项目档案管理

项目档案管理（精选12篇）

项目档案管理 篇1

一、项目档案管理的必要性

如今国家各级部门对项目管理提高了重视程度, 制定了项目管理的相关规定, 项目档案管理工作却存在领导重视不够、项目档案管理工作开展困难、文件材料收集不齐全、相关部门对项目档案的监督措施不力等问题。然而, 项目档案对项目日后的管理、使用、维护等起着十分重要的作用, 项目档案的验收也关系着整个项目的顺利竣工验收。项目档案的保管期限要比项目实体存在期限要长, 而且其信息价值更大, 整个项目活动的全过程和成果都在档案中有所体现, 可以说, 项目档案是一个项目的守护者。

二、项目与项目档案管理的联系

项目的立项、施工到投产整个过程都会生成大量的文件、材料, 这些关键性的记载文件形成了一个项目的档案, 而这些项目档案对该项目日后的运用发挥重要的作用, 这就是说项目与项目档案是相辅相成的, 项目管理与项目档案管理这二者也是不可分割的。科学的项目管理能使项目档案工作开展得十分顺利, 而良好的项目档案管理又能促使项目的管理更加科学。

三、如何实现项目档案管理与项目管理的同步实施

(一) 以建立档案管理网络为基础, 健全项目管理制度。原有的项目管理制度一般都针对项目管理人员对项目的把控与操作, 但缺乏有关档案管理的因素考虑, 这就使得档案管理工作得不到重视, 项目档案验收时也总有项目管理员“亡羊补牢”的现象, 因此应当将档案管理工作纳入到项目管理规定中。在项目管理规定中应当明确各相关负责人及其职责范围, 包括设立至少一位项目内部负责档案工作的人员, 负责组织项目档案工作的推进, 传达档案管理有关信息, 协调解决文件整理过程中遇到的问题, 督促文件归档工作, 对文件进行整理移交等。另外, 项目内部负责档案工作人员应当建立重要档案文件材料状况及其流向追踪管理的档案资料流向网络, 以免其外出或离职时后续人员对项目不清晰时造成项目档案工作失误及漏洞, 给项目顺利验收带来影响。与此同时, 在项目管理规定中可多设立档案管理人员必须参与的有关项目工作的会议, 使档案管理尽最大限度参与到项目管理工作中, 两者真正地结合起来。

(二) 加大项目档案管理的渗透力度。科学的项目档案管理是规范项目管理工作的关键, 从制度上来规范档案管理行为, 树立责任意识, 进而有效地控制和规范项目档案的质量。在项目立项或开工建设时, 档案部门就应积极介入, 进行业务的事先指导。在项目主管部门的配合下, 把有关项目的整体结构情况、归档范围和归档要求告知到各项目参与人员, 使相应的项目参与人员及早了解该项目档案管理的目标要求和具体操作规范, 并在双方的沟通下制定出归档的时间节点等, 使得参与项目的各单位人员对归档工作有进度的把控。另外, 在项目施工阶段, 不定期开展有关项目档案管理的培训, 努力提高有关项目参与人员以及项目内兼职档案员的业务素质, 条件允许时也可积极组织上述人员参加档案专业技术和业务知识培训。只有项目人员对档案管理工作重视了、了解了, 档案管理工作才会开展得更顺利, 项目管理工作才会更好。档案管理人员在收集文件的过程中也要坚持做到过程控制和定期检查, 档案收集工作要与项目建设同步进行, 及时纠正不符合档案管理规定的文件材料, 严把项目进程中间的文件接收程序, 做到每一份文件都符合档案标准。

(三) 项目与项目档案网络化管理。在项目实施的不同阶段会形成相应的文件材料, 一个大的项目或许配备有几个专人负责收集项目材料, 项目时间甚至跨度好几年, 容易导致项目档案材料归档的杂乱、不连贯、不完整、缺乏系统性以及归档不及时的情况。在实际的项目档案管理中, 更注重与项目工作的统一管理, 由于项目的立项到竣工验收是个活动的状态, 高效便捷的项目档案网络化管理也是必然趋势。通过网络化管理, 项目人员与档案管理人员可以清楚知悉项目进程, 及时了解项目管理员发布的项目立项、开工等各个时间节点, 参加到设备开箱验收、项目验收等活动中去, 档案人员根据项目节点下发档案归档计划、档案培训、档案催归等活动, 项目人员通过网络接收档案信息并将有关项目档案材料通过网络平台归档移交, 最终由档案人员接收入库。网络化管理使得项目与项目档案的管理更便捷, 更及时, 更系统, 两者的联系更紧密, 确保项目的顺利竣工验收, 也为项目材料的后期利用提供有力保障。

四、结束语

项目档案是各种档案中最复杂、最具系统性的档案, 项目的档案管理是一项庞大的工程, 需要与项目管理同步进行, 档案管理中采用多手段、全方位、全过程动态管理, 实际管理中, 注重文件资料的整理、收集, 分类, 确保资料的完整有效, 制定项目档案管理制度, 规范档案管理行为, 总之, 要实现档案管理与项目管理的同步顺利进行。

摘要：项目档案是一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成的文件材料, 项目档案的管理也是项目管理的一部分, 保管着项目具有保存价值的材料。项目档案管理水平直接影响项目的总体验收和项目成果在生产经营等方面的运用。本文主要分析了项目档案管理的必要性, 探讨了项目管理与项目档案管理的联系, 最后论述了如何实现档案管理与项目管理的同步实施。

关键词：档案管理,项目管理,实施

项目档案管理 篇2

1.部门管理思路

项目部的技术质量安全进度技经等各项管理范畴，项目进展的设计采购施工调试售后等各个环节都直接或间接的影响项目的经营成本。成本管控涉及项目策划、项目移交、项目执行、项目收尾、项目结算等各阶段。项目经理作为项目部第一责任人，对项目成本管控负主要管理责任。项目管理部将加强项目经理培训，提高项目经理全过程成本管控意识，打造经营型项目经理团队。

项目管理部拟从以下几方面入手，加强各阶段的成本管控。请领导及其他部门提出宝贵的意见和建议。加强目标管理与考核的管理

升版原《项目管理目标考核办法》，根据项目管理目标，签订项目责任书。根据销售合同，明确工期、质量、安全、成本、廉政建设等各目标。项目经理组织项目部成员对计划经营部下达的指标进行分解、分析，预估项目盈利能力。

设置降本增效管理点，作为项目管理部日常管理的重点，并将项目管理目标的完成情况和降本增效管理点，作为项目部考核的重点。2015选3——5个项目做试点，2016年全面推行项目目标考核。3 加强项目策划的管理

项目管理部制定《降本增效管理办法》，对各项目存在的共性问题进行指导和管理。加强项目部《项目管理计划》的审核，明确“钱是贯穿项目管理的主线”，要求各项目部细化管理目标，分别制订管控措施，尤其重点审核成本管控措施。项目部成立后，以项目策划为依据，编制《项目成本管控实施细则》，作为项目部日常管理文件之一。部门对项目部的实施细则进行监控管理。4 加强对项目风险的管理

要求项目经理组织对项目的潜在风险进行有效分析，并制定相应的预控措施。重大经验风险由部门制定预控措施，并提请公司领导审核。5 合同管控

项目经理需参加合同和技术协议谈判。项目经理组织项目成员认真解读销售合同和技术协议范围，并与业主招标文件进行对比，研讨潜在风险，做好执行阶段预控措施，重大差异及时向分管领导汇报。执行阶段超外合同范围项目及时向业主办理签证，为项目结算做充足准备。

项目经理认真组织项目部成员学习建安分包合同，使项目部成员在充分理解合同的基础上进行项目管理。项目部成员加强合同范围管控，按照合同条款细化签证范围，合同范围外项目依据《现场签证管理办法》及时向主管领导汇报,办理相应手续,无法确定价格的,先确定是不是应该签证。重点管控清单中不可控项，制定相应策划或措施。关注调试期间的水电费、材料费和消耗性材料是否单独列项，如单独列项，需提前和业主沟通，控制调试期间的各项费用。

建议：

重组部分部门，从各部门抽调骨干，成立公司投标小组，投标小组具有一定的专业技术能力、成本预控能力、沟通协调能力。市场是向社会推广和宣传公司能力的前台，应代表公司的整体管理和技术水平。

加快外合同签订，便于项目回款。

销售合同和技术协议出版提交业主之前要通过公司评审：提升外合同签订质量，研讨外合同模板，尽量与业主沟通，从付款方式、罚则、质保期等各方面充分考虑，规避合同签订阶段的执行风险。外合同结算暴露出的合同问题，应在下次合同签订时修改。调整可能不发生的报价（如调试期间的消耗性材料、调试期间的水电费等）。

技经经理要充分了解项目现场情况，加快签证的审核。6 设计过程管控

初步设计：项目经理需参加初步设计审查会，充分理解业主意图。如销售合同已经签署，该阶段工程量和工程范围需与销售合同进行对比，超出销售合同部分可要求设计院组织人员或邀请专家进行优化；如销售合同尚未签署（集团公司直接授予项目），该阶段工程量、工程范围和总体布置等需与可研进行对比，超出可研部分可要求设计院组织人员或邀请专家进行优化。项目经理针对施工阶段的特殊施工措施和工程量提交设计人员和技经人员，调整相应费用。

施工图设计：项目经理督促设计经理将施工图工程量与初设工程量进行对比，施工图工程量在可控范围内，可按照出图计划及时初版。超出初设工程量时组织优化，无优化空间需向分管领导汇报。

项目经理要及时组织项目部进行设计交底和图纸会审，尽量将设计失误解决在施工前，减少设计变更，避免返工现象。鼓励提出合理化建议，并予以重奖。

加强设计变更管理：出现设计变更时，项目部需与主设人和技经经理保持密切沟通，比选最优方案，出现较大设计变更（5万元及以上）及时与分管领导汇报。

建议：

实行模块化设计。根据机组等参数将脱硫和脱硝分系统或分区域形成标准化设计。加强投标阶段及初设阶段设计方案的选择，将外合同工程量或投标工程量作为终极控制点。加强对分包设计院的管控力度。施工图出版前要严格完成各级校审。

加强与其他设计单位的交流学习，并到其他公司已投运的项目现场考察，寻求优化的具体措施。寻求经验丰富的外聘专家并加强交流合作，强化外聘专家的审查力度。7 采购过程管控

项目经理需主动参与采购流程各环节，尽量参加设备定标会，过程文件签署意见时对采购价格和预中标单位需高度关注，提出合理的意见和想法。

项目经理加强与业主方的交流沟通，充分了解业主方的需求和想法，并认真解读技术协议相关内容，参与制定短名单，了解主要供应商的生产和服务能力，询价阶段积极和采购经理沟通。

对于业主推荐或指定厂商，协助采购经理（或协调业主协助）进行压价，控制在合理价格内，存在问题时详细说明向分管领导汇报确定。加强与业主往来传真的互动，比选业主需求和公司要求之间差距，通过项目经理向业主反馈相关信息。取得对方的认可并书面确认。

常规采购需与采购经理积极沟通，拓广供货商范围，选用信誉、质量较好，价格合理的设备。

设备定标价格及时与执行概算对比，超过执行概算时组织分析原因并进行压价。采购环节需明确采购数量是否满足设计要求，避免后续增补造成采购成本增加。加强零星采购管控，严格按照《零星采购实施细则》执行，按照先汇报后执行的原则进行。加强采购策划工作，熟知采购流程，按照采购流程编制合理的采购计划，监督采购计划执行情况，出现偏差及时组织人员采取纠偏措施，减少工期紧张时采用直接采购程序，缩减直采价格偏高的风险。

建议：

加强采购进度计划的管理，及时为项目部提供设备采购进展，避免在不了解项目整体进展要求下造成部分设备定标滞后，造成采购成本增加。

对存在问题的设备，及时组织与供货商的商务谈判，避免时间拖延造成过程设备缺陷遗忘。

多开发合格供应商，形成充分的价格竞争，降低采购成本。8 进度管控

严格按照销售合同或业主要求工期控制项目进度，出现工期拖延及时按照公司流程报公司审批，减少工期拖延造成的成本损失或工期拖延造成的业主扣款。

按照项目需求及时增减项目管理人员，降低项目执行人员费用。

施工前对施工方案的可行性和经济性严格把关，需要时可邀请相关专业专家进行评审，选择合理、经济的施工方案，避免施工方案不当造成工期拖延和额外费用增加。9 质量管控

加强与设计院、采购部、质量安全部等相关人员沟通，组织召开设计、设备质量管控的专题会议，强化出图质量、设备质量，减少现场返工、设备维修费用。

要求项目部专工认真审图、看图，施工过程严格按照图纸施工，无法实施的设计方案提前与主设人进行交流，修改设计方案，将设计问题解决在施工之前，避免返工造成成本增加，设计方案造成较大成本变更及时向分管领导汇报。

现场接收设备需检查设备释放单是否合格，无设备释放单的设备严禁接收，强化设备监造力度。

设备存在的质量问题，及时组织相关人员与供货商谈判索赔事宜，并做好备忘录（会议纪要），由相关人员留存，质保金支付时扣除费用。

严格执行验收制度，要求项目部专工对施工项目严格按照图纸和施工规范验收，避免施工质量问题造成质量事故。

加强与调试经理的交流，强化调试质量，确保调试结果满足销售合同要求。避免系统带病运行造成设备损坏。

加强性能试验前的监督检查，确保性能试验一次通过，避免二次性能试验费用增加。建议：

加强调试分包单位管理，进行调试分包单位考核。强化设备监造力度，选择责任心强的设备监造人员，降低设备到场质量问题。10 安全管控

严格遵照公司安全文明施工标准化配置手册进行现场安全文明施工管理。项目部安全专责按照公司标准配备，强化现场安全管理，只要现场有人施工，就要有安全人员在场监督。避免安全事故发生。

项目部专工执行一岗双责制，各专业必须认真审核施工方案的安全性，从专业角度提出安全措施。11 回款、费用等管控

项目部策划阶段，必须编制《项目资金计划》。严格控制回款计划，项目进场后，随项目进度计划向业主提交回款计划，并把回款计划上报公司分管人员，执行阶段严控项目回款，确保项目收支平衡。

严格按照公司下达费用指标控制项目日常费用支出。重点管控招待费、车辆、差旅费的额度。

每月对项目执行概算情况进行动态分析，在项目执行会进行通报，超出执行概算的较大问题向分管领导专题汇报。12 消缺/收尾阶段管控

168h试运完成后，及时组织业主、监理及施工单位对项目缺陷和尾工进行梳理汇总，逐条分析责任主体，要求责任单位限期整改。

在机组运行期间不能消除的缺陷或施工单位不能按期完成消缺收尾工作，考虑委托业主代为处理，并请业主接收，相应价格确定由技经经理和分包单位共同确认，相应费用从责任主体中扣除，并签订会议纪要或备忘录。

关注项目性能试验进展，性能试验前及时与调试售后部沟通提前调整，确保性能试验一次通过，避免二次性能试验费用产生。13 结算阶段管控

组织加快销售合同结算工作，一般项目完工4个月后上报给业主，避免系统长期运行后产生的问题影响结算进展和项目扣款发生，同时利于项目回款。加快分包合同结算工作，避免人员变动或过程遗忘造成成本增加。

结算阶段需再次核实工程量签证的合理性，严禁在结算阶段增补工程量签证。建议：

加快各项目结算工作，加强与业主结算相关人员沟通；施工单位结算及时委托，对咨询公司提出审核时间要求，避免内合同结算拖延。14 现场执行人员的管理

EPC项目执行的效果最终在现场体现出来的。现场管理人员的水平在某种程度上决定着项目执行的成败，现场的质量安全进度成本等管理范畴对项目的利润影响也是比较大的，比如，出了安全、质量事故，公司的成本肯定会增加；工期拖延，也会加大人财物的投入；变更签证更是直接增加项目执行费用。除了加强项目经理的经营管控意外，部门特成立现场执行管理小组，对员工入场、过程、撤场进行综合管理。目前主要工作：

（1）春节后，约谈三家中标单位。了解了各公司基本管理思路和人力资源情况。（2）要求三家管理公司成立工程部等职能部门。

（3）评价：公平公正，留下有能力的人。不符合条件的不再上岗。对现有管理人员进行综合评价 参加新入职人员面试

对完工项目的人员进行综合评价（4）培训

结合春检，对现场全部管理人员进行培训。

新聘用人员进行入职培训：环保的管理理念；脱硫脱硝工艺流程；现场管理的要求。进入项目现场，先进行工作交底。项目特点，沟通要求，质量安全进度，变更签证等管理要求。

（5）制订相关制度。《现场管理流程〉

（6）月度考核。结合执行管理公司，对现场员工适当奖励。

项目档案管理 篇3

关键词:项目管理;施工企业;组织机构

1 广义项目和工程项目管理

“项目”一词可定义为:“项目为一个具有规定开始和结束时间的任务,它需要使用一种或多种资源,具有多个为完成该任务(或者项目)所必须完成的互相独立、互相联系、互相依赖的活动。”或者为“项目是指在总体上符合具有预定的目标、具有时间、财务、人力和其他限制条件,具有专门的组织三个条件的唯一性的任务(计划)。”

工程项目是最为常见也是最为典型的项目类型,是项目管理的重点。工程项目管理就是有步骤地对建设工程项目进行高效率的计划、组织、指导、控制,达到节约投资、缩短工期、保证质量的目的。工程项目具有特定的对象、时间的限制、资金的限制和经济性要求、一次性、特殊的组织和法律条件、复杂性和系统性等特点。

2 建筑施工企业项目管理

施工项目管理是在施工项目所在地,按工程规模大小,实施动态的、有步骤的管理。它最基本的特征是:任务是一次性的,是指某一特定工程项目的完成。施工项目管理是以高效率地实现项目目标为目的,以项目经理个人负责为基础,按工程建设内在规律对工程项目进行有效管理的系统方法。施工项目管理的核心是要坚持全面质量管理和全过程的管理。

3 广义工程项目管理与建筑施工企业项目管理的联系与区别

联系一:二者的管理对象相同,即特定的建设项目、建筑群、建筑区或独立的单位工程。对象的一次性特征也是相同的。联系二:广义工程项目管理全过程一般分三个阶段,即设想与可行性研究阶段,勘察设计与准备阶段,施工阶段。建筑施工企业项目管理是单指广义工程项目全过程的施工阶段,前者是后者的一个组成部分。

区别一:二者管理的内容和范围不同,广义工程项目管理包括设想、可行性研究、形成计划并上报审批、勘察设计、前期准备、施工交付投产使用,而施工企业项目管理只对施工阶段进行管理。区别二:二者管理的性质不同,广义工程项目管理由于对象的一次性决定了管理也是一次性的。而建筑施工企业项目管理是企业的基础管理,要循环、重复、长期坚持。区别三:二者管理组织机构的时效性不同,广义工程项目管理的组织机构随着管理对象过程任务的完成而终结解散,而建筑施工企业的项目管理机构不一定随着对象过程任务的完成而终结解散,大部分项目管理组织机构要保留或做小的补充调整后继续对下一个项目任务进行管理。

4 建筑施工企业项目管理组织机构相对稳定的必要性和好处

建筑施工企业项目管理组织机构(以下简称项目管理组织)的相对稳定是非常必要的。这一稳定可以给企业带来多方面的益处。

(1)项目管理组织的稳定支持,支撑着整个企业经营生产管理大局的稳定。

(2)人们往往愿意在比较稳定的环境中工作,班子成员相互之间了解的深度、配合的默契程度都要比新班子强得多,容易形成合力,有利于提高工作效率、增加经济效益。

(3)有利于项目物资财产的保管、保护、保养,提高重复使用率。

这部分资产少则几万元,多则十几万甚至几十万元,对于项目成本的降低不仅是直接的而且是可观的。改制成股份制后,这一点将更加明显。

(4)有利于同一业主后续任务的继续承揽。

由于建筑产品生产周期长的特点,项目班子人员在施工过程中,除了一般的工作交往以外,与业主、监理人员肯定还要有一定的感情投入,正常情况下能够建立起较好的工作友谊,取得业主及监理人员的信任,为后续任务的承揽提供良好的基础。

(5)有利于企业的市场竞争,现在的建筑市场在公开、公正、公平的原则下,各地都制定了细则,其中项目经理和项目班子所占的比重越来越大。

(6)有利于建立长期、稳定、可靠的分包商、分供商网络体系。

(7)有利于債权债务的清理。

项目档案管理 篇4

一、项目信息管理的含义与目的

传统的项目管理模式在速度、可靠性以及经济可行等方面已明显地限制了施工企业在市场经济激烈竞争环境中的生存和可持续发展。随着现代信息技术的日新月异, 运用信息化技术实施项目信息管理, 使施工项目信息能够基于电子介质进行海量存储、高效加工和高速传输, 使各项目参与人能够通过网络方便地共享信息、协同工作, 从而更有效地综合利用信息资源, 促进工程技术水平和管理水平的提高, 已成为建筑施工企业首选的做法。

根据建筑企业生产管理过程的特殊性, 建筑企业信息管理一般分为两大部分:企业总部信息管理和项目信息管理。在企业总部层面的信息管理, 侧重于辅助决策、数据分析和总体管理。

项目是建筑企业生产和运营的基本单位, 项目层面的信息侧重于过程管理、数据收集和目标控制。将总部信息管理系统和项目信息管理系统进行联接和数据库的共享, 在统一的软件平台上实现项目管理层的全员控制, 各项工作环环相扣, 层层把关, 达到对质量、进度、成本、安全的有效控制。企业总部掌握施工项目的信息可分为初审信息和适时控制信息两部分。初审信息包括:合同、施工组织设计、总进度、现金流量、材料计划、设备计划、人力计划等。适时控制信息包括:合同管理、方案调整、技术交底、周报 (综合信息、质量安全情况、施工进度情况、成本控制情况、材料设备人员投入情况、反映质量进度的照片声像) 、周会纪要、月报 (同周报内容) 、资金回收情况、验收情况 (分项验收、分部验收、阶段验收、最终验收) 等。

建筑施工项目管理具有涉及面广、工作量大、制约性强、信息流量大等特点, 是一个多部门、多专业的综合全面的管理, 涉及对人、财、物进行有效的计划、组织的控制, 它包含施工过程中的施工技术、质量、材料、计划、安全和合同等方方面面的管理内容。

推行建筑施工项目的信息管理的目的:一是能对管理过程中需要处理的所有信息进行高效的采集、加工、传递和实时共享, 减少部门之间对信息处理的重复工作, 共享的信息为项目管理服务、为项目决策提供可靠的依据;能使监督检查控制及信息反馈变得更为及时有效, 使以生产计划和物资计划为典型代表的计划工作能够依据已有工程的计划经验而变得更为先进合理。二是能使建筑施工活动以及项目管理活动流程的组织更加科学化, 并正确引导项目管理活动的开展, 以提高施工管理的自动化水平。也就是说, 建筑施工项目进行信息管理, 能有效提高项目管理水平, 增加项目管理透明度, 提高管理效率, 降低费用, 严格控制成本, 实现项目利润最大化。

二、项目信息管理的内容

项目信息包括项目经理在管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。项目信息管理通常包括以下内容。

1. 技术资料。

包括项目管理实施规划及审批文件, 施工方案、技术措施、施工管理文件、技术交底、施工总结、技术总结等。

2. 开工、竣工资料。

包括开工申请表, 开工报告、停工、复工报告、竣工报告、工程交工验收证明等。

3. 洽商、变更记录资料。

包括图纸会审纪要、设计变更、工程洽商记录、施工技术定单、材料代用单等。

4. 材质与产品检验资料。

包括水泥出厂质量证明及复验单、钢筋出厂质量证明复验单、钢结构材料及连接材料和涂料出厂质量证明、混凝土外加剂出厂质量证明或合格证、砖出厂质量证明及复验单、砂试验报告、石试验报告、卷材等防水材料出厂质量证明及复验单、防腐等材料出厂质量证明或合格证、焊接材料合格证、新材料与特殊材料合格证、鉴定书及复验单, 其他按有关要求进行试验的建筑材料试验报告等。

5. 施工试验报告资料。

包括回填土、灰土砂试验等, 并包括分段取样平面位置图, 砂浆试块强度试验, 混凝土配合比通知单, 防水、试水记录, 钢材可焊性试验, 钢材料焊接试验, 新材料、特殊材料的施工试验等。

6. 施工记录资料。

包括工程测量记录, 基础钎探记录, 探点布置图, 试桩、打桩记录及其他地基记录, 结构含吊装方案、图、记录、处理情况和交接记录等, 混凝土浇灌记录, 现场施工预应力记录, 工程测温记录, 采用新工艺、特殊工艺施工的施工记录, 气象记录及冬季、雨季、炎热天气等特殊气候下施工记录, 沉降观测记录, 重大质量事故和安全事故报告, 调查处理材料, 其他施工记录等。

7. 预检记录资料。

包括建筑物位置、水准点、基础尺寸、模板、墙体、放样、楼层50cm水平线、预制构件吊装、设备基础、各层间楼地面基层处理、屋面找平层坡度、阴阳角处理等预检与复核记录。

8. 隐蔽工程检查验收记录资料。

包括验槽记录, 基础、主体结构钢筋工程记录, 现场焊接工程记录, 地下室、外墙板、厕浴间、屋面防水工程记录等。

9. 验收资料。

包括验收记录、基础验收记录、主体结构验收记录等。

10. 质量评定资料。

包括质量监督检查站质量核验证书、单位工程质量综合评定表, 质量保证资料核查表、单位工程观感质量评定表、分部工程质量评定表, 分项工程质量汇总统计表、分项工程质量检验评定表、工程质量评审材料及获奖文件等。

11. 采暖卫生与煤气、消防工程文件资料。

包括施工方案、施工简要说明、技术交底、图纸会审、设计变更、洽商, 水暖卫、煤气、消防设备配件、产品出厂合格证、给排水、哺乳动物罐子、煤气、消防和红外线探伤、冲洗、试压、灌水、泄漏、密闭等施工试验一夜情录, 预检记录, 各种管道、设备和有保温、防腐保护的明暗装管道、设备的隐检记录, 分部、项工程质量评定, 中间交接验收记录等。

12. 电气安装工程文件资料。

包括施工方案、施工简要说明、技术交底、图纸会审、设计变更、洽商, 主要电气材料与设备出厂证明、说明书、合格证及试验、检验记录, 各种安装、调试、设备试运转、绝缘测试、电阻测试等施工试验记录, 高层建筑自控消防系统、电视天线、闭路电视、电视监控系统等项目的试验、检验记录、预检记录, 暗配线隐检记录, 分部、分项工程质量评定, 交底和验收记录。

13. 通风与空调工程文件资料。

包括施工方案、施工简要说明、技术交底、图纸会审、设计变更、洽商、材料、设备、仪表、产品的出厂合格证, 重要和大型设备开箱检验记录, 检验报告, 通风与空调试验调试记录, 单机和无负荷、有负荷的设备联运调试运转记录, 制冷、洁净系统测试记录, 吹扫除污、严密、真空及对制冷器的检漏记录, 预检记录, 埋地、地沟管理和各种吊顶内管理的隐检记录及附图说明、分部、项工程质量评定, 设备基础、空气洁净系统、制冷管理及重要部位的中间交接记录等。

14. 电梯安装工程文件资料。

包括施工方案、施工简要说明、技术交底、图纸会审、设计变更、预检记录, 检验记录, 分部、分项质量评定, 中间交接验收记录等。

15. 施工日记资料。

包括土建、水暖卫、电气、设备安装等。

16. 其他资料。

包括法律、法规与部门规章信息、市场信息和自然条件信息, 工程实体概况, 场地与环境概况, 参与建设各单位概况, 施工合同和工程造价计算书等工程概况信息, 项目经理部与建设单位、监理单位、设计单位、勘察单位、政府有关部门的往来信函、文件, 项目经理部与分包方、分供方签订的合同及往来文件和信函等。

三、项目信息管理需要注意和解决的问题

1. 必须加强企业的领导层、管理层和执行层对项目信息管理的认识, 改变观念, 自觉地、积极地重视和推进项目信息管理。特别是以项目经理为首的项目经理部, 要充分利用信息技术对项目上的各项业务进行管理。

2. 必须建立和完善适应本企业的项目管理制度, 在此基础上制定收集、整理、分析、反馈、传递项目信息的制度, 并认真监督执行。

3. 要使信息管理技术与信息管理系统相匹配。项目信息管理系统应与工程总承包企业的信息系统接口, 项目的信息分类和编码应遵循工程总承包企业的信息分类和编码规则与结构;信息管理技术应与所使用的相关工程设计、项目管理等软件有良好的适应性;信息管理系统应便于信息的输入、整理和存储;信息管理系统应便于信息发布、传递及搜索;信息管理系统有严格的数据安全保证措施。

4. 要加强项目经理部管理人员信息技术知识的培训, 不断提高对信息技术的应用技能。

5. 项目经理必须建立完善的工程资料管理体系, 同时应配备信息管理人员、信息技术管理工程师和文件资料管理员, 负责对项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料, 按规定进行收集、分类、整理、分发、归档、保管和上报工作以及信息管理系统的维护工作。

6. 必须对项目部相关部门或责任人, 如企业技术员、工长或班组长、材料员、试验员、测量员、质检员等人员有明确的职责分工, 应及时将各自的信息提交信息管理员。

7. 当项目部成员调动工作时, 应将自己保管的所有资料交给项目部的信息管理员, 不得删除、带走或据为己有。项目部对此应有相关规定。

8. 项目交工时, 由科技部门牵头, 会同工程、质安、财务、经营、档案等相关部门对口审查资料, 认定签字;项目交工后一月内, 将合同、结算、技术、财务等资料全部组卷成册, 整理归档, 同时配套电子文档光盘一并移交上级主管部门。

9. 项目经理部解体时, 必须有本单位一级组织档案部门参加;资料不完整、不系统, 要追究项目相关人员的责任。

10. 资料组卷应按GB《科学技术档案案卷构成一般要求》执行;声像资料必须画面、声音、图像清晰, 并注说明, 具体组卷要求按照GB《照片档案管理规范》执行。

四、结束语

近年来全国建筑业信息技术应用迅速发展, 取得了很大的成绩, 但单从项目信息管理而言, 信息技术开发有所突破, 但应用普及不够, 一些企业在这方面还考虑甚少。面对建筑市场的激烈竞争, 我们必须利用信息技术, 实现施工全过程、量化的控制和科学管理, 推行项目信息管理, 提升项目管理水平。

摘要：文章阐述了项目信息管理的含义与目的、项目信息管理的内容, 分析了项目信息管理中需要注意和解决的问题, 指出要不断完善更新项目管理技术, 从而提升项目管理水平。

项目档案管理 篇5

做为建设方的项目经理，本人在项目的整体管理过程中，科学的运用项目整体管理的理论知识并结合我司CMMI3项目管理过程域的具体要求，采取了针对性的措施，注重与项目干系人保持积极有效的沟通，加强了项目计划编制、项目计划实施、项目综合变更控制等项目整体管理过程，通过这些有效的方法与措施，平衡了各方的利益，使得项目实施顺利进展，保证了项目的工期、成本及质量，受到用户方的高度评价。

正文：

一、项目概述确：随着社会的不断进步，信息化及信息化管理成为现代社会的主流。但也面临着安全方面的隐患，基于信息的可维护性、安全性等问题，让我们公司与某省地方税务局有了和合作的机会。此项目为期两年，13个市、106个县级单位，分别安装了服务器，客户端数超2万个，受到地方税务局领导的高度重视，所以很注重与项目干系人保持积极的沟通，加强了项目计划编制、项目计划实施、项目综合变更控制等项目整体管理过程，通过这些有效的方法与措施，平衡了各方的利益，使得项目实施顺利进展。该项目的成功与很大程度上归功于对项目整体的有效管理，下面分别对项目计划编制、项目计划实施、项目综合变更控制等几个方面加以简要论述。

二、项目计划编制：项目计划是项目管理的基础，计划的制订与跟踪是贯穿于项目生命周期中持续不断的工作，凡是为实现项目而进行的活动都应该纳入到计划之中。如何得到一份科学合理、可用于指导项目实施和控制的计划文件，是项目顺利实施并最终取得成功的关键。做为该项目的负责人，本人在项目计划的编制过程中，按照公司CMMI3的计划管理过程域的要求，与项目组的QA人员共同针对本项目的实际情况，对组织级的项目定义过程进行了必要的裁减，形成本项目的已定义过程（PDP），将项目的整体过程分为项目管理、工程过程、支持过程三大类，其中每一大类又包含若干具体的过程，按照项目的各个已定义过程，同时参照历史项目经验数据，本人组织了专家组对项目各个过程的规模、工作量、成本、工期、资源等进行了估算，在估算数据的基础上编制了科学、合理、周密的项目总体计划与项目进度表。在项目总体计划中，对项目目标、项目范围、项目组织、项目监控等措施进行了明确，并定义了各里程碑的完成时间点以及主要的交付物。

为确保该计划得以顺利进行地执行，项目干系人计划的必要承诺与认可是十分关键的环节。为此本人十分注重在制订计划之前以及在制订的过程中，与客户方、公司上层、其它设备供应商、项目团队各技术和管理小组进行充分的沟通与协商，明确确定项目的有关内容，如项目可交付成果、技术方法工具、组织结构、各工作包、资源要求、预算分配、进度计划等。并在计划初稿完成后，提交计划评审申请至公司项目管理部，由其组织高层经理、项目经理、客户代表、项目成员以及其它所有受影响的项目干系人共同正式评审计划，并在评审通过后由高层经理对该计划进行了批准，使所制订的项目计划获取所有各方的正式承诺，并纳入计划基线的管理。

三、项目计划实施：项目计划实施是指对项目计划中所规定的工作进行管理和实施，以达成最终项目目标的过程。这个过程中涉及如何协调人和相关资源，完成项目或阶段的各项活动，并使这些活动与项目管理计划保持一致。项目产品的主要都在项目实施阶段产生出来，所以项目的大部分时间和预算都花在这一阶段，一旦实施中的任何环节出现问题，都有可能情致项目的失败。本人做为项目经理，此阶段主要的工作是按照预先制订的项目计划，利用项目团队组织机构和工作程序，领导项目团队开展各项工作，管理和协调各利益相关者的关系，成功地将项目计划投入实施。做好计划的实施管理，是保证项目能够按时、按预算交付合格产品的关键。为此本人在实施过程中充分重视对项目进行定期性跟踪，及时了解项目的进展情况，如项目的规模、工作量、成本、进行等是否存在偏差，及时分析偏差的原因并采取必要的纠正措施。在计划实施过程中根据项目进展状态，定期与用户、公司高层、相关设备供应商等干系人进行必要的沟通，是保证实施顺利开展的重要条件。本人任项目期间，基本以周或事件驱动为规定时间点，向用户及高层经理提交项目状态报告，该报告包括“当周完成工作情况、；输出的工作产品、截止目前为止项目进度与计划基线的偏差、对偏差采取的纠正措施、需要用户配合协调的事宜”等项。每周定期当面向用户方的项目负责人交流项目进展中存在的问题，了解用户服务方对项目的意见建议。通过这些交流措施，有力地保证了项目顺利进展。尤其是在项目接近验收阶段，用户方根据我司的割接准备工作通知，进行了通力的配合，确保了各类设备安装、接口调试的按时完成，并调配了相应的测试人员配合我司共同完成系统测试工作，从而比原计划提前了12天完成了项目验收。

四、关于综合变更控制：综合变更控制是指在项目生命周期内对项目变更进行识别、评价和管理的工作，这也是项目经理及其项目团队的一项重要工作。在本人所领导的项目组中，除了一名成员做过一中网校综合管理系统以外，其它人员之前均是从事电信业务，从未接触过学校教学教务管理业务。且党校中部分主管领导对信息化基础知识并不十分清晰，导致期所提的需求时常变动。变更固然是信息系统实施过程中必然出两年现象，但如何管理好变更，做好变更的控制，乃是使项目顺利实施的关键所在。针对本项目组成员以及用户服务的特点，在前期需求设计阶段，本人带领着项目组的需求、设计人员经过与党校相关领导、教师、学员的反复沟通与确认，确保了项目组对需求理解的正确性及一致性。同时对相关的领导不断宣贯信息系统知识，使他们认识到教务管理必须走规范化、信息化、网络化的道路，该系统是他们今后工作中不可缺少的部分。对于他们的需求意见进行引导，提出他们需要真正解决的问题。另外当有试变更提出的时候，作为项目经理，我都要地注事先提交书面的试变更申请，并如何项目团队相关人员，进行变更评审和工作安排。主要内容有：

1、变更纪录：所有的变更，必须由申请人事先提交《变更申请单》，其中应当说明：变更原因、变更内容及变更可能对项目造成的影响和影响范围。如系客户提出的变更，则需由客户方相关人员签字确认；

2、对变更因素加以影响：通过在范围、时间、成本和质量等关键项目尺度的权衡，对促使变更形成的因素进行分析和采取对策，确保变更对项目有利；

3、确定是否执行变更：经过对变更影响的分析，确定是否执行变更。尤其是一些重大变更，本人在进行变更决策前将与高级经理以及其它利益相关者进行必要的交流与沟通。

4、对变更加以管理：按照项目整体管理的指导方法，我们在变更发生时，要求必须输入项目计划、项目范围说明书、变更申请和绩效报告等重要内容。决定进行变更后，输出更新后的项目计划、纠正措施和经验教训纪录等。通过这些做法，使我们的项目变更控制与管理工作规范有序。

项目档案管理 篇6

关键词：电力工程 项目管理 项目管理模式

新世纪伊始，中国国家电力公司开始进行体制改革，形成发电与电网并存的局面，随之产生了发电有限责任公司以及电网经营企业，由此，与竞争需要相适应的电力市场大致形成。实现厂网分开基本完成了我国电力产业的产业重组，并迈出了市场化改革的关键一步。因此，原来电力工程的项目管理体系已不能与市场协调发展，创新的、与时俱进的工程项目管理的产生成为必要。随着目前市场上竞争的日益加烈，电力企业要提高企业效益，加强企业竞争力，就必须增强对电力工程项目的管理，而一套与自身特点相符的工程项目管理体系的建立和以及具体的操作程序和方法就显得极其重要。电力工程项目管理应该提升为一种理念：以企业总体战略目标以及企业资源的总体规划指导下的项目组合管理。由此在实现电力工程项目管理目标的同时，使得企业利益最大化。

1 电力工程项目管理的传统模式

我国电力工程项目的管理基本上采用的是比较传统的管理模式，就是业主分别和各个专业的设计承包商以及施工承包商进行承包合同的签订，然后，业主再与监理单位进行委托-代理合同的签订，由此形成了业主和承包商以及监理三方构成的工程项目管理模式。在这一模式下，监理单位受业主的委托，承担起对施工阶段的进度、质量以及费用的控制、合同和信息的管理。尽管实行这种监理制模式的初衷和出发点是好的，然而在具体的操作过程中发现，其最终的效果却不尽令人满意。在最初的实施阶段，工程的监理通常只是参与管理施工阶段，特别是把重点放在对施工质量的管理上。然而，随着目前我国管理思想的不断深入发展以及工程监理制在不断的探索过程中取得的进展，现行的工程监理制呈现出多种新的发展方向，在工民建领域尤为突出，单单在此领域工程监理制就出现了两种新发展方向。一种是监理从一开始的施工阶段改为向其前期延伸，并且介入到电力施工工程的设计工作上来，另外更有监理还兼为投资者进行融资的咨询工作等等。另外一种是监理在工作的性质划分上更为详细，业主除了原来聘请监理单位进行主要的控制质量工作以外，还再另外聘请一家公司来管理负责投资方面的工作，这样的公司被称之为投资监理。然而在电力行业中，按目前传统的做法，监理的角色仍然只是施工期的质量检验员，而其的主要工作还仅限于控制施工过程的质量。

2 电力工程项目管理传统模式的缺陷

上世纪80年代以来，我国国家的经济体制进行了改革，在此基础上一些管理体制也发生了很大变化。原来由国家财政统一建筹的投资变成了由国家、地方、企业以及个人投资的多元新格局。而行业主责任制的推行实施，以及通过招标和投标的承发包制的实施实行，都为工程的建设投入了激励以及竞争机制，由此在调动项目参与各方的积极性上起到了关键作用，并克服了原来计划经济体制下项目建设领域的存在的缺陷。但是上述这些改革，并没能完全的解决传统项目管理所存在的各种缺陷。当前我国的项目管理大多是依靠临时组建的管理机构，而其中的组成人员是临时调集起来的，并没有太多项目管理的经验。另外，由于管理班子的临时性，成员之间也缺乏一定的契合度。这样一来，管理水平和效率自然也跟不上。随着生产的不断发展，建设项目规模的不断扩大，技术水平复杂程度的不断加深，这样的管理模式就很难以符合复杂工程的要求。

此外，就工程监理方面来说，监理介入工程项目管理的阶段过迟，从而不能真正实现对工程全过程的管理。而且目前的监理只侧重于质量的监督，而忽视对工程在投资以及进度方面的管理，再且，在监理制的实施过程中，监理单位的职责和待遇又不成正比，即其职责太高而待遇过低，由此形成了二者之间的矛盾关系，从而导致监理商不能切实履行职责。这样一来，为了弥补现行的工程监理制实施过程中的缺陷，采用另一种可行的方式来实施工程项目管理成为必然。

3 建立电力工程项目管理模式

从我国电力工程特征以及项目管理的现状来看，可以由行业业主组建属于自己的项目管理单位来进行工程项目的管理。这种模式是符合我国现实情况的。首先，由于我国工程项目长时间一直实行的是平行发包的模式，使得设计和施工相脱节，并且在设计这一阶段也存在着经济与技术相分离的情况。而电力工程建设项目更与一些别的专业相关联，比如机电、地质、金属结构、设备、水工等等，目前国内的项目管理单位还不能同时具备这些专业管理技能。尽管随着我国工程总承包以及工程项目管理模式的推行，情况会有所改观，然而这种模式的全面实施需要时间，并且承包商从长期以来单一性质的服务单位向全方位、全过程工程管理企业的转变也需要很长一段时间。另外，行业主责任制的推行，使得我国目前的的工程项目管理主要以业主项目管理为主。由于目前我国工程建设项目还涉及包括业主、承包商、工程咨询机构、以及政府主管部门和金融机构，因此，相应的工程项目管理就包括各参与方的项目管理，主要可以划分为业主方以及承包商方项目管理两大类型。业主方和承包商方分别承担者项目的宏观全过程管理以及微观局部管理。由此可见，要建立新项目管理模式时，要从业主方入手，让其认识到推行新模式的可行性和优越性。在电力工程领域实行有各电力企业组建项目管理单位，并与其签订委托合同，承担起电力工程项目全方位全过程管理的职责。

其次，建立项目管理企业。目前我国还没有可以独立完成电力工程全方位管理的工程项目管理企业，由此一来，电力企业方就只能靠自己组建起项目管理企业来从事项目管理。从人员方面来看，电力企业应充实其项目管理的专业人员，可以从各单位包括各网、省公司、发电集团公司等聘请专业能力突出并且管理经验丰富的人员。另外，还可以采用“请进来原则”，从专业项目管理企业引进一些高层次和多专业的人员，包括像注册建筑师、注册城市规划师、咨询工程师、注册监理工程师、注册律师、注册造价师等。并借由这些专业人士带动一批专业助理，从而形成多专业全方位的电力工程项目管理梯队。与此同时，组织助理人员进行业务考评以及理论考试，合格者可以取得相应的执业资格。

另外，组建矩阵式的项目管理组织结构。项目进程代表矩阵的水平方向，其中包含可行性研究、策划、设计等阶段；而各专业则代表矩阵的垂直方向，涉及到的专业领域包括电力工程的水工、地质、设备、建筑、结构、安装等。由于项目管理企业以工程项目为管理对象，而其具有一次性特征，因此项目管理企业中的组织机构和管理模式都要适应项目管理的要求。

此外，实行目标项目管理。在项目管理的实施过程中，目标管理包括对质量、进度、投资和以及安全控制目标的管理。要实现目标管理，就需要以业主的具体要求以及项目客观情况为依据确立项目的目标，从而形成一定的目标体系，以此确定目标计划和与此相关的具体措施对策，以确保在项目管理过程中管理目标的实现。

最后，实行实施项目管理模式。电力工程相关管理企业大多数由作为业主方的电力企业进行组建，尽管如此，项目管理企业作为独立经济实体，采取的是与市场相协调的市场化运作模式，即与电力项目建设单位签订合同委托管理。实行项目管理企业与项目建设单位委派的代表进行合作，共同承担起管理职责，协调和管理现场。除此以外，监理商，设计单位，施工单位以及设备供应商分别与项目建设单位签订相应的承发包合同，并且由代表项目建设单位的项目管理单位实施对工程从开始策划到竣工的全过程管理。

在市场经济条件下，项目管理企业应该与市场协调发展，并且应抓住我国当前项目管理企业没有完全推行这一有利条件，抢占先机，带头发展成具有工程项目全过程管理能力的，发展全面的工程咨询公司。项目管理企业在人才方面要培养与引进人才相结合。而且，项目管理企业还应当向国外同行学习取经，逐渐增强实力，参与国际竞争。

总之，随着电力改革的逐步深入，原有的工程管理已经不能与市场协调发展。因此，电力工程项目管理模式应该不断创新，以谋求更大发展。

参考文献：

[1]戚安邦.项目管理学[M].南开大学出版社，2004.

[2]易涛.工程项目管理模式——电力建设总监理工程师培训教材[M].中国电力出版社，2002.

[3]高明，马新宏，将海燕.我国大型工程项目管理模式探讨[J].时代经贸，2007，08（02）.

项目档案管理 篇7

工程项目档案是指经过鉴定、整理并归档的建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。工程项目档案是建设工程项目的原始记录, 无论是对于设计单位、建设单位还是施工单位等, 都是重要的原始凭证和信息资源, 对于整个社会来说, 也是一种潜在的生产力。“工程项目档案”与“工程档案”、“项目档案”不完全相同, 而是引入了现代项目管理思路和方法, 从意识上、行动上, 将工程项目的档案管理纳入项目建设的全过程, 实现真正意义上的全过程控制。随着我国经济社会的不断发展, 各种建设工程层出不穷、规模日益壮大, 工程档案的普遍特点, 例如成套性、同步性、现实性、可修改性等不再赘述;新时期, 工程项目档案的管理出现了许多新特点, 例如:工程项目档案形成周期长、利用实效久, 工程项目档案管理已经成为工程项目管理的重要组成部分, 涉及多种行业、多个单位, 并且能够为企业带来间接的经济效益等, 也因此对工程项目档案管理提出了更多要求。

二、工程项目档案管理是工程项目管理的重要组成部分

工程项目管理是指运用系统工程的观点、理论和方法对现代工程项目进行全过程管理, 为实现项目目标而进行的一系列组织、筹划、激励、沟通、检查、控制活动, 包括成本管理、质量管理、风险管理、时间管理、人力资源管理等。而工程项目档案管理贯穿于工程项目管理的过程中, 影响着工程项目管理的成本管理、质量管理、风险管理、时间管理等方面, 是工程项目管理的重要组成部分。

成本管理方面, 工程项目档案为投资决策提供参考数据。工程项目档案管理是工程项目成本管理的必要环节, 影响着工程项目的总投资。在新工程项目的投资估算中, 可利用以往同类工程项目档案中的关于成本管理的信息, 例如工程预算文件、材料使用消耗记录、施工日志等档案中的数据, 对其进行分析、筛选和借鉴, 可减少不必要的工作, 提高投资估算的效率, 并且借鉴以往经验也可提高准确度。

质量管理方面, 工程项目档案管理的水平是项目管理质量和工程质量的关键。从现代管理科学角度来看, 工程项目档案管理的好坏, 可以反映出工程管理的规范程度, 可以反映出工程管理人员素质的高低, 凡是工程质量过硬、工程管理水平较高的项目, 工程项目档案的管理水平必定较高。

风险管理方面。某个工程项目常常涉及多个参与单位:建设单位是业主单位;而勘察设计和施工单位是承包合同单位;监理单位是委托合同单位, 在追求各自经济利益的过程中, 难免会给工程项目带来一定的风险。而工程项目档案中招投标文件、合同文件等则为各方责任的落实提供了法律依据, 降低了工程管理的风险。

时间管理方面。工程项目档案的积累始于工程项目开工建设之前, 项目立项阶段以及设计阶段, 形成了大量的工程项目前期文件, 只要工程项目实体仍然存在, 对工程项目档案的管理就不会止步。工程项目竣工验收之后, 向有关部门移交档案, 工程项目档案的现实利用价值, 并未由此消失。工程项目档案的形成经历了漫长的周期, 并且利用实效与工程实体共存。工程项目档案的整理进度、保管质量、利用时间、利用频次, 也从一定程度上反映了工程项目的进度, 也可推断出该项目实体的使用状况。

三、工程项目档案管理现状———管理理念滞后

尽管社会档案意识逐步提高, 但是受传统档案管理工作理念的影响, 在企业工作体系中, 档案管理工作的地位仍然不够高。新形势下, 在市场经济中, 企业经营的目的是追求经济利益最大化, 讲究经济效益的及时性。然而, 档案管理工作收益的隐蔽性和间接性导致了档案管理地位低下, 阻碍了档案管理工作的进步, 从而档案管理理念也得不到及时的更新。

在建设工程项目中, 为企业带来直接、显著经济效益的是工程本身, 为企业创收的关键在于项目的完成情况。因此, 领导往往将重心放在了工程完成的进度和质量上, 忽视了工程项目档案信息资源的建设、轻视了档案信息的交流作用, 从工程项目档案的形成和收集环节开始, 就对档案管理产生了一定的负面影响, 收集不全、验收处于被动地位等。

缺乏项目管理的思路和经验。西方项目管理的理念已经在中国企业的管理领域广泛运用, 工程项目管理的内含用一句话概括, 即从工程项目开始到项目结束的生命周期中, 通过项目策划和控制, 进行项目时间管理、成本管理、质量管理、人力管理、风险管理, 使项目的成本目标、进度目标和质量目标得以完全实现。然而, 工程项目档案的管理作为工程项目管理的一个重要组成部分, 却并未真正实现档案管理的成本、质量、人力和沟通控制。

就建设工程而言, 一般情况下, 是交工后补交档案, 制约了竣工档案的收集工作, 影响了整个工程项目档案管理的进度, 可见工程项目档案的时间管理质量不佳;在工程项目预算管理中, 几乎从未单列出工程项目档案管理的概算, 直接涉及档案管理投入和产出的细节几乎没有, 忽视了工程项目档案管理的潜在经济效益, 也忽视了工程项目档案的成本管理;领导的重视程度、工程项目档案管理的人员配置数量和质量直接影响了工程项目档案的人力管理;工程项目档案的管理部门与工程的施工单位未做到及时交流, 工程项目档案的管理人员也未贯穿于整个工程的建设中进行业务指导、业务监督, 导致了工程项目档案的管理缺少各方面参与者及时有效地沟通。

四、新形势下工程项目档案管理新出路———运用项目管理理念

将项目管理核心理念运用到工程项目档案管理实践中, 要做到以下方面。

1. 明确主体, 落实责任。

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中指出:“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定, 并按档案管理的要求, 由文件形成单位进行整理”、“项目建设单位负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制竣工文件和整理项目文件”、“全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织”。建设单位作为工程项目的法人主体, 对整个工程项目具有组织和协调的责任, 当然, 也处于工程项目档案管理的组织核心。因此, 工程项目档案管理工作人员, 应该是工程项目指挥部成员之一, 配备专业档案管理人员对档案管理工作进行业务指导, 明确工程项目档案管理人员的主体地位, 落实项目法人责任制。

2. 重视全程控制。

将工程项目档案管理纳入到工程项目管理程序, 进行全程控制, 参与立项、设计阶段, 宏观把握工程的整体结构, 根据工程的实体空间位置与工程总体进度, 形成宏观的、初步的工程项目档案整理思路;参与工程施工阶段, 在文件形成的每一个环节, 把握记录的原始性, 从而保证档案的真实性;在工程收尾阶段, 对各单位的归档工作进行监督和指导, 确保收集工作的及时。

3. 加强人力资源管理。

首先, 优化配置有限的人力资源。一个企业专职的档案管理人员数量非常有限, 但是在同一时间不仅仅只有一个工程项目的档案需要专职人员进行管理, 因此, 要优化配置档案管理人员, 综合考虑人员的素质特征与工程项目档案管理的实际需要, 既充分发挥个人才能, 又要确保管理的效率和效益。其次, 完善工程项目档案管理人员培训制度。工程项目档案管理是一项综合性的工作, 既要对档案管理人员进行工程管理基础知识的培训, 又要进行档案管理技能的提升。可以采用定期培训、阶段性培训的方式, 培养符合本企业管理特点的专业复合型人才;也可以采取专题培训, 迅速提升档案管理人员针对某一工程项目的档案管理专业技能。再次, 建立合理的工程项目档案工作的绩效激励机制。针对工程项目档案工作人员工作的特殊性, 绩效考核无法直接采用量化的指标, 但可以使评价主体多元化, 例如运用360度考评法, 提高考核客观准确性;拓宽档案工作人员职业生涯的发展路径等。

4. 重视沟通。

在工程项目档案管理的各个阶段, 档案管理人员要与相关工程技术人员进行有效沟通。工程技术人员往往对档案管理知识不甚了解, 更加看重工程本身的质量和进度, 忽视了工程项目档案管理的重要性, 档案管理人员要主动与技术人员沟通, 使归档文件符合归档要求。

5. 重视时间管理。

一个大型的工程项目需要几年或十几年才能完成, 并且细分为多个单项工程或单位工程, 每个单项工程和单位工程, 都具有独立设计文件、可独立组织施工, 并且单项工程在建成后还可独立发挥生产能力或独立产生效益。不同单项工程的施工进度不可能完全相同, 不同单项工程的不同设计文件、施工文件也不都是同时产生、同时归档, 如果仅仅按照先准备文件、再施工文件、后竣工文件的归档顺序和档案整理顺序, 只能是在所有文件归档后才能集中统一整理, 如此一来, 时间跨度巨大, 少则几年多则十几年, 既不能确保档案的完整性, 也不能充分体现和发挥工程档案的现实利用价值。那么, 就应该以工程项目的整体进度为基础, 结合每个单项工程的时间顺序, 每个单项工程一个独立档号, 可以实现档案管理与工程项目管理的同步控制, 新产生的文件及时归档、档案及时整理, 防止遗失、便于利用, 既保证了档案在数量上的完整性, 也提高了档案的保管质量。

6. 重视风险管理, 引入合同管理机制。

成功的合同管理是实现项目目标的重要保障, 一个工程项目的施工周期较长、涉及了多个参与单位, 要做好工程项目档案的管理, 在工程施工承包合同、工程委托监理合同签订时, 就要在合同条款中明确文件归档的责任者、归档范围、归档期限、质量要求以及竣工档案的编制标准等, 取得档案工作的主动权。通过经济约束的方式, 确保文件及时归档, 保证档案齐全完整。如今, 施工单位形成的档案占竣工档案的绝大部分, 因此, 建设单位可采用经济手段在合同中规定, 如果施工单位所提交的档案没达到约定标准, 那么可以以扣押工程款的形式, 敦促施工单位注意原始材料的保存价值, 把握好工程项目档案验收关。

参考文献

[1]时敏.工程档案管理在建设工程中的作用[J].中国农垦, 2009 (9) .

[2]郭威.刍议项目管理理论在我国建设工程中的开展应用[J].水利水电, 2007 (2) .

[3]蒋翠.浅谈工程竣工档案收集中存在的问题及对策[J].甘肃科技, 2009, 25 (3) .

从项目管理软件应用谈项目管理 篇8

关键词：项目管理,软件,应用

在项目管理界有句名言:“The major cause of project failure is not the specifics of what went wrong but rather the lack of procedures, methodology and standards for managing the project.”即“引起项目失败的原因并不是 (项目) 哪些地方出了问题, 而是在管理项目的过程中缺乏程序 (procedures) 、方法 (methodology) 和标准 (standards) ”。

1 现代项目管理

现代项目管理是管理学科近年来发展起来的一个新的领域, 随着信息技术的发展与外包的盛行, 企业间的业务的互联度越来越明显, 传统的纵向一体化运营模式越来越被横向、超文本化运营模式所代替。以项目为中心, 而不是以组织结构为中心的经营活动越来越多。

现代项目管理知识体系是根据美国项目管理学会 (PMI) 于1984年制定的项目管理知识体系PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 而不断完善的项目管理专业的知识结构体系, 该指南已被世界项目管理界公认为一个全球性标准。该指南对管理的定义是:

项目管理就是运用各种知识、技能、手段和方法来满足或超出项目利害关系人 (Stakeholder) 对某个项目的要求和期望。

在这个知识体系中, 项目管理被划分为9个知识领域, 我们可以用示意图来表示项目管理知识体系 (如图1所示) 。

9大知识领域的核心功能辅助功能范围管理时间管理成本管理质量管理多项目综合管理范围管理时间管理成本管理质量管理项目干系人的需要与愿望项目成功

从20世纪90年代末以来, 随着计算机和网络、信息技术的高速发展, 传统的纵向经济运营模式开始转为纵向与横向相结合的发展模式, 经济发展全球化、一体化的趋势越来越明显。在这样的背景下, 对项目管理也提出了更高的要求, 项目管理开始朝着集成化和可视化, 项目组合管理 (Project Porto folio Management) 和项目群管理 (Programme Management) 的方向发展。

由于每个项目的特殊性会导致每个项目都会有很多种处理方法, 但是, 不论采取什么样的方法进行项目管理, 总的来说项目管理一般都按照以下步骤进行:

步骤1:建立项目小组 (Project Team) 确定项目管理的组成成员以及组织结构。

步骤2:确定项目范围 (Project Scope) 规定必须完成的工作;识别工程数量、质量和必须执行的任务。

步骤3:制定项目概算 (Project Budgeting) 确定业主批准的预算。

步骤4:制定项目进度和资源/费用计划 (Project Scheduling and Resource Planning) 按逻辑顺序安排活动并做出进度计划;将费用和资源与进度计划中的活动联系起来;对所制定的项目进度和资源/费用计划进行平衡和优化。

步骤5:进行项目跟踪 (Project Tracking) 测量工作、时间和消耗的资源/费用;将“实际的”与“计划的”工作、时间和费用进行比较;采取控制措施并实施变更管理。

步骤6:项目竣工 (Project Close-Out) 进行最终测试和检查、文件归档、确认支付;项目移交。

2 项目管理软件的应用

项目的管理是一个动态和不断变化的过程, 在管理过程中, 大量外部信息和数据会不断出现和更新, 为方便管理者更好的理解、分析和迅速决策, 需要使用一些简化的图表来把这些信息和数据进行分析和整理。另外, 由于绝大多数的项目管理周期长, 涉及专业领域较多, 在实施前就应做大量的调研和考察工作, 并做好规划、计划、预算等。

项目管理软件作为一个辅助管理的工具, 一方面帮助项目管理者提高工作效率、增加项目收益、控制项目成本, 另一方面则应辅助其进行项目管理的决策, 提高项目决策和管理水平。通过建立一套科学、规范、高效的项目管理信息系统 (PMIS) , 将会对项目的成功管理起到事半功倍的效果。

从目前项目管理软件的应用情况来看, 主要存在以下两种形式:

(1) 以项目业主为主导的形式

采用这种形式的项目管理一般由业主来主导, 项目业主方人员配置相对较全, 各专业管理岗位均配置专人, 业主直接主导项目的投资、质量、安全、进度等方面的管理, 而项目参与方往往在业主各职能部门的管理下开展工作, 项目管理形成一个有机的整体, 实现了统一规划、统一步调、统一标准的协调程序。在项目辅助管理软件的帮助下, 由业主主导对项目实施过程中的变化和调整进行分析研究, 从项目整体出发提出应对策略, 从而实现管理目的。但这对业主人员的管理能力和水平要求较高, 因此, 这种管理形式仅在特大型或国家重点项目管理中采用。

(2) 项目各参与方自主管理形式

这是目前项目管理中普遍采用的一种形式, 适应于当前项目管理中业主人员配置较少, 以业主代表或监理工程师来实施项目管理的形式。这种形式的好处在于, 各参与方从身管理出发, 更加的机动灵活, 对自己负责的项目能快速做出响应。由于各参与方在各自专业领域的优势, 使得项目管理软件的应用更加有积极意义, 因为数据和信息的可靠程度大大提高, 因而通过软件分析和结果也就更有指导意义。因此, 这种管理形式应用较为普遍。

3 结束语

项目档案管理 篇9

虽然人类的项目管理实践可以追溯到几千年前, 但是将项目管理作为一门科学进行分析和研究的历史并不长。在社会转型的推动下, 项目管理是从传统项目管理模式向现代项目管理模式的转变。20世纪五十年代至八十年代, 项目管理被看作是致力于预算、规划和达到特定目标的小范围内的活动。虽然人们把亨利·甘特称为是计划和控制技术之父, 但是20世纪五十年代是被公认的现代项目管理学科的起源时间。项目管理范式转换的主要标志之一是项目管理体系的诞生、应用和发展。自从美国项目管理协会在20世纪八十年代初期开始现代项目管理知识体系的研究工作起, 项目管理从传统模式向现代模式全面转换就开始了。本文分析了传统项目管理与现代项目管理的异同点后, 指出项目管理的发展趋势以及出路。

二、文献综述

(一) 传统项目管理模式及理论。目前, 国内常见的传统项目管理模式有传统的三角管理模式和比较新型的CM模式、设计建造模式及BOT模式等, 在一些国家和地区还存在如D+D+B模式、D+B+FM模式等。传统项目管理模式更多地强调项目工期, 造价和质量的专业分工, 没有项目集成管理、范围管理和风险管理等专项管理, 从而造成了传统项目管理中存在相互割裂、不系统和缺乏对于不确定性问题管理等方面的缺陷, 从而造成管理效用低下。不过在传统企业各种管理活动中通过对企业活动进行项目管理不仅提高了传统企业的工作效率也加快了企业对市场的反应速度, 同时也改进了企业内部的管理沟通。传统项目管理在过往的一段时期内是企业主要采用的一种模式, 因为它在过去经济实力不是特别乐观的时候, 往往会给企业带来意外的收入。这说明传统项目管理针对的只是一些简单的而且便于操作的项目, 其理论也是只在较为低的层次来进行分析研究。

(二) 现代项目管理模式及理论。现代项目管理在决策科学化和合理化的同时, 也非常注重人的因素。人是时间的主体, 也是项目成功的关键所在。现代项目管理理论十分重视沟通管理。人与人之间建立起一座桥梁, 才有可能让团队中的每一个人清楚地知道自己到底要做什么。有些时候, 项目之所以失败, 其原因就是因为我们不具备这种良好的沟通环境, 大家各自为政, 根本就不知道自己到底在做什么, 或者就是上级部门对工作范围描述不确切, 给下级的理解造成严重的困难。在企业中现代项目管理团队应该对本行业有一定的了解, 也应该有本行业项目管理的经验。项目的完成需要一个过程, 在实施项目过程中, 供需双方要定期或不定期地接触, 所以有些项目会错误地认为项目范围的初始定义并不重要。从现代项目管理团队来看, 应该避免项目范围界定的完成以及是否对项目范围有一定的了解。现代项目管理随着技术革命和经济成熟, 逐步进入到各个企业, 从而使得企业对于传统项目管理重视程度降低。因为企业管理的项目逐步增多, 员工劳动力也在不断提高, 这使得企业不得不运用现代项目管理去处理现有的事物。现代项目管理之所以能够取代传统项目管理就在于其自身能够使得企业的管理更加便利, 省时省事。

三、传统项目管理的特点及其优缺点

传统项目管理是一项简单的项目并且可以重复进行很多次, 他们进行的都是较为成熟的项目操作简单。在传统的项目管理系统中, 项目的备用裕量被分成两个部分:一部分称作风险备用, 它是依据对项目的已经识别风险确定的, 并将其分配到每个工作包的预算当中, 所以通常又称为已分配备用;另一部分是未分配备用裕量, 由管理人员统一调度使用, 用来应对项目可能发生的未知风险, 所以又被称作管理储备.我国传统项目管理最常采用模式是集团化项目组织模式。项目管理主体亲自参与项目工程的所有环节来进行承包工程活动。该模式对企业的发展及在应对激烈的市场竞争中都曾发挥过积极的作用。但是除了积极作用意外也有不足。传统项目管是主要采取的是一些陈旧的管理模式, 针对一些简单的项目来说是可以利用一下的。但是随着科技实力、经济技术发展和国家对个个项目的重视度来看, 传统的一些项目管理手段是处在落后的阶段。一些项目虽然能过满足现有的传统管理模式, 但是越往后就越会觉得已经跟不上时代的步伐。总体来说, 传统项目管理是缺点大于优点的一项管理模式, 通过下面的介绍以及说明就能看出传统项目管理主要劣势在什么部分以及什么部分可以依旧作为优点来进行利用开发。

1、缺乏敏捷性。在每一个子市场, 都面临着地域、文化、信息资源、技术条件等多方面的问题, 多变的市场要求企业的管理结构简单化, 便于重组和调整, 规模庞大的集团化组织难以对此做出敏捷反应。敏捷性往往在企业间起到至关作用, 敏捷性如果不够强, 会使得企业陷入瘫痪状态, 无法按照原来的计划安排该处理的事情。

2、核心能力不突出。该模式类似于“纵向一体化”模式, 它迫使企业不得不将有限的资源分摊给众多的领域, 结果使企业难以形成规模经济和核心竞争力。

3、易产生“信息孤岛”。在集团化组织模式中, 项目分部之间的沟通是通过项目总部来完成的, 它们往往为了各自的利益向项目总部传达不全面的信息。这使得纵向沟通存在着信息漏斗, 横向沟通缺乏桥梁, 各个项目分部成为信息“孤岛”, 从而导致各个分项目不能很好地整合起来。除了我国常用的传统项目管理模式以外, 大部分的传统项目管理都有以下的优缺点。

1、传统项目管理的优点。 (1) 传统项目管理模式由于在长期的使用, 因而管理方法成熟, 各方对有关过程更加了解; (2) 选择设计人员, 可控制设计要求以及阶段更加便捷; (3) 选择监理人员, 监理工程方式自由化; (4) 有利于进行合同管理和风险管理。

2、传统项目管理的缺点。 (1) 项目设计-招投标-建造的周期较长, 监理工程师对项目的工期不易控制; (2) 管理和协调工作较复杂, 业主管理费较高, 前期投入较高; (3) 对工程总投资不易控制, 容易出现不必要的争执, 从而引起较多的索赔; (4) 出现质量事故时, 设计和施工双方容易互相推诿责任。

四、现代项目管理的特点及其优缺点

现代项目管理是在世界一定范围内得到认可和推崇的一门学科, 它在提高收益、缩短工期、降低成本、保证质量和发挥综合收益等方面都充分发挥其优越性。现代项目管理是在传统项目管理的基础上, 融合了更多的学科知识, 形成了自身的知识体系和目标体系。现代项目管理会在项目管理的进度控制、质量控制、成本控制、项目团队配置上进行管理体制建设, 实行全面的质量管理严格把关以及控制其进行状况。现代项目管理主要依据现有的科学技术水平和经济实力来对企业的项目管理进行统一的审核及管理。现代项目管理之所以能够成为每个企业优先考虑的管理手段在于其拥有较为合理的模式和先进的技术, 这些因素对于企业来说是至关重要的。企业本身宗旨是采用最省钱的系统来获得更高的汇报及利润, 正好现代项目管理能够帮助企业实现自我的经营效果。这些模式及技术对于企业领导者和员工来说也是非常方便的。一个企业的领导者往往是想让劳动者用最少的是时间去完成应该完成的任务, 同领导者一样, 劳动者也是想在自己所拥有的时间范围内去完成领导给予的任务。现代项目管理针对这两种人来说是最有利的选择, 而且在利润及产品效益值上也不会给企业带来坏处。这种模式往往会使得企业更容易地去获得应有的资源效益以及收入利润和满足顾客的满意度。

(一) 现代项目管理的优点。 (1) 管理理论、方法、手段的科学性得以提高, 这三种的提高奠定了现代项目管理理论体系的基石; (2) 管理手段的现代化可以在工期、成本、资源等计划、控制上提高; (3) 管理的社会化以及专业化可以使企业以及公司得到高效益的服务, 从而会在投资上得到节省钱的支出和获得较好的质量; (4) 管理的专业化以及规范化可以使得项目管理获得更高的经济效益。

(二) 现代项目管理的缺点。 (1) 因为风险控制不是特别理想, 有可能造成一定损失; (2) 有可能造成项目冲突, 使得不能如期获得经济收益; (3) 在时间管理上如果不能及时安排好会影响管理结果。

五、传统项目管理与现代项目管理的关系及其不同点分析

(一) 管理内容不同。现代项目管理在传统建设项目管理仅有的项目工期、质量、成本管理三个方面的基础上又增加了项目集成、范围、风险、沟通、采购和人力资源管理六个方面的内容。传统项目管理针对的是一些传统即简单省时间的项目, 而现代项目管里是针对高难度而且技术含量比较高的项目。

(二) 管理效用不同。由于现代项目管理知识体系中增加了项目范围管理和项目集中管理这两个综合性和集成性的专项管理领域, 以及项目风险管理这个针对项目管理不确定性和风险的专项管理领域, 传统项目管理模式更多地强调项目工期, 造价和质量的专业分工, 没有项目集成管理、范围管理和风险管理等专项管理, 从而造成了传统项目管理中存在相互割裂、不系统和缺乏对于不确定性问题管理等方面的缺陷, 这是传统项目管理效用低下的根本原因。现代项目管理模式九个专项管理内容构成了一个完整的整体。这个整体又分成了三个子系统:一是由项目造价、工期和质量管理构成的项目目标管理子系统;二是由项目人力资源管理、采购管理 (物力和劳力资源) 和沟通管理 (信息资源) 三者构成的项目资源管理子系统;三是由项目范围、风险和集成管理构成的项目综合管理子系统。目标管理子系统是项目管理的核心和保障对象, 资源管理子系统是项目资源保障和配置的手段, 综合管理子系统是项目集成管理和风险管理的工具。正是这种有机构成和科学配置使得现代项目管理模式的管理质量和效果都远远超越了传统项目管理模式。现代项目管理最重要的特征就是新增加了项目范围、集成与风险三个综合性的专项管理和三个项目资源管理的专项管理内容, 从而使其有效性得到极大的提高, 这也是现代项目管理模式成为当今项目管理新模式的根本原因。

(三) 适用范围不同。传统建设项目管理的应用主要局限于以建设工程为主的狭窄领域, 而现代项目管理的应用扩大到了十分宽广的领域, 包括工程建设项目、信息系统集成项目、科学研究项目、产品开发项目、国防项目等众多领域。传统项目管理的局限性使得企业不得不针对简单的项目进行管理, 而现代项目管理由于在技术以及经济方面都好于传统项目管理, 所以企业在适用范围上肯定会有自己的安排, 在安排上现代项目管理肯定处于优势, 范围也是比较广的。

六、结论

随着社会的进步, 市场经济的进一步完善, 生产社会化程度的提高, 人们对项目的需求也愈来愈多。而项目的目标、计划、协调和控制也更加复杂。这将促进项目管理理论和方法的进一步发展。

传统的建设项目管理已不能适应社会发展的需求。任何一种管理模式的逻辑系统都是在扬弃旧模式并且能够更好地适应新的社会发展要求和覆盖更加广泛的现实管理内容的前提下诞生和发展的, 项目管理模式也不例外。新管理模式的逻辑空间、理论和方法更优越。现代项目管理包括:全生命周期管理、全要素管理、全团队管理、全风险管理、全过程管理, 因此比传统模式更广泛。我们在现实工作中要尽快学习和掌握现代项目管理的相关理论和方法, 并且使用这些先进的理论和方法来指导工作, 以取得更大的管理效益。

项目管理作为一种新型的管理手段, 有着其自身的特点和优势, 越来越受到企业的重视。现代项目管理在传统项目管理的基础上, 融合了更多的学科知识, 形成了自身的知识体系。只有认清现代项目管理中存在的问题, 抓住关键才能搞好项目管理。

摘要：随着科技的日新月异, 项目管理技术越来越需要用现代化的手段去武装。项目管理不仅是管理技术和方法, 也是项目操作流程标准和团队工作语言, 它从根本上改变了管理人员的工作流程和思维方式, 达到了节约时间、降低成本、明确责任、合理利用资源、有效控制各类风险的目的。

关键词：传统项目管理,现代项目管理,不同点关系比较

参考文献

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[5]戚安邦, 孙贤伟.建设项目过程造价管理理论与方法[M].天津人民出版社, 2004.

项目档案管理 篇10

1. 认识要同步。

要使项目档案管理与项目建设同步进行, 就必须提高对项目档案管理重要意义的认识, 这是确保“同步进行”的前提。《办法》规定, 项目档案是项目建设过程中形成的“具有保存价值的各种形式的历史记录”, “项目档案验收应与项目验收同步进行”, “未经档案验收或验收不合格的项目, 不得进行或通过项目竣工验收”。一方面, 项目档案作为项目建设的历史记录, 为日后的项目管理、改扩建和技术改造提供各种真实可靠的记录, 也为项目审计提供有效的法律依据, 发挥着项目本身不可替代的独特作用。另一方面, 项目档案作为项目验收的重要组成部分, 不但要与项目验收同步进行, 而且对验收不合格的项目, 项目建设得再好也不能通过竣工验收, 可见项目档案管理不但对项目本身非常重要, 对项目建设单位也至关重要。因此, 项目建设单位必须不断提高对项目档案管理与项目建设同步进行重要意义的认识。以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度, 把项目档案管理纳入项目建设计划, 体现在项目建设的各个阶段和工作的各个环节, 贯穿于项目建设的始终, 做到项目建设与项目档案管理两项工作同时抓, 两个成果同时要。

2. 管理体制要同步。

要使项目档案管理与项目建设同步进行, 就必须同步建立科学的档案管理体制, 这是确保“同步进行”的核心。从实际情况看, 在项目开工建设之初, 项目建设单位就应同时建立科学的项目档案管理体制, 确保有一名项目建设单位领导分管项目档案工作, 成立项目档案管理部门, 选配既懂项目建设又懂档案管理的专职档案管理人员, 对项目档案工作进行统一领导, 统一管理。项目各参建单位, 如各单项、单位工程 (标段、监理办) 必须确定一名领导分管档案工作, 及时配备档案人员负责档案管理工作, 使整个项目档案工作形成“项目建设单位统一管理总体抓, 参建单位分项管理具体抓”的档案管理体制, 使项目档案管理形成纵向到底横向到边的管理网络。

3. 管理机制要同步。

要使项目档案管理与项目建设同步进行, 就必须同步建立行之有效的档案管理机制, 这是确保“同步进行”的保障。一是建立和完善档案管理制度, 采取有效的措施, 把各项制度落到实处。特别是要把档案管理“纳入分管领导、档案管理人员和相关人员岗位责任制, 应建立考核机制, 按规定兑现奖惩”。二是纳入合同管理。项目管理实质上是合同管理, 项目建设单位应把项目档案管理作为一项重要内容, 纳入项目建设单位与参建单位签订的合同。比如项目建设单位与监理单位签订的合同, 应要求监理单位在检查工程质量和进度的同时, 必须检查文件材料的收集是否齐全完整;是否与项目建设实际情况相符;是否与项目建设同步进行, 对存在的问题提出整改意见等。通过建立和实施用制度管人、管事的管理机制, 确保项目档案管理与项目建设同步进行。

4. 收集整理要同步。

要使项目档案管理与项目建设同步进行, 就必须做到文件材料的收集整理与项目建设各环节、各阶段同步, 这是确保“同步进行”的重要基础。一是收集要同步。一个项目分若干建设阶段, 每个建设阶段又分若干环节, 使整个项目建设形成了环环相扣、各阶段相联的一个建设链条。文件材料收集要从每个环节抓起, 做到建设环节结束, 文件材料收集到位, 并达到齐全完整, 做到与各环节同步进行。只有做到了各环节材料收集与各环节建设同步进行, 才能确保各环节建设与各阶段建设同步进行。二是整理要同步。一个项目往往要形成几千卷档案, 甚至更多, 有些项目建设单位如果采取整个项目建设结束后再进行统一组卷归档的方法, 不但工作量太大, 而且给指导工作带来很多困难, 案卷质量也难以保证。特别是容易发生文件材料收集不全, 竣工图和一些实验数据需要签字而漏签的现象。而且一旦施工结束后施工单位撤离了施工现场, 再去做收集和补签工作, 将会遇到很大困难, 即便是完成了收集和补签, 档案的原始性和真实性也难以保证。在这方面林泉指挥部一改过去项目档案管理的传统做法, 在路基工程建设结束后, 立即对路基形成的文件材料进行组卷归档工作, 集中人员、集中时间、集中地点、集中培训、集中组卷归档, 不但符合《办法》对项目档案管理要与项目建设同步进行的要求, 而且也符合项目建设和项目档案管理的规律, 达到事半功倍的效果。

5. 阶段管理要同步。

要使项目档案管理与项目建设同步进行, 就必须做到项目各阶段档案管理与项目各阶段建设同步, 这是确保“同步进行”的重要环节。项目建设一般分为立项申请、施工、交工验收、竣工验收等阶段, 只有做到项目建设各阶段档案管理与项目各阶段建设同步进行, 才能保证项目档案管理与项目交工、竣工验收同步进行。比如项目申请立项时, 即应着手进行前期文件材料收集, 项目建设进入施工阶段后, 前期文件材料收集和整理即应结束。并同时建立档案室, 对档案进行集中统一管理。在项目交工验收工作中, 应同时完成整个项目文件材料组卷归档工作, 并做好项目档案专项验收的准备。项目建设单位在项目建设过程中, 还应采取一些有效措施, 使项目各阶段档案管理与项目建设进行一体化管理。比如对项目建设进行计划部署、检查评比、总结表彰, 要同时把档案管理作为一项重要内容, 同步进行计划部署、检查评比、总结表彰。项目建设每一个阶段都是整个项目建设的一个重要环节, 只有真正抓住、抓好每一个阶段的档案管理, 才能保证整个项目建设这根链条不脱节, 从而保证项目档案管理与项目交工、竣工同步进行。

6. 检查指导要同步。

要使项目档案管理与项目建设同步进行, 就必须同步对项目档案管理进行检查指导, 这是确保“同步进行的”重要手段。项目建设单位在做好自身档案管理的同时, 要把对各参建单位的档案管理作为一项重要任务, 随时进行检查指导。对存在的个性问题与档案管理人员进行点对点、面对面的指导交流;对存在的共性问题进行集中指导, 使问题得到及时有效解决。项目建设主管部门应随时进行抽查, 重点按项目建设各阶段进行检查指导。档案行政管理部门主要是按照《办法》的规定, 通过对项目档案管理情况登记, 对项目档案管理进行检查指导和依法监管, 认真组织参加项目档案专项验收和项目竣工验收工作, 确保项目档案管理与项目建设同步进行。

7. 人员培训要同步。

探析市政工程项目项目管理措施 篇11

【关键词】市政工程；项目管理；工程项目；质量管理

0 前 言

施工项目管理是施工企业对施工项目进行有效的掌握控制。主要有如下特征：一是施工项目管理者是建筑施工企业，对施工项目全权负责；二是施工项目管理的对象是项目，具有时间控制性，也就是施工项目的运作周期；三是施工项目管理的内容是在一个长时间进行的有序过程中，根据阶段及要求的变化，管理内容也发生变化；四是施工项目管理要求强化组织协调工作。本文从施工项目的组织机构管理、质量管理、成本管理及安全文明施工管理等几方面总结了市政工程施工项目管理的一些经验。

1施工项目的组织机构管理

施工项目组织机构管理与企业组织机构管理是局部与整体关系，企业在推行项目管理中合理设置项目管理组织机构是一个至关重要的问题，高效的组织体系和组织机构的建立是施工项目管理成功的组织保证。首先要做好组织准备，建立一个能完成管理任务，令项目经理指挥灵便、运转自如、工作高效的组织机构——项目经理部。其次，组织系统能否正常运转，首先要看项目部领导核心——项目经理。选择什么人担任项目经理，看施工项目的需要，不同的项目需要不同素质的人才。

2施工项目的质量管理

2.1建立质量保证体系

为全面系统地把质量工作落到实处，当务之急是建立切实可行的质量保证体系。同时，施工企業依据质量保证模式，建立自己的质量保证系统，编写质量手册，制定质量方针、技术目标，使之更具有指令性、系统性、协调性、可操作性、可检查性。

2.2人、材、机的控制

（1）人是质量的创造者，质量控制应以人为核心，把人作为控制的动力，调动人的积极性、创造性，增加人的责任感，树立质量第一的观念。

（2）材料是构成建筑产品的主体。显然在施工项目中，对材料的质量控制是举足轻重的。

（3）施工机械是实现施工机械化的重要标志，是现代化施工项目中必不可少的因素。它对施工项目的进度、质量有着直接的影响。因此选好、用好机械设备至关重要。

2.3控制施工环境

在项目施工中，影响工程质量的环境因素很多，有工程技术环境，如工程地质、水文、气象等；工程管理环境，如质量保证体系、质量管理制度；劳动环境，如劳动组合、作业场所、工作面等。因此，根据工程项目的特点和具体条件，应对影响质量的环境因素，采取有效的措施严加控制，尤其是施工现场，应建立文明施工和文明生产的环境，保持材料工件堆放有序，道路畅通，为确保质量和安全创造良好的条件。

2.4严格施工工序

施工工序是形成施工质量的必要因素，为了把工程质量从事后检查转向事前控制，达到“以预防为主”的目的，必须加强对施工工序的质量控制。工序质量的控制应采用数理统计方法，通过对工序部分检验的数据进行统计、分析，来判断整个工序的质量是否稳定、正常，其步骤为：实测—分析—判断。为了更有效地做好事前质量控制，一是要严格遵守工艺流程，工艺流程是进行施工操作的依据和法规，是确保工序质量的前提，任何操作人员都应严格执行。二是控制工序活动条件的质量，主要活动条件有施工操作者、材料、施工机械、施工方法和施工环境。只有将它们有效地控制起来，使它们处于被控状态，才能保证每道工序质量正常、稳定。三是及时检查工序活动效果。工序活动效果是评价质量是否符合标准的尺度，因此必须加强质量检验工作，对质量状况进行综合统计与分析，及时掌握质量动态，自始至终使工序活动效果的质量满足规范和设计要求。四是设置质量控制点，以便在一定时期内、一定条件下进行强化管理，使工序始终处于良好的受控状态。

3施工项目的成本管理

随着施工项目管理在建筑业中逐步推广和普及，项目的成本管理也被人们所重视，并且已经得到应用，可以说，项目成本管理正式为施工项目管理向深层次发展的主要标志和不可缺少的内容。因为它能够体现施工项目管理本质特征，能够反映施工项目管理的核心内容，能够提供衡量施工项目管理效绩的客观尺码。施工项目成本管理是施工项目管理系统中的一个子系统，具体内容包括：成本预测、成本计划、成本控制、成本核算、成本分析、成本考核。

（1）制定施工项目成本管理的措施：施工项目成本的控制，不仅是专业成本人员的责任，也是项目管理人员，特别是项目部经理的责任。要按照自己的业务分工负责。围绕生产经营这个中心开展工作。要建立以项目经理为核心的项目成本控制体系，实行项目经理负责制，就是要求项目经理对施工进度、质量、成本、安全和现场管理标准化全面负责，特别要把成本的控制放在首位。

（2）建立项目成本管理责任制：项目管理人员的成本责任，不同于工作责任，工作责任完成不等于成本责任完成。如：单方强调质量，忽视了成本，单方做到供货及时，但忽视昂贵的价格等。因此在完成工作责任的同时，还应考虑成本责任的实施，进一步明确成本管理责任，使每个管理者都有成本管理意识，做到精打细算。

（3）对施工队实行分包成本控制：项目部与施工队之间建立特定劳务合同关系，项目部有权对施工队的进度、质量、安全和现场管理标准进行监督管理，同时按合同支付劳务费用。施工队成本的控制，由施工队自身管理，项目部不应该过多干预。

4施工项目的安全文明施工管理

4.1施工项目的安全管理

（1）坚持安全管理原则。即坚持安全与生产同步，管生产必须抓安全，安全寓于生产之中，并对生产发挥促进与保证作用。坚持“四全”动态管理，安全工作不是少数人和安全机构的事，而是一切与生产有关的人的共同事情，缺乏全员的参与，安全管理不会有生机，效果也不会明显。生产组织者在安全管理中的作用固然重要，全员性参与安全管理也是十分重要的。因此，生产活动中对安全工作必须是全员、全过程、全方位、全天候的动态管理。

（2）坚持控制人的不安全行为与物的不安全状态。分析事故的成因，人、物和环境因素的作用是事故的根本原因，从对人和物的管理方面，去分析事故，人的不安全行为和物的不安全状态，都是酿成事故的直接原因。

（3）制定安全管理措施。加强施工项目的安全管理，制定确实可行的安全管理制度和措施十分重要。它是管理的方法和手段，对生产各因素状态的约束和控制，根据施工生产特点，安全管理也具有明显的行业特色。要落实安全责任，实施责任管理，加强安全教育，例行安全检查。

4.2文明施工管理

如何做好文明施工至关重要，首先要健全管理组织机构和文明施工管理制度，做到按专业、岗位、区域等包干负责。在施工项目中对现场各个方面专业的管理，开展文明施工竞赛活动，有布置、有检查、有考评、有奖惩，评比结果公布于众。

5结束语

项目档案管理 篇12

项目管理是伴随着技术进步和项目的复杂化和大型化而逐渐形成的一门管理学科,它强调按照项目的特点和规律,综合应用理论和经验知识,在各种资源约束条件下寻找实现预定目标最佳的组织安排和管理方法[1]。应用项目管理理论在实践中取得成功的例子使人们越来越重视该理论,它对提高项目管理效率起到了重要的作用。

科研单位进行科研管理的主要对象是科研项目。科研项目管理是为了保证科研项目(通常称为课题)的有效执行,提高科研效率的重要手段。通常指通过协调与科研项目相关的各种关系,有效利用人、财、物等科技资源,以促进科研项目目标实现的动态活动[2]。它符合项目管理的一般定义,因此可以借鉴项目管理的理论来提高科研管理的水平。

现代项目管理的内容包括:项目范围管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目风险管理、项目沟通管理、项目采购及合同管理、项目综合管理[3]。这些内容贯穿于项目的整个生命周期,即项目的概念阶段、设计阶段、实施阶段以及终止阶段。对应到科研项目的管理,即是申报立项、执行控制、结题验收三个动态环节。

1 项目的申报立项阶段

现代项目管理理论强调在项目的申请过程中要尽可能多地了解客户的需求、问题和决策过程。而一份标书最终能否赢得客户的青睐取决于该申报者能让客户确信有能力在期限内完成项目,并为其提供最大的价值[3]。就科研项目的申请而言,申报单位首先要让项目主管部门相信自己的能力,展示自己的优势。科研管理部门可以从以下几方面着手:

1.1 促成协作,组织协调重大项目的申请

一个单位承担重大科研项目的多少,在很大程度上是科研水平上台阶上档次的重要标志,代表着其在学术界的知名度和整体水平。因此如何组织重大科研项目,增强联合攻关能力是当前科研管理部门的头等重要的大事。而现在的重大项目涉及的内容广,研究更加精深,强调各专业之间的紧密协作。但我国科研院所现行体制都是单一的专业、院系。专业与专业之间沟通不畅、交流不够,专家各自为政。同时思想上的障碍让他们认为项目的申报是一种竞争关系,导致隔行如隔山,对别的专业不了解,就更谈不上合作了。

在项目的申报立项阶段,科研管理部门主动引领和组织不同学科门类、不同专业的教师进行交叉项目的申报,将个体的智慧汇集成集体的智慧,争取跨学科项目及重大项目申报与招标的成功,并争取到尽可能多的科研经费,以保障课题研究的顺利进行。

1.2 集中优势资源,提高中标率

1.2.1 对优势学科进行倾斜。科研机构发展的关键是要形成一批有优势、有特色的重点学科,而该学科申请到的科研项目数目起着决定性的作用。因此在申报项目数量有限的情况下,应着眼于整体发展的战略思路,集中扶持各类重点学科和优势学科方面的项目申报。

1.2.2 积极扶持有研究能力与研究潜力的人进行高级别的纵向项目或重大的横向项目的申报。在提倡全员参与、积极申请的基础上,对有一定的科研经历或科研功底扎实的研究人员给予优先扶持,积极协助配合。对一些在承担项目中,确有理论创新,能出精品的研究人员,要打破论资排辈的传统观念,大胆启用中青年拔尖人才。

1.2.3 实行项目预评制度。科研管理部门首先对标书进行形式审查,并聘请相关领域专家进行专业内容审查。对于填写混乱或不能按要求认真填写、课题设计不合理、课题论证明显有缺陷的申报项目让其进行反复修改,并实行淘汰制,尽量报送有竞争实力的项目进行申报。

1.3 灌输认真制定项目计划的理念

现代项目管理理论认为几乎所有的不良计划都是由于没有很好地理解项目目标的约束条件造成的[3]。事先制定详细的计划是项目得以成功的根本保障。目前较为普遍的情况是,标书都是项目负责人自行起草,项目的参加人都是事后补上去的。也就是说,其他的参加人只是在最后被告知参加了项目,被动地在执行负责人安排的计划,而不是经过团队沟通后根据自身的专业知识来安排自己的工作,没有真正融合到项目中去。这样一方面很可能造成“超项”的问题;另一方面,这种随意、空洞、简单的项目计划制定过程,对于其他参加人毫无激励因素而言。项目计划很难完整地执行,甚至可能不了了之,出现“重项目申报,轻项目结题”的情况。

制定项目计划的过程,就是一个协调与沟通的过程。科研项目管理部门必须把这一理念灌输给每一个项目申请者。督促每个申请团队充分沟通,对项目的进度、成本、资源、人员分工等方面进行周密地考虑和安排,认真制定切实可行的项目计划,分配好每一个成员所承担的任务。这不仅能够为日后的监督评估项目组成员的工作奠定了基础,还能够随时根据项目计划衡量在具体执行过程中和目标的偏差,随时纠正。

2 项目的执行控制阶段

现代项目管理理论认为项目计划只是根据预测而对未来做出的安排。由于在编制计划是事先难以预见的问题很多,在计划执行过程中往往会发生或大或小的偏差,这就要求项目经理及其它管理人员对计划做出调整,使预定目标按时实现[4]。

2.1 监督项目执行,调整项目计划,规避风险

在科研项目的在研阶段,科研管理部门配合上级管理部门和有关单位进行或自主进行的项目中期检查及年度检查。一方面可以督促项目负责人及其团队成员按要求完成项目,另一方面也能及时的发现问题,协助项目负责人发现项目实施过程中的偏差,及时的修改,保证研究目标的实现。内容包括在研项目是否按照申请书的项目计划如期进行,任务分解和进度安排是否合理,研究工作是否达到了课题申请中的预期阶段性目标,存在什么问题,还应在哪些方面做出进一步努力等[5]。

2.2 建立论文发表登记审查制度,保护知识产权

不论是基础研究还是应用研究,取得创新性的成果都是每一个项目申请者的最高目标。保护知识产权就是保护研究机构和项目承担者的核心利益。科研管理部门和项目负责人在项目的实施过程中应对相关的知识产权状况进行随时跟踪,要求项目的参与者对阶段性成果要进行保密。同时要建立论文发表登记审查制度,必须由项目负责人和科研管理部门同意才能发表,对可能形成专利的研究成果先申请专利再发表论文。

3 项目的结题验收阶段

3.1 保护知识产权,促进成果转化

现代项目管理理论指出,项目完成并不是项目生命周期的结束。一个科研项目从立项到结题,走完这个过程,并不是最终的停止,而应该是一个新的起点。只有科研成果进行了转化,才能够体现其真正的价值。

3.1.1 要把保护知识产权的观念灌输到整个科研项目研究的过程。

长期以来,“完成项目——出成果——验收鉴定——报奖”都是项目完成后的固有模式,大部分科研管理部门和项目承担者也习惯了这种重报奖轻专利的结题方式。一方面,报奖来得立竿见影,能够充分体现科研管理者的工作业绩;另一方面,由于和职务相关的科学研究按规定属于职务发明,成果归属于单位,也导致项目承担者申请专利的积极性不高。

科研项目的最终目标不是获得一纸奖状,而是潜在的经济社会效益,这些都要靠成果向技术的转化来体现。因此科研管理部门加强这方面的管理,要把保护知识产权的观念灌输到整个科研项目研究的过程之中去。在申请成果鉴定之前,应对该成果申请专利情况进行一次检查,是否还有能够申请专利的技术、设计而没申请专利。应严格地把好这一关,提醒项目承担者不要因为匆忙进行鉴定和验收,而造成泄密并影响到知识产权保护。

3.1.2 科研管理部门应主动出击,肩负起寻找市场信息的责任。

定期举办科研成果转化洽谈会,为一些应用型成果寻找“婆家”,努力促进科研与市场相结合,为科研成果的转化创造条件。

3.2 认真做好项目结题后的评价工作

现代项目管理理论指出,项目完成后的评价是总结经验教训,提升项目计划和控制能力的重要途径[3]。

3.2.1 项目承担者对自身的评价。

科研项目结题后,科研管理部门应当要求项目负责人和参与者反思实际操作中出现的失误和教训,以便在总结经验的同时,也能增强各自的责任心,为下一个科研项目的顺利完成打下基础。

3.2.2 科研管理部门对自身的评价。

和项目承担者一样,科研项目结题后,科研管理部门也应当反思自身在项目管理中出现的失误和教训,总结经验。加强对管理理论和方法的学习,不断提高自身的管理水平。

3.3.3 科研管理部门对项目承担者的评价。

有激励才有进步。科研管理部门应当对项目承担者完成项目的情况进行评价考核,作为奖励的依据,提高项目申报和完成项目的积极性。同时,对于科研管理部门来讲,项目完成后的评价也是支持下次决策的重要步骤。在整合资源,进行重大项目申报时,或是在有名额限制,竞争申报项目时,可以优先考虑项目完成情况较好的负责人。

参考文献

[1]霍亚楼.项目管理基础[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2008.

[2]严中华.科技项目的技术管理研究[J].科技管理研究,2003:6:17-19.

[3]霍亚楼.项目管理基础[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2008:11-12,80,96.263

[4]朱萍,姜润生,周梅.从项目管理的视角剖析医学科研项目进度管理中存在的问题[J].中国卫生事业管理,2008,5(239):340-341.