文件控制管理

文件控制管理（精选12篇）

文件控制管理 篇1

摘要：文件是信息及其承载媒体, 食品实验室质量管理体系文件是实验室开展检测业务、实施质量活动和确保质量管理体系运行的依据。本文就食品实验室质量管理体系文件的内容、要求及控制方法做一点初浅的研究, 拟对探讨食品实验室质量管理体系中的文件控制问题提供一点参考。

关键词：食品实验室,质量管理体系,文件控制

文件控制是为了保证每一个人拥有最新、有效的版本。作为一个多部门、多人员、多设施等组成的有机体, 食品实验室在样品受理、样品检测、出具报告书整个过程中, 应严格按照管理体系文件从事每一项实验活动。它是实验室开展检测业务、实施质量活动和确保质量管理体系运行的依据。如何做好文件控制工作, 以保证管理体系文件现行有效, 是必须高度重视的问题。为此, 食品实验室应当充分识别质量体系的所有过程, 分析每个过程的输入、输出、所需资源及相关活动, 以文件化的形式进行管理, 推动质量体系的持续改进。基于上述背景, 本文就食品实验室质量管理体系文件控制问题做一点初浅的探讨。

1 食品实验室质量管理体系文件概述

1.1 体系文件的分类与层次

食品实验室质量管理体系文件的分类:食品实验室质量管理体系中的文件按性质可分为:质量文件、技术文件和行政法规文件。按文件内容可分为:形成文件的质量方针和质量目标的质量手册、按标准要求形成的程序文件、为确保检测工作顺利进行所需的管理性文件、作业指导书及外来文件。按受控状态可分为:受控文件和非受控文件。受控文件由文件管理部门提出, 实验室主任批准。受控文件应注明文件编号和分发号。而非受控文件只有文件编号。

食品实验室质量管理体系文件的层次:食品实验室质量管理体系文件可分为质量手册、程序文件、作业指导书和记录四个层次。其中, 质量手册规定了质量方针、目标、描述组织机构, 体系要素要求和职责、职能分配的管理体系的纲领性文件。程序文件是质量的手册的支持性文件, 是质量手册原则性要求的展开与细化。作业指导书是某个具体作业的指导文件。记录是阐明所取得结果或提供所完成活动证据的文件。

1.2 体系文件控制的内容及要求

食品实验室质量管理体系文件控制的内容包括:文件的起草、审核、批准和发布, 确保其充分性;文件的发放控制;文件的使用控制, 确保清晰和易于识别;文件的评审、修订、更改、再评审、更换控制;作废文件的回收、存档;外来文件的识别和分发。其控制的要求包括: (1) 清晰、易于标识和检索。有效文件的标识应且有唯一性, 即文件编号、版次号、修改码应齐全。同时, 根据需要还可加“作废”、“临时”、“外来”等印记。 (2) 文件应加盖受控章和编制受控号, 受控号是文件的唯一性编号。为了便于检索, 应进行文件分类并编制索引, 确保外来文件得到识别和控制, 防止误用过期失效或作废的标准。 (3) 文件的识别确认、编审、印制、发放、使用、变更、回收、作废、销毁均应严格按文件控制要求进行, 防止误用和未经授权的使用的。

2 食品实验室质量管理体系文件的要求

2.1 文件的编写规则

食品实验室质量管理体系中质量手册应由实验室主管根据质量方针、质量目标、准则和其他法律法规的相关规定组织质量手册等重要体系文件的编写, 程序文件由相关部门的负责人编写, 作业指导书和记录由熟悉试验项目的工作人员编写。编写前必须进行充分的培训。同时, 所有质量管理体系文件必须有实验室名称、文件标题、文件编号、生效日期、起草人、审批人的描述。质量手册、质量程序文件及部分支持性文件必须有版本号或编制年号。

2.2 文件的审核和批准

众所周知, 文件正式开始运行前, 应得到食品实验室主管或有关授权人员的批准。首先, 质量负责人根据审核和评审结果、法律法规变更, 以及实验室内外部环境改变的需要, 适时提出质量手册的相关内容修订, 以保证手册的适用和现行有效。其次, 质量负责人组织技术、业务、检测人员对质量手册进行审核, 报实验室主任批准后实施。最后, 根据实验室工作的需要组织起草实验室对外行文, 经实验室主任审核批准, 综合业务室按照规定的范围和要求发送并将原件存档。

2.3 文件的发放和使用

食品实验室要根据工作需要确定文件的发放范围、数量进行发放, 并填写文件发放与回收记录。要确保在相应场所, 都应有现行的、经过授权的文件版本。每份文件的批准页面加盖“受控”印章后发行。 (1) 实验室内使用的各受控文件在发放时由综合业务室在封面编制分发号和加盖“受控”印章。实验室内部不得使用非受控文件。 (2) 需使用文件的人员未领到文件时, 不得随意用他人的文件复印, 应填写《文件发放/领用审批表》, 经本部门负责人同意, 质量负责人批准, 在文件管理员处办理领用手续。

2.4 文件的评审与修改

食品实验室质量管理体系文件有效性的评审: (1) 文件应定期进行评审。一般情况在内部审核和管理评审时进行, 评审的内容为文件的适宜性和充分性, 是否需要更新。 (2) 特殊情况可随时进行评审与修改。在文件实施过程中, 由于内、外部环境发生变化, 如组织结构、工作流程、法律法规等发生改变时, 需对原文件进行评审。 (3) 质量负责人应定期组织文件的有效性评审, 各部门借阅和平时使用情况提出意见, 必要时按规定实施修改。

食品实验室质量管理体系文件的修改: (1) 文件需要更改时, 应由文件的使用或原编制部门提出, 并填写《文件修订申报审批表》, 说明更改原因和更改内容, 经主管领导审核后进行修改。 (2) 文件的修改由综合业务室负责通知文件的使用部门。使用部门接到修改文件的通知后, 应将修改前的文件交文件管理员进行换页或手写修改。 (3) 文件修改过多或文件不适合体系要求, 应对体系文件进行更换。如果体系文件, 已不适应实验室管理要求, 应考虑对文件进行换版。对换版后的新文件必须重新发放登记。

2.5 文件的作废与销毁

食品实验室质量管理体系文件的作废与销毁: (1) 文件破损、模糊影响使用时, 使用人可到资料管理员处办理更换手续。新文件的分发号沿用原文件分发号, 原件由资料管理员负责销毁。 (2) 对要销毁的作废文件, 由相关部门填写《文件修订/复制/丢失/销毁申报审批表》, 编制人核准后报最高管理者或其授权人批准销毁。 (3) 实验室从法律或知识出发要保留已作废的文件, 需经主管批准, 并加以明确标识, 除加注“作废”标识外, 还应加盖“保留参考”或“历史档案”标识作为档案适当保管。

3 食品实验室质量管理体系文件控制的方法

3.1 文件目录

在文件目录控制方面, 食品实验室质量管理体系应建立一个文件控制清, 用于标识文件现行版本的状态, 并可随时得到它。文件清单就是指各类文件目录, 这个目录应标明现行有效版本的版次、修改码。用某个文件与目录加以比较, 就可鉴别出是否有效版本。如果没有文件清单, 则应建立一个相应的文件控制程序。

3.2 文件发放

在文件发放控制方面, 对食品实验室质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所, 均应得到相关文件的有效版本。这就要求制定一个各类文件的发放规定, 以明确哪些部门应该得到此类文件。然后, 应按规定发放, 并留下发放记录。同时, 应当注意文件不宜滥发, 只发给“需要使用者”, 而不发给“想要得到者”, 这样做不仅可节约纸张, 而且能使效版本的跟踪管理工作量最小化。

3.3 文件回收

在文件回收控制方面, 食品实验室质量管理体系应从所有发放和使用文件的场所, 及时撤出作废文件。最稳妥的办法是将全部作废文件收回。但这有时有些困难, 工作量很大。因此, 允许采用其他方式进行控制, 只要能确保不发生识用即可。同时, 有的食品实验室分布在国内各地, 实难做到全部文件收回, 但是要确保文件修改通知单或换版的新文件能送达, 在异地按到换版文件或通知单后能及时加以修订即可。

3.4 作废文件标识

在文件作废控制方面, 为了适应法律要求和积累知识所保留的任何已作废的文件, 均应加以标识。无论文件是保留在档案室、职能部门或使用者个人手中, 都应标识, 加上诸如“作废”或“参考”等标志。所有发给实验室人员的质量体系文件, 在发布之前均需由授权人员审核并批准使用。需建立总目录或相应的文件控制程序, 以标明现行修改状态和质量体系内的文件发布情况, 并应随时可得, 以避免使用失效或作废文件。

3.5 外来文件的控制

在外来文件控制方面, 食品实验室质量管理体系外来文件包括各种标准、顾客提供的资料由文件管理员收集登记, 实验室主任批准后按发放程序控制发放。外来文件由资料管理员适时向有关部门查询版本的有效性, 及时更换有效版本。同时, 实验室技术主管负责定期检查实验室使用的有关国际标准、国家标准、行业标准等外来文件是否为有效版本, 版本变更时应及时通知使用部门并重新发放, 同时收回失效文件。

4 结语

总之, 食品实验室是以质量管理、卫生的有效性进行评价为目的, 进行检测、鉴定或描述食品安全的实验室。食品实验室可以提供其检查范围内的咨询性和技术性服务, 包括结果解释和为进一步适当检查提供建议以及相应的措施。随着我国现代化建设各项工作的法制化、规范化、科学化进程的加速发展, 食品实验室的质量管理工作也在发生着巨大的变化, 规范化、标准化、体系化的质量管理理念, 方法正逐渐渗透到食品实验室管理工作的方方面面。此外, 当文件较复杂、涉及部门多以及企业规模较大时, 宜将审核和批准的职责分离开来, 由不同的责任者完成, 这样做有利于保证文件的正确性和适用性。

参考文献

[1]何晓华.实验室质量管理体系中的文件控制[J].医院管理论坛, 2010 (8) .

[2]钱江.建立实验室认可的文件化质量体系[J].环境监测管理与技术, 2011 (4) .

[3]陈湘.质量体系认证与档案管理工作[J].企业技术开发, 2009 (6) .

文件控制管理 篇2

(临床试验文件管理和质量控制)

姓名： 测试时间：2011年8月19日

一、选择题：（每题6.5分）

1.为判定试验的实施、数据的记录，以及分析是否与试验方案、药品临床试验管理规范和法规相符，而由不直接涉及试验的人员所进行的一种系统检查。A A稽查B质量控制 C监查D视察

2.用以保证与临床试验相关活动的质量达到要求的操作性技术和规程。D A稽查B监查C视察D质量控制

3.药政管理部门对有关一项临床试验的文件、设施、记录和其他方面所进行的官方审阅，可以在试验点、申办者所在地或合同研究组织所在地进行。C A稽查B监查C视察D质量控制

4.一种学术性或商业性的科学机构，申办者可委托并书面规定其执行临床试验中的某些工作和任务。A A CRO B CRF C SOP D SAE 5.凡新药临床试验及人体生物学研究下列哪项不正确？A A向卫生行政部门递交申请即可实施

B需向药政管理部门递交申请 C需经伦理委员会批准后实施

D需报药政管理部门批准后实施 6.原始文件是指原始的资料、数据和记录，不包括：C A病历 B药品发放记录等 C统计分析后获得的数据 D实验室检查单 7.原始文件用于证明临床试验数据的真实性、准确性、可靠性的证据，要求：D A满足方案要求

B提供CRF要求的数据

C原则上不容改动

D上述三条同时具备 8.CRF填写有误，处理正确的是：C A作废

B可以随意修改

C在错误处划横杠、旁加正确内容，并签名和修改日期，并有支持修改的原始资料 D上述三条同时具备

9.试验开始前，申办者和研究者关于职责和分工应达成：B A口头协议

B书面协议 C默认协议

D无需协议 10.保障受试者权益的主要措施是：C A有充分的临床试验依据

B试验用药品的正确使用方法 C伦理委员会和知情同意书 D保护受试者身体状况良好 二，判断题（每题6.5分）

控制临时文件提升系统运行灵活性 篇3

认识系统临时文件

在上网聊天、浏览信息，甚至在编辑文件、运行程序的时候，WindoWS系统都会在后台产生大量的临时文件，这些临时文件中有的会随着应用程序的关闭而自动消失，有的可能会永远驻留在本地硬盘中。一般来说，临时文件常常保存在三个临时文件夹中，一个是系统临时文件夹，也就是“C：WindowsTemp”文件夹中，该文件夹通常是Windows系统用来转储临时文件的地方，这类临时文件通常是系统服务类型的应用程序在安装或运行的过程中产生的；第二个临时文件夹是用户帐户临时文件夹，该文件夹的位置一般位于“％userprofile％Local SettingsTemp”路径，这里的临时文件往往是用户日常使用的应用软件在工作过程中产生的，它的主要作用就是方便用户快速、高效地调用；第三个临时文件夹是IE浏览器的临时文件夹，该文件夹通常位于“％userprofile％＼Local Settings＼TemporaryInternet Files”，这里的临时文件都是在上网冲浪的过程中产生的，它的主要作用就是提高用户上网冲浪的效率。

随着计算机系统运行时间的变长，系统可能会弹出“磁盘空间不够”的故障现象，这种现象多半是临时文件占用了硬盘空间。除了会占用硬盘空间外，临时文件还会在硬盘中产生大量的碎片文件，这些碎片会拖累系统的运行速度；而且，在上网过程中产生的临时文件，还有可能包含用户上网的隐私信息，这些隐私内容一旦被其他用户窃取的话，可能会给自己带来非常严重的损失。正因为如此，我们必须学会对系统临时文件进行控制管理，尽可能把临时文件带来的负面影响降到最低限度，确保系统运行效率更高。

加强有用临时文件的管理

为了有效提高用户的访问效率，不少网络应用程序都会将用户曾经访问过的内容，自动拷贝到硬盘的缓存中，日后用户使用网络应用程序访问相同的内容时，网络应用程序就不会通过网络进行远程访问了，而是直接从本地缓存的临时文件夹中调用内容，那样访问速度就会大大提升。

由于这类临时文件的作用比较大，对它们加强管理，可以有效提升系统运行灵活性。一般来说，不同的网络应用程序，其产生的临时文件缺省的存储路径也不会相同，对这些分散在不同位置处的临时文件进行管理，显然难度是非常大的，那么如何才能高效对临时文件进行类似查看文件大小或执行文件删除这样的操作呢?事实上，在Win7系统中，我们可以使用该系统新增加的库管理功能，来对分散在不同位置处的临时文件进行统一集中管理，在进行这种管理操作时，我们可以按照如下操作步骤来进行：

首先要创建一个链接临时文件的专用库；只要依次单击Win7系统桌面中的“开始”、“所有程序”、“附件”、“Window s资源管理器”命令，展开系统资源管理器窗口，点选该窗口左侧区域中的“库”选项，并用鼠标右键单击该选项，从弹出的右键菜单中依次单击“新建”、“库”命令，并将新创建的库名称设置为“管理临时文件”；

其次将临时文件正常显示出来。由于临时文件多数属于系统文件，这类文件在默认状态下处于隐藏状态，用户在这种状态下无法将临时文件链接到“管理临时文件”库中。在取消临时文件的隐藏属性时，可以先打开Win7系统的资源管理器窗口，单击该窗口工具栏中的“组织”选项，从下拉菜单中点选“文件夹和搜索选项”命令，弹出文件夹和搜索选项对话框，点选其中的“查看”选项卡，打开如图1所示的选项设置页面，将“隐藏受保护的操作系统文件”选项前面的勾号取消掉，同时还要将“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项选中，再按“确定”按钮保存好上述设置，这样所有的临时文件都能正常显示出来了。

接着将临时文件链接到特定库中。从系统资源管理器窗口中，找到那些需要统一管理的临时文件，用鼠标右键单击这些临时文件，从弹出的右键菜单中依次点选“包含到库中”、“管理临时文件”选项，将目标临时文件成功链接到特定库中。日后，我们就能利用Win7系统的库管理功能，对这些临时文件进行集中统一管理了；例如，要查看临时文件大小时，只需要在系统资源管理器窗口中，选中“管理临时文件”库，那样系统就能把所有链接到该库的临时文件以列表形式显示出来，在列表中我们能很直观地看到所有临时文件的大小。

当然，如果想要将多个临时文件快速链接到“管理临时文件”这个库中时，可以先用鼠标选中“管理临时文件”库，同时右击该库名称，从弹出的快捷菜单中执行“属性”命令，打开如图2所示的目标库属性对话框，单击其中的“包含文件夹”按钮，展开文件夹选择对话框，在这里可以借助Ctrl键将多个临时文件夹同时选中并导入进来。

及时清除无用临时文件

有很多临时文件，都是应用程序安装到一半，由于突发事情或人为因素导致中断而产生的，这类临时文件几乎没有什么作用；相反，随着时间的推移，这类临时文件会越来越多，如果不将它们从系统中清除干净的话，那么系统分区的空间可能会很快消耗殆尽，最终会造成系统运行效率下降。因此，对待那些无用的临时文件，我们必须要在第一时间将它们清除干净，这样的清除操作不会对计算机系统造成任何影响。

自动删除临时文件

为了防止临时文件无限制“膨胀”，不少网络应用程序都允许用户自定义临时文件的空间容量，一旦临时文件的大小超过规定的空间容量，那么网络应用程序会自动将最先生成的临时文件删除掉。很显然，巧妙定义临时文件的空间容量参数，可以实现自动删除临时文件的目的，下面以定义IE临时文件夹的空间容量为样本，向各位介绍一下如何自动删除临时文件：

首先启动运行IE浏览器，单击浏览窗口中的“工具”选项，从下拉菜单中执行“Internet选项”命令，弹出Internet选项设置对话框，点

选“常规”选项卡，在对应选项设置页面的“浏览历史记录”位置处，单击“设置”按钮，展开如图3所示的设置对话框；

其次在“要使用的磁盘空间”位置处，手工输入IE临时文件夹的空间容量大小；之后，在“历史记录”位置处，将“网页保存在历史记录中的天数”参数设置好，该参数可以依据硬盘的实际容量进行有针对性的设置。完成相关参数设置任务后，再单击“确定”按钮，保存好上述设置操作，这样临时文件不但会在规定的时间内自动消失，而且超过了规定的容量后也会自动删除。

当然，对于上网浏览时产生的临时文件，我们还可以通过修改IE浏览器的配置，让其在关闭窗口时自动执行临时文件的删除操作。在进行这种设置操作时，只要先打开Internet选项设置对话框，点选“常规”选项卡，在对应选项设置页面的“浏览历史记录”位置处，选中“退出时删除浏览历史记录”选项，再按“确定”按钮保存好设置操作。

手工删除临时文件

由于临时文件通常都存放在系统临时文件夹、用户帐户临时文件夹、IE临时文件夹中，如果依次进入这些文件夹来删除临时文件的话，会影响工作效率；此时，我们可以创建一个批处理文件，来自动删除这些位置处的所有临时文件，如果再借助Windows系统自带的计划任务功能，那就能实现定时删除系统临时文件的目的了，这种删除临时文件的方法不但高效而且彻底。

首先启动运行记事本程序，在弹出的文本编辑窗口中，输入如下命令行代码：

在确认上面的命令代码输入正确后，再依次执行“文件”、“保存”命令，将上述批处理文件取名为“de1，bat”，日后每执行一次该批处理文件，系统就能自动把系统临时文件夹、用户帐户临时文件夹、IE临时文件夹等位置处的临时文件删除干净；

其次使用任务计划功能，定期执行上述批处理文件，以便实现定期清理系统临时文件的目的。依次单击“开始”、“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“任务计划程序”命令，在其后界面的操作列表中单击“创建基本任务”选项，打开创建任务向导对话框，按照向导提示依次设置好任务计划的名称、运行时间，之后系统屏幕会出现如图4所示的设置对话框，选中这里的“启动程序”选项，再单击“下一步”按钮，在其后界面中单击“浏览”按钮，从弹出的文件选择对话框中将前面生成的“del.bat”批处理文件选中并导入进来，最后单击“完成”按钮，这样Windows系统就能在规定时间自动对系统中的临时文件执行删除操作了。不让病毒躲到临时文件中

现在，Internet网络中的病毒、木马层出不穷，有的狡猾病毒为了躲避杀毒软件的查杀，往往会将病毒文件隐藏到系统的临时文件夹中。为了不让临时文件夹成为病毒、木马传播的温床，我们可以通过下面的设置，禁止来历不明的程序访问系统临时文件夹：

首先打开本地系统的“开始”菜单，点选“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中输入“gpedit.msc”字符串命令，按“确定”按钮后，打开系统组策略编辑窗口；

文件控制管理 篇4

档案管理是企业基础管理的重要组成部分。随着电力工业体系改革的逐步深入和迅速发展, 电力系统科技档案发挥着不可替代的作用。首先电力档案管理作为达标验收的一部分, 是企业整个基本建设过程中的真实记录, 是企业的无形资产。其次电力科技档案是每个企业基建所留下两大财富 (实物、档案) 之一。参加工作以来一直从事电力系统竣工档案整理工作, 前后参加过六、七个电厂达标验收及创优工作。发现其中存在的问题大部分是因为前期未加强控制而导致的, 为此我认为为确保竣工文件的质量, 工程过程中建设单位、施工单位、监理及调试等单位应加强控制, 具体注意事项如下:

1 综合方面

1.1 项目文件产生于项目建设全过程, 其形成、积累和管理应列入项目建设计划及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制, 并有相应的检查、控制及考核措施。

1.2 在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时, 应设立专门条款, 明确有关方面提交的相应项目文件以及所提交文件的整理归档责任。

1.3 保证在实际工作中使用正确的文件, 有关部门和个人在收到最新版次的文件后, 应隔离或标识作废文件, 销毁或加盖“作废”印章, 以防误用。对有关变更文件的传递单、信函、意见单、分发清单等应予以保存。

1.4 采用分发到位的方法, 建立高效的文件传递渠道, 保证工作人员能够及时准确地得到最新版次、正确、适用的文件。

1.5 个人收集到的文件, 例如:出差带回来的、会议上产生的都必须及时送交档案室统一处理, 以保证文件的有效利用和完整存档。

1.6 应编制竣工文件总目录, 规范各部门及施工单位归档范围。

1.7 收到的光盘或磁盘文件, 必须在计算机上进行检查, 重点检查光盘或磁盘上的文件与纸质文件是否一致, 是否清晰可读, 有关阅读软件 (“支持性库”文件) 是否提供等, 如果有问题, 及时联系解决。

1.8 归档的文件应保证文件的原始性、有效性:即文件为原件 (复印件应在备考表中进行说明) 、文件应具有有效签字或盖章。

1.9 字迹材料耐久性好, 易于长期保存。比如, 墨汁、碳素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水, 不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、水彩笔、铅笔等耐久性差的字迹材料。

1.10 载体应质地优良, 适合长期保存。一般地说, 应采用70克以上的白纸, 磁盘防磁性能优良、胶片稳定不易变质的、光盘选用不能擦改易于长期保存的。所提交的电子版 (格式为PDF, 需保证和纸质文件的一致性, 以光盘为介质提交, 每张光盘均需附EXCEL格式的文件清单, 光盘应为SONY金盘以上品质) 。

2 建设单位

2.1 前期文件:

2.1.1 因工程从前期筹建至工程达标期间, 人员变更的幅度比较大, 这就要求工程筹建时相关负责人应将自己收集的重要的、需要归档的文件材料及其附件及时移交档案室存档, 避免后期出现前期文件缺原件、附件不全等现象;2.1.2档案管理人员应注意收集:项目核准及其相关文件, 开工报告及批复, 可研及相关审查文件、项目评估文件、前期的项目融资、审计文件、文物、矿产、地质等调查报告、地形、水文、水源、气象、地质材料、水质、燃料分析报告及水资源取水许可证等资料;2.1.3应注意收集21个合法性文件。

2.2 设计文件:

2.2.1 应注意收集司令图及审查意见、初步设计及审查文件、执行概算及批准文件、优化设计报告、施工组织总设计及相关审批文件、施工图预算文件等;2.2.2应对照初步设计及施工图总说明中的目录核对初设及施工图文件是否齐全、及时替换更改版次;

2.3 征租地文件:

应注意收集地方规划部门出具的规划许可证 (建设工程用地许可证、建设工程规划许可证) 、国有土地使用证、拆迁补偿、征租地文件、红线图等相关文件;

2.4 合同:

2.4.1 在签订合同时不能以章代签字, 日期应签署完整, 签字必须使用规范的书写材料, 印章应清晰;合同编号须有统一的编制依据, 不能重号、缺号;2.4.2注意收集合同谈判及履行过程中产生的相关文件:合同审批文件、授权委托书、合同文本、合同附件、补充协议、廉政合同、合同谈判纪要、备忘录及合同变更文件、支付文件等;2.4.3注意收集前期签订的一些技术服务、咨询合同, 并对照合同内容检查相应文件是否齐全、完整。

2.5 招投标文件:

2.5.1 整个招投标过程, 应有由上级主管单位出具的招投标程序符合“招投标法”规定的相关证明文件;2.5.2招标文件应加盖招标单位印章;委托招标的应有委托招标文件、投标文件及评标过程中产生的相关文件, 招标文件编号须有统一的编制依据, 不能重号、缺号;2.5.3注意收集招投标过程中形成的相关文件:招标文件、资质审查、商务 (技术) 投标文件、澄清、报价、评标办法、监察意见、专家签到表、专家打分表、商务 (技术) 评标报告、打分表及相关附件、综合评标报告、有关评标结果的请示与批复、中标通知书;2.5.4未招标的应注意收集:议标申请 (免招标申请) 、授权委托书、报价、资质、合同等相关文件;2.5.5打分表、签到表及评标报告附件中需要签字的地方不能漏签、签字应按照规范要求来填写。

2.6 工程质量监督检查文件:

2.6.1 成立质监站的相关文件、质量监督 (大纲) 计划;2.6.2质量监督中心站:a.主要施工阶段:土建工程、锅炉水压试验前、汽机扣缸前、厂用电受电前、整套启动前、整套启动后、试生产后;b.形成的相关文件:质量监督检查申请及回复 (工程质监站向质量监督中心站) 、质量监督检查汇报材料 (工程质监站) 、质量监督检查报告 (质量监督中心站) 、整改通知单及回复单;2.6.3工程质量监督站:a.主要施工阶段:土建阶段 (施工测量、地基处理工程、钢筋材质及焊接、混凝土工程、砌体工程、钢结构工程、防火防腐工程、装饰工程、其它工程) , 锅炉专业 (锅炉受热面吊装前、锅炉钢架承载前、锅炉制粉系统分部试运前、锅炉空气预热器分部试运前、锅炉送、引风机分部试运前、锅炉电除尘空负荷升压前、主要热力设备及管道保温绝热) , 汽机专业 (汽机油系统复装及油清洁度、给水泵组 (电动、汽动) 分部试运前、汽机凝汽器管道安装、高低压加热器及除氧器安全阀整定) , 管道安装 (全厂中低压管道安装) , 电气专业 (发电机转子吊装前、大型油浸变压器器身检查、安装、高压配电装置、电缆敷设、接地装置) , 热控专业 (热控装置安装) ;b.形成的相关资料:质量监督检查汇报材料、各阶段质量监督检查记录、更改通知单及回复单, 应注意签字、印章需齐全完整。

2.7 运行部:

2.7.1 日常编写的运行日志、工作票、操作票等应注意书写材料的规范性;2.7.2运行规程、系统图需要按照相应的标准编制、审批页需手签;2.7.3日常培训教材需归档, 应妥善保存。

2.8 设备资料:

2.8.1 档案人员应参加设备的开箱验收工作, 设备开箱验收时的产生相关文件应注意其规范性;2.8.2开箱验收之后应对照合同及资料移交清单检查相应设备资料是否完整、有效、清晰可读;2.8.3应注意检查已移交设备资料合格证、检验报告等重要文件是否为原件。

2.9

按照相关规定编制强制性条文实施计划并及时记录检查情况。

3 施工单位

3.1 应组织相关人员学习甲方竣工资料归档范围及相关要求, 以控制竣工资料的规范性、完整性及准确性;

3.2 注意施工过程中施工记录、施工日志的收集, 确保其符合归档要求;

3.3 质量验收记录应按照规范标准编制, 四级及以上需要监理或建设单位填写审批意见的, 需要手签, 不能由施工单位打印。需实测的监理单位应填写实测数据;

3.4 施工组织设计、施工方案、开竣工报告、验评、原材料、资质等需要报审的文件, 报审表与附件应对应集中保存;

3.5 所有委托试验的试验报告其委托单与试验报告应对应集中保存;

3.6 作业指导书与交底记录应一一对应;注意交底会议签到表的收集, 签到表应为原件;

3.7 所有需审批签字的文件均需填写审批意见;

3.8 所有附件均应有相应文件编号并签字 (盖章) 确认;

3.9 原材料:

3.9.1 应按照相关规定进行验收、报审, 需要复试的需要按照规定进行复测;3.9.2厂家若不能提供的原材证明文件原件, 需要加盖供货商及质检部门印章;3.9.3应注意检查移交原材料证明文件是否完整、有效、清晰可读;3.9.4做好原材料的出入库记录, 便于编制单位工程原材料跟踪记录 (专业、单位工程、使用部位、规格、报审表编号、试验报告编号、领用数量、领用日期等) 。

3.10 设计变更单、材料代用单等应编制执行情况反馈单;

3.11 竣工草图应按照设计变更、变更设计等相关文件具体编制, 并加盖竣工草图印章;

3.12 应按要求编制强制性条文实施计划并及时做好检查记录;

4 监理单位:

4.1 按照最新监理规范编制相应的规章制度;

4.2 监理单位应定期对各施工单位过程中产生的资料进行检查指导;

4.3 监理日志 (土建、安装、调试、安全) 、旁站记录应注意填写天气状况, 其具体内容应规范;

4.4 各次会议应注意收集签到表, 签到表应为原件;

4.5 图纸会审记录应形成闭环, 签字 (印章) 应齐全完整;

4.6 监理单位应编制验评汇总 (单位、分部、分项等评定结果及数量汇总) ;

4.7 应按要求编制强制性条文实施计划并及时做好检查记录;

4.8 应按照要求及时审批施工单位报审的相关文件并填写审批意见。

5 调试单位

5.1 各专业各阶段相关调试记录, 注意文件内容的规范性;

5.2 按照调试大纲及各专业调试方案的要求进行调试, 并准确编制调试报告;

5.3 注意施工过程往来文件 (设计变更、工程更改洽商单、材料代用单、工程联系单等) 的收集整理;

5.4 调试仪表仪器、检验设备、计量合格证及审定年检文件;

5.5 质量评定表方面注意收集:火电建筑、安装静态、动态质量评定汇总、火电工程安全文明生产检查评分表、机组分项、分系统、调整试运质量检验评定及机组整套试运综合质量指标考核表、机组建设总评表;

5.6 性能试验报告:锅炉热效率、锅炉最大出力、锅炉额定出力、锅炉断油最低出力、制粉系统出力、磨煤机单耗;汽机热耗、汽机最大出力、汽机额定出力、机组轴系振动;机组RB功能、机组供电煤耗, 厂用电率、污染物排放测试、机组噪声测试、机组散热测试、机组粉尘效率、电除尘效率等。

6 搅拌站

6.1 注意收集供货商移交的水泥、砂石、粉煤灰、外加剂等原材料合格证、厂家试验报告、委托单、复试报告等的归档;

6.2 做好混凝土、水泥、砂石、粉煤灰、外加剂等原材料跟踪记录;

6.3 相关制度、设备仪器检验文件;

6.4 工程联系单等往来文件。

7 试验室

7.1 所有试验报告应加盖CMA计量认证印章及试验室印章, 复印、影印无效;

7.2 试验报告签字齐全;

7.3 试验报告与委托单编号及内容应能够对应;

7.4 相关人员及设备仪器检验文件。

总结

综上所述, 科技档案是企业生产、经营、科研、建设和发展的见证物, 是维护企业合法权益的可靠依据及凭证, 也是企业、国家和社会的宝贵财富与重要信息资源。只有在过程中加强控制, 才能确保所形成文件的质量, 才能更好的实现档案自身的价值。

摘要：本文介绍了电力系统科技档案管理管理过程中应注意的一些事项。

关键词：科技档案,档案管理,过程控制

参考文献

[1]陈秀菊.电力科技档案管理手册第二版[M].北京:中国电力出版社, 2006.

文件控制 篇5

文件控制

(1)标准条款： “组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保： a)文件便于查找； b)对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性； c)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件的现行版本； d)迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e)由于法律和(或)保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。所有文保均须字迹清楚，注明日期(包括修订日期)，标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责”。(2)理解要点： 文件控制包括对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等，组织应制定文件化的程序，并依此进行文件管理。环境管理体系文件系统应包括所有与环境管理相关的各类文件，如手册、程序、作业指导、操作规范、表单、环境法律法规文件等。组织所建立的文件管理程序，应对以下内容加以规定，并按此执行： ①应明确文件的存取位置和简便的文件查找方法。②对文件定期进行评审，以确认其有效性和适应性。需修订的文件审批应由授权人员执行。—般由原审批人进行审批，以保证文件制定的连续性。③确保对环境因素控制和管理起关键作用的岗位，都能得到现行有效的文件，以确保操作者按正确文件进行操作。④文件失效后及时将其从原发放部门和使用场所收回，并采取必要的销毁措施，以免继续使用，而导致环境因素的控制失误。⑤有些法律性文件失效后还有继续保留必要的，或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁的，对这些文件应进行适当标识与其他文件区别开来、这些文件可包括环境影响评价、环保设施验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。所有文件都应字迹清楚，注明批准日期，文件修改后应注明修订日期，文件的标识要明确，易于查找。文件要妥善保管，应根据文件的重要程度及其类型，规定制定和修订文件的程序和职责。文件控制的目的是要组织体系运作有章可循，确保人员操作依循的文件是现行有效的。组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上，而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。

脱机文件管理好 篇6

允许使用脱机文件

在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：

首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。

其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。

创建脱机文件共享

一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。

在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。

选择“共享”选项卡，在共享选项设置页面中按下“高级共享”按钮，弹出共享文件夹高级属性框，按下“缓存”按钮，展开如图2所示的共享文件脱机设置对话框，将这里的“用户从该共享打开的所有文件和程序将自动在脱机状态下可用”选项选中，同时一并选中“已进行性能优化”等选项，确认后退出设置对话框。之后，我们就能发现共享文件夹图标上，自动标有脱机文件标志。

当本地计算机与单位局域网的共享主机处于断开连接状态时，我们将无法访问共享内容，所以，还需要在网络连接正常的情况下，为脱机共享文件夹在本地系统硬盘中创建一个共享访问快捷方式。在进行这种操作时，可以用鼠标右键单击之前已经设置为脱机的共享文件夹，点击右键菜单中的“映射网络驱动器”命令，切换到网络驱动器映射设置对话框，设置好合适的磁盘分区符号，假设这里将“X”盘符分配给网络驱动器。设置操作结束后，打开Windows 7系统的计算机窗口，我们将能看到一个“X”盘，用鼠标双击该分区图标，就能快速访问到脱机状态下的共享文件了。

日后，在不同的工作场合下，访问脱机文件的情况是不一样的。例如，当将本地计算机连接到单位网络中时，那么访问“X”盘时，访问的其实是远程共享主机中的内容，当本地计算机从单位网络中断开连接时，那么访问“X”盘时，访问的其实是共享文件在本地硬盘中的副本内容，这一点，我们一定要分辨清楚，才能合理使用脱机文件提高工作效率。

调整脱机文件位置

在长时间工作之后，大家常常会感觉到C盘分区空间容量会越来越少，这将会严重影响系统工作性能。之所以会发生这种现象，主要是在缺省状态下，Windows系统会将脱机文件保存位置指向本地硬盘的C盘分区，时间一长，C盘分区空间自然会大幅度地减少。为了不让脱机文件功能占用C盘分区空间，影响系统工作性能，我们可以按照下面的操作，将Windows 7系统的脱机文件缓存位置转移到“E：＼111”文件夹中：

首先以系统管理员身份登录Windows 7系统，依次选择“开始”|“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中，输入“regedit”命令，单击“确定”按钮，切换到系统注册表编辑界面。找到该界面左侧显示区域中的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在“MigrationParameters”双字节键值，如果没有找到该键值时，可以手工创建好该键值，同时用鼠标双击之，打开目标键值的编辑对话框，输入数值“1”，确认后退出设置对话框。

其次打开DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”，再执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，选中“外部硬盘或USB闪存驱动器”选项，按下“这是我的旧计算机”按钮，选择“自定义”选项，定义好需要转移的内容，这里我们只要选中脱机文件选项，之后点击“下一步”按钮，插入优盘后就开始转移了。

返回系统注册表编辑窗口，找到该窗口下的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在字符串键值“CacheLocation”，如果找不到该键值时，可以手工创建一个，同时用鼠标双击该键值，切换到该键值的编辑对话框中，设置好脱机文件新的保存位置，比方说，如果希望将脱机文件保存到“E：＼111”文件夹中，只要将“E：＼111”路径填写在这里即可（如图3所示），确认后退出设置对话框。

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将Windows系统重新启动一下，进入DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”路径，再次执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，依照提示导入新的保存路径，同时进行文件转移操作，这样脱机文件的保存位置就能指向新的路径了。

解决脱机文件冲突

使用脱机文件功能访问共享文件的好处，主要是不管本地计算机是否连接到网络中，都能在本地系统中修改编辑共享内容，修改编辑的结果也存储在本地硬盘中，而其他用户也能通过网络修改远程共享主机中的相应共享内容。远程共享主机中的某一文件夹，还能与其他的计算机建立脱机访问关系，这样，当其他计算机与远程共享主机相互连接时，共享内容就能自动进行同步，不过这也容易造成脱机文件相互冲突。

这个时候，脱机文件功能会自动解决好共享内容的冲突。要是共享文件夹中只是增加或减少了文件，那么系统会自动以多的为标准，要是在脱机状态下编辑并修改了相同的共享文件，那么对应文件不同版本的冲突，会被脱机功能自动识别出来，同时会弹出提示，要求用户究竟选用什么版本的内容保存到远程共享主机中，提示内容包括哪个文件版本比较新，文件保存在哪一台计算机中，文件最后保存的时间是什么等。如果选中提示对话框中的“保存这两个版本”选项时，那么最新版本的文件将会被自动重新命名，新的文件名称一般为原始文件名称加上编辑修改过的那台计算机名。

保护脱机文件安全

由于在脱机连接的情况下，我们仍然能够访问之前调用过的共享文件。如果脱机文件功能被一些不怀好意的用户偷偷利用，他们只要打开脱机文件夹窗口，就能将一些十分重要的隐私信息从脱机文件夹中带走，这样就会发生安全泄密事故。为了保护脱机共享文件夹安全，我们应该对该文件夹进行加密保护，限制普通用户去随意访问其中的内容，下面就是具体的安全保护措施：

首先依次选择“开始”|“控制面板”选项，切换到系统控制面板窗口，将该窗口默认的查看方式调整为“小图标”方式，同时双击其中的“同步中心”图标，进入同步中心窗口，点击左侧显示窗格中的“管理脱机文件”按钮，弹出脱机文件设置对话框。

其次选择“加密”选项卡，进入加密选项设置页面（如图4所示），按下“加密”按钮，那么Windows 7系统就会利用内置的EFS加密功能，为脱机文件夹提供安全保护了，此时外人即使和我们使用相同的计算机，但只要他们使用与自己不一样的账号登录Windows 7系统时，就不能悄悄访问到脱机文件夹中的隐私信息。当然，这里的加密功能，只对本地硬盘中的脱机内容有效，而不会对文件的网络版本有效。

如果本地计算机中安装的Windows系统不支持EFS加密功能，那么打开脱机文件设置对话框时，我们将看不到“加密”选项卡。这个时候，我们应该临时关闭共享文件夹的脱机访问功能，以彻底保护隐私信息的安全。要做到这一点，只要先进入脱机文件设置对话框，选择“常规”选项卡，按下对应选项设置页面中的“禁用脱机文件”按钮（如图5所示），确认后保存设置即可。

集中管理脱机文件

为不同计算机中的共享文件夹开启脱机访问功能后，脱机文件默认保存的路径会不同，这无疑为用户的高效管理带来了麻烦。如果要经常查看脱机文件，不妨巧妙利用Windows 7系统的库功能，来对脱机文件进行集中管理。

首先创建脱机文件库。依次点击“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，打开Windows 7系统的资源管理器窗口，用鼠标右键单击该窗口左侧区域的“库”选项，逐一选择快捷菜单中的“新建”|“库”命令，将新创建的库名称设置为“脱机文件”。

其次要让隐藏的脱机文件显示出来。在Windows 7系统的资源管理器窗口中，依次选择“组织”|“文件夹和搜索选项”命令，切换到文件夹和搜索选项对话框，点击“查看”选项卡，打开如图6所示的选项设置页面，取消选中“隐藏受保护的操作系统文件”选项，同时将“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项选中，确保后保存设置操作，这样就能正常访问脱机文件夹中的内容了。

下面添加脱机内容到Windows 7系统的“脱机文件”库中。打开系统资源管理器窗口，找到需要添加的脱机文件夹，用鼠标右键单击之，选择右键菜单中的“包含到库中”|“脱机文件”选项，就能将目标内容添加到脱机文件库中了。日后，通过Win7系统库功能，就能高效地访问和管理脱机文件了。

文件控制管理 篇7

1 Windows文件过滤驱动模型

在Windows操作系统中,设备和驱动程序使用了如图1所示的堆栈层次结构。[1]

如图1所示,驱动程序是一个层次结构,I/O请求首先会被最上层的驱动程序处理,之后向下依次传递,每一层处理完成后是否向下传递取决于设备以及I/O请求所携带的内容。I/O管理器将用户的文件操作请求构成I/O请求包IRP(I/O Request Package)提交给文件系统驱动程序。之后驱动程序把这个操作转化为存储设备驱动能够理解的操作并调用存储设备。但是在这个过程中I/O管理器会检测目标设备对象上层是否有其他的构造生成的附加设备对象。如果这样的附加设备对象存在那么I/O管理器原本要发送给文件系统驱动的请求就会先提交给构建的附加设备。[1]这就为我们监控文件操作创造了机会。

这种方式的原理如图2所示。[2]

2 文件动态访问控制技术

本论文研究对主机核心文件的动态保护,保证被保护的数据只能被经过授权的合法进程访问。因此本论文采用动态的文件过滤驱动级文件操作监控技术。文件过滤驱动程序加载在文件Windows操作系统文件驱动程序上层,通过对IRP请求的捕捉并修改达到修改或完善文件驱动程序的目的。动态访问控制技术正是基于文件过滤驱动的特性,在文件操作请求的IRP请求包到达文件系统驱动之前截获到这些IRP请求,正如防火墙的动态包过滤技术一样,通过对IRP请求包的动态过滤来达到对用户文件操作行为的动态监控。同时,我们还要对FAST I/O文件访问方式进行处理,以期能够更加快速的访问缓存数据,从而缩短处理时间,增强用户体验。

驱动程序有一个名为DriverEntry的初始化入口点,这是驱动程序的一个例程。在驱动程序加载的时候内核首先调用这个例程。DriverEntry在驱动程序中的作用相当于一般C代码中的Main函数。

一般DriverEntry的函数原型如下:

在Driver Development Kit(DDK)驱动对象(DRIVER_OBJECT)是一个非常重要的数据结构,任何驱动程序都必须针对一个驱动对象进行操作。在DriverEntry原型中的第一个参数DriverObject就是该驱动程序所对应的驱动对象,该驱动对象在系统加载驱动时分配;第三个参数RegisteryPath用于记录与驱动相关参数的注册表路径,也是由系统分配并通过参数传递给驱动程序[4]。

实现文件过滤驱动过程如下:

2.1 生成控制设备

在生成控制设备之前要指定一个名称给控制设备。首先通过定义一个Unicode字符串UniString,然后通过RtlInitUnicodeString函数将L"FileSystemFiltersSFilter"这个值赋给UniString;其次就是生成控制设备CDO,这一过程采用IoCreateDevice这个函数来实现。该函数用于穿件常规的设备对象,函数原型如下:

该函数第一、三参数分别设置为之前分发的驱动对象和UniString首地址,因为我们采用文件过滤驱动,因此第四个参数设置为系统已经宏定义的FILE_DEVICE_DISK_FILE_SYSTEM。IoCreateDevice函数除了返回一个运行状态status之外,还将生成的设备保存在最后一个参数中,因此,在调用该函数之前要首先定义一个全局的PDEVICE_OBJECT指针用于储存生成的设备。

在之后我们获得一个驱动对象的时候就可以通过将此驱动对象绑定的设备对象设备与这个全局指针中的设备相比对,方便的查看是否是我们生成的设备。

2.2 分发处理例程

我们已经生成了控制设备,那么之后要做的就是为该控制设备分发处理例程。在驱动对象这个数据结构中有一个成员MajorFunction,这个成员是一个指针数组,用来指示该驱动对象针对不同的IRP请求进行处理的函数。我们不可能对拦截下来的每一种IRP请求都构建我们自己的处理函数,因为这样不仅需要庞大的工作量,而且对于文件操作过滤来说并没有实际的意义。因此我们可以将所有的MajorFuction成员分发一个默认的例程,这个例程只是简单的下发IRP而已。接下来我们应该对确实需要关注的IRP请求类型分发具体的处理例程,如:IRP_MJ_READ和IRP_MJ_WRITE,以此来完成对文件读写操作的动态监控。需要注意的是在编写处理例程时要遵守例程的固定格式,这里不再赘述。

文件系统的文件操作请求不仅仅是IRP请求,还包括由Cache Manager引发的FastIo。如图2所示,我们的文件过滤驱动在文件系统驱动和应用程序之间,因此如果需要监控所有的文件操作就必须自己编写FastIo的处理函数并分发给驱动对象,将FastIo的处理函数名赋值给驱动对象数据结构中的FastIoDispatch就可以了。

2.3 绑定设备栈

设备栈是一组设备对象。应用程序发出请求之后,这些请求会被翻译成IRP请求包,之后发送给设备栈栈顶的设备。

如果我们想在原有的设备接收到IRP请求包之前截获这些请求就应该在设备栈的顶端添加绑定一个我们自己生成的设备。这项工作可以通过IoAttachDeviceToDeviceStack来实现。

但是,还有一种情况是我们必须要考虑到的,那就是动态设备,比如U盘的插拔会引起一个卷动态的诞生。为了兼顾这种情况我们要时刻关注动态的设备注册变化。所幸的是IoRegisterFsRegistrationChange()这个函数能够做到这一点。

至于这个函数应该如何使用以及相关回调函数的编写,这里不再赘述。

如果扫描出有动态卷加载,那么有两种方式可以完成设备的绑定。一种是利用SfEnumerateFileSystemVolumes枚举所有已装载的卷设备,找到对应的动态卷设备之后进行绑定;另外一种是利用SfFsControl函数处理IRP_MJ_FILE_SYSTEM_CONTROL这个IRP请求,SfFsControl()是一个回调函数。当有卷被Mount或者dismount时SfFsControl()就会被调用。此时,根据参数中IRPSp->MinorFunction的值分别做处理,有三种情况的调用,这里不再赘述。

值得说明的是针对FSCTL_DISMOUNT_VOLUME这种情况不需要进行解除绑定和销毁的动作。

2.4 构建IRP完成函数

我们可以通过VPB(Volume parameter block)这样一个数据结构将实际的设备对象和文件系统中虚拟的卷设备对象的映射关系保存下来,从而完成真正的设备操作。

卷的mount过程实际上也是通过一个IRP请求来触发的,在系统文件驱动处理完这个mount请求之后就返回与之对应的卷设备对象。我们自构建的文件过滤驱动在文件驱动之上,它比文件驱动更早的获得了这个请求,此时这个请求还没有被完成,所以还无法得到卷设备对象,因此我们需要先保存以防止文件系统驱动对VPB有所更改。

为了得到卷设备,我们可以给IRP分配一个完成回调函数,这个函数的任务是保存当前的IO_STACK_LOCATION,然后并不做任何处理的将请求下发给下层的系统文件驱动。当这个IRP请求被文件系统处理完成这个构建的完成回调函数就会被调用,从而使我们得到了卷设备。

这里需要注意的是对临界区要采用同步,常见的事件同步技术就可以满足需求。

2.5 捕获文件操作

如前所述,我们已经完成了在系统文件驱动上层构建自己的文件过滤驱动的工作。此时我们就可以在文件系统接收到IRP请求之前捕捉到应用程序的文件操作。

接下来的工作就比较简单了,以IRP_MJ_READ这样的文件读操作为例,我们的过滤驱动接到了这样的请求之后会调用我们自己编写的过滤回调函数,那么我们就可以随心所欲的在这个回调函数中对文件读操作进行修改等动作,我们的目的是控制文件被合法用户访问,那么在回调函数中可以比对操作对象文件的访问授权列表,与发送IRP的源进行比对来决定下发还是拦截这个IRP请求包。

3 结束语

我们讨论了Windows系统下基于文件过滤驱动的访问控制原理与技术,并在此基础上给出了动态文件保护的概念和相关技术。这在很大程度上可以保护文件避免非授权实体访问,从而在一定程度上提升了信息资源的安全性。但是随着技术的发展,攻防双方的手段此消彼长,如果攻击者在我们设计的驱动之上提前钩取到IRP那么也会绕过我们的防护对资源安全构成威胁。在下一步的研究中应当着重的讨论如何保护系统本身的文件驱动栈,确保该驱动栈的安全性。可以说这场博弈才刚刚开始。

摘要：该文对Windows系统下基于文件过滤驱动的文件动态访问控制技术进行了研究。并对其实现的关键技术进行了详细的分析。通过该技术可以有效的保护文件避免非授权的访问。从而更为有效的保护信息资源安全。

关键词：文件过滤驱动,截获,输入输出请求包,动态访问控制

参考文献

[1]Russinovich M E,Solomon D A.深入解析Windows操作系统[M].4版.北京:电子工业出版社,2007.

[2]刘亮,周安民,沈东.基于文件过滤驱动的文件保护技术研究[J].四川大学学报:自然科学版,2009(3):589-593.

[3]李民,方勇,刘林超,等.文件过滤驱动及应用[J].信息与电子工程,2005,3(4):290-292.

[4]焦延飞.基于内网安全的文件访问控制研究[D].西安:西安电子科技大学,2008.

[5]陈晨.基于TPM的安全有盘系统的关键技术设计与实现[D].北京:北京邮电大学,2010.

电子文件前端控制规范的探讨 篇8

(一) 电子文件的形成及归档处于无控状态

医院办公自动化OA系统作为一个公共交流信息平台, 流通着大量的可公开的电子文件信息, 医院档案管理使用的是专业档案管理软件, 办公自动化整体系统设计与档案专业软件相分离, 办公系统内流通的电子文件无法自动归档, 各自为政。同时医院各部门利用计算机进行办公和事务性处理的过程中形成大量的电子文件记录, 但他们对电子文件的归档管理认识和重视程度不够, 在利用计算机起草文件后, 一旦打印出纸质正式文件, 电子文件并未得到规范管理或移交档案室存档, 有的被下一次新起草的电子文件所覆盖, 有的因反复修改而失真, 最后定稿无法辨认, 久而久之即使电子文件没有丢失也会因疏于管理而无法归档, 归档前的电子文件处于无控状态, 所以电子文件的真实性和可信度没有保障。

(二) 电子文件的收集存在认识上不足

不管是档案管理者还是业务主管部门, 均存在对电子文件移交或者说是对整个电子文件管理工作的不重视的问题, 档案管理要求档案部门实行纸质档案和电子档案“双轨制”管理, 然而传统的档案管理手段和管理模式由来已久, 档案管理者只重视对纸质档案的收集归档, 对电子文件的归档工作重要性认识不足, 电子文件的归档因为具有专业特征及要求, 有的档案员因为信息化水平不够, 因此对电子文件的规范化整理归档问题只好避而不谈。

(三) 电子文件归档制度及流程不健全

虽然国家在电子文件管理方面的政策法规标准也在持续出台, 但对本单位而言电子文件的前端控制, 没有形成完整的规章制度及流程, 管理制度上的不健全, 导致电子文件的归档难以有章可循, 加之各部门中文办公软件版本各异, 文档格式不兼容, 造成电子文件的质量难以保证。很多单位电子文件的归档范围也没有严格的界定, 各自为政分散存储, 如果计算机系统出现问题, 电子文件可能丢失。电子文件的形成前由业务部门管理, 形成后由档案部门管理。这两个阶段的管理工作相互之间缺乏衔接与协同, 需要在前端实现的功能因为职责分界难以实现, 也就是说业务系统很少有文件管理功能, 导致电子文件质量先天不足。

(四) 档案管理人员综合素质有待提高

医院档案管理人员中缺乏有信息化技术手段的高端人才, 医院对专业技术人才培养非常重视, 而对档案管理人员素质的提高没有计划和要求, 致使其管理水平和思想观念相对滞后。在医院档案管理人员中相当一部分并不是档案专业毕业生, 这部分人的专业素质较差, 缺乏现代档案管理知识和信息技术水平, 工作不思进取, 缺乏工作激情及服务意识, 经常是被动地坐在办公室等待部门将文件材料送上门, 更谈不上对电子文件形成前期进行监督、指导、规范归档等。

二、提高电子文件收集归档工作的应对策略

(一) 制定电子文件的形成管理制度、规范电子文件归档流程

为了确保电子文件信息的准确性, 医院要配备档案专业性强的档案管理人员, 参与制定医院电子文件生成和办理的流程, 对电子文件的形成格式、移交流程等环节制定出相应的管理制度, 逐步建立健全电子文件管理体制。如成立档案工作管理委员会, 建立档案管理工作网络体系, 在各部门指定责任心强、具有较高档案意识的人员为兼职档案员, 专门负责部门所形成电子文件的前端控制及收集工作, 实现电子文件移交程序化。同时档案部门要积极做好原生电子文件的接收前的准备工作, 包括接受设备的准备, 上门指导电子文件的形成、贮存格式等, 接收中办理移交手续的同时验收移交电子文件的规范性, 认真做好电子文件接收后处理工作, 包括电子文件的封存隔离、元数据著录及日常管理及利用等。

(二) 提高全院职工电子文件的归档意识

规范电子文件移交首要的就是要强化电子文件移交重要性与紧迫性的认识, 档案部门有责任和义务保护和储存这些珍贵的数字记忆避免记忆空洞的出现, 档案管理员要有主观能动性, 随时了解及追踪电子文件的形成情况, 做到医院工作发展与电子文件收集工作同步进行。在收集纸质档案的同时, 电子文件要得到同步收集, 特别要重点加强对行文的主要部门如院务办公室、政工处的电子文件控制的监督指导, 强化电子文件形成的规范性, 确保部门电子文件形成的真实性、有效性、完整性。同时档案管理员要做好耐心细致的宣传工作, 以提高各部门或个人文件归档意识, 要将宣传工作有机地渗透到平时工作之中, 例如利用者在利用档案时, 往往需要借鉴电子文本, 档案室向利用者提供已经归档的电子文件, 当他们得到满意服务时, 管理员及时强调电子文件移交档案室规范管理的重要意义, 电子文件及时归档的意识自然而然深入人心。

(三) 确定电子文件的收集范围, 建立归口管理机制

凡是真实反映医院工作活动并具有考察利用价值电子文书、电子图纸、电子影像、电子报表等都属于电子文件收集范围, 档案部门要将电子文件的收集范围纳入档案管理“三合一”制度之中, 实行电子文件与电子档案一体化管理, 逐步建立和完善档案管理机制。档案管理人员要时刻关注本院办公自动化OA系统形成、流通的重要电子文件、电子影像等信息, 及时下载并备份脱机保存, 以防丢失。为确保电子文件的收集, 建立归口管理机制非常重要, 因为不管是哪个部门起草并发文, 最后都要加盖医院公章, 所以以公章为突破口控制电子文件收集归档应该是及为有效的方法之一, 在我院托公章者属院务办公室工作人员, 档案室隶属院办分管, 本科室内工作往往是相互支持, 容易沟通的, 所以把所有电子文件的形成积累归口在院务办公室, 指定专人负责发文格式的控制, 严把电子文件质量关, 这种做法保证了大部分电子文件的形成质量及移交归档。

(四) 强化兼职档案员的责任感, 提高电子文件处理水平

兼职档案员是医院各部门的“当家人”, 对本部门电子文件的形成了如指掌, 有的兼职档案员还是部门文件材料的形成者, 文件由他们起草、修改、印制, 因此应加强对他们的公文格式等相关知识的业务培训, 制定出相应的电子文件整理规范、移交时间、数据类型、格式、相关软件、技术环境、版本、归档范围等, 以期保证电子文件的归档质量, 让他们在工作中自觉养成良好的工作习惯, 即纸质文件与电子文件同步形成并同步收集后交档案室存档。确保电子文件不散失、不流失、不丢失、无篡改等。

总而言之, 电子文件移交是关系单位数字资源齐全完整的重大问题, 必须从制度上加以规范, 流程上加以优化, 手段上加以创新, 从提高全员意识上下功夫, 才能维护原生电子文件的安全可信, 电子文件的前端控制工作做好了, 档案数字化的工作就有了坚实的基础, 大大缩短后期档案数字化的工程量, 才能逐步实现国家档案局提出的馆 (室) 藏档案的“存量数字化”“增量电子化”战略要求。

摘要：随着信息技术的飞速发展, 电子政务背景下产生原生电子文件规范控制和移交, 是新时期档案信息化建设的重中之重。电子文件的规范收集工作是做好档案信息化建设的基础。如何把各部门在日常工作中生成或收到的电子文件收集并规范管理, 成为当前档案工作人员面临的新的课题, 本文就针对本单位电子文件形成前端控制及收集工作中存在的问题及应对策略进行了探讨。

关键词：电子文件,形成,收集

参考文献

[1]刘越男.我国电子文件管理的现状、问题与对策[J].电子政务, 2010 (6) , 10-16.

[2]戴旸, 李文媛.电子文件规范化移交研究[J].档案学通讯, 2013 (1) , 57-61.

电子文件的风险分析与控制 篇9

关键词：电子文件,风险管理,技术防御

电子文件是计算机技术与信息技术在科研、生产、商贸管理等领域应用的产物。是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体[1], 依赖计算机为载体传输和储存处理, 均是以数字编码的形式存在的。随着信息化的发展, 电子设备也更新换代, 档案系统也不断更新升级, 电子文件与载体密不可分这一特性给电子文件传输和管理带来了许多风险性的问题, 若处理不当, 会直接影响其真实性和完整性。

一、电子文件存储过程中的风险

电子文件与纸质文件不同是在于电子文件要借助媒体的承载, 电子文件要长期储存除了要具备可信赖的电子文件管理系统, 还要对操作员的行为进行规范和监督。电子文件在传输和存储过程中容易出现的风险有以下几种:

(一) 捕获时格式的转换。电子文档建档的开始, 必须保证文件的安全性, 特别是捕获电子文件并将其转换为文件保存格式时需要格外小心, 因为许多数据是依赖于系统中的其它数据的, 格式转换有可能破坏这种关系将其失去真实性。文件格式转换有两种选择方案, 一是将文件转换到新版本的软件, 使文件格式得以更新。但像这样多次格式转换, 若没有正确验证, 文件信息就可能丢失, 因此这类格式转换只适用于对拟短期保存文件的保护。对于长期保存的档案文件, 还是应当将其转换为开放的格式来保存[2]。

开放源码的格式至今还不多, 在没有更好的选择时, 建议将文件转换为较为稳定且兼容性好的, 适用于文件长期保存的格式。文件格式的变化可能通过外界施加影响而产生变化, 这就需要制定相关规范与标准, 将存档文件的格式引导到更适合于长期保存的文档格式。

(二) 文件的复制。文件从一个系统转移到另一个系统, 或是文件由于技术的更新换代在存储介质间转换, 虽然只是文件的复制行为, 由于电子文件的物理结构与逻辑结构关系复杂, 所以在复制过程中保持其复杂关系是保证电子文件不被破坏的关键。

(三) 存取过程。在电子文件存取的过程中也及容易出现威胁源文件真实性的风险。若存取介质出现故障或者存取环境管理不善, 可能会出现非授权的文件被修改。一旦介质损坏数据丢失就很难恢复。

(四) 存储系统的更新换代。存储系统也是有生命周期的, 当系统更新换代时, 新系统使用了不同于原系统的数据格式或者数据结构, 系统内存存储的文件就要面临迁移的风险, 这个过程就很有可能造成数据的丢失, 也有可能会出现旧文件与新系统无法兼容的问题。

(五) 非授权行为。文件管理者的行为必须是负责的严谨的, 当电子文件进行归档时必须核实其真实性, 坚决杜绝任何可能与文件管理系统接触的人进入系统对文件进行非授权修改, 采取有效规避措施, 将风险降到最低。

(六) 网络资源的不稳定性。通信网络发展迅速, 电子文件在网络信息化的大环境下, 不必通过物理接触也可获取文件秘密信息, 通过网络发布秘密信息, 扩大秘密传播范围。所以要提高存放载体的防御系统, 防止在读取和传输过程中, 载体容易受到网络黑客的攻击、病毒和恶意程序的篡改, 失去电子文件的真实性和完整性。

二、规避电子文档风险的技术防御

在电子文件长期保存过程中, 极有可能面临灾难、系统故障或人为损害等风险[2], 灾难来临若没有任何迹象, 那么带来的是毁灭性的后果, 所以电子文件的风险防御要比纸质的更为重要。

(一) 制作常规数据备份件并且定期进行系统备份。制作电子文件的数据备份, 一旦风险发生, 就可通过备份件来恢复数据, 降低丢失的风险。常规备份应注意备份介质的材质和质量, 一般的新介质至少具有十年的寿命, 寿命长不一定是必要条件, 还要看存储量是否合适。存储介质最好是具有数据恢复技术, 或者具有写保护的只读性载体, 防止数据丢失确保数据完好无损。

电子文件保存系统必须定期每半年或者更短检验一次所有在线存储对象的精确性。系统备份过程必须每隔一段时间循环一次[3], 以确保备份数据之间的连贯性, 这个时间间隔不应当少于一年。

(二) 定期进行数据的检验。电子文件的系统备份需要定期检验, 如果系统备份检验到错误, 那么系统必须用成缺德拷贝代替有错误的拷贝, 并且在必要的时候使用离线存储的拷贝。同时, 系统必须长期确保至少有一个拷贝被安全地离线存储。若一个对象的新拷贝产生, 为了应对错误检验, 系统必须更新对象的元数据, 以反映新拷贝产生着一行为。同时系统必须更新与此对象有关的所有对象。

(三) 存储系统的升级。存储系统功能的改变可能会导致不能继续保存旧的文件, 技术上的变化和不断改变的业务要求可能会使文件原生系统发生缓慢变化, 短时期内不易被察觉, 时间一久就会对系统内保存的旧文件产生影响。除非人们不断地利用这些旧文件来处理当前的业务, 使被保存的文件与时俱进地与系统当前技术保持同步, 否则被保存的文件很难在原生系统得到维护。为了解决这个问题, 系统升级是必须确保保存在该系统的旧文件也能随之升级, 还要定期检查, 保证旧文件可以有效地提供利用和传送。

(四) 电子文件载体的更新。载体的更新是指将电子文件的比特流转换到同类存储介质上, 即执行的是简单的拷贝行为, 其目的是为了防止存储介质在保存过程中的劣化造成对文件可读性的损害。更新行为必须定期进行, 具体根据各机构的文件保存策略中对更新时间周期的规定进行, 但这些时间周期不能超过载体产生商所推荐更新的时间周期。在更新时, 必须对将要拷贝的文件的原始版本和目标版本进行严格对照, 确保无误。

(五) 电子文件的安全拷贝。备份与拷贝是两个完全不同的概念, 备份简单地说就是保留一套后备系统, 是能够代替现有系统的功能。而拷贝是针对内部系统的数据, 如电子文件及其元数据, 相当于复制。

(六) 电子文件与纸质文件的转换。在管理制度、管理技术与方法、管理设备等方面不完善时, 或者遇到问题没有有效的解决时, 电子文件与纸质文件相互转换并存是有合理性和必要性的。这也是文件介质转换时期不可避免的一种现象, 不应当觉得是无意义的工作。

三、电子文件带给管理者的挑战

当下我国的电子文件管理的认识与实践水平还是处于劣势, 并没有清楚地意识到电子文件带来的全新挑战, 而电子文件的挑战又是纵横交错, 十分复杂的情况。

(一) 电子文件管理是一个管理与技术交错的问题。电子文件要达到的两个核心目标:真实性与长期可读性。在管理上和技术上都有许多难点尚未攻克, 相应的体系设计也是一个难度极大的问题。电子文件管理也处在一个纸质时代遗留问题与数字时代新生问题的重叠地带, 纸质时期遗留的问题延续到了电子时代。

(二) 电子文件的承载模式影响因素多。电子文件管理与政治体制、国家制度、组织形式等关系密切, 尤其是一切不利于电子文件管理的传统体制、机制的变革设计难度更大。

(三) 电子文件的研究领域时间短、实践经验少。电子文件管理广泛存在于社会活动中, 但是并没有引起档案界之外的各界人士和其他学科的充分关注, 需要更多学科知识的支撑, 需要以社会各界比较广泛的理解和共识为基础。

参考文献

[1]孙英, 张桂凤, 李丽.谈数码影像信息与高校档案管理[J].中国科技信息, 2006, 12:241~242

[2]刘家真.电子文件管理-电子文件与证据保留[M].北京:科学出版社, 2009:63~70

文件控制管理 篇10

关键词：地面气象观测,记录处理,数据文件,质量控制

气象观测所得到的数据是制作天气预报和气候预测的基础资料,其正确与否直接影响着天气预报和气候预测的质量[1,2],然而资料质量受到观测仪器、观测技术、测站位置、观测时间等的影响,近年来随着综合观测系统的推进和气象服务的高标准要求,特别是区域站网的建设和应用,尤其是中国气象局对数据文件质量控制严格要求。如何进行气象观测资料的质量控制,确保资料的代表性、准确性、比较性,是新形势下气象资料工作者迫切需要解决的科学问题[1]。目前,国家级自动站实现自动观测气象要素有温度、湿度、气压、降水、地温、风向、风速;人工观测气象要素包括云、能、天。该文从人工及计算机方面分析了地面气象观测数据A文件、J文件质量控制方法。

1 A文件

缺测记录处理一般原则:首先是用整点前10 min记录代替,其次再用整点后10 min记录代替,再就是用人工观测值代替,最后才是内插,否则作缺测处理。

1.1 封面

先与前一个月封面比校,重点检查有无迁站等变化项目否;地理环境必有,且2个以上要用“;”分开,注意风按照规范要求距地高度10~12 m,距平台高度应为6~8 m,总高度不少于10 m;在A文件中注意看首行参数有无错误,质量控制指示码及气压、风高度等各要素项目标识有无错误,如有人工和自动,则应为1。

1.2 降水上、下跨问题

这是新入手的质量控制员最易忽视的,尤其体现在下跨降水为0 mm,这也是软件审核不出需要人工注意地方,在各类比赛中未给出下跨量但要注意当月最后一天雨持续到20:00要提出该疑问;上跨降水日期,降水量与上月报表仔细校对。

1.3 天气现象栏

先看25个摘要栏,重要、罕见天气现象一目了然,然后重点是加强对其预审。在A文件中天气现象“…”应为3个空格,其他连接符为1个空格,不能出现“-”连接符号。雷暴要看是否漏记方位,且方位只能是八方位,不能出现SSW、ESE、WSW、WNW等;中间方位是否漏记;转入次日方向与前日方向是否符合要求,在这里人工重点审核是转入次日后的终止方向,不允许和前日开始方向相同,即不允许出现回头雷。因闪电在《规范》中定义“只见闪电而不闻雷声”,故要审核闪电是否为不应记录现象。冰雹记录是否写入纪要栏,且最大直径与最大平均重量是否符合规范要求。视程障碍现象雾之前应有轻雾,若是转入第2天的,则为雾之后应有轻雾;浮尘有无漏记时间或只出现几分钟,转入第2天时也需人工审核;按规定需记最小能见度的天气现象是否遗漏最小能见度。固态降水之雪、霰、米雪、冰粒、结冰、霜等应在较低温度时才出现,看有无在温度较高时误记;且固态降水(除雨夹雪外)不能形成雨淞;另积雪容易忽视的是8:00后形成的遗漏备注,以上均需人工仔细审核。降水现象、特殊天气现象与云状配合是否符合规定,如雨、毛毛雨、雷暴出现时降水云层为规范规定的云类,且还可以结合气簿-1注意连续性降水其对应的云状。天气现象中大风的出现时间要早于等于极大风速时间。不记起止时间的天气现象要看是否应出现,以及其转入次日顺序,如雨终止时间为7:44,若能见度低于10.0 km则后面要接视程障碍现象,这个是容易遗漏且机审难以判断出的问题。

1.4 备注栏及其他

(1)台站变动、新增观测要素、障碍物、所属机构、观测时制、迁站对比观测是否应在相应位置,如某站由一般站改为基本站,则变动后之日应在“台站级别”即03项中作相应修改。

(2)启用、停用某项观测要素是否表述完整。如从某日停用雨量传感器,要修改A文件相应项目标识和质量控制码段,如停用雨量传感器,其项目标识应为“0”,质量控制码段也相应修改。

(3)迁站对比根据当月及上月报表可以判断其在原址的方向,是否误记。

定时观测4次站,其观测时间为“10/04/02;08;14;20”和“10/24/24小时连续观测”;观测时次项应为“11/守班=”,若为基准站24次观测,在A文件中应体现为“10/24/逐时观测”。

1.5 天气气候概况栏与纪要

气候概况栏其各项数据统计是否正确,是否符合要求,各项目位置正确与否,如长期连阴雨写到正确应写到此为止03项,误记到04项等。天气现象栏记有冰雹而纪要栏却无记录,尤其是未达称重标准却有重量记录,这也是不符合规范要求。纪要栏其他各项标识与其文字说明正确与否。高山积雪备注按要求应写本月内日期,不必跨月备注。

1.6 降水

定时与自记降水每天比较,并非完全一致而是有差别,因目前自记是采用自动观测,而定时则是为人工观测,且差别判定方法是10.0 mm及以内差值为0.4 mm,超过10.0 mm降水则差值控制在4%以内,若差别过大,则要仔细查找原因,根据不同情况分别对记录进行处理,如确系自动站仪器故障,则自动观测降水可用人工虹吸雨量计替代。分钟降水与小时降水不一致处理情况分以下几种,并且要与备注相结合,首先若为人工虹吸雨量计代,则允许出现小时降水有记录而分钟降水缺测情况;若为人工定时代,则小时、分钟降水缺测都允许;在无任何备注情况下出现该记录则为疑误记录。

1.7 风

在风的记录中,注意查看极大风速达到或超过17.0 m/s而天气现象栏却漏记大风现象。2 min与10 min风用人工代时处理,用EL型电接风记录器代替时小数位只能是0、3、7;缺测时日平均4次与24次互代也要备注问题,或1 d内有6次及以上作缺测处理且极值应从实有记录中挑取。极大、最大风向风速若出现在整点,与整点风向是否一致,否则应为错误记录。在风的统计中,如某风向全月没有,则要仔细分析如对照人工站报表,分析是否为仪器损坏导致某一方位风向长时间缺测,或风速长时间为静风则要判断是否风已冻结。

1.8 电线积冰

一次电线积冰过程是否有2次记录,如天气现象栏雨淞从4日持续到6日,则只应有1次记录。电线积冰直径必须大于等于厚度,且雨淞、雾淞达到规定直径有无称重记录。电线积冰的温度不能低于当日气温最低。雨淞、雾淞在簿表格式中只能是5648、0048、5600,在各类业务比赛中直接录入4800,则以报表显示的方式判断不了该错误,一定要用记事本打开看。

1.9 雪深(雪压)和蒸发

应测雪压时却遗漏,且雪深大于等于5 cm,在A文件中雪压栏应为“///”。《地面气象规范》规范,“台站四周有积雪,但观测站附近因故无”,故有积雪不一定有量,积雪是随有随记,而雪深只在8:00、14:00、20:00测定,因此有量当日必有积雪。结合上月及本月报表文件备注看大、小型蒸发位置写错没有,则相应的质量控制码也要作应修改。针对蒸发结冰问题,小型蒸发不能记结冰“B”,规范规定必须要秤称重,而大型蒸发可以记“B”符号,但注意不能跨月,溶冰后测得其值是结冰后这段时间的累计值,比平常有差别,若无结冰期而值有显著变化者,则要结合前后几天蒸发及选类似天气作比较,判定数据正常否然后按照疑误记录处理方法进行处理。蒸发记结冰时,天气现象栏一般应有结冰符号,相应温度也较低。

1.10 日照

在A文件中日出至日落时间无日照应为“00”,日落至日出应为“NN”,这里需要注意某站某月每天的NN和00并不一致,因每天日出时间并不一致,可能跨整点,如1日日出0547,17日日出0601,那前者5:00~6:00应为“00”,后者5:00~6:00应为“NN”。且在日出日落期间每天横看检查日照数据整点无云无记录者,或迹线前面几小时一直为1.0 h而后突然中断,或错位向前或向后移了几小时。以小时为单位竖看检查日照计有无安装问题,如全月11:00—12:00均为0.9 h,则很可能仪器安装不符合规定要求。日照缺测时应注意在备注栏备注其百分率统计方法。

1.11 地温及冻土

地温记录每天进行查看,缺测内插均要作相应备注,且应备注4次与24次平均统计方法,两者其一缺测时可以互代。地温、气温、草温极端值,一般天气条件下地面最低低于气温最低,若为显著反常,则要仔细分析原因,例在降温天气下则可能出现气温低于地温。当地温有缺测时,则应从实有记录和人工记录中挑,若全天自动观测地温缺测时,相应地面温度、草面温度(雪面)极值作缺测处理。有冻土时,一般应注意地面温度应小于0℃,除非地面解冻冻土深度为0 cm时。

1.12 气压、温度、湿度

全月海平面气压是否有遗漏,或者海平面气压有却某时次缺测的应仔细判定。若用人工观测气压表代替要备注:自动站气压用经高度差订正后的本站气压代替。温、湿度注意不正常记录处理要按照技术解答1号文件执行,尤其注意冬季湿球溶冰不当情况下记录的处理。

2 J文件

首先也是必须先看首行参数,可以对照A文件首行参数检查。在J文件中跳变或缺测1 min目前按照各类文件精神还不能内插,且A文件内插处理后的值,不能代替J文件中整点00分的值注意某一段值是否异常,检查稍长一段时间的数据以判定该段记录正常否。按照中国气象局“气测函[2005]227号”文件精神,J文件降水判定为滞后降水在2 h以内且量在0.1、0.2、0.3 mm,可以加至那分钟那小时,否则,不为滞后降水的要删除且都要备注。自动观测降水启用当,还要在J文件中“降水”项目打上对勾,即首行参数中降水标识应为“1”,再检查A文件中相对应J文件滞后降水处理没有,必须人工处理J文件。风不正常情况下也要分析J文件,且不正常该时段其风向风速要作缺测。

3 结语

在地面观测工作中,只要观测员严格遵守各项规范及技术规定,严格执行记录处理方法进行质量控制,一般的错误是可以避免的。在实际工作中,要求质量控制员熟练掌握《地面气象观测规范》月观测记录质量检查方法和内容,再结合当地天气气候正确设置本台站OSSMO软件的审核规则库,设置时注意:尺度过宽容易出现疑误记录漏审,过窄正确记录也被列入疑问。然后再按照规范中疑误记录处理方法,结合记录处理一般原则,不断总结和积累经验,保持资料序列完整及统计结果更符合要求[3,4,5]。

参考文献

[1]熊安元.北欧气象观测资料的质量控制[J].气象科技,2003,31(5):314-320.

[2]中国气象局.地面气象观测规范[M].北京:气象出版社,2003.

[3]中国气象局.地面气象观测数据文件和记录簿表格式[M].北京:气象出版社,2005.

[4]杜红,杨英姿.怎样做好台站地面观测报表预审工作[J].沙漠与绿洲气象,2009(S1):99-100.

浅析电子文件的管理 篇11

关键词：电子文件；证据效力；管理

中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02

一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?

电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。

对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。

电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。

法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。

二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?

我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。

传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。

各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。

“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?

当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。

三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?

非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。

因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。

传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。

四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?

证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一

套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?

从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。

1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。

2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。

电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。

值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。

怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。

文件控制管理 篇12

1 修改连接属性

如上文所言，一旦打开文件，就要遵循属性规定的规则对文件进行使用，但是这无异限制了使用的灵活性，因而在文件打开后，连接属性的可以被修改以适应不同的情况，属性的修改分为三个步骤：

1)通过系统调用fcntl()将控制变量从文件描述符复制到进程，得到表示属性的位集。

2)通过位操作对属性位集进行修改。

3)将表示属性的位集写回内核。

文件描述符的属性表示成多个二进制位，一个二进制位可以代表一个属性，通过将相应的二进制位置1或者置0可以打开或者关闭一个属性，属性位组合成一个位集，位集又被表示成一个整数，系统调用fcntl()可以读取以整数形式出现的属性位集，也可以将修改过的位集写回内核，以此来改变文件的打开方式，系统调用fcntl的原型如下：

参数fd是需控制的文件描述符，cmd是需进行的操作，arg是操作的参数，lock是锁信息。Cmd的取值不同，系统调用所做的动作也不同，cmd可以取下列值：

F_SETFL用参数arg的值设置文件状态标志。参数中文件存取方式(O_RDONLY,O_WRONLY,O_RDWR)和文件创建标志(i.e.,O_CREAT,O_EXCL,O_NOCTTY,O_TRUNC)会被忽略。在Linux中能修改的标志位只有O_APPEND,O_ASYNC,O_DIRECT,O_NOATIME和O_NONBLOCK。

F_GETLK,F_SETLK和F_SETLKW用来获得,释放和测试已经存在的记录锁定。

系统内核已经为不同属性定义了相应的标志位，定义在头文件fcntl.h中，对于取出的文件描述符的属性可以与文件状态标志进行逻辑或操作来对属性进行修改，标志位及功能如表1所示。

2 缓冲控制

2.1 问题描述

缓冲是用来解决不同设备间速度不匹配的问题。磁盘读写速度较慢，CPU和内存的速度较快，如果没有缓存，就可能会造成CPU和内存等待磁盘IO完成的情况，影响系统效率，引入缓存后，write系统调用可以只需要将输出数据交给内核缓存，就可以返回，内核缓存数据积累到一定程度后会启动I/O操作，将数据写回磁盘，但是也可能会出现write系统调用已经成功返回，但是缓存中的数据在写回磁盘时出现问题，造成数据丢失的情况，可以通过修改文件的使用方式来避免这种情况的出现，即可以修改磁盘文件的连接属性来决定打开或关闭缓冲。

2.2 核心代码

2.3 代码分析

首先fcntl系统调用使用两参数的形式，int fcntl(int fd,int cmd)，参数cmd设置为F_GETFL，得到当前的属性位集(被表示成整数)，使用整形变量s存放属性位集。

对于得到的位集s，将s与标志O_SYNC进行逻辑或操作，将相应的属性位置1，打开属性。O_SYNC标志告诉内核，对write的调用仅能在数据写入实际的硬件时才能返回，而不是在数据复制到内核缓冲时就执行默认的返回操作。

最后使用fcntl系统调用的三地址形式，int fcntl(int fd,int cmd,struct flock*lock)，将cmd设置为F_SETFL，将修改过的属性位集s作为第三个参数，把修改过的属性设置写回内核。

这样就完成了对打开的磁盘文件的缓冲的设置，但是如果没有充分的理由，建议不要关闭缓冲。

3 自动添加模式

3.1 问题描述

自动添加模式对于多个进程同时写入文件时很有帮助，以日志文件wtmp为例，wtmp保存所有用户的登录和退出的记录。当一个用户登录时，程序login在文件wtmp文件末尾追加一条登录记录。当一个用户退出时，系统在wtmp文件末尾追加一条退出的记录。多个进程对同一个共享文件的操作实际包含两个独立的步骤，lseek和write,但是系统不能保证进程能一次性完成这两个步骤，如图2所示。

如果两个用户按照如下的步骤进行登陆;

时间1——进程B的登陆进程定位到文件的末尾

时间2——B的时间片用完，A的登陆进程定位文件的末尾

时间3——A的时间片用完，B的登陆进程写入记录

时间4——B的时间片用完，A的登陆进程写入记录

此时，A的登陆进程写入的记录覆盖了B的记录，B的登陆记录丢失。

此种情况的产生源于进程之间的竞争，同样是上述两个进程，不同的执行顺序可能会有不同的结果，可能A的登陆记录丢失，可能B的登陆记录丢失，也可能都不丢失。

竞争是系统编程面临的重要问题，可以有很多种方法避免竞争，如使用信号量。但在本例所示的情况下，内核提供了一个简单的解决方法：自动添加模式，即对文件连接打开O_APPEND属性，当磁盘文件连接的O_APPEND属性被开启后，每个对该文件的write系统调用将会自动调用lseek将内容添加到文件的末尾。

3.2 示例代码

3.3 代码分析

本例和上一个例子一样，对连接属性的修改遵循三个步骤：

首先fcntl系统调用使用两参数的形式，得到当前的属性位集，使用整形变量s存放。

对于得到的位集s，将s与标志O_APPEND进行逻辑或操作，将相应的属性打开。

最后使用fcntl系统调用的三地址形式，把修改过的属性设置写回内核。

本例中使用到操作系统中一个非常重要的内容：原子操作，原子操作的特点是执行时不会被中断。原子操作可以解决竞争带来的错误问题，对lseek和write的调用是独立的系统调用，内核可以随时打断进程，从而使得操作被中断。当O_APPEND被置位，内核将lseek和write组合成一个原子操作，被连接成一个不可分的单元，由于原子操作执行时不会被中断，因而可以保证登陆信息的准确写入。

4 结束语

文件系统是操作系统的重要组成部分，对文件的打开和使用需要按照规定的方式，但是为了系统的灵活性考虑，文件的使用方式是可以修改的，Linux系统提供的fcntl系统调用使得用户可以在程序中方便的改变文件的使用方式，本文仅针对两种特定的应用描述了连接控制的一般方法，Linux系统针对连接属性提供了丰富的标志，而且可以同时使用多个标志，通过不同标志间的组合，进一步扩展文件使用的灵活性。

参考文献

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