高校档案收集方法（共10篇）
高校档案收集方法 篇1
摘要：高校档案作用与效益的发挥, 有赖于高校档案的完整、系统、准确, 有效地收集、积累高校档案信息, 是做好高校档案工作的一项十分重要的基础工作, 是高校档案馆 (室) 藏完整性的必要保证, 是高校档案建设与发展的客观需要。因此高校对档案的收集工作应给予足够的重视和支持, 同时也应加强对档案收集方法的研究。
关键词：高校,档案工作,收集方法
档案是历史面貌和人类活动的真实记录, 是不可再生的珍贵资源, 借助档案可以更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。而档案收集是档案工作的基础环节, 所以, 加强高校档案工作必须做好高校档案收集工作。
1 高校档案收集工作的重要性
档案收集工作是档案工作的起点和关键, 是档案基础业务的重要环节。没有档案的收集工作, 档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等后续工作就无从谈起, 就将会成为无源之水、无本之木。首先, 高校档案收集工作是高校档案形成的基础。《中华人民共和国档案法》明确规定, 档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这就是说, 高校在教学、科研、行政管理等活动中形成的大量的具有保存价值文件的材料, 由兼职档案员按照一定的程序和方式收集、整理、分类、装订、立卷, 之后移交到档案馆 (室) 统一保管, 才能称为档案, 未经整理与集中保管, 仍分散在高校各部门或个人手中的材料, 不能称其为档案。因此, 收集工作是档案形成中最基础的重要环节, 它为其他各个环节提供了基础保障和工作对象。其次, 高校档案收集工作是高校档案实行集中统一管理的重要途径, 是维护高校档案完整、准确、系统与安全的手段。《高等学校档案工作规范》规定:“高等学校档案必须实行集中统一管理, 确保完整、准确、系统和安全。”这是我国档案工作几十年来的经验总结, 并在工作实践中得到了验证。高校在教学、科研、行政管理等各项实践活动中形成的有保存价值的档案材料, 只有进行全面的收集, 做到齐全完整, 才能组成一个全宗内的档案;只有按照它们的形成规律, 保持它们的内在历史联系进行管理, 才能全面反映高校历史的真实面貌, 更好地发挥高校档案的现实与长远作用;只有集中管理, 才能保障档案安全, 不致造成档案的丢失、损坏、泄密。再次, 高校档案收集工作直接影响高校档案馆 (室) 的工作水平和地位。高校档案收集工作做好了, 不仅可以大大丰富档案馆 (室) 藏, 而且也为高校档案的其他工作准备了条件, 为档案的开发利用工作, 满足高校和社会对档案信息资源的需求奠定了基础。如果一个高校在历史和现实活动过程中形成的档案材料, 不能完整、准确、系统地收集起来, 所收集的只是一些支离破碎且保存价值不高的文件材料, 那么这个高校也就没有完整、准确、系统的档案馆 (室) 藏, 也就无法较好地开展利用工作, 更无法达到维护本校历史活动与真实面貌的工作目的, 也就影响到档案馆 (室) 其它各项业务的开展, 给档案工作的其他环节带来许多麻烦, 从而增加了档案工作难度, 甚至影响高校档案工作效率和工作质量, 也不利于提升档案馆 (室) 在高校中的地位。
学校的教学、科研、管理等领域的发展, 离不开学校档案资源的查考与利用。近几年来, 学校档案的利用率随着依法治校的实施与日俱增, 这充分说明高校档案在学校各项工作中的查考利用价值非常高, 需要完整而准确地档案资料作支持。因此, 加强高校档案的收集工作是高校档案馆 (室) 藏完整性的必要保证。
2 提高高校档案收集工作水平的方法
2.1 运用行政管理职能保证收集齐全完整。
档案收集环节既是档案业务工作的一部分, 又是档案馆 (室) 行政管理工作的一部分, 应当运用行政管理职能保证收集的齐全完整。先建立、健全收集制度, 并以督促、检查、指导、交流、评比等方式来落实此制度, 使其固化在档案材料的产生者和管理者的思想观念和本职工作中, 常规的收集工作才能得以顺利进行。还可请有关行政管理部门协助从关键点进行制约, 如资金、经费方面的制约, 主要是针对基建项目、购置设备项目等, 这些项目是签了合同的, 合同执行完毕, 协作关系结束后, 对方即撤出学校, 档案部门对其无法监督, 无约束力, 只有请财务部门在资金结算时把关, 凡未归档或归档材料不全的都不予兑付, 确保这类档案材料的齐全完整;在职称评定方面的制约, 科研课题、项目材料必须有档案管理部门已归档证明方可用于职称的申报;在评选先进中的制约, 把档案材料立卷归档情况作为年终评比先进单位或个人的基本条件之一, 没有做好归档工作的部门或个人不能被评为先进, 这些应作为制度被规定下来, 成为确保收集齐全的重要手段。实践证明在档案种类多, 数量大, 专业性强的高校中如果没有一大批既懂专业又懂档案管理的兼职档案员, 将本单位应归档的文件材料收集齐全, 整理有序, 及时归档, 学校档案工作将举步维艰, 由此说明兼职档案员是收集工作的主力, 他们的档案业务水平直接影响着档案收集的质量, 因此由档案工作主管部门 (比如校长办公室) 给予他们一定的责任和权利, 要求兼职档案员对本单位档案材料的收集、整理、立卷负责督促和协调, 档案收集也就更完整、有序。
2.2 做好档案收集工作, 必须采取多种形式和行之有效的方法
一是集中收集与专题收集相结合。集中收集是高校每年年初对校内各部门在上一年所形成的档案材料, 进行定期全面集中收集。这种方法适合于综合文件材料的收集。但高校有些大型或重要活动或会议不是每年都进行的, 如庆典、党代会、教代会、团代会、学代会等。对于以上活动所形成的各种文件材料, 要采取专题收集的方法。二是平时收集与重点线索追踪相结合。要提高档案质量和管理水平, 必须发挥档案人员的主观能动性。档案工作人员要积极主动做好档案的日常收集工作, 不能坐等材料上门, 还要主动出击, 随时了解, 重点追踪, 做到学校工作发展到哪里, 档案收集工作就延伸到哪里。对于一些档案意识不强的部门或个人, 档案工作人员要耐心宣传, 积极做好思想工作, 进行跟踪收集。
2.3 健全和遵守学习制度, 注意岗位培训, 提高兼职档案员的业务水平
针对目前高校档案工作对档案工作人员要求的不断提高, 加之有些部门兼职档案员变换频繁的情况, 应定期对档案人员特别是兼职档案员进行培训, 不断增强其档案意识, 提高其档案工作的理论水平和操作技能, 使他们以高度的责任感, 高质量、高标准地收集、整理、上交档案材料。《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等档案法规, 是高校档案工作的根本依据。高校可依据这些法规, 结合本校的实际情况, 制定切实可行的档案收集、管理办法, 建立归档目标责任制, 严格规定收集、归档的范围、程序、时间和案卷的质量标准, 从而使档案材料收集工作有章可循、有规可依, 步入制度化、规范化管理的轨道。
2.4 电子档案的收集工作比较特殊, 档案部门的检查工作尤为重要
首先, 检查载体的物理特性。为了便于保管, 档案部门应该只收集光盘存储的电子档案, 因为一般的档案部门, 在保管环境上并不能完全达到存储电子档案的各种载体的保管要求, 而光盘相对于磁盘来说保管要求要低很多。档案部门应仔细检查盘面有无划痕、拗痕等“硬伤”, 盘面是否平整光滑。其次, 检查载体是否带有病毒。各式各样的病毒对计算机系统的危害极大, 轻则降低计算机的运行速度, 重则摧毁整个计算机系统。如果保存电子档案的载体带有病毒, 它会随着电子档案的被利用而迅速传播, 危害面极大。因此, 应该在电子档案入库前严格把好关, 将病毒坚决摒弃在档案库房的大门外。最后, 检查归档电子档案的完整性、准确性和系统性。基于电子档案的特殊性, 档案部门只能从表面上对其加以检查, 深处、细处只能依靠兼职档案员, 但为了发挥档案部门的监督、检查职能, 保证归档电子文件的完整性、准确性和系统性, 使兼职档案员从思想上重视并认真完成此项工作, 档案部门应在接收时要求兼职档案员留下关于归档电子文件完整性、准确性和系统性的检查意见, 随电子档案一起归档。
参考文献
[1]梁海燕.浅谈高校档案的收集[J].内蒙古民族大学学报, 2010 (3) .
[2]俞志华.对高校档案收集工作的几点认识[J].合肥工业大学学报, 2000 (3) .
高校档案收集方法 篇2
摘要：本文通过阐述党政领导干部公务活动档案的基本概念和特点，提出党政领导干部公务活动档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体方法。
关键词：党政领导干部公务活动档案
2000年，中共中央办公厅下发了《关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件
材料收集和管理工作的通知》。近年来，各级档案部门根据《通知》精神，结合本地实际，为建立好党政领导干部公务活动档案做了大量卓有成效的工作，也引起了各级党政领导的高度重视。本文根据上级有关规定和近年来的工作实践，提出具体的收集、管理方法，旨在抛砖引玉，希望能对党政领导干部公务活动档案工作起到指导作用。
一、党政领导干部公务活动档案的基本概念及特点
（一）基本概念
党政领导干部公务活动档案是指各级党政领导干部在实施领导、履行职责等公务活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。载体形式主要有纸质档案、录音录像档案和电子档案等。
（二）特点
1、集约性。党政领导干部是一个行政区域或一个部门一个单位政治、经济、科技、文化等活动的主要决策者、组织者、监督者，同时也是重大活动的参与者。他们在这些活动中形成的档案，是一个地区、一个部门、一个单位工作活动档案的精华和核心内容，不仅体现了其个人的领导作用，而且集中反映所辖范围的全面工作情况，包括工作活动的起因、过程和结果。是一个地区、一个单位持续发展不可缺少的历史记录，也是其他档案不可替代的。集约性特点是建立党政领导干部公务活动档案必然性、必要性的反映，也体现了档案集中统一管理的原则，有利于调整档案布局和整合档案资源。
2、广泛性。一是档案内容广泛。领导干部公务活动多，各种讲话、报告、指示、笔记、书信和开展调查研究形成的文件材料繁多；二是档案载体广泛。除了大量的纸质材料外，在不同场合抛头露面的声像材料、电子材料也相当丰富；三是档案来源广泛。领导干部公务活动档案不仅在本单位产生，而且在上下级单位、各种新闻媒体、出版部门也广泛存在。广泛性特点为丰富各级档案馆、室内容、改善馆、室藏结构创造了条件。
3、互补性。主要指机关档案全宗和领导个人公务活动档案的内容可以互补。一方面党政领导干部公务活动档案可以弥补本机关档案全宗内容的不足。如保存在领导个人、家庭或秘书手中反映领导个性的手稿、笔记、著作、论文、书信、照片、荣誉证书、奖牌、奖章等，在机关档案全宗里一般是没有的；另一方面保存在本单位或外单位档案全宗里的领导干部工作总结、工作报告、讲话稿、工作活动照片等文件材料，可以通过复制补充到领导干部公务活动档案里来。互补性特点使馆、室藏档案内容更具系统性、完整性。
4、保密性。一般来讲，公务活动本身就具有一定的保密性，而作为党政领导干部因其所处的特殊身份，保密性更为突出。一是国家安全因素，涉及国家安全机密；二是内部安定团结因素，涉及组织人事管理；三是个人风格因素，涉及领导为人处事策略。由此形成的档案在一定范围、一定时期内具有保密性是勿容置疑的。
二、党政领导干部公务活动档案的收集范围及策略
（一）收集对象
各级党委、人大、政府、政协领导班子成员和曾经担任过相当领导职务的非领导职务人员，各级各单位党政领导班子成员和曾经担任过相当领导职务的非领导职务人员均为收集建档对象。
（二）收集内容
1、领导干部个人获得的各类荣誉，职务任免文件，聘书，上级机关考核鉴定、社会评价以及各类政绩材料；
2、分管范围内的工作总结、个人总结、述职述廉报告以及与领导干部个人工作、学习有关的各类汇报材料；
3、公开出版的著作，公开发表或交流的论文、言论文章、调查报告以及其他作品；
4、公务活动中形成的工作笔记、手稿、重要批示、讲话稿，参加重要会议的出席证以及外出考察材料；
5、公务活动中形成的照片、录音录像、光盘，各类媒体的相关报道；
6、来信来访材料和不涉及个人隐私的往来书信等。
（三）收集策略
党政领导干部公务活动档案的收集不同于机关其他档案的收集。一是党政领导干部个人保存的文件材料具有工作连续性，领导担心查找不方便；二是由于这些档案具有一定的保密性，领导担心泄密；三是领导公务繁忙，没有精力进行清理移交。因此，我们在收集时应把握以下策略：
1、广泛宣传，消除领导顾虑。
一要主动向领导宣传有关档案法律法规和中共中央办公厅《关于认真做好党政领导干部个人保存的公务文件材料收集和管理工作的通知》，宣传档案馆、室的服务手段和保密
措施，打消领导的思想顾虑。宣传形式可以通过新闻媒体、向领导寄送宣传资料或上门汇报宣传等；
二要及时树立示范样板，以点带面。各级档案馆、室可以从当地或本单位一把手做起，以此影响其他领导干部。如邵阳市特色档案馆近年来首先为原市委书记和市长建立好公务活动档案，当时不但得到了两位领导的充分肯定和经费上的支持，而且带动了其他40多
位市级领导主动要求建档；
三要有意识地请领导到档案馆、室了解档案的保管保护情况。一方面让领导觉得将自己的档案保存到档案馆、室放心，另一方面也可以借此机会争取领导重视，改善档案馆、室保管保护条件。如市长多次到档案馆视察检查，每次去都要带一些珍贵资料交馆里的同志帮助整理归档，还为档案馆解决了专项经费，建起了党政领导干部公务活动档案专门库房；
四要向领导身边的工作人员和秘书部门进行宣传，让他们了解建立党政领导干部公务活动档案的重要意义，掌握收集归档范围，以便协助做好收集、移交工作。
2、优质服务，争取领导重视。
一要实行科学管理。党政领导干部公务活动档案现在是重要的，将来也许是珍贵的。因此，科学管理党政领导干部公务活动档案既是档案馆、室的工作要求，也是取得领导信任和重视的策略之一。要采用规范的整理方法、先进的保管保护措施、科学开发利用手段，来体现党政领导干部公务活动档案的重要性。如邵阳市特色档案馆把最好、最先进的设备用于保管保护党政领导干部公务活动档案，对于重要的图片、文字、录音资料全部进行数字化处理，并实行电脑贮存检索，市领导对此高度赞赏。原市委书记破例从书记经费中拿出5万元支持市特色档案馆。
二要热心开展查阅服务。建立党政领导干部公务活动档案的目的在于利用，并尽可能主动为领导提供利用服务，这样才有利于做好收集工作。如2004年4月，中组部来邵阳市考察领导干部，需要了解有关领导的情况，市特色档案馆接到任务后，立即从党政领导干部公务活动档案中调出该领导有关资料供考察人员参考，使他们非常满意。平时只要领导需要查找文件，无论是上班时间还是下班时间，档案馆工作人员总是热心提供利用服务。
三要为领导平时查考提供方便。要通过对党政领导干部公务活动档案的内容进行深加工，如将领导的公务活动照片制成精美相册，将重要的文件、讲话稿、文章和音像资料制成光盘，赠送领导一套。一方面是向领导提供档案反馈信息，方便领导查阅。另一方面也起到了档案宣传作用，加强了档案部门与领导之间的联系，使领导在无意识中接近档案、认识档案、重视档案，从而支持档案工作。
3、健全制度，要求领导做到。
收集管理好党政领导干部公务活动档案是档案部门的一项长期的工作任务，除了争取领导重视外，还应对领导干部有一个长效的约束机制，即建立健全好规章制度，这样才能确保档案收集齐全、管理规范。《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”《湖南省档案管理条例》第十条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员，对在公务活动中形成的按照国家规定应当立卷归档的材料，应当及时交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人不得据为己有、丢失或者自行销毁。”《邵阳市档案管理办法》第八条第二款规定：“......领导干部离任后，应在3个月内将应当归档的公务活动档案移交到离任前所在单位档案室或同级国家综合档案馆，市级领导干部移交到市特色档案馆。任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁”。2003年，邵阳市还出台了《邵阳市党政领导干部公务活动档案管理办法（试行）》。各级各单位可以根据有关法律法规制定切实可行的管理制度，使党政领导干部公务活动档案的收集做到制度化、规范化、经常化，争取成为领导干部的自觉行动。
三、党政领导干部公务活动档案的整理和归档
（一）整理
1、确定立档单位。每个党政领导干部的档案应自成体系单独作为一个立档单位。
2、确定归档范围。按照本文所例“收集内容”采集到的文件材料均属归档范围，与该领导无关的文件材料不得擅自归档。
3、确定保管期限。
评价类：上级组织对领导干部的表彰通报、荣誉证书、奖章、鉴定材料，领导干部的政绩材料，职务任免通知，社会各界对领导干部的评价材料等作永久保管。
总结类：领导干部自我总结，述职述廉报告，个人工作汇报等作永久保管；本地区（本单位）工作总结作30年保管。
成果类：领导干部公开出版的著作，发表的论文和被采用的调研报告等材料作永久保管；暂未出版、发表、采用的作30年保管。
公务类：领导干部的各种讲话稿、重要言论，被媒体报道的文字、音像资料，公务活动形成的手稿、笔记本、重要批示，参加各种有影响的重要会议出席证等材料作永久保管；参加其他政治、经济、文化活动和外出考察带回的材料作10年保管。
信访类：有重要批示的信访材料作永久保管；一般信访材料作30年保管。
书信类：重要书信作永久保管；一般书信和亲朋好友书信作30年保管。
照片类：各种公务活动中形成的照片，重要的作永久保管；一般的作30年保管。
音像电子类：公务活动中形成的录音、录像带和光盘作永久保管。
4、分类整理。
纸质档案：参照《归档文件整理规则》，按问题————保管期限分类整理、排列编号。其中“问题”按评价类、总结类、成果类、公务类、信访类、书信类先后次序排列编号；“”按时间先后排列编号；“保管期限”按永久、长期、短期排列编号。采用新文书档案盒，在档案盒封面统一加盖“党政领导干部公务活动档案”全宗章，档案盒脊背盖上党政领导干部姓名。其他编号和填写目录等与一般文书档案相同。
特种载体档案：按载体类型——分类整理、排列编号。其中照片只选取具有代表性的归档，可以采用常规影集做装具，也可以选用150g白色铜版纸自己制作。方法是：将A3纸对折成A4筒子页，在贴照片四角处用刀片切4道小口，将照片嵌入，并将打印好的文字说明贴在相片下面，同时在两页之间夹上一张白色透明皮纸作为保护层，填写好目录，制作好封面，最后装订成册。
（二）归档
党政领导干部公务活动档案原则上由该领导所在单位档案室负责收集、整理、归档和保管利用。但各级党委、人大、政府、政协领导班子成员和曾经担任过相当领导职务的非领导职务人员的档案，应由同级党委、人大、政府、政协的秘书部门或档案室负责收集、整理后，移交当地综合档案馆保管，其中乡、镇（办事处）领导干部的档案由乡、镇（办事处）档案室（馆）保管。领导干部升任同级或上级党委、人大、政府、政协领导职务后，原来建立的档案应移交到新任职务的当地综合档案馆保管，以确保其档案的连续性。
四、党政领导干部公务活动档案的保管和利用
（一）保管
党政领导干部公务活动档案是国家全部档案的重要组成部分，也是领导干部“为官一任，造福一方”的重要历史记录，保管保护好党政领导干部公务活动档案是各级档案部门的重要职责。鉴于党政领导干部公务活动档案的特点和重要性，我们应采取相应的保管保护措施。
1、各级综合档案馆应设立党政领导干部公务活动档案专门库房，各级综合档案室应设立专门档案柜保管。同时应添置防磁柜用于保存电子光盘和录音、录像带。
2、由于党政领导干部公务活动档案的载体多样，特别是照片、声像、电子档案多。因此，档案库房要按照声像档案室的要求配备好空调、去湿机和温湿度自动控制仪。
3、平时要加强检查和日常维护，发现破损、褪变现象要及时修复。声像档案还应定期播放或翻录，以确保声像效果。
4、为了保护好党政领导干部公务活动档案原件，各级档案馆、室要逐步对党政领导干部公务活动档案进行数字化处理，尽量通过电脑查阅。
5、加强安全保卫工作，严防丢失、被盗和泄密。
（二）利用
保存档案的目的全在于利用。由于党政领导干部公务活动档案具有保密性特点，因此在提供利用上要注意以下几个方面：
1、查阅党政领导干部公务活动档案，除调查取证的情况外，一般应凭上一级机关或领导所在单位介绍信，凡涉及领导干部隐私的内容须经领导干部本人同意方能查阅。
2、各级档案馆、室除因编研工作的需要外，不得擅自对外公布党政领导干部公务活动档案的内容，更不得透露有关国家机密和人事任免内幕。
3、领导干部本人或所在单位查阅本人档案，档案馆、室应免费无偿提供，并热情接待。
高校人事档案收集与整理管窥 篇3
一是多样性。高校是人才高地，教职工人数众多，工作性质不同，人事档案所显示的内容也不同。教师档案更多的是侧重教学科研业绩和成果的显现、专业技术职务的评聘和学历学位的状况记录等；行政管理人员档案更多的是工作业绩考核、奖惩任免、年度履职情况等的记录。二是系统性。高校人事档案详细地记录每个教职工每学期、每学年的工作情况、学习情况，忠实地描述了发展过程中的每一个细节，系统地反映了每个教职工德能勤绩诸方面的情况，构成了一个富有逻辑性的整体。三是真实性。高校人事档案是高校教职工在从事教育教学科研和社会服务的活动中产生的、辛勤工作的真实记录，真实反映每个人的思想和品德、学识和能力、特长和成果，还原历史本来的风貌。四是时段性。高校人事档案材料形成时间受高校学年制的影响，教职工都是在固定的非假期时间段内集中开展各种各样的教育教学科研活动，这些时段内产生大量的人事档案材料。这一点，不同于机关人事档案。
2 高校人事档案收集与整理存在的问题
高校人事档案在收集与整理中，明显地存在以下几个问题：第一，档案意识淡薄，对档案收集整理工作重视不够，对档案的收集整理没有做出详细具体的安排和部署。有的教职工对档案的作用认识不足，不清楚人事档案收集和整理的有关要求，把本该交给人事档案管理部门的材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。第二，档案管理人员配备不足，专业素质需要提高。不少学校档案管理人员严重不足，有的还是兼职，不能满足档案工作需要，难以应对档案收集整理的浩繁工作。加之档案工作属于“幕后”工作，不像教学科研工作处在学校的前沿位置，容易出成绩、见成果，受人关注，因此，人员流动性较大，队伍缺乏稳定性，影响整体素质和档案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理体制的双重性，往往造成上级档案主管部门指导缺位或不到位。比如，部分地方高校实行双重管理体制，既接受省级教育行政部门的管理，又接受地方政府的管理，省级教育行政部门认为地方高校的档案工作应由地方政府主管，地方政府认为地方高校的档案工作应由省级教育行政部门主管。结果，两个部门都不管，即使管理，也没有给予足够重视，指导不到位，工作“边缘化”。第四，档案材料整理缺乏系统性。材料之间缺乏有机联系，成为零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐证，甚至有的材料相互之间出现矛盾，比如履历材料和自转材料对同一事件叙述不一致，评价相反。
3 高校人事档案收集与整理改进措施
3.1 要高度重视档案工作。要认真贯彻落实中共中央组织部关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和教育部印发的《高等学校档案管理办法》（2008年中华人民共和国教育部令第27号），切实把档案工作放在学校重要工作议事日程，明确分工，明确职责，学校领导对档案的收集整理工作做出详细具体的安排部署。同时，加大宣传力度，增强教职工的档案意识。
3.2 要加强档案队伍建设。要配足配齐档案工作人员，形成专兼职工作机制，除了专职档案工作人员外，还要明确一批兼职档案工作人员。要加强对档案工作人员的业务培训，鼓励奉献精神，及时表彰成绩，努力建立一支稳定的高素质档案工作队伍。
3.3 要切实理顺工作体制。明确双重管理体制的高校人事档案工作上级主管部门。按照国家省管高校的原则，实行双重管理体制的高校的档案工作由省级教育行政部门牵头管理，地方政府配合管理。
3.4 要积极扭转被动局面。在档案的收集上，要变被动为主动。对涉及外单位的档案材料及时发函，打电话联系，必要时，上门收集缺少的材料。对校内各部门要建立日常联系机制，定期收集档案资料，并及时检查核对，发现缺失，及时追补。
3.5 要积极探索科学规律。档案材料的系统性是实现档案价值最大化的前提。整理档案一定要努力体现其系统性，揭示材料之间的内在联系，特别要关注来源方面的联系、内容方面的联系和形式方面的联系。
作者单位：郑州师范学院人事处
高校档案收集方法 篇4
一、新时期高校档案收集工作的重要性
从档案工作的开展流程以及方式可以知道新时期高校档案收集工作就是整个档案工作的基础和开端。如果没有前期的档案收集过程,那么剩下的档案工作也无从做起。
对于新时期的档案工作来讲,它不仅复杂,而且还特别繁琐。良好的档案收集前期工作可能就为整个高校档案工作提供了良好的开端,也就保证了档案工作已经成功了一半。所以高校档案收集工作不仅可以提升档案工作的质量,而且还能大大提高高校档案工作的效率, 保证整个高校档案工作顺利、快捷进行。其次档案收集是将散乱的文件资料向有序的档案信息转化的前提条件。 任何不成体系的信息都不能称之为档案,档案管理就是将无序的信息有序化、规律化。如果没有前期的档案收集工作,那么怎会有后续的信息变成档案呢?又怎会有档案信息呈现在世人面前呢?所以档案收集工作对于新时期高校档案工作至关重要。另外档案工作最终目的就是依托优质的档案信息为需求者提供最全面、快捷的信息服务。所以档案收集工作关系到档案资料的丰富程度, 也就是高校档案馆文献藏量。
二、新时期高校档案收集工作的方法和途径
(一)定期收集,明确责任
高校在档案收集方面与其它部门的收集工作既有不同,但又存在共性。高校可以依据《档案法》以及《普通高校档案管理规范》对高校档案收集工作做进一步指导和规范,寻找出一条针对自身有利的档案收集方法。 对于一般的档案收集工作要做到定期收集,明确职责, 这样才能保证档案收集的连贯性以及专业性。具体做法就是在每次档案资料使用和产生的过程中,必须实行谁使用,谁管理,定时用,定时归的办法,将高校档案信息由产生和形成的部门严格按照规定的档案归档制度实行,在具体的时间将档案信息移交到指定地点。对于这种方法,必须注意档案收集过程中哪些材料必须归档, 哪些材料归放在哪些地方。还有就是明确档案工作中各部门联系方式以及职责,确保每次收集的档案能够在规定时间送至规定的地点。最后还需要确定档案收集的时间界限以及收集档案资料的流程与手续。
(二)收集关键,有轻有重
在新时期的高校档案收集过程中要避免没有主次, 不分轻重。这样很容易造成档案收集工作混乱,以及收集信息不全面或者质量比较低。为了避免这种混沌的局面,高校档案收集过程应该抓住关键,顺便将次要信息一网打尽。在档案信息比较关键的部门需要制定专门的手机方案,确保收集过程不遗漏所有信息。对于教育类档案信息需要去教务处、各院、各系、科研单位进行针对性的信息收集;而对于一些次要的信息收集工作例如院里每个月组织的院系活动、学生团体组织的民间活动等信息的收集则应该是随时关注,但不过分处置。这样可以做到重点收集重点信息,粗放型收集次要信息。避免档案信息收集不分主次,还能在信息收集过程中将所有信息全面收集。
(三)努力收集,广交校友
面对学校档案信息复杂而且繁多的局面,档案收集工作者更应该努力做好档案信息收集工作,认真履行收集义务,用最好的档案资料和服务精神获得来自学校和社会群体的认可和支持。借此增加他们的档案意识,为档案收集工作提供有利帮助。为了避免一些重要的档案信息落在私人手中,不能第一时间收集整理,对于档案收集工作者而言还需要在高校的每个职能部门广交朋友, 争取得到他们的理解和帮助,尽可能避免一些有价值的 “账外”档案资料遗失或损坏。确保档案资料的收集更加全面和完整。
三、结束语
新时期的高校档案收集工作对高校档案工作提出了更高的要求。找到更好的方法和途径做好高校档案收集工作,对于档案工作至关重要。
摘要：新时期的高校建设对于高校档案建设工作越发重视。收集工作作为档案工作的开端更应被格外重视。本文浅略分析下新时期高校档案收集工作的方法和途径,希望为广大高校档案工作者提供参考。
高校档案收集方法 篇5
国家档案局局长李明华在最近一次召开的全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话中指出，要大力推进档案基础业务建设，要继续贯彻落实国家档案局8、9、10号令，做到应归尽归、应收尽收。高校档案收集工作怎样才能实现将学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件应归尽归，并且确保不同种类、不同载体档案应收尽收呢？从预立卷工作着手，加强预立卷工作，把预立卷工作的方方面面落到实处，是做好高校档案收集工作，实现“应归尽归、应收尽收”的前提基础和重要依据。
相对正式立卷而言，预立卷是归档部门随时把已办理完毕且具有保存、利用价值的文件材料按事先确定的预立卷类目预先分类、整理，归入相应卷夹，已备正式立卷归档的前期准备过程，是文件材料向档案转化的一个重要环节。部门归档档案的齐全、完整、系统、规范，很大程度上取决于文件材料的形成和积累状况，预立卷工作的好坏一定程度上决定了档案归档的优劣。加强预立卷工作，需要做到以下几个方面：
一、建立、健全档案收集网络，坚持部门立卷制度。
高校档案管理组织网络一般为三级网络架构：学校档案工作管理委员会-学校专职档案管理机构和人员-学校各部门兼职档案员。档案部门虽然负责全校档案工作，对各部门档案工作进行指导，但是档案预立卷工作光靠档案部门一家是不够的，必须建立、健全档案收集网络，依靠归档部门领导的支持和兼职档案员的配合，共同协作开展，做到有领导、有监督，有分工、有合作。档案部门要充分发挥归档部门熟悉文件材料形成的优越性，充分发挥归档部门了解文件处理的来龙去脉的优越性，充分发挥归档部门清楚每份文件材料价值的优越性，坚持部门立卷制度，从而做好归档部门预立卷工作。
二、加大档案法规宣传力度，提高预立卷工作责任意识。
实际工作中，很多归档部门都缺乏预立卷工作责任意识，主要表现在领导重视不够，兼职档案员不认为预立卷工作是自己的职责，预立卷工作普遍存在形式主，应付了事。针对这一现象，档案部门要加大档案法规宣传力度，要会把握机会，创造机会，不失时机地做好向学校各级领导和部门兼职档案员的宣传。比如参加学校全系统管理年终考核汇报，定期向主管校领导汇报工作，定期召开档案工作管理委员会会议和兼职档案员培训会等。通过各种有效宣传营造“档案工作人人有责”的氛围，让档案归档深入人心，增强归档部门的档案意识和责任感。就预立卷工作而言，档案部门必须要让归档部门领导和兼职档案员正确地认识到，预立卷工作的责任主体是归档部门。要让归档部门领导和兼职档案员清楚地认识到，做好预立卷工作不仅可以有效防止归档文件材料的散失，确保归档文件的齐全、完整，提高归档质量和效率；还有利于部门内部平时文件材料的查找利用和安全保管。归档部门领导不仅要参与预立卷类目编制，还应把预立卷工作纳入兼职档案员的岗位职责，并为兼职档案员做好部门预立卷工作创造一定条件，给予一定的支持，协调解决相关实际问题。有了归档部门领导的重视和参与，兼职档案员只要认真贯彻执行预立卷工作，就能实现不做表面文章，实实在在注重质量的预立卷。
三、明确预立卷工作职责，任务明确、责任到人。
预立卷工作执行中，档案部门和归档部门应明确各自职责。档案部门专职档案员应对归档部门预立卷工作进行全程业务指导、监督和检查，指导预立卷类目编制，监督和检查预立卷工作执行情况。归档部门领导应明确落实各岗位具体业务工作人员及兼职档案员的文件材料收集责任，做好协调工作，并对预立卷类目进行审核。各岗位具体业务工作人员应负责其岗位职责、业务范围内的待归档文件在办理完毕之前的收集整理和安全保密等工作，文件办理完毕后，应及时向兼职档案员移交。兼职档案员应在档案部门专职档案员指导下，编制本部门具体的预立卷类目，待档案工作主管领导审核后，按规定类目做好归档文件材料的收集、预先分类、整理和存放工作。如遇重大活动、重要事件时，尤其是成立临时机构负责的，档案部门专职档案员要提前介入，与相关负责人取得联系，明确归档兼职档案员，指导并督促兼职档案员做好相关文件的预立卷工作。
四、加强业务指导，合理编制预立卷类目。
加强业务指导，是做好部门预立卷工作保障。不管是定期召开兼职档案员培训会议对归档部门兼职档案员进行集体岗位培训，还是一对一、手把手指导归档部门兼职档案员做好部门预立卷类目设计、档案分类编目、文件价值判定、文件归卷检查等归档立卷工作，都能让归档部门兼职档案员工作更加规范，业务更加熟练。档案部门专职档案员还要发挥自己的主观能动性，平时与部门兼职档案员多沟通，必要时由档案部门领导出面走访重要归档部门相关领导，对各归档部门的工作职能、业务流程和工作动态尽可能地做到多了解、多熟悉、尽掌握，只有这样才能在预立卷类目编制时不遗漏、不虚设，起到有效指导的作用。
合理编制预立卷类目是做好部门预立卷的关键。每年年初，档案部门会同归档部门根据归档部门工作职能、实际业务，结合部门上一年工作总结和当年工作计划、重点，并参照高校档案归档范围编制归档部门当年预立卷类目。预立卷类目既要反映归档部门基本工作和常规工作，又要突出年度重点工作和新设任务。预立卷类目还应根据归档部门职能的调整和每年工作重心的变化进行调整和修改。高校档案涉及多个门类，不同类别档案预立卷类目的编制则应根据档案的形成特点，结合实际，做到科学合理，可操作性强。预立卷类目的编制是来年部门归档的重要依据，可以让部门在归档时心中有数、有章可循。
五、完善预立卷监督检查机制，做好归档文件材料超前控制。
预立卷工作不是完成预立卷类目的编制就大功告成了，更重要的，需要花更多精力的是要做好归档文件在平时日常工作中的收集和整理工作。让预立卷工作真正落到实处，需要相应的监督、检查机制来实现。档案部门要定期、不定期的对归档部门的预立卷工作进行监督检查，做好归档文件材料的超前控制。监督检查结果应作为归档部门、兼职档案员评选先进的重要依据，从而促进归档工作良性循环。监督检查内容包括预立卷卷夹（不同载体不同处理：纸质文件使用硬质卷夹，卷夹的卷脊上标注预立卷类目所列各相关条款。电子文件可在电脑上建相应文件夹或在档案管理系统里预设相应表单，文件夹或表单命名为预立卷类目所列各相关条款。实物可扫描或拍照，以电子照片形式归卷。）设置是否与预立卷类目相一致，文件材料是否有按预立卷类目归卷并整理，归档部门兼职档案员是否有积极主动地催促各具体业务工作人员及时清退已办理完毕的待归档文件，对已归卷文件的流转是否有建立相应的登记手续并注明文件去向，文件材料是否齐全完整且符合归档质量要求等等。
加强预立卷工作，有利于归档部门将已办理完毕且有保存价值的文件及时收集、整理，待到归档时，可以有条不紊、分门别类地向档案部门移交，从而确保档案收集的齐全、完整、系统、规范。高校档案收集工作实现“应归尽归、应收尽收”仅仅通过做好预立卷工作是不够的。但是，在具体落实预立卷工作各方面的同时，档案意识的宣传，档案责任心的培养，档案职责的明确，档案业务的培训等等，总会在一定程度上影响着领导和兼职档案员对归档的看法。这种潜移默化的影响总有一天会让那些之前不舍得归档的，没有意识要归档的，不知道该不该归档的，记录着学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文件“应归尽归、应收尽收”。
參考文献：
[1]杨化芳.实施预立卷制度是学校档案工作质量的保障.上海档案，2010（9）.
[2]燕海荣.职业院校推行档案预立卷制度存在的问题与对策.黑龙江史志，2014（5）.
如何走出高校学生档案收集阴霾 篇6
一、入学材料的收集
入学材料主要包括中学档案、高考档案、入学录取通知书、党团材料、报到通知书等。入学材料是学生档案不可缺少的内容,每个人一生会产生很多的档案材料,中学档案作为人生第一手档案,依国家对干部人事档案的管理要求来看,也是必不可少的材料。然而,在实际工作中不少高校对入学材料的重视程度不够,给学生日后生活带来很大的麻烦。为了确保学生档案的完整,同时也不给学生留下空白,学生纸质档案必须从新生入学材料抓起。
1. 严格管理,大胆说“不”。
我校档案馆历来是以“小媳妇”的身份,“犹抱琵琶半遮面”的姿态出现在全校师生面前,从来不敢说一个“不”字。自从2009年档案馆成立后,所有档案统一纳入档案馆管理,当然人数就由原来的三人增加到包括馆长在内的七人,学生档案自然有专人管理,可从去年开始档案馆一名老同志退休,相继另一名档案人员调入办公室,人数急剧下降到五人,档案在增加可人员却在减少,我们多次向学校申请最后学校还是明确答复档案馆人数就是五人。人员减少了,但工作不可能不开展。每年新生人数还在增加,几千人的材料,既没有分专业又没有分班级,工作量之大可想而知。基于上述情况,我们多次向学工处、学校领导反映,希望能得到各院系的支持与配合,以班为单位收集纸质档案材料再统一上缴档案馆,可总落实不到位,这个听话的“小媳妇”不得不继续工作。按高校档案管理制度规定,纸质档案材料应先由各单位收集整理后再移交档案馆,虽然学生档案已归档案馆管理,但学工处、招就处和各院系有义务相互配合、通力合作,各单位要各司其职,明确自己的职责。明文规定不争取就只能“哑巴吃黄连”,档案馆为什么就不能说“不”?部门立卷制是上级的要求,学校也明文规定,更何况入学材料是院系老师了解新生的唯一途径,他们没有理由拒绝。因为理由充足,校领导同意行政例会把此事作为一个议题来处理,结果是通过了,可事隔几天分管领导又电话通知,说什么院系主任不同意,理由是怕时间一长学生把档案材料丢失了。我们认为这不是理由,已成年或将成年的学生应该完全可以担起这份责任,老师应大胆相信他们。“小媳妇”被逼反抗了,再一次说起了“不”,档案馆内部决定,从今年开始必须把制度贯彻到底,并严把质量关,以达到增强全校师生档案意识的目的。
2. 明确责任,“强悍”到位。
新生入学材料的收集在许多高校历来是一个责任没有明确的问题,由于许多高校在传统观念的影响下,仍以教学和科研作为学校的重点,全校师生档案意识淡薄,因此在平时的工作中即使是已成文的制度,教学第一线的工作人员不执行也是常有的事情。我校就是典型的例子,多年来,档案馆规定入学材料的收集由院系负责,以班为单位按学号顺序排好再移交档案馆,可年年都没有落实到位,院系领导找各种理由推脱,档案馆似乎成了“懦弱”的代名词。今年我们学会了“强悍”,拒绝搪塞,必须严格按档案管理制度办事,不折不扣,这样不仅可以加强全校师生的档案意识,还能确保纸质档案材料的收集完整。今年在新生入学前我们再一次通过校园网下达了新生入学材料收集管理办法,并组织全校辅导员召开了一次入学材料收集的专题会议,要求各辅导员按档案馆接收新生材料的要求和时间安排部署好自己的工作,并指定院系一把手做入学材料收集、整理的监管人,辅导员为负责人[3]35。明确责任,“强悍”到位。
3.“放手不管”,外松内紧。
第一个“不”说出来容易,但做起来就难了,毕竟是第一次,万一真的学生把档案丢失了怎么办?在外人看起来我们是“放手不管”,但悬着的心一直没放下,不得不采取“外松内紧”的策略,利用各种宣传工具如电子屏、广告窗等工具宣传学生档案的重要性及移交内容和方式,借军训动员大会之机与学生讲解档案的重要性、档案知识以及档案法律、法规,从而增强学生的档案意识,加强学生责任感和使命感,提高学生对档案和档案管理工作的认识,为日后日常材料的收集打下坚实的基础,同时,不断与各辅导员、班主任取得联系,加强他们的工作责任心,使各单位相互配合、通力合作。
实践证明,每一个学生都是自理能力很强的高手,他们不仅没有丢失自己的档案材料,还在他们心目中留下了强有力的归档意识,不管到食堂、图书馆还是军训现场,随处都可听到学生们对入学材料的议论,在学生中掀起了一股“建档风”。另外,严抓严管、树立“强悍”形象才是制度落实到位的根本。入学材料今年是建馆以来收集最齐、最有序的,给日后的工作带来了诸多方便。老师要充分相信学生,引导和培养学生的自主创新能力,这才是高校的办学宗旨。
二、日常材料的收集
学生日常材料包括学籍卡、考核材料(课程考核、过级等材料)、各年度鉴定表、奖惩记录、年度学习情况、党团员组织材料、学籍异动材料(转专业、退学、转学、休学、参军等材料)、毕业材料(实习材料、毕业生登记表、学位、毕结业材料)、第二学历材料、健康状况、工作能力(军训材料、参加社团、“三下乡”等材料)等。随着社会的进步和时代的发展,各用人单位对学生档案的要求越来越高,他们希望能通过学生档案可以去选拔、甄别有用的个性化人才。因此,各高校可根据市场需要调整其内容,重点而全面地记录学生的成长经历、个性特点、人际关系、诚信、个人品质、心身健康、文体娱乐、思想状况、政治表现等方面的材料,充分体现学生档案的时代性和个性化[4]21。日常材料的收集是一个动态过程,同时也是一个连续过程,必须分段收集、定期整理。
1. 分段收集,确保学生纸质档案材料的真实性与完整性。
过去我校学生档案纸质材料的收集完全是依靠临时突击,一到毕业档案馆全体人员加班加点赶,这样既不能保证质量,又不能保证档案的连续性。因为日常材料具有分散性,招生就业处、学生处、教务处、学生所在各院系等部门都有生成[5]9,尽管学生档案由档案馆负责,但材料来源于各部门,各单位之间平时工作没有协调好,体制机构也不完善,管理就见不到成效。近几年,学生档案在学校领导的高度重视下,我馆总结过去的经验,采取分段收集、定期整理的方法,成立了以校领导为首的专项小组,明确了档案馆与相关单位的具体职责,加强了单位之间的协调性。又因学生档案具有周期性[5]11,档案馆规定每学期期末最后一周为档案材料收集日期,这样大大增强了学生档案工作的动态性,确保了档案材料的真实与完整性,最重要的是让学生明白了只有在完善自我过程中才能不断充实自己的档案,鞭策学生必须从严要求自己。
2. 丰富收集内容,满足了用人单位和个性发展的需要。
我校学生档案过去内容较单一,学生档案千篇一律,无个性可言。近几年来学校给予了各院系一定的自主权,鼓励各个院系根据各自专业的教学要求、教学改革和人才培养改革的实际情况,根据学生个性发展和用人单位的需要[2]116,丰富了学生日常材料的收集内容,如心理健康材料,包括大学生的意志、认识能力、气质和性格、情绪、情感等个性品质,这些心理健康材料能够准确地分析大学生的心理动机、性格特征;诚信材料,包括助学贷款偿还记录、大学生的品行、个人信贷消费、勤工助学、考试纪律等是否有不良表现,人与人之间的交往是否有欺骗行为;实践创新材料,包括学校教学过程中各项教学实践与运动锻炼,也包括学生自发组织的各种社团活动[4]22;奖励惩处材料,包括学生入学后参加各种大型比赛的获奖材料,比如我校的定向越野是一个突出项目,体育系不少学生都获得过大奖,甚至还有被选进国家队的学生,院系在收集日常材料时要特别注重这方面的资料,让学生档案材料充分反映学生的特长、爱好、实践能力与人格品质,让每一份学生档案都具有自己的个性,能更好地满足用人单位的需要,最终达到确立学校教学改革的方向。
3. 临时突击与分段收集结合,保证学生及时用档。
为了使学生档案能满足学生就业的各种需要,我馆对档案材料的收集采取了临时突击与分段收集相结合的方法。因学生档案材料其中有一部分是毕业材料,如实习材料、毕业论文、学生的毕业考试成绩以及毕业体检的健康材料,这些材料是要临近离校才能生成。因此,临时突击和分段收集相结合是满足学生及时就业的重要保证,也大大减少了“弃档户”的存在,增强了学校的社会公信力。
摘要：学生档案是记载学生在学习期间学习、成长过程最真实的原始材料,是高校教育教学质量与学生素质的真实写照,是学生步入社会的“通行证”和永久不变的“身份证”,同时也是用人单位选拔、甄别人才的重要渠道。一份真实、全面且有个性化的学生档案,必须从新生入学材料和学生的日常材料收集入手,探索出适合自己学校学生档案材料收集的新方法,从而使学生档案更好地服务于学校的教学工作。
关键词：高校,学生档案,材料,收集
参考文献
[1]周冀,孙碧燕.高校学生档案管理要转变观念[J].兰台内外,2005(2).
[2]马洁,佟丞,刘卫智.高校学生档案管理存在的问题与对策研究[J].石家庄学院学报,2012(2).
[3]霍红梅.高校收集新生档案材料存在的问题与对策[J].山西档案,2010(6).
[4]练红珍.就业视角下的高校学生档案实效性管理研究[J].档案与建设,2011(8).
高校校友档案收集工作的实践探讨 篇7
一、组建高校校友工作的组织机构
校友信息的收集工作涉及不同的社会群体, 仅依靠高校档案部门的力量是难以完成的, 需要学校领导的重视与支持, 成立专门的组织机构, 建立合理的工作体制和高效的运行机制, 争得广大师生员工的积极配合, 共同营造一个有利于此项工作开展的良好环境。校友工作机构的设置可根据各校具体情况而定:或设立独立的校友工作机构并配有专职人员;或专职人员与其他行政人员合署办公;或工作人员由其他行政机构的人员兼任。另外, 为了加强校友工作, 可实行“两块牌子一套班子”的工作体制, 即校友总会办公室的职能和性质不变, 同时设立校友工作办公室或校友联络办公室, 列入学校的行政机构, 负责学校的校友工作, 同时建立校、院两级校友工作体制, 形成校友工作的网络。
二、科学划定高校校友档案的收集范畴
1. 在校学生信息的收集范围。
第一, 学生业绩材料, 主要有优秀学生干部、学生党员、三好学生、奖学金获得者等名单, 学生获得国家、省 (市) 级奖项的获奖证书, 论文、科研成果的获奖资料、模范及典型事迹等有关资料。第二, 学生在校参加社团、艺术节、运动会等活动的重要资料。第三, 学生在校的相关照片, 即每届学生的毕业合影照, 学生会、团委干部的合影照, 学生获得国家、省 (市) 表彰的照片以及学生在参加各种文体活动、社会实践中有典型意义的照片。
2. 已毕业校友信息的收集范围。
除了收集他们最新的电话号码、工作单位等简单的联系信息外, 还包括业绩资料, 即获得国家、省 (市) 级表彰的校友资料, 参加国家、省 (市) 重大科学研究的校友资料, 在社会上有良好反响的校友资料, 在国内外、各行业担任领导干部的校友资料;毕业校友的相关照片。
三、创新高校校友档案的收集方法
1. 在校生档案信息的收集方法。
在校大学生的信息可从校内获取, 主要来源于学生个人 (学籍) 档案。高校学生的个人 (学籍) 档案是大学生从入学到毕业学习、生活历程的全面记载, 包括成绩、奖惩、毕业等情况在内的各项记录, 无不真实、完整地反映了学生在校期间的各种情况。目前, 许多高校已实现学籍档案管理的信息化、网络化, 校友工作机构应加强与相关管理部门之间的交流与合作, 实现信息资源共享, 运用信息技术将学籍档案数据库进行信息分类、分析、处理, 提取有价值的信息建立校友档案信息库。此外, 如学生个人 (学籍) 档案中没有业绩、获奖情况等信息, 可以通过他们所在的院 (系) 获取;风采照片及其他具有重大意义的照片资料, 除了在院 (系) 获得, 也可以从高校负责宣传工作的相关部门取得。
2. 毕业校友档案信息的收集方法。
鉴于毕业学生数量较多、地域分布较广、信息收集难度较大的特点, 学校校友工作机构必须充分发挥主观能动性, 采取方便、灵活、先进的手段, 联络和走访校友, 以最有效的方法获取毕业校友的信息, 尽可能地做到全、准、新。 (1) 构建校友工作的网络信息平台。一是建立校友工作网站。在校园网上建立校友工作网站, 宣传校友工作动态, 发布相关信息, 让校友主动与母校取得联系。这就要求校友工作网站设计有科学性, 相关的技术人员要维护好校友工作网站, 让网络畅通无阻, 使校友登陆网站更方便、快捷。二是建立QQ群。通过QQ群可搭建起学校与校友间最直接的对话平台, 及时、快速地获取毕业校友的最新信息, 并不断扩大工作面向的校友范围, 收集更为丰富和完整的校友信息。三是通过广播、报纸的通告宣传等方式召集校友, 这是收集校友资料传统常用的方法。 (2) 建立健全地方校友会, 加强与校友的联系。校友会是群众组织、民间团体, 是校友与母校联系的桥梁和纽带, 可以让学校及时与各地校友保持密切的联系, 获取不同地方校友的信息资料。 (3) 出版校友刊物。校友刊物是做好校友工作的一种有效的媒介方法, 最容易引起校友关注、兴趣。另外, 作为纸质媒介的校友刊物, 因其有长期保存、直观方便等特点, 更容易发挥联系校友的作用。 (4) 校友工作机构除采取传统的电话方式联系校友外, 还可根据毕业校友分布地域的广泛性特点, 通过发动放假回家的学生联络和走访当地的毕业校友, 更直接、翔实地获取毕业校友信息资料。
各高校校友工作有很多共性的地方, 但由于具体情况不同, 使得其在工作内容、要求、机构、组织与运作上有所差别。只要我们在工作中发扬务实求新的作风, 树立开拓进取的精神, 是完全有能力把本校的校友档案信息体系建设好的。
参考文献
[1].胡琦.充分发挥高职校友档案的作用[J].职业杂志, 2010.7
[2].陈积光.开发校友资源, 促进高校发展[J].高教论坛, 2005.10
高校档案收集方法 篇8
“新木桶”理论在表述方式上和“旧木桶”理论一样简单, 其基本内容表达为:一木桶能够装水的多少, 还由桶底的大小决定的。试想桶底很小, 木板再长、木板的紧密度再高, 也装不了多少水。一木桶能够装水的多少, 还由木板和木板之间的紧密度决定。如果木桶的木板之间缝隙很大, 也装不了水的。如果木桶的木板之间没有一丝的缝隙, 一定可以装水的。
高校档案工作之所以能够不断发展和进步, 与学校档案收集的高效率是分不开的。档案收集是档案部门积累档案的一种手段, 是整个档案工作中极为重要的一个环节。因此, 档案收集工作做得好坏、质量高低, 直接影响到其他工作环节乃至整个档案工作的开展。如果把档案收集工作比作是一个木桶, 那么就必须整理好桶底的核心板 (档案意识) 和地基板 (规章制度) , 运用各种途径补齐短板, 保持独特优势的长板, 利用效的黏合剂 (凝聚力) 和桶箍 (督查催办制度) 搭建一个坚实牢固的新木桶 (良好的档案收集工作) 。
二、做好新木桶的桶底
木桶底板是木桶能否容水的基础, 一个完整的木桶, 除了木桶中长板、短板, 还有底板。正是这谁也不太重视的底板, 决定这只木桶能不能容水, 能容多大重量的水。这只底板正是提高档案收集工作的基础, 即档案意识。档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维, 是开展依法治档的一项重要内容。但是, 在很多高校存在着档案意识薄弱的问题, 以至于出现不主动收集、不按时归档、甚至遗失等众多问题, 直接影响了档案收集的齐全性、完整性。
那么如何衡量承载高校档案收集工作质量这个木桶的桶底是否坚实, 使得这只新木桶的盛水量越来越多, 成为木桶底板的巨大挑战。
(一) 领导重视, 提高认识
高校领导对档案收集工作是否重视和支持, 是提高档案管理水平的重要保证。只有积极主动争取领导重视, 才能为档案收集工作予以人力、物力方面提供保障。也只有领导重视了, 才可能把档案工作列入议事日程。高校领导应该通过各种渠道加强宣传, 使各个部门处室以及教职工充分意识到档案对学校发展和建设的作用。另外, 领导的意识上的重视, 对职工就是一种感召, 在某种程度上, 职工就会变被动为主动, 自觉的做好档案的收集工作。这样才能形成领导重视, 全员建档、存档、爱档的高度责任意识。
(二) 队伍建设, 重在坚持
随着全球信息化和高校教育的不断深化和发展, 对于档案人员无论从思想上还是业务上都提出了更高的要求。一是要把综合素质较高的人才安排到档案工作岗位上。当今高校档案事业的发展不仅需要政治觉悟高、责任心强的人来承担, 而且还要有懂专业、有开拓精神的新生力量参与。二是加强对高校档案人员的继续教育。通过参加培训, 全面提高其综合素质及工作水平。三是提高档案人员的地位和待遇, 用激励机制留住人才、吸引人才、必须要提高档案工作者的地位, 自觉自愿地加入到档案事业建设行列中。
三、黏合剂和桶箍保证桶帮的无缝连接
一个木桶如果出现某块板之间的契合不紧密, 就会出现漏水, 不仅影响盛水量, 而且水桶也会越来越松, 最后导致彻底散架。影响档案收集质量的因素有很多, 而这个桶帮是由档案收集工作的各个因素所搭建的, 一旦出现问题, 整个收集质量就会受损。为了解决这个问题, 我们从两个方面着手, 一方面增加档案部门的凝聚力这种黏胶的黏合作用;另一方面要利用督查催办制度这个桶箍来强化桶板的无缝连接。
(一) 增加高校档案部门的凝聚力黏合作用
当今社会, 一个高效率的团队是成功必不可少的因素之一, 团队成员间的互帮互助、相互协作、取长补短, 将为自身和集体的发展提供一个良好的契机。为了, 保证高校档案收集的数量和质量, 我们可以从以下方面来提高增强档案工作者的凝聚力。建立团队的核心力量, 这个核心力量可能是团队的领导 (一个值得大家追随的人) , 也可能是这个团队的共同奋斗目标, 为了这个目标, 可以大大提高团队的生产效率。制定有效的高校档案收集制度, 在长短期目标的感召下, 还要建议一套褒奖制度, 形成有效地制约机制, 另外, 还要加强档案部门和各个部门之间的交流, 在封闭的环境下很难提高整体素质, 再次, 还需要开展一些档案收集技能比武, 拓展培训等加强团队凝聚力的活动。只有这样团队成员间的关系变得密切起来, 大家同舟共济, 共赴使命, 凝聚力提高与加强了, 才是我们做好档案收集工作的保证。
(二) 适当引入督查催办制度这个桶箍
督查催办制度就是为了进一步增强学校各部门的全局观念, 规范管理, 有效地提高工作效率而制定的监督约束机制。为了确保高校档案收集的齐全、完整, 保证政令畅通、令行禁止, 推动各项工作的顺利开展, 必须制定符合本部门的规章制度。若因人为因素造成延误或失误, 导致不良后果或影响的, 追究直接责任人和负责人的相关责任并通报批评。
总之, 加强和提高校档案的收集数量和质量, 是高校做好档案工作的基础。高校领导和档案管理者对收集工作予以高度重视, 不断改进管理方法, 上下齐心协力, 增强凝聚力, 才能为整个档案工作打好基础, 逐渐使档案管理走向规范化、制度化, 这样也才能适应高校的发展和建设!
参考文献
[1]梁建梅, 陈少慧.教学档案的管理与信息化建设[M].北京:中国书籍出版社, 2013:172-177.
高校档案收集方法 篇9
1. 高校档案收集工作存在的问题
1.1 档案意识淡薄, 对档案重要性缺乏足够的认识
高校档案管理工作是高校行政管理的重要一环, 其工作质量的优劣直接反映着学校的精神风貌和文化建设。如果没有收集好档案材料, 就不能体现档案的真正意义, 这是档案管理工作的起点, 也是最基础的环节, 也是档案管理工作中起关键作用的部分, 然而在人们的传统观念里, 认为档案工作可有可无, 突出表现在档案资料的收集困难等方面, 档案意识的淡薄不仅影响了档案材料的收集工作, 还在在一定程度上影响整个高校的行政管理工作。
1.2 高校档案收集工作困难
高校的档案收集工作主要靠专兼职档案人员互相配合来完成。然后在实际工作当中, 各职能部门的档案管理人员一般都是兼职, 加之工作变动频繁, 导致档案工作前后衔接不上, 业务不熟悉。在日常工作中, 一些工作人员为图工作方便, 把一些重要文件长期滞留在手头;还有的工作人员甚至认为档案工作可有可无, 认为档案收集工作只是档案部门的事情。
由此可见, 高校的档案收集工作难度很大, 如任其发展下去, 而不及时地采取有力措施改变这种状况, 那么档案材料将会大量流失, 给国家、给学校带来无法预计的损失, 档案馆的馆藏不丰富, 将严重影响档案信息服务工作的开展。只有加强高校档案收集工作, 这样才能为更好的开展档案服务工作提供基础性的保障。
2. 完善我国高校档案收集工作的对策
2.1 提高档案意识, 加强档案管理
高校档案馆首先要加强《档案法》的宣传力度, 提高全员对档案工作重要性的认识, 不断增强档案意识。高校各级领导要以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的态度, 重视档案工作, 加强高校档案管理的责任感, 将档案管理工作纳入到议事日程、纳入到高校总体规划, 在人力、物力、财力各方面确保高校档案管理工作得到保障。高校档案馆还应增加设备投入, 加快档案信息化、数字化管理, 为利用者提供更加方便快捷的信息服务, 以满足各类用户的需求。
2.2 强化高校档案收集工作
高校档案收集困难, 主要原因在于思想观念滞后、对档案重要性缺乏足够的认识。因此, 要首先加强档案工作的宣传教育, 有效利用学校的宣传栏、报刊、网络等媒介, 宣传教育各系部和职能部门, 使其充分认识到收集归档是相关部门和人员的工作义务和职责, 及时上交档案材料。
高校档案的收集工作依赖于档案工作队伍的建设, 要做好档案工作, 就要不断提高档案管理人员素质。高校档案管理人员是档案收集工作的直接承担者, 他们的政治素质和业务水平直接关系到档案收集工作的质量。因此, 提高档案管理人员素质、加强档案管理人员培训是高校档案收集工作的重要保障。
强化高校档案的收集工作, 还需采取定期与不定期相结合的收集方法, 彻底改变过去传统的定期收集档案的方法。高校档案的收集工作应随时关注学校的各项活动动态, 抓住有利时机, 及时、主动地收集档案材料。对那些易遗漏的档案材料, 不能拖延, 做到随时发现随时收集。尤其是一些经常使用不断修改的文件材料, 档案管理人员更应注意材料的积累保管, 待材料完型后再归档。改变过去传统的收集方法, 重视现代信息技术的运用, 以此提高工作效率。
2.3 充分利用现代信息技术
在网络时代, 高校档案馆要要摆脱档案收集难的现状, 必须充分利用现代计算机技术和通信手段。高校的院系和服务管理部门较多, 每个部门都有其形成的档案资料。因此, 在档案工作人员人手不够的情况下, 必须建立收集档案材料的网络体系, 指定兼职人员, 相互交流学习、做好定期收集。实行档案的二级管理, 及时得到档案资料收集的信息, 这样有利于充分发挥档案网络体系的作用, 有利于克服档案工作人员少所带来的问题, 有利于及时了解和收集容易遗漏的材料。
3. 结语
高校档案的收集工作是一切档案工作的基础和前提, 所以我们要充分认识档案收集工作的重要性。影响高校档案收集环节的综合因素很多, 档案工作人员应予以高度重视、认真研究, 改善收集困难的现状, 才能更好地为学校的改革发展服务, 为广大的档案利用者服务。
摘要：本文针对我国当前高校档案收集工作存在的问题进行分析, 最后提出了完善高校档案收集工作的对策, 以期改善我国高校档案工作中材料收集难的问题。
关键词：高校,档案,收集工作
参考文献
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高校档案收集方法 篇10
高校干部人事档案是高校教师个人基本信息、学习工作经历、德能勤绩、主要奖惩等的综合记录, 是历史地、全面地记载教职工综合信息的载体, 是各级组织考察、了解和正确选拔使用人才, 使其充分发挥聪明才智, 促进学校和教育事业发展的重要依据。但实际工作中, 一些档案材料没有及时收集归档, 很多人事档案存在材料缺失现象, 不能全面反应教师的个人全貌, 给人事档案的利用带来了很大的不便。如果不采取有效的措施, 许多有价值的档案信息材料就会流失, 直接影响到日常人事工作的质量。
多年的高校干部人事档案工作经历, 使笔者深感档案收集工作的重要性, 深感切实做好人事档案材料的收集工作, 把属于人事档案内容的文件材料收集齐全, 是做好人事档案管理工作的基础。如何做好干部人事档案的收集工作, 是个值得思考和研究的问题, 笔者结合多年的工作实际, 谈谈自己的想法。
一、高校干部人事档案收集工作存在的问题
1. 部分教职工档案意识弱, 以至档案材料不能及时收集归档甚至断档
高校中的部分教职工对人事档案缺乏了解, 档案意识较弱, 对人事档案怀有一种神秘感, 不知道档案中到底有哪些材料, 不知道哪些材料应该归档, 把一些有价值的档案材料长时间保留在自己手上;一些教职工觉得把自己的学历学术材料、奖励材料交给档案部门有些不放心, 干脆一直放在自己手里;还有一些教职工在当前市场经济形势下对人事档案持无所谓态度, 认为档案里都是些历史材料, 毫无价值, 认为考察档案不如考察现实的人, 认为人事档案可有可无, 对人事档案的收集工作更是漠不关心, 导致该归档的材料不能及时归档甚至断档。
2. 一些档案工作人员素质不高, 档案材料收集难度大
高校人事档案材料的收集主要靠各部门的档案员来完成的, 各部门的档案员一般兼职比较多, 工作变动频繁, 缺乏专门业务训练, 对档案业务不熟悉;一些档案人员责任心不强, 对档案收集工作不重视, 没有做到将档案材料及时送交档案管理部门, 把一些重要文件长期留在手上, 甚至出现材料丢失现象;还有的档案人员认为档案是档案管理部门的事, 不积极主动的做好收集工作, 抱着一种收多收少一个样的偷懒心态, 造成高校干部人事档案收集工作难度大。
3. 人事档案收集归档制度不健全、执行不严格
一些单位没有按照中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》, 结合本单位实际情况, 制定出人事档案收集归档制度, 没有形成自己的实施细则, 收集归档要求不明确, 操作不规范, 很多有价值的材料散存在各有关部门。一些单位虽然建立了人事档案收集归档制度, 但是在不同程度上存在执行不严格现象, 收集归档不及时、不到位, 使得收集归档工作很被动。
二、干部人事档案收集的范围
人事档案记录个人成长、思想发展的历史, 是个人信息的储存库, 概括地反映一个人全貌, 凡是记录和反映个人经历、政治思想素质、品德作风、业务能力、学识水平、成绩贡献、工作情况等内容的有关文件材料, 都属于收集的范围。其具体内容有以下几个方面:
1. 履历材料:主要包括历年的履历表、简历表、登记表及属于个人履历性质的其他材料。
2. 自传材料:主要包括自传、属于自传性质的材料以及报告个人有关事项的材料。
3. 考察、考核、鉴定材料:
主要包括历年工作鉴定、高校毕业鉴定及属于鉴定性的工作、学习小结, 作为干部任免、调动依据的考察综合材料、干部考核和民主评议的综合材料以及后备干部登记表, 经济责任审计结果报告等材料。
4. 学历、职称和学术水平材料:
学历材料包括学历、学位、学籍、培训、结业、成绩表等;职称材料包括每一等级的职称评审材料及聘任材料;反映科研学术水平的材料, 主要是业务考绩材料, 如业务评定、创造发明和科研成果鉴定材料, 著作、译著和论文目录等材料。
5. 政审材料:
审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复及本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料, 更改姓名、民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间等工作中形成的有关材料。
6. 党、团材料:
参加中国共产党和共青团的志愿书、申请书、转正及退党、退团材料, 党员登记表, 加入或退出民主党派的有关材料。
7. 奖励材料:
包括组织予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批表、先进事迹材料、科学技术和业务奖励材料以及撤销奖励的有关材料。
8. 查处违纪违法材料:
主要是违反党纪、政纪、国法的处分决定, 免予处分的意见, 上级批复, 甄别、复查、平反的调查报告及主要依据与证明材料, 本人对处分决定的意见、检查、交代及情况说明材料, 法院刑事判决书、裁定书等材料。
9. 职务、工资、出国等方面的材料:
有录用、聘用、入伍、转业、任免、工资、待遇、出国、退 (离) 休、退职材料及各种代表会代表登记等材料。
1 0. 其他不属上述内容可供组织参考的材料:
反映严重慢性疾病、身体残疾的体检表, 工伤致残诊断书, 确定致残级别的材料, 治丧材料, 毕业生就业报到证, 人事争议仲裁裁决书, 再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
三、做好收集工作的对策和建议
1. 高校领导要高度重视和积极支持干部人事档案工作
高校干部人事档案材料的收集, 主要是通过接收各部门归档的案卷材料来实现的。因此, 只有领导重视、各业务部门支持、档案人员共同努力, 才能把这项工作做好。应该把干部人事档案工作列入校内的日常工作中去, 千万不能把档案工作当做可有可无的事来对待, 否则就会影响各部门和档案人员的工作积极性, 妨碍人事档案的收集归档。校组织、人事部门, 应加强对干部人事档案工作的领导, 及时研究工作中出现的问题, 采取有效措施, 不断加以改进, 提高科学管理水平, 使人事档案在选贤举能, 知人善任, 学校的建设发展方面发挥更大的作用。
2. 宣传和贯彻《档案法》等有关档案工作的法规, 提高全体教职工的档案法律意识
应加大《档案法》和《干部档案管理条例》的学习、贯彻力度, 强化“依法建档”, “依法治档”的新观念, 使全体教职工增强档案意识, 使每一位教职工了解在档案工作中自己应尽的义务及应承担的责任。要破除对人事档案的神秘感, 利用会议、编发档案工作专辑、校报、校园广播、校园网等宣传方法经常地发布一些有关档案方面的信息, 使教职工认识到人事档案和每个人都有密切关系, 了解干部人事档案归档材料的要求和内容, 并充分认识到自己在日常工作中所形成的文件材料、取得的科研成果以及所完成的论文、专著等, 不仅是自己劳动和智慧的结晶, 更是学校和国家的宝贵财富, 是国家全部档案的组成部分。让大家更多地了解党和国家关于档案管理的方针政策和各项管理法规, 让大家意识到材料收集归档的重要性, 形成一个人人重视档案、人人具有档案法律意识的好氛围, 从而促进大家积极主动将档案材料交给人事档案管理部门。
3. 健全并严格执行干部人事档案材料收集归档制度
干部人事档案管理部门要以《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件为依据, 结合本单位实际情况, 建立和健全干部人事档案材料收集归档制度, 制定出具体、全面的实施细则, 做到收集工作有法可依、有章可循, 并严格按照制度认真、及时地收集相关部门在干部人事工作中形成的干部人事档案材料, 建立收集工作长效机制。形成档案材料的部门必须按收集归档制度, 及时将形成的材料主动送交档案部门。对于送交来的人事档案材料, 档案管理部门要认真核对, 确认应交材料完整准确后, 登记办理交接手续。人事档案管理部门要对照收集归档制度定期进行严格检查, 采取一定的奖惩措施, 做到奖惩分明, 对归档工作做得好的部门和档案人员要给予表彰奖励, 增强档案人员的责任感和积极性, 推动人事档案的归档工作走向制度化、规范化, 以确保人事档案材料及时收集归档。
4. 建立干部人事档案材料收集归档联系网络
按照干部人事档案收集范围, 学校各部门设立专职或者兼职的人事档案管理岗位, 选拔政治素质高、责任心强、业务能力强的人员负责本部门的干部人事档案管理工作, 及时将本部门形成的人事档案材料收集并送交干部人事档案管理部门。干部人事档案管理部门汇总学校各部门的人事档案专职人员名单, 力争层层有人负责, 每个部门都有人承办, 建立一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络, 及时掌握各部门形成干部人事档案材料的信息, 及时收集各部门的人事档案材料, 以真实、完整、准确的信息不断充实干部人事档案内容。
5. 采取多样化的收集方法
档案材料分散在各部门和个人手中, 如果仅仅被动接收, 则会有些重要的材料收不上来, 就需要主动深入各部门收集有关档案材料。因此, 人事档案管理部门应采用被动接收与主动催交相结合的工作方式。主动与各部门做好沟通工作, 加强调查, 广开收集渠道, 按档案材料形成的规律性, 搞好收集归档工作, 坚持定期集中收集与平时零星收集相结合、全面收集与重点收集相结合。对于普调工资、职称评审、年度考核等大批量形成的材料, 确定每季度或者每半年定期向有关部门收集;对一些特殊、典型材料就要重点主动索取, 比如, 要特别关注脱产进修、学习、考察人员的考核材料及学习成绩单等, 防止遗漏;对于分散在个人手中的一些资格考试材料、科研学术成果材料、表彰奖励材料等, 要求个人或者部门平时在拿到材料时就主动交过来, 在档案材料收集过程中, 这些材料往往都会成为漏网之鱼, 需要特别注意;在人事档案整理、核对中, 如果发现一些人员缺少材料, 特别是缺在外单位学习、工作阶段形成的材料, 档案管理人员一定不能有偷懒情绪, 一定要一一记录, 一定要千方百计与本人或外单位联系, 把所缺材料补齐。总之, 要立足本校实际情况, 发挥主观能动性, 采取多样化的收集方法, 将每个人的人事档案材料尽可能全面、高效地集中到人事档案管理部门, 为做好人事档案管理工作打下坚实的基础。
6. 加强队伍建设, 提高档案工作人员的素质
档案工作人员应具有较高的政治素质和业务素质, 要不断更新自己的知识, 要与时俱进。首先档案工作人员要有热爱本职工作、忠于职守、刻苦钻研业务的精神和高度的责任感。其次要通过自学、培训、考察、考核等教育方式, 提高他们的工作能力和业务水平。可定期开展业务学习培训, 组织外出参观考察学习, 参加学术会议, 使档案工作人员熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求, 提高新形势下对做好档案收集与管理重要性的认识, 提高收集鉴别档案材料的能力, 学习先进的管理方法, 提高工作效率, 主动、及时向各部门索取各项活动后所形成的各类应归档的材料, 提高档案质量, 维护档案的完整与安全。再次要不断更新自己的知识, 努力掌握现代信息、网络、计算机等领域的技术和知识, 运用现代化的手段管理人事档案, 实现档案的基础管理与信息管理的有机结合, 以适应档案工作的发展与需要。
7. 做好档案利用服务工作, 促进人事档案材料的收集
人事档案工作是为任用选拔人才服务的, 它的最终目的是提供利用服务。学校档案管理部门要做好后勤服务工作, 使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。档案管理人员要努力提高业务水平和科学管理水平, 对收集上来的零散档案材料, 及时准确放进每个人的人事档案, 形成系统、全面的整本档案。健全档案的检索工具, 建立各种信息库, 利用计算机、多媒体辅助档案管理, 使管理方法科学化、现代化, 不断提高工作效率, 不断增强档案室的综合服务功能, 让档案信息资源更好地为教职工和学校发展服务。注重改善服务态度, 提高服务质量, 给予利用者以准确、及时、方便、灵活、热情的服务, 使每位利用者感到材料交给档案管理部门保管, 不仅可靠安全, 而且借用方便、内容丰富全面, 使每位利用者深刻感受到档案给他们的工作带来的便利, 就会进一步增强档案材料收集归档的自觉性和主动性, 从而促进档案的收集工作。
摘要：文章针对目前高校干部人事档案收集工作存在的问题, 给出了加强高校干部人事档案收集工作的对策和建议。
关键词：干部人事档案,收集,对策
参考文献
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