重大建设项目档案

重大建设项目档案（共12篇）

重大建设项目档案 篇1

“十二五”时期是推动我国经济社会科学发展、跨越发展的关键时期, 也是全面实现小康社会目标的重要机遇期。而重大建设项目对推动经济社会跨越发展具有重要的支撑和引领作用, 为此要坚定不移地加快重大项目建设, 并为重大建设项目的顺利推进创造更加有利的条件。抓好重大建设项目档案工作, 为重大项目建设提供高效、优质的档案信息服务, 既是“十二五”时期档案工作的重要组成部分, 也是各级档案部门和广大档案工作者对促进经济社会跨越发展义不容辞的神圣职责。

一、问题聚焦

据笔者了解, 目前在重大建设项目档案工作中主要存在以下几方面:一是整理不规范, 鉴定不准确。大多数项目档案是把项目建设过程中的所有文件材料按其原始状态收集汇总在一起, 没有按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行规范整理;其鉴定情况是将整个项目的所有档案整体列为永久或长期保存范围。二是收集不齐全, 内容不真实。这主要反映在市政建设项目隐蔽工程档案中, 隐蔽工程档案图物不符、资料残缺、内容不真实、签署手续不全的现象普通存在。三是管理不科学, 保管不安全。没有健全的项目档案工作制度, 档案管理混乱无序。许多项目建设单位在项目建设中经常是抽调人员组成临时项目建设机构, 项目档案由此机构及人员负责, 大多没有专用档案室, 保管条件差, 装具不符合要求, “八防”措施不到位, 档案安全得不到有效保障。四是基本没有开展重大建设项目档案专项验收。多数项目建设单位 (法人) 没有按《重大建设项目档案验收办法》的规定在项目竣工前3个月向档案行政管理部门申报专项验收, 档案行政管理部门往往是被动参与部分项目的竣工验收, 即使在其过程中发现许多问题, 也不能因为档案一项内容而否决整体项目的竣工验收, 只能指出问题, 要求整改。

二、原因剖析

一是对项目档案工作的重要性认识不足。部分主管部门、牵头单位、项目建设 (法人) 单位和参建单位的领导及相关人员对项目档案工作认识不到位, 普遍存在重项目建设、轻档案管理的问题, 片面认为只要把项目搞好就行了, 档案资料工作随着项目建设的开展自然就搞好了, 对项目档案的要求只停留在项目竣工验收时, 需要查阅的各类档案资料齐全就行了的层面上, 因而对档案行政管理部门要求搞好项目档案工作和要求对项目档案进行专项验收不理解、不配合、不支持, 《重大建设项目档案验收办法》第4条规定的“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分, 未经档案验收或档案验收不合格的项目, 不得进行或通过项目竣工验收”的要求不能得到贯彻执行, 导致专项验收无法落实。二是开展项目档案工作措施不力。主要表现为档案行政管理部门主动协调、积极争取不够, 没有做到千方百计、想方设法协调关系、理顺渠道, 没有作为一项重点工作统筹安排、精心组织;主管部门和牵头单位没有像重视工程施工一样重视项目档案, 对项目档案工作没有明确具体的要求, 甚至对没有通过项目档案验收的工程仍安排并通过竣工验收;项目 (法人) 建设单位没有将建设项目档案工作同工程施工同布置、同落实、同检查;没有明确分管领导和配备专兼职人员;没有建立岗位职责、工作制度;对参建单位的档案工作也没有相应的管理和要求, 造成档案设施设备不足。三是对项目档案工作专业人员的培训教育重视不够。从事项目建设档案的工作人员档案专业素质较低, 没经过系统的档案业务培训, 档案基础知识不扎实, 档案业务不熟悉, 工作责任心不强, 对项目档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作心中无数, 制约了项目档案工作的有序开展。

三、对策思路

要做好重点建设项目档案工作, 仅靠档案部门是远远不够的, 还必须依靠各级党政领导, 项目主管部门, 建设、施工、监理等单位的大力支持, 积极配合。一要运用行政手段强力推进。必须成立由各级党委、政府分管领导担任正副组长, 档案行政管理部门、项目主管部门和相关部门负责人为成员的重大建设项目档案工作领导小组, 制定重大建设项目档案工作规划和实施方案, 负责协调和解决工作中存在的问题和困难, 及时组织对重大建设项目档案进行专项检查和验收。二要确保宣传工作及时跟进。大力宣传项目档案和项目档案工作的重要意义。一是深入了解重大建设项目在前期调研、论证、立项过程中需要哪些档案资料, 及时、准确、全面提供档案信息服务, 对项目档案将会产生的社会经济效益进行宣传。二是经常深入在建、已建重大项目一线, 及时掌握项目档案在项目管理、运行、维修、改扩建等工作中发挥的重要作用以及由于项目档案不齐全、不完整等带来的不便和损失, 对项目档案在工程建设中不可或缺的重要作用进行宣传。三是在重大建设项目竣工后, 及时进行项目档案专项验收, 对项目档案的后续利用价值进行宣传。三要分工协作抓好落实。要明确档案行政管理部门、项目主管部门、项目 (法人) 建设单位各自的工作职责, 分工负责, 积极配合, 共同促进项目建设档案工作。项目主管部门要把项目档案作为项目建设的重要内容、安排、下达建设项目时, 要明确提出项目档案工作要求;检查项目建设工作时, 必须重视检查项目档案工作;项目竣工验收时, 要严把项目档案未通过验收不得进行或通过工程竣工验收这一重要关口。档案行政管理部门负责项目档案总体工作, 谋划安排、组织落实本地区项目档案工作;深入项目建设一线指导、服务项目建档工作;培训提高项目档案工作人员档案专业素质;组织项目档案专项验收。项目 (法人) 建设单位负责具体工作, 要将项目档案工作纳入项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制的科学规范系统进行管理, 纳入项目领导和相关人员岗位职责, 与项目建设同安排、同落实、同检查、同考核;要建立健全项目档案工作制度、管理体系和工作程序, 明确分管领导, 落实档案工作部门和专兼职档案人员;负责项目档案的形成、收集、整理、归档等工作;保证档案工作所需经费和设施设备;配合、支持档案行政部门监督、指导和服务;对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导, 确保项目档案工作与工程总体建设同步进行。在明确分工的基础上, 还要及时互通情况, 统一协调抓好落实。

总之, 档案行政管理部门和项目 (法人) 建设单位要将重大建设项目档案工作列入重要议事日程, 周密部署、精心安排。要紧跟项目建设的步伐, 不断研究项目档案工作中出现的新情况、新问题, 创造性地开展工作, 克服困难, 解决矛盾。要大力弘扬雷厉风行、埋头实干的作风, 紧紧依靠广大档案工作者抓落实、求实效, 知难而进, 奋力拼搏, 全力开创项目档案工作的新局面, 使项目档案工作能够更好地为项目整体建设工作服务。

摘要：重大建设项目对推动经济社会跨越发展具有重要的支撑和引领作用。文章分析了目前重大项目档案工作存在的问题及形成问题的原因, 提出了解决问题的对策。

关键词：重大建设项目档案,存在问题,原因剖析,解决对策

重大建设项目档案 篇2

一、项目档案的基础管理工作

1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

二、项目档案的完整、准确、系统情况

1.按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

三、项目档案的安全

1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

重大建设项目档案管理之我见 篇3

关键词:法治档平台分类管理合同管理过程管理

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1674-098X(2011)06(a)-0202-01

在重大建设项目管理工作中,紧紧依托依法治档这个平台,狠抓分类管理、合同管理,严格控制项目档案收集、整理、验收三个环节,实现重大建设项目档案管理工作的科学化、精细化和规范化,提高重大建设项目档案管理质效。下面就如何依托依法治档平台健全项目档案管理机制、如何提升档案管理质效及加强过程管理环节控制方法具体分析。

1 依托依法治档平台,健全重大建设项目档案管理机制

重大建设项目档案管理涉及面广,工作难度大。因此,严格依照相关法律、法规和规章,切实履行监督指导职责,逐步健全了重大建设项目档案管理机制。一是加强组织领导,设立专业化管理机构。建立重点建设项目档案工作联席制度,时时沟通衔接,协调解决工作中出现的问题和难题,及时掌握项目立项、建设进度和重点建设项目档案工作情况,形成了主体突出、职责明确、联动共管的长效管理机制,确保重大建设项目档案工作的顺利开展,营造了良好的外部环境;二是加大专项执法检查力度,推动重大建设项目档案工作。相关职能部门要对在建的重大建设项目的档案工作进行专项的执法检查,促使重大建设项目档案工作逐步走上依法管理的轨道;三是建设单位将档案管理工作纳入到工程质量行政领导人责任制和各参建单位工程质量领导人责任制。建立项目建设档案工作领导小组,配备专兼职档案人员,落实档案库房、装具和必备的设备、设施,形成齐抓共管的档案管理网络;四是建立档案资料收集、立卷归档、档案保管、档案利用和档案人员岗位责任制5个工作制度,确保档案工作的有效开展。

2 突出项目特点,狠抓分类管理和合同管理提升质效

2.1 加强项目监控,实行分類管理

本着“突出特点、便于管理”的原则,将纷繁复杂的重大建设项目统一划分为生产性类和非生产性类。其中又将非生产性重大建设项目分为公共工程类和房地产类。将生产性重大建设项目和公共工程重大建设项目纳入重点监控对象,房地产重大建设项目则归口城建档案室,实行统一的专一化管理。在整个的重大建设项目档案管理中,以省、市生产性重大建设项目和公共工程重大建设项目档案管理为突破口,以点带面促进整体重大建设项目档案工作质效的提高。一是加强信息采集。从相关职能部门采集重大建设项目信息,并对进入设计、施工的重大建设项目逐一核对,并按立项设计、施工、年内竣工三类,分别建立重大建设项目台账和重大建设项目管理档案,纳入正常管理;二是严格执行登记制度。严格对开工的重大建设项目以其主管部门为责任人组织登记,实行动态管理。

2.2 规范合同条款,加强合同管理

档案行政主管部门要及时介入立项完备的重大建设项目,监督指导项目建设单位及项目建设管理单位在签订设计、施工及监理等合同、协议时,设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、时间,以及对应提交文件的整理、归档责任。以合同形式确保项目档案的完整与安全,从而提高对重大建设项目档案管理的重视度和主动性。

3 加强过程管理,严格项目档案收集、整理、验收三个环节控制

3.1 加强收集环节控制

在项目建设期间,档案行政主管部门要指导建设单位编制项目档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表,按立项、设计、施工、竣工四个阶段对全部项目档案资料进行收集,并核对项目档案资料的有效性。同时,要求将项目文件的形成、积累和整理列入了项目建设计划和有关部门及人员的职责范围,并制定相应的检查、控制和考核措施。项目前期文件资料、设备文件资料和会计文件资料由项目建设单位负责收集;勘察、设计文件资料由勘察、设计单位负责收集积累;项目施工文件资料由各施工单位负责收集积累;项目监理文件资料由项目监理单位负责收集积累,确保项目档案完整。

3.2 加强整理环节控制

档案行政主管部门要加强对项目档案资料进行规范整理归档工作的指导。全部项目档案以编制好的项目档案分类方案为依据,先分门类,再分大类。文书档案的整理是以大类设置的二级类目为基本依据,按问题特征并结合其它形式特征的进行组卷;基建档案的整理是以工程性质为基本依据,按单个工程项目进行组卷;设备档案的整理是以生产装置为基本依据,按设备的结构进行组卷;会计档案则是按《会计档案管理办法》的要求进行分类组卷;声像档案是按时间顺序分专题进行整理。

3.3 加强验收环节控制

按程序报请或自行组织重大建设项目档案的验收。在验收前,档案行政主管部门要指导项目建设单位根据《重大建设项目档案验收办法》的要求,组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,对项目档案的基础管理工作,完整、准确、系统、安全情况进行全面自检,确保项目档案一次性验收通过。

重大建设项目档案验收准备工作 篇4

一、明确项目验收范围, 核查已归档项目文件

西气东输管道工程档案验收前, 档案部门始终保持与项目管理部门的沟通和联系, 掌握工程验收的范围, 取得实际完成工程的项目划分表、主要单位工程清单, 并了解工程验收时未完工程情况等。根据工程验收范围, 档案部门对工程立项到工程验收全过程的文件进行了认真核查, 对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 中“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”, 查缺补漏, 与各职能部门及时沟通, 督促文件归档职责单位尽快归档有关文件, 保证归档项目文件基本齐全、完整。

二、合理分类, 进行项目档案汇编

档案验收时, 必须要编制项目档案案卷目录, 在国家档案局《重大建设项目档案验收办法》中明确要求:项目档案必须达到完整、准确、系统。档案的“系统”就是指按其形成规律, 保持各部分之间的有机联系, 分类科学, 组卷合理。因此, 档案的分类显得尤为重要, 而项目档案分类也是建设单位进行项目档案管理时普遍遇到的难点问题, 很多单位在项目的档案分类上走了弯路, 由于分类方法不够科学, 项目档案排列比较混乱, 在项目档案验收时档案查找速度慢, 效率低, 不能满足项目档案验收的条件。西气东输档案部门早在建设初期, 认真学习了国家档案局制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》, 该规范中的“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”中按照项目开展的阶段列出了项目档案所包含的内容, 清晰明了。西气东输档案部门从一开始就确定了按照该规范的项目实施阶段进行分类, 把实施的项目作为项目档案的一级类目, 项目实施阶段作为项目档案的二级类目, 经项目实施同一阶段形成的工程资料相对集中, 大流水排列, 根据文件产生的种类、数量的多少, 还可进行三级类目的划分。实践证明, 这种分类方法, 使项目档案案卷脉络清晰, 简单明了, 满足项目档案系统化要求, 也大大方便了档案检索和利用。经过该档案分类管理实践, 我们认为:项目档案按照项目阶段进行分类, 将项目文件按照阶段相对集中, 能有效避免分类不当造成文件交叉排列的问题, 适用于任何行业的项目档案划分。

对于建管一体的项目, 工程资料随时产生、随时归档, 如果直接给以永久档号, 可能造同类文件排列分散、混乱, 这个问题可以这样解决:档案部门在收到工程资料后, 可将工程资料按工程阶段划分后先给一个临时档号, 将同专业、同类文件资料相对集中排列, 待该阶段所有资料都归档后, 再统一排列永久档号。这种处理方法虽然增加了一定的档案工作量, 但却保证了案卷的有序排列, 满足项目档案的系统性要求, 大大方便了日后档案的查找、利用工作。

档案部门在完成项目档案案卷汇编后, 应编制“案卷编制说明”, 打印所有案卷目录, 包括纸制档案外的所有特殊载体档案目录。案卷编制说明中应概括项目档案整体情况、编制原则、分类规则, 并说明有关情况等。通过案卷编制说明, 能够了解项目档案的编制和组卷管理概况。

三、对照《重大建设项目档案验收办法》中有关要求对项目档案进行自查整改

为保证项目档案的齐全、完整, 建设单位档案部门在完成所有项目档案的汇编整理后, 应组织计划、设计、施工、监理、质量、物资采购管理部门及使用等有关单位对项目档案进行自检, 内容是核查自项目立项直至项目验收整个过程产生的工程资料是否已全部编入项目案卷目录, 对于归档的项目档案的完整性进行确认。自检时, 档案部门需向各相关部门阐明工程验收的范围、相应工程档案验收的范围、自检的目的, 并提出问题整改时间要求。各部门自检范围根据各部门的职责范围划分, 划分原则上是“谁组织归档或负责组织归档, 谁负责相关档案的自检”。档案部门统一制订自检记录表格, 表格中包含自检部门、自检范围、自检情况、未归档项、整改内容、计划整改完成时间等项, 参加自检的各单位要对分工范围内的所有项目文件进行核查核对, 逐项记录自检情况, 记录存在问题, 对存在问题提出整改时间截点, 最后进行签字确认。自检工作后, 档案部门按照各单位确认的自检记录表格督促有关单位逐项整改直至整改完毕, 确保项目档案归档的完整性。通过各部门对项目档案的自检工作, 使归档工程资料的完整性得到进一步确认。

自检工作中, 档案部门还应对项目档案管理的规章制度、体制进行认真梳理, 认真搜集、整理反映项目档案管理过程的证据材料, 如项目进行中的档案培训资料、档案检查记录等等。

档案部门还应对项目档案的保管安全性进行自检, 库房、阅览、办公室应满足“三分开”要求, 档案库房应采取“八防”措施, 文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求, 库房柜架排列要求整齐规范……具体要求可参考《重大建设项目档案验收办法》附件2“重大建设项目档案验收内容及要求”的有关规定。

四、报送档案验收申请报告, 申请项目档案验收

对于重大建设项目, 项目建设单位应向国家档案局提出档案验收申请, 填写“国家重大建设项目档案验收申请表” (《重大建设项目档案验收办法》附件1) , 申请档案验收。项目档案验收应在项目竣工验收前一个月进行。项目档案验收申请报告应包括以下内容:项目概况, 立项批复情况, 项目划分及主要单位工程情况, 主要设计、施工、监理单位, 项目档案资料概况, 项目档案工作管理体制, 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况, 竣工图的编制情况及质量, 项目档案资料的接收、整理、管理工作情况, 项目档案自查整改情况、存在问题及解决措施, 档案完整、准确、系统性自评价及在施工、试生产中的作用等, 并附表说明项目档案文件材料的卷 (页) 数、竣工图卷 (张) 数等, 对于未完工程项目要逐一说明情况及计划完成时间等。

重大项目开展过程中, 建设单位应积极沟通国家档案局建设项目业务指导处, 随时沟通汇报项目情况、项目档案管理情况、档案验收准备情况等等, 取得他们的同步指导, 使项目档案管理工作得以顺利开展, 确保档案验收工作能够按照建设单位项目验收工作计划进行。

五、验收会议准备

为确保档案验收工作的顺利进行, 建设单位在申请档案验收时, 应同时做好验收会议材料的准备工作。会议材料包括两个部分:一是要有反映工程概况的影像资料, 使验收组成员通过影像资料了解工程概况, 影像资料可协调建设单位宣传部门协助制作;二是要编制能够反映项目档案管理的图文并茂的多媒体演示文稿, 内容包括:项目概况, 立项批复情况, 项目档案资料概况, 项目档案工作管理体制, 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况, 竣工图的编制情况及质量, 项目档案资料的接收、整理、管理工作情况, 项目档案自查整改情况、存在问题及解决措施, 档案完整、准确、系统性自评价及在施工、试生产中的作用, 未完工程情况等。除此之外, 建设单位还要通知项目主要设计、施工、监理单位编制能够反映项目设计、施工、监理竣工资料编制管理情况的汇报材料, 准备参加档案验收会议。所有验收会议材料应全面、生动地反映工程概况及工程档案的管理情况。

除以上工作之外, 项目档案管理人员在整个项目档案管理工作中, 要做一个有心人, 应及时了解项目开展情况, 掌握所有项目档案的形成、组卷情况, 熟悉案卷排号及柜架排列情况等等, 在项目档案验收时, 应能快速解答项目档案验收组提出的有关问题, 并做到快速调阅档案验收组的查询、调阅的档案等。

参考文献

公司重大项目档案管理规定 篇5

重大项目档案管理规定

第一章 总则

第一条 目的

为加强和规范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下简称“公司”）重大项目档案管理工作，确保其收集齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案管理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条 适用范围

本规定适用于公司及其各级全资、控股子企业及所管辖的单位（以下简称“各单位”）等。

第三条 名词解释

（一）重大项目指经政府及投资主管部门批准的和列入公司重点项目，包括重大基本建设工程、重大科研、重大产品研发、重大技改、重大改制重组及股权投资项目等。

（二）重大项目档案是指重大项目在规划、建设、实施、验收及管理过程中所形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。包括实体档案、声像材料及实物档案等。

（三）子企业是指公司根据发展战略规划和突出主业、提高公司核心竞争力需要依法设立、投资的、具有独立法人资格主体的企业。包括：

1.公司直接或间接独资设立的各级全资子公司；

2.公司直接或间接与其他公司或自然人共同设立的、控股50%以上，或未达到50%但能够解决其董事会半数以上成员的组成，或者通过协议或其他安排能够实际控制的各级控股子企业。

第二章 重大项目档案管理组织机构、职责

第四条 组织原则

公司及所属各单位重大项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理的原则。

第五条 主要职责

公司办公室为重大项目档案主管部门和管理部门。主要职责：

（一）贯彻执行公司重大项目管理方针、政策及实施方案，制定重大项目档案管理制度；

（二）统筹、协调公司重大项目档案管理工作，负责对重大项目进行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）对公司及所属各单位重大项目档案管理工作进行监督、指导与检查，协调解决项目档案管理业务工作中遇到的问题；

（四）接收公司全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，实行集中统一管理；

（五）组织或参加公司及所属各单位项目档案管理验收工作；

（六）对所属各单位重大项目档案管理工作进行表彰和奖励。第六条 公司及所属各单位项目承办单位（或部门），要根据本单位实际情况，明确重大项目档案主管部门和档案管理部门，明确工作职责，设专、兼人员负责重大项目档案日常管理工作。项目承办单位专、兼职档案人员主要职责负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交。

第七条 公司及所属各单位重大项目档案主管部门，应将重大项目档案管理工作纳入本单位、本部门工作计划，加强对重大项目档案工作的领导，听取其工作汇报，并为开展业务管理工作提供保障。

第八条 公司及所属各单位重大项目档案管理部门，负责本单位重大项目档案管理工作。其主要职责负责接收项目承办单位（或部门）移交的重大项目档案；负责对项目档案进行编目、保管及提供利用等。

第三章 重大项目文件（档案）的形成与管理

第九条 项目文件（档案）的归档范围

重大项目承办单位的档案主管部门或档案管理部门应制定本单位重大项目文件材料归档范围（见附件2）；

公司及其全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，包括重大建设、改制重组、股权投资等所形成的全部档案。

第十条 项目文件管理

重大项目承办单位的项目承办部门，应设专职或兼职档案管理人员，依据重大项目文件材料归档范围，负责对项目文件进行收集（必须是原件）和整理。

第十一条 重大项目承办单位的档案主管部门专职或兼职档案人员对已列入归档范围，但项目实施过程中确需利用的项目文件进行跟踪，制定归档时间，确保项目文件收集齐全、完整。

第十二条 重大项目承办单位档案主管部门专职或兼职档案人员，要将收集到的项目文件做分类目录，并上报本单位档案管理部门备案。

第四章 重大项目文件的移交与归档

第十三条 公司及所属各单位重大建设项目、科研、技改、改制重组及股权投资等项目主管部门，应设兼职档案人员负责对其所形成的项目文件进行收集、分类、整理、立卷，按时间或按阶段向本单位档案管理部门进行移交归档。

第十四条 移交归档时应符合下列要求：

（一）移交归档时间：项目文件应当在办理完毕相关手续后实时或定期归档。定期归档应为项目开工（或立项）后三个月、半年、一年或项目竣工；

（二）移交归档内容：凡与项目有关所收集到的全部文件。

（三）移交归档要求：移交归档的项目档案，应将保管期限划分准确，卷内（文件）目录填写清晰，编号正确，附件齐全；

（四）涉及改制重组、股权投资或在一定期限内保密的涉密文件应按《公司保密工作条例》有关规定办理移交归档手续。

第十五条 重大项目档案移交时，应由项目承办部门兼职档案人员编制移交目录，向本单位档案管理部门进行移交。移交目录一式二份，由移交和接收相关人员签字后，双方各存一份。移交目录应包括：序号、文件编号、责任者、提名、文件形成时间、页号等。

第十六条 公司及所属各单位档案管理部门对接收的重大项目档案进行系统整理，拟写案卷标题，编制案卷编号和案卷目录，填写备考表，完成案卷归档入柜。

第十七条 公司及全资、控股子企业所管辖的单位在完成对项目档案的收集、整理、编目及归档后，以完成项目档案验收，签署正式通过验收意见之日起，在本单位档案部门保管2年的项目档案，按照有关管理规定按时向公司档案部门移交，实行集中统一管理。

第五章 公司重大项目档案的验收

第十八条 公司重大项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。凡重大建设项目、技改项目等未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十九条 按照上级单位有关重大建设、技改项目档案验收的有关规定：一般项目档案验收应在项目竣工验收前一个月内完成；重大项目的档案验收应在项目竣工验收前三个月内完成；如特殊情况项目档案验收也可与项目验收同步进行；项目档案如不能按时验收，需提交申请延期报告，并经项目档案主管部门领导核实批准。

第二十条 档案验收由项目承办单位档案主管部门提出申请，填写《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表》（见附件1），由公司项目主管部门及档案管理部门共同组织重大项目档案的验收，必要时由档案行政主管部门等组织验收。

第二十一条 法律规范中对验收有特别规定的，应服从法律规范的规定。验收结束后，要形成验收意见并签署日期，反馈项目承办单位作为建设项目总体竣工验收的依据之一。凡在规定时间内未向本单位档案管理部门移交档案资料或档案资料移交不齐全的，且未经上级档案主管部门重大建设项目专项验收合格和终验未经档案验收人员签字认可的，上级建设主管部门应不予出具竣工验收合格证明。

第二十二条 重大项目档案验收不合格的项目，由上级或上级委托公司档案主管部门向项目承办单位提出整改意见，要求项目承办单位在项目竣工验收前对存在的问题限期整改并进行复验。复验后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，由上级或上级委托公司档案主管部门提请对项目承办单位通报批评。如由于管理不当，造成档案损失的，应依法追究项目承办单位及有关人员的责任。

第六章 重大项目档案的保管与利用

第二十三条 由于公司档案库房空间有限，可以充分利用各单位资源作为公司档案馆分馆（室）。将待移交的重大项目档案仍然保存在原单位，由原单位档案人员负责日常管理并向公司档案部门移交项目档案目录，管理将对标公司。

第二十四条 公司及所属各单位档案管理部门应本着安全保管的原则做好重大项目档案的保管工作。存放项目档案的库房，应符合“八防”要求，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防鼠、防虫。库房内应设有空气调节设施，温度控制在14—24℃之间，相对湿度控制在40%—65%之间。

第二十五条 公司及所属各单位档案管理部门应建立重大项目档案借阅制度，严格借阅手续，规定借阅时间。借阅重大项目档案一般要在三个工作日内归还。

第二十六条 公司及所属各单位档案管理部门在借阅公开范围的重大项目档案时，应当执行档案借阅制度；借阅不公开范围的重大项目档案时，应由主管部门领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。

A.公司重大项目形成部门因工作需要需查（借）阅重大项目档案时，可直接到公司档案部门查（借）阅；非重大项目形成部门需查（借）阅重大项目档案时，须经主管领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。查（借）阅重大项目档案，需填写“档案借阅利用效果登记”；

B.公司所属各单位需查阅公司重大项目档案时，须由所属单位档案部门有关人员持本单位介绍信，到公司档案部门查阅。查阅后需填写“档案借阅利用效果登记”。

第二十七条 公司各全资、控股子企业及所管辖的单位在查阅本单位已移交至公司的重大项目档案时，可由本单位档案部门有关人员直接到公司查阅。

第二十八条 公司及所属各单位在利用重大项目档案时应妥善保管，不得损坏或遗失；未经档案管理部门同意，任何部门及个人不得任意拆卷，不得复印，不得转借。

第七章奖励与惩处

第二十九条 公司及所属各单位档案主管部门，应定期对本单位重大项目档案收集、归档进展情况进行自查，并将自查报告上报公司档案主管部门。第三十条 公司及所属各单位档案主管部门，应在各单位上报自查报告的基础上进行抽查，对在项目档案管理工作中成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。

第三十一条 有下列情形之一的，重大项目档案主管部门将责令限期整改；情节严重的，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按规定收集项目文件；

（二）不按规定移交或者接收项目文件；

（三）违反规定对外提供项目档案；

（四）损毁、丢失项目档案；

（五）擅自复制、公布项目档案；

（六）玩忽职守，造成项目档案损失；

（七）其它违反本规定的行为。

有前款第三、四、五、六项情形，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分。

第八章 附注

第三十二条 本规定由公司办公室负责解释。第三十三条 本规定自印发之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案归档范围 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收内容及要求

附件4：《重大项目档案管理规定》项目档案移交流程 附件5：项目档案移交流程说明书 附件6：《重大项目档案管理规定》重大项目验收流程 附件7：重大项目档案移交流程说明书 附件8：重大项目档案利用申请表

重大建设项目档案 篇6

【关键词】肯斯瓦特；水电工程档案；特点；档案管理

Talking about the features and management of major hydropower project files

Chen Zhi-yan

（Eighth Division of Xinjiang Production and Construction Corps Manas River Ken Watts Water Project Shihezi Xinjiang 832000）

【Abstract】This paper would like to Ken Watts Water Control Project， for example， talk about the characteristics and management of major hydropower project files.

【Key words】Ken Watts；Hydropower project files；Characteristics；File management

重大水電工程是一个地区乃至国家发展的战略工程，其档案的重要性不言而喻。近几年来，国家、兵团有关部门为加强重大工程档案管理，多次就做好重大工程档案工作召开会议和制发文件，要求做好重点工程档案的管理工作。玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程是国家西部大开发重点工程，兵团独立建设、投资最大、规模最大的“十一五”重点水利建设工程。总投资 15.9 亿，由国家投资7.5亿元，银行贷款为6.6亿元（含建设期利息），兵师自筹资金1.8亿元。工期长达5年。该工程的建设关系到八师石河子市长远的发展。肯斯瓦特建设管理局充分认识工程档案工作的重要意义，从工程立项到至今建管局对档案工作作了的充分的安排，时至今日，工程文件应归档的已全部归档，并进行了规范整理。本文谨以肯斯瓦特水利枢纽工程为例，谈谈重大水电工程档案的特点与管理。

1. 肯斯瓦特水电工程档案的特点

1.1 档案形成周期长。

肯斯瓦特工程建设周期较长，历时5年，为了使该工程档案达到准确、齐全的要求。

1.2 档案数量大，种类多。

该工程是集防洪、灌溉和发电为一体的综合水电工程不同于一般基建工程，它是由许多单项工程的综合，工程庞大。因此，整个工程建设中所形成的科技档案的种类就不象一般工程那样单一，数量上亦远远多于一般工程。既有主体工程，如大坝施工等工程，又有附属工程，如导流洞、1号桥、上下游围堰等工程。既有土建工程，如厂房的施工。又有机械设备安装工程，如机电设备安装工程等。参加工程的单位也是众多的。由于各施工单位的任务和专业性质不同，使得形成的档案种类繁多，数量浩大。而且整套科技档案的构成也相当复杂，有水工基建档案，机械设备档案，地质勘测档案，工程试验档案，工程设计档案以及水文、气象、合同、协议档案等。

1.3 档案载体形式多样。

该工程档案的又一明显特点是，载体形式多样。除了有普通纸张作为载体材料外，还有制成原图的绘图纸，制成照片以及录音、声像的磁性材料，获得奖项目的奖杯、锦旗实物档案等。

2. 肯斯瓦特水电工程档案管理

2.1 做好项目实施前的档案准备工作。

（1）建管局领导对该工程档案管理工作高度重视，为使档案工作有序开展，根据肯斯瓦特工程建设周期较长的特点，成立了档案工作领导小组，并由局长主管、副局长分管档案工作，并成立了专门的档案室，制订了一系列档案管理制度及工作流程，将档案工作纳入工程建设的全过程。

（2）配备了专兼职档案管理人员。档案室设置了三名专职档案管理人员，负责对各科室及参建单位资料收集的指导工作；建管局各科室又配备了兼职档案管理人员，负责本科室及对口施工单位资料的收集、审核工作。

（3）该工程建设采取了投标承包的办法，而中标单位在工程总承包后，往往又将某些单项工程再外包，在这种情况下，和施工方的承包合同中签订了有关档案的收集、积累、整理以及归档时间、份数、质量要求等内容，以免出现施工单位只顾工程进度，而忽视技术文件材料形成和归档的不良现象。并留合同款的5%作为工程资料款。我局严格要求施工单位在工程建设中配备了工地专职资料员，我局档案人员经常与施工方资料员保持联系，在业务上给予指导，起到了很好的作用。作为档案室人员，还根据该工程工期长，档案成套性强这一特点，经常深入工地进行指导、检查。

2.2 深入工地追踪收集。

根据工程进度和实际情况，采取分阶段归档案的办法。如每一单项工程竣工或中间交工验收时，由档案人员参加验收并接收档案，确保该工程档案的齐全完整。工程周期短的单位工程。如：在办公、宿舍楼建筑工程的土建、水暖、电器照明等单位工程进行中，档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高。还有就是采取分阶段收集的方法进行资料的收集。这种方法适用于形成档案材料慢，工程周期长的单项工程。如：在跨年度的导流洞工程、办公和宿舍楼工程等单项工程进行中，建管局始终保持与兼职档案员及施工、监理单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

2.3 档案管理范围明确，突出重点。

该局针对工程建设中形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员较多稍有疏忽就可能遗漏。加上施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成，临时机构解散而档案材料也随之消失。建管局为了保证档案资料收集齐全、完整，改变了等人将档案送上门的做法。档案管理人员首先是了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。同时，诸如，主体工程和附属工程应以主体工程大坝为主；生产设施和生活设施，以生产设施为重点；隐蔽工程和地上工程以隐蔽工程为重点。

2.4 进一步提高项目档案管理人员的素质。

加强培训，提高管理人员水平。石河子档案馆对肯斯瓦特工程高度重视，指派建管局专职档案人员参加兵团档案局进行系统的培训，并举办了师市重大建设项目档案管理的培训班，肯斯瓦特工程各施工、监理等单位都参加了培训，通过多次培训，极大地提高了档案管理人员的业务水平。

2.5 设备齐全，存放有序。

我局该档案门根据各种载体、形式、分别采取不同的保管方式，存入相应的资料库。例如对于声像及录音资料存放专门购置必要防磁柜，对于照片档案专门购买专用的存放照片档案的影集，根据《照片档案管理的现行办法》，把照片档案分成永久和定期两种，同时对于照片、图纸、摄像等资料通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，并刻成对应的电子光盘。建管局配置了必要的设备，如防磁柜、影集、扫描仪、计算机、档案柜等，确保各种资料保管的安全，确保各种资料保管的安全。

3. 结术语

浅议企业重大建设项目档案管理 篇7

近年来,随着企业的快速发展,随着市场需求的不断变化,企业为提升竞争力,积极创新驱动,拓展产品结构,开展生产扩能等活动。为满足发展需要,不断加大固定资产投资,兴建新厂房,购置新设备,建设项目数量大大增加,随之产生的项目档案数量和内容亦愈来愈多。由于重大建设项目投资数额大,周期长,涉及面广,给项目档案管理工作带来了很大难度。

笔者作为验收成员,多次参加了本系统重大项目档案的验收工作,通过对项目档案的基础管理情况,项目档案的完整、准确、系统情况,项目档案的安全状况等进行检查,本文就项目档案验收中发现的问题,针对解决方法和措施进行分析探讨。

一、项目档案工作现状

在检查验收中发现,大多数单位对项目档案工作给予高度重视,设置了专门机构、配备了专门档案人员对项目档案进行管理,建立了项目档案管理制度,建立了项目档案工作业务流程。完成了项目文件收集、整理、归档,完成了项目档案的分类、立卷、编目等工作。采取了有效安全措施,对项目档案进行妥善保管。但由于各单位对项目档案认识的程度以及对标准的理解把握等不同,导致项目档案管理上存在差异和不足,对项目档案的完整、系统和质量带来一定影响。

二、项目档案管理过程中存在的问题

(一)档案意识淡薄,对项目档案管理工作重视不够

项目档案真实地记录了项目立项筹建、招标、设计、施工、竣工验收以及项目试运行、项目评估等全过程活动,它既为在建项目提供重要依据,又为项目投产后的使用、维修、管理、改扩建提供依据,为企业的管理运营发挥着重要的依据和凭证作用。有的单位对项目档案重要作用和重要意义认识不深,只重视项目建设的质量,而忽视项目档案工作,表现在:

1. 业务部门未指定专人,只是临时指派人员管理项目文件,对形成的项目文件未能及时收集、登记,造成项目文件收集不完整;

2. 将项目文件积压存放,未能及时整理,造成项目文件无法借阅,影响使用;

3. 项目文件借阅制度不健全,文件借阅后未能做好登记,导致项目文件借出后催还难。

(二)管理缺乏制度化,导致了项目档案归档难

有的未将项目档案收集、整理、归档等纳入项目档案的管理制度,造成项目档案管理工作职责不清,导致了项目文件归档难。比如项目建设施工、监理单位,不及时对形成的项目文件进行收集整理,待项目完工后突击进行,造成项目文件不齐全及整理质量不符要求,无法移交归档。未能及时参加设备开箱、竣工验收等活动,未能准确把控应归档文件内容,影响项目文件归档质量,给归档工作带来一定影响。

(三)对归档要求不了解,导致项目文件归档不完整和质量问题

有的业务单位、项目施工单位、监理单位,对项目文件归档内容及质量要求不清楚,导致了项目文件归档不完整及质量不符合要求,存在着项目报批文件附件未归档,项目文件的复印件归档,档案内容上有铅笔书写字迹,竣工图章上主要信息填写不完整,档案内容上签字不齐全等现象。

(四)对管理标准理解不透,导致了项目档案整理存在不规范现象

由于对项目档案整理规范掌握不准确,影响了档案案卷质量,存在着卷内文件编页方法不统一、编写位置不确定,将部分文件单纯罗列、直接装订,卷内目录、备考表填写不准确,卷盒、表格规格式样及制成材料使用不规范等现象。

三、解决方法与措施

项目档案是项目工程质量的内在表现和项目建设的法律依据,在今后企业发展中,发挥着不可替代的作用。企业应使每一位项目档案工作参与人员牢固树立责任意识,以高度的责任感做好项目档案工作。

(一)提高认识,强化参与人员责任意识

企业应组织项目参与人员认真学习做好项目档案的重要意义,项目设计、勘察、施工、监理等单位应各尽其职,做好职责内合同规定的项目文件的编制和移交。组织、协调和指导项目参与单位做好项目文件收集、整理和归档等工作,划定分工,明确责任,确保项目档案的完整和质量。

(二)健全项目档案管理机制,为做好项目档案工作提供保障

1. 建立完善的项目档案组织体系。

明确项目档案工作主管领导,设置项目档案管理部门并配备专门档案管理人员,负责做好项目档案管理工作。建立由项目档案主管领导负责,以档案部门为核心,以各职能或项目责任单位为基础的项目档案管理体系。

2. 制定完善的项目档案管理制度。

按照国家、行业相关要求,对项目文件的形成、收集、积累、整理、归档,以及项目档案收集、整理、保管、利用等各项工作进行规范,构建适应本单位以及项目自身特点的项目档案标准化管理体系,实现项目档案的制度化和规范化管理,确保项目档案工作有章可循。

3. 建立优化项目档案工作业务流程。

建立项目文件和项目档案形成、收集,整理、归档、保管、利用等各业务工作流程,并不断优化,保证项目档案各环节的通畅,保证项目档案管理工作的有序开展。

(三)提前介入,做好项目档案工作前端管控

1. 加强管理标准学习,了解掌握项目档案管理各项要求。

档案部门要首先组织档案人员,学习国家、上级以及本单位档案管理相关制度和管理标准,对做好项目档案工作要求、业务规范进行深刻领会和掌握,为开展项目档案监督、检查及业务指导工作打好基础。

2. 制定《项目档案工作实施方案》,并组织落实。

档案部门应积极参与项目建设,全面了解掌握项目建设内容和进程,超前谋划,会同相关部门制定《项目档案工作方案》,列明详细计划,制定配套措施,按照各节点逐项推进,保证项目档案工作良好开端。

3. 提前介入,做好项目文件收集管控。

项目文件的收集,是项目档案工作的开始,把握这一关键环节尤其重要。在项目一立项,档案部门即应组织开展项目职能人员业务培训,详细讲解项目前期文件归档范围,提出归档要求,使职能人员在收集项目文件时,知道“要什么,怎么管”,保证前期项目立项、审批、招投标、相关协议、来往函件等文件的完整和质量;在项目开工前,即应组织施工单位、监理单位,系统学习国家、上级及本单位档案管理标准,使这些参建单位能够了解相关项目档案工作要求,在施工、监理过程中,能够按照企业提出的要求,开展项目文件收集整理工作,保证施工、监理文件收集完整和归档质量。

(四)全程跟踪,做好项目档案工作的过程管控

1. 企业要将项目档案工作纳入项目管理工作,同步管控。

项目文件的形成、积累和归档应纳入领导议事日程,纳入相关部门和有关人员的经济责任制及岗位职责,并建立考核机制;档案人员应按时参加基建项目验收、设备开箱等活动,认真检查应归档科技文件的完整、系统和质量。

2. 档案部门应深入职能单位、施工单位、监理等项目建设相关部门,主动了解掌握项目档案工作需求,对项目文件管理工作进行督导和检查,检查项目文件形成、管理等各环节工作,指导项目文件分类、整理,建立健全项目文件借阅台账等,发现问题,就地整改,确保项目文件完整、规范和安全。

(五)认真查验,把好项目档案质量关

建立项目文件归档会审制度,组织本单位项目相关职能人员、项目监理单位、施工单位、参建单位共同对项目文件进行会审、验收。严格按照项目档案管理标准要求,对项目文件质量、项目文件整理规范性等检查验收,由会审单位共同签字,并形成审查记录,一并归档,确保项目档案的完整和质量。在项目文件验收时,要特别注意以下几点:

1. 在签订项目设计、勘察、施工及监理合同、协议时,是否应设立专门条款,明确有关方面应提交项目文件,以及整理和归档要求。

2. 保证档案的原始凭证作用,关键的重要文件是否原件归档。

3. 项目档案内容应完整,签字应齐全。

4. 档案字迹应具有耐久性;录音、录像文件应保持载体的耐久性和文件的有效性;永久、长期储存的电子文件,应使用一次写、只读等光盘刻录。

5. 竣工图应加盖竣工图章,内容填写要规范,主要项不能漏项。

6. 图样不能任意改动,应按相关规定进行杠改或划改,并做好相应标记。

7. 项目文件应按照文件形成规律,保持文件间的有机联系,进行整理立卷。

8. 卷内每份项目文件均应加盖归档章,归档章上内容要规范填写。

企业重大建设项目档案,真实地记录了企业重大投资项目建设的全过程,是企业信息资源的重要组成部分,是企业宝贵的财富,为企业运营和发展发挥着不可替代的作用,做好重大建设项目档案工作,具有重要的现实和长远意义。

摘要：重大建设项目档案,是项目建设形成的真实记录,见证了项目建设的全过程,是项目稽查、审计、监督、管理、验收以及今后使用、维护、改造的重要依据,对企业运营管理发挥着重要作用。本文就检查验收中发现的问题,就如何做好重大建设项目档案管理工作进行分析和探讨。

关键词：项目档案,问题分析,方法措施

参考文献

重大建设项目档案 篇8

一、要建立健全项目档案工作的规章制度

建立健全项目档案工作的规章制度是做好档案收集工作的基础。攀钢很多重大建设项目都实行公开招投标, 设计、施工、监理单位来自全国各地, 工程完工后, 各方移交的竣工档案标准不同, 格式不一。因此, 公司结合了自身实际情况, 按照国家档案管理标准, 制定和颁布了《档案管理标准》, 明确规定了施工单位、质量监督部门、设计单位、监理单位、使用单位、公司档案管理部门及财务部门的职责;明确规定了档案资料的收集范围、种类和质量要求, 这就为保证项目档案的完整、准确、系统, 实现项目档案管理规范化、标准化奠定了良好的基础。

公司档案主管部门必须参与合同审查会签, 在合同中设立专项条款, 明确规定了参建单位必须按照公司《档案管理标准》的要求收集归档竣工资料并扣留一定比例的合同金额作为竣工资料保证金, 以确保竣工资料的收集归档得到参建单位的高度重视。在工程结算和设备最终付款时, 必须有档案人员在结算单上签字、盖章, 确认其档案资料已达到归档要求, 财务部门方可付款。这就使档案资料的归档具有了法律效力, 为以后档案资料的收集归档工作打下了良好的基础, 从制度上有效保证了档案资料的完整、准确和系统。

二、及时介入, 做好项目档案工作的业务监督、检查、指导

(一) 必须从项目资料形成的“源头”抓起。

开工前, 档案主管部门要将项目资料的收集范围及具体要求向各参建单位进行技术交底。各参建单位要将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核, 确保项目档案工作与项目建设同步进行, 将档案工作贯穿于项目建设全过程。

(二) 按照工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。

所谓同步检查就是要求资料检查与工程建设同步, 特别是要抓住工程建设的几个重要阶段, 如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等。所谓经常检查就是对工程项目资料的质量要进行经常性检查。根据实际情况每周或每月检查一次, 以便能够及时发现问题, 及时纠正。具体检查内容主要包括以下几点:一是检查资料的形成是否及时、完整、齐全。重点检查验槽记录、隐蔽记录等。二是检查每份记录或表格是否为原件, 是否为标准格式。表格填写是否完整、规范、清晰。三是检查每份记录或表格的签字是否及时、齐全, 有无代签现象, 书写的墨水是否符合要求等。四是检查设计变更材料。主要是检查变更材料是否齐全, 清楚, 是否都加盖了竣工图章, 是否明确了采用情况及在相应图纸上进行了修改。

(三) 档案主管部门对每月资料的检查情况及时进行通报。

针对存在的问题, 提出整改措施并要求限期整改。以此使各参建单位的领导、工程技术人员、档案人员能够及时了解和掌握本单位的项目资料管理情况, 重视工程项目资料的收集和归档。实践证明, 通过对项目资料的同步检查和经常检查, 收到良好的效果。一方面, 参建单位主动向我们通报档案收集、整理过程中出现的问题;另一方面自身也重视档案的质量, 主要体现在表格统一、签认齐全、归档的原件率比以前有了明显提高, 对检查中发现的问题能够及时整改等。

三、加强档案业务知识培训, 提高各类人员业务素质

(一) 立项前对各职能部门经办人员进行档案收集工作培训。

档案主管部门要详细说明归档资料的数量、质量、时间要求, 以引起各职能部门对档案工作的认识和高度重视, 确保工程建设前期资料、外事活动资料、外部配套建设或协作的有关资料及时收集归档。

(二) 开工前对参建单位进行档案业务知识培训。

各参建单位来自全国各地, 项目档案管理标准不统一, 档案管理水平也存在差异。为确保项目档案的质量, 在工程开工前, 公司档案主管部门就要举办培训班, 对参建单位项目经理、工程技术人员和档案员进行档案管理知识培训, 学习项目档案如何分类组卷、编制及档案相关知识, 明确归档范围和使用的表格样式, 为各参建单位项目档案收集归档统一了标准。

(三) 加强和提高使用单位工程技术人员和档案人员业务素质。

项目档案工作是一项专业性很强的工作, 要求从事该工作的人员不仅要具备档案专业方面的知识, 还要懂得一些工程方面的知识。因此, 一方面, 档案人员和工程技术人员应在实际工作中努力学习项目档案管理相关的业务知识和技能, 苦练内功, 提高自身业务素质;另一方面档案主管部门也要加大对他们项目档案专业知识的培训, 并创造机会与相关单位进行经验交流, 学习其他单位的先进管理经验和做法, 以弥补自身档案管理方面的不足。

摘要：该文从工作实际出发, 阐述了重大建设项目档案收集工作的几点体会是要建立健全项目档案工作的规章制度, 加强业务指导、检查、监督、培训, 提高项目档案的收集质量。

关键词：项目档案,收集,工作机会

参考文献

[1]陈龙民.菲迪克模式下的高速公路工程档案管理——以京沪高速公路临沂段工程档案管理为例[J].中国档案, 2013 (8) .

重大建设项目档案 篇9

一、当前企业重大建设项目档案管理中的存在问题

(一) 文件材料的管理问题

有些重大项目在建设过程中, 很多文件材料的制作不规范, 大多只是用纸和笔来记录, 这就容易出现纸、笔的质量问题影响文件材料的质量, 同时, 在纸的规格方面, 文件的制作没有严格使用统一规格的纸, 这就导致文件材料的形成质量不符合规范要求。有的建设项目竣工图收集不齐全, 在建设过程中更改内容未在相关图纸和文件中注明的现象普遍存在, 导致项目竣工图不能准确、清晰、真实的反映项目竣工时的实际情况。有些重大项目文件材料的收集不齐全, 比如, 前期文件、设计文件、建设文件、监理文件的收集不系统、不完整, 对项目施工前原建筑的使用情况、开工仪式、施工过程、施工技术、项目竣工、园林绿化等有关的声像和电子文件材料的收集不重视等。

(二) 项目档案管理与项目建设不同步

重大项目档案管理的基本原则是, 档案管理和项目建设必须同时进行。但是在实际工作中, 相当多的项目档案管理明显滞后于项目建设的进程。这主要表现在:在项目设计阶段, 没有同时将档案管理工作纳入项目建设的计划和合同中, 未对项目档案实行合同化管理;在项目建设阶段, 项目档案管理的计划、部署和检查不能同项目建设工作同时进行, 未对项目建设和项目档案进行一体化管理;在项目各个阶段建设的时候, 项目档案的文件材料的收集跟不上工程建设的各个阶段, 甚至还出现文件材料丢失, 数据失真的情况, 未对项目档案工作的有关要求列入项目建设的控制管理内容中。

(三) 管理机制不健全

在很多建设单位中, 很多项目档案管理人员对项目档案各个环节的管理都是各自为政, 对管理工作是推着干, 这就导致档案管理失控。目前, 虽然很多建设单位制定了相关的建设项目档案管理机制, 但是这些机制并不健全, 存在很多漏洞。当前, 重大建设项目档案管理还未形成一套系统的、完善的、切实可行的管理机制。

(四) 职责不明确

项目建设单位对于项目档案管理工作的具体内容、具体做法和具体职责还比较模糊。比如, 对建设项目档案管理的检查和指导工作不到位, 项目主管本应担负起这样的责任, 但是有些项目主管对档案管理的检查和指导工作并重视;很多建设单位普遍重项目建设, 轻档案管理;项目施工每道工序结束的时候, 施工未向监理单位报验就进入下一个施工工序;监理在进行工程质量检查的时候, 本应将档案资料纳入检查内容, 但是在实际工作中, 监理单位往往忽视对档案资料的检查。

(五) 档案管理人员专业水平较低

档案管理人员在项目档案管理中占有非常重要的作用, 但是部分建设单位的档案管理人员对项目建设和档案管理知识都不懂, 文化程度和业务素质比较低, 加上很多档案管理人员身兼数职, 工作精力都被分散出来, 这就使档案管理人员不能适应工作的需要, 不利于建设项目档案管理工作的顺利进行。

二、应对措施

(一) 做好档案资料的收集, 严把档案质量关

在项目的准备阶段, 档案人员要对建设项目各个管理职能部门的相关资料进行收集, 主要收集项目的前期立项报告、可行性研究报告和评估、设计计划书、施工方案、施工准备、勘察、监理、外事活动等各项资料;在施工阶段, 对施工工艺、工程质量控制、工程质量验收、竣工图等资料进行详细的收集, 严格各项资料收集工作的过程;在验收阶段, 主要收集工程竣工总结、竣工验收记录文件以及各项专项验收认可文件;在资料收集过程中, 明确各个工作人员的责任和档案收集的范围, 提高收集进度, 保障档案资料的准确性、完整性和及时性。

(二) 实施同步管理

由于项目档案的形成来自于各个项目建设的部门和单位, 内容涉及面非常广, 因此, 必须将重大建设项目管理纳入项目建设计划, 保证档案管理的有关问题能够得到及时的解决;建设单位在进行项目研究、部署、检查、监督和总结的同时, 应将项目档案管理纳入项目建设程序管理, 对项目建设和项目档案实施一体化管理;一个重大的建设项目是由各个建设阶段组成的, 因此, 档案管理工作要积极跟进项目建设的各个阶段, 确保项目档案管理与整个项目竣工验收同步进行。

(三) 建立健全档案管理机制

建设单位必须充分认识到项目档案管理的重大意义, 在抓好项目建设工作的同时, 要高度重视项目档案管理工作, 建立健全档案管理机制, 并严格制度执行。建设单位在与有关单位进行合同签订的时候, 要将项目档案管理纳入合同;把项目档案管理纳入项目建设程序管理, 改变与建设项目各自为政的局面, 实现管理的一体化;明确项目档案管理的检查、审核机制, 将项目档案管理纳入监理部门职责;将项目档案管理纳入评比范围, 在开展项目质量、安全、管理等评比活动中, 也要对项目档案管理进行评比;建立健全档案管理的规章制度和奖惩机制, 落实责任到人。

(四) 严格档案管理职责

项目建设单位与施工单位要签订相关责任书, 明确施工、建立等建设项目档案管理的职责和义务, 保证档案资料的完整、准确和归档及时;相关单位要制定相关的岗位责任制度, 将项目档案管理的各项职责明确到个人, 专人专管;要明确项目工作程序和规范, 规范施工过程中的档案收集、整理、保管、修改、提交以及归档等工作;项目监理在检查项目建设的质量和进度的同时, 要检查文件材料的收集是否准确、完整, 与项目建设的实际情况是否相符, 并对档案管理实行严格的监督。

(五) 加强培训力度

档案人员的业务素质的高低是档案管理质量的重要保障, 因此, 必须加大对档案人员业务知识的培训力度, 采取各种培训方式提高档案人员的业务素质和业务能力;加强对档案人员的专业培训, 培养复合型项目档案管理人才, 保证每个档案人员都具备较强的项目建设知识和档案管理知识, 提高他们解决问题、善于协调、善于运用新知识的能力, 为项目档案管理的系统性、可靠性、及时性提供智力支持。

参考文献

[1]黄静雅.企业重大建设项目档案管理的几点体会[J].四川档案.2012, 47 (5) :47-48.

[2]于立.重大建设项目档案管理之我见[J].黑河学刊.2012, 15 (7) :160-161.

[3]裴岚.浅议企业重大工程建设项目档案管理[J].云南档案.2008, 42 (3) :25-26.

[4]孟宪华, 吴炳亮.试析重大建设项目档案管理存在的问题与对策[J].黑龙江档案.2008, 9 (6) :14-15.

重大建设项目档案 篇10

关键词：地震重大项目,档案,规范化

地震档案是国家档案的重要组成部分, 是我们从事党政管理, 科学研究, 基本建设, 设备仪器等地震工作和生产活动中直接形成的具有保存价值的不同载体、不同形式的历史记录, 是防震减灾事业历史进程的真实痕迹。

在数以万计的地震档案中, 重大项目档案占据着无可替代的位置, 是重中之重。重大项目是庞大的社会系统工程, 具有投资数额大、建设工期长、参与者众多等特点。重大项目档案记录了项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的具有保存价值的文字、图表及声像等材料, 是全面鉴定项目完成情况的重要依据, 也是项目竣工验收的前提条件, 它为建设项目日后进行管理、维护和改扩建等方面的工作提供了主要依据。

本文通过对中国地震背景场探测项目河北子项目 (以下简称“背景场项目”) 的整体档案工作情况进行总结分析, 浅谈重大项目档案的特点及如何做好重大项目档案的规范化管理。

一、地震重大项目档案的特点

(一) 档案形成的分散性、多样性。背景场项目建设地震观测台站 (点) 61个, 主要地震观测仪器285台 (套) ;建筑面积1029.67平方米, 涉及6个市地震局、5个地震中心台, 遍布全省。探测项目包含测震、地磁、地电、地下流体和强震动个专业子项。

项目产出的资料形成环节多, 实施过程中内外部协作复杂, 涉及的部门及人员众多, 项目档案的形成具有极大的分散性。归档文件种类涉及管理性文件材料, 招投标、仪器设备、合同、基建、监理、财务、验收等文件材料;载体形式有纸质的文件、图表以及电子光盘等。

(二) 档案材料时间跨度长、收集难度大。项目档案的形成过程是与项目活动的特定周期有关的。背景场项目从2009年启动到2015年验收, 经历项目的立项、可行性研究、初步设计、台点的勘选、施工设计、台站土建、设备安装调试、联网运行, 到项目验收。项目完成历经数年, 使各种文件资料的形成积累和归档周期较长, 造成文件材料收集难度大, 容易影响归档材料的系统性、准确性和完整性, 降低档案工作的归档率。

(三) 归档材料整理组卷的系统性强、专业度高。重大项目一般会下设多个子项目、分项目, 这就使得项目归档材料的整理组卷工作应在统筹全局的基础上具备高系统性。而地震行业重大项目更是一类专业性、技术性很强的建设项目, 归档文件材料的整理立卷工作同样需要较高的专业度。

背景场项目档案材料涉及的地震专业手段及仪器设备众多。在项目档案整理过程中, 档案人员为了兼顾档案“为用而存”的原则, 打破了常规的立卷方式, 没有按照观测手段进行笼统地组卷整理, 而是对所有归档文件进行了有机合理的分解再组合。其中特别将仪器设备和土建工程分开整理, 仪器设备方面则按照测震、测震及强震、强震、前兆分类组卷, 土建工程按照地区进行组卷。

二、如何做好重大项目档案的规范化管理

深入了解和掌握重大项目档案的特点, 积极探索项目档案的形成规律, 客观认识和研究项目档案工作的现状, 并在此基础上采取必要的对策, 以使档案工作更好地为防震减灾事业持续稳步的发展服务, 成为摆在每个地震档案工作者面前亟待解决的重要课题。

(一) 建章立制、责任到人。档案管理工作以前一般都是弱项, 为改变这一状况, 切实做好档案工作, 从项目启动初期就应将档案管理工作纳入到项目的统一领导中, 制定专门的档案工作规定和要求。

背景场项目在2010年下发了《中国地震背景场探测项目档案管理办法》和《中国地震背景场探测项目档案管理细则》。

项目启动之初, 建立全省项目建设的领导机构时, 设立档案管理组, 明确档案管理的职责和任务, 同时要求各个实施单位必须确定一名兼职档案员, 具体负责本单位的档案收集、整理工作。在制度上明确了档案管理的任务和责任, 基本做到人员相对固定, 尽量保证档案管理的延续性和统一性。对国家有关项目档案管理的要求和规定如:《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (D A/T 2 8-2 0 0 2) 、《重大建设项目档案验收办法》及时下发到各相关单位, 使档案人员有据可依。

(二) 加强培训、提高素质。项目实施过程中应举办专门的项目档案工作培训班, 对各单位的兼职档案员进行培训, 学习该项目对于档案收集、整理和移交工作的具体要求, 熟悉和掌握档案相关法规以及具体的操作方法和档案验收的具体要求, 切实提高兼职档案人员的档案意识, 夯实档案工作基础。

在背景场项目实施过程中, 档案管理组多次对兼职档案员进行有针对性的项目档案工作培训和指导, 学习了《中国地震背景场探测项目档案管理办法》和《中国地震背景场探测项目档案管理细则》。期间, 还组织兼职档案人员参加了河北省档案局举办的档案工作岗位知识培训班, 充分提高了大家对档案工作重要性的认识, 开阔了工作视野, 提高了人员素质。

专职档案管理人员则提前进行学习, 熟悉本项目的基本情况, 了解项目档案资料的特点, 针对项目档案的分散性, 多样性, 周期长, 系统性高, 专业性强等特点, 明确档案管理工作的重点和材料收集要点, 使项目开始之初, 档案收集工作就已经开始着手考虑, 并提出具体的项目档案工作方案。

(三) 明确范围、监督检查。由于重大项目的实施时间跨度大, 材料收集、归档周期长, 应提前依据项目的主要建设任务和项目档案的特点, 以有关项目档案工作的规定和要求为依据, 明确档案的收集范围、整理方法、归档时间、归档要求等, 使各单位的兼职档案人员明白需要收集哪些资料, 什么样的资料才是符合归档要求的, 确保不会出现材料的遗漏、丢失或不合要求等情况。

背景场项目在明确档案收集范围的基础上, 针对土建工程部分的具体问题, 向各协作单位下发了《关于河北地震背景场探测项目土建工程档案归档事宜的通知》。对各单位的档案收集、整理情况进行检查, 要求各单位报送归档材料目录。档案人员对各目录内容进行了检查审核, 并与报送单位及时沟通, 指导各单位查漏补缺, 对容易出现问题的环节进行特别说明, 敦促尽快补齐并修正问题文件。

(四) 规范移交, 保证质量。各建设单位和部门在认真收集、整理的基础上, 严格按照重大项目档案工作的有关规定和要求, 定期或按阶段向档案管理部门移交项目归档材料。切实加强了阶段性资料的整理工作, 及时查漏补缺, 提高档案收集整理的准确性、完整性。对满足移交条件的单位或部门, 及时按规定办理归档材料的移交手续, 由移交方填写移交清单 (一式两份) , 经专职档案管理人员检查合格后签字确认。

移交材料应满足《重大项目档案管理要求》、《重大建设项目档案验收办法》中档案文件质量的相关要求, 如:文件是否为原件、字迹是否清晰、签章是否完备等。移交材料必须保证真实、准确, 与移交清单对应一致。

背景场项目档案在移交过程中对于归档材料的质量进行了严格地把控, 分期分批对6个市局、5个中心台以及5个专业子项目建设实施过程中产出的材料进行了细致的检查审核, 对于不符合要求的文件材料不予接收, 使之及时完善后再进行归档操作, 保证了归档资料的完整性、准确性。

背景场项目的实施中, 档案工作较好的实行了对重大项目档案工作的规范化管理, 为档案的验收及项目总验收奠定了良好基础, 也为今后的档案管理工作总结出不少经验, 为档案更好地服务于防震减灾事业提供了实践依据。

参考文献

[1]王维娜.重大建设项目档案管理存在的问题与应对措施[J].黑龙江史志, 2014 (03) .

[2]何冀华.做好重大建设项目档案管理的“三个超前介入”和“三抓”[J].科技信息, 2014 (14) .

[3]王超.浅谈地震监测台站建设项目档案管理[J].国际地震动态, 2012 (12) .

重大建设项目档案 篇11

今年以来,北京市档案系统在迎接新中国成立60周年华诞的系列庆祝活动中,由北京市档案局(馆)牵头主办、全市各级档案部门积极参与的大型专题文艺汇演、档案开发利用成果展和首届“档案馆日”活动取得了圆满成功。上述三项重大活动的成功举办,得到各区县、市属单位领导的重视支持和档案工作人员的广泛参与,充分展示了首都档案工作者的精神风貌和新中国成立以来、特别是改革开放以来,档案工作在围绕中心、服务大局,服务社会,服务民生等方面所取得的丰硕成果,产生了积极的社会影响。

陈乐人对国家档案局领导给予北京市档案工作关心指导和市委、市政府领导以及各区县、市属单位给予档案事业的重视支持表示感谢,对全市各有关档案部门在今年开展的三项重大活动中取得的积极成果表示祝贺。她在报告中从七个方面总结了三项活动的主要工作,在归纳总结成功经验时着重指出,抓住新中国成立60年大庆的机遇、各级档案部门提早筹备谋划,是这次三项重大活动取得成功的根本;全市档案系统整体运作,各部门之间密切协调配合是其基础;思想观念解放、宣传形式创新,是重要前提;各级领导重视支持、档案工作者广泛参与是关键;扩大媒体宣传、贴近市民百姓是扩大宣传效果的有效途径。她希望各有关档案部门要认真总结经验,并以此为契机,继续弘扬爱岗敬业、无私奉献精神,继续保持立足本职、面向社会,服务大局、服务百姓的工作作风,不骄不躁、再接再厉,认真完成今年各项任务,全面实现“十一五”规划工作目标,进一步开创全市档案工作的新局面。

重大建设项目档案 篇12

一、深刻理解重大活动档案管理的意义

一方面, 要认识到对重大活动建立专题档案的必要性。齐齐哈尔是一座历史悠久, 资源丰富的城市, 是国家重要的装备工业基地、商品粮基地和畜牧业基地。随着改革开放不断深入, 齐齐哈尔市在各个领域举办的具有较大社会影响的大型活动日益增多。在每个活动的举办过程中, 都会产生大量能够真实反映活动内容的有价值的文件和资料, 这些文件和资料就是重大活动档案的重要资料来源。另一方面, 进一步彰显重大活动中档案部门的重要性。任何一个大事件, 往往都是综合性的, 涉及到众多部门。当这个事件发生的时候, 各个部门都在各司其职、各负其责, 这个事件一旦过后, 就没有谁能说清全貌了。如果档案部门不占领重大活动档案这块阵地, 就会造成国家档案资源的损失, 形成城市历史记忆的黑洞。

二、《办法》的突出特点

(一) 结合实际, 切实可行。

工欲善其事, 必先利其器。在大多数人不了解档案工作的重要性、档案意识不强的情况下, 法制是档案行政的有效保障。《办法》主要依据《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》、《齐齐哈尔市档案管理条例》等法律法规的有关规定, 结合齐齐哈尔市实际制定, 是开展重大活动档案管理工作的法规依据。

(二) 创新观念, 主动作为。

观念创新是推进事业发展的不竭动力。根据齐齐哈尔市市委、市政府两办的文件要求, 齐齐哈尔档案局适应形势, 更新观念, 实现了重大活动档案管理工作观念的“三个转变”, 即由活动结束后接管档案向参与活动采集档案转变, 由归档管理档案向服务利用档案转变, 由档案行政管理部门变被动服务为主动服务转变。重大活动档案前端介入。活动结束后, 也要跟踪指导档案的归档整理, 以确保活动材料的归档质量。

(三) 统一管理, 分级负责。

重大活动档案应当具有以下特点:一是特色明显、价值重大。许多重大活动都是由当地政府主办, 或与国家有关部委联办, 国家和省市有关领导出席开幕式, 规格高、影响大、地方特色明显。二是重大活动档案资料形成单位多。参与重大活动的既有主办单位, 又有承办单位、协办单位和参展单位;既有长期机构, 又有临时机构。三是重大活动形成的档案形式多样。由于重大活动规格高、参与单位多、时代感强, 致使其活动中形成的文件既有纸质的, 也包括大量特殊载体的。对于这些档案材料要收集完整齐全必须统一管理, 分级负责。

三、对重大活动档案管理工作的建议和展望

(一) 建立档案管理部门参与重大活动的工作机制。

档案管理部门一般处于管理的后端, 处于被动地位, 而重大活动档案涉及部门多, 承办单位又多由临时性部门和抽调人员负责。要抓好这项工作必须建立强化档案管理部门参与重大活动的工作机制, 采取全程介入的方式, 参与重大活动档案的管理, 从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。

(二) 用新的理念监督重大活动档案管理工作。

在重大活动档案管理工作中观念要新;监督的方式、方法要新;监督的措施要新。充分发挥行业主管部门的作用, 形成全方位监督局面。重大活动、重大事项往往涉及到若干部门, 在开展档案工作中, 档案部门切忌不要唱独角戏, 多调动其他部门协作, 形成齐抓共管、全方位监督的机制。

(三) 分类建立重大活动档案工作预案。

对可预见的重大活动, 如有届次的节会活动、领导人考察等, 制定的预案条目要细, 待重大活动发生后, 基本不需要什么变动, 直接就可以使用;对不可预知的一些突发事件, 如公共卫生事件、自然灾害、社会事件等, 制定的应急预案可稍微粗点, 待活动发生后, 再进行修改补充和完善, 并力争尽早制定出文件材料收集归档范围和保管期限表。在平时, 档案行政管理部门可根据预案, 组织各相关部门进行针对训练, 以提高档案部门的快速反应能力, 保证各类重大活动发生后能够预有准备、有条不紊。

(四) 加强专项工作档案的开发与利用。

重大活动结束后, 及时制作一些专项工作档案资料汇编分送给重大活动各组织承办单位, 以满足他们经常利用专项工作档案的需要。同时, 依托国家各级档案馆, 在现有条件下建重大活动档案展室。选取声像档案、有纪念意义的凭证性和标志性实物, 进行宣传展览, 让每位参观者尤其是外地来宾直观感受到城市的政治地位、人文风貌、历史事件。在现实和历史之间建立起沟通的桥梁, 真正起到记录历史、传承文明、以史咨政的作用。

参考文献

[1] .韩素君.方学淸.张丽萍.谈重大活动档案资料的收集[J].北京档案, 2001.11