件极易失真。如将纸质档案转化为电子文件的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子文件的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。再次, 电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂, 储存方式多样, 也容易造成信息的缺损, 以致电子文件内容的完整性很难保障。此外, 随着电子技术日新月异, 计算机更新换代很快, 常常只能隔代兼容, 不同软件、硬件环境形成的电子文件载体互不兼容, 难以互换, 对于需要长期归档保存的电子文件来说, 长期可读性是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
3. 电子文件存储栽体的特质与缺陷。
高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素以及滋生有害生物对电子文件保存载体的破坏作用。光向外辐射时会产生热量, 这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁, 造成信息难以读取。空气中的有害气体在一定环境下会产生臭氧等, 导致电子文件保存载体耐久性削弱。灰尘在给电子文件保存载体带来机械损伤的同时也是微生物寄生与繁殖的良好场所。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失, 使记录信号丢失, 记录信息被破坏, 从而影响档案数据的读出效果, 缩短电子文件载体寿命。
二、加强电子文件管理的对策
1. 加强电子文件全过程管理。
电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能, 一般情况下可不保留。但是, 如果出于保留文件重要修改过程的目的, 则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时, 应在收集、整理过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
2. 采取切实可行的信息保护措施。
信息安全技术对于维护电子文件数据的原始性和真实性至关重要。电子文件上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前, 为防止档案信息被窃取、删除和修改, 防止网络“黑客”的进入, 常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子文件内容的真实、可靠, 确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密, 防范对电子文件的非法访问和随意删改, 都具有很好的效果。
3. 加强对电子文件所依赖的计算机软硬件设施管理。
软件管理上, 要积极开辟电子文件存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 强化防磁设施的完善和维护, 有条件的单位应及时配备升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
4. 重视和加强对档案管理人员的培养。
在电子文件日益普及且重要的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养, 一方面, 要多渠道引进专业技术和管理人员, 使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
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