项目档案同步收集组卷（通用4篇）
项目档案同步收集组卷 篇1
文书档案的收集、整理、分类、组卷、鉴定统计方法
第一节 文书档案的收集工作
一、文书档案收集工作的内容，重要性(一)内容
广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围，归档时间和归档要求。
1.归档范围
(1)确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 b公文办理完毕 c具有查考利用价值(2)内容
a上级针对本机关的指导性公文
b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文
d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文(3)注意问题： a 联合办理的公文；
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如计划，总结，会议记录
2.归档时间 一般在第二年6月底之前
3.归档要求
a 种类，份数以及每份文件的页数
b 案卷封面填写，卷内文件排列，编页，目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文
(二)收集工作的重要性
1.收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2.收集质量决定文书档案管理的质量 3.充分发挥档案作用的保证
二、文书档案收集工作的要求
(一)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 1.齐全完整是指归档文件材料在种类，份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整
2.质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观，真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。
(二)归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能(三)档案部门要加强收集工作的调查和指导
三、文书档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收(二)建立相关制度加强零散文件的收集
1.将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制.2.建立外出开会人员带回材料归档制度.3.保证工作变动人员手中材料归档制度
(三)明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整
1.通过公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集.2.对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交.3.本单位的综合性文件，如规章制度，计划，总结，报表等应由文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件.4，对于各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交.第二节 文书档案的整理工作
一、文书档案整理工作的内容和原则
(一)整理工作的内容
通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类，案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录
(二)整理工作的原则 1，充分利用原有的整理基础.2，保持文件之间的历史联系.3，便于保管和利用.二、文书档案整理工作的方法和步骤
文书档案的整理方法包括组卷的整理和归档文件整理两种方法.(一)组卷整理法.1.鉴定
此时的鉴定工作包括两方面的内容：
一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件.鉴定工作的另一部分内容是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种：永久，长期，短期，学校有永久，50年，30年，15年，5年5种期限，社区有永久，30年，15年，5年4种期限 2.分类(1)分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当的分类方法，一经确定，不能随意变动
其次，文书档案的分类应采用统一的原则，一个单位内部不能采取两种以上的分类方法.最后，文书的分类应遵循一定的逻辑原则，类目之间不得交叉(2)分类方法
文书档案常用的分类方法有三种：分类法，组织机构分类法和问题分类法.A，分类法 B，组织机构分类法 C，问题分类法
(3)文书档案的复式结构分类法
A，——组织机构分类法 即将全宗内的档案按不同分开，在每一内再按立档单位内部的组织机构分类.这种方法只适用于机关单位，并且是内部组织机构变化不大的单位.B，——问题分类法 即将文书档案先按分开，在每个内再按问题分类.机关采用问题分类法时通常分为党群工作类，行政管理类，业务工作类；企业单位只有这一种分类方法，通常分为党群工作类，行政管理类，经营管理类，生产技术管理类.C，——机构——保管期限分类法 这种分类方法比较适合采用归档文件进行整理的单位.D，保管期限————组织机构分类法 这种方法适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位.以上类别(文件所属的机构和问题)，归档范围和保管期限就构成了一个完整的文书档案归档范围和保管期限表.各单位在修订归档范围和保管期限表时，一定要报区档案局审批备案。3.组卷(1)方法
公文的主要特征：问题，时间，责任者，名称
公文类型：会议，案件，信访，简报
我们工作中通常采用在分类的基础上以问题为主并结合其它特征进行组卷，通常一个问题组成一卷，但不同保管期限的文件不能组在一起。4.卷内文件排列
通常采用时间排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，结论在前，依据在后，批复在前，申请在后，原文在前，复制件在后.5.卷内文件编号
对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，有字的页就编，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄写卷内目录
按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写.说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题.7.填写卷内备考表 8.填写案卷封面 9.案卷装订 三孔一线法 10.案卷排列及编号(1)案卷排列方法
A 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列.即保管期限————问题排列法.B 按照文件的作者，收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限————组织机构排列法.C 按照案卷所属的时间顺序排列.(2)案卷编号
按排列好的顺序每个保管期限大流水编号，到1000卷左右断号，注意不能有重号.11.装入档案盒 12.编制档案检索工具
(1)案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——的编制方法，案卷号一般不突破四位数.(2)全引目录 又称案卷文件目录，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具.(3)专题目录 是以专门问题为线索而编制的检索工具，与全引目录编制方法类似.(二)归档文件整理法 1.鉴定 同组卷整理法.2.分类 ——问题分类法和——保管期限分类法两种.3.装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊，复制等.4.文件排列 采用保管期限————问题(机构)法排列.具体要求同组卷整理法.5.加盖归档文件章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处，使用红印油.6.文件编号 包括件号和页号，件号按保管期限————类别的顺序大流水编号，填在归档文件章内.7.填写归档文件目录 按编好的文件顺序抄写，具体要求同卷内目录填写，时间项采用8位数字.8.文件装盒 按文件顺序装入，装满为止.9.填盒内备考表
(三)档号的编制原则与方法 1.档号的编制方法
档号通常包括全宗号，案卷目录号(文件目录号)，案卷号()，件号(页号)(1)全宗号 每个立档单位全部档案的代号
(2)案卷目录号(文件目录号)每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列.(3)案卷号()组卷法每本目录内案卷的排列顺序号，每本目录均从“1”开始，并做到不重，不空，不漏.归档文件整理法因不用组卷，此项添文件所属.(4)件号(页号)件号是针对不装订的案卷，一份文件编一个号，页号是针对装订的案卷，一本案卷编一个流水号.2.档号的编制原则
(1)唯一性原则 即四不重原则
(2)合理性原则 即与文书档案的分类体系相适应(3)稳定性原则
(4)简明性原则 易记，易写，易识
第三节 文书档案的鉴定和统计工作
一、文书档案的鉴定工作
(一)文书档案鉴定工作的内容和标准 1.文书档案鉴定工作的内容
包括真伪和价值的鉴定，基层档案部门进行的鉴定主要是价值的鉴定.2.文书档案鉴定工作的原则 从社会的总体需求出发，用全面的，历史的，发展的观点判定档案的价值.(二)文书档案的价值鉴定 1.文书档案价值鉴定的标准
主要有档案来源标准，内容标准，形式特征标准，相对价值标准，效益标准.2.文书档案保管期限的确定
档案的重要程度越高，发挥的作用越大，它的保管期限越长.根据国家档案局的规定，文书档案的保管期限分为永久和定期.有关永久和定期档案的保管范围
(三)文书档案鉴定工作的方法和步骤
1.文书档案鉴定工作的方法 就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地身，从文书档案的内容，作者，名称，可靠程度等方面审查.2.文书档案鉴定工作的步骤 文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤：第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门一，二年后销毁；第二步，对归档文件确定其保管期限，即确定归档文件的“生存期”，这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施；
第三步，到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式，即移交复审和到期复审.3.到期档案的复审工作(1)档案鉴定销毁原则
贯彻“审查从细，留存从宽”的原则.(2)档案鉴定销毁工作组织形式 档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导，档案员和相关职能部门的兼职档案员组成.(3)档案的鉴定方法
采取直接鉴定法，以案卷(件)为单位，根据文件内容逐卷，逐件，逐页的进行审查鉴定.(4)档案鉴定的标准，依据
文书档案应按照本单位制订的保管期限表进行；(5)档案销毁工作
a，档案销毁手续：对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁.b，档案销毁方法：销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定地点，二人以上监督核销，监销人在销毁清册审批表上签字.(6)文书档案鉴定销毁程序
a，组成鉴定小组对档案进行价值鉴定.b，对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表.c，鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见.d，将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销.e，监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导.f，将销毁清册归档保存.鉴定销毁指导手册
鉴定销毁表格
二、档案统计工作
主要介绍统计工作的内容：数量统计，业务管理工作质量统计(归档率，完整率，准确率)，开发利用工作统计，档案工作条件统计。
项目档案同步收集组卷 篇2
关键词：煤炭基建项目,档案,收集
一、引言
近年来, 煤矿企业日益突飞发展, 前提之一就是必须通过产业升级改造项目的验收, 而档案验收又是其中必须通过的一项。俗话说:“巧妇难为, 无米之炊”, 没有档案资料, 怎么通过?所以要顺利通过档案的专项验收, 收集齐全的档案资料是重重之重, 如何做好这项工作, 我总结了一些经验:
二、档案收集过程中存在的问题
(一) 资料收集滞后
档案资料遗留在各部门或领导手中, 待发现资料缺少再寻找时, 已大量遗失, 或各自推拖, 错过了档案资料的最佳时机, 收集档案资料已是难上加难。
(二) 单位不重视
有的单位竟然不知道收集档案资料, 或有的单位认为档案验收是辅助项, 不是很难的工作, 大可忽略, 待准备验收时才开始重视档案验收这一项, 然后才回头投入人力收集档案资料, 但是好多东西已经散失。
(三) 档案收集制度不健全, 甚至没有
建设单位在技改施工期间既没有专门负责档案的工作人员, 也没有出台规范的档案资料收集制度, 没有明确要求施工单位提供建设资料, 或是建设单位也没有专门负责管理档案资料的人员, 忽略档案资料的收集。
(四) 档案员未能施行强有力的管理职能
没有制定合理的档案收集制度, 也没有明确档案资料收集的范围, 具体内容和具体措施, 不能充分调动兼职档案管理员地积极性, 自己也缺乏主动性, 心中无数, 等着档案自己上门, 导致档案资料收集落后, 并且大量缺失。
(五) 收集的档案资料不符合档案验收的要求
主要表现为字迹模糊、印章不全, 竣工图纸无竣工章, 无法与施工图区分;或是填写的竣工单位与监理单位的字体一致, 存在明显的造价情况;工程变更了, 却没有工程变更通知单;好多重要资料没有原件。
(六) 设备资料遗失严重
与基建工程联在一起的大型设备 (装置) 的档案资料, 随设备到货安装时, 没有及时收集设备资料, 将资料大量遗失, 尤其缺少说明书, 导致设备损坏了无法自己维修, 得花钱找厂商维修。
(七) 档案资料单一
收集的档案资料一般只有纸张文字性的东西, 很少有声像等特殊载体类的档案, 档案资料呆板、枯燥。
三、基建档案收集准备工作的解决措施
(一) 分派专人负责档案资料的收集
在煤矿建设初期, 领导高度重视, 挑选责任心强、有一定的档案管理知识和有奉献精神的同志做档案收集员。而且这个档案收集员最好是兼综合办公室的印章管理, 这样任何一个工程完工, 结算盖章时, 档案收集员就可以很好地掌握档案资料的收集情况, 并做好登记, 详细注明施工单位的联系方式, 以方便及时进行沟通与联系, 为后期档案资料的整理工作做必要的准备。连中央领导同志都提出“重新认识档案”、“重新认识档案工作”, 可见档案工作已经引起社会的广泛关注。
(二) 制定比较规范的档案收集制度
1. 严格要求服务单位。
明确规定在项目建设过程中, 建设单位、工程承包单位、勘察设计单位以及具体施工单位要指定专人负责档案资料, 并要求在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。基建技术文件, 于工程竣工交接验收时归档。对施工周期较长的大型项目, 按建设阶段分别归档, 待整个工程竣工后, 全面整理归档, 准备的档案资料为三套, 一套准备于档案室, 一套留建设单位, 另外一套留施工单位以备资料流失之用;与土建连在一起的大型设备的归档工作由机电物资部负责。将应归档的文件材料按项目或专题系统整理、分类, 资料一式两份, 一套 (原件) 保存为档案资料, 另一套 (副本) 提供于建设单位, 确保设备的正常运转。涉及科研项目的工程, 在移交档案资料时, 增加一项电子档案移交。
2. 层层把关, 收集档案资料。
规范档案资料移交手续, 待工程完工时, 档案部门参与验收, 移交清单一式两份, 移交单位和接收单位各持一份;在工程项目完工的结算单上增加档案部门一栏, 没有档案人员的签字盖章, 工程不算完工, 财务部门不予结算;另外在项目工程的质保单上也必须有档案室这一项, 这是收集档案资料的最后关口, 档案人员一定要好好把握好这一关, 确保档案资料收集工作顺利进行。
3. 提供档案资料收集依据, 确保档案资料收集齐全。
明确规定档案资料收集的范围, 和收集档案的具体内容。在本单位制定《产业升级改造项目科技文件转化成科技档案流程图》 (见图1) ;档案工作与项目建设同期, 严格按照制定的《基本建设项目管理办法》、《档案资料收集整理规范》, 各单位各负其责, 做好自己范围内的档案收集工作。
(三) 档案资料收集方式灵活多样
首先, 一方面, 在全单位加强档案意识, 不仅领导从内心有档案意识, 各相关部门积极配合, 确保档案资料收集的齐全, 形成众人拾柴火焰高的态势。另一方面, 对流散在各机关、各部门、个人的档案资料采取非强制和强制相结合的方法, 想方设法将档案资料收集齐全。其次, 鼓励收集各类载体的档案资料, 使档案资料不单一、不呆板, 而是生动化, 更形象地充分体现档案的利用价值。再次, 出台奖惩政策, 对档案资料收集过程中做出突出贡献的单位和个人予以奖励, 对造成档案资料收集遗失的部门或个人进行处罚。
(四) 充分发挥档案管理员的行使职能
充分发挥档案管理员的行使职能, 调动各部门和档案负责人及时移交档案资料, 形成定期送交制度和联系催要制度。即工程完工整体移交时, 工程档案负责人积极主动将档案资料送交档案管理人员, 如有特殊原因, 档案人员积极主动联系索要, 一改坐等档案上门的就习惯。在其收集过程中, 对于屡屡出现问题仍不改正的部门或个人, 档案部门的要求一定要强硬, 严厉处罚。
(五) 严格要求各服务单位按规范整理、移交档案资料
严格要求各单位移交的档案资料字迹清晰, 内容齐全、完整。竣工图要结合国家对编制竣工图的要求, 出台本单位的《竣工图编制要求》。对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收的规定严格把关验收, 明确交接手续;施工单位不按时提交合格竣工图的, 不算完成施工任务, 并应承担相应责任。
参考文献
[1]赵冬梅.如何做好煤矿基建项目档案资料的收集工作[J].山东煤炭科技, 2009 (2) .
[2]赵鹏.“三个体系”建设与档案人才培养[J].中国档案报, 2010, 8, 26 (2046) .
谈建设工程项目档案收集 篇3
关键词:建设项目档案 档案收集 共同管理 管理网络 管理方法
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4117（2011）08-0090-01
建设单位是工程建设的行为主体，是第一责任主体，工程建设项目档案对建设单位而言,如何把从工程立项、工程勘察设计、工程招投标、土建施工、安装工程及工程竣工验收过程形成的文件材料收集齐全一直是一个难点。
一、加强领导、争取支持、协调各部门共同管理
（一）加强对档案管理重要性的认识。工程档案工作性质决定了档案在一个工程项目中的地位。档案工作是一个默默无闻的岗位,不像其他科室业务人员工作业绩出的快、看的见。多数人会认为，档案工作没有技术含量，而且很少会引起领导的重视，会处于被忽略甚至是被歧视的工作岗位，这种片面的认识对建设项目档案的收集工作往往会产生诸多不利影响。
（二）加大宣传力度，增强法律意识。档案人员要积极宣传档案法律法规和有关规范性文件、制度,提高单位全体人员的档案意识。多向领导汇报工作,请领导帮助解决工作中的难题,积极参加工程业务学习、例会和技术交流，取得领导和大家对档案工作的理解和支持。
（三）改变工作方式。档案工作大多归属于办公室,既是档案员也是办公室工作人员还要做些其他的工作，比如：打字、收发文件、接待、兼职技术员等,专职档案工作人员少,要求我们经常深入工程现场、到建设工程第一线，掌握第一手资料，从源头上加强管理，保证档案资料的原始性、真实性。
（四）提高档案管理水平。档案质量是工程质量的重要组成部分,建设项目档案具有其独特性，主要体现在以下几个方面。其一技术的综合性、内容的专业性及成果的成套性；其二具有广泛性的形成领域、记录形式多样化、文件材料多、竣工图编绘量大；其三，建设周期长，管理具有动态性，利用具有时效性等诸多显著特点，档案管理水平反映着工程建设项目的管理水平。因此要提高全员的档案意识,加强领导、争取支持、解决收集工作遇到的现实困难。档案的收集应体现全程跟踪收集和管理的原则，实现各部门共同管理。
二、建立各项档案管理制度、制定档案管理网络
（一）归纳档案收集的范围：1、建设工程项目档案主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图。设计单位、监理单位、施工单位将形成的档案在工程竣工后向建设单位移交，建设单位将这部分档案收集齐全后，经过整理后向主管部门和市城建档案馆移交。2、建设单位应依据工程档案分类大纲和有关国家规范，制定本单位的分类大纲并且依据这些规定进一步细化。以建设工程“建设程序”、“建设阶段”、“建设时间”等关键分类标准进行分类,并要详细注明文件的份数要求、形成部门等重要信息，责任到科室到责任人。归档范围、责任人做到一目了然,一清二楚,便于日后的主动跟踪收集。
（二)落实各参建单位及部门职责：1、建设单位是工程档案的主要责任单位，是工程文件收集的管理者、组织者和实施者。2、在同各部门、单位签订合同书时要明确要求各参建项目负责人及各项工作具体经办人负有建设工程项目档案的收集、整理是的基本职责。3、各参建单位对工程负责，不仅仅是指对工程建设负责，还有负责建设工程的工程档案工作，从工程立项开始就应该注意按照规定进行收集，重视工程文件的收集工作，在各工程的项目部、施工现场都要委派一名专兼职档案员负责现场管理资料的收集工作，并按档案管理办法的规定向档案室移交。4、在建设节点（工程项目结束、告一段落或完成某一阶段），各工程项目负责人及业务经办人负责组织收集、整理相关文件,并交档案员进行归档。5、一般而言，建设项目档案的收集可在项目完成时进行，对于建设周期长、建设文件数量多的项目，为避免一次性收集整理工作量过大等弊端，可以采取阶段完成或子项完成时进行收集；特殊情况下，对于某些因故中断或暂缓建设的项目，由于这些资料具有很强的追溯性和参考加之，要特别注意及时收集那些已经产生并积累的文件材料；此外对于建设工程项目中经济性、保密性强的文件资料为防止外泄应建立随时归档制度。
(三)归档文件的质量要求
1、工程资料中的编制单位、日期、页码标注准确，文件题名表述清楚完整，应包工程名称、专业名称、文件的内容等必备要素。
2、需盖章的归档文件，公章要清晰，且公章不能盖在没有正文、只有编制单位和日期的页码上。
3、在各类重要文件（例如合同、协议书等）签字时，各方法人代表或项目负责人签字要正规。
三、掌握建设项目档案收集的方法
（一）建设单位在与设计、勘察、施工、监理等各参建单位签署各类合同、协议时,必须明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，并以此作为尾款结算的主要依据。
（二）立项前期，档案人员负责与项目前期各业务经办人员进行档案收集工作培训，详细说明归档资料的质量、数量要求。
（三）工程开工后,建设单位档案人员及时对各单位档案专兼职人员进行业务培训，重点说明如何收集、整理、移交，以及档案质量和数量要求等事宜。
（四）在施过程中，建设单位项目经理、监理单位现场监理人员应经常检查收集情况。
（五）工程竣工后，要按照归档文件的质量要求，对档案进行验收工作。
建设工程档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,只有加强建设项目档案的管理工作,才能将工程档案工作收集好、整理好、保管好。
作者单位：山东省枣庄市城市建设档案馆
参考文献：
[1]赵士峰,燕开良.档案工作指南[M].北京:中央文献出版社.1999.
项目档案同步收集组卷 篇4
一、要建立健全项目档案工作的规章制度
建立健全项目档案工作的规章制度是做好档案收集工作的基础。攀钢很多重大建设项目都实行公开招投标, 设计、施工、监理单位来自全国各地, 工程完工后, 各方移交的竣工档案标准不同, 格式不一。因此, 公司结合了自身实际情况, 按照国家档案管理标准, 制定和颁布了《档案管理标准》, 明确规定了施工单位、质量监督部门、设计单位、监理单位、使用单位、公司档案管理部门及财务部门的职责;明确规定了档案资料的收集范围、种类和质量要求, 这就为保证项目档案的完整、准确、系统, 实现项目档案管理规范化、标准化奠定了良好的基础。
公司档案主管部门必须参与合同审查会签, 在合同中设立专项条款, 明确规定了参建单位必须按照公司《档案管理标准》的要求收集归档竣工资料并扣留一定比例的合同金额作为竣工资料保证金, 以确保竣工资料的收集归档得到参建单位的高度重视。在工程结算和设备最终付款时, 必须有档案人员在结算单上签字、盖章, 确认其档案资料已达到归档要求, 财务部门方可付款。这就使档案资料的归档具有了法律效力, 为以后档案资料的收集归档工作打下了良好的基础, 从制度上有效保证了档案资料的完整、准确和系统。
二、及时介入, 做好项目档案工作的业务监督、检查、指导
(一) 必须从项目资料形成的“源头”抓起。
开工前, 档案主管部门要将项目资料的收集范围及具体要求向各参建单位进行技术交底。各参建单位要将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核, 确保项目档案工作与项目建设同步进行, 将档案工作贯穿于项目建设全过程。
(二) 按照工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。
所谓同步检查就是要求资料检查与工程建设同步, 特别是要抓住工程建设的几个重要阶段, 如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等。所谓经常检查就是对工程项目资料的质量要进行经常性检查。根据实际情况每周或每月检查一次, 以便能够及时发现问题, 及时纠正。具体检查内容主要包括以下几点:一是检查资料的形成是否及时、完整、齐全。重点检查验槽记录、隐蔽记录等。二是检查每份记录或表格是否为原件, 是否为标准格式。表格填写是否完整、规范、清晰。三是检查每份记录或表格的签字是否及时、齐全, 有无代签现象, 书写的墨水是否符合要求等。四是检查设计变更材料。主要是检查变更材料是否齐全, 清楚, 是否都加盖了竣工图章, 是否明确了采用情况及在相应图纸上进行了修改。
(三) 档案主管部门对每月资料的检查情况及时进行通报。
针对存在的问题, 提出整改措施并要求限期整改。以此使各参建单位的领导、工程技术人员、档案人员能够及时了解和掌握本单位的项目资料管理情况, 重视工程项目资料的收集和归档。实践证明, 通过对项目资料的同步检查和经常检查, 收到良好的效果。一方面, 参建单位主动向我们通报档案收集、整理过程中出现的问题;另一方面自身也重视档案的质量, 主要体现在表格统一、签认齐全、归档的原件率比以前有了明显提高, 对检查中发现的问题能够及时整改等。
三、加强档案业务知识培训, 提高各类人员业务素质
(一) 立项前对各职能部门经办人员进行档案收集工作培训。
档案主管部门要详细说明归档资料的数量、质量、时间要求, 以引起各职能部门对档案工作的认识和高度重视, 确保工程建设前期资料、外事活动资料、外部配套建设或协作的有关资料及时收集归档。
(二) 开工前对参建单位进行档案业务知识培训。
各参建单位来自全国各地, 项目档案管理标准不统一, 档案管理水平也存在差异。为确保项目档案的质量, 在工程开工前, 公司档案主管部门就要举办培训班, 对参建单位项目经理、工程技术人员和档案员进行档案管理知识培训, 学习项目档案如何分类组卷、编制及档案相关知识, 明确归档范围和使用的表格样式, 为各参建单位项目档案收集归档统一了标准。
(三) 加强和提高使用单位工程技术人员和档案人员业务素质。
项目档案工作是一项专业性很强的工作, 要求从事该工作的人员不仅要具备档案专业方面的知识, 还要懂得一些工程方面的知识。因此, 一方面, 档案人员和工程技术人员应在实际工作中努力学习项目档案管理相关的业务知识和技能, 苦练内功, 提高自身业务素质;另一方面档案主管部门也要加大对他们项目档案专业知识的培训, 并创造机会与相关单位进行经验交流, 学习其他单位的先进管理经验和做法, 以弥补自身档案管理方面的不足。
摘要：该文从工作实际出发, 阐述了重大建设项目档案收集工作的几点体会是要建立健全项目档案工作的规章制度, 加强业务指导、检查、监督、培训, 提高项目档案的收集质量。
关键词：项目档案,收集,工作机会
参考文献
[1]陈龙民.菲迪克模式下的高速公路工程档案管理——以京沪高速公路临沂段工程档案管理为例[J].中国档案, 2013 (8) .