档案信息开发的趋势

档案信息开发的趋势（共12篇）

档案信息开发的趋势 篇1

1 档案信息化将进一步推动传统档案管理业务的变革

信息化对传统档案业务工作的变革影响。信息化条件下, 档案工作的载体对象发生了变化, 使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡, 档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。

随着档案信息化的逐步推进和发展, 以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境, 在归档、馆藏建设、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变, 档案领域通过运用计算机技术开展档案管理的各项业务工作, 如利用计算机进行辅助立卷、全文的存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等, 并能使传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接, 大幅度提高档案工作的效率和质量。文档管理软件的广泛应用是导致文书档案按“件”归档模式的直接推动力之一;文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制都是档案信息化在档案集中管理层面的具体表现, 这都直接导致了档案积累、移交模式的变革创新;新的技术环境导致鉴定工作中技术鉴定的内容丰富, 促进统计工作自动化发展, 并催生了档案保护新思路;信息技术给档案的检索利用插上了新的翅膀, 档案资源目录数据库的建设, 根本改变了档案目录形式和检索方式, 档案网站的开发, 为档案信息的编研形式和展示形式注入了新的活力, 这些都使得传统档案业务工作不断刷新, 呈现新气象。信息化催生了新的档案业务工作模式。在信息化环境中, 电子文件的出现及其管理给档案工作带来巨大的挑战, 以往以载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求, 档案管理工作必须随之变化和调整, 由此形成了一些新型的档案业务活动, 如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动, 都体现出强烈的信息化特点。因此在信息化环境下出现了完全不同于传统管理环境的“虚拟空间”, 必须重视基于技术形态进行的业务管理活动的工作模式。

2 档案信息资源作为一个产业介入市场

首先档案信息资源是档案信息资源形成者和档案工作者劳动的产品, 具有价值和使用价值, 这符合了成为一种商品的三大条件。档案信息商品化也使档案事业作为一个产业介入市场成为可能。国家档案局提出的“大力开发传递档案信息, 为各方面服务”的工作方针;体现档案事业介入市场后, 有必要与经济建设建立密切联系, 实现社会效益, 营造档案事业自身发展的良好氛围。

3 档案信息资源将为社会提供更多有效服务

2008年, 国家档案局提出建立“覆盖人民群众的档案资源体系”和“建立方便人民群众的档案利用体系”。这是新时期给档案信息化提出的任务目标和工作方向。

从信息化的角度看, 资源体系的建设最终是为服务体系建设服务的, 服务体系需要由资源体系提供信息保障, 因而资源体系建设是档案信息化服务的主要内容之一。档案信息化将着重解决以下问题:一是充分利用先进的数字化技术手段实现资源的有效积累, 有计划、分步骤地开展各类传统载体档案的数字化工作, 是当前和今后一段时期档案信息化建设的重点, 建设起全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库为核心的档案信息资源体系是其核心任务。二是不断推进档案信息资源的开发利用, 满足人民群众日益增长的档案信息需求。这本身就是档案信息化和档案工作的出发点和立足点, 其根本的目标是要实现档案信息资源的社会共享, 信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。三是提升档案信息资源的社会地位, 为国民经济与社会发展的提供基础性战略信息资源保障, 促使档案部门在信息时代逐步成为核心的信息保管与供给部门, 将为党和政府以及社会公众提供档案信息保障。

4 在档案信息开发利用中出现了多种形式的联合

这一趋势包括馆际联合, 馆室联合, 档案馆与社会各界群众, 以及档案信息资源开发人的联合。实践证明联合开发增强了档案信息的开发能力, 为经济建设提供了有效服务, 取得了显著的社会效益和经济效益。

5 了解档案信息开发趋势还要考虑用户利用需求的发展趋势

目前建立社会主义市场经济体制, 用户利用需求的发展趋势将会怎样呢?要预先掌握这一发展趋势, 就要领会什么是社会主义市场经济体制———在国家宏观调控前提下, 以商品经济规律为依据, 以全民所有制和集体所有制为主体的, 多种经济成为并存, 以市场机制运行为基础的市场经济管理体制。其特征归为“三化”。即经济关系市场化, 企业行为自由化, 经营管理法规化。用户利用需求的发展趋势也就随之变成:开拓市场需求信息, 发展商品求科技, 保护竞争求法律。用户一切依照市场发展的需求为需求。

针对市场经济“三化”特征的要求, 馆藏档案资料就应成为用户的“信息资源”、“科技指南”、“法律评判”。这既是用户利用需求的发展趋势, 又是档案馆自身改革的方向和寻找对策的出发点。

6 结论

综上所述, 由档案信息开发趋势可见档案信息化建设任重而道远, 是新时期档案工作所面临的严峻挑战, 同时也为档案事业迎来了新的发展机遇。作为新时期的档案工作者, 必须与时俱进的牢记时代赋予的光荣使命与责任, 勇于迎接挑战、紧紧抓住机遇, 把档案信息化建设作为档案事业发展的有利契机, 把握档案信息开发的趋势, 推动档案事业与社会进步的同步发展。

摘要：市场经济的竞争日益激烈, 有效地开发利用档案信息资源具有着十分重要意义和作用, 档案信息开发利用出现了以下一些新趋势。

关键词：档案信息开发,趋势,信息化

参考文献

[1]有中国特色社会主义建设.经济理论教研室[D].武汉:中国地质大学.[1]有中国特色社会主义建设.经济理论教研室[D].武汉:中国地质大学.

[2]中国档案信息化发展的现状与趋势.中国档案学会档案自动化管理技术委员会.[2]中国档案信息化发展的现状与趋势.中国档案学会档案自动化管理技术委员会.

档案信息开发的趋势 篇2

档案信息资源开发利用是档案利用工作的拓展和深化,在经济发展和社会进步中发挥着不可替代的重要作用.本文针对当前档案开发利用的.现状,对制约档案信息资源开发利用的因素作出了分析并提出了一些设想和建议.

作 者：谢冰  作者单位：漯河市档案馆,河南,漯河,46 刊 名：漯河职业技术学院学报 英文刊名：JOURNAL OF LUOHE VOCATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE 年，卷(期)：2009 8(4) 分类号：G273 关键词：档案   信息资源   开发   利用  

档案信息开发的趋势 篇3

关键词：档案信息化建设；档案信息化管理；档案信息化趋势

随着计算机技术的发展，我国各个行业的信息化水平不断提升。档案管理顺应形势实施信息化建设，以实现档案资源数字化、网络化、局部共享化转变。档案信息化建设的核心价值是档案信息资源建设，基础是现代信息技术，目标是社会能够充分利用档案信息资源。顺应档案信息化发展的趋势，才更有助于转变管理模式，更快捷，高效的提供检索服务。

信息检索者在查询信息的过程中最在意的还是信息内容。不同的信息可能来自不同的存储档案中，把这些档案信息综合系统地为检索者提炼出来是档案工作者义不容辞的责任。方便快捷地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得档案信息具有系统性，真实性，价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。因此，档案信息化建设是档案未来管理发展的必然趋势。

1.促成档案信息化发展趋势的因素

1.1信息化建设为档案管理提供了便利性

随着科学技术的发展，档案管理模式也逐步由传统管理方式向信息化方向转变，同时档案信息化的进程也带动了现代化办公，电子文档，档案接收，存放，管理，使用等一体化的信息管理模式的发展。信息化极大的提高了档案管理水平，同时，信息化对档案管理工作也提出了更高的要求， 使档案管理工作处于不进则退的境况[1]。在信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。

要顺利实现信息化条件下的档案建设，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理中遇到技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。因此加强档案信息化建设是迎合时代发展和社会进步的必然选择，也是快速提升档案现代化管理的客观要求，另外也是提高档案信息服务水平的必由之路。

1.2顺应国家信息化发展的趋势

国家信息化建设的一项重要内容就是档案信息化建设。这就对传统档案管理造成了很大冲击，要求档案内容的载体由传统的纸媒方式转变为电子版形式，网络化形式，数字化形式等，也就是由实际存在的文字变为数据存储[2]。以使档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要提供更加准确、高效的服务，档案信息化是符合我国档案利用需求的新形势。

档案信息化的实质是在国家档案行政管理部门的统筹组织与规划下，以馆藏档案为基础，通过一切有效的信息技术手段和途径，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求[3]。传统的档案内容建设方式主要依靠手工记录整理，这在一定时期内符合社会生产力的发展需求，但是现在互联网技术的发展越来越成熟，传统的档案建设方式已完全不能满足社会发展需要，因此档案信息化建设已迫在眉睫，势不可挡。

2.档案信息化发展趋势的推进措施

档案管理者凭借各种网络电子平台，各种软硬件设施笔记本，掌上电脑，云计算方式等再加上公众服务机构职能的转变等，这种变革方式令传统档案管理人员面临着巨大的挑战，因此想要真正落实档案信息化建设，顺应时代发展趋势，必须采取全方位，有条理的推进措施。

2.1健全档案信息化建设制度

档案部门实施信息化建设之路首先就要建立一体化，系统化的规章制度作为保障，这是基本前提。使其在运作的过程中有章可循，有法可依。具体的规章制度包括归档制度，备份制度，保密制度，鉴定制度，查阅利用制度，操作管理制度，网络安全管理制度，机房管理制度，软件管理制度，监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等。

2.2提高档案信息化建设的科技水平

科技是档案实施信息化建设的核心基础，是将现代化的计算机应用技术运用于档案管理，为档案部门提供全方位的技术支持。这样不仅保障了管理档案的技术设备得到恰当的使用和保养，在运用的过程中还能进行技术的升级和更新，使其更加跟进时代发展的步伐。在互联网的大环境下，信息量十分巨大，内容也十分庞杂，档案工作人员必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。另外档案部门和其他相关部门的共同合作也要由国家档案部统一管理，共同分配资源和技术，统一开展科技攻关项目[4]。以此减少不必要的重复性工作和资源浪费，以增强档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。

2.3增加资金和设备的投入

实现档案信息化建设转型的资金投入是非常大的，只有拥有强大的资金做后备力量才能真正建设起来。其中的构建系统包括计算机，扫描仪，光盘刻录机，打印机，复印机以及光盘，网络管理系统的开发建设，磁盘等设备的配备等，另外还有相关辅助配套设备，这些都需要经费投入作为保障的。对此首先要要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐[6]。另外作为档案管理的上级部门，更是义不容辞的为下级部门创造合适的互联网条件，推进档案信息化建设的进程，同时还要加强与相关部门的沟通，协商共同面对困难，共同解决问题，为档案信息化建设扫平道路。

档案信息化建设已成为社会经济发展必然趋势，档案信息量越来越多，科目越来越繁杂这也需要信息化，数字化的技术作为管理工具，利用专业人员进行科学管理，才能更快捷，更高效的梳理，检索信息，从而为社会现代化发展做出重要贡献。

参考文献：

[1]黄春疏；档案信息化建设的发展趋势[J]；环球市场信息导报（理论），2012，5：124.

[2]王莹，张辉；档案信息化建设存在的问题与发展趋势[J]；黑龙江史志，2010.7：58.

[3]李芳；浅析人事档案管理的信息化发展趋势[J]；群文天地下半月，2011.192-192.

[4]张玲；档案信息化建设的发展趋势[J]；档案天地，2004.B07：34.

[5]张超；实现企业档案管理信息化的几点思考[J]；金融财会.2012.7：136.

档案信息资源开发利用新趋势 篇4

1. 建立现行文件查询利用中心

目前看来, 档案馆开展已公开现行文件利用工作成效显著。自2000年4月, 深圳市档案局试办了全国首家文件档案资料服务中心, 向社会开放各种现行文件资料信息以来, 我国绝大部分的市 (州) 县 (区) 档案部门都先后建立了现行文件查询利用中心 (或称现行文件阅览服务件中心) 。这说明, 建立现行文件查询利用中心受到了各级党委和政府的重视和支持, 受到新闻媒体的关注, 尤其受到了老百姓的欢迎。现行文件查询利用中心的建立, 一方面为广大人民群众提供现行文件服务, 是政务公开、为民服务的客观需要;另一方面也说明各级档案部门顺应和把握了客观事物发展的规律, 是档案部门密切联系党和人民群众的重要举措。随着现行文件服务工作的深化, 社会对现行文件的需求也日益增长, 档案部门要逐步建立完善的现行文件服务体系, 为社会提供多层次、多形式的服务, 最大限度地满足利用者的多样化需要。首先, 研究社会对现行文件信息需求的特点、规律和趋势, 积极开展现行文件编研工作, 主动为社会提供系统的现行文件信息服务。其次, 配备业务水平高、政策素养高的档案人员, 全面系统地研究现行文件的内容, 准确把握各项方针政策、法律法规, 通过现场咨询、电话咨询、网络咨询等形式为社会提供现行文件咨询服务。其三, 还要对现行文件进行数字化处理, 通过计算机网络为社会各方面查询利用提供更为方便、快捷的渠道。其四, 要把现行文件服务与现行资料服务、开放档案服务、未开放档案服务有机地结合起来, 发挥整体效能, 最大限度地满足社会各界对档案信息的需求。

2. 举办反映地方历史、文化特色的专题展览

随着社会文化的发展, 公众对历史真相表现出越来越大的兴趣。2001年, 共青团中央、中央党史研究室和国家档案局共同主办的“民族魂”网站开通, 以弘扬爱国主义和革命传统为宗旨, 是青少年的网上爱国主义教育基地。该网站以1840年至今中华民族近现代史上的英雄人物为主线, 以大量的档案史料为依据, 介绍了近代以来特别是中国共产党成立后, 为反抗外来侵略、为民族独立与解放、人民幸福和国家富强而献身的民族英烈和人民楷模的英雄事迹。目前, 该网站又陆续开通了“毛泽东纪念馆”、“贺龙纪念馆”、“李大钊纪念馆”、“焦裕禄纪念馆”、“秋瑾纪念馆”和“东北抗日联军纪念馆”等30个专题纪念馆。以史为鉴, 这不仅告诫人们毋忘耻辱, 更重要的是增强了我们的历史责任感和民族自信心。地方档案馆举办的展览特别是馆际之间合作举办的展览, 可以更多地反映该地区经济、文化、政治的发展, 发挥档案在社会主义文化甚至在国际文化交流中的作用, 让百姓体验到档案的丰富内涵, 感受档案的独特魅力。如北京市档案馆承办的“共和国的庆典———历年首都国庆活动纪实展”, 上海市档案馆主办的“纪念上海解放50周年图片史料展”等向人们刻画出了一幅幅历史的图像。又如上海市档案馆和西藏自治区档案馆联合举办的《走近西藏———来自档案馆的精品》展览, 着实让公众充分感受到了来自雪域高原档案文化瑰宝的魅力;上海市外滩新馆举办的《记录、凭证、收藏———来自百姓的档案》专题展, 独具匠心, 使档案文化更加贴近百姓。

3. 开展现代通讯网络服务

随着计算机技术、多媒体技术的飞速发展, 网络已成为一个世界性的、用户最多、影响最大的信息资源网络系统。通过档案网站发布档案信息、提供利用是开发利用档案信息资源的一种简单、便捷的方式。单就档案机构和档案学 (协) 会而言, 已有2 000余个单位在因特网上开设了主页, 我国也有400多家各级各类档案网站成了档案信息资源共享的先行者。全国34个省、自治区、直辖市 (包括香港和澳门) 基本上都已经建立了档案网站, 档案信息通过网络途径得到了及时的开发和提供利用。通过网络形式开发利用档案信息资源需要选择既有开放性又有可读性的档案内容上网。例如, 利用档案中的题材出版电子档案书籍, 利用档案中的素材拍摄电影、电视剧并借助网络链接播放, 利用档案中保存的历史照片及原文在网上开设专栏供网民阅读和讨论等, 这些方式可充分开发档案信息资源, 挖掘档案价值。目前, 市级特别是县级以下档案网站建设相对滞后, 但是发达地区 (如浙江档案网) 和直辖市 (如北京市档案局馆网和上海档案信息网) 的档案馆局网站和高校档案馆网 (如北京大学、上海交通大学和东南大学档案馆网) 建设已初见成效。如上海市、北京市档案馆网站均上载开放了几千万条档案目录和部分开放了档案原文、照片、录音、录像等, 以供利用者查询使用。网站点击率每月能达到几万人次。

4. 开展视听传播服务

档案信息开发的趋势 篇5

全国污染源普查档案信息资料的开发与利用

摘要：污染源普查作为一项重大的国情调查,是全面掌握我国环境状况的重要手段,是污染治理和环境监管等一系列环境保护工作的`基础,建立健全污染源普查档案,合理开发与利用污染源普查档案信息资料,有利于改善环境质量,促进经济结构调整,实施污染减排,构建和谐社会.但更重要的运用现代化的方法实现科学管理,才是做好污染源普查档案信息资料开发利用的前提和关键所在.作 者：李里 Li Li 作者单位：徐州市环境监测中心站,江苏,徐州,221006期 刊：中国资源综合利用 Journal：CHINA RESOURCES COMPREHENSIVE UTILIZATION年，卷(期)：,28(5)分类号：X830.3关键词：普查档案 开发 利用 服务

浅析档案信息资源的开发 篇6

关键词：档案信息资源开发

1开发利用档案信息资源的重要性

档案是信息的一种，档案部门是储存、输送信息的一个部门。因此，开发信息资源包括档案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形势下，大力开发档案信息资源，为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。

1.1开发档案信息资源是提高经济效益，更好地为经济建设服务的需要经过二十年的改革开放，市场经济发展迅速，市场竞争日趋激烈，企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划组织生产，对于现代企业，肯定是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能作出正确决策，才能有效地搞好综合服务。

1.2开发档案信息资源，是加强社会主义精神文明建设的需要大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容，可以说，档案是政治教育的重要内容和生动素材，利用档案中的生动素材进行政治思想教育可以收到良好的效果。档案作为各项历史活动的记录，翔实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，记录了新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就，记录了改革开放以来建设有中国特色的社会主义事业取得的丰硕的成果。档案部门从档案文件中挖掘出的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂的文化，可以使他们了解历史轨迹，掌握时代发展的脉搏，可以使他们自觉宣传党的光辉历史和英雄人物事迹，进行革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育。

2开发档案信息资源存在的主要问题

2.1馆藏结构单一据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏档案文书档案所占比例偏重，而科技、专业、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性，特别值得提及的是，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。

2.2时间跨度较短就档案资源而言，大多数档案都是建国前后建立的。如顺义区档案馆历史档案所占比例较小，这就给开发利用档案信息、研究事物动态的发展规律、为经济建设和各项工作服务带来了困难。

2.3案卷质量较差由于历史原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，质量不高的案卷自然会影响档案信息的开发利用，道理是显而易见的。

2.4馆藏档案特色不明显所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。

2.5档案编研工作滞后①编研材料内容单一，存在着重文书轻科技的档案编研现象。随着知识经济的发展，档案门类载体形式趋向多元化，科技档案信息开发与管理性、服务性的档案信息开发还存在较大差距，致使科技类档案信息没有最大限度地得到开发利用，从而没有产生应有的社会效果和经济效益。②编研材料档次低，一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言。有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料的数量和速度的水平上，造成编研工作与现实相脱节，导致编研成果利用率低下。③重历史轻经济的编研成果较普遍。在档案工作中，应该看到，编研是一项具有较高层次的信息开发工作，做得好、挖掘得深，是能为社会和经济发展提供更好的服务的，是能够为领导决策提供准确信息的。但是，由于人们对档案编研成果的认识不深及其他诸多因素的影响，使编研工作者始终存在着“重历史事件，轻经济和科技”的现象，从而使有些与经济密切相关的档案信息未能得到及时有效地开发。④档案编研人员素质低、数量少。在档案编研的实际工作中，造成档案编研成果档次低的主要原因是档案编研人员业务素质偏低，当然档案编研人员少也给编研工作带来了较大的困难。

以上问题的存在，主要的原因我认为有以下几点：①档案人员思想观念转变缓慢。随着各项事业的不断改革和对外开放的深入，市场经济体制日趋完善，新的经济建设环境给档案工作的发展提供了很多很好的机遇。但是有些档案部门的工作者对这些机遇还缺乏清醒的认识，在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。②档案信息开发工作的基础还比较薄弱。主要在以下几个方面应进一步加强：一是归档的文件材料应注意完整性；二是信息收集渠道有待拓宽；三是档案人员开发信息的业务素质需要提高。从档案信息开发利用工作的实践来看，没有完善的基础建设，档案信息开发工作很难坚持，也必将成为无源之水，无本之木。③档案信息开发的规模需逐步扩大和完善。目前，各项事业的改革不断深入，使得各种经济关系日趋紧密和复杂，从档案信息价值和作用来看，选择一种方式逐步扩大档案信息开发规模很有必要。例如，建立档案信息开发中心，创造条件使开发产品进入市场，会给档案信息开发增加新的活力。

3开发档案信息资源的设想

3.1加强学习，更新观念，开发档案信息资源开发档案信息资源，必须加强档案信息基础理论的学习，并结合实际工作，树立市场经济观念。重点从价值观念、法制观念和全局观念方面，开阔我们的视野，拓展服务领域，走进市场，走向社会。随着经济的不断发展和社会的进步，各项工作迫切要求决策科学化，这就需要决策者具备相应的科学知识和决策能力，依靠科学的决策技术，掌握完整准确的信息，由此可见，档案信息与科学决策有着不可分割的内在联系，它是处于基础地位的。更新观念，首先应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以微机检索为主干，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地步入联网，以实现档案信息利用途径的转移。其次是提高开发研究馆藏档案的能力和水准，向社会提供经过编研加工后可利用的信息，以减少利用者查阅的耗时，从而提高档案馆的整体形象，使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。

3.2丰富馆藏，提高馆藏质量丰富馆藏，提高馆藏质量，这是开发档案信息资源的基础建设。上面提出开发档案信息资源存在的问题，实质上都可以归结为馆藏不丰富，档案的案卷质量不高。要解决这些问题，就必须按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。

3.3深层次开发档案信息资源虽然档案信息开发存在着诸多难题和不利因素，但也不是不能有所作为。在实际工作中，各级档案馆的馆藏中仍有相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。以馆藏中的经济信息为例，顺义区档案馆馆藏档案的文书档案中都有一定数量建国后经济建设方面的档案史料，在这些档案史料里，记载着本地区经济建设的具体政策、成就、经验以及经济管理活动的措施、方法等。深层次地开发，就是深入研究这些经济活动方面的档案史料，根据研究成果写成报告或论文，提供给有关方面作参考。

3.4针对社会热点问题开发档案信息资源所谓的社会热点问题，就是某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题。针对这些热点问题，把馆藏中的有关信息和现实有关信息加以整理汇编，提供给领导机关作为解决热点问题的参考。因为这种开发针对性强，所以很容易引起领导同志的兴趣和关注，也能够对领导起到较大的参考作用，对推动本地区的经济发展和社会进步会有较好的促进作用。从发展观点看，这种形式的开发为档案事业的发展也提供了机遇。

档案信息开发的趋势 篇7

1 档案管理信息化发展过程中的难点分析

档案管理信息化, 就是传统档案管理基础上的一种改革, 由实体档案资料管理向档案信息的一种转化, 由单一的管理工作转化为社会服务性工作的一个具体过程。档案管理信息化, 有利于档案调取、档案共享、人才队伍建设等方面的工作开展, 更符合我国现代社会的发展需求, 也是档案管理工作的最终发展方向。但是, 尽管信息化档案管理对档案管理工作有着非常大的提升, 但是在实际运行过程中, 仍然存在一定的困难和难点, 需要我们予以高度重视。

1.1 档案信息安全性问题

档案信息具有非常重要的作用, 对于社会发展和社会管理工作有着非常重要的意义, 因此, 档案管理工作必须要高度重视档案信息的安全性和保密性, 档案信息的泄露会造成非常严重的社会影响和严重的后果。随着信息化档案管理技术的推广, 虽然很大程度上提升了档案管理工作的效率, 但是, 由于信息网络的不稳定性和公开性, 也导致档案信息的安全性受到严重威胁。随着网络技术的不断发展, 网络信息的窃取技术也逐渐得到改进, 如果档案管理部门计算机网络缺乏有效的防御措施, 将很容易导致信息的丢失和窃取, 从而影响到档案信息管理工作的正常开展。同时, 部分档案管理人员由于相关因素的影响, 借助职位便利对档案进行窃取、和改动, 造成严重的社会影响, 也使得档案管理工作的整体水平大大降低。

1.2 信息化档案管理工作的认识问题

信息化档案管理, 对于档案管理工作的开展具有非常积极的推动作用, 提高档案管理工作的整体管理效率和管理水平, 促进档案管理事业的发展。但是, 目前我国并未出台相应的信息化档案管理条例, 没有对信息化档案管理工作进行合理的约束和有效的控制, 没有确定统一的管理标准, 这就使得各地区信息化档案管理制度和管理技术存在一定的差异, 从而影响到了档案信息的共享, 造成非常大的障碍。同时, 目前部分档案管理部门认为信息化档案管理技术只是传统档案管理技术的一种的辅助手段, 这样的心理导致信息化档案管理技术无法很好的推广和提高, 从而限制了信息化档案管理工作的推进和发展。

2 档案管理信息化发展相关建议

信息化档案管理技术, 是现代化档案管理工作的重要发展方向, 因此, 我们必须要加强信息化档案管理技术的应用和推广, 正确认识信息化档案管理技术的重要性, 转变原有的看法和观念, 促进信息化档案管理技术的发展, 促进我国档案管理事业的健康发展。

2.1 健全法律制度, 提高信息化管理规范性

有效的法律制度, 才能够确保信息化管理工作的正常开展, 良好的法律制度, 才能够保证信息化管理的统一性, 从而有效提高档案管理工作质量。首先, 国家相关部门要重视信息化档案管理工作, 加快信息化档案管理相关法律条例的制定, 对信息化档案管理技术和操作进行控制和约束, 从而确保相关工作的有效展开。其次, 相关部门要加强档案管理工作的监督工作, 对档案管理部门进行合理的指导, 从而有效掌握信息化管理的正确发展方向。

2.2 加强信息化档案管理安全性

档案管理工作具有非常高的机密性, 因此, 必须要保证档案信息的安全性和隐秘性, 杜绝信息泄露等问题的发生。由于信息化档案管理工作需要网络技术的支持, 因此, 我们一定要加强档案信息网络的管理和控制。首先, 要加强杀毒软件的应用, 引进先进的杀毒软件, 设定安全性能较高的防护网络, 避免黑客入侵和病毒的入侵。同时, 要加强信息管理设备的杀毒工作, 避免病毒的残留, 确保档案信息的安全。

2.3 加强人才队伍建设

人才队伍的建设, 对于档案管理工作来说具有非常重要的意义。首先, 要加强相关专业人才的引进工作, 加强与高校间的合作与交流, 从而提高档案管理队伍的整体水平, 而先进的管理理念和操作技术对于信息化档案管理工作的开展也有着非常积极的作用。同时, 要加强网络技术人员的引进工作, 良好的网络管理技术和丰富的专业知识, 能够有效提高档案信息网络的安全性和稳定性, 避免信息的泄露和其他危险事故的发生。

2.4 配备统一、专业的软硬件设备

各单位各部门各自为政, 信息化手段、设备不统一, 造成了很多数据不兼容, 给档案管理信息化过程设置了障碍, 所以, 我们应配备统一的、专业的数字化设备和专业的统一的档案管理系统, 利用这些设备可实现字符识别, 自动转化、自动编目和检索、自动全文存储、自动上载, 计算机辅助立卷, 档案自动标引, 以及文档一体化管理等。因此, 只有实现统一型号, 统一规格的计算机软硬件设备, 才能为档案管理信息化的实现提供保障。

2.5 进一步规范管理机制, 统一管理标准

在各大档案管理机构中, 各种档案信息资源都存在着一致的逻辑关系, 其在录入计算机网络管理系统以后就会成为数据库与数据库之间、数据字段与运行程序之间相互依存的逻辑关系, 从而共同组成计算机档案管理网络化的依据, 其关系到整个档案信息数据库的完整性与安全性, 因此, 规范的管理机制和统一的管理标准就成为必不可少的要求。这样档案信息化管理为利用服务提供了方便。否则, 如果各单位档案部门没有规范的制度, 不按统一的标准去处理, 各搞一套, 自成体系, 那么档案信息网络就无法畅通, 资源共享也难以实现。

3 总结

档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势, 也是对传统档案管理工作的有效改革, 在提高了工作效率的基础上, 促进了档案信息的交流和共享, 促进了我国档案管理工作的有效开展。因此, 我们必须要不断完善档案管理技术, 减少档案管理风险, 确保我国档案管理事业的稳步发展。

摘要：信息化档案管理的提出, 对于我国管理部门来说具有非常重要的作用, 是社会发展的必然需求, 是我国科技技术发展的必然产物, 有利于提高档案管理工作的整体水平, 提高工作效率和工作的有效性, 促进我国档案管理工作的顺利开展, 以及档案管理事业的健康发展。本文就档案管理信息化展开分析和论述, 指出了档案信息化管理存在的难点, 并提出了合理的解决措施。

关键词：档案管理,信息化,难点,措施

参考文献

[1]周凯文.信息技术与档案管理[J].山西电教, 2008, (4) .[1]周凯文.信息技术与档案管理[J].山西电教, 2008, (4) .

浅谈艺术档案的电子信息化趋势 篇8

一、档案的信息化管理符合社会发展的要求

在社会经济和信息快速发展的时代, 电子信息化融入了社会的各行各业, 在艺术档案管理过程中, 信息化也提供了高效的管理方法, 通过建立电子档案, 把艺术档案进行明确的分类, 在进行查阅相关档案时能快速有效。信息化在进行艺术档案管理上能起到强大的作用, 如何利用信息技术进行艺术档案管理, 成为档案管理部门和档案管理人员需要研究和探索的问题。在传统的档案管理工作中, 管理人员需要进行的工作量十分繁琐, 需要花费大量的时间和精力, 在进行档案查询时也不能快速地找到需要的档案资料。随着信息化进入到艺术档案管理工作中, 为档案管理人员对档案进行分类登记提供了有利的条件, 通过整理电子档案, 使艺术档案在管理和查询方面更有效。

二、加强艺术档案信息管理人员知识结构和能力水平

建立信息化艺术档案是运用计算机技术对档案进行管理, 把艺术档案用电子文件来保存。在进行保存时, 把每一个艺术档案都进行编码, 使电子艺术档案在以后进行查询时能快速地找到需要的档案。同时, 电子艺术档案具有开放新、新颖性, 查询方便、网络传输等特性, 在艺术档案管理不断发展的过程中, 实现信息化档案管理成为发展的必然趋势。这就要求进行艺术档案管理的人员必须掌握一定的计算机操作能力, 运用信息技术对艺术档案进行管理, 需要管理人员具备一定的计算机操作能力, 能通过计算机对艺术档案进行记录和归类。艺术档案管理部门要对档案管理人员进行职业素养的培训和计算机技术培训, 使他们在重视艺术档案管理工作的同时, 能在信息化档案管理工作中不断提高职业能力, 使艺术档案通过计算机来保存影像、录音、画面等多种多样的艺术资料。在对艺术资料运用计算机进行管理时, 由于需要把各种各样的艺术资料都保存成电子档案, 就需要通过对图片资料用扫描仪进行扫描保存在计算机上, 对于艺术影像档案和声音档案在转化成电子档案时, 需要的计算机操作难度更高, 这就给艺术档案管理人员提出了更高的要求, 除了具备运用计算机进行上传、下载、扫描管理外, 还需要掌握运用计算机转化音像资料等技术, 以保证时艺术档案的寿命延长。这就要求艺术档案管理人员同时还要具备基本的录制、刻录、编辑、翻拍、扫描、编目和保管等相应的工作能力和技术。管理部门需要更大的经济投入来提高档案管理人员的专业技术能力和计算机操作能力, 并通过培训使他们的观念更新, 成为艺术档案管理中的综合型人才, 促进艺术档案的有效保存和传播。

三、缺乏统一的艺术档案电子化管理软件系统和完善的共享机制

随着信息化的快速发展, 越来越多的文艺工作单位都采用了运用计算机来保存电子艺术档案。由于计算机技术引入到艺术档案管理工作还处于初步发展阶段, 很多管理工作和设备还不完善。对于大量的电子艺术档案还没有统一的既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 缺乏统一要求与指导, 缺乏通用和统一管理应用软件系统, 给艺术档案的资源共享、网络上的互联互通都造成很大困难。各地区档案信息系统和网络建设各行其是, 层次不一, 目标规划也仅着眼于某一区域或某个专业系统, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 无法全面实施、全面推广, 制约了档案的信息电子化发展, 使档案的价值根本无法体现。为此, 尽快出台、制定统一的供艺术档案管理使用的数据软件及交换系统, 成为了目前艺术档案电子信息化工作的当务之急。

四、新型电子档案在技术保护、分类方法、使用等方面存在有一定的安全问题

传统艺术档案管理过程中制定的管理办法和对艺术资料的技术保护随着信息化档案的建立已经不适合了。随着运用计算机进行艺术档案管理的不断发展, 把档案资料转化成数字化、信息化的资料, 艺术资料不再仅仅用文字和图片来进行保存, 越来越多的文化艺术单位运用光盘、磁盘等存储艺术档案。艺术档案在保存方面的方便快捷, 使大量的艺术档案进行分类保管。除了需要提高管理人员的计算机能力外, 还需要针对艺术档案的分类、管理的方法来制定新的制度, 促使艺术管理工作的顺利进行。随着计算机网络的发展, 很多艺术档案通过网络进行共享, 使更多的艺术工作者能学到更多的知识和经验。在进行网络传播时, 由于计算机病毒的入侵时电子化的艺术档案在管理方面面临着很多安全隐患, 这就需要艺术档案管理部门要在信息技术环境中建立、健全信息化管理。因为在网络信息化艺术档案的保管过程中, 由于疏忽安全隐患造成的资料丢失或系统无法运行时, 都会对艺术档案管理造成巨大的损失。所以, 在对文化艺术档案进行管理时, 要在信息化的环境中建立保护文艺资料的方法和措施, 使艺术档案的收集和归档有统一的管理制度, 并及时对电子艺术档案进行更新, 保持艺术档案的实效性。

档案信息开发的趋势 篇9

一、档案管理实施信息化管理的重要意义

人们对于档案的应用需求的增加, 以及网络信息手段在档案工作中的接入, 使得工作人员在新的工作中采用高效的管理手段对本职工作加以完善成为一种必然。因此, 档案管理工作全面进入了信息化管理的新发展趋势。

首先, 信息技术在当今时代的迅猛发展将全社会人们的各项活动对信息技术的应用不断增加, 以高效的信息技术手段辅助各项活动的开展, 档案管理工作在各方面软件及硬件设备皆配备完善的基础上, 也必须逐步地实现全部工作的信息化。

其次, 信息化的档案管理更容易通过特定的程序规范, 推动档案分类储存、快速检索、有效整合等各方面工作对于统一标准的践行, 以推动新时期档案工作的高标准的实现。同时, 还能够尽可能多并且安全地对档案资源进行备份, 避免资源遭受灾害而彻底丢失。

二、完善档案资源的信息化管理工作的措施

在当前时期, 档案资源的管理实现全面的信息化, 既具备了可能性条件, 又具有了必然性基础, 已经成为时代发展推动下档案工作的不可逆转的趋势。因此, 档案管理人员要努力地推动档案资源的高效信息化管理的实现。本文下面具体地谈论几点措施:

(一) 健全信息化档案管理的技术配备

国家各单位实施档案资源的信息化管理, 必须为信息化手段的应用提供必要的技术支撑, 即保证各种软件设备以及硬件设备的齐备以及同一性, 为信息化的手段应用提供支撑, 同时还要努力地做好对于安全保护措施的建设, 以迎合信息化的管理趋势, 做好对于档案资源的保护。1.我国应当以国家、区域、行业、职业等为基础, 致力于推动档案管理各项技术设备应用的统一化、专业性, 以合理可行的规划方案作为指引, 努力健全相关的标准, 以推动各个环节档案管理工作在虚拟空间中的有效连接, 从而保证档案管理工作在更高水平上实现其资源的有效备份以及合理调用, 使信息化管理在标准规范的基础上, 循序渐进地达到全方位的实现。2.国家要致力于研发优质高效安全稳定的数据库软件, 并着重从资源整合、存储、检索等方面研究高效统一的技术途径, 以全面推动档案资料全国范围内的一体化管理的实现。3.国家要以各种传播媒介来向档案管理工作者传播信息化档案安全管理的理念, 并推动网络安全的防火墙技术、密钥技术以及身份认证技术等保障措施的应用。

(二) 积极提升档案管理人员的素质

国家要推动全国范围内档案资源一体化信息管理目标的实现, 就必须着力为档案管理工作人员进行全方位的培训与教育, 并努力推动高素质全新人才与深厚资历的原有工作人员二者在档案管理新形势中对于工作的合作开展。1.国家可以为档案资源信息化管理健全制度及法律规定, 以强制化的措施推动档案的信息化管理理念对各工作人员意识的渗透, 努力营造一种全国范围内的浓厚的信息化的档案管理氛围, 通过培训或教育切实地帮助原有工作人员实现工作的转型。而对于那些具有较高资历但难以顺利接受信息化手段的管理老人, 可以为其配备年轻的熟练掌握高科技手段及相关档案管理知识的助手。2.国家可以为各地区档案管理部门拨发款项, 引导全体档案管理部门提升对于档案管理人员的待遇, 并分级展开面向全社会招聘具有优秀的信息化管理工作能力的档案管理人员, 带动教育工作对于档案管理人员的培育, 为国家未来的档案信息化管理工作提供充足的人才支撑。

(三) 加大信息化管理的试点构建

国家可以充分发挥自身在档案资源管理中的调控作用, 通过为信息化的管理进行专项资金、技术、设备等的投入, 推动档案管理的信息化试点的构建。并鼓励各档案管理部门轮流对试点进行参观, 组织专业人员为参观小组开展信息化管理工作的手段及优势作用的讲解, 以激发其他的管理部门对进行信息化管理的热情, 从而逐步推动试点的扩大, 借助各试点的力量, 逐渐推动全社会范围内的信息化档案管理的实现。

三、结语

新时期, 推动档案管理工作向信息化方向转变, 是每一个档案工作人员必须践行的重大责任, 国家负责部门与具体的档案管理人员, 要努力地加强联系, 以推动档案信息化管理的有效实现。

参考文献

[1]崔穗旭.档案信息化建设进程中应注意的几个问题[J].广东档案, 2007 (01) .

档案信息开发的趋势 篇10

一、信息时代档案编研发展趋势

1.数字化编研形式和方法。信息技术的发展,为数字化信息搜集和处理提供了契机。借助于计算机一次录入、随意复制、专业排版等信息处理技术,档案编研质量、层次、效率得以提高,与此同时,还降低了编研人员的劳动强度,使得他们能从繁忙的事务性劳动中解脱出来,专心从事选题策划等创造性劳动。再则,借助于计算机信息技术,人们可以对各种文字、图像、声音类档案信息进行专业处理、分类长久存储。同样,借助于多媒体技术,处理后的档案信息能够以更加丰富多彩的形式呈现给读者,如此一来,档案编研工作领域得到有效拓展。目前,档案编研数字化主要指档案技术数字化、档案信息利用及传播数字化,数字化的档案编研更加符合现代人的信息利用习惯和需求,也赋予档案材料更大的吸引力。档案信息数字化是档案编研网络化的前提,换句话说,档案编研网络化是数字化进一步发展的结果。档案信息编研网络化包含档案编写方法、传播途径网络化两方面的内容。网络编研优势主要体现在网络编研方法、手段、成果展示上, 此外,在跨区域、跨行业信息服务协作上也有所体现。

2.档案信息的社会化需求日益加大。(1)以满足社会全方位需求为目标进行信息开发、传播和利用。也就是说,档案信息资源要打破封闭状态,走向开放,服务大众。这就需要档案编研人员全方位考察、研究、论证社会各阶层不同的信息需求,夯实科学、合理地开发、管理、传播信息的基础。(2)赋予档案编研更大的可塑性和延展性, 促进档案编研的跨学科、跨行业、跨媒体发展。广泛的信息需求,对档案编研形式、内容、手段、方法提出了全新的要求,档案编研工作有必要利用网络技术优势,将档案编研这一边缘学科发展成一门影响广泛的社会学科。(3)加大档案信息、形式、运用和推广力度,使档案编研与社会发展保持同步。档案编研的社会化发展需求,决定了其在发展中必须摆脱精英服务思想,不断强化社会大众对档案信息的认知程度,并通过为大众提供更加多样的信息服务来实现向大众化、普及化服务的转变。以上海市档案馆为例,该馆在强化服务社会、服务大众理念的同时,出版了大量的专题图册、学术性与通俗性历史及文化读物,同时还积极参与各类学术性文化活动,赢得了社会的一致好评。值得注意的是,该馆在努力拓展信息服务面的同时, 还非常重视自身发展与经济和社会的关联。为此,它积极与市电视台、市教委合作,拍摄了专题片《档案里的故事》、《星期五档案》,摸索出一条全新的社会化发展道路。

3.电子商务化发展路径的选择。在信息环境中,许多档案馆都建立了自己的档案网站,基于网络之上的档案有偿服务带有鲜明的电子商务色彩。带有电子商务性质的信息有偿服务还具有以下优势:(1)信息有偿服务为利用者提供了方便,也提高了档案信息利用率。(2)档案信息的数字化处理,网络传播,减少了档案原件损耗,保护了档案原件,延长了其使用寿命。(3)增加了档案机构的经费,缓解了档案馆数字化建设中的资金问题。档案馆硬件投入、软件管理、人员引进和培养,都需要资金支持,而信息化建设可以为档案馆争取到专项资金,信息商务传播则可以有效补充信息化建设所需经费。因此,对于档案馆来说,在信息化建设进程中,档案馆可积极借鉴电子商务运行模式和管理方法,开展网上有偿服务,这对编研者、利用者和档案馆来说,都有一定的好处。

二、信息时代档案编研特征

1.编研手段高效快捷。信息技术虽然至今才走过几十年的发展时间,但是它已经被广泛应用于社会各个领域。近几年来,信息技术更是大规模应用到档案编研、管理工作中来,一改传统档案工作复杂、繁琐的落后状态,使档案编研变得更加高效快捷。信息技术在信息处理中具有准确性高、运行速度快、容量大等特点,这对档案编研工作来说是极其有利的。因为没有现代化的技术手段,科学合理地开发利用档案信息资源也就无从谈起。在信息时代,档案馆除了要保留传统的编研手段与管理方法外,还要积极利用现代技术进行光盘、图片、视频等信息形式的制作和开发。进一步来说,借助数字化、网络化信息处理手段,档案馆可以提高信息修改、排版效率,提高信息数据、图表的准确性,并实现信息编辑、排版、校对的有序交叉进行和信息的即时发布。也就是说,传统的档案信息开发、印刷等环节都可以省去,且网络编研成果在完成后就可以进行网上推广和发布,信息传播的实效性大大增强。如此一来,档案馆信息编辑和传播的效率都得以提高,信息传播范围也有效拓展。

2.开放集约的编研方式和环境。传统档案编研工作的主要对象是已搜集到的分散、不完整的档案信息,而要想使信息变得更加有条理,编研人员必须多方查证,付出更多的努力。在信息时代,借助于网络,编研人员可以自由查找、搜集相关的档案所需要的信息。同样,当信息搜集完备后,编研人员可借助多样化的信息编辑、复制、处理手段进行信息处理和加工,工作起来也更加省时省力。考虑到社会信息需求,编研人员还可以利用相关信息,了解相关行业、学科、群体的最新情况,预测相关行业、学科发展时态及其潜在信息发展需求,继而进行信息开发,为信息社会性合作打好基础。档案信息编研的主要工作是参考资料编写、档案文集汇编和专题史料编辑, 此外还包括历史研究和著作编撰等。过去,无论是参考资料编写还是史料搜集,大都在档案馆、档案部门内部进行,并且编研完成的信息,由于数量有限,极少印刷发行,外界很少了解,更别提参与编研和利用了。而网络具有显著的交互式特征,这为编研人员开展跨地域性的合作提供了条件,借助于网络编辑系统和交流平台,不同地域的编研人员可以就同一个题目进行协作,开展联合编研。如此一来,既避开了信息重复开发、同一选题所造成的人力、物力和财力浪费,各方还可取长补短,通过有效合作提高档案编研质量。再则,在开放的网络环境中,档案编研成果还突破了封闭的地域和时空限制,可以被更多的浏览者所利用,满足更多公众的信息需求。

3.档案载体和形式灵活多样。传统的档案编研成果多以纸质形式而存在,且信息复制、保管、利用和传播都会受到诸多因素的干扰和限制。如纸质档案在印刷中,会受到档案保存质量、印刷数量、印刷设备等影响,其保存对硬件设施要求更高,其传播多是单向、点面式传播,档案利用率和效应也因此受到严重限制。而在网络传播环境中,编研好的档案信息可以即时进行传播,并且任何一个节点的用户都可以既是传播者也是利用者,档案信息传播更加便捷。再则, 在传统的档案编研中,受资料、个体能力限制,编研人员往往会按照个体思维方式进行资料编研,很少有人去考虑利用者的需求,去征求利用者的意见,这就使得档案编研带有很大的随意性、滞后性。在信息时代,借助于网络平台,编研者可以在编研工作开始前大范围进行信息搜集,还可以通过在官网上发布通告、意见征询来征求利用者意见。同样,在编研工作中,编研人员还可以借助手机、邮箱、论坛、微博、微信等及时公布工作进展,与利用者保持良好互动,接收利用者反馈意见,并通过分析总结及时就编研内容进行修改和调整。在利用者需求值得关注的情况下,编研人员还可以开发新的选题或调整编研方向,以使编研更加贴近利用者、贴近社会,提高档案编研成果的利用率和适用性。总之,信息时代档案编研的多样性不仅只是对编研载体而言,也针对编研成果。传统档案编研载体和表现形式都非常单一,编研人员要正视社会各阶层信息发展需求,积极利用网络编辑技术进行档案信息编辑处理,变单一的文字、声音、图像信息形式为多维的试、听、读信息形式,同时将文字、图像、图片、视频等多种信息处理方式结合起来,为公众提供更具艺术性、吸引力的信息成果。

综上所述,信息技术的发展,给档案编研工作带来了深刻的影响,档案编研理念、内容、形式和方法都发生了重大改变。在信息时代的大背景下,档案工作者尤其是编研人员应摈弃陈旧的档案编研理念和方法,及时调整工作思路,认清信息时代档案编研发展趋势, 认真研究其发展特点,不断提高信息技术应用能力,努力适应时代发展需求,为档案编研改革和发展作出应有的贡献。

摘要：信息时代的档案编研工作具有高效快捷、开放集约等特点。电子文件、网络编研等新型档案编研方式的出现,为档案编研工作带来了无限生机,为档案编研注入了强劲的发展动力,也促使档案编研朝着网络化、数字化方向不断前进。

档案信息开发的趋势 篇11

关键词：高校档案信息开发档案利用

高校档案是高校在从事招生、教学、管理、科研、基础建设和对外交流等活动中形成的，对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]作为一个特定的社会组织，高校的运作具有特定的内容和规律性，它的活动主体和活动对象，也具有明确的界定性和指向性。因此，高校在开发档案信息资源，满足档案用户利用需求时，也应根据其自身特点，采取适宜的方法来满足档案利用群体的需求。

一、高校档案信息开发利用存在的困难和不足

（一）管理归口上的不清晰造成高校档案工作的尴尬

根据有关规定，国务院教育行政部门主管全国高校的档案工作，省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。同时，国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。可见，高校档案工作处于双重领导状态，一重是教育行政部门，他们直接领导和评价档案工作质量，但在档案专业业务技术上却不太在行；另一重是提供档案专业技术指导和监督的上级档案行政部门，但它却不直接领导高校和高校档案工作，没有对高校档案工作完全的领导权和指挥权。高校档案工作处于两者的“夹缝”中生存和发展着，这必然使高校档案工作遭遇两难的境地。

（二）档案工作在高校普遍缺乏应有的重视和地位

因档案工作不直接创造经济价值，在大部分高校，档案工作或档案部门基本处于边缘地带，领导重视不够。据了解，珠三角大部分高校，尤其是高职院校档案工作地位普遍低下，主要表现在档案机构行政级别低下、专职档案工作力量薄弱、档案办公和库房设备条件简陋等。例如，在广东的绝大部分高职院校，档案部门的地位都远远低于同属高校信息服务性质的图书馆。以副厅级普通高职院校为例，图书馆一般列为副处级，而档案部门只有科级或副科级，甚至部分高校根本不设独立的档案机构，而只是将档案工作列为学校办公室的一项内容。因此，高校档案工作开展起来困难重重，尤其是在收集档案信息资源方面，经常处于无人理睬的困难境地，致使高校档案信息资源内容单一、不能将应归档的信息“颗粒归仓”。

（三）观念和政策导向上重收藏轻开发利用

对于高校领导来说，虽然他们天天都在利用档案或档案衍生材料，但他们很难认识到档案和档案工作的重要性，对档案和档案工作也没有深入的了解，因为他们需要利用的档案材料，都是由秘书来档案室借阅完成。在大部分高校领导心里，档案部门的工作也就是保管好学校的文件材料，不让文件材料丢失而已。在这样的意识支配下，档案工作重收藏轻开发利用的观念就逐步形成了。另外，国家在制定相关政策方面，对馆藏数量的相关规定，也助长了重藏轻用意识。例如：在教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》第二章第六条规定，“已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校应当设立档案馆。”[2]

（四）档案信息开发利用服务手段落后

档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。目前，绝大部分档案馆都是以传统档案信息开发利用为主，例如提供查询目录、档案馆指南、专题索引等，即使有一部分档案馆开设了远程服务功能，那也只提供档案馆馆藏信息开放目录的网上检索服务，没有实现档案信息的全文数据下载阅览服务。高校档案工作也面临同样的问题。据笔者调查，绝大部分高校档案网站，仅停留在档案行政规章和档案管理方式方法等信息的开放服务上，仅有的档案信息服务功能也是停留在开放档案的目录检索上，无法像图书期刊那样实现全文下载和阅读。

二、高校档案信息特征

高校档案信息资源，在其内容、管理方法、利用服务对象、利用效果反馈等方面具有自己独有的特征。因此，高校档案工作者在开发利用档案信息资源时，应抓住这些特征，做到有的、有效、有度、有力，高质量地服务高校师生的需求，最大限度地发挥高校档案信息的独有价值。

（一）高校档案内容特征

高校档案信息内容具有明确的指向性，都是围绕高校业务活动内容而展开，主要包括高校在教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和行政党群管理活动中形成的文件材料，这明显区别于社会其他组织机构。因此，由它产生的档案内容也明显区别于其他社会组织所产生的档案内容。高校档案工作者只有抓住了高校档案的内容特征，明确了高校档案馆库藏信息的特有内容，才能做到有计划、有组织地开发档案信息。

（二）高校档案信息管理方法特征

高校档案，无论是在档案信息的收集和分类，还是档案信息的保管上，都与行政机关档案管理方法具有明显区别。高校档案应遵循《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》等标准和规范，高校档案在收集方法上，应建立遍及各教学系部和管理机构的兼职档案信息员网络，由各兼职档案信息员协助高校档案馆完成档案信息的收集工作；在分类方法上，《高等学校档案实体分类法》根据高校工作内容和分工，将档案信息分成若干类别，便于高校档案信息的管理和利用；在保管方法上，许多高校的专门档案往往因具有明显的专业性和独享性，在整理、管理和利用上，具有独立的对象和目标，因此，大多高校实行管理主体与利用主体的分离，由档案馆统筹和监督指导，由专业业务部门完成整理，由档案馆统一保管，由专业业务部门专门利用。高校档案工作者只有抓住了这些特征，才能做到快捷、高效地开发档案信息。

（三）高校档案信息服务对象特征endprint

高校档案服务对象是一个特定的人群，根据他们利用目的不同，可以将他们分为几类，然后可针对不同类的档案信息利用群来开发档案信息。根据高校档案信息利用目的，高校档案信息利用对象基本可分为因需解决本校行政事务管理过程中有关问题而来查阅档案的管理人员，因完成专业或实训基地申报而来查阅档案的教学人员，因解决个人待遇、身份和前途问题而来查阅档案的在校教师或学生个人，因解决工作中遇到学历、资历、课程成绩和出国等证明材料而来查阅档案的往届毕业学生。可见，高校档案信息服务对象具有明确的界定性，他们对档案信息的利用需求也具有可预见性，高校档案工作者抓住了这些特征，开发档案信息便可做到有的放矢。

（四）高校档案利用反馈特征

档案利用反馈，就是档案信息利用者将利用后的效果、意见和建议反映给档案工作者，由档案工作者根据这些反馈信息来改进档案工作的一个过程。由于高校档案利用群体的特定性和可预见性，在收集档案利用反馈信息时，高校档案部门具有独有的优势，除了被动地接收档案利用者的反馈信息外，还可根据事先预见和确定的几类档案利用群体有针对性的开展反馈信息收集工作，以便收集到精细、准确的反馈信息。

三、高校档案信息开发利用的新思路

（一）理顺高校档案工作管理归口

高校档案工作应有一个明确而权威的领导机构，让档案工作直接成为评价高校工作和高校领导工作的硬性指标。高校档案馆保存的是高校在招生、教学、科研、建设和管理活动中形成的有保存价值的文件和资料，这些资料，恰好说明了我国高等教育事业发展的历程，也是证明各高校在教育事业发展中存在的各种事实和问题的最好材料，它们是教育活动的重要组成部分。所以，高校档案工作，无论是机构隶属关系还是业务指导监督，应直接由教育行政机构实施领导，理顺领导关系，赋予档案工作在高校应有的地位。

（二）优化高校档案馆库藏档案信息

我们知道，档案馆档案信息收集工作的好坏，不在于库藏档案信息的多少，而在于数量和质量的辩证统一。库藏档案信息的查全率和查准率，是衡量库藏档案信息数量和质量辩证统一的两个重要指标。只有彻底改变重藏轻用的工作思路，不断优化高校档案馆库藏档案信息，提高库藏有用档案信息的“纯度”，才能充分开发利用有用的档案信息资源，使档案信息开发利用工作收到事半功倍的效果。严把档案归档入口关，将无保存价值的文件挡在归档入口之外；以档案的最低保管期限为周期，定期开展档案的鉴定工作，将无效无用的档案信息剔除，减少无效无用档案信息对档案检索的干扰；利用整理技巧维系档案信息的系统性、整体性，使相关的档案信息在“逻辑地址”上成为一个整体；剔除整合类高校库藏档案重复件，以免其降低有效信息的查准率，造成库存浪费；对于利用率高的优质档案信息，应进行有效重组或编研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通过这些措施和手段，可优化高校档案馆库藏信息资源，使高校档案信息开发利用工作更高效。

3.加强高校档案价值的宣传力度

只有那些利用过档案并为其解决重要难题的利用者，才真正体会到档案的重要性。没有利用过档案的人群，自然就感受不到档案的价值所在。所以，我们要加大宣传力度，宣传档案的价值。我们可以精选高校档案馆在开展档案利用中遇到的典型案例来进行宣传，让高校师生在一个个典型真实的案例中，认识到档案的价值和作用。当人人利用档案、人人重视档案的氛围已经形成时，档案信息开发利用也必将被提到新的高度。

（四）创新档案信息开发利用的思路

除了传统的档案信息开发利用方法外，高校档案馆还可根据其特殊的利用群体，利用现代信息技术和网络技术，尝试使用以下档案信息开发利用方法：

1.开展档案信息网上在线咨询服务。档案信息网上在线咨询服务，就是以网上互动的形式，根据档案利用者的利用需求，档案工作者为其提供档案信息与档案学科知识的一种方法。常用的在线咨询服务方法有：

电子邮件。档案馆可通过向全院师生公布电子邮件的形式，开展档案咨询服务。日前，电子邮件已经渗透到每个人的生活、工作中，查收和阅读电子邮件，已经成为大家的习惯。档案利用者可以通过电子邮件向档案馆发起咨询，以获得档案馆专业人士的帮助。

即时通软件。即时通软件，是指通过电脑或手机端安装即时通软件或者登录即时通在线网站来实现在线聊天、交流的软件，目前中国最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能开展在线服务外，QQ等即时通软件还能开展离线传输、绑定手机、手机QQ、QQ邮箱等多项拓展服务，让即时通软件开展信息咨询服务工作无所不能、得心应手。

BBS论坛。高校档案馆可以抓住高校网站这一重要平台，利用高校网站用户集中、专一的特点，在网站首页显著位置设置档案馆主页链接，并在档案馆主页显著位置设置BBS论坛链接。高校师生可以通过在论坛发帖的形式，向档案馆咨询有关档案问题，档案馆专业工作者以回帖或电话回复的形式回答发帖者的问题。

微博互动。目前，微博已经深入到每个人的生活和工作，“织围脖”已经成为时尚的代名词，它更新快，传播面广，立体式的互动交流等特点必将使档案馆在微博上发布的档案信息瞬间传遍世界，即使没有在线看到，还可以通过其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同时，高校档案馆还可针对高校档案利用群体的特殊性和稳定性，开展微群服务，使档案信息在同类型的档案利用群体中充分共享。

2.开展档案信息在线检索服务。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。其中，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。国外，档案信息联机检索技术发展较快，美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。[5]相比，在我国，这种技术应用还不多，与国外有较大差距。高校档案馆必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库，共享共用高校档案信息，这必将是今后高校档案信息开发利用的新方向。

3.开展档案信息网上展览服务。档案信息网上展览，就是档案馆将本馆可公开共享的档案信息在网上陈列出来，以便利用者阅览。高校档案馆可根据学校工作重点和热点开展档案信息网上展览，还可在校园文化建设、新生入学教育、爱国爱校专题教育等活动中，以图文并茂的形式开展档案网上展览，可以起到积淀校园文化、凝聚师生人心的作用。由于档案网上展览不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多样，目前已经在很多社会公共档案网站开始运用。但高校档案网站运用不多，这可成为今后高校开发利用档案信息的一个目标和方向。

参考文献：

[1][2]教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》.

[3]唐祖军.论基层档案保管单位库藏档案信息的优化[J].北京档案，2011（7）.

[4]百度百科：http：//baike.baidu.com/view/3335697. htm

[5]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案，2009（1）.

学校档案信息的开发与利用 篇12

一、更新思想观念, 树立开拓意识

学校档案工作历来重保管轻利用, 又受封闭保守、墨守成规的旧档案意识影响, 安于现状, 求稳怕险, 使档案工作者缺乏开放的思想意识, 缺乏向外的开拓、探索、创新精神, 平时不做任何需求信息的调研和关注, 档案信息中的潜在价值因此得不到挖掘, 致使学校档案在学校发展中无法体现其真实价值而成为被遗忘的角落、大家眼中的“故纸堆”。鉴于此, 只有在思想上自我更新, 解除禁锢, 才能在行动上有所创新。要放眼现代档案业的发展, 积极学习和借鉴先进的档案管理经验和模式, 通过对比和分析, 深刻认识封闭、被动的档案管理模式在学校发展中的被动地位, 转变认识、更新观念、与时俱进, 树立竞争、效益、信息、服务、协作、法制等新观念, 广开渠道, 努力发掘学校档案信息中的各种资源, 使其从封闭的管理模式中解放出来, 转化为推进学校发展的动力, 为学校的蓬勃发展添砖加瓦。

二、将档案信息开发利用工作纳入学校规划

现在, 大多数学校的档案信息开发工作仍处于“自发自愿”状态, 平时不跟踪读者的需求动态, 读者需要相应信息时档案信息人员变得茫然失措, 无从下手, 无法满足利用者的需求, 当急需时只好临阵磨枪, 进行突击式编研开发, 造成编研作品粗糙生硬, 甚至内容失实。俗话说, “没有规矩不成方圆”, 当一件事情有制度约束时, 就不会变得可有可无, 随心所欲。所以, 学校应本着为学校的长远发展服务的目标, 把学校档案信息开发工作纳入学校长期规划中来, 并完善相应的规章制度。可以成立档案信息开发利用工作领导小组, 明确主要责任人, 根据学校不同时期的中心工作统一部署开发适合教学和管理的档案信息;学校领导者也应从自身做起, 通过学习了解并理解学校档案信息开发的重要性, 使档案信息开发工作能从人力、物力、政策上得到最大力度的支持。

三、健全检索体系, 提高编研能力

1. 健全检索体系。

检索体系是实现档案利用的必需工具和前提。因此, 应从不同角度, 以不同形式, 按照快速、准确、全面、稳妥的要求, 编制配套检索工具, 建立功能齐全的检索体系。有些学校检索工具单一, 甚或只有一本检索目录, 这会直接影响档案信息的利用效率, 学校要根据实际编制门类齐全的目录, 如归档文件目录、专题目录、文号索引、全宗指南等。

2. 提高编研能力。

编研是档案信息开发利用的基础工作, 它把整个馆藏档案精炼提纯, 去伪存真, 使其以鲜明、简洁的形象服务读者。因此, 档案人员要清醒认识二次文献的重要性, 不断学习并提高编研能力, 把零散的“死”档案加工成活信息, 如利用事例汇编、大事记、组织沿革等。具体来说, 编研人员应该做到以下方面。

(1) 视野开阔。档案编研工作者要开张视听, 多渠道、多角度积累编研信息, 见闻多了, 对自己的编研能力以及编研要求也会有高的标准。平时要积极主动了解读者的需求方向, 科学预测需求动态, 科学分析, 把握时机, 才能及时开发出适应读者需求的编研材料。

(2) 正确定位选题。正确定位选题是编研工作的第一要素, 选题是否适合读者需求决定着编研工作能否成功, 一个恰当的选题需要档案工作者实事求是地深入调查, 对需求者进行综合分析才能最后确定。

(3) 团结协作。在档案材料的编研中除了档案管理人员外, 还要吸收一些有相应文字功底的人员共同编写。同时, 也要和学校各个部门的人员紧密配合, 以快速准确地获得相应材料。因此, 要顺利完成编研工作, 档案人员要树立团结协作的团队精神, 合作互助。

四、做好自我宣传, 提高信息透明度

学校是人才的摇篮和知识的汇聚地, 所以, 其档案馆藏是极其丰富的, 如此丰富的馆藏信息利用效率不高原因还在于:师生对馆藏内容了解甚少, 在不了解馆藏内容的情况下, 对自己的需求内容无从查起;档案管理人员没有自我宣传的意识, 使档案室在大家的意识中变成了“保密局”, 师生们即使有了待解的疑惑也没有到档案室 (馆) 查阅的念头。因此, 在提高师生档案查阅意识的同时, 学校档案室要搞好自我宣传, 让大家认识到档案室 (馆) 是大家的信息港, 这些信息是大家可以共享的。可以利用多种形式进行自我宣传, 如经常或定期利用校园网络、会议、活动等方式向读者提供一个展示平台, 将馆藏信息告知读者, 以增加利用者对档案信息的了解, 促进并指导利用者有效利用档案信息;还可以印发本校档案利用事例汇编以及有关档案室藏介绍的纸质材料, 提高师生档案利用的积极性和自觉性。笔者所在学校编制了《档案利用事例汇编》, 总结了档案室成立以来为教职员工和学生提供利用的事例以及挽回的种种损失, 通过数字、事例的对比分析, 彰显了档案利用的重要性, 增强了师生利用档案的主动性, 档案查阅率每年都在提升。当然, 在开发利用和自我宣传时, 还要把握一定的度, 保护好涉密文件及个人信息。