项目档案验收报告

项目档案验收报告（精选8篇）

项目档案验收报告 篇1

项目档案质量监理审核报告

一、工程概况

（1）项目建设规模及标准 略

（2）项目建设主要内容

（1）船闸主体：船闸布置在右岸岸坡 ,上闸首与现有船闸下闸首相连,左侧结构外缘线与现有船闸齐平。上闸首为整体空箱式结构，长度30米，宽 53.0m，口门宽度14.4米，顶高程为 26.2m；闸室为分离式结构，向右单侧拓宽成不对称广腹式，总长度为 300m，净宽 23m，左侧闸室墙为空箱重力式结构，右侧闸室墙标准段为扶壁式结构，闸室墙顶高程为25.0m（胸墙顶为26.2m）；下闸首为整体空箱式结构，长度34米，宽 61.6m，口门宽度23.0米。输水系统采用闸底长廊道侧支孔出水明沟消能的输水方式。

（2）上游引航道及导航靠船建筑物：上游引航道长565m，宽 50m。上游导航及靠船建筑物设置在右岸，其中导航墙为岸壁式结构，长115m，靠船建筑物为重力墩和桩基墩式结构，长 454.1m，上游引航道左侧布置 227.6 长浮式导航设施，采用钢管嵌岩桩固定导航浮箱型式。

（3）下游引航道及导航靠船建筑物：下游引航道长1047m，宽 90m，开挖土石方约51.1万方。下游导航及靠船建筑物设置两侧，左侧为空箱重力式连续墙结构，其导航段长251.5m、靠船段长450m、隔流墙长186.7m，在隔流墙下游设置 4个导流墩；右侧设置 91.9m 长导航翼墙、在下闸首下游约 250m 位置设置 169m长墩式靠船段，采用空箱重力墩式结构。

（4）节制分水闸：孔口 3×12m（开敞式）

（5）老船闸加固改造：包括闸室水工建筑加固、上闸首工作门及其启闭机更换、输水系统改造等。

（6）浮式检修门：新建船闸上游检修闸门采用浮式检修门。（7）河道工程：坝下唐家洲左侧河道切滩疏浚约48.2万方。（8）闸阀门及启闭机安装工程：上、下闸首工作闸门均采用人字门，工作阀门采用反弧型阀门，上游检修闸门采用浮式检修门，下游检修闸门采用叠梁门型式，检修阀门采用平板门。

船闸控制系统主要建设内容为：船闸控制系统（电气设备安装工程、工业电视监控、过闸调度和收费系统）的采购、制作、安装、调试、编程、培训等。

安全监测及原型观测自动化系统主要建设内容为：提供用于为控制和体现各种不利情况下工程性能的评价和施工期、运行初期、正常运行期对工程安全进行连续评估所需要的资料或数据（不包括围堰和混凝土温控部分）。主要工作内容为施工期安全监测，包括高边坡防护监测和爆破监测；原型观测内容包括老船闸、新船闸、节制分水闸、临近或附属建筑物等；按照合同约定的观测时限及后期的人员培训、自动观测系统维护等；施工期所有观测均不纳入到自动化系统，运营期纳入自动化系统的主要有扬压力或渗压力、土压力、应力、测 斜、水位观测。

船闸房建及室外附属工程主要建设内容为：富春江船闸扩建改造工程船闸房建及室外附属工程的土建（含装修）、安装（水、电、暖、弱电）、道路及绿化等，总建筑面积8184.9 ㎡，室外道路面积 10290 ㎡，绿化面积 19676 ㎡。

航道监控及信息化管理系统工程主要建设内容为：监控分中心系统（建德和桐庐各1套）、航道视频监控系统（桐庐富春江航段监控点位33个，建德富春江航段监控点位9个）、水文信息系统、LED信息发布系统、网络通道及供电系统（桐庐富春江航段监控点位29个，建德富春江航段监控点位3个）的采购、制作、安装、调试、编程、培训等。

助航标志及三江口航标灯塔工程主要建设内容为：实施建设船闸标志23块，建德梅城三江口至富春江船闸段航标志11块，上游锚泊服务区及远方调度站标志7块，灯塔航标1套等施工，以及拆除标志12块，航标灯1个，项目全长27.724km。

上游锚泊服务区及远方调度站工程主要建设内容为：建设5O0吨级泊位8个(结 构按1000吨 级设计),可 满足16艘单船同时锚泊(双排锚泊)，靠船墩泊位通过2O0m长 的人行栈桥与后方陆域相接。9号泊位为海事艇泊位。工程疏浚土方量 5115m3。

景观及绿化工程主要建设内容为：富春江船闸扩建改造工程船闸闸区范围内的绿化及景观设计、施工。（3）工程变更情况 本工程在工程实际实施过程中根据实际情况经承包人、监理、设计、业主等四方同意发生了以下主要变更：

1、疏通杭千高速下游左侧主河道变更；

2、光圆钢筋HPB300代替HPB235，螺纹钢HRB400代替HRB335；

3、船闸地基处理施工图设计变更；

4、下游引航道开挖实际地质与设计地质不符变更；

5、船闸主体灌浆孔加密变更；

6、富春江船闸扩建改造工程上游引航道的调整；

7、富春江船闸扩建改造工程老船闸加固改造施工图设计变更；

8、富春江船闸上、下闸首及下游引航道部分图纸调整；

9、闸室左侧块石护底问题；

10、富春江船闸扩建改造工程增设3台闸室水泵；

11、上游引航道直立式衬砌靠船墙施工变更；

12、老船闸1#水位观测井位置变更，费用不发生变化；

13、雷达液位计型号变更；（4）工程建设参建单位：

建设单位：富春江船闸扩建改造工程建设指挥部 设计单位：浙江省交通规划设计研究院 监理单位：江苏科兴项目管理有限公司

施工单位：中交第二航务工程局有限公司（船闸主体结构及引航道工程部分；闸、阀门及启闭机安装工程）

武昌船舶重工有限责任公司（闸、阀门及启闭机制作）浙江浙大中控信息技术有限公司（船闸控制系统工程）

浙江兴江建设工程有限公司（助航标志及三江口航标灯塔工程）

浙江华是科技股份有限公司（航道监控及信息化管理系统工程）

江苏省交通科学研究院股份有限公司（安全监测及原型观测服务）

二、审核依据

《浙江省航道工程竣（交）工验收办法实施细则（试行）》（浙交[2013]70号）、《浙江省水运工程竣工文件编制办法》（2011年版）（浙交[2012]6号）

三、档案管理组织情况

1、管理组织及人员分工

为确保档案资料管理的规范性和科学性，加大档案管理工作力度，确保档案资料的及时、完整、准确、系统，有效保护和利用档案资料，我总监办在组建初便成立了工程档案资料管理机构，根据档案管理“谁形成、谁收集、谁整理”的原则富春江船闸扩建改造工程总监办对档案管理及审核高度重视，成立了档案管理组织，实行总监理工程师负责制制定了《档案管理制度》。档案管理组长由总监高建楠担任，各专业监理工程师为成员，实行统一领导，分级管理原则。各专业监理工程师负责收集整理相关专业档案资料后由办公室档案资料专人负责整理目录和归档管理，积极维护档案的完整和安全。监理 单位负有对施工单位上报资料的审核，并负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和文件的完整性、准确性、真实性。审核签署相关文件以及向建设单位提交专项报告和监理文件。

因为本项目施工单位较多，交叉工程较多，加上工程档案的内容本身比较繁多，在一定程度上给建立档案管理带来一定的困难，但我总监办一直以来把信息管理，工程档案管理当作监理办的首要任务，从进场开工初就开始重视其作用，经过整个项目不断推进，我总监办也不断补充完善其相关资料。

本项目主要由船闸主体、老船闸加固改造工程、上游引航道及靠船建筑物、下游引航道及靠船建筑物、节制分水闸及左侧河道、船闸及航道运行管理用房、船闸启闭机房、上游锚泊服务区及远方调度站、助航安全保障设施等、其他配套工程及附属设施等单位组成。在施工中坚持资料与施工进度同步，我总监办主要包括在监理过程中形成的对工程有保存价值的文字、图纸、图表等不同形式的各种监理监理记录，并按档案要求归档。在交工验收前将所有工程技术档案资料进行了归档整理。

2、工程档案与工程建设同步管理

工程建设开展前，由总监办组织各参建单位召开了第一次工作会议，提出在工程建设过程中要加强工程建设档案收集管理的总结要求。后期总监办专门召开了关于工程档案收集整理的监理工作会议，提出了工程档案管理的目标、任务和要求。明确了工程建设监理文件和施工文件资料的管理程序，并提供符合相关标准规范的施工、监理 用表供给各单位使用执行。施工单位在合同项目开工前编制施工组织设计文件，其中包括组织机构及人员构成、机械设备进场报告、施工技术方案、施工进度计划、施工平面布置图等，经我办审批后签发开工令。分部工程开工前，施工单位根据根据工程量具体情况编制详细的施工技术方案，必要的工艺试验，进场原材料、构配件及设备质量证明和检测试验报告文件，收集测量与试验设备、仪器合格证或计量部门的率定证明文件等。重要或技术复杂的分部工程，施工单位还进行相应技术交底并编制技术交底文件，作为重要单元工程或关键工序施工的具体指导文件。监理机构审核相关工程技术文件合格后签发分部工程开工通知。

四、档案质量审核情况

各参建单位将案卷报送总监办，由我办主持对档案质量进行审查，并对档案质量提出审核意见。

1、审核档案范围

本监理审核报告关于档案资料的审核范围涉及施工、监理二大类，主要包括以下内容：

（一）、施工类

（1）开工报告、施工组织设计、技术交底、图纸会审纪要、施工计划、试验段总结报告、首件工程资料；（2）材料配比、配料单试验数据

（3）地基基础、隐蔽工程验收记录和船闸施工监控资料

（4）所有原材料、半成品、成品、混凝土预制件合格证及试验记录（5）永久性水准坐标图、建筑物坐标高程测量记录（6）测量成果、沉降位移观测记录和分析（7）桩基和构建安装记录、检测报告

（8）机电设备及金属结构的产品说明书与合格证、安装检查、检验与评定资料

（9）分部工程、单位工程、合同段工程和建设项目质量鉴定表（10）中间交工等验收记录及相关材料（11）工程及设计变更

（12）施工过程中遇到的非正常情况记录及工程质量影响分析（13）施工过程中发生质量事故，经处理补救后，达到设计要求的认可证明文件

（14）施工过程各方面指出较大质量问题、交工验收遗留问题及试运营期出现的质量问题处理情况资料

（15）竣工图纸、施工过程中形成的声像资料

（二）、监理类（1）监理规划、细则

（2）监理机构组建人员报备情况、各专业人员责任划分、监理工作制度

（3）设备材料审核、工程材料监理检查、复查、实验记录、报告（4）监理通知，监理例会纪要，专题会议纪要，监理工程师指令、（5）开（停、复、返）工令（含开工申请）许可证等（6）施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料（7）监理日志、巡视记录、混凝土浇注及其他旁站记录（8）各项控制、测量成果及复核文件（9）质量检测、抽查记录

（10）变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

（11）单元工程检查及开工签证，工程分部分项质量认证，评估（12）原材料、零配件的质量证明文件和检验报告

2、审核档案数量

监理共审核富春江船闸扩建改造工程六个标段六家施工单位和监理单位自身档案资料。具体审核数量以档案形成卷数为准。

3、档案审核内容和整理质量

经过各监理部认真审核，各施工单位档案内容与整理质量情况如下：

（1）各单位工程竣工文件符合交通工程档案组卷的要求。（2）档案工程文件内容符合真实、准确性要求，记录与反映了工程建设实际况。

（3）档案文件系统、客观地反应出检查项目频率、质量指标满足有关标准、规范要求。

（4）工程文件字迹清楚、图表整洁，签字盖章手续完备。（5）竣工图完、图样清晰，图幅符合标准，反映了工程形象面貌，做到图物相符；签章手续完备。

（6）归档工程文件整理立卷符合形成规律，卷内文件保持有机联系，具有成套性特点；工程档案符合系统性、完整性要求，组卷合 理。

五、存在的主要问题及建议

个别单位形成的卷内目录表格尺寸没有按照要求、竣工图章尺寸、字号大小不统一，建议各施工单位认真学习交通运输工程竣工文件归档管理办法，做好资料归档工作。

六、审核结果

根据国家交通运输部对档案管理的有关规定，结合工程特点，在参建各方密切配合下，经系统整理，已经完成档案组卷、案卷编制等工作。

七、监理档案管理心得

1、我总监办秉乘“高度重视，加强管理”的精神，高度重视工程档案资料，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以总监负责、专监分管、档案室具体负责、三四级档案管理网络。我办专门设立资料档案室，购置档案柜，配置了计算机等专用设备使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

2、加强制度建设，规范档案管理。总监办制定了具体的档案管理制度，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依。

3、采取有力措施，做好档案和利用工作。按照交通工程档案和浙江省竣工资料编制办法要求，利用《富春江船闸扩建改造工程档案 管理资料汇编》等文件，为档案工作的开展提供了科学依据。

八、工作中的不足和打算

1、加强宣传工作力度，提供全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成部分归档不规范，今后，我们将进一步加强法规学习，不断强化档案安全意识。

2、在档案管理中，大事记记录相对欠缺，今后在档案形成中注意加强对大事记整理和归档管理。

3、加强档案管理信息化学习，运用计算机应用技术，加强现代化档案管理。

4、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。加大培训工作力度，提高档案管理专业人员的素质。

5、总结经验教训，不断创新，进一步做好档案管理工作。

项目档案验收报告 篇2

一、明确项目验收范围, 核查已归档项目文件

西气东输管道工程档案验收前, 档案部门始终保持与项目管理部门的沟通和联系, 掌握工程验收的范围, 取得实际完成工程的项目划分表、主要单位工程清单, 并了解工程验收时未完工程情况等。根据工程验收范围, 档案部门对工程立项到工程验收全过程的文件进行了认真核查, 对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) 中“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”, 查缺补漏, 与各职能部门及时沟通, 督促文件归档职责单位尽快归档有关文件, 保证归档项目文件基本齐全、完整。

二、合理分类, 进行项目档案汇编

档案验收时, 必须要编制项目档案案卷目录, 在国家档案局《重大建设项目档案验收办法》中明确要求:项目档案必须达到完整、准确、系统。档案的“系统”就是指按其形成规律, 保持各部分之间的有机联系, 分类科学, 组卷合理。因此, 档案的分类显得尤为重要, 而项目档案分类也是建设单位进行项目档案管理时普遍遇到的难点问题, 很多单位在项目的档案分类上走了弯路, 由于分类方法不够科学, 项目档案排列比较混乱, 在项目档案验收时档案查找速度慢, 效率低, 不能满足项目档案验收的条件。西气东输档案部门早在建设初期, 认真学习了国家档案局制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》, 该规范中的“国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表”中按照项目开展的阶段列出了项目档案所包含的内容, 清晰明了。西气东输档案部门从一开始就确定了按照该规范的项目实施阶段进行分类, 把实施的项目作为项目档案的一级类目, 项目实施阶段作为项目档案的二级类目, 经项目实施同一阶段形成的工程资料相对集中, 大流水排列, 根据文件产生的种类、数量的多少, 还可进行三级类目的划分。实践证明, 这种分类方法, 使项目档案案卷脉络清晰, 简单明了, 满足项目档案系统化要求, 也大大方便了档案检索和利用。经过该档案分类管理实践, 我们认为:项目档案按照项目阶段进行分类, 将项目文件按照阶段相对集中, 能有效避免分类不当造成文件交叉排列的问题, 适用于任何行业的项目档案划分。

对于建管一体的项目, 工程资料随时产生、随时归档, 如果直接给以永久档号, 可能造同类文件排列分散、混乱, 这个问题可以这样解决:档案部门在收到工程资料后, 可将工程资料按工程阶段划分后先给一个临时档号, 将同专业、同类文件资料相对集中排列, 待该阶段所有资料都归档后, 再统一排列永久档号。这种处理方法虽然增加了一定的档案工作量, 但却保证了案卷的有序排列, 满足项目档案的系统性要求, 大大方便了日后档案的查找、利用工作。

档案部门在完成项目档案案卷汇编后, 应编制“案卷编制说明”, 打印所有案卷目录, 包括纸制档案外的所有特殊载体档案目录。案卷编制说明中应概括项目档案整体情况、编制原则、分类规则, 并说明有关情况等。通过案卷编制说明, 能够了解项目档案的编制和组卷管理概况。

三、对照《重大建设项目档案验收办法》中有关要求对项目档案进行自查整改

为保证项目档案的齐全、完整, 建设单位档案部门在完成所有项目档案的汇编整理后, 应组织计划、设计、施工、监理、质量、物资采购管理部门及使用等有关单位对项目档案进行自检, 内容是核查自项目立项直至项目验收整个过程产生的工程资料是否已全部编入项目案卷目录, 对于归档的项目档案的完整性进行确认。自检时, 档案部门需向各相关部门阐明工程验收的范围、相应工程档案验收的范围、自检的目的, 并提出问题整改时间要求。各部门自检范围根据各部门的职责范围划分, 划分原则上是“谁组织归档或负责组织归档, 谁负责相关档案的自检”。档案部门统一制订自检记录表格, 表格中包含自检部门、自检范围、自检情况、未归档项、整改内容、计划整改完成时间等项, 参加自检的各单位要对分工范围内的所有项目文件进行核查核对, 逐项记录自检情况, 记录存在问题, 对存在问题提出整改时间截点, 最后进行签字确认。自检工作后, 档案部门按照各单位确认的自检记录表格督促有关单位逐项整改直至整改完毕, 确保项目档案归档的完整性。通过各部门对项目档案的自检工作, 使归档工程资料的完整性得到进一步确认。

自检工作中, 档案部门还应对项目档案管理的规章制度、体制进行认真梳理, 认真搜集、整理反映项目档案管理过程的证据材料, 如项目进行中的档案培训资料、档案检查记录等等。

档案部门还应对项目档案的保管安全性进行自检, 库房、阅览、办公室应满足“三分开”要求, 档案库房应采取“八防”措施, 文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求, 库房柜架排列要求整齐规范……具体要求可参考《重大建设项目档案验收办法》附件2“重大建设项目档案验收内容及要求”的有关规定。

四、报送档案验收申请报告, 申请项目档案验收

对于重大建设项目, 项目建设单位应向国家档案局提出档案验收申请, 填写“国家重大建设项目档案验收申请表” (《重大建设项目档案验收办法》附件1) , 申请档案验收。项目档案验收应在项目竣工验收前一个月进行。项目档案验收申请报告应包括以下内容:项目概况, 立项批复情况, 项目划分及主要单位工程情况, 主要设计、施工、监理单位, 项目档案资料概况, 项目档案工作管理体制, 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况, 竣工图的编制情况及质量, 项目档案资料的接收、整理、管理工作情况, 项目档案自查整改情况、存在问题及解决措施, 档案完整、准确、系统性自评价及在施工、试生产中的作用等, 并附表说明项目档案文件材料的卷 (页) 数、竣工图卷 (张) 数等, 对于未完工程项目要逐一说明情况及计划完成时间等。

重大项目开展过程中, 建设单位应积极沟通国家档案局建设项目业务指导处, 随时沟通汇报项目情况、项目档案管理情况、档案验收准备情况等等, 取得他们的同步指导, 使项目档案管理工作得以顺利开展, 确保档案验收工作能够按照建设单位项目验收工作计划进行。

五、验收会议准备

为确保档案验收工作的顺利进行, 建设单位在申请档案验收时, 应同时做好验收会议材料的准备工作。会议材料包括两个部分:一是要有反映工程概况的影像资料, 使验收组成员通过影像资料了解工程概况, 影像资料可协调建设单位宣传部门协助制作;二是要编制能够反映项目档案管理的图文并茂的多媒体演示文稿, 内容包括:项目概况, 立项批复情况, 项目档案资料概况, 项目档案工作管理体制, 项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况, 竣工图的编制情况及质量, 项目档案资料的接收、整理、管理工作情况, 项目档案自查整改情况、存在问题及解决措施, 档案完整、准确、系统性自评价及在施工、试生产中的作用, 未完工程情况等。除此之外, 建设单位还要通知项目主要设计、施工、监理单位编制能够反映项目设计、施工、监理竣工资料编制管理情况的汇报材料, 准备参加档案验收会议。所有验收会议材料应全面、生动地反映工程概况及工程档案的管理情况。

除以上工作之外, 项目档案管理人员在整个项目档案管理工作中, 要做一个有心人, 应及时了解项目开展情况, 掌握所有项目档案的形成、组卷情况, 熟悉案卷排号及柜架排列情况等等, 在项目档案验收时, 应能快速解答项目档案验收组提出的有关问题, 并做到快速调阅档案验收组的查询、调阅的档案等。

参考文献

项目档案验收报告 篇3

关键词：项目档案；基础管理；项目档案专项验收；调查分析

为了解煤矿建设项目档案基础管理和项目档案专项验收情况，笔者于2016年5月～8月分别从项目档案人员配置情况、对项目档案专项验收了解程度和制度建设方面、项目档案收集和归档的管理方式方法、信息化建设、保管条件等几个方面对中国平煤神马集团旗下100多个基层单位中的90名专职项目档案管理人员进行了一次问卷调查。此次调查共发放调查问卷100份，收回90份，回收率达90%。其中，有效问卷为90份，有效率为90%。以下是此次调查情况的报告。

1 调查基本情况分析

1.1 人员配置情况、对项目档案专项验收了解程度、制度建设情况。

1.1.1 项目档案管理人员年龄结构合理。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，50岁以上的11人，占12.2%；35到49岁的42人，占46.6%；34岁及以下的占37人，占41.1%。

1.1.2 大多数项目档案管理人员接受过档案业务培训，但绝大多数没有参加过档案继续教育培训。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，接受过档案业务培训的83人，达92.2%；未参加过业务培训的7人，占7.7%；未参加过档案继续教育培训的89人，占98.8%。

1.1.3 项目档案管理专、兼职人员比例差距大。在基层100家处级单位的710名档案管理人员中，项目档案管理专职人员90人，占21%；兼职人员345人，占79%。

1.1.4 长期从事项目档案工作的固定人员少，更换频繁。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，从事档案工作在10年以上的15人，占16.6%；5～10年的20人，占22.2%；1～5年的38人，占42.2%；1年以下的17人占18.8%。

1.1.5 项目档案管理人员职称分布成“菱形”结构，底层和顶层职称人员分布较少，大多集中在中间层。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，底层的管理员12人，占13.3%；助理馆员43人，占47.7%；馆员的30人，占33.3%； 副研究馆员5人，占5.5%。研究馆员无，占0%。

1.1.6 多数项目档案管理人员未进行科研项目的研究。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，主持或参加过档案科研项目的有15人，占16.6%；未参加过档案科研项目研究的有75人，占83.3%。

1.1.7 半数以上专职项目档案管理人员表示未参加过项目档案专项验收。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，参加过项目档案专项验收的有48人，占53.3%；未参加过项目档案专项验收的有42人，占46.6%。

1.1.8 九成以上项目档案管理人员清楚未通过档案专项验收的项目不得进行或通过建设项目的竣工验收。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚未通过档案专项验收的项目不得进行或不得通过建设项目竣工验收的有86人，占95.5%；不清楚的有4人，占4.4%。

1.1.9 大多数单位项目档案实行了集中统一管理，并实行了领导和相关人员岗位责任制。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目档案实行集中统一管理的88人，占97.7%；实行集中统一管理但未建立岗位责任制的1人，占1.1%；不清楚的1人，占1.1%。

2 项目档案收集、整理和归档的管理方式与手段

2.1 多数单位项目档案验收中项目文件材料收集、归档的主要形式为合同管理。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目档案纳入合同管理，在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件的时间、套数、范围等的有85人，占94.4%；不清楚的5人，占5.55%。

2.2 多数单位的项目文件材料收集未能与项目建设同步进行。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，由于领导不重视，无法参与项目建设全过程的有42人，占46.6%；项目建设周期长，人员更换频繁，无法参与项目建设全过程的有14人，占15.5%；档案人员自身专业水平不高、缺乏矿井专业知识，无法参与项目建设的全过程有的有34人，占37.7%。

2.3 多数单位未采取措施对建设项目档案前期进行管控。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚本单位采取措施对项目档案前期进行管控的有24人，占26.7%；不清楚的有66人，占73.3%。

2.4 近半数以上不清楚竣工图是折叠成“手风琴”式和竣工图章的内容填写不能是同一笔迹。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚竣工图的折叠方法和竣工图章的内容填写不能是同一笔迹的41人，占45.5%；不清楚的49人，占54.4%。

3 项目档案信息化建设

3.1 多数项目档案信息化建设未予本单位信息化建设同步。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，未纳入单位信息化建设规划中、未与本单位OA系统对接的有51人，占56.6%；纳入本单位信息化建设并与OA系统对接的有20人，占22.4%。不清楚的有19人，占21.1%。

3.2 多数项目档案管理单位未使用档案管理软件。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，进行目录检索时，使用单机条文版档案管理软件的有20人，占22.2%；使用全文检索版档案管理软件的有10人，占11.1%；未使用档案管理软件的有53人，占58.8%；正准备购置的有7人，占7.7%。

4 保管条件

4.1 多数综合档案库房面积大于30平米，项目档案专用库房则小于30平米。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目专用库房面积“10～30㎡”的1人，占0.1%；“30～50 ㎡”的31人，占34.4%；“50～100㎡”的50人，占55.5%；“>100㎡”的8人，占8.8%。

4.2 九成以上单位做到了办公室、阅览室、库房三分开。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位做到办公室、阅览室、库房三分开的有85人，占94.4%；单位未做到三分开的有5人，占5.6%。

4.3 多数单位配备了存放项目档案的柜架。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位配备 “手动档案密集架”的有69人，占74.4%；单位配备 “铁质档案柜”的有14人，占15.5%。单位配备“防磁柜”的有2人，占2.2%；单位配备其它的有6人，占6.6%。

4.4 多数单位项目档案库房配备了温湿度控制设备，但半数以上单位并未对每日的温湿度做记录。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位配备了空调、去湿机、温湿度仪的有51人，56.6%；单位配备了温湿度仪、空调作为温湿度控制和除湿的工具的有39人，占43.3%；其中对库房温湿度变化做记录的41人，占45.5%；未做温湿度记录49人，占54.4%。

4.5 消防灭火设施多样化，但基层项目档案室主要消防设施以“人工灭火器”居多。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，使用“人工灭火器”的86人，占95.5%； 使用“自动灭火器”的2人，占2.2%；使用“自动喷淋”的2人，占2.2%；使用“高压细水雾” 和“超细干粉”的0人，占0%； 使用“气体”的1人，占1.1%；使用“其他”的0人，占0%。

4.6 多数单位未安装防盗报警装置。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，本单位安装了防盗报警装置的有10人，占11.1%；未安装防盗报警装置的有80人，占88.9%。

5 相关性分析

5.1 人员基本情况。从人员配置情况来看，项目档案管理人员年龄结构比较合理，但高层次人才缺乏，研究馆员，占0%。九成以上参加过档案业务培训，但有98.8%的项目档案管理人员未参加过继续教育培训。专、兼职比例失调，人员流动频繁。

5.2 项目档案专项验收情况。半数以上人员未参加过项目档案专项验收，对如何参与建设项目的过程跟踪，如何对项目资料进行收集、归档整理等以及验收条件、内容、程序等知之甚少，使得收集到的资料杂乱无序，分类整理时无从下手，工作不能有序开展。

5.3 制度建设情况。多数项目档案单位都实行了项目档案集中统一管理，并建立了项目档案管理制度。

5.4 项目文件材料的收集、归档形式和整理方法。九成以上单位项目档案收集采取纳入合同管理形式，使得项目档案收集、归档变得“有法可依”。多数单位项目档案的整理方法采取按卷整理为主。

5.5 项目档案信息化。从项目档案信息化来看，项目档案信息化建设与当前的煤矿建设现代化和信息化水平差距较大。

5.6 保管条件。九成以上单位建有综合档案库房，做到了办公室、阅览室、库房三分开，表明“三分开”的要求在基层已经得到了比较好的落实。多数单位项目档案库房余量不足20年，说明基层档案室的存贮空间较以前已经有了改善，但仍存在余量不足的问题。

5.7 设备设施：项目档案设备种类多样，“密集架”已经成为档案室的主流装具，基层单位项目档案柜架方面已经有非常大的改善。多数单位库房配备的消防灭火设施多以“人工灭火器”居多。

重大建设项目档案验收内容及要求 篇4

一、项目档案的基础管理工作

1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

二、项目档案的完整、准确、系统情况

1.按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

三、项目档案的安全

1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

项目档案验收报告 篇5

第一章 总则

第一条 根据水利部《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号），为进一步加强对水利工程建设项目档案验收工作的监督、指导，规范档案验收工作行为，统一档案验收标准，确保档案验收质量，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案验收是指各级水行政主管部门，依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。

第三条 档案验收依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（见附件，以下简称《评分标准》）对项目档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70 分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。

第四条 大中型以上和国家重点水利工程建设项目，应按本办法要求进行档案验收。档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。

第五条 水利重大信息化建设项目及其他水利工程（含改建、扩建、除险加固等建设项目），可参照本办法进行档案验收。

第二章 验收申请

第六条 申请档案验收应具备的条件：

（一）项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件。

（二）项目法人与各参建单位已基本完成应归档文件材料的收集、整理、归档与移交工作。

（三）监理单位对主要施工单位提交的工程档案的整理与内在质量进行了审核，认为已达到验收标准，并提交了专项审核报告。

（四）项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作，并达到《评分标准》规定的合格以上分数。

第七条 项目法人在确认已达到第六条规定的条件后，应早于工程计划竣工验收的3个月前，按以下原则，向项目竣工验收主持单位提出档案验收申请：

主持单位是水利部的，应按归口管理关系通过流域机构或省级水行政主管部门申请；主持单位是流域机构的，直属项目可直接申请，地方项目应经省级水行政主管部门申请；主持单位是省级水行政主管部门的，可直接申请。

第八条

档案验收申请应包括项目法人开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将项目法人的档案自检工作报告和监理单位专项审核报告附后。

档案自检工作报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等内容。

专项审核报告的主要内容：监理单位履行审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。

第三章 验收组织

第九条

档案验收由项目竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。

第十条

档案验收的组织单位，应对申请验收单位报送的材料进行认真审核，并根据项目建设规模及档案收集、整理的实际情况，决定先进行预验收或直接进行验收。

对预验收合格或直接进行验收的项目，应在收到验收申请后的40个工作日内组织验收。

第十一条

对需进行预验收的项目，可由档案验收组织单位组织，也可由其委托流域机构或地方水行政主管部门组织（应有正式委托函）。被委托单位应在受委托的20个工作日内，按本办法要求组织预验收，并将预验收意见上报验收委托单位，同时抄送申请验收单位。

第十二条 档案验收的组织单位应会同国家或地方档案行政管理部门成立档案验收组进行验收。验收组成员，一般应包括档案验收组织单位的档案部门，国家或地方档案行政管理部门，有关流域机构和地方水行政主管部门的代表及有关专家。

第十三条 档案验收应形成验收意见。验收意见须经验收组三分之二以上成员同意，并履行签字手续，注明单位、职务、专业技术职称。验收成员对验收意见有异议的，可在验收意见中注明个人意见并签字确认。验收意见应由档案验收组织单位印发给申请验收单位，并报国家或省级档案行政管理部门备案。

第四章 验收程序

第十四条

档案验收通过召开验收会议的方式进行。验收会议由验收组组长主持，验收组成员及项目法人、各参建单位和运行管理等单位的代表参加。

第十五条 档案验收会议主要议程：

（一）验收组组长宣布验收会议文件及验收组组成人员名单；

（二）项目法人汇报工程概况和档案管理与自检情况；

（三）监理单位汇报工程档案审核情况；

（四）已进行预验收的，由预验收组织单位汇报预验收意见及有关情况；

（五）验收组对汇报有关情况提出质询，并察看工程建设现场；

（六）验收组检查工程档案管理情况，并按比例抽查已归档文件材料；

（七）验收组结合检查情况按验收标准逐项赋分，并进行综合评议，讨论、形成档案验收意见；

（八）验收组与项目法人交换意见，通报验收情况；

（九）验收组组长宣读验收意见。第十六条

档案验收意见应包括的内容：

前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述）；

一、档案工作基本情况：工程档案工作管理体制与管理状况；

二、文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；

三、工程档案的完整、准确、系统性评价；

四、存在问题及整改要求；

五、得分情况及验收结论；

六、附件：档案验收组成员签字表。

第十七条 对档案验收意见中提出的问题和整改要求，验收组织单位应加强对落实情况的检查、督促；项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作，并在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送竣工验收主持单位。

第十八条

对未通过档案验收（含预验收）的，项目法人应在完成相关整改工作后，按本办法第二章要求，重新申请验收。

第五章 附 则

第十九条

本办法由水利部负责解释。

第二十条

项目档案验收报告 篇6

工程档案自检报告

丹拉国道主干线西宁过境公路西段项目于2010年10月28日建成，经过一年的试通车，于2011年11月完成建设项目的交工验收工作。按照《公路工程竣（交）工验收办法》和《交通建设项目档案专项验收办法》，在省档案局领导指导和帮助下，我局组织该项目各参建单位对工程档案进行了系统的整理和归档，目前已基本完成。现将该项目档案自检情况汇报如下：

一、项目建设情况

1、本项目起于朝阳互通立交，利用改建宁大高速公路2.98km，在祁家城处设互通立交，之后以高架方式沿天峻路向西，以隧道穿越大有山，经西杏园、西宁钢厂后山，跨海子沟后沿宋家寨，晋家湾后山坡，饶过城西规划西区至终点上吧浪，接入西湟一级公路。全线主要完成路基挖方205.87万m3，填方174.08万m3，沥青混凝土路面30万平方米（一层），特大桥1座，大桥7座，中桥3座，隧道2543.8米(双洞)/1座，互通立交5座，分离式立交4座，涵洞43道，通道23道，天桥5座。

2、本项目交工前质量检测工作由青海省交通建设工程质量监督站完成，并经交工验收小组审议，认为西宁过境公路西段项目路线平面线型顺适，布线视线良好，路基整体稳定，路面无严重缺陷，桥梁、隧道等构造物安全稳定，混凝土强度、桩基检测、预应力构件的张拉应力、桥梁承载力等各项质量控制指标符合设计和规范要求，工程合格率100%，达到交工验收条件。

3、参建单位

建设单位：青海省高等级公路建设管理局

设计单位：中交第一公路勘测设计研究院有限公司、青海省公路科研勘测设计院

监理单位：山西省交通建设工程监理总公司（总监办）、陕西海嵘工程管理有限公司（第一驻地办）、重庆中宇工程咨询监理有限责任公司（第二驻地办）、北京中资路捷工程技术咨询有限公司（第三驻地办）、青海兴青工程监理咨询有限公司（第四驻地办）、北京中交路通交通工程咨询有限公司（第五驻地办）

施工单位：路基工程:海南公路工程公司（一标）、中国路桥工程有限责任公司（二标）、中铁十八局集团第三工程有限公司（三标）、中交第三公路工程局有限公司（4-1标）、中铁十九局集团第二工程有限公司（4-2标）、中天路桥有限公司（五标）、青海省路桥建设股份有限公司（6-

1、6-2标）；路面工程：青海省路桥建设股份有限公司；伸缩缝：衡水恒力通工程橡胶有限公司（一标）、衡水冀通工程橡胶有限公司（二标）；交通工程：青海省路源工贸有限责任公司（一标）、四川金城栅栏工程有限公司（二标）、内蒙古通安特交通工程科技公司（三标）、衡水路航交通防护工程有限公司（四标）、甘肃圆峰交通设施制造有限公司（五标）；机电工程：北京路安交通科技发展有限公司（一标）、广州海特天高信息系统工程公司（二标）、青海金安建设工程有限公司（三标）；房建工程：青海省第一建筑有限公司（一标）、青海工达建筑总承包工程公司（二标）、青海省土木建筑工程实业公司（三标）；大棚工程：徐州中煤钢结构公司（一标）、汾阳市虹宇网架结构公司（二标）、山西建筑工程总公司（三标）；绿化工程：西宁园林建设开发公司（一标）、甘肃洮河园林绿化有限公司（二标）、西宁树景园林种植有限公司（三标）、西宁广绿绿化公司（四标）、西宁市湟水林场（五标）。

二、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施

1、加强领导，完善档案管理体制

在西宁过境公路西段建设过程中，为了确保档案资料的齐全、完整、准确性，工程档案资料采用工程软件入网管理，将建设过程中的试验、施工、监理原始资料及工程质量评定等电子资料上传项目办服务器统一保管。并明确了项目办、软件服务、施工、监理等参建单位的档案职责，确实做到信息可靠、网路畅通。项目办针对施工、监理单位资料管理人员资料管理水平参差不齐及人员更换频繁的情况，定期组织档案业务培训，并现场跟踪指导，确保档案资料与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证了项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

2、加强档案室硬件设备配置，为档案工作的开展提供良好的工作平台

按照档案资料管理相关规定和要求，项目办专设档案办公室1间、档案库房3间，占地面积约80平方米，做到库房、查阅、办公三分开。同时，配备临时档案架，购置灭火器等设施，做到了防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等工作。

3、加强监管，严把档案质量关

档案管理的整个过程中，加强监管力度，严把档案归档质量关，资料整理坚持资料间的历史联系性原则，尽量保证完整、不割裂。在移交时，资料经过层层把关，先由施工单位自检，合格后交监理单位核查，监理单位对发现的问题提出整改意见，由施工单位进行整改，整改完成后经监理单位复核无误交项目办入库。

三、项目文件材料收集整理所依据的标准

我局严格依据《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》、《交通档案进馆办法》、《公路工程竣（交）工验收办法》和《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，认真编制《青海省高等级公路建设项目竣工文件编制办法》和《公路建设项目档案管理文件汇编》，严格要求各施工、监理单位按照《编制办法》和《文件汇编》对竣工档案资料进行系统、规范整理。

四、项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况 西宁过境公路西段项目档案经过整理、归纳、编号，主要包括：项目前期立项、批复、工程可行性研究报告、工程环保和水保影响报告、地质勘察报告、初步设计和施工图设计等建设依据及上级有关指示；设计、施工、监理招标文件及合同书、协议书、施工过程中质量控制报告；施工、监理单位质量评定、试验检测及施工和监理原始资料、工程竣工资料和竣工图纸、工程技术总结；工程交工前质量检测及交工验收文件；工程科研和新技术资料等共5卷30篇4269盒。资料归档率100%，完整率98%，采用计算机和U盘等管理。

五、竣工图的编制情况及质量状况

竣工图是工程档案的重要组成部分，基本上做到了完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。施工单位以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”，有关单位和责任人严格履行签字手续。每套竣工图前面均附有图纸目录。施工单位按以下要求编制竣工图：

1、按施工图施工没有变动的，在施工图上加盖并签署竣工图章；

2、一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

3、凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位在相应位置签署总监名字和监理单位名称。归档图纸按《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。竣工图全部使用新图纸。竣工图章做到了签字手续齐全，使用碳素墨水，签字工整，没有出现代签情况，竣工图章使用不褪色的红印泥。

六、档案在项目建设、管理试运营中的作用

西宁过境公路西段工程档案在工程建设、管理、试运营等阶段发挥了很大的效益，起到了档案应有的凭证依据作用。在工程建设工程中，工程技术人员利用档案熟悉项目线路走向、地质概况、桥隧结构及分布、控制性工程等，及时协调现场出现的问题，保证了工程质量、安全、工期；相关专业人员利用档案编制工程概算，有效控制了工程投资；试运营阶段，依据设计文件、施工图、设备设施资料，完善了道路防排水、交通导向牌及监控、照明、收费系统，为西宁过境公路西段的安全营运提供了保障。

七、存在的问题及解决措施

1、由于我局办公大楼正在装修阶段，西过境项目档案资料暂时不能入库统一管理，因此，档案室较简陋，设施、设备不够完善。待办公大楼装修完成，按档案管理相关要求入库管理。

2、西过境项目现处在工程决算阶段，因此，项目决算文件及审计文件未归档。

项目档案验收报告 篇7

从项目档案验收工作的成效来看, 各单位档案基础设施建设和项目档案管理水平有了显著提升。这都源自于各类验收制度陆续出台后, 借助项目档案验收, 集团公司对成员单位档案工作的管控进一步加强, 档案管理工作有了着力点和推动力。

从验收组的角度, 对固定资产投资项目档案验收全过程进行观照, 既有利于验收组织单位对验收过程进行反思, 也有利于被验收单位参照对比, 改进项目档案的管理工作。下文笔者将结合实际项目档案验收经验, 谈谈在固定资产投资项目档案验收过程中应注意的几个问题。

一、集团公司在组织验收过程中应注意的问题

《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》规定, 建设单位的项目档案验收工作由建设单位所属集团公司负责组织验收 (受科工局委托) 。一般是由集团公司档案相关部门负责固定资产投资项目档案验收工作。在实际组织项目档案验收过程中, 集团公司应注意以下几个方面的问题。

(一) 重要项目或档案管理水平薄弱的单位, 集团公司应安排人员陪同验收。

重要项目一般是指投资额超过1亿的项目。投资额过亿的项目一般要先预验收, 再进行档案正式验收。集团公司作为档案验收工作的组织者, 应派人参加项目档案的正式验收。一方面, 过亿的项目, 科工局等上级机关一般也会派人参加项目档案的验收, 并对其验收过程进行监督指导;另一方面集团公司派人参加项目档案验收, 可以更好地跟科工局等上级机关当面沟通, 及时解决在档案现场验收中出现的一些问题, 帮助建设单位顺利通过验收。

(二) 对于档案管理基础本身就比较薄弱的单位, 集团公司更有必要派人参加项目档案的验收。

一方面, 集团公司派人参加项目档案验收, 可以引起被验收单位领导的重视, 有利于推动被验收单位档案工作的开展。另一方面, 集团公司参加项目档案的验收, 可以更好地发现问题, 总结经验, 针对性地指导被验收单位及时整改。

(三) 验收申请的截止时间与验收安排。

《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》明确规定, 建设单位要在项目档案验收前一个月报送档案验收申请。但实际情况是固定资产投资是一项十分复杂的工程, 牵涉面很广, 建设单位会因各种主客观原因, 直到竣工验收节点前一个月或更短才报送档案验收申请。这就会出现由于临时加塞任务而导致验收专家安排不过来等影响项目档案验收和竣工验收的情况。为此, 集团公司在档案验收时间安排上, 应遵守以下几点原则:

1. 集团公司应要求所属子公司, 严格按《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》要求的时间报送档案验收申请, 并将其纳入集团档案年检或考核。如果有在档案验收中采用评分制的单位, 可以将报送档案验收请示的时间设置为重要评分项;

2. 由于客观原因, 无法及时报送档案验收申请以至项目档案验收延期的, 集团公司应厘清责任, 从项目建设的全局出发, 积极调动专家资源, 开通绿色通道, 在不违反政策的前提下, 配合建设单位做好项目档案验收的服务工作;

3. 项目档案的验收在时间安排上要合理, 要结合项目竣工验收的时间, 给建设单位留有充足的时间对验收中发现的问题进行整改、闭环。

(四) 专家库的建立与验收组的配对。

专家是开展项目档案验收的主体, 是项目档案验收的核心力量。组建的专家库质量的高低, 直接关系到项目档案验收工作开展的好坏。集团公司在组建专家库时, 要注意以下几点问题。

1. 专家的数量要根据集团公司每年固定资产投资项目的数量和成员单位的数量综合确定。

为顺利完成每年项目档案验收计划, 档案专家库应配有足够数量的专家, 以备能够随时调用。一般来说, 项目档案验收都集中在第四季度, 特别是十二月份, 有时可能有数十个项目需要同时验收, 有时还要考虑到并不是每位专家都有时间参加验收, 这就需要专家库中有足够的专家以供调用。根据实际验收经验, 项目档案验收专家库专家数量可以通过以下公式推算, 即“项目档案验收专家库人数”应不少于“集团公司子公司数量与年度计划验收的固定资产投资项目数之和”乘以系数0.55, 其中可担任验收组组长的专家应占专家库人数总数的20%左右;

尽量安排每个成员单位都至少有一名项目档案验收专家。专家参加项目档案验收, 不仅仅是完成集团公司安排的档案验收任务, 也是通过项目档案验收这种形式, 向兄弟单位学习在项目档案管理方面好的做法, 好的经验的一次机会。在某种程度说, 每一次项目档案验收也是集团各兄弟单位间档案工作交流的学术讨论会。

2. 专家组组成结构的安排应合理化。

除去带队领导, 一般专家组由3或5位专家组成。根据验收内容, 验收组至少要包涵“设备档案专家”“基建档案专家”“综合类档案专家”各一名。其中, 由于其基建档案的专业性, 如果验收的项目包涵建安工程, 务必安排一名基建档案专家参加验收;

3. 专家队伍的培养, 应注意专家梯队的建设。

所谓专家, 就是具有理论基础和实践经验, 并能把理论基础和实践经验有机结合起来, 有效指导工作的一类人。所以, 在验收专家队伍中, 集团公司应注意专家梯队的培养, 通过验收带队伍, 既要注重专家队伍的质量, 又要注意对年轻专家的培养。

(五) 对整体验收时间安排的一点建议。

档案验收的目的是通过项目档案验收, 检查本项目归档资料的齐套性、规范性, 及建设单位档案基础管理的情况, 以推动建设单位档案管理水平的提升。从集团公司档案工作层面来说, 验收一方面是检查档案工作, 另一方面是指导和推动成员单位的档案工作。

一般来说, 项目档案验收的时间仅为一天, 除去首次会议和末次会议, 以及现场检查和讨论验收意见的时间, 真正查看档案实体的时间相对于被查卷宗来说, 明显不足。在实际档案验收工作中, 为达到项目档案验收的目的, 档案验收的时间应该延长致1天半或2两天。有以下两点原因:一是项目档案验收检查的特点是逐件查阅, 并关注文件之间的相互联系, 比较耗时;二是项目档案验收的目的既是查验档案, 也是借档案验收的过程, 交流、指导档案工作经验与心得, 验收时间上应予以充分保障。

二、现场验收应注意的几个问题

项目档案现场验收, 是指通过查看建设现场和现场检查项目档案的系统性、齐套性和安全性, 并给出档案验收意见和被验收项目通过或不通过档案验收的结论的活动过程。在项目档案现场验收过程中, 应注意以下几点问题:

(一) 时间安排。

一般来说, 项目档案验收包括如下几个流程:首次会议 (主要是领导讲话和项目介绍) , 查看建设现场, 查看项目档案, 专家组讨论验收意见并与被验收单位进行沟通, 末次会议 (主要包括宣读验收意见, 领导讲话) 。从验收时间安排上, 应以查阅档案为主, 并留有充足的时间进行验收意见的讨论和确定。

(二) 现场分工。

从结构上来说, 固定资产投资项目档案可分为“综合类、设备仪器类和建安类”三类。验收组在现场分工时, 应以档案验收专家的专业方向为验收分工的依据。

为了方便集团公司进一步开展项目档案验收工作, 督促被验收单位做好验收后的整改工作, 验收组应在验收结束后将专家的验收意见表、打分表收齐, 随验收意见一并报送集团公司项目档案验收的组织部门。这是因为, 一方面, 专家验收意见表、打分表是集团公司总结经验, 指导工作的依据和参考, 另一方面, 意见表和打分表也是事后考核专家, 追溯责任的凭证。

(三) 档案验收也应查看项目建设现场。

项目档案验收时, 档案验收专家需不需要到项目建设现场查看, 需不需要对每台设备进行查验?很多专家认为项目档案验收是对项目建设过程中所形成的档案进行查验, 不需要到项目建设的现场查看, 因此, 在实际验收过程中, 省略了此环节。笔者认为, 从项目档案验收的要求来说, 档案验收时需要对建设现场进行查看, 而且是必不可少的环节。原因如下:

1. 验收组查看项目建设现场, 了解项目全貌, 是迅速进入验收状态的有效途径;

2. 部分文件材料如“合格证”“领用记录”“使用记录”“维修记录”等都在项目建设现场, 所以项目档案验收必须到现场查验;

3. 项目档案验收时, 档案专家查看现场的角度与审计、安全以及竣工总验收角度不同。

项目档案验收查验现场, 主要是通过直观了解建设现场或是设备, 从“实景”或“实物”的角度来判断哪些材料需要收集归档。

(四) 档案工作场所应该怎么检查。

档案工作现场的检查应该包括以下内容:一是看档案工作环境有没有达到“三分开”的要求;二是看档案库房建设有没有达到“八防”标准的要求;三是看档案装具是否符合保管要求;四是检查档案信息化的推进情况。

检查档案工作现场, 主要目的不是检查, 而是通过项目验收这种形式, 为建设单位争取档案工作资源, 推进档案工作进一步开展。

档案信息化建设是项目档案验收检查的重要内容, 在《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》中也有专门的要求, 检查档案信息化时, 由于各单位信息化建设水平不均衡, 主要从以下几点来检查:一是看被检查单位是否用信息化的手段来管理项目档案;二是看是否有适应单位发展的档案信息化推进的规划, 档案信息化建设是否有持续的财政投入;三是看档案信息化在固定资产项目档案管理中发挥作用。

(五) 验收意见该怎么写。

项目档案的验收意见, 既是项目档案验收的结论, 也是项目竣工验收的参照依据。验收组编写项目档案验收意见时, 应注意以下几点:

1. 应遵循实事求是原则, 存在什么问题就是毫无避讳的指出来;

2. 应抓住主要问题和问题的主要方面。

也就是说, 在项目档案验收中, 看发现的问题是个别现象还是普遍现象, 是关键问题还是次要问题。个别现象或是次要问题可以通过其他形式如会议备忘录等给予警告。如果是普遍现象或是重要文件缺失, 就应按实际情况如实描述写进验收的正式意见中;

3. 意见形成后, 应与被验收单位进行沟通, 向其解释其每条意见条款的依据, 并给出如何整改的建议。

摘要：固定资产投资项目档案验收是整个项目验收的重要组成部分, 是项目验收的必经环节。相关制度也规定了未经项目档案验收或项目档案验收不合格, 不得进行或通过项目竣工验收的强制条件。本文通对固定资产投资项目档案验收的组织形式、专家库组建、现场验收等方面进行了深入探讨, 并结合笔者在固定资产投资项目档案验收中的实际工作经验, 从集团公司组织档案验收的角度对固定资产投资项目档案验收中应注意的问题提出一些看法和建议。

项目档案验收报告 篇8

关键词：独立学院；评估验收；档案管理

评估验收是在全国范围内开展的普通高等院校教育教学质量评价，是现代教育体系的一项重要工作，是高等院校检验自身教学水平的重要时机。科学评估工作需要教学活动档案信息，其在评估工作中具有重要作用。在此背景下，独立院校如何积极调整自身工作，从而满足验收评估要求是独立院校必须解决的问题，也是影响独立院校未来发展的重要问题。

一、独立学院档案管理中存在的问题

1.管理人员没有认识到档案管理工作的重要性

档案管理在独立学院中是一项综合学科专业工作，其涵盖了收集、管理、统计以及规划等学科内容，对于工作能力和专业技能的要求较高[1]。因此，管理人员需要从专业的角度出发，重视档案管理工作的重要性，能够独立完成档案管理工作，并注重提升自身的专业素养。但是许多独立学院都缺乏专业的档案管理人员，加上管理人员对管理工作的认识不充分、专业知识以及技能水平偏低，这些问题对独立学院档案管理工作的有效开展造成了一定的影响。

2.独立学院管理人员的专业水平不高

随着现代科学技术的发展以及计算机网络的广泛使用，智能化、信息化成为时代发展的潮流与趋势。独立学院需要引进先进的档案信息管理技术，提高档案管理工作的信息化水平。在档案管理工作中，利用计算机软件对档案信息进行收集和储存，有助于提高档案管理工作的效率与质量，同时能够有效降低工作量，减少人力与精力的浪费[2]。但是在实际工作中，会使用信息化管理软件的管理人员较少；此外，独立学院在引入先进的管理软件后没有重视管理人员的专业技能培养，导致档案管理工作的效率受到影响。

3.档案管理制度不完善

目前许多独立学院虽然设置独立的管理部门，但是在管理人员选择方面存在一定的问题，一般是让非专业人员进行管理。这导致档案管理工作失去了其应有的意义，这主要是由于制度存在缺陷。在实际时间过长中，总有某一学校的管理工作会产生偏差，这也是不可避免的[3]。无论在普通高等院校或是独立学院中，要想提高档案管理的有效性都需要设立完善的规章制度，若规章制度不完善、不合理，很可能导致各环节的工作无法有效开展。独立学院需要立足于学校发展的前景上，结合学校的实际情况，加强档案管理制度的创新。

二、独立学院评估验收对加强档案管理的启示

档案管理能够提升评估验收工作的科学性和有效性，并且为学校的教学计划制定和实施提供可参考信息资料，提高教学效率，推动独立学院的平稳发展。笔者根据多年工作经验得出以下启示：

1.提高管理人员对档案管理工作的认识

要想提高独立学院档案管理工作的效率和质量，首先需要提高独立学院档案管理人员对档案管理工作的认识，进而提高其他部门对档案管理工作的认知[4]。首先需要对独立学院管理人员做好定时考核与规划，观察管理人员的各方面表现，通过建立完善的奖惩机制，提高其工作积极性，进而提升档案管理工作的效率与质量；然后通过完善档案管理工作的全面性，突破传统观念的束缚，提升独立学院的档案管理意识，采取正确的处理措施来解决问题，保障独立学院的有效发展。可以通过座谈会议、演讲、职业培训等方式，加强管理人员的专业知识学习，进而培养其管理意识和思想[5]。

2.独立学院要重视管理人才的培养

管理人员的专业素质以及技能水平对档案管理工作的效率和质量具有重要影响，为了进一步提高独立学院档案管理的效率，笔者认为首先需要从独立学院发展战略目标出发，制定相应的管理人员管理机制，解决档案管理人员专业水平过低的问题，保障管理人员的工作效率与质量；其次，要重视独立学院中管理人才的培养，定期组织管理人员进行职业技能培训，提高其管理能力；最后，重视管理人员的职业道德培养，选择责任心强、职业道德好以及认真负责的档案管理人员。独立学院档案管理工作的质量与管理人员的专业水平之间具有密切的相关性，因此需要提高管理人员的专业素质，保障管理工作的有序开展。独立学院为了提高档案管理的质量，可以通过增设独立的管理部门，并选择专业素养高且思想道德优秀的管理人员，进而实现档案管理的科学性、合理性[6]。在评估验收工作中，要成分发挥档案管理人员的辅助作用，提高其对评价工作的参与度，有助于提高评价工作的有效性。

3.完善独立学院档案管理制度

档案管理制度的有效实施需要相关规章制度的约束，才能够保障管理工作的有序开展。就现阶段独立学院发展现状分析，档案管理工作的重点在于提升管理工作的效率，引导管理活动的有效开展，从而保障评估验收工作的有效开展。在此过程中需要注意的是：管理人员需要加强档案管理制度的学习，进而有效掌握档案管理的流程与步骤；加紧独立学院档案管理制度的完善，明确各职员的责任与义务，加强职业技能学习；将档案管理与绩效考核机制相结合，有助于提升管理人员的积极性。为了保障档案管理资料的真实性，需要严格按照各环节的流程与规范实施，进而保障档案管理的质量。独立学院要勇于创新，结合国内外先进的理论和实践经验，加速档案管理制度的改革与创新，推动档案管理工作的进步，从而保障评估验收工作的积极开展。

结束语

文章首先针对独立学院档案管理中存在的问题进行分析，发现其主要存在管理人员没有认识到档案管理工作的重要性、独立学院管理人员的专业水平不高、档案管理制度不完善等问题，然后围绕独立学院评估验收对加强档案管理的启示展开论述，提出了提高管理人员对档案管理工作的认识、重视管理人才的培养、完善独立学院档案管理制度等对策，旨在保障独立院校评估验收工作的有效性，提升档案管理对评估验收的积极影响。

参考文献：

[1]刘海涛.浅谈高校独立学院档案管理的弊端与对策[J].科技情报开发与经济，2014，18（35）：176-177.

[2]齐爱年.关于独立学院二级院系教学档案管理的思考[J].文学教育（中），2013，23（9）：53-54.

[3]陈广玲.高校独立学院教学质量监控应该找准切入点——兼论独立学院质量监控档案管理的重点[J].当代教育论坛，2014，21（16）：56-58.

[4]杨婧.独立学院系级教学档案管理存在的问题及对策[J].职业教育研究，2012，32（8）：9-10.

[5]岳佳.重庆市独立学院档案管理存在的问题及对策[J].科技创新与应用，2013，14（32）：253-255.