文件数字化管理

文件数字化管理（共7篇）

文件数字化管理 篇1

摘要：工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。重点介绍与各参建单位在建设工程中发生的监理文件、施工文件、设计文件等工程往来文件的管理。为确保往来工程文件的齐全、完整、规范,河源电厂档案室制定了往来工程文件流转程序,处理及时准确,强化跟踪管理,加强过程控制,基本实现了往来工程文件的数字化管理。

关键词：往来工程,文件,数字化管理

0引言

工程档案管理是企业科学管理的基础;是生产运行的基础和保证;是企业生产管理、经营决策等的重要依据。深能合和电力(河源)有限公司领导非常重视工程档案的管理工作,从工程建设开始,便根据机组“创一流、争鲁班”的总体目标,对档案室的建设和管理提出了明确的要求,即档案室建设高起点、高标准、上规模、上档次,档案管理要规范化、标准化、科学化,争创国家一级,明确指示把档案室建成对外宣传的窗口。在公司领导的直接关怀和指导下,成立了综合档案室,建立了档案管理网络,档案实行集中统一管理,档案室以实现档案管理规范化、信息化、现代化为契机,以服务河源电厂工程基建为重点,以服务于机组投产后的生产营运为宗旨,全面负责工程文件的管理。

1建章建制,规范管理

档案室下发了《河源电厂建设项目档案归档管理细则》《竣工档案编制模式》《工程文件管理程序》《工程档案管理考核规定》、“工程文件标准表格库”等制度和文件,做到凡事有章可循,凡事有据可查,为广大施工技术人员和档案管理员提供了切实可行的操作办法,往来工程文件从编写要求、编号规则、排版格式、签署意见等各方面都严格要求,凡不符合要求的文件均退回重办,确保工程文件符合档案管理的功能要求,形成的往来工程文件规范、整齐、美观,每个单位工程结束,形成的文件也收集齐全,立即预归档,开始单位工程的竣工档案审核,真正做到了工程文件随到随归,单位工程结束竣工档案也同时达到移交的要求。

2实行集中管理,重视文件收集

电力工程基建周期长,专业性强,参建单位多,各参建单位与业主之间往来文件数量巨大,文件流转频繁,跟踪困难,容易造成丢失,造成文件不能齐全完整的归档。由此公司明确规定档案室为所有往来工程文件的唯一窗口,集中统一管理往来工程文件。要求业主各部门和参建单位的所有文件均需送档案室,由档案室接收、登记、分发、归档。为保障文件流转及时、顺畅,档案室要求各参建单位和业主内部各部门均固定人员到业主档案室取送文件,每天至少2次,急件随叫随到,不得延误,防止影响工程的建设。各单位各部门收到往来工程文件后,作好登记和整理,加强文件的收集,保证往来工程文件的齐全、完整,为整理竣工档案打下坚实的基础。

3加强过程控制,基本实现数字化管理

往来工程文件会签涉及的单位和部门多、牵涉面广,传统纸质手工会签工作量大,流转时间长,文件跟踪困难,容易造成文件丢失,造成文件不能齐全完整的归档。我公司在河源电厂的基建过程中采用了MIS系统,处理往来工程文件方便快捷,运用MIS系统和传统方法并行,做好往来工程文件跟踪、控制、管理工作。

3.1往来工程文件的管理流程

往来工程文件从起草到会签关闭,期间的流转过程是个复杂而繁锁的事情,管理不善往往会造成文件丢失,往来工程文件按是否需会签的流程管理大致分三类。

3.1.1采用人工会签文件的流程

个别参建单位未安装河源电厂基建MIS系统,承建零星工程或附属小项目,在工程中产生的往来工程文件会签采用传统办法,即由发文单位资料员将往来工程文件原件送达主送单位资料员,主送单位资料员提交本单位或部门技术负责人批处后,该单位资料员再转交下一相关单位资料员,依此类推,直到往来工程文件处理完毕,由最后一个批处单位的资料员将关闭的文件送交业主档案室,档案室在复印件上盖“广东河源电厂2×600 MW工程往来工程文件分发章”,按分发方案发放,同时将原件扫描成电子文件,上传到MIS系统里,原件存档。

3.1.2在MIS上会签文件的流程

1)若参建单位安装了基建MIS软件,则根据往来工程文件会签流转程序在计算机MIS系统里处理文件。具体操作流程是:提报单位将需要会签的往来工程文件在MIS上起草,经本单位领导电子签发后按各类型往来工程文件的签审流程逐级电子会签,直至审核完毕、关闭,关闭的电子文件贮存在MIS服务器上。查找、督办、跟踪、利用方便快捷,提高信息共享。

2)根据档案管理要求,MIS上会签的电子文件还需打印成纸质文件才能归档保存,因此要求起草文件的责任单位在MIS系统电子会签完毕后2周内,将电子文件打印成纸质版文件(一般要求打印4份),补办手签确认手续,然后交业主档案室,档案室按相应的发放程序下发各相关单位和部门,同时档案室将其原件归档。

3.1.3不需会签的往来工程文件管理

合同、协议、招投标书及不需会签的其它往来工程文件,由文件形成单位或部门移交档案室,档案室办理接收、登记、发放手续,并将文件扫描成电子版后上传至MIS系统,同时将文件资料原件归档。

3.2往来工程文件的跟踪控制

往来工程文件处理要及时,加强文件的催办和督办、跟踪与控制。我公司规定各单位和部门的资料员收到文件后在文件跟踪台帐上立即登记,马上开始传递,最长不超过1 h。专业工程师和技术负责人接到文件后必须在1 d内处理完。每份往来工程文件从起草到所有相关单位会签完毕不得超过3 d。要求专业工程师和技术负责人填写意见应规范,审核签字要迅速。资料员传递和跟踪文件要负责,建立跟踪台帐对相关签审人员进行催办、督办、收回,防止文件在会签过程中遗失,并将会签完关闭的往来工程文件交档案室,档案室按分发程序处理。截止2009年10月30日,处理往来工程文件约43.8万件次。如此巨大的工作量,复杂又繁琐,几十万份工程文件在流转中没有出现差错,没有影响工程的进展,确保了工程资料的完备,凡移交到档案室的工程文件至今没有错档漏档的现象,为以后机组的生产、检修、技改等提供服务利用打下了坚实的基础。

3.3往来工程文件数字化管理

1)在河源电厂工程建设中,对往来工程文件采用现代化管理手段,成功运用基建MIS系统处理往来工程文件,大大提高了往来工程文件流转速度,减少了专业工程师的文件签审工作量,原来需在纸质文件上手签4份意见,现只需在电脑上签审1份,(但因归档需要而打印的4份电子文件还需补签名),减少了重复,降低了功耗。减轻了资料员的工作负担,降低了资料员跟踪文件的困难,减少了疏漏,提高了管理效率。

2)传统纸质文件会签时专业工程师习惯将所签审的往来工程文件留1份在自己手里,方便自己查阅。现在文件签审完后均存贮在MIS里,专工可以在MIS上查找自己处理的文件和相关专业的所有文件,既避免了纸张浪费,又避免了文件遗漏,查阅又十分方便。

3)广泛推广往来工程文件的数字化,即使不能通过MIS系统签审流转,也要将这些文件扫描上传到MIS系统,由此,河源电厂的工程往来文件基本实现了数字化。

4结语

通过2台机组的建设实践,我们基本实现了往来工程文件管理规范、资料齐全、利用便捷,为竣工档案的整理和机组达标创优奠定了基础,为公司基建、生产、经营和发展提供了积极有效的利用服务。

文件数字化管理 篇2

使用手册

手册版本：1.3

上海励铖软件有限公司1

编制

审 图 篇第一部分

一、施工图审查必读说明

1.系统分网页端与客户端，网页端和客户端的功能区别 a.网页端主要是对单位、人员及项目基本信息进行管理，网页端是通过沈阳勘察设计信息网登录。

b.客户端主要是对勘察设计文件上传、意见回复，建设单位的图纸送审、意见签收及审查机构对勘察设计文件签收及审查。2.下载必要文档

从平台主页面下载必要文档，如下图：

必要文档包含下列文件：

a.使用手册，即《沈阳市数字化审图系统使用手册》 b.各类合同，包括勘察、设计审查等合同相关文档 c.建设工程勘察设计项目委托书 d.工程勘察外业见证报告

e.工程勘察外业实物工作量见证验收一览表 f.岩土工程勘察任务书 g.原始记录承诺书 h.绿色建筑相关文档 3.安装客户端

从平台主页面下载客户端程序，如下图：

根据使用电脑的系统情况选择32位版本或者64位版本的客户端，目前客户端版本支持Windows7 SP1及以上版本的操作系统（Windows XP系统不支持），同时需要安装微软的VC运行时补丁，同样在此页面的资源分类下下载，如图：

注意事项：请同步更新最新的Windows的系统补丁，由于软件需要显卡的图形加速，请务必正确安装电脑的显卡驱动程序（此驱动程序可以通过安装“驱动精灵”或“驱动人生”来同步更新，具体可百度“驱动精灵”或“驱动人生”），否则可能出现信息显示不全，鼠标无法操作等问题。

二、建设项目报建

1.登录系统

a.建设单位平台管理员在网页端填写“账号”和“密码”，点击“登入”按钮，如下图：

2.项目报建

a.由建设单位平台信息管理员选择“项目管理”下的“项目工程”，如下图：

点击右侧上部的“新增项目”按钮，弹出如下窗口：

此界面上分为6个标签栏，分别为“项目信息”、“子项信息”、“房建项目附件”、“市政项目附件”、“勘察设计合同”和“其他信息”。

b.首先根据实际情况，在“项目信息”标签下依次填写“项目名称”、“项目代码（多规合一）”、“规划许可证”、选择“项目区域”（根据沈阳市区县进行划分）、“项目详细地址”（地址：沈阳市+区+街/道+号），选择“项目负责人”、“投资估算”，选择“工程类型（使用功能）”、“工程等级”、“工程类型（自然属性）”、“结构形式”、“工程性质”、“资金来源”、“勘察招标方式”、“设计招标方 式”，选择“是否超限项目”、“是否进行了超限专项审查”、“是否是超标准、规范设计”、“是否进行专项审查”、“是否进行装配式设计”，填写“装配率(%)”，选择“是否含人防工程”、“是否含工艺设计”、“是否有绿色建筑设计”、“绿色建筑设计标识星级”、“是否是保障性住房”、“勘察单位”、“勘察劳务单位”、“设计单位”，“审查机构”与“外业单位”据情况进行抽取，但市政项目的审查机构自选，将在后面介绍。

c.点击标签“子项信息”，根据实际情况，准备添加子项，如下图：

点击“添加子项”，弹出如下界面（子项类型不一样，界面稍有差别）：

根据项目实际子项进行选择“子项类型”，填写“名称”，选择“结构形式”，填写“建筑高度（最高）”、“地上层数（最大）”、“地下层数（最大）”，“地上建筑面积”、“地下建筑面积”，“总建筑面积”（自动生成），点击“确定”后完成此子项的信息录入，依次根据实际情况，填写多个子项信息。

d.点击标签“房屋附件”，准备上传相关附件（附件如果为扫描件，请上传图片格式png、jpg、bmp、gif，如果是文档类型，特别是需要数字签章的文件，请上传pdf格式），如下图：

点击对应的文件类型右侧的“添加”，选择上传“建筑扩初设计方案审定通知书”和“建设工程规划许可证（含通知书）”。e.同样的方法在“市政附件”、“勘察设计合同”、“其他信息”中上传相应的附件，注意附件如果为扫描件，请上传图片格式png、jpg、bmp、gif，如果是文档类型，特别是需要数字签章的文件，请上传pdf格式。f.所有信息录入完成后，点击“保存并关闭”。

g.当确定信息无误以后，点击“项目管理”下的“新项目审核”，如下图：

点击“提交申请”，将把这些信息提交到建设行政主管部门进行审核。

h.当建设行政主管部门审核通过以后进行下面的审图机构和外业单位抽取。

i.点击选择“单位抽取”下的“审查机构抽取”，如下图：

点击对应项目的“抽取”按钮，如下图：

点击“参与抽取的单位”右侧的“抽取”按钮进行审查机构的随机抽取，如下图：

点击下方的“抽取并选定”按钮，如下图：

选择抽取到的审查机构，点击“确定”按钮，审查机构的抽取就结束了。

同样的方法在“单位抽取”下的“外业单位抽取”中抽取外业单位。特别注意：

如果报建项目已经通过主管部门的审核，但又需要进行修改，可以点击该项目右侧操作栏中的“申请信息修改”按钮，然后填写必要的说明，系统会将该申请提交至主管部门进行审核，审核 通过之后则可以进行该项目信息的重新编辑。信息编辑完成之后，点击提交申请，主管部门对该申请进行审核。

注意事项:审查机构与外业单位抽取在项目信息通过建设行政主管部门审核后进行。市政项目审查机构不需要抽取（自行选定），但外业单位需要抽取。3.项目信息的修改

建设单位在已经通过审核并且抽取了审图机构、外业单位的项目中需要修改项目信息（主要指后期上传规划许可证）或发现错误信息需要修改等，可以在网页端中的“项目管理”下的“项目工程”中找到相应的项目，点击右侧操作栏中的“申请信息修改”按钮，如下图：

点击“申请信息修改”按钮之后会出现下图所示的对话框：

填写相应的申请理由之后，点击“确定”按钮，系统会将该申请提交到主管部门，由主管部门进行审核，审核通过之后，该项目右侧的操作栏中的按钮会发生改变，如下图所示：

点击“编辑信息”之后，会出现下图所示： 信息修改完成之后，点击“提交申请”，系统会将该申请提交到主管部门，由主管部门进行审核，审核通过之后，该项目信息则修改成功。

三、完善项目信息

1.勘察单位完善信息

a.勘察单位平台信息管理员网络端登录后，点击“项目管理”下的“项目工程”，如下图：

点击对应项目的“完善信息按钮”，弹出界面如下：依次选择“单位资质”（与项目相关资质）、“选择子项”，根据实际情况选择相关项目人员，填选完成后，点击“保存并关闭”，勘察单位工作完毕。2.设计单位完善信息

a.设计单位平台信息管理员网络端登录后，点击“项目管理”下的“项目工程”，如下图：

点击对应项目的“完善信息按钮”，弹出界面如下：依次选择“单位资质”（与项目相关资质）、“选择子项”，根据实际情况选择相关项目人员，填选完成后，点击“保存并关闭”，设计单位工作完毕。3.审查机构完善信息

a.抽取选中的审查机构技术负责人登录网页端后，点击“项目管理”下的“项目工程”，如下图：

点击对应项目的“完善审图合同”按钮，弹出界面如下：

依次填写“合同金额（元）”、选择上传“建筑工程施工图文件审查合同”、“现场将图附件”、“绿建审查附件”，填选完成后，点击“确定”。当所有信息无误后，可点击“提交至建委”，如下图：

主管部门审核通过或不通过，都会通过短信提示建设单位和审图机构。注意事项：

1．主管部门审核通过以后，建设单位才可以在客户端签收勘察设计送审的图纸。

2．此处的“现场讲图附件”也可以在审查机构审核通过后，申请备案号前补传。

3．勘察单位完善信息、设计单位完善信息必须在建设单位新建出证项目之前进行。

4．审查机构完善信息(审查合同)必须在初次审查时候建设送审图纸之前进行。

文件数字化管理 篇3

关键词：数字档案,PDF,信息隐藏

传统的以纸质文件为主的档案因为管理不方便、传播范围较窄、资源利用水平较低, 难以满足人们对档案资源利用的要求。为了提高档案资源利用水平, 人们将其转换为数字文件。但随着数字文件不断增加, 数字档案的标准化问题和保密问题显得十分突出。例如, 用于文本处理的DOC、WPS等格式, 用于图像处理的TIFF、BMP等格式, 以及地理信息系统 (GIS) 等专业文件格式在网络上传输时, 查阅这些文件要有相应的计算机硬、软件环境, 包括操作系统、应用程序等, 不仅繁琐, 而且这些软件本身也缺乏在电子档案查阅中所必需的加注、加密、电子签名等功能, 这些限制了数字档案在网络上的交流。而Adobe Acrobat软件可将文件的文字、字型、格式、颜色及图形等版面特性完整地包装为一个PDF文件, 而且可以进行信息加密。因其使用免费、创建和转化操作简单方便、易于安全防护, 所以PDF文件格式是档案数字化的一种很理想的途径。

一、PDF文件的创建

目前的档案管理中, 传统的纸质档案与数字化档案并存, 这两种不同类型的档案, 可以利用不同的工具很便捷地将它们转换为PDF文件。

1. 将纸质文件和图档创建为PDF文件。

如果要将传统的纸质文件和图档转换成PDF格式的电子文档, 必须先经过扫描处理, 并通过识别软件进行文字或图形识别后形成某种格式的电子文档, 然后再创建PDF文件。Acrobat中包含了Acrobat Capture组件——将纸张扫描并做文字识别 (OCR) , 并将其转化为PDF的工具。另外, 国内还有不少较成熟的使用扫描仪输入文件的中文识别软件可供选用。

2. 将各类应用软件生成的电子文档转化为PDF文件。

方法一:安装Acrobat后, 计算机的打印机列表中增加了一个选项PDF writer;利用它可以将任何应用程序产生的文件转换为PDF文件, 具体操作是在使用的应用程序中选择文件打印, 在打印机名称菜单中选取“Acrobat PDF writer”, 为当前文件命名、保存, 该文件的PDF就会自动生成。方法二:由应用程序先将打印内容发排到PS文件, 然后利用AcrobatDistiller (Acrobat中将Post Script文件转化为PDF的工具组件) 将PS文件转换成PDF文件。方法一操作更简便, 相当于从应用程序直接生成PDF文件, 容易为用户接受;而方法二多了一个中转环节, 但因PS具有高精度的描述复杂版面的能力, 所以从PS文件生成的PDF文件质量更好、精度更高。

Adobe Acrobat Reader是免费软件, 利用它创建和转换PDF文件很方便, 所以低成本、方便易用的PDF格式是档案数字化很好的选择。

二、PDF文件的主要特点及其在档案管理中的应用

1. 真实性, 适用于原始记录。

PDF是一种“文本图像”的电子文档格式, Adobe Post Script语言的成像模型使PDF的显示是根据PDF页面描述指令在指定区域绘制页面, 不受硬、软件平台和设计分辨率的限制。PDF是独立于软硬件的文件代表, 已成为跨平台的通用格式。用户在不同语言、不同的操作系统、不同的硬件平台上查阅、导览和打印PDF文件, 看到的PDF文件的版式和内容都与原文件的版面情况完全一致。

档案的本质属性就是真实性。PDF格式能保留原始文件包括字符、字体、版式和色彩等版面描述的所有完整信息, 能够准确地再现原始文件的真实面貌, 使档案的“真实记录并反映历史”的特征在网络状态下得到了保留。档案的“凭证”作用在网络状态下能够更好地发挥, 可以在一定程度上解决某些电子文件不能发挥档案的法律效应的问题。

2. 安全可控性, 适用于文件的加密和控制。

电子档案在网络环境下存在非法访问、信息泄露、发送/递交否认、非法修改等安全性隐患, 而PDF文件通过自动施加保密特性、设定密码控制敏感信息的可访问性和防止PDF文件被改动或打印、使用电子签名工具等手段, 使一直困扰着人们的网络状态下档案管理中的安全性问题能得到较好的解决。

PDF支持各种不同级别的安全性控制, 通过对文件阅读、打印、修改等权限的加密设置, 能够控制敏感信息的可访问性和防止PDF文件被改动或打印。而电子签名工具可使重要的审阅者能够在PDF文件上用电子化方式签名进行确认。这样就能够较好地解决网络应用状态下电子档案管理所遇到的问题。

3. 支持多种压缩和编码, 适用于网络传送和查阅。

PDF支持多种压缩、编码方式, 源文件转换为PDF文件后往往体积更小, 更适于在网络环境下传送;PDF通过加入书签、web链接, 以及提供一整套注解工具, 使阅览者能更轻松地浏览和批阅文档, 并添加必要的文档控制, 提高阅览的效率。PDF文件对文字、图像有着极好的压缩, 形成的PDF文件尺寸很小, 非常适宜网上传输或通过电子邮件快速发送;PDF文件浏览不受操作系统、网络环境、应用程序版本、字体等的限制, 打破了获取档案的时空、地域和硬、软件平台的限制;PDF还提供了打印、加注、查询等工具, 使文档批阅方式更加灵活、方便、快捷。这些都适应了档案资源信息量大、种类多、查阅难的特点。

三、基于PDF的数字文档的信息隐藏技术开发

密码学和信息隐藏学是信息安全领域的两个重要分支, 人们常常认为数据信息加密后传输能有效保护信息。其实, 加密后的数据更容易引起攻击者的好奇, 而加大破解的可能性。于是人们尝试将秘密信息隐藏于数据文件进行传输, 隐藏信息是有别于加密信息的一种有效的安全策略。数字水印则是信息隐藏技术研究领域的重要分支, 这也是如今多媒体信息安全研究领域的热点。该技术通过在原始数据中嵌入秘密信息———水印来证实该数据的所有权。这种被嵌入的水印可以是一段文字、标识、序列号等。水印通常是不可察的, 它与原始数据如图像、音频、视频数据紧密结合并隐藏其中, 成为源数据不可分离的一部分。

当前用于图像、视频方面的水印嵌入方法很多, 并且很多方面都是比较有效的, 而以正文为主的电子文档一般都具有比较规则的结构, 如字、行和段落位图化后的文档灰度等级很少, 近似于二值图像, 使得大量适用于数字图像的水印算法难以运用到文档水印系统中。所以, 目前大多数相关的研究和文献都是与图像、视频、音频的保护相关的, 用于电子文档方面的数字水印研究相对较少。基于PDF的电子文档数字水印在档案信息防护开发上有着广阔的应用前景, 当前主要有以下方法:

1. 基于文本格式的隐藏。

上世纪末, Brassil等就提出通过修改文档行间距或字间距, 将水印信息嵌入到文档中。水印检测时将文档作为图像扫描输入, 从得到的数字图像中提取水印信息[1], 但是该算法每页文档水印信息的嵌入量较少, 只适用于打印文档的版权保护。后来, 这类算法得到了深入研究, 主要是对PDF文档的各种间距微调、相似字体、相近颜色或亮度等进行信息隐藏[2,3], 因为其格式统计特征明显, 很容易被破解者注意, 加之容量较小, 故而隐蔽性较弱。

2. 基于语法或语义等文本内容的隐藏。

这类隐藏算法的提出, 解决了对格式的依赖性。其载体主要是以句子为单位的自然语言[4], 但其很难形成结构、意义连贯的段落或章节, 隐蔽效果较差。基于语义的信息隐藏能抵抗去格式攻击和文本转换攻击, 但因为它是通过同义词替换、句型变换、标点处理等实现信息隐藏[3], 所以容量受到载体的同义词、句型及标点限制, 较难实现大容量的信息隐藏。

3. 基于格式化文本的隐藏。

通过分析格式化文件PDF文档的数据结构, 将秘密信息预处理后伪装成合法PDF对象的形式, 以文件流的操作方式嵌入到载体文件中, 并满足嵌入的信息不影响文件在阅读器、编辑器与打印机的输出[5]。该算法实现了线性化PDF文档的信息隐藏与检测, 具有较大的信息隐藏容量、很快的隐藏与检测速度及依赖于加密算法和密钥的安全性。

基于PDF的电子文档信息防护技术是一个较新的领域, 由于文件的特殊性, 在嵌入水印的方法上还存在一定的难度。文本水印算法在基于文本格式、结构、语义、语法等方面的研究取得了一定的进展, 但是各种水印算法本身还存在许多需要完善的地方。该领域的研究趋势是在文档水印技术中充分利用文本处理工具, 改进各种算法以增加信息嵌入容量、增强不可见性等。

参考文献

[1]Brassil J T, Low S, Maxemchuk N F.Copyright Protection for the Electronic Distribution of Text Documents[J].Proceedings of the IEEE, 1999, 87 (7) :1181-1196.

[2]张静, 张春田.用于PDF文档认证的数字水印算法[J].天津大学学报, 2003, 36 (2) :215-219.

[3]白剑, 等.利用文本载体的信息隐藏算法研究[J].计算机应用研究, 2004, 21 (12) :147-148.

[4]曹卫兵, 等.基于文本的信息隐藏技术[J].计算机应用研究, 2003, 20 (10) :39-41.

管理文件与文件夹教案 篇4

教学目标：

1、熟悉文件与文件夹基本概念；

2、掌握文件/文件夹的复制、移动、删除、还原操作方法。教学重点：

1、熟悉文件与文件夹的概念；

2、掌握文件/文件夹的复制、移动等常见操作的方法。

教学难点：

1、复制与移动内在区别；

2、回收站的使用。教学方法：演示法、任务驱动法 教具准备：多媒体课件，教师机 课时安排：1课时

教学过程：

导入：计算机中的数据通过文件的形式来表现，文件夹可以将这些文件分类保存起来。掌握文件/文件夹的操作是进一步学习计算机应用的必要条件。

一、基本概念

1、文件：

文件是存储在磁盘上一组相关信息的集合；是计算机组织管理信息的方式，任何信息都是以文件的形式存储在磁盘上的。

2、文件名：

是存取信息的标志，文件名的长度最长可达256个字符，每个文件、文件夹除有一个名称外，还有一个形象化的图标。

文件的名可以由汉字、字母、数字等构成。文件名中不能出现的字符有：“ /

: * ? “ < >

| ”。

文件名=主文件名+扩展名

3、文件夹：

文件夹代表文件的目录。也可把文件夹看成是文件或其它文件夹的容器。

根据需要，可以将文件放在文件夹中，在文件夹中，可以有文件和文件夹，但在同一个文件夹中不能有同名同姓的文件或同名的文件夹。

二、文件/文件夹的复制、移动（剪切）

1、菜单法(“编辑”菜单)

2、右键操作法

注重讲出复制与移动的区别。

三、文件/文件夹的删除、恢复

1、菜单法(“文件”菜单)

2、右键操作法

3、快捷键法（“Delete” 键，删到回收站，“Shift+ Delete”键，则执行彻底删除）。提示学生要谨慎执行彻底删除操作，同时要养成不删除他人文件的美德。

四、上机活动安排

1、在桌面上创建以自己名字命名的文件夹。

2、将桌面上“信息技术”文件夹中的“图片”文件夹复制到自己文件夹中。

3、将桌面上“信息技术”文件夹中的 “音乐”文件夹移动（剪切）到自己文件夹中。

4、将图片文件夹中的“漫画”文件夹删除。

5、利用回收站将已删除的文件进行还原。

五、小结

本节课主要学习了以下知识点：

1、文件与文件夹的基本概念

2、文件/文件夹的复制、移动（剪切）

文件数字化管理 篇5

关键词：数字档案馆,电子文件中心,差异

在我国档案事业的发展过程中,档案信息化建设既是一项重要内容,也是长期以来档案工作的发展趋势,做好档案信息化建设,不仅能实现信息的社会化共享,对档案工作自身而言,也能进一步彰显其社会意义。数字档案馆与电子文件中心是档案信息化建设中的重要内容,也是档案信息化中关系密切的两个事物,很多地区已运用相关技术开始进行实际建设,并取得了一定成果。但数字档案馆与电子文件中心的关系却一直是一个问题,尽管部分学者已对其进行探讨,却没有产生实质影响,两者关系仍然模糊不清,实际建设也受到影响,因此明确数字档案馆和电子文件中心的关系十分重要,这涉及两者建设方向的问题。在确立关系的过程中,找出差异又是至关重要的一步,只有看到两者的不同之处,才能准确定性,合理定位。

一、数字档案馆与电子文件中心概念差异

理论是对特定生活领域相关观察的特定解释,其借助概念来解释所观察到的现象,而概念是建构理论的基本单位[1]45。因此,概念的把握对研究事物至关重要,数字档案馆和电子文件中心的差异首先表现在它们的概念上。

1.数字档案馆。学界对数字档案馆尚未给出十分明确的定义,有关专家学者对数字档案馆属概念的界定就有如下几种:⑴空间环境说。在冯惠玲和张辑哲教授编写的《档案学概论》中,认为数字档案馆并不是一种具体的档案馆形态,将数字档案馆的实质界定为一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。⑵信息系统说。肖秋会、杨青认为,数字档案馆是一种以实体档案馆为基础,基于现代信息技术和网络技术而建设的网络档案信息系统[2]。⑶虚拟机构说。赵屹、陈晓辉认为,数字档案馆是以电子文件管理系统为主体,通过网络对电子文件等数字化档案信息实现管理与服务的虚拟档案机构[3]。⑷信息中心说。方燕认为,数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统,是档案信息组织模式,代表的是一种信息环境和基础设施构建,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心[4]。⑸信息仓库说。傅荣校认为,数字档案馆是一个电子化信息的仓库,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地访问它,以获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制[5]。尽管对数字档案馆的概念叙述有好多种,但综合各种观点可以发现其中的共性。数字档案馆与传统档案馆并不相同,它必须要依托网络平台,通过利用数字技术将档案机构的信息资源进行联结并提供利用。

2.电子文件中心。电子文件中心的概念具有多样性,主要也是因为对其属概念的不同理解,但与数字档案馆不同的是,对电子文件中心属概念的区分,将直接影响到它的本质含义。于英香教授从语义学的角度对电子文件中心的概念做出了较为全面的理解。她认为,电子文件中心可分解的概念有三个,“电子文件”、“文件中心”和“中心”,将这三个概念组合起来就会有两种结构,一种是电子文件的文件中心,另一种是电子文件的中心[6]。两者都以电子文件为对象,但前者的属概念为文件中心,后者的属概念为中心,文件中心是中间性、过渡性的传统文件保管机构,而中心是十分广泛的概念,它可以理解为服务性机构。因此,对于电子文件中心,可以把它理解为电子文件的中间性过渡机构,这种机构由传统文件中心发展而来,也可以把它理解为电子文件的专门管理机构,实现电子文件的在线收集、保管和存取。除了从语义学角度区分外,也有学者从文件生命周期的角度进行区分,如张照余教授将电子文件中心分为半现行电子文件中心和现行电子文件中心,前者对应过渡阶段的电子文件,后者则倾向于对正在使用的电子文件的管理[7]。以上两种角度对其概念的理解,却带来相同的对应关系,最终表述了同一层面的意思,“电子文件的文件中心”与“半现行电子文件中心”含义相同,而“电子文件的中心”与“现行电子文件中心”的含义也相同。笔者经过总结与分析,认为电子文件中心可以这样理解:电子文件中心是附属于档案馆的作为长久保存和提供利用电子文件的基地,而不是过渡性保管机构,它是一个“收管存用”的功能综合体,是数字档案馆建设的一部分。

3.概念对比分析。从数字档案馆和电子文件中心的概念中可以看出两者的差别。首先,从两者的属概念的分析中可以看出,数字档案馆涉及的范围较大,它不仅包括对数字资源的建设,还包括硬件设备、系统软件开发以及标准法规建设等等,数字档案馆需要构建的是一整个档案馆系统,并实现对数字资源的有效开发和利用,它是档案信息化建设的高级形式,需要长期发展探讨。电子文件中心虽涉及技术层面的建设,但没有数字档案馆的高要求与高标准,它更倾向于文件的收集、保管与利用,建设力度较小。其次,从两者概念解释中可以看出,数字档案馆的管理对象是经过归档鉴定后的电子档案,所保管的档案资源价值较高,保管时间较长,开发利用意义较大。但电子文件中心的管理对象是广义范围的电子文件,主要为政务活动中所产生的一系列电子文件,并且不是所有电子文件都有成为档案的可能,还需进一步鉴定审查,因此,档案与文件的区别也导致二者概念的差别。

二、数字档案馆和电子文件中心发展历程差异

探讨事物的产生背景和发展过程能从宏观的角度对事物进行解释,历史不同,本质内容也不会相同,从历史的角度看待两者差异能使理解变得更为深入。数字档案馆与电子文件中心的产生并非偶然,它们都有其各自的发展过程和趋势,从它们的发展历程入手,理清思路,可以看到二者的差异。

1.数字档案馆发展历程。档案信息化建设是我国档案事业步入21 世纪之时提出的首要发展任务,作为档案信息化建设的重要内容之一,数字档案馆项目被提上议程,深圳市档案馆率先提出了数字档案馆的建设构想,并于2000 年5 月构建了全国第一家数字档案馆,迈出了档案信息化建设的第一步。同时,青岛市也开始积极规划数字档案馆的建设,并于2003 年建成了我国第一个正式投入运行的数字档案馆。在深圳、青岛两市的带动下,杭州、天津开发区、江苏省电力公司等档案馆也相继加入到数字档案馆的建设队列中,我国数字档案馆建设由此展开。但建设之初的数字档案馆仅仅是对档案工作的计算机辅助管理,建设内容局限在馆藏档案数字化以及档案网站的设计中。经过几年的试点探索,我国于2006 年出台了档案事业的“十一五”发展规划,其中将数字档案馆建设首次纳入我国档案事业发展进程之中,并且提出了更多的建设内容,比如数字档案与社会化服务工程、建立电子档案接收机制以及完善各类数据库建设等等。但这一期间的数字档案馆建设与最终目标的达成还是有相当长一段距离,为此,我国档案局于2010 年发布了《数字档案馆建设指南》,明确了建设目标和具体内容,为今后数字档案馆建设提供了框架与步骤。近几年来,我国信息化进展十分迅速,云计算、大数据等各项技术层出不穷,数字档案馆建设处于崭新的环境之中,新的发展形势对数字档案馆提出了各种挑战,我国数字档案馆建设不断完善的同时也将向着更加智能化的方向发展。

2.电子文件中心发展历程。与数字档案馆类似,电子文件中心也是档案信息化建设的重要内容。2004 年12 月,常州市电子文件中心在市档案局正式挂牌并开通运行,成为我国首家市级电子文件中心。常州市电子文件中心主要收集市政府部门在电子政务平台上形成的各类电子文件,确保各单位形成的电子文件随时形成、随时收集、随时发布利用。2005 年12 月,安徽启动省级电子文件中心建设项目,与常州电子文件中心不同的是,安徽省电子文件中心旨在探求电子文件的长期保存与利用,而不仅仅是现行政府文件的发布与利用。2007 年4 月,国家档案局召开的全国电子文件中心建设经验交流会标志着我国电子文件中心的建设进入高潮,各地电子文件中心的建设都有了一定的进展。近几年来,我国进一步加强“透明政府”的建设,随着《政府信息公开条例》的颁布,信息公开成为档案部门建设的重点内容,而电子文件中心也迎合了这一趋势,档案部门将其纳入公共档案馆的建设内容之中,使之成为档案馆的一部分,并为电子政务而服务。

3.发展历程对比分析。首先,两者形成的出发点不同。数字档案馆与电子文件中心虽然都是信息化时代背景下的产物,但数字档案馆产生的时间较早,其产生的用途是为档案工作服务,虽然初级阶段的数字档案馆功能单一,没有起到应有的作用,但它的针对性较强,不管是馆藏档案的数字化,还是档案网站的建设,都是围绕档案资源而开展,尽可能实现存取档案的数字化;而电子文件中心却与之不同,它最初是建立在电子政务环境下的一个应用系统,与办公自动化系统相互衔接,起初电子文件中心的出发点在于处理政府工作中电子文件的传输、保存、发布与查询,它针对的是政府工作的现行文件,而不是馆藏档案资源,电子文件中心更像是现行文件的利用中心,并不具备电子文件的长久保存功能。

其次,两者建设现状不同。由于数字档案馆建设所需要的技术条件、经济条件以及法律条件还有所欠缺,我国很少有地方已建设成相对完善的数字档案馆,并且我国数字档案馆建设的独立性较强,其建设仅在档案系统内开展,很少与其他机构进行合作,因此数字档案馆的建设速度较为缓慢,各地数字档案馆建设发展不平衡;我国电子文件中心受电子政务和政府信息公开的影响较大,因此它并不是一个独立的实体机构,而是挂靠于政府的电子政务网络平台,多方合作开发,现已成为政府与档案部门之间的过渡性机构,对政府部门形成的电子文件及时接收保管,并提供利用。我国电子文件中心正在探寻电子文件的长期保管模式,由于目前数字档案馆建设的长久性,电子文件中心更像是数字档案馆建设的前期模式,是数字档案馆发展的一个阶段,也是对数字档案馆功能的重要补充。

三、数字档案馆与电子文件中心的建设趋势差异

目前我国数字档案馆与电子文件中心都有了一定的发展,取得了不小的进步,但也存在着一些问题,比如各地数字档案馆与电子文件中心发展进度不一,采取的标准不同,又如由于两者角色不分,造成功能的相互重复多余等等。针对这些问题,未来数字档案馆与电子文件中心都会有各自的建设趋势,随着环境与时间的变化,二者的差异也会愈加明显。

1.功能定位不同。一方面,未来数字档案馆与电子文件中心的功能定位不同。档案信息化建设的过程中,数字档案馆和电子文件中心都扮演着十分重要的角色,对于数字档案馆和电子文件中心的定位问题,很多学者的观点并不一致。有学者认为数字档案馆和电子文件中心都是解决电子文件的管理问题,故两者应取其一;也有学者立足于现状,认为电子文件中心只是数字档案馆的前期阶段,最终是被数字档案馆吞并。针对不同的观点,展望未来的发展,笔者认为数字档案馆和电子文件中心都有存在的理由,只是二者目标和定位不一定相同,倾向性也有所差异。

数字档案馆代表了我国档案信息化建设的高级形式与长远目标,数字档案馆建设的内容多,涉及范围广,主要有基础设施建设、数字档案信息资源建设、应用系统与服务平台建设、档案网站建设、标准规范体系建设、人才队伍建设等方面[8]。目前我国数字档案馆建设由于水平的局限,仅仅是对馆藏档案进行数字化,建设各类数据库,以及对价值较高的电子文件提供保存与利用的场所,目前数字档案馆解决的是“已存档案的数字化”问题。而电子文件中心则是应对电子文件大量生成的现状,再加上政府信息公开的需求和公共档案馆的建设,电子文件中心成为当代“五位一体”档案馆的建设内容之一,它解决的是“增量档案的数字化”问题。不论现在还是将来,数字档案馆与电子文件中心都依托于实体档案馆,并且两者不会相互取代,数字档案馆未来的定位会更加倾向于管理档案馆已存在的数字档案,这部分档案包括传统档案的复制件和归档保存的电子文件,未来数字档案馆不仅是单个档案管理机构,更能实现档案资源的跨库检索与利用;而电子文件中心未来的定位会更加倾向于管理现行和半现行的电子文件,尤其是针对政府信息公开的这一趋势,电子文件中心能成为实体档案馆与电子政务系统的桥梁,不仅提供政府文件的保存与利用,更能将具有永久或长期保存价值的电子文件向档案馆归档。因此,未来数字档案馆和电子文件中心不一定相互合并或是两者取其一,信息化带来的变化非常大,传统档案馆为适应新的环境,会融合更多信息化元素,未来数字档案馆与电子文件中心的差异能给公共档案馆的建设带来契机。

2.服务范围不同。另一方面,未来数字档案馆与电子文件中心的服务范围不同。目前,我国数字档案馆和电子文件中心建设在功能上都不完善,数字档案馆侧重于面向社会服务,前端管理薄弱;电子文件中心侧重于为政府服务,长久保管功能薄弱。在未来的建设趋势中,数字档案馆在档案数字化和网站建设的基础上,将更加重视馆藏档案的开发与利用,建设数字档案馆联盟,使用户能在更广阔的平台中检索利用到已有的资源,就档案资源自身而言,数字档案馆能保护数字档案遗产,维护社会记忆,就服务对象而言,数字档案馆使社会大众能更好地利用档案。如果说数字档案馆的服务范围是整个社会大众的话,电子文件中心的服务范围更为庞大。在政府信息公开的推动下,未来电子文件中心不仅能使公众随时查询政府信息成为可能,而且在服务大众的基础上,电子文件中心也能给政府办公带来便利,政府现行公文能进行及时收集整理,属于公开范围的文件也能及时提供利用,电子文件中心提高了政府办公的效率,并且有利于“透明政府”的建设。因此,电子文件中心的服务范围除了社会大众外,还包括政府机构部门,它是承接社会与政府的窗口,影响范围十分广泛。

数字档案馆和电子文件中心给我国的档案事业带来更多的活力,使我国档案信息化建设有了更为丰富的内容。立足当前数字档案馆和电子文件中心的发展,可以看到未来二者不同的发展方向和建设趋势,从这些差异中可以反映出许多有待改进的空间,同时也看到我国档案信息化建设的无限潜力。

参考文献

[1]艾尔·巴比.社会研究方法(第十一版)[M].华夏出版社,2013.

[2]肖秋会,杨青.数字档案馆、电子文件档案馆、电子文件中心辨析[J].档案学研究,2009(2).

[3]赵屹,陈晓辉.对“数字档案馆”的简单认识[J].档案学通讯,2003(5).

[4]方燕.数字档案馆的研究与开发[J].档案学通讯,2001(5).

[5]傅荣校.关于数字档案馆的思考[J].档案学通讯,2001(5).

[6]于英香,张其林.莫使乱花迷人眼[J].浙江档案,2009(1).

[7]张照余.电子文件中心引论[J].档案学研究,2005(4).

文件数字化管理 篇6

2013年8月和11月, 国家广电总局先后颁布了调频频段数字音频广播信道标准[1]和复用标准[2], 这也标志着我国调频频段广播数字化方案以及在调频频段数字音频广播系统中各种业务开展的业务复用机制已经确定。由于受到带宽的限制, 传统的模拟调频广播只能提供单一的音频业务, 而采用了数字编码调制技术的数字音频广播在频谱利用效率上有了很大的提高, 可以在传输音频业务的同时实现低码率数据业务的传输, 这也为新型业务的产生和应用提供了可能。而且随着广播电视数字化技术的迅速发展, 人们除了对所接收到的声音的品质越来越重视之外, 对多样化服务的要求也越来越高。

调频频段数字音频广播 (FM-CDR) 技术采用了数字音频压缩编码和信道编码调制技术, 使其不仅具有能够支持高速移动接收、支持单频网等特点, 还能够在提供高音质立体声节目的同时, 进行一些数据业务的传送, 例如图片、文字信息和数据等。

GY/T 268.2-2013仅定义了在调频频段数字音频广播系统中音频业务的复用方式, 各音频业务与复用子帧的对应关系及相应的描述信息等, 而对EPG、紧急广播等未来开展的数字业务只进行了预留。本文主要讨论如何在现有调频频段数字音频广播系统中进行非实时的数据文件推送传输, 提出相关的传输协议和封装方法, 推送业务并不限制数字文件的格式, 可以是音频文件、图片、网页等格式。非实时数据文件推送方案在设计时既要考虑到与已有的复用系统兼容, 又要考虑到在用户端, 当用户开机后只要能够收到接收文件的正确信息, 无论这个信息是文件的开头还是中间部分, 都应该保存, 文件其余的部分或者不正确的部分将在同一个文件的重传中补全就可以了, 因此文件的传输应该进行分段传输和校验。

基于上述要求并参考地面数字音频广播 (DAB) 系统技术规范[3]的建议, 在调频频段数字音频广播系统中的非实时数据文件推送利用多媒体对象传输 (MOT, Multimedia Object Tranfer) 协议[4], 在相关配置和管理信息的控制下, 将文件数据打包封装, 以数据包形式传输到用户的接收终端, 实现数字节目的播放和呈现;接收终端将接收到的文件按照一定的配置管理信息自动存储在相应的文件专区中, 由用户自主选择收听或收看, 实现节目、数据的接收。

本文首先介绍了调频频段数字音频广播系统的复用机制以及非实时数据文件的推送业务如何在此复用体制中开展, 其次介绍了本文提出的一种在调频频段数字音频广播系统中应用的非实时数据文件推送的封装格式和传输协议。

1 调频频段数字音频广播复用机制及非实时数据文件推送业务的复用机制

1.1 调频频段数字音频广播的复用机制

在调频频段数据音频广播的物理层信道中向复用层提供了业务数据通道、业务描述信息通道和系统信息通道, 用于承载来自复用层的主业务数据、系统信息和业务描述信息。其中主业务数据指的是运营商开展的业务, 如音频业务和数据业务等, 在业务数据通道传输;系统信息主要包含系统的频谱模式、业务描述信息调制方式、主业务数据调制编码方式和分层调制指示等系统控制信息, 这些信息对于接收机解码是至关重要的, 在信道中的系统信息通道传输;业务描述信息主要包含了系统的网络信息表、各路节目的业务标识等信息, 主要用于传输流的物理传输网信息描述及业务中不同业务分量的标识等, 在信道中的业务描述信息通道传输。

复用部分的主要功能是将来自业务输入部分的音频业务、数据业务等按照一定的复用协议封装、排列, 除此之外, 还需要在复用部分完成系统信息和业务描述信息的配置、生成与封装。图1给出了信道传输采用均匀保护、非分层编码调制方式时, 复用帧的结构以及复用帧与信道标准中逻辑帧的关系。

控制复用帧和业务复用帧的帧结构是相同的, 都是由帧头、净荷和填充构成。控制复用帧中的净荷由各种控制信息表组成, 目前在GT/Y268.2-2013中定义了业务复用配置表和网络信息表两种控制信息表, 其中业务复用配置表主要用于定义在当前频点内的每个业务复用帧的复用子帧数和复用子帧对应的业务标识等。业务复用帧净荷由复用子帧组成, 在一个业务复用帧中可以包含多路音频流或者其他的数据业务, 每路音频节目和数据业务分别封装在不同的复用子帧中。运营商可以依据信道的传输能力和实际需要对业务进行复用配置。

目前已实现的音频编码器、复用器及激励器之间的音频业务的传送采用UDP包的格式, 复用器将指定端口和UDP组播地址的音频编码器产生的音频帧复用至相应的复用子帧中, 并给此路音频业务指配业务标识号。

1.2 非实时数据文件推送业务的复用机制

与音频业务类似, 非实时数据文件推送业务也将在指定的复用子帧中进行传输, 在复用器中为此业务指配业务类型和业务标识号。

同样与实时音频以UDP包格式从音频编码器发送至复用器类似, 非实时推送的文件在按照指定的格式进行封装后, 也将以UDP包的格式由非实时数据推送业务服务器发送至复用器中。其过程为:1.在复用器中对非实时数据推送业务配置指定的UDP组播地址、端口号、业务标识等, 并将业务标识和对应的子帧信息发送至业务描述信息中;2.非实时数据文件推送业务服务器将待推送文件按照指定格式封装后, 以复用器指配的组播地址、端口号和业务标识等将待推送数据文件进行配置和发送相应的UDP包, 图2给出了在调频频段数字音频广播系统中进行非实时数据文件推送的框图。

2 非实时数据文件推送的封装与分割

待推送的数据文件通过MOT协议进行封装之后, 并经过数据组封装后, 以包模式进行传输。此外为了指导接收终端对接收文件进行管理缓存和文件存储以及对接收文件的呈现等, 非实时数据推送业务内容提供商应应提供业务配置和存储配置等文件, 这些配置文件也按照与推送的数字文件封装格式一样的方式进行封装, 图3给出了非实时数据文件封装框图。

2.1 MOT协议

MOT协议是DAB系统中用于文件对象传输的协议, 其经过多年来的发展和完善已经比较成熟, 对于非实时数据文件推送业务而言, 在文件传输的底层采用MOT协议作为基础传输协议, 既可以借鉴MOT协议的成熟和完善的规范, 也可以利用现有的一些支持MOT协议的芯片厂商的方案来简化开发。因此应用于调频频段数字音频广播系统中的非实时数据文件推送业务也选用MOT协议。

MOT协议分为头模式和目录模式, 本文仅讨论使用MOT头模式。MOT头模式的结构分为三部分:核心头信息, 扩展头信息和数据体, 如图4所示。

为了传输容量较大的文件, 非实时数据文件经过MOT封装后, 需要再将其分割成若干个片段。分段的策略是先将文件分成较大长度的数据组, 然后每个数据组再封装成长度固定的数据包传输。

2.2 数据组

数据组的结构包括数据组头, 一个可选的会话头, 一个数据字段和一个CRC校验, 其各部分的具体描述如图5所示。

2.3 包传输

包由一个包头、一个包数据字段和一个包CRC组成, 包的固定长度为96字节, 其各部分的定义如图6所示。

经过了MOT封装后的头信息与数据体分别进行分割, 填充至数据组的数据字段中, 头信息分割片段的大小可以和数据体分割片段的大小不一样, 如头信息的分割片段为x长度, 数据体的分割片段为y长度, 当头信息和数据组的最后一个分割片段的大小不足x或y时, 不用补充额外的字节。x和y的长度可以由分割头中的分割块大小指定。

头信息和数据体分别进行分割和分开传输, 分开传输的目的是:1.在数据体传输前和传输中头信息能够多次重复传输, 尤其是在较大文件传输时这个功能非常有用;2.可以提前传输头信息, 接收机能够提前做好文件存储管理等工作。分割后的片段再添上2个字节长度的分割头后, 作为数据组的数据字段进行传输, 如图7所示。包含头信息的片段必须在包含数据体的片段之前传输, 且在数据体传输过程中可以不定时的插入包含头信息的片段。

3 非实时数据文件推送业务的应用

非实时数据文件推送业务在一个复用子帧中进行传输。为了控制接收终端接收和呈现所收到音频节目的方式以及对接收文件进行管理缓存和文件存储等, 非实时数据文件推送业务的内容提供商应提供业务配置文件和文件存储配置等信息。因此, 为了实现业务配置文件及数据推送文件的传输和接收, 将非实时数据文件推送业务传输的通道分为两个逻辑传输通道:一个为快速存取通道, 一个为数据通道, 两个逻辑传输通道在同一个复用子帧中传输, 两个逻辑通道的区分由包地址区分, 快速存取通道的包地址指定为15。下面举例说明, 若在每个逻辑子帧中传输10个数据包, 则数据包的传输速率为10×96×8/0.64=12kbps (在调频频段数字音频广播系统中, 每个逻辑帧的长度为640ms) , 在10个包中, 第1个和第2个包用于传输配置信息, 其余的包用于传输文件数据。接收终端的数据解码器持续接收文件并按照业务配置文件中存储配置文件等约定管理缓存和文件存储。终端应用根据业务配置信息文件的设定来实施终端内容的管理策略, 并提供下载音频节目的分类浏览和内容回放, 以及其他如节目收藏等高级操作。

4 结论

本文提出了一种在现有调频频段数字音频广播系统中进行非实时的数据文件推送传输的传输协议和封装方法, 此方法与调频频段数字音频广播系统有着很好的兼容性, 可以作为一种新业务形态在调频频段数字音频广播系统中使用。通过基于文件下载模式的非实时数字音频业务可以突破传统广播服务必须实时收听的限制, 利用和广播运营平台相结合的模式, 可以有效地为客户提供定制化的服务内容, 为传统广播的发展带来了新的发展方向。对于文件存储配置和业务配置文件的格式在本文中并没有讨论, 其格式可以由运营商和接收机厂商之间相互约定。

参考文献

[1]GY/T 268.1-2013.调频频段数字音频广播第1部分:数字广播信道帧结构、信道编码和调制[S], 2013.

[2]GY/T 268.2-2013.调频频段数字音频广播第2部分:复用[S], 2013.

[3]GY/T 214-2006.30MHz~3000MHz地面数字音频广播系统技术规范[S], 2006.

可信电子文件与电子文件可信管理 篇7

关键词：电子文件,可信管理,审计认证

电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。

从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。

一、可信电子文件

可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。

二、电子文件可信管理工作内容

1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。

首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。

这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。

整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。

从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。

2.电子文件可信管理。

(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。

收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。

整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。

与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。

鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。

(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。

1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。

前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。

2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。

最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。