事业单位档案的管理

2024-07-12

事业单位档案的管理(共12篇)

事业单位档案的管理 篇1

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的, 记录人才信息的重要载体。它直接记录和反映出个人经历、德能勤绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹和历史背景等个人信息, 是重要的人才信息源。它是反映个人成长历史的凭证和依据, 是人力资源管理与开发、使用的重要依据, 也是知人善任, 选贤任能的重要依据。然而, 当前很多事业单位人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在, 给档案管理工作带来了困难, 也直接影响到人才档案信息的正确使用。因此, 人事档案管理在适应单位的改革与发展的进程中, 特别是在当前正在进行的事业单位改革中作用越来越明显。

一、事业单位人事档案具有举足轻重的地位

21世纪的竞争是人才的竞争, 现代管理理论强调管理的核心是人的管理。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据, 它既存储了反应的“人”的历史和现状的基础信息, 真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程。因此, 人事档案对于每个人来说都非常重要, 它是一个人生命轨迹的证明, 个人转正定级、职称申报、办理养老保险等, 都需要档案中的信息来体现, 作用不可被取代, 如果没有档案, 单位和个人的权益都无法得以保障。一是对用人单位的作用。档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录, 通过利用档案可以清楚地了解一个人的过去。特别是事业单位要做到知人善任、选贤举能, 必须通过考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料来对一个人进行综合的评价和估量。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时, 都会经常使用档案, 考察其德、能、勤、绩等情况, 从而全面准确地了解个人的情况, 为正确选人用人起到了重要参考作用。二是档案对个人的作用。当前, 对于普通人档案的作用仅仅体现在凭证作用上。但是在当今人才流动频繁的时代, 档案对于每个人来说就显得十分重要了。无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是评职晋级、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。所以说人事档案在一个单位的管理和每个人的一生中具有举足轻重的作用。

二、人事档案管理中存在的问题

1、人事档案管理手段落后。

人力资源管理要求人事档案规范化管理, 能够及时有效地提供各种档案信息, 为人力资源管理提供服务。但是, 目前的人事档案管理仍沿用传统的管理模式, 以手工操作、检索为主, 管理人员满足于“看摊守点”, 缺乏创新和竞争。这些情况严重制约了人力资源的开发, 难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。

2、档案管理的硬件设施相对薄弱。

有的单位没有专用档案室, 有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套, 引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔, 影响档案的美观整洁、完整, 有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹, 都无法购置齐备。

3、管理机制呆板。

一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案管理的重点和难点, 目前, 主要是依赖于政府的行政手段, 但随着政府职能的转变, 这项工作的难度将越来越大。另一方面, 目前人事档案管理工作中材料收集范围和如何对进档材料进行鉴别等各项制度与新《条例》对人才考察任用时需提供材料提出的新要求不相适应。新《条例》对个人经历和基本情况的要求更加明确和细化。另外, 对离任审计、任前公示等材料应如何收集, 收集时应注意哪些问题, 在制度上没有明确, 在实践中缺乏可操作性。

4、档案管理人员素质不高、管理制度执行不够好。

近几年管档人员工作变动频繁, 新手较多, 专业知识缺乏, 业务不熟, 对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不能严格履行手续按规定办事, 部门与管档单位协调不够, 各做各的, 需要用档案时, 为了各自方便, 不到管档单位查阅档案, 叫本人自己提, 这就很容易造成个人档案材料造假、销毁、丢失、涂改等问题, 给档案管理工作带来很多的问题。

三、规范人事档案管理, 为现代人力资源提供有效服务

随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来, 人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据, 必须引起重视, 积极拓展管理职能, 更新人事档案管理理念。采取切实有效措施, 全面提高人事档案管理水平, 为合理开发、使用人才, 加强个人诚信提供强有力的保障。

1、加快人事档案工作科学化、现代化进程。

随着时代的发展, 档案材料越积越多, 传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便, 容易延误时间, 而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统, 通过微机终端和系统互联, 可以实现个人信息微机检索和联网查询, 及时更新档案信息, 最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务, 更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

2、加大对档案管理工作的投入力度。

要建立由公共财政全额提供经费的投入机制, 从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础, 逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。另一方面, 档案管理所在的单位要建立定期的投入机制, 在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面, 可采取“以档养档、适当收费”的办法, 补充档案管理经费不足的问题, 以确保档案管理工作的有效开展。

3、建立健全合理的人事档案管理制度。

现代人力资源管理趋势要求, 人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度, 必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真, 确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确, 装订整齐;在递转档案中要做到按章办事, 确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时, 要热情服务而又不失原则, 注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系, 及时更新、补充档案新材料。这一切, 都离不开严格合理的规章制度。

4、切实提高档案管理人员的素质。

随着现代化进程的不断推进, 传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此, 档案管理部门在引进高素质人才的同时, 更要注重对现有人员的培训, 全面提高档案管理人员的综合素质, 使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式, 变被动服务为主动服务。要加强沟通协作, 及时有效地提供各种信息, 更好地为现代人力资源管理服务, 为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任, 提高全民档案意识, 在全社会形成人人关心档案的良好局面。

事业单位档案的管理 篇2

【关键词】事业单位;档案管理;问题

一、前言

作为非盈利目的的事业单位,是利用国家资产为社会进行相关服务的组织。事业单位工作中档案管理占较大比例。只有将各项相关的档案工作做好,才能最大限度的发挥事业单位应有的功能,才能让事业单位在工作上有条有序地开展,才能提高工作效率。但现如今,事业单位档案管理工作问题层出不穷,所以重视档案管理工作十分必要。

二、事业单位档案管理中存在问题

(一)档案管理过程中造假问题严重

事业单位中人事档案管理造假问题最为突出。而造假的主要原因是由于一些利益问题,当事人为了具有某一项资格而进行各种手段的造假,比如将年龄进行改动,擅自更改自己的履历等。其次档案管理人员缺少责任心,使得许多档案丢失后重填。由于档案管理人员没有仔细整理档案,造成部分档案丢失,但是为了使档案在检查过程中数目完整,就会出现相关的单位将丢失的档案重新填写的现象,重新填写会使部分档案本应该具有的内容被改写或漏写,从而档案内容不具有真实性。有些学校以及单位为了自身利益,故意改写相关档案内容使其失去真实性。在调查中发现有的办学机构为自己收益好,在没有经过相关内容考核的情况下高价出售学历以及学位证书,影响人事档案内容真实有效性。

(二)档案管理不够信息现代化

信息现代化是将档案资料与现代化互联网相结合,最大限度发挥其潜在信息价值。由于对档案管理工作的重视程度不高,使得档案信息现代化水平较低。多数事业单位的档案室是之前用过的小办公室,而且装档案的箱子多为简单的铁皮箱,由于缺少除潮装置,档案容易受潮,字迹容易模糊。其次,对易燃物的防火意识不强,档案室缺少相关的防火装置及灭火器,如果发生火灾,所存放档案将不复存在。传统的档案管理观念认为是简单的存档和调动,但是这种观念严重降低了档案的有效利用率。在实际档案管理工作中,收集相关资料,并对相关资料进行整理和保管,同时对相关资料的真实性进行鉴定,其主要目的是为了更好地利用档案。实际情况中档案的服务意识淡薄,档案工作一直停留在人工手动管理的层面。事业单位档案的管理过程中缺少相关电子设备,没有建立相关互联网档案库,所以一旦纸质版档案丢失,将会使得整个相关资料遗失,从而影响到相关工作的开展。档案管理不够信息现代化使得人工查找档案费时费力,大大降低了工作效率。

(三)档案管理人员相关素质较差

档案管理工作并不是将纸质资料装袋后放置于相应的位置,档案工作有相当学问的,需要有关工作人员具备相应的综合素质,其中较强的工作责任感是档案管理员应该具有的最基本的素质,职业道德也是一个合格的管理员必须具备的素质。事业单位档案管理人员不能与时俱进,在一定程度上不能适应新时期档案管理工作的要求。许多事业单位档案管理员的录用没有专业限制,并且事业单位相关领导没有重视档案管理需要专业人员来做,有的事业单位还会让年龄较大且已经退休的职工进行档案管理工作,因此事业单位的档案管理人员的素质较低,专业性不强,从而在一定程度上严重影响档案的有效利用和合理管理。

三、对事业单位档案管理的建议

(一)加大打假力度

对于档案管理中人事档案造假问题突出的情况,事业单位要依据相应的造假手段,采取相应的应对策略。做好和事业单位档案管理有关的法律法规的宣传,通过宣传提高相关人员的法制观念是减轻档案管理中造假的有效途径。要让当事人意识到人事档案造假给自己带来的后果,为了某些利益使用不当手段造假需要负相关法律责任。《档案法》规定,对人事档案进行造假的行为,相关行政部门可采取各种处罚措施,对于情节十分严重且构成犯罪时要将当事人移送司法机关进行处理。对档案管理的相关领导及员工擅自伪造或涂改档案的行为要进行严肃处理,坚决抵制靠关系、靠金钱来弄虚作假进行档案伪造。

(二)积极建立信息现代化档案管理

现如今已经进入信息化高速发展阶段,互联网的发展改变了人们传统的办公方式。互联网具有高效率,高储存量,低成本以及查询与管理方便等特点。面对相关事业单位信息化建设力度不足的情况下,应当将互联网办公结合到档案管理中,建立健全相关档案管理设备,大力发展相关系统的开发或引进先进的档案管理软件。信息化档案管理在一定程度上提高了档案的有效利用率,同时提高了相关人员的办公效率,同时信息化管理不需要实体空间,可以节约纸质档案的制作成本。所以信息化档案管理是节能减排型办公,值得大力推广。

(三)加强档案管理人员综合素质的提升

档案管理不是简单地工作,要对档案管理的工作人员进行培训,随着信息现代化的进程,档案管理工作对相关管理人员提出了新技能的要求。所以要对档案管理人员进行相关知识技能的培训,同时对其掌握情况进行考核,做到择优录用的原则。优秀而又专业的档案管理人员能提升事业单位的办公综合效率,能让事业单位更好为社会服务。

四、结语

探讨事业单位档案管理的创新 篇3

【关键词】事业单位;档案管理;创新改革

档案管理是新时期事业单位发展的重中之重,不仅能够收纳整个事业单位的资料、文件,还能为事业单位规划发展提供参考。在经济社会发展过程中,档案管理起到了至关重要的作用,它有一定的机密性,对于管理人员的专业素质以及设备设施的要求较高,但是随着改革进程的不断加深,很多事业单位在档案管理方面出现了很多问题。现在就当前事业单位档案管理的现状进行分析,进而探讨出相应的解决措施。

1.当前事业单位档案管理现状及其原因

1.1对档案管理重视程度不够高

首先是单位领导,他们认为档案管理工作是一些无关紧要的幕后工作,没引起足够的重视。导致了事业单位在档案管理工作上投入的设备设施不足,人员配备和资金支持力度较小,使得档案管理工作无法顺利进行。其次是档案管理人员自身的原因,他们没有认识到档案管理工作的重要性,因此在管理过程中责任心不强,态度不认真,觉得只要不出差错,不丢失不泄露就算完成工作了。最后就是职工个人,他们没有意识到档案管理对自身的重要性,在工作人员收集资料时不愿意积极配合,抱着应付心理填写个人资料。

1.2档案人员专业水平和业务素质不高

档案管理是一项专业性和技术性十分强的工作,所以需要一些专业素质较高的管理人员。但是很多事业单位的管理员的技术落后,缺乏先进的管理知识,没有相应的计算机操作技能也不会操作先进的管理设备,使得档案管理工作效率较低,管理不完善。还有一部分原因是有些事业单位忽视了档案工作的专业性和长期性,对于档案人员调动十分频繁。经常出现一个岗位月月都是新手的现象,这也使得档案管理工作无法顺利地进行,在管理过程中出现很多失误。

1.3档案室的管理设施比较落后,无法满足档案管理的工作要求

由于事业单位领导层对档案管理工作的长期不重视,投入资金不足 导致许多档案部门设施落后,如有些单位档案室库房简陋,建造不规范,甚至还将易燃、易爆的杂物堆放在里边。大多数事业单位档案保护和處理设备配置不全。对档案的收集、整理、保存造成了很大的影响。

2.事业单位档案管理创新的重要意义

“创新”在经济社会快速发展的今天已经成为不可或缺的重要手段,一个人想要取得成功必须通过创新改变陈旧的思想观点以及处事方法,才有可能取得成功。而一个事业单位,也只有依靠创新,才能改变原有固化的管理手段和风气,促进自身的可持续发展。

2.1档案管理创新促进事业单位可持续发展

在事业单位中,档案工作是其开展工作以及管理工作人员的重要组成部分,档案工作主要是对文件、资料的收集、整理和保存,以供人们查询。随着时代的进步和社会经济的发展,旧有的档案管理方法已不能适应社会和本事业单位的发展。因此,实现档案管理的创新是促进事业单位可持续发展的必然要求。

2.2创新促进档案管理工作可持续发展

档案管理工作的可持续发展,意味着改善事业单位的发展状态和管理现状,使之适应社会发展的趋势。现今档案管理工作存在很多的缺陷和不足,事业单位固守陈旧的管理制度和管理方法,导致档案管理工作一直处于对本单位总体发展起到负面影响的状态。因此要实现档案管理工作的可持续发展,必须打破陈旧的管理制度和方法,在目前的基础上不断创新,充分发挥档案管理在提升事业单位发展水平中所起的作用。

2.3档案管理工作进行创新在促进地区经济社会全面发展的同时,还能加深社会各界对本单位的印象

随着社会飞速发展档案管理工作创新与改革的进程也随之一步步加深,在这个过程中总会出现各种各种各样的问题,比如设备设施的落后不完善;人才短缺,具有专业水平和素质的工作人员短缺;管理的规章制度过于死板陈旧,不符合本单位发展的实际情况等,只有勇于探索和尝试才能发现适合本单位的档案管理制度和方法,才能更好的适应社会的竞争,在激烈的竞争中处于不败之地,给社会各界留下深刻的印象。

3.事业单位档案管理的创新的途径和举措

3.1建立健全适合本事业单位的档案工作规章制度

针对事业单位档案管理现状及问题,必须从根本上进行分析和处理。首先必须建立健全各项规章制度,这些规章制度不仅要具有科学性和实用性,还要符合本单位档案管理工作的实际需要,从而建立起一套切实可行的档案管理制度规范。在这个过程中,创新成为一个不可或缺的重要手段,试想如果没有创新,照搬照抄其他机构或是企业的管理制度,这种生搬硬套的方法是不可能取得实际成效的,更不利于本事业单位档案管理制度的形成和规范。所以事业单位应该致力于探索一种新型的适合本单位的管理制度,促进档案管理工作有序开展。

3.2提高档案管理人员的综合素质和专业水平

针对事业单位档案管理人员素质现状,事业单位应该着力于档案管理人员的培训工作,打破传统的人员培训方法,对培训的手段和方法进行创新。首先是意识创新,对于档案工作者来说,他们处于一个创新的时代。如果档案管理工作没有了创新活动的保障,就会失去发展的先机。所以,如果他们要想做好档案管理创新工作,就必须不断学习新的知识,提高自身综合素质和专业水平,适应创新时代对于他们的工作要求。其次是知识创新,事业单位需要对档案管理人员进行定期的培训和指导,运用各种先进的多媒体手段和技术向档案管理工作人员宣传新思路、新方法。最后要进行能力创新,在实际工作中,档案管理人员的创新能力受到多种因素的限制,他们在应对复杂工作的同时更要排除不利因素,认真总结经验教训,不断改进,提高自身的创新能力。

3.3加大资金投入力度,积极开发档案信息资源

在实践中,档案管理工作的开展需要各部门的努力配合,无论是政府、事业单位本身还是每个岗位的工作人员都要积极地参与进来。政府可以加大资金支持力度,下发充足的资金以供给事业单位添置档案管理设备,培养专业的档案管理人员。事业单位可以将本单位资金向档案管理适当倾斜,为工作人员提供各种外出学习交流的机会,提高他们的综合素质和专业水平。积极开发档案信息资源,创造性的开发档案归纳、整理、保存的新形式,并在设备管理和新技术的引进方面加大力度。

4.结语

随着我国社会主义现代化进程的不断加深,事业单位档案管理工作面临很大的问题,如何提高档案管理人员的综合素质和专业水平,加强档案管理的创新力度,以适应当今社会发展的潮流成为档案管理工作的重中之重。现今的时代是创新的时代,因此提高创新能力对于事业单位来说尤为重要,具体而言要从本单位具体情况出发,增强资金支持力度,提高档案管理人员的专业素质,及时更新设备设施。只有做到以上几个方面,才能真正将档案管理工作做好。 [科]

【参考文献】

[1]孙成,周世涛.事业单位数字化档案管理能力的强化,档案信息技术,2012.

事业单位档案管理的思考 篇4

1 事业单位档案管理工作的重要性

事业单位的档案属于备查资料, 是其内部工作开展中产生的所有的、有价值的材料信息的集合, 其中记录的内容都是事业单位发生的真实工作内容以及历史的发展状况, 对其中有价值的部分进行分类的保管, 在需要的时候作为历史凭证使用, 具有真实、可靠的特点, 因此档案通常都是事业单位的历史备查资料。另外, 在事业单位的发展历程中档案还是历史的一种见证, 在事业单位的工作开展中档案管理是其中不可缺少的一部分, 其具备的历史凭证的价值也是不能被替代的, 可以说档案是历史见证的首要资料。此外, 档案还具有宣传教育的作用, 它对以往的事业单位工作记录与知识存储起来并且进行传承, 为以后的工作需要提供帮助, 这种服务型的发展趋势使其具有着一种宣传教育的功能。比如在开展历史作品展的时候档案就可以作为其中的一类参展, 也能制成影像资料进行传播, 起到一种教育、引导的效果。

2 事业单位档案管理工作的完善策略

2.1 事业单位应该树立档案服务意识

档案管理人员要树立服务意识, 发挥档案工作的服务职能, 这样才能真正体现档案管理的价值。在日常的档案管理工作中, 管理工作者需要不断的提升服务意识, 对原有陈旧的档案管理观念进行革新, 使之形成全新的、符合时代发展的档案服务模式, 而不仅仅是作为一项刻板的工作去对待, 将服务的理念贯穿到档案管理的各个环节之中。在实际的工作开展中应该加强与事业单位各个部门机构的联系, 使得有价值的档案信息都可以被收集、保存起来。在现代信息社会, 利用计算机网络进行档案的存储已经成为了主要的方式, 在服务制度的完善过程中可以实现更加高效、便捷的管理, 提升其工作的时效性。这种管理方式还需要工作人员加强相关业务的学习, 熟悉计算机的操作技能, 发挥出档案的预见性作用, 能够提供超前服务。

2.2 提升档案管理人员的素质, 改善工作环境

新时期事业单位档案管理工作的顺利进行, 首先要拥有优秀的档案管理工作人员, 一方面事业单位要招收高素质、经验丰富的档案管理工作人员。另外, 还需要对新招收的档案管理人员进行专业业务的培训以及道德素质方面的教育, 使他们既可以提高专业的技能, 又可以具备比较高的管理素养, 使事业单位内的档案管理工作团队能够获得高品质的进步, 形成系统化的人员培训机制。在提升工作人员的专业素质的同时, 还需要不断的改善其工作环境, 这样可以使他们工作更加具有积极性, 并且优良的档案管理工作环境对于档案的整理、归档等工作的开展也是非常有利的, 所以在事业单位的发展中, 应该对工作环境的建设更加重视, 从长远的利益层面进行考量, 增加经费的投入, 使其能够发挥更大的价值。

2.3 完善档案管理的工作制度

在事业单位的发展变革中, 原有的档案管理体系已经不再适应新的工作形式的需求, 需要对工作制度进行及时的革新, 适应实际工作开展的需要。在工作中管理者需要对制定的制度进行严格的遵守, 确保制度的有效执行以及实现其约束作用, 使得档案信息资源获得更加完善的开发利用。在制度的建设完善过程中, 工作人员也需要相应地对自身的工作提高认识, 增强思想上的觉悟, 严格的按照制度的要求行事, 提高档案管理的工作成效。

2.4 加强档案管理的信息化、数字化建设

事业单位的档案管理工作应该紧紧跟随信息时代的发展趋势, 在工作过程中增加先进的技术方式的应用, 使得档案管理工作的效率和质量都能获得提升。事业单位档案管理人员在利用计算机开展工作的基础上, 应该对档案内容进行及时的更新完善, 对不同的档案信息要进行正确、分类的归档, 通过计算机与扫描仪等现代设备的辅助来对档案中的图片或者声像等信息进行保存, 这样能够达到档案信息保存的无纸化, 既可以减少投入又可以节约空间。另外, 档案管理工作的数字化发展也是对档案信息保存的一种新型方式, 事业单位可以通过一些先进的信息技术把那些物质化的信息资料实现数字化的保存, 形成档案全文与目录的数据库, 为事业单位工作人员使用档案提供更加便捷的服务。

2.5 结合单位实际创新档案管理模式

首先, 结合事业单位自身的工作特点及业务经营属性, 构建与之发展相适宜的管理体系, 既要明确其管理过程中各个环节所要承担的工作职责与内容, 还要对所有参与档案管理工作的人员进行权责上的规范与划分。其次, 在秉承“约束的地位平等”这一原则下, 对档案管理制度进行创新。换言之, 在事业单位档案管理进程当中, 不仅要约束和规范档案管理工作人员的行为, 也要对领导权责进行明确规范和要求, 以此来实现档案管理工作整体的独立性。

3 结语

档案管理工作主要是对档案资料以及信息进行收集、归档并提供相关服务的一项工作, 在这一工作的开展中具备比较复杂的程序。在事业单位改革不断深入的阶段, 对于各项工作的系统化建设提出了更加迫切的需求, 科学、民主的管理机制的完善也是工作重点, 有利于促进事业单位协调、高效的发展, 档案管理工作的进步能够为其提供支持。

摘要:在新时期的档案管理中事业单位自身首先要提高认识, 对这一管理工作的重要性有一个清晰的了解, 通过更新管理思想去建立完善的档案管理体系, 与时俱进, 加强对档案管理工作者的教育。通过借助计算机网络进行档案的管理, 为事业单位档案管理工作的进步提供必要的人员、设备等方面的支持, 为事业单位工作整体效率的提升打好基础。

关键词:事业单位,档案管理,完善思考

参考文献

[1]陈萍.新时期事业单位档案管理创新分析[J].广东科技, 2015, (12) :173.

[2]唐俊婧.探究如何提高事业单位的档案管理工作[J].经营管理者, 2015, (18) :213.

[3]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察, 2014, (19) :58-59.

[4]杨军.高校人事档案管理策略分析[J].黑龙江档案, 2015, (02) :90-92.

[5]吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报, 2015, (01) :158.

事业单位档案的管理 篇5

一、归档材料不重视、不明确

首先,档案整理作为事业单位的一项工作很多情况下不被重视,特别是一些领导干部对这项工作认识不够,认为档案整理工作就是简单的记录和保管,不具有重要意义,只要不丢失、不泄密,上级检查能混过关就行了,因此导致档案管理工作在事业单位变得异常消极和被动,难以高质量的服务事业单位建设。

其次,事业单位每年会产生大量的文件材料或涉及到工作人员或涉及到单位本身,但并非所有的这些材料都要归档,试想一下,若所有的文件都一丝不落的整理归档,这必将是一项巨大的工程,其中一些无关紧要的材料,就是在浪费人力物力。很多单位尤其在档案管理的鉴定工作流程中材料归档范围把握不准确的问题尤为突出。

二、档案管理工作人员不具备档案管理能力,甚至存在人手不足的问题

通常来讲任何一个事业单位都设有独立的档案管理部门,有相应的档案管理人员,但部分单位的档案管理人员不具备专业水准,缺乏后期培训,对于工作的内容处于一种模糊的状态,并不能完全胜任档案管理工作;甚至有的事业单位只安排一名工作人员来做这项工作,这就使得材料虽然放入档案盒中但无法得到及时的整理归档,可想而知,工作的效果会大打折扣,更不要说对事业单位的整体发展做出贡献了。

三、档案材料制作不符合规定

为了档案保存和阅览的方便,我国对档案中材料的分类、排放次序甚至修整和装订都做出了较为明确的规定,但是,很多事业单位不按照规定来制作档案材料,一方面导致材料本身不美观且受到了不同程度的毁损,另一方面,对工作中查阅材料造成不便。

四、档案存放地太过随意

为了加强对档案的保护,档案应存放在防火、防潮、防盗、防虫蛀的地方,一些事业单位将档案室设在阴暗潮湿的一楼仓库,无防盗窗、无铁门,显然不利于档案的保管,还有一些单位缺乏硬件设备,档案随意堆积,从而造成材料的毁损和灭失。

五、档案的保密性不够重视

我国档案法明确规定,任何人禁止伪造或涂改自己档案中的信息,档案必须做到保密。现实情况却不容乐观,很多事业单位的工作人员可以随意翻看自己档案甚至进行涂改,档案管理工作人员却不予以阻止,毫无保密性可言。

针对以上档案管理中出现的问题,事业单位应当积极找到相应的解决方法并付诸到实际行动中来,作为事业单位档案管理人员,本人建议从以下几点着手:

六、加大对档案管理工作的重视程度

档案管理工作关系到事业单位的每一个工作人员,需要得到大家的重视和配合。特别是单位的领导更应该以身作则,遇到档案管理人员不专业或者不足的情形时,要及时配备;档案管理制度不完善时,要尽快做出调整。

七、加强对管理人员专业性的培养

任何工作都不是一成不变的,档案的整理工作在不断地做着调整,档案的分类,修整,装订格式都会相应做出变化,因此档案管理工作人员需要定期培训以适应工作中的变化。

八、档案材料整理规范化

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用,对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整,主要包括对破损文件进行修裱,对字迹模糊或易褪变的文件进行复制,去除文件上易锈蚀的金属物,对过大的文件进行折叠等。

九、配置适宜保存档案的专门库房和必要的设施

档案质量的好坏直接依赖于它的保存设施,为了使档案处于一种安全合适的储存环境,就需要做好档案的基础设施建设,建立专门的档案库,使用标准的档案盒,做到防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫。为了使一些电子信息和数据能够完整的保存,还应当配备计算机和相应的技术管理人员。

十、强化档案的保密性

档案管理工作人员在此项工作上应当持严肃认真的态度,做到尽职尽责,杜绝出现随意翻看、涂改档案的情形,对非档案管理工作人员,应当向其做好档案保密的宣传工作,每个人都能做到自觉遵守要求。

结 语

事业单位档案管理的创新途径研究 篇6

关键词:事业单位;档案管理;面临的问题;解决办法

一、事业单位档案管理工作面临的困难

(一)事业单位档案管理制度不完善。目前,我国事业单位管理人员缺乏对档案管理工作不够重视,没有明确的档案管理业务流程和系统的管理制度,造成查找和调取档案时的不便。 有些单位的档案甚至存在虚假现象,档案本身的内容也不够真实有效,使得档案管理工作形同虚设,以上诸多问题,严重阻碍了单位档案管理工作的发展,无法有效发挥档案管理工作应有的作用。

(二)管理人员素质不高,缺乏管理意识。事业单位工作人员,对于档案管理工作关心程度不高,缺乏管理档案管理意识,导致档案管理工作水平低下,而且管理人员对于档案管理工作的态度不够端正,使得档案工作的作用不能正常发挥,从而制约了其他各项工作的顺利进行。

(三)事业单位不重视 档案管理工作。事业单位工作人员不重视档案管理工作,主要是因为大多数事业领导管理层对此项工作不够重视。关于档案管理工作,单位配备相应的硬件设施简陋,不注重档案管理工作人员专业培养,对档案管理工作的重要性认识不深,档案管理员由于没有经过科学系统地培训,缺乏管理知识,因此管理水平和管理素质不高。

(四)事业单位离职人员档案管理安排不合理。因为退休、寻求个人发展或者生病等各种原因而产生的离职是各单位都会面临的普遍现象,但是如何合理安排管理离职人员的档案,也是困扰事业单位的一个难题。有些事业单位,由于管理不善,在人员离职后交接不清,人档分离,出现数量不少的弃档和死档,使单位蒙受损失。

(五)没有规范化制作档案材料。现阶段,许多事业单位制作档案的材料都不规范。我国《干部人事档案材料收集归档规定》中明确规定了人事档案材料需使用16开或者国际标准A4公文用纸,但是许多单位都使用了不合格纸张,因此在整理档案时需要投入更多的精力去裁剪。这些既加大了档案管理的工作量,也影响了档案的美观程度。

(六)档案利用率低。现阶段的档案管理工作,往往只是收集工作,档案管理人员收到档案材料后,并没有进行进一步的管理工作,而只是单一地进行保存。档案的内容只涉及到简单的基本方面,可供利用和查询的内容十分有限。因此不能体现档案的价值,档案管理工作被动,档案的利用率也很低。

二、如何采取的有效办法应对事业单位档案管理问题

(一)完善事业单位档案管理制度。针对事业单位档案管理制度不完善的现状,我国事业单位应建立完善有关管理制度作为改进档案管理工作的重点。我国事业单位现阶段档案管理水平非常有限,通过建立合理有效的事业单位档案管理制度,制定健全的档案体系,规范相关管理规章细则,能够有效提升档案管理工作水平,提高档案利用率,从而促进事业单位的良好发展。

(二)事业单位要注重档案管理人员综合素质培养 。目前,大多数事业单位管理人员对档案管理工作不够重视,主要是因为管理意识淡漠,工作态度不够端正,对管理业务也不够了解。因此,对档案管理人员的培训十分必要。事业单位应针对档案管理人员的开展培训工作,增强档案管理工作者的正确观念,提高档案管理人员的专业素养和工作水平。

(三)注重档案管理工作科学化。随着计算机科技的发展和电脑的普及,电子化管理已经渗透到社会各个领域的。档案管理工作也毫不例外。事业单位应该合理利用现代化电子科学技术来进行管理档案工作。加大档案管理工作的硬件设备资金投入,并通过有效利用先进的设施,建立科学地档案归档形式,对档案进行妥善保管。

(四)合理安排档案管理者离职时的交接工作。由于各种原因,离职在所难免,但是离职人员交接工作十分重要,尤其是对档案管理人员的离职交接工作。事业单位要针对档案管理工作者的离职,做出明确的相关交接规定。档案管理工作者离职时,在及时妥善交接档案资料,及时解决出现的各种问题。

(五)重视基础管理,完善基础设施。档案管理的工作对事业单位的发展起着重要的作用,是事业单位不可缺失的工作内容,档案管理的最基本的要素,是存储档案资料的环境要适宜并保证档案的安全。要用专门的房间来保管档案资料。档案库房应该注意防火,防盗等。同时,随着电子化管理的深入,电子信息化管理作为档案管理的基础设施之一,要保证电子档的信息安全性和完整性,也是档案管理的基本管理工作。

(六)及时归纳和更新档案资料。在日常的工作中,人才的流转是不可避免的,因此事业单位档案管理工作也会相应地变化。档案管理工作人员,要定期整理归纳档案资料,出现人才流失和新员工加入时,要及时更新档案,并充实档案资料。通过不断完善档案管理制度,使档案管理的作用得到充分发挥,为事业单位的进步提供有效的服务。

参考文献:

[1] 项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯.2013(30)

事业单位档案管理的创新思路 篇7

关键词:事业单位档案管理,档案管理人员,档案管理制度,档案管理创新

1 事业单位档案管理工作重要意义

集合了信息、科技、知识经济的当下, 各行业领域都面临着一场与时俱进的改革。事业单位同样不例外, 需要基于自身的发展和工作展开情况, 从而有效对其档案管理工作进行改革, 以此来突破传统管理方法对于单位发展所产生的瓶颈与制约。

事业单位档案管理工作主要对事业单位工作内容、人事资料、重大举措、单位发展状况进行记录和整理。由于事业单位性质特殊, 其工作开展、进展、重大举措等工作内容记录, 对整个事业单位和社会公众服务事业来说意义重大。档案管理工作作为保障事业单位内部协调、高效开展工作的重要保证, 其对原始档案信息整理、归类、统计、保存等工作都至关重要。随着我国科技信息技术不断发展, 事业单位机构、体制、制度以及人事管理等方面的不断深入改革, 事业单位档案管理工作的重要性日益突出, 面临新机遇与挑战, 深刻认识到事业单位档案管理存在的问题, 提出加强档案管理工作创新性措施对整个事业单位具有重要意义。

2 事业单位档案管理现状

档案管理, 广义上说, 是对实体档案或信息档案进行管理, 并提供与之相关的各类型服务的工作总称。从其工作流程来说, 主要包括收集、整理、价值鉴定、保管、编目和归档、检索与研究。对于档案管理者而言, 其每天所从事的正是将混乱无序的档案资料、将分散质杂的内容进行统一整合, 使其按照统一的管理要求进行排序和归档, 便于使用者查询和借用。基于目前事业单位现状而论, 普遍存在下述几点较为突出的问题:

第一, 事业单位档案管理基础业务比较薄弱。档案管理目前越来越受到事业单位各部门的重视。但是, 由于资金的缺乏和观念的落后, 事业单位档案管理的基础业务相对薄弱。首先从档案管理人员的业务水平来说, 事业单位的档案管理人员业务水平普遍不高。其次, 从档案管理的专业性上来说, 部分事业单位的档案管理者并不是专业人员, 对档案管理知之甚少, 影响档案管理工作的优化。

第二, 事业单位档案管理设施不完善。档案存放的硬件条件决定档案的完好程度。事业单位对档案管理的一个薄弱环节就是基础设施落后。首先, 有些单位没有专门的档案室, 一般都是把档案与其他物品堆放在一处, 更有甚者在库房里堆放易燃易爆的物品。其次, 有档案室的单位, 档案室的档案存放条件较差, 没有良好的通风条件, 致使档案受潮等。最后, 在信息技术发达的当今社会, 需要建立电子档案与纸质档案的对接实现现代化的档案管理, 但是由于条件的限制, 有些事业单位的现代档案保护设施以及实现档案电子信息化的设备不完善。

第三, 档案管理制度不完善。档案管理制度不完善是导致档案管理存在问题的一个重要原因。首先, 没有一个完善的档案用人选拔制度。档案管理有时候被认为是不重要的, 因而档案管理没有完整的用人选拔制度, 这是导致档案管理人员水平低下的一个主要原因。其次, 对于国家颁布的《档案法》和《档案管理办法》不重视, 没有建立相关的管理制度, 因而出现档案管理工作制度的缺失。最后, 对于档案管理所规定的一些制度, 执行力度不够, 常常使制度流于形式。

3 事业单位档案管理的创新思路

3.1 健全单位档案库房基础设备设施

不断完善基础设施建设, 在硬件和软件上都要有所投入。硬件主要是指办公场所以及档案的存放设备;软件则主要指存储量强大的数据库、性能良好的管理软件和杀毒软件等。只有将软硬件结合起来, 才能保证数字化档案在现代化社会中的有效推行。

3.2 进一步推动档案管理现代化进程

事业单位应加大对现代先进信息技术设备的投入, 更新应用软件和技术服务, 提高档案信息利用率, 进而改善档案管理信息的时效性和准确性, 同时还应提高档案管理工作的综合力度。事业单位须在档案管理中的行政管理模式上形成统一, 提高档案在事业单位工作中的应用, 实现资源共享, 为事业单位更好发展提供平台。

3.3 深化档案管理改革

档案管理工作是事业单位重要的信息资源, 其整理归档的人才信息和社会信息对事业单位制定未来发展计划, 确定未来发展目标具有重要作用。档案管理还是事业单位发展历史的见证, 因此其连续性、真实性、可靠性非常重要。事业单位必须深化档案管理工作改革创新, 加强档案管理工作重要性的认识。首先, 规范档案管理部门秩序, 深入加强各部门对档案管理工作的了解和重视。其次, 设置专业档案管理工作人员, 严格按照档案管理制度规范工作。最后, 加强档案管理工作的保密性。档案资源记载的是事业单位发展过程中的重大决策和绝密信息, 加强保密工作有利于提高事业单位的市场竞争力, 促进事业单位发展。

3.4 完善事业单位档案管理制度

健全合理的档案管理制度是优化档案管理工作的重要措施之一, 主要包括以下四点:第一, 建立合理科学的事业单位档案管理工作用人制度。首先从专业水平方面来说, 要制定一套档案管理人员选拔制度。选拔制度应重点体现专业性, 只有把专业水平放在第一位, 才能够使档案管理工作更好地进行。第二, 从奖励惩罚制度来说, 要制定一套赏罚分明的档案管理制度, 这种赏罚制度不仅针对员工, 同样也针对领导。这样就可以形成制度约束的双向性, 使员工和领导之间相互监督和相互引导。与此同时, 建立物质激励和精神激励相结合的激励制度, 以精神激励鼓舞档案管理工作者的工作热情, 以物质激励推动档案管理工作者的工作效率, 从而实现档案管理工作的优化。第三, 建立简明实用的档案管理制度。档案管理制度针对的是档案管理这项工作, 不是搞学术、写文章, 不需要制定复杂的、难以实现的制度让工作人员去执行。只有简单实用的制度, 才能够更好发挥档案管理制度的指导和规范作用。第四, 坚持制度的严肃性。档案部门是档案管理制度的制定部门, 同时又是规章制度的执行部门, 这就要求在规章制度的执行过程中, 不管是领导还是员工都应该以制度为行事标准, 做到赏罚分明, 充分体现制度的权威性和严明性。

3.5 加强对档案管理人员素质培养

事业单位应该重视档案管理人才的培养工作。档案管理工作人员应具备基本的档案管理专业知识, 事业单位应引进专业的管理人才, 重视人才的输入和培养。档案管理人员不仅要具备基础的档案分类、整理、归档、保存知识, 还应具备综合管理能力和现代信息科技应用水平。事业单位应有针对性地加强专业人才的岗前培训和技术能力考核, 从理论知识和实际工作能力入手, 培养具备专业素养的人才。此外, 事业单位还应加强档案管理人员的责任意识, 端正工作人员的工作态度, 提高工作人员的工作热情和积极性。建立考核制度和绩效奖金制度, 将工作表现与实际工资相挂钩, 鼓励工作人员更好完成工作。最后, 加强事业单位档案管理工作人员的学习交流, 不断更新档案管理知识和现代科技应用技术, 提高档案管理的整体水平。

参考文献

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报, 2016, (20) :59.

[2]巴云红.新形势下事业单位的数字化档案管理工作[J].科技传播, 2016, (18) :48-49.

事业单位档案管理的创新探讨 篇8

一、档案管理创新的意义

所谓管理工作的创新发展, 强调思路、方法、手段的创新, 主要涵盖三方面内容, 即更新、创造与改变。创造已成为当前人们的共识, 是能力与实践的综合体, 也是人们实现主观能动性的根本保障, 对推动民族进步、社会发展具有重要意义。那么, 在档案管理的过程中, 创新又有哪些重要的意义呢?

首先, 创新促进事业单位可持续发展。在事业单位里面, 档案工作是其发展不可或缺的重要组成部分, 它与单位是共存、互助、协调的关系。档案工作物化并延续着人类的记忆, 成为联系过去、现在和未来的信息纽带。随着时代的进步, 信息载体的不断变化, 如果按照旧有的方法进行档案管理已不能适应社会的发展, 必须根据时代和实践的发展要求做出一些适当的调整。因此, 随着改革的不断深化, 实现档案管理的创新是单位发展的必然要求, 也是促进单位可持续发展的必然要求。

其次, 创新促进档案管理工作可持续发展。档案管理工作的可持续发展, 意味着改善和提高档案管理的社会功能, 使之与经济协调同步发展。把管理手段和人的发展提升到档案管理工作发展的重心上来。这就需要事业单位以社会需求的角度, 掌控档案管理的发展规模及发展方向, 着力于提高档案管理的工作效率和档案资源的开发利用率, 最终使档案管理工作与社会建立起促进、协调的关系。要实现档案管理工作的可持续发展, 必须在目前的基础上不断创新, 不断提高档案工作的社会服务功能。

二、事业单位档案管理中存在的主要问题

(一) 管理程序混乱

目前事业单位普遍存在着档案管理程序混乱和制度化缺乏的问题, 表现在以下三个方面:第一, 事业单位档案收集不够规划。多数事业单位在档案资料收集过程中, 已有的制度难以真正发挥自身作用, 同时也没有对档案收集的考核进行明确, 最终导致不交档案等问题时有发生;第二, 档案整理不规范。随着事业单位的快速发展, 不断的招聘新档案管理人员, 导致单位中的档案管理人员综合素质参差不齐, 整理档案时很难严格按照统一的标准进行, 实际内容与目录不符、信息资料遗漏现象也是时有发生;第三, 事业单位内部的档案综合管理力度不够。事业单位内部档案综合管理室, 一般是以1个班组形式存在的, 因此难以在行政上对各个部门进行监督和管理, 只能将情况汇报给主管领导。但实际上主管领导因工作较繁忙, 不能迅速的做出回应或给出处理意见, 这就给档案综合管理工作带来了很大的压力和管理难度。

(二) 事业单位档案管理技术相对比较落后

从实践来看, 当前我国很多事业单位档案管理工作中所采用的仍然是一台计算机及相关软件手段, 在当前的档案网络化管理时代, 这种管理手段显得捉襟见肘、力不从心, 很难适应社会发展的需要;这种相对比较落后的档案管理手段, 很可能会对事业单位的档案管理工作带来一定的负面影响。据调查显示, 造成事业单位档案管理技术落后的原因主要表现在以下几个方面:第一, 单位的领导干部没有充分的认识到档案管理工作的重要性, 以至于在档案管理建设中的资金投入力度不够, 影响了发展;第二, 部分事业单位虽然拥有先进的管理设备和技术, 但常常因管理人员素质偏低而不会操作, 难以实现其价值;第三, 事业单位的领导对于档案管理工作不够重视, 很多单位甚至没有将档案录入电脑进行处理和储存, 仍然以手工工作为主。

(三) 缺乏连续性和长期性

虽然现在很多事业单位的领导也开始重视档案管理工作, 并对档案管理达标升级, 要求档案管理部门加班、加点, 档案达标工作暂时取得了很好的效果, 但在档案达标后, 便显现出后力不足等现象, 很多事业单位档案管理工作都严重缺乏长期性和连续性。有些领导干部参与本单位档案管理工作的积极性明显不足, 资料乱存乱放, 从而导致档案工作长期处于无序和无计划状态。

三、档案管理创新的方法

(一) 提高管理人员素质

任何工作的完善, 最关键的部分仍然是人员的管理, 档案管理工作同样如此。随着技术革新, 现今的档案管理人员, 除了具备基本的档案管理业务知识与实践能力之外, 还应树立先进的信息化管理意识, 掌握基本的计算机技术与网络信息技术。只有加强对专业人才队伍的建设与完善, 引导档案管理人员加强学习与培训, 不断提升综合素质, 才能真正推动事业单位档案管理工作的实效性、规范性发展。事业单位也要进一步加强重视, 帮助档案管理人员树立终身学习意识, 不断加强对工作的重视程度, 提高责任心与事业心, 在工作中勤劳肯干、吃苦耐劳、爱岗敬业, 才能切实保障工作效率。

(二) 完善各项规章制度

一套完善的规章制度是工作实现的根本。根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定, 结合实际, 从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手, 制定一套完整的档案管理制度。同时引进先进的档案管理软件, 制定电子档案的管理、分类标准, 以实行电子文件与电子档案的一体化管理。提高信息化管理水平。档案管理人员必须熟练的掌握一系列现代化信息技术, 以便更好地为人们的生活、学习和工作服务。实现档案管理工作信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来, 使他们有更多时间和精力去研究档案的各种规律, 不断改善档案的管理水平, 有助于学校管理水平的整体提升。更重要的是, 档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段, 为服务对象提供高效、优质的服务。

参考文献

[1]石晓英.浅谈高校档案管理应加强的几项工作[J].唐山职业技术学院学报, 2006 (12) .

[2]娜嘉.高校档案管理存在的问题与对策分析[J].兰台世界, 2008 (10) .

优化事业单位档案管理的途径分析 篇9

事业单位发展过程中产生了大量的档案资料, 这些资料在未来也会成为单位制定工作计划的参考, 近些年来事业单位档案管理工作逐渐受到政府部门的关注, 并开始大力倡导和鼓励事业单位要优化档案管理, 提升档案管理效力, 以此促进事业单位管理工作的长期稳定发展。作为一项长期需要坚持的工作, 事业单位应该响应国家号召, 重视档案管理, 并深入研究档案管理的优化对策, 切实解决档案管理工作中存在的问题, 实现对单位档案管理的现代化、规范化、科学化。

一、事业单位档案管理工作存在的问题

1. 档案管理工作得不到重视。

档案管理在单位中得不到重视, 已经是事业单位中的一个普遍现象, 由于单位领导认为档案管理并能够为单位创造实质性的价值, 将财力、人力投入到档案管理方面, 不过是浪费时间, 浪费金钱。因此很多单位中的档案部门会被其他部门兼并, 甚至是撤销, 缺少专门负责档案管理的人才, 单位很少会特别招聘具有高水平的档案管理者来到单位, 单位现有的管理人员素质低下, 对于各种新的管理技术、管理理念掌握不到位, 档案管理漏洞百出。

2. 档案的管理模式落后。

由于档案管理得不到重视, 事业单位缺乏专业性的管理人才, 档案管理模式也一直无法更新, 大多数单位都是采用传统的纸质文档, 都是人工劳作, 不仅效率低下, 工作质量与效率都得不到保障。档案管理人员没有接受过专业的管理教育和培训, 管理中一旦出现问题, 解决处理十分困难, 其他部门的工作人员想要查阅和使用这些档案资料十分不方便。

3. 档案资料信息更新慢。

从当前我国事业单位的总体情况来看, 大部分单位的档案管理工作都存在档案资料信息更新缓慢的问题, 尤其是在经济全球化、社会信息化的背景下, 档案信息产生的速度以及数量都会快速提升, 事业单位档案管理信息更新的速度应该与大环境下的信息更新速度保持一致, 否则就会出现严重的信息滞后问题, 但是现阶段我国事业单位档案资料信息更新依旧十分缓慢, 同时单位中各部门之间缺乏交流, 信息分享、利用以及流通性差, 这样一来, 很多重要的信息不能在第一时间被搜集和整理, 信息实效性自然无法保障。

二、事业单位档案管理工作优化途径

1. 提高档案管理工作人员素质。

提升事业单位档案管理质量和效率, 首先要建立一支高效率的人才队伍, 事业单位领导要认识到档案管理与单位发展之间的关系, 重视档案管理工作, 科学分析现阶段事业单位的档案管理能力, 制定人才培养计划, 定期开展培训和教育活动, 引入科学的评价考核机制, 能够对过去的工作以及学习进行评估和总结, 进而制定更加完善的人才培养目标和计划。将档案管理工作纳入单位总体规划中, 以人才促发展, 全面推进事业单位内部档案工作水平的提升。

2. 完善档案管理体系。

在建立了一支高素质的管理队伍之后, 必须要完善当前事业单位的档案管理体系。通过科学的管理体系规范管理人员的行为, 强化他们的管理意识, 帮助他们认识到自身的责任以及档案管理的重要性。要从单位现阶段档案管理中存在的各种问题出发, 结合人力资源队伍的情况, 制定与本单位相匹配的管理体系, 以此促进单位内部管理效力的整体提升。首先, 单位管理者要做好调研工作, 贴合单位实际制定管理体系的各项规则和条款, 必须要做到从实际出发, 实事求是。然后, 确保管理体系的可操作性和实用性, 管理内容要能够规范人们的行为和思想, 并且具有一定的导向作用。最后, 档案管理制度要人性化, 管理并等于束缚, 要尊重员工的工作特点, 让员工可以自觉投入到工作中, 要体现单位对员工关怀, 激发员工的工作热情, 档案管理制度应具有权威性, 可将单位员工与领导的晋升、评级等活动与档案执行情况挂钩, 用完善的奖惩制度激励事业单位人员积极执行管理章程。

3. 优化管理手段。

在社会全球化、社会信息化的今天, 事业单位档案管理也必须要及时更新管理手段与管理模式, 通过这样的方式提升管理的效率和质量。信息技术是目前档案管理工作中的主要技术种类, 也是当前社会背景下, 各项工作领域的主流技术。将计算机技术引入事业单位的档案管理, 是档案工作进入现代化的重要标志。首先管理者要建立恰当的数据库, 然后把纸质档案中的所有内容输入计算机, 并按照一定的标准将其归纳分类, 所有信息就有条不紊地储存到了计算机中。档案管理的信息化, 不仅使管理人员的检索变得方便快捷, 还有利于授权的使用者很方便地从终端查找到所需要的档案信息并下载, 可大大提高档案信息的利用价值。

结束语

国家经济水平不断提高, 科技化程度不断加深, 事业单位必须要不断提高自身的工作实力, 强化内部管理, 这样才能够满足国家发展的需求, 跟得上时代发展的脚步。档案管理作为单位内部管理的重要内容, 单位领导必须要加以重视, 要通过完善管理制度, 提升管理人员素质, 引入信息化技术等方式, 优化档案管理, 这样才能够促进事业单位的稳步发展。

参考文献

[1]宋琳.做好事业单位档案管理工作的思考[J].山东档案, 2011 (03) .

[2]罗幼明.浅析事业单位档案的数字化管理[J].才智, 2012 (03) .

[3]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风, 2013 (24) .

事业单位档案的管理 篇10

一、事业单位改制的档案交接工作管理现状

1. 档案交接管理不规范

事业单位的档案工作不被领导重视,档案部门也是认为可有可无的部门。没有统一的管理标准规范,没有专业的档案人员管理,都是临时抓一个员工来管理,有资历的档案管理人员没有接受过规范档案管理专业培训,没有现代档案管理观念、 没技术更新、没有规范化学习,没有掌握现代化的信息档案管理技术,引进的档案管理人员由于缺乏对单位的了解和经验不足,只能按照原来的墨守成规的陈旧的档案管理程序进行档案交接工作,在陈旧的体制形势之下,档案工作人员很难做好现代化的档案的交接管理工作,由于缺乏统一的规范标准,交接管理工作程序模糊不清,凭借个人意愿的办理,这样容易对档案资源造成流失。对档案管理没有规范化、标准化管理意识和理念,没有规范标准的规章制度体系,所以建立规范的制度是做好档案管理工作重要前提。

2. 档案交接没有时间观念

随着事业单位改制的进程不断加快,事业单位的人员岗位的调离、迁出和变动,档案管理人员对档案交接工作的重要性认识不清,领导对档案工作的重视程度不足等多种原因,使档案交接时往往不能按照规定的时间内妥善办理,什么时间办理不重要,出现延缓、拖后、不能及时的办理的现象屡屡发生, 而且还得不到有效的解决导致档案交接工作出现严重的断档现象及交接不准时的现象.

3. 档案交接工作程序混乱

档案的管理需要投入认真、严格、细心工作态度,由于档案涉及范围广,程序复杂,繁多的手续,因此档案交接的每一个步骤都必须严密谨慎认真核实。然而一些事业单位在改制的过程中,没有按照正规的档案交接程序来妥善处理档案交接手续,应该履行的程序没有照办,需要核查的没有认真核查,需要盖章的没有及时盖章,没有档案交接工作程序的正确流程。

4. 档案交接监管不严格

在一些事业单位普遍出现档案管理人员对档案交接工作抱着漠视的态度,在档案交接中不但不执行监督管理工作职责, 甚至对档案交接工作直接抵抵触。档案管理人员对交接工作只是一个形式问题,对档案交接的工作出现的问题,没有直接追究任何责任和相应惩罚政策实施,监督和管理都不到位,没有监督管理制度可遵循,这样就更加纵容档案管理的不重视的态度。

二、完善事业单位改制后档案交接工作的管理力度

1. 建立规范档案管理工作程序和规章制度

在事业单位档案管理中,档案交接是一个重要的环节,事业单位应该大力关注对档案交接工作的程序,尤其是事业单位的档案管理负责人应该将档案交接工作列入单位的工作计划和工作管理规划中,保证每位员工对档案管理有高度重视的积极态度,因为档案关系到每位员工自身的利益,积极配合档案管理工作的开展,档案管理对档案管理工作需要建立合理规章理制度和执行规范,以便保证档案交接工作的有序性、规范性、 制度性。当员工发生工作变动时严格遵守规章制度,严格执行规范的档案移交程序,体现事业单位良好的制度风范。规范档案管理部门的行为,在发展的最大的程度上实现经济利益和社会利益的相结合,使档案管理部门不仅能实现自身的长远发展, 也能为社会经济的发展和进步做出应有的贡献。

2. 建立健全明确的档案管理交接责任制度

事业单位档案管理人员工作的调动、更换、离职及变动到其他的单位工作以及超过三个月的休假,应该将档案交接手续全部办理之后再离开。离开前做好档案交接准备工作,为档案顺利移交做好准备,对档案做好清点工作,保证档案的完整性。 将档案交接管理的工作职责落实到相关的工作人员,严格按照工作程序办理档案交接手续,各个档案交接程序的办理需要各个部门紧密配合,如出现拖延,延缓,脱节等现象发生,严肃追究相关工作人员的责任并给予严厉的处分,建立法律法规来规范和约束这种档案管理机构,明确责任和义务。健全责任分明的运行体制,发扬事业单位的制度精神。

3. 创建严密细致的档案交接流程

为了实现事业单位档案交接工作制度的有效实施,事业单位对交接工作流程制定并执行需要细化分工,首选要按照档案行政管理部门规定制定交接的登记表,将监督人员、接收人员、 移交人员的情况记录上去,对当下的档案进行记录与核查。其次按照规定制定出一个档案管理制度,制定档案数据表。还要细化在交接中如有没有完成交接的工作要仔细填写完整,细致入微到每一工作步骤,每一页交接的数据资料都必须要移交档案管理人员、接收人员、监交人员均需要签字,一式三份,一份由档案管理处保管,一份存于事业单位的文档管理中,一份存放于事业单位,这样按照规定的流程有序的执行,确保没有遗漏,保证档案的交接顺利进行,体现事业单位的工作严谨性作风。

4. 打造档案交接管理业务知识强硬的管理人员

扩大档案管理工作的宣传力度, 通过档案管理工作对事业单位带来的收益以及档案管理发挥的价值贡献,让大多数事业单位的领导们重视档案管理。从目前的事业单位改制的实际运行情况来看,有效督促学习,加强档案交接管理工作的业务知识学习和培训是很必要的。任何一个单位新任档案管理人员如果不熟悉档案管理的具体操工作流程,即使有完善的交接制度和规范,也不能胜任档案管理工作。所以定期的培训学习,定期的考核是增强档案管理人员的业务知识的有效手段。因此档案行政管理部门应该每年为各个事业单位档案管理人员编发学习档案管理的相关资料,事业单位每年定期都必须组织和安排档案人管理员进行档案管理专业知识的学习和业务技能的培训, 保障档案交接工作完整性、连续性、衔接性。弘扬事业单位的工作专业性作风。

结语

事业单位体制改革进程中,按照现代管理理念,交接的档案管理对于事业单位是一笔巨大财富资源, 相对整个社会也都有着非常重要的见证价值和可开发的信息资源。所以在当下积极创建档案管理中心的综合强化管理, 进一步推动档案管理中心与市场的的运作相结合,开拓出新的服务理念,服务于广大人民, 服务于社会发展的正能量信息资源, 实现了市场经济发展下档案信息资源的合理有效的资源配置和专业化,科学化的管理,这对事业单位和社会的发展进步打开一条新路径。健全档案管理交接不仅仅对体制改革中的事业单位档案资源进行妥善接收和保管, 同时还可以避免改制过程中档案信息资源的流失和损坏, 高度体现了档案管理交接的社会价值。加强对事业单位档案交接的管理,实现档案的管理价值,将对社会的进步和发展有着不可估量的意义。

参考文献

[1]林琼婵.探究事业单位改制的档案交接工作管理[J].赤峰学院学报,2013,07(25).

[2]王辉.事业单位改制档案交接工作管理的探究[J].中国职工教育,2014,05,(25).

事业单位财务档案管理的认识分析 篇11

关键词:事业单位;财务档案管理

一、财务档案管理的重要性

(一)提高财政工作效率

在当今新的经济和社会发展形势下,传统的简明化事业单位财务档案管理已不适用于渐趋复杂和系统化的财务信息机制,对于资金的使用和账目明细也逐渐显现出多维化和多方面的特点,因此,对于财务档案管理工作的要求也就越来越严格,换言之,事业单位的财务档案管理工作也越来越重要。

由于目前我国仍处于发展阶段,在步入现代化国家行列的过程中无疑需要大量的资金和技术投入。近年来,尽管我国的总体经济水平与日俱增,人民生活水平也有所提高,但在一些细节化和子系统化的工作上仍然存在着一些问题。在这样的背景下,事业单位的财务档案管理工作不断得到重视和重新编制,为单位整体发展提供了参考数据和资料,为财政工作整体发展提供了一个效率保证。

(二)防止乱象丛生

对于事业单位而言,大部分的财政拨款都是为了履行公共职能或是国家职能,因而需要在资金进出流程上严格把关。然而,从长期以来的事业单位财务管理来看,始终存在着资金挪用和浪费等现象,这是缺乏科学管理的结果。因此,有了体系化规范化的财务档案管理则能够防止资金挪用等乱象的出现,防止相关人员偏离正轨,保证国家财政资源不受浪费。

二、现今事业单位财务档案管理存在的问题

(一)财务档案管理人员素质偏低

现代化的许多工作都强调人和理念的结合,财务管理也不例外,但是,由目前的情况来看,部分财务档案管理人员的综合素质偏低,法律意识薄弱,对于现行的相关档案法律法规和财务管理规定抱着无所谓的态度。同时,在管理工作的细则规定上也存在着法律不健全、执行力度不够等问题,这两部分的结合造成了财务管理工作中普遍存在作假和失真的现象。

(二)档案归档工作不规范

财务档案管理工作是一个注重流程和规范的工作范畴,同时也是一个需要不断完善和系统化的过程,它对于工作规范和流程严谨化的要求是极高的,因而在财务档案归档过程中,及时的记录和规范化的档案编号编辑是尤为重要的,亦是做好档案管理工作的第一前提。有的事业单位在财务管理方面仅凭账目数据和凭证就对合同等重要文件进行评估,忽视了检验报告等重要核验凭证,没能做到完全意义上的结合实际情况,编辑随意化,只是混乱丛生。这种混乱情况不仅使得财务档案管理失去了原有的规范性,还使得资料失去了参考价值,大大削弱了资料的本能作用。

另一方面,档案归档的不规范还与相关的硬件设施有关,一些单位未能及时建立独立的档案管理储存室,只是档案归档工作与会计审计工作混淆,不仅加大了工作量,还导致原有的财务档案因为一些不确定性因素而损坏,从而严重影响了档案资料的完整性。

(三)档案管理信息化程度不高

现代化科技和信息技术已经成为各个工作范畴必不可少的技术工具,事业单位的档案管理工作自然也少不了信息技术的配合。财务档案管理失数据和分析的工作综合,因而计算机可以为工作人员提供分析和计算统计的工具,大大减少工作压力,通过高技术的数字化扫描和全方位的信息化分析为事业单位的整体发展提供参考资料。这一过程不仅需要时间的投入,还需要大量的资金和技术投入,而从目前的事业单位财务工作信息化程度来看,尚不够客观,它是一个长期的过程,必然需要通过采取合理的措施来不断完善和提升。

三、事业单位财务档案管理的相关建议

(一)提高工作人员素质

工作人员的素质问题应该从多个方面下手,首先是从意识方面进行端正,既要树立起档案管理的规范化意识,又要形成档案管理的合法化和职业道德意识,从而通过意识层面的影响来端正工作行为。另一方面,加强对于相关工作人员的相关技能培训,加深对于档案管理工作的理解程度,要求工作人员从法律层面严格要求自己,将规范和端正意识融合进工作中去,形成良好的工作习惯。事业单位在充分调动员工的工作积极性的同时还要加强对于财务管理人员的整体工作流程培训,培养一批高精尖的财务管理人才队伍,对于单位的整体发展有利无害。

(二)树立档案管理和规范意识

物质决定意识,意识反作用于物质,因而要使得事业单位的财务档案管理工作达到一个相对稳定的程度,务必要使相关工作人员和管理层人员树立起端正的档案管理和规范意识,正确认识档案管理的重要性,从而在出现突发状况时能够镇定自若,找准症结,对症下药。

(三)合理利用现代化信息技术

如前文所言,财务工作需要信息技术的加入,随着科技的迅猛发展,对于档案管理工作的进行可以采取计算机的模式管理,如此更显有效性和效率性。同时还需要不断完善信息化管理的规范和法律法规的重视程度,制定科学合理的工作目标,对档案管理的管理上升到有法可依的层次,进一步保证财务管理工作的顺利进行。

四、结语

综上所述作为现代事业单位的重要组成部分,财务档案管理工作的程序化和信息化尤为重要。相关人员要了解到财务档案管理的重要性,同时着眼于当下所呈现出来的问题,对当前存在的问题进行认真分析,找到症结 ,探讨解决方法,从而保证事业单位财务档案管理的顺利进行,为单位的平稳发展提供保障。伴随着经济全球化的发展,事业单位也应该紧扣时代脉搏,加强工作的严谨程度,完善整体管理机制,提高档案管理的水平。

参考文献:

[1] 沈超.新常态下事业单位财务档案管理思考[J]. 东方企业文化,2015(23) .

[2] 尹玉琼.财务档案的规范化管理探讨[J]. 东方企业文化, 2015(15).

[3] 刘洪君.卫生事业单位财务资料管理的突出问题与改进措施探析[J]. 中国市场, 2015(19).

事业单位人事档案管理工作的思考 篇12

一、完善事业单位人事档案管理工作的重要性

(一) 事业单位办事效率和积极性与单位人力资源管理工作相关联。而要掌握事业单位的人事状况, 就必须完善人事档案的管理工作, 一方面可以及时地掌握单位人员的流动情况, 另一方面可以通过对人事档案的调查归类, 掌握单位员工的性别比例、婚姻状况、年龄层次等基本情况。

(二) 事业单位人事档案管理工作的完善能够为单位的人事补给和信息调控提供相关参考标准。事业单位管理者通过将人员信息的不断改变与单位的实际运作状况相结合起来研究, 从而判别出对单位发展起积极作用的优秀员工。人事档案能够直白地反映出单位的人力资源空缺状况, 从而为事业单位引进人才提供依据。

二、事业单位人事档案管理工作的现状和问题

(一) 人事档案管理人员思想认识水平不高, 对人事档案管理工作认可度较低。事业单位在招聘人事档案管理人员时一般仅仅只考虑一些基本的能力因素, 而对于思想道德素质方面因素考虑得较少, 因此导致人事档案管理人员的思想认识水平无法跟上现阶段日益繁杂的工作需要, 也在一定程度上阻碍了他们工作价值的实现, 从而延缓了档案管理工作的进程。

(二) 人事档案管理工作规范度欠缺, 工作质量较低。事业单位人员的成长履历、学历水平、工资绩效、平时表现等内容的文件材料的整理是人事档案管理的主要工作, 同时, 各种内容相近的公文与材料也非常多, 这就需要档案管理人员的工作流程有秩序有条理, 才能将繁杂的工作做到最好不出纰漏。

(三) 人事档案管理工作受认可和被利用率较低。人事档案能够比较仔细、完备的反映一个人一段时间以来成长信息、学习状况、道德思想等方面的情况, 对了解一个人起到极大的作用。而现阶段, 我国人事档案工作效率较低、档案质量不高, 因此档案的利用率也较低。

(四) 人事档案管理中存在档案不连续和人档断开的情况。现阶段, 我国人才转移日益加剧, 而这部分人的档案并没有跟随他们从上一家单位迁出, 档案继续留在原来的工作单位, 这时, 人事档案管理人员不会对未转出的这份档案状态进行更改, 这样很有可能会造成流出后的档案经历出现空白。

三、革新事业单位人事档案管理工作的对策和措施

(一) 提高人事档案管理人员的思想品德修养。事业单位在对人事档案管理人员进行培养时, 既要注意知识和技能方面的能力培养, 也要注意道德品质和思想作风等方面的素质培养。单位可以适当地制定适合档案管理人员发展的奖励制度, 对表现优异的档案管理人员进行嘉奖鼓励, 从而创造和谐的工作氛围, 促进档案管理人员的自我学习提升。同时, 要充分发挥档案管理人员的自我能动性, 增强他们对工作的积极性对工作并充满热情和使命感, 从而更好地完善档案管理工作。

(二) 促进人事档案管理工作的信息化、科技化发展。作为一个庞大的信息资料库, 人事档案管理系统要想为人们提供及时有效的信息, 必须在原来纸质化办公的基础上合理使用网络资源, 将人事档案管理工作与信息化相连接, 从而提高档案管理工作速率, 保证人事档案管理工作更具有可靠性、准确性, 这也在一定程度上提高了人事档案管理工作的工作质量。

(三) 提高事业单位领导对人事档案管理工作的认可力度。事业单位领导应不断加强对档案工作的管理意识, 承认人事档案管理工作的关键作用, 坚持对人事档案管理工作进行指正和监管, 收集工作中的问题并进行及时的解决。同时, 人事档案管理的相关领导应该对档案管理工作进行长远的规划和部署, 并监督实时检查计划落实情况。

(四) 事业单位应建立人才与档案相分离的档案管理体制。将事业单位的人事档案管理权重新收归政府所有, 成立政府所属的统一的人事档案管理中心, 事业单位人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理, 人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位, 逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

四、结束语

事业单位科学化、信息化的人事档案管理工作, 是事业单位今后人事制度改革的整体趋势, 也是未来中国经济社会发展进步的重要推动力。事业单位的人事档案管理工作必须跟随新时期发展步伐与时俱进, 不断增强人事档案管理工作的科学性、及时性, 以此来提高事业单位的工作质量和效率。我们应该抓住历史机遇, 不断创新不断改革, 将事业单位的人事档案管理工作推向更辽阔的领域。

摘要:随着我国经济快速健康发展, 事业单位作为社会就业的一个重要环节, 对于社会和谐安定起着非常关键的积极作用, 而人才的引进、输出与管理又与人事档案密切相关, 因而, 事业单位的人事档案管理工作必须紧紧跟随新时期发展的节奏, 不断改革变化, 更新管理方法, 从而实现事业单位人事档案管理工作的快速有规律地发展。本文通过分析我国目前事业单位人事档案管理工作的内外部环境, 分析了当前事业单位人事档管理工作的现状以及问题, 并提出了优化人事档案管理工作的一系列建议和措施, 一步步运用信息化科技化手段实现人事档案管理。

关键词:事业单位,人事档案,档案管理,工作思考

参考文献

[1]陈炯.新形势下对我国企业人事档案管理的研究[J].江苏航空, 2015, 7 (04) :44-45.

[2]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化, 2015, 3 (23) :102-103.

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