城建档案管理策略

城建档案管理策略（精选10篇）

城建档案管理策略 篇1

誚张馨元

目前, 数字城建档案包安全保障策略主要有两大方面, 一是对用户权限的控制, 包括在业务流程中具体角色的权限、使用者权限的授权等;二是对数据安全本身的控制, 包括数据的备份。佳木斯市城建档案馆在数字档案安全保障方面进行了大量探索, 针对档案信息虽实现了当天实时备份, 但不能保证数据还原效果的现状, 进一步完善了数字档案的安全保障方案策略。具体而言, 主要分四大块进行实施:

一、安全保障体系框架

1. 安全基础设施。

根据“全国档案信息化建设实施纲要”的安全规范, 佳木斯市城建档案馆内部局域网与外网进行物理隔离, 以保证局域网档案基础数据库的安全。佳木斯市城建档案馆局域网作为档案信息处理的主要区域, 其建设标准应符合国家有关信息安全和保密的有关规定。在与外部网域联接时, 加装了防火墙及入侵检测系统。

2. 应用系统安全。

为保障整个局域网档案信息的安全, 在应用系统的设计中应包含以下几个方面:第一, 统一身份认证。为整个数字档案馆应用系统平台提供身份鉴别服务, 建立可信的安全基础环境, 用于保证身份的真实性。第二, 访问控制。对数字档案馆应用系统平台中所有操作和访问权限进行管理, 防止非授权访问和操作, 实现对各类操作人员和档案查询检索人员的有效管理和控制。第三, 数据完整性。对数字档案馆应用系统平台中存储、传输的数据进行数据完整性保护。第四, 密级控制。根据档案密级的不同对档案进行相应的密级控制。第五, 用户操作审计。对于用户的所有操作进行相应的审计。

3. 安全管理保障体系。

一是安全管理组织。形成一个统一领导、分工负责, 能够有效管理整个综合应用平台安全工作的组织体系。二是安全标准规范体系。指导整个档案综合应用平台建设的安全标准规范体系。三是安全管理制度。包括实体管理、网络安全管理、软件管理、信息管理、敏感信息介质管理、人员管理、安全保密产品管理、密码管理、维修管理及奖惩等制度。四是安全服务体系。系统运行后的安全培训、安全咨询、安全评估、安全加固、应急响应等安全服务。五是安全管理手段。利用先进成熟的安全管理技术, 逐步建立整个数字档案馆应用系统平台的安全管理系统。

二、安全基础设施

1. 安全监控检测系统。

安全监控检测系统由网络入侵检测系统、网络漏洞扫描系统、监测防篡改系统组成, 它们均支持集中控制, 安全管理员在安全控制台上能实时监控和检测网络或系统的活动状态, 很方便地对全网安全风险进行动态控制和有效管理。

2. 防病毒系统。

佳木斯市数字城建档案馆防病毒解决方案具有整体性和全面性, 既能够保护所有的计算机设备和网络服务, 也能够对所有可能带来病毒的信息源进行监控和病毒拦截, 形成一个立体的、完整的病毒防护体系。档案应用系统平台选用有实力的防病毒软件及先进网络防病毒系统, 以提高对新病毒的查杀能力。

3. 容灾备份系统。

对关键的网络和计算机设备、重要档案数据进行备份是数字档案馆应用系统平台安全可靠运行的重要保证。数字档案馆应用系统平台容灾备份系统要重点考虑:第一, 备份策略。根据关键程度确定要备份的网络和计算机设备的备份策略:双机热备/离线人工切换;根据数据的重要程度确定各种数据的备份策略:本地/异地;全备份/增量备份;备份时间。第二, 备份与恢复管理。为了很好地管理备份设备, 执行备份策略和恢复数据, 要有一套完善的备份管理系统。第三, 冗灾中心。冗灾主要是为了保证信息系统现场发生瘫痪故障时, 冗灾中心以适当方式接管工作, 减少系统运行风险。

三、应用系统安全

1. 统一身份认证。

数字档案馆应用系统平台需要通过构建统一认证网关系统, 建立统一的CA用户身份认证体系, 所有的操作用户必须通过CA认证系统才能进入系统进行相应的操作, 保证档案利用的安全性, 防止非法访问与操作。

2. 用户权限管理。

第一, 用户授权。授权管理采用集中授权、分级管理的工作模式, 提供平台内的资源管理、用户角色定义和划分、权限分配和管理、权限认证等功能。权限管理主要是由管理员进行资源分类配置、用户角色定义及授权等操作。第二, 用户权限控制。通过用户权限认证的方式对用户操作进行控制。用户权限认证主要是根据用户身份对其进行权限判断, 以决定该用户是否具有访问相应资源的权限。系统实现对用户数据存储权限进行控制, 设置相应的用户密级级别。用户密级可以根据档案的密级级别进行定义, 授予相应的操作权限。从而防止用户非法操作与对档案内容的篡改, 保护档案数据的完整性。

3. 数据加密。

档案应用系统平台采用全文数据库系统, 对数据及存储在全文数据库里的档案数据进行加密, 为敏感档案信息内容提供了强大的安全保证。

4. 档案密级控制。

系统可以根据档案的密级程度, 进行相应的档案密级设定。合法用户只有拥有与需要查询检索的档案资料相对应的密级才能进行浏览。档案的密级与用户的操作权限密级相对应。

四、安全保障体系

1. 安全管理组织。

为确保佳木斯市数字城建档案馆应用系统平台安全保障体系的顺利实施和运营, 必须要有一个完整的安全管理组织体系。

2. 安全标准体系。

安全标准规范体系是支撑数字档案馆应用系统平台安全保障体系建设的需要手段, 是系统互联互通、业务协调、信息共享所必须遵守的技术准则。数字档案馆应用系统平台安全标准规范体系建设必须充分遵循国家相关的安全标准及规范, 充分考虑与国际接轨。

3. 安全规章制度。

数字档案馆应用系统平台涉及面广、情况复杂, 管理的规范化程度极大地影响着整个平台的安全, 严格的安全管理制度、明确的安全职责划分、合理的人员角色定义, 都可以在很大程度上降低审批平台的安全隐患。因此, 数字档案馆应用系统平台的建设、运行、维护、管理都要严格按制度执行, 明确责任权力, 规范操作, 加强人员、设备的管理。

4. 安全管理技术。

安全管理技术是实施安全策略、安全管理制度的技术手段, 是安全管理智能化、程序化、自动化的技术保障。充分利用目前已有的安全管理技术能有效地提高安全管理的自动化能力, 减轻管理人员的工作负担, 减少人为失误带来的安全隐患。

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城建档案数字化管理分析 篇2

关键词：数字城市;城建档案

城建档案的有效管理是城市高效率开发利用的前提，在城市快速发展的今天，电子信息已全面替代了伎的文件形式，这个也是促进了数字化城市建设的产物。如何在电子技术快速发展的今天提高城建档案效率，以下展开全面分析。

一、数字城市

对于城市建设过程中的规划、生态环境、城市设施等信息进行收集整理，为城市进一步发展提供数据。数字城市的建设主要就是从规划建设以及生产管理等方面出发，充分利用数字化信息处理技术以及网络技术，将城市建设中存在的各种信息整合成一个技术系统，其空间信息资源是数字城市建设的基础。城建档案馆为城市建设信息档案资料管理的重要部门，在数字化程度逐渐加深的背景下，传统的档案文件形式以及管理方式已经不能满足城市建设的需求，需要从数字化技术的角度出发，通过对信息技术、网络技术等的应用，不断提高城建档案管理的效率，为建设数字化城市提供更大的帮助。

二、数字城建档案馆特点分析

城建数字档案与综合性数字档案相比具有明显的区别，可以说城建数字档案是综合数字档案中的一部分，对城建数字档案的管理，主要就是对城市建设过程中存在的数字资源进行管理，并通过信息技术、网络技术以及数字技术来实现档案资料的远程访问，实现城建档案的数据共享，为下一步城市建设规划工作提供数据支持，不断提高服务质量。数字城建档案馆与综合性数字档案馆无论是理论还是技术上具有很多相似性，但同时也具备了城建档案独有的特殊性。

（一）客体方面

城建档案馆数据资料专业性、区域性、动态性以及多样性比较强，其中区域性主要是指对某个城市的建设，本城市建设所产生的档案资料与其他城市相比具有很明显的区别性。动态性主要是因为城市建设过程是一个动态的过程，随着时间的变化城建档案资料也在不断变化，进而反应了城建资料的动态性，能够全面配合城市建设的协调性。专业性即城建档案对专业性有着严格的要求，这在很大程度上加大了城建数字化档案管理工作的难度。而城建数字档案所具有的多样性，主要是指档案形式的多样性，即城建信息数据载体的多样性，传统信息的载体主要为纸质档案，而通过数字档案的建设载体逐渐转变为各种移动设备，例如计算机、移动硬盘等，无论是保存还是查阅都更具方便性。

（二）主体方面

城建档案即城市建设过程中产生的各种数据、资料，无论是内容还是形式都与其他档案类型具有明显的区别。例如城建档案的专业性，城建档案内容针对的方向主要为城市与社会，受其特点影响与其他档案管理机构相比具有更明显的区別。城建数字档案馆并不是城市建设的主体部分，其只是城市建设中的一个有机组成部分。另外，城建档案信息资料生成过程是档案管理与城市建设的有机结合，两者的相互融合使得城建数字档案馆具有更强的现实性。

三、数字城市与城建数字档案化实例分析

（一）城建实例

以某城市城建档案馆为例，基于我国加强城建档案管理政策，响应政府号召，在建设数字化城市时，基于城市基本特点率先建立了自己的城建档案馆。目前城建档案馆中馆藏档案共有20个大类，包括规划、管理以及设计等各类档案共40余万卷，并且就目前档案实体增长数据分析，馆藏仍以快速增长的趋势增多。面对数字化城市建设的背景下，本城建档案馆也针对数字化方面进行了研究以及实施，并取得一定的成果，例如档案检索管理、多媒体视频管理以及档案扫描等。

（二）数字城建档案建设所存问题

虽然随着信息技术、网络技术以及多媒体技术的应用城建档案数字化建设取得一定的成果，但是与数字城市建设要求相比仍存在很多的不足。第一，数字城建档案建设力度偏低。城建档案数字化建设成为主要方向，但是就现状来看，本市城建档案数字化管理落实程度并不高，严重缺乏数字化研究专业人才，并没有实现与数字城市协调发展的要求。第二，城建档案资源利用率低，主要体现在城建档案信息利用率低，档案编研效果并不理想，不能提高档案的应用效果，在内容上不具备本市建设的特点，致使社会对城建档案信息关注度降低。第三，现代化程度偏低。城建档案数字化建设程度比较低，就本市城建档案管理现状来看，大部分的接收工作采用的仍然是纸质的文件，并没有完全实现数字化建设的要求，导致现在城建档案数字化建设过程中存在更多的问题，数字化管理水平不均，将会直接影响最终建设效果。

（三）城建档案数字化建设要求

（1）建立自动化管理系统

城建档案业务自动化管理系统的建设，是实现数字化建设的必要环节，主要来完成各项数据信息的接收、分析、整理以及储存等，将传统纸质档案为管理核心的方式，逐渐转变为以电子档案为管理核心，以此来进一步实现数字化城建档案的建设。

（2）数据库数字化建设

与其他档案信息相比，城建档案数据信息具有更明显的专业性以及多样性特点，在建设数字化数据库时，需要合理利用数据库技术，如Server、SQL数据库编程技术等，对数据库中存有的原始数据进行整合，以此来保证城建档案数据的真实性、一致性以及准确性。通过对本市城建档案建设现状的分析，确定需要建设城市基础空间数据库、城市综合地下管线数据库、地下设施数据库、重点建筑以及构筑物数据库、项目级著录信息数据库以及案卷级著录信息数据库等。通过针对城建档案特点建设数据库，通过各类数据库信息来推动数字化城市的建设。

（3）建立信息安全系统

在确定数字城建档案信息网络安全系统时，应明确系统运行期间的指标，即保证整个数字化系统的安全性。城建档案建设需要重点注意两个方面，即访问控制与数据安全。信息安全系统的建立需要从这两个方面出发，例如针对访问控制方面，可以选择较色权限设置方式，将服务器使用者进行较色分类，主要包括系统管理员与访客，对于能够访问的数据信息，应以系统访问者权限等级为主要依据，向其开放相应的信息。而对于数据安全，必须要建立防火墙，以此来保护系统的安全，同时还要做好数据的备份，保证数据有效更新。

四、结束语

数字化已经成为城市建设的必然趋势，而城建档案作为影响城市建设效率的主要因素之一，在建设数字化城市时，也需要加强对数字化城建档案的研究，确定存在的不足，选择切实可行的方式从多个方面进行分析研究，争取不断提高数字化城建档案建设的效率，使其能够在数字化城市建设中起到更大的作用。

参考文献：

[1]张丽平.档案数字化过程中应注意的问题[J].黑河学刊.2012，（04）：59-60

[2]朱桂华.城市化进程视野下的数字化城建档案馆建设[J].曲靖师范学院学报.2012，（02）：32-33

城建档案管理策略 篇3

1 城建档案馆信息化现状

我国城建档案馆经过20多年的发展, 已成为信息资源的聚集地, 信息技术的进步和网络经济的兴起为我国城建档案馆利用后发优势实现跨越式发展提供了机遇, 同时, 信息技术在城建档案中的应用已得到广泛认可。通过对全国城建档案馆信息化现状的理性审视, 可以认为, 城建档案馆在信息化建设过程中, 存在信息资源开发不足, 信息交流与共享程度低的问题, 对信息化重要性的认识有待普及和深化, 信息服务水平和质量有待进一步提高。

我国城建档案馆大多在20世纪80年代初建立, 当时在部分城建档案馆已开始采用微机处理汉字信息, 使大量的台帐从手工处理转为计算机处理。80年代末期, 开始探索建立档案计算机检索系统, 90年代初, 由建设部城档办牵头, 在芜湖城建档案馆试点, 建立了DOS操作系统下的单机版档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统, 并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Windows, 数据库也由最初单机版的d Basc II转向支持局域网操作的Foxpro, 继而发展到今天的大型数据库。现在部分城建档案馆建立了自己的网站, 但网站内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍, 我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与知识管理的要求不相适应, 与迎接知识经济时代到来的要求也相距甚远。这种不适应集中表现在:

(1) 自身技术和信息化基础设施落后。几乎所有档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品, 但网络设备的拥有率很低, 数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低。相当多的档案馆的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。不论信息化基础设施建设、应用水平, 还是互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。

(2) 档案馆仍未走出封闭状态。大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案, 编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲, 档案馆类似于资料仓库, “活”信息被束之高阁, 变成了“死”档案。

(3) 档案介质仍囿于传统形式。目前档案馆绝大多数仍为纸质档案, 光盘技术和机读方式虽已运用, 但十分有限, 数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍未提上日程。

(4) 资源共享观念淡薄。档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标, 于是追求自我实体拥有成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会信息体系中, 实现信息资源的共享, 至今仍然未被重视。

(5) 档案资源的深度开发远不能满足社会需要。各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。

(6) 档案馆信息化水平极不平衡。主要体现在地区、大中小档案馆差异明显。我国各地区、不同规模的档案馆信息化建设水平极不平衡, 沿海地区的信息化建设和应用水平好于其它地区, 大城市城建档案馆信息化进程明显快于中小城市城建档案馆。

造成这一现状的原因是多方面的, 比如社会环境、档案馆实力 (包括资金、技术、人力、物力等) 、相关法律的完善程度等因素的制约, 但更主要的原因还在于档案馆对信息化建设认识模糊, 不了解档案馆信息化对自身的重要性, 对信息化建设理解很肤浅。认识不到位导致现有基础设备的应用水平低, 未来参与全国数字城市和档案信息网建设的可能性减小, 由此可见, 提高认识、更新观念对档案馆信息化建设来说刻不容缓。

2 对档案信息化的思考

2.1 提高认识, 统筹规划

首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义, 它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下, 档案的文化性质和社会性质逐步强化, 利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代, 只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时, 档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此, 我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。

其次, 作好统筹规划。将大量的档案信息化, 是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查, 包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划, 包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程, 硬件的购置不可能一步到位, 也不需要一步到位, 应从实际和长远打算, 保证扫描仪等硬件设施的配套, 使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点, 分步进行”的原则, 对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化, 早日满足大多数利用者的需求。

2.2 城建档案数字化是城建档案信息化的基

础, 要加强基础工作, 认真做好档案数字化

2.2.1 档案数字化必须有所选择。

针对馆藏“浩瀚”的档案资源, 不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中, 采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化, 力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

2.2.2 做好数字化时扫描参数的优化设置。

扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响, 其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰, 其相应的扫描时间和存储空间就要增加;分辨率参数选得低, 扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑, 包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

2.2.3 做好档案数字化的全程控制。

在档案数字化过程中, 要注重全面的质量检查, 加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容: (1) 数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确, 对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。 (2) 数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌, 字迹清楚不失真, 幅面摆放正确, 亮度适当, 既没丢失信息, 又无增加信息, 无错扫、漏扫, 对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。 (3) 数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接, 形成一一对应。

2.3 开展档案数字化问题的研究, 及时解决数字化进程中的疑难问题

档案数字化是档案工作中的一项新内容, 不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如, 数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题, 应在抓档案原件数字化工作的同时, 组织力量开展档案数字化问题的研究, 及时解决工作中的一些技术性问题, 同时澄清和统一思想认识, 确保档案数字化工作的顺利开展。

城建档案管理策略 篇4

关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.

城建档案管理执法探讨 篇5

一、城建档案管理执法主体

执法工作,强调执法主体合法,不具备执法主体资格的单位其管理执法活动无效。判断一个机关、单位是否具有某一方面管理执法的主体资格要看他是否有法律、法规授权,或是享有执法主体资格的机关授权委托。一个地区的城市建设档案管理活动,由于管理体制因素,存在执法主体多元的特殊情况。

(一)各市建设或规划行政主管部门,由《档案法》、《科学技术档案工作条件》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规授权负责城市建设档案管理工作享有城建档案管理执法的主体资格。如《档案法》第五条“档案工作实行统一领导、分级管理的原则、维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。”《科学技术档案工作条例》第四章科技档案工作管理体制第二十条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十八条“国务院所属的各专业主管机关,根据需要建立专业档案馆,收集和保管本专业需要长期和永久保存的科技档案。大中城市应当建立城市基本建设档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。”中华人民共和国建设部发布《城市建设档案管理规定》第十四条规定“省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可以根据本规定制定实施细则。”国务院发布的《建设工程质量管理条例》第十七条:“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定,及时收集、整理建设项目各环节的文件资料,建立、健全建设项目档案,并在建设工程竣工验收后,及时向建设行政主管部门或者其它有关部门移交建设项目档案。”因此城建档案执法过程中须明确执法的主体是城建档案行政管理部门,即市建委。笔者认为只要违法一直存在,这些法规(规章)都是适用的,都可以作为档案执法的依据和前提。

(二)县级以上档案行政主管部门,《档案法》确认其主管各级档案事业,监督城建档案工作,对城建档案管理活动中违反档案法的行为有处罚权;再就是直接从事城建档案管理工作的城建档案部门,建设部发布的《城市建设档案管理规定》授权其负责城建档案的日常管理工作,也就享有了城建档案日常管理活动的执法主体资格。

(三)城建档案管理工作的三个执法主体之间是一种条条与块块、宏观与微观的关系,即档案行政主管部门代表的是档案工作宏观的从上到下的条条管理关系;建设行政主管部门体现的是行政领导关系,是城建档案工作的一种块块的管理;城建档案馆则是这种块块管理活动具体实施的单位。实施城建档案活动需要的是密切合作,处理好宏观与微观、条条与块块之间的关系,其指导思想应该是以国家利益为重、以有利于城建档案事业的管理为重。

(四)目前,城建档案的管理执法存在三种情况:建设行政主管部门设置有城建档案管理机构的,城建档案的具体执法活动由管理机构承担;未设管理机构的,其管理执法工作由馆承担;有的市政府或建设行政主管部门建立了城建档案执法监察机构,由监察机构来行使城建档案管理执法权。应注意的一点是,若具体行使城建档案管理执法的单位是事业性质,必须经市建设行政主管部门和档案行政主管部门委托,由市政府法制管理部门办理执法证。这样城建档案管理部门及其工作人员才具备了合法的管理执法资格。

二、城建档案管理执法依据

(一)城建档案管理执法依据,是指城建档案管理部门在实施城建档案具体的管理执法活动中,对违反城建档案管理规定的行为据以执法处罚的法律、法规依据。这些依据有国家关于城建档案管理的法律、法规和规章。再就是作为执法参考依据的地方县以上各级政府及其城建档案主管部门制定的城建档案管理的行政规范性文件。如《建设工程质量管理条例》第五十九条“违反本条例规定,建设工程竣工验收后,建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的,责令改正,处1万元以上10万元以下的罚款。”

(二)在具体适用这些依据时应掌握的原则是:①在同级国家机关之间,权力机关制定的法律法规文件,其效力高于行政机关的法规文件;②在上下级国家之间,上级国家机关制定的法规文件,其效力高于下级国家机关制定的法规文件;③法律高于法规;法规高于规章;国家法规、规章高于地方法规、规章;法律、法规和规章高于行政规范性文件;④在有适应法律法规规章的情况下,不能适用与法规依据相修的政策规定,否则,就会因适用法规依据不准确而引发行政诉讼。

关于行政规范性文件它是由不具备立法权的行政机关制定具有法规的形式与内容,但不具备法规的地位与效力,只能在无适应法规依据的前提下才能适用它的规定。应该说,这些原则是适用执法依据的常识问题。

(三)在城建档案管理执法依据方面应当研究的问题是:

第一、处罚标准应具体。处罚标准不具体,执法人员就会因找不到适用的执法依据而不便执法处罚。没有罚则标准的法规,只能是一纸政策规定。

第二、处罚标准应统一。就城建档案管理而言其执法依据有档案行业方面的法律法规规定,也有建设行业、城建档案专业方面的法律法规规定,制定这些法律法规的机关有多家,若是不坚持法制统一性原则各搞各的规定罚则标准各异在具体执法活动中就会造成同一违法行为只是因为适用的执法依据标准不一致而出现多种处理结果,对执法管理活动造成负面影响。

为此,制定法规的机关,首先应确立法制统一原则,在制定城建档案法规时凡涉及职能交叉的管理规定,相关部门一定要事先协商,取得共识达成一致意见。同时,对过去制定的一些城建档案管理处罚标准不统一的法规进行一次清理,该修订的修订,力求城建档案管理执法依据统一,标准一致。

三、城建档案管理执法的具体行政行为

(一)具体行政行为,指对违法行为作出的具体处罚,它是行政管理机关执法活动的表现形式。

行政处罚方式有三种:一是财产罚,强制违法者缴纳一定数额的货币或实物,或剥夺、限制某些财产权如罚款、没收非法所得责令赔偿等;二是行为罚,即限制或剥夺相对人的行为能力或停止某种活动追究法律责任,吊销某种许可或资质证书;三是申戒罚,即对相对人施以警告或通告。

(二)区别处罚方式的不同,有作为与不作为的具体行政行为之分。

有作为的具体行政行为,捐给予行政管理相对人以警告质令整改、罚款、赔偿损失吊销或收缴营业执照,降低企业资质等级等;不作为的具体行政行为包括:停发或缓发执照、证件。城建档案管理的不作为具体行政行为有:项目档案不予验收、不签或缓于签证、工程视为不合格、不评优等。鉴于目前城建档管理执法依据尚不完善,城建档案馆在处理一些违法违章行为时,多未做出有作为的具体行政行为,而取不作为的方式。如在竣工验收时,凡竣工档案不符合要求或没有档案的,城建档案管理人员依据《科技档案工作条例》等法规规定,实行一票否决,工程不予验收或不评优。但在实际工作中,这一票否决是否算数,又多取决于建筑行业主管部门是否平纳城建档案方面的意见。

(三)在多数城建档案法规和档案法中都设置有行政处分和行政处罚的规定。

应当明白的问题是,行政处分与行政处罚追究的是一种行政责任,指违法者尚未构成犯罪而对其实施的一种行政制裁。虽说都是一种行政制裁,但行政处分与行政处罚又是有区别的。行政处分权是国家赋予各级行政机关的权力,无需法律特别授权只要违纪违章事实成立,依据行政处分规定即可处理。其前提是管理机关与相对人要有隶属关系。行政处分对于处分机关来说是一种行政行为,对受处分者来说是承担一种行政责任。建设部门和档案部门查处系统外的城建档案违法行为,因为隶属关系没有直接的行政处分权而只有查证权,有提出处分的建议权,仅有监督执行的职能;行政处罚是以管辖为前提,只要是在你的管辖范围构成的违法,有明确的罚则规定就可以对行为人依法实施处罚。在城建档案管理活动中只要管理相对人违法事实成立,执法者就应根据违法程度和所造成的后果,适应罚则准确定性,恰当处罚。

四、城建档案行政执法程序

行政执法程序也即是行政处罚程序。城建档案行政处罚程序可以分为简易程序和一般程序两种。

(一)简易程序主要适用于违法事实清楚,情节简单,违害轻微,证据确凿处罚较轻的违法行为。

《行政处罚法》规定违法事实确凿,并有法定依据对公民处五十元以下,对法人或其他组织处一千元以下罚款或警告的行政处罚,可以当场作出行政处罚决定。如在档案执法实践中对轻度损坏或擅自抄录档案,尚未造成严重后果的违法行为人,只要有法定依据,作出警告或“五十元以下”罚款的处罚适用简易程序,可当场处罚。当场处罚步骤为:首先执法人员应向当事人表明身份,如出示执法证件;二是指出违法行为、事实听取当事人申辩;三是作出处罚决定并当场交给当事人。执法人员要填写处罚决定书,当事人收到处罚决定书后,要在存根栏签名;四是告知诉权,即当事人若不服处罚决定可在十五日内申请复议,或在三个月内向当地法院起诉;五是将行政处罚决定报所属行政机关备案。

(二)一般程序适用于对公民处五十元以上、对法人处一千元以上的罚款、没收违法所得等较重的行政处罚。

也有五个步骤:即一是受理立案;二是调查取证;三是告知处罚的事实、理由、依据和有关权利;四是做处罚决定,制作处罚文书;五是送达处罚决定书。

浅议城建档案管理 篇6

1 当前城建档案管理模式的现状与问题分析

1.1 电子文件这一新型载体的产生, 给传统管理模式带来了的极大冲击

“数字地球”“数字城市”建设日新月异, 信息技术在行政机关办公活动中, 在城市规划管理建设过程中广泛应用, 出现了新型载体文件-电子文件, 整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生, 决不仅意味着一种新型载体档案的诞生, 而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来, 是近现代档案学理论诞生以来, 文书、档案工作领域最剧烈的一次变革, 他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。

1.2 电子政务的加快推行, 对传统管理模式提出了挑战

档案理论冲破传统的档案学的束缚, 摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围, 进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”, 提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”, 以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”, 这些崭新的现代档案学理论, 为我们实际工作提供了指导方向。

1.3 纸质档案与电子档案并存的现状, 对改变传统的管理模式提出了迫切的要求

城建档案涉及行业众多, 其信息技术手段应用水平参差不齐, 而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统, 深深扎根与人类社会”, 以其载体的稳定、信息的可靠等优势, 不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案, 二者的将长期共存。

2 城建档案工作与建设事业管理体制的创新理念

2.1 业务工作创新

城建档案工作是档案实体管理与业务工作管理并举, 而以业务工作管理为重, 已与建设行政程序融合在一起, 创新形成了诸如建设工程档案编制报送“一书两证”制度、与工程质量和安全监督工作融合的工程档案备案制度、工程档案编制现场业务检查和监督制度等工作制度, 通过抓建设工程档案的真实性、系统性、完整性, 保证了“高水平、可操作”的建设行政管理, 促进了建设工程质量, 促进了建设工程规范管理, 促进了建设领域反腐败工作。“一书两证”制度把城建档案工作与建设工程管理程序融合在一起, 是一种程序性管理, 是档案工作的业务创新, 管住了档案的源头, 从真实、系统、完整编制工程档案的角度出发, 促进建设工程管理, 实际上行使的是一种建设行政职能。

2.2 专业领域创新

随着各地城市建设迅猛发展, 各市城建档案工作内涵不断发掘、外延不断拓展, 城建档案馆的专业领域已大大超越静态纸质档案库房管理和查阅利用, 已涵盖地下管线GIS、建设信息中心、声像多媒体管理、数字城建档案馆、数字城市基础平台、建设信息发布和建设成就宣传展示等, 这其中许多都是投资上百万元、甚至是数千万元的信息化工程, 不仅成功解决了城建档案信息资源整合和共享的问题, 而且把城建档案的现势利用信息充分发掘和提取, 极大地服务了城市规划、建设和管理等工作, 使城建档案工作具有了异地备份、防灾救灾减灾和反恐应急等战略性作用和地位, 远远地超越了一般意义综合档案的查考研究、修史编志的作用。

2.3 法制建设创新

除国家法律、法规外, 从机构、职能、执法主体、法律责任等方面都对城建档案工作作为建设事业的重要组成部分进行了规范。其中, 不仅有城建档案工作管理立法, 还有城建档案专门工作如地下管线工程档案工作管理立法, 还有大量政府规范。

3 新的管理模式给城建档案工作带来的变化

3.1 观念的转变

新模式下, 受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下, 任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发, 通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境, 与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命, 确立正确的指导思想, 实现观念的转变, 才能适应新形势下的城建档案管理模式。天津城建档案馆密切结合我市城市建设实际, 积极探索城建档案管理新路子, 提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变, 档案实体管理向信息管理转变, 档案管理手段由手工向技术型转变, 档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变, 不断推进档案管理和服务工作的开展。

3.2 工作内容、目标的转变

新的管理模式下, 我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆, 转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力, 具备数字化信息的处理能力, 具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。2003年“天津数字城建档案馆”项目正式启动, 项目对原有信息管理系统进行升级, 提升了信息查询、数据存储等多项功能, 开发了业务办公、行政办公自动化系统, 建立了网站。实现了馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化。通过馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用, 满足社会各方面的利用需求。目前该项目被列入建设部信息化建设示范项目, 我馆被列为天津市数字化档案馆示范单位。

3.3 人员需求的变化

传统档案工作以纸张为工作对象, 新模式下大量新技术、新设备的应用, 信息系统开发, 对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化, 在同等设备的情况下, 其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术, 每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求, 特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。

城建档案馆必须树立“以人为本”的观念, 从对档案馆人员需求的多样性, 和变化性出发, 培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。

多元化并行的模式是文件载体转换时期, 必经的一个阶段, 尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速, 但主要是针对纸质档案的数字化处理, 真正接收、管理电子档案还都刚刚起步, 在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前, 传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台, 多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。

摘要：对城建档案工作来说, 城市建设发展越快, 对城建档案馆藏建设的要求就越高, 也越紧迫。针对当前城建档案管理工作中存在的问题, 如城建档案法制法规建设还不健全, 全社会城建档案法律意识还比较薄弱, 档案工作者的素质不能适应形势发展的要求等, 并对如何改善这些现状进行讨论。

关键词：城建档案,管理工作,规范素质

参考文献

[1]姜之茂.当前档案工作的走势评析[J].上海档案, 2002, 3.

[2]张大伟.关于大管理概念及其对策研究[J].档案科技与现代化, 113.

[3]张志敏, 高宏山, 王淑珍.再论数字城建档案馆及其建设[J].城建档案, 2008, 5.

城建档案的管理与利用 篇7

一、重视城建档案的重要性

城建档案管理工作, 是城市管理、建设、规划过程中的主要环节, 其对城建进程的顺利、健康、快速开展具有重要的指导与借鉴意义。城建档案管理机构是城市建设的科研基地、信息基地, 也是研究技术创新、信息技术、城市历史的平台, 具有着眼未来、服务现实、保存历史的职能其工作目的是扩大社会服务。因此, 必须把城建档案管理工作纳入城建事业规划之中, 通过制定并完善各种政策措施, 健全城建档案的管理机构, 并赋予档案管理机构管理及保管档案两种职能。在添加设备、经费渠道、人员编制、管理范围、机构设置等方面, 上级档案机构因积极解决一些具体问题, 在财力、物力、人力等方面应给予适当的优惠政策及必要的支持, 促进城建档案管理工作的高效开展。

二、加强城建档案管理的策略

基于城建档案管理的重要作用, 必须加强对其管理, 以提高其对城市建设及社会发展的积极作用。

(一) 规范档案管理流程

随着信息时代的到来, 城建档案管理应将传统的实体管理和信息管理有机结合起来, 既可发挥实体档案的历史凭证作用, 游客展示城建信息的先进价值, 使城建信息成为一种珍贵的管理资源及经济资源, 使这些资源与生活实际充分结合, 创造出更大的社会效益。据有关调查数据显示, 当前城建档案的利用中, 近90%是查询利用, 查询的目的是为城建工程的规划设计、建设及产权凭证、产籍平整、调查取证等, 利用该档案的人一般都是行政管理人员、专业的技术人员等。城建档案一直以来都是社会主义建设的重要内容, 当前, 城建档案的利用方式多为需要查询资料的人员上门查询, 由于查询时间限制, 查阅者主要通过对档案原件进行复制或抄录的形式进行利用, 致使需要大量查阅档案资料的用户要往返多次才可达到查阅目的。可见, 城建档案信息网络化, 是其必然的发展趋势, 也是社会发展的需求。由于城建管理者对原始档案缺乏精心提取与深度加工, 使其对档案的编纂、研究不充分, 没有形成规范化、科学化、系统化的编研成果, 原因为城建档案管理者对社会机构需求档案信息的了解过少。所以, 城建档案管理者, 应改变传统的对外服务方式, 变用户的需求服务到主动上门服务, 积极了解社会需求信息, 积极做好城市工程建设的前期介入, 主动上门指导、服务, 为城建建设的重点工程进行全过程、全方位的跟踪指导服务。

(二) 创新档案管理手段

为提高城建档案的利用价值, 可从以下几点入手, 切实做好档案信息收集工作, 使档案具有更多的使用功能。

第一, 提高特色档案的收集力度。随着信息时代的到来, 互联网上各种信息达到了空前丰富的状态, 对城建档案机构来说是一种新的发展机遇, 也是重大挑战。因此, 城建档案管理人员可通过收集特色档案以提升自身的竞争力, 提高特色档案的馆藏力度, 丰富档案的信息内容。实现情报信息、图案、档案的综合管理, 是新时期城建档案管理的发展趋势。专业的档案管理机构, 更应该积极拓展档案内容来源渠道, 突破传统信息收集方式的局限性, 重点收集典型性的城建资料, 及与城建档案有关的价值信息, 为扩大、提高城建档案的服务能力创造条件。

第二, 积极建设数字档案。在信息规范化、标准化工作的前提下, 将城建档案管理的动心转移至建立信息化档案上, 借助网络技术及计算机, 使城建档案实现先进的网络咨询、利用、查阅、检索等服务, 促进城建档案实现信息化专业城建服务的目标。要落实城建档案的信息化, 应重点落实以下五点工作:1.极大丰富城建档案的信息储备。应重点收集城市管理、建设、规划中形成的重要电子文档, 将其和纸质玩当想结合, 一起馆藏。2.完善信息化档案设备的软硬件设施。软件应包含城建档案的利用、保管、统计、鉴定、整理、收集等环节, 并且囊括档案信息的储存管理、整理入档、搜索查询、数据接收等功能。硬件需涵盖存储设备、输出设备、图文输入等。3.提高城建档案的信息化程度。分步骤、有秩序对档案管理机构中收纳的纸质档案转化为数字档案, 并建立恰当的信息数据库, 对其进行动态管理。4.加大对档案管理人员培训力度。在岗的档案管理人员应具备较高的专业技能, 所以有关部门应积极为工作人员提供培训机会, 以提升其整体素质。培训内容主要为:工程知识、档案管理知识、多媒体技术、信息加工技术等。5.及时添加城建档案相关信息。信息的使用价值取决于其自身的权威性、准确性、实用性。为提升城建档案的使用价值, 必须及时吸纳新的信息入档。通过完善信息录入、汇编、采集等相关制度, 使城建当心资料的收集及利用形成良好的运行模式, 为社会各阶层提供高效、便捷的服务。

总之, 城建档案高效管理, 是提升其利用价值的前提与基础。因此, 我们应不断创新工作方式与服务意识, 借助先进的现代化信息技术, 扎实做好城建档案信息收集与整理工作, 为社会提供更优质的档案服务。

参考文献

[1]张华河.谈城建档案的管理与使用及可持续发展[J].山东档案, 2008 (01) .

城建档案管理新模式研究 篇8

城建档案馆为了适应发展, 一直十分注重运用现代化技术进行档案管理, 致力于将最新的计算机技术运用于档案工作, 无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统, 还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统, 都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求, 但它仅仅是实现了一些新技术的运用, 这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式, 实质是传统档案管理模式运用新技术的改进, 是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中, 管理仍是围绕纸质实体档案进行的, 对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上, 不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在:

(1) 电子文件这一新型载体的产生, 给传统管理模式带来了极大的冲击。

二十一世纪, 全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮, “数字地球”“数字城市”建设日新月异, 信息技术在行政机关办公活动中, 在城市规划管理建设过程中广泛应用, 出现了新型载体文件———电子文件, 整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生, 决不仅意味着一种新型载体档案的诞生, 而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来, 是近现代档案学理论诞生以来, 文书、档案工作领域最剧烈的一次变革, 他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。

(2) 电子政务的加快推行, 对传统管理模式提出了挑战。

档案理论也冲破传统的档案学的束缚, 摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围, 进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”, 提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”, 以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”, 这些崭新的现代档案学理论, 为我们实际工作提供了指导方向。

(3) 纸质档案与电子档案并存的现状, 对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。

城建档案涉及行业众多, 其信息技术手段应用水平参差不齐, 而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统, 深深扎根与人类社会”, 以其载体的稳定、信息的可靠等优势, 不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案, 二者将长期共存。

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求, 面对实体档案、电子档案并存, 面对社会需求多样化的现状, 城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变, 是城建档案部门发展的必由之路。

2 新的管理模式的内涵与功能

新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革, 不在是老管理加新技术, 而是新管理加新技术。新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象, 采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法, 利用现代高新技术, 实现对档案信息的多功能开发、利用, 对档案实体达到有效保护的一种管理方式。新的管理模式是一种多元化的并行模式, 它既是传统档案馆与数字档案馆的并行, 又是档案实体与信息的并行, 也是传统档案载体与电子载体的并行。

新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化, 实现城建档案资源的合理配置, 积极营建城建档案资源共享的策略与环境, 加快促进城建档案服务机制的创新, 为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品, 使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

新管理模式将通过管理手段自动化, 提高工作效率, 简化工作程序;通过管理内容数字化, 整合档案信息, 优化信息源, 实现业务工作标准化、规范化, 实现对档案信息资源的最大开发利用, 实现对档案实体的保护;通过服务网络化, 适应市场需求, 实现资源共享。

3 新的管理模式给城建档案工作带来的变化

3.1 观念的转变

新模式下, 受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下, 任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发, 通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境, 与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命, 确立正确的指导思想, 实现观念的转变, 才能适应新形势下的城建档案管理模式。天津城建档案馆密切结合我市城市建设实际, 积极探索城建档案管理新路子, 提出了城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变, 档案实体管理向信息管理转变, 档案管理手段由手工向技术型转变, 档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念的转变, 不断推进档案管理和服务工作的开展。

3.2 工作内容、目标的转变

新的管理模式下, 我们的工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆, 转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。建立一个具备数字化档案的管理能力, 具备数字化信息的处理能力, 具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的一项主要工作。2003年“天津数字城建档案馆”项目正式启动, 项目对原有信息管理系统进行升级, 提升了信息查询、数据存储等多项功能, 开发了业务办公、行政办公自动化系统, 建立了网站。实现了馆藏档案的信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化、办公自动化。通过馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用, 满足社会各方面的利用需求。目前该项目被列入建设部信息化建设示范项目, 我馆被列为天津市数字化档案馆示范单位。

3.3 人员需求的变化

传统档案工作以纸张为工作对象, 新模式下大量新技术、新设备的应用, 信息系统开发, 对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化, 在同等设备的情况下, 其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术, 每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求, 特别是计算机人才的需求更加强烈。人才匮乏成为新模式下档案馆面临的一个严峻的问题。

城建档案馆必须树立“以人为本”的观念, 从对档案馆人员需求的多样性, 和变化性出发, 培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。

多元化并行的模式是文件载体转换时期, 必经的一个阶段, 尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速, 但主要是针对纸质档案的数字化处理, 真正接收、管理电子档案还都刚刚起步, 在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前, 传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台, 多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。

参考文献

[1]姜之茂.当前档案工作的走势评析[J].上海档案, 2002.3

试论城建档案与城市文化 篇9

[关键词]文化；城市建设；档案

城市在建设中都或多或少的留下一些痕迹，我们可以从城市建设中感受这个城市的魅力。城市以一个立体真实的情况将所属的文化真实还原。城市中标志性建筑都能反应出，在那个时代城市的理念，在时间的沉淀下，各个时代理念最终汇总，成为一个城市特有的文化。城市在建设中会产生城市的档案，而档案用真实性的特点，真实的记载了在城市建设中的文化。人们在了解一个城市的文化时，不是去了解城市的外在，对城市的内在也要挖掘，而城建档案就可以帮助人们更深层次的了解城市文化。

一、城建档案与城市文化的联系

1、城建档案记录了城市文化发展的轨迹

城市的文化一般体现在三个部分，第一城市中的文物古迹；第二个城市中的自然环境；第三个是城市的整体格局。文物古迹能够直接反映出城市的文化，它所代表的那个时代的特色与历史。例如：北京故宫，在封建的时候，故宫是皇族人们生活的地方，而现在故宫成为了我国一个旅游景点。故宫的城墙很高，在城墙的周围会有一种压迫感，也能从侧面反映封建的压迫制度。同时故宫也是一个典型的建筑，体现了古代的中心治国思想，建筑的外墙高且大，给人一种严谨肃穆的感觉。自然环境主要是城市中的山、水等自然风光。城市的格局反应了一个城市的规划，在规划上能够看出城市的个性。我国的上海是国家大都市，上海市的规划主要是彰显现代的气息。每个城市在建设中都要有自己的个性，可以让人们感受到不同，但是很多的城市在建设中逐渐失去本有的个性，商业气息浓厚。例如江南小镇，镇上的古桥、河流都彰显着古镇的古朴风气，但是在过度的现代化开发下，其特色逐渐被商业取代，酒店、饭店、酒吧使原本小镇宁静与古朴风气荡然无存。这是各个城市在建设中需要考虑的问题，在开展建设的时候，要不能丢弃城市中的文化。很多城市的文化资源越来越少，正是稀少的文化才显示出可贵的价值。城建档案记录城市的发展历史，积累了几代人的智慧，当城市的文化不存在，档案中信息就可以告诉后人，当年的城市并不是现在这样。我们现在居住的城市曾经有过这种或是那种的模样。

2、城建档案为城市文化的发展提供决策依据

现在人们看到的城市并不是最开始的模样，是一点点建设发展起来的。从城市中的山川、河流到城市中的街道、古迹。由多种形态组成了现在城市的面貌，而城市的文化价值也可以通过建设体现出来。在人们对物质对生活以及对城市的功能要求越来越多的时候，城市就要通过建设来满足人们的要求。但是城市的建设不能隔断城市的文化，应该不断的延续，这样才能使城市有生命力，如果一个城市没有了文化，在现代化的建筑与设施，都会使城市变得冰冷。这样的城市只是具有现代化的外壳，可内在是空虚的。城建档案是人们对城市建设规划的依据，是人们重要的劳动成果，可以为后续的城市建设提供宝贵的资料。

3、城建档案传播城市文化

城建档案是在一个城市建设与发展的历史长河中积淀下来的，其中蕴藏着及其丰富的文化知识信息。城建档案馆可以利用图文并茂的形式，制作一些声像档案，通俗易懂，简单明了地介绍我们的城市，介绍我们城市的历史变迁，介绍城市的文化，使广大人民群众受到教育。

4、城建档案是城市文化的组成部分

文化性是城建档案的基本属性之一，城建档案是在城市规划、建设、管理过程中所形成的一种文化载体，城建档案的管理工作就是一种文化形态。城建档案编研工作本身也一项文化活动，它体现着一种文化选择，反应着需求和文化取向，其编研成果，更是丰富了一个城市的文化市场。在城建档案管理过程中所形成的各种管理理论与政策法规，又形成了城建档案文化，它与其它文化形态一起构成了一个完整的城市文化。

二、利用城建档案加强城市文化建设

1、加强档案编研

城建档案的编研工作，应按照一定的专题，通过对相关内容城建档案资料的挑选、分析、研究、综合、编排、评价等手段，编辑城建档案资料，为城市建设服务的研究性工作。把原本分散的、专业性强的城建档案信息系统化，通俗化，使生硬的文字和图纸变成社会大众所乐于接受的文化产品。同时，加快城建档案的信息化建设，扩宽民众利用城建档案的各种渠道，促进城建档案的利用，发挥其应有的文化效益。

2、加强交流与宣传

在现代的社会中，各类的文化层出不穷，每一种文化都在用其价值来彰显魅力，这样就出现了文化竞争，甚至会有文化冲突。解决文化冲突就需要，用整体的文化来协调。整体的文化是对文化的认同，只有对城市的认同，才能快速的融入文化中。城建档案通过文字或者是图片记载了城市的文化变迁，很多的市对城市原来的面貌很陌生，这就需要城市档案发挥作用。在档案的记录中，市民可以清楚的知道这个建筑的意义，或者是十几年前的城市是什么样子，很很容易有共鸣。共鸣可以是市民对城市的认同感增强。而城建档案馆主要的责任就是负责让群众了解城市的原貌。在向市民展示城市文化的时候，可以用展览或者放映的形式，对城市的文化进行宣传。还可以选择市民最易接受的方式，合理的利用档案馆中的资源，耐心的向市民宣传本城市中的文化。

3、加强声像档案的收集

声像档案是城建档案中的重要组成部分。它记录着城市规划、建设和管理的重大活动和事件，记录着具有历史意义的建筑物、构筑物、名胜古迹、市容市貌，记录着城市地理风貌特征，城乡建设前后面貌、景观、城市变迁及社会风情等。对于一些历史古建筑，或者一些有可能将要消失的城市风貌，甚至是居民的生活习俗等，城建档案馆可主动向民间征集一些历史档案，或用声像的方式将之固定和保留起来，为城市文化的变迁做记录。声像档案比起其它形式的城建档案，更为直观，对城市风貌的记录更为完整，因为，加强声像档案的收集。

三、结束语

城建档案记录了城市建设变迁的轨迹，是一个城市宝贵的历史文化遗产，它为城市的建设提供一手文献和原始记载。在城市的建设和保护过程中，城建档案工作人员应本着对历史负责的态度，重视历史建筑档案资料的建立，使得这些历史文化遗产在城市发展的历史长河中代代相传，生生不息。

参考文献

[1]王冰.城建档案视角下的城市建设文化发展—以德州市城市建设发展为例[J].山东档案. 2010（02）

[2]陈小英，吴丽娃.《挖掘城建档案文化内涵服务城市建设发展》.渐江档案，2009年第10期

[3]吴新婷，梁丽婷.城建档案与城市文化[J].山东档案，2012（01）

浅析城建档案数字化管理 篇10

一、城建档案数字化管理的必要性

21世纪是信息化的时代, 档案数字化势在必行。各省市档案馆都对档案信息化、数字化倍加重视, 一些档案馆已经对此投资建设。

目前城建档案的主要现状是一些纸张的档案老化, 不宜保存, 查阅起来很不方便。有的在工作中, 还有大量的信息没有有效收集, 造成资源流失。因此城建档案工作必须步入数字化时代以满足城建档案的信息形态和结构的变化。我们应该积极利用现代化信息技术, 全面采集、提炼和开发城建档案信息资源, 把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息化进行数字化处理, 实现档案管理的科学化、规范化和信息化。

二、城建档案数字化管理的初步尝试

结合菏泽市城建档案馆近几年的工作实际, 为数字化管理的进一步工作, 在管理上作了一些尝试。

(一) 增添硬件设备, 强化电子文档

菏泽市城建档案馆数字化建设工作起步较晚, 但是按照高标准、快速度的要求进行建设。2012年3月, 馆领导带领技术人员对全省其他地市档案馆进行参观、考察、学习, 总结先进经验, 对我馆进行了馆库扩建, 面积达到300多平方米, 为安置数字化硬件设备创造了条件;新增计算机10余台, 建设现代化数字机房一个, 购进惠普大幅面扫描仪一台, 东芝复印打印一体机一台, 虹光A3扫描仪一台, 虹光A4馈纸式扫描仪四台, 大大的提高了数字化扫描工作的硬件设备, 购进了档案专用切割机和胶装机等一系列建设设备。目前菏泽馆已经建成了菏泽建设档案管理系统、地下管线管理系统、图文声像管理系统、城建档案网站管理系统和数字化管理中心, “四个系统、一个中心”的管理格局。档案预验收书、档案移交责任书和档案合格证“两书一证”的审批、管理和发放完全融入到城市建设档案管理系统。

(二) 工作内容增加和转变

为档案数字化扫描工作进展顺利, 菏泽市城建档案馆组织档案和数字化专业人员编制了档案扫描工作流程:包括档案出库 (领取档案原件, 填写档案领取登记表) -档案整理 (拆除装订, 修复破损档案) -排序编号-档案扫描-图像质检整理-扫描档案数据上传-档案装订-档案回库 (档案原件质量检验, 原件归还入库, 填写档案归还登记表) , 每一个步骤都由专人专职负责, 制定了档案扫描工作内容和要求, 规范扫描工作的过程, 确保扫描数据的真实性和完整性。

(三) 开展档案扫描培训, 增强工作效率

档案馆安排专门人才进行档案扫描工作的培训, 目前工作人员能熟练掌握档案扫描的各项要求, 能熟练操作各种扫描仪器, 每人每天平均扫描2000余页。今年上半年, 菏泽市城建档案馆顺利完成了馆藏工程档案的数字化扫描工作。该项工作原计划用一年半时间。在全馆上下的共同努力下, 全体员工加班加点, 压缩工期, 主动放弃周末休息时间, 用了10个月, 共计扫描入档80万页, 扫描数据库存储量近200G, 在全省首个实现异地备份。

三、数字化管理带给城建档案编研工作的新变化

(一) 思想观念的新变化

在社会新形势下, 思想观念最容易受到冲击, 任何行业的从职人员都得结合社会的的要求和新模式, 通过有效的履行自身的职责换取自身发展所需的外部社会环境。因此从思想上认识城建档案的编研工作的社会使命, 实现观念新变化, 才能更好的做好城建档案数字化的管理。菏泽城建档案馆结合菏泽市建设实际情况, 探索出城建档案数字化管理新路子, 由手工向技术信息化转变, 由单一性向综合型服务转变。

(二) 档案编研工作的新变化

城建档案馆实现数字化管理模式, 使工作从过去传统纸质档案馆, 转变为建立一个多元化的、适应现代发展需求的数字城建档案馆。

目前城市建设和规划、房地产、国土资源管理也基本实现了数字化管理, 因此城建档案采集资料也不再局限手工检索的方式, 运用计算机内部的局域网检索系统, 能迅速准确的了解到城建档案的材料, 去粗取精、去伪存真, 大大的减少了编研工作者的工作量。新的管理模式下, 不仅使城建编研工作者在收集资料上快捷方便, 也使在编研资料加工和编研成果发布上都实现了数字化的管理。

(三) 工作人员需求的新变化

社会的需求是城建档案编研的依据, 城市建设就需要城建档案, 需要工程信息, 当今的信息时代, 就要求新技术、新设备的应用, 信息系统开发, 对工作人员要求就会大大的提高。随着存储介质的不断变化, 工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术, 因此需要工作人员不仅要具备一定的文化素养还要有一定的计算机科学技术。城建档案馆必须树立“以人为本”对工作人员需求多样性和变化性, 才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。

摘要：数字化对城建档案服务功能具有重要的推动作用, 城建档案工作走信息化之路, 有利于城建档案工作的快捷和便利, 结合工作实践, 论述了城建档案数字化管理在实际工作中的运行与发展。