建设项目档案管理工作

建设项目档案管理工作（精选12篇）

建设项目档案管理工作 篇1

重大基础设施项目和重点建设项目关系国计民生, 建设项目档案是建设项目的真实记录, 是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据, 是项目建设过程中产生的无形资产。建设项目档案管理是工程质量管理的重要内容, 做好项目档案管理工作, 对于项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作都起着十分重要的作用。

一、加强重大建设项目档案工作领导力度, 健全档案工作机制

积极争取主要领导的重视, 把搞好重大建设项目档案工作列入领导的议事日程, 纳入重大建设项目有关部门、施工单位、监理单位的岗位责任, 形成严格的工作考核机制;做到总结、检查、布置重大建设项目工作时, 同时总结、检查、布置重大建设项目档案的收集、整理、归档工作。把做好重大建设项目档案与考核重大建设项目干部的政绩、经济利益结合起来, 责任到人, 奖罚分明, 要利用行政的、经济的、法律的手段, 不断加大对重大建设项目档案的领导力度;彻底改变建设项目档案工作中存在的“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”的现象, 以保证重大建设项目档案的完整齐全, 及时归档。

二、制定重大建设项目档案分类大纲, 编制项目档案检索工具

重大建设项目工程档案进行分类和组卷时, 必须根据本单位实际情况、遵循项目文件的形成规律和成套性特点、保持卷内文件的有机联系并注意各专业的特点制定分类大纲。档案检索工具是实现档案资源共享, 及时、准确、全面、系统地提供档案的基础, 建设项目档案的检索工具有总目录、分类目录、专题目录等, 既能够手工检索, 又能够在计算机中检索;编制完善的档案检索工具, 同样是实现重大建设项目档案科学化管理的重要手段。

三、建立严格的项目档案管理制度, 为做好项目档案管理提供制度保证

第一, 规范项目档案管理工作, 建立严格的规章制度, 明确各有关单位在项目建设过程中承担的责任, 对主抓项目建设的项目办、设备管理部门, 参与项目建设的施工单位、监理单位, 都提出明确的资料归档范围和归档要求, 明确责任人。第二, 从源头介入把好合同签定关。档案部门要积极参与合同签定工作, 运用合同契约的形式确定设计、施工、监理单位在档案资料管理中应履行的职责和义务, 凭借合同的规定, 把好档案归档移交关。把工程文件材料的积累、整理、归档工作作为合同的一项独立条款, 对竣工文件材料的归档份数、时间、质量、违约等提出明确要求, 以引起承包商的足够重视。第三, 建立项目档案自检制度。项目结束后, 建设单位要组织有关单位人员对项目档案进行自检, 要按照完整性、准确性、系统性的要求, 重点检查工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件, 确保项目档案质量。

四、超前介入, 规范管理, 同步控制, 严格把关

第一, 档案人员应高度认识加强档案资源建设的重要性和迫切性, 认真做好重大建设项目档案资源的收集、整理、保管、利用工作, 不断拓宽档案的收集范围和渠道, 提高工作效率。要由实体管理转向信息管理和提高信息服务质量上来, 变被动收集为积极主动收集, 变机械性收集为创造性收集。同时加强重大建设项目形成的电子文件和电子档案的管理。第二, 档案人员参与建设项目管理档案部门或人员应主动了解和介入工程进展情况, 加强与新建、扩建、改建和技术改造项目管理部室有关人员的联系与沟通。由于重大建设项目及文件材料的形成积累工作贯穿建设项目的全过程, 与项目建设、施工阶段同步进行。档案部门应提前介入, 建设项目全过程都应有档案人员的参与。避免到施工完毕竣工验收时才去收集项目文件材料, 文件的真实性和完整性得不到保证。档案人员参加工程项目资料管理会议, 可针对施工安装调试等环节中文件材料出现的问题, 提出要求, 通过会议协商, 形成档案管理会议纪要, 促使建设项目资料准确、高效、规范, 符合国家的规定要求。第三, 每个部室、主要部门都设专 (兼) 职档案员, 充分发挥他们的作用, 互通管理信息, 协助做好档案的收集、归档工作。第四, 可通过建立建设项目档案管理业务联系单, 了解各阶段的文件材料是否形成, 提出质控要点及控制手段。第五, 专 (兼) 职档案人员要坚持参加主要设备的开箱验收, 在开箱时检查、了解、掌握设备的出厂资料, 原材料出厂合格证等是否完备、无缺。第六, 档案人员与工程管理、监理共同参与工程竣工投运前或安装调试工程质量监督检查, 了解和掌握测试报告、记录等是否齐全, 签字盖章手续是否完备, 归档材料是否齐全并为原件, 有无纪录或缺项等。对不符合要求的提出整改意见, 及时把好质量关。

五、开展档案知识培训, 提高建设项目参建单位人员的档案业务水平

开展档案知识培训, 提高档案人员业务水平, 以保证重大建设项目档案的质量。可以采取以下措施:组织建设单位、施工单位、项目监理单位等多方参加的专题讲座, 使之明确项目工程档案的收集范围、归档时间、归档要求;在建设项目工程开工之前召开项目建设单位有关部门、施工单位负责人参加的会议, 部署建设项目档案资料的收集准备工作, 明确档案的整理方法及档案制成材料的使用范围, 提出档案资料的编制范围和程序要求;举办短期培训班, 请各专业技术负责人给档案管理人员讲课, 使档案管理人员熟悉工程施工程序, 从而确保每道工序都有完整真实的记录, 确保建设项目档案的真实性、原始性、可靠性。

建设项目档案管理工作 篇2

我国经济不断在发展，许多建设项目也逐步趋于细节化以及大型化，所以，为了更为有效地开展项目建设工作，要强化项目档案管理的工作。基于此，本文论述了重大建设项目档案工作的全过程管理。

重大建设项目的档案管理要涉及到多个方面，包括项目管理和项目监督、项目维护和项目验收、项目审计和项目稽查以及项目改造等等，因此更要重视项目的档案管理工作，并从细节以及宏观两方面着手展开实践工作，这样才能更好地进行后续的工作。

概述重大建设项目与档案管理工作

站在宏观的角度来讲，所谓的重大建设项目即同开发和投资以及建设相关的建设项目，其涵盖了极多的内容，覆盖极广的范围。简单的来说，可划分成两种重大项目建设：第一种，同生活相关的配套项目，相对来讲，这一建设项目更为细化、更为具体。第二种，地方主体的建设，这一建设项目同城镇经济的进步以及发展有着莫大的关联，可被称之为总体的城镇规划发展项目。（王雅丽.高职院校项目档案工作存在问题及解决措施探讨包头职业技术学院学报，2015，16（2）：94-96.）而分析具体的重大建设项目内容，又可划分为六大类的重大建设项目。第一，利用政府行政的财政建设资金而开展的项目，一般情况下，这一些项目会对被纳入到财政管理当中的建设资金或者相关部门的预算资金进行利用。第二，市政部门所安排以及国家指定的相关建设项目。（许佳佳.加强医院档案工作管理促进医院持续健康发展中外健康文摘，2011，08（2）：450-451）第三，对国债资金进行利用而展开的建设项目。第四，由市级财政部门来担保贷款而开展的项目。第五，由市级的人民政府或者发展改革委员会稽查和制定审核的建设项目。第六，相关的市级单位同国家单位融资或者出资而开展的建设项目。（赵振.智能电网建设项目档案标准化管理的实现与思考.卷宗，2016，6（6）：97.）

而对于重大建设项目的相关档案管理工作，其有着新型的管理模式。项目法人是这一模式的管理核心，纳入合同是管理的依据，控制并且监理是极其重要的管理手段。在开展以及实施档案管理工作的过程中，不管是项目监理单位和项目的施工部门、项目设计部门和项目建设部门，还是相关主管部门和档案行政管理部门，都应全程参与其中。除了要在实施项目之前介入其中，在开展项目的过程当中，也应进行事中调整以及控制。此外，当项目在收尾的阶段时，多个部门还要将验收把关以及事后核查等相关的工作做好。（姚彤.浅论水利信息化建设项目档案的有效管理信息安全与技术，2013，4（12）：11-12，17.）由于这一新型模式是全面把控且全面监控的，因此确保了更为具体以及全面的项目档案管理工作。通过这一模式，可在档案管理工作当中融入项目建设的每一个环节和阶段以及每一道工序，从而使项目建设档案的精确性以及完整性得以保障。（赖映兰.电力企业重大建设项目档案的保存管理探讨贵州电力技术，2015，18（8）：91-92，45.）

分析重大建设项目档案工作的全过程管理

本文具?w分析了重大建设项目档案工作的全过程管理，以下就是几大要点，见表1。

项目前期准备工作。相关的建设单位在开展工程建设项目时，就应在重要的开展内容当中纳入到档案工作这一项内容，并把其当作工程建设的重要组成部分。与此同时，相关的档案管理单位应开展收集和整理以及分类建设文件、项目资料等资料的工作。工程在初期立项时，作为建设单位，应同建设项目的重要内容以及自身特点相结合，并充分地对工程实施单位进行考虑，从而划分工程、制定工程进度。（陆莹.规范重点建设项目档案管理工作的思考.包头职业技术学院学报，2015，16（1）：88-89.）另外，应基于此，针对对应项目制定档案工作的计划，这样才能够落实档案工作具体的管理制度、工作进度和归档准则以及档案质量。（李晓波.新形势下煤矿企业重大建设项目档案管理工作优化探析.卷宗，2016，6（12）：124.）还有，要将档案管理的机构建立起来，并对先锋工作的力量进行配备，确保管理机构能够高效地办公。最后，要将相关的档案制度建立起来，并在实践中使其不断地完善。同时，要使项目的存放制度和归档制度以及文件分类制度得以落实，这样在对文件资料进行整理时，相关的部门和监理机构以及施工单位才能有据可依。（姚丽雅.制约高校基本建设项目档案管理的因素与对策安徽建筑，2013，20（2）：236-237.）

项目开工前标准统一化。重大建设项目在正式开工时，所有参与建设的相关单位应集中统计相关的工作人员，并且要将网络档案的管理体系建立起来，使其不断完善。建立起完善的体系之后，相关人员应在网络的管理系统当中录入详细的工作人员的档案资料，这样能够从多个角度和多个方位对所有的参与建设项目的人员进行档案管理。与此同时，作为建设的主导单位，应向各个参与建设的机构以及建设单位准确且及时的发放相关的制度标准。并且建设主导单位应重视档案管理人员的培训，可通过组织培训班以及召开会议的方式来开展培训，通过这样的方式，除了能够强化档案管理人员的管理意识，提升其工作业务能力，同时还能够统一规范相关的档案管理工作，明确每一档案管理人员的工作职责。站在某一角度来讲，项目工程正式开工之前，通过统一档案管理的相关标准，能够在实施工程项目的过程中，让档案管理人员让其更为高效地开展收集和归档文件资料的相关工作。

项目实施时的实时监管与控制。在实施工程项目的过程当中，应在工程实际的建设环节当中纳入档案管理工作这一项内容，并且要给予档案管理工作以及项目工程实体质量同等的重视。通过这样的方式，相关单位在检查工程项目的进度以及工程项目的质量时，就能够同步地检查形成的档案资料情况以及档案资料当前的管理状况。由于每一重大工程项目的环节不同，因此各大环节的监控细节也会有所区别，同时随着监控细节的变化，管理资料档案的情况也会发生变化。

在验收单项工程的项目工作时，要在同一时刻验收需要归档的文件以及相关的资料。在验收的过程当中，要重点对相关资料的完整程度以及整理的质量进行检查。假如有足够的条件，那么可对一些信息化的高端手段进行利用，包括网络和计算机等等，从而实时的监控相关的项目监理机构以及施工单位，继而确保及时地回收以及归档形成的项目文件。

作为监理机构以及施工单位，应在建立和施工具体管理的工作计划当中纳入同监理以及施工相关的文档资料管理工作内容，并且在施工考核时或者施工管理时，应将其当做重要的一部分。与此同时，不管是工程项目的技术人员还是相关领导，都应负责一些同项目文件收集相关的工作。所以档案管理机构可将工地的档案管理室建立起来，并基于此对合理的制度进行制定，并在实践当中实施，确保档案管理工作能够更为有效的开展和进行。

项目后期的总结与反馈。档案管理的相关单位在项目收尾时，应全面地整合和梳理项目开展过程中所归档和收集的全部档案资料，进行汇总，并细致地检查以及审核资料和文件，与此同时，要及时地修复以及调整出现问题的资料以及文件。完成了初步的检查之后，相关档案机构将专项地进行档案的验收。一般情况下，由两个部门组成了专项验收档案的机构，第一是行业主管的部门组织，第二是档案行政管理部门。

通过专项的档案验收，能够找到更为深入的档案问题，从而进一步地对其调整以及改进。由于这样的档案验收是多层次的，且要遵行多种程序，因此能够使建设项目的档案管理工作水平以及工作质量得以有效提升。

总而言之，为了确保更为高效的档案管理工作，使项目的档案管理工作水平以及工作质量得以有效提升，应密切注视工程项目实施的整个过程，并在实施项目的各个环节当中落实和贯彻档案管理的工作，只有这样才可真实地记录每一道工程项目的工序，确保更为可靠和真实的建设项目档案工作，给其他工程项目提供一定的参考依据。

建设项目档案管理工作 篇3

关键词：电网；工程建设；项目；档案管理；分析

工程的建设项目档案，指的是从工程建设的立项开始，一直到工程竣工完成，在此期间发生的与运行维护相关的、具有保存价值的历史记录。因此在工程中要发挥档案管理的工作职能，就要树立起正确的工作观念，并获得工程领导的支持。而在实际工作中，工作人员还要不断的更新管理观念，并提高工程档案管理的额水平和管理能力，从工程开始立项就做好相应的档案管理工作，切实发挥其在工程建设中的监督指导作用。

1. 电网建设工程项目档案管理工作的现状

在电网企业的档案管理工作中，档案管理的主管部门就要落实对档案工作的管理责任，但是在管理原则上不能接受那些具体过程的项目档案。同时，各过程项目的建设单位还要做好档案移交的协调组织与管理工作，而监理单位就要做好档案的审核把关工作，而运行单位则需要做好项目档案验收与保管工作。工程在施工建设过程中，还要保证工程管理资料与工程实施能够同步进行。具体来说，就是要在档案管理中做到档案管理与工程建设的同步检查、同步布置与同步验收。

2.做好电网建设项目档案管理工作的措施

2.1 加强重视管理项目档案管理工作

在电网工程中，要做好建设项目的档案管理工作，就要重视档案管理的制度，在平时的会议中就要对档案的管理工作提出严格的要求，并督促档案管理能够顺利的展开。而企业的领导者还要针对各个参建单位在工程的达标投标工作与创优质工作中出现的问题，要及时的了解，并保证档案工作能够顺利的进行。在档案管理中，企业领导的重视，有利于档案管理人员更好的开展工作，并在实际工作中也才能更好的发挥出档案管理的职能。但是，档案管理人员还要加强学习，并不断提高自身的技能水平，加强自身的管理能力，并对工程档案管理提出合理的意见，促进档案管理能够更好的发挥出作用。

2.2 建立起一定的激励制度，与企业的制度建设相结合

要根据工程建设的相关法律法规，并根据企业自身的实际情况，来建立起档案管理的办法和实施的具体细则，并且规范各种制度文件，强化管理项目建设档案的资料管理和归档管理工作。在档案管理工作上，还要建立起相应的激励制度，并明确在档案管理中各人员的权利、义务和责任，同时还可以制定出经济责任的考核制度，利用同业对标来对企业的工程和档案管理作出考核。在企业中，把激励制度与企业的管理制度结合起来，能够使得企业的档案管理工作向着良性循环的方向发展，同时也能够保证企业的档案准确、完整。

2.3 做好建管单位、参建单位以及运行单位三者之间的协调运行

首先，在工程正式开工时，就要组织参建单位与运营单位进行档案培训的较低工作，并明确指出档案的工作要求，并落实相关人员的责任，并发放档案管理的客户端软件。而在进行交底培训之前，还需要建设单位对运行单位提供比较完整的项目资料，并让运行单位能够根据这些信息使用档案客户端软件。

其次，在项目档案管理中，运行单位需要主动的参与到运行项目中，并且对工程项目建设档案管理的全部工作都要参加，给项目的参建单位来提供相应的项目资料收集、整理以及编目等帮助工作。

第三是参建单位。在档案的管理工作中，参建单位应该充分的发挥出客户端软件作用，并且根据工程项目的建设进度，对项目资料要及时的录入并整理。这样对文件材料及时进行了归集，材料就不容易遗失，而在日常工作中就对文件及时进行了规整，能够减少日后的工作量。另外，由于已经录入了资料，就可以利用检索系统对资料进行搜索检查，而且还方便管理。另外，在正式移交档案之前，还需要建管单位对对参建单位整理的资料进行检查，并及时的解决资料中存在的一些问题，而运行单位也要积极的配合，并给出一定的帮助指导，做好工程项目材料的预检工作。

2.4 加大新技术、新科技的投入

在管理建设项目档案时，为了提高管理效率，在管理中还要不断引进新软件、新知识、新技术，并在现代经济快速发展情况下充分的利用先进的数字信息技术，这样不仅能够提高工作的效率，而且还能够实现档案管理的统一标准格式，并且还能使档案的检索与利用快捷、方便、科学，而通过利用网络，还能实现监理单位、施工单位和设计单位资源的共享，从而使得工程的档案管理更加科学、可靠。

3.总结

综上所述，在电网工程建设中，要做好企业的档案管理工作，就要加大对电网的投资建设，并且建设成我国领先的、在国际上先进的电网，而大量的新技术与新设备的投入，又使电网工程建设项目档案管理工作面临着新的挑战，所以在工作中就需要把握好这个机遇，对电网工程建设项目的档案进行归类整理，使其发展更加完善，同时也使得我国的电网建设达到国际上先进的水平，使电网工程建设项目档案管理工作也能够达到一流的水平。

参考文献：

[1]王伟义.王丽艳.电力建设总承包项目档案管理体系探析[J].电力勘测设计.2012，31（14）：87-90.

重大建设项目档案工作探析 篇4

一、问题聚焦

据笔者了解, 目前在重大建设项目档案工作中主要存在以下几方面:一是整理不规范, 鉴定不准确。大多数项目档案是把项目建设过程中的所有文件材料按其原始状态收集汇总在一起, 没有按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行规范整理;其鉴定情况是将整个项目的所有档案整体列为永久或长期保存范围。二是收集不齐全, 内容不真实。这主要反映在市政建设项目隐蔽工程档案中, 隐蔽工程档案图物不符、资料残缺、内容不真实、签署手续不全的现象普通存在。三是管理不科学, 保管不安全。没有健全的项目档案工作制度, 档案管理混乱无序。许多项目建设单位在项目建设中经常是抽调人员组成临时项目建设机构, 项目档案由此机构及人员负责, 大多没有专用档案室, 保管条件差, 装具不符合要求, “八防”措施不到位, 档案安全得不到有效保障。四是基本没有开展重大建设项目档案专项验收。多数项目建设单位 (法人) 没有按《重大建设项目档案验收办法》的规定在项目竣工前3个月向档案行政管理部门申报专项验收, 档案行政管理部门往往是被动参与部分项目的竣工验收, 即使在其过程中发现许多问题, 也不能因为档案一项内容而否决整体项目的竣工验收, 只能指出问题, 要求整改。

二、原因剖析

一是对项目档案工作的重要性认识不足。部分主管部门、牵头单位、项目建设 (法人) 单位和参建单位的领导及相关人员对项目档案工作认识不到位, 普遍存在重项目建设、轻档案管理的问题, 片面认为只要把项目搞好就行了, 档案资料工作随着项目建设的开展自然就搞好了, 对项目档案的要求只停留在项目竣工验收时, 需要查阅的各类档案资料齐全就行了的层面上, 因而对档案行政管理部门要求搞好项目档案工作和要求对项目档案进行专项验收不理解、不配合、不支持, 《重大建设项目档案验收办法》第4条规定的“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分, 未经档案验收或档案验收不合格的项目, 不得进行或通过项目竣工验收”的要求不能得到贯彻执行, 导致专项验收无法落实。二是开展项目档案工作措施不力。主要表现为档案行政管理部门主动协调、积极争取不够, 没有做到千方百计、想方设法协调关系、理顺渠道, 没有作为一项重点工作统筹安排、精心组织;主管部门和牵头单位没有像重视工程施工一样重视项目档案, 对项目档案工作没有明确具体的要求, 甚至对没有通过项目档案验收的工程仍安排并通过竣工验收;项目 (法人) 建设单位没有将建设项目档案工作同工程施工同布置、同落实、同检查;没有明确分管领导和配备专兼职人员;没有建立岗位职责、工作制度;对参建单位的档案工作也没有相应的管理和要求, 造成档案设施设备不足。三是对项目档案工作专业人员的培训教育重视不够。从事项目建设档案的工作人员档案专业素质较低, 没经过系统的档案业务培训, 档案基础知识不扎实, 档案业务不熟悉, 工作责任心不强, 对项目档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作心中无数, 制约了项目档案工作的有序开展。

三、对策思路

要做好重点建设项目档案工作, 仅靠档案部门是远远不够的, 还必须依靠各级党政领导, 项目主管部门, 建设、施工、监理等单位的大力支持, 积极配合。一要运用行政手段强力推进。必须成立由各级党委、政府分管领导担任正副组长, 档案行政管理部门、项目主管部门和相关部门负责人为成员的重大建设项目档案工作领导小组, 制定重大建设项目档案工作规划和实施方案, 负责协调和解决工作中存在的问题和困难, 及时组织对重大建设项目档案进行专项检查和验收。二要确保宣传工作及时跟进。大力宣传项目档案和项目档案工作的重要意义。一是深入了解重大建设项目在前期调研、论证、立项过程中需要哪些档案资料, 及时、准确、全面提供档案信息服务, 对项目档案将会产生的社会经济效益进行宣传。二是经常深入在建、已建重大项目一线, 及时掌握项目档案在项目管理、运行、维修、改扩建等工作中发挥的重要作用以及由于项目档案不齐全、不完整等带来的不便和损失, 对项目档案在工程建设中不可或缺的重要作用进行宣传。三是在重大建设项目竣工后, 及时进行项目档案专项验收, 对项目档案的后续利用价值进行宣传。三要分工协作抓好落实。要明确档案行政管理部门、项目主管部门、项目 (法人) 建设单位各自的工作职责, 分工负责, 积极配合, 共同促进项目建设档案工作。项目主管部门要把项目档案作为项目建设的重要内容、安排、下达建设项目时, 要明确提出项目档案工作要求;检查项目建设工作时, 必须重视检查项目档案工作;项目竣工验收时, 要严把项目档案未通过验收不得进行或通过工程竣工验收这一重要关口。档案行政管理部门负责项目档案总体工作, 谋划安排、组织落实本地区项目档案工作;深入项目建设一线指导、服务项目建档工作;培训提高项目档案工作人员档案专业素质;组织项目档案专项验收。项目 (法人) 建设单位负责具体工作, 要将项目档案工作纳入项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制的科学规范系统进行管理, 纳入项目领导和相关人员岗位职责, 与项目建设同安排、同落实、同检查、同考核;要建立健全项目档案工作制度、管理体系和工作程序, 明确分管领导, 落实档案工作部门和专兼职档案人员;负责项目档案的形成、收集、整理、归档等工作;保证档案工作所需经费和设施设备;配合、支持档案行政部门监督、指导和服务;对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导, 确保项目档案工作与工程总体建设同步进行。在明确分工的基础上, 还要及时互通情况, 统一协调抓好落实。

总之, 档案行政管理部门和项目 (法人) 建设单位要将重大建设项目档案工作列入重要议事日程, 周密部署、精心安排。要紧跟项目建设的步伐, 不断研究项目档案工作中出现的新情况、新问题, 创造性地开展工作, 克服困难, 解决矛盾。要大力弘扬雷厉风行、埋头实干的作风, 紧紧依靠广大档案工作者抓落实、求实效, 知难而进, 奋力拼搏, 全力开创项目档案工作的新局面, 使项目档案工作能够更好地为项目整体建设工作服务。

摘要：重大建设项目对推动经济社会跨越发展具有重要的支撑和引领作用。文章分析了目前重大项目档案工作存在的问题及形成问题的原因, 提出了解决问题的对策。

建设项目档案管理工作 篇5

第一章 总则

第一条 为加强和规范我市重点建设项目档案工作的统一领导、分级管理，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《广州市档案管理规定》、《广州市重点建设项目管理办法》、《广州市城乡建设档案管理办法》（穗府[2013]9号）等法律、法规、规章和规范性文件的规定，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于经市人大会议审议通过，由广州市发展改革行政主管部门印发的市重点建设项目（以下简称“项目”）。

第三条 本办法所称的重点建设项目档案（以下简称“项目档案”）是指在重点建设项目的立项、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收及后评价等活动中直接形成的，具有保存价值，并经整理归档的各种形式、载体的历史记录。

第四条 本办法所称重点建设项目档案工作（以下简称“项目档案工作”）是指项目建设单位在项目建设和管理活动中开展的档案工作组织管理、系统规范整理和安全保管等方面的一系列工作。

第二章 项目档案工作管理体系和职责

第五条 广州市档案行政管理部门负责监督、指导区、县级市档案行政管理部门、市直属单位、市城市建设档案管理机构开展项目档案工作的管理，负责统筹和组织项目档案管理登记、项目档案工作专项验收。

区、县级市档案行政管理部门负责对既属市又属所在区、县级市的市重点建设项目档案工作的监督、指导，组织项目档案管理登记和专项验收。

第六条 城市建设档案管理机构负责项目档案的监督、指导、进馆验收、接收保管和利用工作。

第七条 市发展改革行政主管部门应当与市档案行政管理部门建立项目信息共享机制，定期交换项目信息。

市直属单位负责对下属单位项目档案工作的监督、指导，并参与项目档案工作专项验收。

第八条 建设单位应对项目档案工作进行统筹规划、组织协调、监督、指导；明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备具有档案专业技能的项目专、兼职档案人员，建立包括各参建单位在内的档案工作网络；项目档案工作经费列入项目预算；组织项目档案工作预检。

建设单位应在项目代建、勘察、设计、施工、监理等合同中设立专门条款，明确项目档案的套数、参建单位项目文件材料收集、整理、归档和移交责任。

第九条 建设单位项目档案管理机构的主要职责：

（一）制定项目档案工作计划，建立健全项目档案工作各项规章制度；收集、整理本单位形成的项目文件材料；除按规定向有关单位移交项目档案外，应归档一套从立项至后评价全过程的项目档案，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实行集中统一管理。

（二）参加项目设计例会及工程例会等会议，参加工程的交工、竣工验收、设备开箱、科研课题鉴定验收，并形成记录。

（三）负责监督、指导勘察、设计、施工、监理等参建单位项目文件材料的收集、整理、归档、保管、移交等工作。实行代建制的项目，由代建单位按照合同约定履行本项职责。

第十条 项目勘察、设计、施工、监理单位的主要职责：

（一）明确分管档案工作的负责人，建立与项目相适应的档案管理机构，配备档案管理人员，制定档案管理制度，安全、集中统一管理本单位形成的项目档案。

（二）将档案工作纳入项目建设计划，纳入项目技术管理各个环节，纳入有关部门及人员的岗位职责和绩效考核体系。

（三）按规范要求和合同约定完成项目文件资料的收集、整理、归档和移交工作。

（四）监理单位除履行以上职责外，还应按照合同约定对项目建设活动中产生的文件资料的完整、准确、系统实施监督和审核。

第三章 项目档案管理登记、整理、保管和利用 第十一条 市重点建设项目档案管理登记应按隶属关系填报《广州市重点建设项目档案管理登记表》（附件1）。市直属单位及其下属单位实施的项目，由市直属单位档案工作机构负责组织业主单位填写，报广州市档案行政管理部门；区、县级市直属单位及其下属单位实施的项目，由区、县级市档案行政管理部门负责组织业主单位填写，报广州市档案行政管理部门；民营、外商企业等其他投资主体实施的项目，由建设单位向广州市档案行政管理部门填报。

新开工的项目建设单位应于项目开工后6个月内，开展项目档案管理登记，并开始项目档案工作；续建项目应于每年3月31日前进行登记。

第十二条 项目档案的整理原则上应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），具体应按《建设工程档案编制规范》（DBJ440100/T153-2012）的要求整理。

由建设单位归档保管的项目档案其归档范围除《建设工程档案编制规范》要求的项目文件材料外，还应包括项目工作全过程形成的工艺设备、科研项目、财务、审计、后评价等其他有保存价值的文件材料。

第十三条 项目建设过程中，各参建单位应配备与档案数量相适应的、符合安全保管要求的档案库房，配置必要的保管保护设施、设备；使用档案管理系统软件管理档案，开展项目档案数字化工作；加强项目档案的开发利用，为项目建设提供有效服务。

涉密档案的保管和利用，密级的变更和解密，应按照国家和省、市有关保密规定执行。

第四章 项目档案移交

第十四条 项目参建单位应及时向建设单位移交经整理的项目文件材料。

第十五条 建设单位应于建设工程竣工验收备案后3个月内向业主单位、使用单位移交项目档案；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。

建设单位应按有关规定向城市建设档案管理机构移交项目档案。

第五章 项目档案工作验收

第十六条 市重点建设项目应进行项目档案工作验收。项目档案工作验收分为预检、专项验收。未经预检不得进行专项验收。

第十七条 建设单位向城建档案管理机构移交全部单位工程项目档案后组织各参建单位对项目档案工作预检，预检通过后向项目档案工作专项验收组织单位提交一式两份《广州市重点建设项目档案工作预检登记表》（附件2），验收组织单位审核后通知建设单位提请专项验收。

档案工作预检的内容和要求依照国家档案局《重大建设项目档案验收办法》中有关“重大建设项目档案验收内容和要求”的规定执行。

第十八条 建设单位根据《重大建设项目档案验收办法》向专项验收组织单位提交项目档案工作报告、项目档案质量审核情况的报告、《广州市重点建设项目档案工作专项验收申请表》（附件3）和已填写自评分的《广东省重大建设项目档案验收评分表》（附件4）。

第十九条 项目档案工作报告的主要内容：

（一）项目建设概况及项目档案工作情况；

（二）保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）各种载体项目文件材料的形成、收集、整理、归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

（四）档案在项目建设、管理、运行中的作用；

（五）存在的问题及解决措施。

第二十条 项目档案工作专项验收组织单位在受理验收申请后15个工作日内组织完成验收。

项目档案工作专项验收组由档案行政管理部门、项目主管部门、建设单位上级部门、城市建设档案管理机构、工程质量监督部门等单位的专业人员组成。

项目档案工作专项验收组成员人数一般为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。

第二十一条 项目档案工作专项验收原则上以会议的形式进行。项目档案工作专项验收组成员由验收组织单位召集，会务由建设单位负责。项目代建、施工、监理单位的有关专业人员列席会议，协助验收工作。

第二十二条 项目档案工作专项验收组依照《广东省重大建设项目档案验收评分表》，对项目档案工作进行综合评价。评价结果按百分制标准分为五个等级并评分：优秀（得分≥95）、优良（90≤得分＜95）、良好（85≤得分＜90）、合格（75≤得分＜85）、不合格（得分＜75分）。

第二十三条 项目档案工作专项验收组织单位将验收结果以书面形式通知建设单位。凡档案工作专项验收不合格的项目，建设单位应按验收意见限期对存在的问题进行整改，项目档案工作专项验收组对整改情况进行复查。

财政投资项目申请竣工财务决算评审时，建设单位应提供档案工作专项验收证明文件。

第二十四条 区、县级市档案行政管理部门应将项目验收结果抄送广州市档案行政管理部门。

第六章 奖惩措施 第二十五条 项目档案工作专项验收综合评价为优秀的，有关主管部门或建设单位对在项目档案工作中做出突出贡献的单位和人员予以表彰和奖励。

由省档案局委托组织且属于省以上重大建设项目的市重点建设项目，项目档案工作专项验收综合评价为优秀且案卷质量单项得分不低于57分的，建设单位可向广东省档案局申报“广东省重大建设项目档案金册奖”。

第二十六条 违反本办法规定的，由同级档案行政管理部门或项目主管部门责令有关单位及人员限期改正；逾期不改的，进行通报，造成档案损失的，由有关部门按照管理权限依法追究有关单位及人员的责任。

第七章 附则

第二十七条 区、县级市重点建设项目档案工作管理参照本办法执行。

建设项目档案管理工作 篇6

国家重大建设项目是庞大的社会系统工程,具有投资数额大,资金来源渠道多;建设工期长;施工、设计、科研单位多,并且资质参差不齐;国内外新技术、新材料、新设备大量引进和采用等特点,国家重大建设项目的档案工作也就因此具有了广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。为保证国家重大建设项目竣工档案的完整率、准确率、归档率和案卷合格率达到国家档案管理标准,就必须转变档案工作的观点和思路,坚持“谁形成的项目文件,谁负责立卷归档”和“三同步”的原则,采取严格把关的有力措施,加大项目文件搜集、整理、归档超前控制的力度,使建设项目档案工作始终处于受控状态。

一、严把合同签订关,运用法律手段超前控制

国家基本建设改革的进一步深化,给重大建设项目档案的管理工作带来了生机和活力。全面推行项目法人制、招投标制、合同制、建设监理制和质量监督制,为工程文件搜集、整理、归档的超前控制提供了契机。实践证明,严把合同的签订关,运用法律手段超前控制档案工作是行之有效的方法。

重大建设项目的全部单项或单位工程的施工、勘察设计、科研、设备采购、建设监理等,必须经过严格的招投标或议标,筛选出中标单位,是在签订合同或协议后开始实施。合同一经签订,就具有法律效用,就明确了甲乙双方各自的责任和义务,以及违约的处罚。因此,建设项目档案部门要抓住超前控制的关键点,积极参与合同或协议的签订工作,严把合同或协议的签订关,并把项目文件的收集、整理、归档工作,作为合同或协议的一项重要内容,作为独立的条款,写进合同或协议。对竣工档案的归档份数、时间、质量、违约等提出具体要求,以引起合同乙方的足够重视。按照“谁形成的项目文件,谁负责立卷归档”的原则,利用合同的法律形式,明确合同乙方是项目竣工档案的第一责任者。

二、严把档案保证金结算关,运用经济手段超前控制

国家重大建设项目从表面上看是一个大系统的人流、物流和技术流,从实际上看,是一个大的资金流,是一项重大经济活动,处处体现出资金流的巨大动能。项目档案是工程建设的重要内容和组成部分,资金的能动作用和杠杆作用也必然会在项目档案工作中有所体现。采取档案保证金制的经济手段,制约项目档案是十分必要的。在签订合同时,必须明确规定,把工程保留款转变为工程档案保证金,这样档案保证金就有了资金的来源。由于工程价款10%的保留金,其数额很可观,相当于承包商绝大部分的利润滞留在建设单位,项目档案做不好,就有切肤之痛。这样做后,从工程开工承包商对档案工作就有了压力和动力,必然会引起承包商对工程文件搜集、积累的高度重视,不会掉以轻心。档案保证金的扣留比例,应视工程量的大小、形成工程文件的多少和重要程度以及施工队伍素质的高低等区别对待,决不能一刀切、一概而论。待工程竣工,承包商能够按期、按质移交合格的竣工档案,建设项目档案部门出具证明,并签署结论性意见,财务部门如数退回档案保证金,进行工程保留款结算。否则,由建设项目档案部门进行指导重新整理。经多次重整,仍达不到标准要求,且缺少工程的依据性、结论性文件,档案部门视案卷情况,按有关规定扣罚部分档案保证金,其余部分由财务部门如数退还。

三、严把平时督导关,运用职能手段超前控制

国家重大建设项目的竣工档案要达到完整,齐全成套、不残不缺;准确,图物相符、没有差错;系统,有条不紊、整体一致,实现档案的有效利用,发挥投资效益,档案人员必须从项目一开始就要充分发挥职能作用,超前控制,主动出击,严把平时的督查、指导关,这也是档案人员工作的重点和难点。

1、抓好档案工作技术交底。标准是衡量事物的准则,是对事物的统一规定,是以特定形式发布,共同遵守,有一定强制性的依据。从项目建设开始,建设单位就应以国家、省、市档案行政主管部门的有关法律、法规、规定、标准为依据,制定《建设项目文件立卷归档细则》,以正式文件印发给参加项目建设的设计、施工、科研、监理等单位(部门)。由项目档案部门与承建单位进行档案工作技术交底,并举办有关施工技术人员、监理人员参加的培训班,明确工程文件积累的顺序和范围。这样就为项目档案的平时收集和档案人员的平时督导工作提供了统一的标准,竣工档案的规范性、完整性就有了保证。

2、抓住重点和关键环节,超前督查指导。虽然合同或协议对承包商在工程文件搜集积累上起到了法律和经济制约的作用,但由于承包商的资质和技术人员素质参差不齐,在理解执行《建设项目文件立卷归档细则》上以及档案意识上也相差甚远。为此,建设项目档案人员要积极主动了解工程进度,抓住重点、关键环节,特别是要把水、电、暖、通信等地下管道工程作为重点进行督查,要会同甲方工程管理人员和监理工程师一起,主动出击,深入施工现场,实地进行督查指导。这样就为竣工档案的齐全、准确打下了基础。

3、抓住薄弱环节进行跟踪控制。建设项目文件收集的薄弱环节,往往是没有引起重视;或因工作的中间环节多,衔接不及时;或因变化了的情况没有采取相应的措施而出现“断档”或“空档”。一是建设项目前期工作阶段和初开工阶段。因这一阶段机构不健全、人员不到位,工作忙乱、生疏、紧迫、无暇顾及项目文件的收集,甚至出现前期临时机构的撤离、合并、人员调动、相互交接不及时,出现空档。因此,档案人员要把此阶段作为项目文件收集的重点加以控制。二是随着科技的飞速发展,开放的不断深入,建设项目配套的国内外机电设备数量大、种类多、现代化程度高,到货验货时间分散等情况,所形成的大量中外文文件容易被忽视。因此,项目档案人员要参与机电设备的开箱验收,及时收集全部技术文件。由于这些文件多为孤本,形成地又在异国他乡,所以要造册登记,特别是孤本文件、重要文件要复印,借用复制件安装调试,保存原件避免损坏丢失。三是现代科技迅速发展,以纸质项目文件一统天下的局面被打破,电子档案日益增多,特别是形成电子档案的人员和渠道较多,特定场景时间短暂。这不仅给电子档案的收集带来一定的难度,也给保管、复制、利用带来一系列的新问题。因此,建设项目档案部门必须把电子档案的收集、整理提到议事日程上来,超前控制,抓紧抓好,加大收集的力度,及时催收,妥善保管,随时配写文字说明。

四、严把竣工验收关,运用行政手段超前控制

国家重大建设项目的竣工验收是国家行政主管部门对投资效果的全面检验,不仅是对建设项目物质形态实物的验收,同时也是对知识形态档案的验收。但是由于重大建设项目规模大,施工周期长,单项或单位工程多,往往是首批单位工程为后来的单位工程做准备。这样就形成了有的单位工程已经验收投产使用,有的才破土动工,有的还在施工图设计阶段。因此,整体项目竣工验收和单位工程竣工验收只能分别进行。只有严把单位工程档案的验收关,才能确保整个项目档案验收的顺利进行。单位工程档案的验收是项目档案部门工作的重点,而单位工程的预验收,又是项目档案超前控制的重中之重。单位工程预验收,档案人员督查的重点之一是隐蔽工程。因为隐蔽工程大多被掩埋或隐藏在其他部位内,不能被直视,也是最容易被一些素质不高的承包商偷工减料和钻空子的地方。因此,除平时实地督查外,检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章是重点。其次是大量的设计变更是否齐全,是否在施工的过程中就在施工图上修改到位。特别应该注意的是,一个单项或单位工程有总承包和分包单位的,要严格审查各分包单位的竣工图是否与总图一致,是否标识统一,是否相互衔接。只要分包单位的工程文件达不到要求,档案部门就有权否决单项或单位工程竣工验收,单位工程文件的立卷、归档,由总承包单位负责检查汇总。由于加大了单项或单位工程档案预验收的力度,正式验收着重检查的是案卷的内在质量和竣工图是否按设计变更修改上图。通过超前控制,严把单位工程档案的验收关,这为整个建设项目档案验收就打下了坚实的基础。

作者单位:山东省烟台港西港公司,

建设项目档案管理工作 篇7

一、建设项目档案管理的必要性

目前, 我国出台了关于建设项目档案验收的有关规定《重大建设项目档案验收办法》, 规定中对项目档案作为项目竣工后验收的标准执行。有此标准, 在建工程的建设项目档案对于企业竣工符合标准验收具有关键性的作用。此外, 建设项目档案收集的的齐全、完整对于项目日后的管理、维护、扩建、改建等都具有重大的参考价值。

二、建设档案管理办法

(一) 建设项目档案基础管理

1. 建设完善的建设项目档案管理部门。

在建设项目中, 参与建设的单位要根据具体工作职能落实分配项目档案工作, 并确定管理领导, 明确归属管理部门。在建设档案管理部门中包含建设单位及参与建设单位的档案所有管理人员。

2. 结合建设工程实际编制归档。

建设项目文件归档是指项目的设计、施工、监理单位在项目施工过程中, 向建设单位移交项目所包含的各类文件, 由项目建设单位整理后移交档案管理部门。建设项目归档要由档案管理部门统一管理, 遵循项目文件自然形成规律, 项目文件内容确保完整。

3. 明确档案质量要求。

档案质量要求要在参与项目建设的单位所签订的合同中体现, 譬如:设计单位要提供的施工图份数, 施工单位要提交的竣工资料份数等, 合同内应设立专门条款, 明确提交文件内容和归档责任。

4. 档案管理人员配备。

参加建设项目档案管理的人员要具备科学档案管理知识, 经过岗位培训获得上岗资格。同时, 项目档案管理人员要具有项目建设方面的知识, 能够对项目建设的流程有所了解。

(二) 按期移交

1. 编制建设项目归档计划。

制定详细的建设单位与参建单位项目归档范围, 编制归档计划要求与建设流程相结合, 完成一项归档一项。

2. 避免归档信息形式化。

归档计划制订后, 各个单位要严格执行, 归档文件要资料齐全, 并附有移交清单和经手人签名。

(三) 项目档案质量

1. 项目文件质量。

项目文件要具有统一的规范, 内容与实际建设项目吻合, 书写材料清晰准确, 声像、电子文件可有效打开。建设项目文件编号统一, 内容填写全面, 图纸编制符合设计规范。项目文件内容要准确的反应出建设项目的规划、设计、施工、验收等过程的实际情况, 图纸与数据真实可靠, 电子资料采用不可擦写光盘刻录。

2. 案卷整理质量。

建设项目档案案卷应科学分类, 便于保管和利用。安全整理分类依据可根据《国家重大建设项目归类要求与归档整理规范》执行。

(四) 齐全完成

1. 工程前期文件收集。

对照归档范围要求对建设项目的前期文件进行逐项收集, 正确区分建设项目归类, 保证建设项目文件在档案中的独立性和完整性。可以利用建设项目中的专题报告附件和项目审核标准的申请文件内容进行前期的文件收集。

2. 施工文件收集。

编制施工文件细则, 根据细则内容向施工单位索要文件归档, 根据施工程序逐级归档。

3. 监理文件收集。

编制监理文件细则, 根据细则内容向监理单位索要文件归档, 根据施工流程结束后的检验报告逐级归档, 主要包括监理大纲、监理月报、监理日志、监理工程师通知单、监理总结等。

4. 竣工资料收集。

与项目管理技术人员一同对竣工资料及图纸进行审核, 确保其内容的完整、真实, 档案管理人员要根据《重大建设项目档案验收办法》的相关内容对资料进行审核, 主要包括文件是否为原件、签字盖章是否齐全、竣工图上的变更是否标注等。

5. 设备文件收集。

依据建设合同内容中提出的设备使用与交接内容建立档案, 确保设备的数量、品牌、名称准确无误。

(五) 各阶段的检查

1. 第一阶段检查。检查各参建单位的档案管理情况, 包括:归档制度、分类说明、归档范围、归档计划等。

2. 第二阶段检查。对已经建设的施工文件及监理文件进行抽查, 对已经移交的竣工文件进行检查。

3. 第三阶段检查。对项目前期文件、竣工文件、设备文件、竣工验收文件进行检查。

三、结束语

随着社会的发展, 建设项目档案管理工作要随着档案管理的方式不断完善, 通过不断的总结和改进, 提高档案管理工作的质量, 确保建设项目档案完整、准确。

摘要：近些年, 我集团项目建设搞得如火如荼, 建设企业规模也不断壮大, 档案作为专项验收的重要一环和今后企业生产和发展的重要依据, 建设项目档案管理工作对于企业规范化发展就显得尤为重要。本文对如何做好建设项目档案管理工作进行分析, 论述建设项目档案管理的必要性, 为确保建设项目顺利通过竣工验收和为其他项目提供建设标准提供一些建设性建议。

关键词：项目档案管理,建设项目,管理

参考文献

[1]王武斌.用改革创新精神做好档案管理工作[N].孝感日报, 2011.

[2]杨碧华, 石萍.浅谈工程质量监督站的档案管理工作[J].中华建设, 2009, 10.

重大建设项目档案验收准备工作 篇8

一、明确项目验收范围, 核查已归档项目文件

西气东输管道工程档案验收前, 档案部门始终保持与项目管理部门的沟通和联系, 掌握工程验收的范围, 取得实际完成工程的项目划分表、主要单位工程清单, 并了解工程验收时未完工程情况等。根据工程验收范围, 档案部门对工程立项到工程验收全过程的文件进行了认真核查, 对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 中“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”, 查缺补漏, 与各职能部门及时沟通, 督促文件归档职责单位尽快归档有关文件, 保证归档项目文件基本齐全、完整。

二、合理分类, 进行项目档案汇编

档案验收时, 必须要编制项目档案案卷目录, 在国家档案局《重大建设项目档案验收办法》中明确要求:项目档案必须达到完整、准确、系统。档案的“系统”就是指按其形成规律, 保持各部分之间的有机联系, 分类科学, 组卷合理。因此, 档案的分类显得尤为重要, 而项目档案分类也是建设单位进行项目档案管理时普遍遇到的难点问题, 很多单位在项目的档案分类上走了弯路, 由于分类方法不够科学, 项目档案排列比较混乱, 在项目档案验收时档案查找速度慢, 效率低, 不能满足项目档案验收的条件。西气东输档案部门早在建设初期, 认真学习了国家档案局制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》, 该规范中的“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”中按照项目开展的阶段列出了项目档案所包含的内容, 清晰明了。西气东输档案部门从一开始就确定了按照该规范的项目实施阶段进行分类, 把实施的项目作为项目档案的一级类目, 项目实施阶段作为项目档案的二级类目, 经项目实施同一阶段形成的工程资料相对集中, 大流水排列, 根据文件产生的种类、数量的多少, 还可进行三级类目的划分。实践证明, 这种分类方法, 使项目档案案卷脉络清晰, 简单明了, 满足项目档案系统化要求, 也大大方便了档案检索和利用。经过该档案分类管理实践, 我们认为:项目档案按照项目阶段进行分类, 将项目文件按照阶段相对集中, 能有效避免分类不当造成文件交叉排列的问题, 适用于任何行业的项目档案划分。

对于建管一体的项目, 工程资料随时产生、随时归档, 如果直接给以永久档号, 可能造同类文件排列分散、混乱, 这个问题可以这样解决:档案部门在收到工程资料后, 可将工程资料按工程阶段划分后先给一个临时档号, 将同专业、同类文件资料相对集中排列, 待该阶段所有资料都归档后, 再统一排列永久档号。这种处理方法虽然增加了一定的档案工作量, 但却保证了案卷的有序排列, 满足项目档案的系统性要求, 大大方便了日后档案的查找、利用工作。

档案部门在完成项目档案案卷汇编后, 应编制“案卷编制说明”, 打印所有案卷目录, 包括纸制档案外的所有特殊载体档案目录。案卷编制说明中应概括项目档案整体情况、编制原则、分类规则, 并说明有关情况等。通过案卷编制说明, 能够了解项目档案的编制和组卷管理概况。

三、对照《重大建设项目档案验收办法》中有关要求对项目档案进行自查整改

为保证项目档案的齐全、完整, 建设单位档案部门在完成所有项目档案的汇编整理后, 应组织计划、设计、施工、监理、质量、物资采购管理部门及使用等有关单位对项目档案进行自检, 内容是核查自项目立项直至项目验收整个过程产生的工程资料是否已全部编入项目案卷目录, 对于归档的项目档案的完整性进行确认。自检时, 档案部门需向各相关部门阐明工程验收的范围、相应工程档案验收的范围、自检的目的, 并提出问题整改时间要求。各部门自检范围根据各部门的职责范围划分, 划分原则上是“谁组织归档或负责组织归档, 谁负责相关档案的自检”。档案部门统一制订自检记录表格, 表格中包含自检部门、自检范围、自检情况、未归档项、整改内容、计划整改完成时间等项, 参加自检的各单位要对分工范围内的所有项目文件进行核查核对, 逐项记录自检情况, 记录存在问题, 对存在问题提出整改时间截点, 最后进行签字确认。自检工作后, 档案部门按照各单位确认的自检记录表格督促有关单位逐项整改直至整改完毕, 确保项目档案归档的完整性。通过各部门对项目档案的自检工作, 使归档工程资料的完整性得到进一步确认。

自检工作中, 档案部门还应对项目档案管理的规章制度、体制进行认真梳理, 认真搜集、整理反映项目档案管理过程的证据材料, 如项目进行中的档案培训资料、档案检查记录等等。

档案部门还应对项目档案的保管安全性进行自检, 库房、阅览、办公室应满足“三分开”要求, 档案库房应采取“八防”措施, 文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求, 库房柜架排列要求整齐规范……具体要求可参考《重大建设项目档案验收办法》附件2“重大建设项目档案验收内容及要求”的有关规定。

四、报送档案验收申请报告, 申请项目档案验收

对于重大建设项目, 项目建设单位应向国家档案局提出档案验收申请, 填写“国家重大建设项目档案验收申请表” (《重大建设项目档案验收办法》附件1) , 申请档案验收。项目档案验收应在项目竣工验收前一个月进行。项目档案验收申请报告应包括以下内容:项目概况, 立项批复情况, 项目划分及主要单位工程情况, 主要设计、施工、监理单位, 项目档案资料概况, 项目档案工作管理体制, 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况, 竣工图的编制情况及质量, 项目档案资料的接收、整理、管理工作情况, 项目档案自查整改情况、存在问题及解决措施, 档案完整、准确、系统性自评价及在施工、试生产中的作用等, 并附表说明项目档案文件材料的卷 (页) 数、竣工图卷 (张) 数等, 对于未完工程项目要逐一说明情况及计划完成时间等。

重大项目开展过程中, 建设单位应积极沟通国家档案局建设项目业务指导处, 随时沟通汇报项目情况、项目档案管理情况、档案验收准备情况等等, 取得他们的同步指导, 使项目档案管理工作得以顺利开展, 确保档案验收工作能够按照建设单位项目验收工作计划进行。

五、验收会议准备

为确保档案验收工作的顺利进行, 建设单位在申请档案验收时, 应同时做好验收会议材料的准备工作。会议材料包括两个部分:一是要有反映工程概况的影像资料, 使验收组成员通过影像资料了解工程概况, 影像资料可协调建设单位宣传部门协助制作;二是要编制能够反映项目档案管理的图文并茂的多媒体演示文稿, 内容包括:项目概况, 立项批复情况, 项目档案资料概况, 项目档案工作管理体制, 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况, 竣工图的编制情况及质量, 项目档案资料的接收、整理、管理工作情况, 项目档案自查整改情况、存在问题及解决措施, 档案完整、准确、系统性自评价及在施工、试生产中的作用, 未完工程情况等。除此之外, 建设单位还要通知项目主要设计、施工、监理单位编制能够反映项目设计、施工、监理竣工资料编制管理情况的汇报材料, 准备参加档案验收会议。所有验收会议材料应全面、生动地反映工程概况及工程档案的管理情况。

除以上工作之外, 项目档案管理人员在整个项目档案管理工作中, 要做一个有心人, 应及时了解项目开展情况, 掌握所有项目档案的形成、组卷情况, 熟悉案卷排号及柜架排列情况等等, 在项目档案验收时, 应能快速解答项目档案验收组提出的有关问题, 并做到快速调阅档案验收组的查询、调阅的档案等。

参考文献

建设项目档案管理工作 篇9

一、争取领导支持, 改善档案利用环境

长期以来, 高校档案工作发展缓慢, 究其原因, 关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面, 高校档案工作始终没有得到应有的重视。因此, 积极争取领导的支持尤为重要。2008年10月, 教育部关于《高等学校档案管理办法》即“27号令”颁布, 为高校档案事业可持续性科学发展指明了方向。收到文件后, 我们除了认真学习领会其精神外, 还及时复印了10份送给校长、书记、校办主任、人事处长等, 并就有关具体问题与主管领导进行了沟通和探讨。2009年3月, 学校的工作重心移到南汇校区, 校内各部门的办公用房重新进行了规划。根据“27”号令的要求, 我们制定了未来档案用房的方案, 在校领导的积极支持下, 根据两地办学的现状, 在南汇校区行政楼预留了档案用房, 并对其进行了合理的规划。此外, 在硬件设施方面也加大了投入, 添置了:空调2台;计算机3台;安装电动密集架约50平方米;手动密集架约45平方米。经过一系列的改造, 档案室“窗口”建设得到加强。一盆吊兰, 一张笑脸, 一声“您好”, 一杯热茶, 尽可能为档案利用者营造舒适幽雅的环境。了解利用者需求, 以方便利用者, 尽量满足利用者为原则, 想利用者之所想, 帮利用者之所需。较好的环境、设施、完善的管理、优质的服务, 将会吸引更多的档案利用者。同时, 还要做好档案利用反馈信息工作和综合分析, 充分体现档案的价值, 实现档案工作社会效益的最大化。

二、注重档案宣传, 提高利用档案意识

加强和谐校园建设, 铸造大学精神, 这是高等学校在科学发展中必须重视和承担的重要任务。深化档案宣传工作, 全面及时地反映具有特色性的档案工作创新举措和档案工作最新动态, 不断扩大档案工作服务大局, 服务师生的影响力和渗透力, 积极开展档案宣传工作, 提高师生利用档案的意识。在档案“五五”普法过程中, 我校组织了形式多样的普法活动, 取得了显著的效果。

2006年, 参加上海市档案局政策法规处组织的“DV”大赛, 拍摄“档案在我心中”DV宣传片;2007年5月, 组织专、兼职档案员近20人, 参观市档案局的“档案, 让社会更和谐———上海档案利用效益成果展”;2007年6月, 参加国家档案局中央档案馆举办的“剑南春”杯“档案与法制知识竞赛”, 我校党委书记、院长、中层干部、专兼职档案人员共100多人参加了测试, 发出试卷129份, 回收103份, 回收试卷的合格率100%, 答题卡寄往北京中国档案报社;2007年8月, 全体专职档案员聆听了国家档案局政策法规司司长郭嗣平同志的“《档案法》20年———实践与思考”专题报告;2007年9月-11月, 编辑《上海电力学院干部人事档案工作实用手册》, 发至校领导、中层干部、专、兼职档案员及相关部门;“五五”普法期间, 积极撰写新闻稿, 宣传档案工作;10多篇新闻稿, 发表在《上海市高校档案工作简报》、《上海高校档案信息网》及校园网上;2007年度, 专职档案员参加上海市档案培训中心的“继续教育中级班”和“岗位培训班”学习。

三、加强档案队伍建设, 培养大学生利用档案信息的能力

面对新形势、新情况, 高校档案工作者要树立强烈的事业心, 增强责任感, 以改革的思路, 开拓的精神、发展的眼光、求实的作风, 加强学习, 联系实际, 与时俱进, 学以致用。同时, 学校要通过培养、引进和人才流动等方式, 优化档案工作人才队伍结构, 建设一支具有较高专业素质和综合实力, 管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队, 这是把高校档案利用工作做大做强的重要基础和有力保障。从师生员工与档案的关系来看, 每个人都与档案息息相关, 但应该说大学生毕业后是与档案关系最为密切的一个社会群体, 大学生毕业参加工作后, 将是档案的利用者和形成者, 有的甚至将直接从事档案管理和研究工作。因此, 在高校文化素质教育中开设档案课程, 对大学生进行档案知识教育, 强化档案意识, 培养利用档案信息的能力, 作为文化素质教育的重要方面, 也是十分必要的。

四、整合档案资源, 档案利用实现与师生互动

高校档案是高等学校历史发展的结晶, 是学校各方面工作的长期积累, 蕴藏着建校以来学校党政、教学、科研、基建、财会、设备、出版物、声像、外事、生产开发等档案信息, 透过这些信息, 可以了解过去, 把握现在, 前瞻未来。因其内容形式多样、博大精深, 是取之不尽、用之不竭的教育资源, 反映了教师、职工、学生各个不同层面的活动, 是时间与空间的汇合, 是创造与发展的凝聚, 是学校思想文化建设的重要组成部分, 在学校精神文明和创新教育中起着极其重要的作用。高校档案工作者必须针对不同层面, 不同对象的要求, 针对进一步提高广大师生对学校的认同感和满意度的目标, 进一步加快档案开放鉴定的步伐。根据两地办学的现状, 整合档案信息资源, 加强“查阅”窗口与网站“窗口”的互动建设, 不断推进高效率、高质量档案信息公共服务体系建设, 将档案利用服务工作延伸到学校的每个校区、所有部门。

档案的生命力在于开发利用, “利用”是档案生存与发展的根本保证。利用的人越多, 利用面越宽, 档案的价值就越大, 影响也越大。我们要充分认识高校档案的工作特点和档案馆在校园文化建设中的重要性, 把档案馆工作和校园文化建设有机地结合起来, 活跃档案馆文化氛围, 营造育人环境, 主动配合学校开展德育教育。如:利用荣誉档案, 激起学生赶超先进的热潮;利用历史人文档案激发学生的学习动机;利用教学科研档案, 激发学生学习的主动性、积极性和创造性。举办校史展览, 运用档案来帮助师生了解学校建立以来的辉煌业绩和老一辈电院人的光辉足迹, 进行爱国、爱校教育, 坚定师生员工对我国教育事业发展和学校日趋进步的信心, 使档案成为教育人、培养人、造就新一代接班人的生动教材。还可以利用档案提高学校知名度, 扩大学校社会影响;为解决纠纷 (边界、经济) 提供真实依据;为专利权、著作权提供有力的证明, 维护师生员工的根本利益。

设立荣誉档案室, 展示院士、知名教授风采, 以丰富、翔实、生动的材料介绍他们个人奋斗经历及业务上的成就, 帮助青年教师树立献身科学的信念。充分利用档案资源, 维护师生员工的根本利益, 积极参与校园文化建设, 充分发挥档案资源在学校发展、构建和谐校园等方面应有的作用。

五、推进档案信息化建设, 改善档案利用服务手段

由于高校的档案信息化建设严重滞后于学校信息化建设的整体水平, 部分高校领导和档案工作者对档案信息化建设的重要性认识不足, 没有将档案信息化建设列入议事日程。同时, 高校档案馆 (室) 编制紧张, 待遇较差, 难以吸引、留住档案信息化建设所需的人才, 使得档案信息化建设进展缓慢。高校档案工作者必须跟上时代的发展要求, 不断地创新档案工作模式, 改进档案利用的方法和技术。随着计算机网络技术的普及和应用, 电子文件、档案收集全程信息化管理将进入档案管理领域, 及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的缩微、存储、使用文档一体化技术, 建立完整、高效、安全的档案信息网络, 以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换, 实现最大限度的资源共享, 更好地为教学科研服务。在条件允许的情况下, 将开放档案录入局域网, 实现档案检索和利用的现代化, 使档案利用者与档案馆 (室) 的联系更为方便快捷, 单位内部、单位之间都可以方便地获得有效的档案信息, 以促进档案的充分利用。

总之, 高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作者要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感, 把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好, 努力实现高校档案的现代化管理。

摘要：高校档案工作, 必须进一步解放思想, 着力转变不符合科学发展观要求的思想观念, 不断加强档案资源建设, 切实落实科学发展观的自觉性和坚定性, 提高档案管理水平, 促进校园文化建设;有效利用档案资源, 为师生员工服务。

城市建设项目的档案管理措施 篇10

关键词：城市建设,档案管理,制度保障

在这城市快速发展的时期, 要想让城市建设的质量更加有保障就离不开城市建设项目档案馆, 但是现阶段保山市隆阳区城市建设项目的档案管理工作却没有跟上城市发展的速度, 这也就造成了城市建设项目的档案管理没有发挥出应有的作用, 没有起到加快城市发展的效果。所以, 在本文中笔者将主要围绕城市建设项目的档案管理工作展开叙述, 以求能够给保山市隆阳区城市建设档案工作指出一个具有指导意义的方向。

1 加强城市建设项目档案管理的必要性

1.1 加强城市建设项目档案管理有助于社会发展

城市建设项目的档案管理工作作为城市建设项目的一个有力补充, 在很大程度上就可以帮助城市建设的管理者和规划者理清城市建设的思路, 帮助城市建设更好更快的发展, 因此在现阶段加强城市建设项目的档案管理工作十分有助于社会的发展。不仅如此, 加强城市建设项目的档案管理还有助于在工程项目出现问题之后查找问题的第一负责人, 进而确保了工程建设不会出现问责不到位的现象。

1.2 加强城市项目建设档案管理有助于提高工程质量

加强城市项目建设档案管理还有助于提高工程的质量。保山市隆阳区为了加快城市化进程, 近几年新开工建设了许多城市建设工程项目, 从而或多或少的存在工程档案管理不到位、工程质量方面也存在一定的问题, 长此以往下去极为容易导致事故的发生, 进而影响到整个社会的稳定。而城市建设项目的档案管理工作凭借着对于工程项目的真实记录和规范整理, 可以在很大程度上杜绝这一问题的出现, 细致的工程施工记录可以在日后为工程问题的查找负责人提供第一手的资料, 这样一来就在很大程度上提高了工程施工的质量, 扼杀了施工人员的侥幸心理。

2 现阶段城市建设项目档案管理的状况

2.1 城市建设项目档案管理体系不够健全

近年来, 随着保山市隆阳区的快速发展, 城市建设的脚步也在不断加快当中, 但是快速拓展的城市范围却没有相对应的城市建设项目档案管理来进行约束, 这也就给保山市隆阳区的城市发展留下了隐患。而且, 城市建设的很多工程项目存在着建设周期长、参建单位多、投资回报慢等特点, 导致工程的相关负责人存在着赶工期、赶进度的施工现象。由于这种现象的存在, 城市建设项目档案的相关管理工作也就没有得到重视, 本应与城市建设同步发展的城市建设项目档案管理体系的发展也就远远落后于城市建设的发展速度了。

2.2 重视城市项目的工程进度, 忽视了相对应的工程档案的收集

过多的重视城市项目的工程进度, 忽视相对应的工程档案的收集则是现阶段城市建设档案管理工作另一个十分突出的问题。这一问题主要的影响因素有以下几个方面。首先是城市工程建设的管理者过分的追求城市建设的速度, 认为相对应的工程档案的收集工作并没有太大的意义, 从而导致了相对应工程档案收集工作的不完善。其次, 现阶段的城市工程建设的档案收集工作缺乏明确的制度支持, 相关的工作人员在进行城市建设工程档案收集工作的时候没有一定的行为准则, 这样一来就极为容易造成工程档案信息收集的遗漏[1]。

2.3 相关城市建设项目责任人缺乏档案管理意识

城市建设项目的档案管理工作要想真正落实到实处, 那么就离不开相关城市建设项目负责人的配合, 但是保山市隆阳区的相关工程负责人却并没有这方面的意识, 这也就使得相关档案管理工作在实际开展的过程中存在着许多的问题。例如, 部分收集到的城市建设项目信息存在着虚假、不真实的现象, 导致了城市建设项目后期所能发挥的作用十分有限。不仅如此, 城市建设项目负责人档案管理意识的缺乏, 使得很多工程现场并没有配备专业的项目档案信息管理人员, 而这在一定程度上是与城市建设项目档案管理的要求是违背的。所以, 要想提升我市现阶段城市建设项目的档案管理工作效率, 就应该从提升相关工程负责人档案管理意识来入手。

2.4 缺乏一支专业的城市建设档案管理队伍

保山市隆阳区城建档案馆的人员编制较少, 而在实际工作中能够专职从事城建档案工作的人员就更少, 这就使得很多业务工作进度跟不上, 甚至有些工程在签订了《报送建设工程档案责任书》后就再也没有业务上的联系, 从而影响到了城市建设档案信息的收集工作。

3 现阶段城市建设项目档案管理工作的改进措施

3.1 编制完善城市建设项目档案管理制度

要想改进现阶段保山市隆阳区的城市建设项目档案管理的现状, 那么从完善制度入手无疑是其中一项十分行之有效的措施。首先, 要加强对于城市建设项目档案管理工作的组织和规划, 并要能够做到针对不同的项目选择合适的档案管理人员, 力争做到专业对口、业务对口, 尽最大程度上提升相关档案管理工作的效率。其次则是应该加强对于城市建设项目档案管理工作的理论学习, 在结合保山市隆阳区实际城市建设项目档案管理的情况下, 制定一套完善的城市建设项目档案管理制度来维护相关的工作。

3.2 加强城市建设项目的档案同步工作

加强城市建设项目的档案同步工作则是未来一段时间内档案馆所要着重工作的内容, 而要想加强城市建设项目的档案同步工作则可以从以下几个方面入手解决。首先应该制定一个较为条理的工作标准, 让相关的档案工作人员能够在档案收集的工作中有一个可以依赖的工作标准, 从而规范化整个档案收集的流程[2]。其次, 城市建设工程项目的各参建单位档案人员要做好工程文件的平时积累、收集和管理工作, 在工程验收前将工程档案向城建档案馆报送申验, 使其在工程竣工验收后能够快速、顺利的完成工程档案立卷归档及移交工作。只有这样, 才能够真正意义上加强城市建设项目的档案同步工作, 进而提升档案馆的工作效率。

3.3 提升相关城市建设项目责任人的档案管理意识

除了以上几点之外, 提升相关建设项目负责人的档案管理意识也是一个十分重要的方面, 而要想提升建设项目责任人的档案管理意识应该从以下几个途经入手。首先是是可以在全市范围内组织主要的建筑工程责任人进行培训, 使其意识到城市建设项目档案管理的重要性。其次, 则是应该加大对于城市档案信息管理重要性的宣传, 从工程建筑职业的入职教育就开始展开, 从根基上打牢城市建设项目负责人的档案管理意识。

3.4 组建一支专门从事城市建设档案管理工作的人员队伍

首先, 应该从增加档案馆人员的编制上入手, 使得相关的城市建设信息能够被及时、专业的处理。其次, 则应该从城市建设信息的收集上入手。随着现阶段城市工程建设上马项目的增多, 城市建设档案信息收集的工作量也在呈现不断增长的状态当中, 而且城市工程建设项目增长的速度远远超出了相关工作人员数量的增长速度。因此, 要想解决这个矛盾就要从其他方面入手, 例如建设单位要在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时, 应对工程文件的收集、管理及移交作明确要求, 各参建单位要把档案工作管理职责责任到人, 从根本上解决较为突出的问题。单纯的增加相关工作人员的数量并不能够解决问题, 只有从实际应用出发, 组建一支专门从事城市建设档案管理工作的人员队伍, 只有从解决问题出发, 进行相对应的改善才能够真正意义上完成城市建设工程档案收集和整理的工作。

4 结语

城市建设项目的档案是城市建设项目活动中产生的图像一致、原始的具有保存价值的实际记录。然而, 做好城市建设项目的档案管理工作不是几个人就可以轻松完成的, 而是需要每个责任主体和相关人员的重视和努力。我们要制定相应的具体措施, 基于相关的法律法规, 加强城市建设项目的档案管理, 从而使它进入良性循环的轨道。

参考文献

[1]康素梅.加快高速公路档案的信息化建设[J].档案天地, 2011 (09) .

[2]李卫莲.信息技术背景下档案管理的挑战与对策[J].知识经济, 2011 (16) .

[3]邸玉.浅谈档案信息安全的有效管理机制[J].民营科技, 2011 (08) .

谈档案信息化建设与工程档案管理 篇11

【关键词】档案；信息化；工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1.档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2.促进档案信息化建设的几点建议

2.1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2提高档案信息化水平技术

2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备

系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2档案中心目录及全文的数字化

档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3对上网信息进行密级界定

首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3.推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好狀态之中。

（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4.结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [科]

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.

[3]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.

档案信息化建设和档案管理研究 篇12

1.1基础设施建设

在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。

1.2档案信息资源建设

要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。

1.3应用系统建设

要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。

1.4标准化建设

要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。

1.5安全保障体系建设

档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。

1.6人才队伍建设

在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。

2档案信息化建设与档案管理的措施分析

2.1完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。

2.2推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

2.3创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。

安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。

3结语

在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。

摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。