档案管理系统的实现（共12篇）
档案管理系统的实现 篇1
现在, 电脑可以开始逐渐的应用到我们活动的各个行业和领域之中, 此时过去的那种传统意义上的文件开始脱离我们的生活, 此时人们已经大范围的开始使用电脑来开展办公活动。对于该项自动化来讲, 它的最为显著的体现是设置了信息档案, 此类记载信息的方法对于单位来讲更为便捷, 合理的应对了过去的纸质模式中的不利现象。不过既然存在好处, 就有一些不利点。由于电脑本身就有不利现象, 此时就会导致单位在用此类信息的时候也就出现了个别的问题。对于存在的问题, 单位在使用技术的时候必须要积极的防范风险, 要将不利现象降到最少。在这个背景下, 文章论述具体的信息档案的管控内容。当前时代, 电脑已经成为了我们生活中非常关键的依托体。由于它有着非常多的功效, 所以这时候的办公活动很便捷, 而且效率也很高。在目前的背景之中, 档案一般都是用电子形式的, 其对于单位在高科技的创新层次之中有着非常显著的意义。不过通过分析具体的状态, 我们得知, 该档案并非都是优化, 也有一些不利点, 像是和过去的纸质的比对来看, 它的风险变多了, 假如不能够对风险积极应对的话, 就会导致很多的信息丢失, 因此, 单位在用此类信息的时候要高度的关注安全意义, 主动的设置维护方法, 进而保证信息更为安全。
通过电脑对档案开展管控活动, 有着非常多的优势, 特别是较之于过去的手工管控方式来讲。它的检索更加的快速, 而且稳定性好, 存储的总数也很多, 有着优秀的保密特点, 使用的时间非常久, 所需的费用并不多。此类优势可以显著的提升管控的功效。档案是我们开展各项活动的时候留存下来的信息, 它是人类的宝贵财富。所以要积极的对其开展管控活动。在当前的时代背景之中, 由于科技的快速发展, 此时就存在了电子档案。它和过去的档案是不一样的, 所以其保存的措施也要做一些变动。为了提升管控的能力, 很多的单位和组织都是用电子管控体系, 经由软件来切实的提升管控的功效和能力。
1 当前管控体系中面对的一些不利现象
如今, 结合场所对于该项管控活动的具体规定, 很多的软件单位都纷纷的开始探索管控软件, 而且它们的产品也受到人们的赞赏。不过这些软件也面对一些不利现象, 它们的存在干扰到管控活动的进步。具体的说有如下的一些内容。
1.1 费用非常高
通常来讲, 那些非常昂贵的管控体系对于很多的规模不是很大的档案馆来讲, 是无法承担的。所以, 这些软件无法用到这类机构之中。
1.2 技术性非常高
在安装以及后续的维护活动中面对很多的不利现象。如今的管控体系在安装和后续的管控活动中, 都要靠着优秀的专业知识来开展, 使用人在遇到一些不利现象的时候, 自身不能够处理, 必须要靠着生产单位来处理。
1.3 过分的重视全面性
很多的单位为了提升软件的价位, 按照以大充好的措施来开展工作。不关注使用人的具体规定, 单纯的提升扩张它的模块, 进而提升价位。在具体的活动之中, 档案机构在使用的时候只用几个模块就可以开展好活动。
2 关于管控体系的探索
现在为了提升管控的能力, 工作者要对信息的收入以及修整等功能一体的管理系统;档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程, 可以保证工作人员更为精准的开展活动, 提升功效, 减少管控的费用。管理员对录入员工信息要求准确、完全;管理员和员工能够对录入的基本信息随时作出更新修改, 使管理员能够得到员工的最新信息;为了确保信息安全和准确, 为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别, 而一般用户不能对信息进行添加、删除。该体系的意义是为了确保管控工作者经由对体系的快速, 便捷的分析, 明确相关的信息内容。
2.1 用户身份级别要求
根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同, 从权限大小大致可以分为:高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。
系统管理员:使用本系统的档案管理员, 是权限最大的用户, 拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。
一般用户:本系统的一般用户, 能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改, 但无录入和删除档案信息的权限。
2.2 系统功能模块设置
具体操作:对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。
档案信息的录入:管理员对人事信息的添加操作对象:管理员
浏览对象:管理员
具体功能:档案管理员可以在档案库里新加档案信息, 需按员工实际信息录入
档案信息的修改:管理员和一般用户修改录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户
浏览对象:管理员和一般用户
具体功能:用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改, 使员工信息随时更新, 便于管理员的管理, 能及时得到最新的员工信息
档案信息的查询:管理员和一般用户查看录入的人事信息操作对象:管理员和一般用户
浏览对象:管理员和一般用户
具体功能:用户和管理员可以查询已录入的档案信息, 系统提供了多种查询方式, 模糊查询和常规查询, 如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询
档案信息的删除:管理员删除录入的人事信息操作对象:管理员
浏览对象:管理员
具体功能:管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出, 可以对其信息永久性的删除, 也可以将其暂时性的删除到回收站中, 在回收站中可以将需要的信息还原, 也可以将其永久性的删除
档案信息的打印:管理员和一般用户打印录入的人事信息操作对象:管理员
浏览对象:管理员
具体功能:用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息, 便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息, 也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表, 对其员工列表进行打印。
管理用户的设置:管理员对其用户名、密码和用户权限的设置操作对象:管理员
浏览对象:管理员
具体功能:系统由高级管理员和一般用户, 一般用户的权限是由高级用户指定的, 高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除, 及用户密码的设置和修改, 高级管理员拥有整个系统的全部功能, 一般用户就能对档案信息的修改、查询、打印的功能。
摘要：电子档案管控是当前使用最多的档案管控体系, 它的构造非常清晰, 而且活动便捷, 适合很多的工作者使用, 其受到非常多的管控工作者的赞赏。此时的管控体系替代了过去的纸质体系。其能够生成和运作很多的程序。文章具体的阐述了该体系的结构以及模块的功效等内容。
关键词：档案管理,ASP,Web技术,管理系统
档案管理系统的实现 篇2
原来手工形成的纸质税务档案，绝大多数已经由征管信息化管理系统自动生成，实物档案系统收集的档案只是由信息系统输出的文档而已。在信息化高度发展的今天，实物档案系统为了提高查询、利用效率，建立信息化查询系统，将实物档案管理纳入信息化管理的渠道。而电子签名法律地位的确定，纸质文件的传统签章已经可以由电子文件取代。这为建立数字化税务管理系统，替代实物档案系统奠定了基础。数字化税务档案管理系统的建立，需要解决税务档案信息的采集归档、税务档案信息的管理和税务档案信息的查询应用三个问题。从系统工程的角度看，税务档案管理系统的建设，要解决组织结构、业务流程等问题，也就是说要解决什么人，用什么方式，解决什么问题。
一、地税系统档案的业务描述
地税系统档案数字化从体系结构，或者说产生来源划分可以划分为两部分，两部分的内容产生的途径和形成的过程有着明显的区别，在系统设计时必须区别对待。第一部分内容为行政公文档案；第二部分为征管业务档案。
行政公文档案产生于办公自动化系统，分为收文和发文两个类型。收文来源上级和平行部门，发文来源于本系统(单位)。对于现阶段，办公自动化并未在国家行政机关通用(或未应用办公自动化系统)，即各部门之间的公文互相不能直接调用，还是以纸质文件形式传递，为了各自的办公自动化系统(OA)的运行，来文多以扫描件的形式录入系统中。收文以图片文件的形式保存于系统中。而图片形式文件的最大特点是不可修改性和不可全文检索性，这就构成了其在数字档案形成中的特殊性。必须在进行数字化档案归档过程中进行特别处理。
发文档案产生于办公自动化系统本身，是以电子档案形式存在的，对于数字档案的归档工作相对简单。由于是电子档案，其可编辑性和可检索性要远远好于图片型电子文档。但税务部门的发文文档，其内容多为政策法规，有其不可更改性，因此在发文进行数字化归档时就必须考虑文件的加密需求。
地税征管业务档案来源于税收征管系统，采用流行的多层架构体系，以Oracle数据库为数据存储管理系统。存储的信息除征收数据外，还包含了大量的纳税人登记信息、征管信息、减免审批信息、发票信息等文档信息。这些文档信息就构成了税务的征管档案。
二、地税系统档案数字化管理功能需求及实现
地税系统数字档案系统建设的总体功能需求，包含日常管理和系统管理两部分内容。日常管理包括归档管理、网上服务和应用管理等内容；系统维护包括数据维护和系统管理等内容。
1．日常管理。
(1) 档案数字化归档管理。地税系统档案系统的数字化归档包含三个方面：其一是纸质实物档案的归档管理。纸质实物档案按照数字档案系统的要求，将档案电子化(缩微或扫描)形成数字化文档后登记人数字档案系统中。归档功能的包括六部分：文档追加：一是自动编制文件序号、标题唯一索引标记、人工主题词录入、引入正文；二是文档归档：编辑；对单个条目进行编辑；三是文档排序：对文档按一定条件排序；四是文档移动：移动文档条目；五是删除：删除无效文档条目；六是：鉴定一对文档进行鉴定。需要说明的是，以上功能对有税务OA系统和税收征管系统归档的档案文件管理同样有效。其二是税务办公自动化系统(OA)产生的档案数字化归档。采集OA系统公文文头纸内的信息形成“公文信息项”，设定“保存期限”。数字档案管理系统自动将文档进行分类，将正文主体进行规格化处理(加密，主要对发文)后导人数字化档案管理系统。其三是税收档案的数字化归档管理。类似OA系统的数字化归档，税收档案的归档是将征管系统产生的文档，经整理后导人档案管理系统。南开征管系统产生的档案都是结构化的数据，归档的自动化程度更高。归档由系统编写的接口摸块负责完成。在数字档案管理系统中建立归档任务，定期由管理人员触发进行归档工作(一般一年一次)。
(2)业务管理。业务管理包括五部分。一是编目：打印归档文件目录；打印档案交接表；打印目录封面。二是统计：全库统计；分类统计；指定条件统计；统计结果打印与输出。三是借阅：实体档案借阅登记；借阅申请监控；网上查阅临时授权；期限届满自动撤销。四是归还：实体档案归还登记；实体档案催还通知；过期标识自动生成。五是销毁：编制待销毁文件目录；档案销毁审批；档案销毁；日志存档。
(3)系统维护管理。系统维护管理主要完成以下工作：一是系统配置管理，主要完成系统各接口参数设置；二是报表配置管理，主要完成各种报表生成格式、参数及内容的配置管理；三是用户权限管理，用于用户使用系统的权限控制；四是系统日志管理，用于系统日志的导人、导出、截取的操作。数据备份，定期对系统数据进行备份，以应对安全威胁。
(4)系统数据维护。数据维护设置如下功能：数据的导人导出、批量编辑、批量删除、批量移动、标号唯一性检查、标号唯一性检查、标号重排。
2．数字化税务档案的应用一网上服务。税务档案网上服务主要包括如政策法规公告等。这些内容对社会公众开放。在税务网站上设置相应的展示平台，由档案管理人员定期从数字档案系统中向网站发布，其发布形式如下：
3．数字化税务档案的应用。税务档案应用管理主要完成检索、调阅档案等应用工作。专业用户可对全部或指定类别的档案进行全文检索，也可以按著录项进行组合条件检索，对检索结果可以进行显示、排序、转存、打印等操作。专业用户在检索到所需要的归档文件后，可以直接点击以查看著录信息和附加的电子文件。如果系统提示当前用户无权浏览，则可以选择一个或多个无权浏览的文件，点击“申请授权”按钮，提交网上查阅授权申请。经办公自动化系统的借阅审批流程，由主管负责人批准后，可由档案管理员授予申请人在网上查看这些归档文件著录信息和附加的电子文件的临时权限。网上查阅授权申请和实体档案借阅申请中的申请人姓名、工作单位、申请日期由系统自动生成，其他信息项由申请人填写。
三、实行地税系统档案数字化需求实现中应注意的问题
1、必须加强数据录入前的资料审核。资料整理是档案电子化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案录入或扫描前，必须加强审核，对错误或模糊不清的书面档案资料（如未签字的申报表、填写不全的税务登记表等）必须及时改正后才能扫入微机。
2、录入过程中应注意按顺序操作。税收档案在向数子化管理方向推进的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，分清轻重缓急，将那些利用价值较高的档案进行优先加工整理，循序渐进录入数据，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3、应注意录入后的电子资料保管。电子档案资料虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其自己的缺点，其是存储在微机中的一系列数据，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等，将会造成数据的丢失，因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为的数据破坏。
4、应加强对档案资料的利用。
档案管理的一个重要目的就是要使档案能为征管所用，而电子化就是为了提高档案的利用率，更好地服务于征管，强化征管基础建设工作，因此要加强对电子档案系统的宣传，让人人都了解并会查询档案，以实现档案电子化的真正目的。
地税系统档案管理数字化是信息化社会档案管理的必经之路。将“一户式”管理和征管资料的科学归档作了有机的融合，并借助现代化手段，对于税务档案的分类和利用必将开创一个崭新的未来。目前，江苏省地税局电子档案管理系统的正式实施为税务档案管理信息化提供了良好的平台，因此它的发展必将不断深入。随着信息化新技术的不断涌现，档案管理必将朝着，程序化、简单化、便捷化、人性化的方向发展，为档案的有效利用提供优良平台。
档案管理系统的实现 篇3
一、系统实现目标
开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。
应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。
用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。
一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。
二、系统的设计与实现
档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。
目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。
约束标准
运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。
外部接口需求
用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。
硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。
软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。
通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。
安全性
内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。
通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。
本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。
档案管理系统的设计与实现 篇4
一、档案管理系统的主要结构和功能介绍
档案管理系统主要有四大模块组成, 有登录选项设置、现行文件管理、发文单位管理以及历史文件管理四个部分。不仅可以实现对于企业信息和业务的有效管理, 同时也能实现对于该系统的有效维护和管理。档案管理的主要功能有:1) 多方面档案信息的采集功能;该系统能够实现多客户端对于多文档的同时采集功能, 并且可以实现明确的分工, 具有合理的管理权限。2) 网络档案阅读功能;通过网络的联接, 能够实现异地或者单位内部的档案阅读功能, 并且系统可以记录你的查档过程, 对于数据的下载、客户的访问、数据的打印都做到全面安全的管理。3) 档案业务处理功能;与相关的组织部门相互配合, 良好的完成平常的档案业务处理工作。同时实现对于基础信息的备份, 保障档案信息的安全可靠性。
二、系统数据库的设计
对于档案管理系统的数据库, 我们定义了三个表, 分别为:用户表、单位表、文件表。对于数据库的选择, 不存在较大的问题, 各种数据库服务器都能够满足该系统的要求, 目前我们运用最多的是Access数据库。一般运用ADO技术对数据库进行访问, 在实际的编程过程中, 数据库的连接字符串使用的是提供者的方式, 采用该方式可以实现对于整个Web程序的有效移植。
1) 系统数据库中用户表的设计。在系统数据库的用户表中, 记录的是档案工作单位内部人员的主要信息, 在目前有限的条件下包含的属性有用户名和用户密码, 用户在使用该系统之前, 必须使用自己独有的用户名和密码登陆。进入系统的主页面, 通过用户个人身份认证并且获得对于系统文件的管理权限, 在进行身份认证的时候, 我们利用了用户表和ASP的Session对象来实现。用户正常的登陆之后, 会用一个变化的因素来保存相应的用户登录信息, 一旦出现用户的非法页面管理, 保存的用户信息就会消失, 系统自动回到登陆首页面, 用户需要进行重新的个人信息登陆才能再次进入该系统, 这样做能够有效地保障该系统各方面的安全性。
2) 系统数据库中的单位表的设计。该系统中的单位表记录的是发文单位的基本信息内容, 在目前有限的条件下, 主要包含的属性是各个单位的名称以及联系方式。对于不同的单位进行单独的信息管理, 尽量减少数据的混杂, 以免影响最终的数据和信息的准确性和完整性, 同时也可以在对各个单位的信息进行更新的时候可以节约大部分的时间和精力, 未来对于特定单位信息的补充也会非常的方便。
3) 系统数据库中的文件表的设计。文件表是系统数据库中的主要部分, 主要记录的是发文单位的文件属性, 一般情况下包含的属性有:文件题目名称、发文单位、文件对象、文件类别、收文时间等等, 同时我们在对于文件表的设计中还新增了几个附加的属性, 如:文件状态属性;指出该文件的保密或者公开状态, 文件类型属性;指出该文件是以文件形式提交还是以图像形式提交。在现代的档案管理系统中存在大量的文件, 所以我们可以采取一些节约时间的提交方式, 就是将文件扫描得到图形之后提交, 这样的话就需要考虑两种文件类型在数据库中是否能够和谐统一, 因此我们将文本格式的文件和图像格式的文件同时记录在一个硬盘之中, 设置不同的文件路径, 保障文件名的唯一性。最终, 两种类型的文件在数据库中有相同的记录方式, 只是在阅读文件内容的时候应用不同的方式打开就可以了。
三、档案管理系统的设计与实现
通过ASP动态网页我们来设计档案管理系统的各项功能, 考虑到实际的应用过程中, 我们一般采用动态网页来构成整个的档案管理系统, 以动态网页的形式来实现系统和数据库、档案管理者、档案用户之间的有效关联, 以此来达到档案管理系统的各项管理功能。该系统的管理员通过自己的身份认证后金融主要的管理页面, 可以实现对于该系统中各项记录的添加、修改和删除等各种操作, 添加和修改的操作非常的相似, 唯一的差别在于页面中数据控件的默认值不同, 所以添加和修改页面一般是相通的。在提交页面之前, 必须进行客户端的有效验证, 保障数据的科学性、完整性、综合性。在添加图形文件时存在特殊的情况, 我们要事先确认该文件中的图片数量, 这就显现出页面上不能固定文件上传控件的数量, 这个问题可以根据服务器端脚本来生成客户端脚本来有效地解决。所以在进行图形文件的提交工程中可以根据服务器提供的数据动态来生成相应的控件, 然后就可以得到客户端验证代码。在文件管理中一个较为困难达到的功能就是对于图形文件的修改, 这个过程容易导致系统页面的混乱, 所以该功能没有设置到该系统中进行应用。在档案管理系统的开发过程中, 我们用到的开发工具就是Microsoft Visual Inter Dev。该工具对于关键字进行处理, 便于整个程序的有效阅读。可以有效地提高编写的质量和效率。编写完成之后必须经过严格的测试, 找到其中存在的错误并且进行及时的修改。
四、结束语
随着信息化时代的不断推进, 我国的电子政务得到更加全面的普及, 各个单位正在积极的进行信息化网络的建设, 因此我们就必须会面临到对于信息管理系统的有效设计和实现。这也正是当前一个具有非常高的研究价值和实际意义的课题。本文通过对于档案管理系统的相关介绍, 我们深刻的了解到现代化的计算机数字化档案管理模式的运作, 对于该系统数据库的有效构造, 对于该系统各个功能的不断实现, 满足现代化的档案管理需求, 实现对于档案信息的高效利用率。不断提升企业的服务质量和服务效率, 间接地影响到整个企业的未来发展以及经济利益。
参考文献
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档案管理系统的实现 篇5
数字档案是依靠现代信息技术发展起来的档案管理形式，数字档案不仅可以实现实时数据信息的获取，而且具有保存时间长，占有空间小，传输速度快，可以随时使用与智能化读取的功能。数字档案依靠电子计算机和互联网+技术取得快速发展。现代数字档案已经从传统的存储管理功能向着智能开发的方向快速发展。数字档案管理已经从被动管理向主动服务的方向迈进，大数据与云计算支撑数字化档案管理工作快速发展，极大发挥出数字档案的应用价值，可以为企事业单位决策、管理、日常工作分析提供必要数据支撑，有效发挥了档案的应用价值。
2.2数字档案管理模式
档案管理系统的实现 篇6
【关键词】 档案管理；理念；科学化；规范化
随着各项制度改革的不断深入，人事制度改革也正在如火如荼地展开，人事档案如何顺应时代发展的需求，满足社会的要求，必须不断地调整人事档案管理的方式，范围等，确定人事档案服务的对象，本文就来分析我国人事档案的现状以及存在的问题，提出具有针对性的措施。
1.转型期的医院人事档案现状存在的问题
1.1 交接手续不严，重视程度不足：从目前的医院人事档案管理现状中我们可以发现，我国的医院人事档案人员往往身兼数职，造成在调动或离岗时交接手续不全，常常出现混乱，从根本上说是对其重视不够，部分人员认为其就是一份钥匙的交接，对自身的职责认识不清，导致工作脱节。医院管理的重点是如何实现医疗水平、医疗管理水平的改善，为病人提供优质的服务，其中人事档案发挥了重要的作用，但是从目前的现状来看，却存在硬件设施不齐全，人员管理不到位等现象。
1.2 对档案的处理速度不及时：从我国目前医院的档案管理现状来看，存在着信息更新速度不及时，无法及时归档，及时补充，对部分材料的归档不够准确，导致档案资料无法真实的反应工作情况，无法保证档案的完整。
1.3 宣传措施不到位：医院档案管理人员对人事档案管理工作的重要性宣传不及时，对相关的档案材料没有及时地进行补充、更新、宣传；在很多医院中还存在着档案管理者存在着身兼多职，没有专业的知识技能。受到多种因素的限制，档案管理人员无法及时地掌握最新的知识与技术。
1.4 对重要性的认识不足：很多人对档案的重要性认识不足，认为其属于可有可无的工作，对个人档案的重要性认识不清，很多人对档案的认识存在着一定的误区，很多材料无法及时归档，这些错误的思想观念导致档案信息不全，工作无法开展。
1.5 管理手段落后：在大部分医院的档案都是由人事部门管理，导致工作中出现了很多的问题，缺乏专业的管理技巧，管理手段，主要仍采用手工查找的方式进行档案管理，管理手段的落后大大阻碍了档案工作的开展。
2.提升管理手段的对策及思考
档案是对个人信息的详细记载和真实反映，因此，加强医院的人事档案管理对整个工作的开展具有重要的意义，充分利用档案的信息加强管理，针对以上的问题，主要可以从以下几个方面进行思考，采取有针对性的对策：
2.1 按照程序进行交接：人事档案的交接是一项非常细致认真的工作，其有严格的程序，必须按照程序进行，尤其是在进行档案交接过程中，首先要对所负责的档案进行一次彻底且全面的清查，保证相符性；对出借的档案要及时的收回，对无法收回的档案要标明原因以及催还情况；对一些零散的材料要进行细致的整理，及时存档；最后进行移交，标明移交的时间，地点等详细信息，完成交接工作。
2.2 档案管理意识的提高：档案管理是管理的重要组成部分，必须严格按照档案的管理程序进行管理，加强医院相关管理人员的档案意识，增加档案管理的软硬件设施，引进先进的管理技术，采取最新的管理手段，医院档案是医院管理的重要组成部分，其与医院的各项工作直接相关，这就需要不断地提高医院档案管理人员的综合素质，激发工作的热情，从根本上保障档案资料的准确，确保及时归档。不断地完善档案管理制度，确保档案资料齐全，内容真实可靠。
2.3 建立健全规章制度：我国医院的档案管理制度仍存在着一定的不足，必须不断地完善规章，维持工作的良好秩序，指导工作人员按照制度进行操作。建立完善的管理秩序，档案的任何改动都要明确入档，都要做好登记工作。由于不可抗因素造成的档案资料无法完成收集或者记录的情况，一定要进行明确的解释，便于后期查找。除了技术到位，还要身体力行，为人事管理提供有效的依据。
2.4 积极宣传，提高管理人员的责任感：宣传是工作开展的基础，必须加大宣传，加强管理人员的事业心，责任感，对收集的资料要进行认真的核实，确保入档的资料完整、真实、确保质量。在进行档案鉴定的过程中，档案负责人员必须要认真负责，确保档案的真实完整，认识到人事档案管理工作的重要性，改进工作方式，创新工作模式，提高工作效率，增强工作人员的业务素质。在鉴别的过程中，一定要确保资料的真实，确保档案的可靠、真实、完整，便于后期工作的开展。
2.5 增强职工对档案资料的重要性认识：针对目前我国医院档案管理人员对其重要性认识不足的现状，主要可以采取加大宣传力度，增强对其重要性的认识，使其充分认识到人事档案的中啊哟性；加强对人事档案的规范化管理，保证每个环节工作科学规范；加强档案的收集和完善，及时的补充材料，增强其利用价值。
2.6 加快信息化进程，提高工作效率：随着科技的发展，现代技术在档案管理中发挥了重要的作用，必须加大现代技术的投入，实现网络化管理，这就需要尽快的建立人事档案数据库，实现管理的现代化，科学化，在一定的范围内实行信息公开化，透明化。这在一定程度上加强了档案管理一时的提升，增加了档案管理的透明性，同时也为人才的培养奠定了基础。从目前的管理现状来看，我国的医院人事档案管理现代化水平较高，档案信息化、数据化的水平有了较大的提高。
综上所述，我们可以发现，加强医院人事档案管理对医院的人事管理具有重要的意义，在医院的人力资源配置上具有不可替代的重要意义。总之，要想实现档案管理水平的提升，必须加大管理人员的素质，加大改革的力度和体制的创新，突破传统的管理模式，建立新型的管理理念，适应时代的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
参考文献
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[5] 李学广 , 邢惠芹 , 任立新. 档案价值鉴定的实践[J]. 中国档案, 2004, (06)
（作者单位：宾县人民医院）
学生档案管理系统的设计与实现 篇7
学生管理工作是学校教育教学工作的一个重要组成部分。近年来，随着我国教育事业的发展、学校规模的扩大、学生人数的增加，使得采用传统的手工或借助办公软件进行的学生档案管理模式变得日益困难，给各级领导和学生管理部门及时掌握学生情况带来了许多不便[1]。
如何利用现有的计算机资源，提高管理效率，提升管理水平，使学生档案管理更规范化、科学化，辅助领导决策，是学生管理部门面临的又一课题。为此，在工作需求的基础上，以实现学生档案的信息化管理为目标，给出基于VB的学生档案管理系统的开发过程。
2 功能分析
学生档案管理系统主要用于解决学校的工作人员与学校、学生之间的交互关系。通常学校的工作人员总是面对记录大量的学生个人信息、全体学生信息以及两者相互作用产生的奖惩信息、考试成绩信息。文中设计的学生档案管理系统主要包括以下功能：
(1)用户管理：添加、修改、删除用户信息。
(2)班级管理：包括班级编号、班级名称、备注等信息进行添加、修改、删除等功能。可以通过班级信息管理来添加新生班级的信息，对已经毕业离校的班级信息进行删除操作。
(3)学籍管理：学籍管理部分主要对学生学号、姓名、性别、出生日期、联系电话、入学日期、家庭住址等信息进行管理。
(4)课程管理：课程管理主要完成目前学校开设的各门功课的课程信息进行管理。主要包括课程名、课程学时、授课教师等。
(5)成绩管理：主要完成学生选修课情况进行管理。
如图1所示为学生档案管理系统功能模块图。
3 学生档案管理系统设计
3.1 数据库
本系统选用简单易用的Access 2003，作为数据存储数据库。根据系统功能模块分析，可在学生档案管理数据库中建立以下几个表。
(1)用户表
用来存储登录系统的用户信息。该表中包括用户名、密码等字段。
(2)学籍表
学籍表里存储了学生学号、姓名、出生日期、家庭住址、联系电话等信息。
(3)成绩表
成绩表里存储了学生的学号、成绩等信息。
(4)课程表
课程表里存储了课程号、课程名、授课教师、学时等信息。
(5)班级表
班级表里存储了班级号、班级名和备注等信息。
3.2 各功能模块
3.2.1 用户登录模块
用户权限验证是信息管理系统不可或缺的功能部分。本系统要求输入合法用户名和密码后方可登录。以下是实现登录窗体的部分代码[2,3,4]：
3.2.2 班级管理模块
班级信息管理部分是对班级编号、班级名称等信息进行添加、修改、删除等操作。部分功能代码如下：
3.2.3 学籍管理模块
学籍管理部分对学号、姓名、性别、出生日期、学生编号、联系电话、入学日期、家庭住址等信息进行管理。
3.2.4 课程管理模块
课程管理模块主要利用List控件、Text控件和Button控件等实现，主要完成课程信息的添加、删除和修改。
3.2.5 成绩管理模块
成绩管理包括学生选修课的课程信息管理、课程成绩管理等。
3.2.6 系统主窗体模块
学生档案管理系统的主窗体通过一个主菜单完成对各功能模块的选择。系统运行如图2所示。
4 结语
利用可视化的开发工具VB6.0，结合Access数据库开发的学生档案管理系统，简单易用，运行良好，能基本实现对学生档案的信息化管理。但该系统还存在很多不尽人意的地方，在今后的工作中还将进一步完善其功能，争取早日投入实用。
参考文献
[1]吕建强.高校学生信息管理系统的研究与技术分析[J].科技情报开发与经济,2006,16(4):211～212.
[2]骆娟,何旭洪.Visual Basic6.0数据库系统开发实例导航[M].北京:人民邮电出版,2003:1～58.
[3]苏瑞,韩中孝.Visual Basic6.0开发实用编程200例[M].北京:中国铁道出版社,2006:7～439.
档案管理系统的实现 篇8
从教育部办公厅印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 (试行) 》中可以看出评估档案和教学档案是教育部评估专家组检查评估的重要依据之一。因此应该把本科评估档案管理工作与本科教学评估工作融合为一体, 即实时收集评估档案和教学档案, 并进行整理, 为学院和专家对学院的办学条件、管理水平、教育质量、办学效益等方面进行评估和制定改进措施提供参考。
目前学院没用专门针对评估档案和教学档案进行管理的计算机系统, 各系部仍靠手工并按照自己的标准归档、分类、编目来整理档案材料, 手段落后效率低, 档案材料整理十分混乱, 出现漏归档致使档案材料不全, 乱归档致使档案材料查找不方便等问题, 给学院评估期间所进行的档案信息资源的整合与共享造成极大困难。因此提出建立评估档案管理系统, 实现学院档案管理的信息化、网络化, 进而保证学院评估档案、教学档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化, 加强学院评估档案和教学档案工作的科学管理, 充分发挥档案的作用, 更好地为学院教学、管理和迎评建设服务。
2、系统技术体系构架
本系统基于浏览器/服务器 (B/S) 结构, 不需要安装客户端, 客户端只需要一台联网的计算机就可以登录并使用系统。具有易安装、易维护、易操作, 与操作系统无关等特点。
系统前端采用Struts。Struts是一个比较好的MVC (Model-View-Controller) 框架, 提供了对开发M V C系统的底层支持。它把J a v a W e b应用分为模型 (Model) 、视图 (View) 和控制器 (Controller) 3层。
视图由一组JSP (Java Server Page) 文件构成。JSP文件由HTML代码和嵌入其中的Java代码所组成。它具备了Java技术的简单易用、完全面向对象、具有平台无关性且安全可靠、主要面向Internet的所有特点。控制器提供了应用的处理过程, 由ActionServlet和Action来实现。
模型是应用中最重要的一部分, 它包括了业务数据和业务逻辑, 并与视图以及控制器之间保持独立。通过这种设计模型把应用逻辑、处理过程和显示逻辑分成不同的组件, 即不同的层次来实现, 提高了组件的独立性、交互性和重用性。在Struts框架中, 把数据库层和持久化层并为模型层, 系统在持久化层选用H i b e r n a t e中间件开发, 模型层通过Hibernate API访问持久化层, 而控制层的Action通过业务代理接口访问模型层。业务代理接口为自定义提供访问模型层的Java类。
H i b e r n a t e是一种新的O R M (Object-Relation-Mapping) 映射工具, 它不仅提供了从Java类到数据表之间的映射, 也提供了数据查询和恢复机制。相对于使用J D B C和S Q L手工操作数据库, 使用Hibernate可以大大减少操作数据库的工作量。Hibernate可以与多种Web服务器或者应用服务器良好集成, 如今已经支持几乎所有的流行的数据库服务器, 其中包括本系统所使用的Oracle10g Server。
3、基本设计概念和处理流程
3.1 基本设计概念
1) 档案类型
系统处理档案类型有两大类:评估档案和教学档案。
评估档案主要分为学院自评支撑材料和各牵头部门备查材料。学院自评支撑材料在评估时提供给评估专家查阅, 评估专家主要会根据自评材料, 查看各牵头部门的备查资料, 确定与自评材料的内容是否一致。自评支撑材料有固定的三级类目, 是根据普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系建立的, 不允许任何除管理员外任何人修改。各类材料必须严格分类存放, 由各部门、各系建立自评支撑材料, 评估办对自评支撑材料进行筛选, 将合适的自评材料选入本部门档案库中, 汇总, 供专家检查, 所以评估办对各部门的档案库应该具有查阅的权限。教学档案由教务处及各系建立。
2) 角色
根据学院用户的不同工作角色, 将用户分为了系统管理员、档案维护、各部门领导、评估办管理、专家5类, 即5个角色。每个角色拥有不同的系统使用权限。角色将被分配给系统中对应的用户。
3) 权限
见表一
4) 档号的编制原则
评估档案的档号编码为“年度号+分类号+案卷号+件号”, 其中分类号由一级、二级类目代号组成。根据学院评建工作需要, 我院单独设立P G (评估) 作为一级类目编号。例如评估指标中的一级指标“教学条件与利用”所属二级指标“3.1教学基本设施”的第四个主要观测点“校园网络建设情况”的第3盒档案的档号为2008-PG3104-3, 其中第20个资料的档号为2008-PG3104-3-20。
教学档案的档号编码为“部门代号+年度号+教学档案分类号+案卷号+件号”, 其中教学档案分类号由J X+二级+三级类目组成。
5) 类目信息
按照学院《本科教学工作水平评估指标体系任务分解明细》中涉及的一级、二级指标及主要观测点建立。
3.2 处理流程
本处理流程主要针对档案建立的工作处理过程设计, 如下图所示。
4、系统功能简介
用户登录系统后, 系统会根据用户的不同权限为其初始化不同的功能菜单, 系统的功能如下:
档案管理:主要是实现教学档案、评估档案的规范化管理, 即用户必须按照评估指标体系的一、二级指标及主要观测点的编码建立档案。档案管理模块包括在主要观测点建立增加卷、修改卷、删除卷操作及卷下增加文件、修改文件、删除文件操作。
档案查询:对档案进行条件查询, 包括档案信息查询和全文信息查询。评估办用户可以查询到学院所有部门的档案, 并可以将合适的档案转移到自己的档案库中。可以使用部门、关键字、档号、档案名字进行查询, 这些查询条件可以任意组合进行查询。如果只知道档案文件中个别的词, 可以通过全文查询找到该文件, 目前只能实现对word、txt、xml文档进行查询。
基础类目管理:包括部门信息维护、类目信息维护、档案类型维护。
类目信息维护主要对学院规定的评估指标体系的一级、二级指标及主要观测点进行维护, 包括增加、删除、修改。增加可又评估办完成, 系统管理员拥有类目信息维护的所有权限。
档案类型维护目前对评估档案和教学档案进行维护。
部门信息维护是对学院的系部、行政部门进行管理, 包括增加、删除、修改, 目前有45个部门。
系统管理, 包括用户管理、角色管理、修改密码及修改默认对应。每个用户必须要分配一个角色。修改默认对应只能专家、评估办才能拥有此权限, 执行它可实现对其他档案库的操作。例如专家登录后, 在档案信息列表中默认是评估办档案库中的材料。由于评估专家熟悉观测点的指标体系, 可能不希望通过关键字或文件名查询, 只希望点击相应部门查看备查材料, 这时就可使用修改默认对应功能。
5、结束语
对档案管理系统的设计与实现研究 篇9
当今社会电子政务已经在许多单位被推广, 信息化网络的档案管理系统建设也已经开始, 档案管理系统在这样的发展趋势下也必将向电子化智能化靠拢, 档案对一个单位的发展具有重要意义, 但是档案管理工作往往繁琐复杂且不受人重视, 而繁多的纸张式档案在这样的发展背景下往往会导致档案管理混乱, 无法发挥其最大作用, 损害单位利益, 因此为适应电子政务的推行, 本文将对新型档案利用与管理系统及其设计与实现展开研究, 使档案管理系统更加的数字化, 智能化。
二、档案管理系统模块设计
本文所介绍的档案管理系统主要有以下四个模块。首先是用户身份认证 (账户与密码可由单位提供) , 在验证成功后即可登陆档案管理的首页;接着是发文单位的管理, 主要包括发表档案的单位信息;然后是现行文件管理模块, 包括添加文字文件、添加图形文件、管理已发布的文件;最后是历史文件管理模块, 即查找过往文件;而以上四个模块则能够利用动态网页来实现。
三、数据库的设计
本文所说的数据库中, 首先是用户数据, 而用户数据主要包含的是档案管理部门工作人员的信息, 即其用户名与密码。相关工作人员在对文件进行管理前应当先进行身份认证, 通过后方可进行操作。为了保证档案管理系统的安全性, 在用户正常登录时, session对象中将用一个变量保存对应的用户名, 但是非法请求管理页面时, 那么对象中的用户名变量为空将页面重定向到登陆页面强制登陆。接着是文件数据, 文件数据记录的包括一般属性与几个重要的附加属性。一般属性即是档案的成文时间、收文时间、文件题目、文件字号与类别等, 而附加属性包括文件类型, 就是标志该档案是以何种方式提交的, 图形还是文本, 附加属性还有文件状态, 即档案是公开还是保密, 或是针对哪些级别公开哪些级别保密。
一个单位的档案一般都是繁多而复杂的, 往往有许多历史类档案, 而这些档案如果全部以文本的形式加以呈现, 且完全由人工进行管理, 那么必将会出现效率低下的问题, 同时也很难将档案的价值完全发挥出来, 所以我们应当将档案系统与现今科技发展相结合, 比如对文件进行扫描, 然后将其传入数据库, 这样一来又省事又省时。但是与此同时我们不能忽略的另一个重要问题是两种格式的文件如何在一个数据库中进行统一, 针对这样的问题, 我们可以这样解决, 即在文件表中增加一个文件路径, 针对图片格式的档案, 可以将该档案中的图片文件保存成磁盘文件, 接着还需要再创立一个磁盘文件按照顺序记录各个图片的路径, 数据库中记录该磁盘文件的路径。而对于文本类的档案, 可以将档案的主体内容存入一个磁盘文件中, 数据库中记录该文本的路径。
四、档案管理系统的设计
档案管理系统是由不同的动态网页所构成的, 而该系统的各项功能也借助动态网页得以实现, 档案管理人员、档案使用人员以及档案管理系统和后台数据库之间的交互, 从而实现单位管理与文件管理的功能, 而档案管理人员可以在经过身份验证后对这些档案进行管理。对档案进行的管理包括对档案的添加修改以及删除。其中添加页面与修改页面比较相似, 但是修改页面上的控件已经有了初始值, 而添加页面中的数据控件默认是空值, 所以添加、修改页面可以在同一个页面中得以实现, 在引用比较具体的页面时的区分方式是利用URL后的查询字符串。在对这些档案数据进行操作管理时, 也有需要注意的地方, 比如在页面提交前应当首先进行客户端的验证, 从而保证提交数据的完整性与准确性, 其次为了避免重复记录在数据提交到服务器后还要进行服务器端的验证。
在对数据库中的图形文件进行处理时也有许多应当注意的问题, 首先是图形文件的修改, 这是文件管理中一个比较难操作的模块, 在对图形文件进行修改时, 我们一定会重新上传图片, 与此同时也要显示出原来的图片, 但是此时图片的大小与数量尚未确定, 可能会是档案管理系统的页面出现排序混乱的现象, 所以该档案管理系统中只有删除图形文件的功能, 没有修改图片的功能。而添加图形文件时也有其比较特殊的部分, 即我们无法确定这个文件中具体的图片数量, 即页面中无法固定文件上传控件的数量, 此时我们可以在进入添加图形文件页面前先向服务器提交一个数据表明这个文件包括多少图片, 而后服务器根据这个数据去生成相应数量的文件上传控件, 对于文件上传我们可以利用程序从提交的数据中分离出图片信息, 或者是使用特定的文件上传组。与此同时还有客户端的验证问题, 针对这种问题我们也有相应的解决方案, 那就是利用服务器端脚本去生成客户端脚本。在对该系统进行开发时, 我们可以利用Microsoft Visual Inter Dev作为系统的开发工具。该工具可以对某些对象的属性方法进行自动处理, 提高了拼写的准确率与编程速度。同时这个工具还能够将档案中的某些关键词句进行蓝色加粗显示, 极大地方便了我们的阅读。在系统完成后, 必须应经过相应的测试, 模拟实际工作进行测试, 保证无问题后可投入运行。
五、档案管理系统更新的意义
档案管理对一个单位而言有着重要的意义, 这些档案中包含着单位过去发展的很多重要节点, 通过强化档案管理系统不仅能够加大档案利用率, 同时档案作为一份重要的参考资料也能够为决策提供帮助。而且一个完整的档案管理系统必须具有可靠的安全性, 一个单位的文档中往往记录着比较隐秘且重要的内部信息, 这些内部信息往往不能泄露, 但是如果档案管理系统不完善不安全, 有可能导致这些信息的泄露, 为单位带来巨大损失, 因此利用现代科技建立起一个完整的档案管理系统必定能够比传统的系统更具安全性。
六、结语
档案是单位在各种社会与生产活动的过程中所形成具有参考价值的材料, 可以说是一个单位重要的精神财富, 尽管档案管理工作繁琐复杂, 档案系统庞大, 但是如果档案管理系统能够利用计算机技术, 必定能够在很大程度上提高档案管理工作效率, 同时对档案管理系统的规范化也有重要意义。
参考文献
档案管理系统的实现 篇10
随着诸多大型水利工程项目的建设, 水利工程档案被越来越多的水利工作者所重视。工程档案工作是基本建设项目管理工作的重要组成部分, 建立与加强工程档案管理工作, 是项目建设管理工作的需要, 也是国家和水利部的共同要求。水利工程档案工作贯穿于水利工程建设程序的各个环节, 大型水利工程投资大, 工期长, 期间产生的工程技术资料种类繁多、技术性强、保存价值高, 真实的记录了工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段中形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案不仅促进了工程建设管理的规范化, 而且还是衡量工程质量的重要依据, 在工程运行期间, 还将为工程的维修、技改、管理提供服务, 更为国家长远的经济建设和水利事业的发展提供多方面的综合性服务。因此, 做好水利工程档案管理工作具有十分重要的意义。
2 水利工程档案管理工作目前存在的主要问题
2.1 对水利工程档案工作的认识不足
工程档案管理工作作为水利工程建设管理工作的一部分, 未能引起足够的重视一般都是重工程建设, 轻档案管理。按照《水利工程建设项目档案管理规定》项目法人对水利工程档案工作负总责, 同时要加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导, 应设立档案室, 落实专职档案人员还应对工程档案管理实行“三纳入”制度同时, 在工程建设过程中, 工程的各有关部门在抓工程建设的同时, 要注意做好工程档案管理工作。目前许多单位对档案管理工作不够重视, 未能正确认识档案管理对工程运行管理的促进作用, 看不到规范的档案管理对工程的验收、维修、使用和水利工程建设科技进步的重要作用, 随之产生的经济效益也是不可估量的。
2.2 档案管理人员不稳定
通过对一些项目法人、监理及施工单位的调查, 因水利工程一般在野外, 工作条件恶劣, 且工期一般都较长, 很多单位本来对档案管理就不够重视, 很少有人能善始善终的做好档案管理工作, 并且档案管理人员流动大, 人员相对不稳定, 造成档案管理工作不连续, 给日后的档案整编、归档、验收工作带来阻力。
2.3 档案管理人员及分管领导对档案管理的理论知识和技能掌握不足
由于对工程档案管理工作重视程度不够, 在项目档案管理上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多单位档案管理体制不健全, 规章制度形同虚设, 没有形成有效的管理和监督机制。很多单位对于行业举办的各类档案培训班, 要么不予理睬, 要么派兼职人员参加, 分管领导很少有参加的, 造成对档案管理的理论知识知之甚少, 使得档案管理工作只停留在表面, 无人督促、检查, 不能深入下去。
3 今后档案管理工作的改进措施
3.1 统一认识, 严格执行有关档案管理规定
为做好水利工程档案管理工作, 使其向规范化方向发展, 须统一思想, 严格按照有关文件规定执行。各项水利工程建设要大力学习、宣传、贯彻《档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》等文件精神, 在建设单位、监理单位、施工单位及参加的相关单位宣传工程档案在水利及社会主义现代化建设中的地位和作用, 将档案工作纳入水利工程建设于管理工作中, 明确相关部门、人员的岗位职责, 健全制度, 推动工程档案的收集、整理、归档、保管和利用的规范化的开展, 形成依法治档、依法管档、依法用档的良好局面。
3.2 理清关系, 建立机制是开展水利工程建设档案管理的重要保证
水利工程建设档案管理工作主要牵涉到建设单位、勘察涉及单位、施工单位、监理单位和主管部门或专门档案馆等, 各参与单位要依法按要求相互配合, 理清关系, 共同为水利工程建设档案管理规范化承担义务, 负起责任。建设单位是工程建设的组织着, 是工程建设过程中文件材料的汇总口, 在一项工程建设过程中, 建设单位与勘察设计、施工监理单位以及相关单位之间有明显的“制约”关系, 因此, 工程建设文件材料必须由建设单位汇总、审核整理和保管、报送;施工单位是项目建筑实体的建造者, 是工程施工中技术变更的实施者, 了解施工过程, 熟悉隐蔽和变动部位, 掌握施工原始记录等一手文件资料, 因此, 应负责收集水利工程建设施工、竣工验收文件材料, 并及时移交给建设单位;勘察设计和监理单位完成所承担的建设工程的勘察设计和监理工作中形成的勘察设计、监理等文件资料, 应负责收集该部分的文件资料, 并及时移交给建设单位;各主要参与单位应收集的文件材料各有侧重。建设单位应承担起集中统一管理的职责, 协调好关系, 确保水利工程建设档案收集的准确性、完整性以及整理、归档的规范化。
3.3 应用计算机技术, 加快工程档案建设的现代化、信息化进程
当今社会是一个信息化飞速发展的时代, 计算机作为一种普遍的办公工具, 已经对档案管理工作产生了深刻的影响, 运用计算机建立相应的工程项目文档管理网络系统, 对工程文件进行程序化、科学化、规范化管理, 不但可以快速、有效、自动地存储、修改、查找及处理大量的水利工程档案资料, 而且可以利用计算机文档网络系统进行工程图纸、文件、资料等文档的迅速传递和沟通, 实现资源共享, 更方便快速查阅。
3.4 提高水利工程建设档案管理人员的综合素质
为更好的做好水利工程档案管理工作, 提高水利工程档案管理人员的自身素质, 就显得尤为重要, 既关系到水利工程档案管理的工作的水平, 又决定着整个水利工程建设的成效问题。档案管理人员不仅要学习档案理论, 精通档案业务, 同时, 还要真正做好新时期档案管理工作, 运用现代化办公设施, 实现档案网络化管理。在工作实践中加强学习工程建设知识, 虚心向工程技术人员请教, 了解掌握工程项目的总体规划和安排, 积极介入工程的有关活动, 及时收集工程各个阶段的档案资料, 变被动工作为主动服务, 整理出完整、准确、系统的工程档案, 为水利工程建设贡献一份力量。
摘要：提出当今大型水利工程的档案管理工作的重要性, 对目前档案管理工作中存在的问题, 提出一些具体可行的措施。
档案管理系统的实现 篇11
【关键词】林业档案；信息化管理；管理策略
1、目前林业档案管理的现实情况
林业建设对于我国的长远发展而言，有着非常重要的意义。林业档案是林业工作者在科研活动、技术宣传等过程中所保留下来的信息，对于后期的林业建设活动有着很宝贵的借鉴作用，因此，做好林业档案信息管理工作已经是刻不容缓。就目前我国情况而言，由于林业档案的管理兴起时间不长，所以在林业档案管理方面还存在着许多的不足，具体包括以下几个方面：
1）缺乏对于林业档案管理的重视
在我国不少的林业工作单位中，许多档案的工作人员并不够重视档案的管理工作，他们认为档案工作只是常规的将工作记录下来，对于后期的林业活动并没有多大的帮助。所以在工作中，很少主动积极的去使用现代化管理模式，工作效率也不高。
2）档案工作人员的综合素质有待提高
由于档案管理工作未引起应有的重视，所以对于档案工作人员的要求自然也相对较低。林业档案管理中具备专业管理知识的工作人员少之又少，甚至不少档案管理工作人员还身兼数职，所以做起档案管理工作时经常出现不到位的现象，这也不利于我国的林业的档案管理。
3）档案的硬件和环境有待改善
要让林业档案实现信息化管理，那么現代化的硬件设备是必不可少的。但是就目前情况看来，林业档案管理中使用的硬件设施相对较为落后，部分单位并没有专门的档案存储室，应该配备齐全的消防设备、电器等都并未完全到位。
4）档案管理的手段并不规范
由于档案管理中缺乏专业的工作人员，所以在管理中使用的手段也不太规范，对于档案的分类以及档案的存储并没有规范的操作流程，分类起来较为随意，对于后期档案的调用埋下了隐患。
2、林业档案实现信息化管理的有效策略
信息技术每天都在不断的更新，全球已经进入了信息技术时代，实现林业档案的信息化管理，能让档案管理工作更加的快捷、高效、方便，这是新时代下林业档案管理的必经之路，这对于档案工作者而言也是一个新的挑战，如何实现档案信息化管理，具体从以下几个方面着手：
1）增加对于林业档案管理的重视
归根结底，造成林业档案管理中出现诸多问题的根本原因是，单位对于档案管理并不够重视。林业档案对于林业单位来说一笔可贵的财富，单位内部上上下下的人员都应该端正对于林业档案的认知，各部门之间齐心协力，共同配合档案部门做好档案管理工作。
2）加强档案工作人员的综合素质
林业档案的信息化管理最终是要靠档案工作人员来实现，因此，单位必须配备专业的档案工作人员。第一步在面试档案工作人员的时候，就应该选择具备专业知识的人员，具体可以通过笔试以及面试等方式来考核。其次，针对在职的档案工作人员，首先要给其灌输正确的工作理念，让他们清楚的知道自身工作的重要性，从而调动员工工作的激情。另外要加强对于员工的专业技能的培养，通过安排员工参加专业技能讲座，或者定期举办岗位技能培训等多种方式，让员工学习到最新、最系统的信息化管理方法。
3）改善档案的硬件和环境
优良的硬件设备和存储环境对于档案存储而言非常有帮助，林业单位应该提供一个适宜的存储环境，里面配备有相应的消防器材、空调设备等。有一点需要注意，档案室应该保持干燥，避免档案因为潮湿而损坏。与此同时，应该打造一个自动化的办公环境，提供给工作人员优良、新潮的硬件设备，便于提升他们的工作效率。在使用过程中也应该对设备定期进行检修和升级，保证档案管理工作的顺利开展。
4）规范档案管理流程
俗话说“无规矩不成方圆”，要实现林业档案的信息化管理，那么就必须有一套规范的档案管理流程。林业档案部门应该根据自身的实际情况，同时借鉴其他较为先进单位的林业档案管理经验，制定出一套标准、规范的计算机管理系统和档案处理流程，将档案从记录、分类、整理、保存的每一个步骤上面，都应该做到严格规范好，工作中要实行个人责任制，一旦某个流程中出现了错误，能够在第一时间找到责任人，并及时对问题进行处理。
5）加强信息技术的创新力
保持创新意识才能够不断的推动档案管理技术的发展，在国内建立相关的技术研发中心，不断创新出新的管理技术和系统，将“产”“学”紧密的结合起来，学习对方的长处，分享自身的经验，建立和谐的合作关系，共同为林业档案管理提供强劲的技术支持。
3、结束语
科技在不断的发展和进步，实现林业档案现代化信息管理是时代发展的必然结果。就我国目前情况而言，森林占据了我国大部分的国土，做好林业建设对于我国经济的长远发展有着十分重要的意义。现如今我国的林业档案管理工作中还存在着许多的不足，未来还有很长的路要走，档案工作者必须正视自身所肩负的重担，不断加强自身的专业技能，实现林业档案的现代化信息管理，为我国的林业建设作出贡献。
参考文献
[1]安小萍.经济发展环境下林业档案的建设思考[J].现代园艺，2013（12）.
[2]门红.浅析林业档案的合理化利用的重要途径[J].黑龙江史志，2014（18）.
档案管理系统的实现 篇12
文档的电子化存储和使用随着计算机技术的普及已越发常态化, 但如何有效地管理电子文档成为众多企业的头号难题。电子档案管理系统可以帮助用户安全、规范、高效地管理企业文档, 优化档案存储结构, 确保档案的访问安全。
Documentum是EMC公司开发的企业级文档管理平台, 可建立企业远程和实时共享的协同工作与文档管理平台, 其企业文档管理解决方案已经成为世界众多公司和组织的文档管理标准[1]。
Documentum可根据企业或项目的实际运作模式进行二次开发, 能够对档案文件进行有效控制, 并实现异地文档资源实时共享, 使企业的文档管理达到一个新的水平。
1 系统功能分析
国内某大型化工企业希望建立历史项目的档案管理系统, 以存储标准化的设计图纸, 并利用自动化手段借阅文档。具体需求如下: (1) 文档存储安全。设计人员将个人电脑中的设计文档统一存储于系统内。初步上传的文档仅限本部门人员查看, 不允许跨部门查看; (2) 文档入库审批。每个设计专业由专人审核系统中的设计文档, 符合要求方可批准转为档案, 之后才能被全体系统用户访问; (3) 档案自动编码。设计文档转为档案后, 系统可以根据归档的文件夹自动生成档案编码; (4) 档案借阅。系统用户希望查看档案内容时, 需要先提交申请, 待档案管理员审批通过后, 才能阅读此档案。
基于上述功能分析, 我们在Documentum平台上进行了二次开发, 建立起满足客户需求的档案管理系统。
2 系统总体设计
2.1 系统框架
由于客户严格要求文档存储的安全性, 最终设计方案将初步上传的文档和审批归档的档案存放于两台服务器上, 系统工作原理如图1所示。
(1) 工作平台服务器。用于未入库审批文档的临时存储。业务人员按照部门专业划分, 将个人电脑中的设计文档上传至该平台, 等待档案审批人员的审核。
(2) 发布平台服务器。用于入库审批通过的文档的存储及借阅。档案审批人员审核通过的文档将由工作平台移至该平台。该平台面向系统内所有用户开放, 但仅限于查看档案名称, 如需查看档案内容, 应当提交借阅申请, 待借阅审批人员批准后方可读取档案具体信息。
此两台服务器通过建立联邦库的部署方式相互关联, 拥有相同的系统用户和登录规则, 各自管理文档对象的访问权限。
2.2 角色设置
根据各服务器的功能要点及操作设计, 将系统用户分为以下各类角色: (1) 系统管理员:系统的管理维护人员, 负责保障系统的正常运行, 具有系统基础配置的最高操作权限, 但不能查看系统内存储的业务文档; (2) 普通业务人员:具有基本操作权限的企业员工, 可以在工作平台上传本人的设计文档, 在发布平台提交个人的借阅申请; (3) 档案审批人员:在工作平台审核上传文档的用户, 按照部门专业划分, 各专业的审批人员负责审核本专业的设计文档; (4) 借阅审批人员:在发布平台审核借阅申请的用户, 通常是档案部人员, 根据档案的保密级别判断借阅标准。
2.3 档案存储结构及属性
根据企业客户的项目特点, 档案存储的目录结构如图2所示, 文件夹依次按照年份、项目、主项、专业、类型向下划分, 各级文件夹在继承上层目录属性的基础上, 同时具有自身属性。
档案保存于最底层的类型文件夹中, 档案属性也是在继承文件夹属性的基础上扩展自身属性。
表1是系统中设计文档的属性列表, 可通过文件夹属性继承实现文档属性的自动填充。
3 系统实现
3.1 硬件配置
两台服务器参数相同, 均安装Content Server和Oracle。发布平台部署为联邦库的主库, 实现在服务器之间共享用户和管理权限集。
3.2 软件设计
Documentum平台架构支持开放式的API, 可通过Java程序实现功能的二次开发。
3.2.1 自动编码
文件入库审批通过后, 将由工作平台移至发布平台。系统会复制文件的现有属性, 并根据属性进行自动编码, 部分源代码如下:
3.2.2 借阅归还
借阅归还分为人工归还和系统自动归还。如果借阅管理员判断档案借阅完毕, 可通过关闭借阅单的方式删除用户借阅档案;如果管理员不执行人工归还, 系统将在默认借阅时间超过5天后通过自动执行的程序将到期的借阅档案从用户的借阅文件夹中删除。以下为该功能部分源代码:
(1) 人工归还。
(2) 系统自动归还。
3.3 功能说明
3.3.1 档案审批发布
档案审批人员执行此功能, 审核上传至工作平台的文档是否符合入库资格。若符合资格则审批通过, 系统将文档移至发布平台;若不符合资格, 说明理由并退回文档, 系统将向上传文档的用户发送通知。图3是工作平台的“退回文件一览”界面。
3.3.2 文档借阅审批
借阅审批人员执行此功能, 已提交的借阅申请单通过审批后, 申请者方可查看借阅档案。若借阅申请被驳回, 提交申请的用户将不能看到该档案。借阅申请单格式如图4所示。
4 结语
本文根据某化工企业的档案管理需求分析了系统的功能特点, 介绍了基于Documentum平台的系统框架、用户角色及目录属性的设计思路, 说明了系统的硬件配置和软件概要, 成功实现了文件归档、借阅审批、归还等档案管理目标。
参考文献