档案工作业务建设

2025-01-17

档案工作业务建设（共12篇）

档案工作业务建设篇1

日前, 教育部相关部门对72所教育部直属高校档案工作进行了调查, 调查发现, 高校档案部门“以藏为主”、“重藏轻用”的现象十分突出, 与高校巨大的档案馆藏数量、丰富的资源相比, 高校档案的开放度与利用情况差强人意。2007年, 72所直属高校开放档案1432328卷 (件) , 仅占馆藏档案总量的23.96%;利用档案198166人次, 利用档案数量共500287卷 (件) , 利用档案总量仅占馆藏档案总量的8.37%。面对高校档案利用工作不尽如人意的现状, 高校档案工作必须不断加强档案资源建设, 不断提高档案利用率, 全面服务师生员工, 全面服务学校的中心工作。

一、争取领导支持, 改善档案利用环境

长期以来, 高校档案工作发展缓慢, 究其原因, 关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面, 高校档案工作始终没有得到应有的重视。因此, 积极争取领导的支持尤为重要。2008年10月, 教育部关于《高等学校档案管理办法》即“27号令”颁布, 为高校档案事业可持续性科学发展指明了方向。收到文件后, 我们除了认真学习领会其精神外, 还及时复印了10份送给校长、书记、校办主任、人事处长等, 并就有关具体问题与主管领导进行了沟通和探讨。2009年3月, 学校的工作重心移到南汇校区, 校内各部门的办公用房重新进行了规划。根据“27”号令的要求, 我们制定了未来档案用房的方案, 在校领导的积极支持下, 根据两地办学的现状, 在南汇校区行政楼预留了档案用房, 并对其进行了合理的规划。此外, 在硬件设施方面也加大了投入, 添置了:空调2台;计算机3台;安装电动密集架约50平方米;手动密集架约45平方米。经过一系列的改造, 档案室“窗口”建设得到加强。一盆吊兰, 一张笑脸, 一声“您好”, 一杯热茶, 尽可能为档案利用者营造舒适幽雅的环境。了解利用者需求, 以方便利用者, 尽量满足利用者为原则, 想利用者之所想, 帮利用者之所需。较好的环境、设施、完善的管理、优质的服务, 将会吸引更多的档案利用者。同时, 还要做好档案利用反馈信息工作和综合分析, 充分体现档案的价值, 实现档案工作社会效益的最大化。

二、注重档案宣传, 提高利用档案意识

加强和谐校园建设, 铸造大学精神, 这是高等学校在科学发展中必须重视和承担的重要任务。深化档案宣传工作, 全面及时地反映具有特色性的档案工作创新举措和档案工作最新动态, 不断扩大档案工作服务大局, 服务师生的影响力和渗透力, 积极开展档案宣传工作, 提高师生利用档案的意识。在档案“五五”普法过程中, 我校组织了形式多样的普法活动, 取得了显著的效果。

2006年, 参加上海市档案局政策法规处组织的“DV”大赛, 拍摄“档案在我心中”DV宣传片;2007年5月, 组织专、兼职档案员近20人, 参观市档案局的“档案, 让社会更和谐———上海档案利用效益成果展”;2007年6月, 参加国家档案局中央档案馆举办的“剑南春”杯“档案与法制知识竞赛”, 我校党委书记、院长、中层干部、专兼职档案人员共100多人参加了测试, 发出试卷129份, 回收103份, 回收试卷的合格率100%, 答题卡寄往北京中国档案报社;2007年8月, 全体专职档案员聆听了国家档案局政策法规司司长郭嗣平同志的“《档案法》20年———实践与思考”专题报告;2007年9月-11月, 编辑《上海电力学院干部人事档案工作实用手册》, 发至校领导、中层干部、专、兼职档案员及相关部门;“五五”普法期间, 积极撰写新闻稿, 宣传档案工作;10多篇新闻稿, 发表在《上海市高校档案工作简报》、《上海高校档案信息网》及校园网上;2007年度, 专职档案员参加上海市档案培训中心的“继续教育中级班”和“岗位培训班”学习。

三、加强档案队伍建设, 培养大学生利用档案信息的能力

面对新形势、新情况, 高校档案工作者要树立强烈的事业心, 增强责任感, 以改革的思路, 开拓的精神、发展的眼光、求实的作风, 加强学习, 联系实际, 与时俱进, 学以致用。同时, 学校要通过培养、引进和人才流动等方式, 优化档案工作人才队伍结构, 建设一支具有较高专业素质和综合实力, 管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队, 这是把高校档案利用工作做大做强的重要基础和有力保障。从师生员工与档案的关系来看, 每个人都与档案息息相关, 但应该说大学生毕业后是与档案关系最为密切的一个社会群体, 大学生毕业参加工作后, 将是档案的利用者和形成者, 有的甚至将直接从事档案管理和研究工作。因此, 在高校文化素质教育中开设档案课程, 对大学生进行档案知识教育, 强化档案意识, 培养利用档案信息的能力, 作为文化素质教育的重要方面, 也是十分必要的。

四、整合档案资源, 档案利用实现与师生互动

高校档案是高等学校历史发展的结晶, 是学校各方面工作的长期积累, 蕴藏着建校以来学校党政、教学、科研、基建、财会、设备、出版物、声像、外事、生产开发等档案信息, 透过这些信息, 可以了解过去, 把握现在, 前瞻未来。因其内容形式多样、博大精深, 是取之不尽、用之不竭的教育资源, 反映了教师、职工、学生各个不同层面的活动, 是时间与空间的汇合, 是创造与发展的凝聚, 是学校思想文化建设的重要组成部分, 在学校精神文明和创新教育中起着极其重要的作用。高校档案工作者必须针对不同层面, 不同对象的要求, 针对进一步提高广大师生对学校的认同感和满意度的目标, 进一步加快档案开放鉴定的步伐。根据两地办学的现状, 整合档案信息资源, 加强“查阅”窗口与网站“窗口”的互动建设, 不断推进高效率、高质量档案信息公共服务体系建设, 将档案利用服务工作延伸到学校的每个校区、所有部门。

档案的生命力在于开发利用, “利用”是档案生存与发展的根本保证。利用的人越多, 利用面越宽, 档案的价值就越大, 影响也越大。我们要充分认识高校档案的工作特点和档案馆在校园文化建设中的重要性, 把档案馆工作和校园文化建设有机地结合起来, 活跃档案馆文化氛围, 营造育人环境, 主动配合学校开展德育教育。如:利用荣誉档案, 激起学生赶超先进的热潮;利用历史人文档案激发学生的学习动机;利用教学科研档案, 激发学生学习的主动性、积极性和创造性。举办校史展览, 运用档案来帮助师生了解学校建立以来的辉煌业绩和老一辈电院人的光辉足迹, 进行爱国、爱校教育, 坚定师生员工对我国教育事业发展和学校日趋进步的信心, 使档案成为教育人、培养人、造就新一代接班人的生动教材。还可以利用档案提高学校知名度, 扩大学校社会影响;为解决纠纷 (边界、经济) 提供真实依据;为专利权、著作权提供有力的证明, 维护师生员工的根本利益。

设立荣誉档案室, 展示院士、知名教授风采, 以丰富、翔实、生动的材料介绍他们个人奋斗经历及业务上的成就, 帮助青年教师树立献身科学的信念。充分利用档案资源, 维护师生员工的根本利益, 积极参与校园文化建设, 充分发挥档案资源在学校发展、构建和谐校园等方面应有的作用。

五、推进档案信息化建设, 改善档案利用服务手段

由于高校的档案信息化建设严重滞后于学校信息化建设的整体水平, 部分高校领导和档案工作者对档案信息化建设的重要性认识不足, 没有将档案信息化建设列入议事日程。同时, 高校档案馆 (室) 编制紧张, 待遇较差, 难以吸引、留住档案信息化建设所需的人才, 使得档案信息化建设进展缓慢。高校档案工作者必须跟上时代的发展要求, 不断地创新档案工作模式, 改进档案利用的方法和技术。随着计算机网络技术的普及和应用, 电子文件、档案收集全程信息化管理将进入档案管理领域, 及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的缩微、存储、使用文档一体化技术, 建立完整、高效、安全的档案信息网络, 以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换, 实现最大限度的资源共享, 更好地为教学科研服务。在条件允许的情况下, 将开放档案录入局域网, 实现档案检索和利用的现代化, 使档案利用者与档案馆 (室) 的联系更为方便快捷, 单位内部、单位之间都可以方便地获得有效的档案信息, 以促进档案的充分利用。

总之, 高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作者要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感, 把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好, 努力实现高校档案的现代化管理。

摘要：高校档案工作, 必须进一步解放思想, 着力转变不符合科学发展观要求的思想观念, 不断加强档案资源建设, 切实落实科学发展观的自觉性和坚定性, 提高档案管理水平, 促进校园文化建设;有效利用档案资源, 为师生员工服务。

关键词：高等学校,档案利用

档案工作业务建设篇2

一、项目建设原则

数字档案馆建设遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。

二、项目建设目标

依托我市信息化建设的总体框架及基础设施环境，充分利用政务网、局域网以及因特网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设可适应洪江市档案业务系统发展趋势及数字档案管理需要的网络应用平台，开发符合电子文件及电子档案管理特点的各种应用系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化进程，逐步完成对数字档案信息有效的网络化管理，为政府与社会公众提供分层、多渠道的档案信息资源共享、利用和服务。

三、项目建设内容

根据数字档案馆的建设目标，本项目建设从三个方面进行：1、系统支撑平台建设;2、数字档案馆平台建设;3、档案数字化资源建设。

系统支撑平台包括支撑系统运行的软硬件和日常业务工作的附属设备等，是支撑数字档案馆平台正常运行的基础;数字档案馆平台是整个数字档案馆的中心，也是本项目的核心建设内容;档案数字化资源建设则为数字档案馆平台提供了数字化的档案资源，数字档案馆实现数字化的重要标志。

具体建设内容见下表：

数字档案馆建设内容一览表

建设内容	建设项目	备注
系统支撑平台建设	1.平台基础硬件	包括服务器、存储、交换机等平台硬件设备。
2.平台基础软件	包括操作系统、数据库、应用服务软件等平台基础软件。
3.附属设备	包括扫描仪、打印机等支撑数字档案馆日常业务工作的附属设备。
数字档案馆平台建设	1.档案馆管理系统	档案馆内部档案管理系统，包括档案业务各大环节，部署于政务内网。
2.档案室管理系统	全宗单位使用的档案管理系统，部署于政务内网。
3.馆室一体化接口	全宗单位与档案馆系统的接口，部署于政务内网。
4.档案业务指导系统	档案馆与全宗单位沟通交流的平台，部署于政务内网。
5.通用数据交互平台	自动接收各信息化系统的`归档数据，部署于政务内网。
6.全文检索引擎	用于对整个数字档案馆平台进行全文检索，部署于政务内网。
7.门户网站	基于互联网的门户网站，展现档案工作，部署于外网。
8.数字化加工管理系统	对档案馆数字化加工工作进行管理，部署于局域网。
9.涉密档案管理系统	对高密级的档案进行管理，不连接网络。
10.独立档案室管理系统	全宗单位独立使用的档案管理系统，可不接入网络。
档案数字化资源建设	1.条目录入	对档案信息进行录入，包括案卷与卷内著录项信息。
2.条目检查、纠错	对档案馆原有条目进行质检，并修改错误的著录项。
3.档案扫描、缩微	将实体档案扫描为电子档案，同时得到缩微图像。
4.图像处理	对电子档案进行图像处理，包括纠偏、去噪点、去黑边等等。
5.数据挂接	将扫描的电子档案与数字档案馆平台的条目信息进行对应挂接。
6.OCR识别	对电子档案进行OCR识别，提取文字信息建立索引，以供全文检索使用。
7.档案整理	在数字化加工过程中对实体档案进行相应的整理，包括拆除装订、分件、排序、打印报表、装订、装盒等。

四、项目建设工期

数字档案馆建设是一项长期任务，为缓解财政压力，分阶段推进，有步骤实现，将其划分为两期进行实施，具体分期如下：

期数	建设内容	建设范围	说明
一期	系统支撑平台建设（20**年实施）	1.平台基础硬件 2.平台基础软件 3.附属设备	包括数字档案馆平台运行所需的软硬件以及相关附属设备，是搭建数字档案馆平台的基础。包括搭建服务器及安全设备、网络设备；配置存储设备；配置备份系统与扫描仪等设备
档案数字化资源建设（20**年实施）	建立目录数据库	对现有12.37万卷的馆藏档案案卷目录和卷内目录进行输入，建成目录数据库
数字档案馆平台建设（20**年开始实施）	1.档案馆（室）管理系统 2.通用数据交互平台 3.全文检索引擎 4.涉密档案管理系统 5.馆室一体化接口 6.档案业务指导系统 7.独立档案室管理系统 8.门户网站 9.数字化加工管理系统	1-4项建设在洪江市档案局内搭建档案管理平台，对馆藏档案进行信息化管理； 5-7项建设是向全市各全宗单位进行数字档案馆室一体化的推广； 8-9项建设是搭建门户网站与内部数字化加工管理系统
二期	档案数字化资源建设（20**年开始）	建立全文数据库	按照开放档案、珍贵档案、重点档案、社会利用率高的档案优先录入约742万页

五、近期工作目标

1、建立系统支撑平台：数字档案馆平台运行所需的软硬件以及相关附属设备。

主要包括配置服务器、安全设备、存储设备、备份系统与扫描仪等。

2、建立数字档案馆平台：包括档案馆(室)管理系统、馆室一体化接口、档案业务指导系统、通用数据交互平台、全文检索引擎、门户网站、数字化加工管理系统、涉密档案管理系统、独立档案室管理系统等。

人事档案数字化建设工作思考篇3

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位為了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证;另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立国家级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起国家级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

人事档案的管理是组织人事工作的重要组成部分，面对新情况、新形势，如何做好人事档案数字化工作是目前组织人事部门面临的重要课题。人事档案的数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一蹴而就。因此，在工作中需要制定分步战略，求真务实，讲求实效，早日实现“纸质人事档案、数字化人事档案、人事信息库”三位一体的管理格局。

档案工作业务建设篇4

1 市政档案交接登记表数据, 准确反映了档案工作业务建设情况

市政档案工作业务建设包括管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的统计、档案的利用、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度等内容。其中市政事业单位移交各类档案的《档案交接登记表》中反映的数据, 与档案工作业务建设密切相关的部分有:管理体制、文件材料的形成与归档、档案的整理、档案的现代化管理、档案的移交、档案管理制度共六大部分, 比重占整个档案工作业务建设的60%, 可见档案的收集、归档工作在本单位的档案工作业务建设具有重要地位。目前, 各类《档案交接登记表》的数据反馈本单位档案工作业务建设不足之处有以下三个方面。

(1) 从文书档案《档案交接登记表》数据填报的内容等数据反映的现象有:一是文书档案红头文件和工程档案管理分离。二是注重红头文件的收集, 轻视账外文件的收集。红头文件是单位在履行工作职责中形成的一部分文件资料, 而能够全面反映本单位工作职责账外的文件, 大量产生在单位的二级部门, 各部门应根据其工作职责收集与其工作范围相关的资料, 如收集宣传报导本单位的宣传资料、收集部门工作计划、总结、基础数据等。

(2) 从市政工程《档案交接登记表》反映科技档案移交资料不齐全、管理不到位。市政工程道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生等市政工程建设与维护档案具有成套性、完整性特点, 市政工程《档案交接登记表》移交目录主要数据有:项目前期文件、项目竣工文件、项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件、项目竣工验收文件等。在工程项目建设各阶段由施工单位和设计、监理单位移交的档案资料, 对照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限》, 存在归档工程项目文件不齐全、不系统、排列混乱、目录和内容不符合等现象。产生以上问题的原因:一是工程项目管理过程中管理人员对工程档案管理不够重视, 兼职档案员工程资料管理不到位。档案审核检查不认真, 档案整理不符合归档要求。二是工程项目管理部门没有明确档案管理人员, 致使项目竣工后仍然分散在个人手中, 没有进行集中管理和归档, 造成工程档案归档不及时, 在建设工程项目《档案交接登记表》登记的档案资料欠缺较多。三是工程管理部门和档案管理部门协调不够, 档案部门业务指导工作不到位, 和建设管理部门业务联系、协调不够, 造成在工程建设中没有认真按照国家有关工程建设、工程档案管理要求去执行。

(3) 工程项目档案的形成是跨系统、跨部门, 而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件, 存在着移交单位的系统文件格式标准和数据库和市政档案部门设置不同等问题, 建设工程项目《档案交接登记表》的电子档案资料数据, 档案部门的计算机档案管理系统不能实现共享, 档案人员要重新对档案资料进行案卷级和文件级的数据人工录入。

2 夯实档案工作业务建设, 提升档案管理水平

各类《档案交接登记表》数据反映的问题, 必须引起市政事业单位相关部门的重视, 应对档案工作业务建设中与档案收集、归档有关的薄弱环节进行整改, 夯实档案工作业务建设, 以提升档案整体管理水平。

(1) 管理体制。一是建立健全档案管理领导责任制, 分管档案工作领导要树立档案是市政事业单位资产的重要组成部分意识。二是档案机构和人员配备应适应档案管理需求。档案部门要统筹规划市政事业单位档案工作, 对市政事业单位形成的各种门类和载体的档案实行综合管理。三是建立系统档案管理网络, 遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则, 成立档案工作领导小组, 统一协调档案管理工作。

(2) 文件材料的形成与归档。市政事业单位形成的各种文件, 必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收, 市政事业单位有关部门应通知档案部门派人参加, 验收登记技术文件材料, 以保证档案的完整与齐全。

(3) 档案的整理。市政事业单位各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的档案, 是一个整体, 作一个全宗保存档案的体系。档案部门要根据当地档案局制发的档案分类大纲的编制要求, 制定本单位档案分类大纲, 作为档案分类的依据。各门类档案的分类、整理、归档要严格按照相关规范要求进行。

(4) 档案的现代化管理。档案部门要采用现代化管理方法, 逐步应用电子计算机等现代化管理手段, 搭建档案信息管理平台, 实现计算机管理由单机管理到网络管理。为推进市政档案档案工作的现代化进程, 工程建设单位应积极推行办公自动化, 创建工程技术档案信息库, 大力发展网络信息建设, 实现工程技术档案网上建设、统计、更好地为市政建设服务。

(5) 档案的移交。各类《档案交接登记表》是专兼职档案人员在建设中参与档案收集与归档的信息汇总表, 全面反映出档案文件材料的完整与准确情况。为此, 各部门的专兼职档案员要把好档案交接阶段文件材料质量关, 应建立统一的档案材料归档规范化标准。

(6) 档案管理制度。建立和健全档案管理规章制度, 是市政事业单位档案管理一项极其重要的基础工作。市政事业单位常用的档案管理制度有:“档案保管制度”:包括档案的安全保护、库房管理制度。“档案保密制度”:包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。“档案利用制度”:包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。“档案人员岗位责任制”:包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。“图纸修改、补充制度”:包括修改内容、要求、批准手续。

档案工作业务建设篇5

档案管理现代化建设是档案部门工作发展,提高工作效率的`必然趋势和要求.其建设的总体规划既要着眼于近期目标的实现,又要满足长期整体发展的需要.科学规划、明确目标、分布实施、循序渐进地整理准确、规范、系统的基础数据的基础工作,是档案管理现代化建设的重要基础.

作者：唐云燕作者单位：湘南学院,教务处,湖南,郴,州,423000 刊名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G27 关键词：档案基础建设现代化管理

高校教改工作中档案建设的思考篇6

【关键词】教学改革;档案工作;建设

高校档案是高校历史的真实记录,与高校各项工作紧密相连,它真实、详尽、准确地反映着高校教学、科研和管理等工作的情况。譬如随着整个社会改革开放的深入,高校中的教学改革早已成为高校中心工作之一,与之相应,也就有了相关的高校教改档案工作。做好高校教改工作中的档案建设,一方面有助于推进高校教改工作深入进行;另一方面也许极大地促进高校其他各项工作的开展。

一、高校教改工作中档案及档案工作的特点

1.高校教改档案是高校教改档案工作的真实记载。真实性是高校档案的基本特征,相对于高校教改档案亦如此,它真实记载着高等学校教育、教学改革的发生、发展、成果取得及推广应用的全过程,是高等学校教改工作重要的信息资源库。

2.高校教改档案工作是一项综合性工程。高等学校教学改革千头万绪,错综复杂,它不光牵涉到教师的教学工作,还与学校的教育、教学管理工作、学生管理工作、科研开发和利用等工作密切相关。高校教改工作是一项整体性、综合性工作,也决定了高校教改档案具有系统、复杂、全面的特点。

3.高校教改档案工作具有创造性的特点。高校教学改革本身是一项创造性的活动,其主要目的就在于不断地探索教育、教学及管理工作的新理论、新方法,并为培养高素质创新型人才服务。为适应高校教改工作,教改档案工作也就必须具备创造性的特点。

二、做好高校教改档案工作的几个方面

1.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。需要从以下几方面进行规范:(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击;(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定;(4)网上查阅档案信息目录的规定;(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。

2.在高校教改档案工作中推行“三纳入”、“四同步”原则。“三纳入”,即将档案工作纳入高校教改工作计划之中,纳入教改工作的日常管理范畴,纳入教师及管理人员的岗位工作职责。“四同步”,即档案工作与教改项目的申请、立项工作同步,与教改项目的中期检查工作同步,与项目的结题验收工作同步,与教改项目成果的鉴定、申报同步、工作同步等。高校教改档案工作是一项综合性的工程,牵涉的范围广、人员多。为做好档案材料的日常收集、整理等工作,保证教改档案的质量,要求我们的档案工作者及相关人员必须注意到教改工作的每一个环节。做好“三纳入”、“四同步”工作,必将为高校教改工作与教改档案工作的相互衔接提供有力保障,为高校教改档案工作的良好开展提供更加坚实的基础。

3.切实做好高校教改档案的开发利用工作。档案工作,其最终目的在于开发和利用档案。对于教改档案工作而言,一方面利用现在档案,经过科学整理、分析,可为教改工作提供论证,补充完善教改构想;另一方面围绕教改资料,进行多渠道、多表达式地搜集档案信息,科学编纂教改信息,为教改工作提供积极的多方位的服务;再者针对教改实际需要,直接为教改服务,以充分调动广大师生员工的教改积极性,推动教改工作顺利进行。另外,高校教改档案工作作为一项具备创造性特点的工作,我们在开发档案信息资源时,也就应该相应地进行一些创造性的探索工作。譬如在档案工作中,我们要变被动为主动,变“保管员”为“研究员”,密切注意高校教改动向,通过“搞活创新”,把“材料”转化为“有生命”的东西,不断为教改工作提供有益的参考和指导。

4.坚持以人为本,提高档案人员的综合素质。(1)提高创新能力。一是要思想创新,进一步解放思想,更新观念,打破常规,超越传统,敢于实践,勇于创新;二是要思维创新,用科学的思维和态度探索和掌握高校档案工作规律;三是要思路创新,把上级档案工作要求和本校具体工作实际相结合,创造性地提出具有自己特色的工作思路,做出具有自己特色的档案工作。(2)提高管理能力。高校档案工作者要不断提高专业管理能力,特别是要提高现代化档案管理的能力,要掌握档案信息化管理的知识和技能,适应现代化档案管理的需要。要提高解决问题的能力,运用以人为本的科学发展观,运用档案新理论、新技术、新知识,结合工作实际,研究新形势,分析新情况,解决新问题。(3)提高服务能力。高校档案工作人员要围绕培养现代化建设需要的高素质人才开展档案工作,以广大师生员工满意、社会满意为衡量档案工作的标准,全心全意为广大师生服务,为教学、科研、管理服务,为社会服务。

三、做好高校教改档案工作的作用

高校教改档案工作作为高校档案工作的一部分,它在为高校教育、教学和管理等项工作服务的过程中已愈来愈显示出其重要性,它的作用也已逐渐得到人们的认可和赞同。

1.为高校教学改革提供作用。高校教改档案作为高校教学改革的凭证,它真实记载了各学科人才培养的情况,隐含了教改工作的是非得失,通过借鉴此类档案材料,可帮助高校进一步匡正教改思路,深化教改认识,制定出更科学、更合理的改革方案,确保教学改革取得实际成效。

2.帮助教学、科研人员利用知识成果,促进教育科学事业的发展。高等学校要完成教学和科研的双重任务,要出人才、出成果,必须广泛继承和充分利用人类已有的知识成果。在教学活动中,教师考虑的问题是怎样把课讲的概括、扼要、深入浅出、生动活泼,使学生容易接受、理解和消化,教师在备课和编写教材时,为了避免知识的老化,必须博览群书,充分利用他人已有的知识成果,注意国内外有关学科的新知识,把科学的最新成就及时吸收到教材、讲义中去,以不断适应时代发展的需要。在科研活动中,由于科学研究的继承性和累积性,科研工作者在其所研究的课题范围内,对于档案的利用的具有连续性,科研人员必然要考虑如何通过档案文献资料,充分掌握前人的成就及时了解当前世界科学技术发展的新动态、新水平。著名科学家牛顿有句名言,如果我们站得高一些、看得远一些的话,那就是因为我们站在巨人的肩膀上。这个巨人就是过去积累下来的大量档案资料,其中包括科学家做出的大量研究成果。许多有成就的科技工作者,正是借助于档案文献工作者的努力工作和大力协助,才能可能站到巨人的肩膀上登高望远,可见科技文献的重要性。科研工作一般可以分为计划、实施、鉴定三个阶段,在不同阶段必然有不同的需求。在计划阶段,科研人员必须全面收集与课题有关的大量的文献,以确定完成课题的最佳方案。在实施阶段,既需要技术性的具体资料,也需要国内外有关研究的新成果、新进展和新方向。最后阶段则需要具体的技术数据、性能和指标等方面的资料。不论是教学人员还是科研人员,都必须掌握国内外有关学科的现状和水平,以及相邻学科的发展对本专业课题所提供的新条件和新影响等,才能在已有的基础上加以发展、提高和创新。

3.实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理的重要课题。以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源,为企业各项工作提供有效服务,已成为开发利用档案工作的一个新特点。要在科技档案的开发利用中多做些工作。档案人员不仅要熟悉生产,精通档案业务,还必须能够随时掌握生产技术工作动态,了解、利用情况,以便及时采取相应措施,做好提供利用的准备和信息的输出工作,满足各项工作的需要,达到最大限度地提高档案的利用效益。

参考文献

[1]冯惠玲,张辑哲.《档案学概论》.中国人民大学出版社,2006

[2]陈智为.《档案管理学》(第三版).中国人民大学出版社,2008

档案工作业务建设篇7

关键词：档案信息化建设,档案服务工作,分析和探讨

引言

在信息技术的不断推动下, 我国的档案工作效率和质量都有了明显的提高。当前社会全面进入了计算机时代, 档案工作要与时代发展同步, 努力实现档案工作的信息化。在这样的发展背景下, 文章作者结合工作实际, 对如何有效开展档案服务工作进行了分析。

1档案服务工作问题分析

档案记录各种社会生活方式, 只有保障档案工作的顺利开展, 才能使资料得以完好保存, 足可见档案工作的重要性。信息化时代的作用下, 各项档案信息数量呈现出迅速增长的态势, 要应用信息化的处理方式, 进行档案信息的处理工作, 改善传统档案工作中的缺陷, 这样来看档案信息化建设是档案工作的未来发展方向。档案工作的水平在社会的发展下有了提高, 不仅如此, 档案工作的服务性质也要求档案部门转变固有的工作思维, 不断地提升工作质量。档案工作其实具有的服务性很强, 档案工作人员除了要有正确的服务意识, 明确自身的工作方向, 不断提高工作质量外, 还要不断提高软硬件配置水平和档案信息质量, 使自身的工作能够始终与时代发展同步。

2档案信息化对档案服务工作的影响

档案服务工作受到档案信息化的影响往往是多方面的, 包括基础设备、人才队伍建设、档案服务理念等。近年来我国的计算机技术可谓是有了质的提升, 可是很多最新的计算机技术却没有应用到档案工作中。仅就现阶段的发展而言, 我国的档案基础设备还很落后, 档案管理条件不足, 特别是在档案服务中应用先进基础设备的能力还有待于提高, 很多工作还需要依靠传统的人工操作模式, 这些都是影响档案工作健康发展的主要因素, 也是我国与发达国家的差距所在。

先进的基础设施有利于档案工作的有效开展, 特别是档案管理更加科学的今天, 将先进的计算机技术应用到档案管理中, 是档案工作未来的发展要求。基于此, 档案工作的相关部门就应加大基础设施投资力度, 不断提升档案信息化的水平, 以便为档案工作的顺利展开提供足够的物质支撑。在人们传统的思想中对档案工作缺乏足够的重视, 使档案信息的利用率大打折扣。在当代社会, 人们对信息资源的要求呈现出越来越高的趋势, 这就需要档案部门定期组织各种档案知识的宣传活动, 增强人们树立档案意识, 使档案服务工作的质量得到提高。档案是一种重要的信息资源, 利用得当才能成为生产力, 档案信息在人们传统的认知上被看成是一种管理工具, 而非服务方式。在经济社会发展的推动下, 档案信息资源实现了大开发, 人们发现档案信息资源其实具有很强的服务性, 这就需要档案工作人员以正确的服务理念来对待工作, 积极地转变工作观念, 变被动为主动服务, 使自身工作能够更上一层楼。就现阶段的发展来看, 许多档案工作人员逐渐在工作中显现出专业素质不高、科技能力不强的问题, 所以档案工作人员应不断提高自身的综合素质, 不断地学习关于档案的新知识。另外, 各级档案部门应根据自身的情况, 积极地组织相关人员进行培训, 还可以与兄弟单位进行经验交流, 使工作人员能够认识到自身的缺点和不足, 这样不仅有利于自身素质的提高, 更为深远的意义还在于整体档案工作队伍也能够得到提升。

现阶段很多的档案部门还使用的是传统的档案管理工作模式, 它与信息化的时代发展不相适应, 有的档案部门虽然加大了资金的投入力度, 积极的引进了较为先进的档案管理设备, 但却没有现代化的管理理念作为支撑, 无法为社会提供最先进的档案管理工作, 不利于档案服务工作的有效开展, 这就需要我们从档案管理工作的特点出发, 辅助以现代化的管理理念, 不断提升档案的利用和服务水平, 从源头上提高档案管理工作的质量。

3档案信息化建设背景下档案服务工作开展的具体方式

要从思想上认识到先进的计算机技术为档案工作所带来的深刻变化, 变被动服务为主动服务, 让档案工作的服务性深入到具体的工作中, 而不是流于表面。应展开多种形式的服务工作, 使档案信息化下的档案信息资源的海量性和多重作用能够得到有效的发挥, 扩大信息服务的辐射范围, 以社会实践的形式, 来深入社会, 对社会各个方面的需要做到心中有数, 转变传统的单一化服务模式, 使服务质量得到有效的提高。

在社会发展的推动下, 档案信息资源的服务对象和用户使用特点有了一定的改变, 为了适应这样的发展, 档案工作应在服务内容、方式等方面积极地做一些调整。档案服务工作要不断加强和社会的交流和沟通, 使信息资源能够更快更好地提供给社会。另外, 档案信息服务应突破已有信息资源的束缚, 以社会的需要为风向标, 积极扩大自身的业务范围。档案馆的业务范围并不只是档案信息的处理和保管, 还可以进行档案管理和查阅, 现如今很多城市的档案馆已经做了有关地尝试, 不仅扩大了服务范围, 而且还拥有了独特的服务项目, 这些都要归功于档案信息资源的海量性。档案服务工作的信息化已经社会发展的必然趋势了, 但是无论朝着何种方向发展, 档案工作人员的素质都是应始终被关注的重点和关键。在档案信息化建设的大背景下, 档案服务工作越来越需要复合型人才, 除了是一名优秀的导航员外, 还应是中介者和组织管理人员, 所以各级档案部门要努力培养建立拥有专业能力强, 并且职业道德优良的档案工作人员队伍, 也就是人们俗称的"德才兼备"。这样的队伍其自身具有一定的档案信息处理能力, 并且掌握一定的外语知识和计算机技术, 使信息化时代下档案服务工作的质量能够在此基础上得到更加稳固的支撑。

从资源共享的角度, 我们发现, 若想提高档案服务工作的整体质量, 需要加强各级档案部门的横向交流, 促进档案信息资源共享, 建立一个完整的社会信息系统。首先, 要完全破除档案、图书、文献等各自独立的情况, 实行统一管理, 并发挥集群优势, 将整个信息系统进行整合, 从而建立庞大的联合信息系统, 最终实现资源共享, 并帮助更多的用户获得海量的档案信息, 这也是档案服务工作的最终目标。现在已经有许多城市运用先进的计算机技术进行档案查询工作, 所收到的效果都是比较良好的。

4结束语

通过文章的分析使我们不难发现档案信息化已经是经济社会发展的必然趋势了, 所以必须得到应有的重视和关注, 由于档案信息化建设的需要, 也要求档案工作不断地进行提高, 特别是在设备、人才队伍上, 应将传统的档案工作进行彻底地转变。这也就是说档案信息化建设工作要不断地进行深化, 需要档案工作人员转变工作作风, 以一种服务意识去工作, 不断地提高自身的专业技能, 将档案信息化工作建设得更好, 以便为社会经济的发展做出贡献。

参考文献

[1]扬彩云, 李剑锋, 王振良, 等.知识创新与高校档案资源的信息化建设[J].陶瓷研究与职业教育, 2006 (2) .

[2]李慧慧, 王德艳.强化档案工作人员素质推动档案管理现代化建设[J].黑龙江科技信息, 2009.

档案工作业务建设篇8

一、档案服务工作问题概述

在国家各级行政部门和档案部门的管理下, 运用现在信息技术和网络技术, 对海量档案信息进行管理、处置和利用的活动, 档案作为记录各种社会生活的方式, 有着很强的证据性, 通过档案工作的开展, 才能够保证各种资料完好保存, 因此, 档案工作有着重大的现实和历史意义。与此同时, 在信息化时代, 各项档案信息数量急剧增长, 必须运用信息化的处理方式, 对档案信息进行处理, 这在很大程度上, 弥补了以往档案工作的不足, 所以, 对于档案工作的未来发展来说, 档案信息化建设是档案工作的未来发展方向。档案工作是随着社会的发展而发展的, 近些年来, 随着信息技术的进步, 档案工作的水平也得到不断的提升, 与此同时, 档案工作的服务性质, 也要求档案部门树立新的工作思想, 提高自身的服务水平, 而具体来说, 档案工作是一项服务性很强的工作, 首先, 档案工作人员要树立正确的服务意识, 明确自身的工作方向, 向用户提供高质量的档案信息服务, 与此同时, 若想从根本上提高档案服务工作的质量, 适应信息化建设需求, 更需要不断提高软硬件配置水平和档案信息质量, 从而不断适应新形势下档案服务工作的发展脚步。

二、档案信息化对档案服务工作的影响

档案信息化对档案服务工作的影响是多方面的, 主要集中在对基础设备、人才队伍建设、档案服务理念等方面的影响:近些年来, 我国的计算机网络技术得到了长足的发展, 但与此同时, 计算机网络技术的先进成果却未能完全运用于档案工作当中, 目前, 相比发达国家来说, 我国档案基础设备比较落后, 档案管理条件比较薄弱, 尤其是运用先进设备进行档案服务的能力不强, 许多操作依然依靠传统的人工操作模式, 这当中影响了档案工作的发展。

先进的基础设施是档案工作开展的基础, 尤其是在档案管理日趋科学化与合理化的今天, 运用先进的计算机技术进行档案管理工作, 更是未来发展的趋势和要求, 这在很大程度上, 要求档案工作相关部门加大基础设施投资力度, 提高档案信息化水平, 从而对档案服务工作的开展和进行奠定扎实的物质基础。由于种种原因, 档案工作在以前未能得到相应的重视, 许多用户对档案信息的重要性不够重视, 用户整体档案意识不强, 从而影响了档案信息的利用效率。而在信息化的今天, 人们对信息资源的要求越来越高, 因此, 档案部门要从自身做起, 定期进行各种档案知识宣传活动, 帮助用户树立档案意识, 从而提高档案服务工作的质量。档案作为重要的信息资源, 只有充分利用, 才能转化成相应的生产力, 但在传统的档案工作当中, 档案信息往往被当成一种管理工具, 而不是服务方式, 随着社会和经济的发展, 档案信息资源开始得到很大程度的开发, 许多档案工作人员发现, 档案信息资源有着很强的服务性, 这在很大程度上要求档案工作人员需要树立正确的服务理念, 彻底清除原有旧观念的影响, 从以往的被动地位向现在的主动服务方向发展, 用新的理念、新的思维来指导自身工作质量的提升。从目前的相关档案工作人员来看, 现有的档案工作人员能够较好地应对传统模式下的档案工作, 但随着档案信息化建设速度的加快, 许多档案工作人员暴露出自身专业素质不高、科技能力不强的弱点, 因此, 在档案信息化迅速发展的今天, 档案工作人员应具备较高的职业素质, 其职业素质包含政治素质、职业道德素质、业务素质和科学文化素质等方面。这要求档案工作人员自身要注重自身素质和修养, 在工作和生活中通过教育和培训等方式, 学习相关档案知识和计算机知识, 与此同时, 各级档案部门需要根据自身情况, 为工作人员提供更多在职培训和学习的机会, 并且可以运用“走出去, 请进来”的方式, 与其他单位进行交流, 使工作人员充分了解自身工作的优点和不足, 从而更好地提升整个人才队伍的工作质量和职业素质, 适应信息化建设背景下档案服务工作的需求。

目前, 许多档案部门依然采用原始的档案管理工作模式, 这种模式在信息化不断发展的今天越来越显得无能为力, 有些档案部门虽然投入重金, 引进先进的档案管理设备, 但许多档案管理人员未能形成现代化的管理思想, 根本未能向社会提供最先进的档案管理工作, 严重阻碍了档案服务工作的展开, 因此, 这要求我们需要根据档案管理工作的具体特点, 在现代化管理方式的代理想, 提高档案的利用水平和服务水平, 从而从根本上改进档案管理工作的质量。

三、档案信息化建设背景下档案服务工作开展的具体方式

在档案服务工作当中, 要从思想上开始重视网络技术给档案工作带来的巨大变化, 变被动服务为主动服务, 使档案工作的服务性不再流于形式, 在具体的工作过程当中, 强调服务工作的多样性, 充分发挥档案信息化建设背景下档案信息资源的海量性和多重作用, 将信息服务引领到更广的范围当中, 通过开展社会实践, 深入社会, 了解社会各方面需求, 改变以往单一化的服务模式, 从而像高质量的服务迈进。比如说, 在济南、青岛、天津三市等地已实现跨馆取证和“一站式”服务, 方便了广大市民查阅相关档案, 扩大了自身的服务范畴。

众所周知, 在社会迅速发展的今天, 档案信息资源的服务对象和用户使用特点都发生了巨大的变化, 这要求档案工作在服务内容、服务方式等方面发生一定的改变, 在立足于传统服务方式的前提下, 档案服务工作要加强与社会之间的联系, 从而为社会提供更快更好的信息资源服务。与此同时, 档案信息服务不应局限于已有的信息资源, 需要根据社会需求, 扩大自身的业务范畴。目前, 档案馆的业务范畴, 已经不仅仅局限于档案信息的处理和保管, 随着社会的发展, 档案馆已经成为公众进行档案管理和查阅的主要公共服务部门, 在全国范围内, 我们发现, 许多城市的档案馆已经扩大了自身的服务范围, 并形成了独特的服务项目, 这与信息化建设过程中档案信息资源的海量性特征有着重要的关系。比如说, 南昌市档案局于今年初在新浪开通官方微博, 粉丝已经突破两万人, 其主要作用是向社会各界进行档案信息和社会新闻的通告, 这充分说明在信息化时代, 档案部门的服务模式和服务范畴都发生了巨大的变化。档案服务工作越来越朝向信息化和现代化方向发展, 而不管任何类型的档案工作, 都需要配备高素质的档案工作人员。在档案信息化建设的今天, 档案管理员的身份应该具有很大的复合性, 他不仅仅应该是一名导航员, 更应是一个中介者和组织管理人员, 这就要求各级档案部门在实践当中培养出一支有着较高业务水平和职业道德的档案人员, 在工作当中, 他们要有着相当的档案信息处理能力, 并掌握一定的外语知识和计算机技术, 从而建立高素质的档案信息服务队伍, 为提升信息化时代档案服务工作的质量奠定坚实的基础。

因此, 根据本文分析, 我们发现, 随着社会经济的发展, 档案信息化建设要求档案工作得到迅速的提升, 尤其是从设备、人才要求等方面, 彻底改变传统档案工作的运行方式, 所以从根本上来说, 档案信息化建设工作对新时期的档案服务工作提出新的要求, 这要求档案工作人员从根本上改变传统观念, 树立自身服务意识, 提高自身业务素质, 从而适应档案信息化建设的需要。

摘要：随着档案信息化建设的开展, 档案服务工作的质量和水平也得到了显著的提高, 因此, 在档案信息化建设脚步不断加快的前提下, 向用户提供更加方便快捷的档案服务工作, 从而最终建立起适应信息化社会发展的档案信息服务系统。

关键词：档案信息化建设,档案服务工作,档案信息服务

参考文献

[1]杨彩云, 李剑锋, 王振良, 韩江果, 毛凤萍.知识创新与高校档案资源的信息化建设[J].陶瓷研究与职业教育, 2006 (2) .

[2]李慧慧, 王德艳.强化档案工作人员素质推动档案管理现代化建设[J].黑龙江科技信息, 2009.

[3]周广华.关于如何做好档案管理信息化建设工作的探讨[J].中国石油和化工标准与质量, 2011 (5) .

[4]王晓敏.浅谈如何做好档案管理工作[J].内蒙古科技与经济, 2010 (1) .

浅议民生档案工作体系建设篇9

一、建立规范的民生档案管理体系

一是政策监管, 建立健全民生档案法规和制度。要会同有关涉民部门联合制定相关办法, 采取有力措施, 将各类民生档案的管理纳入到档案基础业务建设范畴, 争取早日建立起比较完备的民生档案管理法规和制度。二是业务指导, 加强民生档案的源头管理。对民政、劳动、社保、卫生、教育、土地、房管等涉民生管理部门的档案业务进行监督指导, 规范民生档案管理工作, 严格归档制度, 调整民生档案收集范围, 确保民生档案的齐全完整。三是延伸服务, 拓展民生档案领域。要深入有关行业和部门, 做好民生档案调查和登记工作, 界定各行业和部门形成的民生档案种类, 本着改善民生为重点的社会建设开展到哪里、民生档案工作就延伸到哪里的原则, 积极指导建立民生档案。

二、建立适应民生需求的档案资源体系

档案部门要以群众需要为导向、以强化民生档案建设为中心, 改变过去“重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物”的档案价值观念;改变档案馆单纯接收党政机关文书档案的传统做法, 突出民生档案在档案资源建设中的地位;重新认识所有与普通百姓、与民生有关的各种专业档案的价值, 将接收范围扩大到与群众关系密切的政府现行公开文件和专门档案、有关基层单位档案;把涉及到人的档案收集齐全并认真管好, 努力建立起覆盖最广大人民群众的档案资源体系。一是建设面向民生的多元化馆藏体系结构。民生档案的建设是个系统工程, 需从源头抓。涉民部门是民生档案的主要来源, 档案部门要采取有效措施, 通过各种途径大力加强民生档案资源建设, 改善馆藏结构, 接收涉民档案进馆, 丰富民生档案资源。二是整合民生档案资源。民生问题涉及面广, 民生档案形成的主体多而复杂, 致使民生档案资源分散保存于不同的部门, 给民生档案资源的共建共享带来了一定的困难。要解决这些问题, 最大限度地实现民生档案信息资源的社会共享, 必须明确民生档案的归属与流向, 紧紧围绕政府解决民生问题的工作需要, 不断拓展建档范围, 推进民生领域的建档工作向深度和广度拓展。

三、建立方便人民群众的档案利用体系

一是开发馆藏民生档案资源。结合民生档案利用工作的实际情况, 本着“突出重点、利用优先”的原则, 加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐, 为民生档案开发利用工作打下良好基础。如在档案业务工作安排中, 将关系民生、群众利用率较高的档案优先进行整理、编目、数字化, 建立名人档案、婚姻档案、公证档案、土地房产档案等专门数据库, 为及时提供利用创造条件。二是不断创新服务形式。在做好日常服务的基础上, 普遍实行函电代查、网上查阅、定期回访、利用辅导及跟踪服务、热线服务、亲情服务、休息日服务等人性化服务方式, 广泛开展民生政策文件进社区、下农村、到街头等主动服务。三是不断更新服务体系。建立已公开现行文件服务体系, 面向社会提供民生政策文件的无缝化服务, 推动有关行业、部门及时向社会提供民生档案信息。

四、建立民生档案工作队伍体系

浅谈高校教师业务档案建设篇10

1 构建高校教师业务档案的重要性

教学和科研始终是高校科学发展的中心工作,而教师又是开展这项工作的主要实践者和推动者,加强教师的业务档案建设不仅是真实记录教师成长历程,有效保存教学科研成果的需要,也是学校教师人事档案的进一步延伸,能够动态的、全面地、有效地记录教师个人的教学科研和进修、考核等情况,是学校进行教学改革、实现科学管理的一项基础工作。另外,教师业务档案建设为学院的师资队伍建设提供了全方位的信息资源,有利于对教师进行正确的评估,更有利于提高开展各项教学评估的工作效率。因此,高校教师业务档案具有实际意义上的保存价值和历史价值。

1)教师业务档案是评价师资队伍整体素质的重要依据。教师业务档案记录和反映了高校师资队伍整体素质情况,既可以对教师个人业务能力做出评价,又可以对学院的整个师资队伍实力做出评价。因此,做好整个学院教师业务档案的收集、统计、分析、研究,从中找出有代表性和规律性的东西,以便客观了解和分析学院在学科建设、师资队伍建设中存在的问题和不足,进而有的放矢地做好专项工作,做好选拔培养青年教学骨干和学科带头人工作。

2)教师业务档案是加强教学、科研管理的重要基础。教师业务档案建设是本科教学工作水平评估的一项重要指标。在教学模式改革、科技创新、科研项目申报等专项工作中,教师业务档案都充分体现了较大的参考价值。通过建立健全教师业务档案,可以弥补过去对教师考核工作缺乏定量分析的不足,使高校教学管理更加科学化、规范化,为逐步采用现代化管理手段创造条件。

3)教师业务档案是教师职称评聘和职务晋升的重要凭证。教师业务档案能客观地反映其专业知识、学术研究水平、科研工作能力,是进行职称评聘、职务晋升、年度考核的依据。长期以来,由于学校对教师业务档案的建立和管理重视程度不够,并未建立起专门的教师业务档案,使得学校在迎接教学质量评估和师资队伍管理工作中,常常缺乏客观、公正的评价依据。因此,加强教师业务档案的建设,为客观、科学地进行教师职称评聘和职务评定打下了坚实的基础。

2 教师业务档案的作用及目前存在的问题

教师是教学工作的主体,教师业务档案是构建教学档案的基础。在高校本科教学评估过程中,教学档案体现了评估学校的教学质量和办学水平。教学档案是决定评估结果的关键性因素之一,而教学质量的保证和办学水平的稳步提高与教师业务素质的高低有着密切的内在联系,即高校各项教学工作能否循序渐进地开展是与教师业务能力和科研能力的整体状况直接相关的;教师业务档案同时也是学校各级领导在决策学校发展规划时的重要客观依据,在评估过程中,专家也正是通过审阅教师档案来进一步了解学校的师资队伍建设情况,从而做出客观公正的评价。

但目前高校教师档案工作主要集中在教师人事档案的建设,业务档案的建设还处于被动、消极的状态下。很多高校并没真正认识到教师业务档案建设的重要性,因此在整个建设过程中还存在不少问题。一是管理体制不健全。管理水平不高,管理方式不够规范。二是对教师业务档案重视不够。由于高校对整个档案工作不够重视,因而在人员、经费和设施等方面不愿进行过多的投入,致使教师业务档案从管理到利用环节上存在较多的问题。三是教师业务档案管理人员的专业素质有待提高,大部分教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责,缺乏档案专业知识和素质。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。

3 加强教师业务档案管理的措施

业务档案不像教学类档案和人事档案那样相对稳定,教师业务档案材料的收集对象主要是教师本人。由于教师活动的多样性和教师本人对建立业务档案的作用和安全性存在疑虑,这给档案收集和管理增加了难度。教师新学历新学位的获得、论文专著的发表出版、荣誉证书的获得等零星材料随时都可能发生变化,使档案的收集工作量大而繁琐。为了使教师业务档案规范化、科学化,应严格收集管理措施。

1)增强档案管理意识,建立健全运行机制。首先,要从建立教师业务档案的管理机制入手,明确学校分管领导,与之相适应,各教学、科研单位也确定一名部门领导负责此项工作,并在条件许可的情况下,建立专业教师档案室,实行专人专管。要向广大教师宣传建立教师业务档案与管理的重要性,增强他们的档案意识,让他们理解、支持并协助管理人员搞好此项工作,应在全院范围内养成主动收集、自觉上交应归档的必要材料的良好氛围和科学的管理机制。其次,要建立健全各项规章制度,使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依,步入制度化、规范化管理轨道。

2)使用现代化手段,提高教师业务档案管理水平。教师业务档案在传统的手工管理模式下费时费力,大量的数据需要经常统计汇总,数据处理工作繁杂枯燥,要提高教师业务档案管理水平,就必须运用计算机建立教师业务档案综合信息数据库管理系统,对教师个人实行全方位、动态的网络管理和服务。实行网络化动态管理,既提高利用效率,弥补科研成果分散管理带来的不足,又能使教师的科研成果系统化,便于对教师科研能力的评估,提高管理工作效率。当教师们逐步体验到建立健全教师业务档案所带来的各种便捷和好处时,一定会主动及时上交应该归入其业务档案范围的材料,形成一个良性循环态势。

3)合理分类,科学管理,提高利用效率。在根据一定要求对零散材料分类、组卷、编目、立卷等档案整理过程中,档案专业人员必须维护学校全宗的整理原则,兼顾载体特征,采用教师业务档案信息集中、载体分散的整理方法,保持档案信息、文件材料的有机联系。利用信息分类建立教师业务档案专用的检索工具和互检系统,保持业务档案的完整性和使用档案的便利性。

4)从档案管理的外部环境入手,加强征集工作。教师业务档案产生在教学科研工作的第一线,所以加强收集人的档案意识,提高其业务素质,是教师业务档案能否齐全完整的基础环节。高校教师业务档案的收集应纳入各学院有关人员的职责范围,作为政绩和业务成绩的考核与考评以及教师、干部晋升职务、职称的条件之一。

综上所述,笔者认为教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和科研成绩提供了切实可靠的依据。我们应高度重视高校教师业务档案的收集工作,要切实解决“重教育教学,轻档案工作”的实际问题,应不断增强对教师业务档案重要性的认识,建立明确的档案管理制度,实施对教师业务档案的有效、规范管理,以此激励教师教学热情,不断进取,进而使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。

摘要：高校教师业务档案是高校档案的重要组成部分,它包括教师个人信息、教学、科研工作情况等方面内容,在教师管理、师资队伍建设、教学评估中都具有极其重要的作用。通过分析教师业务档案的内容及当前档案管理工作中存在的问题,提出加强教师业务档案管理的措施。

关键词：高校教师,业务档案,管理

参考文献

[1]彭倩.教师业务档案在师资队伍建设中的作用[J].攀枝花大学学报,1997(3).

[2]王少芩.高校教师业务档案与师资队伍建设[J].湖州师范学院学报,2000(2).

[3]陈继红.建立教师业务档案营造教育人文环境[J].南通高等师范学报,2005(3).

[4]张燕.谈高校教师业务档案的建设[J].科技情报开发与经济,2007(17).

论电子政务建设与档案工作发展篇11

【关键词】：电子政务档案工作发展

电子政务，是指政府部门运用先进的电子信息技术和网络技术，以服务型和企业型政府为核心，并借助先进的企业管理思想和公共管理，行政管理理念，以实现政务信息化、公开化、高效化和服务网络化等目标的过程。当前，随着电子政务应用的逐步广泛和深入，作为公益事业的档案馆应该适应电子政务的发展趋势，以建立“两个体系”即建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，建立方便广大人民群众的档案利用体系为目标，将档案建设纳入电子政务工作，积极拓展电子政务时代的档案社会服务功能，满足社会各方面的需要。笔者认为，档案工作者应以电子政务建设为发展契机，采取以下措施推动档案工作发展。

一利用电子政务建设的成果。加快建设档案资源体系基础工作

我国的《国家信息化发展战略(2006～2020年)》已经把电子政务建设列为我国信息化发展的战略重点之一，决定优先推行电子政务行动计划，可以预见，在未来一段时间内，我国的电子政务建设将会得到充足的物力和人力支持，进入黄金的发展时期。

我国党政机关及其相关部门经历了20世纪八、九十年代的办公自动化普及过程，为多年的电子政务建设建立起了较为完善的硬件设施和管理制度，这些都为档案工作的信息化建设提供了良好的社会基础。对于档案馆来说，应充分利用电子政务建设的成果，将档案信息化建设放在电子政务建设的大平台中考虑，充分利用本地的电子政务基础设施，加快建设覆盖广大人民群众的档案资源体系基础工作，以网络基础设施、安全基础设施、管理制度等作为档案信息开发利用服务的技术支撑。运用远程通讯、数据库、联机检索、网络技术等现代技术手段，通过网上传输实现档案收集、编目的数据采集等环节接轨，使档案数据一次输入多次使用，减少重复工作量和数据转换误差，节约资源成本，有效提高档案收集、整理“三率”，即归档率、完整率、合格率的质量，改变手工条件下低效率封闭式的档案管理和利用服务环境。丰富的馆藏资源是建设档案资源体系的重要基础，利用电子政务的成果，可以打破时空限制，加快完成档案信息采集，为档案工作带来高效优质的管理效果。

二利用电子政务建设为契机，推动档案信息化的标准规范建设

电子政务直接涉及到各级政府部门的政务核心。所以各级政府单位实施电子政务工程的过程中必然要求针对各自的行业特点和业务功能制定统一的标准和规范，使得各种系统能够基于通用的信息平台，所采用的数据结构、存储格式和传输格式都符合国家标准，能够顺利地实现信息和数据的共享。

我国现在采取的是分阶段实施，分类别发布的建设方式。基于时间的维度整体规划的考虑，需要在当前的建设阶段为下个阶段做好准备，不但包括硬件系统的预留接口，而且要重视数据和经验的积累。如果采用了标准化的数据格式和传输格式，信息系统就具备了强大的扩展性，可以在利用原有数据和信息的基础上，通过不断增加新的功能模块来适应不断发展的各种需求。因此，制定统一的信息化标准和规范对我国的信息系统建设和发展将具有深远的影响。就档案部门来说，电子政务时代的档案信息系统标准化建设，直接关系到国家电子政务实施与建设活动的绩教。电子政务系统中档案信息形成、收集、存储、检索、开发、利用的正常运作已成为档案信息化建设的重点工程。为此，应充分利用电子政务建设带来的契机，推动档案信息化的标准、规范建设。电子文件归档和电子档案管理要采用统一的法规标准规范工作，从文件的形成、流转、收集和归档以及档案的整理、编目等各环节纳入科学化、法制化的轨道。按照国家有关文件管理和档案管理的精神和要求，制订和完善电子文件归档管理和档案管理的办法、实施细则、技术标准、包括电子档案保真、保密和保存等关键问题。使档案工作这个“人类记忆工程”在现代科技时代同样得到科学管理和有效利用，在电子政务的新环境的推进下不断创新发展。

三利用电子政务环境，提升档案馆服务社会的核心竞争力

在电子政务时代，档案管理工作应当依托政府对电子政务建设的人力和物力支持，不仅可以实施网上移交、实时传递、联机编目，还可以利用电子政务的信息平台，实现馆藏资源优化整合与深层次开发利用。档案事业是一项公益性事业，档案资源的利用服务是档案事业的永恒主题，档案工作的目的是便于社会各方面对档案资源的利用，满足社会需求，使档案用户足不出门就可在自己的电脑终端上查找利用权限范围内的档案信息，实现档案信息资源共享。因此档案馆的根本特征是向社会提供服务，使馆藏档案资源为全体公民所共享。

档案馆应根据档案信息资源具有原始性、真实性的信息资源独特优势和社会发展的需要，结合馆藏信息特点，为经济建设提供社会化、专业化的服务，选准若干个信息整合方向，对档案资源进行深层次开发，从文献单元深化到知识单元，开发不同层次的知识信息产品。例如组织特色信息资源上网，开展有主题特色、用户特色的信息服务。通过开展信息交流、决策咨询、技术服务等业务，对政府与社会之间的知识流动和技术转移发挥关键性的促进作用，加快科技成果转化。还可以采用现行文件服务、举办主题展览、建立教育基地等形式，通过多种途径开拓档案馆的文化、休闲、教育等社会功能，把档案馆与社会和公众紧密联系起来，使档案馆的信息服务从封闭走向开放，从传统管理走向现代化管理，提升档案馆在社会化服务中的核心竞争力。

四利用电子政务信息化教育平台，加速档案信息化人才培养

提高政府工作人员的电子政务教育水平，加强信息技术人员队伍的建设，是电子政务建设极其重要的问题。政府机构中所有使用电子政务信息系统的工作人员和维护人员及政府服务对象的相关人员都需要参加与电子政务工作相关的业务学习和培训。在这种提高全民信息化水平的教育活动推动下，无疑大大促进了档案信息化人才的培养。档案部门要特别注意把档案业务工作结合电子政务建设的发展需要，在档案人员继续教育工作中加强对电子文件和电子档案管理知识的培训。

对于档案信息化人才，应注重以下方面的培养：一是档案信息化管理人才，即具有制定有关电子文件和电子档案管理办法和标准、规划，指导各地区、各部门电子文件和电子档案管理能力的信息化建设的管理型人才。二是档案信息化实用操作型人才，即能够胜任运用文档信息管理系统进行信息收集，采集、存储，编辑，检索，利用等工作的实用操作人才。三是档案信息化技术应用型人才，主要的技能工作是网络技术、档案信息安全技术、数据库等有关IT技术层面的管理、开发、维护和培训。建设复合型档案信息化人才队伍是一个系统工程，需要有效的组织、培养和协调管理，并目有一个可行的目标，良好的运行机制。档案部门的管理者应当抓住机遇，依托电子政务信息化教育平台，加速档案信息化人才培养，以便承当起档案信息化建设的历史重任。

五利用电子政务的宣传氛围，重视档案意识宣传教育

提高全民的信息化意识，实现政府和民众之间的信息共享，是推广普及电子政务的重要宣传工作之一。在电子政务环境下，电子文档在实现信息共享的同时，也涉及到信息的归档、管理、保密、安全、利用等问题。因此，档案管理部门在倡导电子文档信息利用社会化的同时，还必须向公众宣传教育规范利用行为。国家有关部门应当结合电子政务的网络宣传，重视并制定电子文件和电子档案利用的相关法律法规，采取多种措施规范利用行为，倡导信息利用的社会公德。例如，遵守信息公布相关法律法规，利用者行使利用权限但不得越权或篡改，不得利用档案信息进行违法活动，不得攻击档案信息数据库等。要通过报刊、广播、电视、广告等宣传媒体，教育公民认识电子文件和电子档案的重要性，严肃性，增强公众对电子文档关注、重视和管理的社会意识。

高校档案工作资源体系建设刍议篇12

随着时代的发展和进步, 档案工作原来的手工操作方式已远远不能适应现阶段形势的需要, 必须加强现代化管理, 加快信息化建设步伐。计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具, 其首要特征就是要求输入“计算机”的各项原始数据信息必须是准确和科学的, 如果输入的数据与信息是“垃圾”, 输出的只会是更高级的“垃圾”。所以, 实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期处理性质的基础工作, 使其充分满足计算机工作的技术要求。那么, 我国高校档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲, 目前高校的综合性档案管理面临的是内容庞杂、案卷数量繁多的状况, 且由于多年来一直处于封闭式管理之中。档案管理仅以保管为目的, 以案卷不丢失为原则, 再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况, 就形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范, 没有目录号、一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素, 甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重, 如有按时间组卷的、有按职能部门管辖权限组卷的、有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一, 有的一两页纸一文一卷, 有的五六百页纸一类一卷。

二、推进“三化”建设步伐, 构建现代高校档案资源体系

高校档案资源是反映学校教育、教学和管理基本面貌的历史记录, 它反映了学校多项工作的客观进程, 反映了学校工作的管理水平。因此, 高校档案工作必须首先加强资源体系建设, 着力做到“三化”, 即规范化、科学化和制度化, 从而为推进高校档案现代化建设步伐, 为档案服务体系建设和高校各项工作, 提供可靠的资料和工作基础。

1. 收集、归档工作规范化。

收集是档案工作的起点和基础, 只有通过收集工作, 才能把学校全部档案集中起来, 使档案室成为集中保管的基地和研究利用的中心。档案收集只有及时、完整、准确、系统, 才能充分为利用者服务, 为教育、教学工作服务。因此, 档案收集、归档必须做到规范化。从科学与经验中都可以获知, 要想提高档案管理的水平, 就必须实行规范化的工作程序与方法, 即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。其中主要要做到以下几点: (1) 全面普查案卷, 去重取精。这是实现档案管理规范化的第一步工作。由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件, 所以首先要剔除这些无用的文件, 才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 (2) 重新组卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写, 以保证案卷更加规范。 (3) 统一分类号, 保证检索查询率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先应根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。另外, 在分类的过程中还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误, 并且还应经常组织大家统一认识、统一标准, 尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致, 从而实现规范化管理。 (4) 规范题名保证检索查准率。统一分类号保证了检索查询率, 而题名准确才能保证检索的查准率。仅保证查询率是不行的, 还须同时保证查准率, 因此在著录时要统一规范题名。笔者认为, 规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要, 在著录过程中将题名中的责任者、事由、文种填写清楚, 必要时加上人名、地点和时间等要素。如果题名要素不完整则要补齐, 如果题名冗长则删除多余的赘词。另外, 可利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录, 为日后制作“人名目录”等检索工具打下基础。

2. 整理、分类科学化, 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程。

在档案管理基础工作的各个环节中, 计算机数据准备工作是一个大工程, 如果没有一整套科学化的工作程序与方法, 会使计算机因数据准备不足而无法使用, 甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点, 便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”等兼而有之的效果。 (1) 分清轻重缓急, 循序渐进。档案管理的一个重要目的, 就是要使档案为社会所用, 而用计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理综合性档案的过程中, 应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况, 对所有卷宗进行排队, 将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。同时要遵循“必须最大限度地保持文件材料之间的历史联系, 便于保管利用”的原则, 有永久、长期、短期、备查之分;档案整理分类又应是自然的、客观的, 以反映客观事实的真实面貌。如学校教育、教学工作是按学年度划分, 跨两个年关, 而学校文书档案、财务工作等是以自然年度划分的。总之, 档案的整理分类要力求科学化, 能准确反映学校各项工作的真实面貌, 便于档案的保管和利用。 (2) 分级次著录, 省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案, 进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力, 又提高了效率。 (3) 分门别类, 充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上分类标引;而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础, 可以减少著录环节的工作量, 大大地提高著录速度。 (4) 用“关键词”替代“主题词”, 简化查找时间, 提高效率。“主题词”虽然有规范统一的优点, 却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊?笔者认为, 可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇———“关键词”进行标识, 待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能, 把一些不规范的词与主题词中词义相同的词合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点, 而且解决了主题词的词义含量分属关系问题。

3. 管理工作制度化。

充分利用档案为教育、教学工作服务是学校档案工作的根本目标, 建立健全必要的管理制度是非常重要的, 根据档案利用的规律和特点, 我们应建立档案管理、借阅、保密等制度。目前, 学校档案管理工作日趋规范化、科学化、制度化和现代化, 广大教职工也越来越重视和支持档案工作, 自觉积累、收集材料, 主动提供档案。这既有利于抓好学校教育、教学工作, 促进管理水平及教育、教学质量的提高;也为教师职务评审、提高自身素质、搞好教学工作创造了条件, 促进教师间互相学习取长补短;还能帮助教师分析、了解学生情况, 便于在教学中有的放矢, 以利于学生健康成长。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一, 是学校科学管理的重要组成部分。学校档案工作应规范化、科学化、制度化, 使档案切实在学校工作中起到参考、指导和决策作用, 更好地为教育、教学工作服务。

建立“资源有机统一、管理有序实施、功能有效拓展、环境有力保障”的, 与社会主义和谐社会建设要求相适应的高校档案工作资源体系, 是当前高校档案工作的首要任务, 也是夯实档案工作基础、积极拓展档案服务功能的崇高使命。

摘要：高校的现代化建设需要档案的现代化。所以, 现代化高校的档案管理工作要以规范化、科学化、制度化为标准来建设, 从根本上适应现代高校的建设需求, 服务于高校的发展战略。

关键词：档案,规范化,科学化,制度化

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 1995 (5) .

[2]徐寒.职业秘书档案与信息管理技巧[M].广州出版社, 2004 (7) .

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