档案整理目录

档案整理目录（共9篇）

档案整理目录 篇1

Excel是目前人们最常用的office软件之一, 无论是Microsoft Office还是wps等office软件中的excel, 均是一个功能强大、技术先进、使用方便的表格式数据综合管理系统, 除了提供强大的数据处理、统计分析功能, 还提供了宏语言Visual Basic for Application (简称VBA) , 为广大用户提供了一个新的、更高层次的二次开发平台。

一、档案整理问题与VBA

在档案整理、保管和移交过程中, 需要制作各种检索工具, 除案卷目录、卷内目录外, 还要生成总目录、文件目录等。如果档案部门拥有成熟的档案管理软件或者档案系统, 通过该类软件的功能、或者通过数据库导出等方式能够快速获得我们所需要的各种目录。然而, 很多档案部门目前并不具备这些条件, 在实际档案工作过程中, 若能善用excel的VBA技术, 也能快速实现这一目的, 大大减轻档案人员的劳动强度。

在档案整理过程中, 卷内目录 (图1) 输入项与文件目录 (图2) 输入项相近, 但又不完全相同, 使用传统的CTRL+C、CTRL+V的剪刀手操作, 在案卷数量较少、时间允许的情况下可以接受, 一旦进行大批量项目归档、整理时, 往往要耗费大量的人力。如果为此而专门购置一套档案管理软件, 则似乎有小题大做之嫌。本文介绍一种基于excel的VBA编程方式, 实现文件目录的自动生成, 实现档案部门购置相应档案管理软件的成本节约。

二、设计思路

对比两张表, 卷内目录表头包括序号、文件编号、责任者、文件标题、形成时间、备注等信息;文件目录表头包括序号 (大流水号) , 所在案卷号、卷内顺序号 (即卷内目录的序号) 、责任者、文件标题、形成时间、备注等信息。从卷内目录向文件目录操作时, 需要手工拷贝卷内目录的序号列及责任者至备注等表头信息, 同时利用VBA程序添加所在案卷号及大流水号 (图3) 。

多张表操作时, 还需在文件目录的表中手工定位粘贴位置, 因此, 在使用VBA进行设计的时候, 约定卷内目录在excel中的排序按顺序排序, 会有事半功倍的效果。以下是VBA程序编写思路 (图4) 。

三、问题解决

在VBA编写过程中, 最主要的工作是测定案卷数量、卷内目录长度以及当前需要粘贴的位置。在VBA设计中, 测定案卷数量由“Sheets.Count”语句实现, 测定案卷目录长度及定位功能均由“.End (xl Up) .Row”功能实现。

关键代码及其说明:

激活当前需要编辑的sheet表, 防止未在文件目录的sheet表操作引起数据混乱。

I=Sheets.Count

Sheets (I) .Activate

测定及复制需要copy的区域。

Kj=Sheets (Ki) .[a65536].End (xl Up) .Row'测定卷内目录长度

Tarr=Sheets (Ki) .Range ("a3:f"&Kj)

粘贴到到当前sheet表中, 对于不同的区域分两次复制粘贴。

利用表格特性, 最后输入大流水号。画线使用的关键语句。

画线使用的关键语句。

.Borders (xl Edge Top) .Line Style=xl Continuous'线型

.Borders (xl Edge Top) .Weight=xl Thin'粗细

.Borders (xl Edge Top) .Color Index=xl Automatic'颜色

.Borders (xl Edge Top) .Tint And Shade=0'间距

最后再添加一些便捷的功能选项, 添加inputbox, 输入项目档案, 使案卷档号自动生成, 使用.name属性, 自动批量重命名sheets表, 使电子目录更趋于统一和美观。

四、应用效果

根据实际使用效果, 对于1个包含10个案卷的档案要由卷内目录转化为文件目录, 至少需进行20次的复制、20次的粘贴、1次编号、若干次的切换sheet表, 及最后边框表格等近百次的操作, 再加上规范表格名称等细节操作, 整个过程细琐且繁杂, 工作量较大;若使用VBA程序进行转化, 仅需一次点击即可实现文件目录的快速生成, 同时大大降低了人工转换的错误率, 提高了档案整理的工作效率和质量。

五、结语

从本例中的几个步骤来看, VBA特别适用于轻量级数据处理过程。我们仅仅使用VBA编写了一段简单的代码, 来解决原本需要繁杂的人工干预部分, 其余则交给excel本身去处理。这种方式基本无需人工干预, 即使是一个无任何档案管理经验的人也可胜任, 从而将档案管理人员从繁杂、机械、重复的劳动中解放出来, 将更多的精力投入到档案的考证和编研工作中。利用VBA程序来定制档案工作中的Office平台, 能大大提高档案工作的工作效率和工作质量, 提升档案工作自动化、信息化的应用层次, 在实际工作中得到了广泛的应用, 并取得了良好的效果。

摘要：office广泛应用于日常的工作当中, 通过VBA的应用, 极大的扩展该办公应用套件的应用范围和效率, 通过简单的应用实例探讨在档案工作中的应用, 解决实际问题。

关键词：VBA,档案整理

参考文献

[1]浦玉祥, 那勇.Excel VBA高效办公案例大全[M].北京:中国铁道出版社, 2009.

[2]宋翔, 李洪亮.Excel2007VBA从入门到精通[M].北京:机械工业出版社, 2009.

[3]恒盛杰咨询.Excel公司数据管理与分析[M].北京:中国青年出版社, 2006.

[4]王建发李树彬黄朝阳.Excel2010操作与技巧[M].北京:电子工业出版社, 2012.

[5]孙杰戴清清张春艳等.小技巧解决大问题——利用Word和Excel协同办公批量制作归档原始资料光盘封面[J].办公室业务, 2013 (03) .

档案整理目录 篇2

软件：

第一卷：

1、组织机构。（单位一把手任组长）

2、各科室或各部门有控烟负责人（花名）

3、年初控烟计划

4、控烟会议记录

5、单位成员花名及吸烟情况 第二卷：

1、控烟考评制度

2、控烟考评标准

3、控烟奖惩记录 第三卷：

1、对职工控烟知识宣传记录

2、劝阻记录（对领导同事的劝阻或者对办事人员的劝阻）

3、劝阻制度 第四卷：

1、控烟监督员花名、控烟巡查员花名

2、控烟监督员、巡查员职责

3、对控烟监督员巡查员相关培训记录

4、控烟监督员巡查员的监督、巡查记录 第五卷 控烟知识问卷

硬件

1、禁止吸烟标志（各个办公室、会议室、厕所、走廊、楼梯转角处、大厅）

2、有控烟宣传栏、宣传品、标语、相册

3、设置室外吸烟区，并有明显的引导标志

4、组织机构、控烟制度上墙

5、辖区内禁止销售烟草制品

6、室内不摆放烟具

7、不向来访者敬烟

8、辖区内不能出现烟头

医院附加几点：

1、设戒烟门诊

2、设戒烟医生

3、工作记录

4、戒烟咨询电话

5、咨询电话记录

交回爱卫办资料

1、申报表

2、申报材料

3、半年总结

4、材料和表、半年总结一式三份

档案整理目录 篇3

一、应把史料价值鉴定作为档案整理的重要内容, 使其在整理过程中得到优化

档案价值鉴定是档案整理工作的基本内容, 它在很大程度上决定了档案整理的质量以及馆藏的优化。我馆所藏民国时期军队档案, 是向中国第二历史档案馆移交后的剩余部分, 主要包括1920年到1949年国民党军队、汪伪政府军队形成的文书电报、人员名册、死亡证书、后勤账册、会议记录、资料汇编、假条、借据等, 涉及70余个单位, 约2.2万余卷, 记录了不少鲜为人知的历史事实, 具有重要的史料价值。由于民国时期通信不够发达, 上下级、平行单位之间的日常联系多靠书函沟通, 从而产生了数量繁多、内容庞杂的档案资料。因历史原因, 这些档案资料一直没有进行有效的甄别、整理, 高价值的重要档案与大量无长期保存价值的一般档案混杂在一起, 玉石不分, 案卷质量不高的情况较为突出。加上制成材料和保管条件有限, 纸张老化、字迹褪色、虫蛀霉烂等情况比较严重, 部分档案仅剩片言只语, 无法修复、还原和辨别, 已经丧失了研究利用的价值。因此, 在整理工作中对档案进行价值鉴别并适当地筛选优化, 具有重要的现实意义。

“高龄案卷应当受到尊重”无疑是档案整理的重要原则, 但是, 我们在对待这一原则时, 决不能背离科学求实这一普遍准则。民国时期军队档案的这种状况, 在其他特定历史档案中也会不可避免地存在。在对特定历史档案的整理中, 既要慎之又慎地善待史料, 也应当实事求是地筛选区分。如果对所有材料都不加区分机械地修复、立卷、编号、装订, 不仅造成不必要的人力、物力和财力浪费, 更会影响重要档案的整理和利用。

档案价值鉴定, 通常应在档案实体整理之前进行。但在对特定历史档案的集中整理中, 前期价值鉴定多是针对档案整体或某一类别的档案材料, 很难做到对档案个体逐份鉴定。把个体档案鉴定与整理工作结合进行, 是实际工作中不得不采用的做法。为此, 在整理过程中, 应根据事先确定的原则, 对档案材料进行必要的筛选和区分, 对确实没有利用价值的材料, 应按照规定程序呈报有关部门, 进行妥善处理。只有这样, 才能真正达到优化馆藏、方便利用的目的, 也才真正体现对档案事业高度负责的精神。

二、应把档案整理与档案编研结合起来, 使整理过程成为研究利用过程

档案是描绘历史的重要“原料”, 但如果得不到研究与利用, 最好的“原料”也等于“废料”。从历史上看, 大凡对各种档案文件的收藏、整理和编录都是对历史的编研, 史书的编撰则是档案整理、编录的继续与深化, 整理与编研很难分割。

民国时期军队档案等特定历史档案的数量都比较庞大, 整理和研究任务十分繁重。如果把档案全部整理完毕后再进行研究利用, 既浪费大量时间和人力, 也会对档案造成二次损耗。因此, 很有必要在整理过程中同步开展编研工作, 把档案整理与档案研究结合起来。

1.档案整理人员可带着编研课题去整理。整理人员每天接触各种档案材料, 掌握着丰富的第一手资料, 对档案内容了解最全, 感受最深。尤其是一些档案的“隐性”信息, 如档案材质上的“痕迹”、印记, 从档案目录中很难检索出来, 而整理人员在整理过程中却能很真切感受到。因此, 在浩瀚的档案材料中发掘有价值的信息, 整理人员有着得天独厚的优势和条件。

档案整理人员带着研究课题去整理, 可以随时随地搜集素材, 整理归纳观点, 及时形成成果。因此, 可在整理之初或过程中, 通过对档案的认识和初步分析, 给整理人员确定和分配一些编研课题, 整理人员在工作中发现与课题相关的资料, 及时抄下或记下卷号、份号供日后查找, 这样可有效提高档案查考和编研效率。如民国时期, 中美军事测绘合作档案, 包括国防部测量局的任务、测量范围、测量成果等, 资料较为翔实, 有比较高的研究利用价值, 在整理过程中可以有意识地汇集相关材料, 边整理边研究, 即使暂不能形成成果, 也可为今后深入研究打下基础。此外, 整理人员带着课题去整理, 边整理、边积累、边研究, 可以使整理工作不再机械、乏味, 有利于提高整理工作的效率和质量。

2.档案研究人员应尽可能地参与整理。自汉唐以来, 中国伟大的史学家无不躬身致力于史料的搜集、整理、鉴别、考订。历史证明, 史学研究只有深入到史料之中去, 才能对“第一手资料”产生最直接、最真切的感受, 才能拿出离真实最近、最具感染力的研究成果。在这一点上, 档案研究与史学研究有着相同的规律要求。

档案研究人员可定期参加档案整理工作, 这样既可以深入了解档案素材, 发现有价值的信息, 做好选题, 又可以全面熟悉档案的归类、编目, 便于查找资料, 提高研究效率。同时, 研究工作前移到整理阶段, 从研究利用的角度指导档案整理, 可使整理工作更具针对性, 更有利于日后的服务。

3.应加强整理与研究人员之间的交流合作。档案整理人员与研究人员加强合作, 可充分发挥整理人员熟悉史料信息、研究人员熟悉课题需求等综合优势。在实际工作中, 可定期组织交流活动, 有些重要课题还可以吸纳整理人员参加。据了解, 中国第二历史档案馆在整理民国档案时, 边整理边编研, 编纂出《中华民国职官年表》, 对理清中华民国这一历史时期各个政权从中央到地方的各种机构设置、沿革、官员配备和更迭等提供了翔实的第一手史料, 是研究近现代史不可多得的工具书。这种经验做法, 值得广泛借鉴。

三、用多维视角进行档案整理, 使档案价值得到全面体现与利用

档案是历史的原始记录, 也是文化的重要载体。在信息化社会, 档案管理职能将逐步由注重“实体”管理转向注重对档案内容即知识的管理, 信息分析和知识服务将成为未来档案工作的重点。基于知识管理的档案管理, 要求在整理和研究工作中, 不仅要注重还原历史真实, 还应当全面发掘实体档案所蕴藏的综合信息 (包括人文信息) , 归纳整理成有价值的知识信息向社会提供利用。比如, 在民国时期军队档案中, 有关于军事指挥的“樊主任密电蒋委员长告执行督战任务事”, 关于中美合作的“军令部徐部长致函蒋委员长关于中美合作航测事”, 关于政治经济的“汉奸在香港境内财产的处理办法”, 关于社会治安的“为据报地痞流氓散兵游勇广聚灵宝专营不法行为请严加防范取缔由”, 关于军民生活状态的有官兵薪金账册、雇用民工的价钱收据、人员的家庭经济状况调查、荣誉军人回籍办法, 等等, 还有不少图纸、照片。这些档案文献, 蕴涵着丰富的信息资源, 值得从多个领域、多个角度进行挖掘、整理和研究利用。

档案整理目录 篇4

及 组 卷 排 列 顺 序

一、建设工程前期综合文件

（一）立项文件：

1、项目建议书批复文件及项目建议书

2、可行性验收报告批复文件及可行性研究报告

3、专家论证意见、项目评估文件

4、有关立项的会议纪要、领导批示

（二）建设用地、拆迁文件

1、选址申请及选址规划意见书或建设用地定点通知书

2、建设用地批准书、征用划拨土地文件、出让土地合同（国土局文件、土地使用证）；复印件加盖鲜章

3、拆迁安置意见、协议、方案等

4、建设用地规划许可证及其附件

5、建设工程规划许可证及其附件、规划红线图（选址地形图、建筑物验（放）线勘测表及验线记录）

（三）勘察、设计文件

1、初步设计方案审查批准书、初设方案审查意见

2、有关行政主管部门（人防、环保、消防等单位）批准文件或取得的协议、评审文件。

3、地勘报告、工程水文地质勘察报告；地形测量和用地测量成果报告、地勘中标文件、地勘合同、地勘单位资质证书复印件加盖鲜章。

4、设计计算书、设计中标文件、设计合同、设计单位资质证书复 1

印件加盖鲜章

5、施工图审查备案通知书、施工图审查报告、节能设计备案文件

（四）监理文件

1、监理中标文件、监理合同、监理单位资质证书复印件加盖鲜章，监理工程师派遣书及监理工程师资格证复印件加盖监理单位公章并注明原件存放地点、监理规划及实施细则

2、开工报审表、单位工程开工报告、工程开令、工程暂停令

3、监理出具《整改通知单》、工程暂停令、监理通知回复单、工程复工报告、复工报审（应附有能够证明已具备复工条件的相关文件资料，包括相关检查记录、有针对性的整改措施及其落实情况、会议纪要、影像资料等）。

3、工程延期申请表、工程延期审批表

4、质量事故报告及处理资料

5、监理工程师通知书、监理工程师通知回复单、6、监理工作总结、（五）建设、施工单位文件

1、施工招投标文件及工程预算、决算书、中标通知书、2、合同价格文件、结算价格文件

3、施工合同、内部承包（分包）合同及附件、协议书、补充协议，施工单位资质、法人证书、营业执照、安全生产许可证复印件加盖鲜章；联合开发协议。建设单位资质证书、法人证书、组织机构代码证书复印件加盖鲜章。

4、分包单位资质报审表及资质证书、组织机构证书、营业执照

6、建设单位工程项目负责人及现场管理人员任职文件

7、建设单位质量事故勘查记录

8、建设单位质量事故报告书

（六）开工审批文件

1、地勘、设计、监理、建设、施工单位质量终身责任承诺书及法人授权委托书，五方责任主体项目负责人基本信息表

2、建设工程质量监督登记书、建设工程质量监督方案

3、报建申请、施工许可证、施工许可申请

（七）施工管理文件

1、工程概况信息表

2、施工现场质量审查记录

3、施工管理人员任职文件及管理人员资格证（项目经理、技术负责人、施工员、资料员、质检员、安全员、材料员、焊工、见证取样员授权委托）、4、施工组织设计报审表（施工组织设计应有施工单位技术负责人签字并加盖公章）

5、危险性较大部分分析工程施工方案

6、设备进场开箱检验记录

7、图纸会审、设计交底

8、设计变更通知汇总及设计变更通知单

9、工程更改洽商记录、技术核定单及汇总

11、材料代换、材料代换洽商记录

22、技术交底

二、质量保证资料

1、建筑材料报审表（每项建筑材料都分别报审）、见证取样送检单

2、钢材力学（焊接）试验、钢筋机械连接及钢材出厂合格证汇总表、钢材力学试验报告单、钢筋焊接试验报告单、钢筋机械连接试验报告、钢材出厂合格证

5、焊条材料质量证明书

6、试块强度试验汇总表，砼试块抗压强度试验报告、砼抗压强度的回弹、混凝土配合比、混凝土（弯拉）强度合格评定表

7、预拌混凝土出厂质量证明及进场检查记录汇总表，预拌混凝土出厂质量证明及进场检查记录

8、砂子筛分析检验报告

8、碎（卵）石筛分析检验报告、外加剂试验报告

9、砂浆试块抗压强度试验汇总表，砂浆试块抗压强度试验报告、砂浆配合比设计检验报告，砖砌筑砂浆强度评定表

10、水泥出厂质量合格证及出厂检验报告和取样试验报告单汇总，水泥进场检验报告单。

12、砖强度检验报告及出厂检验报告汇总表、砖的强度检测报告、砖的出厂检验报告

14、预应力筋复试报告

16、岩石试验报告汇总表、岩石试验报告

17、预应力锚具、夹具和连接器复试报告

18、外墙砖合格证、花岗石检验报告、门窗检验报告、玻璃检验报告、PVC排水管合格证、防水材料合格证、隔热保温材料合格证、节能工程材料复试报告（界面砂浆、玻化微珠、网格布、膨胀聚苯乙烯泡沫塑料板等）墙体保温工程抗拔试验，电线、消防器材合格证

19、钢结构用钢材复试报告、钢结构防火涂料复试报告、钢结构用焊接材料复试报告、钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告

20、钢结构扭剪型高强度螺栓连接复试报告

21、钢结构接点焊接检测报告、探伤报告

22、幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告

23、散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料、风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告

24、其他物质进场复试报告

三、施工文件

（一）基础分部工程

1、地基与基础分部工程质量验收报告、基础工程验收评估报告及会议纪要、验收签到表

2、桩基础工程质量验收报告、基础轴线平面布置示意图验收记录、桩基轴线位置验收记录，基础隐蔽照片标注清楚隐蔽部位

3、地基处理工程质量验收报告

4、地基验槽记录、地基钎探记录

5、挖孔桩基坑验收记录

6、基础工程隐蔽检验记录

7、挖孔桩灌注施工记录、混凝土灌注桩混凝土浇注记录

8、基础各分部、分项验收记录

9、土方开挖工程检验批验收记录

10、土方回填工程检验批验收记录、回填土夯实记录

11、钢筋加工、钢筋安装、钢筋焊接检验批质量验收记录

11、钢筋混凝土结构实体保护层厚度检验记录

12、模板工程检验批质量验收记录

13、混凝土灌注桩检验批质量验收记录

14、混凝土灌注钢筋笼检验批质量验收记录

15、混凝土工程施工检验批质量验收记录、地下室现浇结构混凝土检验批验收记录、基础现浇结构外观及尺寸偏差检验批质量验收记录、16、桩基检测报告、地基承载力检验报告、混凝土结构实体检验报告

17、施工测量放线报审表（注明：测量设备资料，施工测量放线使用测量仪器的名称、型号、编号、校验资料等)，施工测量人员的资格证书；规划部门放线、验线记录表附图签字

18、建筑物定位放线记录、沉降观测记录、抄测记录（轴线标高抄测记录；桩基垂直度测量记录，建筑物垂直度、标高、全高测量记录；各层抄测记录）

（二）主体分部工程

1主体结构分部工程质量验收报告、主体结构工程评估报告及会议纪要、签到表、混凝土结构子分部工程质量验收记录

2、建筑工程隐蔽验收记录（主体梁、柱、板、楼梯等隐蔽工程分层填写）、主体工程各部位钢筋隐蔽照片并标注清楚隐蔽部位

3、主体各分部（子分部）、分项验收记录、（分部（子分部）分项报审表

4、钢筋加工检验批质量验收记录

5、钢筋安装工程检验批质量验收记录

6、钢筋焊接工程检验批质量验收记录

6、钢筋混凝土结构实体保护层厚度检验记录

7、模板工程施工检验批质量验收记录

8、现浇混凝土工程检验批质量验收记录

9、混凝土工程施工检验批质量验收记录

10、砖砌体工程检验批质量验收记录

11、结构验收（吊装）记录

12、整体面层检验批质量验收记录（水磨石面层、混凝土面层、水泥砂浆面层）

13、楼地面找平层检验批质量验收记录

13、防水工程细部构造检验批（厕所、厨房、屋面）

14、屋面保温层隐蔽检验记录

14、屋面找平层、保温层检验批质量验收记录

15、屋面卷材、涂膜防水层工程检验批质量验收记录

16、密封材料嵌缝、细石混凝土屋面工程检验批质量验收记录斜屋面分项工程检验批质量验收记录

17、一般抹灰工程检验批质量验收记录

18、装饰抹灰工程检验批质量验收记录

19、饰面砖粘结工程检验批质量验收记录 20、外墙保温隐蔽及检验批验收记录

201、细部工程（护栏和扶手制作）安装检验批质量验收记录

22、金属、塑料、木门窗安装检验批质量验收记录

23、门窗玻璃安装检验批质量验收记录

24、门窗节能工程检验批质量验收记录表

25、暗（明）龙骨吊顶检验批质量验收记录

25、公共部分板块面层（地砖、踢脚砖）工程检验批质量验收记录

26、涂料（水性、美术）涂饰工程检验批质量验收记录

27、涂料（溶剂性）涂饰工程检验批质量验收记录

28、给水管道及配件安装工程检验批质量验收记录

29、室内消火栓系统安装工程检验批质量验收记录 30、卫生器具安装工程检验批质量验收记录

31、卫生器具给水配件安装工程检验批质量验收记录

32、室内排水管道及配件安装工程检验批质量验收记录

33、室外排水管道安装工程检验批质量验收记录

34、室外排水管沟及井池安装工程检验批质量验收记录

35、雨水管道及配件安装过程检验批质量验收记录

36、污水及雨水管道连接安装立面走向示意图（建设、施工、监理项目负责人签字）

37、管道强度严密性试验

38、自动喷水灭火系统联动试验记录

39、接地装置安装工程检验批质量验收记录

40、避雷接地装置和变配电室接地干线敷设安装工程检验批质量验收记录

41、接闪器工程检验批质量验收记录

42、电气工程隐蔽验收记录、电气接地装置平面示意图

43、电线导管、电缆导管和线槽敷设安装工程检验批质量验收记录、（配电房设备安装及导线管敷设验收记录）

44、建筑物等电位联结工程检验批质量验收记录

45、普通灯具安装工程检验批质量验收记录分项验收记录

46、智能分部工程综合布线测试记录、光纤损耗测试记录

47、视频系统末端测试记录、子系统检测记录、系统运行记录

（三）通风与空调工程

48、风管（空调系统、送、排风、排烟系统、净化空调系统）管道安装隐蔽验收记录

49、风管与配件制作检验批质量验收记录（金属、非金属、复合材料等风管）

50、风管部件与消声器制作检验批验收记录

51、风管系统安装工程检验批质量验收记录（空调系统、送、排风、排烟系统、净化空调系统）

52、通风机安装安装工程检验批质量验收记录

53、通风与空调设备安装工程检验批质量验收记录（通风系统、净化空调系统、空调系统）

54、空调制冷系统、空调水系统（设备、管道）安装工程质量检验批验收记录

55、防腐与绝热施工检验批质量验收记录

56、通风与空调工程系统风量测试记录

57、通风与空调工程系统风量平衡测试记录、68、通风与空调系统设备检测试验记录 69、通风空调机组调试报告 70、制冷设备运行调试记录

71、空调系统试运转调试记录、空调水系统运转调试记录、制冷系统气密性试验记录

72、净化空调系统检测记录、防排烟系统联合试运行记录 73、防水工程抗渗漏记录

74、厨房、厕所（24小时）蓄水试验记录 75、通水试验记录 76、排水管道灌水试验记录 77、绝缘电阻测试记录 78、接地电阻测试记录 79、污水管道立管通球试验 80、雨水管道灌水试验记录

81、单位工程质量控制资料核查记录（新表）

82、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（新表）83、单位工程观感质量检查记录

84、工程质量事故处理报告、工程质量整改通知及整改结果报告

四、工程竣工验收与备案资料

1、避雷装置检测报告及合格证（1）前期可行性评估报告（2）设计审核意见（3）竣工检测报告（4）竣工验收批准书

2、消防设计审核意见书及验收合格意见

3、规划确认、市政基础设施验收意见、市政基础设施工程质量检测报告及功能性试验资料、人防建设要求审查批复书、人防易地建设缴费申请表、人防手续办理工程实施情况通知书、决算确认、建筑节能减排竣工验收备案表、民工工资支付承若书

4、建设工程质量保修书

5、住宅质量保证书

6、住宅使用说明书

7、勘察文件质量检查报告

8、设计文件质量检查报告

9、监理总结、监理工程质量评估报告

10、建设单位工程质量评估报告

11、施工单位工程质量评估报告

12、施工总结

13、建设工程质量监督报告

14、建设工程档案预验收意见、建设工程竣工档案验收审核意见书、档案验收申请表

15、建设工程竣工验收报告表

16、工程竣工报验单、竣工验收申请、竣工验收记录

17、工程竣工验收座谈纪要、竣工验收签到表

18、建设工程竣工验收备案书

19、分户验收表

五、施工图、竣工图

1、征地地形图、纵横断面图（黄海高程系统）

2、规划红线图

3、方案总平图

4、规划总平图

5、竣工总平面图（反映建筑物和室外地上、地下管线及构筑物在内的标有城市统一座标和黄海高程的现状图

6、地下管网总平图、生化池设计竣工图

7、建筑图

8、结构图

9、幕墙结构图

10、室内装饰图、11、给排水及供暖竣工图（包括消防）

12、建筑物污水、雨水管道排水系统接小区、城市主管道走向图、检查井大样图及标准图、污水处理池大样图及位置图

13、电、燃气安装竣工图（包括智能建筑电气）、14、智能建筑竣工图

15、通风与空调竣工图

16、室外工程竣工图

17、规划红线内室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图

18、规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图

19、电梯安装竣工图

六、工程建设声像、电子文件材料

一、工程照片档案（电子版）

1、工程开工前的原貌影像资料。

2、工程项目竣工后全貌照片，建筑物正、背、侧立面照片（加洗七寸照片）

3、施工阶段影像资料、建筑物基础结构隐蔽、主体结构隐蔽照片，基础、主体检查验收情况照片并加照片内容情况说明，4、地下管线隐蔽前全貌照片，地下管线隐蔽后竣工全貌照片并标明地下管线隐后的准确位置，每栋号建筑每层污水、雨水隐蔽前照片并加注说明。

5、房屋建筑和市政工程的明显位置设置标示牌，采用花岗石凹刻黑底金字标示，标示内容：工程名称，五方责任主体单位名称及项目负责人，并拍摄七寸建筑物立面照片存档

（以上影像资料需提交纸质及电子版及图片说明和拍摄时间）

6、工程建设过程录音录像档案

7、工程光盘档案（电子档案）

说明：

1、以上内容及组卷排序是指需进城建档案室的工程竣工档案，移交城建档案室的工程竣工档案必须是原件。各单位在留存归档的工程竣工档案整理排列时，可供参考。大型工程按单项分别组卷。单位工程按每个大类文件材料排列的顺序以每卷1.5cm 厚的标准组卷。

2、移交城建档案室的档案地面建筑物（构筑物）工程指邻水县行政区规划范围内的工业，民用、办公用房和公共建筑、城市道路、园林绿化、地下管线、国家重点投资项目（含水厂、电厂、区域性变电站、输电线路、配气站、调压站、污水处理厂、邮电通讯设施等）。

3、工程竣工图要与实际情况相符，加盖“竣工图”标志，应有监理单位和施工单位技术负责人签字，同时，标明“此竣工图属实”甲乙双方单位应加盖公章。

从档案业务实践谈档案整理归档 篇5

到市档案馆工作后, 我先后系统、完整地全程参与了档案局馆2012年度、2013年度档案的整理归档工作, 对档案的收集、鉴定、分类、整理、装订、编目、装盒等工作有了较全面深入的了解。经过这两次参与整理档案, 在实际操作中, 我遇到了许多困难和困惑, 经过同事、前辈、专家们的指导和帮助, 我边做边学, 总算顺利地完成了整理归档任务。我深知, 档案整理归档并不简单, 它是一个繁杂、系统的专业性工作, 有制度、有规范, 需要工作人员认真、细致、耐心、负责, 否则是无法做好档案规范整理归档与管理的。

在新的历史时期, 面对新形势下的档案工作, 档案人员必须不断学习提高, 不断更新知识, 不断完善自己, 提高综合素质和工作、业务能力, 才能更好地熟悉档案业务与档案工作发展需要。在参加省档案局举办的档案工作基础知识培训班时, 我认真学习了"档案与档案工作"、"公文管理"、"文书档案管理"、"科技档案管理"、"会计档案与声像档案管理"、"人事档案和家庭档案管理"、"档案保护与保护工作"、"档案利用工作""档案法制工作"、"档案工作人员的职业道德"和档案法规、规章、档案标准等专业知识, 对档案工作有了更深入的了解和认识, 深知档案工作的专业性很强, 需要不断学习才能胜任这份工作。

任何一个单位的档案都是复杂的, 门类、载体、形式多, 内容丰富, 文书档案、专门档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案、人事档案、财会档案、工程档案等组成了一个单位的档案整体, 每一类档案都十分重要, 都可能关系到单位或个人的切身利益, 可能影响一个人的一生。例如人事档案, 由于历史原因, 一些人事档案不齐全, 在整理归档和完善过程中, 需要进行清理和登记、核实, 要查阅大量档案进行补充, 时间跨度大、涉及面宽、牵涉的单位多, 工作量大, 工作难度大。为了补齐完善人事档案所缺的档案资料, 我先后多次查阅了本单位或相关部门的档案, 复制了许多人事档案资料。有时为查阅一份档案, 需要到省、市、区 (县) 、乡的有关档案档案室查找。接触、了解的档案越多, 我越认识到档案和档案工作的重要性, 也充分感受和体会到档案人员责任的重大。

档案事业是党和国家的重要事业, 是各项事业的一项基础性工作, 保存的是党和国家的历史, 归档的是经济社会发展的历史轨迹, 关乎到党和国家的方方面面, 关乎到经济社会的发展。"为党管档, 为国守史、为民服务"是档案人的神圣使命。做好档案工作, 是档案人的历史责任, 档案整理归档是档案人的首要职责。也许几十年、几百年、上千年后, 当人们查到我们整理的档案时, 他们也许一定不会注意到"整理者"的名字, 但他们也一定会说:那个年代的档案, 整理得真好!这, 就是档案人守护历史的千秋伟业。档案工作是清贫、辛苦、单调的, 但所从事的却是永恒的事业, 功在当代, 利在未来。那一张张纸、一页页档案、一摞摞的文件材料、一卷卷档案, 记载的历史, 反映的是轨迹, 凝聚的是档案人的心血和汗水。

在信息技术高度发达的现代社会, 档案工作和档案人都面临着严峻的挑战。《归档文件整理规则》的推行实施, 把档案的信息化管理提到了很高的高度, 档案的规范化管理、计算机辅助管理、档案信息化、档案数字化、数字档案馆建设、灾难备份、信息管理与利用网络化、安全与保密管理成了现代档案工作的重要内容, 对档案馆库、档案工作者素质、软件系统开发、信息系统管理、硬件配置、安全备份等都提出了较高要求, 但这一切都依赖于最基础的档案整理归档工作, 只是正做好档案实体的齐全完整收集、科学分类鉴定、规范整理编目、完整组卷装盒、安全管理利用, 打好了基础, 在现代档案工作体系建设中才能真正实施档案工作改革与创新, 信息化管理才能有效、有序推进。因此, 在档案工作中, 档案整理归档工作尤为重要, 是基础中的基础, 也是档案工作人员的基本素质和基本技能。

在档案整理归档工作中, 无论是实施《归档文件整理规则的》文书档案, 还是以立卷方式进行整理的科技档案、专门档案等, 都应该遵循档案工作的基本原则。 (1) 要全面兼顾, 深入研究, 制定符合本单位实际的收集归档范围和保管期限表, 明确档案整理归档中应收集的范围, 确定保管期限的划分。 (2) 要按照单位实际, 认真分析单位档案的类别、载体、形式和内容, 编制本单位档案分类大纲, 选择分类方法, 指导档案分类工作。 (3) 档案人员要认真学习单位档案管理的相关制度和规划, 熟悉收集范围、保管期限划分和分类, 严格执行规范和要求。四是档案人员应积极参加档案行政管理部门组织的业务培训, 认真学习档案业务, 按照统一规范的档案整理归档流程进行操作, 规范整理。五是要加强安全、保密意识, 重视档案整理归档过程中的安全管理, 确保档案齐全、完整、安全。

档案整理归档中应注意的问题。 (1) 重视收集工作。收集工作是档案整理、保管、利用的基础, 是其他业务环节的前提条件, 是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径, 是衡量档案室工作的重要标尺。收集范围要全, 确保文件材料齐全完整。 (2) 做好价值鉴定, 确定文件材料是否属于归档的范围, 剔除没有保存价值的文件材料和重份文件, 保留有保存价值的文件材料。通常情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料最为重要, 原则上都就作为归档文件。 (3) 准确划定保管期限。要按照单位编制的保管期限表规定, 准确划定预归档文件的保管期限。在实际工作中, 一般情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料绝大多数都属永久或长期。 (4) 规范装订。无论是以卷为单位装订还是以件为单位进行装订, 都应准确界定文件材料的数量、顺序, 在装订前对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整, 对破损的文件进行修裱, 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制, 对超大纸张的折叠, 去除易锈蚀的金属物, 理齐文件材料, 以卷为单位的用线进行装订, 以件为单位的可以不锈钢订书针、钢夹、塑料夹或线进行装订。 (5) 科学分类。分类是档案整理中的一个重要环节, 对档案的管理和查阅利用有重要作用。要根据单位实际和文件材料构成情况选择合适的分类方法, 确定使用年度、机构 (问题) 、保管期限或复式分类方法作为分类方法。 (6) 规范排列文件材料。文件材料排列通常先按照事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件材料进行排列, 如时间顺序、因果关系、重要程度等。 (7) 正确填写归档文材料件编号编目。文件材料上的编号和档案卷 (盒) 上的编号都必须规范、准确, 实体便于今后管理、查阅利用。编号涉及全宗名称、全宗号、年度、标题、保管期限、机构或问题、顺序号、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目内容;编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等内容。 (8) 归档文件以卷装订或装盒。文件材料厚度、数量适中, 整齐规范, 兼顾美观、实用。 (9) 档案计算机管理。档案计算机管理是档案工作发展的必然趋势, 经济、社会与信息技术的高速发展, 为档案信息化建设提供了条件。

总之, 档案整理归档是档案工作的基础业务, 档案部门和档案人员应充分认识其重要性, 调序重视档案整理归档工作, 做好基础业务, 打牢档案工作基础, 为档案规范化管理和档案信息化建设夯实基础。

参考文献

[1]邓小丹.图书馆业务档案管理浅见[J].图书馆建设, 2001 (01) .

干部档案整理工作 篇6

关键词：干部档案,整理,重要性

干部人事档案是在人事管理活动中形成的, 是记述和反映个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力及奖罚等方面的原始记录, 是各级组织和人事部门进行考核、选拔和聘用人才的主要依据。干部人事档案管理主要包括干部人事档案的收集、审核、整理、鉴定、转递、保管、统计和提供利用等方面工作。

一、干部档案整理工作中经常遇到的问题

1.档案材料缺少现象。如:干部履历表、学历学位材料、奖惩材料、考察材料、入党团材料等。2档案材料的手续不齐全。如:考察材料无落款、放入档案中的复印件无印章。3.档案材料内容不规范, 不符合归档要求。如:干部任免审批表填写不全, 信息不完整, 干部履历表无本人签字、无日期等。4.纸张不标准。各部门形成材料的纸张大小不一, 如高校学生登记表, 有的是A4或A3规格的纸。5.裁剪问题。为使档案外观整齐, 在整理中要进行剪切, 切掉字迹事故屡屡发生, 造成无法弥补的损失。6.装订问题。由于材料不标准, 易出现压字。

二、正确整理干部档案的方法及步骤

干部人事档案整理工作要认真执行《干部档案整理工作细则》。整理也是对档案材料的审核过程, 包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:

(一) 分类。

第一类, 履历材料。包括:干部履历表及各类登记表。整理中可以按照参加工作时间审核, 发现履历表缺少本人签字或日期的要进行补充。第二类, 自传材料。以自传为主的履历或简历表归到本类。第三类, 考察、考核、鉴定材料;审计工作形成的材料。形成的材料要有部门盖章或签字。第四类, 学历学位材料、职业 (任职) 资格考试材料、评 (聘) 专业技术职务 (职称) 材料、反映个人科研学术水平的材料、培训材料。 (1) 对于高中以上学历人员, 材料从高中开始归档;对于低于高中学历的按照实际情况归档。毕业证书、学位证书复印件要加盖组织部门印章。 (2) 在缺失《职业资格考试合格人员登记表》时, 能够确认此职业资格证书真实性的条件下, 可以将“职业资格证书复印件”替代归入本人档案。 (3) 培训材料存两个月以上的学员培训、考核材料。第五类, 政审材料。更改 (认定) 姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间、计算连续工龄审批等材料。第六类, 党、团组织建设工作中形成的材料。如加入中国共产党材料, 要有志愿书、申请书、转正申请书, 发现缺少马上补充。第七类, 表彰奖励及材料, 撤销奖励的有关材料。在归入审批表时, 要将先进事迹附在审批表后, 作为一份材料归档。第八类, 涉纪涉法材料。包括各级部门的处理决定等材料。第九类, 工资、任免、出国 (境) 、会议代表材料。 (1) 工资、待遇材料包括新增人员转正定级审批表, 工资变动表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表, 享受政府特殊津贴的材料, 解决待遇问题的审批材料。 (2) 任免材料包括录 (聘) 用、解聘、干部任免、调动、退 (离) 休审批表等材料。自愿辞职的个人申请、同意辞职决定等材料。提职人员“考察材料”与干部任免审批表作为一份材料归档。 (3) 出国、出境材料归档首次因公出国 (境) 人员审查表, 在国 (境) 外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。第十类, 有保存价值的材料。主要包括毕业生就业通知书、劳动合、健康检查和处理工伤事故材料、“死亡证明”材料、“干部人事档案报送、审核工作材料。

(二) 排序。

每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。档案材料排序的基本方式:按材料形成时间排序的:适用于干部人事档案材料第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。按材料内容以及材料之间的内在联系排序的:适用于第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复、结论或处分决定, 本人对结论或处分决定的意见, 调查报告, 证明材料, 本人检讨或交待材料等, 其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料, 入团志愿书应排在入团的其他材料之前, 入党志愿书应排在入党的其他材料之前, 党员登记表等可按先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后, 要用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号, 并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为, 凡有图文的页面, 每面作为一页, 有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料, 统一编写页数。

(三) 编目。

每卷干部人事档案, 必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引, 要认真进行编写。具体要求: (1) 档案材料应按照排列顺序, 逐份逐项地进行编目, 做到目录清楚, 填写准确, 要电子版打印形成。 (2) 每类目录之前要注明材料类号和类别全称。 (3) “材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的, 应另拟标题, 并在备注栏中简要说明。第五类政审材料要标注与本人的关系, 如:父亲政审材料、弟弟政审材料等。 (4) “材料形成时间”, 一般采用材料落款时间。复制的档案材料, 采用原材料形成时间。“页数”填写材料页数。 (5) “备注”填写需要说明的情况, 包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。 (6) 每类目录之后应留出适量的空格, 供补充档案材料时使用。

(四) 技术加工。

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应进行技术加工。 (1) 对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后, 与原件作为一件, 决不能有了复制件而弃原件。 (2) 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏, 便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容, 不要对档案进行过度裁剪。 (3) 对破损、卷角、折皱和幅面过小的材料应进行托裱, 裱糊用的衬纸, 必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干, 不得在阳光下晒和高温烫烤。装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。打眼装订档案材料, 不得压字和损伤材料内容。对表格和横向文字的归档材料, 装订时一律表头或文头朝上, 以便于展开阅读。 (4) 必须拆除归档材料上的金属装订物。每份档案材料在整理时必须保证各自独立, 严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

(五) 装订。

每个干部档案材料, 必须装订成卷。档案目录置于卷首, 卷内材料排列顺序与目录相符。将档案的全册材料按编排顺序理齐, 以装订线一边和下边为基准, 按规定尺寸切齐, 达到四面齐, 条件差的应以左边、下边、右边三面齐。做到结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件、方便阅读。档案卷夹材质应符合档案保护要求, 卷夹背脊应附边签, 用于书写干部的姓名、档案编号等。

参考文献

档案整理目录 篇7

一、档案整理环节中存在的问题

档案整理工作, 就是将零乱的和需要进一步条理化的档案, 进行基本的分类、组合、排列和编目, 组成有序的体系。档案通过整理, 才能为档案的保护、统计和检索提供基本的单位和完整的体系, 便于维护档案的完整与安全。但是, 在档案整理过程中, 整理人员由于受到一些外界因素的干扰和影响, 注重速度与数量, 忽视质量和后果, 直接导致在进行组卷、装订、盖章编号、卷盒选择过程中, 档案原件受到致命性破坏与污染。

1. 组卷方法不科学。

组卷是整理工作中比较重要的环节之一, 操作不当很可能对档案原件造成重大毁坏。组卷过程中, 整理人员面对的是载体规格不一、纸张变黄发脆、缺角错页、成堆码放的零散档案, 若不严格遵循档案整理的有关规定, 进行科学地分类、装订、确定其保管期限, 就会影响到档案的寿命。有些档案整理人员存在着多一事不如少一事的惰性思想, 缺乏耐心细致的工作作风, 造成分类不准确、装订压字、档号章倒盖、档号章内容填错, 甚至撕破纸张、页码排序混乱的现象, 这是发生人为损害档案最严重的阶段。

2. 装订方法不规范。

装订在档案整理环节中看似简单, 但装订压字、撕破档案的现象是相当严重的。一是在拆除濒危档案的金属品时, 方式方法不得当, 粗心蛮干而撕裂档案;二是为了赶速度, 图省事, 而采取贯通装订的方法, 大大破坏了纸张的质量;三是装订的针距过密, 对传统的缝纫机不进行改装, 又不及时调整针距, 这种现象对档案纸张破坏性最大。四是不考虑档案纸张厚薄、页数多少, 一律进行装订而造成的压字现象较为严重。

3. 盖章编号不统一。

在档案整理过程中, 档号章加盖位置不当也会造成纸张的污染。一是在加盖档号章时, 档号章用油的多少有很大差别, 印油用多了迅即装卷盒会直接污染档案, 印油用少了字迹会不清楚;二是将档号章加盖在有文字的地方, 既污染了档案, 又影响了利用。三是由于档号章盖错方向而需重新加盖影响了档案的美观;四是填写档号章内容时, 由于书写用力过大而划破档案。

4. 卷盒选择不合适。

卷盒大小的正确选择与保护档案有着极其重要的关系。组卷过程也是考验每个整档人员能力和水平的过程, 在进行档案组卷时, 应考虑到将一组互有联系的档案尽量放在一个或若干个卷盒内, 保证每个卷盒的厚薄适中。但在档案整理过程中, 一些整理人员只考虑某一方面的因素, 不考虑档案数量的多少, 尽量将一组互有联系的档案装在一个卷盒内, 这样必然会造成卷盒过薄和过厚的现象, 而一个卷盒装的过多或过少, 都会导致在管理和调阅过程中的磨损, 造成档案的损坏。

二、档案整理环节中采取的措施与对策

严格地讲, 档案的形成与收集从机关档案室就已经开始, 然后到整理、归档直至鉴定的过程, 是档案的最原始面貌得以展现的过程, 也是档案原貌最易受损的阶段。这个时期会有许多不规范操作和人为损坏的行为给档案原件造成前端致命性的损伤, 如何解决好此阶段和档案在整理环节中存在的诸多问题, 使档案免遭损坏, 我认为应着重从以下几个方面采取相应的保护措施与对策:

1. 组卷方法要科学。

一些综合性的档案馆, 保存的历史档案与零散档案较多, 由于种种历史原因, 上世纪80年代前未对其进行系统整理, 在整理这些纸张破损、字迹扩散、载体大小不一的档案时, 一要轻拿轻放, 坚决杜绝不按规章而违规操作;二要及时复制。防止档案信息永久性丢失;三要整齐划一。对载体大小不一的档案和附表、地图进行规范合理的折叠, 不能随意折叠以免二次损伤。

2. 装订整齐要美观。

对档案进行装订是组卷中一个必不可少的步骤, 装订一定要讲求科学和美观。一是装订前首先要使用起钉器去掉档案上的金属品 (精装和平装等书本式的档案除外) , 并将锈蚀的金属品清理干净后再行进行装订;二是档案要以件为单位装订, 对数量过多、过厚和精装、平装等不便装订在一起的可单独装订, 凡遇到原档案页码混乱、有倒页的问题时应及时给予纠正;三是档案过厚需用线绳装订的, 应尽量利用原孔, 线的粗细要适当, 一般采取3点或4点一线左侧装订, 左侧没有装订位置时, 可在上端装订。需用线装订的档案, 针距控制在0.5CM为宜, 上下留1CM的位置, 切忌上下贯通;四是装订要牢固, 保持档案的原貌, 整齐美观, 不倒页, 不压字, 不损坏档案, 不影响阅读;五是一旦发现破损、纸张老化的档案不宜装订时及时登记, 送裱糊室修裱后归入相应位置, 而对字迹不牢固的档案要进行复制、加固后和原件一同归档。

3. 盖章编号要统一。

通常情况下, 文字图表档案应逐件在左上角加盖档号章、填写档号章内容, 如左上角没位置时, 可加盖在其它适当位置。为防止档号章加盖与填写内容时造成对档案的污染, 一是要做到档号章不宜蘸油过多, 印油过多的话会直接浸染档案;二是加盖档号章前, 先观察一下加盖档号章的位置, 不要将档号章加盖在有文字的地方;三是防止倒盖档号章。经验证明, 将档号章作以标记, 使整理人员能直接辨别档号章的方向而防止倒盖;四是在填写档号章内容时, 要视纸张质量选择合适的铅笔型号, 书写时用力要均匀, 不要因书写用力过大而划破档案;五是整理人员要经常保持良好的卫生习惯, 保持档号章手柄的干净与卫生;六是档号章项目填写结束后, 待印油晾干后再装进卷盒。

4. 卷盒选择要适当。

档案整理目录 篇8

如何做好档案收集工作这一历史责任, 笔者通过档案工作的实践体会, 结合实际工作就档案收集工作谈几点体会:

1 提高档案意识, 树立档案观念

档案意识淡薄是档案收集工作中的大敌。有些人因为缺泛档案意识, 认为档案工作不是主要部门, 在收集过程中, 制度形同虚设, 想交就交, 不想交就不交, 致使部分在本单位生产活动过程中形成的具有查考价值的文件资料没有归档, 造成档案流失, 直接影响到今后的档案利用, 具体有以下几个方面; (1) 本单位领导和有关人员外出参加各种会议带回的有关资料、一些人员的科研成果、合理化建议、出席各种学术研讨的论文、图片等, 不愿或不及时移交档案室; (2) 有些上 (下) 级机关及外单位直接寄送给领导人“亲启”文件或直接寄给所属业务对口部门和有关人员的文件材料, 各部门往往会留在本部门或个人手中的而未向收发员和档案室移交, 既使有的移交了也是留复印件, 而未留原件, 失去了档案的原始性; (3) 城网资料设备如三证的收集不全, 就往往是设备资料开箱时未及时移交和保管不善而流失, 造成日后查考无利用价值。

因此, 我们通过学习档案法规, 大力宣传档案知识和组织全员参加档案知识竞赛等形成, 增强企业档案法制观念和意识, 进一步提高全员档案意识, 增强广大干部职工学法、知法、守法、依法办事的自觉性, 努力实现从档案法制到档案法治的转变。

2 健全管理体制, 发挥网络作用

要结合单位自身的管理体制, 组织机构的设置、档案材料的形成建立一个纵横交织的管理网络体系, 从而做到从上而下, 层层有人负责、形成上下配合, 左右协作的档案传递网络, 这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理员应与各部门信息员经常联系, 负责做好本部门文件资料的收集、整理和移交工作, 这样做不仅拓宽了档案的收集范围, 还丰富了室藏, 促进了收集工作的开展。

3 建立和健全管理制度, 落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作, 通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规, 增强全员的档案管理意识, 使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作, 又要制定出一系列的规章制度, 为确保档案资料收集的齐全性、完整性, 必须建立严格的制度, 制定档案移交归档制度, 明确档案归档范围、内容及时间;制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度, 明确各项工作的负责人, 责任部门和考核标准, 列入月度和年度绩效考核。

4 积极主动上门收集, 提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度, 取得领导重视、各部门配合外, 更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤, 爱岗敬业, 尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广, 范围大的特点, 不厌其烦主动上门, 跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门, 档案员只要有耐心, 经常上门催交, 与他们沟通, 往往都能收到效果。

5 提高服务质量, 改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者, 同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念, 克服“守摊式”的被动服务观念, 充分发挥助手作用, 利用现代化技术提供远程服务, 利用网上信息量大, 传递速度快的优势, 实现档案资源共享。加强编研工作, 档案员应熟悉室藏档案情况, 通过对档案分析研究, 对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤, 编印成各种档案参考资料, 使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发, 有针对性的编制必要的检索工具, 使检索多样化, 使利用者感受方便, 为单位的安全生产提供服务。

6 制定档案职业道德规范, 提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求, 职业行为规范化和理性化, 因而, 建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实, 档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德, 哪些行为不符合职业道德, 同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外, 还应当关注档案职业人员的内心需要:他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活, 他们也需要融入社会各行各业的建设中, 职业的价值要在与社会的交往过程中体现, 一旦从业者的社会满足感建立起来, 他就能看到所从事的档案职业的价值, 并能自觉遵守各项规章制度, 正是在这个时候, 档案职业道德规范才能更好的落实。

结束语

档案收集工作是档案管理的来源, 它决定了服务能力档案机构的公众舆论, 以提高档案意识, 提高档案管理系统, 从提高系统的收集档案, 讨论如何开发档案收集和方法, 确保档案的完整。档案作为重要证据的故事生产和企业发展, 发挥了积极的努力, 更不能取代, 我们必须坚持这项工作, 作品集和文件管理上一个新台阶。

参考文献

[1]严焕红.城建档案收集管理系统设计[J].科技资讯, 2009 (10) .

[2]杨淑芳.浅谈档案收集与服务[J].天津市工会管理干部学院学报, 2002 (03) .

[3]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010 (16) .

浅谈“908专项”档案整理工作 篇9

1“908专项”概况

“908专项”是我国目前为止启动的规模最大的海洋综合调查, 也是我国海洋发展史上投入最大、调查要素最多、任务涉及部门最广的一项海洋环境基础调查和评价工作, 其内容覆盖之广前所未有, 堪比一本海洋百科全书。为尽快摸清我国近海海洋资源的家底, 全面推进实施海洋开发战略, 促进我国海洋经济的持续快速发展, 国家投入了20多亿资金用于“908专项”调查, 上百家科研单位的上万名科技工作者投入到了该项调查研究工作中。“908专项”调查采用了同类型中最先进的设备作为技术手段, 不仅组织实施了各项综合性调查, 还开展了包括海岛海岸带调查与评价、海水资源、潜在的增养殖区和滨海旅游区等在内的专项调查, 这在中国海洋事业发展史上是前所未有的。

“908专项”自组织实施以来, 始终坚持“边调查、边评价、边应用”的方式, 在逐步开展调查的同时积极推动各类专项调查评价成果的转化和应用。在专项实施过程中, 通过利用调查成果和整编海洋科学资料, 开通了“i Ocean中国数字海洋公众版”, 还发行了大型志书《中国海洋本草》《中国区域海洋学》《中国海洋物种和图集》和《中国海岛志》等典籍。这些成果不仅在海洋、医学、教育、科技等领域具有重要的科学应用价值, 也对普通百姓生活起到了服务功能。如, 海洋药物领域的成果不仅能够指导人们的日常饮食及防病保健、药物治疗等, 其成果转化还可对现代海洋药物的研发起到启迪作用, 从而进一步推动各类科研成果直接转化为服务于社会的产品。

2“908专项”调查及其成果的利用

目前, “908专项”成果已广泛应用于海洋科学研究、海洋经济、海洋综合权益维护、国防建设、海洋综合管理及海洋文化建设等方面, 但总体来说, “908专项”调查及成果的利用主要体现在以下3个方面。

2.1 海洋权益维护方面

“908专项”调查通过高精度遥感数据、地面验证和GUS技术对包括南沙、钓鱼岛及其附近岛屿在内的全国海岛及领海基点都进行了遥感调查, 获得了我国全部海岛 (礁) 的数量、类型、地理位置、岸线长度和面积等重要基础资料, 并编制了《全国海域勘界图集》等。除我国领海基点的遥感影像和实地勘察资料外, “908专项”也获得了海量的网格化环境数据, 为维护我国的海洋权益发挥作用。

2.2 海洋环境保护方面

“908专项”针对我国近海环境质量和海洋生态系统及服务价值等开展了评价研究, 得出了关于我国近海海洋环境质量的评价报告, 并发布实施了《海洋生态资本评估技术导则》国家标准。“908专项”根据水体环境调查, 尤其是海洋污染和海洋化学的调查以及大气化学的调查结果, 提出了关于加强我国海洋环境保护的建议, 为制定全国海洋环境保护规划提供了宝贵的数据。

2.3 海洋经济建设方面

“908专项”根据在调查和评价中取得的大量关于海洋环境基础数据、海岸带与海岛资料及海洋开发利用现状等方面的丰富成果, 为沿海地区制定发展规划提供了数据资料支持, 有力推动了沿海各地区的社会和经济发展, 根据“908专项”成果提出的发展海洋经济的有关建议也已被有效纳入国家的相关规划中。调查中掌握的我国海域使用现状及各类用海的基线数据、大陆海岸线和滩涂利用状况等资料成果, 为分析和预测海域使用的围填海规模及发展趋势、今后科学合理地开发保护我国近海空间资源、实现海洋经济健康持续发展指明了方向。

3“908专项”档案整理简介

“908专项”产生了大量的调查数据及研究成果, 这些在调查过程中产生的数据和资料不仅是对专项工作的真实记录, 更是极具参考和利用价值的重要信息资源。因此, 做好“908专项”任务的档案收集及整理工作尤为重要。为了更好地指导和开展“908专项”任务文件材料的积累、立卷和整理工作, 国家海洋局办公室成立了“908专项”监督和档案管理小组, 并制定了《我国近海海洋综合调查与评价专项归档文件材料整理规则》, 对各项目承担单位实现“908专项”档案整理及立卷的规范化和标准化提出了统一要求。作为“908专项”任务承担较多的单位, 国家海洋局第一海洋研究所成立了档案管理小组, 负责对“908专项”文件材料的收集、整理、审核、保密等工作。

“908专项”档案主要包括纸质档案、照片档案、大幅图件和电子文件几种类型。

3.1 纸质档案

为保证原始记录资料的完整、齐全和准确, 档案室首先要求各项目组确定好本项目的专门档案整理人员, 以方便联系和沟通。为保证归档材料的准确无误, 除项目本身的自验收以外, 还在项目管理中设立了专项的质量审核, 保证项目归档资料的自验收和验收的质量。档案部门专门设立了档案整理的场所, 以便于对项目组档案整理人员进行指导和沟通, 并实行了“预归档”制度, 做到边开展项目、边验收, 边收集、边归档。在“908专项”档案的整理中, 按照要素对原始材料进行分类, 打破了以往的航次排序。在“908专项”纸质档案的整理中, 档案人员特别重视原始资料、原始数据的齐全完整性, 在根据合同任务书及执行情况报告而进行资料收集的同时, 还注意把原始记录、初步加工处理资料、原始数据及调查专项成果都列为永久保存。此外, 根据档案整理中的实际情况, 档案人员还细化了《“908专项”归档文件材料整理规则》中有关学科要素类目表, 并分别制定了《照片档案的收集和整理》《大幅图件的收集和整理》及《电子文件的收集和整理》等细则。

3.2 照片档案

照片档案一般由一些野外调查、室内分析测试以及工作会议等形成的照片构成, 在整理时要将纸质版和电子版照片分别进行保存, 并且纸质照片要进行统一规格的专业冲洗。照片组件以反映单一事件或事物产生的一组为一件, 件内照片按拍摄时间排序, 并在照片背面右下角编号。编号格式是“件号+件内顺序号”, 例如, 将第一件照片档案的第1张照片编号为1-1, 第一件第2张照片为1-2, 以此类推。

3.3 大幅图件整理

在进行大幅图件的整理时, 将海上剖面垂直分布图按照剖面由北至南、由东至西的次序排列, 平面分布图则按照由表层至底层的次序排列。确定次序后, 依据图件的多少决定将其建为一卷或多卷, 并建立互见卷。一个互见卷可对应多个图筒, 且这个互见卷与这些图筒具有相同的档号———根据相关图件在案卷中的位置确定该档号, 如908项目号为90801CJ07, 某一大幅图件在案卷中排在第8卷, 则互见档号为90801CJ07-08。除档号外, 每个图筒都有一个按档号机构编号制形成的编号, 如908CJ07项目中的第一个图筒编号为908CJ07-T01, 第二个图筒为908CJ07-T02, 以此类推。图筒内要附有筒内图件清单表, 该清单表采用卷内目录的格式拟制, 包括:序号、档号、案卷题名、起止时间、数量、密级、保管期限、归档日期、备注。图筒外还要粘贴能够提供筒内图纸的基本信息的标志, 标志内容包括:任务名称、图筒题名、图筒序号、互见卷号、筒内卷号范围、归档时间、检查人。在确定每个图筒都有一份内部的图件清单和外部的粘贴标志后, 将其装入以宽松为宜的袋具中。

3.4 电子文件整理

在电子文件的内容检查无误后, 要对其进行保存。电子文件的保存载体要求为一次性可打印光盘 (VCD或DVD) 、硬盘、磁带, 其中, 要对光盘的封面进行喷墨打印, 并保持载体标志和独立外包装的信息一致。光盘卷标采用“专项代码+载体顺序号”的格式, 如908CJ07—01、908CJ07—02。光盘内要建立根目录、总文件夹和Readme文件, 其中, 总文件夹命名格式为“任务代码+类目名称”, 如“908CJ07管理类文件”;Readme.txt文件则主要是对载体上的各子目录名、归档文件名、文件内容、文件记录格式和文件运行环境、制作单位、责任人及联系信息等进行说明。电子文件的载体存放可按照管理性文件、照片文件、视频文件、数据文件的分类进行排序[1]。

4 小结

908海洋调查专项已于2012年10月27日在北京完成了总验收, 专项档案从2012年开始试点移交进馆, 案卷质量之优良、内容之规范在我国海洋档案史上是前所未有的, “908专项”档案工作的成功实践也必将对海洋档案事业产生巨大的推动作用。“908专项”调查产出了大量内容翔实的成果资料, 且各项成果的转化应用潜力巨大, 各成果的应用必将在海洋经济发展、海洋环境保护、海洋权益维护以及海洋行政管理等方面产生重大而积极的影响[2]。

参考文献

[1]孙晓燕.海洋专项电子文件归档整理的实践与思考[J].天津档案, 2012 (4) :30-31.